Planlegging og organisering av arbeidet er nøkkelen til videre egenutvikling. Les om de grunnleggende prinsippene og reglene for daglig planlegging i artikkelen.

Fra artikkelen vil du lære:

Hvorfor trenger du daglig planlegging?

Ikke alle forstår hvorfor du trenger å planlegge arbeidsdagen din. Tross alt vet hver person, selv uten planlegging, hvilke funksjoner han utfører og hvilke ting han må gjøre. Mange ser ikke poenget med å legge planer for dagen, for det kommer alltid uventede oppdrag som kan forvirre alle de forhåndsplanlagte postene.

Last ned relaterte dokumenter:

Hvis vi sammenligner to arbeidere som utfører de samme funksjonene og har de samme evnene, kan vi finne at volumet og kvaliteten på arbeidet deres forskjellig. En ansatt klarer å løse både nåværende og strategiske oppgaver, den andre har ikke engang tid til å utføre presserende oppdrag og blir tvunget til å være etter jobb hele tiden. De beste resultatene vil vises av de som er mer . Det vil si en som planprosessen er en daglig plikt og behov for. Å ha en plan selv for psykologisk nivå får en person til å mobilisere. Han har et fast mål og det er et internt behov for å nå det.

Hvordan planlegge effektivt?

Planlegging og organisering av arbeidet utføres av en ansatt. Ikke lederen, men den ansatte skal sette seg oppgaver. I dette tilfellet setter han seg mål på egen hånd, handler i den retningen han velger. Som regel er prosentandelen fullførte oppgaver med uavhengig planlegging høyere enn ved gjennomføringen av det generelle utviklet av lederen.

Det er et arbeidsplanleggingssystem som er testet i praksis og sikrer optimal bruk av arbeidstiden. Det er et sett med prinsipper som en person kan lage en kompetent, realistisk og gjennomførbar plan etter.

Først av alt, avgjør hva som skal inkluderes daglig plan. Det må tas hensyn til strategisk plan utviklet i seks måneder eller et år. Planlegging for hver dag tar hensyn til alle oppgavene som er planlagt for implementering, både direkte relatert til arbeid og sekundært. For eksempel å gratulere en kollega med bursdagen hans. I tillegg til de postene som lederen venter på, må også personlige forhold inkluderes i planen. Dette er nødvendig for personlig utvikling og skape et positivt bilde.

Ved planlegging av arbeid store oppgaver, som vil ta flere dager eller uker å løse, bør deles opp i stadier og utføres sekvensielt. Sett en forfallsdato for hver milepæl. Lag en plan for neste dag, inkludert deloppgaver i den. For å lage en plan kan du bruke en vanlig papirdagbok eller et spesielt program.

Hensikten med arbeidsplanlegging er ikke oppfyllelse av planposter for enhver pris, men rettidig og høykvalitets utførelse av prioriterte oppgaver og presserende oppgaver. Derfor må listen over oppgaver som er planlagt for implementering sorteres og ordnes i synkende prioritetsrekkefølge. I prosessen Du kan bruke flere metoder samtidig.

For eksempel prioriteres oppgaver med fast tidsfrist og oppgaver som krever mer innsats å løse. Den nest viktigste vil være de daglige obligatoriske oppgavene og de oppgavene, med tidsfrister for de kommende dagene. Lavest prioritet i den daglige planleggingen er mindre saker, hvis svikt ikke vil ha vesentlige negative konsekvenser.

Dagsplanleggingsregler

Akkurat som planlegging av arbeidet i en virksomhet, må planlegging av arbeidsdagen til en enkelt ansatt følge reglene. Å følge dem vil bidra til å sikre implementeringen av planene i en komfortabel modus for deg.

1. Planlegg ikke mer enn 70 % av arbeidstiden din. Dette vil tillate deg å rolig utføre presserende ikke-planlagte oppgaver og ikke være nervøs hvis du må distraheres fra utførelse. .
2. Ikke ta med mer enn tre viktige og presserende oppgaver i dagsplanen samtidig. Begrens det totale antallet planelementer til ti.
3. Form samme type saker i blokker. Dette vil bidra til å utføre dem ved hjelp av en enkelt algoritme, noe som vil redusere utførelsestiden.
4. Flytt planleggingsprosessen til kvelden forrige dag. Du vil ha tid til å gjøre justeringer i planen om nødvendig.
5. Planlegg komplekse tilfeller i henhold til dine biorytmer. Noen kjennetegnes ved økt effektivitet om morgenen, noen - om ettermiddagen, og noen jobber mest produktivt om kvelden.
6. Ikke begynn å gjøre ny oppgave før du fullfører arbeidet allerede startet. Hvis du måtte avbryte – kom tilbake og fullfør det du startet.
7. Ikke utsett å gjøre en uplanlagt oppgave hvis den kan gjøres på noen få minutter.
8. Ta pauser hver time uten å være på jobb. Vie pauser til en lett oppvarming, dette vil bidra til å "friske opp" hodet ditt.
9. Ikke forvirre med oppnåelse av mål, ikke sett deg selv mål og ikke skisserer volumer som vil være vanskelige å takle.
10. Hvis det er uferdige oppgaver som ikke har mistet sin relevans, overfør dem til planen for neste dag.
11. Organiser arbeidsplassen din på en slik måte at det er behagelig å jobbe.

Konklusjon

Planlegging for hver dag er en nyttig og nødvendig ferdighet. Dette er en måte for selvorganisering og selvutvikling, en garanti for at du kan jobbe effektivt. Det foreslåtte arbeidsplanleggingssystemet vil bidra til å forstå de grunnleggende prinsippene tidsfordriv og lykkes med å anvende denne kunnskapen i praksis.

M.A. Lukasjenka, lege økonomiske vitenskaper, professor, visepresident ved Moskva finans- og industriuniversitet "Synergy", ledende ekspertkonsulent for selskapet "Organisasjon av tid"

Vi planlegger effektivt vårt jobbe tid

Snakker en gang med en som er ekstremt opptatt administrerende direktør, hørte jeg en fantastisk setning fra ham: «Jeg kaster ikke bort et minutt forgjeves. Jeg spiser til og med bare med regnskapssjefen for å løse alle de akkumulerte problemene. I det øyeblikket opplevde jeg en blandet følelse av medfølelse og beundring for regnskapssjefen. I sin blodige lunsjtid kan han faktisk ikke slappe av og hvile.

Det er velkjent at arbeidet til en regnskapsfører er veldig vanskelig, ansvarlig, stressende. Og det er vanligvis mye av det. Derfor er de fleste regnskapsførere filosofiske rundt det faktum at man ofte må bli sent eller jobbe i helgene for å ha tid til å gjøre alt man trenger. Men det er ingen mirakler i verden, og over tid gjør konstante overbelastninger seg gjeldende kronisk utmattelse. Og for en sliten person er ikke selv det mest elskede arbeidet en glede.

Det finnes imidlertid tidsstyringsverktøy som i stor grad kan lette arbeidet, gjøre det mer forutsigbart og håndterbart. Med deres hjelp kan du klare å gjøre alle de planlagte tingene og samtidig reise hjem i tide. Denne artikkelen er dedikert til dem.

Hvordan lage en huskeliste

Har du noen gang hørt ordtaket "Det skarpeste minnet er dummere enn den kjedeligste blyant"? Hvis ikke, sørg for å ta den i bruk, fordi den gjenspeiler nøkkelprinsippet tidsstyring - prinsippet om materialisering. Det står: "Hold ingenting i hodet ditt, skrive ned alt og i beleilig plass, å umiddelbart finne, og i korrekt form, å forstå deg selv etter en stund. Følgelig er alle planleggingsverktøy basert på å ikke prøve å huske de nødvendige oppgavene, men umiddelbart skrive dem ned.

Utkast enkle lister oppgaver - den mest pålitelige og effektiv måte ikke glem noe og gjør alt som er nødvendig. Du tar et ark og skriver ned alt som skal gjøres i dag. Samtidig må du prioritere alle oppgaver – fra de viktigste til de minst viktige. Og de må gjøres i rekkefølge. Så mot slutten av arbeidsdagen vil du garantert gjøre det viktigste og allerede være i stand til å bestemme deg for om de resterende oppgavene er verdt å bli på jobb.

Forklar hva som må gjøres

Når du skal sette sammen en huskeliste, er det lurt å bruke et resultatorientert påmeldingsskjema. Tenk deg at du for neste uke skrev ned for deg selv: "Ivanov, kontrakt." En uke har gått, hvor mye har skjedd med deg ulike hendelser. Og når du ser denne oppføringen igjen, for livet av deg, kan du ikke huske hva du hadde i tankene, hva slags kontrakt du snakker om og hva som må gjøres med den: hente, tegne, signere, si opp. .. Derfor, i oppføringen din, må du være et verb som angir selve handlingen pluss resultatet. I vårt tilfelle må du skrive ned: "Send inn låneavtale nr. ..." til Ivanov for godkjenning.

Vi planlegger for fremtiden

Ved hjelp av "business"-lister kan du organisere ikke bare kortsiktig, men også mellomlang og til og med langsiktig planlegging. For å gjøre dette må du ha tre annen liste oppgaver - for dagen, for uken og for måneden (kvartal, halvår osv.). Legge merke til vi snakker om oppgaver som ikke er knyttet til en bestemt tid. Du kan for eksempel samle inn reiserapporter hvilken som helst dag i neste uke, dette trenger strengt tatt ikke gjøres på mandag klokken 12.00.

Hovedfokuset for denne teknikken er å gjennomgå lister regelmessig og overføre oppgaver fra en til en annen. Samtidig bør du se listen over oppgaver for uken hver dag. De oppgavene som er "modne" til å fullføres neste dag, overfører du til listen over oppgavene for dagen. "Ikke moden" - forlat der de var. Og du ser på listen over langsiktige oppgaver en gang i uken, for eksempel på fredag. Oppgaver som må gjennomføres neste uke, overfører du til passende liste. Så du vil ikke glemme de oppgavene som må fullføres ikke umiddelbart, men senere.

Det motsatte er forresten også sant. Tross alt prøver en flittig regnskapsfører vanligvis å "pakke" flere saker inn i den daglige listen. Samtidig er han klar over at han ikke fysisk kan oppfylle dem alle, men han håper på det beste. Hva er resultatet? En person forlater arbeidet med uferdige saker, og danner et taperkompleks i seg selv. Men tvert imot, du må planlegge så mange oppgaver du enkelt kan fullføre på en dag, og gå hjem med en følelse av å ha oppnådd.

Planleggingsteknikken implementeres best ved hjelp av MS Outlook. Ved å bruke "Oppgaver"-panelet kan du lage gjøremålslister ved å tildele dem en bestemt kategori - "Dag", "Uke" eller "Måned". Og for disse kategoriene, konfigurer oppgavegruppering (se illustrasjonen nedenfor). Da kan du enkelt overføre oppgaver fra en liste til en annen på et sekund, bare ved å endre kategorien deres. Imidlertid er denne teknikken perfekt implementert både i dagboken og på planleggingstavlene.

Hver oppgave har sin tid

Si meg nå, har du noen gang hatt noe slikt at du ved et uhell møter den personen du trenger, som du har et par med viktige saker, men det var i møteøyeblikket at de, som om onde, fløy ut av hodet ditt? Og sikkert, kolleger ringer deg ofte med ordene: "Jeg ville fortelle deg noe, men glemte ... Ok, jeg skal huske - jeg ringer deg tilbake."

Vi har mange oppgaver som ikke må gjøres i Viss tid, men under visse betingelser. For eksempel, når du klarer å fange direktøren, må du signere alle dokumentene med ham, diskutere rapporten, fjerne spørsmål om dekommisjoneringsutstyr osv. Men noen ganger kan vi ikke forestille oss når vi kan snakke med ham. Det betyr at vi ikke forstår hvor vi skal skrive ned slike oppgaver, fordi det er umulig å knytte dem til et bestemt tidspunkt. Trengs her kontekstuelle planleggingsteknikk. Dette er når det er et sett med betingelser som er gunstige for utførelse av en bestemt oppgave.

En av våre sammenhenger er plass. Når jeg for eksempel er på skattekontoret vil jeg melde meg på en avstemming. Når jeg skal på forretningsreise vil jeg samtidig besøke filialen vår. Det vil si at oppgaver er knyttet til et bestemt sted.

En annen kontekst er mennesker. Vi har alle saker fra tid til annen som er knyttet til en person. For eksempel, når jeg ser klient N, må jeg diskutere med ham en ny prisliste og forlengelse av kontrakten. Flere sammenhenger er omstendigheter, ytre og indre. Eksempler på ytre forhold: når sjefen er i godt humør, når en slik og en lov kommer ut. Indre omstendigheter er for eksempel en kraftig bølge av inspirasjon eller omvendt manglende vilje til å jobbe.

Kontekstuell planlegging: Ulike teknikker

Her går vi igjen tilbake til oppgavelistene våre, først nå grupperer vi dem etter sammenhenger. For eksempel starter vi i dagboksdelene om typiske sammenhenger. La oss si at vi kaller en av seksjonene "Bank" og lister opp alle problemene som må løses mens du er i banken. Eller for eksempel "Prosjekt XXX" - og det var en liste med spørsmål som må avklares for prosjektet. Det viktigste er ikke å glemme oppgaven til rett tid.

Og det finnes mange slike metoder for kontekstuell planlegging. Du skriver for eksempel ned spørsmål på en lapp som du absolutt trenger å skyte på et møte, og legger dette papiret i brilleetuiet. Og du vet at det første du gjør i ethvert møte er å ta frem og ta på deg brillene. Følgelig vil spørsmålene for diskusjon minne seg selv om seg selv.

Du kan forberede deg på forskjellige saker livskontekstmapper. For eksempel vet du at om et år vil kontoret ditt bli renovert med utskifting av vinduer. Skaff deg en «Reparer»-mappe og legg alle «regnskap»-artikler i den, brev fra finansdepartementet og den føderale skattetjenesten om dette emnet, osv. Tro meg, når det er på tide å ta hensyn til reparasjonskostnader, innholdet i mappen vil være til stor hjelp for deg og spare mye tid.

Du kan lære mer om tidsstyring i MS Outlook fra boken: G. Arkhangelsky. "Formel for tid". Ved å bruke den kan du enkelt konfigurere datamaskinen din til å miniautomatisere din personlig system planlegger

Når du planlegger med MS Outlook, kan kategorier tildelt oppgaver brukes som kontekster. For eksempel kan du opprette kategoriene "Chief", "Bank", "Skatt", "Prosjekt XXX", etc. Og når visse oppgaver oppstår, legg dem umiddelbart til ønsket kategori. Når sjefen din ringer deg, kan du åpne "hans" kategori, se alle oppgavene knyttet til den og raskt løse dem.

Regnskapsfører, er du klar for en endring i omstendighetene? Alltid klar!

I forretningspraksis, en plutselig endring av oppgaver - vanlig forekomst og det er definitivt deprimerende. Vi kan imidlertid planlegge ting slik at endringer forårsaker liten eller ingen skade på planene våre. For dette er det praktisk å bruke den rigid-fleksible planleggingsalgoritmen. Det innebærer å dele våre daglige oppgaver inn i tre typer.

Første type- dette er vanskelige oppgaver, utførelsen er knyttet til et bestemt tidspunkt. Planleggingen deres er vanlig - vi skriver dem bare ned på tidsruten i dagboken. For eksempel, klokken 10 - et møte, klokken 12 - ring trygd, klokken 17 - et møte.

Andre type - fleksible oppdrag, ikke bundet til tid. For eksempel må du skrive et følgebrev for en avklaring. Og det spiller ingen rolle når du gjør det: Klokken 11 om morgenen eller klokken 15 om ettermiddagen. Hovedsaken er i dag.

Og endelig tredje type- dette er budsjetterte oppgaver krever et tidsbudsjett. For eksempel å utarbeide en balanse for 9 måneder. Det er klart at dette ikke er snakk om ett minutt, du trenger minst et par dager.

Prinsippet for en rigid-fleksibel tilnærming til planlegging av dagen er å ikke inkludere de oppgavene som ikke er strengt knyttet til en bestemt tid i klokkenettet. For å gjøre dette deler vi siden i dagboken vår i to vertikalt.

(1) I klokkenettet registrerer vi bare vanskelige oppgaver. Vi legger også budsjetterte oppgaver her, og allokerer nødvendig tidsbudsjett til dem.

(2) På høyre side av dagboken skriver vi en liste over alle fleksible oppgaver, og rangerer dem etter prioritet.

Dermed har vi for øynene våre hele bildet av dagen. Vi vet hva som er tøffe ting og hva tid vi må gjøre. Vi forstår hvilke tidkrevende oppgaver som må gjøres, og vi har reservert tid til dem. Samtidig ser vi tydelig fritid og håndterer fleksible oppgaver rolig. Hvis det dukker opp nye oppgaver, må vi bare omprioritere og eventuelt endre rekkefølgen på å gjøre ting. Generelt endres ikke planen.

Oppsummering av planleggingen av dagen trekker vi frem de grunnleggende reglene.

1. Ved starten av arbeidsdagen avsetter vi 5-10 minutter til planleggingsoppgaver. Ideelt sett bør de planlegges om kvelden. Men dette fungerer ikke alltid, i tillegg, på kvelden vi kanskje ikke vet om noen hastesaker. Så på kvelden kan du gjette grov plan dag, og når du kommer på jobb, avklar rolig om det er noen hastesaker.

2. Vi legger kun inn vanskelige oppgaver i tidsruten.

3. Dagens plan, trukket opp på en slik måte at hver linje i dagboken er opptatt, er i seg selv allerede slitsom og nervøs. Derfor bør ikke mengden av planlagt tid overstige 70 % av den totale arbeidstiden. På usynlige omstendigheter sette 30%. Prøv å ha mer "luft" i planen din, det vil si tid i reserve. Jo mer det er, jo mer sannsynlig er det at planen vil bli gjennomført og samtidig forblir du i god helse og godt humør.

Svært ofte kan du møte folk som konstant klager, sier de, de har veldig lite fritid, alt er planlagt til minuttet. Det blir interessant: folk kan klage på mangel på tid, men det er ingen måte å finne en halvtime å ta en pause på. Det er en slags resonans, ikke sant? Ja, noen ganger er vi veldig opptatt og kan ikke engang slutte å jobbe, vi vil gjøre alt, vi streber etter å raskt lukke tidsplanen om en måned. Og noen ganger vet folk bare ikke hvordan de skal distribuere riktig egen tid Som forøvrig er gull verdt. La oss snakke om arbeidsplanlegging.

Hvorfor går vi ofte tom for tid?

Mangel på tidsressurser kan finnes nesten overalt. Svært ofte kan vi gjøre det ene, men har absolutt ikke tid til å gjøre det andre. Hvordan være? Hvorfor er det alltid mangel på tid?

1. Skynde. En av hovedårsakene til hans fravær er det konstante hastverket. Det er sant at hvis du har det travelt et sted, går tiden ubemerket hen, men faktisk skjedde ingenting for å fullføre. Folk har glemt at hvis du handler på en avmålt måte, så vil dette være det beste smarte grepet for å holde styr på tiden og planlegge den riktig.
2. Forhastede beslutninger. Det ser ut til å være nok tid til å gjøre jobben, men noe er fortsatt galt. Faktum er at noen ganger kan du møte folk som ikke tenker og er umiddelbart på stedet. Ofte er slike uberegnelige handlinger ikke gjennomtenkt i det hele tatt. Og dette er veldig dårlig. Oppstyr om å ta en beslutning er veldig dårlig oppførsel. Derfor ser det ut for oss at det nesten ikke er tid, fordi det er nødvendig å bestemme at, den tredje, den tiende - hvor kan vi gå!
3. For mange ting. Ofte tar folk på stor mengde oppgaver som du ønsker å gjøre med en gang, men samtidig fungerer ingenting. Det ser ut til at det er arbeid, men det er så mye av det at det rett og slett er umulig å takle. Tiden mangler sårt, du må gjøre alt maksimalt: vakkert, utmerket, i tide. En person begynner å få panikk, finner på en million "unnskyldninger" for seg selv for at mange ting har hopet seg opp, og bekrefter dermed at tiden var bortkastet, og at han mangler det.
4. Brudd på rangeringen av saker etter viktighet. Noen gjør følgende: de tar på seg det som ser ut til å være en prioritet, men å gjøre denne forretningen er like enkelt som å avskalle pærer; du kan ta det opp litt senere. Så ved å utsette de viktigste, tungtveiende og seriøse øyeblikkene til senere, gjør folk det som er enkelt. Den tyngste gjenstår ved slutten av arbeidsdagen. Naturligvis vil ikke tiden strekke til. Derfor bør du begynne kl omvendt rekkefølge slik at det ikke er mangel på tid: først det vanskeligste, og så på slutten - det enkle.
5. Feil start på dagen. Ja, det kan til og med ødelegge hele dagen. Det ser ut til, men hvordan kan dette påvirke planene i det hele tatt? Veldig enkelt! For eksempel våknet du med brent frokost, hunden spiste en notatbok, og sønnen din nektet å gå på skolen. Tror du at du vil ha et ønske om å gå til jobb med entusiasme etter noe slikt? Selvfølgelig ikke. Dessuten vil du forsinke øyeblikket, tenke veldig lenge, reaksjonen vil bli hemmet, et vilt ønske om å sove vil dukke opp, og forskjellige tanker vil komme til hjernen bare for å distrahere deg fra alvorlige saker. Derfor er det som et resultat en forferdelig mangel på tid til planlegging og riktig konstruksjon arbeidsdag.

Grunnleggende planleggingsregler helt i begynnelsen av dagen

God stemning for hele dagen. De sier riktig, med hvilken fot du reiser deg - og hele dagen vil gå. Hvis du er i godt humør om morgenen, men ladningen positive følelser vil ikke la deg vente. De som har et elegant humør oppnår suksess umiddelbart. Få en vane med å våkne godt humør slik at ingen og ingenting kan ødelegge det for deg. Du kan til og med starte dagen med tre viktige spørsmål som må løses på en dag:

• Hvordan kan i dag bringe meg nærmere målet mitt?
• hva må jeg gjøre for å få det ut i dag maksimal glede?
• hva må jeg gjøre for å alltid støtte egen kropp i den sinnstilstanden?

God solid frokost og ingen hast. 90% av folk er glade bare fordi de har muligheten, stramt, ingen steder på samme tid sakte. Tro meg, en slik start på en ny dag vekker deg ikke bare resten av dagen, men lader deg også med ubeskrivelige følelser. For å spise godt og ikke skynde deg noe sted, trenger du bare å legge deg tidligere. den hovedhemmeligheten suksess og lyst til å planlegge arbeidsdagen.

Start arbeidet samtidig. For å planlegge arbeidsplanen så nøyaktig som mulig og starte dagen vellykket, må du starte morgenen på samme tid. Kroppen blir gradvis disiplinert, og da vil den spørre etter det du har lært den å gjøre. Det er det samme med jobb: prøv å forklare kroppen når du bør begynne hjerneaktivitet og travelheten med å holde ham klar. Etter en stund vil han selv begynne å være aktiv og be om start på arbeidsperioden.

Ingen dikkedarer før jobb. Svært ofte er mange klare til å gjøre hva som helst, om ikke det viktigste. For at det ikke er en slik oppbygging og du kan komme i gang med en gang, ikke glem å si til deg selv et fast "stopp". Planleggingen av dagen kommer umiddelbart på avveie så snart en person begynner å unngå de viktigste tingene. Det førte til at alt som ble prioritert bare var halvferdig. Prøv å gjøre alt som er veldig nødvendig først, og først deretter løse sekundære problemer.

70/30-prinsippet. Sørg for å legge inn 70 % av informasjonen i din: dette inkluderer nøyaktig tidspunkt nøyaktig hva du skal gjøre og hvor lenge. 30 % gjenstår i hodet ditt: for eksempel stedet der du trenger å møtes, eller navnet på vennen du vil sende en melding til. Nervesystemet skal alltid beskyttes mot overbelastning så mye som mulig. Hvis du 100 % skriver inn alt du trenger i notatboken, så kan du bokstavelig ord koker hjerner. Sett derfor visse grenser for planlegging av arbeidsdagen din.

Grunnleggende regler for planlegging midt på dagen

Forberedelse til arbeid. La oss si at du har et stort bord hvor alt arbeidet faktisk er i full gang. Det første du må gjøre er å fjerne alle unødvendige papirer og andre ting fra den. La bare det du trenger på bordet i utgangspunktet. Den ekstra informasjonen foran deg vil ikke føre til noe godt og vil bare absorbere tiden din. Gjør deg klar til jobb slik at alt er klart feilfritt.

Sette tidsfrister. Oppgaven som er betrodd deg må fullføres i tide, som du bare må diskutere. Handle til din fordel og "forhandle" tid slik at både du og den andre personen som betro oppgaven er så komfortable som mulig. Hvis du ønsker å kunne planlegge din egen tid, så uten frister løse problemer og implementeringen av dem er rett og slett uunnværlig. Hvis du tror at du ikke vil takle arbeidet - bare be om litt mer tid, la det være en reserve. La oss si at du må forberede et interessant prosjekt, som faktisk vil ta litt mer enn en måned. Sett en frist på 1,5-2 måneder, ta tid med margin.

Avvisning av alle "haster" mindre saker. Uforutsette situasjoner skjer ofte, det er rett og slett umulig å ikke ta hensyn til dem. Men noen ganger er presserende øyeblikk så smålige at de kan vente til en mer alvorlig og global sak er avgjort, som du forresten jobber med. Alt avhenger selvfølgelig av omstendighetene, men respekter planleggingen din, å være i stand til å korrekt og taktfullt nekte absolutt ikke presserende beslutninger.

Pauser er viktige.Å jobbe uten pause er en veldig feil ting. Pauser er i alle fall veldig viktige og nødvendige for at kroppen skal hvile. Hold en vanlig timeplan under varigheten av arbeidsaktivitetene dine, stopp regelmessig i minst et par minutter når du føler at du trenger en pause. Å planlegge en arbeidsdag betyr ikke bare konstant arbeid, utrettelig. Planen inkluderer alt sammen: både aktivitet og hvile.

Hver gjenstand elsker sin plass. Alt er veldig enkelt her: etter å ha jobbet med noe, ikke glem å sette objektet på plass. En ting må alltid tilbake til der den ble hentet fra. En slik interessant tilnærming vil bidra til å spare tid i videre arbeid, du vil ikke lete etter det du trenger i flere timer, siden den nødvendige tingen lenge har vært på plass.

En jevn finish. Ikke slipp alt så snart du ser målstreken. Arbeidet som er påbegynt skal alltid fullføres til slutt. Dessuten bør målstreken være treg, med en jevn tilnærming. Hvis du kaster alt brått, kommer det ikke noe godt ut av det. Å planlegge en arbeidsdag anses som ideelt når hver oppgave er pent utført, og små konklusjoner trekkes som et resultat.

Lønnsomme minutter. Hvis du har et ledig minutt i løpet av hele dagen, så ikke kast bort det forgjeves. Åpne heller planleggingen og tenk på hva du fortsatt må gjøre, nøyaktig hvordan du vil ta på deg jobben, og så videre. Med andre ord, bruk fritiden nyttig ved å fylle et uplanlagt tomrom med en underholdende aktivitet.

1 time for deg selv. Blant den travle arbeidsplanen, som er planlagt per time, sørg for å finne tid for deg selv. Dette kalles den "stengte" timen, når en person gjerder seg av fra enhver virksomhet, uansett hvor presserende de er, og bruker individuell tid for enhver anledning. Vil du spise? Flott, prøv det. hele timen. Vil du bare ta en lur? Hvorfor ikke legge seg ned og få styrke? En person trenger bare 1 time for å samle tankene sine og fortsette å jobbe.

Sjekker planer. For at arbeidsdagen skal bygges i en kjede, ikke glem at det også er nødvendig å dobbeltsjekke deg selv. For eksempel, på slutten av arbeidsdagen, kan du bli forvirret på slutten og slutte å forstå enkelte ting. Dobbeltsjekk deg derfor alltid for å være sikker på at alt går etter planen din.

Grunnleggende regler for planlegging på slutten av dagen

Angret - fullført. Nå kan du fortsette til de øyeblikkene du ikke har rørt ennå, men visste at det var enkelt å gjøre. Etter å ha fullført hovedflyten av arbeidet, sørg for å gå videre til sekundære oppgaver som umiddelbart løses. Du skjønner, dagen begynner med det vanskeligste og viktigste, og slutter med sekundære, men tydelig utførte øyeblikk.

Planlegging for neste dag. Kanskje den mest grunnleggende tingen å gjøre når du avslutter dagen og starter en ny. Tenk over arbeidsdagen din, som vil være i morgen, skriv ned alt som må gjøres først, og skriv deretter inn tilleggspunkter. Og generelt, la deg ha en god vane med å gjøre alt på forhånd, nemlig å planlegge arbeidsdagen før du legger deg slik at alt er klart om morgenen.

Viktigheten av en aktiv livsstil

Forresten er det veldig viktig å føre en sunn livsstil slik at alt er i hyllene. Du skjønner, selv når du planlegger arbeidsdagen, hjelper sport å leve og bevege seg mot suksess. Ved å inkludere kondisjon i livet ditt, eller, kan du for alltid føle deg uvel og en "løs" uregelmessig timeplan. Som de sier, idrett disiplinerer en person på alle måter. Å planlegge en arbeidsdag blir nå ikke bare en hyggelig vane, men også en integrert del av livet, uten hvilken det er umulig å gå videre.

Du ser hvor enkelt og enkelt det er for alle å planlegge tiden sin. Det er nok bare å utarbeide en arbeidsordning, i henhold til hvilken du vil gå videre. Sørg for å følge alle punktene ovenfor, de er allerede testet i praksis. Effektiviteten til metodene er 100 %. Planlegg arbeidsdagen så nøyaktig som mulig, våkn opp i godt humør, lad opp batteriene om morgenen og ikke la kroppen bli sliten og overtrøtt.

Jeg er sikker på at hver og en av dere har lagt merke til dere selv mange ganger: du ser ut til å pløye som helvete hele dagen, utrolig opptatt med noe, men ved slutten av dagen, når du tenker på hva du klarte å gjøre i dag, innser du med stor overraskelse at det ikke er noe vesentlig resultat.

Hvordan går en dag vanligvis for en gjennomsnittlig russer? Våknet, spiste (hvis du allerede har noe å spise). Jeg gikk på jobb med tanker: «I dag er en viktig dag. Alt må gjøres i dag! Jeg kom, satte meg ved skrivebordet mitt og så på skjermen: Så, hvor ville det være bedre å begynne ...?. Det ville være nødvendig å sjekke posten ..., vel, i kontakt på vei å gå for et minutt ... To timer gikk. Jeg husket at jeg måtte jobbe. Jeg hadde akkurat begynt å jobbe, da mennene plutselig ropte på en røyk, gikk med dem, en halvtime gikk ubemerket av samtalen. Og da blir det lunsj snart, hvorfor bry å anstrenge seg, for etter lunsj er det mye tid, du vil ha tid til alt. Etter middag sendte sjefen meg plutselig til et møte med partnere. Du kommer til kontoret om kvelden, du innser at du ikke har gjort en jævla ting, du blir på jobb for å fullføre alt. Plutselig husker du at i dag er det noen som har bursdag kjære, ring ham, gratuler ham, og si at du ikke kommer, fordi mye arbeid. Du kommer hjem fra jobb, det er ikke humør, trøtt som en hund, du tar et par flasker øl for å forbedre humøret. Det er ikke noe ønske om å leke med barn, med en kone (mann) nå er heller ikke den beste tiden å bruke tid på. Han skrudde på TV-en og besvimte snart i stolen uten engang å fullføre ølet. Og så dag etter dag...

Jeg håper du får mest mulig ut av dagen din. Imidlertid lever mange mennesker slik hver dag. Naturligvis er det jeg ga som eksempel en liten del av det som virkelig skjer med mennesker. Det er en haug med andre bivirkninger. Og alt på grunn av det faktum at en person lever for i dag og bruker den slik omstendighetene utvikler seg. Derfor er produktiviteten, både i arbeidsplanen og i familien, nær null. Heldigvis finnes det en vei ut. Daglig planlegging av dagen vil bidra til å øke produktiviteten.

Daglig planlegging av tiden din er en integrert del av evt vellykket person. Når alt kommer til alt, når en person alltid vet hva han vil og hva som må gjøres på et bestemt tidspunkt, klarer han å gjøre mye mer enn noen som bruker dagen sin på "hvordan det går".

Jeg vil gi ti grunnleggende regler som du kan lage dine egne fremdriftsplan så effektivt som mulig. Dette er selvfølgelig ikke et universalmiddel, og alle kan redigere dagboken sin i samsvar med styrke, arbeidsmengde, oppgavehastighet, søvn, hvile osv.

PLANLEGG TIDEN DIN. 10 REGLER.

1. Prøv å holde deg til 70/30-prinsippet.
Å planlegge absolutt hele tiden er upraktisk, fordi. i dette tilfellet vil handlingene dine være helt i strid med timeplanen din. Ja, og den fullstendige "fengslingen" av tiden din i en dagbok vil føre til at du vil være i for trange grenser og konstant føle deg som en slags robot, hvis hele livet er planlagt hvert minutt.

Den optimale løsningen er planlegger 70 % egentid. Enig, noen hendelser er vanskelige å forutsi, og nesten hver dag er det en slags "overraskelseseffekt", så du bør alltid la litt tid være ledig. Eller, alternativt, lage en bestemt aksje i hver tidsperiode.

2. Lag en plan for neste dag i kveld.
Å planlegge neste dag på slutten av i dag er prisverdig, men for ikke å glemme noe, sørg for å skrive ned alt du gjør. Skill oppgaver etter viktighet ved å dele notatboken i to kolonner. I den første skriv ned hva som må gjøres umiddelbart. I den andre - som er mindre viktig, og i tilfelle force majeure kan den planlegges om til en annen dag.

Kryss av oppgavene og oppgavene du har fullført, én etter én. Dette vil tjene som et ekstra insentiv for deg og tilføre ny styrke for å løse de gjenværende oppgavene. Hvordan færre oppgaver du vil forbli, jo mer tillit til at du vil takle dem, vil du få.

På slutten av hver dag, helt nederst, kan du legge til en inskripsjon som: "Hurra! Jeg gjorde det", "Godt gjort! Men dette er bare begynnelsen!”, “Jeg klarte alt! jeg er kul! Men det er fortsatt mye å gjøre!». Denne inskripsjonen vil også stimulere deg om morgenen til å nå dine mål og samtidig ikke slappe av.

3. Strebe etter å oppfylle mest planlagt før lunsj.
Når du midt på dagen innser at det viktigste for i dag er gjort og allerede ligger bak, er det mye lettere å utføre de resterende oppgavene. Dra nytte av lunsjpausen til å håndtere dine personlige saker (ringe slektninger, svare på tapte anrop, diskutere lånespørsmål med banken, betale regninger osv.). La minimum for kvelden (forhandlinger med utvikleren, gå til salongen, kjøpe dagligvarer, trene i treningsstudioet).

4. Legg til minutter med hvile i hver arbeidstime.
Obligatorisk regel for alle. Jo oftere du hviler, jo mer produktive vil aktivitetene dine være. Alle velger den mest praktiske ordningen for seg selv, men to ordninger fungerer spesielt godt: 50 minutter arbeid / 10 minutter hvile eller 45 minutter arbeid / 15 minutter hvile.

Mens du slapper av, er det slett ikke nødvendig å røyke bambus og spytte i taket mens du ligger på sofaen. Tross alt kan denne tiden brukes godt. Varm opp: gjør armhevinger, trekk deg opp, stå på hodet (hvis plassen tillater det), gjør øvelser for nakke og øyne. Rydd opp på arbeidsplassen, rydd i huset eller kontoret, les en bok, ta en tur frisk luft, foreta planlagte samtaler, hjelpe kollegaer med noe (familie hvis jobben er hjemme) osv.

5. Prøv å lage realistisk planlegging.
Ikke overveld deg selv med arbeid du ikke kan håndtere. Ikke gå til det ekstreme av overplanlegging (som om du er opp til et hvilket som helst fjell), og planlegg bare så mye arbeid som du realistisk kan håndtere.

Ikke forveksle planlegging med mål. Målene dine kan være superstore, de skal i prinsippet være det. Men for å nå disse målene på kortest mulig tid, må det være realistisk og kompetent planlegging av oppgavene som stilles. Dette betyr absolutt ikke at du må jobbe hver dag til du mister pulsen for å nå målet ditt så fort som mulig. Det er bedre å gjøre én ting i små porsjoner jevnt og trutt hver dag enn å gjøre det samme fra begynnelsen til slutten av dagen kaotisk og raskt. Da blir du ikke utslitt, og måloppnåelsen vil skje systematisk.

I tillegg, på slutten av hver dag, legg til en kolonne «Planen fullført med ____ %» og gå inn der prosentdel dine fullførte oppgaver for i dag. Dette vil tjene som en ekstra stimulering for deg, samt gi en mulighet til å sammenligne resultater og deretter foreta passende justeringer når du planlegger tiden din.

Prøv hver dag, i hvert fall ikke mye, men overoppfyll planen. De. prøv å i tillegg lukke de oppgavene som ikke var angitt i planen. Naturligvis bør løsningen deres først tas etter at alle de planlagte oppgavene allerede er fullført. Enig, det er fint å se på superproduktiviteten din, se på tallene 105 %, 110 %, 115 % på slutten av hver arbeidsdag.

6. Gjør store oppgaver i små deler.
Denne taktikken kalles også "skjære salami"-taktikken. Einstein bemerket det også de fleste liker å hogge ved fordi handlingen umiddelbart etterfølges av resultatet. Del opp målene og prosjektene dine i små porsjoner og fullfør dem i ganske lang tid, hver dag bruker omtrent to timer til dette arbeidet. Ved å nå det første delmålet, og visse resultater, som vil stimulere til gjennomføring av de resterende oppgavene.

La oss for eksempel ta et produkt: Hver dag kan du dumt legge til linjen "Lag et videokurs" i dagboken din og jobbe med dette kurset. Men i dette tilfellet er det det noen store ulemper:

• du har ikke mulighet til å forutsi varigheten av kurset ditt på forhånd
• hver dag vet du ikke hvordan du skal fortsette å jobbe med kurset
• du føler deg ikke fornøyd med arbeidet som er utført før du har fullført kurset helt

Hvis imidlertid opprettelsen av kurset er delt inn i mange små porsjoner og lukkes gradvis, kan alle de oppførte ulempene lett unngås.

De oppgavene, hvis utførelse fører til mildt sagt misnøye, eller som du er inhabil, delegere gjerne til andre spesialister som utfører slike oppgaver for moro skyld. Du vil spare mye tid, og det planlagte arbeidet vil bli gjort mer profesjonelt.

7. Vær stille en stund.
Det hender ofte at TV neste rom, en radio som fungerer i flere dager, noens stemmer, folk som går forbi deg, en bygning under bygging i en nabogate, som et resultat er de så irriterende at det rett og slett er umulig å konsentrere seg normalt om å gjøre viktige ting. I stedet for å løse spesifikke problemer, snurrer tights til 574 rubler i hodet mitt, som din ansatte kjøpte i dag, eller Justin Biebers siste super-mega-hit, som nå spilles på radio.

Å prestere ekstremt viktige oppgaver det er nødvendig å kunne jobbe stille, uten forstyrrelser utenfra. Det er i dette tilfellet at du med maksimal konsentrasjon kan oppnå høyest produktivitet og effektivitet.

8. Legg bort ting når du er ferdig med å bruke dem.
Dette vil spare deg for mye tid i fremtiden og vil også hjelpe deg å unngå rot. Ikke for ingenting sier de: «Hvis du vil vite om din fremtidige partner, se på skrivebordet hans. Hvilken ordre er på bordet hans - slik ordre er i hans saker.

Jeg råder deg til generelt å kaste ut alle de gamle og unødvendige tingene dine, bli kvitt overflødig søppel slik at bare de mest nødvendige tingene for jobben ligger på bordet.

Oppbevar ting på veldefinerte steder. Legg for eksempel alle dokumenter i en egen mappe eller boks, oppbevar kvitteringer og kvitteringer på et bestemt sted, penner og blyanter på det mest praktiske stedet for bruk. Heldigvis, nå kan du enkelt kjøpe spesielle sett, bokser, etuier for å løse dette problemet.

Gjør det og kjenn den utrolige effekten!

9. Bli kvitt ting du ikke trenger.
Alle lagrene av gamle ting som er igjen i tilfelle "hva om det kommer til nytte" vil ikke gi deg annet enn ekstra støv og søl. I tillegg antas det at ting sendt av oss "for skrot" til mesaninen, i kofferter, under sofaen, i pantryet, på kjøkkensettet, bærer negativ energi.

Dette, som du forstår, gjelder ikke bare for skrivebordet, men også for arbeids- og hjemmeområdet generelt. Bli derfor hensynsløst kvitt disse "veldig nødvendige tingene som du synes synd på å kaste." Samle alt det gode i en lastebil, ta det til et deponi og brenn det. Hvis det virkelig er synd, så legg alt ved siden av inngangen, de trengende vil raskt ordne opp. Klær og sko kan leveres til barnehjem og sykehjem. Du vil bare være takknemlig.

10. Led en aktiv og sunn livsstil.
Hvis du ennå ikke er veldig vennlig med sport, gymnastikk, vannprosedyrer, riktig næring osv., så anbefaler jeg deg å legge til noe av dette i din daglige rutine. Jeg gir deg en 100% garanti for at du vil være veldig fornøyd med resultatet. Det viktigste er at du ikke tusler og følger sportsplanen din strengt. Du vil ikke engang merke hvor raskt helsen din og generelt fysisk tilstand. Du kan også enkelt bli kvitt dårlige vaner hvis du setter deg et mål og bygger gode vaner i stedet for dårlige vaner.

Det bør huskes at den beste søvnen er før midnatt, fordi. i løpet av denne perioden hviler kroppen din og får styrke den beste måten. Med andre ord, legg deg i dag, ikke i morgen.

Få nok søvn, tren, spis riktig. Kroppen din vil takke deg med god helse, høy level positiv energi og beredskap for produktiv aktivitet.

Til slutt vil jeg gi et eksempel på rutinen min slik at du har noe å sammenligne. Kan ikke si at det er den perfekte allrounderen rute for alle, men personlig passer det meg helt. Sammenlignet med min aller første rutine, har den blitt justert mer enn én gang og på dette øyeblikket det ser slik ut...

DEN PERFEKTE PLANLEGGINGEN AV DAGEN FRA MITT SYNSPUNKT

06:00-07:00	Å stå opp, trene, dysse, morgenløp, morgenprosedyrer, dusj
07:00-07:30	Frokost
07:30-08:30	Hvile, sjekke post, andre ting
08:30-09:00	Jeg skal til kontoret
09:00-12:00	Arbeidsflyt (introdusert kritiske oppgaver for i dag)
12:00-12:30	Middag
12:30-13:00	Hvile, andre ting
13:00-14:00	Lese litteratur
14:00-18:00	Arbeidsflyt (mindre oppgaver for i dag legges inn)
18:00-18:30	Middag
18:30-19:00	Overoppfyllelse av planen, planlegging for neste dag
19:00-19:30	Skal hjem
19:30-22:00	Husarbeid, treningsstudio, utendørsaktiviteter, turgåing, underholdning, møte med venner
22:00-22:30	Oppsummering, siste justering av timeplanen for neste dag, forberedelse til sengetid
22:30-06:00	Drøm

Noen merknader om planen:

• De rutine beregnes på hverdager (virkedager) og gjelder ikke helger. Det burde være en plan i helgen, men den er skreddersydd spesifikt for hvile (alt forblir det samme, grovt sett er det bare arbeidsflyten som endres til hvile), i ekstreme tilfeller overføres noen arbeidsmomenter til fridagen (hvis noe ikke var det). gjort eller noe dødelig).
• Hver tidsperiode tas med en viss margin. Avvik fra rutinen i 30 minutter er normalt.
• Alles morgen kan starte på et annet tidspunkt. Jeg gikk bare videre til mer tidlig tidspunktå gjøre mer, og det ga positive resultater.
• Tidspunktet for avreise fra hjem til jobb og tilbake kan også være forskjellig for alle. Jeg valgte det optimale tidspunktet for meg selv - når trafikkorkene allerede løser seg opp i byen.
• Daglig lesing av litteratur bindende regel for alle. Hvis tiden ikke tillater lesing på jobb, les til lunsj, på bussen, etter jobb, før sengetid.
• Det hender at man i forbindelse med tilleggssaker må legge seg mye senere. I alle fall, prøv å våkne i henhold til timeplanen din, ellers vil din daglige rutine hele tiden skifte, og dette er ikke bra.
• I helgene kan du stå opp sent og legge deg sent, men også holde deg til en timeplan ved å våkne og legge deg samtidig (for eksempel en time eller to senere enn på hverdager).

For å planlegge tiden din kan du bruke en arrangør, en notisblokk, et vanlig ark, en notatbok, ulike spesialprogrammer og applikasjoner. Personlig bruker jeg den svært brukervennlige Google-kalenderen. I tillegg til å ha en rekke nyttige funksjoner, den er synkronisert med mobile enheter, noe som betyr at den alltid er for hånden, uansett hvor du er. Generelt innen synkronisering Google Apps går i store skritt. Dette letter arbeidet i stor grad når alle slags assistenter er for hånden på én konto, som også er synkronisert med hverandre. Jeg kan ikke lenger tenke meg å jobbe ved datamaskinen og på telefonen uten Google Chrome, Kalender, YouTube, Disk, Oversett, Google+, Maps, Analitikk, Picasa og mange andre nyttige tjenester. Jeg anbefaler deg også å bruke Wunderlist Super Scheduler

Det var alt jeg ville fortelle deg i dag. Hvis du ikke allerede fører dagboken din og ikke setter deg selv mål, begynn å gjøre det umiddelbart og fortsett å gjøre det hele tiden! Jeg håper de 10 gylne reglene ovenfor vil hjelpe deg med å planlegge tiden din, og at du vil begynne å gjøre mye mer.

Hver dag må lederen (spesialisten) ta avgjørelser om hvordan arbeidstiden best skal brukes. Planlegging er et prosjekt av arbeidsprosesser for den kommende tidsperioden. Og det er svært viktig å organisk knytte planlegging av arbeidstid og ønskede resultater aktiviteter. Dette kan oppnås ved i praksis å bruke de grunnleggende prinsippene og reglene for arbeidstidsplanlegging.

Grunnleggende prinsipper og regler for planlegging:

1. 60:40-regelen (den "gyldne" planleggingsregelen).

2. Analyse av aktiviteter og tidsforbruk.

3. Samle oppgaver. Utarbeide handlingsplan. Prioritering.

4. Regelmessighet, konsistens og konsistens i planleggingen.

5. Realistisk planlegging..

6. Erstatning for tapt tid.

7. Skriftlig form.

8. Overføre det som ikke er gjort.

9. Å fikse resultater i stedet for handling. Det er bedre å registrere resultater, eller mål (slutttilstand) i planer, og ikke hvilke som helst handlinger. "Ikke ring", men "enig".

10. Etablering av midlertidige normer.

11. Frist.

12. Prioriteringer (grad av betydning).

13. Bli kvitt "tyranni" av hastverk. Det mest presserende er ikke alltid det viktigste.

14. Delegering (omdisponering) av saker.

15. "Absorbere av tid" og tidsreserver.

16. Gjenvinning - dobbeltsjekking.

17. Fritid, tid for planlegging og kreativitet.

18. Alternativer. Valg beste måtenå løse problemer.

19. Variasjon.

20. Tidsjustering s x planer.

Arbeidstidsplanleggingssystem.

For å motta så mye som mulig beste resultater Ved planlegging av arbeidstid må en leder (spesialist) bruke et slikt konsept som "planleggingsperioder": dag, uke, måned, år. Hver planperiode må vurderes separat.

I næringslivet har følgende planleggingsperioder rettferdiggjort seg:

langsiktige mål - 3-5 år (eller mer) - planer for flere år;

mellomlangsiktige mål - 1-3 år - årsplan;

gjeldende planer - 1 uke - 3 måneder - månedlige, ti-dagers planer.

planleggingsperioder.

Årsplan. Ved utgangen av det utgående året er det nødvendig å sette de viktigste oppgavene og målene for de neste 12 månedene. Samtidig er det i de fleste tilfeller tilstrekkelig med en inndeling i kvartaler.

Kvartalsplan. Fungerer som et verktøy for å følge opp gjennomføringen av årsplanen. I løpet av året bør du med jevne mellomrom vurdere hendelsene fra den siste perioden og om nødvendig gjøre endringer eller utsette datoene (interimskontroll). På slutten av hvert kvartal er det mulig å sette mål for de neste tre månedene og bestemme hvilke oppgaver i neste kvartal som skal krysses over, hvilke som skal flyttes og hvilke som skal legges til.

Månedsplan. Oppgavene og målene som er tatt i betraktning i månedsplanen overføres fra kvartalsplanen, og også om nødvendig fra siste måneds plan. Siden nøyaktigheten av planleggingen øker med tilnærmingen til tidshorisonten, er oppgavene allerede tatt i betraktning mer detaljert i månedsplanen (tidsforbruket holdes i timer).

Tiårsplan. Forutsetter en enda mer detaljert, mer nøyaktig prognose for den kommende perioden.

Dagsplan. Den er bygget på grunnlag av en ti-dagers plan. Den fastslår hvilke oppgaver og saker som skal gjennomføres i løpet av tilsvarende arbeidsdag, og uforutsette legges til de tidligere planlagte.

Dagsplanen er det siste og samtidig det viktigste steget i tidsplanleggingssystemet, den konkrete legemliggjørelsen (gjennomføringen) av de mål som er satt.

Ved å bruke eksempelet på en daglig plan, la oss vurdere fem stadier av systemisk tidsplanlegging.

Utarbeide planer for arbeidsdagen ved hjelp av alpemetoden.

Fem stadier av Alpemetoden.

Denne metoden er relativt enkel og lett nok å huske, siden den er basert på memoteknikk: forbokstaver symboliserer fagbegreper.

Metoden inkluderer fem stadier:

1. Lage en liste over arbeidsaktiviteter og aktiviteter som er planlagt for utførelse.

2. Foreløpig vurdering av varigheten av de planlagte arbeidsaktivitetene og aktivitetene.

3. Reservasjon av arbeidstid ved bruk av 60:40-regelen.

4. Ta beslutninger om å sette prioriteringer, omdisponere eller forlate noen av arbeidsaktivitetene og aktivitetene som er planlagt for utførelse.

Kontroll og overføring av ugjort.

La oss vurdere hvert av stadiene mer detaljert.

1. Lage en liste over arbeidsaktiviteter og aktiviteter som er planlagt for utførelse.

Registrering under de aktuelle overskriftene til "Dagens plan" danner alt som må gjøres neste dag:

oppgaver fra gjøremålslisten eller fra ukentlig (månedsplan);

uoppfylt dagen før;

lagt til tilfeller;

frister som skal overholdes;

tilbakevendende oppgaver.

Samtidig bør det brukes forkortelser som tilsvarer type aktivitet eller overskrifter i skjemaet "Dagens plan": V - besøk, møter, D - delegering av saker, K - kontroll, etc.

Gjøremålslisten skal se slik ut:

i den første tilnærmingen, fordel dem etter prioritet;

del dem inn i langvarige og "korte", korte;

sjekk oppgaver knyttet til personlig kontakt på nytt for muligheten for å fullføre dem mer på en rasjonell måte(for eksempel på telefon).

Dette er imidlertid bare begynnelsen på planleggingen av dagen. En realistisk dagsplan bør alltid begrenses til det som faktisk er mulig å gjøre.

2. Foreløpig vurdering av varigheten av de planlagte arbeidsaktivitetene og aktivitetene.

Nå, mot hver oppgave, må du sette ned den omtrentlige tiden for fullføringen, oppsummere og bestemme omtrentlig Total tid. Det er mulig å estimere varigheten av eventuelle tilfeller etter observasjoner og erfaringsinnhenting.

3. Reservasjon av arbeidstid ved bruk av 60:40-regelen.

Ved utarbeidelse av dagsplan må man forholde seg til den grunnleggende tidsplanleggingsregelen, hvor planen ikke skal dekke mer enn 60 % av tiden og ca. 40 % skal stå som reservetid for uventede ting.

4. Ta beslutninger om å sette prioriteringer, omdisponere eller forlate noen av arbeidsaktivitetene og aktivitetene som er planlagt for utførelse.

5. Kontroll og overføring av ugjort.

Overvåking av fremdriften til planen lar lederen (spesialisten) få den nødvendige informasjonen for å analysere og bestemme måter å forbedre arbeidet sitt på.

Fordeler med å bruke "Alpene"-metoden: bedre humør for den kommende arbeidsdagen; planlegging for neste dag; en klar ide om dagens oppgaver; effektivisering av dagens flyt; overvinne glemsel; konsentrasjon om det mest essensielle; oppnå dagens mål; fremheve viktigere og mindre viktige saker; vedtak om prioritering og omplassering; rasjonalisering gjennom oppgavegruppering; redusere forstyrrelser og uønskede avbrudd; selvdisiplin når du utfører oppgaver; reduksjon av stress og nervøs belastning; rolig oppfatning av uforutsette hendelser; forbedre selvkontroll; økt tilfredshet og motivasjon; følelse av suksess på slutten av arbeidsdagen; vekst av personlige resultater; gevinst i tid på grunn av den metodiske organiseringen av arbeidet.