Глеб архангельский тайм драйв как успевать. Самым распространенным “якорем” является, как ни странно, музыка

Выдержавшая уже два издания, заложила основы современного отечественного тайм-менеджмента; новая книга дает базовые ТМ-техники в популярном формате. Читайте предисловие и первую главу.

Предисловие – Наш капитал времени

Дорогой читатель,

мы все в равном положении перед неумолимым течением времени. Наши уникальные способности, профессиональная компетентность, стремление достичь большего часто сталкиваются с хронической его нехваткой. Это единственный ресурс, которого не хватает всем, вне зависимости от возраста, психологического типа, социального и материального положения.

Времени у каждого из нас очень немного. В области времени нет миллионеров. Доступный нам капитал времени, оставшегося до конца жизни, составляет примерно 200-400 тысяч часов. И самое главное – время невосполнимо. Потерянное время, в отличие от потерянных денег, нельзя вернуть.

«Искусство успевать», тайм-менеджмент, управление временем – одно из самых необходимых искусств для современного человека. Разнообразной информации все больше. События происходят все быстрее. Нужно вовремя реагировать, укладываться во все более жесткие сроки. При этом как-то находить время для отдыха, увлечений, семьи, друзей…

Пять лет назад, когда мы создавали Тайм-менеджерское сообщество, тема управления временем была мало известна в России. Считалось, что в условиях «широкой русской души» и российского «бездорожья и разгильдяйства» планировать время невозможно. Мало кто знал о том, что еще в 1926 году существовала Лига «Время», распространявшая передовые технологии управления временем; мало кто был знаком с богатой историей отечественного тайм-менеджмента. Опыт участников ТМ-сообщества и корпоративных ТМ-проектов показал: планировать время в России нужно и возможно. Реальные тому примеры вы найдете в книге.

Тайм-менеджмент – это не только ежедневники, планы и сроки. Это технология, позволяющая использовать невосполнимое время вашей жизни в соответствии с вашими целями и ценностями . Будете ли вы применять гибкое планирование или жесткое, хронометраж или самомотивацию, Outlook или бумажный блокнотик – нет никакой разницы. Техника вторична. Важно найти свои, «родные», жизненные цели – и распределять свое время в соответствии с ними. Тратить невосполнимое время жизни на то, что действительно хочешь .

Три года назад в издательстве «Питер» вышла моя монография «Организация времени: от личной эффективности к развитию фирмы», сейчас выдержавшая уже два издания. Она была первой в России за прошедшие 30 лет не переводной книгой по тайм-менеджменту, обобщившей мои авторские разработки и опыт участников ТМ-сообщества. Многочисленные отклики подвели меня к написанию второй книги, более популярного формата.

Первая книга была «программой-максимум», содержащей все богатство классических и современных ТМ-инструментов, задающей основы и границы тайм-менеджмента как новой дисциплины в управленческой науке. Книга, которую вы держите в руках – это «программа-минимум». Здесь в максимально простой форме изложены самые необходимые и широко применяемые техники управления личным временем. Как и в первой книге – обязательно на реальных российских примерах.

Необычное название второй книги выбрано не случайно. «Тайм» – хорошо усвоенное русским языком энергичное, технологичное, эффективное «время» западного мира. «Драйв» – так же хорошо прижившийся в русском языке корень, ассоициирующийся с двумя вещами: управлением, энергичным движением – и, второе значение, ярким удовольствием от того, что делаешь. Как русский язык усвоил эти два корня, так и нам всем, на мой взгляд, стоит научиться энергичному, активному, целеустремленному подходу к нашему времени. Давайте добавим этот энергичный подход, этот «тайм-драйв», к традиционно сильной нашей черте – способности мечтать, творить, ставить высокие цели. И тогда нам не будет равных.

Наш капитал времени невелик. Это касается не только каждого из нас в отдельности, но и всей нации в целом. У нас мало времени – на дворе XXI век, и нам в этом веке нужно многое наверстывать, многому учиться. Перестать переживать о прошлых неудачах, не бояться ставить дерзкие цели – и достигать их. Научиться не только мечтать, что мы умеем хорошо, но и – организованно, целенаправленно воплощать мечты в реальность.

Желаю вам, читатель, найти общий язык с Временем, и помочь сделать это вашим близким. Тогда время всех нас всегда будет наполнено тем «драйвом», который делает нашу жизнь яркой и интересной!

Глава 1. Отдых: как не превратиться в «загнанную лошадь»

В пятницу чаще всего хочется выпить.
В понедельник чаще всего хочется пятницу.
Анекдот.ру

Наш разговор про управление временем мы начнем необычно – с организации отдыха.

Вспомните, дорогой читатель: приходилось ли вам на работе чувствовать себя себя уставшим и измотанным, потерявшим всякий вкус даже к любимому делу? Если «да» – вы не одиноки. Это общая проблема в наше время. В японском языке она даже родила специальное слово «кароши» – «смерть от переутомления на работе».

В грамотном личном тайм-менеджменте важно не только количество времени, но и качество. Поэтому стоит задуматься о том, как организован ваш отдых, восстановление вашего энергетического ресурса.

Ритмичный отдых во время рабочего дня

Попробуйте вспомнить: как распределялись ваши перерывы на отдых в течение вчерашнего рабочего дня?

Скорее всего отдых складывался «стихийно». Отвлекся на несколько минут на интересную дискуссию в интернете; позвонил знакомый – поболтал с ним; вышел покурить; закрыл глаза и помечтал; выпил чашечку кофе.

У такого «стихийного» отдыха есть ряд минусов. В первую очередь – он не ритмичен, а человек – существо биологическое, привыкшее к различным ритмам. Поэтому первый принцип, которого рекомендую придерживаться при организации отдыха в течение рабочего дня – ритмичность . Проще говоря: используйте небольшой запланированный отдых через строго определенные промежутки времени.

Как правило, оптимальный режим – примерно 5 минут отдыха через каждый час. Возможно – 10 минут через 1.5 часа. Длительность от часа до полутора – наиболее комфортный для человека интервал непрерывной работы. Вспомните школу и ВУЗ: урок – 45 минут, «пара» – 1.5 часа.

Как бы ни был загружен ваш рабочий день, какой бы «аврал» ни царил в офисе – все равно выделите эти 5 минут в час. Инвестируйте время в эти пятиминутки отдыха, работа без них крайне неэффективна.

В Группе компаний MC-Bauchemie-Russia тайм-менеджерские семинары проходили по вечерам. На одном из семинаров среди участников состоялся такой диалог:

«Странно, почему-то занятия по английскому также проходят по вечерам, в то же самое время, но устаем на них гораздо сильнее. – Естественно, на тайм-менеджменте в середине занятия мы обязательно делаем перерыв на 15 минут. А на английском мы работаем все 4 часа подряд без перерывов».

«Максимальное переключение» в отдыхе

Отдыхать в течение дня нужно ритмично, пять минут в час. Но как именно вы отдыхаете в течение рабочего дня, чем наполняете эти пятиминутки, какие сценарии отдыха используете? У каждого из нас обычно есть несколько таких типовых сценариев. Например:

• Позвоню знакомому
• Выйду покурю
• Посмотрю что-нибудь интересное в интернете
• Полью цветы
• Выпью чашку чая.

Давайте попробуем оценить степень «переключения», которые дают разные сценарии, по пятибалльной шкале. Например:

На 1 балл. Оставаясь на том же рабочем месте, в той же позе (сидя), глядя в тот же компьютер, напрягая тот же интеллект – почитать что-то «не по работе» в интернете.

На 2 балла. Оставаясь на том же рабочем месте, отвернувшись от компьютера поговорить с коллегой на нерабочие темы.

На 3 балла. Дойти до «курилки» и обсудить там рабочие и нерабочие вопросы; выпить чаю с коллегами. Мы сменили местоположение, возможно – сменили темы, которыми «озадачен» наш мозг.

На 4 балла. Выйти из офиса на улицу, полюбоваться на синее небо и зеленые деревья, полностью отключиться от «офисной» среды.

На 5 баллов. Выйти на улицу, сделать несколько простых упражнений, позволяющих «размять» суставы, дать отдых уставшим от монитора глазам, полностью забыть о всех рабочих проблемах.

Чем сильнее будет переключение во время пятиминутки отдыха, тем лучше вы отдохнете и восстановите силы . Обязательно покиньте рабочее место, сделайте «физкультурную паузу». Если нет возможности выйти на улицу – пройдитесь по коридору. Если работали с людьми – побудьте в одиночестве; если анализировали цифры – позвоните хорошему знакомому и обсудите что-нибудь эмоционально-приятное. Рекомендую также сделать несколько простых физических упражнений: наклонов, приседаний, и т.п. Это прекрасно восстановит ваши силы и энергию для работы!

Известный советский поэт Владимир Маяковский, хорошо знавший и поддерживавший движение научной организации труда, выразил принцип максимального переключения в простом лозунге:

Товарищ, запомни правило простое,
Работаешь – сидя,
Отдыхай – стоя!

Творческая лень

Говоря об отдыхе, невозможно обойти стороной тему лени. Лень – это далеко не всегда плохо. Часто это нормальная защитная реакция нашего организма. Ее причинами могут быть:

• Переутомление, объективная «вымотанность» организма, растраченность физических, энергетических и эмоциональных ресурсов;
• Несоответствие нашего «должен» нашему «хочу» – когда мы тратим время своей жизни на дела, не являющиеся для нас «родными», желанными;
• Интуитивное ощущение ненужности выполняемой в данный момент задачи.

Возможна и четвертая причина. Ваше подсознание дает вам сигнал: «Подожди, не суетись, очисти душу от мелких текущих мыслей, дай место рождению чего-то нового». Часто именно в таком состоянии приходят лучшие идеи и творческие озарения.

«Правила творческой лени» просты:

• Если уж лениться, то «на 100%», не пытаясь делать в это время что-то еще, думать, решать проблемы, и т.п. Чистая лень – это чистое ощущение полноты бытия и всеобщей гармонии мироздания.
• Сознательно принимать решение «Хочу лениться – и буду это делать». Без колебаний и угрызений совести.
• Перед «творческой ленью» загружать мозг информацией по важной для вас творческой проблеме. Но не думать о проблеме во время самой лени!

При соблюдении этих правил «творческая лень» станет неиссякаемым источником красивых идей и решений. А также – прекрасным отдыхом и восстановлением сил.

Эффективный сон

«Редко удается выспаться!» – часто жалуются участники тайм-менеджерских семинаров. Сон является важнейшим способом отдыха и восстановления сил. Но всегда ли мы грамотно его организуем? Даже не увеличивая количество времени на сон, можно существенно повысить его качество.

Эффективность сна существенно повышают стабильное время отхода ко сну и пробуждения. Ваш организм привыкает к определенному времени, заснуть и проснуться становится легче. Желательно также хорошо проветрить помещение и не есть за несколько часов до сна.

Рекомендую найти и применять оптимальный именно для вас способ «переключения» в режим сна. Например, в последние полчаса-час перед сном – спокойное чтение, прогулка, музыка, легкие гимнастические упражнения, и т.п. Занятие может быть каким угодно, главное чтобы оно помогло вам разгрузить мозг от дневных забот, переключиться в более медленный ритм.

Продолжительность сна может быть различной, важно определить оптимальную для себя. Как это сделать?

Наш сон состоит из нескольких циклов смены «быстрого» и «медленного» сна. Длительность одного цикла у разных людей отличается и составляет от 1 до 2 часов. Желательно, чтобы общая продолжительность сна была кратна длине одного цикла. Например, если длина цикла 1 час 30 минут, то лучше поспать 7 часов 30 минут (кратно длине цикла), чем 8 часов. Когда длина сна кратна длине цикла, человек просыпается с ощущением бодрости, свежести и хорошо восстановленных сил. Понаблюдайте за собой, попробуйте варьировать длительность сна, и вы скоро определите, какая длина сна оптимальна для вас.

Опытом планирования режима сна делится маршал Василевский. «…В особо напряженные дни Сталин не раз говорил ответственным работникам Генштаба, что мы обязаны изыскивать в сутки для себя и для своих подчиненных как минимум пять-шесть часов для отдыха, иначе, подчеркивал он, плодотворной работы получиться не может. В октябрьские дни битвы за Москву Сталин сам установил для меня отдых от 4 до 10 часов утра и проверял, выполняется ли это его требование. Случаи нарушения вызывали крайне серьезные и в высшей степени неприятные для меня разговоры. Напряженнейшая работа, а порой и неумение организовать свое время, стремление взять на себя выполнение многих обязанностей зачастую заставляли ответственных работников забывать о сне. А это тоже не могло не сказаться на их работоспособности, а значит, и на деле.

Иногда, возвратившись около четырех часов утра от Сталина, я, чтобы реализовать принятые в Ставке решения, обязан был дать исполнителям или фронтам необходимые указания. Порою это затягивалось далеко за четыре часа. Приходилось идти на хитрость. Я оставлял у кремлевского телефона за письменным столом адъютанта старшего лейтенанта А. И. Гриненко. На звонок Сталина он обязан был докладывать, что я до десяти часов отдыхаю. Как правило, в ответ слышалось «Хорошо». …»

(А.М. Василевский «Дело всей жизни», кн. 1, Москва, ИПЛ, 1988г.)

Важно организовать не только процесс сна, но и процесс пробуждения. Советую установить в в вашем будильнике или мобильном телефоне несколько различных мелодий, и с их помощью сделать процесс пробуждения постепенным. Например, вам нужно проснуться в 8.00. Пусть в 7.30 сыграет первая мелодия, приятная и спокойная, на которой вы проснетесь, порадуетесь тому, что вставать еще не нужно, и заснете опять. В 7.45 – что-нибудь более бодрое, возможно уже со словами, на которые мозг реагирует более активно, чем на мелодию без слов. И в 8.00 – самая радостная и энергичная мелодия, на которой вы окончательно проснетесь, встанете с постели и с удовольствием встретите новый день вашей жизни.

Использование сна в течение рабочего дня

Приходилось ли вам, читатель, «клевать носом» в послеобеденное время, пытаясь сосредоточиться на важной задаче? Что делать, когда на работе клонит в сон?

Посмотрите на «среднестатистический» график дневных биоритмов человека. Считается, что наша работоспособность и активность в течение дня имеет два спада и два подъема (у «жаворонков» выше первый подъем, у «сов» – второй, приходящийся на вечер). Нетрудно заметить, что один из спадов приходится как раз на послеобеденное время.

Самое простое решение проблемы – дневной сон, накрывающий послеобеденный спад биоритмов. Вспомним знаменитую латиноамериканскую «сиесту», обязательный сон в послеобеденную жару. Вспомним также британского премьер-министра Уинстона Черчилля, дожившего до 90 лет, несмотря на нездоровый образ жизни и огромный груз забот и ответственности. Его обязательный дневной сон помощники имели право прервать по поводу не меньшему, чем начало войны. Дневной сон был также обязательным элементом распорядка российской Боярской думы до Петра I.

Пример корпоративной организации дневного сна привел участник корпоративного семинара в ОАО «Сибирьтелеком», Новосибирск. «В Китае, в городе Шеньжень, нас привезли на экскурсию на завод телекоммуникационного оборудования. У столов для тестирования оборудования мы обратили внимание на странные приспособления. Оказалось, это откидывающиеся складные койки, вделанные в столы. Обед для рабочих длится два часа, из которых час официально выделяется на сон».

Как быть, если у вас еще нет своего кабинета с удобным кожаным диваном, и вы не можете позволить себе полноценный дневной сон?

Возможны альтернативы. Самая простая – небольшой послеобеденный сон в автомобиле, если таковой у вас имеется. Не пожалейте на это 20-30 минут, они окупятся гораздо более высокой послеобеденной работоспособностью.

Можно ненадолго засыпать прямо на рабочем месте, или где-то еще – в переговорной, на кресле в дальнем углу, и т.п. Чтобы отключиться от внешних помех, можно надеть наушники с любимой музыкой. Продолжительность такого «микро-сна» определите для себя сами, как правильно оптимальная – 10-15 минут. Один директор завода заводил будильник на 15 минут и засыпал в своем рабочем кресле. Объяснял свой метод так: «долгий сон выбивает из рабочей колеи, а за 15 минут мозг хорошо освежается, но не успевает заснуть слишком уж сильно».

Рассказывает участник ТМ-сообщества Сергей Козловский, гендиректор софтверной компании Нилитис, Минск. «В 1997 году я перепрыгнул несколько карьерных ступенек и стал председателем совета директоров нескольких небольших, но быстро растущих фирм. Нагрузки были невероятные. Человек выдержать такое в норме может только если разделит свои календарные сутки на несколько, т. е. будет спать несколько раз в течение суток, небольшими «порциями».

Я научился спать на работе, положив голову на стол. Никакого кабинета у меня тогда не было. В этой комнате работало еще от 3 до 14 человек. Но если заткнуть уши бумагой, смоченной в воде, то шум не мешает. 20 минут сна - и можно работать дальше. И вот, как-то из-за океана звонит мой шеф. И спрашивает: «Спишь в рабочее время?». «Сплю» - отвечаю. И мы оба понимаем, что это не от спокойной жизни. «Не надо - советует. - Найди другой способ релаксации. Кофе, прогулки в обед...»
Кофе, прогулки - нет, это не мое. Не тот эффект. Тогда я снял комнату рядом с работой и начал спать на законном основании. Стоило это недорого».

«Переживание момента»

«Ученик, придя к наставнику, оставил у входа зонтик и башмаки. Учитель спросил его, слева или справа от башмаков тот поставил зонтик. Ученик не смог вспомнить и устыдился: утратив бдительность, он упустил мгновенье.»
Дзенская притча

В заключение темы отдыха необходимо остановиться на таком важном аспекте взаимоотношений человека и времени, как чистое «переживание момента». В конце XX века специалист по управлению временем Стефан Рехтшафен обратил внимание на пагубность и опасность «бега за временем», постоянной спешки, в которой живет большинство людей в промышленно развитых странах.

Должен вас предупредить: на ранних стадиях применения тайм-менеджмента возможен некоторый «синдром беспокойства» о времени, иногда даже «крохоборства». Ничего страшного, это быстро проходит. Зато остается другое. Когда вы управляете временем, ощущаете его как подвластный вам ресурс – вам гораздо легче выделить его на спонтанность, «бездумное» времяпрепровождение, «творческую лень», созерцание гармонии мироздания, и другие в высшей степени достойные занятия, не имеющие непосредственной материальной цели. Планируя время, важно помнить, что «наполненность», «насыщенность» времени, его «качество» – не менее важно, чем его чисто арифметическое количество. «План» и «переживание момента» должны не противоречить, а поддерживать друг друга.

Я очень люблю закаты. И в рабочее время по возможности, а во время отпуска – обязательно, выделяю время на созерцание заката. Хочешь не хочешь, а процесс этот нужно планировать. Ведь я знаю, что моя любимая стадия заката в это время года в этом месте начинается, например, в 21.15, и длится не больше 25-30 минут.

Мешает ли это планирование чистоте созерцания, не обремененного мыслями, заботами и прочими помехами? Никоим образом. Наоборот, только благодаря планированию я могу выделить нужное количество времени на закат, несмотря на загруженность делами, и самое главное – во время созерцания отключиться от всех посторонних мыслей и забот, зная, что остальные задачи и проблемы – под контролем.

У древних отцов-аскетов, оставивших нам богатейшее наследство методов самосовершенствования, была в числе прочих такая формулировка монашеского делания: «Внимание к себе и память смертная». Два этих принципа считались основополагающими для очищения души и достижения духовных высот.

В тайм-менеджменте можно найти аналогию этим принципам. «Память смертная» – осознание ограниченности человеческой жизни и ее временного ресурса, требующее не растрачивать драгоценное время жизни на пустяки. И «внимание к себе», осознанность и осмысленность жизни, постоянное отслеживание и анализ своих действий. Эти помогают выработать то обостренное чувство наполненности момента, которое делает жизнь яркой и прекрасной, а не чередой серых скучных будней.

Сергей Карелов, председатель совета директоров Silicon Information Technologies , на Первой ТМ-конференции в мае 2003 г. цитировал Рика Филдса:

«Стоит нам осознанно обратить внимание на то, чем мы заняты – готовкой, уборкой или любовью, – как это действие преобразуется и становится частью движения нашей души. И мы вдруг начинаем замечать такие штрихи и детали, которые нам были неведомы раньше; наше ощущение каждодневной жизни становится яснее, острее и, в то же время, гораздо разносторонней.»

Резюме по главе 1:

Ваш шаг в настройке личного тайм-менеджмента: Потратив минимум «начальных вложений времени», наладить грамотный отдых в течение рабочего дня и в нерабочее время.

• Сделайте отдых в течение дня ритмичным
• Обеспечивайте максимальное переключение
• Используйте «творческую лень»
• Повысьте эффективность сна
• Применяйте «микро-сон» в течение рабочего дня
• Выделяйте время на «переживание момента».

Сделать предварительный заказ книги вы можете на сайте издательства:
http://www.mann-ivanov-ferber.ru/Book005.htm

Глеб Архангельский, сентябрь 2005. Контакт:
Адрес документа на сайте сайт:
Допускается без дополнительного согласования с автором публикация в бесплатных интернет-изданиях, при сохранении целостности текста, включая настоящее уведомление, и работающих гиперссылок. Публикация в платных интернет-изданиях и бумажных СМИ требует согласования с автором.

Тайм-менеджмент - это не только ежедневники, планы и сроки. Это технология, позволяющая использовать невосполнимое время вашей жизни в соответствии с вашими целями и ценностями.

Построение собственной системы тайм-менеджмента (ТМ)

Шаг 1. Отдых

Отдыхать в течение дня нужно ритмично, пять минут в час. Чем сильнее будет переключение во время пятиминутки отдыха, тем лучше вы отдохнете и восстановите силы.

Владимир Маяковский выразил принцип максимального переключения в простом лозунге: «Товарищ, запомни правило простое: работаешь сидя - отдыхай стоя!»

Лень - это далеко не всегда плохо. Часто это нормальная защитная реакция нашего организма. Правила творческой лени просты.

Если уж лениться, то на 100 процентов, не пытаясь делать в это время что-то еще, думать, решать проблемы и т. п. Чистая лень - это чистое ощущение полноты бытия и всеобщей гармонии мироздания.

Сознательно принимать решение: «Хочу лениться - и буду это делать». Без колебаний и угрызений совести.

Перед творческой ленью загружать мозг информацией по важной для вас творческой проблеме. Но не думать о проблеме во время самой лени!

При соблюдении этих правил творческая лень станет неиссякаемым источником новых идей и решений. А также - прекрасным отдыхом и восстановлением сил.

Эффективность сна существенно повышают стабильное время отхода ко сну и пробуждения. Ваш организм привыкает к определенному времени, заснуть и проснуться становится легче. Желательно также хорошо проветрить помещение и не есть за несколько часов до сна.

Что делать, когда на работе клонит в сон? Если не можете себе позволить полноценный дневной сон, то есть альтернативы:

Небольшой послеобеденный сон в автомобиле, если таковой у вас имеется. Не пожалейте на это 20–30 минут, они окупятся гораздо более высокой послеобеденной работоспособностью;

«микросон» 10–15 минут прямо на рабочем месте или где-то еще: в переговорной, в кресле в дальнем углу и т. п. Чтобы отключиться от внешних помех, можно надеть наушники с любимой музыкой.

Планируя время, важно помнить, что «наполненность», «насыщенность» времени, его «качество» - не менее важно, чем его чисто арифметическое количество.

Шаг 2. Мотивация

Как втягиваться в работу, чтобы не тратить время на раскачку, разбирая мелочи и никак не находя в себе сил взяться за главное? В психологии есть хорошее понятие «якорь». Это любая материальная привязка (музыка, цвет, слово, движение, ритуал), связанная для нас с определенным эмоциональным состоянием.

Владелец сети бензозаправок, Киев. «Сложную интеллектуальную работу я делаю под музыку Джо Дассена. Объясню почему: лучше всего мне работалось в студенческие годы в общежитии. Молодой, сил много, параллельно два высших образования и еще работа… А магнитофонных кассет на все общежитие было четыре штуки, и все четыре - Джо Дассен. Вот так эта музыка стала «якорем», включающим энергетические ресурсы, как в молодости».

«Якоря» помогают легче переключиться с отдыха на работу.

Следующий вопрос: как втянуться в выполнение задачи, если она достаточно сложна и энергоемка? Потратить меньше времени и сил на раскачку поможет «метод швейцарского сыра». Попробуйте выполнять задачу не в логическом порядке, а в произвольном, «выгрызая» из разных мест маленькие кусочки - наиболее простые, приятные и т. д. Например, при подготовке отчета можно сначала подобрать иллюстрации, написать несколько наиболее простых и понятных для вас абзацев и т. п. Через некоторое время в вашем «сыре» образуется столько дырок, что «доесть» его будет совсем несложно.

Еще один способ тратить меньше сил при работе над сложными задачами - «промежуточная радость». Разбейте работу на несколько этапов и за прохождение каждого этапа назначьте себе небольшую награду.

Бывают в нашей жизни дела, требующие, может быть, совсем немного времени, но неприятные. Позвонить недружелюбному клиенту; вызвать наконец сантехника; попросить шефа о повышении зарплаты и т. п. В тайм-менеджменте такие задачи называются «лягушками». Крупную неприятную задачу бывает легче решить, разбив ее на большое количество мелких «лягушек».

Чем менее жесткий срок исполнения у задачи и чем она при этом крупнее, тем труднее, как правило, заставить себя ее выполнить. Особенно это касается очень крупных задач, в терминологии тайм-менеджмента - «слонов». Например: написание диссертации; разработка бизнес-плана развития региона; ремонт в доме; изучение иностранного языка; улучшение своей физической формы.

Единственный способ «съесть слона» - разрезать его на маленькие измеримые «бифштексы» и каждый день съедать один такой бифштекс. При этом важно нарезать «слона» на такие «бифштексы», каждый из которых действительно приближает вас к съедению «слона».

Простой способ свести воедино всех ваших «слонов» и «лягушек», ежедневно мотивировать себя на выполнение нужных задач - завести таблицу регулярных дел.

Слева выписаны все ваши ежедневные «бифштексы» и «лягушки». Справа вы ежедневно отмечаете их выполнение или невыполнение. Если какая-либо работа на сегодня не предполагалась - оставляйте пустое место. Если предполагалась, но не выполнена - ставьте прочерк. Если выполнена - ставьте галочку.

Рядом с этой таблицей полезно выписать несколько «промежуточных радостей». Например, перечислите приятные для вас несрочные покупки и договоритесь с самим собой: «за каждые следующие 15 галочек в любой графе - покупаю следующую приятную вещь». Вы будете удивлены тем, насколько быстрее стали продвигаться ваши долгосрочные дела.

Шаг 3. Цели

Попробуйте рассматривать себя не как «специалиста такого-то отдела» или «менеджера такой-то службы», забудьте на некоторое время о том, что вы - часть большой системы, зависящая от начальства, клиентов, множества правил и т. п. Посмотрите на себя как на Персональную Корпорацию, ЗАО «Я». У этой корпорации есть все те же элементы управления, что и у любой фирмы, например: личное стратегическое планирование (постановка долгосрочных целей); маркетинг (изучение рынка труда); личная бухгалтерия (учет и планирование денег) и т. д.

Мы проактивно планируем будущее нашей «личной корпорации», выражаем свои мечты в форме долгосрочных целей. Не ждем милостей от природы, а берем их сами. Для этого нужно четко понимать, чего же мы хотим от жизни. Это далеко не так просто сделать, как кажется.

Попробуйте представить себе один день из вашей жизни через 3–5 лет. Пока не ограничивайте себя тем, что вы «должны» или что вы считаете «возможным». Лучше описать это видение будущего письменно, в форме эссе в 1–2 страницы размером.

Важно отличать «родные» цели (врач из небольшого города пишет о том, как создаст медицинский центр. Видно, что эта цель выстрадана, глубоко осмыслена, человек реально понимает, зачем это нужно людям и зачем это нужно ему) от «ксерокопии страницы глянцевого журнала» - навязанной цели («Выхожу из своего белоснежного «Порше», прихожу в свой белоснежный офис, менеджеры в белоснежных рубашках бегут выполнять мои ценные указания…») .

Следующим шагом попробуйте определить ваши базовые ценности, на основе которых можно будет формулировать долгосрочные цели.

Следующий шаг - формулирование личной миссии. Кто-то из западных бизнес-консультантов хорошо сказал:

Цели - это то, что мы берем от жизни, завоевываем, получаем.

Миссия - то, что мы отдаем, приносим в этот мир.

Теперь полезно определить ключевые области вашей жизни. Например: личное развитие; семья; друзья; хобби; работа; спорт; благосостояние и т. д. Ключевые области помогут нам не потеряться в хаосе дел и более точно поставить жизненные цели.

В классическом менеджменте и тайм-менеджменте рекомендуют ставить цели с помощью техники SMART - от слов specific, measurable, achievable, realistic, time-bound - конкретные, измеримые, достижимые, реалистичные, привязанные к времени.

Например, не просто «я хочу занимать хорошую должность», а «хочу стать топ-менеджером в телекоммуникационной компании, с годовым доходом не менее … у.е., не позднее чем в ближайшие три года».

Шаг 4. Рабочий день

Непреложная истина тайм-менеджмента: план дня должен быть. План существует не для того, чтобы загнать себя в жесткие рамки и не реагировать на изменяющиеся внешние обстоятельства. План - это как раз способ в изменяющихся обстоятельствах ориентироваться.

Планировать день с вечера - хорошо закрывается прошлый рабочий день, легче переключиться в режим нерабочего времени и отдыха, новый день начинается с достаточно ясной и определенной картины предстоящих дел, а не с хаоса. Удобно в более стабильной и предсказуемой деятельности.

Планировать день с утра - хорошо сочетается с решением «уточняющих задач»: согласованием (или подтверждением) времени встреч с контрагентами, раздачей поручений и уточняющей информации подчиненным и т. п. Удобно в менее предсказуемой деятельности, когда выше значимость «уточняющих задач».

Определите, какой из распространенных типов ежедневника больше вам подходит: с обзором недели - удобен для координации встреч и задач разных дней между собой - или с обзором дня - удобен при большом количестве задач на день.

Богатые возможности для улучшения планирования в ежедневнике дает такая простейшая вещь, как закладка. На ней можно:

Выписывать задачи, не привязанные жестко к конкретному дню, так, чтобы они всегда были перед глазами;

Держать список самых актуальных на данный момент контактов;

Выписывать «темы для размышления»: не задачи, требующие исполнения, а мысли, требующие развития.

Но самое полезное применение такой закладки - использовать ее как «стратегическую картонку»: выпишите на закладку в ежедневнике ваши долгосрочные цели. Такая «стратегическая картонка» будет постоянно напоминать о целях, и вы не утонете в текучке.

При планировании дня мы имеем дело с тремя типами задач:

«жесткие» встречи - привязанные к конкретному моменту времени («презентация в 12.00»);

«гибкие» задачи - не привязанные к жесткому времени («узнать время презентации»);

«бюджетируемые» задачи - крупные приоритетные задачи, не имеющие жесткого срока исполнения, но требующие большого ресурса времени («подготовиться к презентации - 2 часа»).

Алгоритм планирования дня следующий (на примере ежедневника с обзором дня).

1. В свободном пространстве (как правило, расположенном в ежедневниках справа от сетки времени) составьте полный список «гибких» задач (не привязанных к точному времени).

2. Выделите красным 2–3 приоритетные задачи. Выполнение «гибких» задач начинайте именно с них.

3. На сетке времени запланируйте «жесткие» встречи - привязанные к точному времени. Для приоритетных задач, требующих достаточно большого ресурса времени, забюджетируйте это время.

4. Время между «жесткими» встречами в ходе дня заполняйте, начиная с выполнения «красных» задач.

Шаг 5. Планирование

У древних греков было два разных слова для обозначения времени. «Хронос» - линейное, астрономическое, измеримое время, привычное нам время ежедневников и органайзеров. И «кайрос» - удобный момент, удобные обстоятельства для совершения какого-либо дела.

Многие задачи практически невозможно привязать к жесткому времени исполнения. Возможность их выполнить связана с наличием нужного «кайроса», контекста, совокупности благоприятных обстоятельств.

Систему контекстного планирования можно наладить в любом обычном ежедневнике. Для этого нужно сделать следующее.

Выявить актуальные для вас контексты (как правило, достаточно 5–7).

Создать разделы в ежедневнике или категории в Outlook, соответствующие этим контекстам.

При приближении какого-либо контекста («кайроса») достаточно заглянуть в соответствующий раздел органайзера и освежить в памяти нужные дела.

Другой способ управления «кайросовыми» задачами в ежедневнике - записывать их на стикеры и прикреплять на те дни, в которые вы предполагаете наступление «кайроса».

Любопытный пример. Про Александра Сергеевича Пушкина рассказывают, что, читая разгромную рецензию на какое-нибудь из своих произведений, он выписывал имя автора и название рецензии на бумажку, которую клал в специальную хрустальную вазу. Когда наступал «кайрос» «ехидное настроение», Пушкин доставал из вазы одну из таких бумажек и писал на автора рецензии эпиграмм у.

Для того чтобы держать все эти задачи под контролем, нужны всего три основных раздела в вашей системе планирования.

1. День: задачи на сегодня - план дня в ежедневнике.

2. Неделя: среднесрочные задачи - выполнение которых прогнозируется в ближайшие неделю-месяц.

3. Год: долгосрочные задачи - все прочие.

Нужен не жесткий план на период, а жесткие правила перемещения задач между разделами. А именно...

1. Вечером, при планировании следующего дня, просматривается раздел «Неделя». Все «дозревшее до выполнения», наиболее актуальное, переносится в раздел «День».

2. Раз в неделю, при планировании следующей недели, просматривается раздел «Год». Все наиболее актуальное переносится в раздел «Неделя».

Такая система позволяет:

С одной стороны, не загонять себя в рамки жесткого плана, не пытаться прописывать будущее слишком детально, составляя планы на неделю/месяц;

С другой стороны, не отдавать все «на волю волн», гарантировать себе, что нужная задача вспомнится в нужное время за счет регулярного просмотра разделов «Неделя» и «Год».

Шаг 6. Приоритеты

Если бы меня попросили передать всю суть этой книги одной строчкой, я бы сказал так: «Тратьте ваше невосполнимое время на Главное».

Первое, с чего начинается расстановка приоритетов, - расчистка вашей жизни от навязанных дел. На уровне конкретного дня это, в частности, означает умение говорить «нет» делам, которые не соответствуют вашим целям, ценностям или принципам.

Я не говорю о том, что необходимо отказаться от взаимопомощи и умения работать в коллективе. Освоить искусство говорить «нет» - не означает стать человеком, от которого никогда не дождешься помощи, который теряет друзей и хороших знакомых. Иногда полезно и встретить родственников начальника, и помочь другу устроиться на работу. Но если этого по каким-то причинам не хочется делать - не бойтесь вежливо, но твердо отказывать.

Следующий способ освобождения времени для главного, приоритетного - купить чье-то время. Единственный способ это делать - делегирование задач, когда мы не тратим на выполнение задачи свое время, а покупаем, в буквальном или переносном смысле, чужое. Делегирование мы будем понимать широко: не только как передачу задачи подчиненному, но и передачу ее «по горизонтали» коллегам, покупку внешней услуги и т. п.

Важно понять, что приоритетность не существует сама по себе. У каждого из нас в голове есть своя система критериев. У разных людей и для разных задач эти критерии и их «весовые коэффициенты» различны. Понятия «лучше», «хуже» и «приоритетнее» существуют не сами по себе, а только в привязке к определенной системе критериев.

Интересно посмотреть на опыт аудиторов PricewaterhouseCoopers, для которых расстановка приоритетов особенно важна, поскольку каждый из них работает в условиях большого количества проектов и под руководством нескольких менеджеров, каждый из которых ставит свои задачи. На тренингах в разных группах была сформулирована примерно следующая система критериев.

1. Источник задачи и его настойчивость (уровень руководителя, поставившего задачу, и приоритетность задачи для него).

2. Вклад задачи в общий результат (цели компании, цели проекта).

3. Влияние на работу коллег «по горизонтали».

4. Срочность.

5. Собственный интерес к задаче.

6. Сложность, времязатратность (сложные задачи - в первую очередь).

7. Наличие в данный момент доступных ресурсов (информации и т. п.).

Определив сравнительную приоритетность долгосрочных целей, проанализируйте ваш ежедневник и определите, сколько примерно процентов времени в вашем еженедельном бюджете вы выделяете на каждую из этих целей. Часто оказывается, что расходы времени на разные цели совершенно не совпадают с их приоритетностью: наиболее значимому достается меньше всего времени.

Шаг 7. Информация

Любой человек, желающий достичь успеха в наше время, не может обойтись без личной системы «информационного менеджмента». Эта система должна отвечать и на самые простые вопросы, например «как должны храниться документы на рабочем столе?», и на самые сложные, например «когда, как и чему учиться?», «что, как и зачем читать?», «как рождать гениальные идеи в ситуации неопределенности?».

Управление информацией в личной работе начинается с системы чтения. Вот несколько простых рекомендаций по системе чтения.

1. Обеспечьте себе возможность возвращаться к нужной (ключевой) информации.

2. Применяйте сразу. Прочитали страницу - внедрите в практику, только после этого читайте следующую.

3. Расставляйте приоритеты в ходе чтения. Думаю, полезнее выбрать две-три главы, которые вам реально нужны, прочитать их вдумчиво и получить максимум пользы, чем поверхностно пробежаться по всей книге.

Простые правила оптимизации общения с телевизором.

Смотрите интересующие вас передачи в удобное для вас время.

Постарайтесь уменьшить количество телевизионного фона (во время утренних сборов, работы по хозяйству и т. п.). Лучше послушайте в это время хорошую музыку, аудиокнигу.

Спрячьте пульт дистанционного управления куда-нибудь подальше. «Заппинг», бессмысленное переключение каналов, многие исследователи совершенно серьезно относят к наркотикам.

Аналогичный подход работает и с другими источниками новостей. Ответьте себе честно на вопрос: мне нужна эта информация или я просто заполняю информационным шумом внутреннюю пустоту, причина которой - отсутствие прочувствованных жизненных целей и «драйва» к их достижению?

Электронная почта - великолепный и пока недооцененный многими руководителями инструмент. Ее «тайм-менеджерское» преимущество в том, что почта не требует «одновременности» контакта - вы высылаете почту в удобное вам время, контрагент читает в удобное ему время.

Отключите оповещение о приходе нового письма. Проверяйте почту с установленной периодичностью и не отвлекайтесь на нее в другое время.

Заведите папки по ключевым для вас темам, либо проектам, либо людям и настройте автоматическую сортировку почты.

От обработки потоков входящей информации перейдем к ее хранению. У каждого из нас есть свои информационные потоки: бумажные документы, входящая электронная почта, электронные документы и т. п. Чем сложнее наша работа, тем эти потоки интенсивнее и тем более вдумчиво нужно формировать систему хранения информации. Рекомендуется использовать для этого метод «ограниченного хаоса».

1. Создаем «место хаоса» - входящий накопитель, в который складывам абсолютно все документы.

2. Мысленно сравниваем «расходы на хаос» (время на поиск) и «расходы на порядок» (время и внимание на создание и поддержание порядка).

3. Когда «расходы на хаос» становятся недопустимо велики, то есть когда «место хаоса» становится слишком большим, делаем первый «шаг порядка». Вычленяем из хаоса наиболее легко отделяемый тип документов («Проект А», «Иванов», «Поставщики», «Финансовые документы»). «Отсаживаем» эти документы в отдельную папку. Теперь все документы этого типа кладем только в новую папку, а все остальные документы - только во входящий накопитель.

При следовании этому алгоритму рядом с «местом хаоса» (входящим накопителем) у нас будет постепенно вырастать «место порядка».

В течение дня при интенсивной работе нам поступает огромное количество информации. Когда мы эти задачи материализуем, рабочий стол заполняется стикерами и документами, сигналящими о необходимых делах. Но проблема в том, что внимание человека не безгранично. Это такой же ценный ресурс, как и время.

Его тоже необходимо расходовать грамотно. На вашем рабочем столе, на доске со стикерами или прикрепленными кнопками документами выделите три основные области:

Центр внимания, в котором находится один объект (документ, напоминалка), с которым вы непосредственно сейчас работаете;

Область ближайшего внимания, содержащую 7±2 объекта, «близко необходимых»;

Область далекого внимания - все остальное.

Главное правило управления вниманием: если вы приблизили что-то к центру внимания - что-то обязательно удалите от него.

Это похоже на японскую систему управления складскими остатками «канбан». Вашему подразделению выделяется несколько квадратных метров склада, они обводятся хорошо заметной линией. Вы можете как угодно управлять вашими складскими остатками, но не имеете права выходить за эту линию и занимать больше квадратных метров, чем вам отведено .

Шаг 8. Поглотители

Хронометраж, учет и анализ расходов времени - инструменты для борьбы с поглотителями.

Провести хронометраж нетрудно. Возьмите любой блокнот, который вам удобно будет носить с собой. И с самого утра начинайте фиксировать в нем все, что делаете в течение дня. Обращайтесь к блокноту примерно раз в полчаса-час и фиксируйте все дела с точностью до 5–10 минут.

Мелкие прерывания и отвлечения (менее 5 минут) вы можете отмечать галочками на полях. В конце дня подсчитайте количество галочек, умножьте на две-три минуты - и получите количественный показатель по одному из самых неприятных и незаметных «воров времени».

С помощью хронометража можно получить данные по таким, например, вопросам.

Какое количество (или процент) времени я трачу на долгосрочные приоритетные проекты?

Какое количество времени я трачу на задачи, которые в принципе мог бы делегировать, но почему-то делаю сам?

Какой процент времени я трачу на поглотители?

Один из самых типичных поглотителей времени - общественный транспорт или автомобиль. Вот несколько способов оптимизации транспортного времени: читайте либо слушайте аудиокниги; отдыхайте - если действительно отдыхаете; выбирайте нестандартные маршруты и время; учитесь (например, учите язык); планируйте; делайте исходящие звонки и т. д.

Где брать время на внедрение в вашу практику техник тайм-менеджмента? Первое правило: используйте для этого любые «отходы времени». Например: в курилке, в пробке или во время ходьбы, в приемной руководителя и т. д. Второе правило: создайте четкий ритм повышения личной эффективности.

1. Ежедневно - одно маленькое разгребание завалов. Почты во «Входящих», бумаг в центре рабочего стола, задач с близким сроком выполнения в Outlook и т. п.

2. Еженедельно - внедрение новой техники управления временем. Провели тотальный хронометраж недели; выбросили все бумажки и завели ежедневник; придумали структуру папок для хранения файлов в «Моих документах» и т. д.

3. Ежеквартально - «дисциплинарная неделя». Живем правильно, не даем себе поблажек, выделяем полчаса в день на тайм-менеджмент.

И главное, помните: вложения времени в тайм-менеджмент - это не затраты, а инвестиции.

Шаг 9. «ТМ-бацилла»

Как «заразить» ваших подчиненных «ТМ-бациллой»? Сначала нужно с помощью ТМ-бациллы задействовать внутренние, добровольные ресурсы, а лишь затем - внешние, ресурсы принуждения.

Первый шаг в стратегии добровольности - покажите личный пример. Действенность этого метода трудно переоценить. Предъявляйте, а не декларируйте организованность, пунктуальность, уважение к времени коллег и подчиненных.

Второй шаг - создайте мотивацию на применение ТМ-техник. Именно мотивацию (не путать со «стимулированием»): не систему наград и наказаний, а понимание, почему временем можно и нужно управлять.

Третий шаг - двигайтесь маленькими шагами, но ритмично. Предлагайте подчиненным новые техники регулярно, как минимум раз в неделю. Чем проще и понятнее эти техники будут - тем лучше.

Иногда во внедрении тайм-менеджмента не обойтись без административного ресурса. Как его лучше применять? Лучше меньше инструментов, но - обязательных. Придумайте простые и быстрые «кнуты и пряники».

И в заключение - главный принцип: посчитайте цену своего времени, цену времени подразделения. Постарайтесь выразить в деньгах. И боритесь за время не менее жестко, чем за деньги.

Тайм-менеджмент личных и семейных отношений - дело непростое. Формальный план-график здесь вряд ли пропишешь. Нужно уметь договариваться. Предлагаю в качестве основы для таких договоренностей несколько простых принципов.

1. «Мы вместе» не значит «мы делаем одно и то же».

2. У каждого должно быть время для себя.

3. Принципы взаимоотношений должны проговариваться в явном виде.

Я считаю, что учить тайм-менеджменту нужно как плаванию и чтению: чем раньше, тем лучше. Если не с детского сада, то как минимум с раннего или среднего школьного возраста.

Для студентов и старших школьников ничего специально изобретать не надо. Они, как правило, с большим интересом воспринимают именно «взрослые» технологии - «у меня все как у настоящих менеджеров». Для младшего школьного возраста необходимо внести больше элемента игры, разноцветности, азарта.

Самомотивация («слоны», «лягушки», «пряники» и т. д.) - промедление и откладывание важных задач в детском тайм-менеджменте обычно является ключевой проблемой;

Обзорная таблица ежедневных дел - как сказал один менеджер, теперь его сын не забывает, что кроме «погулять» и «посмотреть телевизор» существуют еще «сделать уроки» и «вынести мусор», и встречает его вечером так: «Папа, ура, я сегодня все успел!»;
планирование хороших оценок - с помощью обзорных таблиц.

Шаг 10. ТМ-манифест

Можно с пользой для себя применять «35 методов планирования дня» и «28 приемов самомотивации». Можно выйти на следующий уровень и наладить логичную и структурированную систему управления личным временем. И наконец - можно овладеть идеологией, проникнуться духом, прочувствовать фундаментальные принципы.

Большинство часто звучащих сомнений относительно тайм-менеджмента - например, «засушит и обесчеловечит», «повредит человеческим взаимоотношениям», «несовместим с творчеством» - как раз предостережение об опасности техник, примененных без понимания духа методологии. Что ж, ножом можно порезаться, а вилкой - уколоться, но это не повод есть руками. Нужно просто учиться грамотно обращаться с инструментами. В том числе - с идеологиями и методологиями.

В основе идеологии тайм-менеджмента лежат простые факты и аксиомы.

Жизнь дана человеку один раз.

Время - это материал, из которого «сделана жизнь».

Время и поступки человека в нем - необратимы.

Управление временем - термин не вполне корректный (хотя и удобный), управлять временем нельзя. Организовывать время - можно. Под «организацией времени» предлагаю понимать весь комплекс вопросов о взаимоотношениях человека и Времени, а именно...

1. Как идти быстро и грамотно, не переутомляясь в пути, - эффективность.

2. Куда идти, как выбирать цели - стратегия.

3. Зачем идти, как осознавать и «выкристаллизовывать» свои ценности - философия.

Кратко я бы выразил ТМ-идеологию следующим образом: «Вдумчиво и осмысленно использовать невосполнимое время жизни в соответствии с осознанными личными ценностями и приоритетами». Все остальное приложится - и техники, и их грамотное применение без перекосов и «вредных побочных эффектов».

(оценок: 3 , среднее: 1,67 из 5)

Название: Тайм-драйв: Как успевать жить и работать
Автор: Глеб Архангельский
Год: 2008
Жанр: Поиск работы, карьера, Управление, подбор персонала, Корпоративная культура

О книге «Тайм-драйв: Как успевать жить и работать» Глеб Архангельский

Глеб Архангельский – известный российский эксперт по учету времени. Он является одним из создателей и главным идеологом Тайм-менеджерского общества, а также основателем и генеральным директором консалтинговой компании «Организация времени».

Архангельский написал несколько книг по тайм-менеджменту, которые моментально стали бестселлерами. За последние 30 лет, в России не была написана ни одна книга по организации времени, а труды Архангельского стали первыми в своем роде. Ведь еще несколько лет назад считалось, что исходя из особенностей русского менталитета, планировать время здесь просто невозможно. Однако автору и участникам его ТМ-сообществ удалось доказать обратное. Планировать время не только возможно, но и нужно.

В основе тайм-менеджмента лежит очень много составляющих. Его технологии дают возможность максимально использовать, так необходимое и скоротечное время, в соответствии со своими целями и потребностями. Истинная суть оптимального распределения времени – в определении своих целей и действий в соответствии с ними.

Очередная книга Архангельского «Тайм-драйв: Как успевать жить и работать» стала для читателя «программой-минимум», собрав в себе самые действенные техники по управлению личным временем. Приведены здесь и универсальные советы по организации времени труда и отдыха, по мотивации и постановке целей, их ранжированию, а также быстрочтению. Книга написана настолько просто и доступно, что будет легка и понятна в прочтении даже откровенному дилетанту в тайм-менеджменте.

«Тайм-драйв», поэтапно раскрывая суть управления временем, неизменно иллюстрирует все свои тезисы реальными примерами российской жизни, что для отечественного читателя стало настоящим подарком. Так намного проще и быстрее приходит понимание сути работы по управлению временем.

О драгоценных ресурсах времени уже сказано немало. Автор в очередной раз подчеркивает, что наш информационный век задает небывалые темпы и успевать даже половину из запланированного удается далеко не каждому. Но автор с небывалым энтузиазмом мотивирует читателя не бояться ставить самые амбициозные цели и достигать их. Учит не только планировать желаемое, но и методично превращать свои мечты в реальность.

«Тайм-драйв» обязательно поможет своему читателю найти общий язык со Временем и наполнить свою жизнь такими свершениями, о которых он раньше не мог и мечтать.

На нашем сайте о книгах сайт вы можете скачать бесплатно без регистрации или читать онлайн книгу «Тайм-драйв: Как успевать жить и работать» Глеб Архангельский в форматах epub, fb2, txt, rtf, pdf для iPad, iPhone, Android и Kindle. Книга подарит вам массу приятных моментов и истинное удовольствие от чтения. Купить полную версию вы можете у нашего партнера. Также, у нас вы найдете последние новости из литературного мира, узнаете биографию любимых авторов. Для начинающих писателей имеется отдельный раздел с полезными советами и рекомендациями, интересными статьями, благодаря которым вы сами сможете попробовать свои силы в литературном мастерстве.

Цитаты из книги «Тайм-драйв: Как успевать жить и работать» Глеб Архангельский

Правила творческой лени просты:
Если уж лениться, то на 100 %, не пытаясь делать в это время что-то еще, думать, решать проблемы и т. п. Чистая лень – это чистое ощущение полноты бытия и всеобщей гармонии мироздания.
Сознательно принимать решение: «Хочу лениться – и буду это делать». Без колебаний и угрызений совести.
Перед творческой ленью загружать мозг информацией по важной для вас творческой проблеме. Но не думать о проблеме во время самой лени!

Попробуйте рассматривать себя не как «специалиста такого-то отдела» или «менеджера такой-то службы», забудьте на некоторое время о том, что вы – часть большой системы, зависящая от начальства, клиентов, множества правил и т. п. Посмотрите на себя как на Персональную Корпорацию, ЗАО «Я». У этой корпорации есть все те же элементы управления, что и у любой фирмы, например:
личное стратегическое планирование – постановка долгосрочных целей;
маркетинг – изучение рынка труда;
личная бухгалтерия – учет и планирование денег и т. д.

Если сразу создать список ключевых областей трудно – возьмите 30–40 бумажных карточек и выписывайте на них ваши обычные ежедневные дела. Например, «пишу отчет», «провожу интервью», «отвечаю на звонок клиента», «разговариваю с другом по телефону» и т. д. Дальше раскладывайте эти бумажки на 5–7 групп, в каждую группу – близкие по смыслу задачи. Когда нарисуется логичная структура этих групп, достаточно будет придумать им простые названия. Ваши ключевые области готовы.

Третий шаг создания личной ТМ-системы
Сформулируйте личные ценности и поставьте долгосрочные цели для воплощения мечты в реальность.
Краткие рекомендации:
Управляйте своей «персональной корпорацией» проактивно.
Расчистите штампы и нарисуйте «ваш день через несколько лет».
Определите ваши ценности с помощью «мемуарника».
Сформулируйте личную миссию в форме эпитафии.
Ищите ваше призвание.
Выявите 5–7 ключевых областей вашей жизни.
Сделайте обзорный график жизненных целей по ключевым областям и будущим годам.
Наиболее близкие и понятные цели сделайте измеримыми.

Слева выписаны все ваши ежедневные «бифштексы» и «лягушки». Справа вы ежедневно отмечаете их выполнение или невыполнение. Если какая-либо работа на сегодня не предполагалась – оставляйте пустое место. Если предполагалась, но не выполнена – ставьте прочерк. Если выполнена – ставьте галочку.

Президент торговой сети «Электрофлот» Максим Бирюлин рассказал про своего знакомого топ-менеджера. «Он уже несколько лет пользуется четырехцветной ручкой и все задачи в ежедневнике пишет только ей. Обычные дела – синим, приоритетные – красным, делегированные «на контроль» – зеленым, неприятные и откладываемые – черным».

Как правило, оптимальный режим – примерно 5 минут отдыха через каждый час. Возможно – 10 минут через 1,5 часа. Длительность от часа до полутора – наиболее комфортный для человека интервал непрерывной работы. Вспомните школу и вуз: урок – 45 минут, «пара» – 1,5 часа.

Второй шаг создания личной ТМ-системы
Освойте методы настройки на выполнение сложных и неприятных задач для сокращения времени работы над ними.
Краткие рекомендации:
Используйте «якоря» для настройки на различные задачи и отдых.
Применяйте «метод швейцарского сыра» при раскачке.
Ежедневно съедайте минимум одну «лягушку».
Дробите «слонов» на «бифштексы», приближающие к достижению «слона».
Поощряйте себя «промежуточными радостями».
Заведите таблицу ежедневных дел, со списком наград за исполнение.
Попробуйте календарик-пинарик.

Проза жизни: вчера – рано, завтра – поздно, сегодня – некогда.

Скачать бесплатно книгу «Тайм-драйв: Как успевать жить и работать» Глеб Архангельский

(Фрагмент)

В формате fb2 : Скачать
В формате rtf : Скачать
В формате epub : Скачать
В формате txt :

Время – отнюдь не деньги, как считают некоторые люди. Время обладает в жизни человека гораздо большей ценностью. Время – это самый ценный ресурс, который только у человека может быть, и восполнить его, если уж он потрачен или потерян, никак не удастся, в отличие от денег.

Именно эта позиция стала основой жизни и деятельности одного из ведущих специалистов в области т в России – Глеба Архангельского. И говоря сегодня об управлении временем, не упомянуть этого человека просто нельзя. Именно по этой причине мы решили посвятить одну из наших статей личности и основным идеям и концепциям этого интересного человека и настоящего профессионала своего дела.

Кто такой Глеб Архангельский?

Глеб Алексеевич Архангельский, как уже было отмечено, один из самых ярких специалистов по тайм-менеджменту в России. В настоящее время он является известным бизнес-тренером, автором нескольких популярных книг по тайм-менеджменту, среди которых «Корпоративный тайм-менеджмент» и «Тайм-драйв», ставшие бестселлерами, а также генеральным директором своей собственной компании «Организация Времени», главным редактором интернет-портала «Improvement.ru», заведующим кафедрой тайм-менеджмента Московской финансово-промышленной академии и кандидатом экономических наук.

Глеб Архангельский родился в Ленинграде. Окончил Санкт-Петербургский Государственный Университет, обучаясь в котором и начал интересоваться вопросами управления временем, т.к. этого требовало совмещение учёбы с работой.

После окончания университета, Архангельский начал работать в банке, однако с организацией временем его деятельность связана никак не была. Руководство поручило ему заниматься проектом производства шампиньонов. Но это было настолько муторным и скучным занятием, что Глеб пошёл к руководству и честно признался, что это занятие, как говорится, не его, а . Вполне обычная ситуация, за которой, как подразумевается, должно было последовать увольнение. Но именно в этот момент в жизни Глеба Архангельского произошло событие, которое можно назвать судьбоносным.

Руководитель Глеба спросил его том, чем бы он хотел заниматься. Глеб ответил, что его интересует система учёта и анализа времени. И желание будущего профессионала заниматься представленным вопросом самым прекрасным образом совпало с потребностями банка в . Так Глеб Архангельский начал заниматься тем, что ему действительно нравится, постепенно налаживая и совершенствуя свои отношения с самым ценным ресурсом, который есть в его жизни – временем.

Оставив впоследствии работу в банке, герой нашей статьи принял решение об основании своей собственной консалтинговой компании «Организация Времени», главой которой он и является по настоящий день. Результатом предпринимаемых этим человеком усилий и стала его репутация основоположника российской школы тайм-менеджмента.

Нельзя, конечно, говорить о том, что вопрос организации временного ресурса не был актуальным в нашей стране – им всегда интересовались отечественные бизнесмены и менеджеры разных категорий, но именно Глебом Архангельским данная проблема была локализована и начала исследоваться на самом серьёзном уровне. Сегодня проводимые Глебом Архангельским семинары и мастер-классы, касаемо тематики тайм-менеджмента, пользуются невероятным успехом.

Здесь же напомним, что тайм-менеджмент вообще представляет собой особую технологию, позволяющую абсолютно любому человеку овладеть и добиться, в конечном счёте, максимальной личной эффективности и продуктивности в любом деле, каким бы он ни занимался. Именно это и обуславливает ту актуальность управления временем, которую мы можем наблюдать в наши дни.

Идеи Глеба Архангельского

В общем и целом, суть методик Глеба Архангельского основывается на двух базовых принципах:

• Знать о грамотных методах управления временем
• Внедрять эти методы в свою жизнь постепенно, но ежедневно

«Съедать по утрам лягушек»

Одним наиболее эффективным методом управления временем является «съедать по утрам лягушек». Под «лягушкой» здесь понимается самое неприятное дело, которое вам нужно выполнить в течение дня. «Съесть лягушку» означает выполнить это дело. Решая в начале дня самую неприятную задачу можно не только избавить себя от неприятных забот, но и зарядиться положительной энергией на весь предстоящий день.

«Резать слона на бифштексы»

Следующим отличным методом тайм-менеджмента является «разрезание слона на бифштексы». «Слон» — это какое-то глобальное дело, выполнить которое за один заход не удастся. Чтобы сделать это, нужно разделить его на более мелкие части, т.е. «порезать на бифштексы». Пошаговое решение сложной задачи – это и есть путь к её окончательному решению.

Пошаговое выполнение дел

Ещё одним действенным советом Глеба Архангельского является выполнение одновременно только одного шага. Это касается . Из всего объёма дел, которые нужно сделать, и задач, которые нужно решить, следует выбирать одну или две, и направить все свои усилия именно на их решение в течение нескольких ближайших недель. Причём, выбирать рекомендуется задачи, которые ориентированы на достижение .

Расширение зоны деятельности

Вот ещё один совет: как только вы успешно завершили некоторое количество небольших проектов в какой-либо одной сфере, нужно начинать расширять зону охвата, т.е. приступать к планированию дел в какой-то новой области, а затем начать реализовывать эти планы, предварительно разбив их на несколько составляющих. Такой нехитрый манёвр позволит вам достигать высоких результатов в той сфере, к которой вы привыкли, а также постепенно выходить из , занимаясь всё новыми делами.

Анализ

Помимо всего вышеуказанного, есть и ещё один существенный момент, касающийся управления временем – это анализ. В процессе своей деятельности человек должен уделять должное внимание аналитической работе, которая, в свою очередь, может подразделяться на две составляющих:

• Анализ своей деятельности
• Анализ своих наклонностей

Анализ своей деятельности подразумевает анализ того, на что именно расходуется ваше время, куда уходит большая его часть, присутствуют ли в вашей жизни и т.п. Здесь очень удобно пользоваться традиционными методиками анализа использования времени, такими, к примеру, как фиксация затраченного времени в течение нескольких недель, ведение ежедневника, анализ выполненных дел в конце дня и некоторыми другими.

А анализ своих наклонностей предполагает задавание самому себе вопросов, касающихся привычек в использовании времени. Такими вопросами являются:

• Какую деятельность, занимающую более 30 минут в неделю, я могу ?
• Какие дела, на выполнение которых тратится более часа в неделю, я могу выполнить в два раза быстрее?
• Могу ли я какие-то дела, занимающие более 30 минут в неделю, делегировать кому-то другому?
• Какая моя деятельность в течение дня оказалась максимально эффективной, а какая – минимально?
• Сколько времени я затратил на в течение дня?
• Сколько времени я трачу на и самосовершенствование?
• Сколько времени я трачу на выполнение рутинных и экстренных дел?

Помимо этих вопросов, имеется также и ряд других.

Проанализировав при помощи такой методики затраты своего времени, вы сможете увидеть, каким образом распределяется в течение дня ваш временной ресурс, и какими вы обладаете склонностями в рамках этого вопроса. Это поможет вам исключить вполне привычную, но неэффективную организацию личного времени, заменив её более продуктивной.

Напоследок

• «Корпоративный тайм-менеджмент: энциклопедия решений»
• «Формула времени: тайм-менеджмент на «Outlook 2007»
• «Организация времени: от личной эффективности к развитию фирмы»
• «Тайм-менеджмент: учебное пособие»

Кроме того, мы можете посетить ресурс Глеба Архангельского – «Improvement.ru », а также записаться на его тренинги и семинары (информация есть на сайте Архангельского).

Если же вам интересно узнать о других специалистах в области тайм-менеджмента, вы можете сделать это, перейдя по . Не забудьте ознакомиться и с .

Текущая страница: 1 (всего у книги 19 страниц) [доступный отрывок для чтения: 5 страниц]

Глеб Архангельский, Сергей Бехтерев, Марианна Лукашенко, Татьяна Телегина
Тайм-менеджмент. Полный курс

Авторы: Архангельский Г.А. – главы 2, 7, 8; Бехтерев С.В. – глава 4 (совместно с Т.В. Телегиной ); Лукашенко М.А. – главы 1, 5; Телегина Т.В. – главы 3, 4 (совместно с С.В. Бехтеревым ), 6.

Редактор П. Суворова

Руководитель проекта А. Василенко

Корректор Е. Аксенова

Компьютерная верстка М. Поташкин

© Архангельский Г.А., 2008

© Лукашенко М.А., 2008

© Телегина Т.В., 2008

© Бехтерев С.В., 2008

© ООО «Альпина Паблишер», 2012

Все права защищены. Никакая часть электронной версии этой книги не может быть воспроизведена в какой бы то ни было форме и какими бы то ни было средствами, включая размещение в сети Интернет и в корпоративных сетях, для частного и публичного использования без письменного разрешения владельца авторских прав.

© Электронная версия книги подготовлена компанией ЛитРес

* * *

Введение

XXI в. предъявляет новые требования к каждому из нас, кем бы мы ни были: менеджерами и специалистами, руководителями, студентами, школьниками или владельцами собственных предприятий. Экономическая ситуация быстро меняется, объем получаемой нами информации растет изо дня в день, усиливается конкуренция, в том числе и на рынке труда. В этих условиях исключительную важность приобретает управление таким неосязаемым и невосполнимым ресурсом, как время. Время становится важнее денег.

В новой экономике, где жизненные циклы товаров исчисляются месяцами и неделями, на первый план выходит способность быстро и гибко реагировать на любые непредвиденные ситуации. Постоянные изменения деятельности – внедрение новых систем управления, выход на новые рынки, разработка и выведение на рынок новых продуктов – становятся нормой в деятельности компаний и организаций. Изменения влекут за собой увеличение объемов выполняемых менеджерами и специалистами задач, порождают необходимость изыскивать резервы времени на реализацию инновационных проектов.

Растущие темпы изменений требуют от современных специалистов принятия большего числа самостоятельных решений, умения самостоятельно организовывать и планировать свою работу. Все возрастающие внешние запросы к работнику требуют от него умения самостоятельно (без обращений к руководителю) расставлять приоритеты в условиях ограниченных временных ресурсов.

Поэтому одной из основополагающих компетенций современного профессионала в последнее время стало умение эффективно организовывать время на любом уровне – личном, командном, корпоративном, а также способность согласовывать свои действия с действиями окружающих для выполнения поставленных задач.

Научиться рационально использовать ресурс времени, действовать эффективно и добиваться успеха можно, научившись правильно планировать свою деятельность, управлять своими задачами и делами (как долгосрочными, так и краткосрочными), расставлять приоритеты, ставить перед собой цели и достигать их, распределять свою рабочую нагрузку, находя время и для работы, и для отдыха. И чем раньше нам удастся освоить навык эффективного управления своим временем, тем быстрее и легче будет наш путь к вершинам мастерства и успеха. Ведь на то, чтобы построить свою карьеру и достичь желаемого уровня, человеку дано менее 20 лет. И важно этим временем грамотно распорядиться, не растерять по дороге к своей цели драгоценные и невосполнимые часы и минуты, складывающиеся в годы.

Предоставляем вам возможность изучить и начать применять на практике техники тайм-менеджмента, которые сделают ваше движение к вершинам успеха не только быстрым, но и приятным.

История становления тайм-менеджмента в России

Часто тайм-менеджмент воспринимается как чисто западная технология. Однако отечественная школа научной организации труда и личного времени имеет ряд собственных достижений, не имеющих аналогов в западной науке. Более того, многие из разработок отечественных исследователей организации времени были позаимствованы западными специалистами. В истории развития отечественного тайм-менеджмента можно выделить три основных этапа.

Первый этап приходится на 20-е гг. ХХ в. – период бурного развития экономики и научной организации труда (НОТ). Это время трудового энтузиазма, лозунгов и призывов и в то же время период очень грамотного и эффективного хозяйствования, управления экономикой страны. Зарождение и развитие тайм-менеджмента на этом этапе было связано с именами А. К. Гастева и П. М. Керженцева, чьи идеи и опыт были особенно важны для дальнейшего изучения и развития организации времени.

Алексей Капитонович Гастев, директор Центрального института труда (ЦИТ), был лично знаком и состоял в переписке с Генри Фордом. Зная идеи Форда и Фредерика Тейлора, он во многом не соглашался с ними. В отличие от Тейлора, акцентировавшего внимание на системе и организации, и Форда, совершенствовавшего технику производства, Гастев основное внимание уделял человеческому фактору. Он считал, что именно человек играет главную роль в деятельности предприятия. Поэтому рассмотрение организационной эффективности в целом начинается у Гастева с личной эффективности отдельного человека на его рабочем месте. Некоторые из его разработок позволили одному из «отцов» научного менеджмента Ф. Гилбрету, ознакомившись с публикациями ЦИТ, заявить: «Русские глубже нас входят в НОТ».

18.07.1923 г. в газете «Правда» появилась статья «Время строит аэропланы», которая начиналась так:

«На одном съезде Советов я сидел рядом с американским журналистом. Заседание, назначенное в 11 ч., до часу еще не начиналось, как это у нас часто бывает. Журналист меня спросил:

– Сколько человек в зале?

– Тысячи три с половиной.

– Среди них много слесарей, токарей, модельщиков?

– Да, вероятно, в зале преобладают рабочие разных специальностей.

Тогда мой американец, что-то черкнув в книжечке, сказал:

– Мы сегодня потеряли 7 тысяч рабочих часов в ожидании начала заседания. При такой затрате рабочей силы можно было построить один, а то и два аэроплана.

Мы прождали еще «с пол-аэроплана», и только тогда заседание началось.

В самом деле, нам пора выражать наши бесконечные запаздывания в каких-то реальных величинах, например в аэропланах нашего воздушного флота. Тогда мы скорее осознаем экономическую гибельность нашей расхлябанности. Тогда мы научимся ценить время и работать с точностью».

Эта статья вызвала широкий отклик и стала катализатором общественного движения борьбы за время, результатом которой стало создание Лиги «Время». Ее руководителем и автором статьи был Платон Михайлович Керженцев . В тот удивительный период в отечественной истории без всякого государственного вмешательства люди организовывали ячейки Лиги «Время», писали статьи, «заражали» окружающих идеей разумного отношения к времени. Практически во всех газетах вскоре появились разделы «Борьба за время». При этом Лига предъявляла к своим членам достаточно жесткие требования, благодаря которым они не просто призывали к организации времени, но и предъявляли то, к чему призывали. К сожалению, Лига «Время», как и большинство организаций, связанных с научной организацией труда, была закрыта параллельно со свертыванием НЭП (новой экономической политики). Но опыт деятельности Лиги показал, что ставить задачу борьбы за время в масштабах общества и государства – возможно.

«Второй этап» отечественного тайм-менеджмента начался с выхода в начале 1970-х гг. книги Даниила Гранина «Эта странная жизнь»1
Гранин Д. Эта странная жизнь // Собр. соч.: В 8 т. – СПб.: Вита Нова, 2009. – Т. 4.

В ней повествуется о биологе А.А. Любищевеве, молодости поставившем себе глобальную цель: разработать периодическую систему биологических объектов, подобную периодической системе химических элементов Менделеева. Подсчитанное им количество времени, необходимое для достижения этой цели, оказалось гораздо больше средней продолжительность жизни человека. Александр Александрович решил изыскивать резервы времени, для чего стал вести хронометраж своей деятельности, анализировать его результаты, планировать свою работу. Здесь впервые появляется идея хронометража как основы системы управления личным временем. Прозвучала также важная идея бюджетирования расходов времени – гораздо более гибкого метода, чем обычное для западных подходов планирование. Книга вызвала широкий отклик и значительный интерес к теме организации личного времени. Последователи Любищева переписывались друг с другом, творчески развивали его методы и вырабатывали новые. Постепенно кристаллизовалась основная идея «любищевского» подхода – эффективное мышление как основа личной эффективности, и хронометраж как инструмент выработки этого мышления. Иначе говоря, личная эффективность не сводится к набору техник и приемов; наибольший результат дает осознанное управление временем как метод мышления .

Третий этап. В завершение рассказа об отечественной школе организации личного времени необходимо упомянуть такое уникальное явление, как первое в России и в мире онлайновое тайм-менеджерское сообщество, на сегодняшний день являющееся носителем и генератором наиболее современных методов повышения личной эффективности.

Сообщество зародилось при сайте «Организация времени» www.improvement.ru в начале нового тысячелетия, в январе 2001 г., и соединило в себе несколько очень важных элементов. Некоторые его участники – продолжатели любищевских традиций. Другая значимая составляющая сообщества – ИT-консультанты, благодаря системному мышлению которых классические подходы к личной эффективности объединяются с современными технологиями анализа и моделирования бизнес-систем. Третий элемент сообщества – обычные управленческие консультанты, менеджеры и предприниматели, которым близки идеи тайм-менеджмента.

Все участники тайм-менеджерского сообщества – от руководителей крупнейших корпораций до простых менеджеров небольших фирм – увлеченные люди, которые не просто ознакомились с теорией организации времени, но и внедряют в практику своей деятельности техники и технологии отечественного тайм-менеджмента. А затем делятся своим опытом на страницах сайта www.improvement.ru, где опубликованы самые интересные и актуальные статьи многих активных участников тайм-менеджерского сообщества. Все собранные на страницах сайта истории – это реальный опыт применения инструментов, техник и технологий тайм-менеджмента в самых разнообразных областях и сферах деятельности. Наиболее интересные статьи приведены в качестве примеров в главах данного издания.

Новый виток развития тайм-менеджмента в России – открытие в 2007 г. первой в российских вузах кафедры тайм-менеджмента в Московском финансово-промышленном университете «Синергия» (до 2010 г. – МФПА). Таким образом, можно говорить о создании и развитии научной и научно-педагогической школы в области организации времени.

Становление и развитие этого этапа связано с именем Глеба Алексеевича Архангельского, основателя и бессменного руководителя тайм-менеджерского сообщества, генерального директора компании «Организация Времени», заведующего кафедрой тайм-менеджмента МФПУ «Синергия», автора многочисленных деловых бестселлеров. Глеб Архангельский по праву считается ведущим экспертом в области организации времени.

Таким образом, тайм-менеджерское сообщество и компания «Организация Времени» на сегодняшний день – основные генераторы современных идей и технологий повышения личной эффективности в области организации времени в нашей стране.

Глава 1
Целеполага

1.1. Тайм-менеджмент как система

Понятие и определение целеполагания

Нетрудно заметить, что время существует независимо от нас, поэтому термин «управление временем» (тайм-менеджмент), или «организация времени», достаточно условен.

Управление временем – управление человеком собственной деятельностью, организацией выполнения задач и распределением всех ресурсов.

Понятие «управление личным временем» появилось в связи с тем, что оно является наиболее ценным из всех ресурсов человека. Время – абсолютно невозобновляемый и очень ограниченный ресурс, поэтому все процессы управления стоит налаживать с его учетом.

Современный тайм-менеджмент не просто набор приемов из области «как укладываться в сроки» или «как правильно проводить совещания». Это система управления собой и своей деятельностью.

Тайм-менеджмент как система состоит из четырех элементов. Рассмотрим каждый из них (рис. 1.1).

Первый элемент (нижняя ступенька лестницы) – эффективность (она же включает в себя успех). Если рассматривать жизнь как некое путешествие, то на данной стадии определяется, как лучше ехать, чтобы добраться до цели вовремя и как можно меньше утомившись, т. е. первый этап – это ответ на вопрос «как ехать?».

Как хорошо подготовиться к контрольной работе в минимальный срок? Как организовать свое время так, чтобы успевать и работать, и учиться? Как наиболее результативно отдыхать?

Это тайм-менеджмент в привычном смысле слова.

Второй элемент – технология, позволяющая находить наиболее успешные решения. Этот элемент системы тайм-менеджмента требует рассмотрения целого ряда иных, весьма сложных дисциплин. Например, бизнес-ТРИЗ (теория решения изобретательских задач) и управленческая борьба. Данные технологии тесно связаны со стратегией, они дают комплекс инструментов принятия стратегических решений, в том числе в области личной стратегии. К технологиям повышения личной эффективности относятся и другие разнообразные инструменты – от десятипальцевой слепой печати и быстрого чтения до многочисленных техник нейролингвистического программирования (НЛП).

Как быстро настроиться на работу, а не раскачиваться целый час? Как найти нужные аргументы, чтобы быстро убедить собеседника? Как найти творческое, нестандартное решение проблемы в короткие сроки?

Подробно ознакомиться с перечисленными технологиями (а они действительно очень полезны и востребованы, особенно в управленческой среде) можно, прочитав посвященные этим темам книги. Названия некоторых из них приведены в списке рекомендуемой литературы.

Третий элемент системы управления временем – стратегия. Если технологию можно сравнить с ответом на вопрос «на чем ехать?» (качественный скачок по сравнению с тем, «как ехать?»), то стратегия – это ответ на вопрос «куда ехать?».

Каковы мои стратегические и тактические цели? Продуман ли алгоритм их достижения? Организована ли моя повседневная деятельность в соответствии с моими целями?

Очевидно, что нет никакого смысла очень эффективно двигаться в неправильном направлении. И логично, что при обсуждении организации времени возникают вопросы стратегии.

И наконец, четвертым элементом системы является тема, к которой рано или поздно приходит человек, занявшийся своим временем всерьез. Это тема философии. В контексте тайм-менеджмента слово «философия» означает очень простую вещь – ответ на вопрос «зачем?».

Зачем ставить именно такие цели, а не другие? Как осознать свои жизненные ценности? Как найти смысл жизни и нужно ли его вообще искать?

Итак, вопросы организации времени и личной эффективности не только самым тесным образом связаны с определением наших жизненных целей, но и находятся в прямой зависимости от того, насколько точно и правильно нам удалось их сформулировать. Поэтому рассмотрение вопросов организации времени мы начинаем с целеполагания.

Целеполагание – это определение, конструирование цели, формирование образа желаемого будущего.

Почему цель так важна для каждого человека?

Ответом на этот вопрос и иллюстрацией того, что цель имеет в нашей жизни первостепенное значение, будет следующая история.

Утром 4 июля 1952 г. над всем калифорнийским побережьем простирался туман. 34-мя километрами западнее, на острове Каталины, в воду вошла 34-летняя женщина, собираясь плыть в сторону Калифорнии. Она решила стать первой женщиной, преодолевшей это расстояние. Ее звали Флоренс Чадвик. Она была уже известна как первая женщина, переплывшая пролив Ла-Манш в обоих направлениях. Вода была просто ледяная, а туман – настолько густой, что Флоренс едва могла различить сопровождавшую ее лодку.

Миллионы людей наблюдали за ней по телевизору. Сопровождающим приходилось даже стрелять из винтовок, чтобы защитить Флоренс от подплывающих акул. Самой большой проблемой, с которой ей пришлось столкнуться в этом рекордном заплыве, была не усталость, а ледяная вода. 15 часов спустя Флоренс, совершенно окоченевшая от холода, попросила, чтобы ее вытащили из воды. Плыть дальше она была не в состоянии. Ее мать и тренер, плывшие в лодке рядом с ней, сказали, что берег уже совсем близко. Они уговаривали Флоренс не сдаваться, но когда пловчиха взглянула в сторону калифорнийского побережья, то не увидела ничего, кроме густого тумана, и снова попросила вытащить ее из воды. Несколькими часами позже, когда Флоренс согрелась, она испытала шок от своей неудачи. Ее вытащили из воды всего в полумиле от калифорнийского побережья!

Один репортер спросил ее: «Скажите, пожалуйста, мисс Чадвик, что помешало вам проплыть эти последние полмили?» «Мне помешал туман, – ответила она. – Если бы только я смогла увидеть землю, я бы справилась. Когда человек уже не может больше плыть и не видит своей цели…»

«Мне помешал туман – если бы только я смогла увидеть землю…» – эта фраза мисс Чадвик стала крылатой. Так как она потеряла из виду свою цель, то сдалась прежде, чем достигла ее. То же самое происходит ежедневно со многими людьми во всевозможных жизненных и профессиональных областях.

Кноблаух Й., Велтье X. Управление временем

1.2. Проактивный и реактивный подходы к жизни

Лишь четко поставленная цель позволяет добиваться значительных результатов. Если ее нет, мы не можем составить план действий, поскольку не знаем, чего хотим достичь. Даже если предпринимаются какие-то шаги, непонятно, приводят ли они к успешному результату, поскольку нет четкого определения, что же является таковым. Мы теряемся и разочаровываемся, жизнь начинает казаться неинтересной и пустой, а раз так, то уже нет смысла двигаться вперед. Идея ставить цели неочевидна для многих наших соотечественников, которые не управляют своей жизнью, а лишь «плывут по течению». В английскую школу пошел, потому что родители велели; на юриста выучился, поскольку был подходящий блат; работаю «там, куда устроили»…

Печально, не правда ли?

Стивен Кови, известный американский специалист по управлению временем, различает «проактивный» и «реактивный» подходы к жизни.

Реактивный подход к жизни – это ее проживание посредством реагирования на внешние обстоятельства, жизнь по типу «как сложилось» и «как получилось».

Проактивный подход к жизни – выстраивание ее по своему желанию, активное влияние на события и обстоятельства. При таком подходе мы сами формируем свою жизнь и признаем себя ответственными за нее.

Следует отметить, что проблема целеполагания не является исключительно российской или стран бывшего Советского Союза. Очевидным свидетельством тому является огромный читательский успех во всем мире книги Стивена Кови «Семь навыков высокоэффективных людей»2

В которой рассматривается проактивный подход к жизни.

Однажды эксперты компании «Организация Времени» согласовывали с известной французской корпорацией, работающей на российском рынке, содержание тренинга по тайм-менеджменту. Руководитель департамента обучения, француженка, никак не могла понять, зачем нужна тема целеполагания. После долгой дискуссии она задумалась, а потом сказала: «Пожалуй, вы правы. Очевидно, проблема жизненной неопределенности действительно актуальна для вашей страны. Во Франции все иначе – там семилетний школьник уже отлично знает свои цели на всю оставшуюся жизнь…»

Для того чтобы определить проактивность произвольного взятого человека, рассмотрим, чему он посвящает бόльшую часть времени и жизненных сил. Но сначала обратимся к двум понятиям: «круг забот» и «круг влияния» 3
Кови С. Семь навыков высокоэффективных людей: Мощные инструменты развития личности. – М.: Альпина Паблишер, 2012.

Каждого из нас волнует значительный перечень вопросов и явлений: здоровье, отношения с родными и друзьями, наше будущее, безопасность страны, в которой мы живем, проблема неуставных отношений в армии и т. д. Все это можно отделить от процессов и явлений, не оказывающих на нашу жизнь особого эмоционального или интеллектуального влияния, и поместить все, что нас волнует, в свой персональный «круг забот».

Если проанализировать то, что в нем находится, можно увидеть, что на одни входящие в него явления мы способны влиять, а на другие – нет. То, что поддается личному контролю, помещаем во второй круг, внутренний по отношению к «кругу забот», – «круг влияния» (рис. 1.2).

Степень проактивности зависит от того, на каком из кругов сфокусироваться в большей степени. Проактивные люди отдают приоритет «кругу влияния». Они направляют силы, время и энергию на то, что в их власти изменить, в результате чего расширяют свой «круг влияния» (рис. 1.3).

Реактивные люди, напротив, сосредоточивают свои усилия на «круге забот» – жалуются на поведение других людей, на обстоятельства, которые не в состоянии изменить, и обвиняют в своих неудачах кого угодно, только не себя. Они постоянно считают себя жертвой, и в их речи регулярно проскальзывают фразы: «Я ничего не могу поделать…», «Я такой, какой есть…», «Вот если бы…», «От меня ничего не зависит…». От них исходит негативная энергия, которая наносит вред и окружающим, и прежде всего им самим. Ведь, ориентируясь на реактивный жизненный подход, такие люди нередко упускают из виду те области, в которых реально могли бы что-то сделать. В результате их «круг влияния» сжимается (рис. 1.4).

…Он был прекрасным примером человека, никогда не пытавшегося управлять своей жизнью. Печальная правда заключалась в том, что он просто плыл по течению, спотыкаясь о самого себя, неизменно выдумывая оправдания каждой своей неудаче и отказываясь принять на себя ответственность.

Многие люди ведут себя подобно ему, словно они всего лишь проходят мимо жизни, перебираются из одного дня в другой. Не то чтобы у них не было никаких желаний или мечтаний о том, как они добиваются огромных успехов; но эти мечты сопровождаются множеством оправданий своего ничегонеделания, основанных на убедительных доводах, и они мгновенно преграждают им путь, как только такие люди начинают думать, что, возможно, – лишь возможно! – наступит день, когда они начнут исполнять эти желания.

Но им всегда что-нибудь мешает – неудачное время года, срочный ремонт автомобиля или то, что они слишком устали вчера вечером. Так они говорят, но истина заключается в том, что единственным препятствием, стоящим на их пути, являются они сами…

Ч. Норрис. Тайная сила внутри нас: Дзэн-решения реальных проблем

Фокусируясь на «круге забот», мы позволяем управлять собой тем процессам и явлениям, которые в нем находятся. Только проактивное мышление и поведение способны вызвать позитивные сдвиги, которые позволят расширить наш «круг влияния».

Всегда ли он находится внутри «круга забот»? Нет, бывают случаи, когда «круг влияния» человека, занимающего солидное служебное положение и имеющего высокий уровень материального благосостояния или нужные связи, оказывается шире его «круга забот».

Модель, представленная на рис. 1.5, отражает еще один реактивный подход к жизненным обстоятельствам, сфокусированный на «круге забот».

Эта картина характеризует поведение эгоистичных людей – возможностей у них достаточно, и повлиять они могут на многое, но вот использовать эти ресурсы во благо чего бы то ни было, кроме своего маленького «круга забот», не намерены.

Отметим, что у проактивных людей «круг забот» не бывает меньше «круга влияния». Им свойственно ощущать ответственность за множество процессов и явлений, происходящих в жизни. Они, как правило, задают себе вопрос: «Что я могу сделать для того, чтобы изменить нежелательную ситуацию?» – и пытаются повлиять на события, находящиеся в «круге забот», которые для них приоритетны.

Можно ли как-то развить собственную проактивность для достижении мечты? Ведь у любого из нас найдется миллион убедительных объяснений того, почему она до сих пор не стала реальностью. Масса неблагоприятных внешних обстоятельств будет тому причиной, и скорее всего, это правда. Но какая польза в том, что у нас есть оправдания? Ведь к мечте они нас не приближают. Означает ли это, что перед нами замкнутый круг: «отсутствие цели – отсутствие плана действий – отсутствие результата – разочарование – заниженная самооценка – потеря желания дальнейшего развития и движения вперед – отсутствие цели»? Да, но выход из него все же есть. Ставя перед собой вначале небольшие, несложные и достижимые задачи, можно постепенно проложить путь к успеху. Когда цель достигнута, мы испытываем невероятный подъем и уверенность в своих силах, появляется необходимость определять для себя новые цели.

Интересный и очень разумный взгляд на технологию достижения цели приводит один из участников тайм-менеджерского сообщества (далее – ТМ-сообщество) Андрей Панфилов в статье «Отличная технология постоянства активного действия»4
Полный текст статьи представлен на сайте ТМ-сообщества. Режим доступа: http://www.improvement.ru/zametki/otpad.

Технология ОТПАД

Мой подход к проблеме «движения к цели» сводится к простой формуле, к методике, названной мною немного утрированным, но громким словом «ОТПАД» – отличная технология постоянства активных действий. …Главная идея технологии ОТПАД: при движении к поставленной цели нельзя останавливаться. Вернуться к потерянному ритму гораздо труднее, чем поддерживать его. Остановка, прерывание в движении негативно сказываются на всем процессе, а регулярные замедления и последующие рывки не принесут вам ничего хорошего, если, конечно, вы не преследуете цели специально создать дополнительные трудности для личностного роста. Для достижения цели необходимо постоянное действие . Пусть чуть-чуть, пусть понемногу, но двигаться вперед без остановки. Шаг за шагом, шаг за шагом, каждый день, непрерывно. Вспомните бегунов на длинные дистанции, как они двигаются? Вы хоть раз видели марафонца, который, быстро пробежав 100–200 метров, останавливается передохнуть, а потом снова бежит? Я не видел, так как спортсмены знают тот закон, о котором я вам рассказываю. Интересное и полезное свойство той загадочной силы, что называют инерцией, заключается в том, что она и помогает сохранять движение, т. е., уж если вы разогнались и стабилизировались, энергозатраты сразу снижаются. Народная мудрость гласит: «Вода камень точит». Это одна из интерпретаций данного метода, известная людям уже давно. Каждая капля, упавшая на камень, не может сделать существенных изменений в нем, ни сдвинуть, ни пробить. Но, капая постоянно в одно и то же место, вода промывает сначала ямку, затем – углубление увеличивается, пока наконец в камне не образуется отверстие. Теперь вода достигла своей цели, она может течь спокойно, преграда пройдена. Вот так и каждому из нас, глядя вперед на поставленную цель, следует постоянно делать что-то, что хоть на немного приближает к цели, и не останавливаться. Еще пара примеров в развитие все той же основной идеи. Каждый из нас не раз поднимался по лестнице. Как вы это делали? У вас не возникала мысль сразу прыгнуть высоко вверх и, перелетев весь лестничный пролет, оказаться на следующем этаже? Неужели было? Ну и как, получилось? Наиболее удобно подниматься, делая одинаковые по величине и ритму шаги. Кто-то будет идти через ступеньку, кто-то – вставать на каждую, но чем равномернее будет движение, тем проще будет идти. Еще приведу пример. Вспомните, как альпинисты поднимаются на высочайшие вершины. Они двигаются порою очень медленно, по несколько метров в минуту, а иногда и в час, но, продолжая движение, делая шаг за шагом, они приближаются к своей цели и в итоге достигают вершины.

Успешные, счастливые, самореализовавшиеся люди, многого достигшие в жизни, могут вести или не вести ежедневник, контролировать задачи лично или с помощью секретаря, быть сторонниками планомерности либо, наоборот, спонтанного реагирования на обстоятельства и т. д. Техника у всех разная. Но что объединяет этих людей, что у них обязательно есть, так это четкое понимание своих целей. И главное – готовность активно воплощать свои идеи в жизнь, невзирая на «объективные внешние обстоятельства».

Итак, ясная, четко сформулированная цель приносит успех.

Одно из регулярно проводимых в Гарвардском университете США исследований на тему «Процесс становления выпускников учебных заведений в течение длительного временнόго периода» дало следующие результаты.

83 % выпускников не имеют перед собой никаких целевых установок, касающихся карьеры. Их средняя заработная плата берется за основу. С ее помощью проводится сравнение.

14 % выпускников имеют четкую карьерную цель, однако не изложили ее на бумаге. Они зарабатывают в среднем в три раза больше, чем выпускники из первой группы.

3% респондентов поставили перед собой четкую цель, касающуюся их дальнейшей карьеры, и дали ей письменное определение. Они зарабатывают примерно в десять раз больше, чем выпускники, принадлежащие к первой группе.

Гарвардское исследование цели проясняет еще один аспект: письменное изложение привносит ясность в мышление. Тот, кто хранит свои мысли лишь в голове и думает, что это и есть цель, ошибается.

Й. Кноблаух, Х. Велтье. Управление временем