การวางแผนเวลาการทำงานที่เหมาะสม การวางแผนและจัดระเบียบวันทำงานที่มีประสิทธิภาพ: วิธีการ กฎเกณฑ์ และเหตุใดจึงมีความสำคัญ

การวางแผนและจัดระเบียบงานเป็นกุญแจสำคัญในการพัฒนาตนเองต่อไป อ่านเกี่ยวกับหลักการพื้นฐานและกฎการวางแผนรายวันได้ในบทความ

จากบทความคุณจะได้เรียนรู้:

ทำไมคุณต้องมีการวางแผนรายวัน?

ไม่ใช่ทุกคนที่เข้าใจว่าทำไมคุณต้องวางแผนวันทำงานของคุณ ท้ายที่สุดแล้วทุกคนแม้จะไม่มีการวางแผน แต่ก็รู้ว่าเขาทำหน้าที่อะไรและต้องทำอะไร หลายคนไม่เห็นจุดประสงค์ในการวางแผนสำหรับแต่ละวัน เนื่องจากมีงานที่มอบหมายโดยไม่คาดคิดอยู่เสมอ ซึ่งอาจทำให้รายการที่วางแผนไว้ล่วงหน้าทั้งหมดสับสนได้

ดาวน์โหลดเอกสารที่เกี่ยวข้อง:

หากเราเปรียบเทียบคนงานสองคนที่ทำหน้าที่เดียวกันและมีความสามารถเหมือนกัน เราจะพบว่าปริมาณและคุณภาพของงานของพวกเขา แตกต่าง. พนักงานคนหนึ่งจัดการเพื่อแก้ปัญหาทั้งงานปัจจุบันและงานเชิงกลยุทธ์ ส่วนคนที่สองไม่มีเวลาทำงานเร่งด่วนให้สำเร็จและถูกบังคับให้อยู่หลังเลิกงานตลอดเวลา คะแนนสูงสุดจะแสดงว่าใครเป็นมากกว่ากัน . นั่นคือผู้ที่กระบวนการวางแผนเป็นหน้าที่และความจำเป็นประจำวัน มีแผนแม้กระทั่งสำหรับ ระดับจิตใจทำให้คนเคลื่อนไหว เขามีเป้าหมายที่แน่นอนและมีความต้องการภายในที่จะบรรลุเป้าหมายนั้น

วางแผนอย่างไรให้ได้ผล?

การวางแผนและจัดระเบียบงานดำเนินการโดยพนักงาน ไม่ใช่ผู้จัดการ แต่พนักงานควรกำหนดงานเอง ในกรณีนี้เขาตั้งเป้าหมายด้วยตัวเองทำในสิ่งที่เขาเลือก ตามกฎแล้วเปอร์เซ็นต์ของงานที่เสร็จสมบูรณ์ด้วยการวางแผนที่เป็นอิสระนั้นสูงกว่าการดำเนินการทั่วไป พัฒนาโดยผู้นำ

มีระบบการจัดตารางการทำงานที่ผ่านการทดสอบการใช้งานจริงและรับประกันว่าจะใช้เวลาในการทำงานอย่างเหมาะสมที่สุด เป็นชุดของหลักการที่บุคคลสามารถจัดทำแผนที่มีความสามารถ เป็นจริง และเป็นไปได้

ก่อนอื่น กำหนดสิ่งที่คุณต้องรวมไว้ในแผนรายวันของคุณ ควรจัดทำขึ้นโดยคำนึงถึงแผนกลยุทธ์ที่พัฒนาขึ้นเป็นเวลาหกเดือนหรือหนึ่งปี การวางแผนในแต่ละวันคำนึงถึงงานทั้งหมดที่กำหนดไว้สำหรับการดำเนินการ ทั้งที่เกี่ยวข้องโดยตรงกับงานและรอง ตัวอย่างเช่น แสดงความยินดีกับเพื่อนร่วมงานในวันเกิดของเขา นอกจากรายการที่ผู้นำกำลังรอแล้ว ยังต้องรวมเรื่องส่วนตัวไว้ในแผนด้วย สิ่งนี้จำเป็นสำหรับ การพัฒนาตนเองและสร้างภาพลักษณ์ที่ดี

เมื่อวางแผนการทำงาน งานใหญ่ซึ่งจะใช้เวลาหลายวันหรือหลายสัปดาห์ในการแก้ไข ควรแบ่งออกเป็นขั้นตอนและดำเนินการตามลำดับ กำหนดวันที่ครบกำหนดสำหรับแต่ละเหตุการณ์สำคัญ วางแผนสำหรับวันถัดไป รวมถึงงานย่อยในนั้นด้วย ในการจัดทำแผนคุณสามารถใช้ไดอารี่กระดาษธรรมดาหรือโปรแกรมพิเศษ

วัตถุประสงค์ของการวางแผนงานไม่ใช่การทำให้รายการตามแผนสำเร็จลุล่วงโดยมีค่าใช้จ่ายใดๆ แต่เป็นการดำเนินการงานลำดับความสำคัญและงานเร่งด่วนอย่างทันท่วงทีและมีคุณภาพสูง ดังนั้นรายการของงานที่กำหนดให้นำไปใช้จะต้องเรียงลำดับและจัดเรียงตามลำดับความสำคัญจากมากไปน้อย กำลังดำเนินการ คุณสามารถใช้หลายวิธีพร้อมกันได้

ตัวอย่างเช่น งานที่มีกำหนดเวลาตายตัวและงานที่ต้องใช้ความพยายามมากขึ้นในการแก้ปัญหาจะได้รับความสำคัญสูงสุด สิ่งที่สำคัญรองลงมาคืองานบังคับประจำวันและงานเหล่านั้น ซึ่งเป็นกำหนดเวลาที่กำหนดไว้สำหรับวันที่จะมาถึง ลำดับความสำคัญต่ำสุดในการวางแผนรายวันคือเรื่องเล็กน้อย ความล้มเหลวซึ่งจะไม่ส่งผลเชิงลบที่มีนัยสำคัญ

กฎการวางแผนวัน

เช่นเดียวกับการวางแผนงานขององค์กร การวางแผนวันทำงานของพนักงานแต่ละคนจะต้องปฏิบัติตามกฎ การปฏิบัติตามจะช่วยให้แน่ใจว่าการดำเนินการตามแผนในโหมดที่สะดวกสบายสำหรับคุณ

1. กำหนดเวลาไม่เกิน 70% ของเวลาทำงานของคุณ สิ่งนี้จะช่วยให้คุณทำงานเร่งด่วนที่ไม่ได้กำหนดเวลาไว้อย่างสงบและไม่ต้องกังวลหากคุณต้องเสียสมาธิจากการดำเนินการ .
2. อย่ารวมงานสำคัญและเร่งด่วนมากกว่าสามงานในแผนรายวันพร้อมกัน จำกัด ทั้งหมดสิบจุดของแผน
3. สร้างกรณีประเภทเดียวกันเป็นบล็อก ซึ่งจะช่วยในการดำเนินการโดยใช้อัลกอริทึมเดียวซึ่งจะช่วยลดเวลาในการดำเนินการ
4. เลื่อนขั้นตอนการวางแผนไปที่ตอนเย็นของวันก่อนหน้า คุณจะมีเวลาปรับเปลี่ยนแผนหากจำเป็น
5. วางแผนคดีที่ซับซ้อนตามจังหวะชีวิตของคุณ บางคนโดดเด่นด้วยประสิทธิภาพที่เพิ่มขึ้นในตอนเช้า บางคน - ในตอนบ่าย และบางคนทำงานอย่างมีประสิทธิผลมากที่สุดในตอนเย็น
6. อย่าเริ่มงานใหม่ก่อนที่คุณจะทำงานที่คุณได้เริ่มไปแล้วให้เสร็จ หากคุณต้องขัดจังหวะ - กลับมาและทำสิ่งที่คุณเริ่มต้นให้เสร็จ
7. อย่าเลื่อนการทำงานที่ไม่ได้กำหนดไว้หากสามารถทำได้ในไม่กี่นาที
8. หยุดพักทุก ๆ ชั่วโมงโดยไม่ต้องอยู่ที่ทำงาน อุทิศช่วงพักเพื่อวอร์มร่างกายเบาๆ ซึ่งจะช่วยให้ "สดชื่น" ศีรษะของคุณ
9. อย่าสับสน เมื่อบรรลุเป้าหมายอย่าตั้งเป้าหมายให้ตัวเองและอย่าร่างปริมาณที่จะรับมือได้ยาก
10. หากมีงานที่ยังไม่เสร็จซึ่งยังไม่สูญเสียความเกี่ยวข้อง ให้โอนไปยังแผนสำหรับวันถัดไป
11. จัดระเบียบของคุณ สถานที่ทำงานเพื่อให้คุณทำงานได้อย่างสบายใจ

บทสรุป

การวางแผนในแต่ละวันเป็นทักษะที่มีประโยชน์และจำเป็น นี่คือวิธีการจัดระเบียบตนเองและการพัฒนาตนเอง ซึ่งเป็นหลักประกันว่าคุณจะสามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิผล ระบบการวางแผนการทำงานที่นำเสนอจะช่วยให้เข้าใจหลักการพื้นฐาน การจัดการเวลาและนำความรู้นี้ไปปฏิบัติได้สำเร็จ

การบริหารเวลา การวางแผนเวลาทำงาน หรือการบริหารเวลาในการทำงานเป็นทักษะที่สำคัญ นักธุรกิจ. ความสำเร็จมักถูกมองว่าเป็นผลงานระดับสูงและเป็นการบรรลุเป้าหมายที่สำคัญ แต่อย่าลืมว่าเวลาที่เสียไปกับผลตอบแทนที่ดีเป็นอีกเรื่องหนึ่ง เกณฑ์ที่สำคัญความสำเร็จ.

เป้าหมายของการบริหารเวลา

การบริหารเวลาในการทำงานสามารถแก้ปัญหาเป้าหมายและวัตถุประสงค์ได้มากมาย จังหวะชีวิตสมัยใหม่ทำให้เราเอาใจใส่เวลาเป็นอย่างดี ส่วนโค้ชที่ทันสมัยและประสบความสำเร็จก็พัฒนาวิธีการต่างๆ มากมายที่แบ่งเวลาให้สอดคล้องกับจังหวะธุรกิจของชีวิต แต่สิ่งที่น่าแปลกใจ: กฎหลายข้อของการอยู่ใต้บังคับบัญชาของเวลาถูกค้นพบและกำหนดขึ้นในกลางศตวรรษที่ 20 บางกฎอาจเร็วกว่านั้น - หนึ่งร้อยปีหรือมากกว่านั้นเมื่อธุรกิจเพิ่งเริ่มยืนยันตัวเองและจังหวะของ ชีวิตเพิ่งเริ่มเร่งขึ้น

กฎของพาร์กินสันกล่าวว่า: "ทำงานให้เต็มเวลาที่กำหนด" คำพังเพยนี้เป็นเรื่องน่าขัน แต่ความถูกต้องได้รับการพิสูจน์โดยชีวิตโดยตรง นักประวัติศาสตร์ชาวอังกฤษสังเกตว่าทั้งในชีวิตประจำวันและใน ชีวิตสาธารณะคนพร้อมที่จะเสียเวลากับสิ่งที่ไร้ประโยชน์

กฎของพาร์กินสันกำหนดขึ้นโดยนักประวัติศาสตร์ Cyril Northcote Parkinson ในบทความที่ตีพิมพ์ในนิตยสาร The Economist ของอังกฤษในปี 1955

หากบุคคลไม่ จำกัด ตัวเองในกรอบเวลาเขาสามารถทำงานซ้ำแล้วซ้ำอีกแก้ไขบางสิ่งไม่รู้จบแก้ไขมองหาข้อบกพร่องราวกับว่ามุ่งมั่นที่จะทำให้เรื่องนี้สมบูรณ์แบบโดยไม่ได้คำนึงถึงผลลัพธ์ แต่พรวดพราด กระบวนการ.

อย่างไรก็ตามการปฏิบัติตามกฎหมายนี้ไม่ใช่ความเชื่อ ในทางตรงกันข้าม งานของบุคคลที่ประสบความสำเร็จคือการเอาชนะความเฉื่อยของกฎนี้ เพื่อให้กฎนี้อยู่ภายใต้แผนและทัศนคติของเขา

วัตถุประสงค์ของการบริหารเวลาคือการจัดเวลาทำงาน จัดลำดับความสำคัญ ควบคุมเวลา และใช้จ่ายอย่างมีเหตุผล

หลักการวางแผน

การวางแผนประกอบด้วยหลายระดับเสมอ:

• ระดับโลกเชิงกลยุทธ์ (วางแผนเป็นเวลาหลายปีนี่คือเป้าหมายสูงสุดหรือเป้าหมายขั้นสูงที่บุคคลตั้งไว้สำหรับตัวเอง)
• การวางแผนกลยุทธ์สำหรับปีหรือหกเดือน (เหล่านั้น งานทั่วไปซึ่งจะทำให้บุคคลเข้าใกล้หลักของเขาอย่างช้าๆ แต่แน่นอน เป้าหมายหลัก)
• การวางแผนยุทธวิธีสำหรับเดือนและรายสัปดาห์
• การวางแผนยุทธวิธีสำหรับวันนี้

แต่ละคนมีข้อกำหนดที่แตกต่างกัน วิธีการจัดการเวลาก็แตกต่างกันอย่างเห็นได้ชัด พวกเขามีความเป็นปัจเจกบุคคลและส่วนใหญ่เกิดขึ้นจากแต่ละบุคคลอย่างอิสระ

เมทริกซ์ไอเซนฮาวร์

แน่นอนว่าการวางแผนสำหรับแต่ละวันก็เป็นรายบุคคลเช่นกัน แต่ในกรณีนี้ ประสบการณ์การบริหารเวลาจำนวนมากได้สั่งสมมาในพื้นที่ธุรกิจ หลักการสำคัญการบริหารเวลาในชีวิตประจำวันขึ้นอยู่กับเมทริกซ์ไอเซนฮาวร์

36 ประธานาธิบดีสหรัฐฯ ดไวต์ เดวิด ไอเซนฮาวร์ได้พัฒนาเมทริกซ์ลำดับความสำคัญเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพภาระงานของเขา เวลางาน. เขาเข้าใจ: ทุกสิ่งที่คน ๆ หนึ่งต้องทำในหนึ่งวันสามารถแบ่งออกเป็นเงื่อนไขที่สำคัญและไม่สำคัญเร่งด่วนและไม่เร่งด่วน เป็นผลให้ก ตารางถัดไปกับ 4 โซน:

สิ่งที่ยากที่สุดคือการแบ่งความรับผิดชอบและข้อกังวลทั้งหมดออกเป็น 4 กลุ่ม: เข้าใจว่าสิ่งใดสำคัญจริง ๆ และสิ่งใดไม่สำคัญ ตามที่โค้ชกล่าวไว้ สิ่งที่สำคัญคือสิ่งที่ทำให้เราเข้าใกล้เป้าหมายที่ตั้งใจไว้มากขึ้น และเกี่ยวข้องกับการวางแผนสำหรับปี

สี่เหลี่ยมแรกควรว่างเพราะหากไม่ว่างก็จะบอกว่าสิ่งสำคัญไม่เสร็จทันเวลาและปัญหาเรื่องเวลาก็มาถึง สิ่งที่ไม่สำคัญและไม่เร่งด่วน (ตามกฎแล้วสิ่งเหล่านี้คือเครือข่ายสังคมที่ไม่มีจุดหมาย การสนทนาทางโทรศัพท์, เกมส์คอมพิวเตอร์ฯลฯ) ตามหลักการแล้ว คุณยังสามารถหลีกเลี่ยงได้อย่างปลอดภัยและมีสมาธิกับสิ่งที่สำคัญและไม่เร่งด่วน โดยยึดตำแหน่งสำคัญในตารางวันทำงาน สำหรับเรื่องที่เร่งด่วนและไม่สำคัญ คุณสามารถค้นหาเวลาที่เหลือหรือมอบหมายการดำเนินการให้เพื่อนร่วมงานหรือผู้ใต้บังคับบัญชาได้

หลักการพาเรโต

หลักการสำคัญประการที่สองสอดคล้องกับเมทริกซ์ของ Eisenhower และได้รับการตั้งชื่อตามนักสังคมวิทยา Vilfredo Pareto ชื่อที่สองของหลักการคือหลักการ 20/80 Pareto ย้อนกลับไปในศตวรรษที่ 19 ตั้งข้อสังเกต: "20% ของความพยายามให้ผลลัพธ์ 80% และความพยายามอีก 80% ที่เหลือ - เพียง 20% ของผลลัพธ์" เป็นการยากที่จะโต้แย้งกับสิ่งนี้: ส่วนใหญ่ไม่ให้ความพยายาม ผลลัพธ์ที่ต้องการ. อย่างไรก็ตาม การคำนึงถึงข้อเท็จจริงนี้และนำไปใช้ไม่เพียงแต่กับผลลัพธ์เท่านั้น แต่ยังรวมถึงเวลาที่ใช้ด้วย จะพิสูจน์ได้ว่ามีประสิทธิภาพมาก สิ่งสำคัญคือการหา 20% เหล่านี้ ข้อมูลสำคัญจากจดหมายหรือการสนทนาทางธุรกิจที่จะนำมาซึ่ง 80% ของผลลัพธ์เหล่านี้ ในระหว่างวัน ให้แยกแผน 20% เหล่านี้ออกจากวงจรการทำงาน ซึ่งการนำไปปฏิบัติจะนำมาซึ่งความสำเร็จ 80%

ผลที่ตามมาของกฎพาเรโต: มักจะยากและน่าเบื่อเกินไปที่จะเข้าใจว่าเกิดอะไรขึ้น และบ่อยครั้งก็ไม่จำเป็น สิ่งที่คุณต้องทำก็แค่รู้ว่าไอเดียของคุณใช้ได้หรือไม่ และเปลี่ยนแปลงเพื่อให้มันได้ผล จากนั้นจึงบำรุงรักษา สถานการณ์จนกว่าความคิดจะหยุดทำงาน

หลักการบริหารเวลาอีกประการหนึ่งขึ้นอยู่กับสรีรวิทยาของมนุษย์และคำนึงถึงจังหวะชีวิต ระหว่างวัน ร่างกายมนุษย์ทำงานไม่สม่ำเสมอ biorhythm curve จะมีลักษณะดังนี้:

เมื่อวางแผนวันทำงานของคุณ สิ่งสำคัญคือต้องคำนึงถึงเวลาของการทำงานที่สูง และอย่าลืมเผื่อเวลาสำหรับการพักผ่อนและโอกาสในการผ่อนคลายและตัดการเชื่อมต่อ ซึ่งจะช่วยให้คุณกำจัดผลกระทบด้านลบของความเครียดในเวลากลางวัน

หลักการที่สี่ การวางแผนอาจดูตรงกันข้ามกับทุกสิ่งที่อธิบายไว้ข้างต้น แต่การปฏิบัติตามจะช่วยให้ความรู้สึกสงบและนุ่มนวลของเวลาที่ผ่านไปซึ่งเป็นความรู้สึกว่าเป็นเรื่องของบุคคล แผนไม่สามารถครอบงำบุคคลได้: ความแปรปรวนและความยืดหยุ่นของการวางแผนอาจเป็นการตั้งค่าที่สำคัญที่สุดของการจัดการเวลา หลักการนี้แสดงถึงความสามารถในการเปลี่ยนแผนได้ทันเวลา เพื่อสร้างสายสัมพันธ์ใหม่ระหว่างเหตุการณ์ต่างๆ ในทางปฏิบัติ นี่หมายถึงการแก้ไขเรื่องสำคัญและเร่งด่วนให้เป็นเรื่องหลักที่เป็นแกนหลักของวัน ออกจากพื้นที่กันชนสำหรับการเปลี่ยนแปลงที่อาจเกิดขึ้น สถานการณ์ใหม่ และเรื่องเร่งด่วนที่คาดไม่ถึง

ไม่สามารถผสมประสิทธิภาพและการจ้างงานได้การวางแผนจะช่วยให้คุณหลีกเลี่ยงสถานการณ์ที่ไม่มีเวลาและกำหนดลำดับความสำคัญได้อย่างถูกต้องซึ่งผลผลิตของวันทำงานจะเพิ่มขึ้นอย่างมาก

10 กฎการวางแผนเวลาทำงาน

ในความเป็นจริงอาจมีกฎได้มากเท่าที่แต่ละคนสามารถเลือกได้จากรายการด้านล่าง

• กฎความเป็นส่วนตัว ในที่ทำงานเป็นที่พึงปรารถนาที่จะอยู่คนเดียวได้: ทำเช่นนี้, ปิดประตู, ตั้งเวลาไม่รับ, เปิดเครื่องตอบรับอัตโนมัติ, ขอให้เลขานุการเงียบ เวลาสำหรับงานดังกล่าวสามารถตั้งได้ในตอนเช้าหรือตอนท้ายของวันทำงานเมื่ออารมณ์ในการทำงานของสำนักงานลดลง
• กฎบล็อกการทำงาน งานทั้งหมดในสำนักงานสามารถแบ่งออกเป็นบล็อกตามเงื่อนไข: การสนทนาทางโทรศัพท์และการติดต่อทางธุรกิจ, การประชุมและการประชุมกับเพื่อนร่วมงาน, งานเอกสารและการทำงานกับเอกสาร ด้วยการทำงานกับบล็อกที่คล้ายกัน เราประหยัดความพยายาม ไม่เปลี่ยนจากกิจกรรมประเภทหนึ่งไปเป็นกิจกรรมประเภทอื่น
• กฎของชิ้นส่วนเล็ก ๆ คือชิ้นส่วนที่ถูกต้อง งานใหญ่และยาก งานเชิงกลยุทธ์ไม่สามารถทำได้ด้วยความพยายามเพียงครั้งเดียว ดังนั้น การทำงานชิ้นส่วนเล็กๆ ในแต่ละวันอย่างเป็นระบบและเป็นระบบ โครงการใหญ่เรากำลังเข้าใกล้เป้าหมายระดับโลกอย่างมีชั้นเชิง
• กฎการมอบหมาย ความสามารถในการมอบอำนาจก็เป็นส่วนหนึ่งของการบริหารเวลาเช่นกัน
• กฎข้อบังคับและกฎกำหนดเวลา การกำหนดกรอบเวลาที่ชัดเจนสำหรับการประชุมทางธุรกิจ การประชุม หรือการสัมภาษณ์ ตลอดจนกรอบสำหรับการปฏิบัติงาน หมายถึงการละเมิดกฎของพาร์กินสันโดยเจตนาและมีประสิทธิผล ทำให้เขาเป็นเพื่อนร่วมงานของคุณ

วอลแตร์: เวลาค่อนข้างนานสำหรับผู้ที่ใช้มัน ใครก็ตามที่ทำงานและใครก็ตามที่คิดขยายขอบเขตของมัน

• กฎการจัดลำดับความสำคัญ คุณสามารถพัฒนาทักษะทีละน้อยเมื่อมีกรณีและสถานการณ์ใหม่ ๆ เพื่อกำหนดสถานะจากเมทริกซ์ไอเซนฮาวร์ทางจิตใจ: เร่งด่วน - ไม่เร่งด่วน, สำคัญ - ไม่สำคัญ จากนั้นลำดับความสำคัญจะเรียงกันโดยอัตโนมัติ
• กฎการนับเวลาของวันและจังหวะชีวิต วางแผนเรื่องสำคัญและเร่งด่วน ตอนเช้าดีกว่า. การดำเนินการของพวกเขาจะสร้างสถานการณ์แห่งความสำเร็จในระหว่างวันทำงาน การวางแผนทำได้ดีที่สุดในตอนเย็น: ตามที่นักจิตวิทยาและโค้ชระบุว่าจิตใต้สำนึกจะสร้างตารางเวลาสำหรับวันถัดไปในตอนกลางคืนอย่างเหมาะสมที่สุด

• กฎการเก็บบันทึก: "คิดบนกระดาษ" จำเป็นต้องมีการบันทึก: พวกเขาจัดระเบียบจิตใจสร้างภาพในหัวช่วยควบคุมตัวเองในระหว่างวัน
• กฎผลลัพธ์ บทสรุปเมื่อสิ้นสุดวันทำงานสามารถสร้างความรู้สึกแห่งความสำเร็จ ผลผลิต และช่วยประสานการกระทำและแผนของคุณสำหรับวันถัดไป

วิธีการวางแผนเวลาทำงาน

วิธีการจัดการเวลาหลักๆ ได้แก่ การเก็บบันทึก ปฏิทิน บัตรวันทำงาน ในกรณีนี้ จะยึดหลักการบริหารเวลาอย่างน้อยหนึ่งข้อเป็นพื้นฐาน: โครงการทั่วไปใช้เทมเพลตที่สามารถปรับเปลี่ยนได้ บุคคลที่เฉพาะเจาะจงสำหรับตารางเวลาและกิจวัตรประจำวันของคุณ

หนึ่งในวิธีการของผู้เขียนอธิบายไว้ในหนังสือโดย Tracy Brian และเรียกว่า "ทิ้งความขยะแขยงกินกบ!" มันหมายถึงการแบ่งแผนออกเป็นสีในเชิงบวกหน้าที่ที่น่าพอใจและสิ่งที่ไม่พึงประสงค์ หากคุณวิเคราะห์แผนการในแต่ละวันอย่างรอบคอบและมีสติ จะมีบางสิ่งที่คุณไม่ต้องการทำอย่างแน่นอน (อาจเรียกว่ากบหรือคางคกแบบมีเงื่อนไข) สิ่งเหล่านี้เป็นสิ่งที่ต้องทำตั้งแต่แรก: ละทิ้งความรังเกียจและเปรียบเทียบว่า "กินกบตัวนี้ตั้งแต่แรก"

Brian Tracy: สุดท้าย ข้อสังเกตนี้: ถ้าคุณต้อง "กิน" กบเป็นๆ คุณไม่ควรนั่งมองกบนานๆ เส้นทางสู่ความสำเร็จ ระดับสูงความเป็นมืออาชีพและผลิตภาพแรงงานขึ้นอยู่กับการได้มาซึ่งนิสัยที่มั่นคงในการแก้ปัญหามากที่สุด งานที่สำคัญในตอนเช้าโดยไม่ต้องเสียเวลาไปกับปัญหาอื่นๆ คุณต้องเรียนรู้วิธี "กินกบ" ก่อนโดยไม่ต้องใช้เหตุผลเบื้องต้น

นอกจากเทคนิคนี้แล้ว ยังมีคำแนะนำอีกหนึ่งข้อ: เพื่อให้รสชาติที่ค้างอยู่ในคอดียิ่งขึ้น หลังจากกบ คุณสามารถ "กินของหวาน": ทำสิ่งที่น่าพอใจ เป็นที่รัก นำความสุขและความสุขมาสู่ที่ทำงาน

วิธีการที่น่าสนใจในการวางแผนวันทำงานเสนอโดย Alexander และ Dmitry Tsyglins ตัวแทนของโรงเรียน Franklin:

วิดีโอเกี่ยวกับการทำแผนที่สำหรับวัน

เบนจามิน แฟรงคลิน ผู้เขียนคำพังเพยที่รู้จักกันดีว่า “เวลาคือเงิน” ได้ให้ข้อสังเกตไว้ดังนี้ ความมั่งคั่งขึ้นอยู่กับสองสิ่งเป็นหลัก: ความขยันหมั่นเพียรและความพอประมาณ กล่าวคือ อย่าเสียเวลาหรือเงินอย่างใดอย่างหนึ่ง และใช้ทั้งสองอย่างอย่างคุ้มค่าที่สุด วิธีที่เป็นไปได้

รูปแบบการวางแผนที่ทันสมัยสำหรับวัน - โปรแกรมพิเศษสำหรับสมาร์ทโฟนและ PDA (ผู้จัดงาน) ซึ่งอิงตามปฏิทินหรือโอกาส สเปรดชีตซึ่งช่วยให้คุณสะท้อนวันที่ เวลา ระบุกรอบเวลาของแต่ละเหตุการณ์ จดบันทึกและแสดงความคิดเห็น และยังสร้างแผนยุทธวิธีสำหรับวันได้ไม่เพียงเท่านั้น แต่ยังเห็นความเคลื่อนไหวเชิงกลยุทธ์ไปสู่เป้าหมายหลักอีกด้วย เป็นมือถือสะดวกและที่สำคัญที่สุดมีประสิทธิภาพใน เงื่อนไขที่ทันสมัยชีวิต.

โปรแกรมตัวอย่าง

เมื่อรวมเทคนิคต่าง ๆ และคำนึงถึงหลักการและกฎของการจัดการเวลาให้ได้มากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ คุณสามารถสร้างเทมเพลตโปรแกรมได้

สิ่งสำคัญคือต้องเข้าใจสิ่งสำคัญ: รายการสิ่งที่ต้องทำไม่ใช่แผน มันจะกลายเป็นแผนก็ต่อเมื่อสามารถปฏิบัติตามกฎของ Brian Tracy ที่ว่า "การวางแผนมาก่อนการทำสิ่งที่ถูกต้องและป้องกันสิ่งเลวร้าย"

หากคุณใช้เวลาสักครู่จะชัดเจนว่าสิ่งใดสามารถรวมกันเป็นบล็อกได้สิ่งที่เป็นสากลเกินไป แต่สำคัญและไม่เร่งด่วน (ในทางกลับกันควรแบ่งออกเป็น "ชิ้นเรียบ") ซึ่งสิ่งต่าง ๆ สามารถ ถือเป็น "กบ" ซึ่งสิ่งที่จะกลายเป็นของหวานแสนอร่อย คุณสามารถพรรณนาในรูปแบบของไดอะแกรมหรือไดอะแกรมคุณสามารถวาดด้วยสีที่ต่างกัน

สวัสดี! ในบทความนี้เราจะพูดถึงการวางแผนวันทำงาน

วันนี้คุณจะได้เรียนรู้:

1. ทำไมต้องวางแผนวันทำงานของคุณ
2. ใครต้องการมัน
3. วิธีวางแผนวันทำงานของคุณ

การวางแผนวันทำงาน

ในศตวรรษที่ 21 จังหวะชีวิตเร่งขึ้นอย่างเห็นได้ชัดและได้รับแรงผลักดันอย่างต่อเนื่อง หากก่อนหน้านี้ เพื่อให้ประสบความสำเร็จ คุณต้องทำงานจำนวนหนึ่ง ตอนนี้ เพื่อให้ประสบความสำเร็จ คุณต้องทำงานมากขึ้น และผู้คนเริ่มเผชิญกับการไม่มีเวลา ถ้าคุณไล่ตามงานประจำวันที่ชีวิตโยนใส่เราทุกวัน จะไม่มีเวลาเลย

การวางแผนวันทำงานเป็นเครื่องมือที่ไม่เพียงช่วยให้ใช้เวลาทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพเท่านั้น แต่ยังช่วยลดเวลาได้อีกด้วย นี่ไม่ใช่รายการสิ่งที่ต้องทำซ้ำซากที่ต้องทำให้เสร็จตามลำดับที่เข้มงวด การวางแผนคือความสามารถในการเลือกว่าจะต้องทำอะไร ทำไม และเมื่อไหร่

นั่นคือเหตุผลที่การวางแผนที่ดีไม่เพียงแต่จัดโครงสร้างทุกสิ่งที่คุณทำในหนึ่งวันเท่านั้น แต่ยังช่วยให้คุณมีเวลามากขึ้นอีกด้วย ก่อนอื่นคุณต้องทำสิ่งที่สำคัญที่สุด - นี่คือกฎหลัก เป็นประโยชน์สำหรับทุกคนที่มีเวลาว่างในการทำงานและไม่มีตารางเวลาที่ชัดเจนในการจัดสรรเวลาให้ถูกต้อง

การวางแผนประกอบด้วยอะไรบ้าง?

การวางแผนเวลาทำงานรวมถึง:

• การจัดลำดับความสำคัญ
• เลือกงานที่สำคัญ
• ค้นหา วิธีที่ดีกว่าการตัดสินใจของพวกเขา
• ค้นหางานในเวลาว่างของคุณ

การจัดลำดับความสำคัญช่วยให้คุณเข้าใจว่าอะไรจำเป็นต้องได้รับการเอาใจใส่ อะไรที่สามารถแก้ไขได้ และปัญหาใดที่ควรมองข้าม เวลาและข้อมูลมีค่ามากขึ้นกว่าเดิม และการโกรธในสิ่งที่ไม่ได้ผลลัพธ์ก็เป็นสิ่งที่ไม่มีความหมาย

การเลือกงานที่สำคัญ- เกือบจะเหมือนกับการจัดลำดับความสำคัญภายในหนึ่งวันทำการเท่านั้น คุณเลือกสิ่งที่จะนำมา ผลลัพธ์ที่สำคัญอะไรที่ต้องทำเร่งด่วนและอะไรที่เลื่อนออกไปได้

ค้นหาวิธีที่ดีที่สุดในการแก้ปัญหาเป็นจุดสำคัญมาก เมื่อวางแผน คุณควรพิจารณาไม่เพียงแต่สิ่งที่คุณจะทำเท่านั้น แต่ยังต้องพิจารณาด้วยว่าจะทำอย่างไรให้ดีที่สุดด้วย ในเวลาเดียวกัน สิ่งสำคัญไม่เพียงแต่ต้องประหยัดเวลาเท่านั้น แต่ยังต้องทำทุกอย่างให้รวดเร็วและมีประสิทธิภาพมากที่สุดด้วย

ทำงานกับ เวลาว่าง ควรรวมอยู่ในแผนการทำงานด้วย คุณมีเวลาว่าง 2 ชั่วโมงต่อวันเพื่อใช้จ่ายบางอย่างหรือไม่? คุณสามารถบอกเจ้านายของคุณเกี่ยวกับเรื่องนี้ และเขาจะป้อนงานคุณ คุณสามารถหาความรู้ให้ตัวเอง หรือคุณอาจพยายามพัฒนาโครงการของคุณเอง

เหตุใดการวางแผนวันทำงานจึงสำคัญ

ใครก็ตามที่เคยทำงานอิสระ ธุรกิจ หรือ "ทำงานตามใจ" (เช่น แท็กซี่) จะเข้าใจถึงความสำคัญของการจัดสิ่งต่างๆ ตลอดทั้งวัน แต่ตัวอย่างเช่น พนักงานออฟฟิศส่วนใหญ่ไม่คิดว่าจำเป็นต้องวางแผนวันทำงาน

ในความเป็นจริง, เหตุผลหลักวางแผนวันทำงาน - เพิ่มประสิทธิภาพของคุณเอง หากคุณฟังร่างกายของคุณเอง คุณจะเข้าใจได้ว่าบางสิ่งก็ดีกว่าสำหรับคุณในคราวเดียว และบางอย่างก็ดีขึ้นในเวลาเดียวกัน ตัวอย่างเช่น สะดวกกว่าสำหรับคุณในการโทรหา บริษัท อื่นหลังอาหารกลางวันเนื่องจากคุณตื่นนอนแล้ว แต่ยังไม่มีเวลาเหนื่อยและงานที่น่าเบื่อหน่ายจะเสร็จเร็วขึ้นในตอนเย็น ดังนั้นจึงเป็นการดีกว่าที่จะ เลื่อนข้อมูลการขับขี่เข้าฐานข้อมูลเป็น 5-6 ชม.

การวางแผนวันทำงานไม่เพียงคำนึงถึงองค์ประกอบพื้นฐานของการแก้ปัญหาเท่านั้น แต่ยังคำนึงถึงความชอบส่วนตัวของแต่ละคนด้วย การบริหารเวลาไม่ได้ถูกสร้างมาเพื่อกำหนดรูปแบบการทำงานที่สูงแบบเดียวกันสำหรับทุกคน คุณต้องปรับงานของคุณให้เข้ากับลักษณะของร่างกายของคุณ

การจัดระเบียบและวางแผนวันของคุณช่วยให้คุณทำสิ่งต่างๆ ได้มากขึ้นโดยใช้เวลาน้อยลง เหลือเวลาให้กับสิ่งที่คุณรัก

ใครควรวางแผนวันทำงาน

ทุกคนควรจะสามารถวางแผนวันทำงานได้ วิธีนี้จะช่วยให้คุณประหยัดเวลาและทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น แต่มีคน 3 ประเภทที่ต้องมีส่วนร่วมในการวางแผนส่วนบุคคล

. คนทำงานที่ไม่มีวินัยที่สุดคือฟรีแลนซ์ เขาไม่มีกำหนดการที่ชัดเจน และมีเพียงเส้นตายเท่านั้นที่เตือนเขาว่าถึงเวลาที่ต้องนั่งลงทำอะไรสักอย่าง ด้วยเหตุนี้จึงเป็นสิ่งสำคัญมากสำหรับฟรีแลนซ์ที่ทำงานกับลูกค้าหลายรายในการวางแผนวันทำงานของพวกเขา บ่อยครั้งที่คำสั่งซื้อใหม่ปรากฏขึ้นโดยมีความแตกต่างหนึ่งหรือสองวัน และหากคุณเลื่อนออกไปจนกว่าจะถึงคำสั่งซื้อสุดท้าย คุณอาจไม่มีเวลาทำงานสองโครงการ

นักธุรกิจ. ทุกอย่างที่นี่เกือบจะเหมือนกันกับฟรีแลนซ์ ยิ่งถ้าเป็นธุรกิจออนไลน์ ในแง่หนึ่ง คุณสามารถพักผ่อนที่บ้านได้สบายๆ เมื่อพนักงานของคุณทำงาน แต่ในทางกลับกัน แนวทางนี้จะพิสูจน์ให้เห็นถึงความล้มเหลวอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้ ในตะวันตก ลัทธิการทำงานแบบบ้างานเฟื่องฟูในหมู่นักธุรกิจ พวกเขาเชื่อว่าถ้าคุณไม่ทำงาน 60 ชั่วโมงต่อสัปดาห์ แสดงว่าคุณขี้เกียจและไม่มีอะไรทำในธุรกิจ

ผู้นำ. ผู้นำจะไม่ใช่นักธุรกิจเสมอไป เจ้าของบริษัทคงไม่รับ การมีส่วนร่วมอย่างแข็งขันในกิจการของ บริษัท ของเขา แต่ผู้อำนวยการรับผิดชอบการดำเนินงานของกลไกทั้งหมด นั่นคือเหตุผลที่ผู้นำของบริษัทขนาดกลางและขนาดใหญ่ต้องใช้เวลาอย่างมีประสิทธิภาพ เพราะอนาคตของบริษัทขึ้นอยู่กับการตัดสินใจในระยะยาว การวางแผนวันทำงานของผู้จัดการเป็นวิธีจัดสรรเวลาระหว่างงานที่สำคัญเชิงกลยุทธ์ได้อย่างมีประสิทธิภาพสูงสุด

วิธีการวางแผนวันทำงาน

มีหลายวิธีในการวางแผนวันทำงานของคุณอย่างเหมาะสม แต่มีประสิทธิภาพมากที่สุดอย่างหนึ่ง เมทริกซ์ไอเซนฮาวร์. โดยมีสาระสำคัญดังนี้

มี 4 เหลี่ยม:

1. Square A - เรื่องเร่งด่วนและสำคัญ
2. Square B - สิ่งที่ไม่เร่งด่วนและสำคัญ
3. Square C - เรื่องเร่งด่วนและไม่สำคัญ
4. Square D - สิ่งที่ไม่เร่งด่วนและไม่สำคัญ

สแควร์เอควรว่างเปล่าเกือบตลอดเวลา ด้วยการวางแผนที่เหมาะสม งานที่สำคัญทั้งหมดควรตกลงในตาราง B และดำเนินการเมื่อเข้าใกล้ A

สแควร์บีสิ่งเหล่านี้เป็นสิ่งสำคัญที่จะช่วยให้คุณบรรลุเป้าหมาย ซึ่งรวมถึงงานทั้งหมดที่ต้องทำให้เสร็จภายใน 1 วันทำการ

สแควร์ซีหมายถึง คดีเร่งด่วนและไม่สำคัญที่ต้องส่งต่อไปยังบุคคลอื่น ตัวอย่างที่โดดเด่นเรื่องเร่งด่วนแต่ไม่สำคัญ - โทรหาลูกค้าที่มีศักยภาพ พนักงานสามารถทำสิ่งนี้ได้ คุณควรโฟกัสไปที่สิ่งอื่น

สแควร์ดี,หมายความว่ามีสิ่งที่ไม่เร่งด่วนและไม่สำคัญที่ไม่ทำให้คุณเข้าใกล้เป้าหมายมากขึ้น อย่าให้ อารมณ์เชิงบวกและโดยทั่วไปไม่จำเป็น ในกล่องนี้ คุณควรเขียนความคิดที่ไร้ประโยชน์ทั้งหมดลงไป

การแบ่งงานตามความสำคัญและความเร่งด่วนนี้ช่วยให้คุณเข้าใจสิ่งที่ต้องให้ความสนใจในระหว่างวันทำงาน และสิ่งใดที่สามารถลืมได้อย่างปลอดภัย เมทริกซ์ช่วยไม่เพียง แต่ในกระบวนการทำงานเท่านั้น แต่ยังช่วยใน ชีวิตประจำวัน. หากคุณต้องการเรียนภาษาอังกฤษมันน่าสนใจสำหรับคุณและจะช่วยคุณในอาชีพการงานของคุณ - นี่คือสแควร์บี แต่ถ้าคุณต้องการเรียนภาษาสเปนเพียงเพื่อรู้ - นี่คือ D และคุณสามารถลืมได้อย่างปลอดภัย มัน.

หลักเกณฑ์การกำหนดเวลาวันทำงาน

มีกฎหลายข้อสำหรับการจัดการวันทำงานของคุณอย่างมีประสิทธิภาพ เพื่อความสะดวกเราจะแบ่งวันออกเป็น 3 ส่วน:

• จุดเริ่มต้นของวันทำงาน
• ขั้นตอนการทำงานหลัก
• เสร็จสิ้น

ตอนเช้าจะดีที่สุด เหตุการณ์สำคัญ. อารมณ์ของคุณจะขึ้นอยู่กับว่าคุณนอนมากแค่ไหน ตื่นนอนอย่างไร และทำอะไร ทัศนคติทางจิตและประสิทธิภาพ

หลักการของเช้าที่ "ถูกต้อง" มีดังต่อไปนี้:

• ทัศนคติเชิงบวก. หากคุณตื่นขึ้นมาทุกวันโดยคิดว่าคุณเกลียดงานที่ทำอยู่ ประสิทธิภาพการทำงานของคุณจะลดลง ลองเริ่มต้นเช้าวันใหม่ด้วยความคิดดีๆ
• พยายามอย่า "แกว่ง" คุณสังเกตไหมว่าหลังจากที่คุณตื่นนอนตอนเช้า คุณต้องใช้เวลาอีก 30-40 นาทีในการฟื้นตัวในที่สุด? เวลานี้ไม่คุ้มค่าที่จะเสียไป ทันทีที่ตื่นนอน อาบน้ำ ชงกาแฟ และแทนที่จะ "ไม่มีที่ไหนเลย" ครึ่งชั่วโมง คุณสามารถทานอาหารเช้าได้อย่างสบายใจ
• อาหารเช้าแบบสบาย ๆ และวิธีการทำงาน การเริ่มต้นวันใหม่อย่างช้าๆเป็นสิ่งสำคัญมาก เมื่อคุณเร่งรีบ ร่างกายจะใช้พลังงานและเส้นประสาทที่สามารถนำไปใช้ได้มากขึ้น งานที่มีประสิทธิผล. หากคุณไม่สามารถซื้ออาหารเช้าแสนอร่อยและนั่งรถสบายๆ ได้ ให้เข้านอนให้ไวขึ้นและตื่นให้เร็วขึ้น
• งานที่สำคัญ นักธุรกิจที่ประสบความสำเร็จส่วนใหญ่มักให้เหตุผลว่างานที่สำคัญที่สุดต้องทำในตอนเช้า ดังคำกล่าวที่ว่า “อยากทำทุกอย่าง ให้กินกบเป็นอาหารเช้า” บทบาทของกบเป็นกรณีที่คุณไม่ต้องการทำเลย ทำในตอนเช้าและ ทัศนคติเชิงบวกจากการที่ "กบถูกกิน" จะอยู่ได้ทั้งวัน

เวิร์กโฟลว์หลักประกอบด้วยงานต่อไปนี้:

• แก้ปัญหาเร่งด่วน. สิ่งสำคัญคือต้องเข้าใจว่าหากในระหว่างวันทำงาน มีธุระเร่งด่วนบางอย่างตกอยู่กับคุณ คุณไม่จำเป็นต้องเปลี่ยนความสนใจทั้งหมดไปที่งานนั้นโดยเฉพาะ ก่อนอื่นคุณต้องเข้าใจว่ามันสำคัญหรือไม่ หากสำคัญคุณต้องดำเนินการทันที หากไม่มี ให้โอนความรับผิดชอบในการนำไปใช้งานให้กับบุคคลอื่น
• รักษากำหนดเวลา ทุกวันคุณต้องกำหนดเส้นตายโดยประมาณซึ่งคุณต้องรับมือกับงานทั้งหมด สิ่งสำคัญคือไม่ใช่ "ทำทุกอย่างก่อน 18:00 น." แต่ "เวลา 14:00 น. - เริ่มวางแผนเวลา 15:00 น. - วิเคราะห์ตัวบ่งชี้เวลา 16:00 น. - เขียนรายงาน" เป็นต้น
• สั่งซื้อในที่ทำงาน นี่เป็นประเด็นโดยนัย แต่สำคัญมาก หากโต๊ะทำงานของคุณรก สายตาของคุณก็จะมัวไปยุ่งกับมันอยู่เรื่อยๆ และหากมีเอกสารแปลกปลอมปรากฏขึ้นในที่ทำงาน คุณสามารถเริ่มศึกษาเอกสารนั้นได้โดยเสียเวลาเพียง 20-30 นาที
• อย่าทำตามแรงกระตุ้น มันสำคัญที่สุด มีสิ่งกระตุ้นบางอย่างที่ทำให้คุณเปลี่ยนโฟกัสจากงานไปยังสิ่งที่สำคัญน้อยกว่า โทรหาเพื่อนเมื่อคุณกำลังทบทวนแผนการขาย? เป็นการดีกว่าที่จะไม่ทำเช่นนี้ คุณจะสูญเสียสมาธิและขาดอารมณ์ในการทำงานได้ง่าย
• จัดกลุ่มกิจวัตรของคุณ มันสำคัญมาก. หากคุณต้องการโทรออก 60 สายในระหว่างวัน การแบ่งสายออกเป็นกลุ่มเล็กๆ ครั้งละ 10 ถึง 15 สายจะดีกว่า หลังจากวางสาย คุณสามารถทำงานอื่นได้ เปลี่ยนจากงานประจำเป็น กิจกรรมที่แข็งแรงคุณสามารถทำอะไรได้อีกมาก

การสิ้นสุดของวันทำการเป็นไปตามหลักการดังต่อไปนี้:

• เติมเต็มสิ่งที่จำเป็น มีคดีอยู่กลุ่มหนึ่งที่ตกอยู่ในช่อง “สำคัญ แต่ไม่เร่งด่วน” จะเสร็จสิ้นได้ดีที่สุดในระหว่างวันทำงาน และช่อง "สำคัญและเร่งด่วน" จะว่างเปล่าเสมอ
• ตรวจสอบผลลัพธ์ของคุณกับแผน ทุกสิ่งที่คุณทำในหนึ่งวันควรเปรียบเทียบกับสิ่งที่คุณวางแผนไว้ หากคุณเพิ่งเริ่มวางแผนวันทำงาน การเบี่ยงเบนเล็กน้อยจากแผนจะเป็นไปตามลำดับ พยายามให้น้อยที่สุด
• วางแผนสำหรับวันถัดไป ทางที่ดีควรทำเช่นนี้เมื่อสิ้นวันทำการก่อนหน้า ดังนั้นคุณจึงรักษาอารมณ์ในการทำงานและ แต่สิ่งสำคัญคือต้องจัดทำแผนงานที่แท้จริง

หากคุณเป็นผู้นำ ในระหว่างวันทำงานคุณควรทำงานอย่างใกล้ชิดกับเลขานุการของคุณ

จำไว้ว่ามันคือทั้งหมด เคล็ดลับทั่วไป. พวกเขาไม่คำนึงถึงคุณ ลักษณะเฉพาะของแต่ละบุคคล. หากคุณสะดวกกว่าที่จะทำงานเร่งด่วนในตอนบ่ายไม่ใช่ในตอนเช้านี่เป็นสิทธิ์ของคุณ หากคุณต้องการทำงานที่ใหญ่และยากให้เสร็จลุล่วง และสิ่งนี้ไม่ส่งผลกระทบต่ออารมณ์ของคุณในหนึ่งวัน แต่อย่างใด ให้ทำสิ่งนั้นให้คงอยู่

การวางแผนวันทำงานควรเป็นรายบุคคล

ข้อผิดพลาดหลักเมื่อวางแผนวันทำงาน

แม้จะมีข้อเท็จจริงที่ว่าการจัดการเวลาเป็นสิ่งที่มั่นคงในชีวิตของเรา แต่คนส่วนใหญ่ก็ยึดมั่น ข้อผิดพลาดทั่วไปเมื่อวางแผนวันทำงาน นี่คือบางส่วนของพวกเขา

ข้อผิดพลาด 1. การจัดลำดับความสำคัญไม่ถูกต้อง

เมทริกซ์ไอเซนฮาวร์บอกเราว่าเรามีสิ่งสำคัญที่ต้องทำ แต่หลายคนอาจสับสนได้ง่ายว่าอะไรสำคัญสำหรับตน ตาราง A ซึ่งควรว่างเปล่าและรับผิดชอบเรื่องเร่งด่วนและสำคัญ พวกเขามักจะสับสนกับ C ซึ่งเรื่องที่ไม่สำคัญสะสมอยู่และต้องการความสนใจในทันที

สิ่งสำคัญคือต้องจำไว้ว่าคุณควรใช้พลังงานในสิ่งที่สำคัญสำหรับคุณเท่านั้น ช่วงเวลานี้เวลา. คุณควรทำงานเพื่ออนาคตเมื่อสิ่งต่างๆ สามารถเลื่อนออกไปได้และวางแผนอย่างเหมาะสม

ข้อผิดพลาด 2 ใช้เวลากับมโนสาเร่มากเกินไป

เพื่ออธิบายว่าเหตุใดก่อนอื่นจึงจำเป็นต้องสร้าง "ฐาน" จากนั้นเราจะใช้กฎพาเรโตเฉพาะสิ่งเล็กน้อยเท่านั้น มีคำกล่าวไว้ว่า ความพยายาม 20% ให้ผลลัพธ์ 80% นั่นคือ เมื่อคุณทำงานในสิ่งที่สำคัญ คุณใช้ความพยายาม 20% และบรรลุผลสำเร็จ 80% เมื่อคุณทำงานเล็กๆ น้อยๆ คุณจะได้ผลลัพธ์น้อยลง 4 เท่า และใช้พลังงานมากขึ้น 4 เท่า

ลองพิจารณาตัวอย่างเล็ก ๆ น้อย ๆคุณต้องเปิดตัวแคมเปญโฆษณา หากคุณสร้างโฆษณา 10 รายการ ให้จับคู่กับ คำหลักและวลีและทำงานบนไซต์ที่เตรียมไว้ จากนั้นจะเป็น 20% ของงานที่จะให้ผลลัพธ์ 80% แต่ถ้าคุณใช้เวลาในการแก้ไขฟอนต์และรูปภาพ เลือกและขัดเกลาวลี และค้นหาแพลตฟอร์มเพิ่มเติมสำหรับการโฆษณา คุณจะต้องใช้ความพยายามมากขึ้น ทั้งหมดนี้จะต้องทำ แต่หลังจากเริ่มต้น แคมเปญโฆษณาเมื่อคุณไปถึงผลลัพธ์แรก

ความผิดพลาด 3. ไม่มีเวลาสำหรับเรื่องส่วนตัว.

ทุกคนควรมี ชีวิตส่วนตัวและเสรีภาพในการเลือก หากคุณมีหลายสิ่งที่ต้องทำและคุณไม่มีเวลาทำงานอดิเรกสักหนึ่งหรือสองชั่วโมง ให้ทำสิ่งนี้ การวางแผนที่ไม่ดีวันของตัวเอง การจัดตารางเวลาทำงานมีความสำคัญไม่เพียงเพราะช่วยให้คุณทำอะไรได้มากขึ้นเท่านั้น เปิดโอกาสให้คุณได้ทำในสิ่งที่คุณรักโดยไม่เร่งรีบ

• ทำไมจึงต้องมีการวางแผน

ในบทความนี้ พวกเราจะพูดเกี่ยวกับประโยชน์ ประโยชน์ และข้อดีของการวางแผน การวางแผนวันทำงานเป็นเครื่องมือที่ผู้ประสบความสำเร็จทุกคนใช้ ซึ่งจะทำให้งานของคุณดีขึ้นและมีประสิทธิผลมากขึ้น เมื่อวางแผนบุคคลจะกำหนดขอบเขตของงานสำหรับตัวเอง เขารู้ว่าเขาต้องทำอะไร เมื่อไร และทำไม ลองมาดูกันดีกว่า ประโยชน์ของการวางแผน.

ทำไมจึงต้องมีการวางแผน

1. แผนของวันทำงาน: และไม่มีสิ่งใดที่จะไม่มีใครสังเกตเห็น

ไม่ว่าคุณจะความจำดีแค่ไหน หากสิ่งของอยู่เหนือหลังคา คุณจะจำทุกอย่างไม่ได้ การเขียนแผนการทำงานลงในกระดาษจะช่วยให้จดจำได้ง่ายขึ้นและไม่ต้องสนใจสิ่งที่สำคัญกว่า และคุณจะไม่ถูกรบกวนด้วยคำถาม: "ฉันทำทุกอย่างแล้วหรือยัง" เพราะจะมีโอกาสดูไดอารี่เสมอ ประโยชน์ของการวางแผนในกรณีนี้ชัดเจน!

2. เมื่อเราใช้เวลาในการวางแผนวันทำงานนานขึ้น

ประสบการณ์ชีวิต จำนวนมาก คนที่ประสบความสำเร็จแสดงให้เห็นว่าการเพิ่มเวลาการวางแผนนำไปสู่การลดเวลาดำเนินการ และเป็นผลให้ประหยัดเวลาโดยทั่วไป ประโยชน์ของการวางแผนคือทุกๆ 100 นาทีที่ใช้ในการวางแผนกิจกรรมจะช่วยประหยัด 10 นาทีในการดำเนินการ นั่นคือให้ผลตอบแทน 1,000% จากพลังงานทางจิตใจอารมณ์และร่างกายที่ลงทุนไป

การจัดทำแผนสำหรับวันจะใช้เวลา 10-12 นาที การลงทุนเพียงเล็กน้อยเพียง 10-12 นาทีนี้จะช่วยให้คุณประหยัดเวลาในการดำเนินการได้ 100-120 นาที ซึ่งให้เวลาในการผลิตเพิ่มขึ้น 2 ชั่วโมงต่อวัน นั่นคือผลผลิตรายวันของคุณเพิ่มขึ้น 25% นับจากวันที่คุณเริ่มวางแผน วันทำงานล่วงหน้า ในหนึ่งเดือนปรากฎว่า 2,000-2,400 นาทีซึ่งเป็น 4-5 วันทำการเต็ม !!! และไม่เสียเวลา!

3. แผนงานกำหนดลำดับความสำคัญ

การกระจายลำดับของงานต่อหน้าคุณ คุณจะรู้ว่าลำดับใดและควรทำอะไร จะไม่มีสถานการณ์กับคุณอีกต่อไปเมื่อสิ่งที่สำคัญและจำเป็นกว่าถูกลืมหรือทิ้งไว้ในภายหลัง ดังที่มักเกิดขึ้นเมื่อคน ๆ หนึ่งต้องทนทุกข์ทรมาน ผัดวันประกันพรุ่ง.

4. แผนสำหรับวันให้สภาวะทางอารมณ์ที่สงบ

ประโยชน์ของการวางแผนนอกจากนี้ยังอยู่ในความจริงที่ว่าบุคคลกำหนดขอบเขตของงานสำหรับตัวเอง เขารู้ว่าเขาต้องทำอะไร เมื่อไหร่ และทำไม เนื่องจากการกำหนดงานหลักอยู่ต่อหน้าต่อตาคุณและแนวทางการแก้ปัญหานั้นได้รับการสรุปไว้ วันยุ่งวุ่นวายใหม่จึงไม่ดูเทาและหนักอีกต่อไป แต่มองเห็นได้ มีการวางแผนและจัดการได้ ความกลัวในสิ่งที่ไม่รู้และความไม่แน่นอนจะหายไป คนเป็นเจ้าของข้อมูลดังนั้นเขาจึงสงบและมีอารมณ์พร้อมที่จะทำงานนี้หรืองานนั้น

บางคนสามารถทำได้มากในหนึ่งวันในขณะที่คนอื่นทำได้ในสาม ความลับอย่างที่เราเห็นนั้นง่ายมาก: การวางแผนวันทำงาน, คนที่มีเวลาทำงานจำนวนมากให้เสร็จ, รู้วิธีวางแผนเวลา, เน้นงานหลักและงานรอง เป็นไปไม่ได้ที่จะดำเนินการโดยไม่วางแผนสำหรับวันในยุคสมัยของเรา แม้ว่าสถิติจะแสดงให้เห็นว่ามีเพียง 20% ของประชากรเท่านั้นที่จัดทำแผนปฏิบัติการ หากคุณไม่เคยแม้แต่จะวางแผนวันทำงานที่กำลังจะมาถึง ฉันรับรองว่าคุณควรทำให้เป็นนิสัย และคุณจะได้เรียนรู้วิธีการทำอย่างถูกต้องจากบทความต่อไปนี้: “วิธีการวางแผนเวลาทำงาน”.

หากคุณพบข้อผิดพลาด โปรดเน้นข้อความและคลิก Ctrl+Enter.

ผู้บริหารสูงสุด

วางแผนสำหรับปีในฤดูใบไม้ผลิ วางแผนสำหรับวัน - ในตอนเช้า

สุภาษิตจีน

ถึงผู้ซึ่ง:เจ้าของ ผู้บริหารระดับสูง ผู้บริหาร

เมื่อคุณไม่มีแผน การกระทำของคุณก็จะยุ่งเหยิง

ผู้จัดการของเราแต่ละคนคิดว่า: สามารถเพิ่มผลผลิตได้มากแค่ไหน? ข้อมูลที่ได้รับในเชิงประจักษ์ในบริษัทของฉันแสดงให้เห็นว่าหลังจากเริ่มใช้การวางแผนรายวันและการรายงาน ประสิทธิภาพของทีมเพิ่มขึ้น ~ 40%

ไม่มีความลับใด ๆ ที่พนักงานใน บริษัท รัสเซียโดยเฉลี่ย ใช้จ่ายในการทำงาน กรณีที่ดีที่สุดวันละ 3-4 ชม. จาก 8 ชม.อย่างไรก็ตามทุกคนแสร้งทำเป็นว่ามันควรจะเป็นเช่นนี้ ผู้นำพอใจกับการแสดงในรูปแบบของกิจกรรมที่รุนแรงทันทีที่เขามองเข้าไปในสำนักงานของใครบางคน

แล้วลูกน้องล่ะ...แล้วลูกน้องล่ะ? พวกเขาพอใจกับสถานการณ์นี้มากกว่า: ในช่วงเวลาทำงานคุณสามารถแก้ปัญหาส่วนตัวมากมายสั่งซื้อในร้านค้าออนไลน์พูดคุยทางโทรศัพท์และใน ในโซเชียลเน็ตเวิร์กกับเพื่อนและครอบครัว ไม่น่าแปลกใจที่พวกเขากล่าวว่า 80% ของคนทำงานอย่างมีประสิทธิภาพพอๆ กับที่มีผู้นำที่มีความสามารถ

ข้อสรุปนั้นซ้ำซากและในขณะเดียวกันก็แย่มากในความเรียบง่าย: เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพของบริษัท 40% ก็เพียงพอแล้วที่จะทำให้พนักงานทำงานอย่างน้อย 6.5 - 7 ชั่วโมงต่อวัน(ใช่แปดเป็นไม้ลอยอยู่แล้ว!)

แผนรายวันและรายงาน - การทดสอบความถนัดของพนักงานอย่างต่อเนื่อง

แต่จะเข้าใจได้อย่างไร: พนักงานคนใดกำลังแชทบนโซเชียลเน็ตเวิร์กและใครสร้างผลลัพธ์อย่างต่อเนื่อง อยู่ข้างหลังคุณตลอดเวลา? เป็นไปไม่ได้! ที่นี่มีการช่วยเหลือแผนรายวันและรายงานเกี่ยวกับงานที่ทำซึ่งจำเป็นสำหรับพนักงานแต่ละคน

โดยสรุปความหมาย แผนรายวันและรายงานมีดังนี้: พนักงานจัดทำแผนการทำงานสำหรับแต่ละวันตามวัน 8 ชั่วโมงและรายงานเมื่อสิ้นสุดวันทำงานสำหรับแต่ละงานที่เสร็จสมบูรณ์ (เวลาที่ใช้ ผลลัพธ์ ฯลฯ)

เทคโนโลยีที่ดีมีประโยชน์ต่อทั้งสองฝ่าย มาพูดถึงเรื่องนี้กันเถอะ

ประโยชน์ของแผนรายวันสำหรับบริษัท

• พนักงานจะแก้ไขงานตามลำดับความสำคัญที่ยอมรับได้ (โดยคำนึงถึงข้อกำหนดทางธุรกิจของ บริษัท) และไม่เป็นไปตามหลักการของ "ต้องการ" "ง่ายขึ้น" และ "น่าสนใจยิ่งขึ้น"
• ความน่าจะเป็นของ "การหยุดทำงาน" ของพนักงานมีแนวโน้มเป็นศูนย์ มีงานสำรองอยู่เสมอ หากเกิดขึ้น "ง่าย" ก็จะมองเห็นได้ล่วงหน้า
• เมื่อดูแผนแล้ว คุณสามารถลบงาน "ดูดนิ้วของคุณออกไป" ได้ทันทีและแทนที่ด้วยงานที่เป็นประโยชน์ เฉพาะเรื่อง และมีความเกี่ยวข้อง
• เมื่อบุคคลวางแผนงานตามชั่วโมงทำงาน 8 ชั่วโมงและรู้ว่าจะมีความต้องการในช่วงเวลานี้ โอกาสที่จะ "เสียเวลาเปล่า" จะลดลงอย่างเห็นได้ชัด

ประโยชน์ของแผนรายวันสำหรับพนักงาน

การยกระดับส่วนบุคคลและอาชีพที่สำคัญ: ทักษะการวางแผนเป็นสิ่งสำคัญในทุกด้าน และชีวิตนอกการทำงานก็ไม่มีข้อยกเว้น

• ผู้จัดการจะพอใจกับคุณเพราะ งานด้านเทคโนโลยีที่มีลำดับความสำคัญสูงสุดทั้งหมดจะอยู่ในแผนรายวันของคุณ และ "อยู่ในสถานะที่ดี" เปิดขึ้น คุณลักษณะเพิ่มเติมในอาชีพแนวดิ่ง
• การยกเลิก "การเป็นทาส" เมื่อคนนั่งทำงานจนถึง "กลางคืน" (ตอนนี้จัดสรรเวลา 8 ชั่วโมงสำหรับการทำงานให้เสร็จ ดังนั้นผู้จัดการจะไม่วางแผนเป็นเวลาสิบสองชั่วโมงอีกต่อไป)

กำหนดการ

ในอนาคตเราจะพูดถึงหลักการของการวางแผนรายวันและรายสัปดาห์และข้อกำหนดสำหรับแผนเท่านั้น บทความแยกต่างหากอุทิศให้กับ:

• เทคโนโลยีการวิเคราะห์โดยหัวหน้าแผนรายวันและรายสัปดาห์ของผู้ใต้บังคับบัญชา - บทความในการพัฒนา
• ข้อกำหนดสำหรับรายงานการทำงาน วิธีการสร้าง - บทความในการพัฒนา
• เทคโนโลยีการวิเคราะห์โดยหัวหน้ารายงานรายวันและรายสัปดาห์ของผู้ใต้บังคับบัญชา ดูบทความ ""

ประสิทธิผลส่วนบุคคลของผู้นำ

ฉันยังใช้เทคโนโลยีการวางแผนและการรายงานรายวันในการทำงานของฉัน ฉันรายงานตัวเอง - นำไปใช้หากคุณไม่มีใครรายงาน ด้วยประการฉะนี้ ประสิทธิภาพส่วนตัวของฉันเพิ่มขึ้นเป็นสองเท่า(ล้อเล่นรึเปล่าเนี่ย!). รวมถึงเนื่องจากการดำเนินงานที่มีลำดับความสำคัญสูงกว่าเพราะก่อนที่ฉันจะนึกถึงสิ่งที่นึกถึงเป็นอันดับแรก

และข้อมูลเชิงลึกที่มีประโยชน์มาก เมื่อคุณเริ่มวางแผน การคิดในขั้นตอนการวางแผนจะง่ายกว่ามาก นี่คืองานของคุณ มอบหมายดีกว่าไหม เมื่อฉันได้เริ่มงานแล้ว และระหว่างการนำไปปฏิบัติ ฉันตระหนักว่าเป็นการดีที่จะมอบหมาย การ "ปล่อยวาง" จากตัวเองนั้นยากกว่ามากอยู่แล้ว

เทคโนโลยีสำหรับการดำเนินการและการดำเนินการตามแผนรายวัน

ฉันให้ความสนใจกับข้อเท็จจริงที่ว่าจำเป็นต้องควบคุมการดำเนินการตามแผน ระยะเวลาของงานที่เสร็จสมบูรณ์ และคุณภาพของผลลัพธ์

ผู้นำจำนวนมากฟันหักเมื่อพยายามดำเนินการตามแผนรายวันและรายงาน และนี่คือเหตุผล:

• การเปิดตัวจะพบกับการต่อต้านอย่างรุนแรงจากพนักงานออฟฟิศ อ่อนน้อมถ่อมตนนี่เป็นเรื่องปกติ แต่คุณต้องเตรียมพร้อมสำหรับสิ่งนี้ บางทีบทความ "" อาจเป็นประโยชน์กับคุณ
• การนำแผนและรายงานรายวันไปปฏิบัติ ตลอดจนการทำงานเพิ่มเติมเพื่อให้เทคโนโลยีใช้งานได้ ต้องใช้เวลา เงิน ความพยายามในการจัดการ และความตั้งใจของผู้นำ และที่สำคัญที่สุดคือปฏิกิริยาที่รวดเร็วปานสายฟ้าแลบต่อการละเมิดใด ๆ ของพนักงาน
• การนำไปใช้จะทำให้แผนและรายงานมีความโปร่งใสทั้งหมด หัวหน้าระดับที่สูงกว่าควรจะสามารถดูรายงานของหัวหน้าระดับล่างและผู้ใต้บังคับบัญชาของเขาได้ ผู้บังคับบัญชาทันทีมีหน้าที่รับผิดชอบในแผนของผู้ใต้บังคับบัญชา ทำไมพนักงานถึงไม่ชอบ? ไม่ใช่ผู้จัดการระดับกลางทุกคนที่สนใจที่จะมี "สายตาที่มองเห็นได้รอบด้าน" กับผู้บริหารระดับสูง

คำแนะนำในการจัดแผนรายวัน: ระเบียบสำเร็จรูปสำหรับนำไปปฏิบัติ

องค์กรของกระบวนการประมวลผลกระแสงานที่เข้ามาในส่วนของพนักงาน

• ทันทีที่งานปรากฏขึ้น งานนั้นจะถูกป้อนลงในแผนงานสำหรับวันปัจจุบันหรือวันถัดไป (โดยไม่คำนึงถึงรูปแบบที่ตั้งค่าไว้) พร้อมวันที่โดยประมาณของความสำเร็จตามแผน
• หากงานอยู่ในหมวดหมู่ของกรณี "ไม่เร่งด่วนและไม่สำคัญ" งานนั้นจะถูกบันทึกไว้ในสิ่งที่เรียกว่า STACK (ที่จัดเก็บ) ของงาน พนักงานหันไปใช้ STACK เมื่อวางแผนสำหรับสัปดาห์หน้า หรือเมื่อเขามีเวลาหยุดทำงาน

งานที่ตั้งไว้ซึ่งใช้เวลามากกว่า 3 ชั่วโมง (ยกเว้นการเข้าร่วมกิจกรรมและการประชุม) จะแบ่งออกเป็นงานย่อยๆ ซึ่งงานเริ่มต้นถูกกำหนดให้เป็นงานฐาน

• สำหรับแต่ละงาน ลำดับความสำคัญจะถูกเลือกและตั้งค่าจากรายการมาตรฐาน

โบนัส: ตัวอย่างตารางลำดับความสำคัญของพนักงาน

สำหรับตัวอย่างตารางลำดับความสำคัญที่ช่วยให้พนักงานจัดการการวางแผนของตนเองได้ ทำตาม 2 ขั้นตอนง่ายๆ:

1) เขียนความคิดเห็นโดยละเอียดเกี่ยวกับบทความ(แบบฟอร์มความคิดเห็นอยู่ที่ด้านล่างสุดของบทความ ดูภาพหน้าจอ https://yadi.sk/i/QHQ2_R4oiWjkV) แบ่งปันประสบการณ์ของคุณในการใช้การวางแผนของผู้ใต้บังคับบัญชา (ไม่จำเป็นต้องประสบความสำเร็จ)

2) ส่งคำถามเพื่อรับตัวอย่างตารางลำดับความสำคัญผ่านบัญชีโซเชียลมีเดียส่วนตัวของฉัน:

ข้อกำหนดสำหรับรูปแบบการป้อนงานลงในแผน

• พนักงานแต่ละคนเพิ่มรายการที่บ่งบอกถึงงานของตนลงในแผน ( คำอธิบายสั้นงาน + เวลาโดยประมาณที่จะเสร็จสมบูรณ์) แผนประกอบด้วยงานต่อไปนี้:
• วางแผนภายในโครงการ
• ได้รับก่อนหน้านี้ในรูปแบบ การมอบหมายรายบุคคล(ปากเปล่า ทางไปรษณีย์ skype ฯลฯ) ถ้างานเข้า ระบบภายนอกการตั้งค่างาน คุณต้องเพิ่มลิงค์ url ให้กับงานนี้ เมื่อได้รับงาน (ปากเปล่า, ทางไปรษณีย์, skype) จะต้องป้อนลงในแผนการทำงานของคุณด้วยตัวคุณเอง ในเวลาเดียวกัน ข้อกำหนดทั้งหมดสำหรับรูปแบบการป้อนงานจะมีผลใช้บังคับ
• วางแผนโดยพนักงานเพื่อดำเนินการตามความคิดริเริ่มของเขาเอง
• สำหรับแต่ละงาน คุณต้องระบุ:
• ชื่องาน. ควรสะท้อนถึงการกระทำที่ต้องดำเนินการและวัตถุใด ขอแนะนำให้ใช้สิ่งนี้กับคำนาม กรณีเสนอชื่อและ อารมณ์ที่จำเป็นกริยา. สิ่งนี้ช่วยอำนวยความสะดวกอย่างมากในการค้นหาที่ตามมาของงานทั้งหมด ตัวอย่าง:พัฒนากฎระเบียบ: การวางแผน (“พัฒนา” - จำเป็น; “ระเบียบ: การวางแผน” - กรณีเสนอชื่อ)
• เวลาโดยประมาณที่จะเสร็จสมบูรณ์. ตัวอย่าง: ทำข้อเสนอเชิงพาณิชย์: 2 ชั่วโมง 30 นาที
• วันกำหนดส่ง(เส้นตายที่งานต้องทำให้เสร็จ) หากคุณไม่สามารถกำหนดเส้นตายสำหรับงานได้ ให้ติดต่อหัวหน้างานทันที
• แผนโดยย่อสำหรับการทำงานนี้ให้สำเร็จ. เพิ่มลิงก์ไปยังอัลกอริทึมที่คุณวางแผนจะดำเนินการและ/หรือแผนปฏิบัติการสั้นๆ ขาด แผนสั้นในตัวงานทำให้เกิดคำถามมากมายเมื่อพูดถึงแผนการทำงานและความเสี่ยงที่งานจะสำเร็จลุล่วงไปอย่างไม่มีประสิทธิภาพ/ไม่เหมาะสม หรือทำได้ไม่ 100% และ/หรือต้องทำใหม่
• ลำดับความสำคัญ. ผู้รับเหมากำหนดโดยอิสระตามกฎอย่างเป็นทางการแยกต่างหาก หากคุณไม่สามารถระบุได้ คุณต้องติดต่อหัวหน้างานทันที
• หากพนักงานเห็นว่า "ไม่เพียงพอ" ของทรัพยากรของเขาสำหรับงานที่ได้รับมอบหมาย เขามีหน้าที่ต้องแจ้งผู้จัดการงานและหัวหน้าทันทีเกี่ยวกับเรื่องนี้

แผนการทำงานประจำวัน

• ต้องสร้างแผนตามแผนรายสัปดาห์และงานปฏิบัติการที่เข้ามา (ก่อนการแนะนำการวางแผนรายสัปดาห์: ตามงานที่ทราบในวันนั้น)
• แผนสำหรับวันถัดไปจะถูกวาดขึ้นก่อนสิ้นวันทำงานปัจจุบัน
• คำนวณเวลาที่กำหนดไว้สำหรับงานประจำวัน:
• สำหรับพนักงานสำนักงานที่ใช้ 8 ชั่วโมงลบเวลาปกติสำหรับการแก้ปัญหาการปฏิบัติงานและเหตุสุดวิสัย (สำหรับผู้จัดการโครงการ: 7 ชั่วโมง - วางแผนไว้ 1 ชั่วโมง - สำหรับการแก้ไขงานที่เข้ามา) เวลาที่กำหนดสำหรับงานอาจแตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับวันในสัปดาห์และเงื่อนไขอื่นๆ
• สำหรับผู้เชี่ยวชาญอิสระ - กำหนดเวลารายวันที่ตกลงกันเมื่อหารือเกี่ยวกับเงื่อนไขของความร่วมมือ
• แผนสำหรับวันใหม่จะอยู่ด้านบนของแผนสำหรับวันก่อนหน้า (หากใช้เอกสารข้อความสำหรับแผน)
• หากใช้เวลามากกว่า 4 ชั่วโมงต่อวันไปกับงานที่ไม่ได้กำหนดเวลาไว้ (เกี่ยวกับแผนโครงการ) หรือเป็นที่ชัดเจนว่าแผนโครงการไม่สามารถทำได้ในโหลดปัจจุบัน ฝ่ายบริหารจะได้รับแจ้งทันที (ไม่เกินวันถัดไป) .

ตัวอย่างของแผนรายวัน (ภาพหน้าจอจาก Bitrix24)

ตัวอย่างแสดงแผนการที่พนักงานสร้างขึ้นในระบบ Bitrix24 ภาพหน้าจอแสดงเพียงหกงานแรก ส่วนที่เหลือไม่พอดีกับหน้าจอ คอลัมน์ที่เลือก: 1 - ชื่องาน; 2 - กำหนดเวลา; 3 - เวลาดำเนินการตามแผน

เปลี่ยนไปใช้การวางแผนรายสัปดาห์

หลังจากเข้าใจแผนรายวันแล้ว พนักงานจะถูกโอนไปยังการวางแผนรายสัปดาห์ ในเวลาเดียวกัน การวางแผนรายวันยังคงอยู่ แต่ทำให้ง่ายขึ้นมากเพราะ ในแผนรายสัปดาห์ งานจะถูกแบ่งตามวัน ถ้าคุณไม่ได้ทำ การวางแผนรายวันกับผู้ใต้บังคับบัญชาบางทีพวกเขาวางแผนสัปดาห์ของพวกเขาเหมือนภาพด้านล่าง

ประโยชน์หลักของการวางแผนรายสัปดาห์:

• ระยะเวลาการวางแผนที่ยาวนานขึ้นเมื่อเทียบกับหนึ่งวัน
• ประหยัดเวลาสำหรับพนักงานและประหยัดเวลาอย่างมากสำหรับผู้จัดการ

แผนการทำงานรายสัปดาห์

• วางแผนอย่างไร?
• ดูแผนโครงการรายเดือนทั้งหมดรับรายการงานที่มีกำหนดเวลาจนถึงสิ้นสัปดาห์ + 5 วัน
• เปิดแผนงานรายเดือนของคุณและเขียนส่วนหนึ่งของงานจากที่นั่น
• เพิ่มในแผนรายสัปดาห์ การปฏิบัติงาน(เคยทราบหรือกำหนดโดยหัวหน้า).
• แผนสำหรับสัปดาห์ใหม่ต้องทำใน วันทำงานสุดท้ายของสัปดาห์ที่ผ่านมา(มักจะเป็นวันศุกร์).
• งานต้องกำหนดเวลาตลอด สัปดาห์การทำงานโดยคำนึงถึงระยะเวลาสำหรับการแนะนำ (กำหนดสำหรับแต่ละตำแหน่งเป็นรายบุคคล)
• ต้องมีการชี้แจงแผนการวาดสำหรับสัปดาห์ (ตามข้อมูลที่ได้รับในช่วงสุดสัปดาห์และในตอนเช้าของวันทำการแรก) ในวันทำการแรกของสัปดาห์จนถึงเวลา 12:00 น(ปกติวันจันทร์)
• สำหรับผู้เชี่ยวชาญที่มีงานที่ "คาดไม่ถึง" ในระดับเล็กน้อย (งานบำรุงรักษาไซต์ การจัดการโครงการส่งเสริมการขาย) ควรวางแผนสัปดาห์โดยไม่คำนึงถึงงานที่คาดไม่ถึง
• ท้ายที่สุดแล้วงานและงานที่ "ไม่คาดฝัน" อาจเป็นหรืออาจไม่เป็นก็ได้
• หากแผนไม่สำเร็จเนื่องจากงานที่ได้รับ "ใหม่" เสร็จสมบูรณ์แล้ว ส่วนหนึ่งของงานจากแผนสามารถโอนไปยังสัปดาห์หน้าได้

ระบบอัตโนมัติของแผนรายวันและรายสัปดาห์

คำถามยอดนิยม: “ผู้ใต้บังคับบัญชาควรวางแผนในรูปแบบใด”ตามหลักการแล้ว คุณต้องวางแผนในรูปแบบของงานในระบบ ซึ่งในอนาคตพวกเขาจะถูกติดตามเวลาดำเนินการและรายงานจะถูกสร้างขึ้น ในความคิดของฉัน วันนี้ระบบ Bitrix24 เหมาะสมที่สุดสำหรับสิ่งนี้

จะเป็นอย่างไรหากบริษัทของคุณมีระบบการตั้งค่างานที่แตกต่างกัน ลองนึกถึงวิธีจัดระเบียบการวางแผนด้วยความช่วยเหลือตามข้อกำหนดสำหรับแผนที่ฉันได้กำหนดไว้ และแม้ว่าคุณจะไม่มีระบบสำหรับการตั้งค่าและการบัญชีสำหรับงานเลย แต่ก็ไม่สำคัญ ในบริษัทของฉัน เวลานานแผนสำหรับวันและสัปดาห์ถูกสร้างขึ้นในไฟล์ข้อความแยกต่างหากในรูปแบบ GoogleDocs (สะดวกมากในการแก้ไขและสนทนา) และหลังจากนั้นไม่นานเราก็เปลี่ยนไปทำงานใน Bitrix24 อย่างสมบูรณ์

ตอบคำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับแผนรายวัน

จะกำหนดงานอย่างไรหากเจ้าหน้าที่บริหารไม่ใช่ผู้ใต้บังคับบัญชาโดยตรงของผู้จัดการ?

รับอำนาจในการกำหนดงานดังกล่าวภายในกรอบของการอยู่ใต้บังคับบัญชาของโครงการหรือตกลงในการเพิ่มงานกับผู้บังคับบัญชาของผู้รับเหมาโดยตรง

สิ่งสำคัญคือต้องจำไว้ว่า เวลาไม่ใช่ยาง เมื่อมาถึง งานใหม่มัน "ผลัก" งานอื่นออกจากแผน ลำดับความสำคัญในการมอบหมายงานเป็นเรื่องของความสามารถของผู้บังคับบัญชาโดยตรง

ปรากฎว่าระบบนี้แนะนำ "การควบคุมทั้งหมด" เหนืองานของผู้ใต้บังคับบัญชา? สิ่งนี้ควรทำโดยผู้นำของเขา และผู้นำคนนี้ควรถูกควบคุมโดยหัวหน้าของเขา?

ผู้จัดการควบคุมการวางแผนของผู้ใต้บังคับบัญชาโดยตรง (ตัวอย่าง: หัวหน้าแผนกวิเคราะห์แผนของพนักงานในแผนก) แต่ไม่จำเป็นต้องทุกวัน สำหรับพนักงานที่ภักดี (1 ปีหลังจากเริ่มใช้การจัดการปกติ จะไม่มีคนอื่นเหลืออยู่ในบริษัทของคุณ) ความถี่ของการตรวจสอบสามารถเป็นได้ 1 ครั้งใน 3 วัน 1 ครั้งต่อสัปดาห์

มากขึ้นอยู่กับตำแหน่งและประสบการณ์ของพนักงานโดยเฉพาะ และประเภทของการวางแผนที่ใช้นอกเหนือจากแผนรายวันและรายสัปดาห์ ได้แก่ การวางแผนรายเดือนสำหรับโครงการ แผนกลยุทธ์โดยโครงการ. หากพนักงานคนใดคนหนึ่งต้องการ "การควบคุมทั้งหมด" อย่างต่อเนื่อง ให้ถามตัวเองว่า "คุณต้องการพนักงานแบบนี้หรือไม่"

ผู้นำบางคนไม่ต้องการควบคุมทุกวัน ต้องใช้เวลาและความสนใจ

งานวางแผนสำหรับผู้ใต้บังคับบัญชาและติดตามการนำไปปฏิบัติเป็นความรับผิดชอบโดยตรงของผู้นำ เพื่อให้เชี่ยวชาญในหน้าที่นี้ ฉันขอแนะนำให้คุณมีส่วนร่วมในการ "เพิ่มพูน" ความสามารถในการบริหารจัดการของคุณ เพื่อช่วยให้บทความ ""

สิ่งสำคัญคือต้องประเมินว่าบริษัทของคุณมีความ "เอียง" สำหรับผู้จัดการในการทำงานเพื่อมุ่งสู่ "การผลิต" หรือไม่ ก่อนอื่น หัวหน้าต้องจัดสรรเวลาในการบริหารลูกน้อง, การผลิตผลลัพธ์เดียวกัน - ในเทิร์นที่สองและตาม หลักการที่เหลือเวลา. หากคุณจัดสรรเวลาให้ผู้จัดการอย่างเพียงพอในการจัดการและในขณะเดียวกันเขาก็ยังพยายามสร้างผลลัพธ์ด้วยมือของเขาเองในขณะที่ผู้ใต้บังคับบัญชาของเขากำลังหนาวสั่นนี่คือ ผู้เชี่ยวชาญที่ดีแต่เป็นผู้นำที่ไม่ดี

ผู้อ่านบทความนี้อ่านด้วย

วิธีประเมินผลการปฏิบัติงานของพนักงานเมื่อสิ้นวันทำงานโดยใช้รายงานประจำวัน: วิธีการ "วิเคราะห์และแสดงความคิดเห็น"

วิธีนำการจัดการปกติมาใช้ในบริษัทของคุณ (ตอนที่ 1): เป้าหมาย หลักการพื้นฐาน การเตรียมตัวก่อนเปิดตัว