M.A. Lukasjenka, lege økonomiske vitenskaper, professor, visepresident for Moskva finans- og industriuniversitet "Synergy", ledende ekspertkonsulent for selskapet "Organisasjon av tid"

Vi planlegger effektivt vårt jobbe tid

Snakker en gang med en som er ekstremt opptatt administrerende direktør, hørte jeg en fantastisk setning fra ham: «Jeg kaster ikke bort et minutt forgjeves. Jeg spiser til og med bare med regnskapssjefen for å løse alle de akkumulerte problemene. I det øyeblikket opplevde jeg en blandet følelse av medfølelse og beundring for regnskapssjefen. I sin blodige lunsjtid kan han faktisk ikke slappe av og hvile.

Det er velkjent at arbeidet til en regnskapsfører er veldig vanskelig, ansvarlig, stressende. Og det er vanligvis mye av det. Derfor er de fleste regnskapsførere filosofiske rundt det faktum at man ofte må bli sent eller jobbe i helgene for å ha tid til å gjøre alt man trenger. Men det er ingen mirakler i verden, og over tid gjør konstante overbelastninger seg gjeldende kronisk utmattelse. Og for en sliten person er ikke selv det mest elskede arbeidet en glede.

Det finnes imidlertid tidsstyringsverktøy som i stor grad kan lette arbeidet, gjøre det mer forutsigbart og håndterbart. Med deres hjelp kan du klare å gjøre alle de planlagte tingene og samtidig reise hjem i tide. Denne artikkelen er dedikert til dem.

Hvordan lage en huskeliste

Har du noen gang hørt ordtaket "Det skarpeste minnet er dummere enn den kjedeligste blyant"? Hvis ikke, sørg for å ta den i bruk, fordi den gjenspeiler nøkkelprinsippet tidsstyring - prinsippet om materialisering. Den sier: "Hold ingenting i hodet ditt, skrive ned alt og i beleilig plass, å umiddelbart finne, og i korrekt form, å forstå deg selv etter en stund. Følgelig er alle planleggingsverktøy basert på å ikke prøve å huske de nødvendige oppgavene, men umiddelbart skrive dem ned.

Utkast enkle lister oppgaver - den mest pålitelige og effektiv måte ikke glem noe og gjør alt som er nødvendig. Du tar et ark og skriver ned alt som skal gjøres i dag. Samtidig må du prioritere alle oppgaver – fra de viktigste til de minst viktige. Og de må gjøres i rekkefølge. Så ved slutten av arbeidsdagen vil du garantert gjøre det viktigste og allerede være i stand til å bestemme om de resterende oppgavene er verdt å bli på jobb.

Forklar hva som må gjøres

Når du skal sette sammen en huskeliste, er det lurt å bruke et resultatorientert påmeldingsskjema. Tenk deg at du for neste uke skrev ned for deg selv: "Ivanov, kontrakt." En uke har gått, hvor mye har skjedd med deg ulike hendelser. Og når du ser denne oppføringen igjen, for livet av deg, kan du ikke huske hva du hadde i tankene, hva slags kontrakt du snakker om og hva som må gjøres med den: hente, tegne, signere, si opp . .. Derfor, i oppføringen din, må du være et verb som angir selve handlingen pluss resultatet. I vårt tilfelle må du skrive ned: "Send inn låneavtale nr. ..." til Ivanov for godkjenning.

Vi planlegger for fremtiden

Ved hjelp av "business"-lister kan du organisere ikke bare kortsiktig, men også mellomlang og til og med langsiktig planlegging. For å gjøre dette må du ha tre annen liste oppgaver - for dagen, for uken og for måneden (kvartal, halvår osv.). Legge merke til vi snakker om oppgaver som ikke er knyttet til en bestemt tid. Du kan for eksempel samle inn reiserapporter hvilken som helst dag i neste uke, dette trenger strengt tatt ikke gjøres på mandag klokken 12.00.

Hovedfokuset for denne teknikken er å gjennomgå lister regelmessig og overføre oppgaver fra en til en annen. Samtidig bør du se listen over oppgaver for uken hver dag. De oppgavene som er "modne" til å fullføres neste dag, overfører du til listen over oppgavene for dagen. "Ikke moden" - forlat der de var. Og du ser på listen over langsiktige oppgaver en gang i uken, for eksempel på fredag. Oppgaver som må gjennomføres neste uke, overfører du til passende liste. Så du vil ikke glemme de oppgavene som må fullføres ikke umiddelbart, men senere.

Det motsatte er forresten også sant. Tross alt prøver en flittig regnskapsfører vanligvis å "pakke" flere saker inn i den daglige listen. Samtidig er han klar over at han ikke fysisk kan oppfylle dem alle, men han håper på det beste. Hva er resultatet? En person forlater arbeidet med uferdige saker, og danner et taperkompleks i seg selv. Men tvert imot, du må planlegge så mange oppgaver du enkelt kan fullføre på en dag, og gå hjem med en følelse av å ha oppnådd.

Planleggingsteknikken implementeres best ved hjelp av MS Outlook. Ved å bruke "Oppgaver"-panelet kan du lage gjøremålslister ved å tildele dem en bestemt kategori - "Dag", "Uke" eller "Måned". Og for disse kategoriene, konfigurer oppgavegruppering (se illustrasjonen nedenfor). Da kan du enkelt overføre oppgaver fra en liste til en annen på et sekund, bare ved å endre kategorien deres. Imidlertid er denne teknikken perfekt implementert både i dagboken og på planleggingstavlene.

Hver oppgave har sin tid

Si meg nå, har du noen gang hatt noe slikt at du ved et uhell møter den personen du trenger, som du har et par med viktige saker, men det var i møteøyeblikket at de, som om onde, fløy ut av hodet ditt? Og sikkert, kolleger ringer deg ofte med ordene: "Jeg ville fortelle deg noe, men glemte ... Ok, jeg skal huske - jeg ringer deg tilbake."

Vi har mange oppgaver som ikke må gjøres i Viss tid, men under visse betingelser. For eksempel, når du klarer å fange direktøren, må du signere alle dokumentene med ham, diskutere rapporten, fjerne spørsmål om dekommisjoneringsutstyr osv. Men noen ganger kan vi ikke forestille oss når vi kan snakke med ham. Det betyr at vi ikke forstår hvor vi skal skrive ned slike oppgaver, fordi det er umulig å knytte dem til et bestemt tidspunkt. Trengs her kontekstuelle planleggingsteknikk. Dette er når det er et sett med betingelser som er gunstige for utførelse av en bestemt oppgave.

En av våre sammenhenger er plass. Når jeg for eksempel er på skattekontoret vil jeg melde meg på en avstemming. Når jeg skal på forretningsreise vil jeg samtidig besøke filialen vår. Det vil si at oppgaver er knyttet til et bestemt sted.

En annen kontekst er mennesker. Vi har alle saker fra tid til annen som er knyttet til en person. For eksempel, når jeg ser klient N, må jeg diskutere med ham en ny prisliste og forlengelse av kontrakten. Flere sammenhenger er omstendigheter, ytre og indre. Eksempler på ytre omstendigheter: når sjefen vil ha godt humør når slik og slik lov kommer ut. Indre omstendigheter er for eksempel en kraftig bølge av inspirasjon eller omvendt manglende vilje til å jobbe.

Kontekstuell planlegging: Ulike teknikker

Her går vi igjen tilbake til oppgavelistene våre, først nå grupperer vi dem etter sammenhenger. For eksempel starter vi i dagboksdelene om typiske sammenhenger. La oss si at vi kaller en av seksjonene "Bank" og lister opp alle problemene som må løses mens du er i banken. Eller for eksempel "Prosjekt XXX" - og det var en liste med spørsmål som må avklares for prosjektet. Hovedsaken er inne rett øyeblikk ikke glem oppgaven.

Og det finnes mange slike metoder for kontekstuell planlegging. Du skriver for eksempel ned spørsmål på en lapp som du absolutt trenger å skyte på et møte, og legger dette papiret i brilleetuiet. Og du vet at det første du gjør i ethvert møte er å ta frem og ta på deg brillene. Følgelig vil spørsmålene for diskusjon minne seg selv om seg selv.

Du kan forberede deg på forskjellige saker livskontekstmapper. For eksempel vet du at om et år vil kontoret ditt bli renovert med utskifting av vinduer. Skaff deg en «Reparer»-mappe og legg alle «regnskap»-artikler i den, brev fra finansdepartementet og den føderale skattetjenesten om dette emnet, osv. Tro meg, når det er på tide å ta hensyn til reparasjonskostnader, innholdet i mappen vil være til stor hjelp for deg og spare mye tid.

Du kan lære mer om tidsstyring i MS Outlook fra boken: G. Arkhangelsky. "Formel for tid". Ved å bruke den kan du enkelt konfigurere datamaskinen din til å miniautomatisere din personlig system planlegger

Når du planlegger med MS Outlook, kan kategorier tildelt oppgaver brukes som kontekster. For eksempel kan du opprette kategoriene "Chief", "Bank", "Skatt", "Prosjekt XXX", etc. Og når visse oppgaver oppstår, legg dem umiddelbart til ønsket kategori. Når sjefen din ringer deg, kan du åpne "hans" kategori, se alle oppgavene knyttet til den og raskt løse dem.

Regnskapsfører, er du klar for en endring i omstendighetene? Alltid klar!

I forretningspraksis, en plutselig endring av oppgaver - vanlig forekomst og det er definitivt deprimerende. Vi kan imidlertid planlegge ting slik at endringer forårsaker liten eller ingen skade på planene våre. For dette er det praktisk å bruke den rigid-fleksible planleggingsalgoritmen. Det innebærer å dele våre daglige oppgaver inn i tre typer.

Første type- dette er vanskelige oppgaver, utførelsen er knyttet til et bestemt tidspunkt. Planleggingen deres er vanlig - vi skriver dem bare ned på tidsruten i dagboken. For eksempel, klokken 10 - et møte, klokken 12 - ring trygd, klokken 17 - et møte.

Andre type - fleksible oppdrag, ikke bundet til tid. For eksempel må du skrive et følgebrev for en avklaring. Og det spiller ingen rolle når du gjør det: Klokken 11 om morgenen eller klokken 15 om ettermiddagen. Hovedsaken er i dag.

Og endelig tredje type- dette er budsjetterte oppgaver krever et tidsbudsjett. For eksempel å utarbeide en balanse for 9 måneder. Det er klart at dette ikke er snakk om ett minutt, du trenger minst et par dager.

Prinsippet for en rigid-fleksibel tilnærming til planlegging av dagen er å ikke inkludere de oppgavene som ikke er strengt knyttet til en bestemt tid i klokkenettet. For å gjøre dette deler vi siden i dagboken vår i to vertikalt.

(1) I klokkenettet registrerer vi bare vanskelige oppgaver. Vi legger også budsjetterte oppgaver her, og allokerer nødvendig tidsbudsjett til dem.

(2) På høyre side av dagboken skriver vi en liste over alle fleksible oppgaver, og rangerer dem etter prioritet.

Dermed har vi for øynene våre hele bildet av dagen. Vi vet hva som er tøffe ting og hva tid vi må gjøre. Vi forstår hvilke tidkrevende oppgaver som må gjøres, og vi har reservert tid til dem. Samtidig ser vi tydelig fritid og håndterer fleksible oppgaver rolig. Hvis det dukker opp nye oppgaver, må vi bare omprioritere og eventuelt endre rekkefølgen på å gjøre ting. Generelt endres ikke planen.

Oppsummering av planleggingen av dagen trekker vi frem de grunnleggende reglene.

1. Ved starten av arbeidsdagen avsetter vi 5-10 minutter til planleggingsoppgaver. Ideelt sett bør de planlegges om kvelden. Men dette fungerer ikke alltid, i tillegg, på kvelden vi kanskje ikke vet om noen hastesaker. Så på kvelden kan du gjette grov plan dag, og når du kommer på jobb, avklar rolig om det er noen hastesaker.

2. Vi legger kun inn vanskelige oppgaver i tidsruten.

3. Dagens plan, trukket opp på en slik måte at hver linje i dagboken er opptatt, er i seg selv allerede slitsom og nervøs. Derfor bør ikke mengden av planlagt tid overstige 70 % av den totale arbeidstiden. På usynlige omstendigheter sette 30%. Prøv å ha mer "luft" i planen din, det vil si tid i reserve. Jo mer det er, desto større er sannsynligheten for at planen blir oppfylt, og samtidig forblir du i god helse og godt humør.

Fra denne artikkelen vil du lære:

• Hva er årsakene til mangel på arbeidskraft?
• Hvilke regler bør følges ved planlegging av arbeidstid på dagtid
• Hvilke metoder som brukes ved planlegging av arbeidstid
• Hvordan sjekke effektiviteten av ansattes tidsplanlegging

Arbeidstidsplanlegging inkluderer effektiv ledelse tid og teknologi rasjonell bruk for å nå målene til enhver organisasjon og forbedre ytelsen. PÅ moderne verden også kalt tidsstyring. Tid er den mest uerstattelige og verdifulle ressursen, så den må brukes veldig rasjonelt. Det er også nødvendig å jobbe med evnen til å planlegge arbeidstiden.

Hvorfor planlegging er så viktig

Å si at tiden kan kontrolleres er ikke helt riktig. Tid kan ikke avhenge av noen prosesser, betyr ikke konstant verdi, kan den ikke akselerere eller bremse.

Det er viktig å kunne bruke ulike verktøy for planlegging av arbeidstid, uavhengig av stillingen til den ansatte i virksomheten. Dette er viktig å vurdere på alle nivåer – fra underordnede til overordnede. Effektiv planlegging av arbeidstid påvirker direkte arbeidsproduktiviteten, og følgelig fortjenesten til bedriften.

For hver ansatt påvirker effektiv arbeidstidsplanlegging fullføringen av alle planlagte oppgaver innen ønsket dato.

En av indikatorene som må tas hensyn til i organisasjonen er arbeidstidsfondet. Det bestemmer ressursene til arbeidstiden som forbrukes og påvirker antall ansatte, og følgelig organisasjonens materialkostnader.

Når er tidsplanlegging nødvendig?

Mangel betyr mangel på noe. Ved planlegging av arbeidstid refererer dette begrepet til mangel på arbeidstid for utførelsen av en bestemt oppgave av en enkelt ansatt eller strukturell enhet og organisasjonen som helhet.

Som et resultat kan dette føre til en forsinkelse i ordreoppfyllelsen, noe som kan resultere i Negative konsekvenser. Oftest er udugelig planlegging av arbeidstid forbundet med analfabetismen til lederen av organisasjonen.

Årsakene som fører til mangel på tid er klassifisert i tre grupper:

1. Lederens personlige egenskaper.
2. Lederhandlinger.
3. uavhengige grunner.

Lederens personlige egenskaper, som fører til tap av arbeidstid og er forbundet med feil planlegging, uttrykkes som følger:

1. Forfengelighet, det vil si ubalanserte og nervøse handlinger, hvis effektivitet reduseres til null.
2. Systematisk hastverk.
3. Mangel på hvile på grunn av forsinkelser på jobb eller justeringer hjemme som er nødvendige for å gjenopprette høy ytelse.

Med sjefens analfabeter og uten å planlegge arbeidstid, vises følgende tegn på uorganisering:

1. Mangel på motivasjon hos ansatte.
2. Ødeleggelse mellommenneskelig kommunikasjon I organisasjonen.
3. Manglende evne til å bestille ting i henhold til deres viktighetsnivå.
4. Manglende evne til å overføre deler av myndigheten til underordnede.

Årsakene som ikke avhenger av lederens vilje og fører til mangel på arbeidstid for ham og alle ansatte i organisasjonen, fra et synspunkt om arbeidstidsplanlegging, er:

1. En lang liste med oppgaver, oppdrag, saker.
2. ikke-planlagte handlinger.

I de fleste tilfeller vises ikke årsakene ovenfor separat. Vanligvis følger det ene av det andre.

Til syvende og sist utvikler det seg fastlåst situasjon, som kan forbedres effektiv planlegging jobbe tid. Det er også nødvendig å etablere kontroll over gjennomføringen av planlagte aktiviteter og kontrollere arbeidstiden.

Grunnleggende regler for planlegging av arbeidstid på dagtid

Regler for planlegging av arbeidstid ved arbeidsdagens begynnelse

• Helt fra morgenen av må du stille inn positiv stemning. Prøv å starte hver dag med positive følelser, fordi stemningen du begynner å løse de kommende oppgavene med er viktig for å oppnå resultatet.
• Om morgenen er det viktig å fylle på mengden energi og "lade opp med næringsstoffer", det vil si å spise frokost og deretter gå på jobb.
• Det er bedre å begynne å jobbe samtidig. Denne systematiske dag ut og dag inn fører til selvdisiplin og bidrar til å mobilisere kreftene dine.
• Om morgenen bør du dobbeltsjekke planen for dagen. For å gjøre dette kan du bruke ABC-analysemetoden eller Eisenhower-prinsippet.
• For å utføre oppgaver, oppdrag og saker bør settes i gang uten opphold.
• Først av alt må du bestemme mest viktige oppgaver.
• Hvis du har en assisterende leder eller sekretær, må du koordinere den gjeldende planen for dagen med dem.

Regler for planlegging av arbeidstid midt i arbeidsdagen

• Arbeidsplassen din bør være forberedt på produktivt arbeid. Fra skrivebordet bør du fjerne dokumenter og papirer som du ennå ikke trenger for å utføre viktige oppgaver.
• Det er nødvendig å sette en spesifikk frist for gjennomføringen av hvert punkt i planen for dagen.
• Du bør avstå fra å utføre handlinger som kan forårsake tilbakeslag.
• Du må kunne fjerne flere oppgaver som vises.
• En leder bør ikke være impulsiv.
• Regelmessig må du ta korte pauser. Hver jobb trenger pauser. Deres regelmessighet og varighet bør være individuell. Små pauser bør også tas i betraktning ved planlegging av arbeidstid.
• Det er nødvendig å kombinere små, like i betydningsoppgaver i grupper, og utføre dem i serier.
• Det hender at noen ansatte ikke fullfører en ting, tar på seg en annen - du bør først fullføre det du startet. En uryddig overgang i arbeid fra oppgave til oppgave, og noen ganger utførelse av flere oppgaver samtidig vil ikke føre til et positivt resultat.
• Vet hvordan du bruker tidsluker.
• Det skal være en times hvile i løpet av dagen.
• Det er nødvendig å kontrollere fristene for å fullføre oppgaver og spore den utarbeidede arbeidsplanen. Gjør endringer i planen etter hvert som prioriteringene endres.

Regler for planlegging av arbeidstid ved arbeidsdagens slutt

• Ved slutten av arbeidsdagen må du fullføre alle de planlagte oppgavene. Feil individuelle oppgaver fører til risiko for manglende oppfyllelse av hele planen, og, som et resultat, til akkumulering av saker, som, når de er "raket", vil kreve ekstra utgifter til arbeidstid.
• Du må følge med på gjennomføringen av planen, kontrollere deg selv Sammenlign listen over det du har planlagt med det du har gjennomført. Forstå hvorfor du avvek «fra kurset». Dette er en forutsetning for produktiv aktivitet.
• Etter analysen er det nødvendig å lage en plan for en ny dag om kvelden, og dobbeltsjekke om morgenen.

Påvirkning av personlige faktorer på arbeidstidsplanlegging

Hvordan du setter deg opp har også en betydelig innvirkning på hvordan du planlegger arbeidstiden din. Du kan selv ubevisst forstyrre effektiv planlegging av arbeidstid. Hva akkurat kan plage deg:

1. Usikkerheten til din livsformål. Uten å strebe etter noe er det vanskelig å bestemme hvordan og med hva du skal fylle livet ditt.
2. Du liker følelsen av konstant driv. Planlegg interessante ting utenom jobben slik at du har lyst til å fullføre arbeidsdagen i tide.
3. Du er skremt av mangelen på aktivitet. Prøver du å okkupere hvert minutt av arbeidstiden din, bare for ikke å sitte alene med tankene dine? Bedre, løs problemene dine en gang for alle.
4. Du vet ikke hvordan du skal nekte og er klar til å ta på deg løsningen av ethvert problem. Dette vil føre til at du glemmer ditt personlige liv.
5. Du er redd for å mislykkes. Spør deg selv: "Hva er så ille som kan skje hvis jeg mislykkes?". Husk at fiasko hjelper oss å gå videre.
6. Du er redd for at du skal oppnå suksess som du ennå ikke er klar for. Tror du det i ditt tilfelle karriereutvikling Du vil ikke kunne være sammen med familie og venner så ofte lenger. Kommuniser mer med folk som allerede har oppfylt seg selv, bli vant til følelsen av suksess.
7. Du er ikke klar for endring. Frykten for endring i livet stammer fra frykten for å mislykkes. Dette kan overvinnes ved en gradvis planlagt bevegelse mot målet ditt.
8. Du er redd for finalen - for enkeltpersoner er selve aktiviteten viktigere enn resultatet.

Det må huskes at etter å ha løst ett problem, har du muligheten til å ta på deg et mer interessant.

De vanligste metodene for arbeidstidsplanlegging

Pareto-prinsippet (80:20-forhold)

I henhold til dette prinsippet fører 20 % av den anvendte innsatsen til 80 % av resultatet, og de resterende 80 % av det harde arbeidet gir bare 20 % av resultatet. For eksempel:

Pareto-prinsippet gjelder også i arbeidet til en leder: en ansatt bruker 20 % av arbeidstiden for å få 80 % av resultatet, de resterende 80 % av arbeidstiden gir bare 20 % av arbeidstiden. totalresultat. Dette betyr at når man planlegger arbeidstid, må man huske at det er bedre å starte arbeidsdagen med vedtak om de viktigste og utfordrende oppgaver, og la "bagatellen" stå til sist.

Konsekvent anvendelse av Pareto-prinsippet blir reell hvis alle oppgaver analyseres i henhold til deres andel av bidrag til sluttresultatet og ordnes i henhold til ABC-kategorier.

Bruken av Pareto-prinsippet blir virkelig mulig dersom alle oppgaver er systematisert etter deres betydning for å oppnå resultatet og ordnet etter ABC-kategorier.

ABC-planlegging

Hovedformålet med ABC tidsplanlegging er å utføre en konsekvent prioritering av oppgaver. ABC-planlegging kan utføres innen ethvert aktivitetsfelt. Hvis analysert i prosentdel viktigere og mindre viktige ting, da vil vi se at dette forholdet blir omtrent det samme. Vi begynner å planlegge arbeidstid ved å fordele alle oppgaver i tre kategorier etter deres betydning. Til dette brukes bokstavene A, B og C. Denne metoden for arbeidstidsplanlegging har blitt populær blant ledere på grunn av at den gir håndgripelige resultater.

ABC-planleggingsmetodikken er basert på følgende prinsipper:

• Kategori A omfatter de viktigste oppgavene, som utgjør 15 % av Total leders oppgaver. Men dette er virkelig betydelige oppgaver som utgjør 65 % av bidraget til gjennomføringen av planen.
• Kategori B inkluderer ganske enkelt betydelige oppgaver, de vil i gjennomsnitt 20 % av totalt antall oppgaver og har 20 % betydning i lederens aktiviteter.
• Kategori C inkluderer de minst betydningsfulle oppgavene, de vil utgjøre 65 % av det totale antallet oppgaver og har kun 15 % av betydningen av hele arbeidsresultatet.

I henhold til denne teknikken må du først løse de viktigste oppgavene, deretter gå videre til litt mindre viktige, og til slutt forlate mindre oppgaver som ikke har særlig innvirkning på resultatene av arbeidet. Dette må tas hensyn til ved planlegging av arbeidstid.

Eisenhower metode

For å prioritere riktig ved planlegging av arbeidstid kan du bruke Eisenhower-metoden.

Still deg selv spørsmål:

• Er jeg vant til å kaste bort arbeidstiden min, løse en presserende oppgave i stedet for en annen like presserende?
• Er det mulig at mange av de viktigste oppgavene forblir generelt uløste på grunn av denne vanen min?

I henhold til prinsippet foreslått av den amerikanske general D. Eisenhower, bør fordelen med å løse problemer vurderes basert på deres betydning og den tildelte tiden.

Alle tingene som må gjøres kan deles inn i fire grupper:

1. Alle presserende og mest betydningsfulle oppgaver som må gjøres som et spørsmål om prioritet.
2. Haster, men ikke så viktig. Poenget er at siden de haster, vil vi være sikre på å løse dem så raskt som om de var veldig viktige, og bruke maksimalt av energien vår. Men hvis dette ikke er så viktig, er det bedre å utsette dem eller overføre avgjørelsen til en annen.
3. Meningsfullt, men ikke så presserende. På grunn av at denne gruppen av saker ikke haster, blir de utsatt til senere. Men på et tidspunkt blir de også veldig viktige, men det er ikke tid til å fullføre dem. Det er på tide å overlevere dem til noen andre for omhyggelig henrettelse. Når du gir en viktig oppgave, motiverer og utvikler det personalet.
4. Ikke-hastende og uviktige oppgaver. Oppgaver fra denne gruppen tar ofte opp mye plass på skrivebordet. Mange, som ikke forstår essensen av arbeidstidsplanlegging, utfører disse oppgavene, til tross for at de bruker mye tid på dem. Hvis de må gjøres, prøv å bruke så lite tid som mulig på dem.

Det brukes så mye tid på arbeid som det er tilgjengelig, eller noe arbeid utføres innenfor tildelt tid. Disse prinsippene og reglene for planlegging av en arbeidsdag er psykologisk begrunnet og har vist seg i ulike livssituasjoner.

Ledere er klar over følgende mønster: arbeid brukes så mye tid som det er tilgjengelig, det vil si at alt arbeid utføres i løpet av tiden som er tildelt for det.

Prinsippene og reglene for planlegging av arbeidsdagen, som vi gjør oppmerksom på, er ikke bindende. Mange av dem kan virke useriøse for deg. Imidlertid er de psykologisk begrunnet og har bevist seg i ulike livssituasjoner. Det er ikke nødvendig å bruke alle prinsipper. Prøv å bruke hver av dem, finn din stil - det vil være det beste for deg.

Så organiseringen av arbeidstiden må følge det grunnleggende prinsippet: "Arbeidet må adlyde meg, og ikke omvendt." Reglene for planlegging av en arbeidsdag kan deles inn i tre grupper:

• regler for start av dagen;
• middagsregler;
• regler for slutten av dagen.

Regler for start av dagen

1. Start dagen med en positiv holdning. Prøv å finne noe for hver dag. positiv start fordi tankesettet du tar fatt på utfordringene med er avgjørende for suksessen din. Still deg selv tre spørsmål hver morgen:

1. Hvordan kan denne dagen bringe meg nærmere å nå målene mine?
2. Hva bør jeg gjøre for å få så mye glede ut av det som mulig?
3. Hva kan jeg gjøre i dag for å opprettholde livsstilen min (for å støtte helsen min)?

Å skape en positiv holdning tar vanligvis ikke mer enn to minutter. Gi deg selv disse to minuttene før du starter din "standard morgenrutine."

2. Spis en god frokost og uten hastverk - på jobb. Uten søvn, uten frokost, så snart som mulig på jobb - en slik start kan bare ødelegge dagen! Ikke si at du ikke har tid til en rolig frokost, det er et spørsmål om å prioritere (du trenger bare å legge deg tidlig for å få nok søvn og spise en solid frokost).

3. Start arbeidet samtidig. Dette er et element av selvdisiplin, som bidrar til mobilisering av krefter.

4. Sjekk planene dine for dagen. Bruk ABC (ABC) analysemetoden eller Eisenhower-prinsippet. Det er slått fast at en ti minutters forberedelse til en arbeidsdag sparer inntil to timers arbeidstid. Så vinn disse to timene! I tillegg, når du planlegger en arbeidsdag, bør du vurdere følgende regel: du trenger ikke å planlegge mer enn 60% av tiden din, og 40% er et reservefond for uventede og presserende saker.

5. Kom i gang uten oppbygging. Du bør kategorisk nekte et slikt "morgenritual" som gjenbrukbare hilsener, lange diskusjoner siste nytt osv. Sosiale kontakter er selvfølgelig nødvendig, og du er ikke en robot. De kan imidlertid flyttes til mindre stressende tider, som lunsj og ettermiddag.

6. Først - nøkkeloppgavene. Du bør starte arbeidsdagen med oppgavene til gruppe A, alt annet lar vente på seg. Ikke se gjennom korrespondanse først – innkommende forretningspost omhandler sjelden saker som har høyest prioritet og må behandles umiddelbart.

7. Koordiner planen for dagen med sekretæren. Sekretæren, hvis du har en, er din viktigste samarbeidspartner når det gjelder å skape optimale forhold for aktiviteter. Du bør vie den første tiden av arbeidsdagen til ham, selv om det er et par minutter. Sekretæren bør være klar over dine saker. Koordiner med ham alle datoer, prioriteringer og planer for dagen. En god sekretær dobler effektiviteten til sjefen sin, og en dårlig sekretær reduserer den med det halve.

Planleggingsregler midt på dagen

1. Klargjør skrivebordet for arbeid. Fjern alle unødvendige papirer for å løse problemer i gruppe A fra tabellen. Det skal ikke være mer enn seks dokumenter på skrivebordet samtidig. Dette er psykologisk begrunnet: For det første absorberer ekstra papirer tid, og for det andre stimulerer orden på bordet orden i tankene.

2. Sett tidsfrister. Noen ganger blir du tildelt oppgaver, fordi du også er noens underordnede. Så fristene som er satt for å løse et problem godtas veldig ofte ubetinget, selv om de ikke passer godt inn i planene dine. Og vi må prøve å tilpasse dem til våre interesser og «forhandle tid». Kort sagt, be om dobbelt så lang tid som det tar å fullføre en gitt oppgave; dette er ofte enklere enn du tror. Når det gjelder å tildele oppgaver til underordnede, anbefaler jeg deg å gi dem omtrent en tredjedel mindre tid enn det du mener er nødvendig for å løse problemet. Hvis det er nok, sparer du tid, hvis ikke, vil du fortsatt ikke tape.

3. Unngå handlinger som forårsaker tilbakeslag. Mange ledere har en tendens til å engasjere seg i flere og flere nye saker, problemer og ideer, og dermed forårsake passende reaksjon på deres handlinger, og det kan påvirke tidsplanen. For eksempel, veldig ofte, etter å ha deltatt en gang (av ren interesse) i et møte, får lederen tilleggsoppgaver som ikke er gitt i planen hans. Han kan bli betrodd noe, inkludert i komposisjonen arbeidsgruppe osv. Derfor er alle handlinger best (bokstaver, telefonsamtaler, avtale om frister osv.) som skal kontrolleres på nytt med tanke på deres nødvendighet og faren for svar.

4. Avvis ytterligere presserende problemer som oppstår. På hver bedrift, i hver avdeling, er det annen type presserende omstendigheter eller uforutsette situasjoner. Det bør huskes at distraksjon av de såkalte presserende omstendighetene fører til å glemme de planlagte viktige tingene for en stund. Om det er verdt å gjøre dette - avgjør fra sak til sak, avhengig av omstendighetene.

5. Unngå uplanlagte impulsive handlinger. Som regel reduserer et impulsivt avvik fra den utarbeidede planen produktiviteten. Så hvis du under arbeidet vil gjøre noe (for eksempel ringe), vurder om det er verdt å gjøre det.

6. Ta pauser i tide. Korte pauser i arbeidet er absolutt nødvendige, deres frekvens og varighet er individuelle. Det viktigste er å gjøre dem regelmessig.

7. Grupper små homogene oppgaver og utfør dem i serier. Håndter rutinearbeid og bagateller ved å kombinere homogene oppgaver i arbeidsblokker. Seks blokker á 10 minutter pr telefonsamtaler, korte møter tar paradoksalt nok mer tid enn én blokk på 60 minutter. Hvorfor? Fordi du gjør den passende forberedelsen for homogen aktivitet seks ganger. Så grupper lignende oppgaver i blokker, men ikke gjør dem for lange (30-60 minutter er bedre).

8. Rasjonelt fullfør det du startet. Unngå hopp i jobben og prøv alltid å bringe arbeidet du har startet til slutten. Distraksjon fra hovedarbeidet tar tid, for når du kommer tilbake til det, må du gjenta det du allerede har gjort en gang.

9. Bruk tidsluker. Ikke la uplanlagte tidsluker være ufylte (f.eks. venting på sjefens venterom, ubrukelig møte du må delta på). Når de gjør det, spør deg selv: "Hvordan kan jeg få mest mulig ut av disse minuttene?"

10. Lag en rolig time (tid for deg selv). Det har fungert bra å reservere én stille, eller stengt, time hver dag, der ingen kan forstyrre deg. Dette er en tid med uforstyrret konsentrasjon. Sett det inn i planen, det vil øke produktiviteten betraktelig. Isoler deg selv fra omverdenen for denne gang, enten ved hjelp av en sekretær, eller bare lukk døren, etter å ha advart om at du ikke er der. Bruk den lukkede timen til viktige, men ikke-haster, langsiktige oppgaver, eller til de oppgavene som blir borte i dagens mas.

11. Kontrollfrister og planer. Under møter og andre aktiviteter, i henhold til Pareto-prinsippet, tas ofte 80 % av beslutningene i 20 % av tiden. Hold styr på tiden din og ikke spar den for å sjekke planer på nytt når det gjelder å endre prioriteringer.

Regler for arbeidsdagens slutt

1. Fullfør det ugjorte. Alle de små tingene du har startet (se korrespondanse, diktere brev og notater) prøver å fullføre i løpet av en dag. Utsettelse av implementeringen kan føre til ekstra arbeidskostnader når du må eliminere "blokkeringen".

2. Overvåking av resultater og egenkontroll. Uten kontroll og selvkontroll er organisering av arbeidskraft utenkelig. Vi vil snakke om kontroll mer detaljert i en av de følgende artiklene. I mellomtiden vil jeg begrense meg til det jeg vil si: å sammenligne det som var planlagt med det som ble gjort og å analysere avvik fra planer er en uunnværlig betingelse for normalt arbeid.

3. Planlegg for neste dag. Det er best å lage en plan for neste dag kvelden før. Det sier seg selv at dette ikke kansellerer hans obligatoriske resjekk om morgenen.

___________________________________________________________

Overholdelse av disse kompliserte regler tidsstyring lar deg bruke tiden din effektivt, og du vil fortsatt ha den på lager. Vel, hvis du forsømmer tiden din, vil ikke selv god magi hjelpe deg med å returnere det tapte. Sett pris på tiden!

Den velkjente tyske spesialisten innen ledelse L. Seivert utviklet visse regler for planlegging av arbeidstid:

Planlegg en arbeidsdag for 60 %, la igjen 20 % for å løse uforutsette oppgaver og 20 % til kreative aktiviteter (for eksempel faglig utvikling).

2. Dokumenter og kontroller forbruket av tid nøye, noe som lar deg ha en klar idé om det, bestemme fremtidige behov for det og dens korrekte fordeling.

3. Differensiere oppgavene i den kommende perioden i lang, mellomlang og kort sikt, ved å prioritere handlinger for å løse dem.

4. Fullfør alltid det du startet konsekvent.

5. Lag fleksible planer.

6.Planirovat den virkelige mengden av oppgaver, beregnet i samsvar med evnene til laget.

7. Bruk spesielle skjemaer og kort for planlegging av tid.

8. Overfør utestående oppgaver automatisk til planer for neste periode.

9. Reflekter i planene ikke bare selve handlingene, men også de forventede resultatene.

10. Sett nøyaktige tidsbegrensninger og sørge for denne eller den saken nøyaktig så mye tid som det virkelig tar.

11. Implementer prinsippet om selvdisiplin, sett nøyaktige tidsfrister for gjennomføring av alle typer arbeid.

12. Bestem prioriteringer i saker.

Som praksis viser er hovedårsakene til tap av arbeidstid: 1) uklarhet i å sette mål og prioritere; 2) mangel på arbeidstidsplanlegging eller dens svake organisering; 3) lavt nivå disiplin av underordnede; 4) svak ledelse, manglende evne til å jobbe med underordnede, partnere, besøkende.

Planlegging av arbeidstid er en av hovedoppgavene til lederen, samt planlegging av aktivitetene til organisasjonen som helhet. I vårt land har ledere ennå ikke lært hvordan de skal håndtere dette og bruker 4 ganger mindre tid til denne prosessen enn amerikanske kolleger. Som vestlige økonomer bemerker, er det nødvendig å begynne planleggingen med en klar oppgavebeskrivelse. For å gjøre dette, er det utarbeidet en liste over saker og mulige hindringer, som vil kreve separat tid for å overvinne dem. Analyse av denne listen i fremtiden vil tillate deg å justere planen og eliminere ikke-essensielle punkter. I tillegg lar tidsstyring ledelsen tenke kritisk om sine egne ideer og finne effektive måter å løse dem på i tide, noe som skaper en viss tid. Planlegging lar lederen konsentrere seg om det viktigste, med tanke på tidspunktet og tidspunktet for å løse hovedoppgavene. Som et resultat av planleggingen forbedres strukturen på arbeidsdagen og muligheten for planlegging oppstår.

Planen legger opp til løsning av eksisterende problemer i rasjonell orden . Først og fremst planlegges arbeid med fast frist eller det mest arbeidskrevende, tidkrevende arbeidet. Det er uønsket å utsette ubehagelige ting, det er bedre å gjøre dem før andre. Deretter planlegges rutinearbeid og gjennomføring av daglige oppgaver. De siste i planen er sekundære og episodiske saker som ikke krever mye tid (lese aktuell korrespondanse, gå rundt på arbeidsplasser). Hovedsaken - i planprosessen settes den eksakte fristen for å ferdigstille saker.

Men det hender at den kommende planlagte mengden arbeid ikke kan fullføres til det angitte tidspunktet, og da må de utsettes til et senere tidspunkt.

Nøye dokumentasjon av tid og kontroll over bruken er en forutsetning for planlegging. Det finnes flere typer tidsbruksplaner: langsiktig, mellomlang og kortsiktig.

Ved bruk av langsiktig planer strukturen av tiden som er nødvendig for realiseringen av store livsmål, designet for mange år, noen ganger tiår, bestemmes. Dette kan være arbeid knyttet til utdanning, forfremmelse mv. mellomlang sikt planer- årlig, hvor fordelingen av tid utføres for å løse store spesifikke oppgaver av produksjonskarakter.

Kort sikt - inkludere tidsfordeling for å løse oppgaver som spesifiserer mellom- og langsiktige planer. Disse inkluderer: kvartalsvis, månedlig, ti-dagers, ukentlig og daglig . Fra og med månedlige planer, er beregningen av tid allerede i timer. Blant de kortsiktige planene er den viktigste den daglige. Det inkluderer ikke mer enn et dusin problemer, hvorav en tredjedel er de viktigste som blir implementert i utgangspunktet. Disse tingene, så vel som de mest ubehagelige, er vanligvis planlagt for første halvdel av dagen (om morgenen). Dette gjør at de kan fullføres til kvelden. I dagsplanen er homogene oppgaver gruppert i en blokk, noe som sparer betydelig tid og lar deg ikke hoppe fra en oppgave til en annen.

Tatt i betraktning i dagsplan og pauser. De bestemmes basert på ytelsen til en person og tiden som har gått siden begynnelsen av arbeidsdagen. Tretthet øker med en økning i tidsperioden fra begynnelsen av arbeidsdagen, naturlig nok reduserer dette produktiviteten til en leder eller spesialist.

I den moderne verden, når man utvikler daglige planer, særegenheterindividuelle biorytmer . Det er nødvendig å planlegge arbeidsdagen slik at de vanskeligste timene faller på «toppprestasjonen». Denne "toppen" for "lerker" er om morgenen, "duer" er mest aktive midt på arbeidsdagen, og "ugler" - om kvelden.

Kunnskap om alle teknikkene og metodene for planlegging lar deg fordele oppgaver riktig avhengig av deres kompleksitet, vanskeligheter, ansvar, spenning i løpet av arbeidsdagen og optimalt alternere dem.

Det beste alternativet for å fikse den daglige planen er dens skriftlige presentasjon. Dette lar deg ikke ignorere tingene som er lagt inn i det, laster ut minne, disiplinerer, gjør arbeidet mer fokusert. Det er også lettere å analysere gjennomføringen av planen ved å skrive.

Utviklingen (utarbeidingen) av planen skjer kvelden før i flere stadier: oppgaver formuleres (overført fra månedsplanen eller tidagersplanen, overført fra planen fra forrige dag, uavklart til dags dato), nødvendig arbeidstid for deres løsning er bestemt, "vinduer" er igjen i tilfelle behov løser presserende problemer, 5-10-minutters pauser planlegges etter hver time med arbeid, prioriterte oppgaver er fremhevet.

Lederens arbeidsplan spesifiseres om morgenen sammen med sekretæren, under hensyntagen til de plutselige nye omstendighetene. Generelt skal dagsplanen være fleksibel, samtidig som den tydelig skal følge reglene knyttet til å invitere personer (besøkende, møter osv.).

Korte konklusjoner om temaet

Arbeidstid er den viktigste faktoren produksjon, hvis forsiktig bruk kan ha stor effekt. Men kjernen i en slik holdning til arbeidstid er en dyp studie av strukturen til kostnadene og identifiseringen av ubrukte reserver.

Analysen av arbeidstidskostnader utføres ved hjelp av tidtaking og fotografering av arbeidstid, som ofte kalles tidsdiagnostikk, som gjør det mulig å identifisere betydelige tap og bestemme måter å forbedre bruken av.

En stor rolle i å forbedre bruken av arbeidstid er gitt til planleggingen, som er en av hovedoppgavene til lederen. Det er planleggingen av arbeidstiden som gjør at lederen kan konsentrere seg om det viktigste, med tanke på tidspunktet og tidspunktet for å løse hovedoppgavene.

Rasjonering og planlegging av arbeidstiden til utførende og ledere øker effektiviteten av bruken betydelig og har best effekt på de endelige resultatene av avdelingenes aktiviteter.

Hallo! I denne artikkelen skal vi snakke om planlegging av arbeidsdagen.

I dag lærer du:

1. Hvorfor planlegge arbeidsdagen din;
2. Hvem trenger det;
3. Hvordan planlegge arbeidsdagen.

Planlegging av arbeidsdag

I det 21. århundre har livets rytme merkbart akselerert og fortsetter å ta fart. Hvis det tidligere, for å lykkes, var nødvendig å gjøre én mengde arbeid, nå, for å oppnå suksess, må du gjøre mye mer. Og folk begynner å møte mangelen på tid. Hvis du jager etter alle de daglige oppgavene som livet kaster på oss hver dag, er det ikke tid i det hele tatt.

Planlegging av arbeidsdager er et verktøy som ikke bare bidrar til å effektivt bruke arbeidstiden, men også redusere den. Dette er ikke en banal huskeliste som må fylles ut i en streng rekkefølge. Planlegging er evnen til å velge hva som skal gjøres, hvorfor og når.

Derfor strukturerer god planlegging ikke bare alt du gjør på en dag, men frigjør også tid. Først av alt må du gjøre de viktigste tingene - dette er hovedregelen. Det er nyttig for hver person som har ledig tid på jobb og ikke har en klar tidsplan for å fordele tiden sin riktig.

Hva inkluderer planlegging?

Arbeidstidsplanlegging inkluderer:

• Prioritering.
• Velg viktige oppgaver.
• Søk bedre måter deres beslutninger.
• Søk jobb på fritiden.

Prioritering hjelper deg å forstå hva som trenger oppmerksomhet, hva som kan løse seg selv, og hvilket problem som bare bør ignoreres. Tid og informasjon har blitt mye mer verdifullt enn før, og det å bli sint på noe som ikke gir resultat er en meningsløs ting.

Velge viktige oppgaver- nesten det samme som prioritering, kun innen én arbeidsdag. Du velger hva som vil bringe viktig resultat hva som må gjøres snarest og hva som kan utsettes.

Finne de beste måtene å løse problemer på er et veldig viktig poeng. Når du planlegger, bør du vurdere ikke bare hva du skal gjøre, men også hvordan du best kan gjøre det. Samtidig er det viktig ikke bare å spare tid, men å gjøre alt så raskt og effektivt som mulig.

Jobber med fritid bør også inngå i arbeidsplanen. Har du 2 timer fri om dagen som du kan bruke på noe? Du kan fortelle sjefen din om det, og han vil belaste deg med arbeid, du kan utdanne deg selv, eller du kan anstrenge deg for å utvikle ditt eget prosjekt.

Hvorfor er det viktig å planlegge arbeidsdagen?

Alle som noen gang har beskjeftiget seg med freelancing, forretninger eller "arbeid etter eget ønske" (som en taxi) forstår viktigheten av å ordne ting gjennom dagen. Men de fleste kontoransatte anser det for eksempel ikke som nødvendig å planlegge arbeidsdagen sin.

Faktisk, hovedårsaken planlegging av arbeidsdagen – øke din egen effektivitet. Hvis du lytter til din egen kropp, kan du forstå at noen ting er bedre for deg på en gang, og noen på en annen. For eksempel er det mer praktisk for deg å ringe andre selskaper etter lunsj, siden du allerede har våknet, men ennå ikke har hatt tid til å bli sliten, og monotont arbeid gjøres raskere om kvelden, så det er bedre å utsette kjøreinformasjon inn i databasen til 5-6 timer.

Å planlegge en arbeidsdag tar ikke bare hensyn til de grunnleggende elementene for å løse problemer, men også de personlige preferansene til hver person. Tidsstyring ble ikke laget for å påtvinge alle det samme mønsteret med høy ytelse. Du må tilpasse oppgavene dine etter kroppens egenskaper.

Organisering og planlegging av dagen lar deg få gjort mer på kortere tid, og gir deg tid til tingene du elsker.

Hvem skal planlegge arbeidsdagen sin

Alle skal kunne planlegge arbeidsdagen sin. På denne måten kan du spare tid og arbeide mer effektivt. Men det er 3 kategorier mennesker som rett og slett er forpliktet til å engasjere seg i personlig planlegging.

. Den mest udisiplinerte arbeideren er frilanseren. Han har ikke en klar timeplan, og kun fristen minner ham på at det er på tide å sette seg ned for å gjøre noe. Derfor er det svært viktig for frilansere som jobber med flere kunder å planlegge arbeidsdagen sin. Det viser seg ofte at det dukker opp nye bestillinger med en forskjell på en eller to dager, og hvis du drøyer til den siste, kan det hende du ikke har tid til å jobbe med to prosjekter.

forretningsmenn. Alt her er nesten det samme som i frilansing. Spesielt hvis det er en nettbedrift. På den ene siden kan du være rolig hjemme når de ansatte jobber, men på den andre siden vil denne tilnærmingen uunngåelig vise seg å være en fiasko. I Vesten blomstrer kulten av arbeidsnarkoman blant forretningsmenn. De mener at hvis du ikke jobber 60 timer i uken, så er du lat og du har ingenting å gjøre i næringslivet.

Ledere. Lederen vil ikke alltid være en forretningsmann. Eieren av selskapet kan ikke akseptere aktiv deltakelse i firmaets anliggender, men direktøren tar ansvar for driften av hele mekanismen. Derfor må lederne i mellomstore og store selskaper bruke tiden sin effektivt, fordi fremtiden til selskapet avhenger av deres beslutninger på lang sikt. Å planlegge arbeidsdagen til en leder er en måte å mest effektivt fordele tiden din mellom strategisk viktige oppgaver.

Metoder for planlegging av arbeidsdager

metoder riktig planlegging det kan være mange arbeidstimer. Men en av de mest effektive Eisenhower Matrix. Dens essens er som følger.

Det er 4 ruter:

1. Rute A - Haster og viktige saker.
2. Rute B - ikke-haster og viktige ting.
3. Square C - presserende og uviktige saker.
4. Square D - ikke-haster og uviktige ting.

Square A skal nesten alltid være tom. Med riktig planlegging bør alle viktige oppgaver legge seg i rute B og utføres når de nærmer seg A.

Square B Dette er viktige ting som vil hjelpe deg å nå målet ditt. Dette inkluderer alle oppgaver som må fullføres innen 1 virkedag.

Firkant C betyr akutte og uviktige saker som må overføres til andre personer. Et slående eksempel presserende, men uviktige saker - ring en potensiell kunde. En ansatt kan gjøre dette, du bedre fokusere på andre ting.

Firkant D, betyr at det er ikke-hastende og uviktige ting som ikke bringer deg nærmere målet, ikke gi positive følelser og er vanligvis ikke nødvendig. I denne boksen bør du skrive ned alle ubrukelige ideer.

Denne oppdelingen av oppgavene i henhold til deres betydning og haster lar deg forstå hva som må tas hensyn til i løpet av arbeidsdagen, og hva som trygt kan glemmes. Matrisen hjelper ikke bare i arbeidsprosesser, men også i Hverdagen. Hvis du ønsker å lære engelsk, er det interessant for deg og vil hjelpe deg i din karriere - dette er rute B. Men hvis du vil lære spansk bare for å kunne det - dette er D, og ​​du kan trygt glemme alt om den.

Regler for planlegging av arbeidsdagen

Det er flere regler for hvordan du effektivt skal administrere arbeidsdagen din. For enkelhets skyld deler vi dagen inn i 3 deler:

• Begynnelsen av arbeidsdagen.
• Hovedarbeidsflyt.
• Fullføring.

Morgen er best milepæl. Avhengig av hvor mye du sov, hvordan du sto opp og hva du gjorde, vil humøret ditt avhenge, mental holdning og ytelse.

Prinsippene for den "riktige" morgenen inkluderer følgende:

• Positiv holdning. Hvis du våkner opp hver dag og tenker at du hater jobben din, vil produktiviteten reduseres. Prøv å starte morgenen med hyggelige tanker.
• Prøv å ikke "svinge". Har du lagt merke til at etter at du har stått opp om morgenen, trenger du ytterligere 30-40 minutter for å endelig bli frisk? Dette er tid som ikke er verdt å kaste bort. Rett etter oppvåkning, ta en dusj, lag kaffe og i stedet for en halvtime «to nowhere» kan du spise frokost i fred.
• En rolig frokost og veien til jobb. Å starte dagen sakte er veldig viktig. Når du har det travelt, bruker kroppen ekstra energi og nerver som kan brukes til mer produktivt arbeid. Hvis du ikke har råd til en solid frokost og en rolig tur, legg deg senere og våkn opp tidligere.
• Sentrale oppgaver. De fleste vellykkede forretningsfolk har en tendens til å hevde at de viktigste oppgavene må gjøres om morgenen. Som ordtaket sier: "Hvis du vil gjøre alt, spis en frosk til frokost." Froskens rolle er saken som du ikke ønsker å ta på deg i det hele tatt. Lag den om morgenen og positiv holdning fra at "frosken er spist" vil vare hele dagen.

Hovedarbeidsflyten består av følgende oppgaver:

• Løs akutte problemer. Det er viktig å forstå at hvis en presserende virksomhet har falt på deg i løpet av arbeidsdagen, trenger du ikke å bytte all oppmerksomhet utelukkende til det. Først må du forstå om det er viktig eller ikke. Hvis det er viktig, må du umiddelbart fortsette til det. Hvis ikke, overfør ansvaret for implementeringen til en annen person.
• Hold tidsfrister. Hver dag må du sette deg selv omtrentlige tidsfrister for hvilke du må takle hele volumet av oppgaver. Det er viktig at det ikke er "Gjør alt før 18:00", men "Kl. 14:00 - begynn å lage en plan, kl. 15:00 - analyser indikatorene, kl. 16:00 - skriv en rapport", etc.
• Orden på arbeidsplassen. Dette er et implisitt, men veldig viktig poeng. Hvis skrivebordet ditt er et rot, vil øynene dine stadig gå seg vill blant det. Og hvis det dukker opp et utenlandsk dokument på arbeidsplassen, kan du begynne å studere det og bare miste 20-30 minutter.
• Ikke følg impulser. Det er det viktigste. Det er noen triggere som gjør at du flytter fokus fra jobb til noe mindre viktig. Ringe en venn når du vurderer en salgsplan? Det er bedre å ikke gjøre dette, da vil du miste konsentrasjonen og du kan lett gå glipp av arbeidsstemningen.
• Grupper rutinene dine. Det er veldig viktig. Hvis du trenger å foreta 60 telefonsamtaler i løpet av dagen, er det bedre å dele dem inn i flere små grupper, 10 til 15 om gangen. Etter samtalen kan du utføre en annen oppgave. Bytter stadig fra rutine til kraftig aktivitet, du kan gjøre mye mer.

Avslutningen av arbeidsdagen er basert på følgende prinsipper:

• Fullfør det som trengs. Det er en gruppe saker som faller inn under "viktig, men ikke haster". De fullføres best i løpet av arbeidsdagen, og den «viktige og haster»-plassen holdes alltid tom.
• Sjekk resultatene dine mot planen. Alt du gjorde på en dag bør sammenlignes med det du har planlagt. Har du så vidt begynt å planlegge arbeidsdagen, så vil små avvik fra planen være i rekkefølgen. Prøv å holde dem så få som mulig.
• Lag en plan for neste dag. Det er best å gjøre dette på slutten av forrige arbeidsdag. Så du holder arbeidsstemningen og, men det er viktig å utarbeide et ekte program for saker.

Hvis du er leder, bør du i løpet av arbeidsdagen jobbe tett med sekretæren din.

Husk at det er alt generelle tips. De tar ikke hensyn til din individuelle egenskaper. Hvis det er mer praktisk for deg å gjøre hastearbeid på ettermiddagen, og ikke om morgenen, er dette din rett. Hvis du foretrekker å gjøre en stor og vanskelig oppgave sist, og dette ikke påvirker humøret ditt for en dag på noen måte, la det vare.

Planleggingen av arbeidsdagen bør være individuell.

De viktigste feilene når du planlegger en arbeidsdag

Til tross for at praksisen med tidsstyring er fast innarbeidet i livene våre, forplikter de fleste seg typiske feil når de planlegger arbeidsdagen. Her er noen av dem.

Feil 1. Feil prioritering.

Eisenhower-matrisen forteller oss at vi har viktige ting å gjøre. Men mange mennesker kan lett forvirre hva som er viktig for dem. Rute A, som skal forbli tom og ansvarlig for presserende og viktige saker, forveksler de ofte med C, hvor det har samlet seg uviktige saker som krever umiddelbar oppmerksomhet.

Det er viktig å huske at du kun skal bruke energi på det som er viktig for deg dette øyeblikket tid. Du bør jobbe for fremtiden når ting kan utsettes og planlegges ordentlig.

Feil 2. Det brukes for mye tid på bagateller.

For å forklare hvorfor først og fremst er det nødvendig å lage en "base", og først da de små tingene, vil vi bruke Pareto-loven. Det står at 20 % av innsatsen gir 80 % av resultatene. Det vil si at når du jobber med noe viktig bruker du 20 % av innsatsen og oppnår 80 % av resultatet. Når du jobber med de små tingene får du 4 ganger mindre resultat, og bruker 4 ganger mer energi.

La oss vurdere et lite eksempel. Du må starte en reklamekampanje. Hvis du lager 10 reklamer, match dem med søkeord og fraser, og kjøre på forberedte sider, så vil det være 20% av arbeidet som vil gi 80% av resultatet. Men hvis du bruker tid på å redigere fonter og bilder, velge og polere setninger og finne flere plattformer for annonsering, vil du bruke mye mer krefter. Alt dette må gjøres, men etter starten reklamekampanje når du når det første resultatet.

Feil 3. Mangel på tid til personlige saker.

Hver person burde ha personlige liv og valgfrihet. Hvis du har mye å gjøre og du ikke finner en eller to timer til å gjøre hobbyen din, så er dette dårlig planlegging for din egen dag. Å planlegge arbeidstid er viktig ikke bare fordi det lar deg gjøre mer. Det gir deg muligheten til å gjøre det du elsker uten hastverk.