Vniidad zvaničnik. Kurs, seminar, obuka Organizacija arhiva u preduzećima različitih oblika svojine

Godine 1966. u sistemu Glavne arhivske uprave pri Vijeću ministara SSSR-a (GAU SSSR) stvoren je Svesavezni naučno-istraživački institut za dokumentaciju i arhivske poslove (VNIIDAD). Zvanični rođendan instituta je 2. mart 1966. godine, kada je izdata odgovarajuća naredba Savjeta ministara SSSR-a.
VNIIDAD je pozvan da izvrši istraživački rad (R&D) u oblasti arhiviranja i upravljanja dokumentima i da na osnovu dobijenih rezultata izradi metodološke preporuke za organizaciju arhivskog i kancelarijskog rada u svim organizacijama Sovjetskog Saveza.
Od 1991. godine počinje novi period u radu instituta. Formiranje ruske državnosti, tržišni odnosi, tekuća arhivska reforma i novo arhivsko zakonodavstvo zahtijevali su ozbiljnu naučnu analizu stanja ruskog arhivskog sistema, njegovih problema i utvrđivanje mogućih pravaca daljeg razvoja. U ovim uslovima značajno je porasla uloga VNIIDAD-a, kao jedinog specijalizovanog naučnog centra u industriji.
Nakon raspada SSSR-a i formiranja Ruske Federacije, sve funkcije arhivskog upravljanja u zemlji prebačene su na posebno stvoreno tijelo - Federalni arhiv. U njenu strukturu, zajedno sa drugim saveznim arhivskim institucijama, uključen je VNIIDAD, koji je dobio ime Sveruskog istraživačkog instituta za dokumentaciju i arhiviranje. Istovremeno, skraćenica se nije promijenila - VNIIDAD, ali je institut postepeno promijenio svoje lice.
Trenutno je Zavod dio Federalne arhivske agencije (Rosarhiv). Njegovi glavni zadaci ostaju razvoj teorijskih i metodoloških problema arhiviranja i upravljanja dokumentima, arhiviranja i dokumentacijske podrške menadžmentu.
Institut ima istraživačke odsjeke u glavnim oblastima djelatnosti: Odsjek za arhivistiku (sastoji se od: Sektora za uređenje naučnog referentnog aparata i računovodstva arhivske dokumentacije, Sektora za sastavljanje i ispitivanje vrijednosti dokumenata, Sektora za korišćenje arhivskih dokumenata), Odeljenje za dokumentoslovlje (sastoji se od: Sektora dokumentarne podrške upravljanja, Sektora standardizacije i upravljanja dokumentacijom), Odeljenja ekonomsko-tehnološke podrške arhivskom poslovanju (obuhvata: Laboratoriju za obezbeđenje bezbednosti arhivska dokumenta, sektor ekonomije arhiviranja, laboratorija automatizovanih arhivskih tehnologija). Među 88 zaposlenih u Institutu (na dan 01.01.2013.) je 1 dopisni član Ruske akademije nauka, 6 doktora nauka i 30 kandidata nauka.
Zavod je izradio pravila, metode i propise za rad državnih arhiva i arhiva organizacija. Napravljen je niz spiskova dokumenata koji regulišu izbor dokumenata za arhivsku pohranu. Najvažniji pravci istraživačkog rada instituta su rješavanje pitanja teorije i prakse ispitivanja vrijednosti dokumenata i nabavke arhiva, stvaranje i razvoj sistema naučnog referentnog aparata i njegove teorijske i metodološke osnove. i klasifikaciju arhivskih informacija. Stručnjaci instituta se uspješno bave pitanjima ekonomije arhiviranja, osiguravajući sigurnost arhivskih dokumenata i njihovu upotrebu.
U oblasti upravljanja dokumentima i upravljanja dokumentima instituta izvode se teorijske studije koje se odnose na proučavanje informatičke suštine dokumenta, njegovih svojstava i funkcija, procesa formiranja dokumenata, kao i formiranja dokumentacionih sistema. Sprovode se istraživanja o istoriji kancelarijskog rada i terminologiji upravljanja dokumentima i dokumentacionoj podršci menadžmentu.Primijenjene studije imaju za cilj sumiranje praktičnog iskustva u razvoju i implementaciji tehnologija za rad sa dokumentima, uključujući elektronske i sisteme za upravljanje elektronskim dokumentima (korporativni informacioni sistemi), razvijanje organizacionih osnova za izgradnju sistema za upravljanje dokumentima.
Institut uspešno sarađuje sa Međunarodnom organizacijom za standardizaciju, učestvuje u razvoju najvažnijih međunarodnih standarda za upravljanje dokumentima i iznosi temeljne stavove ruskih stručnjaka za dokumente o upravljanju dokumentima i standardizaciji ove vrste delatnosti u svet profesionalaca. zajednica.
Posljednjih godina, problemi naučnoistraživačkog rada instituta usko su povezani sa promjenama koje se dešavaju u oblasti informacionih tehnologija, sve širim širenjem elektronskih dokumenata i značajnom ekspanzijom upravljanja elektronskim dokumentima. Značajno mjesto zauzima rad u oblasti unapređenja upravljanja dokumentacijom, obezbjeđenja sigurnosti arhivske dokumentacije, razvoja automatizovanih arhivskih tehnologija, funkcionisanja elektronskih arhiva.
Institut ima Industrijski centar za naučne i tehničke informacije o arhiviranju i upravljanju dokumentima (obuhvata: Sektor informacione podrške i održavanja FSU, Sektor inostranih naučnih i tehničkih informacija za arhiviranje i upravljanje dokumentima, Sektor elektronskih izvora naučnih i tehničkih informacija), koja arhivima i drugim zainteresovanim organizacijama pruža informacije iz oblasti upravljanja dokumentima i arhiviranja. Postoji Područni centar za napredne studije iz oblasti arhiviranja i upravljanja dokumentacijom, koji vrši prekvalifikaciju i usavršavanje kadrova u ovim oblastima. Institut je 2003. godine odlukom Vijeća šefova vlada država članica ZND-a dobio status osnovne organizacije za prekvalifikaciju i usavršavanje kadrova u oblasti arhiviranja, upravljanja dokumentima i dokumentarne podrške administraciji članice. državama Zajednice nezavisnih država.
U akademsko vijeće Instituta nalaze se vodeći stručnjaci iz Federalne arhivske agencije, VNIIDAD-a i drugih organizacija. Postoje postdiplomski kursevi.

Opće informacije o VNIIDAD-u

Godine 1966. u okviru Glavne arhivske uprave pri Vijeću ministara SSSR-a (GAU SSSR) stvoren je Svesavezni naučno-istraživački institut za upravljanje arhivima i arhivama (VNIIDAD). Zvaničan rođendan Instituta je 2. mart 1966. godine, kada je donijeta odgovarajuća Uredba Vijeća ministara SSSR-a.
VNIIDAD je trebalo da obavlja naučno-istraživački rad (NIR) u arhivskoj delatnosti i upravljanju dokumentima. I kao rezultat svog rada Institut je morao da izradi metodičke preporuke o arhivskoj djelatnosti i vođenju dokumentacije u svim institucijama Sovjetskog Saveza.
Od 1991. godine nastupio je novi period aktivnosti u VNIIDAD-u. Formiranje ruske državnosti, tržišni odnosi, preduzeta arhivska reforma i novo arhivsko zakonodavstvo zahtevali su ozbiljnu naučnu analizu stanja ruskog arhivskog sistema, njegovih problema, mogućih sfera razvoja. U takvoj situaciji značajno je porasla uloga VNIIDAD-a kao jedinstvenog naučnog centra u ovoj oblasti.
Nakon raspada SSSR-a i formiranja Ruske Federacije sve funkcije upravljanja arhivskom djelatnošću u zemlji prenijete su na posebno stvoreno tijelo - Rosarhiv. VNIIDAD, preimenovan u Sveruski naučno-istraživački institut za upravljanje dokumentima i arhivima, uključen je u njegovu strukturu, zajedno sa drugim saveznim arhivskim institucijama. Skraćenica se nije promenila – VNIIDAD, međutim, Institut je postepeno menjao svoj identitet.
Sada je Institut dio sistema Federalne arhivske agencije (Rosarkhiv). Njegovi glavni ciljevi su isti: razvoj teorijskih i metodičkih problema arhivistike i upravljanja dokumentima, arhivska djelatnost i dokumentarna podrška menadžmentu.
Institut ima naučno-istraživačka odjeljenja po osnovnim funkcijama: Odjeljenje za arhivistiku (u svom sastavu: Sektor ustrojstva nalaznih sredstava i kontrole arhivske dokumentacije, Sektor za nabavku i procjenu dokumenata, Sektor za korištenje arhivske dokumentacije), Odsjek spisateljske nauke (u sastavu: sektor dokumentarne podrške upravljanja, sektor standardizacije i upravljanja dokumentima), odjel ekonomsko-tehnološke podrške arhivske djelatnosti (u sastavu: laboratorija za zaštitu arhivske dokumentacije, sektor ekonomije arhivske djelatnosti, laboratorij automatizovanih arhivskih tehnologija). Među osamdeset osam zaposlenih u Institutu (za 01.01.2013.) je jedan dopisni član RAN, šest doktora i trideset doktora nauka. Institut je izradio pravila, metode i propise o radu arhiva državnih organizacija. Formulisan je niz spiskova dokumenata koji regulišu izbor dokumenata za arhivsku pohranu. Najvažnije oblasti istraživačkog rada Instituta su: rješavanje teorije i prakse na procjeni dokumenata i nabavci arhivske građe, kreiranje i razvoj sistema pomagala i njegove teorijske i metodičke osnove, klasifikacija arhivskih podataka. Specijalisti VNIIDAD-a se uspešno bave rešavanjem pitanja, koja se tiču ​​ekonomije arhivske delatnosti, očuvanja arhivskih dokumenata i njihovog korišćenja.
U evidenciji i dokumentarističkoj podršci upravljanja Institut radi na teorijskim istraživanjima vezanim za proučavanje informatičke suštine dokumenta, njegovih svojstava i funkcija, procesa nastajanja dokumenta, kao i formiranja dokumentacionih sistema. Izvode se istraživanja o istoriji evidencije i terminologiji spisateljstva i dokumentarnoj podršci menadžmenta. Takođe, istraživanja primijenjenog karaktera usmjerena su na generalizaciju praktičnih iskustava na razradi i implementaciji tehnologija rada sa dokumentima, uključujući elektronske zapise i sisteme cirkulacije elektronskih zapisa (korporativni informacioni sistemi), razvoj organizacionih osnova kreiranja sistema upravljanja dokumentima.
Institut uspešno sarađuje sa Međunarodnom organizacijom za standardizaciju, učestvuje u izradi značajnih međunarodnih standarda za upravljanje dokumentima i informiše međunarodnu stručnu zajednicu o svojim principijelnim stavovima ruskih menadžera dokumentacije, u pogledu upravljanja i standardizacije dokumentacije.
Teme naučnih istraživanja Instituta u posljednje vrijeme usko su povezane sa promjenama koje se dešavaju u informacionim tehnologijama, sve široj diseminaciji elektronskih zapisa i značajnim širenjem cirkulacije elektronskih zapisa. Veoma su značajni radovi na unapređenju dokumentarne podrške upravljanja, čuvanja arhivske dokumentacije, razvoja automatizovanih arhivskih tehnologija, funkcionisanja elektronskih arhiva.
Institut u svom sastavu ima Centar naučno-tehničkih informacija o arhivistici i upravljanju spisima (u svom sastavu: sektor informacione podrške i usluga fonda pomagala (SIF), sektor inostranih naučno-tehničkih informacija iz arhivistike i evidencije, sektor elektronskih izvora naučnih i tehničkih informacija). Centar obezbjeđuje arhivima i drugim zainteresovanim organizacijama informacije o vođenju evidencije i arhivskoj djelatnosti. U VNIIDAD-u uspešno funkcioniše Trening centar stručnog usavršavanja o arhivskoj delatnosti i dokumentarnoj podršci menadžmenta, koji obezbeđuje prekvalifikaciju i usavršavanje kadrova u navedenim oblastima. Od 2003. godine Institut ima status osnovne organizacije za prekvalifikaciju i stručno usavršavanje kadrova za arhivsku i naučnu evidenciju, dokumentarnu podršku menadžmenta zemalja ZND odlukom Savjeta šefova vlada Zajednice nezavisnih država (ZND). Vodeći stručnjaci iz Federalne arhivske agencije, VNIIDAD-a i drugih organizacija članovi su Naučnog vijeća Instituta. Postdiplomski kursevi aktivno funkcionišu u VNIIDAD-u.

Datumi početka

Datumi nisu utvrđeni.

Dmitrieva Anna Pavlovna

nastavnik

: Predavač u Industrijskom centru za napredne studije Sveruskog istraživačkog instituta za dokumentaciju i arhiviranje, iskustvo u vođenju korporativnih seminara.

radno iskustvo: Aeroflot JSC, Tactical Missiles Corporation JSC, Ruska pošta Federalno državno jedinstveno preduzeće, VNIIDAD.

Autorska aktivnost: Autor članaka u naučno-praktičnim i istorijsko-arhivskim časopisima ("Kancelarijski rad", "Bilten arhivista"), izvještaja i govora na stručnim ruskim i međunarodnim konferencijama o upravljanju dokumentima.

Završeni projekti i radovi primijenjenog karaktera: Izrada primjerne nomenklature predmeta za savezne organe izvršne vlasti (Rosokhrakultura Rusije) Nomenklatura predmeta za Ministarstvo poljoprivrede Ruske Federacije; Odsječni spiskovi dokumenata koji ukazuju na periode čuvanja za Federalnu poreznu službu, Federalni trezor, Višu ekonomsku školu.

Učešće u projektnim grupama o razvoju glavnih regulatornih i metodoloških dokumenata koji su na snazi ​​u Ruskoj Federaciji: pravila, GOST-ovi, uputstva, liste, metodološki priručnici koji regulišu dokumentaciju podrške menadžmentu u državnim organima, lokalnim samoupravama, državnim i nedržavnim organizacijama;

Učešće u istraživanju Sveruskog istraživačkog instituta za dokumentaciju i arhiviranje u sljedećim naučnim oblastima: - praćenje prometa dokumenata u organima javne vlasti; - obavljanje poslova u oblasti ujednačavanja i standardizacije dokumentacije, oblika i metoda rada sa dokumentima: - proučavanje terminologije upravljanja dokumentima i upravljanja dokumentacijom, izrada rječnika pojmova i terminoloških standarda;

: VNIIDAD konsultant za izradu nomenklature predmeta, formiranje predmeta, papirologiju itd.

Nastavna djelatnost: Predavač u Industrijskom centru za napredne studije Sveruskog istraživačkog instituta Docu...

Doronina Larisa Aleksejevna

nastavnik

• Kandidat ekonomskih nauka, visokokvalifikovani nastavnik, specijalista u oblasti upravljanja dokumentima

regalije:

• Vanredni profesor Katedre za dokumentaciju i upravljanje dokumentacijom
• Zamjenik direktora Instituta za informacione sisteme upravljanja
• Vodeći specijalista u oblasti upravljanja dokumentacijom
• Član Nacionalnog udruženja profesionalnih sekretara i kancelarijskih menadžera
• Član uređivačkog odbora časopisa "Kadrovik", "Kadrovski uredski rad".
• Autor udžbenika "Dokumentologija" (GUU, 2012) i koautor udžbenika "Dokumentarni menadžment: Praktikum".
• Vodeći nastavnik centra za obuku "Gasprom" i Državnog koordinacionog centra za informacione tehnologije Ministarstva obrazovanja Rusije.
• Učesnik projekata automatizacije upravljanja dokumentima kompanije IKT, kompanije IBS, kompanije Vest Meta-technologies.

Vodeći seminare i obuke u Centru za razvoj poslovanja "Profi-Career":

• Dokumentacija
• Organizacija i tehnologija podrške upravljanja dokumentacijom
• Informacione tehnologije upravljanja kadrovima
• Kancelarijski rad u kadrovskoj službi
• Informaciona tehnologija u službi predškolskih obrazovnih ustanova
• Elektronsko upravljanje dokumentima
• Elektronska arhiva
• Administrativni sistemi i kancelarijske tehnologije
• Poslovni sistemi bazirani na SAP rješenjima
• Arhiviranje

"Ljudski resursi, ljudski resursi"

"dobra sekretarica"

"Kancelarski rad i tok dokumenata u preduzeću"

"Ljudski resursi i kadrovi"

"Priručnik sekretara i upravnika kancelarije"

"HR priručnik"

"Rad u kancelariji"

"sekretar"

"Upravljanje personalom"

"Kadrovska služba"

"Traži: od projekta do ključa"

Odlikovana je diplomom časopisa "Kadrovoe delo" za rad u publikacijama.

Kandidat ekonomskih nauka, visoko kvalifikovan nastavnik, specijalista iz oblasti dokumentotehnike Regalije: vanredni profesor Katedre za dokumentologiju...

Zaripova Ljudmila Igorevna

nastavnik

• Stručnjak praktičar u oblasti upravljanja dokumentacijom.
• zamjenik Glava Područni centar za napredne studije Sveruskog istraživačkog instituta za dokumentaciju i arhiviranje (VNIIDAD)
• Rukovodilac Centra za obrazovanje na daljinu iz oblasti kancelarijskog rada i upravljanja dokumentima i Sekretarijata Centra za razvoj poslovanja "Profi-Career"

Vodi seminare i majstorske tečajeve na sljedeće teme:

• Dokumentacija organizacionih i administrativnih dokumenata
• Sistem za praćenje izvršenja dokumenata i uputstava u organizaciji
• Priprema i vođenje zapisnika sa sastanaka i sastanaka
• Poslovna korespondencija
• Upravljanje kadrovskim zapisima
• Usklađivanje sa zahtjevima profesionalnih standarda lokalnih propisa poslodavca
• Elektronsko upravljanje dokumentima

Nastavna aktivnost:

• Predavač u Industrijskom centru za napredne studije
• Sveruski istraživački institut za dokumentaciju i arhiviranje, iskustvo u održavanju korporativnih seminara.
• Art. Predavač katedre "Automatizovani sistemi dokumentacione podrške za upravljanje" Istorijsko-arhivskog instituta RGGUOTsPK VNIIDAD

• U Centru za napredne studije Sveruskog istraživačkog instituta za dokumentaciju i arhiviranje (VNIIDAD)
• Centar za razvoj poslovanja "Profi-Career"
• U izdavačkoj kući Aktion i ICFR u webinarima u organizaciji časopisa "Savremene tehnologije kancelarijskog rada i toka dokumenata" i "Priručnik sekretara i voditelja kancelarije"

• Autor praktičnog vodiča "Jezičke karakteristike i principi oblikovanja tekstova poslovnih radova"
• Autor časopisa„Kancelarski rad“ i „Kancelarijski rad i upravljanje dokumentacijom u preduzeću“, Imenik sekretara i rukovodioca kancelarije“

Završeni projekti

• Učešće u razvoju i implementaciji automatizovanih sistema za upravljanje dokumentima za OAO Gazprom i Medicinsku akademiju Sečenov
• Izrada upravljačkih dokumenata, poslovnih pisama, izveštaja za OAO Gazprom

Klijenti:

• Korporativni institut OAO Gazprom
• Vlada Moskve (napredna obuka za državne i opštinske službenike
• OJSC Norilsk Nickel
• OJSC Avtovaz
• FSUE "Rosenergoatom"
• Federalno državno jedinstveno preduzeće Ruska pošta
• UPDK Ministarstva inostranih poslova Ruske Federacije itd.

Stručnjak praktičar u oblasti upravljanja dokumentacijom. zamjenik Glava Industrijski centar za napredne studije Sveruskog istraživačkog instituta za dokumentaciju i...

Kuznjecov Sergej Lvovič

nastavnik

Vodeći specijalista Federalne arhivske agencije (Rosarchiv) dr. sc.

Glavni i odgovorni urednik časopisa Deloproizvodstvo Član uređivačkih odbora časopisa Deloproizvodstvo i Sekretarski poslovi.

radno iskustvo

Vodeći specijalista Federalne arhivske agencije (Rosarchiv)

Od 1985. godine radio je na raznim pozicijama u Državnom arhivu Ruske Federacije od arhiviste I kategorije, mlađeg istraživača do zamjenika načelnika. odeljenje resorne arhive

Od 1992. do 2001. rukovodilac Arhiva Naučno-informativnog centra Fondacije Gorbačov

Obrazovanje: Moskovski državni institut za istoriju i arhive

Nastavna aktivnost

Predaje na Ruskom državnom univerzitetu za humanističke nauke (RGGU) i na kursevima i seminarima o evidenciji i arhivi

Teme seminara

automatizacija poslovanja.

automatizovane tehnologije u upravljanju

Elektronsko i Cloud upravljanje dokumentima

Savjetodavne djelatnosti

konsultant Odjeljenja za organizacioni, naučni i metodološki rad i automatizovane arhivske tehnologije Federalne arhivske agencije

Nezavisni analitičar u implementaciji složenih projekata automatizacije.

Vodeći specijalista Federalne arhivske agencije (Rosarchiv) dr. sc. Glavni i odgovorni urednik časopisa Deloproizvodstvo Član uređivačkih odbora časopisa Delo...

Pšenko Aleksandar Vladimirovič

nastavnik

Kandidat istorijskih nauka

Šef katedre „Dokumentoslovlje i predškolska obrazovna ustanova» Institut za upravljačke informacione sisteme SUM

Član Ceha menadžera rekorda»

PRAKTIČNO ISKUSTVO-

VNIIDAD - glava sektor „Unapređenje dokumentacione podrške menadžmentu (DOE); -

Šef odjeljenja"Document Science and DOW" Instituta za upravljačke informacione sisteme Državnog univerziteta za menadžment

Nastavna aktivnost

Vodi seminare o kursevima napredne obuke o temama

"Dokumentacija i dokumentacija upravljačkih aktivnosti"

"Tehnologije dokumentarne podrške menadžmentu",

"Administrativni sistemi i kancelarijske tehnologije";

"Upravljanje personalom"

"Organizacija kadrovske službe";

"Arhivi",

"Državni i resorni arhivi",

"Arhivsko poslovanje u komercijalnim, istraživačkim institutima i drugim upravljačkim strukturama"

Ima ZAHVALNICE: Počasna diploma Federalne arhivske službe Rusije (Rosarhiv) Počasna diploma Federalne arhivske agencije Član Udruženja menadžera dokumenata

Kandidat istorijskih nauka Šef Odseka "Dokumentoslovlje i predškolsko vaspitanje i obrazovanje" Instituta za upravljačke informacione sisteme SUM-a član "Ceha menadžmenta...

Datumi i mjesta

Datumi početka obuke nisu određeni.

Federalna budžetska institucija "Sve-ruski istraživački institut za evidenciju i arhivu" (u daljem tekstu VNIIDAD), u skladu sa Uredbom Vlade Ruske Federacije od 24. juna 1992. godine br. 430, nosilac je prethodnog postojeći Svesavezni istraživački institut za dokumentaciju i arhiviranje, osnovan naredbom Vijeća ministara SSSR-a od 03.02.1966. br. 407r.

Učestvuje u saradnji sa Saveznim arhivom, naučno-metodološkim vijećima arhivskih ustanova saveznih okruga i zainteresiranim organizacijama u naučnom predviđanju razvoja arhivske djelatnosti, oblikovanju prioriteta naučno-tehničke politike arhivske industrije, odabiru perspektivnih oblasti naučne djelatnosti. istraživanja u oblasti arhiviranja i upravljanja dokumentima, VNIIDAD objektivno deluje kao jedan od glavnih integratora arhivske zajednice u zemlji.

1. Organizacija aktivnosti

Kao naučna organizacija, VNIIDAD funkcioniše u skladu sa Federalnim zakonom od 23. avgusta 1996. br. 127-FZ „O nauci i državnoj naučnoj i tehničkoj politici“.

Prema Statutu, odobrenom naredbom Federalnog arhiva od 31. maja 2011. godine broj 40, Institut obavlja istraživačku, naučno-informacijsku i obrazovnu djelatnost.

Osnivački i vlasnički dokumenti VNIIDAD-a (Povelja, Potvrda o registraciji pravnog lica, Potvrda o registraciji kod poreskog organa i dr.) sastavljaju se na propisan način.

Organizaciona struktura instituta, koja obuhvata 7 odjeljenja (4 odjela, laboratoriju i 2 centra (uključujući Industrijski centar za napredne studije koji djeluje na bazi samodostatnosti)), u cjelini osigurava rješavanje zadataka pred kojima se nalazi to. Istovremeno, čini se neophodnim revidirati raspodjelu osoblja između strukturnih jedinica, imajući u vidu povećanje broja ljudi koji su direktno uključeni u istraživački rad.

Sve strukturne jedinice imaju pravilnik, zaposleni - opis poslova; utvrđena je raspodjela dužnosti između direktora zavoda i njegovih zamjenika.

Za razvoj naučnih tema, kao i za pripremu najozbiljnijih regulatornih i metodoloških dokumenata, praktikuje se upotreba tako fleksibilnog oblika organizacije rada kao što je stvaranje privremenih kreativnih timova, čiji su sastav i dužnosti članova regulisani. po relevantnim naredbama.

Direkcija i Naučni savet funkcionišu kao glavna savetodavna tela u VNIIDAD-u.

Direkcija, postupajući na osnovu Uredbe br. 57 odobrene Naredbom br. 57 od 19. novembra 2010. godine, sastaje se redovno 1-2 puta mjesečno i uglavnom obavlja funkcije koje su joj dodijeljene, iako ne postoji plan za njen rad. predviđeno Uredbom. Direkcija razmatra pitanja organizacije rada Zavoda u cjelini i pojedinih strukturnih odjela, finansijske i administrativno-privredne djelatnosti, kontroliše napredak u ispunjavanju državnog zadatka i državnih ugovora zaključenih u okviru realizacije saveznih ciljnih programa, kao i kao i rezultati posebno značajnog istraživačkog rada.

Akademsko vijeće (nedostaje Pravilnik o kojem i plan rada) sastaje se 2-3 puta godišnje da raspravlja o godišnjim rezultatima instituta, pojedinačnim, naučno najintenzivnijim istraživačkim rezultatima itd.

Kršeći Statut i uprkos ponovljenim uputstvima Federalnog arhiva, zavod ne formira godišnji plan rada, zbog čega se rukovodi uglavnom državnim zadatkom, ugovorima (ugovorima) o obavljanju poslova i pružanje usluga, kao i planove rada strukturnih odjeljenja.

Izvještaji o realizaciji državnog zadatka (tromjesečni i godišnji) se blagovremeno dostavljaju Federalnom arhivu.

U cilju sprovođenja Uredbe predsednika Ruske Federacije br. 597 od 07.05.2012. godine „O merama za sprovođenje državne socijalne politike“, naredbom Federalnog arhiva od 07.07.2014. br. 51, izrađen je akcioni plan ( „mapa puta“) odobrene su „Promjene u društvenim sektorima usmjerene na nauku u odnosu na saveznu budžetsku instituciju podređenu Federalnoj arhivskoj agenciji „Sveruski istraživački institut za dokumentaciju i arhiviranje““. Indikatori koje je on postavio uglavnom su ispunjeni, sa izuzetkom indikatora o visini plata, što je prvenstveno zbog značajnog nedovoljnog finansiranja instituta od strane ruskog Ministarstva obrazovanja i nauke. S tim u vezi, uz kontinuiranu interakciju Federalnog arhiva sa ruskim Ministarstvom obrazovanja i nauke po pitanju izdvajanja dodatnih sredstava za povećanje plata, institut treba da pronađe vlastite mogućnosti za povećanje protoka sredstava iz sredstava za ostvarivanje prihoda. aktivnosti, koncentrirati organizacione, kadrovske i intelektualne napore u ovom pravcu.

Informacije o Institutu se objavljuju i redovno ažuriraju na zvaničnom sajtu državnih i opštinskih institucija (http://www.bus.gov.ru), portalu Arhiva Rusije () i sopstvenoj zvaničnoj veb stranici (http://www. .vniidad.ru) .

U periodu 2014-2016 radilo se na proširenju mogućnosti za efikasnije korišćenje veb stranice VNIIDAD u aktivnostima instituta kao alata za informacioni i reklamni rad i na upoznavanju potencijalnih potrošača sa njegovim naučnim dostignućima i oblastima istraživanja koja su u toku. Konkretno, 2016. godine stranica je ponovo nadograđena prelaskom na Joomla 1.5.26 verziju sistema za upravljanje informacijama (CMS).

Relevantne tematske sekcije stranice pružaju informatičku podršku za glavne aktivnosti instituta tako što potencijalnim potrošačima donose listu usluga, informacije o novim informacijama koje dolaze u referentni fond, oglašavanje novih publikacija instituta, informacije o planovima naučnih događaja , objavljivanje ažurnih vijesti o upravljanju i arhiviranju dokumenata, programi i rasporedi kurseva obuke za usavršavanje i prekvalifikaciju kadrova itd.

2. Osoblje

Iz objektivnih razloga, posljednjih godina, broj zaposlenih u VNIIDAD-u je smanjen i u vrijeme revizije je iznosio 100 ljudi, od kojih su 5 ljudi vanjski radnici na nepuno radno vrijeme, 8 interni. Naime, na platnom spisku zavoda je 59 ljudi, od kojih je 37 starijih od 50 godina, uklj. dob odlaska u penziju - 28 godina. Radni staž u institutu ili u arhivskim ustanovama preko 15 godina ima 33 zaposlena.

52 osobe imaju visoko obrazovanje, od toga 48% (25 osoba) - istorijsko-arhivsko i istorijsko; 9 - dokumentacija; 4 radnika imaju dvije visoke stručne spreme. U institutu rade 4 doktora nauka i 18 kandidata nauka.

Naredbom br. 15 VNIIDAD od 04.04.2016. godine usvojen je Pravilnik o postupku sertifikacije naučnih radnika instituta, ali njihovo sertifikovanje nije vršeno u poslednje tri godine.

Sa svim zaposlenima u zavodu zaključuju se ugovori o radu. Dodatni sporazumi uz njih se sastavljaju po potrebi. Istovremeno, u skladu sa Programom za postepeno unapređenje sistema nagrađivanja u državnim (opštinskim) institucijama za 2012-2018, odobren naredbom Vlade Ruske Federacije od 26. novembra 2012. br. 2190-r , institut nije počeo da prelazi na „efikasan ugovor“.

Usavršavanje zaposlenih odvija se prema planovima koje godišnje odobrava direktor zavoda. Pokriva sve oblasti djelovanja instituta, uključujući informatičku tehnologiju, računovodstvo i sigurnost od požara. Zaposlenici instituta prolaze naprednu obuku na Akademiji civilne zaštite Ministarstva za vanredne situacije, Institutu za javne nabavke RANEPA, na bazi OTsPK VNIIDAD.

Regrutacija se obavlja na tradicionalan način. Oglasi za posao objavljuju se na službenoj web stranici Zavoda. Trenutno se razvija rezerva za visoke pozicije.

Poduzimaju se mjere po pitanjima antikorupcijske politike. Konkretno, Naredbom broj 6 od 28. januara 2015. godine imenovano je lice odgovorno za rad na suzbijanju korupcije i drugih prekršaja; Naredba br. 9 od 03.02.2015. godine „Procedura prijavljivanja radnika VNIIDAD-a o prijemu poklona u vezi sa protokolarnim događajima, službenim putovanjima i drugim zvaničnim događajima, uručenjem i vrednovanjem poklona, ​​prodajom (otkupom) i knjiženjem prihoda od njegove prodaje “sa aneksima”; Naredbom broj 36 od 12.10.2016. godine usvojen je Pravilnik o sukobu interesa; antikorupcijska politika; Etički kodeks i službeno ponašanje zaposlenih.

Organizacija rada kadrovske službe i organizacija vođenja kadrovske evidencije uglavnom su u skladu sa zahtjevima zakona, uključujući iu pogledu zaštite ličnih podataka zaposlenih. Prostorije kadrovskog odjela omogućavaju vam da obezbijedite posebne uslove za čuvanje lične dokumentacije u vatrostalnom sefu, obavite razgovore o kadrovskim pitanjima.

Institut organizuje praksu studenata univerziteta i fakulteta, koju godišnje završi oko 3-5 studenata.

3. Istraživački rad

Udio zaposlenih koji su direktno uključeni u istraživački rad iznosi oko 70% stvarnog broja instituta. Zbog nedovoljnog broja zaposlenih, VNIIDAD je ograničen u svojoj sposobnosti da razvije čitav niz naučnih tema relevantnih za arhivsku industriju. Konkretno, u ispitivanju naučnih aktivnosti instituta koje je sprovela Ruska akademija nauka, uočavajući potencijal inovativnih projekata za stvaranje bloka metodoloških preporuka u oblasti kao što su elektronski dokumenti, elektronske arhive, digitalizacija dokumenata, navedeno je da "ovaj pravac nije vodeći u aktivnostima organizacije."

Naučni rad se odvija u skladu sa godišnjim planovima istraživačko-razvojnih radova koji se obavljaju na osnovu državnog zadatka (u daljem tekstu: Plan istraživanja i razvoja), kao i na teme koje planira Federalna agencija za arhive u okviru implementacija Federalnog ciljnog programa "Kultura Rusije".

Institut je u protekle tri godine realizovao više od 60 naučnih radova, od kojih je većina (67%) informatičke i analitičke prirode. Učešće radova normativne i metodološke prirode je 19,6%, odnosno 14,7%. Analiza dinamike ukazuje na smanjenje broja završenih naučnih radova: 39 - u 2014. godini, 14 - u 2015. godini, 17 - u 2016. godini.

Ukupno za 2014-2016. Uposlenici Instituta objavili su šest monografija, dvije referentne i bibliografske publikacije i dvadeset i tri članka u publikacijama koje su uvrštene na Listu publikacija koju je preporučila Visoka atestacijska komisija Ministarstva prosvjete i nauke Rusije. Ukupan broj objavljenih (uključujući i deponovanih) radova zaposlenih VNIIDAD-a za 2014-2016. iznosio je 290 naslova.

U protekle tri godine Ruski indeks naučnog citiranja (RSCI) zabilježio je 75 publikacija zaposlenih u institutu. VNIIDAD ima prilično solidan Hirsch indeks (h-indeks) - 6; i dobar i-indeks - 5.

Rezultati naučnih istraživanja VNIIDAD-a se po pravilu prihvataju bez značajnih komentara ili nakon manje revizije, uzimajući u obzir komentare date tokom rasprava na sastancima savetodavnih tela Saveznog arhiva (odbori, komisije za istraživački i metodološki rad itd. ). Istovremeno, i pored činjenice da istraživački rad, koji rezultira metodološkim priručnicima, institut obavlja uredno i na propisan način, njihova realizacija je ponekad otežana zbog nedovoljno bliske povezanosti sa praktičnim radom arhivskih ustanova.

Državnu registraciju naučnoistraživačkih radova Institut vrši po utvrđenom postupku. VNIIDAD godišnje šalje izveštajne materijale Federalnom sistemu za praćenje rada naučnih organizacija koje se bave istraživačkim, razvojnim i tehnološkim poslovima.

Izveštaji o istraživanju i razvoju koje sprovodi VNIIDAD nisu uvek u potpunosti u skladu sa zahtevima za njihovu strukturu i prezentaciju GOST 7.32-2001 „Izveštaj o istraživanju. Struktura i pravila registracije” (nisu obuhvaćeni relevantnost i predmeti istraživanja, metodologija i metode rada, značaj itd.).

Međutim, glavni problem u organizaciji istraživačkog rada je primjetan i stalan pad njegovog kadrovskog potencijala, kako kvantitativno, tako i kvalitativno. Komparativna analiza rezultata istraživačkih aktivnosti pokazala je da je u periodu 2014-2016. u posljednje tri godine specijalisti koji su napustili iz različitih razloga objavili su 204 rada (ne računajući kolektivne studije i tri zbirke materijala konferencija „Dokumentacija u informacionom društvu“), a samo 86 zaposlenih koji nastavljaju sa radom. objavili su 33 rada, a 2016. njihov broj je smanjen na 25.

Dakle, kreativni potencijal istraživača VNIIDAD-a u cjelini nije dovoljno realizovan, a za oko polovine zaposlenih ostaje neispoljen u vidu naučnih publikacija, što naglo smanjuje ukupnu ocjenu rada Instituta.

4. Naučne i informativne djelatnosti

Naučne i informativne usluge za arhivske ustanove, pravna i fizička lica sa specijalizovanom regulatornom i naučnom i metodološkom literaturom VNIIDAD pruža preko Industrijskog centra za naučne i tehničke informacije o arhiviranju i upravljanju dokumentima (u daljem tekstu – OCNTI), koji godišnje ispunjava u proseku više od 600 informativnih zahtjeva pravnih i fizičkih lica.

Referentno-informativni fond (CIF) OCNTI-a je oko 54,0 hiljade objavljenih i neobjavljenih radova, koji se godišnje povećavaju za prosječno 500 novih pristiglih radova. Kako bi se oni obračunali i koristili, sastavljen je i održavan u tradicionalnom obliku referentno-informativni karton, a periodično se objavljuju liste novih primanja. Elektronska verzija kataloga objavljena na web stranici VNIIDAD sadrži 42.000 bibliografskih opisa materijala SIF-a.

Zbog slabe tehničke i softverske opremljenosti instituta (nedostatak skenera visokih performansi, kompjuterskih programa za optičko prepoznavanje teksta i uređivanje PDF datoteka, uređivač fotografija), proces pretvaranja SIF materijala direktno u elektronski oblik je prilično spor, a kreirani elektronski izvor je slobodno dostupan na web stranici instituta.

5. Obrazovne aktivnosti

Posjedovanje trajne dozvole za pravo obavljanja obrazovne djelatnosti AAA br. 000821, reg. br. 0809 izdat od Rosobrnadzora 03.09.2011. godine, institut ga sprovodi po programima za obuku naučno-pedagoškog kadra na postdiplomskim studijama, kao i po dodatnim stručnim programima i programima stručnog usavršavanja.

U skladu sa odlukom Saveta šefova vlada ZND od 18. septembra 2003. godine, VNIIDAD ima status osnovne organizacije za prekvalifikaciju i usavršavanje kadrova u oblasti arhiviranja, upravljanja dokumentima i dokumentarne podrške za upravljanje ZND državama članicama, koja se realizuje kroz aktivnosti Industrijskog centra za napredne studije u arhivi i dokumentacionoj podršci menadžmentu (u daljem tekstu – OCPC).

Institut pruža postdiplomsku obuku iz specijalnosti 25.05.02 – dokumentarstvo, dokumentologija, arhivarstvo. Međutim, u suprotnosti sa Procedurom za organizaciju i sprovođenje obrazovnih aktivnosti u obrazovnim programima visokog obrazovanja - programi za obuku naučnog i pedagoškog osoblja na postdiplomskim studijama (adjuncture), odobreni naredbom Ministarstva obrazovanja i nauke Rusije od 19. novembra 2013. br. 1259, odgovarajući obrazovni program VNIIDAD-a nije prošao državnu akreditaciju.

Trenutno, tri osobe studiraju na postdiplomskom studiju u redovnom radnom vremenu (uključujući jednu na plaćenoj osnovi) i jedna osoba na pola radnog vremena. U 2015-2016 nema upisa na postdiplomske studije.

Zbog nemogućnosti da se obezbedi funkcionisanje saveta za disertacije u skladu sa zahtevima naredbe Ministarstva prosvete i nauke Rusije od 12. decembra 2011. br. 2817 „O usvajanju Pravilnika o Savetu za odbranu disertacija stepena kandidata nauka, za zvanje doktora nauka” i nedostatkom potrebnog broja doktora nauka, prestao je rad disertacijskog vijeća (naredba Ministarstva prosvjete i nauke Rusije od 07.07.2015. br. 729 / NK), što ipak nije dovoljno opravdanje za nedostatak disertacija koje je izradio institut, budući da su postdiplomci mogli sami braniti u disertacijskom vijeću RSUH-a.

OCPC vrši stručnu prekvalifikaciju i usavršavanje kadrova iz oblasti arhiviranja i upravljanja dokumentacijom na osnovu ugovora sa pravnim i fizičkim licima. Obrazovanje u OCTC-u se odvija u redovnim, vanrednim i vanrednim oblicima u glavnim oblastima stručne prekvalifikacije, usavršavanja u kratkoročnom i dugoročnom formatu, a u nekim slučajevima i u sklopu individualne prakse. .

Rad OCTC-a izgrađen je na osnovu tematskih planova edukativnih događaja i rasporeda izvođenja kurseva obuke. Za koordinaciju rada OCTC-a formirano je metodološko vijeće, čije funkcije obuhvataju koordinaciju tematskih planova i nastavnih planova i programa, rasporeda nastave, spiskova objavljene nastavne i metodičke literature, kontrolu kvaliteta nastavnih planova i programa, te optimalnu metodologiju zapošljavanja studenata. Trenutno je potrebno bitno ažurirati sastav vijeća zbog smjene većine njegovih članova.

Pored vodećih stručnjaka VNIIDAD-a, najkvalifikovanijih radnika državnih arhiva, programera softverskih proizvoda u oblasti informacione i dokumentacione podrške za upravljanje i arhiviranje, u obrazovni proces su uključeni i nastavnici specijalizovanih visokoškolskih ustanova, iako je ovaj praksa nije naročito česta zbog nedostatka dovoljnih finansijskih sredstava za institut da ih angažuje u obuci.

U protekle tri godine OCTC je obučio više od 2,5 hiljade ljudi, uklj. značajan broj arhivista iz zemalja ZND i EURASIC (Kazahstan, Tadžikistan, Mongolija, Vijetnam, itd.).

Glavni nedostatak obrazovnih aktivnosti VNIIDAD-a je nedostatak državne akreditacije obrazovnih programa profesionalne prekvalifikacije i usavršavanja koje sprovodi. Iako to formalno nije potrebno za takve ustanove, to ipak smanjuje konkurentske prednosti VNIIDAD-a u odnosu na visokoškolske ustanove koje imaju državnu akreditaciju i aktivno proširuju praksu implementacije programa dodatnog obrazovanja, što u budućnosti može dovesti do raseljavanja VNIIDAD-a. sa tržišta za pružanje obrazovnih usluga.u oblasti osposobljavanja dokumenata stručnjaka i arhivista, budući da u nedostatku akreditacije ne može izdavati diplome i državno priznate sertifikate po završetku obuke.

Nedostatak aktivne stručne interakcije između instituta i jednoprofilnih visokoškolskih ustanova ne doprinosi obrazovnoj djelatnosti.

6. Međunarodna saradnja

Međunarodni odnosi instituta usmereni su na unapređenje kvaliteta naučne delatnosti zasnovane na saradnji sa međunarodnom arhivskom zajednicom kroz razvoj zajedničkih programa, korišćenje arhivskih i arhivskih inovacija i informacionih tehnologija, učešće u međunarodnim naučnim projektima i naučnim mobilnost naučnika.

Donedavno su se najplodnije profesionalne veze razvijale u okviru sporazuma između VNIIDAD-a, Bjeloruskog istraživačkog instituta za evidenciju i arhive i Ukrajinskog istraživačkog instituta za arhivistiku i dokumente. Međutim, nakon poznatih događaja, kontakti s ukrajinskom stranom su zamrznuti, dok se odnosi s bjeloruskim kolegama nastavljaju prilično aktivno razvijati. VNIIDAD je redovan učesnik zajedničkih naučnih događaja koji se realizuju u okviru Zajedničkog akcionog plana Federalne arhivske agencije i Odeljenja za upravljanje arhivom i evidencijom Ministarstva pravde Republike Belorusije za 2014-2016.

Važan pravac međunarodnog delovanja Instituta je učešće u radu Međunarodnog arhivskog saveta i njegovog evroazijskog regionalnog ogranka (EURASICA). Predstavnici VNIIDAD-a su učestvovali na većini nedavnih međunarodnih arhivskih kongresa i na skoro svim EURASIC događajima. Ovdje treba istaći godišnju organizaciju pod pokroviteljstvom EURASIK-a i Saveznog arhiva međunarodnih konferencija „Dokumentacija u informacionom društvu“.

Korisno je i učešće VNIIDAD-a u aktivnostima Međunarodnog instituta za arhivistiku u Trstu i Mariboru, kao jednog od autoritativnih foruma stručnjaka iz oblasti arhivistike.

VNIIDAD je od 2016. godine partner međunarodnog projekta InterPARES Trust i dio je njegove evropske grupe.

7. Logistika i finansijska podrška

VNIIDAD nema nepokretnosti u svom bilansu stanja. Na osnovu Ugovora o besplatnom korišćenju prostorija i imovine od 11.01.2011.godine broj BP 3/11, koristi radni prostor ukupne površine 1731,7m2. metara u zgradi Ruskog državnog arhiva naučne i tehničke dokumentacije na adresi: Profsoyuznaya st., 82.

Opremljenost zaposlenih računarskom opremom je 85% (50 radnih stanica, od kojih je 8 jedinica starije od 8 godina).

Finansiranje VNIIDAD-a, kao savezne budžetske institucije, vrši se na teret:

savezni budžet, koji se izdvaja u vidu subvencije za realizaciju državnog zadatka koji se utvrđuje na godišnjem nivou;

savezni ciljni program "Kultura Rusije", primljen na konkurentskoj osnovi;

iz aktivnosti koje stvaraju prihod.

Dinamika odnosa budžetskog i vanbudžetskog finansiranja u protekle tri godine ukazuje na smanjenje vanbudžetskih prihoda, kako u apsolutnom iznosu tako iu udjelima u odnosu na budžetsku komponentu. Istovremeno, budžetsko finansiranje u apsolutnim iznosima ostalo je praktično nepromijenjeno u ovom periodu:

Istovremeno, treba posebno napomenuti da direktnu naučnu djelatnost institut obavlja isključivo na teret budžetskih sredstava u okviru realizacije državnih zadataka i državnih ugovora u okviru Federalnog ciljnog programa "Kultura Rusije" . Za period 2014-2016 VNIIDAD nije realizovao niti jedan istraživački projekat koji su naručile nevladine organizacije ili uz podršku granta.

Sredstva izdvojena za razvoj instituta, uklj. za materijalno-tehničku opremu, čine relativno mali dio njegovih vanbudžetskih prihoda: u 2014. godini - 814.616,0 rubalja. (6,8% vanbudžetskog prihoda), u 2015. godini - 1.080.855,0 rubalja. (10,4%), 2016. - 1.128.901,0 RUB (7,6%).

U 2014-2016 nije dozvoljeno nenamensko (neefikasno) trošenje budžetskih sredstava od strane zavoda. Poštuje se procedura trošenja sredstava na službena putovanja.

Budžetsko računovodstvo prihoda i rashoda vrši se u skladu sa planom rada računa budžetskog računovodstva. Provjera ispravnosti izrade VNIIDAD-a „Izvještaj o realizaciji od strane institucije plana svojih finansijskih i ekonomskih aktivnosti“ za 2016. godinu i ostalih budžetskih izvještaja otkrila je niz prekršaja. Izvještaji se podnose uz kršenje utvrđenih rokova, što dovodi do kašnjenja u dostavljanju konsolidovanih izvještaja Rosarhiva Federalnom trezoru

U cilju racionalizacije vanbudžetskih aktivnosti, standardni obrasci ugovora o pružanju plaćenih obrazovnih usluga (dopisni kursevi, vanredni kursevi, kratkoročni redovni kursevi sa pravnim/fizičkim licima), ugovori o pružanju usluga za naknada (za privlačenje nastavnika na kurseve usavršavanja za predavanja, provjeru kontrolnih i drugih radova itd.), ugovore o pružanju plaćenih usluga za pripremu i obezbjeđivanje informativnih materijala (za OCNT).

Popis gotovine, zaliha, osnovnih sredstava i finansijskih obaveza u 2016. godini nije izvršen.

Nasumičnom provjerom ispravnosti utvrđivanja službenih plata i njihovog obračuna za 2016. godinu nisu utvrđeni prekršaji. U revidiranom periodu, u potpunosti i blagovremenosti prikazivanja finansijsko-ekonomskih transakcija na zaradama, obračunavanju i uplati premija osiguranja u registrima budžetskog računovodstva, nisu utvrđene povrede.

Naknada se vrši u skladu sa ugovorima o radu i radnim vremenom.

Aplikacija
na potvrdu o rezultatima sveobuhvatne provjere
FBU „Sve-ruska istraživanja
Zavod za dokumentaciju i arhivistiku"

Preporuke za unapređenje aktivnosti VNIIDAD-a

Izraditi dugoročni plan (koncept ili program) razvoja instituta;

preći na izradu godišnjih planova rada Instituta;

optimizirati broj strukturnih jedinica koje nisu direktno uključene u istraživački rad i/ili obrazovne aktivnosti;

sprovesti atestiranje istraživača koji imaju manje od četiri objavljena rada u 2014-2016;

obnovi vojnu evidenciju u skladu sa Pravilnikom o vojnoj evidenciji;

organizuje rad na formiranju kadrovske rezerve;

obezbedi vođenje kadrovske evidencije u skladu sa važećim zakonom;

proširiti praksu stvaranja privremenih kreativnih timova za provedbu istraživačkih projekata, uključujući i uključivanje stručnjaka iz naučnih i obrazovnih organizacija;

obezbijediti preliminarno razmatranje svih, bez izuzetka, rezultata istraživačkog rada od strane posebno formiranog savjetodavnog tijela (stručnog vijeća, stručne sekcije Nastavnog vijeća i dr.);

obezbijediti obavezno uključivanje u ciklus izrade metodičkih pomagala za njihovu eksperimentalnu primjenu;

aktivirati plasiranje naučnih publikacija u publikacije indeksirane na Web of Science i Scopusu;

razmotriti pitanje sprovođenja državne (ili barem javne) akreditacije VNIIDAD obrazovnih programa u oblasti profesionalne prekvalifikacije i usavršavanja specijalista;

produbljivanje saradnje u oblasti obrazovne djelatnosti sa visokoškolskim ustanovama koje osposobljavaju kadrove u oblasti upravljanja dokumentima i arhiviranja;

izvršiti modernizaciju internet stranice, uključujući izradu mape stranice, instaliranje funkcije pretraživanja stranice; odjeljak za kontakte treba dopuniti podacima o rukovodiocima strukturnih odjela, navodeći brojeve telefona i e-mail adrese; kreirati rubriku "Objavljeni radovi VNIIDAD-a"; proširiti broj partnerskih stranica;

povećati broj prevoda radova instituta na strane jezike; izraditi englesku verziju web stranice Instituta;

da razmotri pitanje da institut postane član Međunarodnog arhivskog saveta u kategoriji “C”;

intenzivirati rad na pronalaženju izvora dodatnog finansiranja, kako traženjem naloga za izradu naučnih tema, tako i komercijalizacijom rezultata sopstvenih istraživačkih aktivnosti;

preduzima mjere za racionalizaciju ugovornog rada, uključujući izradu i odobravanje dokumenata kojima se reguliše postupak ugovaranja, potpisivanja i izvršavanja ugovora (državnih ugovora);

obezbjeđuje poštovanje zahtjeva zakona u pogledu izvršenja i vremena podnošenja izvještaja o budžetu, kao i izdavanja/primanja sredstava iz kase ustanove;

ažurirati nalog o računovodstvenoj politici;

vrši popis sredstava, inventara, osnovnih sredstava i finansijskih obaveza zavoda.

Grad: Moskva

Program događaja

Područni centar VNIIDAD-a za usavršavanje otvara set kurseva za stručnu prekvalifikaciju i usavršavanje u arhivskoj djelatnosti.

Kursevi profesionalne prekvalifikacije vam omogućavaju da na daljinu steknete potrebna znanja i vještine za obavljanje nove vrste profesionalne djelatnosti ili poboljšate svoj profesionalni nivo u okviru postojećih kvalifikacija.

Svršeni studenti mogu da obavljaju poslove arhiviste, šefa arhive, šefa kancelarije, nastavnika (na fakultetima, fakultetima), pomoćnika rukovodioca, referenta za osnovnu delatnost itd.

Oblici studija: na pola radnog vremena i na pola radnog vremena.

Trajanje studija - 1 godina.

Autori i nastavnici: vodeći stručnjaci VNIIDAD-a - programeri glavnih regulatornih dokumenata koji su na snazi ​​u Ruskoj Federaciji: zakoni, pravila, GOST-ovi, uputstva, liste i autori metodoloških priručnika za organizaciju rada sa dokumentima u savremenim uslovima.

U programu stručne prekvalifikacije u arhivisti:

1. Organizacija arhiviranja u Rusiji

1.1. Pravna osnova za organizaciju arhiva u Ruskoj Federaciji. Organi upravljanja arhivima u Rusiji

1.2. Istorija organizacije arhivske građe u Rusiji

1.3. Istorija državnih institucija i javnih organizacija Rusije, SSSR-a, Ruske Federacije - glavni kreatori fondova Arhivskog fonda Ruske Federacije

1.4. Savremeni sastav Arhivskog fonda Ruske Federacije i njegova klasifikacija

1.5. Mreža i funkcije državnih arhiva

1.6. Arhivi organizacija, njihove funkcije, prava i nadležnosti

1.7. Organizacija dokumenata u arhivu po fondovima, zajedničkim arhivskim fondovima, zbirkama

2. Ispitivanje vrijednosti dokumenata i nabavka arhivske građe

2.1. Formiranje Arhivskog fonda Ruske Federacije

2.2. Ciljevi i zadaci ispitivanja vrijednosti dokumenata. Principi, kriterijumi, metode vrednovanja dokumenata

2.3. Sistem normativno-metodoloških priručnika za izbor dokumenata

2.4. Postupak provođenja i obrade rezultata ispitivanja vrijednosti dokumenata

2.5. Ciljevi i zadaci nabavke arhivske građe. Liste izvora arhivske nabavke

2.6. Prijem dokumenata u državnu, opštinsku arhivu

2.7. Sistem stručnih tijela

3. Obračun dokumenata u arhivi

3.1. Ciljevi, zadaci i principi centralizovanog državnog računovodstva arhivske dokumentacije

3.2. Sistem knjigovodstvenih dokumenata arhiva, njihova namjena

3.3. Postupak evidentiranja skladišnih jedinica i dokumenata u arhivi

3.4. Obračun jedinstvenih i posebno vrijednih dokumenata u arhivi. Računovodstvo fonda osiguranja i upotrebnog fonda

3.5. Karakteristike računovodstva u arhivima organizacija

3.6. Implementacija automatizovanih arhivskih tehnologija za evidentiranje arhivskih dokumenata

4. Osiguranje sigurnosti arhivske dokumentacije

4.1. Uređenje i opremanje državnih arhiva

4.2.Fizičko-hemijski i biološki faktori uništavanja arhivske dokumentacije

4.3. Kontrola prisustva i fizičkog stanja arhivske dokumentacije

4.4. Načini posebne obrade dokumenata

4.5. Zaštita arhivske dokumentacije od krađe i neovlašćenog pristupa

5. Naučni i referentni aparat za dokumente Arhivskog fonda Ruske Federacije

5.1. Diferencirani opis je osnova za stvaranje naučnog referentnog aparata za dokumente Arhivskog fonda Ruske Federacije

5.2. Sistem naučnog i referentnog aparata za dokumente Arhivskog fonda Ruske Federacije

5.3. Arhivski inventar - osnovni imenik državnog arhiva

5.4. Arhivski imenici

5.5. Vodiči

5.6. Indeksi (arhivski direktoriji)

5.7. Pregledi arhivskih fondova i dokumenata

5.8. Automatizovani naučno referentni aparat državnog arhiva

6. Upotreba dokumenata iz Arhivskog fonda Ruske Federacije

6.1. Formiranje jedinstvenog arhivsko-informacionog prostora

6.2. Svrhe i oblici upotrebe dokumenata arhivskog fonda Ruske Federacije

6.3. Organizacija korišćenja dokumenata u državnim arhivima

6.4. Vrste informativnih dokumenata

6.5. Objavljivanje dokumenata državnog arhiva

6.6. Izložbe dokumenata, njihove vrste, namjena i organizacija

6.7. Sastavljanje tematskih zbirki arhivskih dokumenata

6.8. izvršenje zahtjeva

6.9. Obezbjeđivanje dokumentacije za proučavanje u čitaonici arhiva

6.10. Organizacija saradnje sa pravnim i fizičkim licima na korišćenju dokumenata državnog arhiva po ugovornim uslovima

6.11. Računovodstvo korišćenja dokumenata u državnom arhivu

7. Upravljanje u arhivima

7.1. Organizacija rada u državnom arhivu

7.2. Racioniranje radova u državnom arhivu

7.3. Savremeni oblici privredne delatnosti državnog arhiva

V.F. Yankovaya, Ph.D. n., zamjenik. Direktor VNIIDAD-a

Poslednjih godina, Sveruski istraživački institut za dokumentaciju i arhiviranje (VNIIDAD) više puta je obavljao poslove koji se odnose na proučavanje elektronskih dokumenata, razvoj regulatornih i metodoloških osnova za organizovanje rada sa elektronskim dokumentima u kancelarijskom radu i organizovanje njihovog arhivskog skladištenja. .

Još 2005. godine objavljen je naučno-metodološki priručnik M. V. Larina i O. V. Ryskova „Elektronski dokumenti u upravljanju” u kojem se razmatra priroda elektronskog dokumenta, iskustvo regulatornog regulisanja rada sa elektronskim dokumentima i iskustvo korišćenja automatizovani sistemi su sažeti za upravljanje dokumentima.

Među najznačajnije istraživačke radove koje je Institut obavljao u prethodnom periodu, trebalo bi uvrstiti razvoj regulatornih, metodoloških i tehnoloških osnova za kreiranje, čuvanje i korištenje arhivskih elektronskih informacionih izvora – tema koja se provodi u okviru saveznog ciljnog programa” Elektronska Rusija" 2007-2008. Svrha rada je bila izrada standardnog regulatornog i softverskog modela sistema za upravljanje elektronskom arhivom organa javne vlasti. Pored ovog rada, institut je 2007-2008. nacionalni standardi su pripremljeni na osnovu ISO standarda:

GOST R ISO 15489-1-2007 „Sistem standarda za informisanje, bibliotekarstvo i izdavaštvo. Upravljanje dokumentima. Opšti zahtjevi";
GOST R ISO 23081-1-2008 „Sistem standarda za informisanje, bibliotekarstvo i izdavaštvo. Upravljanje dokumentima. Procesi upravljanja dokumentima. Metapodaci za dokumente.
U stvari, standardi se odnose na upravljanje elektronskim dokumentima i sadrže zahteve za sisteme upravljanja dokumentima, procese upravljanja, elektronske dokumente i njihove metapodatke.
Godine 2009. Uredbom Vlade Ruske Federacije od 15. juna 2009. br. 477 odobrena su pravila za kancelarijski rad u saveznim izvršnim organima vlasti, u čiju je pripremu nacrta VNIIDAD bio direktno uključen.
Pravila su izrađena u skladu sa Saveznim zakonom od 27. jula 2006. godine "O informacijama, informacionim tehnologijama i zaštiti informacija" (član 11) i postala su prvi regulatorni dokument koji je postavio osnovne principe organizacije rada sa elektronskim dokumentima u kancelariji. rad organa javne vlasti (odjeljak VI „Osebenosti rada sa elektronskim dokumentima“).
Trenutno su Pravilnik jedini normativni dokument koji utvrđuje opšte uslove za organizaciju rada sa elektronskim dokumentima u kancelarijskom radu saveznih organa izvršne vlasti. Prilikom izrade Odjeljka VI Pravilnika formulisan je i implementiran važan metodološki princip prema kojem se organizacija rada sa dokumentima na papiru i elektronskim dokumentima kako u kancelarijskom radu tako iu arhivi zasniva na jedinstvenoj metodologiji, ali različitim tehnologijama.
Najvažnije odredbe Pravilnika, koje su metodološke prirode, uključuju sljedeće odredbe:
- elektronski dokumenti se kreiraju, obrađuju i čuvaju u sistemu elektronskog upravljanja dokumentima saveznog organa izvršne vlasti;
- elektronski digitalni potpisi se koriste za potpisivanje elektronskih dokumenata saveznog organa izvršne vlasti ovjeren na propisan način;
- za evidentiranje i traženje dokumenata u elektronskom sistemu upravljanja dokumentima saveznog organa izvršne vlasti koriste se obavezni podaci o dokumentima (lista obaveznih informacija o dokumentima uključenim u EDMS data je u prilogu Pravilnika), a dodatne informacije o dokumentima se mogu koristiti;
- prilikom prenosa primljenih elektronskih dokumenata na razmatranje rukovodiocu saveznog organa izvršne vlasti, slanja elektronskih dokumenata strukturnim odeljenjima i odgovornim izvršiocima saveznog izvršnog organa, slanja elektronskih dokumenata i skladištenja elektronskih dokumenata, podaci o njihovoj registraciji se prenose (čuvaju) zajedno sa elektronski dokumenti;
- prijem i slanje elektronskih dokumenata vrši služba za vođenje evidencije saveznog organa izvršne vlasti;
- izvršena elektronska dokumenta sistematizovana u predmete u skladu sa nomenklaturom predmeta saveznog organa izvršne vlasti; pri sastavljanju nomenklature predmeta naznačeno je da se predmet vodi u elektronskom obliku (uslovi za čuvanje elektronskih dokumenata odgovaraju uslovima utvrđenim za slične dokumente na papiru).
Od 2009. godine do danas, institut u okviru Federalnog ciljnog programa „Kultura Rusije“ svake godine prati tok rada u saveznim organima izvršne vlasti. U okviru ovog rada prikupljaju se i analiziraju podaci o dinamici obima prometa dokumenata u organima vlasti, kao i analiziraju se promjene kvalitativnih parametara prometa dokumenata: sastav dokumenata (na papirnim i elektronskim dokumentima), Identifikovani su i proučavani problemi korišćenja elektronskog potpisa, problemi prelaska na bezpapirni promet dokumenata, međuresorna elektronska interakcija, kao i problemi u vezi sa korišćenjem sistema za upravljanje elektronskim dokumentima.
Konkretno, podaci dobijeni 2013. godine (za 2012.) pokazuju da je po prvi put u cijelom periodu posmatranja došlo do smanjenja broja dokumenata na papiru, dobijenih uglavnom zbog interakcije saveznih organa izvršne vlasti sa višim organima vlasti ( Predsjednička administracija Ruske Federacije, aparat Vlade Ruske Federacije) i interakcija središnjih ureda federalnih organa izvršne vlasti sa njihovim teritorijalnim odjeljenjima u konstitutivnim entitetima Ruske Federacije. Istovremeno, značajno se povećava obim elektronskih dokumenata koji se prenose kroz MEDO sistem u interakciji federalnih organa sa podređenim jedinicama u konstitutivnim entitetima Ruske Federacije i u organizaciji internih aktivnosti. Od 63 savezna organa izvršne vlasti čiji su podaci korišćeni u studiji, 17 je u potpunosti prešlo na bezpapirno upravljanje dokumentima u internim poslovima, čime je eliminisana interna korespondencija u vidu papirne dokumentacije. Tako su elektronski dokumenti već postali značajan faktor koji utiče na smanjenje obima papirne dokumentacije.
Značajan za Institut i važan za sve stručnjake iz oblasti kancelarijskog posla i arhivistike je pojmovnik „Upravljanje dokumentima“ koji je izradio Institut. i nacrt GOST R 7…. „Sistem standarda o informisanju, bibliotekarstvu i izdavaštvu. Kancelarijski rad i arhiviranje. Termini i definicije”, koju odobrava Rosstandart. Oba dokumenta sadrže terminologiju iz oblasti upravljanja dokumentima, uključujući i onu koja odražava procese upravljanja elektronskim dokumentima. Ovo su termini poput elektronski dokument, metapodaci, konverzija, migracija, format datoteke, upravljanje elektronskim dokumentima i dr. Za razliku od standarda, koji uključuje samo osnovnu terminologiju predmetne oblasti, rečnik sadrži glavni korpus pojmova koje aktivno koriste stručnjaci.
2007. godine, naredbom Ministarstva kulture Rusije od 18. januara 2007. br. 19, usvojena su Pravila za organizovanje skladištenja, nabavke, računovodstva i korišćenja dokumenata Arhivskog fonda Ruske Federacije i drugih arhivskih dokumenata u državnim i odobreni su opštinski arhivi, muzeji i biblioteke, organizacije Ruske akademije nauka, koje su postale normativna osnova aktivnosti državnih i opštinskih arhiva.
Arhivi organizacija još uvijek nemaju regulatorni akt kojim se utvrđuje postupak čuvanja dokumenata i postupak predaje dokumenata na trajno čuvanje u državne i opštinske arhive. Iz tog razloga, u periodu 2010-2012. VNIIDAD je pripremio nacrt pravila za organizovanje čuvanja, nabavke, računovodstva i korišćenja dokumenata Arhivskog fonda Ruske Federacije i drugih arhivskih dokumenata u državnim organima, lokalnim samoupravama i organizacijama. Godine 2013. završen je nacrt ovog dokumenta, uzimajući u obzir komentare arhivskih institucija Ruske Federacije. Pretpostavlja se da će nakon finalizacije projekta, uzimajući u obzir one pripremljene u 2012-2013. preporuke o organizovanju skladištenja elektronskih dokumenata u arhivima organizacija, o kojima će biti reči u nastavku, ova pravila će biti dostavljena na odobrenje Ministarstvu kulture Rusije.

Rezultat rada VNIIDAD-a 20012–2013. su nacrti dva dokumenta:
preporuke o nabavci, računovodstvu i organizaciji čuvanja elektronskih arhivskih dokumenata u arhivima organizacija;
preporuke o nabavci, računovodstvu i organizaciji čuvanja elektronskih arhivskih dokumenata u državnim i opštinskim arhivima.
Svrha izrade preporuka je stvaranje jedinstvene metodološke i metodološke osnove za organizovanje rada sa arhivskim elektronskim dokumentima u arhivima državnih organa, jedinica lokalne samouprave, državnih i nevladinih organizacija, kao iu državnim i opštinskim arhivima, uključujući i organizaciju. skladištenja, nabavke i računovodstva elektronskih dokumenata, na osnovu zahtjeva ruskog zakonodavstva u oblasti arhiviranja, uzimajući u obzir trendove u razvoju informacionih tehnologija u kontekstu prelaska na međuresornu elektronsku interakciju.
Preporuke se odnose na administrativne elektronske dokumente koji se kreiraju, obrađuju i čuvaju u informacionim sistemima organizacije, podležu čuvanju u arhivi organizacije na način iu rokovima utvrđenim za slična dokumenta na papiru, kao i na elektronske dokumente do predati na čuvanje državnim organima (opštinskim) arhivima.
Preporuke su razvijene uzimajući u obzir odredbe Federalnog zakona od 22. oktobra 2004. br. 125-FZ „O arhiviranju u Ruskoj Federaciji“, Pravila za papirologiju u federalnim izvršnim organima odobrena Uredbom Vlade Ruske Federacije Federacije od 15. juna 2009. godine broj 477, i drugih podzakonskih akata iz oblasti informacija, dokumentacije, arhiva.
Prilikom izrade preporuka uzete su u obzir odredbe nacionalnih standarda Ruske Federacije i standarda Međunarodne organizacije za standardizaciju (ISO):
GOST R ISO 15489-1-2007. Sistem standarda o informisanju, bibliotekarstvu i izdavaštvu. Upravljanje dokumentima. Opšti zahtjevi.
GOST R ISO 23081-1-2008. Sistem standarda o informisanju, bibliotekarstvu i izdavaštvu. Upravljanje dokumentima. Procesi upravljanja dokumentima. Metapodaci za dokumente.
GOST R 53898-2010. Sistemi za elektronsko upravljanje dokumentima. Interakcija sistema za upravljanje dokumentima. Zahtjevi za e-poštu.
GOST R 54471-2011/ISO/TR 15801:2009. Sistemi za elektronsko upravljanje dokumentima. Upravljanje dokumentacijom. Informacije pohranjene elektronski. Preporuke za osiguranje pouzdanosti i pouzdanosti.
GOST R 54989-2012/ISO/TR 18492:2005. Osiguravanje dugoročnog očuvanja elektronskih dokumenata.
ISO 19005-1:2005. Upravljanje dokumentacijom. Format elektronske datoteke dokumenta za dugotrajno čuvanje. Upravljanje dokumentima – Elektronski format datoteke dokumenta za dugoročno čuvanje – 1. dio: Upotreba PDF-a 1.4 (PDF/A-1).
Nacrt preporuka predlaže dva pristupa organizovanju prenosa i čuvanja arhivskih elektronskih dokumenata u arhivima organizacija, državnim i opštinskim arhivima: prenos i čuvanje elektronskih dokumenata na fizički odvojenim materijalnim medijima i prenos elektronskih dokumenata putem informacionih i telekomunikacionih kanala. sa naknadnim skladištenjem na arhivskim serverima organizacije, državnom (opštinskom) arhivu.
Karakteristika arhivskog skladištenja elektronskih dokumenata je da se u arhivi organizacije, državnom ili opštinskom arhivu elektronski dokumenti čuvaju u dva istovetna primerka, koji se u preporukama pominju kao glavni i radni primerci. Glavna instanca je referentna instanca i koristi se u izuzetnim slučajevima, na primjer, za kreiranje radne instance koja zamjenjuje neuspjelu instancu. Radnik je, kao što mu naziv govori, kopija koja se koristi u arhivi u svim slučajevima kada je potrebno reprodukovati elektronski dokument ili napraviti kopije elektronskog dokumenta radi dostavljanja korisnicima.
Preporuke predviđaju da se prilikom pripreme elektronskih dokumenata za skladištenje u arhivu organizacije oni konvertuju u PDF/A-1 format arhivskog skladištenja, nakon čega se formiraju kontejneri elektronskih dokumenata.
Kontejner za elektronski dokument je komprimovani folder (zip arhiva) koji uključuje:
elektronski dokument u PDF/A-1 formatu;
metapodaci dokumenta u XML formatu;
fajl(ovi) odvojenih elektronskih potpisa.
Budući da će elektronski potpisi u trenutku predaje elektronskih dokumenata na čuvanje u arhivu organizacije, a nakon navedenog vremena - u državnu ili opštinsku arhivu, biti nevažeći i neće moći da osiguraju integritet dokumenta, preporuke predlažu korištenje tehnologije heš kodiranja za izračunavanje kontrolne sume spremnika elektroničkih dokumenata.

Preporuke takođe predviđaju da u slučaju promene softverskog i hardverskog okruženja i zastarelosti računarskih formata, oštećenja medija, arhiv organizacije (državni ili opštinski arhiv) radi na pretvaranju elektronskih dokumenata u nove formate i/ ili migrirati na nove medije.

Osim toga, dijelovi preporuka sadrže odredbe o organizaciji čuvanja elektronskih dokumenata u arhivi, obezbjeđenju sigurnosti elektronskih dokumenata koji se čuvaju u arhivi, evidentiranju i korištenju elektronskih dokumenata, kao i postupku prijenosa dokumenata iz arhive organizaciju državnom ili opštinskom arhivu. Važno je da arhivi koji čuvaju elektronsku dokumentaciju moraju imati odgovarajuću opremu i softver za obavljanje potrebnih poslova: provjeru reproducibilnosti elektronskih dokumenata, konverziju i migraciju, kopiranje elektronskih dokumenata i sl., kao i arhiviste sa posebnom obukom za oblast informacionih tehnologija.

Druga tema koju je Zavod završio u 2013. godini bila je tema „Funkcionalni zahtjevi arhivističkog upravljanja i upravljanja dokumentima za informacione sisteme koji obezbjeđuju elektronsko upravljanje dokumentima u procesu internih poslova federalnih organa izvršne vlasti“. Poznato je da trenutno na tržištu softverskih proizvoda za kancelarijski rad postoji nekoliko desetina različitih sistema koji omogućavaju elektronsko upravljanje dokumentima; različiti sistemi se koriste i u saveznim organima izvršne vlasti. Zahtjevi za informacione sisteme elektronskog upravljanja dokumentima federalnih organa izvršne vlasti, uzimajući u obzir, između ostalog, potrebu za obradom službenih informacija ograničene distribucije putem ovih sistema, odobreni su naredbom Ministarstva telekomunikacija i masovnih komunikacija Rusije od 2. septembra, 2011 br. 221, u odeljku II „Opis procesa dokumentarne podrške upravljanja u EDMS savezne izvršne vlasti » sadrži daleko od potpunog opisa zahteva za funkcionalnost sistema, ostavljajući van zahteva za sastav metapodataka dokumenata neophodnih za upravljanje autentičnim, potpunim, pouzdanim i upotrebljivim dokumentima tokom njihovog životnog ciklusa u kancelarijskom radu iu fazi njihovog arhivskog skladištenja (od organizacije arhiva do državnog ili opštinskog arhiva).

Kao rezultat ove teme dat je opis glavnih procesa upravljanja dokumentima u EDMS-u u okviru životnog ciklusa dokumenata, formulisani su opšti principi i zahtevi za EDMS, data je klasifikaciona šema i organizacija predmeta, zahtevi. za aplikativne funkcije EDMS-a utvrđuju se zahtjevi za informatičku podršku EDMS-a, zahtjevi za korištenje elektronskog potpisa, za preuzimanje informacija i prezentacija informacija i izvještavanje, zahtjevi za kontrolu informacija u EDMS-u, za organizaciju skladištenja informacija u EDMS-u, za administraciju i upravljanje ovlaštenjima u EDMS-u, zahtjeve za funkcionisanje EDMS-a, za uzor i obuku korisnika.

U posebnom prilogu izvještaja o temi dat je opis sastava polja obrazaca za unos (registracijski i kontrolni kartoni dokumenata, klasifikatorske kartice i referentne knjige koje su dio sistema koji se projektuje) koji osiguravaju identifikacija različitih grupa dokumenata i njihovo upravljanje tokom životnog ciklusa dokumenata u EDMS-u, funkcionalna dodjela informacija o dokumentima uključenim u EDMS. Prilikom opisivanja polja ulaznih obrazaca moguće je integrisati dokument u informacioni sistem arhiva organizacije, a zatim u informacioni sistem državnog ili opštinskog arhiva, ako je dokument predmet trajnog čuvanja u odgovarajućem arhiva.

VNIIDAD već dugi niz godina sarađuje sa programerima softvera za kancelarijski rad i arhive, posebno sa AltSoft CJSC (Sankt Peterburg) i AS-Archive LLC (Moskva), čiji stručnjaci su uključeni u istraživačke radove.
Pored toga, 2013. godine VNIIDAD je zajedno sa AS-Archive pokrenuo projekat stvaranja kompleksa informacionih sistema koji obezbeđuju upravljanje elektronskim dokumentima u toku aktivnosti VNIIDAD-a i skladištenje arhivskih elektronskih dokumenata (na osnovu arhive VNIIDAD-a). ).

Kao rezultat proučavanja savremenih pristupa upravljanju, klasifikaciji i skladištenju dokumenata u elektronskom obliku, formulisan je koncept kreiranja digitalnog skladišta elektronskih dokumenata (TSKED) kao organizaciono-pravne strukture formirane u cilju stvaranja jedinstvenog prostora pravno značajne elektronske dokumente, uključujući njihovo fizičko postavljanje i osiguranje nepromjenjivosti, sigurnosti, dostupnosti u okviru odobrene sigurnosne politike.

Trenutno su utvrđeni zahtjevi za funkcionalnost kompleksa automatiziranih informacionih sistema, izvršena tehničko-ekonomska procjena tehničkih sredstava, formiran softversko-hardverski kompleks za implementaciju funkcionisanja automatizovanih sistema, zajednički razvoj realizovani su u glavnim pravcima i zadacima implementacije EDMS-a i arhive organizacije.

U okviru zajedničkog rada planira se puštanje u rad automatizovanih sistema za organizovanje kolektivnog rada na nacrtima upravljačkih dokumenata i dokumenata nastalih u toku istraživačkog rada; organizacija obrazovnog i obrazovno-metodičkog rada u sistemu dodatnog obrazovanja i usavršavanja; organizacija informativnog rada; organizovanje rada web stranice instituta.

Larin M.V. Elektronski dokumenti u menadžmentu: naučna metoda. dodatak / M. V. Larin, O.I. Ryskov - M.: VNIIDAD, 2005.

U skladu sa važećim Federalnim zakonom od 6. aprila 2011. br. 63-FZ "O elektronskom potpisu" - elektronski potpisi.

Upravljanje dokumentima. Termini i definicije. Rječnik. - M.: VNIIDAD, 2013.

Kontrolna suma (kontejnera za elektronski dokument) je vrijednost koja se izračunava iz skupa podataka primjenom određenog algoritma (hash funkcija) i koristi se za provjeru integriteta podataka tokom prijenosa ili skladištenja, kao i za brzo poređenje dva skupa podataka za ne- ekvivalentnost, uključujući određivanje prisustva kompjuterskih virusa.