Какие поступки совершил тимур его команда. Вопрос: тимур и его команда какие поступки тимура и его друзей можно считать выполнением морального долга

Учебные вопросы:

1. Понятие документооборота, основные положения и требования к организации документооборота в органах внутренних дел.

2. Получение и обработка входящих документов в органах внутренних дел.

3. Учет подготовленных документов, отправка исходящих документов, тиражирование документов.

4. Особенности работы с правовыми актами.

5. Осуществление контроля за своевременным и качественным исполнением документов, субъекты и методы его реализации.

6. Номенклатура дел.

7. Экспертиза ценности документов.

8. Архивное хранение документов.

Литература:

1. Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов в центральном аппарате МВД России: приказ МВД России от 27 июня 2003 г. № 484: [Электронный ресурс] – электронные данные. – Программа информационной поддержки российской науки и образования // справочные правовые системы Консультант Плюс: Высшая школа. – 2015. – Режим доступа: http//www.consultant.ru.

2. Об утверждении инструкции по делопроизводству в органах внутренних дел Российской Федерации: приказ МВД России от 20 июня 2014 г. № 615: [Электронный ресурс] – электронные данные. – Программа информационной поддержки российской науки и образования // справочные правовые системы Консультант Плюс: Высшая школа. – 2015. – Режим доступа: http//www.consultant.ru.

3. Бондарь, А. Регистрация документов – первый шаг к наведению порядка в документообороте / А.Бондарь // Кадровик. Кадровое делопроизводство. – 2014. – № 4. – С. 142-147.

Движение документов в органе внутренних дел с момента их подготовки или получения до завершения исполнения, отправки или сдачи в подразделение специальных фондов называется документооборот.

Главным правилом документооборота является оперативное движение документов по наиболее короткому пути с минимальными затратами времени и труда.

Рассматривая документооборот необходимо назвать потоки документов, из которых он формируется:

– входящий (поступившие в орган);

– исходящих (отправленные из органа);

– внутренних (не выходящие за пределы органа).

Контроль за своевременным и качественным исполнением документов является одной из функций управления. Основными видами контроля является:

– промежуточный – осуществляется, как правило, за выполнением особо значимых мероприятий, имеющих промежуточные этапы выполнения;

– заключительный – осуществляется по окончании выполнения поручения в целом (в части касающейся) посредством сбора сведений, о выполнении содержащихся в нем мероприятий и проверки их результатов.

Регистрация документа – присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе. Регистрационный индекс документа (регистрационный номер документа) – цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации.

Рассматривая вопрос, касающийся работы с входящими документами необходимо определить основные типы поступающих в орган документов, остановится на том, кто осуществляет их прием и ответить на вопрос – что собой представляет регистрация документа?

Прием корреспонденции, поступающей в орган внутренних дел в рабочее время, осуществляется соответствующими подразделениями делопроизводства и режима. Корреспонденция, поступившая в орган внутренних дел в вечернее время (после 18 час. 00 мин. с понедельника по четверг, после 17 час. 00 мин. – в пятницу и в предпраздничные дни), утреннее время (до 09 час. 00 мин.) рабочих дней, в выходные и праздничные нерабочие дни принимается дежурным по органу внутренних дел, который регистрирует поступившие пакеты в журнале учета пакетов и, не вскрывая, передает их под подпись в этом журнале в подразделение делопроизводства и режима. О получении срочных пакетов дежурный незамедлительно докладывает руководителю (начальнику) органа внутренних дел либо ответственному от руководства органа внутренних дел.

Прием документов включает: проверку правильности его доставки; проверку сохранности упаковки (пакета, конверта); вскрытие конвертов; проверку правильности вложений. Перед вскрытием конвертов (упаковки) проверяются наличие на них специальных пометок: «Конверт не вскрывать до... (...час...мин.)», «Лично», «Срочно», «Оперативно», и другие, а также отсутствие повреждений. Корреспонденция, поступающая в орган внутренних дел, прошедшая первичную обработку передается на регистрацию. Конверты с пометкой «Лично» без вскрытия регистрируются и передаются под подпись адресату или уполномоченному на то сотруднику.

По своей сути регистрация документов – фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем индекса с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах.

При регистрации входящего документа на обороте его первого листа ставится штамп с указанием наименования органа внутренних дел, в который поступил документ, регистрационного (входящего) номера, даты регистрации, количества листов основного документа и приложений к нему. На обороте первых листов приложений ставится штамп «К вх. № _____» с указанием года регистрации.

После регистрации корреспонденция докладывается в день поступления соответствующему руководителю (начальнику) органа внутренних дел или передается сотруднику, которому она адресована.

Рассматривая вопрос работы с исходящими документами следует помнить, что документы, подлежащие отправке, обрабатываются и отправляются в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня. Учет подготовленных и отправляемых (исходящих) документов после их подписания руководителем органа внутренних дел (или иным уполномоченным сотрудником) осуществляется в журнале учета подготовленных несекретных документов или в карточке учета подготовленных несекретных документов. Неправильно оформленные документы возвращаются сотрудниками подразделения делопроизводства и режима исполнителям для доработки.

Сортировка документов производится по способу отправления (простая почта, регистрируемые отправления с уведомлением и без него, документы, подлежащие отправке фельдъегерской связью, международная почта).Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется подразделениями делопроизводства и режима органов внутренних дел в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, фельдъегерской связью – на основании договора, заключенного органом внутренних дел с ГФС России.

Документы, направляемые почтовой (фельдъегерской) связью в один адрес, вкладываются в один конверт. При адресовании на конвертах указываются адресат, его почтовый адрес и индекс. Простые почтовые отправления передаются в почтовое отделение по накладным, фиксирующим количество отправленных конвертов. Регистрируемые почтовые отправления с уведомлением о вручении адресату и без него передаются в почтовое отделение по реестрам, в которых отражаются сведения об адресате, регистрационные номера отправляемых документов, дата отправки.

Учет объемов документооборота ведется в целях совершенствования организации работы с документами, расчета оптимальной численности работников, занятых в делопроизводстве. Учет количества документов проводится по регистрационным данным. За единицу учета количества документов принимается экземпляр документа (подлинник или копия, если это единственный экземпляр документа). Экземпляры документа, получаемые в результате копирования или тиражирования документа, в объеме документооборота не учитываются. При учете исходящих документов сопроводительное письмо и прилагаемые к нему документы принимаются за один документ.

Отвечая на четвертый вопрос нужно помнить, что подлинники правовых актов, издаваемых в органе внутренних дел, регистрируются в отдельном журнале учета несекретных правовых актов или с использованием средств вычислительной техники (автоматизированный учет). Регистрация приказов по личному составу осуществляется в отдельном журнале за общей порядковой нумерацией, после номера слитно с ним проставляется «л/с». Подшивка данной категории правовых актов производится в отдельные номенклатурные дела в зависимости от сроков их хранения.

Подлинники правовых актов, изданных в органе внутренних дел, хранятся в самостоятельных делах по видам документов и сдаются в подразделение спецфондов. Рассылать подлинники запрещается. Регистрация должна ежегодно начинаться с номера один.

На каждом экземпляре поступившего правового акта и не сброшюрованного с ним приложения проставляется штамп, в котором указываются порядковый учетный номер документа по журналу учета несекретных правовых актов и дата поступления. Не сброшюрованное с основным документом приложение регистрируется в этом журнале отдельной строкой за тем же номером, что и основной документ. Журнал учета несекретных правовых актов, в котором зарегистрированы полученные (тиражированные) правовые акты, может быть закончен только после проставления отметок о направлении или уничтожении всех зарегистрированных в нем документов (со ссылкой на порядковый номер реестра (разносной книги) и дату или на номер акта об уничтожении и дату).

Правовые акты тиражируются и рассылаются с учетом служебной необходимости. На рассылку правовых актов составляется указатель рассылки, который заверяется подписью руководителя (начальника) подразделения делопроизводства и режима и утверждается руководителем (начальником) структурного подразделения-разработчика правового акта.

Дополнительное изготовление, рассылка и выдача копий правовых актов с грифом ограниченного доступа, в том числе с пометкой «Для служебного пользования», осуществляются подразделением делопроизводства и режима с разрешения руководителя (начальника) органа внутренних дел.

Контроль, за сроками исполнения документов ведет служба документационного обеспечения управления, а в небольшом органе – ответственное лицо – секретарь.

Различают два срока исполнения документа – типовой (устанавливается нормативным правовым актом) и индивидуальный (установленный организационно-распорядительным документом или резолюцией).Следует заметить, что по срокам исполнениявыделяют срочные документы, требующие исполнения в определённый срок, и несрочные, для которых срок исполнения не установлен.

Документы (поручения) подлежат исполнению:

1. в срок не более месяца, если в тексте поручения не указана конкретная дата исполнения (до соответствующего числа следующего месяца, а если в следующем месяце нет такого числа, то – до последнего дня месяца);

2. в 10-дневный срок, если в тексте поручения имеется пометка «оперативно»;

3. в 3-дневный срок, если в тексте поручения имеются пометки «срочно», «незамедлительно»;

4. в указанный срок, если в тексте поручения установлена конкретная дата либо конкретный срок исполнения.

По отдельным видам документов (поручений) могут устанавливаться иные сроки их исполнения, определенные соответствующими нормативными правовыми актами. Если последний день срока исполнения документа или поручения приходится на нерабочий день, то они подлежат исполнению в предшествующий рабочий день.

Контроль представляет собой совокупность мероприятий, направленных на обеспечение своевременного и качественного исполнения принятых решений и поручений, зафиксированных в служебных документах. Контролю подлежат все служебные документы, в которых определены сроки исполнения или имеются поручения о представлении докладов, предложений, заключений и о выполнении (проведении) других конкретных мероприятий.

Контроль исполнения поручений включает следующие мероприятия:

Ø Систематизацию и подготовку сведений о содержании и сроках выполнения поручений, подготовку и направление исполнителям контрольных и учетных карточек.

Ø Периодический сбор, обобщение и анализ информации о ходе и состоянии выполнения поручений.

Ø Осуществление по указанию соответствующих руководителей (начальников) проверки фактического выполнения поручений, а также подготовку по ее результатам материалов (рапорт, справка, докладная записка) для доклада руководству.

Ø Подготовку предложений по обеспечению своевременного выполнения поручений, повышению исполнительской дисциплины, совершенствованию организации и осуществлению контроля.

Контроль в пределах своей компетенции осуществляют следующие субъекты контроля: штабные подразделения (или иные подразделения, осуществляющие функции анализа, планирования и контроля), правовые подразделения, подразделения делопроизводства и режима – в структурных подразделениях органов внутренних дел.

На документах, подлежащих контролю, подразделением делопроизводства и режима проставляется штамп «Контроль» или «Особый контроль», заполняется контрольная карточка в двух экземплярах. Затем подлежащие контролю документы вместе со вторым экземпляром контрольной карточки направляются в соответствующие структурные подразделения в день регистрации, а срочные – немедленно.

Документы, подлежащие контролю, учитываются в контрольной картотеке или базе данных. Так же возможен учет с помощью выставления контрольных карточек хода выполнения поручения, которые направляются ответственному исполнителю за 10 дней до выполнения поручения, а также карточек-уведомлений для напоминания и упреждающего контроля. При заполнении контрольной карточки хода выполнения и карточки уведомления на документ, имеющий гриф секретности, его содержание излагается без указания секретных данных.

Выставление контрольной карточки – исключительная прерогатива субъекта контроля. Субъекты контроля в подразделениях-исполнителях поручения осуществляют контроль в процессе непосредственного контакта с исполнителями по действующим в системе МВД России каналам прямой и обратной связи, позволяющим решать данные вопросы бездокументационным путем.

Осуществляются следующие виды контроля за выполнением поручений:

Промежуточный – за выполнением особо значимых мероприятий, имеющих промежуточные этапы выполнения.

Заключительный – по окончании выполнения поручения в целом (в части касающейся) посредством сбора сведений о выполнении мероприятий, содержащихся в нем, и проверки результатов.

Освещая вопрос, касающийся номенклатуры дел необходимо сказать, что номенклатура дел составляется в целях правильного формирования дел, систематизированного хранения особой важности, совершенно секретных, секретных и несекретных документов и оперативного их поиска. Другими словами после исполнения документы определенное время хранятся в органе. Для того чтобы их можно было быстро находить и использовать, необходима систематизация исполненных документов, т.е. группировка их в дела. Государственный стандарт определяет дело как «совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку».

Номенклатура дел является основным регистрационным документом дел текущего года и основанием их регистрации после окончания ведения в журнале учета законченных производством дел. Порядковые номера дел по номенклатуре дел являются номерами дел текущего года. Кроме того, номенклатура дел – это классификационный справочник, который используется при построении информационно-поисковой системы.

Номенклатура дел составляется на основе изучения состава, содержания и количества документов, образующихся в процессе деятельности органа внутренних дел, его структурного подразделения.

При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться положением об органе внутренних дел, положениями о его структурных подразделениях, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы.

Номенклатура дел на предстоящий календарный год составляется в четвертом квартале текущего года подразделением делопроизводства и режима совместно с начальниками других структурных подразделений, подписывается начальником подразделения делопроизводства и режима, согласовывается с подразделением спецфондов, после чего утверждается начальником органа внутренних дел и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

Номенклатура дел подразделяется на разделы, которые располагаются в соответствии с утвержденной структурой (штатным расписанием) подразделения органа внутренних дел. Названиями разделов номенклатуры дел являются наименования его структурных подразделений или направления деятельности. В пределах каждого раздела дела располагаются последовательно по степени важности, срокам хранения и степени секретности документов.

При большом количестве дел им могут присваиваться индексы, которые состоят из обозначения структурного подразделения (направления деятельности) и порядкового номера дела.

Дела, предусматриваемые номенклатурой дел, заводятся по следующим основным признакам:

1) предметно-вопросный или тематический (документы группируются в дела в зависимости от содержащейся в них информации);

2) виды документов (приказы, отчеты, протоколы и другое);

3) адресаты (в дело объединяются документы по переписке с одной или несколькими организациями).

Изменения в номенклатуру дел вносятся в установленном порядке с разрешения руководителя (начальника) органа внутренних дел по представлению руководителей (начальников) структурных подразделений органа внутренних дел.

Не подлежат включению в номенклатуру дел какие-либо отдельные документы длительного срока исполнения, дела оперативного учета и дела наблюдательного характера.

По окончании делопроизводственного года в конце номенклатуры дел производится запись о количестве заведенных дел и томов дел, отдельно постоянного и временного сроков хранения и дел, переходящих на следующий год, которая заверяется подписью руководителя (начальника) подразделения делопроизводства и режима или лицом, ответственным за ведение номенклатуры дел.

Вновь созданное структурное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел и утвердить ее в установленном порядке.

Переходя к вопросу экспертиза ценности нужно понимать что экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно.

При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор дел: постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения для передачи в подразделения спецфондов; с временными сроками хранения и с пометкой «До минования надобности», подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании номенклатуры дел путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает экспертная комиссия.

По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел отдельно на дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению. На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.

Отбор документов для уничтожения и составление соответствующего акта производятся после составления сводных описей дел постоянного хранения. Указанные описи и акты одновременно рассматриваются на заседании экспертной комиссии.

В органах внутренних дел должен быть установлен порядок уничтожения документальных материалов, исключающий ознакомление с ними посторонних лиц, неполное или случайное их уничтожение.

Уничтожению подлежат утратившие практическое значение и не имеющие исторической или иной ценности документы, дела, издания, технические документы, пленки и ленты с магнитными записями и тому подобное.

Документальные материалы уничтожаются на основании решения экспертной комиссии, утвержденного в установленном порядке. На документальные материалы, отобранные для уничтожения, составляются соответствующие акты об уничтожении документов, дел, правовых актов и изданий, которые подписываются членами комиссии и утверждаются руководителем (начальником) органа внутренних дел. Акты об уничтожении дел, правовых актов и изданий хранятся постоянно, а акты об уничтожении других документальных материалов – в течение 10 лет в делах подразделения делопроизводства и режима.

Архивное хранение документов в органах внутренних дел осуществляют архивы на местах и подразделения спецфондов. Подразделения спецфондов принимают на архивное хранение по территориальности от органов внутренних дел в соответствии со списком органов внутренних дел – источников комплектования:

1) законченные производством дела общего производства постоянного и временного (более 10 лет) срока хранения;

2) личные дела сотрудников;

3) пенсионные дела;

4) лицевые карточки на выплату денежного содержания и заработной платы сотрудников органов внутренних дел;

5) прекращенные уголовные дела, расследованные органами внутренних дел, расположенными на территории этого субъекта Российской Федерации, со сроком хранения более 5 лет;

6) дела по рассмотрению обращений и запросов в отношении лиц, подвергшихся политическим репрессиям в административном порядке.

Вся совокупность документов, образовавшихся в деятельности органа внутренних дел, составляет документальный фонд этого органа внутренних дел. Орган внутренних дел, в деятельности которого образуется документальный фонд, является фондообразователем.

Площадь, выделяемая для хранения документов, определяется исходя из имеющегося количества архивных документов и необходимости обеспечения приема документов, подлежащих хранению в течение 5 лет. Архивохранилища отделяются от соседних помещений стенами и перекрытиями из негорючих материалов. Совмещение архивохранилищ и рабочих помещений любого другого назначения, в том числе рабочих комнат сотрудников, не допускается.

Внутренняя отделка архивохранилищ производится с использованием негорючих материалов, не собирающих пыль и не являющихся источником пыли или агрессивных химических веществ. Эти требования предъявляются к материалам, применяемым при изготовлении оборудования архивохранилищ и средств хранения документов.

Окна помещений, расположение которых допускает возможность проникновения в них посторонних лиц, оборудуются распашными металлическими решетками. Решетки запираются изнутри на замок и опечатываются личной печатью сотрудника, ответственного за помещение. Двери помещений должны быть металлическими или обиты металлическим листом и иметь прочные запоры с замками повышенной секретности, а также устройства для опечатывания дверей.

Архивохранилища запрещается размещать в помещениях с газовыми, водопроводными, канализационными и другими магистральными трубопроводами. Проводка труб немагистрального характера допускается только при условии их изоляции в специальных защитных приспособлениях, полностью исключающих возможность проникновения выбросов из них в архивохранилище.

Помещения архивохранилищ в обязательном порядке оборудуются охранной сигнализацией, связанной с дежурной частью или подразделением комендантской охраны административного здания.

Архивохранилища рекомендуется располагать окнами на северную сторону. Естественное освещение допускается при условии применения на окнах светорассеивающих стекол, штор и жалюзи. Освещение архивохранилищ прямым солнечным светом запрещается. Постоянное хранение документов осуществляется в темноте в папках, коробках и сейфах. Защита документов от воздействия естественного и искусственного света должна предусматриваться не только в архивохранилищах, но и во всех помещениях при любых видах работы с документами.

Помещения архивохранилищ оборудуются автоматической пожарной сигнализацией с выводом на пульт дежурного по органу внутренних дел. Архивохранилища должны иметь не менее двух выходов, один из которых является эвакуационным. В архивохранилищах площадью до 70 кв.м допускается иметь один выход.

Примерные вопросы для самоконтроля:

1. Организация работы с документами в ОВД.

2. Основные принципы работы с документами.

3. Виды документопотоков.

4. Основные стадии документооборота и их характеристика.

5. Основные группы документов: входящие, исходящие, внутренние.

6. Регистрация и учёт документов в ОВД.

7. Организация работы с входящими документами (первичное, предварительное рассмотрение, регистрация, исполнение, подшивка в дело и т.д.).

8. Формы регистрации входящих документов.

9. Организация работы с исходящими документами.

10. Виды и способы передачи документов

11. Контроль за своевременным и качественным исполнением документов.

12. Субъекты контроля и методы его реализации.

13. Каковы основные критерии оценки документов.

14. Задачи и функции экспертных комиссий.

15. Проведения экспертизы ценности документов.

16. Порядок и способы уничтожения документов.

17. Порядок оформления дел.

Задания для самостоятельной работы:

1. Законспектировать основные положения, касающиеся приема и регистрации документов, установленные приказом МВД России от 20 июня 2014 г. № 615.

2. Законспектировать основные положения, касающиеся процесса формирования дел, установленные приказом МВД России от 20 июня 2014 г. № 615.

Примерные темы для рефератов, докладов и сообщений:

1. Алгоритм работы с входящей корреспонденцией в отделе полиции.

2. Алгоритм работы с внутренней корреспонденцией в отделе полиции.

3. Регистрационные формы документооборота: журнал, карточка, электронная форма.

4. Институт регистрации документа – исторический экскурс развития.

5. Осуществление работы с письменными и устными обращениями граждан.

1. История архивного дела в России.

2. Руководитель органа внутренних дел – основной субъект контроля.

3. Контроль исполнения документов и распоряжений с помощью контрольных карточек.

4. Основные правила оформления дел в органах внутренних дел.

ПРАКТИЧЕСКИЕ ЗАДАНИЯ

Задание № 1

При проведении семинарского занятия преподаватель задал курсантам следующие вопросы: что такое номенклатура дел?; какие задачи ставятся при проведении экспертизы ценности документов? При ответе на первый вопрос курсант Фортов предположил, что номенклатура дел это список документов в которые могут поступать в организацию, составленный в алфавитном порядке на срок пять лет, отметив при этом, что номенклатура не может превышать по объему 250 листов. Курсант Пашков при ответе на второй вопрос пояснил, что при проведении экспертизы ценности документов решаются следующие задачи – насколько документ представляет историческую или практическую ценность, определяется количество лишних документов, которые зря занимают место в архиве, решаются вопросы о досрочном списании не востребованных сотрудниками документов, а также отметил, что экспертная комиссия состоит не менее чем из трех человек.

Проанализируйте данные ответы. Определите для себя, что в ответах данных курсантами определено, верно, а что нет? Подготовьте свои варианты ответа на поставленные вопросы.

Задание № 2

Старший лейтенант полиции А.В. Красильникова занималась оформлением в конце текущего года несекретного номенклатурного дела. Приступив к работе, она нанесла на обложку дела пометку «Том № 1», название и номер дела, но так как ей нужно было сшить еще четыре дела, то этому она присвоила этому делу № 1. Сшила дело в четыре прокола и поместила в него 72 документа. Посчитав количество листов, она выяснила, что общим объемом дело получилось в 270 листов, в том числе включая приложение к документу № 56 в сброшюрованном виде на 20 листах. Пронумеровав листы дела карандашом арабскими цифрами в правом верхнем углу. Составила опись документов дела и расписалась за ее составление. При нумерации листов дела выяснилось, что на документе № 10 отсутствует отметка о списании документа в номенклатурное дело, она добавила отметку о списании и заверила ее своей подписью. В качестве даты окончания дела она поставила день, когда закончила с делом все оформительские операции.

Задание № 3

На заседании экспертной комиссии спец.фонда ГУ МВД России по Алтайскому краю при рассмотрении вопроса об уничтожении документов между экспертами подполковником полиции А.В. Метовкиным и майором полиции Е.М. Фортушевым возник спор. Среди документов, предлагаемых к уничтожению, были личные дела сотрудников– старшины милиции К., капитана милиции Р., которые поступили на службу еще в НКВД СССР в 1939 году и уволились на пенсию 1965 году, личные дела давно завершены и переданы в архив. Суть спора заключалась в том, что Е.М. Фортушев предлагал списать данные дела на уничтожение, мотивируя это тем, что срок хранения личных дел сотрудников составляет 75 лет, А.В. Метовкин был с ним не согласен, утверждая, что согласно пункта 499 приказа МВД запрещается выделение к уничтожению документов, образовавшихся до 1946 года, к тому-же Метовкин обратил внимание на то, что данные сотрудники ветераны Великой Отечественной войны, но Е.М. Фортушев активно отстаивал свою правоту.

Документооборот - движение документов в органе внутренних дел с момента их подготовки или получения документа его исполнения, отправки или сдачи в дело.

Электронные документы участвуют в документообороте органов внутренних дел наравне с бумажными документами.

Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в органах внутренних дел, регламентируются настоящей Инструкцией, Регламентом внутренней организации Министерства внутренних дел Российской Федерации, утвержденным приказом МВД России от 30 декабря 2005 г. № 1167 с изм. от 29.11.2007г. № 1132, статусными документами органов внутренних дел, положениями о структурных подразделениях органов внутренних дел и должностными инструкциями их сотрудников.

Рациональный документооборот организуется на основании следующих положений:

Движение документов должно соответствовать процессам подготовки или исполнения документов, основанным на распределении функциональных обязанностей между исполнителями.

Маршруты прохождения однотипных документов должны быть унифицированы.

Учет входящих, подготовленных (исходящих, внутренних) документов в зависимости от документооборота производится в журналах учета (журнальный учет), в карточках учета (карточный учет) или с использованием средств вычислительной техники (автоматизированный учет).

Перед началом ведения журналы или картотеки регистрируются в журнале учета журналов и картотек.

Листы журналов учета должны быть пронумерованы, прошиты и опечатаны печатью подразделения делопроизводства и режима. На последнем листе журнала делается отметка о количестве прошитых и пронумерованных в нем листов, которая заверяется подписью сотрудника, ответственного за регистрацию и хранение журнала после его закрытия.

Количество карточек в законченной производством картотеке указывается в журнале учета журналов и картотек по окончании года. Итоговая запись с указанием общего количества карточек и проставлением даты делается на отдельном листе, помещаемом в начале или в конце картотеки. В журналах (карточках) учета отражаются данные о движении документов с момента их получения или подготовки до завершения исполнения и подшивки в дело, отправки адресатам или уничтожения.

В журналах (карточках) учета запрещается делать подчистки, а также исправления с применением корректирующей жидкости. Внесенные сотрудником подразделения делопроизводства и режима исправления оговариваются и заверяются его подписью с проставлением даты.

Регистрация документов позволяет вести точный учет корреспонденции, контролировать прохождение документа в органе внутренних дел, обеспечивает возможность нахождения документа на любой стадии документооборота.

Зарегистрированные документы передаются начальнику органа внутренних дел, который в тот же день должен рассмотреть поступившую корреспонденцию, назначить по каждому документу исполнителя, а при необходимости срок и порядок исполнения документа. При определении срока исполнения документа начальник органа руководствуется действующими нормативными актами, регламентирующими порядок рассмотрения предложений, заявлений и жалоб граждан, порядок исполнения других документов. Так, заявления и жалобы граждан разрешаются в срок до одного месяца со дня поступления в орган внутренних дел; документы, поступающие из вышестоящих органов внутренних дел должны быть исполнены в течение 10 суток. Однако, исходя из содержания документа, общей загруженности сотрудника, которому поручается его исполнение, и других обстоятельств, начальник органа может установить и более сжатые сроки исполнения документа.

Руководитель, определяя порядок исполнения документа, не требующего дополнительной проверки, сам принимает по нему решение, исполнение которого поручается соответствующему сотруднику органа внутренних дел. Если принятие решения требует дополнительных проверочных действий, руководитель поручает их производство подчиненному сотруднику, определяя общую направленность этих действий. При этом указание руководителя не должно содержать окончательного решения по документу. В противном случае утрачиваются объективность и целесообразность последующих проверочных действий.

В резолюции, которая выполняется на свободном от текста месте первого листа документа, руководитель отражает результаты рассмотрения документа.

Рассмотренные руководителем документы возвращаются в канцелярию. Работник канцелярии отражает в регистрационном журнале, в котором зарегистрирован рассмотренный документ (в регистрационной карточке или электронном носителе), содержание резолюции руководителя и вручает документ исполнителю под расписку в этом журнале.

Исполнение документа как стадия документооборота выражается в подготовке исполнителем нового документа (например, рапорта, ответного письма), в его техническом изготовлении (печатании, размножении); при необходимости производятся визирование, согласование подготовленного проекта документа и его подписание руководителем органа.

Исполнение документов может заключаться в выполнении проверочных действий, в исполнении содержащихся в документе предписаний и в совершении иных действий, выходящих за рамки делопроизводства.

Исполнитель, выполнив предписание, содержащееся в документе или резолюции, в случаях когда исполнение документа не требует подготовки новых документов, может сделать отметку об исполнении на документе в форме справки, в которой указывается, что выполнено исполнителем по документу. Об исполнении документа докладывается руководителю, который подписывает ответное письмо (если оно составлялось), а на документе производит надпись "в дело", что является свидетельством окончания стадии исполнения документа. Исполненные документы сдаются в канцелярию для отправки или хранения.

Отправка корреспонденции включает в себя следующие операции: регистрация документа в журнале учета исходящей корреспонденции; проставление регистрационного штампа на отправляемом документе, в котором указывается исходящий номер документа и дата его отправки; написание на конверте адреса; вложение документа в конверт; составление реестра и сдача корреспонденции на предприятие связи. Все указанные операции по отправке корреспонденции выполняются работниками канцелярии.

Хранение документов предполагает их систематизацию, обеспечение сохранности и возможности последующего их использования.

Систематизации исполненных документов служит номенклатура дел, утверждаемая ежегодно начальником органа внутренних дел. Номенклатура дел представляет собой систематизированный список наименований дел органа и его структурных подразделений, подлежащих заведению в наступающем году. Этот список охватывает весь объем документации, подлежащей хранению в органе внутренних дел, с указанием сроков ее хранения.

Большое разнообразие создаваемых и поступающих в орган внутренних дел документов, подлежащих хранению, требует их группировки и систематизации по предметно-логическому признаку (например, планы работы органа и отчеты об их исполнении; приказы по личному составу; заявления, жалобы граждан и материалы их проверок и т.п.).Основанием для группировки исполненных документов по тематическим комплексам (делам) является номенклатура дел. При разработке номенклатуры учитывается состав входящих и исходящих документов, количество документов по отдельным направлениям деятельности органа внутренних дел, степень секретности.

В каждом органе, в соответствии с утвержденной номенклатурой дел, заводятся дела, в которых систематизируются подлежащие хранению документы.

Делом называется совокупность документов, относящихся к определенному участку (направлению) деятельности органа внутренних дел, с указанием наименования, номера по номенклатуре, грифа секретности, даты заведения и завершения, количества содержащихся в нем листов и срока хранения.

Документы внутри дела систематизируются в хронологическом порядке. В каждое дело подшивается 250 листов. Если число документов превышает этот объем, то заводится второй том дела с тем же номером номенклатуры. Законченные дела подшиваются и скрепляются сургучной печатью.

На оперативном хранении у секретаря, находятся дела, срок хранения которых не превышает трех лет. При более длительном сроке хранения они в течение первого года хранятся у секретаря, а затем передаются на хранение в архивы МВД, УВД.

Изъятие документов, помещенных (подшитых) в дела, производится по разрешению начальника органа внутренних дел (секретариата МВД, УВД). Вместо изъятого документа в дело помещается карточка-заместитель, в которой указывается, какой документ, на скольких листах, кем и когда изъят, срок хранения, куда приобщен или отправлен.

Дела подлежат уничтожению по истечении срока хранения. Экспертная комиссия органа внутренних дел отбирает такие дела, составляет акт, утверждаемый начальником органа, который направляет в МВД, УВД. С разрешения последнего производится уничтожение дел.

Одним из важнейших условий рациональной организации документооборота в органах внутренних дел является быстрое прохождение документов по всем стадиям документооборота. Этому служит, прежде всего, разработка рациональных схем прохождения документов, которые исключали бы дублирование операций по регистрации, обработке документов в структурных подразделениях органа внутренних дел, излишние согласования, визирования документов. При определении порядка прохождения документов (схемы документооборота) в органе внутренних дел следует исходить из необходимости рассмотрения начальником органа документов, поступающих из органов государственной власти, из вышестоящих органов внутренних дел, документов, касающихся принципиальных вопросов деятельности органа внутренних дел в целом. Другие же входящие документы могут направляться для рассмотрения непосредственно заместителям начальника органа (руководителям служб). Установление такого порядка ускорит движение документов, освободит начальника органа от излишней информации.

Значительному ускорению процесса движения документов в органах внутренних дел способствовало бы решение вопроса о предоставлении исполнителям права самостоятельной подписи некоторых видов документов (запросов на характеристики, ответов на некоторые запросы, поступающие из других органов внутренних дел и подразделений, и т.п.). Это не только ускорит документооборот и сократит затраты времени сотрудников на работу с документами, но и повысит ответственность исполнителей за качественную их подготовку.

Наиболее важным средством, обеспечивающим соблюдение сроков исполнения документов, является контроль, который осуществляется начальником органа внутренних дел, руководителями подразделений и работниками канцелярии. Последние ежедневно по регистрационным журналам (карточкам) выявляют документы, не исполненные к установленному сроку, докладывая о них руководителю органа внутренних дел. Кроме того, исполнение некоторых документов берется на особый (специальный) контроль. К ним относятся документы, поступившие из органов государственной власти, вышестоящих органов внутренних дел, обязывающие в определенные сроки провести те или иные мероприятия, запросы депутатов, повторные жалобы, заявления граждан и некоторые другие. В органах внутренних дел разрабатываются и утверждаются перечни таких документов. Решение о взятии исполнения документа на специальный контроль принимает начальник органа при рассмотрении корреспонденции. Это решение оформляется проставлением на документе штампа "Взято на контроль" или индекса "К" на левом поле первого листа документа. В соответствии с этим решением работниками канцелярии на документ заполняется карточка, которая помещается в контрольную картотеку. Работники канцелярии, ежедневно просматривая контрольную картотеку, напоминают исполнителям за один-два дня до истечения срока о необходимости своевременного исполнения документа.

О не исполненных документах, находящихся на особом контроле, работники канцелярии докладывают руководителю органа внутренних дел.

Разработка использующейся в МВД СЭД началась в 2010 г.

2012: Уголовное дело и старт промышленной эксплуатации

В марте 2012 г. МВД сообщала об обнаруженных нарушениях при закупке на выполнение этих работ и возбуждении уголовного дела. Сообщалось, в частности, что ведомство закупило значительно больше ПО (500 тыс. лицензий), чем ему тогда реально требовалось.

В промышленную эксплуатацию система была введена осенью 2012 г., говорится в документе, опубликованном ГЦСиЗИ МВД.

2013

Старт нового СЭД-проекта

В октябре 2013 г. в МВД стартовал новый проект по созданию СЭД, которая должна автоматизировать подготовку, обработку, хранение и использование документов в подразделениях центрального аппарата МВД и его территориальных органах, отвечающих за делопроизводство.

Впоследствии МВД планирует автоматизировать процессы документооборота во всех органах внутренних дел, в связи с чем одним из требований к создаваемой в рамках нового проекта СЭД указана ее масштабируемость: система должна быть спроектирована таким образом, чтобы обеспечить необходимое быстродействие при одновременной работе в ней не менее 1 млн пользователей, из которых не менее 50 тыс. - сотрудники делопроизводственных подразделений.

Подробности о системе

23 декабря 2013 г. Главный центр связи и защиты информации МВД (ГЦСиЗИ МВД) опубликовал данные о СЭД ведомства, которое в майском отчете Минкомсвязи числилось одним из отстающих среди федеральных органов исполнительной власти по использованию электронного документооборота.

В системе обрабатываются входящие и исходящие документы, обращения граждан, поступающие, в том числе, через правоохранительный портал и портал госуслуг, приказы МВД. Также она содержит реестр отправки документов, приказов и разносную книгу. В общей сложности в системе реализовано 20 отчетных форм.

Базовым элементом СЭД МВД является программно-технический комплекс федерального уровня, а его функциональные возможности используются в подразделениях органов внутренних дел в соответствии с архитектурой «Клиент-сервер: тонкий клиент».

Сервер управления базами данных системы использует СУБД Oracle Database 10g и работает под управлением ОС Red Hat Enterprise Linux Server . На базе последней работают также сервер приложения, индексный сервер и сервер специализированного ПО.

2015: Закупка оргтехники на полмиллиарда рублей

В конце апреля 2015 года МВД объявило аукцион на поставку оргтехники для системы электронного документооборота. Начальная цена закупки составляет более 523,5 млн руб., а поставить весь объем товара, предусмотренного контрактом, требуется до 1 марта 2016 года.

За указанную сумму ведомство рассчитывает закупить 10,235 тыс. сканеров штрих-кода и 5,094 тыс. принтеров штрих-кода, 9,546 тыс. малых настольных потоковых сканеров и 395 больших потоковых сканеров.

Из документации к закупке следует, что техника должна быть поставлена в Центральное окружное управление материально-технического снабжения МВД, базирующееся в Москве, а также в аналогичные окружные управления на Дальнем Востоке, в Приволжском, Уральском, Сибирском, Северо-Западном и Северо-Кавказском округах. Часть техники будет также поставлена в Центральную объединенную базу хранения ресурсов МВД в Балашихинском районе.

Тимур объединяет вокруг себя в дачном поселке группу сверстников и бескорыстно помогает старикам, малышам - тем, кто обычно в силу своей беззащитности является жертвой озорства подростков. В первую очередь тимуровцы опекают семьи военных, защитников Родины. Как и романтические герои (Айвенго, Зоро), тимуровцы совершают свои добрые дела тайно. Знак тайного покровительства тимуровцев - пятиконечная звезда на воротах дома, обитатели которого попадали под их защиту. По замыслу самого Гайдара, звезда олицетворяла беззаветную любовь к Родине и готовность самоотверженно ее защищать. Читатель открывает для себя Тимура через его взаимоотношения со сверстницей, дочерью военного командира Женей. Она случайно раскрывает тайну тимуровцев и вступает в их ряды. Мифологизированный образ выходит за рамки сказочной схемы. Преодоление конфликтов в сюжете связано не с героическими поступками, а с нравственно-психологическим противостоянием героя не только местным подросткам-хулиганам, возглавляемым Мишкой Квакиным, но и миру взрослых, от которых скрыт подлинный смысл действий тимуровцев. Главный конфликт повести - столкновение идеального мира подростка-рыцаря с обыденным миром. А главное испытание - непонимание и клевета, которые становятся непременным условием рыцарского подвига. В образе Тимура воплощены лучшие черты пионера, выросшего в новой, социалистической стране. «Простой и милый мальчишка», «гордый и горячий комиссар» сплотил дружный коллектив: Женя, Гейка, Нюрка, Коля Колокольчиков, Сима Симаков и другие ребята. Игра, которую ведут Тимур и его команда, проникнута высоким чувством любви к Родине. Сложны отношения Тимура и ребят со взрослыми, которые не всегда понимают их и не во всем верят. Дядю Тимура и сестру Жени смущает тайна, которой окружена эта игра. «Наши игры были просты и всем понятны»,- говорит Георгий Тимуру. Не понимает и старшая сестра Женю, подружку Тимура, напускает на себя излишнюю строгость и «взрослость», не хочет принять маленьких, но важных для Жени тайн, сердится на ее «вечно нелепые шутки», неохотно отвечает на наивные и ненужные, как ей самой кажется, вопросы. Когда разрешается один из конфликтов повести - между взрослыми и детьми, достаточно интонационного намека в голосе Жени, чтобы Георгий и Ольга восстановили неизвестные им звенья событий, приведших к возникновению тайны Тимура и Жени. И тайна игры, ревностно хранимая от холодных, непонимающих глаз взрослых, открывается и им, ставшим, наконец, друзьями детей.

Сложнее разрешается второй конфликт повести - между друзьями Тимура и шайкой Квакина. У хулигана-Фигуры автор подчеркивает озлобленность, жестокость, тупость. Это подчеркивает его речь: «Гонцов надо завтра изловить», «Давай-ка сунем ему по разу, вот и заплачет». Этого парня не любит за бессмысленную жестокость и его друг Квакин. Фигура готов избить любого человека, обидеть слабого, ему ничего не стоит залезть в сад девочки, у которой убили отца-пограничника. (слайд 7)Даже Квакина в какой-то мере писатель наделяет способностью шутить, чувством юмора, и в конце – способностью проникнуться уважением к Тимуру. Как можно не уважать мальчишку, который бескорыстно делает добро, умеет смолчать, где другой бы кричал, и потому что он “гордый. Хочет плакать, а молчит”.

Тимуровцы умели не только делать добро, но и противостоять злу, бороться с ним, не проходить мимо подлости, бесчестия, грубости; учились не только помогать младшим, старым, слабым, но и защищать их. Мечтатель и фантазер Тимур уверен в своей правоте: ведь он хочет, чтобы всем было хорошо, чтобы все были спокойны. Перед его глазами «блестят и мерцают» прямые, острые лучи красных звезд, которые зажжены им на домах тех, кто ушел в Красную Армию. Гайдар соединил в одном герое все наиболее характерное для подростка общества и сделал этот образ новой литературной и жизненной реальностью. Именно поэтому Тимур оказался литературным предшественником многих последующих героев детской литературы.

Недавно я с большим интересом прочитал книгу Аркадия Гайдара «Тимур и его команда». Писатель прожил очень тяжёлую жизнь, он участвовал в гражданской войне, был человеком храбрым, с чувством собственного достоинства, человеком чести и слова. Поэтому главные герои его произведений смелые, справедливые, всегда готовые прийти на помощь. Повесть «Тимур и его команда», на мой взгляд, самое прекрасное произведение Аркадия Гайдара, оно рассказывает о примерах истинной доброты, искренней дружбы, взаимопомощи и бескорыстия.
Главным героем повести является Тимур – «простой мальчишка», «гордый и горячий», смелый, отзывчивый, решительный в достижении своих целей, благородный в своих побуждениях. Я восхищаюсь этим героем и тем, как он сумел организовать мальчишек на добрые дела. Их команда – это мастерская доброты, где каждый стремится окружить заботой близких, старается помочь и оберечь семьи, в которых отцы и братья ушли в армию. Но больше всего мне нравится то, что ребята скромные, они делают добрые дела тайно, не стремятся к славе, не желают, чтобы их хвалили. И это поведение заслуживает большого уважения. Но дяде Тимура и сестре Жени не нравится тайна, которой окружена их игра. Тимур с ними не согласен, он уверен, что они всё делают правильно, главное чтобы всем было хорошо. И я считаю, что скромность является истинным спутником доброты. Кто-то из известных людей сказал: «Сила добродетели в её скромности». У скромного человека всегда горит большой огонь в душе. Как бы мне хотелось быть «тимуровцем»! Помогать близким, дарить счастье окружающим, быть рядом в трудную минуту.
Но в произведении есть и отрицательные герои – это банда Квакина, которая воровала фрукты, обижала слабых, стирала звезды, которые рисовала команда Тимура на домах, где жили семьи красноармейцев. Но больше всех из банды мне не нравится хулиган по кличке Фигура. Он жестокий, глупый, бессердечный. Фигура готов обидеть слабого, избить младшего. Его за это не любит даже его близкий друг Квакин. Таких людей Тимур не уважает, он старается разрушить «зло». Так в конце повести, «тимуровцы показывают всем жителям посёлка, кто пакостил, хулиганы попали в ловушку и были наказаны.
И даже сегодня, в XXI веке, мы можем встретить «квакиных», которые всегда стремятся обидеть, оскорбить, ударить, совершить гадкий поступок и радоваться этому, но даже такие жестокие люди предпочитают не связываться с активным добром.
Книга понравилась мне тем, что в ней описана настоящая дружба, любовь к окружающим, ребята помогают всем бескорыстно, не зависимо родственники это, друзья или посторонние люди. А ещё эта книга прекрасна тем, что в ней главными героями являются простые девчонки и мальчишки, такие же, как я и мои одноклассники. Я так хочу, чтобы у нас была своя добрая команда!