Avtale. Koordinasjon

Det er bedre å være trygg enn å beklage.

Folkevisdom

Jeg tror at jeg ikke tar feil hvis jeg sier at enhver sekretær som jobber i en organisasjon der det ikke er klare regler for dokumenthåndtering eller hvor disse reglene ikke er nøye utarbeidet, gjentatte ganger har hatt tanker om det høye ansvaret han har på sine skuldre. ved utarbeidelse av dette eller hint organisatoriske, administrative eller kommersielle dokument.

Jeg deler denne bekymringen fullt ut. Tross alt ligger spørsmålene som tas opp i dokumenter noen ganger på så forskjellige plan at det ofte er vanskelig eller til og med umulig for en person, selv om han er et geni, å forstå alle finesser, skjulte nyanser og mulige konsekvenser, som vil innebære signering av et bestemt dokument.

Utgangen for kontorist (sekretær) inn i dette tilfellet vil være prosedyren for å godkjenne utkastet før det godkjennes av selskapets ledelse.

La oss prøve å utvikle, feilsøke, godkjenne og sette i drift en levedyktig mekanisme for godkjenning av utkast til dokumenter som kan fjerne ansvarsbyrden fra en ansatt i kontortjenesten eller kontoret og minimere feil ved utarbeidelse og godkjenning av visse selskapsdokumenter.

Vår informasjon

Det er to former for koordinering: intern og ekstern.

Intern koordinering - dette er en analyse og vurdering av ledende spesialister (ledere for relevante tjenester eller avdelinger i organisasjonen) av et utkast til dokument for å verifisere riktigheten av ordlyden av innholdet, tildeling av ansvar, tidsfrister, økonomiske fordeler eller tap og verifisering av samsvar av dette dokumentet gjeldende lovgivning og lokale forskrifter i selskapet.

Ekstern godkjenning - Dette er godkjenning av et dokument med tredjepartsorganisasjoner eller deres tjenestemenn.

Ekstern godkjenning, avhengig av innholdet i dokumentet, kan gjennomføres med både underordnede og ikke-underordnede organer (dersom innholdet i dokumentet berører deres interesser), forskningsorganisasjoner, ulike utvalg og offentlige organisasjoner, tilsynsmyndigheter, etc.

1. Hvilket dokument i organisasjonen regulerer prosedyren for å godkjenne et bestemt dokument?

Utvinning

3.3.4. Utarbeidelse av regulatoriske rettsakter fra den føderale

utøvende myndighet

[…] Kontorets arbeidsinstruksjoner avslører:

sammensetning av detaljene i den normative rettsakten og prosedyren for utførelse av dem;

prosedyren og tidspunktet for å utarbeide et utkast til reguleringsrettsakt;

prosedyren for godkjenning (koordinering av en normativ rettsakt med tjenestemenn i det føderale utøvende organet, godkjenning av lovutkastet med andre føderale utøvende organer, hvis det inneholder bestemmelser, normer og instrukser knyttet til andre føderale utøvende organer, andre organer og organisasjoner , prosedyren for godkjenning utkast til normativ lov utarbeidet føderal tjeneste eller det føderale byrået, med det føderale departementet under hvis jurisdiksjon de er);

sammensetningen av dokumentene som følger med prosjektet og dets vedlegg, reglene for gjennomføringen av dem;

prosedyre for å sende inn en normativ rettsak til undersøkelse for Justisdepartementet Den russiske føderasjonen;

prosedyre for adopsjon (signering, godkjenning) av regulatoriske rettsakter;

prosedyren for å bringe en normativ rettshandling til bobestyrerne. […]

Dermed er hovedveiledningen for handling, som skal spesifisere prosedyren for godkjenning av dokumenter kontorarbeidsinstrukser.

Som min arbeidserfaring viser, er ikke i alle organisasjoner dette dokumentet utarbeidet riktig og med en detaljert studie av prosessen. Mange organisasjoner har ikke bare en bevist godkjenningsprosedyre, men også instruksjonene i seg selv. La oss derfor vurdere dette, det mest ubehagelige tilfellet for oss.

Sekretæren eller kontorist i en slik organisasjon har umiddelbart en en hel serie spørsmål.

2. I hvilke tilfeller og hvilke typer dokumenter krever prosjekter godkjenning på opprettelsesstadiet?

La oss tilkalle hjelp Instruks for kontorarbeid i apparatet til Rettsavdelingen kl Høyesterett av den russiske føderasjonen, godkjent etter ordre fra den rettslige avdelingen ved Høyesterett i Den russiske føderasjonen datert 15. juni 2007 nr. 76 (som endret 20. januar 2015), i henhold til punkt 3.3.18 hvorav godkjenning av et utkast til dokument utføres hvis det er nødvendig for å vurdere dokumentets gyldighet, dets samsvar med rettsakter og tidligere fattede beslutninger.

I vårt tilfelle er dette alle kontrakter, avtaler og alle administrative dokumenter til selskapet. Andre dokumenter trenger som regel godkjenning mye sjeldnere, og dette skjer på en rutinemessig måte og krever ikke en strengt etablert godkjenningsordning.

3. Hvilke spesialister og i hvilken rekkefølge skal godkjenne utkastet til et dokument?

Her må man kanskje være pionerer og på en måte lovgivere, dvs. fastsette og godkjenne prosedyren for intern godkjenning. Ikke nøl med å søke hjelp og råd fra ledende spesialister i din organisasjon. Med din appell vil du vise en ansvarlig tilnærming og gjennomtenkt holdning til problemstillingen som utvikles, og slett ikke inkompetanse.

For ikke å finne opp hjulet om og om igjen og oppdage Amerika, anbefaler jeg på det sterkeste å godkjenne en godkjenningsliste for hver bestemt type forretningspapirer og holde seg til det når man blir enige om alle utkast til dokumenter av denne typen uten unntak.

La meg forklare med et eksempel. Et utkast til avtale for salg av produkter produsert og solgt av din bedrift opprettes. Hva bør være listen over visum på dette dokumentet? Etter min mening vil det være uttømmende for denne typen dokumenter neste liste godkjenninger:

Den administrerende direktøren for dokumentet (administrerende direktør), hans kontakttelefonnummer. Dette er initiativtakeren til dokumentet som skal akkumulere og foreta passende rettelser til dokumentutkastet.

Veilederen er ansvarlig for innholdet og gjennomføringen av dokumentet, rettidig og korrekt innføring av endringer og forslag sendt av spesialister som deltar i godkjenningsprosedyren.

Direkte veileder for guiden, hans kontakttelefonnummer(for eksempel kan det i dette spesielle tilfellet være lederen av salgsavdelingen). På dette stadiet gjennomfører lederen av guiden en innledende undersøkelse av dokumentet, identifiserer grove (og, avhengig av kvalifikasjoner og erfaring, mindre) feil i utarbeidelsen av dokumentet.

Sammen med Veilederen er han ansvarlig for innholdet og kvaliteten på dokumentet.

Regnskapssjef/økonomidirektør. Gjennomfører en analyse av det innsendte avtaleutkastet for finansiell korrekthet, analyserer skatterisiko (betalingsvilkår, behovet for en bankgaranti, riktigheten av valg av kontraktsvaluta, overholdelse av normene i den russiske føderasjonens skattekode, etc. ).

Leder for innkjøp (leder for forsyningstjeneste). Analyserer dokumentet fra synspunktet om riktigheten av navnene, artikkelnumrene, katalognumrene angitt i kontrakten, samt muligheten for kjøp og leveringstider for de relevante kjøpte komponentene og halvfabrikata som er nødvendige for implementering av denne kontrakten.

Leder for avdelingen for logistikk (eller transport)., dvs. den som er ansvarlig for kostnadene ved frakt av produkter og for selve leveransen. Foretar en gjennomgang av utkastet til dokumentet fra synspunktet om gyldigheten av kostnadene, vilkår og leveringsmetoder, tollbestemmelser osv. spesifisert i kontrakten.

Leder for designtjeneste (sjefdesigner). Gjennomgår dokumentet som er sendt inn for godkjenning med tanke på å gi produksjonen passende designdokumentasjon, dvs. analyserer om nødvendige tegninger og spesifikasjoner er utarbeidet eller om de må rekvireres fra motpart og godkjennes som vedlegg til kontrakten, kontrollerer mål angitt i skissene mv.

Leder for teknologisk tjeneste (sjefteknolog). Analyserer dokumentet som er sendt inn for godkjenning fra synspunkt teknologisk opplæring produksjon: har de passende blitt utviklet og implementert? teknologiske prosesser, om det finnes passende utstyr, verktøy og enheter for fremstilling av disse produktene.

Produksjonssjef. Kontrollerer det innsendte utkastet til kontrakt fra synspunktet om produksjonsmulighet, og tar hensyn til kommentarene fra de ovennevnte spesialistene.

Leder (eller representant) for den juridiske tjenesten. Analyserer det innsendte utkastet til dokumentet med tanke på overholdelse av kravene i gjeldende lovgivning i Den russiske føderasjonen, kontrollerer den juridiske kapasiteten til tjenestemenn og motparter som er involvert i å signere dokumenter, og om nødvendig krever motparten å gi manglende informasjon og dokumenter som bekrefter tjenestemenns rettigheter.

Leder for den økonomiske sikkerhetstjenesten. Kontrollerer påliteligheten og soliditeten til motparten og andre aspekter av transaksjonens økonomiske sikkerhet.

Jeg innrømmer fullt ut at mange denne listen vil virke inkonsistent med realitetene til virksomheten din: funksjonene til ansvarlige personer i organisasjonen din kan variere betydelig, overlappe osv. Dermed kan de teknologiske, design- og produksjonsdelene koordineres av én person, økonomisk sikkerhet kan vurderes av en representant for juridisk avdeling eller regnskapssjefen.

I dette tilfellet, etter avtale med ledende spesialister og med godkjenning fra lederen, kan du ekskludere noen ledd i kjeden jeg har gitt og legge til de du trenger, uten å glemme å godkjenne vedtatt godkjenningsprosedyre med instruks for kontorarbeid eller egen bestilling.

For å godkjenne utkast til administrative dokumenter (pålegg og forskrifter) anbefaler jeg å supplere godkjenningslisten med følgende punkter:

Leder for journalhåndteringstjeneste(sekretariat, kontor - det vil si du selv), hvis ansvar vil være å overvåke overholdelse av interne forskrifter, korrekthet og kompetanse på design (stil og grammatikk), overholdelse av kravene for å utstede administrative og andre dokumenter.

Leder for Human Resources, hvis oppgave er å verifisere samsvar Arbeidskodeks Den russiske føderasjonen og interne lokale forskrifter knyttet til arbeid med personell, overholdelse av interne arbeidsbestemmelser og arbeidsdisiplin.

Sikkerhetssjef organisasjonen din, hvis ansvar er å verifisere samsvar med forretningshemmeligheter og informasjonssikkerhet.

Etter å ha etablert listen over ledende spesialister og bedriftsavdelinger involvert i godkjenningen, er det nødvendig å sikre deres ansvar i godkjenningsprosedyren, dvs. inkludere i stillingsreglement og stillingsbeskrivelser relevante avklaringer og opplisting av ansvar for dokumentgodkjenningsprosedyren.

Rettighetene til personer som deltar i godkjenningen av dokumentet kan omfatte:

retten til å avvise et utkast til dokument med begrunnelse for årsakene til ens handlinger i godkjenningsarket eller ved å legge ved et ark med kommentarer;
kreve fra administrerende direktør ytterligere godkjenning av dokumentet med spesialister fra andre avdelinger som ikke er representert i godkjenningsordningen, men relatert til temaet for dokumentet som utvikles;
ikke godta for vurdering et dokument som har brudd i godkjenningsprosedyren (hvis ett eller flere stadier av godkjenning er savnet);
forlenge fristen for dokumentgodkjenning med bestemt tid, som begrunner denne handlingen (for eksempel kan den juridiske tjenesten kreve en forlengelse av godkjenningsperioden for tiden som kreves for å be om og motta fra skattemyndigheten et utdrag fra den forente statlig register juridiske personer);
initiere godkjenning av et utkast til dokument i henhold til en annen prosedyre enn den etablerte dersom:

a) dette er et krav fra den første lederen av organisasjonen, diktert av det haster og viktigheten av dette dokumentet;

b) betydningen og innholdet i dokumentet påvirker ansvarsområdet til avdelinger og spesialister hvis deltakelse i godkjenningen i samsvar med fastsatt prosedyre ikke gitt.

4. Hvordan må jeg søke om godkjenningsvisum?

La oss gå til GOST R 6.30-2003 “Enhetlige dokumentasjonssystemer. Samlet system for organisatorisk og administrativ dokumentasjon. Krav til dokumentutarbeidelse":

Utvinning

fra GOST R 6,30-2003

3. Krav til registrering av dokumentdetaljer

[…] 3.24. Godkjenning av dokumentet utstedes med et dokumentgodkjenningsvisum (heretter referert til som visumet), som inkluderer signaturen og posisjonen til personen som godkjenner dokumentet, en utskrift av signaturen (initialer, etternavn) og datoen for signering. For eksempel:

Personlig signatur SOM. Orlov

Hvis det er noen kommentarer til dokumentet, utstedes visumet som følger:

Kommentarer er vedlagt

Leder for juridisk avdeling

Personlig signatur SOM. Orlov

I praksis er to alternativer for formalisering av godkjenning mest brukt:

a) i form av et godkjenningsark (eksempel 1);

b) i form av et stempel på baksiden (c i noen tilfeller- på forsiden siste side utkast til dokument (eksempel 2). Et slikt stempel kan bestilles ferdig og plasseres etter behov på dokumentutkastet før godkjenningsprosedyren startes.

Vær oppmerksom på

I henhold til punkt 3.19 i metodologiske anbefalinger for implementering av GOST R 6.30-2003, er det tillatt, etter organisasjonens skjønn, ark-for-ark-godkjenning av regulatoriske rettsakter og applikasjoner for å beskytte mot mulig erstatning av ark. Med et side-for-ark-visum kan du ikke bruke alle elementene i visumet, men kun din egen personlige signatur og dens utskrift.

5. Hvordan bør kommentarer formateres? I hvilken rekkefølge og av hvem skal passende endringer gjøres i dokumentutkastet?

Her er hva de administrative forskriftene sier om dette: Føderalt byrå om statlig eiendomsforvaltning for utførelse statlig funksjon"Utføre rettslige handlinger på vegne av Den russiske føderasjonen for å beskytte eiendom og andre rettigheter og legitime interesser til den russiske føderasjonen i forvaltningen av føderal eiendom og privatisering av den på territoriet til den russiske føderasjonen og i utlandet, salg av eiendom beslaglagt i henhold til av rettsavgjørelser eller handlinger fra organer som er gitt rett til å ta avgjørelser om utestengning av eiendom, salg av konfiskert, løsøre, eierløs, beslaglagt og annen eiendom omgjort til statlig eierskap i samsvar med lovgivningen i Den russiske føderasjonen, "godkjent ved ordre fra departementet for økonomisk utvikling i Russland datert 22. juni 2009 nr. 229:

Utvinning

fra forvaltningsforskriften

30. Prosedyre for godkjenning og signering av dokumentutkastet

30.1. Den ansvarlige for utarbeidelsen av dokumentet overfører det utarbeidede dokumentutkastet til avdelingslederen i rekkefølgen på kontorarbeidet.

30.2. Avdelingsleder gjennomgår det utarbeidede dokumentutkastet for etterlevelse av kravene fastsatt i loven. Maksimal gjennomføringstid av denne handlingen er 1 virkedag.

30.3. Dersom det er merknader til innsendt dokumentutkast, returnerer avdelingsleder det for revisjon i rekkefølge på kontorarbeidet til den som er ansvarlig for å utarbeide dokumentet.

30.4. Dersom dokumentutkastet oppfyller kravene, godkjenner avdelingsleder det og overfører det til avdelingsleder i løpet av kontorarbeidet. Maksimumsperioden for å fullføre denne handlingen er 1 virkedag.

30.5. Avdelingsleder gjennomgår det utarbeidede dokumentutkastet for etterlevelse av kravene. Den maksimale perioden for å fullføre denne handlingen er 2 virkedager.

[…] 30.11. Hvis dokumentutkastet returneres, eliminerer den som er ansvarlig for å utarbeide dokumentet kommentarene. Maksimumsperioden for å fullføre denne handlingen er 1 virkedag.

30.12. Etter å ha eliminert kommentarene, overfører personen som er ansvarlig for å utarbeide dokumentet, i rekkefølgen av kontorarbeid, utkastet til dokumentet til en tjenestemann fra Federal Property Management Agency, fra hvem dokumentet ble returnert for revisjon.

Dersom det gjøres endringer av grunnleggende karakter under sluttbehandlingsprosessen, er dokumentutkastet gjenstand for obligatorisk re-godkjenning.

Slik:

Ansvaret for innholdet i dokumentutkastet, rettidig og pålitelig innføring av endringer basert på kommentarer og forslag sendt inn under godkjenningsprosessen, med hensyn til kommentarer fra spesialister som deltar i godkjenningen i dokumentutkastet, ligger hos sjefinspektøren og hans nærmeste leder. hvem som utstedte det første visumet;
prosjektet med kommentarer (dersom de kommer fra personene som er involvert i godkjenningen) skal returneres til administrerende direktør fra godkjenningsstadiet da kommentarene oppsto. Det vil si at hvis et utkast til dokument har bestått godkjenning, for eksempel på fire stadier, og kommentarer har oppstått på det femte, blir det ikke overført til det sjette stadiet, men returnert til administrerende direktør for å gjøre passende endringer;
etter at kommentarene er eliminert, returneres dokumentet av veilederen til godkjenningsnivået der prosjektet ble returnert med kommentarer;
etter at grunnleggende endringer er gjort, er dokumentutkastet gjenstand for ny godkjenning helt fra begynnelsen;
den som er autorisert til å signere den endelige versjonen av dokumentet, må varsles om kommentarer i dokumentutkastet;
Hvis dokumentutkastet ikke inneholder visum for noen spesialist/enhet, anses dette dokumentet som ikke godkjent og kan derfor ikke overføres til neste trinn.

Alt det ovennevnte kan representeres i form av en algoritme.

6. På hvilke måter kan godkjenningsprosedyren gjennomføres?

I praksis brukes det vanligvis følgende metoder intern koordinering:

Godkjenning utføres gjennom et elektronisk dokumenthåndteringssystem (EDMS) eller tilsvarende, i henhold til algoritmen fastsatt i EDMS , - samtidig av alle ansvarlige personer eller avdelinger involvert i godkjenningen, eller sekvensielt.

Ulemper:

Ikke alle organisasjoner har en EDMS;
EDMS er ikke gratis;
Det er ingen EDMS som ideelt sett vil passe hver spesifikk bedrift.

Fordeler:

rask overvåking av godkjenningsfremdriften;
informasjon lagres i elektronisk skjema, er det ikke nødvendig å gjentatte ganger skrive ut dokumenter relatert til arbeidet med dette dokumentprosjektet, fordi når som helst kan du få tilgang til databasen og lese kommentarene til enhver spesialist;
EDMS registrerer tiden brukt av et bestemt dokument på hvert godkjenningsstadium, dvs. Administrerende direktør kan alltid se på hvilket stadium fristene for gjennomgang av et dokumentutkast blir brutt og treffe passende tiltak;
dokumentet overføres automatisk fra trinn til trinn.

Koordinering utføres på e-post.

Ulemper:

en ulempe som oppstår fra selve prinsippet om parallell godkjenning - det er nesten umulig å korrekt ta hensyn til kommentarer mottatt samtidig fra flere spesialister, siden de ofte er gjensidig utelukkende;
sporing av godkjenningsprosessen skjer manuelt og er kun tilgjengelig hvis spesialistene som godkjenner dokumentet ikke glemmer å videresende dokumenter relatert til godkjenningen til administrerende direktør og/eller hans leder;
du er ikke forsikret mot det faktum at en annen spesialist vil korrigere dokumentutkastet uten å fremheve rettelsene og uten å legge ved et ark med kommentarer;
fravær av det originale "live" spesialistvisumet i godkjenningsarket og nederst på kommentararket;
tilstedeværelsen av korrespondanse som må lagres og systematiseres, dvs. det antas at brukerne har tilstrekkelig høy kompetanse i å jobbe med e-postklienten (noe som ikke er tilfelle i de fleste tilfeller).

Fordeler:

parallelt arbeid med dokumentutkastet på alle stadier av godkjenningen kan redusere godkjenningstiden betydelig;
tilstedeværelse av korrespondansehistorie;
effektivitet;
dokumentutkastet og kommentarer til det flyttes mellom godkjenningsstadier i elektronisk form.

Koordinering utføres ved levende sekvensiell bevegelse av dokumentet , de. overføre et papirutkast.

Ulemper:

arbeidsintensitet;
økte godkjenningstider.

Fordeler:

Veilederen foretar rettelser og tillegg til dokumentutkastet sekvensielt, etter hvert som kommentarer mottas fra spesialister. Dermed spesialister på de neste stadiene analysere utkastet til dokumentet med allerede endringer gjort;
rettelser i et papirutkast er nesten umulig å gjøre ubemerket, spesielt hvis du søker ark-for-ark-godkjenning av dokumentutkastet av sjefinspektøren eller hans nærmeste leder;
det viktigste: tilstedeværelsen av "levende" visum i godkjenningsarket og signaturer under kommentararket, fordi, som det står folkevisdom, det er bedre å være trygg enn å beklage.

7. Hvordan gjennomføres ekstern godkjenning av et utkast til dokument?

Dette er det som er sagt i instruksjonene for kontorarbeid i apparatet til rettsavdelingen ved Høyesterett i Den russiske føderasjonen, godkjent ved ordre nr. 76 datert 15. juni 2007 (som endret 20. januar 2015):

Utvinning

fra Instruks for kontorarbeid i Rettsavdelingens apparat

ved Høyesterett i den russiske føderasjonen

3.3.18. Godkjenning av dokumentutkastet

[…] Ekstern godkjenning av et dokument utstedes med et godkjenningsstempel. Godkjenningsstemplet er plassert under "Signatur"-detaljene på forsiden i nedre venstre felt av dokumentet og inkluderer: ordet "AVTALT"; navnet på stillingen til personen som dokumentet godkjennes med (inkludert navnet på organisasjonen), personlig signatur, utskrift av signaturen og datoen for godkjenning eller navnet på dokumentet som bekrefter avtalen, dato og nummer , for eksempel:

AVTALT

visefinansminister

Den russiske føderasjonen

__________________ ____________________

(personlig signatur) (initialer, etternavn)

AVTALT

styrevedtak

Rettsavdelingen

datert 27. mars 2007 nr. ___

Altså ekstern koordinering:

kan utføres av spesifikke offisiell eller et dokument (brev, protokoll, etc.);
utarbeidet i form av et godkjenningsstempel eller godkjenningsark;
praktisk talt ikke regulert av internt forskrifter organisasjoner.

Kontortjenestenes rolle

Rollen til kontoradministrasjonstjenesten under dokumentgodkjenningsprosedyren er:

til støtte og generell overvåking av etterlevelse etablert orden godkjenning og tidspunkt for vurdering på hvert trinn;
koordinere og sikre samhandling mellom spesialister som deltar i godkjenningsprosedyren;
rettidig informere deltakerne om prosedyren og toppledelsen om status for godkjenningsprosessen.

I tillegg skal kontorforvaltningstjenesten kontinuerlig overvåke og kontrollere relevansen og forbedre godkjenningsordningene og dokumentflytrutene innenfor rammen av godkjenningsprosedyren, samt holde listene over avdelinger og ansvarlige personer som er involvert i godkjenning av dokumenter oppdatert. Til utførelse av høy kvalitet For disse oppgavene må ansatte i kontorledelsestjenesten være godt kjent med forretningsprosesser, ordninger, skjemaer og prosedyrer for samhandling mellom organisasjonens avdelinger.

Organisatorisk og administrativ dokumentasjon. Dokumentasjonskrav. Metodiske anbefalinger om implementering av GOST R 6.30-2003, godkjent av Rosarkhiv.

Hvor ofte snakker vi om fortiden? Ja, hver dag!

Du forteller stadig dine venner/foreldre/kolleger livshendelser, minner, historier.

Selv om dette er enkelt å gjøre på russisk, må du på engelsk kjenne til samsvar mellom tider.

For eksempel, på russisk sier vi: "Han trodde hun studerte engelsk." I denne setningen bruker vi både fortid og nåtid.

Men på engelsk, når du snakker om fortid, kan du ikke bruke fortid med nåtid eller fremtid i samme setning.

For å si en slik setning, må du bli enige om tidene i den.

Siden vi ikke gjør dette på russisk, er spent enighet litt uvanlig for oss. Derfor må du forstå dette emnet grundig for å unngå feil.

I artikkelen vil jeg fortelle deg reglene for å avtale tider på engelsk, og også gi deg en tabell med eksempler.

Fra artikkelen vil du lære:

Hva er spent avtale på engelsk?

Koordinering av tider- dette er tidens avhengighet i den ene delen av setningen av tiden brukt i den andre.

Vi bruker det i komplekse setninger, som består av flere deler.

Det er 2 deler til en kompleks setning:

1. Hjem- er en selvstendig del av en setning

For eksempel:

Han sa...

Vi tror...

2. Bisetning- dette er den delen som avhenger av hoveddelen (vi kan stille et spørsmål fra hoveddelen til den underordnede delen).

For eksempel:

Han sa (nøyaktig hva?) at jeg kommer kl 9.

Vi tenker (nøyaktig hva?) at hun vil ringe.

Når du skal koordinere tider, må du lære å endre deg underordnet ledd tilbud.

Nedenfor skal vi se på koordineringen av følgende tider:

1. Fortid og nåtid

Enkel nåtid
Kontinuerlig nåtid

2. Fortid og fremtid

3. Preteritum og preteritum

4. Preteritum og modale verb

Så la oss begynne.

Koordinering av preteritum og nåtid

1. Preteritum og Present Enkel(vanlig handling)

La oss se nærmere på hvordan preteritum og presens enkel tid er koordinert.

La oss si at vi har et forslag:

Han tror hun kjører en bil.
Han tror hun kjører bilen.

Som du kan se, er begge deler av denne setningen i nåtid. Det vil si at han på det nåværende tidspunkt tror at hun kjører bil.

Hvordan sier du dette i preteritum?

Tenk deg for eksempel situasjonen:

En venn forteller deg at han for en uke siden møtte en jente og deretter han trodde hun kjørte bil. Men nå vet han allerede at det ikke er slik.

Det vil si at i den første delen av setningen har vi nå preteritum:

Han tanke...
Han tenkte...

På russisk, i dette tilfellet, vil den andre delen ikke endre seg (nåtid vil forbli i den), men på engelsk kan vi ikke la den andre delen være uendret.

Feil:

Han tanke hun kjører en bil.
Han trodde hun kjørte bil.

Vi må forene den første delen med den andre. Og for dette setter vi også andre del i preteritum.

Det vil si at vi forandrer oss enkel presens tid på enkel fortid ( Past Simple) , legger til ending -ed Til riktig verb eller putting uregelmessig verb inn i 2. form.

Han tanke hun kjørte en bil.
Han trodde hun kjørte bil.

La oss se på et par flere eksempler:

2. Preteritum og Present Kontinuerlig(prosessen som pågår nå)

Hvordan stemmer fortid og presens kontinuerlig?

Han tenker hun er sover.
Han tror hun sover.

Begge deler av denne setningen er i nåtid: for øyeblikket tror han at hun sover.

Men forestill deg situasjonen:

Når hun møtes, spør jenta kjæresten hvorfor han ikke ringte henne. Og han forklarer henne at han ikke ringte henne om morgenen fordi trodde hun sov.

Det vil si at den første delen av setningen nå er i preteritum:

Han tenkte...
Han tenkte...

Igjen, på russisk vil ingenting endre seg i den andre delen, men på engelsk kan vi ikke la alt være som det er.

Feil:

Han tanke hun er sover
Han trodde hun sov.

Vi må endre nåtid i andre del til fortid. Det vil si at vi forandrer oss nåværende lang tid(Gjelder kontinuerlig) på forbi kontinuerlig fortid Kontinuerlig, endre hjelpeverb (am/er to was, are to were):

Han tanke hun var sover.
Han trodde hun sov.

La oss se på noen flere eksempler:

Koordinering av fortid og fremtid

La oss se hvordan fortid og fremtidig tid er koordinert.

For eksempel har vi et forslag:

Hun vet at han kommer.
Hun vet at han kommer.

Forestill deg situasjonen:

En jente fortalte det til venninnen sin i forrige uke hun visste at han ville komme.

Som du kan se, endrer vi igjen tiden i den første delen fra nåtid til fortid:

Hun visste...
Hun visste...

Først nå kan vi ikke forlate fremtidstiden i andre del.

Feil:

Hun visste at han vilje komme.
Hun visste at han ville komme.

Vi må gjøre fremtiden anspent fortid, og for dette endrer vi oss hjelpeverb vil på ville.

Hun visste at han ville komme.
Hun visste at han ville komme.

Her er noen flere eksempler:

Overensstemmelse mellom preteritum og preteritum

Først, la meg forklare deg hvorfor og når vi trenger å koordinere fortid med hverandre.

Denne regelen gjelder dersom handlingen i bisetningen skjedde tidligere enn i hovedsetningen. Det vil si at vi trenger slik koordinering for å vise handlingsrekkefølgen.

La oss se på dette mer detaljert.

For eksempel har vi en fortsettelse:

Han sa at hun gikk borte.
Han sa hun dro.

Begge deler av denne setningen er i enkel fortid. Det vil si at vi konkluderer med at handlinger skjer på et tidspunkt.

For eksempel gikk han bare med henne til bilen og sa det hun dro.

Men hvis vi vil vise at en handling fant sted før en annen skjedde, må vi endre tiden i den andre delen.

Tenk deg for eksempel en situasjon: For en dag siden dro venninnen din for å besøke foreldrene sine, og i dag ringte venninnen din og spurte hvor hun var. Det svarte du på hun dro.

I dette tilfellet bruker vi tiden i andre del av setningen Past Perfect(fortid perfekt), som viser at denne handlingen skjedde tidligere. I dette tilfellet bruker vi hjelpemidlet verb hadde og sett handlingen i 3. form.

Han sa at hun hadde borte borte.
Han sa hun dro.

Vi gjør det samme hvis setningen bruker den nåværende perfekte handlingen ( Present Perfect), siden den også er oversatt til russisk ved bruk av preteritum. I dette tilfellet legger vi vekt på resultatet vi oppnådde.

Han sa at han hadde skrevet en bok.
Han sa at han skrev en bok.

Det vil si at han en gang i det siste skrev en bok, men de spurte ham om det først nå.

Oftest er vi enige i preteritum når vi formidler noens ord.

Preteritum (direkte tale):	Preteritum (indirekte tale)
Han sa: "De fløy." Han sa: "De har kommet."	Han sa at de hadde fløyet. Han sa at de var kommet (de kom først, og så sa han det).
De sa: "Han har gjort lekser." De sa: "Han gjorde leksene sine."	De sa at han hadde gjort lekser. De sa at han gjorde leksene sine (han gjorde leksene først og så sa de).

Overensstemmelse mellom preteritum og modale verb

Modale verb, i motsetning til andre verb, indikerer ikke en handling (gå, lese, studere), men viser en holdning til disse handlingene (må gå, kan lese, bør studere).

Når vi blir enige om tider, setter vi dem i preteritum:

kan - kunne
kan - kanskje
måtte - måtte

For eksempel har vi en setning i nåtid:

Han vet at hun kan snakker engelsk.
Han vet at hun kan engelsk.

Men anta at han forteller vennene sine at da han ansatte henne,

Det vil si at vi setter den første delen i preteritum:

Han visste ikke...
Han visste...

Etter å ha satt den første delen i preteritum, kan vi ikke forlate modalt verb i nåtid.

Feil:

Han visste at hun kan snakker engelsk.
Han visste at hun kunne snakke engelsk.

Det er derfor vi setter kan i preteritum - kunne.

Han visste at hun kunne snakker engelsk.
Han visste at hun kunne snakke engelsk.

La oss se på noen flere eksempler:

La oss nå se på generell tabell anspent avtale på engelsk.

Generell tabell over tidsavtale på engelsk

Her er hvordan tidene endres når man blir enige:

var	Bytt til
Present Enkel Han tror hun jobber. Han tror hun jobber.	Past Simple Han trodde hun jobbet. Han trodde det fungerte.
Present Kontinuerlig Hun vet at de trener. Hun vet at de trener.	Fortid kontinuerlig Hun visste at de trente. Hun visste at de trente.
Fremtid - vilje Hun tenker at hun kommer til å lese boka. Hun tror hun kommer til å lese denne boken.	Fremtid - ville Hun tenkte at hun ville lese boka. Hun tenkte at hun ville lese denne boken.
Past Simple Han sa: "De ringte." Han sa: "De ringte."	Past Perfect Han sa at de hadde ringt. Han sa at de ringte.
Present Perfect De sa: "Vi har laget middag." De sa: "Vi har laget middag."	Past Perfect De sa at de hadde laget middag. De sa at de hadde laget middag.
Modale verb - kan, kan, må De tror at hun kan kjøre bil. De tror hun kan kjøre.	Modale verb - kunne, kanskje, måtte De trodde at hun kunne kjøre. De trodde hun kunne kjøre.

Det er også verdt å merke seg at det i noen tilfeller ikke er nødvendig å koordinere tider.

I hvilke tilfeller gjelder ikke regelen om tidsavtale på engelsk?

Denne regelen har sine unntak - tilfeller der vi ikke overholder hovedregelen.

La oss se på dem:

1. B underordnet ledd snakker om et kjent faktum

For eksempel:

Han visste at isen smelter.
Han visste at isen smeltet.

2. Modale verb brukes i bisetningerburde, må, burde

For eksempel:

De sa at han skulle reise hjem.
De sa at han skulle reise hjem.

3. Den underordnede setningen bruker fortidens sammenhengende tid (ForbiKontinuerlig)

For eksempel:

De trodde hun sov.
De trodde hun sov.

Avslutningsvis vil jeg si at temaet tidsenighet er nært knyttet til andre grammatiske emner. Oftest trenger vi å koordinere tider når vi formidler noens ord, det vil si at vi oversetter direkte tale til indirekte tale.

Så vi har sett på reglene for koordinering av tider, og la oss nå gå videre til praksis.

Forsterkningsoppgave

Oversett følgende setninger til engelsk språk. Legg igjen svarene dine i kommentarfeltet under artikkelen.

1. Han tenkte at de ville gå på teater.
2. Hun så at han vasket bilen.
3. Vi visste at hun kunne danse.
4. De trodde at hun lærte engelsk.
5. Han sa at de signerte dokumentene.

B3 - typer underordnet forbindelse

Lærerens kommentarer

Mulige vanskeligheter	Gode råd
Det kan være vanskelig å fastslå hvilken type sammenheng mellom ord i fraser substantiv + substantiv, hvor det avhengige ordet svarer på spørsmålet hva? For eksempel: smart datter, Moskva by, bjørkeblad, hus ved veien.	Prøv å endre hovedordet ved å bruke det i skjemaet flertall eller skrå sak, for eksempel genitiv. Hvis det avhengige substantivet endres, det vil si at det stemmer overens med hovedordet i tall og kasus ( smarte døtre, Moskva by), så er typen sammenheng mellom ord i denne frasen samsvar. Hvis det avhengige substantivet ikke endres, det vil si ikke stemmer overens med hovedordet i tall og kasus ( bjørkeblad, hus ved veien), så er typen tilkobling i denne setningen kontroll.
Noen ganger er kjønn, antall og kasus for substantiver knyttet til kontroll det samme, så i slike tilfeller er det mulig å forveksle kontroll med enighet, for eksempel: fra høgskolens direktør.	For å bestemme typen sammenheng mellom ord i en gitt setning, må du endre formen til hovedordet. Hvis det avhengige ordet endres etter hovedordet, er dette en setning med enighet: hos den vakre kunstneren - hos den vakre kunstneren. Hvis det avhengige ordet ikke endres, er det en kontrollfrase: fra høgskolens direktør - til høgskolens direktør.
Noen adverb dannet fra substantiver og andre orddeler kan forveksles med de tilsvarende taledelene, og det kan gjøres en feil ved å bestemme typen forbindelse, for eksempel: gå om sommeren - beundre sommeren, hardkok - kom inn i et tøft rot.	For å bestemme typen forbindelse i en slik situasjon, er det nødvendig å korrekt bestemme talen, som er det tvilsomme ordet. Hvis et tvilsomt ord er skrevet sammen med tidligere påskudd eller med bindestrek, så er dette et adverb: hardkokt, i det fjerne, mot, på gamlemåten. Hvis ordet er uten preposisjon eller er skrevet separat med en preposisjon, prøv å spørre det tvilsomme ordet saksspørsmål: gå hvordan? om sommeren. Spørsmålet er åpenbart upassende, noe som betyr at det er et adverb, typen forbindelse er tilknytning. Beundre hvordan? om sommeren. Spørsmålet er passende, så det er et substantiv, typen kommunikasjon er ledelse. I tilfellet når det avhengige ordet svarer på spørsmålet Hvilken? og er et adjektiv, typen sammenheng mellom ord er enighet: i trøbbel hvilken? kjøle.
Noen ganger er det vanskelig å fastslå hvilket ord i en frase som er hovedordet og hvilket som er det avhengige, for eksempel: litt trist, jeg liker å spise.	I adjektiv + adverbfraser er hovedordet alltid adjektivet, og det avhengige ordet er adverbet, som betyr attributttegn. I fraser i form av et verb + infinitiv er hovedordet alltid verbet, og det avhengige ordet er infinitiv. Typen av forbindelse mellom ord i begge frasene er tilgrensning, fordi det avhengige ordet er uforanderlig.

Syntaks. Konseptet med setning og frase

Syntaks er en del av grammatikken som studerer strukturen og betydningen av setninger og setninger.

En setning er en grunnleggende syntaksenhet som uttrykker en tanke, inneholder en melding, et spørsmål eller et insentiv. Setningen har intonasjon og semantisk fullstendighet, det vil si at den er innrammet som et eget utsagn.

Det er kaldt ute (melding).

Når går toget? (spørsmål).

Vennligst lukk vinduet! (motivasjon).

Tilbudet har grammatisk grunnlag(emne og predikat). Basert på antall grammatiske stammer er setninger delt inn i enkle (én grammatisk stamme) og komplekse (mer enn én grammatisk grunnlag).

Morgentåka over byen har ennå ikke lettet, selv om den har tynnet ut(enkel setning).

Han med gulltann viste seg å være en kelner, ikke en svindler(sammensatt setning).

Av det grammatiske grunnlagets natur enkle setninger Det er todelt og endelt.

Basert på fullstendigheten av implementeringen, deles forslagene inn i komplette og ufullstendige.

I henhold til formålet med å lage setninger er det narrativ, motiverende og spørrende.

Ifølge intonasjonen av setninger er det utropstegn Og ikke utropende.

Ved frase to eller flere ord kalles, forent i betydning og grammatisk (bruker underordnet forbindelse).

En frase består av et hovedord og et avhengig ord. Fra hovedordet kan du stille et spørsmål til det avhengige.

Gå (hvor?) inn i villmarken.

Lader (hva?) batteriet.

En setning, som et ord, navngir gjenstander, handlinger og deres tegn, men mer spesifikt, nettopp, fordi det avhengige ordet konkretiserer betydningen av det viktigste. La oss sammenligne:

Morgen - sommermorgen;

Sov - sov lenge.

Det er tre typer underordnede forbindelser mellom hoved- og avhengige ord i en frase: enighet, kontroll og tilknytning.

Fra barndommen lærer vi å sette ord i setninger. Først kort, så lengre og mer kompleks. I barndommen skjer alt dette ubevisst, intuitivt. Men faktisk, ord, når de kombineres til setninger, adlyder visse regler. Forbindelsene som oppstår i en frase mellom ord kalles: koordinering, kontroll og nærhet. Hvordan er hver av dem dannet og hvordan er de forskjellige?

Hva er en setning?

For å forstå hvordan forbindelser dannes i en setning, må du forstå hva det er.

En frase er en kombinasjon av to eller flere ord som er relatert i betydning og grammatisk og betegner et objekt, et konsept og så videre. I kombinasjon kan du skille hovedordet og det avhengige. Hvordan skille dem? Fra hovedordet kan du stille et spørsmål til det avhengige. En slik sammenheng mellom hovedordet og det avhengige ordet kalles underordnet.

Hvilken rolle spiller en setning i en setning?

Uttrykket i seg selv uttrykker ikke en fullstendig tanke. Vi kan si at fraser er særegne klosser som sammen, forent ved hjelp av betydning, konjunksjoner, preposisjoner, pronomen osv., danner hele setninger. Det skal bemerkes at hovedmedlemmene i setningen, det vil si subjektet og predikatet, ikke er en frase.

Hva er koordinering?

Underordnede forbindelser i fraser er delt inn i tre typer. Den første av disse er kommunikasjon-koordinering. Allerede takket være navnet kan du gjette at noe vil stemme overens med noe i henhold til visse egenskaper. Dette er sant. I denne typen avhengig ord tar over grammatisk form hovedsaken. Når du kobler enighet i en frase, blir hovedordet et substantiv, og det avhengige ordet blir et adjektiv eller partisipp. La oss se på eksempler:

Høyt bord. Fra ordet "bord" kan du stille spørsmålet "hvilken?" dvs. "tabell" er hovedordet, "høy" er det avhengige ordet. Hvordan vises enighet i en frase? Fordi substantivet "tabell" maskulin, da stemmer adjektivet med det i kjønn og antall ( entall) og til og med kasus (nominativ).

For å forstå hva koordinering er, la oss analysere et annet eksempel:

God ferie. Fra ordet "ferie" til det andre ordet kan du stille spørsmålet "hvilken?" Ord stemmer overens etter kjønn (maskulint), tall (entall), kasus (nominativ).

Kjønn, tall og kasus er grunnlaget for enighet i en frase.

Kontroll

Etter å ha forstått hva koordinering er, la oss gå videre til ledelsen. Essensen av denne forbindelsen kan også forstås fra selve navnet. Ett av ordene styrer det andre. Substantivet var hovedordet i overensstemmelse, substantivet eller et ord med dets egenskaper er avhengig, og hovedordet bestemmer i hvilket tilfelle avhengigheten skal brukes, det vil si at det styrer det.

Hovedordet er oftest et verb. Men det kan også være et substantiv, et adjektiv og til og med et adverb. For å forstå hvordan dette vil se ut, la oss se på hver sak separat.

Verb og substantiv

Skriv et brev. Fra ordet "skriv" kan du stille spørsmålet "hva?" til ordet "bokstav". Derfor vil verbet være hovedordet i frasen, og substantivet vil være det avhengige ordet. Spørsmålet fra hovedordet antyder allerede i hvilket tilfelle den avhengige vil vises ( akkusativ sak- "hvem? Hva?").

Substantiv og substantiv

Når to substantiv brukes i en frase, er de oftest kombinert med en preposisjon:

Lidenskap for lesing. Ordet "lidenskap" reiser spørsmålet "hvorfor?" Det viser seg at dette er hovedordet, og "lesing" er et avhengig ord. Spørsmålet fra hovedsubstantivet forteller deg også hvilket tilfelle den avhengige er i. Lidenskap for hva? Eller til hvem (i dette tilfellet fortsatt til "hva")? Dette er spørsmålene dativ tilfelle, så det avhengige ordet brukes i den.

Adjektiv og substantiv

Et eksempel på at et adjektiv blir hovedordet er følgende frase:

Fylt med tristhet. Siden ordet "fylt" kan brukes til å stille spørsmålet "med hva?", er det hovedsaken i denne frasen. Og fra selve spørsmålet blir det klart at det avhengige ordet brukes i instrumentell sak.

Adverb og substantiv

Og til slutt siste eksempel viser hva kontroll er:

Sammen med venner. Fra ordet "sammen" kan du stille spørsmålet "med hvem?", derfor er det den viktigste i setningen og styrer den avhengige. Og det avhengige ordet brukes i den instrumentelle kasusen, noe som blir klart av spørsmålet som stilles fra adverbet.

Hva er tilknytning?

Siste visning adjacency fungerer som en underordnet forbindelse.

Essensen av denne typen kommunikasjon kan gjettes fra navnet. I dette tilfellet endres ikke det avhengige ordet på noen måte i henhold til hovedordet. Det har sin egen uforanderlige form og står rett og slett ved siden av hovedordet. Hovedordet kan være forbundet med en infinitiv av et verb, et adverb, sammenlignende grad, gerunder, etc.

Det er for varmt. Ordet varmt kan føre til spørsmålet "hvordan?" Dermed er "hot" hovedordet, og "for" er et avhengig ord. Men det endrer seg ikke på noen måte i henhold til hovedordet, men bare grenser til det.

Komplekse tilfeller av å bestemme type forbindelse i en setning

Sett individuelt kan hver type forbindelse i en setning virke enkel. Det er tydelig hva koordinering, kontroll og tilknytning er hvis eksemplene er gitt ett om gangen. Men når du møter en setning i en setning, er det noen ganger vanskelig å bestemme typen. Koordinasjon er det enkleste å legge merke til, men tilknytning og kontroll er noen ganger veldig like og lett å forveksle.

Hvordan unngå dette? Først av alt må du være forsiktig og ta deg god tid. La oss se på to tilfeller der kontroll kan forveksles med nærhet og omvendt.

I det første tilfellet kan det oppstå vanskeligheter på grunn av tilstedeværelsen av et pronomen i frasen. Sistnevnte er også ulike typer, og dette er verdt å huske. Hvis et personlig pronomen brukes i en frase, vil det være en kontrollforbindelse.

Eksempel:

Hør henne. Hør hvem? Svaret er hennes. "Hør" er hovedordet. Det er et saksspørsmål, så det er ledelsen.

I det andre tilfellet kan uttrykket bruke besittende pronomen, så blir det en tilknytning.

Eksempel:

Kjolen hennes. Hvem sin kjole er det? Svaret er hennes. I dette tilfellet er ikke spørsmålet et saksspørsmål, men en sammenheng – tilknytning.

Samlokalisering i en setning

Etter å ha funnet ut hva koordinering, kontroll og tilknytning er, må du lære å se setninger i en setning og bestemme typen. Hovedsaken er ikke å glemme at det ikke kan være en underordnet forbindelse mellom subjektet og predikatet, siden de er hovedmedlemmene i setningen. La oss se på disse funksjonene ved å bruke et eksempel:

En lys sommerdag gikk han en tur i parken.

Emnet for denne setningen er "han" og predikatet "gikk". Det vil si at disse ordene ikke kan være en frase. Gikk du hvor (sakspørsmålet "for hva?")? Svaret er en spasertur. Kommunikasjon - ledelse.

Sommerdag. Hvilken dag? Svaret er sommer. Kommunikasjon - koordinering. Ordet "sommer" stemmer overens med det viktigste i kjønn, tall og kasus. Uttrykket "på en lys dag" kan analyseres på samme måte.

Så det er tre typer forbindelser i en setning: koordinering, kontroll og tilknytning. Du kan bestemme hvilken som brukes ved å stille et spørsmål fra hovedordet. Det er også nødvendig å nøye sjekke typen forbindelse hvis setningen inneholder et pronomen, siden de dannes med forskjellige former for pronomen ulike typer kommunikasjon.

Koordinasjon

Utkast til utarbeidede dokumenter før signering i enkelte saker er avtalt med interesserte institusjoner, strukturelle inndelinger, individuelle tjenestemenn.

Dette gjøres for å kontrollere dokumentets gjennomførbarhet og aktualitet, samsvar med gjeldende lover og regler og er i hovedsak en vurdering av prosjektet.

Koordinering utføres i og utenfor institusjonen. Intern koordinering utføres med de avdelingene hvis deltakelse er tenkt i implementeringen av dette dokumentet. I institusjoner som har juridisk tjeneste, avtales dokumenter med advokat før signering. Dokumentet kan også avtales med institusjonens nestleder som fører tilsyn med problemstillingene som gjenspeiles i dokumentet.

Dersom utførelse av et dokument er knyttet til finansielle kostnader, kreves godkjenning fra finanstjenesten (regnskapssjef).

Vanligvis er dette kontrakter og avtaler inngått av en organisasjon (firma) for mottak eller frigivelse av inventar, utførelse av arbeid og tjenester; pålegg om etablering av offisielle lønninger, bonuser til lønn, bonuser osv. Dermed er det gitt regnskapsvisum på et stort antall dokumenter.

Intern godkjenning utstedes av et dokumentgodkjenningsvisum, som består av å angi posisjonen til endossøren, hans signatur, dens dekoding (initialer og etternavn) og dato. For eksempel:

Regnskapssjef (signatur) L.I. Ivanova

23.11.2007

Leder for juridisk rådgiver personalkontor

Signatur E.M. Moiseeva Signatur M.M. Chernyak

25.06.2007 26.06.2007

Ved uenighet i dokumentet, eller dersom det er kommentarer eller tillegg til utkastet, opplyses det på eget ark, signert og vedlagt dokumentet. I dette tilfellet utstedes visumet som følger:

Kommentarer er vedlagt.........

Stillingstittel

Personlig utskrift

signatur signatur

Dato

Sted for visum: hvis originaldokumentet sendes, er visumet plassert under signaturen eller i venstre marg siste ark kopien som blir liggende på institusjonen.

For dokumenter hvis originaler forblir hos organisasjonen (disse er primært interne dokumenter), er visumet festet til baksiden det siste arket i den første kopien av originaldokumentet.

Institusjonen skal ha en liste viktige dokumenter som angir personene hvis visum kreves for registrering. Det er tilrådelig å gi en slik liste i vedlegget til kontorstyringsinstruksen. Kontorarbeidere bør vite godt uten hvis visum et dokument ikke kan sendes til lederen for underskrift.

Hvis det er et datanettverk, kan teksten til et dokument koordineres samtidig med flere spesialister uten å skrive det ut på papir.

Ekstern godkjenning, avhengig av innholdet i dokumentet, kan foretas med underordnede og ikke-underordnede organer, dersom innholdet i dokumentet berører deres interesser, med forskningsorganisasjoner, offentlige organisasjoner, statlige og departementale kontrollorganer og overordnede myndigheter.

Ekstern godkjenning av et dokument kan formaliseres ved en godkjenningsprotokoll eller diskusjon av utkastet til dokumentet, et sertifikat, men oftest med godkjenningsstempelet til dokumentet.

Godkjenningsstemplet har to alternativer: avtale med en bestemt tjenestemann og godkjenning av et annet dokument, oftest brev, protokoll osv.

For eksempel:

AVTALT

Skoledirektør nr. 583 Signatur V.V. Sokolova

AVTALT

Referat fra fagkomiteens møte

09.08.2007 № 25

AVTALT

Brev fra det russiske helsedepartementet

05.09.2007 №65-17/184

I det første tilfellet, etter ordet AVTALT, er navnet på stillingen angitt, inkludert navnet på organisasjonen, en personlig signatur er plassert, dens forklaring er gitt og datoen er indikert. I det andre tilfellet, etter ordet AVTALT, angis dokumenttype, dato og nummer.

Ordet AVTALT er skrevet med store bokstaver uten anførselstegn.

Dersom samordning med flere organisasjoner er nødvendig, kan det lages et eget godkjenningsark.

Signering og godkjenning av dokumenter

En signatur er et obligatorisk krav til et offisielt dokument, noe som gir det rettskraft. Tjenestemenn signerer dokumenter innenfor sin kompetanse. Dokumenter kompilert

i institusjoner som opererer på grunnlag av enhet av kommando, er de signert av én tjenestemann. Dokumenter vedtatt av kollegiale organer krever to underskrifter. For eksempel er vedtaket signert av leder og sekretær i det kollegiale organet. Protokollen er også signert.

Det settes to eller flere underskrifter på dokumenter som flere personer har ansvar for. Avtaler og kontrakter undertegnes av avtalepartene.

Dokumenter utarbeidet av kommisjonen, for eksempel handlinger, er signert av alle dens medlemmer.

Monetære og økonomiske dokumenter har funksjoner som en del av sertifikatet. De er signert av institusjonsleder og regnskapssjef. En spesiell klausul i den føderale loven "On Accounting" er viet til prosedyren for å signere primære regnskapsdokumenter. Det står: «Listen over personer som er autorisert til å signere primære regnskapsdokumenter godkjennes av organisasjonens leder etter avtale med regnskapssjefen. Dokumenter som brukes til å formalisere forretningstransaksjoner med midler er signert av lederen av organisasjonen og regnskapssjefen eller personer autorisert av dem.

"Signatur"-attributtet består av tittelen på stillingen til personen som signerer dokumentet, hans personlige signatur og dets transkripsjon, som indikerer initialene og etternavnet.

Å gi stor verdi som indikerer at tjenestemennene signerer dokumentet, i den føderale loven "om regnskap" (artikkel 9) og "Regler for kontorarbeid i føderale utøvende organer", er "signatur"-attributtet delt inn i to detaljer: "posisjonen til personen som signerer dokument" og "signatur av de offisielle ansiktene."

I dokumenter utarbeidet på brevpapir inneholder tittelen på stillingen ikke navnet på institusjonen.

For eksempel:

Direktør for instituttet Signatur V.T. Loginov

Når du utarbeider et dokument for ren tavle papir, stillingstittelen inkluderer navnet på institusjonen.

For eksempel:

Direktør for All-Russian Scientific Research Television Institute of Documentation

og arkivsaker Signatur M.V. Larin

Ved universiteter og vitenskapelige institusjoner er stillinger angitt akademisk grad og rang.

For eksempel:

Hode Institutt for zoologi

prof., lege biolog, vitenskap Signatur I.F. Milyutin

Det er tillatt i «signatur»-attributtet å sentrere stillingstittelen til personen som signerte dokumentet i forhold til den lengste linjen.»

Signaturene til flere tjenestemenn på dokumentet er plassert under hverandre i sekvensen som tilsvarer stillingen. Stillingstitler er atskilt med to linjeavstander.

For eksempel:

Styreleder L.N. Tuchkova

Sekretær O.I. Dubrovina

Hvis et dokument er signert av flere likestilte personer, er deres signaturer plassert på samme nivå.

For eksempel:

Direktør for skole nr. 565 Direktør for Zarya svømmebasseng

Signatur O. O. Nikitin Signatur E.A. Blandinskaya

Det bør huskes at i fravær av tjenestemannen hvis signatur er utarbeidet på dokumentet, hvis dokumentet er signert av hans stedfortreder eller fungerende tjenestemann, må den faktiske stillingen til personen som signerte dokumentet angis ved å gjøre rettelser (trykt " stedfortreder" eller "fungerende") og oppga hans etternavn. Plasser en skråstrek før du angir en posisjon eller preposisjonen "For" er tabbe. En håndskrevet signatur "Vordfører" er heller ikke tillatt.

Prosedyren for å signere dokumenter opprettet og overført ved hjelp av datasystemer, definert i art. 5 i den føderale loven "om informasjon, informatisering og informasjonsbeskyttelse":

"1. Dokumentasjon av informasjon er en forutsetning for å inkludere informasjon i informasjonsressurser. Dokumentasjon av informasjon utføres på den måten som er fastsatt av offentlige myndigheter som er ansvarlige for organisering av kontorarbeid, standardisering av dokumenter og deres matriser og sikkerheten til Den russiske føderasjonen.

2. Et dokument mottatt fra et automatisert informasjonssystem får rettskraft etter at det er signert av en tjenestemann på den angitte måten etablert ved lov Den russiske føderasjonen.
3. Rettskraften til et dokument som lagres, behandles og overføres ved bruk av automatiserte informasjons- og telekommunikasjonssystemer, kan bekreftes med en elektronisk digital signatur.

Den juridiske kraften til en elektronisk digital signatur anerkjennes hvis den er tilgjengelig i en automatisert informasjonssystem programvare og maskinvare som sikrer signaturidentifikasjon, og samsvar med det etablerte regimet for deres bruk.

4. Retten til å bekrefte identiteten til en elektronisk digital signatur utøves på grunnlag av en lisens. Prosedyren for å utstede lisenser bestemmes av lovgivningen i Den russiske føderasjonen."

Elektroniske dokumenter med elektronisk signatur i i det siste blir flere og flere utbredt, som er knyttet til vedtakelsen av den føderale loven "On Electronic Digital Signature". Formålet med loven «er å gi rettslige vilkår for bruk av en elektronisk digital signatur i elektroniske dokumenter, med forbehold om at en elektronisk digital signatur i et elektronisk dokument anerkjennes som likeverdig med en håndskrevet signatur i et papirdokument.

Vedtakelsen av loven "om elektronisk digital signatur" åpner for brede muligheter for bruk av elektroniske dokumenter innen ledelse. Ja, Art. 16 i loven sier: "Føderale organer for statsmakt, organer for statsmakt til de konstituerende enhetene i Den russiske føderasjonen, organer lokale myndigheter, så vel som organisasjoner som deltar i dokumentflyt med spesifiserte organer, bruker elektroniske digitale signaturer fra autoriserte personer fra spesifiserte organer og organisasjoner for å signere sine elektroniske dokumenter."

Mest utbredt elektroniske dokumenter med elektronisk signatur må innhentes i kommersielle organisasjoner og fremfor alt i kjøps- og salgstransaksjoner og i andre operasjoner for yting av tjenester som krever størst effektivitet.

Forsegle

For å bekrefte ektheten påføres et stempel på signaturen til den ansvarlige. I institusjoner er det som regel to typer segl: ett offisielt segl (eller tilsvarende det i kommersielle organisasjoner) og flere enkle. I samsvar med art. 4 i den russiske føderasjonens føderale konstitusjonelle lov "Om den russiske føderasjonens statsemblem" "Den russiske føderasjonens statsemblem er plassert på seglene til føderale regjeringsorganer, andre offentlige etater, organisasjoner og institusjoner, samt organer, organisasjoner og institusjoner, uavhengig av eierform, tillagt individuelle myndighetsmyndigheter.»

Form, dimensjoner og tekniske krav til stempelforseglingen er bestemt ganske nøyaktig i ny utgave GOST R51511-2001 "Utskrift med reproduksjon Statens emblem Den russiske føderasjonen. Form, dimensjoner og tekniske krav" som endret ved dekret fra Russlands statsstandard datert 25. desember 2002 nr. 505.

Det offisielle seglet er laget i en rund form. I midten av seglet er våpenskjoldet til den russiske føderasjonen, og rundt omkretsen er navnet juridisk enhet, som må samsvare med navnet nedfelt i inngående dokumenter. Det forkortede navnet oppgis i tilfeller hvor det er nedfelt i konstituerende dokumenter og settes i parentes etter hele navnet. Navn på fremmedspråk er gjengitt i tilfeller der det er etablert i konstituerende dokumenter og er skrevet etter navnet på russisk.

Kravene til plombering av aksjeselskaper er beskrevet i punkt 6 i art. 2 i den føderale loven "Om aksjeselskaper": "Selskapet må ha et rundt segl som inneholder hele firmanavnet på russisk og en indikasjon på dets beliggenhet. Seglet kan også indikere firmanavnet til selskapet på et hvilket som helst fremmedspråk eller språket til folkene i den russiske føderasjonen."

Offisielt segl eller tilsvarende i ikke-statlige institusjoner påført originaldokumenter som krever spesiell identifikasjon: kontrakter, identifikasjonsdokumenter, arbeidserfaring, kvalifikasjoner (pass, arbeidsbok, vitnemål, etc.). Listen over dokumenter som er stemplet er gitt i vedlegg til boken.

Mange regnskapsdokumenter krever påføring av et stempel (i kommersielle organisasjoner - tilsvarende det) segl. Disse inkluderer garantibrev for utførelse av arbeid, tjenester osv.; bestillinger (budsjett, bank, pensjon, betaling, etc.); søknader (om kredittbrev, avslag på aksept, etc.); fullmakter (for mottak av varelager) mv.

Det er enkle tetninger ulike former: rund, firkantet, trekantet og rektangulær. Det er ikke bilde av våpenskjoldet på dem, men navnet på institusjonen eller bygningsdelen er gjengitt. En institusjon kan ha flere slike segl på sertifikater og pass, kopier av dokumenter som går utenfor institusjonen, duplikerte kopier av administrative dokumenter når de sendes ut, ved forsegling av pakker, pakker, skap og safedører, etc.

Brev skrevet på skjemaer, bortsett fra garantibrev, krever ikke sertifisering med segl.

Kopi sertifiseringsmerke

Kontorets ledelsestjeneste eller sekretærer må bekrefte at kopien av dokumentet samsvarer med originalen. Merket på sertifiseringen av kopien er plassert under detaljen "Dokumentsignatur". Det inkluderer ordet "Riktig", tittelen på stillingen til personen som bekreftet kopien, hans personlige signatur, transkripsjonen (to initialer og et etternavn) og datoen for sertifiseringen.

For eksempel:

Sekretær Personlig signatur av T. V. Romanova

14.07.2007

Dersom kopi av dokumentet sendes til annen institusjon eller overleveres, bekreftes sertifiseringsmerket med segl.

Dokumentgodkjenningsstempel

Etter å ha signert visse typer dokumenter, og først og fremst organisatoriske, kreves de uttalelse, hvoretter de får rettskraft. Behovet for godkjenning av disse dokumentene er vanligvis fastsatt i forskrift.

Godkjenningen autoriserer innholdet i dokumentet eller utvider dets virkning til en viss krets av enkeltpersoner og organisasjoner. Dokumentet er godkjent på to måter som har samme rettskraft: ved spesialutstedt dokument(oftest administrativt: vedtak, vedtak, pålegg, noen ganger protokoll) el offisiell. Det godkjente dokumentet er påført et godkjenningsstempel, som har henholdsvis to designalternativer:

Ordene GODKJENT og GODKJENT skrives med store bokstaver uten anførselstegn. Deretter, avhengig av type godkjenning, angis posisjonen til personen som godkjenner dokumentet, signaturen hans, utskriften av signaturen (initialer og etternavn) og datoen. Dokumentet kan godkjennes av lederen for din organisasjon eller en høyere.

Hvis et dokument er godkjent av et annet dokument (vedtak, avgjørelse, ordre, protokoll), er navnet på det godkjennende dokumentet i den instrumentelle saken, dets dato og nummer angitt, og ordet GODKJENT (o, a, s) er konsistent med typen godkjenning av dokumentet. For eksempel: handle - godkjent; instruksjoner - godkjent; regler - godkjent; stilling - godkjent.

Godkjenningsstemplet er plassert i øvre høyre del av dokumentet (i stedet for adressaten i brevskjemaet).

En omtrentlig liste over dokumenter som må godkjennes er gitt i vedlegget til boken.

Føderal lov datert 21L1.1996 nr. 129-F "On Accounting". Kunst. 9, tredje ledd.