Управління часом або тайм-менеджмент. Прагніть результатів, а не до витрачених зусиль

Добридень! Сьогодні поговоримо про тайм-менеджмент або ефективне управління часом та відповімо на питання, як усе встигати!

Людина є частиною соціуму. У кожного з нас є певні обов'язки перед самим собою, колегами та рідними. Деколи здається, що життя – це калейдоскоп однакових днів, з великою кількістю завдань, на вирішення яких постійно не вистачає часу. Якщо ви асоціюєте себе з білкою в колесі, тоді вам буде цікаво дізнатися про те, що часом можна ефективно керувати.

Що таке тайм-менеджмент або управління часом

Погляньте на багатих та успішних людей. Вони володіють великим бізнесом, керують величезною кількістю людей і знаходять час для відпочинку та сім'ї. «Як усі встигають успішні люди?» спитайте ви. Та все тому, що вони знають та володіють основами тайм-менеджменту.

Тайм-менеджмент – це вміння раціонально розподіляти свої ресурси. У перекладі з англійської означає «керування часом». Звичайно, люди не чарівники і не вміють повертати час назад, чи зупиняти його. Але ми можемо навчитися грамотно розподіляти щохвилини, щоб встигати виконувати всі поставлені завдання.
Девізом успішних тайм-менеджерів можна вважати вислів «Встигай більше, працюючи менше».

Кому буде корисний тайм-менеджмент

Люди мають різні потреби та різні обов'язки. Не варто думати, що проблема відсутності вільного часу – це проблема лише керівників та заможних людей. Насправді вчитися робити максимальну кількість справ у певний проміжок часу починають із дитинства.

Згадаймо хоча б розпорядок дня дитини. Напевно, у багатьох вдома висів плакат «Розклад уроків та розпорядок дня». Завдяки йому діти дотримуються режиму дня та дисциплінуються.

Якщо ви ставите питаннями: «Як працювати і встигати все робити по дому жінці з дитиною», «Як навчитися швидше все встигати і не втомлюватися», значить ці питання для вас актуальні, особливо якщо ви молода мама. Деякі представниці прекрасної статі встигають стежити за трьома дітьми, доглядають себе і чоловіка, а деякі не можуть впоратися навіть з однією дитиною.

Тому не варто думати, що тайм-менеджмент - це марна наука, яка в житті навряд чи стане вам у пригоді. Насправді, якщо ви навчитеся контролювати свій час, ви знайдете щастя та гармонію у всіх сферах життєдіяльності.

Історія тайм-менеджменту

Люди з давніх-давен намагалися максимально ефективно розподіляти свої трудові ресурси, тому ще в Стародавньому Римі філософ Сенека почав розподіляти витрачений час, на той, який він провів з користю і марний. Якщо відомий мислитель робив щось корисне, то такий час вважався добрим, марним – поганим.

Пізніше Сенека почав записувати, що коли він робив. Після цього проводив аналіз витраченого часу та оцінював його ефективність. Можна сміливо сказати, що він займався побудовою системи ефективного тайм менеджменту.
У ΧV столітті відомий італійський учений Альберті стверджував, що люди, які вміють користуватися своїм часом, завжди будуть успішними.

Вже в ΧΧ столітті було створено інститут праці, де працювало чимало відомих особистостей. Наприклад, біолог Любящев А.А. винайшов метод хронометражу. Його успішно і зараз застосовують на велику кількість підприємств, аналізуючи робочий час кожного фахівця.

Хронометраж дозволяє проаналізувати скільки часу необхідно людині для виконання певного завдання.

Основні складові тайм-менеджменту

Перед тим як розпочати вивчення основних правил тайм-менеджменту, необхідно знати, з яких частин він складається. Тобто, що необхідно буде робити, і завдяки чому ви навчитеся розподіляти свій час:

• Суворий облік всього часу;
• Оптимізація робочих часових ресурсів;
• Щоденне планування свого дня;
• Постійна мотивація.

Керувати своїм часом потрібно не тільки в робочі години, а й у період відпочинку. Це допоможе краще відновити свої сили, а також дасть можливість почуватися щасливою, самодостатньою та успішною людиною.

Не кожен громадянин нашої країни взагалі чув, що своїм часом можна вміло керувати. Відповідно про існування методики тайм-менеджменту багато хто навіть не підозрює. Але якщо людина все-таки зацікавилася і поверхово ознайомилася з мінімальною інформацією про це мистецтво, то вона відразу стає заручником багатьох страхів.
Розглянемо найпопулярніші страхи, пов'язані з тайм-менеджментом.

1. Ніхто не може керувати часом, тому життя йшло, і йтиме своєю чергою.Це неправильне твердження, адже ви самі є господарями своєї долі. Тільки від вас залежить, наскільки швидко буде виконано роботу і скільки залишиться часу для відпочинку та спілкування з друзями. Опанувавши корисні звички, які допомагають заощадити час, ви керуватимете не часом, а своїм життям;
2. Завдяки тайм-менеджменту доведеться більше працювати.Деякі люди дійсно бояться, що якщо у них з'явиться вільний час, то доведеться виконувати більше незапланованої роботи. Насправді тайм-менеджмент дозволяє оптимізувати всі процеси, і ви навряд чи встигнете зробити незаплановану роботу;
3. Дотримуючись правил тайм-менеджменту, можна перетворитися на робота.Багато хто думає про те, що якщо повністю розпланувати своє життя, то можна втратити всі людські радощі. Насправді тайм менеджмент не забирає час, а навпаки допомагає знайти зайву годину-дві, яку можна витратити на себе.

Принципи тайм-менеджменту або як усе встигати

Мистецтво управління своїм часом- Це досить складна наука, на вивчення якої може піти не один рік. Але ми постаралися виділити основні засади тайм-менеджменту, які допоможуть правильно організовувати день кожної людини.

Плануйте кожен свій день

Щодня перед сном намагайтеся виділити кілька хвилин, щоб у письмовій формі скласти план наступного дня. Зробити це можна на аркуші паперу або демонстраційній дошці. Пропишіть кожну хвилину свого часу, не забуваючи про відпочинок та форс-мажорні обставини. Не забувайте достатньо часу надавати саме цим пунктам, адже ніхто не застрахований від непередбачених труднощів.

Свій план носите завжди із собою (якщо він записаний у блокнот або щоденник), періодично в нього подивляйтеся і перевіряйте, чи вкладаєтеся ви у відведений час. Викреслюйте або стирайте виконані пункти. Так ви відчуватимете самозадоволення від виконаної роботи.

Ставте собі за мету

Кожна людина має мрію, яка перетворюється на певну мету. Людям, які ставлять собі певні завдання і знають заради чого вони працюють, легше досягти бажаного.

Наприклад, якщо ви звичайний середньостатистичний офісний працівник, але ставите собі за мету бути керівником, тоді необхідно здобути відповідну освіту, добре себе зарекомендувати перед начальством і якісно виконувати свою роботу. У такому разі у вас є великі шанси просунутися кар'єрними сходами. Можливо, у майбутньому ви . І в ідеалі, запровадьте стандарт корпоративного тайм-менеджменту у своїй організації. Головне дійсно цього хотіти і не сидіти склавши руки.

Важливо навчитися правильно ставити цілі.Спочатку подумайте, чого саме ви хочете. Ваша мета має бути конкретною, досяжною, актуальною, вимірною та обмеженою часовими рамками. Не потрібно мріяти про те, що живучи в глибинці та працюючи на невеликому заводі, ви за кілька років зможете стати президентом. Ставте перед собою реальні цілі та йдіть до заповітної мрії.

Навчіться фіксувати свій план дій

Про важливість складання планів ви знаєте, тепер давайте разом розглянемо, як грамотно розпланувати свої справи.

Допоможе нам у цьому діаграма Ганта. Це, на перший погляд, важкий метод, з яким не впорається кожен. Але насправді все досить просто. Роботу цього розглянемо з прикладу.

Вам необхідно збудувати будинок. Ви прописуєте всі етапи будівництва (проектування, закладення фундаменту, наземні, оздоблювальні роботи і т. д.) Після чого дані заносите в таблицю і вказуєте терміни та черговість їх здійснення Деякі дрібні процеси, виконання яких не впливає на якість робіт, можна поєднати, тим самим скоротивши час на їх виконання.

Складання такої діаграми дозволяє наочно пояснити масштабність робіт, що виконуються, завдяки чому працівники включаються в процес швидше.

Розставляйте пріоритети

Для досягнення поставленої мети кожній людині доводиться виконувати низку завдань різного ступеня важкості. Тому потрібно навчитися розставляти пріоритети та виділяти найважливіші процеси.

Для того, щоб правильно розпланувати свій день, можна скористатися нескладним принципом. Він називається спосіб "АБВГД".
Його суть полягає у наступному. Ви складаєте план на день, починаючи з найважливіших справ. Тобто, під літерою «А» ми маємо на увазі виконання найважливішого процесу, під «Б» — менш важливого, «В» — не дуже важливе і т.д.

Виконання найскладніших і важливих завдань необхідно запланувати на ранок, або найпродуктивніший для вас період. Справа в тому, що якщо найважче завдання відразу не виконати і постійно відкладати її рішення на потім, то почуття невиконаного обов'язку емоційно на вас давитиме. Відомий фахівець у галузі активного тайм-менеджменту Б.Трейсі радить підходити до вирішення подібних питань жорстко та однозначно. Він є автором методу тайм-менеджменту «Сніданок жабою», яким успішно користується величезна кількість людей.

Його суть полягає у наступному. Ви виконуєте найважчі та трудомісткі завдання («жаби») насамперед. Це необхідно для того, щоб ви встигли зробити всі заплановані справи, а ваше емоційне тло, протягом усього дня, залишалося в нормі.

Логічним продовженням методу із жабою є принцип чи закон Парето. Він свідчить, що 20% усіх прикладених нами зусиль дають результат у 80%, а решта 80% зусиль результативні лише на 20%.

Саме тому основним завданням кожного є виявити найефективніші 20% та сконцентруватися на їх виконанні.
Є ще один метод, який допомагає розставити усі пріоритети. Називається він "Матриця Ейзенхауера". Відомий успішний політичний діяч славився своєю практичністю. Він поділяє всі свої справи на 4 категорії:

• Термінові та важливі. Ці відносини необхідно виконувати насамперед. Через свою важливість їх не варто доручати іншим. Якщо ви будете затягувати з виконанням таких завдань, це може спричинити негативні наслідки в майбутньому;
• Важливі, але не термінові. Зверніть увагу саме на цей пункт. Саме з цієї категорії завдань можна виконувати планування. Але не варто відкладати їх виконання надовго, тому що ці справи можуть перейти до пункту термінові та важливі;
• Термінові, але дуже важливі. Такі справи здебільшого забирають багато часу, тому саме їх можна делегувати, тобто перепоручити комусь;
• Неважливі та нетермінові. Їх краще взагалі викреслити зі списку, щоби не витрачати свій час.
  Спробуйте і ви використовувати ці методи, і вже за кілька днів зрозумієте, наскільки вони є дієвими.

Фокусуйтеся на головному та навчитеся делегувати

Кожна людина має величезну кількість справ, які потрібно зробити протягом дня. Деякі з них можуть зайняти кілька хвилин, а деякі вимагають декількох годин. Намагайтеся за всі важкі і важливі справи братися самостійно, а менш важливі доручати іншим людям.

Наприклад, якщо в сім'ї ніхто, крім мами, не вміє готувати борщ, а крім обіду необхідно ще витерти пил і скласти іграшки, то раціонально доручитиме прибирання дітям або татові, тоді коли мама готуватиме обід. За такого розкладу всі нагодовані, а квартира прибрана.

Або інший приклад, якщо ви щодня заробляєте кілька тисяч рублів на день і у вас потік кран, то легше доручити ремонтні роботи сантехніку і заплатити йому кілька сотень, тоді як ви за цей час заробите в кілька разів більше.
Освойте принципи делегування, т. е. не бійтеся перекладати інших частину своїх обов'язків.

Аналізуйте прожитий період та створюйте свої особисті правила тайм-менеджменту

Періодично озирайтесь назад і намагайтеся аналізувати прожитий період. Звертайте увагу, наскільки раціонально ви витрачали час, як швидко досягли поставленої мети, які труднощі при цьому зустрічалися на вашому шляху і т.д.
Регулярно аналізуйте своє життя і відзначайте те, з якою швидкістю воно рухається, чи ви повністю задоволені своїми діями.
Спираючись на основні принципи тайм-менеджменту, створюйте свої правила, які допомагають вам оптимізувати тимчасові ресурси та відчувати себе щасливою та успішною людиною.

Не забувайте відпочивати

Плануйте свій відпочинок як одне з головних завдань. Саме від того, наскільки добре ви відновили свої сили, залежить якість і швидкість роботи, що виконується. Не нехтуйте сном. Сон дорослої людини повинен становити щонайменше 8 годин на добу. Інакше депресія та занепад сил вам гарантовані, а це головні вороги продуктивної роботи.

Не забувайте спілкуватися з друзями та близькими. Не закидайте свої хобі та захоплення. Приємне проведення часу сприяє розслабленню людини і робить її життя більш яскравим.

Розплануйте свій наступний день

Лягаючи спати, намічайте завдання, які ви хотіли б завтра здійснити. Краще записати всі пункти, щоб нічого не проґавити, адже людина не робот і їй властиво забувати деякі дрібниці.

Планування краще займатися у вечірній час. Тобто ви ввечері сьогодення продумуєте наступний. Це дозволяє суттєво оптимізувати тимчасові ресурси, простіше кажучи, ви грамотно розподіляєте свій час.

Останній день

Намагайтеся щодня проживати як останній. Не відкладайте виконання важливих справ. Справи, на які постійно не вистачає часу, іноді так і залишаються в планах, тобто нереалізованими. Тому наскільки можна максимально викладайтеся протягом кожного дня. Завдяки цьому у вас не буде накопичуватися маса рутинної та нецікавої роботи.

Фільтруйте інформацію

Вивчаючи певну інформацію в інтернеті чи друкованих виданнях, намагайтеся виділяти головні аспекти статті та «пробігати» поглядом саме з них. Дуже часто інформація, що надається, переповнена різною рекламою, або надлишками міркувань авторів, тобто «водою». Навчіться читати «через рядок», це суттєво заощадить ваш час.

Пожирачі часу

Дуже багато часу сучасні люди витрачають на перегляд абсолютно не потрібної інформації в соц. мережах та інших інтернет-ресурсах, а також на марні розмови по телефону.

Адже час – це той ресурс, який не можна заповнити. Для того щоб зрозуміти, наскільки воно вам дорого порахуйте, скільки приблизно ви заробляєте протягом години. А тепер подумайте, скільки часу та грошей ви даремно втрачаєте. Навіть якщо не переводити все це в грошовий еквівалент, подумайте, що замість порожньої балаканини по телефону можна було почитати книжку дитині, або пограти з нею. А це набагато корисніше і принесе більше задоволення.

Звичайно, ізолюватися від усіх та припинити спілкування з друзями це теж не вихід. Але спробуйте мінімізувати спілкування із справді непотрібними людьми. Навчіться їм говорити "Ні".

Проаналізуйте звички та виявіть саме своїх «пожирачів часу». Поступово позбавляйтеся їх, навчайтеся.

Концентрація на виконанні однієї справи

Намагайтеся не братися за виконання кількох справ одночасно.Так ви розпилюватимете свої сили, а увага буде розсіяною. Ви довше виконуватимете кожен процес. Візьміть одну справу і виконайте її повністю, потім приступайте до наступного.

Історія знає деяких людей, які могли робити кілька справ одночасно (наприклад, Юлій Цезар), але вони лише виняток із правил.

Але є такі процеси, які можна і потрібно поєднувати. Наприклад, їзда у громадському транспорті у більшості людей займає багато часу. Чому б у цей час не зайнятися самоосвітою. Адже можна прослухати аудіокнигу або прочитати цікавий журнал.

Експерти радять не хапатись за все. Краще повільно та впевнено йти до поставленої мети, якісно виконуючи кожне завдання.

Вивчіть свій біологічний годинник

Ритм життя в кожної людини індивідуальний. У когось пік активності припадає на ранковий годинник, а хтось спить до обіду, а надвечір починає працювати. Тільки ви самі знаєте, коли у вас підйом сил і найвища працездатність. Саме в цей період і постарайтеся виконувати максимальний обсяг заздалегідь спланованої роботи. Робіть це одночасно.

Упорядкуйте робоче місце

У всіх успішних людей можна побачити ідеальний порядок на їхньому робочому місці. Це як звичайного столу, і робочого столу ПК. Ви коли-небудь помічали, скільки витрачаєте свого часу на пошук якогось документа? Вчені підрахували, що люди, які мають безлад на своєму робочому місці, витрачають 30% часу на пошук необхідного документа, інструменту тощо.
Наведіть порядок, утилізуйте непотрібні папери, позбавтеся сміття. Завдяки цьому ви почуватиметеся комфортно, а працездатність підвищиться.

Окреме робоче місце

Якщо ви працюєте в домашніх умовах і вважаєте, що все житло – це робоче місце, то ви глибоко помиляєтесь. Поки ви працюєте, вас може відволікати безліч дрібниць. Постарайтеся облаштувати свій куточок, де зберігатимуться всі ваші речі, необхідні робочого процесу.

Наприклад, якщо ви займаєтеся пошиттям одягу вдома, то не варто розкидати швейне приладдя по всій квартирі. Пошук необхідної дрібниці займе багато часу. Облаштувавши своє робоче місце, ви позбавите себе додаткових прибирань і постійних пошуків.

Книги про тайм-менеджмент або управління часом

Якщо ви серйозно вирішили змінити своє життя і хочете більше дізнатися про тайм-менеджмент, тоді вам буде корисно прочитати наступні книги. Вони є працями відомих фахівців у цій галузі та користуються великою популярністю:

1. «Господар часу», автор Євген Попов.
2. «Екстремальний тайм-менеджмент», автори Микола Мрочковський та Олексій Толкачов.
3. «Як упорядкувати справи чи Мистецтво продуктивності без стресу», автор Девід Ален.
4. «Тайм Драйв», автор Гліб Архангельський.
5. «Результативний тайм-менеджмент», «Залиште гидливість, з'їжте жабу», «Керуйте своїм Часом», автор Брайан Трейсі.
6. "Час - гроші", автор Метью Едлунг.
7. "Тайм менеджмент. Мистецтво планування та управління своїм часом та своїм життям», автор Джулія Моргенстерн.
8. "Інтегрований тайм-менеджмент", автор Стів Прентіс.
9. «Як встигати жити та працювати», автори Дон Аслетт та Керол Картаіно.
10. "Ваш час - у Ваших руках", автор, Лотар Зайверт.
11. "Жорсткий тайм-менеджмент", автор Ден Кеннеді.
12. "Мистецтво встигати", автор Алан Лакейн.
13. "Повний порядок. Понеділок план боротьби з хаосом на роботі, вдома і в голові», автор Реджіна Лідс.
14. «Працюй менше, встигай більше. Програма персональної ефективності», автор Кері Глісон.

Висновок

Якщо вам здається, що організувати свій день, використовуючи поради тайм-менеджменту, у вас не вийде, то ви глибоко помиляєтеся. Звичайно, будь-яке починання вимагає дисципліни та самоконтролю, але ви швидко «втягнетесь» у цей процес і почнете отримувати від нього задоволення.

Головне, не кидати розпочате. Постарайтеся протриматися 30 - 40 днів, після чого планування дня перетвориться на гарну звичку, без якої ви просто не зможете жити.

Навчіться правильно розподіляти свій час. Тоді ви встигатимете не тільки працювати, а й відпочивати, спілкуватися з близькими і розважатися з друзями.

Управління часом для сучасної людини – центральне поняття будь-якої системи особистої ефективності та продуктивності, Святий Грааль для кожної амбітної особистості, чи то студент, підприємець чи домогосподарка. Швидкий темп життя, особливо у великих містах, і величезні масиви даних ускладнюють досягнення важливих для кожного з нас цілей, не важливо підвищення це по службі, виховання дитини або створення власного підприємницького проекту. Якщо вам є чого прагнути, ви незадоволені своїми результатами, просто хочете стати трохи ефективнішим або ж потребуєте допомоги з подолання прокрастинації (звички відкладати справи на потім), то ця серія уроків створена саме для вас.

Представлений онлайн-тренінг познайомить вас з основами тайм-менеджменту та його деталями, розповість про те, як керують своїм часом та організують своє життя найуспішніші люди планети. Безкоштовно до вашої уваги будуть запропоновані різні принципи, методики, вправи, техніки та прийоми, з яких складаються найефективніші системи тайм-менеджменту, і які дозволять вам, застосувавши їх на практиці, помітити позитивні зміни вже в перші дні. Цей онлайн-курс тайм-менеджменту стане вашим особистим гідом у світ, де ви забудете про те, що таке вічна втома, постійний стрес і брак часу. Ви навчитеся грамотно ставити цілі та планувати їх досягнення, встигати робити величезну кількість справ у рекордно короткі терміни, отримувати задоволення від роботи та встигати знаходити час на відпочинок. У курсі зібрані поради та методи управління часом, які по-справжньому ефективні.

Однак, незважаючи на те, що представлений курс має величезний потенціал, тайм-менеджмент сам по собі, на жаль, таїть у собі несподівано багато невизначеностей та питань. По-перше, чому різних підходів до управління часом так багато? У чому різниця між методикою GTD Девіда Аллена та методом «тайм-драйв» Гліба Архангельського? Навіщо взагалі кожен черговий суперефективний автор винаходить щось нове, невже в тайм-менеджменті немає нічого певного і точного?

По-друге, чому не все із запропонованого фахівцями працює? Автори в один голос говорять про ефективність своїх методів і технік, але слідувати їм зовсім не хочеться. І потім навіть якщо ви все виконуєте точно за інструкцією, щось все одно йде не так. В чому причина?

І по-третє, що робити з небажанням жити на автоматі один раз, але назавжди заведеному розпорядку? Як підлаштовувати чітку систему організації часу під постійні зміни, якими так багате наше життя?

Дана серія онлайн-уроків не розрахована на те, щоб дати відповіді на всі перераховані вище питання, але складена таким чином, щоб допомогти вам відповісти на них самостійно. І в цьому найголовніша її цінність. І з цієї ж причини, вивчивши матеріали цього тренінгу, ви зможете не лише «прокачати» якісь окремі свої якості, а й вплинути на свою особистість комплексно.

А якщо ви хочете освоїти методи управління часом якнайшвидше і ефективніше, записуйтесь на нашу .

Тайм менеджмент (Організація часу, управління часом)— це технологія впорядкування часу, спрямовану підвищення ефективності його використання.

Саме поняття «тайм-менеджмент» походить від англійського «time management» і означає технологію організації людиною свого часу та підвищення ефективності її використання. Якщо говорити більш конкретно, то тайм-менеджмент має на увазі під собою дію або сукупність дій з тренування усвідомленого контролю за кількістю часу, що витрачається на певні види діяльності та за допомогою якого можна суттєво збільшувати свою продуктивність та результативність.

Тайм-менеджмент включає широкий спектр діяльності, серед яких:

• Постановка цілей
• Планування та розподіл часу
• Делегування завдань та управління ресурсами
• Аналіз витрат часу
• Фіксація часу
• Пріоритизація
• Складання списків
• І багато інших

На початку своєї появи управління часом стосувалося лише сфери трудової діяльності чи бізнесу. Але, з розвитком, термін почав розширюватися і включив у собі різні аспекти особистої діяльності. Сьогодні тайм-менеджмент є необхідною складовою розвитку будь-якого проекту, т.к. служить визначальним чинником при розрахунку його масштабу та часу, необхідного для реалізації.

У Росії про управління часом вперше почав говорити революціонер та громадський діяч А. К. Гастєв, який у 20-х роках XX століття був директором центрального інституту праці. Він почав розвивати ідеї про особисту ефективність людини та про ефективне використання часу. Вже на початку 70-х років з'явився перший метод, який дозволяв керувати особистим часом під назвою «Хронометраж». Згодом тема стала стрімко набирати дедалі більше прибічників і впроваджуватися у різні сфери діяльності людей. Все це призвело до того, що тайм-менеджмент став самостійним напрямом, а 2007 року в Московській Фінансово-Промисловій Академії (сьогодні університеті) було створено кафедру тайм-менеджменту.

Управління часом має свою структуру, що складається з кількох важливих процесів:

• Аналіз
• Розробка та складання стратегій
• Планування та пріоритизація
• Реалізація процесу
• Контроль досягнення цілей

Важливо зауважити, що управління тимчасовим ресурсом дозволяє ефективно розпоряджатися не тільки робочим часом, який є основною частиною життя звичайної людини, а й вільним часом, який людина використовує для відпочинку. Застосовуючи його у повсякденному житті, можна набагато ефективніше організовувати свій побут, планувати вихідні, влаштовувати різноманітні заходи. Вправно розпоряджаючись своїм часом, людина може зі своїх вихідних зробити навіть міні-відпустку. Все разом це дуже позитивно позначається на емоційному, психічному та фізичному здоров'ї людини і значно покращує її життя.

На сьогоднішній день створені та успішно функціонують спеціальні школи з навчання ефективного управління часом. Стандартне навчання відбувається за такими основними темами:

• Стратегічне планування
• Тактичне планування
• Оцінка особистої ефективності
• Оцінка управлінської ефективності
• Визначення особистої місії як емоційно мотивуючого фактора
• Визначення основних факторів для вироблення власного плану
• Вміння розставляти пріоритети
• Інструмент «Mind Mapping»
• Навчання основ використання програмного забезпечення, розробленого спеціально для планування (MyLifeOrganized, MS Project, MS Outlook та інші програми)
• Аналіз досягнутого
• Вивчення методик удосконалення процесу досягнення цілей

Для навчання людей основ грамотного управління часом сьогодні проводяться різні тренінги та семінари, розробляються програми та курси, випускаються книги та інші видання, а також створюються різні інтернет-ресурси та онлайн-тренінги, такі як представлений тренінг на нашому сайті 4brain, наприклад.

Застосування тайм-менеджменту

У сучасному світі особистий час — це ключовий ресурс людини, яка часто має набагато вищу вартість, ніж гроші, оскільки вона, на відміну від них, не може бути накопичена або відновлена. Саме тому вміння найкраще використати свій час і керувати ним представляє суттєву цінність для будь-якої людини. І важливо навчитися застосовувати цю навичку у всіх сферах життя: роботі, бізнесі, творчості, сімейних стосунках тощо.

Навичка управління часом надає людині величезну кількість різних переваг. Нижче ми перерахуємо лише деякі з них.

Отже, людина, яка вміє керувати своїм часом:

• Значно частіше за інших досягає поставлених цілей
• Досягає своїх цілей у рази швидше, ніж люди, які не мають такої навички
• Здатний досягти успіху в будь-якій сфері діяльності
• Має набагато більше часу на відпочинок, перебування з близькими та заняття улюбленими справами
• Здатний виконувати безліч різних справ протягом короткого проміжку часу
• Має можливість збільшити свої доходи, створити капітал та відійти від справ якнайшвидше
• Може позбутися відчуття постійної втоми та зміцнити своє здоров'я
• Набагато менше схильний до впливу стресів та негативних факторів
• Позитивно сприймає навколишній світ і події, що відбуваються в ньому.
• Може приділяти більше часу на духовний розвиток та самовдосконалення
• Завжди має чіткий план дій
• Має внутрішню свободу і має можливість вибору
• Здатний створювати сприятливі умови та самостійно контролювати своє життя

Це лише частина того позитивного впливу, який має вміння керувати часом життя людини. Не просто так існує думка про те, що люди, які не знають, як їм розподілити свій час, не можуть знайти жодної вільної хвилини, і постійно чимось зайняті, але вся їхня зайнятість не приносить жодних тлумачних результатів. А люди, здатні вміло розпоряджатися своїм тимчасовим ресурсом, завжди можуть виділити час для чогось або для когось, і всі їхні справи безперервно просувають їх до їх цілей та досягнення успіху.

Якщо ви познайомитеся з особливостями життя та роботи успішних людей, то неодмінно виявите, що всі вони, як один, говорять про те, що найцінніший актив, яким володіє людина - це його час, і напевно помітите, що всі вони ведуть щоденники, складають плани, продумують подальші кроки та займаються цим постійно. Вони завжди повно ідей, а кількість їхніх справ просто вражає. Але, водночас, вони щасливі, усміхнені, позитивно налаштовані; все, що вони роблять, роблять з ентузіазмом і отримують від цього задоволення; а також мають міцне здоров'я. Якщо ви є людиною, яка прагне саморозвитку та особистісного зростання, то велика ймовірність того, що і ви хотіли б досягти подібних результатів, інакше вас не було б тут. І для вас є чудова новина – ВИ МОЖЕТЕ ЦЕ ЗРОБИТИ. Потрібно тільки поставити собі за мету навчитися якісно використовувати свій час.

Як цьому навчитися?

Ні для кого не секрет, що всі ми від народження маємо набір різних здібностей і схильностей. Але у всіх, звичайно ж, ці здібності та схильності різні, і в той час як одні люди спочатку схильні до того, щоб ефективно управляти часом свого життя, іншим доводиться ця навичка розвивати та відточувати. Як би там не було, це можна зробити. І знову радісна новина - ВИ МОЖЕТЕ ЦЕ ЗРОБИТИ САМОСТІЙНО, тобто. не вдаючись до того, щоб проходити навчання у спеціалізованих закладах або купувати дорогі навчальні курси. Причому, зовсім не обов'язково мати якийсь особливий талант або геніальність, а можна просто пройти онлайн-тренінг, введення до якого ви зараз читаєте.

Існує два важливі моменти під час проходження цього курсу. Це:

Теоретична база- та інформація, яку ви можете отримати з пропонованих нами уроків.

Практичне освоєння- Застосування того, що ви дізнаєтеся, на практиці у своєму повсякденному житті.

Грунтуючись саме на цих важливих моментах, ми розробили цей тренінг. Кожен урок розрахований на те, щоб ви могли засвоїти теоретичний матеріал, який піднесений цікавою та цілком зрозумілою та доступною будь-якій людині мовою. А також на те, щоб у вас була мотивація і можливість застосувати все те, що ви дізналися, не чекаючи на якийсь слушний момент, а прямо «тут і зараз». Все, що вам знадобиться - це бажання опанувати нову навичку і трохи вільного часу, який вам знадобиться для цього знайти, в чому ми, звичайно ж, не сумніваємося.

Бажаєте перевірити свої знання?

Якщо ви хочете перевірити свої теоретичні знання на тему курсу і зрозуміти, наскільки він вам підходить, можете пройти наш тест. У кожному питанні правильним може бути лише один варіант. Після вибору одного з варіантів, система автоматично переходить до наступного питання.

Уроки з тайм-менеджменту

Вивчивши досвід навчання управлінню часом безлічі людей, дійшли висновку, що його основам, як ми вже говорили, можна навчитися самостійно. Ввівши деякі коригування і ще більше адаптувавши матеріал для самостійного вивчення, ми підготували ряд уроків, спрямованих на розвиток корисних компетенцій для повноцінного оволодіння цією навичкою. Далі - коротко про кожен урок:

Метою даного уроку є допомогти вам максимально розібратися в особливостях та нюансах тайм-менеджменту, а також на глибинному рівні усвідомити та відчути, як може ефективна організація свого часу сприяти досягненню цілей, допомагати у розвитку потенціалу своєї особистості та надавати сприятливий вплив на життя в цілому.

В уроці будуть розглянуті такі питання як цілі управління часом та його передумови, основні етапи та особливості цього процесу. Крім того, ви дізнаєтеся масу порад щодо підвищення особистої ефективності і зможете вибрати ті з них, які будуть підходити саме вам.

Як відомо, будь-яка дія людини безпосередньо пов'язана з тим, що вона витрачає певну кількість часу на її вчинення. І якщо інформація з першого уроку навчить вас визначати та фіксувати свої тимчасові витрати та розбиратися в структурі розподілу тимчасового ресурсу, то знання, які ви отримаєте звідси, допоможуть вам навчитися відокремлювати те, на що потрібно витрачати свій час, від того, на що не потрібно .

Тут мова піде про процес цілепокладання: ви навчитеся визначати свої справжні цілі та другорядні завдання, а значить, зможете робити те, що дозволить вам виключити марну трату часу, і навіть ваші мінімальні зусилля будуть приносити вам максимальні результати.

Досягнення будь-якого результату - це процес, який завжди має свої особливості та характеристики. Важливо розуміти, що не всі дії є ефективними. Потрібно вміти бачити перспективи, прораховувати свої кроки та розставляти пріоритети. Наявність мети передбачає і наявність плану її досягненню. Цим та іншим цікавим питанням і присвячено цей урок.

З нього ви дізнаєтеся про те, що є процес планування справ, які існують методики розміщення пріоритетів, познайомитеся з найбільш ефективними техніками складання планів і списків. Крім цього, ви дізнаєтеся кілька важливих принципів, які допоможуть вам навчитися економити час, підвищувати свої результати та уникати багатьох помилок, які властиві людям, які стали на шлях грамотного розподілу часу.

Незважаючи на те, що в російську мову поняття «тайм-менеджмент» прийшло нещодавно, самому факту організації особистого часу задля досягнення цілей та підвищення продуктивності приділяли та приділяють увагу багато видатних діячів. Можливо, саме тому вони й змогли досягти значного успіху, адже від здатності розпорядитися головним ресурсом - часом - часто залежить вміння людини справлятися з усіма справами, напружено та ефективно працювати в будь-яких ситуаціях, і виходити з них переможцем.

Так чи інакше, планували свою зайнятість усі (художники, письменники, політики – відомі і не дуже), але творцем не універсального режиму дня, а однією з перших комплексних систем управління часом став Б. Франклін. Він на власному прикладі показав, наскільки важливо ставити цілі та розробляти план їхнього досягнення. Про його та інші авторські системи тайм-менеджменту, в яких поєднуються принципи цілепокладання, планування та мотивації, і йтиметься в даному уроці.

А. Герцен писав: «Теорія вселяє переконання, приклад визначає спосіб дій». Насправді, системи управління часом урок 4, основи цілепокладання урок 2 та планування урок3 як основні складові тайм-менеджменту були б не більше, ніж елементами стрункої теорії, якби їх не доповнювали спеціально розроблені загальнометодологічні та в рамках окремих технік практичні інструменти. Наслідуючи їх, застосовуючи їх у своєму повсякденному житті, кожен зможе набути не тільки корисних знань, а й створити власну систему постановки, оцінки та реалізації стратегічних цілей.

Зібрані в цьому уроці рекомендації, поради, хитрощі, прийоми, а також сервіси та програми з тайм-менеджменту взяті з різних джерел, але є універсальними інструментами і однаково стануть у нагоді як у плані управління часом, так і для особистісного розвитку в цілому: тренування самодисципліни , характеру, ставлення до життєвих пріоритетів та цілей

Як проходити заняття?

Всі наші уроки мають одну важливу особливість - вони створені таким чином, щоб застосувати їх могла абсолютно будь-яка людина. Але ви повинні обов'язково мати на увазі, що те, наскільки успішно ви освоїте матеріал, залежить, величезною мірою, від вашого відношення. Якщо ви віднесетеся до цього недбало, з позиції «якщо з'явиться час, то я, звичайно, займуся», то і результат буде цілком посереднім, якщо буде взагалі. Але в тому випадку, якщо ви підійдете до вивчення матеріалу з усією відповідальністю і розумінням важливості того, чим займаєтеся, то результатом стане ваше стрімке особистісне зростання і підвищення показників усіх особистісних характеристик, не кажучи вже про те, що ви навчитеся чудово керувати своїм часом.

Для того щоб отримати з тренінгу найбільшу користь, ми рекомендуємо вам вивчати по одному уроку на два дні: в перший день вам потрібно буде просто ознайомитися з уроком, а на другий - протягом дня використовувати те, що ви дізналися, щоразу використовуючи нові прийоми та комбінуючи їх. На весь курс у вас піде близько десяти днів. Але важливим тут є ще й те, що, взявшись за тренування, ви в жодному разі не повинні пропускати заняття. Поставте собі завдання – пройти цей курс до кінця. Тільки це вже стане вашою практикою тайм-менеджменту, і крім того, почне розвивати у вас такі якості як цілеспрямованість, обов'язковість, старанність і пунктуальність. Запам'ятайте, що теорія та практика – це дві сторони однієї медалі. Тільки так ви зможете навчитися того, чого хочете, і тільки так чинили усі успішні люди за всіх часів. І ще дещо: заздалегідь підготуйте блокнот та ручку, адже у справі планування без цього нікуди.

Додатковий матеріал

Книги з тайм-менеджменту

У цьому розділі додаткових матеріалів ми розглянемо кілька найпопулярніших книг на тему тайм-менеджменту. Кожна з них є унікальною збіркою корисної інформації, практичних порад та вказівок, ефективних технік та прийомів з управління часом. Деякі їх написані авторами-профессионалами і вже заслужили собі авторитет у російських читачів, а й у читачів з усього світу. Інші ж видані зовсім недавно, а їх авторами є ще не такі знамениті, але, безсумнівно, люди, що заслуговують на увагу. Будь-яка з розглянутих книг стане чудовим доповненням до нашого тренінгу.

Багато наших сучасників прагнуть гіпер-продуктивності.

Напевно, ви знаєте людей, які снують від завдання до завдання, постійно перевіряють електронну пошту, організовують, кудись телефонують, виконують доручення тощо.

Люди, які це роблять, часто поділяють думку, що «бути постійно зайнятим» означає, що ви наполегливо працюєте і стаєте більш успішним.

Таке переконання може бути справедливим лише до певної міри, і воно часто призводить до безглуздої «продуктивності», тобто до постійної потреби щось робити і до схильності витрачати час на дрібні завдання. Але краще застосувати інший підхід.

Працювати треба розумніше, а не старанніше

Старе прислів'я говорить, що працювати треба розумніше, а не старанніше. Це твердження слід брати за основу при підході до будь-якого роду.

Замість роботизованого підходу до вирішення завдань, необхідно поставити питання, що можна зробити більш раціонально або зовсім виключити зі списку намічених справ.

Ефективно керуючи своїм часом, ви не ставите питання, як можна виконати більше завдань за день, а намагаєтеся спростити і прискорити процес, щоб уникнути перенапруги.

Йдеться про вивільнення місця у вашому житті для відпочинку та приємного проведення часу.

На добу справді достатня кількість годин, щоб зайнятися всім, чого б ви хотіли, але цей час потрібно виявити.

Ми сподіваємося, що цей список із 21 ради підштовхне вас у правильному напрямку.

Пам'ятайте про те, що є незліченні фішки та хитрощі, щоб ефективно планувати свій час. Ми знаходимо ці поради корисними, хоча у вас може бути своя думка з цього приводу.

Нехай цей список стане каталізатором, щоб ви регулярно думали про те, як підвищити результативність власної праці.

1. Головна увага головним вещам.

Найважливіші завдання виконуйте насамперед. Це золоте правило тайм-менеджменту. Щодня визначайте два-три завдання, які перебувають у пріоритеті та виконуйте їх насамперед.

Як тільки ви їх завершите, день уже можна вважати успішним. Переходьте до інших речей або відкладіть решту не наступного дня, адже найважливіші справи ви вже вчинили.

2. Навчіться говорити «ні».

Вирішення великої кількості завдань за обмежений час може навчити вас жонглювати різними проектами та керувати своїм часом. І це чудово.

3. Приділяйте сну принаймні 7-8 годин.

Деякі люди думають, що жертвувати сном це хороший спосіб збільшити продуктивність і звільнити пару додаткових годин на добу. Але це не той випадок.

Більшість з нас потребують 7-8 годин сну, щоб і тіло, і розум функціонували оптимально. Ви це відчуєте, дослухайтеся до свого організму. Не варто недооцінювати значення сну.

4. Повністю сконцентруйтеся на поставленій задачі.

Закрийте всі інші вікна браузера. Покладіть телефон у беззвучному режимі поза увагою. Знайдіть собі тихе місце для роботи або увімкніть музику, якщо вона вам допомагає (мені, наприклад, іноді подобається слухати класичну музику або звуки природи).

Сконцентруйтеся на одній-єдиній задачі, пориньте в неї. Ніщо інше не повинно існувати у цей момент.

5. Почніть раніше.

Багато хто з нас страждає на синдром «відкладення на потім». Здається, завдання настільки просте, що ви завжди встигнете її виконати і зрештою затягуєте час.

Позбавляйтеся хронічної прокрастинації, оскільки набагато приємніше уникнути перенапруги, заздалегідь виконавши заплановані справи. Це не так складно, достатньо вашої твердої рішучості.

6. Не відволікайтеся на другорядні деталі.

Ми часто затягуємо проекти, надто довго зациклюючись на дрібних деталях. Це притаманно перфекціоністів.

Але набагато ефективніше просуватися вперед, виконати більший обсяг проекту, відкинувши колишнє бажання щось постійно заглиблюватися. Найкраще все виконати, а після завершення переглянути окремі моменти.

7. Перетворюйте на звичку регулярні завдання.

Якщо у вас є регулярні обов'язки (наприклад, написання статей для власного блогу і т.д.), ви можете їх планувати і зробити своєю звичкою. Робіть це щодня і не змінюйте розпорядку, тоді ваш мозок дисциплінується і заняття перетвориться на звичку. Воно стає цілком природним та приємним. Спробуйте!

8. Контролюйте кількість часу, витраченого на ТБ/Інтернет/ігри.

Час, проведений в соцмережах, за іграми або переглядом телевізора може і повинен контролюватись. Спробуйте визначити собі кількість годин, проведених за перерахованими заняттями. Як правило, вони відволікають вас набагато більше, ніж ви хотіли б.

9. Визначайте тимчасовий ліміт для кожного завдання.

Замість того, щоб просто сидіти над проектом із думкою: «я просиджу тут, доки все не виконаю», спробуйте перефразувати: «Я попрацюю над цим завданням три години».

Обмеженість під час підштовхне вас до зосередженості та більшої ефективності, навіть якщо трохи пізніше ви повернетесь та допрацюєте.

10. Залишайте часовий проміжок між завданнями.

Коли ми мчимо від завдання до завдання, нам складно оцінювати свої дії і залишатися зосередженими та мотивованими.

Перерва між справами може стати ковтком свіжого повітря нашого мозку. Ви можете недовго прогулятися, помедитувати або зробити щось інше для розумового розвантаження.

11. Не думайте про тотальність списку ваших справ.

Один із найнадійніших способів розтрощити себе, це подумати про величезність списку справ. Скільки б ви про нього не думали, коротше він не стане.

У конкретний час необхідно зосередитися однією справі. Це одне-єдине завдання. Виконуйте все поетапно. Зберігайте спокій.

12. Фізичні вправи та харчування.

Численні дослідження пов'язують продуктивність праці зі здоровим способом життя. Достатня кількість сну, фізичні вправи та здорове харчування підвищують рівень енергетичного заряду, очищають розум та дозволяють вам легше зосередитись.

13. Робіть менше.

« Робіть менше» це ще один спосіб сказати « робіть те, що найважливіше». Така тактика знов-таки має на увазі зосередження на найбільш значимих речах.

Зупиніться, визначте першорядність завдань та приділіть їм увагу. Виконайте меншу кількість справ, але вони мають бути пріоритетними та мати більшу цінність, ніж інші.

14. Використовуйте вихідні, але не перестарайтеся.

Якщо подумати, ви здивуєтеся, виявивши, наскільки можна зменшити навантаження протягом тижня, трохи попрацювавши у вихідні дні. Лише 2-4 години на день. Ваше дозвілля майже не постраждає.

15. Систематизуйте процес.

Організованість заощадить вам масу часу, і для цього вам не обов'язково ставати найорганізованішою людиною у світі. Систематизувати свою працю зовсім не складно.

Створіть систему для реєстрації документів. Переконайтеся, що всі елементи зберігаються належним чином. Відпишіться від непотрібних розсилок та розвантажте свою електронну пошту. Оптимізуйте, упорядковуйте та раціоналізуйте.

16. Заповнюйте вільний час.

Як правило, кожен має незаповнений час. Це годинник, проведений у залах очікування, у магазинних чергах, у громадському транспорті, на еліптичних тренажерах тощо.
Знайдіть речі, які ви могли б при цьому робити. Найчастіше підійде читання, і не забувайте про аудіокниги, які можна слухати під час очікування.

17. Ізолюйтеся.

Жодних відволікань, жодних виправдань. Іноді єдиний спосіб щось зробити, це закритися у себе в кімнаті. Ізольованість багатьом допомагає.

18. Дотримуйтесь плану дій.

Частково ми про це згадували, але не зайвим буде повторити. Не відхиляйтеся від плану!

Рішуче дотримуйтесь запланованих справ, будьте професіоналом та йдіть до кінця. Тверда воля і непохитність приведуть вас до поставленої мети.

19. Пов'язані завдання виконуйте разом.

Припустимо, що за вихідні вам потрібно зробити два завдання з програмування, написати три есе та зняти два відео. Замість того, щоб починати роботу в спонтанному порядку, визначте групи подібних завдань і виконуйте їх послідовно.

Різні завдання вимагають різного типу мислення, тому є сенс дозволити своєму мозку продовжити виконувати типові завдання, а не перемикатися зайвий раз на щось інше.

20. Знаходьте час для тиші.

У сучасному світі багато людей постійно перебувають у русі і не знаходять часу, щоб просто зупинитися. Тим не менш, практика тиші має дивовижний ефект. І дія, і бездіяльність мають відігравати ключову роль у нашому житті.

В умовах стрімкого розвитку суспільства та щоденного отримання великого обсягу інформації людині потрібно все більше часу, щоб використати надані ресурси у повному обсязі. Прискорення темпів життя призводить до того, що люди повинні або чимось жертвувати на благо основних цілей, або побудувати діяльність найбільш раціональним та ефективним чином, скорочуючи тимчасові витрати. У цьому їм може допомогти тайм-менеджмент як своєрідний напрямок чи технологія управління часом, що дозволяє використовувати цей цінний ресурс у правильному руслі.

Хаотичність у побудові діяльності, безлад у графіку виконання операцій та відсутність продуманого плану заходів призводять до того, що людина не встигає здійснювати всі необхідні справи. Внаслідок цього виникає напруженість, нервозність, марна трата сил і часу, що негативно позначається на результатах життєдіяльності людей.

Тайм-менеджмент спрямований на те, щоб упорядкувати ваші дії та операції, а також побудувати графік їх виконання для досягнення поставлених цілей у максимально повному обсязі та з мінімальними витратами часу.

Історія виникнення тайм-менеджменту

Ще в давнину люди намагалися побудувати режим своєї діяльності таким чином, щоб у короткий час вжити необхідних заходів і досягти максимального ефекту. Проте управлінню часом не приділялося належної уваги, оскільки в цьому не було особливої ​​потреби.

Цікавий факт:Римський філософ Сенека вперше задумався у тому, що раціональне використання часу здатне підвищити продуктивність праці людини. Поняття тайм-менеджмент в історичному сенсі спочатку ставився до філософської течії, а потім уже став окремим напрямом для вивчення, що має не лише теоретичну основу, а й практичну базу знань.

З розвитком науково-технічного прогресу та прискоренням темпів життя в суспільстві з'являється новий напрямок думки тайм-менеджмент - як наука про управління часом. Становлення цього поняття відноситься до другої половини XX ст. (70-80 рр.), коли цим питанням стали серйозно займатися як вчені світової спільноти, і наші співвітчизники.

У XXI столітті теорія та практика тайм-менеджменту широко використовується різними категоріями та групами людей. До них належать і співробітники підприємств, і фрілансери, і домогосподарки, і люди, які займаються вільною творчістю, тобто практично кожній людині слід детально вивчити правила та методи тайм-менеджменту для підвищення продуктивності на роботі та вдома.

Мета та завдання тайм-менеджменту

Головна мета тайм-менеджменту, заснована на сутності даного поняття, є управління часом і досягнення максимально позитивного результату. Відповідно до поставленої мети тайм-менеджмент вирішує такі завдання:

1. розстановка операцій та дій у порядку пріоритетності для людини;
2. ранжування цілей за рівнем важливості;
3. розподіл обов'язків та відповідальності між членами групи чи колективу;
4. побудова графіка виконання операцій як найефективнішого способу планування часу (див.?);
5. побудова найбільш раціональної моделі поведінки під час використання тимчасового ресурсу;
6. підвищення продуктивності праці, і, як наслідок, її ефективності та результативності;
7. пошук прихованих резервів часу, які можна використовувати ефективніше.

Перелічені завдання є укрупнені напрями діяльності, тому кожен блок може бути розділений на безліч дрібніших підзадач. Якими саме вони будуть вирішувати кожній людині в індивідуальному порядку. Головне - всі вони повинні підкорятися основній меті.

Завдяки вирішенню даних завдань кожна людина може навчитися грамотно керувати своїм часом, використовуючи її максимально ефективно. Така діяльність дозволяє навчитися самоконтролю та аналізу, самостійного вивчення різних методик і практик, організації особистого часу для праці та відпочинку.

Як і будь-яка інша сфера знань, тайм-менеджмент базується на певних принципах, розроблених фахівцями та прийнятих за основу використання. Необхідно виділити такі принципи управління часом:

1. Планування

Ефективне керування часом можливе лише в тому випадку, якщо воно буде чітко поділено на певні періоди для виконання будь-яких дій. При цьому для зручності можна використовувати різні способи планування - записувати в блокноті або органайзері, спеціальних додатках на телефоні або комп'ютері. Наочне планування дозволяє давати зорову оцінку складеному графіку, що допомагає детальніше проаналізувати його щодо ефективності.

Важливо:Деякі люди хоч і складають план на день, проте не записують його, а тримають усі пункти в голові. Цей спосіб планування малоефективний, оскільки, зрештою, можна упустити будь-які моменти чи переплутати пункти плану місцями, що може висловитися у нераціональному використанні часового ресурсу.

1. Визначення складності виконання завдань

При складанні плану необхідно орієнтуватися на те, що деякі завдання та операції є складнішими, що вимагають максимальної концентрації уваги або великого обсягу часу. Саме їх слід виконувати в першу чергу і бажано в першій половині дня, оскільки в цей період людина має більше сил, вона сконцентрована і її продуктивність набагато вища.

Після виконання складних завдань можна займатися більш простими операціями, які можуть бути виконані в напівавтоматичному звичному режимі. Якщо ж побудувати графік у протилежному вигляді, тобто спочатку робити легкі справи, а потім складні, то з великою ймовірністю людина не зможе виконати важку роботу, оскільки у неї просто не залишиться сил;

1. Поділ складних процесів на прості

Якщо при плануванні з'являються особливо складні пункти, що вимагають витратити великий обсяг ресурсів, найрозумніше розділити їх на дрібніші. І тут здавалося б нерозв'язна мета буде виконано, коли буде досягнуто виконання сукупності простих подцелей;

1. Пошук прихованих резервів часу

Найчастіше люди не помічають того, що деякі відрізки часу можна було б використовувати продуктивніше, а натомість вони витрачають їх на марні справи. Біч сучасного суспільства — соціальні мережі та Інтернет, у якому так багато інформації (корисної та не дуже), що часом людина не помічає, як може провести за комп'ютером чи телефоном кілька годин поспіль.

Цей час цілком можна було б використати з більшою результативністю. Необхідно визначити для себе ті операції, які є малоефективними та непотрібними, і почати скорочувати витрачений на них час. Замість них можна придумати для себе заняття, які справді давали б якийсь позитивний результат.

Крім того, можна ефективно поєднувати два заняття, якщо вони не заважають одне одному. Наприклад, якщо людина чекає своєї черги, вона одночасно може почитати пізнавальну наукову статтю за своєю професією або почати складати план наступного дня;

1. Мотивація

Замотивована людина здійснює діяльність із значно більшою продуктивністю. Внутрішня мотивація - це якийсь важіль або каталізатор, завдяки якому проявляється більш висока міра посидючості, концентрації уваги, націленості на отримання кінцевого результату (див. ).

Мотивація може бути виражена у конкретному вигляді, і найчастіше — це фінансовий результат, тобто отримання коштів за виконану роботу. Щоб мотивувати себе, можна вигадати, на які блага будуть витрачені кошти.

Крім того, мотивація може бути і суто емоційною, коли людина отримує психологічне чи фізичне задоволення від результату своєї діяльності (див. ).

Ефективний тайм-менеджмент передбачає дотримання певних правил поведінки, які полягають у наступному:

• використовуйте різні засоби та методики планування свого часу;
• зберігайте чистоту на робочому місці, щоб не витрачати час на пошук документів;
• не вивчайте інформацію, яка не потрібна під час виконання конкретного завдання;
• не витрачайте час на марне перегляд соціальних мереж;
• не виконуйте кілька справ одночасно, концентруйтеся однією;
• вчіться відмовляти людям, якщо вони просять виконати непотрібну вам роботу (див.);
• визначте періоди, в які у вас найвища розумова та фізична активність - виконуйте складну роботу саме в цей час;
• знаходьте час для відпочинку та навчитеся розслаблятися повністю, а не уривками.

Правила тайм-менеджменту спрямовані на те, щоб загалом визначити тактику організації робочого процесу. Їх застосування необхідно для того, щоб ефективно підвищити продуктивність людини та сформулювати лінію її поведінки під час здійснення робочого процесу.

Методи тайм-менеджменту

Тайм-менеджмент - це керівництво до дії, націлене на управління часом, і в ньому містяться конкретні методи здійснення цього заходу. Серед них найчастіше використовуються такі способи:

• Метод створення графіка роботи на основі біоритмів — «сова» або «жайворонок». Він припускає, що кожна людина відноситься до одного з двох типів біоритмів, активність яких проявляється у різний час доби. Формувати план і графік роботи потрібно в такий спосіб, щоб виконання найскладніших і трудомістких завдань доводилося період підвищеної активності організму.

Цікавий факт:Леонардо да Вінчі не використовував традиційну практику сну та неспання. Натомість він працював по чотири години поспіль з наступними перервами по 15 хвилин на сон. У процесі сну організм набирався зусиль і мозкова активність посилювалася.

• Метод першого крокуґрунтується на тому, що починати важку справу завжди непросто, але для цього потрібно лише зробити перший крок. Подальший поступ буде легшим, оскільки людині завжди складно саме починати. Щоб перший крок був успішним, слід створити конкретний шаблон, яким можна буде здійснювати аналогічні операції;
• Метод обмеження, що допомагає приймати рішення у разі невизначеності. Якщо людина не знає, яке рішення їй прийняти в конкретній ситуації, вона ставить собі певне обмеження — наприклад, за 10 хвилин вибрати із двох варіантів або при неприйнятні рішення зробити саме цю дію;
• Метод записування у комплексному виглядіпередбачає, що всі записи необхідно робити в одному блокноті чи органайзері, а не на безлічі розрізнених листочків. Так завжди буде простіше знайти потрібну інформацію, і вона ніколи не загубиться, будучи скріпленою з усіма необхідними відомостями;
• Метод графічного записуванняпередбачає, що іноді інформацію простіше та зручніше відобразити за допомогою схеми чи графіка. Так вона буде більш зрозумілою і легкою для запам'ятовування, і часу на фіксування буде витрачено набагато менше.

Недоліки тайм-менеджменту

Планування з тайм-менеджменту завжди дає відчутні результати, але водночас має і низку недоліків. До них слід зарахувати такі моменти як:

1. Форс-мажорні обставини, що виникають, можуть порушити складений графік. Але якщо завдання заплановані, їх потрібно все одно вирішувати, і тоді починається новий пошук вільного часу. Порушення складеного графіка може спричинити нервовість і дратівливість, і, як наслідок, погіршення самопочуття людини;
2. Вивільнення вільного часу передбачає використання його до виконання нових завдань, у зв'язку з чим людина свідомо перевантажує себе роботою. У ситуації збільшення обсягу операцій та підвищення продуктивності може спостерігатися зростання втоми, здатної перейти у хронічний ступінь;
3. Чіткий графік - це добре, але може виникнути відчуття, що щодня настає день сурка. Людині щодня потрібно зробити багато різних справ, після якої все почнеться спочатку.

ТОП-5 книг з тайм-менеджменту

1. Працюй менше, встигай більше - К. Глісон
2. Екстремальний тайм-менеджмент - М. Мрочковський, А. Толкачов
3. Мистецтво встигати - А. Лакейн
4. Тайм-драйв. Як встигати жити та працювати — Г. Архангельський
5. Жорсткий тайм-менеджмент. Візьміть своє життя під контроль - Ден С. Кеннеді

«Бережіть час: це тканина, з якої зроблено життя».

С. Річардсон

До дисципліни нас привчають з дитинства, і дотримуватися певних обмежень так чи інакше ми змушені все життя. Їжа та сон за розпорядком дня, заняття за розкладом, робота та відпочинок у відведений час. Ми легко підкоряємося чужим правилам гри, по суті допомагаючи комусь іншому досягти його мети. Але коли мова заходить про самодисципліну, багато хто не готовий відмовитися навіть від маленьких слабкостей, на зразок звички поспати зайві 10 хвилин вранці.

Вміння обмежувати себе задля досягнення певних цілей- Найцінніший досвід, володіють яким мало хто. Але лише вони, зрештою, досягають успіху. Відомі політики, бізнесмени, актори свій шлях до слави пройшли завдяки щоденній праці в ім'я своєї мети. Здібності, талант, навіть геніальність це лише один відсоток успіху, решта дев'яносто дев'ять це наполеглива робота.

Самодисципліна – перший крок до особистої свободи

Управління часом – основна складова системи особистої ефективності для будь-якої амбітної людини. Не важливо, яка мета переслідується: схуднути, отримати червоний диплом, розпочати свій бізнес... жодна з цих справ неможлива без навичок самоорганізації. Тайм-менеджмент – це практичне керівництво до дії, завдяки якому можна визначити власні життєві пріоритети, створити своє бачення успіху. Розробка дієвих мотивацій дозволяє непросто берегти час, а розвиватися як особистості. Самодисципліна – життя за суворими правилами, які людина встановлює для себе, у своїх власних інтересах. Такі жорсткі рамки, як не дивно, не обмежують особистість. Навпаки, це єдиний шлях до справжньої свободи.

Тайм – менеджмент це найкращий інструмент самовдосконалення. Насамперед планування вчить контролю над зовнішніми подіями, оточенням, часом і простором. Отримані в результаті роботи над собою навички самоконтролю дозволяють керувати власними почуттями, миттєвими бажаннями, поганими звичками. А володіння це ознака сильної, вольової натури. Розвиток навичок концентрації дозволяє досягати вищих результатів у роботі, витрачаючи при цьому менше зусиль. Таким чином, звільняється час для вдосконалення інтелектуального та духовного. А хіба не в цьому полягає сенс людського життя?

Навички самодисципліни не здобуваються за короткий термін. Більше того, розвинути їх у собі можна лише постійним тренуванням сили волі. Те саме стосується системи тайм-менеджменту. Той, хто хоче досягти успіху в житті, просто повинен ставитись до часу дбайливо.

7 найпопулярніших технік тайм-менеджменту

«Якби я мав 9 годин на те, щоб зрубати сосну, я витратив би 6 годин на те, щоб заточити сокиру».

Авраам Лінкольн

Для ефективного використання часу існує багато методик. Пропонуємо до вашої уваги найпопулярніші прийоми, без яких не обходиться жодна система тайм-менеджменту.

Матриця Ейзенхауера

Техніка отримала свою назву на честь Президента США Д.Ейзенхауера, який усі завдання, які перед ним стояли, ділив на 4 категорії, керуючись їхньою терміновістю та важливістю.

На підставі цього, справи розташовувалися в осередках найпростішої матриці наступним чином:

• Категорія А - термінові та важливі, які мають бути вирішені негайно;
• Категорія Б - рішення їх можна відкласти на певний термін, але зволікати з ними не варто;
• Категорія В – завдання, виконання яких цілком можна делегувати третім особам;
• Категорія Г - справи, які краще відразу відправити в кошик, оскільки вони не варті витраченого часу та зусиль.

На думку фахівців, помилкою більшості людей є неправильне розміщення пріоритетів. Вони охочіше беруться до виконання завдань двох останніх категорій, оскільки зробити ці справи набагато простіше. Швидкі результати сприяють виробленню неправильної оцінки особистої ефективності. Насправді виходить, що людина витрачає зусилля на заняття другоряднізалишаючи за бортом те, що дійсно важливо.

Техніка "Хронометражу"

Врахування часу працівників з метою підвищення трудової дисципліни використовується не один десяток років. Програми автоматизації та обліку фіксують своєчасний прихід та догляд, тривалість робочого дня співробітника. Але сучасні технології пішли ще далі. Сьогодні можна не просто дізнатися, чи є людина на робочому місці, а й перевірити чим вона займається.

Подібних систем контролю на сьогоднішній день розроблено кілька сотень. Програми здатні реєструвати автоматично: відсутність через хворобу, відрядження, відпустку, відгули, роботу за гнучким графіком. Система враховує тривалість обідньої перерви, невчасний догляд чи запізнення, прогули.

При всій своїй досконалості, модулі обліку робочого часу здійснюють лише поверхневий хронометраж, тоді як шпигунські програми на кшталт Maxapt QuickEye допомагають відстежити роботу за комп'ютером. З їхньою допомогою керівник одразу зрозуміє, що Марія Іванівна з бухгалтерії зайнята не роботою над звітом, а спілкуванням на сайті «Однокласники». Звичайно, скласти щохвилини з урахуванням перекурів, чаювання, задушевної балаканини іншого «сміттєвого часу» навіть за допомогою таких програм не вдасться, але найчастіше ніякої необхідності в цьому немає.

Метод Парето

Закон Вільфредо Парето говорить: «20% витрачених зусиль забезпечують 80% результату, тоді як решта 80% приносить лише 20% результату».Можна трактувати його й інакше: «20% працівників приносять фірмі 80% прибутку». Простіше кажучи, ефективно працює лише 1/5 частина колективу. Коефіцієнт корисної дії переважної більшості працівників дуже низький. Їхня робота просто імітація бурхливої ​​діяльності. Якщо направити цю енергію у потрібне русло, загальна продуктивність значно збільшиться.

Метод Парето у тому, щоб вичленувати з усієї маси 20% основних справ і зосередиться ними. Рішення про те, що вважати важливим, а що другорядним, у кожному випадку буде індивідуальним. Розбити справи на категорії дозволяє матриця Ейзенхауера або метод АВС-аналізу, який найчастіше використовують у комбінації із методом Парето. АВС-анализ найпростіший спосіб провести градацію справ за рівнем їх важливості на даний момент.

АВС - аналіз

Даний метод вважається найбільш продуктивним та наочним способом сортування справ. Він дозволяє відсіяти все зайве, зосередиться на досягненні основних цілей. Згідно з цим методом, всі справи розбиваються за категоріями:

• Вищий пріоритет має група А, це справи важливі та термінові. Такі завдання підлягають обов'язковому вирішенню якнайшвидше. Внесок цих справ у досягнення кінцевої мети 65%, хоча їх виконання піде лише 15% часу. Тобто за мінімальний термін буде виконано більше половини усієї роботи.
• До групи В ставляться справи не термінові, але необхідних виконання. Вирішення таких завдань можна доручити третім особам. Важливо контролювати час виконання, оскільки відносини групи У мають тенденцію переходити до категорії А за порушення термінів.
• Група С – завдання які прийнято називати «офісною текучкою». Саме на них витрачається левова частка робочого часу персоналу та керівника. Хоча зі складанням звітів, закупівлею канцтоварів та іншою рутинною роботою легко впорається людина з низькою кваліфікацією.

Самостійна організація робочого часу

Самоменеджмент, мабуть, найрезультативніша з усіх тактик управління часом. Вона застосовна як до окремо взятому суб'єкту, і до колективу загалом. Досягти того, щоб працівник працював результативно, дозволяє система матеріальних заохочень та покарань. Говорячи доступною мовою, штрафи чи преміїнепогано стимулюють індивіда до виконання поставленого перед ним завдання. Слід зазначити, що сам працівник також має бути зацікавлений у грамотній організації робочого процесу.

Найважливішою метою самого менеджменту є максимальна реалізація потенціалу кожної людини в роботі, творчості, особистому житті. Використання цього методу дає такі переваги:

• Час та зусилля на виконання робочих завдань скорочується;
• Підвищується продуктивність;
• Усуваються приводи для стресів, авралів, поспіху;
• Збільшується моральна задоволеність трудовою діяльністю;
• Підвищується кваліфікація, з'являється стимул до особистісного зростання.

Самоменеджмент починається з аналізу стилю роботи, що включає повну інвентаризацію часу. Він дозволяє виявити сильні та слабкі сторони організації трудового процесу, скоригувати їх у потрібному напрямку. Опис усіх видів діяльності включає:

1. Основні робочі завдання;
2. «Перешкоди» або вимушені перерви, так званий «сміттєвий час».

Причинами нераціонального витрачання часу можуть бути особистісні чинники, такі як неорганізованість, недбале ставлення до трудових обов'язків, відсутність самодисципліни, прагнення все робити швидко, поспіхом. Втім, зайве прагнення, бажання звалити він всі справи разом теж рідко дає позитивний результат.

Відомий американський бізнес-тренер Ден Кеннеді вважає, що телефонні дзвінки, незаплановані відвідувачі, наради, що затяглися, - найзлісніші поглиначі часу для керівника. По можливості вони повинні бути усунені або зведені до мінімуму.

Метод «Помідора»

Ця тактична методика зі смішною назвою була вигадана у 80-ті роки минулого століття італійцем Франческо Чирілло. Будучи одним із студентів, молодий чоловік вирішив почати роботу над собою з метою підтягнути успішність. Провівши докладний «розбір польотів», він усвідомив, що ніяк не може зосередитися на навчанні, відволікаючись на дрібні справи. Тоді Франческо приніс із кухні таймер у вигляді томату, встановив його перед собою і засік час занять.

Практичним шляхом було виявлено, що зосереджено вивчати науку він може протягом 25 хвилин. За цей період студент жодного разу не відволікався від книги. Надалі було ухвалено рішення розбити весь час, відведений на заняття з блоків. В півгодинний інтервал входив час максимальної концентрації - 25 хвилин, а також час відпочинку, який відводиться саме на ті дрібні справи. Метод «помідора» набув сьогодні широкого поширення завдяки своїй простоті, доступності та ефективності.