ศศ.ม. ลูคาเชนโก คุณหมอ วิทยาศาสตร์เศรษฐศาสตร์ศาสตราจารย์รองประธานมหาวิทยาลัยการเงินและอุตสาหกรรมมอสโก "Synergy" ที่ปรึกษาผู้เชี่ยวชาญชั้นนำของ บริษัท "Organization of Time"

เราวางแผนของเราอย่างมีประสิทธิภาพ ชั่วโมงการทำงาน

ขณะที่คุยกับคนที่ยุ่งมาก... ผู้อำนวยการทั่วไปฉันได้ยินวลีที่ยอดเยี่ยมจากเขา: “ฉันไม่เสียเวลาแม้แต่นาทีเดียว ฉันยังกินข้าวกลางวันกับหัวหน้าบัญชีเท่านั้นเพื่อแก้ไขปัญหาที่สะสมไว้ทั้งหมด” ในขณะนั้น ฉันรู้สึกสงสารและชื่นชมหัวหน้านักบัญชีผสมปนเปกัน ท้ายที่สุดในช่วงเวลาอาหารกลางวันที่หามาอย่างยากลำบากเขาไม่สามารถผ่อนคลายและหยุดพักได้

เป็นที่ทราบกันดีว่างานของนักบัญชีนั้นยาก มีความรับผิดชอบ และเครียดมาก และตามกฎแล้วมีจำนวนมาก ดังนั้นนักบัญชีส่วนใหญ่จึงมีปรัชญาที่ว่า พวกเขามักจะต้องอยู่ดึกหรือทำงานในช่วงสุดสัปดาห์เพื่อที่จะมีเวลาทำทุกอย่างให้เสร็จ แต่ไม่มีปาฏิหาริย์ใดในโลก และเมื่อเวลาผ่านไป การบรรทุกเกินพิกัดอย่างต่อเนื่องทำให้ตัวเองรู้สึก ความเหนื่อยล้าเรื้อรัง- และสำหรับคนเหนื่อย แม้แต่งานโปรดของเขาก็ยังไม่ใช่ความสุข

อย่างไรก็ตาม มีเครื่องมือการบริหารเวลาที่ช่วยให้งานของคุณง่ายขึ้น คาดเดาได้ และจัดการได้มากขึ้น ด้วยความช่วยเหลือของพวกเขา คุณสามารถจัดการงานตามที่วางแผนไว้ทั้งหมดและยังคงกลับบ้านได้ตรงเวลา บทความนี้จัดทำขึ้นเพื่อพวกเขาโดยเฉพาะ

วิธีสร้างรายการสิ่งที่ต้องทำของงาน

คุณเคยได้ยินสุภาษิตที่ว่า “ความทรงจำที่คมชัดที่สุดก็โง่กว่าดินสอที่ทื่อที่สุด” บ้างไหม? ถ้าไม่เช่นนั้นก็อย่าลืมนำไปให้บริการเพราะมันสะท้อนให้เห็น หลักการสำคัญการบริหารเวลา - หลักการของการเป็นรูปธรรม มันบอกว่า: “อย่าเก็บอะไรไว้ในหัวของคุณ, เขียนทุกอย่างลงไปและ วี ทำเลที่ตั้งสะดวก, ให้พบทันทีและ วี แบบฟอร์มที่ถูกต้อง, เพื่อว่าอีกระยะหนึ่งเจ้าจะเข้าใจตนเองได้” ดังนั้นเครื่องมือการวางแผนทั้งหมดจึงไม่ได้พยายามจดจำงานที่จำเป็น แต่ต้องจดบันทึกไว้ในทันที

การรวบรวม รายการง่ายๆงาน - น่าเชื่อถือที่สุดและ วิธีที่มีประสิทธิภาพอย่าลืมสิ่งใดและทำทุกอย่างที่จำเป็น คุณหยิบกระดาษแผ่นหนึ่งแล้วจดทุกสิ่งที่คุณต้องทำในวันนี้ ในเวลาเดียวกัน คุณต้องจัดลำดับความสำคัญของงานทั้งหมด - จากที่สำคัญที่สุดไปสำคัญน้อยที่สุด และจะต้องปฏิบัติอย่างเคร่งครัดตามลำดับ จากนั้น เมื่อสิ้นสุดวันทำงาน รับประกันได้ว่าคุณได้ทำสิ่งที่สำคัญที่สุดแล้ว และจะสามารถตัดสินใจได้ว่างานที่เหลือนั้นคุ้มค่าที่จะอยู่ทำงานสายหรือไม่

เรากำหนดสิ่งที่ต้องทำอย่างถูกต้อง

เมื่อสร้างรายการสิ่งที่ต้องทำ ขอแนะนำให้ใช้แบบฟอร์มการบันทึกที่มุ่งเน้นผลลัพธ์ ลองนึกภาพว่าในสัปดาห์หน้าคุณเขียนเองว่า: "อีวานอฟตกลง" หนึ่งสัปดาห์ผ่านไปในระหว่างที่มีเรื่องมากมายเกิดขึ้นกับคุณ เหตุการณ์ต่างๆ- และเมื่อคุณเห็นรายการนี้อีกครั้ง ตลอดชีวิตของคุณ คุณจะจำไม่ได้ว่าคุณหมายถึงอะไร เรากำลังพูดถึงข้อตกลงประเภทใด และต้องทำอย่างไร: หยิบ ร่าง ลงนาม ยุติ... ดังนั้น ในรายการของคุณ คุณจะต้องเป็นคำกริยาที่แสดงถึงการกระทำบวกกับผลลัพธ์ของมัน ในกรณีของเรา คุณต้องเขียน: “ส่งข้อตกลงเงินกู้หมายเลข …” ไปที่ Ivanov เพื่อขออนุมัติ

เราวางแผนสำหรับอนาคต

ด้วยความช่วยเหลือของรายการ "ธุรกิจ" คุณสามารถจัดระเบียบไม่เพียงแต่ในระยะสั้น แต่ยังรวมถึงการวางแผนระยะกลางและระยะยาวด้วย ในการทำเช่นนี้คุณต้องมีสามอย่าง รายการที่แตกต่างกันงาน - สำหรับวัน สัปดาห์ และเดือน (ไตรมาส ครึ่งปี ฯลฯ) โปรดทราบ เรากำลังพูดถึงเกี่ยวกับงานที่ไม่เกี่ยวข้องกับเวลาที่กำหนด เช่น คุณสามารถรวบรวมรายงานการเดินทางเพื่อธุรกิจในวันใดก็ได้ของสัปดาห์หน้า โดยไม่จำเป็นต้องทำอย่างเคร่งครัดในวันจันทร์ภายในเวลา 12.00 น.

เคล็ดลับหลักของเทคนิคนี้คือการตรวจสอบรายการอย่างสม่ำเสมอและย้ายงานจากที่หนึ่งไปยังอีกที่หนึ่ง ในเวลาเดียวกัน คุณควรตรวจสอบรายการงานประจำสัปดาห์ทุกวัน คุณย้ายงานที่ "สุกงอม" ที่จะแล้วเสร็จในวันถัดไปไปยังรายการงานสำหรับวันนั้น “ไม่สุก” - ปล่อยให้พวกเขาอยู่ที่ไหน และคุณดูรายการงานระยะยาวสัปดาห์ละครั้ง เช่น วันศุกร์ คุณย้ายสิ่งที่ต้องทำให้เสร็จในสัปดาห์หน้าไปยังรายการที่เหมาะสม ด้วยวิธีนี้คุณจะไม่ลืมงานที่ต้องทำให้เสร็จในทันทีแต่ต้องทำให้เสร็จในภายหลัง

อย่างไรก็ตาม การเคลื่อนไหวย้อนกลับก็เป็นจริงเช่นกัน ท้ายที่สุดแล้ว นักบัญชีที่ขยันมักจะพยายามยัดสิ่งต่างๆ เข้าไปในรายการประจำวันของเขามากขึ้น ในเวลาเดียวกัน เขาตระหนักดีว่าเขาจะไม่สามารถทำทุกอย่างได้สำเร็จทางกายภาพ แต่เขาหวังว่าจะทำให้ดีที่สุด ผลลัพธ์คืออะไร? คนๆ หนึ่งออกจากงานไปพร้อมกับธุรกิจที่ยังทำไม่เสร็จ ก่อให้เกิดความสับสนวุ่นวายในตัวเอง แต่คุณต้องทำตรงกันข้าม - วางแผนงานให้มากที่สุดเท่าที่จะทำได้ในหนึ่งวัน และกลับบ้านพร้อมกับความรู้สึกถึงความสำเร็จ

เทคนิคการวางแผนที่ดีที่สุดจะดำเนินการโดยใช้ MS Outlook เมื่อใช้แผง "งาน" คุณสามารถสร้างรายการสิ่งที่ต้องทำโดยกำหนดหมวดหมู่เฉพาะ - "วัน" "สัปดาห์" หรือ "เดือน" และจัดกลุ่มงานตามประเภทเหล่านี้ (ดูภาพประกอบด้านล่าง) จากนั้นคุณสามารถถ่ายโอนงานจากรายการหนึ่งไปยังอีกรายการหนึ่งได้อย่างง่ายดายในไม่กี่วินาที เพียงแค่เปลี่ยนหมวดหมู่ของงานเหล่านั้น อย่างไรก็ตาม เทคนิคนี้สามารถนำไปใช้ได้อย่างสมบูรณ์แบบในไดอารี่และบนกระดานวางแผน

ทุกงานมีเวลาของมัน

บอกฉันหน่อยสิ มันเคยเกิดขึ้นกับคุณหรือเปล่าที่คุณบังเอิญเจอคนที่คุณต้องการและคุณเดทด้วย? ประเด็นสำคัญแต่ในช่วงเวลาของการประชุมนั้น โชคดีจริงๆ ที่พวกเขาบินออกไปจากหัวของคุณ? และเพื่อนร่วมงานของคุณมักจะโทรหาคุณด้วยคำว่า “ฉันอยากจะบอกคุณบางอย่าง แต่ฉันลืม... โอเค ฉันจะจำได้แล้วโทรกลับ”

เรามีงานมากมายที่ต้องทำนอก เวลาที่แน่นอนและภายใต้เงื่อนไขบางประการ เช่นเมื่อเราจับผู้กำกับได้เราต้องเซ็นเอกสารทั้งหมดกับเขา คุยเรื่องรายงาน แก้ไขปัญหาเรื่องการรื้ออุปกรณ์ เป็นต้น แต่บางครั้งเราก็ไม่รู้ว่าเราจะได้คุยกับเขาเมื่อไร . ซึ่งหมายความว่าเราไม่เข้าใจว่าจะจดงานดังกล่าวไว้ที่ไหน เนื่องจากเป็นไปไม่ได้ที่จะผูกงานเหล่านั้นไว้กับเวลาที่กำหนด จำเป็นที่นี่ ตามบริบทเทคนิคการวางแผน นี่คือเมื่อมีการสังเกตชุดของเงื่อนไขที่เอื้ออำนวยต่อการปฏิบัติงานเฉพาะอย่าง

บริบทอย่างหนึ่งของเราก็คือ สถานที่.ตัวอย่างเช่น เมื่อฉันอยู่ที่สำนักงานสรรพากร ฉันจะลงทะเบียนเพื่อรับการกระทบยอด เวลาผมไปทำธุรกิจผมจะแวะสาขาของเราพร้อมๆ กัน นั่นคืองานผูกติดอยู่กับสถานที่แห่งหนึ่ง

อีกบริบทหนึ่งก็คือ ประชากร.เราทุกคนมีเรื่องที่เกี่ยวข้องกับบางคนเป็นระยะๆ ตัวอย่างเช่น เมื่อฉันเห็นลูกค้า N ฉันจำเป็นต้องหารือกับเขาเกี่ยวกับรายการราคาใหม่และการขยายสัญญา บริบทอื่นๆ คือ สถานการณ์,ภายนอกและภายใน ตัวอย่างสถานการณ์ภายนอก: เมื่อเจ้านายจะมี อารมณ์ดีกฎหมายดังกล่าวจะออกมาเมื่อใด? สถานการณ์ภายใน เช่น แรงบันดาลใจที่เพิ่มขึ้นอย่างรวดเร็ว หรือในทางกลับกัน ความไม่เต็มใจที่จะทำงาน

การวางแผนตามบริบท: เทคนิคต่างๆ

ที่นี่เรากลับไปที่รายการงานของเราอีกครั้ง เพียงแต่ตอนนี้เราจัดกลุ่มตามบริบท ตัวอย่างเช่น เราสร้างส่วนต่างๆ ในไดอารี่สำหรับบริบททั่วไป สมมติว่าเราเรียกส่วนใดส่วนหนึ่งว่า "ธนาคาร" และแสดงรายการปัญหาทั้งหมดที่ต้องแก้ไขขณะอยู่ในธนาคาร หรือตัวอย่างเช่น “โครงการ XXX” และมีรายการคำถามที่ต้องชี้แจงเกี่ยวกับโครงการ สิ่งสำคัญอยู่ที่ ช่วงเวลาที่เหมาะสมอย่าลืมเกี่ยวกับงาน

และมีวิธีการวางแผนตามบริบทหลายวิธีดังกล่าว ตัวอย่างเช่น คุณจดคำถามติดหนึบที่คุณต้องถามในที่ประชุมจริงๆ และใส่กระดาษแผ่นนี้ไว้ในกล่องแว่นตา ในขณะเดียวกัน คุณก็รู้ว่าสิ่งแรกที่คุณทำในการประชุมคือการหยิบแว่นตาออกมา ดังนั้นคำถามสำหรับการอภิปรายจะเตือนตัวเอง

คุณสามารถเตรียมตัวได้ กรณีที่แตกต่างกันโฟลเดอร์บริบทชีวิต ตัวอย่างเช่น คุณรู้ว่าภายในหนึ่งปีสำนักงานของคุณจะได้รับการปรับปรุงด้วยหน้าต่างทดแทน สร้างโฟลเดอร์ "ซ่อมแซม" และใส่บทความ "การบัญชี" ทั้งหมดจดหมายจากกระทรวงการคลังและ Federal Tax Service ในหัวข้อนี้ ฯลฯ เชื่อฉันเถอะเมื่อถึงเวลาต้องคำนึงถึงค่าซ่อมบัญชีเนื้อหา ของโฟลเดอร์นี้จะช่วยคุณได้อย่างมากและจะช่วยประหยัดเวลาได้มาก

คุณสามารถเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการบริหารเวลาใน MS Outlook ได้จากหนังสือ: กรัม Arkhangelsky "สูตรของเวลา". การใช้มันทำให้คุณสามารถกำหนดค่าคอมพิวเตอร์ของคุณให้เป็นระบบอัตโนมัติขนาดเล็กของคุณได้อย่างง่ายดาย ระบบส่วนบุคคลการวางแผน

เมื่อกำหนดเวลาโดยใช้ MS Outlook หมวดหมู่ที่กำหนดให้กับงานสามารถใช้เป็นบริบทได้ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถสร้างหมวดหมู่ "หัวหน้า" "ธนาคาร" "ภาษี" "โครงการ XXX" เป็นต้น และเมื่อมีงานบางอย่างเกิดขึ้น ให้เพิ่มงานเหล่านั้นลงในหมวดหมู่ที่ต้องการทันที เมื่อเจ้านายโทรหาคุณ คุณสามารถเปิดหมวดหมู่ "ของเขา" ดูงานทั้งหมดที่เกี่ยวข้องและแก้ไขได้อย่างรวดเร็ว

นักบัญชี คุณพร้อมสำหรับการเปลี่ยนแปลงในสถานการณ์แล้วหรือยัง? พร้อมเสมอ!

ในการดำเนินธุรกิจ การเปลี่ยนแปลงงานกะทันหัน - เหตุการณ์ทั่วไปและนี่เป็นเรื่องที่น่าหดหู่ใจอย่างแน่นอน อย่างไรก็ตาม เราสามารถวางแผนสิ่งต่าง ๆ เพื่อให้การเปลี่ยนแปลงทำให้เกิดความเสียหายต่อแผนของเราเพียงเล็กน้อยหรือไม่มีเลย เมื่อต้องการทำเช่นนี้ จะสะดวกในการใช้อัลกอริธึมการวางแผนที่เข้มงวดและยืดหยุ่น มันเกี่ยวข้องกับการแบ่งงานประจำวันของเราออกเป็นสามประเภท

ประเภทแรก- นี้ งานที่ยากลำบากการดำเนินการจะเชื่อมโยงกับเวลาที่กำหนด การวางแผนของพวกเขาเป็นเรื่องปกติ - เราเพียงเขียนลงในตารางเวลาของไดอารี่ ตัวอย่างเช่นเวลา 10.00 น. - ประชุมเวลา 12.00 น. - โทรเรียกประกันสังคมเวลา 17.00 น. - ประชุม

ประเภทที่สอง - งานที่มีความยืดหยุ่นไม่ผูกติดกับเวลา ตัวอย่างเช่น คุณต้องเขียนจดหมายปะหน้าเพื่อชี้แจง และไม่สำคัญว่าคุณจะทำเมื่อไหร่: เวลา 11.00 น. หรือเวลา 15.00 น. สิ่งสำคัญคือวันนี้

และสุดท้าย ประเภทที่สาม- นี้ งานตามงบประมาณต้องใช้งบประมาณด้านเวลา เช่น จัดทำงบดุล 9 เดือน เห็นได้ชัดว่านี่ไม่ใช่เรื่องของหนึ่งนาที คุณจะต้องใช้เวลาอย่างน้อยสองสามวัน

หลักการของแนวทางการวางแผนรายวันที่เข้มงวดและยืดหยุ่นคือการไม่รวมงานที่ไม่เกี่ยวข้องกับเวลาที่กำหนดไว้ในตารางเวลานาฬิกา ในการทำเช่นนี้เราแบ่งหน้าไดอารี่ของเราออกเป็นสองส่วนในแนวตั้ง

(1) เราบันทึกเฉพาะงานหนักไว้ในตารางนาฬิกาเท่านั้น นอกจากนี้เรายังวางงานตามงบประมาณไว้ที่นี่ โดยจัดสรรงบประมาณเวลาที่จำเป็นสำหรับงานเหล่านั้น

(2) ทางด้านขวาของไดอารี่ เราจะเขียนรายการงานที่ยืดหยุ่นทั้งหมด โดยจัดอันดับตามลำดับความสำคัญ

ดังนั้นเราจึงมีภาพทั้งหมดของวันนั้นต่อหน้าต่อตาเรา เรารู้ว่ามีคดียากๆ ใดบ้างรออยู่ข้างหน้าและในเวลาใด เราเข้าใจดีว่างานที่ต้องใช้เวลานานและเรามีเวลาไว้สำหรับงานเหล่านั้น ในเวลาเดียวกันเราเห็นเวลาว่างอย่างชัดเจนและจัดการกับงานที่ยืดหยุ่นได้อย่างใจเย็น หากมีงานใหม่เกิดขึ้น เราก็สามารถพิจารณาลำดับความสำคัญอีกครั้ง และเปลี่ยนลำดับของงานหากจำเป็น แต่โดยทั่วไปแผนไม่เปลี่ยนแปลง

เพื่อสรุปการวางแผนในแต่ละวัน เรามาเน้นกฎพื้นฐานกันดีกว่า

1. เมื่อเริ่มต้นวันทำงาน ให้เผื่อเวลา 5-10 นาทีในการวางแผนงาน ตามหลักการแล้วควรวางแผนในตอนเย็น แต่สิ่งนี้ไม่ได้ผลเสมอไป นอกจากนี้ วันก่อนเราอาจไม่รู้เกี่ยวกับบางอย่าง เรื่องเร่งด่วน- ดังนั้นในช่วงเย็นคุณสามารถประมาณได้ แผนคร่าวๆวันและเมื่อคุณมาทำงานให้ตรวจสอบอย่างใจเย็นว่ามีเรื่องเร่งด่วนหรือไม่

2. เรารวมเฉพาะงานที่ยากไว้ในตารางเวลาเท่านั้น

3. แผนรายวันที่จัดทำขึ้นในลักษณะที่ทุกบรรทัดของไดอารี่ถูกครอบครองนั้นน่าเบื่อและน่ารำคาญในตัวเองอยู่แล้ว ดังนั้นระยะเวลาที่วางแผนไว้ไม่ควรเกิน 70% ของเวลาทำงานทั้งหมด บน สถานการณ์ที่ไม่คาดฝันเราใส่ไป 30% พยายามมี “อากาศ” มากขึ้นในแผนของคุณ นั่นคือ มีเวลาสำรองไว้ ยิ่งมีมากเท่าไรโอกาสที่แผนจะเสร็จสมบูรณ์ก็จะยิ่งสูงขึ้นและในขณะเดียวกันคุณก็จะยังคงมีสุขภาพที่ดีและอารมณ์ดีได้

จากบทความนี้คุณจะได้เรียนรู้:

• สาเหตุของการขาดแคลนเวลาทำงานคืออะไร?
• คุณควรปฏิบัติตามกฎอะไรบ้างเมื่อวางแผนเวลาทำงานในระหว่างวัน?
• การวางแผนเวลาทำงานใช้วิธีใดบ้าง?
• วิธีตรวจสอบประสิทธิผลของการวางแผนเวลาของพนักงาน

การวางแผนเวลาทำงานประกอบด้วย การจัดการที่มีประสิทธิภาพเวลาและเทคโนโลยีของมัน การใช้เหตุผลเพื่อให้บรรลุเป้าหมายขององค์กรและปรับปรุงประสิทธิภาพ ใน โลกสมัยใหม่เรียกอีกอย่างว่าการบริหารเวลา เวลาเป็นทรัพยากรที่ไม่สามารถทดแทนได้และมีคุณค่ามากที่สุด ดังนั้นจึงต้องใช้อย่างสมเหตุสมผล คุณต้องเพิ่มความสามารถในการวางแผนเวลาทำงานของคุณด้วย

เหตุใดการกำหนดเวลาทำงานของคุณจึงมีความสำคัญ?

การจะบอกว่าสามารถจัดการเวลาได้นั้นไม่ถูกต้องทั้งหมด เวลาไม่สามารถขึ้นอยู่กับกระบวนการใด ๆ มันไม่ได้หมายความว่า ค่าคงที่จะไม่สามารถเร่งความเร็วหรือเบรกได้

สิ่งสำคัญคือต้องสามารถใช้เครื่องมือต่างๆ ในการวางแผนเวลาทำงานได้ ไม่ว่าพนักงานในองค์กรจะมีตำแหน่งใดก็ตาม นี่เป็นสิ่งสำคัญที่ต้องพิจารณาในทุกระดับ ตั้งแต่ผู้ใต้บังคับบัญชาไปจนถึงผู้บังคับบัญชา การวางแผนเวลาทำงานอย่างมีประสิทธิผลส่งผลโดยตรงต่อผลิตภาพแรงงานและส่งผลต่อผลกำไรขององค์กร

สำหรับพนักงานแต่ละคน การวางแผนเวลาทำงานที่มีประสิทธิภาพจะส่งผลต่อความสำเร็จของงานที่วางแผนไว้ทั้งหมดภายในกำหนดเวลาที่กำหนด

ตัวชี้วัดประการหนึ่งที่ต้องคำนึงถึงในองค์กรคือกองทุนเวลาทำงาน กำหนดทรัพยากรเวลาทำงานที่ใช้ไปและส่งผลต่อจำนวนพนักงานที่ทำงานและส่งผลต่อต้นทุนวัสดุขององค์กร

การวางแผนเวลาทำงานจำเป็นเมื่อใด?

การขาดดุลหมายถึงการขาดบางสิ่งบางอย่าง ในการวางแผนเวลาทำงาน คำนี้หมายถึง การไม่มีเวลาทำงานเพื่อทำงานบางอย่างให้เสร็จสิ้นโดยพนักงานแต่ละคนหรือ หน่วยโครงสร้างและองค์กรโดยรวม

เป็นผลให้สิ่งนี้อาจทำให้เกิดความล่าช้าในการดำเนินการตามคำสั่งซื้อซึ่งอาจนำมาซึ่ง ผลกระทบด้านลบ- บ่อยครั้งที่การวางแผนเวลาทำงานที่ไม่เหมาะสมนั้นสัมพันธ์กับการไม่รู้หนังสือของหัวหน้าองค์กร

สาเหตุที่ทำให้ไม่มีเวลาแบ่งได้เป็น 3 กลุ่ม คือ

1. คุณสมบัติส่วนตัวของเจ้านาย
2. การกระทำของผู้นำ
3. เหตุผลที่เป็นอิสระ

คุณสมบัติส่วนตัวของเจ้านายซึ่งทำให้เสียเวลาในการทำงานและสัมพันธ์กับการวางแผนที่ไม่เหมาะสม แสดงได้ดังนี้

1. ความไร้สาระนั่นคือการกระทำที่ไม่สมดุลและวิตกกังวลซึ่งประสิทธิผลจะลดลงเหลือศูนย์ผลลัพธ์
2. การเร่งรีบอย่างเป็นระบบ
3. ขาดการพักผ่อนเนื่องจากความล่าช้าในที่ทำงานหรือการปรับปรุงบ้านที่จำเป็นเพื่อฟื้นฟูประสิทธิภาพสูง

หากเจ้านายกระทำการไม่รู้หนังสือและไม่ได้วางแผนเวลาทำงาน สัญญาณของความไม่เป็นระเบียบจะปรากฏขึ้น:

1. ขาดแรงจูงใจในหมู่พนักงาน
2. การทำลาย การสื่อสารระหว่างบุคคลในองค์กร
3. ไม่สามารถจัดระเบียบสิ่งต่าง ๆ ตามระดับความสำคัญได้
4. การไม่มอบอำนาจบางส่วนให้ผู้ใต้บังคับบัญชา

จากมุมมองของการวางแผนเวลาทำงาน สาเหตุที่ไม่ขึ้นอยู่กับเจตจำนงของผู้จัดการและนำไปสู่การขาดแคลนเวลาทำงานของตนเองและพนักงานทุกคนในองค์กร คือ

1. รายการงาน การมอบหมายงาน และสิ่งที่ต้องทำมากมาย
2. การกระทำที่ไม่ได้กำหนดไว้

ในกรณีส่วนใหญ่ สาเหตุข้างต้นจะไม่ปรากฏแยกกัน โดยปกติแล้วคนหนึ่งจะติดตามจากอีกคนหนึ่ง

ในที่สุดมันก็เพิ่มขึ้น การหยุดชะงักซึ่งสามารถปรับปรุงได้ การวางแผนที่มีประสิทธิภาพชั่วโมงการทำงาน คุณควรสร้างการควบคุมการดำเนินกิจกรรมที่วางแผนไว้และการตรวจสอบเวลาทำงานที่ใช้ไป

กฎพื้นฐานสำหรับการวางแผนเวลาทำงานในระหว่างวัน

หลักเกณฑ์การวางแผนเวลาทำงานในช่วงเริ่มต้นวันทำงาน

• ตั้งแต่เช้าคุณต้องปรับแต่ง อารมณ์เชิงบวก- คุณควรพยายามเริ่มต้นในแต่ละวันเท่านั้นด้วย อารมณ์เชิงบวกเนื่องจากอารมณ์ที่คุณเริ่มแก้ไขงานที่กำลังจะมาถึงเป็นสิ่งสำคัญในการบรรลุผล
• ในตอนเช้าคุณต้องเติมพลังและ “เติมสารอาหาร” นั่นคือ กินข้าวเช้าแล้วไปทำงาน
• ควรเริ่มทำงานพร้อมๆ กันจะดีกว่า ความเป็นระบบดังกล่าววันแล้ววันเล่านำไปสู่การมีวินัยในตนเองและช่วยระดมความแข็งแกร่งของคุณ
• ในตอนเช้า คุณควรตรวจสอบแผนสำหรับวันนั้นอีกครั้ง ในการทำเช่นนี้ คุณสามารถใช้วิธีวิเคราะห์ ABC หรือหลักการของ Eisenhower
• งาน คำแนะนำ และกิจการต่างๆ ควรเริ่มต้นได้ทันที
• ก่อนอื่นคุณต้องตัดสินใจให้ได้มากที่สุด งานที่สำคัญ.
• หากคุณมีผู้ช่วยผู้จัดการหรือเลขานุการ คุณต้องประสานงานแผนปัจจุบันสำหรับวันนั้นกับพวกเขา

หลักเกณฑ์การวางแผนเวลาทำงานช่วงกลางวันทำงาน

• สถานที่ทำงานของคุณควรเตรียมพร้อมสำหรับงานที่มีประสิทธิผล คุณควรลบเอกสารและเอกสารที่คุณไม่จำเป็นต้องดำเนินการที่สำคัญในปัจจุบันออกจากเดสก์ท็อปของคุณ
• จำเป็นต้องกำหนดกำหนดเวลาเฉพาะสำหรับการดำเนินการแต่ละรายการในแผนรายวันให้เสร็จสิ้น
• คุณควรงดเว้นการกระทำที่อาจก่อให้เกิดการตอบโต้
• คุณต้องสามารถกำจัดงานที่เกิดขึ้นใหม่เพิ่มเติมได้
• ผู้นำไม่ควรหุนหันพลันแล่น
• คุณต้องหยุดพักช่วงสั้น ๆ อย่างเป็นระบบ ในงานใด ๆ คุณต้องจัดให้มีการพัก ความสม่ำเสมอและระยะเวลาควรเป็นรายบุคคล ควรคำนึงถึงการพักระยะสั้นเมื่อวางแผนชั่วโมงทำงาน
• คุณควรจัดกลุ่มงานเล็กๆ ที่คล้ายกันออกเป็นกลุ่มๆ และดำเนินการเป็นชุด
• มันเกิดขึ้นที่พนักงานบางคนไม่ทำงานหนึ่งงานให้เสร็จในขณะที่เริ่มต้นงานอื่น - พวกเขาควรทำสิ่งที่พวกเขาเริ่มต้นให้เสร็จก่อน การเปลี่ยนแปลงที่วุ่นวายในการทำงานจากงานหนึ่งไปอีกงานหนึ่งและบางครั้งการทำหลายสิ่งหลายอย่างพร้อมกันจะไม่นำไปสู่ผลลัพธ์ที่เป็นบวก
• รู้วิธีการใช้ช่วงเวลา
• ควรมีการพักผ่อนหนึ่งชั่วโมงในระหว่างวัน
• มีความจำเป็นต้องควบคุมกำหนดเวลาในการทำงานให้เสร็จสิ้นและตรวจสอบแผนงานที่ร่างไว้ เมื่องานสำคัญมีการเปลี่ยนแปลง ให้ทำการเปลี่ยนแปลงแผน

หลักเกณฑ์การวางแผนเวลาทำงานหลังเลิกงาน

• เมื่อสิ้นสุดวันทำงาน คุณจะต้องทำงานที่วางแผนไว้ทั้งหมดให้เสร็จสิ้น การไม่ปฏิบัติตาม งานแต่ละอย่างนำไปสู่ความเสี่ยงที่จะล้มเหลวในการปฏิบัติตามแผนทั้งหมด และเป็นผลให้เกิดการสะสมของกรณีที่เมื่อ "เคลียร์" จะต้องใช้เวลาทำงานเพิ่มเติม
• คุณต้องติดตามการดำเนินการตามแผนควบคุมตนเอง เปรียบเทียบรายการสิ่งที่คุณวางแผนไว้กับสิ่งที่คุณได้ทำเสร็จแล้ว หาสาเหตุว่าทำไมคุณถึงออกนอกเส้นทาง นี่เป็นข้อกำหนดเบื้องต้นสำหรับกิจกรรมการผลิต
• หลังจากการวิเคราะห์ คุณต้องวางแผนสำหรับวันใหม่ในตอนเย็น และตรวจสอบอีกครั้งในตอนเช้า

อิทธิพลของปัจจัยส่วนบุคคลต่อการวางแผนเวลาทำงาน

การวางแผนเวลาทำงานของคุณยังได้รับอิทธิพลอย่างมากจากวิธีเตรียมตัวของตัวเองอีกด้วย คุณเองอาจขัดขวางการวางแผนเวลาทำงานของคุณอย่างมีประสิทธิภาพโดยไม่รู้ตัว อะไรที่อาจหยุดคุณ:

1. ความไม่แน่นอนของคุณ เป้าหมายชีวิต- เป็นเรื่องยากที่จะตัดสินใจว่าคุณจะเติมเต็มชีวิตของคุณอย่างไรและด้วยอะไรโดยไม่ต้องดิ้นรนเพื่อสิ่งใดสิ่งหนึ่ง
2. คุณชอบความรู้สึกของการขับรถอย่างต่อเนื่อง วางแผนสิ่งน่าสนใจที่จะทำนอกเวลางานเพื่อที่คุณจะได้มีแรงบันดาลใจในการทำงานให้เสร็จตรงเวลา
3. การขาดกิจกรรมใด ๆ ทำให้คุณกลัว คุณพยายามที่จะใช้เวลาทุกนาทีในการทำงานเพื่อไม่ให้ถูกทิ้งให้อยู่กับความคิดของคุณตามลำพังหรือไม่? ดีกว่าแก้ปัญหาของคุณทันทีและตลอดไป
4. คุณไม่รู้ว่าจะปฏิเสธอย่างไรและพร้อมที่จะรับงานใด ๆ สิ่งนี้จะทำให้คุณลืมชีวิตส่วนตัวของคุณ
5. คุณกลัวที่จะล้มเหลว ถามตัวเองว่า “จะเกิดอะไรขึ้นถ้าฉันล้มเหลว” โปรดทราบว่าความล้มเหลวช่วยให้เราเดินหน้าต่อไปได้
6. คุณกลัวว่าคุณจะประสบความสำเร็จโดยที่คุณยังไม่พร้อม คุณคิดว่าในกรณีของคุณ การเติบโตของอาชีพคุณจะไม่สามารถอยู่กับครอบครัวและเพื่อนฝูงได้บ่อยอีกต่อไป สื่อสารกับผู้คนที่ประสบความสำเร็จในการตระหนักรู้ในตนเองมากขึ้น ทำความคุ้นเคยกับความรู้สึกแห่งความสำเร็จ
7. คุณไม่พร้อมสำหรับการเปลี่ยนแปลง ความกลัวการเปลี่ยนแปลงในชีวิตเกิดจากความกลัวความล้มเหลว สิ่งนี้สามารถเอาชนะได้ด้วยการเคลื่อนไหวที่วางแผนไว้อย่างค่อยเป็นค่อยไปไปสู่เป้าหมายของคุณ
8. คุณกลัวจุดจบ - สำหรับบุคคล กิจกรรมนั้นสำคัญกว่าผลลัพธ์ของมัน

คุณต้องจำไว้ว่าหลังจากแก้ไขปัญหาหนึ่งแล้ว คุณมีโอกาสที่จะแก้ไขปัญหาที่น่าสนใจยิ่งขึ้น

วิธีการจัดตารางเวลางานที่พบบ่อยที่สุด

หลักการพาเรโต (อัตราส่วน 80:20)

ตามหลักการนี้ ความพยายาม 20% นำไปสู่ผลลัพธ์ 80% และการทำงานหนักอีก 80% ที่เหลือจะสร้างผลลัพธ์เพียง 20% เท่านั้น ตัวอย่างเช่น:

หลักการ Pareto ยังใช้ได้กับงานของผู้จัดการด้วย: พนักงานใช้เวลา 20% ของเวลาทำงานเพื่อให้ได้ผลลัพธ์ 80% เวลาทำงานที่เหลืออีก 80% จะสร้างผลลัพธ์เพียง 20% เท่านั้น ผลลัพธ์โดยรวม- ซึ่งหมายความว่าเมื่อวางแผนเวลาทำงานคุณต้องจำไว้ว่าควรเริ่มต้นวันทำงานโดยการตัดสินใจที่สำคัญที่สุดและสำคัญที่สุด งานที่ซับซ้อนและทิ้ง "เรื่องเล็ก" ไว้เป็นลำดับสุดท้าย

การใช้หลักการ Pareto อย่างต่อเนื่องจะกลายเป็นจริงได้หากงานทั้งหมดได้รับการวิเคราะห์ตามการมีส่วนร่วมของผลลัพธ์สุดท้าย และจัดเรียงตามหมวดหมู่ ABC

การใช้หลักการพาเรโตจะเป็นไปได้อย่างแท้จริงหากงานทั้งหมดได้รับการจัดระบบตามความสำคัญในการบรรลุผลและจัดเรียงตามหมวดหมู่ ABC

การวางแผนเอบีซี

วัตถุประสงค์หลักของการวางแผนเวลาทำงานของ ABC คือการจัดลำดับความสำคัญของงานตามลำดับ การวางแผน ABC สามารถดำเนินการได้ในทุกสาขาของกิจกรรม ถ้าวิเคราะห์ใน เปอร์เซ็นต์เรื่องที่สำคัญกว่าและสำคัญน้อยกว่านั้นเราจะเห็นว่าอัตราส่วนนี้ก็จะประมาณเดียวกัน เราเริ่มวางแผนเวลาทำงานโดยแบ่งงานทั้งหมดออกเป็น 3 ประเภทตามความสำคัญ มีการใช้ตัวอักษร A, B และ C สำหรับสิ่งนี้ วิธีการจัดตารางเวลาทำงานนี้ได้รับความนิยมในหมู่ผู้จัดการเนื่องจากให้ผลลัพธ์ที่จับต้องได้

วิธีการวางแผน ABC ขึ้นอยู่กับหลักการดังต่อไปนี้:

• หมวดหมู่ A ประกอบด้วยงานที่สำคัญที่สุด ซึ่งคิดเป็น 15% ของงาน จำนวนทั้งหมดงานของผู้จัดการ แต่สิ่งเหล่านี้เป็นงานที่สำคัญมากซึ่งคิดเป็น 65% ของการมีส่วนร่วมในการดำเนินการตามแผน
• หมวด B ประกอบด้วยงานที่สำคัญเพียงอย่างเดียว โดยจะคิดเป็นสัดส่วนเฉลี่ย 20% ของ จำนวนทั้งหมดงานและมีความสำคัญ 20% ในกิจกรรมของผู้จัดการ
• หมวดหมู่ C ประกอบด้วยงานที่มีนัยสำคัญน้อยที่สุด โดยจะคิดเป็น 65% ของจำนวนงานทั้งหมด และมีเพียง 15% ของความสำคัญของผลงานทั้งหมด

ตามเทคนิคนี้ คุณต้องแก้ไขงานที่สำคัญที่สุดก่อน จากนั้นจึงไปยังงานที่สำคัญน้อยกว่าเล็กน้อย และสุดท้ายก็ออกจากงานย่อยที่ไม่ส่งผลกระทบมากนักต่อผลงานของคุณ สิ่งนี้จะต้องนำมาพิจารณาเมื่อวางแผนชั่วโมงทำงาน

วิธีไอเซนฮาวร์

เพื่อจัดลำดับความสำคัญอย่างถูกต้องเมื่อวางแผนเวลาทำงาน คุณสามารถใช้วิธีไอเซนฮาวร์ได้

ถามคำถามกับตัวเอง:

• ฉันนิสัยชอบเสียเวลาทำงานเร่งด่วนอย่างหนึ่งแทนที่จะทำงานเร่งด่วนพอๆ กันหรือไม่?
• เป็นไปได้ไหมที่งานที่สำคัญที่สุดหลายอย่างยังคงไม่ได้รับการแก้ไขอย่างสมบูรณ์เนื่องจากนิสัยของฉันนี้

ตามหลักการที่เสนอโดยนายพลอเมริกัน ดี. ไอเซนฮาวร์ ประโยชน์ของการแก้ปัญหาควรพิจารณาตามความสำคัญและระยะเวลาที่กำหนด

สิ่งที่ต้องทำทั้งหมดสามารถแบ่งออกเป็นสี่กลุ่ม:

1. งานเร่งด่วนและสำคัญที่สุดทั้งหมดที่ต้องทำเป็นลำดับความสำคัญ
2. เร่งด่วนแต่ไม่สำคัญขนาดนั้น ประเด็นก็คือเนื่องจากเป็นเรื่องเร่งด่วน เราจึงต้องแน่ใจว่าจะแก้ไขปัญหาเหล่านี้ได้โดยเร็วที่สุดราวกับว่ามันมีความสำคัญมาก โดยใช้พลังงานของเราให้เกิดประโยชน์สูงสุด แต่ถ้าไม่สำคัญขนาดนั้นก็ควรเลื่อนออกไปหรือโอนการตัดสินใจไปให้คนอื่นจะดีกว่า
3. สำคัญแต่ไม่เร่งด่วนมาก เนื่องจากคดีกลุ่มนี้ไม่เร่งด่วนจึงเลื่อนออกไปในภายหลัง แต่เมื่อถึงจุดหนึ่งพวกเขาก็มีความสำคัญมากเช่นกัน แต่ไม่มีเวลาที่จะทำให้สำเร็จอีกต่อไป ถึงเวลาส่งมอบให้คนอื่นเพื่อดำเนินการอย่างระมัดระวัง เมื่อคุณให้งานสำคัญจะเป็นการจูงใจและพัฒนาพนักงาน
4. งานที่ไม่เร่งด่วนและไม่สำคัญ งานจากกลุ่มนี้มักจะใช้พื้นที่บนเดสก์ท็อปของคุณมาก หลายคนไม่เข้าใจสาระสำคัญของการวางแผนเวลาทำงาน แต่ทำงานเหล่านี้แม้ว่าพวกเขาจะใช้เวลากับพวกเขามากก็ตาม หากจำเป็นต้องทำ ให้พยายามใช้เวลากับสิ่งเหล่านั้นให้น้อยที่สุด

ใช้เวลาทำงานเท่าที่มีอยู่หรืองานใด ๆ ให้แล้วเสร็จภายในเวลาที่กำหนด หลักการและกฎเกณฑ์เหล่านี้ในการวางแผนวันทำงานมีความสมเหตุสมผลทางจิตวิทยาและได้พิสูจน์ตัวเองแล้วในด้านต่างๆ สถานการณ์ชีวิต.

ผู้เชี่ยวชาญด้านการจัดการทราบรูปแบบนี้: ใช้เวลาไปกับงานมากเท่าที่มีอยู่ นั่นคืองานใด ๆ ก็ตามให้แล้วเสร็จภายในเวลาที่กำหนด

หลักการและกฎเกณฑ์ในการวางแผนวันทำงานที่เราแจ้งให้คุณทราบไม่มีข้อผูกมัด หลายคนอาจดูไร้สาระสำหรับคุณ อย่างไรก็ตามพวกเขามีความชอบธรรมทางจิตใจและได้พิสูจน์ตัวเองในสถานการณ์ชีวิตต่างๆ ไม่จำเป็นต้องใช้หลักการทั้งหมด ลองใช้แต่ละอันค้นหาสไตล์ของคุณ - มันจะดีที่สุดสำหรับคุณ

ดังนั้น การจัดเวลาทำงานต้องเป็นไปตามหลักการพื้นฐานที่ว่า “งานควรเชื่อฟังฉัน ไม่ใช่ในทางกลับกัน” หลักเกณฑ์ในการวางแผนวันทำงานสามารถแบ่งออกเป็นสามกลุ่ม:

• กฎสำหรับการเริ่มต้นวันใหม่
• กฎช่วงเที่ยง
• กฎสิ้นวัน

กฎเกณฑ์สำหรับการเริ่มต้นวันใหม่

1. เริ่มต้นวันใหม่ด้วยอารมณ์เชิงบวก พยายามหาของให้ทุกวัน เริ่มต้นเชิงบวกเพราะกรอบความคิดที่คุณใช้รับมือกับความท้าทายที่อยู่ข้างหน้าเป็นสิ่งสำคัญในการบรรลุความสำเร็จ ทุกเช้าถามตัวเองสามคำถาม:

1. วันนี้จะทำให้ฉันเข้าใกล้การบรรลุเป้าหมายได้อย่างไร
2. ฉันควรทำอย่างไรเพื่อให้ได้ความสุขจากมันมากที่สุด?
3. วันนี้ฉันจะทำอะไรได้บ้างเพื่อรักษาวิถีชีวิตของตัวเอง (เพื่อสุขภาพที่ดี)?

การสร้างทัศนคติเชิงบวกมักใช้เวลาไม่เกินสองนาที ให้เวลาตัวเองสองนาทีก่อนที่จะเริ่ม “กิจวัตรยามเช้ามาตรฐาน” ของคุณ

2. รับประทานอาหารเช้าที่ดีและไปทำงานโดยไม่เร่งรีบ โดยไม่นอน ไม่รับประทานอาหารเช้า ไปทำงานให้เร็วที่สุด - การเริ่มต้นเช่นนี้สามารถทำลายวันได้! อย่าบอกว่าคุณไม่มีเวลาทานอาหารเช้าแบบสบายๆ เพราะนี่เป็นเรื่องของการจัดลำดับความสำคัญ (เพื่อที่จะนอนหลับให้เพียงพอและมีเวลารับประทานอาหารเช้าที่แสนอร่อย คุณเพียงแค่ต้องเข้านอนเร็วขึ้น)

3. เริ่มทำงานพร้อมกัน นี่คือองค์ประกอบของวินัยในตนเองที่ช่วยระดมความเข้มแข็ง

4. ตรวจสอบแผนรายวันของคุณอีกครั้ง ใช้วิธีการวิเคราะห์ ABC (ABC) หรือหลักการของไอเซนฮาวร์ เป็นที่ยอมรับว่าการเตรียมสิบนาทีสำหรับวันทำงานสามารถประหยัดเวลาทำงานได้ถึงสองชั่วโมง ชนะสองชั่วโมงนี้ให้ได้! นอกจากนี้ เมื่อวางแผนวันทำงานของคุณ ให้พิจารณากฎต่อไปนี้: คุณต้องวางแผนเวลาไม่เกิน 60% และ 40% เป็นเงินสำรองสำหรับเรื่องที่ไม่คาดคิดและเร่งด่วน

5. ลงมือทำธุรกิจโดยไม่ลังเลใจ คุณควรปฏิเสธ "พิธีกรรมตอนเช้า" อย่างเด็ดขาดเช่นการทักทายซ้ำ ๆ การสนทนาที่ยาวนาน ข่าวล่าสุดฯลฯ แน่นอนว่าจำเป็นต้องมีการติดต่อทางสังคม และคุณไม่ใช่หุ่นยนต์ อย่างไรก็ตาม สามารถกำหนดเวลาใหม่ได้ในช่วงเวลาที่มีความเครียดน้อยลง เช่น มื้อกลางวันและช่วงบ่าย

6. ขั้นแรก งานสำคัญ คุณควรเริ่มต้นวันทำงานด้วยงานจากกลุ่ม A งานอื่นๆ ทั้งหมดสามารถรอได้ อย่าดูจดหมายโต้ตอบของคุณก่อน - จดหมายธุรกิจที่เข้ามาไม่ค่อยเกี่ยวข้องกับเรื่องที่มีลำดับความสำคัญสูงสุดและต้องทำให้เสร็จทันที

7.ประสานงานแผนงานประจำวันกับเลขานุการ ถ้าคุณมีเลขานุการ จะเป็นหุ้นส่วนที่สำคัญที่สุดของคุณในการสร้างสภาวะการทำงานที่เหมาะสมที่สุด คุณควรอุทิศเวลาแรกของวันทำงานของคุณ แม้ว่าจะเป็นเพียงไม่กี่นาทีก็ตาม เลขานุการควรตระหนักถึงกิจการของคุณ เห็นด้วยกับเขาเกี่ยวกับกำหนดเวลา ลำดับความสำคัญ และแผนงานในแต่ละวัน เลขานุการที่ดีเพิ่มประสิทธิภาพของเจ้านายเป็นสองเท่า และเลขานุการที่ไม่ดีก็ลดประสิทธิภาพลงครึ่งหนึ่ง

กฎการจัดกำหนดการช่วงกลางวัน

1. เตรียมโต๊ะทำงานของคุณให้พร้อมสำหรับการทำงาน นำกระดาษทั้งหมดที่ไม่จำเป็นสำหรับการแก้ปัญหากลุ่ม A ออกจากโต๊ะ ควรมีเอกสารบนเดสก์ท็อปไม่เกินหกฉบับในเวลาเดียวกัน นี่เป็นเหตุผลทางจิตวิทยา ประการแรก เอกสารเพิ่มเติมต้องใช้เวลา และประการที่สอง ลำดับบนโต๊ะจะกระตุ้นความสงบเรียบร้อยในความคิด

2. กำหนดกำหนดเวลา บางครั้งงานก็ได้รับความไว้วางใจจากคุณ เพราะคุณก็เป็นผู้ใต้บังคับบัญชาของใครบางคนเช่นกัน ดังนั้นกำหนดเวลาในการแก้ปัญหามักจะได้รับการยอมรับโดยไม่มีเงื่อนไข แม้ว่าจะไม่สอดคล้องกับแผนของคุณก็ตาม แต่เราต้องพยายามปรับให้เข้ากับความสนใจของเราและ "ต่อรองเพื่อเวลา" กล่าวโดยสรุปคือ ขอเวลาเป็นสองเท่าของที่จำเป็นเพื่อทำงานที่ได้รับมอบหมายให้สำเร็จ สิ่งนี้มักจะง่ายกว่าที่คุณคิด สำหรับการมอบหมายงานให้ผู้ใต้บังคับบัญชา ฉันแนะนำให้คุณให้เวลาพวกเขาน้อยกว่าที่คุณคิดว่าจำเป็นในการแก้ปัญหาประมาณหนึ่งในสาม ถ้าแค่นี้พอก็ประหยัดเวลา ถ้าไม่ก็ยังไม่แพ้

3. หลีกเลี่ยงการกระทำที่ก่อให้เกิดการตอบโต้ ผู้จัดการหลายคนมีแนวโน้มที่จะมีส่วนร่วมในกิจกรรม ปัญหา และแนวคิดใหม่ๆ มากขึ้นเรื่อยๆ และด้วยเหตุนี้จึงทำให้เกิด ปฏิกิริยาที่เหมาะสมต่อการกระทำของพวกเขา และอาจส่งผลต่อตารางเวลาได้ ตัวอย่างเช่น บ่อยครั้งมากที่เข้าร่วมการประชุมหนึ่งครั้ง (โดยไม่สนใจ) ผู้จัดการจะได้รับความรับผิดชอบเพิ่มเติมที่ไม่รวมอยู่ในแผนของเขา พวกเขาสามารถไว้วางใจเขาในบางสิ่งบางอย่าง รวมเขาไว้ในองค์ประกอบด้วย คณะทำงานเป็นต้น ดังนั้นจึงเป็นการดีที่สุดที่จะดำเนินการทั้งหมด (จดหมาย, การสนทนาทางโทรศัพท์การประสานงานกำหนดเวลา ฯลฯ) ตรวจสอบอีกครั้งจากมุมมองของความจำเป็นและอันตรายของการตอบสนอง

4. ขจัดปัญหาเร่งด่วนเพิ่มเติมที่เกิดขึ้น มีทุกองค์กร ทุกแผนก หลากหลายชนิดสถานการณ์เร่งด่วนหรือสถานการณ์ที่ไม่คาดฝัน ควรจำไว้ว่าการเบี่ยงเบนความสนใจจากสิ่งที่เรียกว่าสถานการณ์เร่งด่วนนำไปสู่การลืมเรื่องสำคัญที่วางแผนไว้ชั่วคราว ควรทำสิ่งนี้หรือไม่ - ตัดสินใจในแต่ละกรณีโดยเฉพาะขึ้นอยู่กับสถานการณ์

5. หลีกเลี่ยงการกระทำหุนหันพลันแล่นโดยไม่ได้วางแผนไว้ ตามกฎแล้วการเบี่ยงเบนอย่างหุนหันพลันแล่นจากแผนงานที่ร่างขึ้นจะลดประสิทธิภาพการผลิต ดังนั้น หากคุณต้องการทำอะไรบางอย่างในขณะทำงาน (เช่น โทรออก) ให้ลองคิดดูว่ามันคุ้มค่าที่จะทำหรือไม่

6. หยุดพักให้ตรงเวลา การหยุดงานช่วงสั้นๆ เป็นสิ่งจำเป็นอย่างแน่นอน ความถี่และระยะเวลาของการหยุดงานนั้นแตกต่างกันไปในแต่ละบุคคล สิ่งสำคัญคือการทำอย่างสม่ำเสมอ

7. จัดกลุ่มงานเล็กๆ ที่เป็นเนื้อเดียวกันและทำงานให้เสร็จเป็นชุด จัดการกับงานประจำและเรื่องเล็กๆ น้อยๆ ด้วยการรวมงานที่เป็นเนื้อเดียวกันเข้าไว้ในกลุ่มงาน หกช่วงตึก ช่วงละ 10 นาที โทรศัพท์การประชุมระยะสั้นใช้เวลามากกว่าหนึ่งช่วงตึก 60 นาที ทำไม เพราะคุณเตรียมการอย่างเหมาะสมสำหรับกิจกรรมที่เป็นเนื้อเดียวกันหกครั้ง ดังนั้นจัดกลุ่มงานที่คล้ายกันออกเป็นบล็อกๆ แต่อย่าทำให้ยาวเกินไป (ควรใช้เวลาประมาณ 30-60 นาที)

8. จบสิ่งที่คุณเริ่มต้นอย่างมีเหตุผล หลีกเลี่ยงการกระโดดในการทำงานและพยายามทำสิ่งที่คุณเริ่มต้นให้เสร็จเสมอ การเบี่ยงเบนความสนใจจากงานหลักของคุณต้องใช้เวลา เพราะเมื่อคุณกลับมาทำงานนั้น คุณจะต้องทำซ้ำสิ่งที่คุณทำไปแล้วอีกครั้ง

9. ใช้ช่วงเวลา อย่าปล่อยให้ช่วงเวลาที่ไม่ได้วางแผนไว้ว่างเปล่า (เช่น การรออยู่ในห้องทำงานของเจ้านาย การประชุมที่ไร้ประโยชน์ที่คุณต้องเข้าร่วม) เมื่อสิ่งเหล่านั้นปรากฏขึ้น ให้ถามตัวเองว่า “ฉันจะใช้เวลาเหล่านี้ให้เกิดประโยชน์สูงสุดได้อย่างไร”

10. หาเวลาเงียบๆ (เวลาสำหรับตัวเอง) เป็นการดีที่จะจองชั่วโมงที่เงียบสงบหรือปิดให้บริการในแต่ละวัน ในระหว่างนี้ไม่มีใครสามารถรบกวนคุณได้ นี่คือช่วงเวลาแห่งสมาธิไม่ขาดตอน ใส่ไว้ในแผนของคุณ มันจะเพิ่มผลผลิตของคุณได้อย่างมาก แยกตัวเองออกจากโลกภายนอกในเวลานี้โดยได้รับความช่วยเหลือจากเลขานุการหรือเพียงแค่ปิดประตูโดยเตือนก่อนหน้านี้ว่าคุณไม่อยู่ที่นั่น ใช้เวลาปิดทำการสำหรับเรื่องสำคัญแต่ไม่เร่งด่วนในระยะยาว หรือสำหรับงานที่หายไปท่ามกลางความเร่งรีบและวุ่นวายของวัน

11. ควบคุมกำหนดเวลาและแผนงาน ในระหว่างการประชุมและกิจกรรมอื่นๆ ตามหลักการของพาเรโต 80% ของการตัดสินใจมักเกิดขึ้น 20% ของเวลา ติดตามเวลาของคุณและอย่าเสียเวลาไปกับการตรวจสอบแผนของคุณอีกครั้งในแง่ของการเปลี่ยนแปลงลำดับความสำคัญ

หลักเกณฑ์การสิ้นสุดวันทำงาน

1.ทำสิ่งที่ยังไม่ได้ทำให้เสร็จ พยายามทำงานเล็กๆ ทั้งหมดที่คุณเริ่มไว้ (ดูจดหมาย เขียนจดหมาย และบันทึกย่อ) ให้เสร็จสิ้นภายในหนึ่งวัน ความล่าช้าในการดำเนินการอาจนำไปสู่ค่าแรงเพิ่มเติมเมื่อคุณต้องกำจัด "การอุดตัน"

2. การติดตามผลและการควบคุมตนเอง หากไม่มีการควบคุมและการควบคุมตนเอง องค์กรด้านแรงงานก็คิดไม่ถึง เราจะพูดถึงการควบคุมโดยละเอียดในบทความใดบทความหนึ่งต่อไปนี้ สำหรับตอนนี้ ฉันจะจำกัดตัวเองให้พูดว่า: การเปรียบเทียบสิ่งที่วางแผนไว้กับสิ่งที่สำเร็จแล้ว และการวิเคราะห์ความเบี่ยงเบนไปจากแผนเป็นเงื่อนไขที่ขาดไม่ได้สำหรับงานปกติ

3. วางแผนสำหรับวันถัดไป ทางที่ดีควรวางแผนสำหรับวันถัดไปในคืนก่อนหน้า ดำเนินไปโดยไม่ได้บอกว่าสิ่งนี้ไม่ได้เป็นการลบล้างการตรวจสอบซ้ำตามคำสั่งของเขาในตอนเช้า

___________________________________________________________

การปฏิบัติตามสิ่งเหล่านี้ กฎที่ซับซ้อนการบริหารเวลาจะช่วยให้คุณใช้เวลาได้อย่างมีประสิทธิภาพและคุณยังคงมีเวลาอยู่ในสต็อก ถ้าคุณละเลยเวลาแม้แต่เวทมนตร์ที่ดีก็ไม่สามารถช่วยให้คุณได้สิ่งที่คุณสูญเสียไปกลับคืนมา ให้ความสำคัญกับเวลาของคุณ!

L. Seiwert ผู้เชี่ยวชาญด้านการจัดการชาวเยอรมันผู้มีชื่อเสียงได้พัฒนากฎเกณฑ์บางประการสำหรับการวางแผนเวลาทำงาน:

วางแผนวันทำงานของคุณ 60% เหลือ 20% สำหรับการแก้ปัญหาที่ไม่คาดคิด และ 20% สำหรับกิจกรรมสร้างสรรค์ (เช่น การพัฒนาวิชาชีพ)

2. จัดทำเอกสารและควบคุมการใช้เวลาอย่างรอบคอบ ซึ่งจะช่วยให้คุณมีความเข้าใจที่ชัดเจน กำหนดความต้องการในอนาคตและการกระจายที่ถูกต้อง

3. แยกแยะงานในช่วงเวลาที่จะมาถึงออกเป็นงานระยะยาว กลาง และระยะสั้น โดยกำหนดลำดับความสำคัญของการดำเนินการเพื่อแก้ไข

4. ทำสิ่งที่คุณเริ่มต้นให้เสร็จอย่างสม่ำเสมอ

5.จัดทำแผนที่ยืดหยุ่น

6.วางแผนปริมาณงานจริงโดยคำนวณตามความสามารถของทีมงาน

7. ใช้แบบฟอร์มและการ์ดพิเศษในการวางแผนเวลา

8. โอนงานที่ยังไม่บรรลุผลไปยังแผนงวดถัดไปโดยอัตโนมัติ

9. ไตร่ตรองในแผนไม่เพียงแต่การกระทำเท่านั้น แต่ยังรวมถึงผลลัพธ์ที่คาดหวังด้วย

10. กำหนดมาตรฐานเวลาที่แน่นอน และจัดสรรเวลาสำหรับงานนี้หรืองานนั้นให้มากที่สุดเท่าที่ต้องการจริงๆ

11. ปฏิบัติตามหลักการมีวินัยในตนเองโดยกำหนดกำหนดเวลาที่แน่นอนในการทำงานทุกประเภทให้เสร็จสิ้น

12. กำหนดลำดับความสำคัญในเรื่องต่างๆ

ตามที่แสดงในทางปฏิบัติ สาเหตุหลักของการเสียเวลาทำงานคือ: 1) การขาดความชัดเจนในการกำหนดเป้าหมายและการกำหนดลำดับความสำคัญ; 2) ขาดการวางแผนเวลาทำงานหรือการจัดองค์กรที่ไม่ดี 3) ระดับต่ำวินัยของผู้ใต้บังคับบัญชา 4) ภาวะผู้นำที่อ่อนแอ ไม่สามารถทำงานร่วมกับผู้ใต้บังคับบัญชา หุ้นส่วน และผู้มาเยือนได้

การวางแผนเวลาทำงานถือเป็นงานหลักอย่างหนึ่งของผู้จัดการตลอดจนการวางแผนกิจกรรมขององค์กรโดยรวม ในประเทศของเรา ผู้จัดการยังไม่ได้เรียนรู้วิธีการทำเช่นนี้และใช้เวลาในกระบวนการนี้น้อยกว่าเพื่อนร่วมงานชาวอเมริกันถึง 4 เท่า ดังที่นักเศรษฐศาสตร์ตะวันตกตั้งข้อสังเกต การวางแผนต้องเริ่มต้นด้วยการแถลงวัตถุประสงค์ที่ชัดเจน ในการทำเช่นนี้จะมีการร่างรายการงานและอุปสรรคที่อาจเกิดขึ้นซึ่งจะต้องใช้เวลาพิเศษในการเอาชนะ การวิเคราะห์รายการนี้ในอนาคตจะช่วยให้คุณสามารถปรับแผนและกำจัดจุดที่ไม่สำคัญได้ นอกจากนี้ การวางแผนเวลายังช่วยให้ฝ่ายบริหารสามารถคิดอย่างมีวิจารณญาณเกี่ยวกับแนวคิดของตนเอง และค้นหาวิธีที่มีประสิทธิภาพในการแก้ปัญหาได้ตรงเวลา ทำให้เกิดมีเวลาสำรองที่แน่นอน การวางแผนช่วยให้ผู้จัดการมีสมาธิกับสิ่งสำคัญโดยคำนึงถึงกำหนดเวลาและเวลาในการแก้ไขงานหลัก ผลจากการวางแผนทำให้โครงสร้างของวันทำงานดีขึ้นและมีความเป็นไปได้ในการสร้างกำหนดการ

แผนดังกล่าวจัดให้มีการแก้ไขปัญหาที่มีอยู่ใน คำสั่งที่มีเหตุผล . ประการแรก มีการวางแผนการทำงานโดยมีกำหนดเวลาตายตัวหรืองานที่ต้องใช้แรงงานเข้มข้นและใช้เวลานานที่สุด การผัดวันประกันพรุ่งเป็นสิ่งที่ไม่พึงปรารถนา ต่อไปมีการวางแผนงานประจำและหน้าที่ประจำวัน รายการสุดท้ายในแผนเป็นงานย่อยและเป็นครั้งคราวซึ่งไม่ต้องใช้เวลามาก (อ่านจดหมายปัจจุบัน เดินไปรอบๆ สถานที่ทำงาน) สิ่งสำคัญคือในระหว่างกระบวนการวางแผนจะมีการกำหนดวันที่แล้วเสร็จที่แน่นอน

แต่เกิดขึ้นว่าจำนวนงานที่วางแผนไว้ที่กำลังจะมาถึงไม่สามารถดำเนินการให้แล้วเสร็จตามเวลาที่กำหนดได้ จึงต้องเลื่อนออกไปในภายหลัง

การจัดทำเอกสารเวลาอย่างระมัดระวังและการติดตามการใช้งานเป็นข้อกำหนดเบื้องต้นสำหรับการวางแผน แผนการใช้เวลามีหลายประเภท ได้แก่ ระยะยาว ระยะกลาง และระยะสั้น

โดยการใช้ ระยะยาว แผนโครงสร้างของเวลาที่ต้องใช้ในการดำเนินการตามเป้าหมายสำคัญในชีวิต ซึ่งได้รับการออกแบบมาเป็นเวลาหลายปี บางครั้งหลายสิบปี ถูกกำหนดไว้แล้ว นี่อาจเป็นงานที่เกี่ยวข้องกับการได้รับการศึกษา การเลื่อนตำแหน่ง ฯลฯ ระยะกลาง แผน- รายปี โดยจัดสรรเวลาเพื่อแก้ไขงานการผลิตเฉพาะด้านขนาดใหญ่

ระยะสั้น - รวมการแบ่งเวลาในการแก้ไขปัญหาที่ระบุแผนระยะกลางและระยะยาว ซึ่งรวมถึง: รายไตรมาส รายเดือน สิบวัน รายสัปดาห์ และรายวัน . เริ่มต้นด้วยแผนรายเดือน เวลาจะคำนวณเป็นชั่วโมง ในบรรดาแผนระยะสั้น สิ่งที่สำคัญที่สุดคือแผนรายวัน มันมีปัญหาไม่เกินสิบข้อโดยที่หนึ่งในสามเป็นปัญหาหลักที่ดำเนินการตั้งแต่แรก เป็นเรื่องปกติที่จะต้องวางแผนสิ่งเหล่านี้ตลอดจนสิ่งที่ไม่พึงประสงค์ที่สุดในช่วงครึ่งแรกของวัน (ในตอนเช้า) ซึ่งจะทำให้เสร็จในตอนเย็น ในแผนรายวัน งานที่คล้ายกันจะถูกจัดกลุ่มเป็นบล็อก ซึ่งช่วยประหยัดเวลาได้อย่างมากและช่วยให้คุณหลีกเลี่ยงการกระโดดจากงานหนึ่งไปอีกงานหนึ่ง

การหยุดพักจะถูกนำมาพิจารณาในแผนรายวันด้วย จะพิจารณาจากผลงานของบุคคลนั้นและเวลาที่ผ่านไปตั้งแต่เริ่มวันทำงาน ความเหนื่อยล้าจะเพิ่มขึ้นตามระยะเวลาที่เพิ่มขึ้นตั้งแต่เริ่มต้นวันทำงาน ซึ่งจะลดประสิทธิภาพการทำงานของผู้จัดการหรือผู้เชี่ยวชาญลง

ในโลกสมัยใหม่ เมื่อพัฒนาแผนรายวัน เราคำนึงถึงด้วย ลักษณะเฉพาะbiorhythms ของแต่ละบุคคล . มีความจำเป็นต้องวางแผนวันทำงานเพื่อให้ชั่วโมงที่ยากที่สุดตกอยู่ในช่วง "ประสิทธิภาพสูงสุด" “จุดสูงสุด” ของ “นกลาร์ก” คือในช่วงเช้า “นกพิราบ” จะออกหากินมากที่สุดในตอนกลางวันทำงาน และ “นกฮูก” จะออกหากินมากที่สุดในตอนเย็น

ความรู้เกี่ยวกับเทคนิคและวิธีการวางแผนทั้งหมดช่วยให้คุณสามารถกระจายงานได้อย่างถูกต้อง ขึ้นอยู่กับความซับซ้อน ความยาก ความรับผิดชอบ ความตึงเครียดภายในวันทำงาน และสลับงานอย่างเหมาะสมที่สุด

ตัวเลือกที่ดีที่สุดในการบันทึกแผนรายวันคือการนำเสนอเป็นลายลักษณ์อักษร สิ่งนี้ไม่ได้ช่วยให้คุณเพิกเฉยต่องานที่รวมอยู่ในนั้น ปลดปล่อยความทรงจำ สร้างวินัยให้กับคุณ และทำให้งานของคุณมีสมาธิมากขึ้น นอกจากนี้ยังง่ายต่อการวิเคราะห์การดำเนินการตามแผนโดยใช้บันทึก

การพัฒนา (ร่าง) แผนเกิดขึ้นในคืนก่อนหน้าในหลายขั้นตอน: มีการกำหนดงาน (โอนจากแผนรายเดือนหรือสิบวัน โอนจากแผนของวันก่อนหน้า ยังไม่ได้รับการแก้ไขจนถึงปัจจุบัน) ชั่วโมงทำงานที่จำเป็นในการแก้ไข ถูกกำหนดไว้แล้ว เหลือ "หน้าต่าง" ในกรณีที่จำเป็นต้องแก้ไขปัญหาเร่งด่วน วางแผนการพัก 5-10 นาทีหลังจากทำงานทุกชั่วโมง และเน้นงานที่มีลำดับความสำคัญสูง

จะมีการชี้แจงแผนการทำงานของผู้จัดการในตอนเช้าร่วมกับเลขานุการ โดยคำนึงถึงสถานการณ์ใหม่ที่เกิดขึ้นกะทันหัน โดยทั่วไป แผนรายวันควรมีความยืดหยุ่น ในขณะเดียวกันก็ควรปฏิบัติตามกฎระเบียบที่เกี่ยวข้องกับการเชิญบุคคลอย่างชัดเจน (ผู้มาเยี่ยม จัดการประชุม ฯลฯ)

ข้อสรุปสั้น ๆ ในหัวข้อ

เวลาทำงานคือ ปัจจัยที่สำคัญที่สุดการผลิต การใช้อย่างระมัดระวังอาจส่งผลกระทบอย่างมาก แต่ทัศนคติต่อเวลาทำงานนี้ขึ้นอยู่กับการศึกษาเชิงลึกเกี่ยวกับโครงสร้างต้นทุนและการระบุปริมาณสำรองที่ไม่ได้ใช้

การวิเคราะห์ต้นทุนเวลาทำงานดำเนินการโดยใช้การจับเวลาและรูปถ่ายเวลาทำงาน ซึ่งมักเรียกว่าการวินิจฉัยเวลา ซึ่งทำให้สามารถระบุการสูญเสียที่สำคัญและระบุวิธีปรับปรุงการใช้งานได้

บทบาทสำคัญในการปรับปรุงการใช้เวลาทำงานคือการวางแผนซึ่งเป็นหนึ่งในงานหลักของผู้จัดการ เป็นการวางแผนเวลาทำงานที่ช่วยให้ผู้จัดการมีสมาธิกับเรื่องหลักโดยคำนึงถึงกำหนดเวลาและเวลาในการแก้ไขงานหลัก

การกำหนดมาตรฐานและการวางแผนเวลาทำงานของนักแสดงและผู้จัดการจะเพิ่มประสิทธิภาพในการใช้งานอย่างมากและมีผลดีที่สุดต่อผลลัพธ์สุดท้ายของแผนก

สวัสดี! ในบทความนี้เราจะพูดถึงการวางแผนวันทำงานของคุณ

วันนี้คุณจะได้เรียนรู้:

1. ทำไมต้องวางแผนวันทำงานของคุณ
2. ใครต้องการมัน?
3. วางแผนวันทำงานอย่างไรให้ถูกต้อง

การวางแผนวันทำงานของคุณ

ในศตวรรษที่ 21 จังหวะของชีวิตเร่งขึ้นอย่างเห็นได้ชัดและยังคงได้รับแรงผลักดันอย่างต่อเนื่อง หากก่อนหน้านี้เพื่อที่จะประสบความสำเร็จ คุณต้องทำงานจำนวนหนึ่ง แต่ตอนนี้คุณต้องทำอะไรอีกมากมายเพื่อให้บรรลุความสำเร็จ และผู้คนเริ่มเผชิญกับการไม่มีเวลา ถ้าเรามัวแต่ไล่ตามงานประจำวันที่ชีวิตทุ่มเข้ามาทุกวัน เวลาก็ไม่มีเวลาเหลือแล้ว

การวางแผนวันทำงานเป็นเครื่องมือที่ไม่เพียงช่วยใช้เวลาทำงานอย่างมีประสิทธิผล แต่ยังช่วยลดเวลาทำงานอีกด้วย นี่ไม่ใช่รายการสิ่งที่ต้องทำเล็กๆ น้อยๆ ที่ต้องดำเนินการตามลำดับที่เข้มงวด การวางแผนคือความสามารถในการเลือกว่าจะต้องทำอะไร ทำไม และเมื่อใด

นั่นเป็นเหตุผลที่การวางแผนที่เหมาะสมไม่เพียงแต่จัดโครงสร้างทุกสิ่งที่คุณทำในระหว่างวัน แต่ยังช่วยให้คุณมีเวลามากขึ้นอีกด้วย ก่อนอื่น คุณต้องทำสิ่งที่สำคัญที่สุด - นี่คือกฎหลัก เป็นประโยชน์กับทุกคนที่มีเวลาว่างในการทำงานและไม่มีตารางเวลาที่ชัดเจนในการแบ่งเวลาให้ถูกต้อง

การวางแผนประกอบด้วยอะไรบ้าง?

การวางแผนเวลาทำงานประกอบด้วย:

• การกำหนดลำดับความสำคัญ
• การเลือกงานที่สำคัญ
• ค้นหา วิธีที่ดีกว่าการตัดสินใจของพวกเขา
• หางานทำในเวลาว่างของคุณ

การจัดลำดับความสำคัญช่วยให้คุณเข้าใจว่าสิ่งใดที่ต้องได้รับการดูแล สิ่งใดสามารถแก้ไขได้เอง และปัญหาใดที่ควรละเลย เวลาและข้อมูลมีคุณค่ามากขึ้นกว่าเดิมมาก และการตื่นเต้นกับบางสิ่งที่ไม่ก่อให้เกิดผลลัพธ์ก็ไร้จุดหมาย

การเลือกงานที่สำคัญ- เกือบจะเหมือนกับการจัดลำดับความสำคัญภายในกรอบการทำงานหนึ่งวันทำการเท่านั้น คุณเลือกสิ่งที่จะนำมา ผลลัพธ์ที่สำคัญสิ่งใดที่ต้องทำอย่างเร่งด่วนและสิ่งใดที่สามารถเลื่อนออกไปได้

หาวิธีที่ดีกว่าในการแก้ปัญหา- จุดสำคัญมาก เมื่อวางแผน คุณต้องพิจารณาไม่เพียงแต่สิ่งที่คุณจะทำ แต่ยังต้องคำนึงถึงวิธีที่ดีที่สุดด้วย ในเวลาเดียวกัน สิ่งสำคัญไม่เพียงแต่ต้องประหยัดเวลาเท่านั้น แต่ยังต้องทำทุกอย่างอย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้

ทำงานกับ เวลาว่าง ควรรวมไว้ในแผนงานด้วย คุณมีเวลา 2 ชั่วโมงต่อวันที่คุณสามารถใช้จ่ายกับบางสิ่งได้หรือไม่? คุณสามารถบอกหัวหน้าของคุณเกี่ยวกับเรื่องนี้ได้ และเขาจะมอบหมายงานให้คุณ คุณสามารถให้ความรู้แก่ตัวเอง หรือคุณสามารถทุ่มเทในการพัฒนาโครงการของคุณเองได้

ทำไมการวางแผนวันทำงานของคุณจึงเป็นเรื่องสำคัญ?

ใครก็ตามที่เคยเจองานฟรีแลนซ์ ธุรกิจ หรือ “ทำงานตามใจชอบ” (เช่นแท็กซี่) จะเข้าใจถึงความสำคัญของการจัดระเบียบงานในระหว่างวันเป็นอย่างดี แต่ยกตัวอย่าง พนักงานออฟฟิศส่วนใหญ่ไม่คิดว่าจำเป็นต้องวางแผนวันทำงาน

ในความเป็นจริง, เหตุผลหลักการวางแผนวันทำงาน - เพิ่มประสิทธิภาพของคุณเอง หากคุณฟังร่างกายของคุณเอง คุณจะเข้าใจได้ว่าบางสิ่งทำงานได้ดีขึ้นสำหรับคุณในคราวหนึ่ง และอย่างอื่นได้ผลดีกว่าในคราวหนึ่ง เช่น โทรหาบริษัทอื่นหลังอาหารกลางวันจะสะดวกกว่า เพราะตื่นแล้ว แต่ยังไม่เหนื่อย และงานน่าเบื่อๆ เสร็จเร็วกว่าในตอนเย็น จึงเลื่อนป้อนข้อมูลเข้าไปจะดีกว่า ฐานข้อมูลจนถึง 5 - 6 ชั่วโมง

การวางแผนวันทำงานไม่เพียงคำนึงถึงองค์ประกอบพื้นฐานของการแก้ปัญหาเท่านั้น แต่ยังคำนึงถึงความชอบส่วนบุคคลของแต่ละคนด้วย การบริหารเวลาไม่ได้ออกแบบมาเพื่อบังคับให้ทุกคนทำงานที่มีประสิทธิภาพสูงในรูปแบบเดียวกัน คุณต้องปรับงานของคุณให้เข้ากับลักษณะร่างกายของคุณ

การจัดและวางแผนวันทำงานของคุณช่วยให้คุณทำงานได้มากขึ้นโดยใช้เวลาน้อยลง โดยเหลือเวลาไว้ทำสิ่งที่คุณชอบ

ใครควรวางแผนวันทำงานของตน?

ทุกคนควรจะสามารถวางแผนวันทำงานของตนเองได้ วิธีนี้จะช่วยประหยัดเวลาและทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น แต่มีคน 3 ประเภทที่ต้องมีส่วนร่วมในการวางแผนส่วนบุคคล

. คนทำงานที่ไม่มีระเบียบวินัยที่สุดคือคนทำงานอิสระ เขาไม่มีกำหนดการที่ชัดเจน และมีเพียงกำหนดเวลาเท่านั้นที่เตือนเขาว่าถึงเวลาที่ต้องนั่งลงทำอะไรบางอย่าง ด้วยเหตุนี้จึงเป็นเรื่องสำคัญมากสำหรับฟรีแลนซ์ที่ทำงานร่วมกับลูกค้าหลายรายในการวางแผนวันทำงานของตน บ่อยครั้งที่ปรากฎว่าคำสั่งซื้อใหม่ปรากฏขึ้นโดยมีความแตกต่างกันหนึ่งหรือสองวัน และหากคุณรอจนถึงนาทีสุดท้าย คุณอาจไม่มีเวลาทำงานสองโครงการ

นักธุรกิจ. ทุกอย่างที่นี่แทบจะเหมือนกับงานฟรีแลนซ์เลย โดยเฉพาะถ้าเป็นธุรกิจออนไลน์ ในด้านหนึ่ง คุณสามารถผ่อนคลายที่บ้านในขณะที่พนักงานกำลังทำงาน แต่ในทางกลับกัน วิธีการนี้จะล้มเหลวอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้ ในตะวันตก ลัทธิคนบ้างานเฟื่องฟูในหมู่นักธุรกิจ พวกเขาเชื่อว่าถ้าคุณไม่ทำงาน 60 ชั่วโมงต่อสัปดาห์ นั่นหมายความว่าคุณขี้เกียจและไม่มีอะไรทำในธุรกิจ

ผู้จัดการ. ผู้นำไม่ใช่นักธุรกิจเสมอไป เจ้าของบริษัทไม่อาจยอมรับได้ การมีส่วนร่วมอย่างแข็งขันในกิจการของบริษัทของตน แต่ผู้อำนวยการรับผิดชอบการดำเนินงานของกลไกทั้งหมด นั่นคือเหตุผลที่ผู้นำของบริษัทขนาดกลางและขนาดใหญ่ต้องใช้เวลาอย่างมีประสิทธิผล เพราะการตัดสินใจของพวกเขาจะกำหนดอนาคตของบริษัทในระยะยาว การวางแผนวันทำงานของผู้จัดการเป็นวิธีหนึ่งในการแบ่งเวลาระหว่างงานสำคัญเชิงกลยุทธ์อย่างมีประสิทธิภาพสูงสุด

วิธีการวางแผนวันทำงาน

วิธีการ การวางแผนที่เหมาะสมอาจมีวันทำการหลายวัน แต่สิ่งหนึ่งที่มีประสิทธิภาพมากที่สุดก็คือ ไอเซนฮาวร์เมทริกซ์- สาระสำคัญของมันมีดังนี้

มี 4 สี่เหลี่ยม:

1. Square A - เรื่องเร่งด่วนและสำคัญ
2. Square B - เรื่องที่ไม่เร่งด่วนและสำคัญ
3. Square C - เรื่องเร่งด่วนและไม่สำคัญ
4. Square D - เรื่องที่ไม่เร่งด่วนและไม่สำคัญ

สแควร์เอควรจะว่างเปล่าเกือบตลอดเวลา ด้วยการวางแผนที่เหมาะสม งานสำคัญทั้งหมดควรจัดอยู่ในตาราง B และแล้วเสร็จเมื่อเข้าใกล้ A

สแควร์บีเป็นสิ่งสำคัญที่จะช่วยให้คุณบรรลุเป้าหมาย รวมถึงงานทั้งหมดที่ต้องทำให้เสร็จภายใน 1 วันทำการ

สแควร์ ซีหมายถึงงานเร่งด่วนและไม่สำคัญที่ต้องมอบหมายให้ผู้อื่น ตัวอย่างที่โดดเด่นเรื่องเร่งด่วนแต่ไม่สำคัญ - โทรหาผู้มีโอกาสเป็นลูกค้า พนักงานสามารถทำเช่นนี้ได้ คุณควรมุ่งเน้นไปที่สิ่งอื่นดีกว่า

สแควร์ ดีหมายความว่ามีสิ่งที่ไม่เร่งด่วนและไม่สำคัญที่ไม่ทำให้คุณเข้าใกล้เป้าหมายมากขึ้นอย่าให้ อารมณ์เชิงบวกและโดยหลักการแล้วไม่จำเป็นเลย ความคิดที่ไร้ประโยชน์ทั้งหมดควรเขียนลงในช่องนี้

การแบ่งงานตามความสำคัญและความเร่งด่วนช่วยให้คุณเข้าใจสิ่งที่คุณต้องใส่ใจในระหว่างวันทำงานและสิ่งที่คุณลืมได้อย่างปลอดภัย เมทริกซ์ไม่เพียงช่วยในกระบวนการทำงานเท่านั้น แต่ยังช่วยในกระบวนการทำงานด้วย ชีวิตประจำวัน- หากคุณต้องการเรียนภาษาอังกฤษมันน่าสนใจสำหรับคุณและจะช่วยคุณในอาชีพการงานของคุณ - นี่คือสแควร์ B แต่ถ้าคุณต้องการเรียนภาษาสเปนเพียงเพื่อที่จะรู้นี่คือ D และคุณสามารถลืมได้อย่างปลอดภัย มัน.

กฎเกณฑ์ในการวางแผนชั่วโมงการทำงาน

มีกฎหลายข้อในการดำเนินการวันทำงานของคุณอย่างมีประสิทธิภาพ เพื่อความสะดวกเราจะแบ่งวันออกเป็น 3 ส่วน:

• เริ่มต้นวันทำงาน.
• ขั้นตอนการทำงานขั้นพื้นฐาน
• เสร็จสิ้น

เช้าคือที่สุด ขั้นตอนสำคัญ- ขึ้นอยู่กับว่าคุณนอนมากแค่ไหน คุณตื่นนอนอย่างไร และทำอะไร อารมณ์ของคุณจะขึ้นอยู่กับ ทัศนคติทางจิตวิทยาและประสิทธิภาพ

หลักการของเช้าที่ “ถูกต้อง” มีดังต่อไปนี้:

• ทัศนคติเชิงบวก หากคุณตื่นขึ้นมาทุกวันโดยคิดว่าคุณเกลียดงานของคุณ ผลผลิตของคุณจะลดลง พยายามเริ่มต้นเช้าวันใหม่ด้วยความคิดที่น่ารื่นรมย์
• พยายามอย่า "แกว่ง" คุณสังเกตไหมว่าหลังจากตื่นนอนในตอนเช้า คุณต้องใช้เวลาอีก 30 - 40 นาทีเพื่อที่จะได้สติในที่สุด? นี่คือเวลาที่ไม่ควรเสียไป หลังจากตื่นนอนทันที อาบน้ำ ชงกาแฟ และแทนที่จะใช้เวลาครึ่งชั่วโมงไปไหน คุณก็สามารถรับประทานอาหารเช้าได้อย่างสบายใจ
• อาหารเช้าแบบสบาย ๆ และวิธีการทำงาน การเริ่มต้นวันใหม่โดยไม่เร่งรีบเป็นสิ่งสำคัญมาก เมื่อคุณรีบ ร่างกายจะใช้กำลังและเส้นประสาทเป็นพิเศษซึ่งสามารถนำไปใช้ได้มากขึ้น งานที่มีประสิทธิผล- หากคุณไม่สามารถซื้ออาหารเช้าแสนอร่อยและท่องเที่ยวสบายๆ ได้ ให้เข้านอนดึกและตื่นเช้า
• งานสำคัญ. นักธุรกิจที่ประสบความสำเร็จส่วนใหญ่มักพูดว่างานที่สำคัญที่สุดควรทำให้เสร็จในตอนเช้า ดังสุภาษิตที่ว่า “ถ้าอยากจะทำทุกอย่าง ให้กินกบเป็นอาหารเช้า” บทบาทของกบเป็นงานที่คุณไม่อยากทำเลย ทำตอนเช้าและ ทัศนคติเชิงบวกความรู้สึกถูก “กบกิน” จะคงอยู่ตลอดทั้งวัน

ขั้นตอนการทำงานหลักประกอบด้วยงานต่อไปนี้:

• แก้ไขปัญหาเร่งด่วน สิ่งสำคัญคือต้องเข้าใจว่าหากมีเรื่องเร่งด่วนเกิดขึ้นในระหว่างวันทำงาน คุณไม่จำเป็นต้องหันเหความสนใจทั้งหมดไปที่เรื่องนั้นเพียงอย่างเดียว ก่อนอื่นคุณต้องเข้าใจว่ามันสำคัญหรือไม่ หากเป็นเรื่องสำคัญ คุณจะต้องเริ่มดำเนินการทันที ถ้าไม่เช่นนั้น ให้โอนความรับผิดชอบในการนำไปปฏิบัติไปให้บุคคลอื่น
• ตรงตามกำหนดเวลา ทุกวันคุณควรกำหนดเส้นตายโดยประมาณซึ่งคุณต้องรับมือกับปริมาณงานทั้งหมด สิ่งสำคัญคือไม่ใช่ "ทำทุกอย่างก่อน 18.00 น." แต่เป็น "เวลา 14.00 น. - เริ่มวางแผน เวลา 15.00 น. - วิเคราะห์ตัวบ่งชี้ เวลา 16.00 น. - ทำรายงาน" ฯลฯ
• สั่งซื้อในที่ทำงาน. นี่เป็นจุดโดยปริยายแต่สำคัญมาก ถ้าโต๊ะของคุณรก ดวงตาของคุณก็จะมองไม่เห็นอยู่ตลอดเวลา และหากมีเอกสารต่างประเทศในที่ทำงานของคุณก็สามารถเริ่มศึกษาได้เลยและเสียเวลาไปเพียง 20 - 30 นาที
• อย่าทำตามแรงกระตุ้น นี่คือสิ่งที่สำคัญที่สุด มีตัวกระตุ้นบางอย่างที่ทำให้คุณเปลี่ยนความสนใจจากงานไปสู่สิ่งที่สำคัญน้อยกว่า โทรหาเพื่อนในขณะที่คุณกำลังทบทวนแผนการขายของคุณหรือไม่? อย่าทำแบบนี้จะดีกว่าครับ แล้วจะเสียสมาธิและเสียจิตวิญญาณในการทำงานได้ง่าย
• จัดกลุ่มกิจวัตรของคุณ นี่เป็นสิ่งสำคัญมาก หากคุณต้องการโทรออก 60 สายในระหว่างวัน ควรแบ่งออกเป็นกลุ่มเล็กๆ หลายๆ สาย ครั้งละ 10 - 15 สาย หลังจากที่คุณโทรออกแล้ว คุณสามารถทำงานอื่นได้ เปลี่ยนจากงานประจำเป็นอย่างต่อเนื่อง งานที่ใช้งานอยู่คุณสามารถทำอะไรได้มากกว่านี้มาก

การสิ้นสุดวันทำงานเป็นไปตามหลักการดังต่อไปนี้:

• เสร็จสิ้นสิ่งที่จำเป็น มีเรื่องบางเรื่องที่เข้าข่าย "สำคัญแต่ไม่เร่งด่วน" ทางที่ดีควรทำให้เสร็จในระหว่างวันทำงาน และเว้นช่อง "สำคัญและเร่งด่วน" ว่างไว้เสมอ
• ตรวจสอบผลลัพธ์ของคุณเทียบกับแผนของคุณ ทุกสิ่งที่คุณทำในระหว่างวันจะต้องเปรียบเทียบกับสิ่งที่คุณวางแผนไว้ หากคุณเพิ่งเริ่มวางแผนวันทำงาน การเบี่ยงเบนเล็กน้อยจากแผนก็จะเป็นไปตามลำดับ พยายามเก็บไว้ให้น้อยที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้
• วางแผนสำหรับวันถัดไป ทางที่ดีควรทำเช่นนี้เมื่อสิ้นสุดวันทำการก่อนหน้า ด้วยวิธีนี้ คุณจะรักษาจิตวิญญาณในการทำงาน และในขณะเดียวกัน สิ่งสำคัญคือต้องจัดทำแผนงานที่แท้จริงขึ้นมา

หากคุณเป็นผู้จัดการ ในระหว่างวันทำงานคุณต้องทำงานอย่างใกล้ชิดกับเลขานุการของคุณ

จำไว้ว่าทั้งหมดนี้ เคล็ดลับทั่วไป- พวกเขาไม่ได้คำนึงถึงคุณ ลักษณะเฉพาะส่วนบุคคล- หากสะดวกกว่าสำหรับคุณที่จะทำงานเร่งด่วนในระหว่างวันมากกว่าตอนเช้า นั่นเป็นสิทธิ์ของคุณ หากคุณต้องการทำงานใหญ่ๆ ที่ยากๆ ไว้เป็นลำดับสุดท้าย และไม่กระทบต่ออารมณ์ของคุณเป็นเวลาหนึ่งวัน ก็ให้ทำเป็นงานสุดท้าย

การวางแผนวันทำงานของคุณควรเป็นแบบรายบุคคล

ข้อผิดพลาดพื้นฐานในการวางแผนวันทำงานของคุณ

แม้ว่าที่จริงแล้วการบริหารเวลาจะได้รับการยอมรับอย่างมั่นคงในชีวิตของเรา แต่คนส่วนใหญ่ก็มุ่งมั่น ข้อผิดพลาดทั่วไปเมื่อวางแผนวันทำงานของคุณ นี่คือบางส่วนของพวกเขา

ข้อผิดพลาด 1. จัดลำดับความสำคัญไม่ถูกต้อง

Eisenhower Matrix บอกเราว่าเราต้องทำสิ่งสำคัญ แต่หลายๆ คนอาจสับสนได้ง่ายว่าอะไรสำคัญสำหรับพวกเขา Square A ซึ่งควรจะว่างเปล่าและมีหน้าที่รับผิดชอบเรื่องเร่งด่วนและสำคัญ มักจะสับสนกับ Square C ซึ่งมีเรื่องไม่สำคัญที่ต้องได้รับการดูแลทันทีสะสมอยู่

สิ่งสำคัญคือต้องจำไว้ว่าคุณควรใช้พลังงานกับสิ่งที่สำคัญต่อคุณโดยเฉพาะ ในขณะนี้เวลา. คุณควรทำงานเพื่ออนาคตเมื่อสิ่งต่างๆ สามารถวางทิ้งไว้และวางแผนอย่างชาญฉลาดได้

ข้อผิดพลาด 2: ใช้เวลามากเกินไปกับสิ่งเล็กๆ น้อยๆ

เพื่ออธิบายว่าทำไมจึงจำเป็นต้องทำ "พื้นฐาน" ก่อน จากนั้นจึงทำสิ่งเล็กๆ น้อยๆ เท่านั้น เราจะใช้กฎพาเรโต เขาว่ากันว่าความพยายาม 20% ก่อให้เกิดผลลัพธ์ 80% นั่นคือเมื่อคุณทำงานบางอย่างที่สำคัญ คุณจะใช้ความพยายาม 20% และบรรลุผลสำเร็จ 80% เมื่อคุณทำงานในเรื่องเล็กๆ น้อยๆ คุณจะได้รับผลลัพธ์น้อยลง 4 เท่า และใช้ความพยายามมากขึ้น 4 เท่า

ลองดูตัวอย่างเล็กๆ น้อยๆคุณต้องเปิดตัวแคมเปญโฆษณา หากคุณสร้างโฆษณา 10 ชิ้น ให้จับคู่โฆษณาเหล่านั้น คำหลักและวลีและเปิดตัวบนไซต์ที่เตรียมไว้ นี่จะเป็น 20% ของงาน ซึ่งจะให้ผลลัพธ์ 80% แต่ถ้าคุณใช้เวลาในการแก้ไขแบบอักษรและรูปภาพ เลือกและขัดเกลาวลี และค้นหาแพลตฟอร์มเพิ่มเติมสำหรับการโฆษณา คุณจะใช้ความพยายามมากขึ้น ทั้งหมดนี้จะต้องเสร็จสิ้นแต่หลังจากเริ่มต้นแล้ว แคมเปญโฆษณาเมื่อคุณบรรลุผลแรก

ข้อผิดพลาด 3. ไม่มีเวลาทำเรื่องส่วนตัว

ทุกคนควรมี ชีวิตส่วนตัวและเสรีภาพในการเลือกอาชีพ หากคุณมีงานต้องทำมากมายและไม่มีเวลาทำงานอดิเรกสักหนึ่งหรือสองชั่วโมง นี่ก็ถือเป็นการวางแผนวันของคุณที่ไม่ดี การวางแผนเวลาทำงานเป็นสิ่งสำคัญไม่เพียงแต่ช่วยให้คุณทำงานได้มากขึ้นเท่านั้น มันเปิดโอกาสให้คุณทำสิ่งที่คุณชอบโดยไม่ต้องรีบร้อน