Pengurusan masa: struktur dan perancangan operasi aktiviti. Jenis pengurusan masa

Terdapat banyak sistem pengurusan masa yang tersedia untuk kita. Sistem yang berkesan adalah salah satu komponen kejayaan yang paling penting dalam pengurusan masa peribadi. Kebanyakan orang memerlukan sistem yang menjimatkan dan menggunakan masa dengan cekap, dan itu datang secara semula jadi. Lagipun, mustahil untuk menyimpan segala-galanya di dalam kepala anda!

Untuk menjimatkan masa anda, kami akan memberikan ringkasan peruntukan utama setiap sistem dalam artikel ini (kami menganggap yang paling popular pada masa ini). Kami berharap ini akan membantu anda memilih apa yang terbaik untuk anda, apa yang akan menjadi asas untuk sistem perancangan peribadi anda pada masa hadapan.
Jadi, sistem yang telah kami pilih untuk analisis:

• Sistem GTD oleh David Allen;
• Pengurusan Masa Franklin, Stephen Covey;
• Kuasa Masa oleh Brian Tracy;
• Pengurusan Masa dari Dalaman oleh Julia Morgenstern.

Mari kita fahami dahulu mengapa anda perlu memilih sesuatu jenis sistem. Seperti yang saya tulis sebelum ini, seseorang tidak boleh bekerja secara fizikal secara produktif jika dia menyimpan dalam kepalanya semua yang perlu dia lakukan, semua rancangan, laporan, dll.

fungsi utama sistem- membantu menyimpan maklumat penting. Kemahiran pengurusan masa yang baik adalah tentang cara anda menyimpan dan mengurus maklumat penting tentang janji temu, kerja, nota, kenalan, peringatan, rancangan dan matlamat.

Oleh itu, baik sistem pengurusan masa hendaklah termasuk:

1. Tempat untuk menampung semua maklumat tentang pekerjaan;

2. Kalendar untuk mesyuarat;

3. Tempat untuk nota;

4. Tempat untuk kenalan;

5. Menggabungkan tugas, matlamat dan impian menjadi satu keseluruhan;

6. Penerangan yang jelas tentang sistem, supaya jelas bagaimana ia berfungsi.

Terdapat banyak buku yang cuba menuntut tajuknya sistem pengurusan masa, tetapi sebenarnya ia hanyalah idea atau petua mengenai topik tersebut. Dalam artikel ini, kita bercakap tentang sistem, dan bukan tentang diari dan perancang .

Sistem pengurusan masa tidak membayangkan bahawa anda akan menggunakannya dalam bentuk yang anda mula-mula berkenalan dengannya. Adalah penting untuk memahami bahawa ini hanyalah platform yang akan membantu anda membangunkan sistem pengurusan masa anda sendiri yang memenuhi keperluan anda pada masa hadapan.

Mari kita beralih kepada analisis sistem kami.

Sistem ini berdasarkan buku
Pengurusan masa mengikut kaedah Franklin, tidak seperti kaedah David Allen, mempunyai pendekatan atas ke bawah.

Maksudnya, tumpuan adalah pada matlamat besar, bukan tugas kecil. Dengan bantuannya, anda mentakrifkan dengan jelas matlamat dan peranan anda dalam hidup anda. Dan itulah yang anda gunakan untuk merancang kehidupan, tahun, minggu atau hari anda.

Sistem ini menggunakan konsep kompas, yang membantu anda sentiasa memastikan bahawa anda menuju ke arah yang betul. Semua yang anda lakukan dilakukan untuk mencapai matlamat utama anda, ia membantu untuk memberi keutamaan dengan betul dan memutuskan langkah seterusnya yang perlu diambil.

Satu lagi aspek ini sistem pengurusan masa- matriks dengan empat sektor: 1. Penting dan mendesak, 2. Penting, tetapi tidak mendesak, 3. Tidak penting, tetapi mendesak, 4. Tidak penting dan tidak mendesak.

Covey mengatakan bahawa kebanyakan orang menumpukan pada kuadran 1, 3, dan 4. Dan sistem ini memberi tumpuan kepada sektor kedua.
Untuk siapa sistem ini?

Jika anda lebih suka menumpukan pada matlamat hidup utama, maka sistem ini akan sesuai dengan anda. Kaedah ini juga mempunyai kelebihan bahawa banyak alat perancangan tambahan lain boleh digunakan di dalamnya, yang menjadikan hidup anda lebih mudah.

Sistem ini boleh dipanggil pengurusan masa taktikal. Tumpuan di sini adalah pada matlamat, jadi anda harus lebih atau kurang jelas tentangnya untuk diri sendiri, dan dia juga memberikan nasihat praktikal supaya kita memahami betapa cekapnya kita menggunakan masa kita.

Sistem ini memberi tumpuan kepada keputusan. Tracy percaya bahawa apabila kita memahami hasil akhir daripada apa yang kita lakukan, ia merangsang kerja kita. Disiplin juga sangat penting.

Untuk siapa sistem ini?

Sistem ini bagus untuk mereka yang mencari nasihat praktikal tentang cara mengatasi penangguhan, cara mengelakkan aktiviti yang mencuri masa kerja anda yang berharga, dsb.

Pengurusan Masa dari Dalaman oleh Julia Morgenstern

Sistem ini bagus untuk aplikasi praktikal. Morgenstern membantu kita memahami cara kita menghabiskan masa kita, apakah motivasi kita untuk melakukan atau tidak melakukan, dan bagaimana kita menguruskan masa kita. Selain itu, sistem ini membantu menyusun perkara yang ada di sekeliling anda.

Kaedah ini boleh memberikan kemahiran berguna seperti merancang, menganggarkan masa yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas tertentu. Formula juga diberikan untuk memudahkan kerja dengan sistem.

Siapa yang boleh mendapat manfaat daripada kaedah ini?

Ini sesuai untuk mereka yang memerlukan pendekatan pengurusan masa yang mudah tetapi berkesan. Jika anda mencari sistem yang mudah diamalkan, tetapi pada masa yang sama tidak mempunyai banyak peraturan untuk digunakan, maka ini adalah pilihan terbaik.

Perkara utama yang perlu diingat ialah sistem itu mesti pertama sekali memenuhi keperluan anda dan pada masa hadapan menjadi platform untuk mencipta sistem pengurusan masa anda sendiri.

pengenalan

Asas teori pengurusan masa

1 Intipati dan prinsip pengurusan masa

2 Sebab untuk menggunakan pengurusan masa

3 Teknik pengurusan masa moden

Analisis pendekatan domestik kepada sistem pengurusan masa

1 Pelaksanaan pengurusan masa dalam syarikat

2 Pengurusan masa di Rusia

Penilaian dan penambahbaikan sistem pengurusan masa dalam syarikat

1 Ciri umum perusahaan yang dianalisis

2 Penilaian sistem pengurusan masa dalam syarikat

3 Menambah baik sistem pengurusan masa

Kesimpulan

pengenalan

Dalam keadaan moden, pengurusan masa adalah sebahagian daripada mana-mana syarikat yang berjaya. Pengurusan masa difahami sebagai teknologi untuk mengatur masa dan meningkatkan kecekapan penggunaannya.

Pengurusan masa ialah tindakan atau proses melaksanakan kawalan sedar ke atas jumlah masa yang dibelanjakan untuk aktiviti tertentu untuk meningkatkan kecekapan dan produktiviti secara khusus. Pengurusan masa boleh membantu dengan pelbagai kemahiran, alatan dan teknik yang digunakan untuk menyelesaikan tugas, projek dan matlamat tertentu. Set ini merangkumi pelbagai aktiviti, iaitu: perancangan, peruntukan, penetapan matlamat, delegasi, analisis masa, pemantauan, penyusunan, penyenaraian dan keutamaan. Tadbir urus pada asalnya hanya dikaitkan dengan aktiviti perniagaan atau buruh, tetapi lama kelamaan istilah tersebut telah berkembang untuk memasukkan aktiviti peribadi dengan justifikasi yang sama. Sistem pengurusan masa ialah gabungan proses, alatan, teknik dan kaedah. Biasanya pengurusan masa adalah satu keperluan dalam pembangunan mana-mana projek, kerana ia menentukan masa dan skop penyiapan projek.

Tujuan kerja yang dibentangkan adalah untuk menganggap pengurusan masa sebagai sistem pengurusan masa. Tugas-tugas kerja adalah seperti berikut:

pertimbangan konsep dan fungsi pengurusan masa;

ciri-ciri teknik pengurusan masa moden;

mengenal pasti ciri-ciri pelaksanaan pengurusan masa dalam syarikat;

analisis aplikasi kejayaan pelaksanaan pengurusan masa di syarikat Rusia;

mengenal pasti ciri-ciri penggunaan pengurusan masa dalam aktiviti Megafon OJSC.

Objektif kerja adalah pengurusan masa. Subjek kerja adalah ciri-ciri penggunaan pengurusan masa dalam aktiviti organisasi.

Struktur kerja termasuk pengenalan, tiga bab, kesimpulan dan senarai rujukan.

Bab pertama membentangkan intipati dan prinsip pengurusan masa, mentakrifkan kaedah moden pengurusan masa dan membuktikan keperluan untuk menggunakan pengurusan masa dalam aktiviti perusahaan.

Bab kedua mendedahkan ciri-ciri pelaksanaan pengurusan masa dalam organisasi, menganalisis pendekatan yang berjaya untuk pengurusan masa di syarikat Rusia.

Dalam bab ketiga dan terakhir, penerangan umum perusahaan yang dianalisis diberikan, penilaian sistem pengurusan masa Megafon OJSC diberikan, dan arahan untuk menambah baik sistem pengurusan masa perusahaan yang dikaji ditentukan.

1. Asas teori pengurusan masa

.1 Intipati dan prinsip pengurusan masa

"Pengurusan masa (Pengurusan masa) ialah bahagian sains dan amalan antara disiplin yang ditumpukan kepada kajian masalah dan kaedah untuk mengoptimumkan masa yang dihabiskan dalam pelbagai bidang aktiviti profesional." Pengurusan masa - diterjemahkan dari bahasa Inggeris bermaksud "pengurusan masa". Tugas pengurusan masa adalah untuk menyelaraskan penggunaan masa (kedua-dua masa kerja dan peribadi) hari dan minggu untuk menguruskan untuk melakukan semua perkara yang paling penting. Pengurusan masa ialah perakaunan dan perancangan operasi masa.

Prinsip asas pengurusan masa.

Kerja berdikari yang teliti. Seorang pengurus boleh membangunkan sistem yang berkualiti tinggi dan berkesan untuk mengatur masanya sahaja. Tugas penting ini tidak boleh diserahkan kepada perunding atau setiausaha. Hanya pengurus itu sendiri akan dapat memilih penyelesaian yang sesuai dan membinanya semula untuk memenuhi keperluannya.

Keperibadian penyelesaian. Dalam organisasi masa peribadi, bukan peraturan umum yang penting, tetapi gaya individu yang dicari oleh pemimpin untuk dirinya sendiri. Jika ia selesa untuknya, ia memberikan kecekapan maksimum. Tumpuan sepatutnya tertumpu pada kaedah yang membolehkan anda menavigasi walaupun dalam keadaan yang tidak menentu. Oleh itu, adalah penting untuk menentukan parameter seperti perangai seseorang, keutamaan deria, bioritma badannya, matlamat kerja, dll.

Keperluan untuk mengesan prestasi anda sendiri. Menggunakan masa, anda boleh mengenal pasti detik pembaziran masa yang tidak boleh dimaafkan dan menemui rizab tersembunyinya. Apabila menganalisis data yang diperoleh, adalah disyorkan untuk menggunakan kaedah membandingkan yang dicapai dengan maksimum yang mungkin, dan bukan yang dicapai dengan yang dirancang, seperti yang dilakukan dalam teknologi pengurusan masa Barat. Tetapi hasil utama menggunakan ketepatan masa adalah kemunculan keupayaan tertentu untuk sentiasa memantau keberkesanan sendiri. Menjejaki masa anda sendiri selama beberapa minggu membangunkan jenis perhatian yang istimewa terhadap masa, dan pemimpin mula melihat tindakannya dengan cara yang sama sekali berbeza.

Berfikir untuk kecekapan. Peranan utama dimainkan oleh perubahan langsung dalam pemikiran. Seseorang yang telah belajar mengenal pasti proses yang tidak cekap dan memperbaikinya, berusaha untuk mengoptimumkan dan meningkatkan prestasi - dapat menggunakan kaedah sedia ada, menyesuaikannya dengan keperluannya atau membangunkan sendiri. Dan kaedah yang sangat teknikal untuk mengatur masa dan kerja peribadi dan pelaksanaan langsung mereka dalam kehidupan hanyalah masalah teknologi. Sebaik sahaja perubahan dalam kesedaran berlaku, ia mula berfungsi dan membuahkan hasil dalam apa-apa jenis aktiviti.

Rizab kecekapan yang boleh dicapai dan tidak habis-habis. Prinsip asas, di sebelahnya tiada isu teknologi yang tiada tandingannya. Berdasarkan andaian bahawa rizab kecekapan, pembangunan dan peningkatan diri bukan sahaja boleh dicapai secara realistik, tetapi juga berpotensi tidak habis-habis, pencarian untuk penyelesaian yang betul dan pembangunan kaedah yang diperlukan adalah isu taktikal semata-mata dan jelas boleh diselesaikan.

1.2 Sebab penggunaan pengurusan masa

Masa masa peribadi harus dijalankan selama beberapa hari bekerja, mungkin minggu, untuk menganalisis gaya kerja anda dan mendedahkan punca defisit masa yang muncul. Gejala yang membimbangkan tentang berlakunya masalah sementara yang akan berlaku boleh dikenal pasti dengan tanda-tanda berikut:

Kekurangan keutamaan dalam pelaksanaan kes (menyelesaikan tugas sekunder dengan pemindahan tetap yang utama);

Tergesa-gesa dalam menyelesaikan tugas besar (sering disebabkan oleh permulaan kerja yang tidak tepat pada masanya);

Aliran besar semua jenis urusan rutin (risiko lemas dalam perkara kecil);

Kajian surat-menyurat perniagaan yang tidak tepat pada masanya (dokumentasi semasa);

Bekerja pada waktu malam dan hujung minggu (semasa waktu pejabat tidak ada masa yang mencukupi);

Sentiasa melakukan kerja untuk rakan sekerja atau orang bawahan anda (nampaknya ini akan menjadi lebih pantas atau lebih dipercayai);

Bekerja bukan mengikut profil anda (penggunaan peluang yang tidak cekap);

Gangguan berterusan di tempat kerja (panggilan telefon yang tidak berkesudahan dan kemasukan pelawat);

Penjelasan maklumat, sentiasa bertanya lagi (persepsi yang sukar terhadap maklumat, akibat keletihan).

Selepas masa, adalah perlu untuk menganalisis semua aktiviti di mana orang itu mengambil bahagian. Untuk melakukan ini, anda boleh menggunakan jadual mengenai pengagihan bidang kerja berhubung dengan kos masa - nyata dan boleh dicapai secara teori, buat senarai halangan.

Analisis lanjut boleh dijalankan dari sudut pandangan dua kedudukan: positif dan negatif, i.e. mengenal pasti kekuatan dan kelemahan untuk penggunaan rasional yang pertama dan mengelakkan yang terakhir.

"Pemakan Masa" Dengan menjalankan analisis terperinci tentang "tenggelam" utama masa, anda boleh mengawal aliran kerja anda dengan lebih baik dan mengelakkan gangguan. Sebab utama yang membuat kita membuang masa dengan sia-sia diiktiraf:

Panggilan telefon berhak menduduki tempat pertama yang mulia, mengganggu mood bekerja dan menghalang anda daripada menumpukan perhatian pada perniagaan. Dengan penggunaan telefon bimbit yang meluas, masalah ini telah menjadi global.

Pelawat yang datang ke pejabat lebih merupakan gangguan daripada telefon, kerana mereka tidak boleh diabaikan atau kerja lain boleh dilakukan secara selari.

Komunikasi yang lemah antara jabatan.

Masalah dengan peralatan komputer dan peralatan pejabat.

Mengubah susunan kerja yang dikenakan oleh rakan sekerja.

Kekurangan perancangan organisasi. Dist

Ketidakupayaan untuk mendengar orang lain.

Struktur organisasi yang tidak memuaskan.

Kekacauan mel. Ia amat relevan untuk pengurus yang surat-menyuratnya tidak tepat pada masanya atau tidak lulus sama sekali melalui penapis kesetiausahaan untuk menentukan kepentingan surat.

Pembetulan kesilapan yang boleh dielakkan. Kesilapan menimbulkan tergesa-gesa yang sama, tidak memberi perhatian, tidak mahu bekerja, dsb.

Keragu-raguan dalam urusan perniagaan.

Mesyuarat yang tidak teratur dan diselaraskan, merancang mesyuarat.

Gangguan di tempat kerja. Senarai gergasi perkara kecil mengenai spesifik setiap personaliti.

Birokrasi pejabat yang berlebihan.

Perbincangan yang sia-sia tentang kerja anda dan kerja orang lain. Dan hanya cakap kosong.

1.3 Teknik pengurusan masa moden

Penetapan matlamat. Penetapan matlamat melibatkan analisis dan pembentukan matlamat peribadi. Matlamat menerangkan hasil akhir, memberikan kejelasan tentang arah mana yang hendak digerakkan. Penetapan matlamat adalah proses sementara. apabila menukar parameter tertentu, pelarasan yang diperlukan berlaku.

“Untuk berjaya, anda perlu memilih matlamat yang betul, peringkat pertengahan akan membantu anda untuk tidak mematikan jalan yang betul. Adalah dinasihatkan untuk menjalankan daftar sumber peribadi dan cara untuk mencapai matlamat terlebih dahulu untuk mengetahui kekuatan yang harus digalakkan dan kelemahan yang harus diusahakan untuk mengembangkan lagi potensi seseorang.

Matlamat harus jelas, tepat dan boleh difahami. Perumusan konkrit matlamat praktikal adalah penting untuk perancangan seterusnya. Apabila menetapkan matlamat jangka panjang, jangan mengambil terlalu banyak.

) Bukan sahaja untuk melakukan perkara yang betul, tetapi juga untuk melakukan perkara yang betul;

) Bukan sahaja untuk menyelesaikan kes, tetapi juga untuk mencipta perspektif kreatif;

) Tidak begitu banyak untuk menjimatkan dana untuk mengoptimumkan penggunaannya;

) Bukan hanya untuk memenuhi hutang, tetapi juga untuk mencapai hasil;

) Bukan sahaja mengurangkan kos, tetapi juga meningkatkan keuntungan.

Perancangan klasik. Teknik klasik untuk membangunkan rancangan dan pilihan alternatif untuk aktiviti. Bermaksud persediaan untuk pelaksanaan matlamat dan susunan masa. Seperti yang ditunjukkan oleh pengalaman praktikal, minit yang diluangkan untuk perancangan mengurangkan jam untuk pelaksanaan langsung, akhirnya membawa kepada penjimatan masa secara umum.

Untuk melaksanakan fungsi mereka dengan betul dan mencapai matlamat mereka, pengurus mesti memahami dengan jelas belanjawan masanya. Terdapat beberapa peraturan perancangan asas:

Apabila membuat rancangan harian, lebih baik biarkan 40% masa bekerja kosong. Itu. 60% - masa yang dirancang, 20% - masa yang tidak dijangka, 20% - masa spontan.

Dokumenkan masa yang dihabiskan, menunjukkan bagaimana dan apa yang telah hilang, untuk mendapatkan idea tentang penggunaannya.

Untuk menyatukan semua tugas, anda perlu mempunyai idea tentang kes yang akan datang, bahagikannya mengikut tahap segera.

Buat rancangan realistik dengan hanya jumlah tugasan yang boleh anda kendalikan.

Belajar untuk menentukan kadar kerja dan jumlah maklumat yang diperlukan untuk menyelesaikannya.

Jika gangguan kerap timbul dalam bentuk kes yang mendesak, timbul secara spontan, sediakan masa dalam rancangan untuk menyelesaikan kes sedemikian.

Cuba untuk melakukan sejumlah besar kerja dan menyebarkan tenaga ke dalam perkara yang tidak penting yang berasingan membawa kepada hakikat bahawa pada penghujung hari masalah utama masih tidak dapat diselesaikan. Mengutamakan bermakna membahagikan keseluruhan aliran tugas mengikut tahap kepentingan, untuk memberi mereka asas, menengah, dll. nilai.

Perkadaran "Emas" perancangan masa. Perancangan masa adalah berdasarkan prinsip tertentu. Salah satu yang paling terkenal telah dirumuskan oleh ahli ekonomi Itali Vilfredo Pareto. Ia direka untuk penggunaan masa yang rasional dan berkata: "Jika semua fungsi kerja dipertimbangkan dari segi kriteria keberkesanannya, maka ternyata 80 peratus daripada hasil akhir dicapai hanya dalam 20 peratus masa yang dihabiskan, manakala baki 20 peratus hasil menyerap 80 peratus masa bekerja” . Dalam kerja seharian, ini bermakna anda tidak sepatutnya mengambil tugas yang paling mudah dan menarik atau paling tidak memakan masa dahulu. Apabila merancang, adalah perlu untuk menyelesaikan masalah penting pertama sekali, dan hanya kemudian - banyak yang menengah.

Penggunaan prinsip Pareto yang konsisten membantu mempraktikkan teknik menganalisis kerumitan masalah ABC. Ia berdasarkan pembahagian jumlah keseluruhan tugas kepada tiga kumpulan.

A. Tugas yang paling penting - membentuk kira-kira 15 peratus daripada jumlah keseluruhan semua tugas dan kes. Kepentingan diri tugas-tugas ini (mencapai matlamat) adalah lebih kurang 65 peratus.

B. Tugas-tugas penting menyumbang purata 20 peratus daripada jumlah kes, dan kepentingan kategori tugas ini juga masing-masing 20 peratus.

B. Tugas yang kurang penting dan tidak penting, sebaliknya, membentuk 65 peratus daripada jumlah tugas, tetapi mempunyai bahagian yang kecil (kira-kira 15 peratus daripada jumlah "kos").

Teknologi analisis tugas mengikut prinsip ABC boleh dilaksanakan seperti berikut:

Buat senarai semua tugasan yang akan datang dalam tempoh masa yang sesuai (hari, bulan, suku tahun, tahun).

Sistematasikan tugas mengikut tahap kepentingannya, tetapkan susunan kes mengikut "kos" aktiviti mereka.

Tugas nombor.

a) 15 peratus pertama daripada semua tugas dalam Kategori A tidak boleh diwakilkan;

b) 20 peratus seterusnya - tugasan kategori B;

c) baki 65 peratus adalah tugasan kategori B.

Semak semula pelan masa untuk pematuhan belanjawan masa yang diperuntukkan dengan nilai tugas: 65 peratus daripada masa yang dirancang - tugasan A; 20 peratus daripada masa yang dijadualkan - tugasan B; 15 peratus daripada masa yang dijadualkan adalah tugasan B.

Buat pelarasan yang sesuai, memfokuskan rancangan pada tugas A.

Menilai tugas B dan C dari segi kemungkinan delegasi mereka.

Perwakilan kuasa. “Maksud umum delegasi ialah mewakilkan tugas kepada orang bawahan atau rakan sekerja anda. Ramai pengurus, yang menganggap diri mereka berpengalaman dan cekap, lebih suka melakukan apa yang mereka boleh amanahkan kepada pekerja lain, merujuk kepada kekurangan pengalaman, kekurangan pendidikan, dan ketidakcekapan orang bawahan mereka. Fenomena ini menunjukkan, sebaliknya, kekurangan pengalaman dalam mewakilkan kuasa dan ketidakupayaan untuk melatih kakitangan dalam fungsi yang diperlukan, dan bukannya merit tinggi seorang pengurus.

Faedah utama delegasi:

Pengurus membebaskan masa untuk tugas yang lebih penting;

Penggunaan dan pembangunan pengetahuan dan kemahiran profesional pekerja;

Merangsang pendedahan kebolehan, kebebasan dan kecekapan orang bawahan;

Kesan positif terhadap motivasi pekerja.

Untuk delegasi yang betul, anda mesti mematuhi peraturan berikut:

Pilih pekerja yang sesuai;

Memperuntukkan bidang tanggungjawab;

Menyelaras pelaksanaan tugas yang diberikan;

Menggalakkan dan menasihati orang bawahan;

Kawal aliran kerja dan keputusan;

Nilai pekerja anda;

Hentikan percubaan untuk membalikkan atau delegasi seterusnya.

Ia adalah perlu untuk mewakilkan kerja rutin, aktiviti khusus, hal peribadi dan kerja persediaan. Pemindahan tugas atau aktiviti boleh dijalankan untuk masa yang lama atau terhad kepada tugasan sekali sahaja. Pengurus sama sekali tidak memindahkan fungsi pengurusannya, tugas yang mempunyai risiko tinggi dan tanggungjawab untuk pengurusan.

Memantau keputusan dan menyesuaikan matlamat. Pemantauan prestasi berfungsi untuk mengoptimumkan proses kerja, ia meliputi tiga tugas:

Memahami keadaan fizikal. Adakah perancangan membawa hasil, adakah ia menyumbang kepada keselesaan;

Perbandingan yang dirancang dengan maksimum yang mungkin. Adalah perlu untuk menganalisis aktiviti secara berkala, menentukan detik kehilangan masa, merangka helaian gangguan;

Pelarasan untuk sisihan yang ditetapkan. Pelan perlu disemak semula dan diubah jika ia tidak dapat dilaksanakan atau tidak membenarkan matlamat dicapai pada tarikh akhir.

Bezakan antara memantau hasil kerja dan memantau tugas-tugas tertentu, seseorang tidak boleh mengabaikan salah satu atau yang lain.

Oleh itu, pengurusan masa adalah perakaunan dan perancangan operasi masa. Tugas pengurusan masa adalah untuk menyelaraskan penggunaan masa (kedua-dua masa kerja dan peribadi) hari dan minggu untuk menguruskan untuk melakukan semua perkara yang paling penting. Prinsip asas pengurusan masa: kerja bebas yang teliti, keperibadian penyelesaian, keperluan untuk memantau keberkesanan sendiri, pemikiran yang bertujuan untuk kecekapan, kebolehcapaian dan ketidakhabisan rizab kecekapan. Gejala-gejala yang membimbangkan akan berlakunya masalah sementara boleh dikenal pasti dengan tanda-tanda tertentu dan punca-punca "pembazir masa" dapat dikenalpasti.

2. Analisis pendekatan domestik dan asing terhadap sistem pengurusan masa

.1 Pelaksanaan pengurusan masa dalam syarikat

Hakikat bahawa masa mesti diurus secara rasional kini menjadi fakta yang jelas. Setiap orang, daripada pengurus peringkat rendah kepada pengurus dan pemilik perniagaan, menghadapi kekurangan masa atau ketiadaan sepenuhnya.

Sehingga baru-baru ini, pengurusan masa telah dipertimbangkan terutamanya berkaitan dengan satu orang. Iaitu, setiap pakar, atas permintaannya sendiri, boleh menggunakan kaedah pengurusan masa mengenai masanya.

Trend terkini ialah pengenalan sistem pengurusan masa dalam perusahaan (pengurusan masa korporat). Pengurusan masa ialah hala tuju baharu dalam pengurusan perusahaan. Dalam kebanyakan organisasi Rusia, pihak pengurusan tidak memikirkan tentang tindakan yang diluangkan oleh pekerja bawahannya semasa hari bekerja, bagaimana mereka mengatur kerja mereka dalam rangka kerja tanggungjawab kerja mereka.

Adalah wajar bahawa ketua perusahaan atau pekerja utamanya tidak dapat menangani tugas memperkenalkan pengurusan masa sendiri. Sebagai peraturan, mereka menggunakan bantuan pakar dalam bidang pengurusan masa. Dan adalah wajar bahawa permintaan mencipta bekalan.

Jadi tempoh kursus dan latihan mengenai pengurusan masa berkisar antara 2 hingga 10 hari, dan kosnya adalah dari 5 ribu rubel. sehingga 25 ribu rubel Program yang ditawarkan juga berbeza: ini adalah "Kursus Pengurusan Masa untuk Orang Teratas", yang dijalankan dalam bentuk seminar, dan kursus untuk pekerja biasa. Terdapat teknologi untuk melaksanakan pengurusan masa dalam perusahaan.

Satu perkara menyatukan semua kursus ini - semuanya berdasarkan teknologi Barat dan tidak selalu dikaitkan dengan realiti Rusia. Di samping itu, lagipun, sebahagian besar seminar dan latihan mengenai pengurusan masa adalah bersifat individu, iaitu, ia lebih kepada pengurusan masa peribadi berbanding pengurusan masa korporat.

Bagi pengurusan masa perbandingan, pada pendapat kami, tiga bidang harus dibezakan:

Jadi, sebagai contoh, penggunaan MS Outlook membolehkan anda menjimatkan masa dengan ketara dalam proses pemindahan maklumat yang diperlukan. Ini berlaku kerana peluang untuk merumuskan intipati masalah dengan lebih ringkas dan jelas. Maklumat bertulis dirasakan lebih cepat dan lebih tepat daripada yang dilaporkan secara lisan.

Di samping itu, dalam proses komunikasi menggunakan teknologi maklumat, ia menjadi mungkin untuk menjimatkan masa dengan ketara dalam proses penghantaran maklumat. Ini disebabkan oleh kekurangan keperluan untuk berpindah dari pejabat ke pejabat, atau dari satu organisasi ke organisasi yang lain.

Selain itu, banyak masa dijimatkan pada komunikasi peribadi dalam proses penghantaran maklumat melalui Internet, terima kasih kepada corak dan simbol sedia ada yang menggantikan frasa yang merupakan unsur komunikasi yang sopan.

Secara umum, pengurusan masa korporat sesebuah perusahaan ialah sistem peraturan dan norma untuk interaksi pekerja dalam perusahaan, peraturan dan mekanisme untuk bertukar maklumat. Dalam banyak cara, pengurusan masa sedemikian menduplikasi proses komunikasi dalam perusahaan. Dan dengan itu, sukar untuk mengaitkannya dengan arah yang sama sekali baru dalam bidang pengurusan perusahaan.

Penggunaan teknik untuk meningkatkan komunikasi dan mengoptimumkan proses komunikasi di perusahaan dalam rangka kerja pengurusan masa akan mencapai kesan organisasi dan ekonomi yang lebih besar.

Salah satu masalah utama bidang pengurusan masa ini ialah bilangan pekerja yang agak kecil yang boleh digabungkan menjadi sekumpulan orang yang menjalankan tugas yang sama, dan sebilangan besar kumpulan tersebut dalam satu perusahaan. Oleh itu, untuk mengoptimumkan kerja dalam masa untuk setiap kumpulan pakar, adalah perlu untuk membangunkan cadangan dan teknik pengurusan masa yang unik untuk kumpulan pakar ini. Sebagai peraturan, pakar pengurusan masa sama ada tidak melakukan ini, lebih suka menggunakan seminar dan latihan kolektif berdasarkan teknik pengurusan masa individu, atau perkhidmatan mewujudkan sistem pengurusan masa untuk setiap bahagian individu perusahaan agak mahal.

Perlu diingatkan bahawa, sebagai peraturan, tidak semua jabatan perusahaan perlu melaksanakan sistem pengurusan masa. Masalah pengurusan masa timbul di mana terdapat alternatif penggunaannya. Dalam bahagian perusahaan di mana pekerja melakukan kerja mekanikal yang membosankan, terdapat keperluan untuk mengkaji keupayaan fisiologi dan psikologi seseorang dalam melaksanakan algoritma tindakan tertentu di bawah keadaan keterukan dan intensiti buruh yang sedia ada.

Selalunya tidak munasabah untuk mengatakan bahawa proses pengurusan tidak dijalankan di perusahaan dan pekerja tidak berminat dengan prestasi kualiti terpantas tugas rasmi mereka. Ini disebabkan oleh fakta bahawa setiap pekerja mempunyai tugasnya sendiri, ditetapkan dalam huraian kerja dan kontrak pekerjaan. Kontrak pekerjaan juga, sebagai peraturan, menetapkan bilangan jam yang dia mesti bekerja setiap hari dan bilangan hari yang dia mesti bekerja setiap minggu. Iaitu, terdapat jumlah kerja tertentu (tugas yang ditetapkan dalam kontrak pekerjaan) dan masa untuk pelaksanaannya (mod dan jadual kerja yang ditetapkan dalam kontrak pekerjaan).

Sebagai peraturan, apabila membangunkan program untuk seminar dan latihan mengenai pengurusan masa, perhatian tidak diberikan kepada ciri fisiologi seseorang dan keadaan keterukan dan intensiti kerja.

Bagi pengurusan masa individu pakar terkemuka, sebenarnya, ia adalah pengurusan masa individu pengurus dan seseorang. Arah ini pada masa ini adalah yang paling maju dan berkesan dari segi penggunaan praktikal.

Secara umum, pengurusan masa korporat adalah hala tuju yang cukup menjanjikan dalam pengurusan perusahaan, walaupun pada masa ini terdapat banyak kesukaran dalam aplikasinya dalam amalan. Menentukan keperluan untuk pengenalan pengurusan masa korporat dan skop penggunaannya dalam satu perusahaan, seseorang harus:

di mana jabatan (atau untuk unit kerja mana) pengenalan pengurusan masa adalah sesuai;

apakah kesan ekonomi dan organisasi yang akan dicapai dengan pengenalan pengurusan masa korporat dalam perusahaan. Iaitu, kita bercakap tentang nisbah kos dan hasil;

apakah kebarangkalian bahawa kesan pengenalan sistem pengurusan masa korporat di perusahaan akan cukup lama untuk membolehkan kesan ekonomi dan organisasi nyata.

Sistem pengurusan masa korporat harus dibangunkan secara individu untuk setiap perusahaan dan harus menggabungkan ketiga-tiga bidang pengurusan masa korporat: pengurusan masa perusahaan, pengurusan masa korporat jabatan individu dan pengurusan masa individu pakar terkemuka. Selain itu, pengurusan masa korporat unit individu dalam beberapa kes harus berdasarkan ciri fisiologi seseorang dan keadaan keterukan dan intensiti kerja, bukannya pada proses peruntukan masa yang cekap.

2.2 Pengurusan masa di Rusia

Hampir tidak mungkin hari ini untuk mencari syarikat Rusia yang pengurusannya tidak akan sibuk dengan isu meningkatkan daya saingnya. Untuk menyelesaikan masalah ini, adalah perlu untuk melakukan sejumlah besar kerja untuk mengoptimumkan semua proses perniagaan: daripada R&D kepada logistik. Walau bagaimanapun, ini adalah tugas yang panjang dan sukar, itulah sebabnya banyak firma di Rusia lebih suka meningkatkan kecekapan kerja "dengan sedikit pertumpahan darah". Contohnya, melalui pengurusan masa. Walau bagaimanapun, pengurusan masa "klasik" sudah bergelut untuk menangani tugas yang ditetapkan oleh perniagaan moden sebelum itu. “Dia tidak lagi menjadi ubat penawar untuk semua masalah pengurusan. Sepanjang lima tahun yang lalu, tiada perkara baru yang berlaku dalam bidang ini, dan minat dalam pengurusan masa semakin berkurangan, - kata Pavel Bezruchko, Pengarah Eksekutif Perundingan ECOPSY. - Untuk meningkatkan kecekapan mereka, syarikat moden terlibat terutamanya dalam pengoptimuman proses perniagaan. Berlatarbelakangkan langkah-langkah ini, pengurusan masa tetap berguna, tetapi lebih kepada kemahiran tambahan: skala memperoleh masa adalah kecil."

Amalan biasa dalam firma Rusia ialah situasi apabila pengurus, secara "sukarela-wajib", mengedarkan di kalangan bawahannya beberapa buku mengenai pengurusan masa yang dia suka atau mengesyorkan satu atau satu lagi penganjur "maju". Pengarah eksekutif syarikat Ekaterinburg Bank24.ru Boris Dyakonov mula berminat dengan idea pengurusan masa kira-kira tiga tahun lalu, apabila dia menjadi pemilik bersama sebuah bank kecil. "Saya melaksanakan banyak perkara yang saya baca," katanya. - Menganjurkan kuliah di bank mengenai pengurusan masa, memperkenalkan piawaian untuk mengadakan mesyuarat, meningkatkan budaya komunikasi. Pada mulanya, inovasi ditentang, kerana kuliah menangkap hujung minggu. Kakitangan bank mempertimbangkan idea untuk mengajar mereka cara menjimatkan masa pengurusan yang lain.” Tetapi kemudian, terima kasih kepada ketekunan pegawai tertinggi syarikat, yang menjelaskan bahawa mereka menghargai orang yang boleh menjimatkan masa, Bank24.ru menjadi salah satu institusi kredit Rusia pertama yang melaksanakan piawaian pengurusan kualiti ISO 9001:2000.

Ketegaran dan ketekalan dalam menyelesaikan tugasan yang diberikan adalah elemen yang perlu dalam pelaksanaan mana-mana program motivasi kakitangan. Biasanya, kebangkitan awal selepas pengedaran "buku bagus" menjadi sia-sia selepas kira-kira sebulan. "Pengenalan sebarang idea ke dalam pasukan memerlukan kawalan mandatori," mengesahkan Mikhail Molokanov, presiden Kelab Jurulatih Perniagaan. - Dan kawalan secara lalai melibatkan kos tambahan. Ini adalah sebab utama kekurangan pendekatan sistematik terhadap pengurusan masa dalam syarikat domestik.”

Alexander Mondrus, Ketua Pengarah kumpulan syarikat MC-Bauchemie-Russia, menyelesaikan masalah khusus dengan bantuan pengurusan masa - dia mengeluarkan beberapa komponen daripada aliran kerja yang menjadi "pemakan" utama masa. Contoh mudah: semua perbualan telefon dalam organisasinya kini bermula dengan soalan "Adakah anda selesa bercakap?" Ini membolehkan kedua-dua teman bicara menyimpan minit berharga. “Beberapa tahun telah berlalu sejak itu. Kebanyakan pekerja yang lulus latihan kemudian kekal dalam syarikat itu, - kata Alexander Mondrus. "Untuk pemula, kami menyediakan bahan mengenai topik itu dan menerapkan kemahiran asas dalam bekerja dengan masa."

"Bagi mereka yang pernah menggunakan kemahiran pengurusan masa, cukup sekadar menyegarkan mereka dalam ingatan kadang-kadang," kata Gleb Arkhangelsky, Ketua Pengarah Organisasi Masa<#"justify">"Idea utama pengurusan masa ialah anda perlu memahami terlebih dahulu apa yang anda mahu dan mengapa anda memerlukannya, dan kemudian fikirkan cara untuk mencapainya," kata Mikhail Molokanov. - Baru-baru ini, inovasi yang paling ketara dalam bidang pengurusan masa muncul hanya dalam isu penetapan matlamat. Menurut pemerhatian saya, syarikat-syarikat Rusia selalunya dan dengan kesediaan yang tinggi menetapkan tarikh akhir dan orang yang bertanggungjawab, tetapi pada masa yang sama mereka tidak menghabiskan masa yang cukup untuk membawa maklumat kepada pekerja tentang apa sebenarnya yang perlu dilakukan dan mengapa. Akibatnya, kerja itu siap tepat pada masanya, tetapi tiada siapa yang memerlukannya.

"Terdahulu, apabila saya menerima tugasan seterusnya, saya menulisnya secara senyap dalam buku nota, kerana saya mempertimbangkan untuk bertanya soalan yang tidak perlu atau, bercakap secara profesional, menjelaskan matlamat, pekerjaan yang tidak menghormati saya," akui salah seorang Wimm-Bill- Pengurus Dann, yang dilatih di universiti syarikat korporat. “Selain itu, saya meluahkan rasa tidak puas hati saya kerana terlalu banyak tugasan yang ditandakan sebagai “mendesak” dilemparkan kepada saya hanya kepada diri saya sendiri.” Hari ini, pengurus ini bukan sahaja mencari perumusan tugas yang jelas daripada bos, tetapi juga menjelaskan yang mana antara mereka yang paling penting dalam setiap tempoh masa tertentu, sekali gus membina sistem keutamaan untuk dirinya sendiri. Oleh kerana bos pengurus ini juga menerima latihan yang sesuai, dia melayan keperluan baru orang bawahan dengan pemahaman dan kesabaran.

"Pembentukan medan maklumat dan alat pengurusan bersatu adalah pencapaian utama program latihan kami," kata Natalia Bekker, pengurus projek Pengurusan Pengetahuan Dalaman jabatan HR Wimm-Bill-Dann. "Harapan pelajar terutamanya berkaitan dengan pemerolehan pengetahuan dan kemahiran baharu yang mereka perlukan untuk menyelesaikan masalah profesional dengan berkesan, serta pensistemakan pengetahuan dan idea asas yang diperoleh di sekolah dan kolej." Dengan pendekatan pengurusan masa yang serius dan bertimbang rasa, dia membuatkan anda berfikir tentang soalan yang mudah, pada pandangan pertama, jawapan yang kadangkala menakjubkan. Sebagai contoh, menggunakan operasi aritmetik mudah, anda boleh mengira bilangan jam yang telah dilalui seseorang dan dia tinggalkan untuk hidup, contohnya, sehingga bersara. Atau cuba tentukan sendiri dengan lebih jelas apakah rutin harian dalam hidup anda, dan perkara yang benar-benar penting.

Pengurusan masa adalah kemahiran yang sangat serba boleh yang, pada umumnya, tidak mempunyai sempadan budaya. Kedua-dua program latihan Barat dan Rusia kini menggunakan teknologi Barat asli: menetapkan matlamat mengikut SMART, menetapkan keutamaan mengikut kaedah Eisenhower, prinsip Pareto, dll. (walaupun penyelidik Rusia telah berjaya membuat sumbangan mereka sendiri kepada teori TM.

Bentuk latihan tradisional dalam kemahiran mengatur masa bekerja ialah latihan dua hari. Pendengar program sedemikian, sebagai peraturan, adalah pengurus pertengahan dan bawah (pejabat belakang, jabatan jualan, pengeluaran, dll.). Semasa latihan, para pesertanya menguasai alat asas keutamaan dan perancangan, cuba menerapkannya dalam pelbagai situasi, mengasah kemahiran mereka dalam permainan dan latihan. Walau bagaimanapun, walaupun pada hakikatnya TM sendiri tidak mempunyai ciri kebangsaan, orang Rusia yang mempelajarinya ditawarkan beberapa kursus berkaitan. "Salah satu topik yang dekat dengan pengurusan masa ialah pengurusan tekanan," kata Pavel Bezruchko. "Ia amat penting dan berguna, kerana secara amnya persekitaran perniagaan Rusia jauh lebih berubah dan tertekan daripada persekitaran Barat."

Walaupun latihan mengenai topik meningkatkan budaya pengurusan keseluruhan telah menjadi perkara biasa di syarikat Rusia, pengurus masih tidak memberi perhatian yang cukup kepada isu-isu organisasi diri pekerja. Ramai daripada mereka - dan mungkin betul - percaya bahawa organisasi peribadi pengurus adalah masalahnya sendiri. TM menganggap bahawa setiap pekerja harus dapat melaburkan masa bukan sahaja dalam kerja, tetapi juga dalam matlamat peribadi mereka: pembangunan diri, masa lapang, kesihatan, keluarga. Hanya selepas itu orang itu akan berpuas hati dan berkesan. Adalah sukar untuk sebuah syarikat menyelesaikan isu pesanan ini - ini sepenuhnya hak prerogatif pekerja itu sendiri. “Adalah mustahil untuk menguruskan masa bekerja sahaja. Jika sesebuah syarikat melaksanakan prinsip TM di kalangan pekerjanya, maka mahu tidak mahu ia perlu mengambil masa peribadi mereka juga. Tetapi kemudian persatuan dengan kerahan, banduan, mazhab datang ke fikiran...,” kata Mikhail Molokanov.

Di samping itu, secara praktikalnya sering ternyata masa bekerja sesetengah pakar tidak dapat dirancang, manakala bagi yang lain penjimatan yang terhasil daripada TM adalah minimum. Sebagai contoh, Mainstream, anak syarikat ECOPSY Consulting, menjalankan tinjauan di kalangan kakitangan beberapa pelanggannya. Hasil tinjauan kilat ini menunjukkan bahawa pekerja syarikat yang dikaji berjaya merancang tidak lebih daripada separuh masa mereka, dan selalunya tidak lebih daripada 30%. Dalam konteks keutamaan yang berubah secara dinamik, kekurangan maklumat yang kekal dan kekurangan pengurus yang dipanggil. pandangan helikopter (secara literal "pandangan helikopter" - melihat keadaan dari atas, memahami mekanisme pemanduannya dan sambungan dalaman yang tidak kelihatan dalam rutin harian), alat perancangan tradisional tidak berfungsi. Atas sebab inilah pakar pengurusan masa yang berpengalaman mengesyorkan untuk menempah sehingga 40% masa bekerja untuk menyelesaikan tugas yang tidak dijangka, dan menguruskan secara langsung hanya baki 60%. Walau bagaimanapun, tidak semua pekerja berjaya merancang walaupun 60%. Jadi, jika kita bercakap tentang bekerja dalam mod meja bantuan, iaitu, tentang menyelesaikan bantuan, sebagai contoh, tugas kesetiausahaan, maka sekurang-kurangnya entah bagaimana anda boleh menguruskan dalam kes ini tidak lebih daripada 30 - 40% masa. Nisbah ini adalah tipikal untuk banyak kepakaran, serta untuk sesetengah perniagaan berorientasikan pelanggan secara umum - contohnya, pembrokeran. Dan sebenarnya, bagaimanakah anda akan mengarahkan orang PR untuk bertindak dengan cadangan penting untuk merancang masa seperti membaca mel hanya pada waktu tertentu? Sukar untuk membayangkan pengurus perhubungan awam yang akan mematuhinya, kerana dengan cara ini dia akan kehilangan maklumat yang membantunya menjadi berkesan. Dengan gagal memberi respons tepat pada masanya kepada permintaan untuk komen segera, dia berisiko menjejaskan imej syarikat. Dan bertindak balas bermakna menangguhkan jadual anda dan menyimpang dari rancangan. "Adalah penting untuk tidak lupa bahawa seseorang itu bukan komputer, tetapi makhluk dengan irama biologinya sendiri," tambah Valeria Silina, PR dan pengarah pemasaran syarikat Rosinter Restaurants. - Seseorang berkesan pada waktu pagi, dan seseorang boleh bekerja dengan kecekapan maksimum hanya pada waktu petang. Jelas bahawa nuansa seperti itu tidak boleh diambil kira dalam syarikat besar."

Sergey Trofimov, pengarah kewangan korporat di Meridian Capital Management, meragui bahawa perunding TM akan dapat mencadangkan kepada pengurus yang berpengalaman cara untuk menjimatkan masa sekurang-kurangnya 5-10%. "Mesej utama pengurusan masa "masa adalah sumber yang boleh diuruskan" adalah sangat tepat," katanya. - Walau bagaimanapun, saya akan mencari 80% maklumat mengenai TM di Internet dan menyesuaikannya untuk diri saya sendiri. Kenapa saya perlukan 20% lagi, iaitu karisma dan mood perunding?”

Ramai pakar yang berjaya yakin bahawa setiap orang harus memahami keperluan untuk mengkaji teori pengurusan masa sendiri. Sebarang percubaan untuk menyelami topik ini secara paksa, terutamanya pada skala keseluruhan syarikat, adalah berunsur totalitarianisme. Isu yang berasingan dan menyakitkan ialah mereka yang mempunyai profesion kreatif yang membantah sekeras-kerasnya sebarang sekatan terhadap kebebasan mereka. Pada masa yang sama, "pencipta" memerlukan keupayaan untuk menggunakan masa mereka dengan berkesan tidak kurang daripada wakil bengkel "kraftangan". "Hasil daripada "kebebasan" seperti itu selalunya adalah kegagalan untuk memenuhi kewajipan dan tarikh akhir untuk penyampaian projek, yang membawa kepada rasa tidak puas hati di pihak seluruh pasukan," kata Maria Timirbaeva, pemilik bersama BBPG dan editor. -ketua majalah Perniagaan Restoran. "Kemahiran pengurusan masa tidak akan membunuh inspirasi, tetapi ia akan membolehkan pekerja menilai situasi kehidupan dengan lebih realistik." Orang yang kreatif dipanggil kreatif kerana dia boleh secara bijak mendekati penggunaan maklumat berguna yang ada dan mencipta, berdasarkan buku, penerbitan di media dan, yang paling penting, kehidupan dan pengalaman profesionalnya sendiri, sistem perancangannya sendiri yang sesuai dengannya secara peribadi.

“Kebanyakan pemimpin perniagaan yang cemerlang hari ini telah membangunkan rejim kerja yang optimum untuk diri mereka sendiri tanpa sebarang latihan atau seminar,” kata Igor Minevich, pemilik syarikat Stolichny Vkus. - Ambil, sebagai contoh, Andrei Bilzho atau Arkady Novikov - aktiviti mereka tidak boleh disatukan, dan projek mereka tidak boleh disiarkan. Jika Anna Akhmatova menghadiri kursus pengurusan masa, adakah kita akan mempunyai satu jilid puisi lagi?

"Setiap syarikat adalah komuniti orang yang mempunyai tahap kecerdasan dan pengalaman hidup yang berbeza, yang kecekapan kerja mereka sering bergantung pada karisma dan bakat pemimpin," tambah Minevich. - Hanya di sekeliling pakar yang benar-benar berkesan, persekitaran perniagaan terbentuk, orang yang bijak dan projek muncul. Dan bagaimana pekerja mencapai kecekapan sedemikian adalah perniagaan mereka sendiri.

Dan sememangnya: ia juga berbaloi untuk menyelak mana-mana buku popular mengenai pengurusan masa, kerana sifat nasihat yang diberikan di dalamnya akan menarik perhatian anda. Untuk menerapkannya dengan kesan yang paling besar, lebih berguna bagi pekerja untuk "mencapai" mereka sendiri. Jadi, katakan, tidak cukup untuk membaca tentang kemudahan menggunakan penjadual elektronik yang terbina dalam kebanyakan telefon perniagaan moden. Maklumat ini jelas dan tidak begitu berguna untuk perniagaan. Walau bagaimanapun, jika seseorang pernah memahami program mudah sendiri, dia akan menjadi kurang "pelupa" dengan iri hati rakan sekerjanya. Pragmatik yang mudah dan tidak takut akan sesuatu yang baru. Dan apakah kaitan pengurusan masa dengannya?

Banyak teknologi pengurusan masa yang popular hari ini telah dibangunkan pada tahun 1970-an di Eropah Barat dan Amerika Syarikat. Walau bagaimanapun, adalah satu kesilapan untuk menganggap pengurusan masa sebagai teknologi Barat 100%. Sekolah Rusia organisasi saintifik buruh dan masa peribadi (NOT) mempunyai beberapa pencapaiannya sendiri, yang tidak mempunyai analog dalam sains Barat. Salah seorang "bapa" pengurusan saintifik, Frank Gilbreth, selepas membaca penerbitan Institut Buruh Pusat (CIT), berkata: "Rakyat Rusia memahami isu mengatur masa dengan lebih mendalam daripada kita."

Dorongan untuk pembangunan NOT di Rusia diberikan oleh perkembangan dua daripada wakil sains pengurusan domestik yang paling menonjol pada awal abad yang lalu. Oleh itu, pengarah CIT Aleksey Gastev adalah orang pertama yang menyangkal salah satu bantahan yang paling biasa terhadap organisasi saintifik proses kerja, yang mana ia tidak serasi dengan pemikiran kreatif. Pada pendapatnya, penyeragaman tindakan dan pembangunan automatisme menyumbang kepada fakta bahawa "tenaga saraf dikeluarkan untuk lebih banyak rangsangan inisiatif, meningkatkan kuasa individu kepada infiniti."

Platon Kerzhentsev, ketua pergerakan Vremya, menetapkan matlamat utama organisasinya untuk mengurangkan kos masa yang tidak cekap. Pergerakan itu sendiri berasal pada tahun 1923 daripada nota dalam akhbar Pravda, yang memberikan data mengenai pembaziran masa pengeluaran yang tidak dapat dimaafkan pada mesyuarat agung. Di dalamnya, khususnya, satu kes diterangkan apabila jumlah masa menunggu untuk pembesar suara oleh sebilangan besar pekerja berkelayakan kilang pesawat dianggarkan oleh pakar Amerika yang hadir pada masa yang sama sebagai mencukupi untuk pembinaan beberapa kapal terbang.

Gelombang kedua populariti pengurusan masa di negara kita bermula dengan penerbitan buku Daniil Granin This Strange Life pada awal 1970-an. Di dalamnya, beliau adalah penyelidik domestik pertama yang menyuarakan idea ketepatan masa sebagai asas sistem pengurusan masa peribadi, dan juga membawa teorinya tentang "belanjawan" - alat yang jauh lebih fleksibel daripada perancangan Barat tradisional.

Jadi, trend terkini ialah pengenalan sistem pengurusan masa dalam perusahaan (pengurusan masa korporat). Pengurusan masa ialah hala tuju baharu dalam pengurusan perusahaan.

pengurusan masa korporat perusahaan;

pengurusan masa korporat bahagian individu;

pengurusan masa individu pakar terkemuka.

Pengurusan masa korporat perusahaan, pertama sekali, tertumpu pada pembentukan sistem interaksi yang berkesan antara jabatan dan pegawai perusahaan. Ia melibatkan penggunaan rangkaian tempatan dan teknologi maklumat secara meluas dalam proses komunikasi.

Oleh itu, penggunaan sistem pengurusan masa korporat dalam perusahaan akan berkesan hanya dalam kes pendekatan bersepadu kepada proses pengurusan masa dalam satu organisasi.

3. Penilaian dan penambahbaikan sistem pengurusan masa di OJSC Megafon

.1 Ciri umum perusahaan yang dianalisis

megafon pengurusan masa

Syarikat Saham Bersama Terbuka Megafon telah ditubuhkan pada tahun 2002.

Nama organisasi: JSC "MegaFon".

Alamat undang-undang: 115035, Moscow, Kadashevskaya emb., 30

Tujuan utama OJSC Megafon ialah:

penyediaan perkhidmatan selular (GSM<#"justify">MegaFon beroperasi dalam semua 83 mata pelajaran Persekutuan Rusia<#"justify">Para pegawai termasuk:

Ketua Pegawai Eksekutif - Tavrin Ivan Vladimirovich

Pengarah Audit Dalaman - Zheymo Yury Antonovich

Pengarah Perhubungan Awam - Lidov Petr Alekseevich

Pengarah HR - Likhova Irina Borisovna

ketua akauntan - Strelkina Lyubov Nikolaevna

MegaFon, salah satu daripada tiga pengendali mudah alih terbesar di Rusia, menyediakan rangkaian penuh perkhidmatan mudah alih di seluruh Rusia. Pada Jun 2010, MegaFon memperoleh 100% kepentingan dalam Synterra, yang membolehkannya mengukuhkan infrastruktur rangkaiannya sendiri dan mengukuhkan kedudukannya dalam pasaran untuk komunikasi jarak jauh, akses Internet jalur lebar tetap dan mudah alih, dan perkhidmatan konvergen. Bilangan pelanggan aktif syarikat melebihi 62 juta. Walau bagaimanapun, daya tarikan jenama MegaFon dijelaskan bukan sahaja oleh kawasan liputannya, yang tidak mempunyai analog di Rusia. Mewajarkan slogan "Masa depan bergantung kepada anda", syarikat cuba untuk sentiasa selangkah ke hadapan - pasaran, pesaing, keinginan pelanggan.

MegaFon secara tradisinya telah melaksanakan teknologi tercanggih. Pada satu masa, syarikat itu menjadi pengendali mudah alih pertama seluruh Rusia bagi standard GSM 900/1800. Dan hari ini MegaFon ialah syarikat pertama di Rusia yang melancarkan operasi komersial rangkaian generasi baharu, 3G dalam standard komunikasi UMTS yang paling menjanjikan, yang menjadikan Internet mudah alih sebagai alat yang mudah dan cekap untuk pengguna. Ini memungkinkan untuk menjadi peneraju dari segi bilangan pengguna rangkaian 3G, serta dari segi pendapatan daripada perkhidmatan yang dijual di dalamnya.

Pembangunan rangkaian 3G akan menjadi keutamaan syarikat pada masa hadapan. Pada masa yang sama, MegaFon tidak berdiam diri, menguasai teknologi baharu: pada tahun 2010, operasi rangkaian penghantaran data wayarles generasi keempat (4G) yang beroperasi di bawah protokol LTE telah berjaya diuji. Pada November 2010, MegaFon menjadi pengendali pertama di Rusia yang melaksanakan dalam sokongan rangkaiannya untuk teknologi HD-Voice yang inovatif, yang menyediakan penghantaran suara berkualiti tinggi dan meningkatkan kejelasan bunyi dengan ketara.

Margin keselamatan yang diperoleh oleh MegaFon selama bertahun-tahun bekerja, dan dasar pengurusan kewangan dan peminjaman yang sangat konservatif, membolehkan syarikat itu bukan sahaja untuk bertahan dengan yakin semasa kemuncak krisis kewangan, tetapi juga untuk mengukuhkan kedudukannya dalam pasaran, bertindak balas kepada cabaran baru.

Pada tahun 2010, MegaFon menjadi pemenang dalam kategori "Operator Selular" mengikut keputusan undian seluruh negara "Jenama No. 1 di Rusia 2010", dan Ketua Pegawai Eksekutif MegaFon Ivan Vladimirovich Tavrin diiktiraf sebagai ketua syarikat telekomunikasi terbaik di Rusia dalam penarafan tahunan "TOP- 1000 pengurus Rusia".

3.2 Penilaian sistem pengurusan masa syarikatMegafon

Menurut penganalisis dan pengendali sendiri, pasaran komunikasi selular adalah salah satu yang paling pesat berkembang di Rusia. Pada masa yang sama, persaingan di atasnya, seperti yang sepatutnya dalam pasaran maju, adalah sangat tinggi: pemain utama, sebagai peraturan, saling berhadapan, dan oleh itu seseorang tidak boleh memberikan sedikit pun kesenangan kepada diri sendiri. Anda tidak seharusnya melepaskan satu pun peluang untuk menjadi sekurang-kurangnya sesuatu yang lebih berkesan dan lebih baik daripada yang lain. Anda perlu mencari sumber yang boleh diuruskan untuk mencapai keputusan, terus mendahului pesaing, mengawal masa.

Pengurusan syarikat memahami bahawa adalah perlu untuk menggunakan sumber - masa - secekap mungkin. Sumber ini mesti ditujukan terutamanya untuk mencapai matlamat syarikat. Ketua MegaFon OJSC dengan syarikat "Organization of Time" membuat beberapa projek penting, menjalankan latihan dan perundingan untuk memperkenalkan idea TM dalam organisasi.

"Masa tidak boleh diurus sendiri." Teknik-teknik ini, pertama sekali, dari sudut pandangan pengurusan masa peribadi mereka, telah dipertimbangkan oleh ketua syarikat. Pemimpin menghadapi pelbagai cabaran setiap hari. Oleh itu, pengurus menganggap TM sebagai terpakai kepada dirinya sendiri, kerana ada urusan peribadi dan syarikat yang mengambil masa. Dan hanya kemudian, apabila pengenalan sistem ini bermula, menjadi jelas bahawa perlu untuk menyelesaikan masalah bersama-sama dengan semua kakitangan yang bekerja.

Oleh itu, adalah sangat penting bagi seorang pengurus untuk mengawal masanya - dan pada masa yang sama menguruskan sistem masa rakan-rakannya. Apabila menganjurkan beberapa jenis mesyuarat, mesyuarat atau persidangan, pengurus mesti mengetahui terlebih dahulu apa rancangan yang ada pada orang bawahan, supaya urusan bersama diselaraskan, supaya proses tidak bertindih antara satu sama lain. Sebaliknya, apabila pekerja merancang hari mereka, mereka harus melihat kalendar pengurus dan mengaitkannya dengannya. Ini adalah aksiom: jika anda ingin mengurus masa anda dengan berkesan, anda hanya boleh melakukannya jika rakan sekerja anda berinteraksi dengan anda dengan berkesan.

Syarikat Megafon menggunakan Pelayan Microsoft Exchange dan kalendar dalam Outlook. Kini pengurus boleh melihat di mana rakan sekerja berada dan di mana mereka berada dalam tiga bulan akan datang, dan boleh menjadualkan mesyuarat dengan mereka. Masa adalah kategori di mana seseorang tidak boleh mengurus sendiri, semua orang mesti bertindak bersama-sama.

Kawalan pesanan. Untuk membolehkan sistem pengurusan masa berfungsi di seluruh syarikat, pertama sekali adalah perlu untuk menyediakan sistem pengurusan tugas pada Outlook dalam pengurusan kes pengurus. Hari ini, syarikat itu mempunyai sistem arahan dan kawalan yang jelas. Pesanan diberikan secara lisan, melalui e-mel atau di atas kertas, dan semuanya termasuk dalam satu senarai, mengikut tarikh akhir yang dijejaki. Jika sesuatu tidak disiapkan tepat pada masanya, pengurus menerima pemberitahuan, dan berdasarkannya, urusetia meminta maklumat tambahan mengapa kegagalan itu berlaku. Seterusnya, pelaku melaporkan kepada pihak pengurusan, dan keputusan dibuat: sama ada menangguhkan tarikh akhir, atau melakukan sesuatu yang lain. Perkara utama ialah tiada satu tugasan yang hilang, tidak dilupakan - kerana ia terkawal, yang sangat penting.

Langkah seterusnya selepas sistem kawalan pesanan disediakan ialah pengenalan piawaian pengurusan masa yang seragam dalam syarikat. Kalendar dan tugasan yang disimpan pada pelayan Exchange telah disegerakkan dengan terminal mudah alih. Sebagai contoh, seorang pengurus perlu membuat temu janji. Dia mengambil komunikatornya, melihat nombor, mencari "tetingkap" - dan memanggil masa. Maklumat ini akan segera pergi ke pelayan Exchange. Jika mesyuarat tidak dijadualkan oleh pengurus, maka setiausaha merancangnya, memilih masa lapang, dan pengurus melihat kemas kini ini dalam kalendarnya dan sudah tahu bila dan dengan siapa untuk bertemu. Sehubungan itu, anda boleh mengarahkan orang bawahan anda untuk menyediakan bahan untuk mesyuarat ini. Justeru, tiada masa yang terbuang. Semuanya jelas, semuanya dijadualkan, masa setiap orang digunakan dengan seefisien mungkin. Dan yang paling penting - semua maklumat disimpan pada pelayan. Jika mel terdahulu terkumpul dalam komputer riba peribadi dan boleh dipadam secara tidak sengaja, kini semuanya berada di satu tempat, pada pelayan Exchange. Ini bermakna bahawa e-mel tidak akan hilang - ia telah menjadi dokumen lengkap.

Model pengurusan ini boleh digambarkan:

Pengurus mengagihkan tugas di kalangan bawahan, menetapkan keutamaan dan membahagikannya kepada projek. Jadi, tidak perlu menyimpan segala-galanya dalam kepala anda; pengubahsuaian adalah mudah dan terdapat versi terkini tentang perkara yang berlaku pada bila-bila masa.

Rajah 1 - Model log perubahan keadaan tugas

Jika perlu, pengurus melihat dengan jelas kedua-dua kemajuan projek dan beban kerja pekerja tertentu. Akibatnya, masa semua pihak, tetapi terutamanya pengurus, disimpan dengan ketara, dan kecekapan kerja meningkat.

Rajah 2 - Model log perubahan tugas

Setelah dimasukkan maklumat boleh digunakan berulang kali. Sebagai contoh, dalam satu bentuk - untuk menentukan kemajuan projek, dalam yang lain - untuk menganalisis beban kerja pekerja, dalam yang ketiga - untuk menyediakan laporan mengenai projek itu.

Rajah 3 - Model log perubahan tugas

Akibatnya, masa untuk kerja yang tidak produktif dikurangkan, dan lebih banyak sumber ditinggalkan untuk projek itu sendiri.

Pengenalan peraturan paling mudah untuk memasukkan dan membentangkan maklumat mengenai projek, serta sejarah yang terkumpul secara automatik oleh sistem semasa kerja, memudahkan untuk menukar pekerja antara tugas, mengurangkan atau menambah bilangan penghibur.

Menggunakan sistem pengurusan sedemikian, MegaFon mengagihkan masa bekerja pengurus dan pekerja syarikat dengan cara yang paling cekap.

3.3 Penambahbaikan sistem pengurusan masa JSCMegafon

Di Megafon, timbul soalan dan masalah yang tidak dijangka yang mengganggu jadual, mengganggu prestasi kerja penting, memaksa anda kehilangan tumpuan, terganggu olehnya. Bagi setiap daripada mereka, penulis menawarkan beberapa penyelesaian. Pada masa yang sama, bukan sahaja tindak balas kecemasan, tetapi prosedur proaktif yang perlu dijalankan lebih awal agar berjaya menghadapi kejutan nanti.

Panggilan telefon. Ia diperlukan untuk membangunkan pengkategorian pantas bagi panggilan ini. Untuk segera, dari saat pertama, mengetahui senario yang hendak digunakan pada "masuk". Seterusnya, kami menawarkan beberapa kategori senario panggilan masuk dan respons.

Panggilan Peribadi

Minta bercakap secara ringkas

Minta untuk menghubungi semula pada masa lain

Peruntukkan masa untuk panggilan peribadi dan amaran kepada semua orang yang rapat untuk menelefon di tingkap yang disediakan.

Pasang autoresponder

Panggilan Profesional

a. Panggilan daripada Pengurusan

Frasa: "Maaf, saya sedang bercakap dengan pelanggan sekarang"

Frasa: "Saya bercakap jarak jauh"

Idea: mesin menjawab mengambil masa sibuk dari jadual dan melaporkannya melalui suara atau teks (SMS, e-mel, ICQ)! Boleh dilaksanakan secara teknikal.

Sebagai tindak balas kepada panggilan, SMS dihantar apabila anda boleh menghubungi semula. Untuk menjadikan langkah ini menjimatkan, anda harus mengkonfigurasi templat respons SMS terlebih dahulu. Panggilan daripada rakan sekerja

Tangguhkan panggilan

Cepat faham intipati topik dan alihkan perbualan ke masa lain

Peruntukkan zon untuk komunikasi (bila lebih baik untuk menghubungi anda)

Pilihan yang dicadangkan, dua tingkap pada waktu pagi dan pada waktu petang

Memerlukan persembahan berstruktur intipati. Panggilan daripada Pelanggan

Buat permintaan untuk menghubungi semula: "mereka memanggil pihak berkuasa di atas permaidani ..."

Dengar berstruktur, balas dengan cepat

“Saya faham tugasan itu, saya akan menghubungi awak semula pada masa begini…”

Terima panggilan, betulkan pada borang masuk dan pindahkan kepada orang yang diberi kuasa

Tiba-tiba datang seorang lelaki. Ini adalah masalah yang paling biasa di pejabat terbuka. Apabila sentiasa setiap orang yang tidak sibuk dan yang bosan terganggu oleh jiran mereka, atau oleh orang yang duduk di sebelah mereka. Juga mengurangkan kecekapan pengunjung yang datang secara mengejut. Kepada "pencuri masa" ini, adalah mungkin untuk menggunakan cabang keputusan berikut.

Tiba-tiba datang seorang (pelawat).

Penunjuk penghunian: bendera, papan tanda, topi, dsb.

Buat butang merah, apabila anda menekannya, telefon berdering dalam satu minit dan anda perlu keluar dengan segera!

Cipta bilik tetamu di mana terdapat perpustakaan mini, perpustakaan video, supaya pelawat menunggu dengan baik

Di pintu masuk, senarai soalan diisi. Soal selidik tertentu klien, di mana dia menandakan apa yang dia datang dengan. Memformalkan soalan mempercepatkan komunikasi

Orientasi semula aktivitinya ke arah anda, ke arah matlamat anda

Ubah hala kepada orang lain: "pengurus bertugas", "penjaga angkasa"

Pada kad perniagaan, nyatakan waktu pejabat: dari ... hingga ... Oleh itu, mengehadkan pelawat pada masa yang menyusahkan anda

Jadual penerimaan tetamu (telefon berbilang saluran untuk mudah dihubungi):

Gabungkan mesyuarat dengan makan tengah hari. Makan tengah hari perniagaan, "perjalanan untuk makan tengah hari"

Mengadakan tempat untuk mesyuarat terbuka dalam syarikat (bilik rundingan)

Masalah dalaman syarikat. Bahagian ini mengandungi pemecah tugas secara mendatar dan menegak. Iaitu, kita akan bercakap tentang bos, orang bawahan, dan rakan sekerja. Secara tradisinya, Megafon telah membangunkan mesyuarat tidak berjadual dan sesi "mesyuarat strategik" dan soalan selama 15 minit, yang berlarutan selama berjam-jam. Dengan jadual yang teratur, koyak, produktiviti kerja berkurangan dan hampir mustahil untuk menyelesaikan apa yang dirancang.

Ketua telah diberikan "pertemuan mengejut."

Mengambil bahagian dalam mesyuarat melalui telefon

Mengadakan mesyuarat tetap. Sebagai contoh, Beeline mempunyai bilik mesyuarat yang tidak mempunyai kerusi. Dengan organisasi ini, semua isu diselesaikan dengan segera. Tidak ada keinginan untuk memandu garpu rumput di atas air, kerana semua orang mahu pergi secepat mungkin, dalam keadaan yang lebih selesa.

Membangunkan senarai mesyuarat yang tidak diselesaikan oleh risalah. Hasilnya: daftar mesyuarat, yang bertentangan dengan setiap satu senarai isu yang perlu diselesaikan.

Bahagikan masa mesyuarat. Tetapkan penanda masa, perentak jantung, dalam bentuk pemasa selama 10-15 minit. Semak setiap selang masa dengan agenda untuk mempercepatkan kemajuan ke arah matlamat.

Bersetuju tentang format mesyuarat yang akan diadakan. Sebagai contoh, dalam Kumpulan PPE, poster tergantung di dinding: "10 Peraturan untuk Mesyuarat." Ini membantu persidangan untuk mematuhi peraturan yang ditetapkan, merangsang penyelesaian isu yang berkualiti tinggi dan cepat.

Dalam manual korporat, nyatakan bahawa agenda mesyuarat dihantar selewat-lewatnya 24 jam sebelum masa mula mesyuarat. Mengikut takrifan, "mesyuarat sekejap" hilang dan anda mempunyai hari untuk bersedia untuknya.

Masukkan peraturan perlindungan mesyuarat. Terangkan apabila anda mempunyai hak untuk "menolak jemputan mesyuarat"

Ambil minit dan adakan minit mesyuarat. Dalam hal ini, perlu ada pemimpin yang memantau peraturan isu yang dibangkitkan.

Mengadakan mesyuarat sebelum makan tengah hari: dalam kes ini, setiap peserta berusaha untuk bercakap dengan cara yang membina, kerana kelewatan ternyata terlambat untuknya dan memendekkan makan tengah harinya.

Perintah tidak berjadual daripada pihak atasan (gangguan pihak pengurusan)

Susun seorang perujuk yang mengedarkan arahan daripada pengurus kepada orang bawahan di tingkap tertentu

Berikan maklum balas pengurus dalam bentuk latihan, yang membawa kepada "kedutan" kakitangan yang tidak berjadual

Dapatkan "selang tanggungjawab" daripada pengurus. Tempoh masa di mana pengurus tidak mengganggu kerja pekerja. Sebagai contoh, pada waktu pagi seorang pekerja diberikan senarai tugas - pada waktu petang mereka menyemak kualiti kerja. Dalam kes ini, selang tanggungjawab adalah sama dengan hari bekerja, 8 jam. Jika tugas ditetapkan pada hari Isnin - dan kami menyemak pada hari Jumaat - maka selang tanggungjawab adalah seminggu.

Kegagalan teknik. Megafon mempunyai sistem yang kompleks, jadi kemungkinan besar ia akan gagal. Disebabkan oleh hakikat bahawa kadar kehidupan moden tidak membenarkan meninggalkan teknologi, anda perlu bersedia untuk kegagalan. Penyelesaian kepada gangguan teknikal kecil dan utama ini diterangkan dalam bahagian ini.

Kegagalan peralatan

Merangka jadual untuk kawalan peralatan (pemeriksaan biasa).

Arahan Penyelesaian Masalah

Sentiasa ada kartrij ganti untuk pencetak di pejabat

Fikirkan fungsi pendua (pengimbas, mesin penyalin, kamera digital).

Menjalankan latihan, menyelesaikan situasi kecemasan

Buat Peta Kognitif. Penerangan mengenai infrastruktur dalam radius pejabat. Di mana saya boleh membeli sesuatu untuk dicetak, dsb.

Wujudkan komunikasi positif dengan jiran, yang bantuannya boleh digunakan sekiranya berlaku kecemasan

"Mel Tidak Diterima"

Mempunyai rizab dalam bentuk pelayan percuma. Disyorkan mail.ru, yandex.ru

Tetapkan klien e-mel anda untuk mengakses e-mel yang dihantar baru-baru ini dengan pantas

Masalah peribadi. Bahagian ini mengandungi sebab peribadi untuk gangguan "tidak dijangka" pada jadual kerja. Ini termasuk kedua-dua kesesakan lalu lintas dan masalah dengan nada badan, pencerobohan saudara-mara dan bencana alam. Hari ini ia merupakan segmen pencegahan kehilangan masa yang paling kurang dibangunkan. Oleh itu, kami bersedia untuk menerima dan mempertimbangkan setiap keputusan baharu anda yang tidak diterangkan di bawah. Temuan boleh dihantar ke [e-mel dilindungi] dengan nota dalam Subjek surat: "Pencuri masa"

Penyelesaian yang baik - aktiviti selari

Buat beberapa siri panggilan pendek

Menggunakan tangan bebas untuk membuat satu siri panggilan panjang

Dengar kursus audio: perniagaan, bahasa asing, dsb.

Dengar buku audio

Anda perlu tahu trafik. Pukul berapa kesesakan lalu lintas, pilihan lencongan. Rancang perjalanan semasa "masa tanpa gabus"

Belajar menggunakan kamera web. Menjalankan mesyuarat maya dan bukannya perjalanan adalah satu susunan magnitud yang lebih murah

Untuk mengelakkan kesesakan lalu lintas pada waktu pagi (sebelum bekerja) - anda boleh bangun awal sebelum kesesakan lalu lintas

Gunakan cara "bercampur" untuk bergerak di sekitar bandar

Jika anda perlu membawa / mengambil sesuatu dan tidak semestinya memerlukan kehadiran peribadi, maka anda boleh menggunakan perkhidmatan kurier

Masalah peribadi secara tiba-tiba dengan diri sendiri (rasa sakit, rasa tidak sihat)

Pastikan seorang pekerja mendapat maklumat terkini mengenai projek itu. Bina kerja secara berpasangan (model kluster)

Memperuntukkan kemungkinan "kerja maya, pejabat rumah

Kerap mengambil vitamin, dapatkan tidur yang cukup, terlibat dalam aktiviti fizikal.

Pencerobohan Kerabat dan / atau rakan

Bincangkan dengan orang tersayang situasi apabila ia patut dihubungi dan apabila lebih baik untuk menunggu

Jelas menunjukkan apa yang mendesak dan apa yang penting

Mempunyai perjanjian dengan hotel: tempat untuk memindahkan mereka

Penyertaan separa dalam komunikasi dengan mereka, pengalihan kepada orang lain untuk menyelesaikan masalah. Penyertaan dengan sumber selain masa

Oleh itu, untuk menjalankan analisis terperinci sistem pengurusan Megafon OJSC, penulis dalam kerja mengenal pasti kelebihan dan kekurangan pengurusan masa, menganalisis fungsi ketua syarikat. Analisis struktur pengurusan menunjukkan bahawa ia memenuhi keperluan moden, i.e. tugas dan tanggungjawab pekerja diberikan dengan jelas, skim untuk mengelompokkan unit individu dan prinsip pengurusan mereka digariskan.

Di samping itu, untuk menganalisis persekitaran, kaedah Outbook dalam pengurusan masa telah dipertimbangkan.

Kesimpulan

Pengurusan masa ialah perakaunan dan perancangan operasi masa. Tugas pengurusan masa adalah untuk menyelaraskan penggunaan masa (kedua-dua masa kerja dan peribadi) hari dan minggu untuk menguruskan untuk melakukan semua perkara yang paling penting. Prinsip asas pengurusan masa: kerja bebas yang teliti, keperibadian penyelesaian, keperluan untuk memantau keberkesanan sendiri, pemikiran yang bertujuan untuk kecekapan, kebolehcapaian dan ketidakhabisan rizab kecekapan. Gejala-gejala yang membimbangkan akan berlakunya masalah sementara boleh dikenal pasti dengan tanda-tanda tertentu dan punca-punca "pembazir masa" dapat dikenalpasti.

Teknik pengurusan masa moden: penetapan matlamat, perancangan klasik, perkadaran "emas" perancangan masa (prinsip Pareto), perwakilan kuasa, kawalan keputusan dan pelarasan matlamat. Dengan mengkaji punca masalah dari semasa ke semasa dan menggunakan teknik asas pengurusan masa, pengurus akan dapat mencapai hasil yang berkualiti tinggi dan pantas.

Trend terkini ialah pengenalan sistem pengurusan masa dalam perusahaan (pengurusan masa korporat). Pengurusan masa ialah hala tuju baharu dalam pengurusan perusahaan.

Terdapat tiga bidang dalam pengurusan masa korporat:

pengurusan masa korporat perusahaan;

pengurusan masa korporat bahagian individu;

pengurusan masa individu pakar terkemuka.

Pengurusan masa korporat perusahaan, pertama sekali, tertumpu pada pembentukan sistem interaksi yang berkesan antara jabatan dan pegawai perusahaan. Ia melibatkan penggunaan rangkaian tempatan dan teknologi maklumat secara meluas dalam proses komunikasi.

Oleh itu, penggunaan sistem pengurusan masa korporat dalam perusahaan akan berkesan hanya dalam kes pendekatan bersepadu kepada proses pengurusan masa dalam satu organisasi.

Pengurusan masa Persekutuan Rusia masih jauh dari parameter yang ditetapkan oleh globalisasi di semua peringkat: dari syarikat individu kepada masyarakat secara keseluruhan. Kini pengurus terkemuka sedang aktif membincangkan kemungkinan membangunkan pengurusan masa di Rusia berdasarkan salah satu "model" Barat. Walau bagaimanapun, tanpa mengambil kira mentaliti kebangsaan kita, perbezaan sejarah dalam teori dan amalan pengurusan, tiada kaedah menggunakan masa boleh digunakan secara rasional untuk keadaan Rusia.

Untuk menjalankan analisis terperinci sistem pengurusan Megafon OJSC, penulis dalam kerja mengenal pasti kelebihan dan kekurangan pengurusan masa, menganalisis fungsi ketua syarikat. Analisis struktur pengurusan menunjukkan bahawa ia memenuhi keperluan moden, i.e. tugas dan tanggungjawab pekerja diberikan dengan jelas, skim untuk mengelompokkan unit individu dan prinsip pengurusan mereka digariskan.

Penilaian organisasi pengurusan di perusahaan yang dikaji telah dijalankan berdasarkan penggunaan kaedah pengurusan masa oleh syarikat.

Di samping itu, untuk menganalisis persekitaran, kaedah Outbook dalam pengurusan masa telah dipertimbangkan.

* Karya ini bukan karya saintifik, bukan kerja kelayakan akhir dan merupakan hasil pemprosesan, penstrukturan dan pemformatan maklumat yang dikumpul, bertujuan untuk digunakan sebagai sumber bahan untuk penyediaan diri kerja pendidikan.

Pengenalan..3

1 Pengurusan masa sebagai sistem pengurusan masa..5

1.1 Elemen pengurusan masa…..5

1.2 Sebab kekurangan masa….6

2 Teknik asas pengurusan masa….11

2.1 Analisis penggunaan sumber masa dan perancangan masa ..11

2.2 Aktiviti untuk membantu anda menguruskan masa anda...15

Kesimpulan…….21

Senarai sumber yang digunakan..22

pengenalan

Kebenaran yang terkenal - "Masa adalah wang" nampaknya mula mengubah maknanya. Menurut salah seorang penganalisis dan pengamal penjenamaan terbaik, Mark Gobe, "masa menjadi lebih berharga daripada wang." Dan sukar untuk tidak bersetuju dengannya.

Ramai pakar terkenal, khususnya, Moscow, mengesahkan kebenaran ini, sambil mengatakan bahawa masa adalah sumber khusus yang dalam organisasi berada di tempat yang sama dengan aset tetap, buruh, bahan mentah, tetapi ia mempunyai harta khusus khusus. : ia tidak dapat dipulihkan. Maksudnya, jika peralatan boleh dibeli, bahan mentah dan bahan juga bukan barang jarang yang perlu dicari untuk masa yang lama, maka masa yang hilang tidak dapat dikembalikan, mustahil untuk mengembalikan peluang yang terlepas ketika itu, tidak mungkin untuk menyelesaikan kes jika keadaan di mana ia diselesaikan telah berubah. Pada masa yang sama, kekhususan masa juga terletak pada hakikat bahawa setiap orang dikurniakan sama rata, iaitu, 1440 minit atau 86400 saat sehari - tidak lebih dan tidak kurang.

Waktu bekerja kebanyakan pengurus moden padat pada had, hari bekerja tidak diseragamkan, namun selalunya tidak dapat menyelesaikan semua tugas yang dirancang mengikut tarikh akhir yang ditetapkan. Pada masa yang sama, terdapat perasaan tidak berdaya yang semakin meningkat dalam menghadapi runtuhan salji masalah yang memerlukan campur tangan anda dengan segera dan perasaan bahawa kekurangan masa, seperti kekurangan udara, membawa kepada fakta bahawa masalah hanya menghancurkan seseorang. Semua ini membawa kepada keadaan tertekan, yang memburukkan lagi keadaan.

Keadaan dalam masyarakat moden ini berleluasa dan bukan sahaja di kalangan pemimpin. Sudah tentu, setiap orang dapat mengingati banyak kes apabila dalam satu hari dia terpaksa menyelesaikan banyak masalah, melawat banyak tempat, sementara dia tidak dapat memutuskan dalam urutan apa yang terbaik untuk melakukan semua ini dan kesedaran bahawa tidak mungkin untuk segera. dan cepat menyelesaikan masalah pengagihan masa, bahawa kerana ini anda tidak boleh berada dalam masa atau terlepas sesuatu yang penting, ia sangat menyedihkan, membuat anda gugup, merosakkan mood anda, yang akhirnya memberi kesan negatif kepada kesejahteraan anda, prestasi dan mengurangkan kemungkinan semua yang dirancang untuk hari itu akan dilaksanakan

Dalam keadaan sedemikian, satu-satunya penyelesaian hanya boleh menggunakan teknik dan kaedah khas yang mempunyai nama umum pengurusan masa. Perkataan "pengurusan masa" itu sendiri diterjemahkan daripada bahasa Inggeris sebagai "pengurusan masa", tetapi perlu diingatkan bahawa adalah mustahil untuk menguruskan masa. Sesungguhnya, setiap orang mempunyai jumlah masa yang ditetapkan dengan ketat, dan untuk semua orang ia adalah sama. Adalah mustahil untuk mempengaruhi kuantiti atau kelajuan alirannya. "Pengurusan masa" hanyalah nama yang kuat untuk apa yang pada dasarnya adalah pengurusan diri sendiri, organisasi, orang untuk mempercepatkan penyelesaian masalah, pelaksanaan aktiviti, prestasi kerja, tindakan. Ini adalah pengurusan penggunaan masa yang paling rasional.

Masalah ini mempunyai kepentingan praktikal yang besar, baik untuk pemimpin mahupun untuk sesiapa sahaja.

1 Pengurusan masa sebagai sistem pengurusan masa

1.1 Elemen pengurusan masa

Pengurusan masa sebagai sistem pengurusan masa merangkumi beberapa elemen yang, apabila digunakan bersama, memberikan pengurangan ketara dalam masa yang diperlukan untuk menjalankan pelbagai proses pengeluaran. Elemen-elemen ini termasuk: analisis penggunaan masa bekerja, menetapkan matlamat yang ingin dicapai oleh pengurus semasa menggunakan pengurusan masa, merancang waktu bekerja, membangunkan pelbagai kaedah menangani sebab-sebab penggunaan sumber masa yang tidak rasional. Walau bagaimanapun, walaupun sistem pengurusan masa yang agak harmoni, ia tidak boleh dianggap sebagai aksiom, kerana setiap orang adalah satu-satunya yang dapat menyelesaikan masalah penggunaan masa yang rasional untuknya dengan cara yang terbaik dan oleh itu yang paling berkesan adalah. pengurusan masa peribadi, yang dalam setiap kes individu individu. Walau bagaimanapun, dalam kes umum, elemen pengurusan masa di atas boleh digunakan.

Analisis adalah proses yang membolehkan anda mengenal pasti penggunaan masa bekerja yang tidak rasional, puncanya, dan juga untuk mengasingkan daripada semua punca utama yang mempunyai kesan paling buruk terhadap penggunaan masa.

Penetapan matlamat adalah peringkat yang diperlukan dalam pengurusan masa, di mana ia adalah perlu untuk menjawab soalan mengapa pengurusan masa diperlukan sama sekali untuk orang tertentu atau di perusahaan tertentu. Penetapan matlamat membantu anda menavigasi lebih lanjut kaedah pengurusan masa yang patut dan tidak boleh digunakan.

Perancangan ialah satu proses di mana senarai tugasan disusun yang mesti diselesaikan dalam tempoh masa tertentu. Perancangan masa bekerja mempunyai beberapa ciri khusus.

Pembangunan kaedah untuk memerangi punca kehilangan masa menunjukkan bahawa semasa analisis awal punca-punca ini dikenal pasti dan perlu untuk menghapuskannya. Untuk sebab biasa, terdapat pelbagai cara tipikal untuk menanganinya, bagaimanapun, harus diingat bahawa setiap kes khusus adalah individu dan pendekatan individu untuk setiap punca diperlukan dalam setiap kes.

Pengurusan masa adalah struktur holistik dan harus digunakan tanpa mengecualikan mana-mana elemennya. Penggunaan pengurusan masa mengandaikan bahawa seseorang itu akan kreatif dalam penggunaannya.

1.2 Sebab kekurangan masa

Terdapat banyak faktor berbeza yang boleh menyebabkan masa terbuang. Beberapa faktor ini adalah hasil daripada tindakan pengurus yang buta huruf, ada yang berlaku secara bebas daripadanya, dan ada yang berkaitan secara langsung dengan personaliti pengurus, tetapi pengurus mempunyai keupayaan untuk mempengaruhi sebahagian besar daripada mereka atau sekurang-kurangnya mengurangkan kehilangan masa akibat kesan faktor-faktor ini. Mari kita pertimbangkan kumpulan faktor ini.

Kumpulan pertama termasuk faktor-faktor yang merupakan hasil daripada tindakan pemimpin yang buta huruf. Ini termasuk kerja yang tidak dirancang, pertukaran maklumat yang kurang teratur dalam organisasi, kekurangan pengagihan kerja yang jelas mengikut tahap kepentingan mereka, prestasi tugas yang mungkin dilakukan oleh orang bawahan dengan baik, dan motivasi buruh yang lemah. Pengurus boleh mengenal pasti faktor ini dan cuba menghapuskannya dalam beberapa cara.

Pertimbangkan faktor-faktor ini:

1) Kerja tidak berjadual. Ia adalah hasil daripada gaya hidup bukan sahaja pemimpin itu sendiri, tetapi juga gaya hidup umum organisasi. Kerja tidak berjadual membawa kepada rehat berterusan untuk pelbagai jenis "penjelasan", penjelasan yang diperlukan untuk kerja lanjut pelbagai jabatan, bahagian dan pekerja individu. Pada masa yang sama, bukan sahaja mereka yang memohon maklumat terganggu, tetapi juga mereka yang meminta maklumat.

Komunikasi yang lemah dalam organisasi. Apabila menghantar maklumat, mana-mana orang sentiasa yakin bahawa penerimanya sedar sepenuhnya dan memahami maksudnya, tetapi ini tidak selalu berlaku. Setiap orang mempunyai had persepsi mereka sendiri, yang boleh memesongkan maklumat yang diterima. Tidak semua pengurus moden telah menyelesaikan masalah ini untuk diri mereka sendiri dan pekerja mereka dan telah memperkenalkan sistem bersatu untuk menerima dan menghantar maklumat dalam firma mereka. Dalam banyak organisasi, pertukaran maklumat antara jabatan berlaku dalam bentuk telefon yang rosak, selalunya dalam proses komunikasi tidak formal. Juga, contoh kekurangan piawaian pemindahan maklumat ialah kekurangan piawaian tunggal untuk menerangkan kepada pelanggan melalui telefon lokasi organisasi - "semua orang menerangkan bagaimana dia boleh."

Kekurangan pengagihan karya yang jelas mengikut tahap kepentingannya. Ini sering membawa kepada fakta bahawa pemimpin terlebih dahulu melakukan perkara yang tidak penting. Pada masa yang sama, mereka menghabiskan banyak masa yang diperlukan untuk menyelesaikan masalah yang sangat penting.

Melaksanakan tugas yang boleh dilaksanakan dengan baik oleh orang bawahan. Selalunya, pengurus melakukan tugas sedemikian jika dia tidak mempercayai orang bawahannya, percaya bahawa mereka akan dapat melaksanakan tugas ini seperti dia sendiri, iaitu, kita bercakap tentang kekurangan keyakinan terhadap kelayakan organisasi yang sepatutnya. pekerja. Contohnya ialah penerimaan pelanggan oleh pengurus, dan bukannya pemberian kuasa kepada mana-mana pekerja yang mempunyai kuasa untuk bekerja dengan pelanggan, analisis peribadi mel, dan bukan penugasan kepada setiausaha menyusun surat-menyurat masuk.

2) Motivasi buruh yang lemah. Motivasi buruh yang lemah membawa kepada produktiviti buruh yang rendah, pada tahap yang lebih besar ini tidak membimbangkan ketua organisasi, tetapi orang bawahannya, bagaimanapun, masalah ini boleh berlaku di perusahaan dan produktiviti buruh yang rendah akan membawa kepada kekurangan masa.

Kumpulan kedua termasuk faktor yang tidak bergantung kepada pemimpin. Ini adalah kerja dengan surat-menyurat, aliran besar kes rutin, selalunya mendesak, kerja yang memerlukan banyak masa, serta "pencuri masa". Pengurus tidak boleh menyingkirkan faktor ini dan hanya boleh cuba meminimumkan kesannya terhadap kerugian masa.

Pertimbangkan faktor-faktor ini:

1) Bekerja dengan surat-menyurat. Kajian menunjukkan bahawa seorang pengurus menghabiskan 20-30% masanya untuk menghuraikan surat-menyurat, meneliti sehingga 100 dokumen sehari, yang mana hanya 30 dokumen yang benar-benar diperlukan. Dianggarkan bahawa dalam surat-menyurat perniagaan jumlah maklumat yang tidak perlu mencapai 15-20%, dan melalui semua saluran dari sumber dalaman maklumat datang sebanyak 30%, dan dari sumber luaran - sebanyak 40%.

Aliran besar kes rutin, selalunya mendesak, yang mengambil banyak masa untuk diselesaikan. Contohnya termasuk kes seperti reka bentuk premis di mana pembaikan sedang dijalankan, pilihan perabot, keperluan untuk menyemak sendiri pelbagai parameter aktiviti organisasi, selalunya ini disebabkan oleh ketidakcekapan orang bawahan atau keengganan mereka untuk bertanggungjawab apabila mereka sendiri berpaling kepada pengurus dengan "permintaan bantuan ".

2) "Pencuri masa". "Pencuri masa" adalah kes yang tidak dijangka, kebanyakannya memerlukan penyelesaian segera dan tidak boleh diwakilkan kepada orang bawahan. Semua ini mengambil banyak masa dan mengalih perhatian daripada perkara yang benar-benar penting. Terdapat pelbagai jenis pencuri masa:

Panggilan telefon;

Orang melihat kita;

Masalah dengan peralatan komputer;

Mengubah susunan kerja yang dikenakan oleh rakan sekerja;

Kekurangan perancangan organisasi;

Ketidakupayaan untuk mendengar orang lain;

Struktur organisasi yang tidak memuaskan;

Pembetulan kesilapan yang boleh dielakkan;

Keragu-raguan dalam urusan perniagaan;

Mesyuarat yang tidak teratur dan diselaraskan dengan baik;

Gangguan di tempat kerja;

Birokrasi pejabat yang berlebihan;

Perbincangan yang sia-sia tentang kerja anda dan kerja orang lain.

Golongan ketiga pula merangkumi faktor-faktor yang secara langsung bergantung kepada personaliti pemimpin. Ini adalah tergesa-gesa yang berterusan, peningkatan berterusan di rumah, kekecohan. Untuk mengurangkan pengaruh faktor-faktor ini pada masa bekerja, pengurus mesti cuba menukar, jika tidak, faktor-faktor ini tidak akan membenarkannya menggunakan masa bekerjanya secara rasional. Pada pendapat saya, ini adalah kumpulan faktor yang paling serius, kerana untuk menguruskan pendapat anda dengan berkesan, anda mesti terlebih dahulu mengubah diri anda, dan kemudian cuba mengubah realiti sekeliling, dan mengubah diri anda adalah sangat sukar, terutamanya bagi seseorang yang sudah melihat dirinya berdikari, celik dan matang dalam segala hal.

Pertimbangkan faktor-faktor ini:

1) Sentiasa tergesa-gesa. Dalam keadaan tergesa-gesa berterusan, pemimpin tidak mempunyai masa untuk menumpukan perhatian kepada tugas yang dia lakukan pada masa ini. Dia mengikut jalan yang mula-mula terlintas di fikiran, bukannya memikirkan cara lain, mungkin lebih rasional untuk menyelesaikan masalah ini.

2) Penambahbaikan berterusan di rumah. Penambahbaikan yang berterusan di rumah menimbulkan lingkaran setan, apabila seseorang tidak mempunyai masa untuk menyelesaikan perniagaannya dan menyelesaikan semua masalah semasa waktu kerja, akibatnya, dia terpaksa menyelesaikannya di rumah dengan mengorbankan masa lapangnya, rehat dan kehidupan peribadi. Seseorang tidak mempunyai peluang untuk hidup sepenuhnya, berehat, dan akibatnya, kapasiti kerjanya berkurangan, yang membawa kepada kelemahan dan sekali lagi kepada keperluan untuk memperbaiki di rumah. Lingkaran ganas ini adalah hasil daripada masa kerja yang tidak teratur, dan ia boleh menjadi sangat sukar untuk memecahkannya.

Kekecohan. Kekecohan adalah hasil daripada organisasi yang buruk pada hari bekerja, ia juga bergantung pada impulsif dan ciri-ciri orang itu. Sukar bagi orang yang cerewet untuk memilih perniagaan yang mana untuk dijalankan, dia sering "tergesa-gesa" antara dua kes yang sama mendesak dan sama panjang dalam membuat keputusan, dia tidak boleh memilih yang mana untuk dijalankan, dan kerana itu, masa adalah membazir.

2 Teknik Asas Pengurusan Masa

2.1 Analisis penggunaan sumber masa dan perancangan masa

Untuk menyelesaikan masalah yang berkaitan dengan penggunaan masa bekerja secara rasional, terdapat banyak kaedah yang mempunyai nama umum "pengurusan masa". Walau bagaimanapun, tidak boleh dikatakan bahawa pengurusan masa adalah satu set peraturan yang ketat, mengikut mana seseorang akan dapat merasionalkan hari bekerjanya dan masa bekerja orang bawahannya sebanyak mungkin. Pengurusan masa ialah satu set kaedah dan cadangan umum, dan untuk setiap orang dan organisasi mereka harus dipilih secara berasingan, secara individu.

Salah seorang pengasas pengurusan masa ialah pengasas sekolah pengurusan saintifik, Frederick Taylor, yang menjalankan masa kerja pekerja. Kita juga boleh menyebut Henry Ford yang terkenal, yang memperkenalkan barisan pemasangan di perusahaannya dan dengan itu mengurangkan masa pemasangan kereta dan masa yang dihabiskan oleh pekerja, menjadikan aktiviti mereka lebih khusus.

Pada masa ini, di Rusia, salah seorang pakar terkenal dalam bidang pengurusan masa ialah Gleb Arkhangelsky, yang terlibat dalam pembangunan saintifik masalah ini.

Pertimbangkan kaedah pengurusan masa klasik. Langkah pertama mana-mana pengurus yang telah menangani masalah ini dengan serius haruslah analisis penggunaan sumber sementara. Analisis penggunaan masa akan membantu mengenal pasti kehilangan masa, menunjukkan kekuatan dan kelemahan gaya kerja yang diamalkan. Analisis sedemikian hanya perlu jika tidak diketahui masa yang digunakan sama sekali, tidak diketahui berapa banyak masa yang diperlukan untuk menyelesaikan tugasan tertentu, tidak diketahui faktor apa yang merangsang atau mengehadkan prestasi.

Untuk menganalisis masalah, anda memerlukan rekod masa yang boleh dipercayai. Cara paling berkesan untuk menjejaki masa ialah menyimpan rekod. Apabila menggunakan komputer untuk tujuan ini, program seperti Visual TimeAnalyzer boleh digunakan. Dengan itu, anda boleh menjimatkan masa dan mendapatkan gambaran grafik kerja anda. Juga, masa yang dihabiskan boleh diambil kira dalam jadual, di mana parameter berikut harus ditunjukkan:

Jenis aktiviti - untuk menentukan jenis aktiviti;

masa mula dan tamat aktiviti yang berkaitan;

Tempoh aktiviti yang sepadan - untuk menentukan masa yang diperlukan untuk aktiviti ini.

Adalah lebih baik untuk menjejaki masa dalam proses kerja, kerana apabila merakam masa "kemudian", anda boleh melupakan beberapa butiran penting.

Dalam proses analisis, kekuatan dan kelemahan penggunaan sumber sementara didedahkan. Untuk melakukan ini, anda perlu menjawab beberapa soalan, seperti:

Adakah pekerjaan itu perlu? (jika lebih daripada 10% masa bekerja dibelanjakan untuk kerja yang tidak perlu, ini menunjukkan masalah dengan keutamaan);

Adakah masa itu wajar? (jika lebih daripada 10% masa bekerja terdiri daripada kes-kes yang mana masa yang dibelanjakan tidak wajar, adalah perlu untuk menganalisis sebab-sebab mengapa masa itu dibelanjakan terlalu banyak dan cuba mengambil kiranya dalam kerja masa depan);

Adakah kerja itu berbaloi untuk dilakukan? (jika lebih daripada 10% masa bekerja pergi ke tugas yang tidak sesuai, maka anda perlu memberi perhatian kepada perancangan, organisasi)

Adakah selang masa sengaja ditetapkan untuk kerja dilakukan? (jika lebih daripada 10% masa bekerja dihabiskan untuk tugasan, selang masa yang ditentukan secara spontan, maka terdapat masalah dengan merancang masa bekerja).

Hasil daripada analisis, "pencuri masa" dan pelbagai kesilapan dalam penggunaan masa bekerja dikenal pasti, adalah perlu untuk menentukan punca mereka, membangunkan kaedah berurusan dengan mereka yang paling sesuai untuk pekerja tertentu.

Kaedah utama yang membantu menggunakan masa bekerja dengan berkesan ialah perancangan masa. Perancangan ialah penstrukturan masa untuk kegunaan yang paling ekonomik dalam mencapai sebarang matlamat dan objektif yang dihadapi oleh ketua atau organisasi. Perancangan boleh menjadi jangka panjang, jangka sederhana dan jangka pendek.

Kelebihan utama yang dicapai dengan kerja penjadualan ialah penjadualan membawa keuntungan dalam masa. Pengalaman menunjukkan bahawa meningkatkan jumlah masa yang dibelanjakan untuk merancang akhirnya membawa kepada penjimatan dalam masa keseluruhan.

Jelas sekali, masa yang dihabiskan untuk merancang tidak boleh meningkat selama-lamanya, terdapat optimum, selepas itu peningkatan lagi dalam masa perancangan menjadi tidak cekap. Anda tidak seharusnya menghabiskan lebih daripada 1% daripada jumlah masa perancangan untuk merancang.

Perancangan sentiasa dijalankan berdasarkan matlamat. Asas bagi sebarang perancangan adalah matlamat jangka panjang atau matlamat jangka panjang. Berdasarkan matlamat jangka panjang, matlamat jangka sederhana dan jangka pendek ditetapkan. Ini berlaku seperti berikut: berdasarkan tujuan hidup atau misi organisasi, beberapa sub-matlamat dibezakan, pencapaiannya harus menyumbang kepada pencapaian matlamat utama kehidupan. Ini adalah matlamat jangka panjang. Dalam setiap matlamat ini, beberapa sub-matlamat dikenal pasti, sebaik-baiknya secara sementara (yang harus dilaksanakan pada tahun-tahun akan datang, pada tahun-tahun berikutnya), yang pencapaiannya harus menyumbang kepada pencapaian matlamat jangka panjang. Dengan cara yang sama, berdasarkan matlamat untuk tahun ini, matlamat untuk bulan, dekad, hari diperuntukkan. Seterusnya, analisis kekuatan dan kelemahan seseorang atau organisasi yang mungkin relevan untuk mencapai matlamat dijalankan. Ini dilakukan untuk menggalakkan kekuatan dan mengatasi kelemahan. Analisis ini menjadi asas kepada perancangan jangka sederhana dan pendek.

Proses perancangan itu sendiri terletak pada fakta bahawa keputusan dirumuskan dan tarikh akhir untuk mencapainya ditetapkan. Keputusan mesti sepadan dengan matlamat. Dalam kes ini, adalah wajar untuk mengikuti beberapa peraturan perancangan.

1) Pertama, perancangan hendaklah dibuat secara bertulis. Agar rancangan itu bukan sekadar senarai tugasan yang perlu diselesaikan dalam sehari, ia juga berbaloi untuk menjadikannya sebagai alat motivasi - memfokuskannya pada hasilnya. Sebagai contoh, tulis dalam senarai bukan "untuk melakukan ini", tetapi "ini telah selesai", supaya pada akhir kes anda boleh meletakkan tanda tebal di sebelah entri ini. Ini adalah salah satu motivator yang paling kuat.

Kedua, hasil analisis penggunaan masa bekerja sebelum ini perlu diambil kira. Dalam proses analisis ini, kesilapan yang wujud dalam pengurus ini dalam merancang masa kerjanya dan cara untuk meneutralkan akibat daripada kesilapan ini didedahkan.

Ketiga, anda tidak seharusnya merancang sepanjang hari bekerja anda. Adalah dipercayai bahawa anda harus merancang tidak lebih daripada 60% masa anda, dan meninggalkan 40% tidak dirancang: 20% masa yang tidak dijangka dan 20% masa spontan.

Ia adalah perlu untuk mewujudkan piawaian masa yang jelas untuk pelaksanaan kes dan penyelesaian masalah yang tidak akan membenarkan menyelesaikan yang belum selesai dan menyelesaikan yang belum selesai pada masa yang tidak dirancang. Sekiranya kes dan isu ini diselesaikan pada masa yang dijadualkan. Amalan menunjukkan bahawa seberapa banyak masa yang dibelanjakan untuk mana-mana perniagaan seperti yang tersedia, oleh itu, rangka masa yang jelas harus ditetapkan yang membolehkan perkara yang diperlukan disiapkan, dan pada masa yang sama tidak melebihi masa yang diperlukan untuk disiapkan.

2) Untuk menyelesaikan isu penugasan semula kes, kes hendaklah dibahagikan mengikut tahap kesegeraan dan kepentingannya. Pada masa yang sama, tugas yang paling mendesak dan penting harus diselesaikan oleh pengurus dengan segera, yang penting. Tetapi tidak mendesak boleh ditangguhkan, manakala baki 2 kategori kes (tidak penting, tetapi mendesak dan tidak penting dan tidak mendesak) perlu dipindahkan kepada orang bawahan untuk keputusan. Tugas yang tidak mendesak harus disusun mengikut masa yang diperlukan untuk setiap tugas, dan apabila masa lapang muncul, anda boleh mula memendekkan senarai ini - untuk ini adalah dinasihatkan untuk sentiasa memilikinya.

3) Rancangan harus dikaji secara berkala, kerana memandangkan persekitaran yang sentiasa berubah, mungkin ternyata beberapa rancangan pengurusan dan pengurus organisasi tidak lagi sesuai dengan matlamat organisasi dan, oleh itu, perlu diselaraskan.

Rancangan mesti realistik dan diselaraskan, dan diselaraskan bukan sahaja antara satu sama lain, tetapi juga dengan rancangan rakan sekerja, bawahan, peringkat pengurusan yang lebih tinggi.

2.2 Aktiviti untuk membantu anda menguruskan masa anda

Mari kita pertimbangkan beberapa faktor yang membawa kepada kehilangan masa, yang telah dibincangkan di atas, dan yang tidak dinyatakan dalam peraturan di atas untuk merancang masa bekerja.

Salah satu masalah besar yang membawa kepada kerugian besar pada zaman pemimpin ialah pemimpin sering melakukan perkara yang boleh dilakukan oleh orang bawahannya dengan jayanya. Selalunya ini disebabkan oleh hakikat bahawa pemimpin tidak pasti bahawa orang bawahannya akan menangani tanggungjawab yang begitu serius, dia takut untuk mengenakan tanggungjawab yang begitu besar kepada mereka. Dalam erti kata lain, terdapat masalah dengan pewakilan kuasa.

Delegasi dalam erti kata umum merujuk kepada pemindahan tugas kepada bawahan anda dari bidang aktiviti pemimpin itu sendiri. Pemindahan tugas atau aktiviti boleh dijalankan untuk masa yang lama atau terhad kepada tugasan sekali sahaja. Delegasi membantu ketua meluangkan masa untuk tugas penting dan memunggah sedikit.

Perlu diingat bahawa delegasi merangsang pendedahan kebolehan, kebebasan dan kecekapan orang bawahan, oleh itu, jika pada mulanya ketakutan pengurus dapat disahkan, maka dengan nasihat, kepimpinan dan bantuan latihan yang sesuai, orang bawahan yang diberi kuasa akan diwakilkan. mampu mengatasinya pada tahap yang diperlukan.

Secara umum, anda harus mewakilkan kerja rutin, aktiviti khusus, isu tertentu dan kerja persediaan. Jangan sekali-kali anda mewakilkan kerja seperti menetapkan matlamat, mengurus pekerja, tugas berisiko tinggi dan sebagainya. Anda juga harus menyelaraskan pelaksanaan tugas yang diberikan.

Banyak masa juga dibelanjakan oleh sistem maklumat yang tidak dibangunkan dan tidak standard, yang menganggap bahawa maklumat ditukar sepanjang hierarki menegak dalam organisasi mengikut cara dan cara yang dipilih oleh pengurus, dan secara mendatar dengan cara yang lebih mudah untuk kedua-dua pekerja dengan persetujuan bersama. Walau bagaimanapun, seperti yang ditunjukkan oleh amalan, kekurangan piawaian seragam untuk pertukaran dan penghantaran maklumat membawa kepada fakta bahawa seseorang menghantar maklumat, bermakna satu perkara, dan orang lain, menerima maklumat, menganggapnya sebagai sesuatu yang lain. Ini sebahagian besarnya disebabkan oleh fakta bahawa pengurusan adalah salah satu daripada beberapa bidang aktiviti yang belum mengembangkan istilahnya sendiri, dengan bantuan pengurus, apabila berkomunikasi, boleh menggunakan perkataan yang mempunyai makna yang sangat spesifik, dan tidak samar-samar, sebagai dalam banyak cara sekarang. Contohnya ialah frasa seperti "Saya memberitahu anda untuk melakukan sesuatu dalam masa terdekat, ini sudah hari Khamis, tetapi anda belum memberikan saya hasil lagi!" Dalam contoh ini, anda dapat melihat semua kepentingan frasa "dalam masa terdekat" dalam kes ini - mustahil untuk memahami maksud pengarang frasa itu, kerana pada masa ini baginya masa "sehingga Khamis" sudah kelihatan tidak boleh diterima panjang, tetapi berkenaan dengan perkara lain, sebagai contoh, seminggu yang lalu, frasa "dalam masa terdekat" boleh bermakna 2-3 bulan.

Pembangunan piawaian korporat untuk pemindahan maklumat dapat mengurangkan dengan ketara masa yang hilang dalam proses memproses maklumat yang diterima, i.e. dalam "cuba memahami" apa yang diperkatakan, serta masa yang diperlukan untuk membetulkan kesilapan yang dibuat akibat salah tafsir maklumat yang diterima. Piawaian ini harus merangkumi makna tepat istilah yang digunakan dalam perjalanan aktiviti organisasi, serta senarai parameter yang harus dihantar apabila memaklumkan tentang sebarang peristiwa, fenomena, fakta atau subjek, i.e. keperluan kesempurnaan. Juga, maklumat perkhidmatan yang dihantar dalam organisasi mestilah boleh dipercayai, yang boleh dipastikan oleh tanggungjawab orang yang menghantarnya untuk kualiti maklumat.

Sebilangan besar masa dalam kerja kepala mengambil kerja dengan surat-menyurat. Bekerja dengan surat-menyurat terdiri daripada peringkat berikut - pertama, menyusun surat-menyurat, dan kedua, mengkaji surat-menyurat dan memilih maklumat yang diperlukan daripadanya, menjawab bahagian surat-menyurat yang perlu dijawab. Surat-menyurat mempunyai potensi sumber masa yang besar. Dianggarkan bahawa seorang pengurus menyemak sehingga 100 dokumen sehari, yang mana hanya 30 dokumen yang benar-benar diperlukan. Anda harus segera memutuskan sama ada mel masuk akan dikendalikan oleh setiausaha atau orang lain, atau sama ada ia akan dikendalikan secara peribadi oleh pengurus. Cara yang rasional ialah mempercayakan pemprosesan mel kepada setiausaha. Ia juga perlu untuk menentukan apa yang akan berlaku dengan surat-menyurat yang tidak diperlukan dalam aktiviti perusahaan dan kerja ketua. Mungkin ia akan segera dimusnahkan, atau mungkin ia akan dilihat sebahagian atau sepenuhnya. Jawapan mesti ditulis dengan segera, tanpa berlengah-lengah, adalah mungkin untuk menggunakan borang khas, atau memindahkan penyediaan jawapan kepada setiausaha.

Sebahagian besar masa itu diduduki oleh apa yang dipanggil "pencuri masa". Antaranya, salah satu tempat pertama dari segi tempoh diduduki oleh panggilan telefon. Panggilan mempunyai ciri sedemikian yang sering berlaku tanpa diduga, termasuk pada saat-saat seperti pengurus sibuk dengan kerja bertanggungjawab yang penting dan gangguan serta gangguan dalam kerja adalah sangat tidak diingini. Oleh itu, anda harus mengarahkan setiausaha untuk menerima panggilan masuk ke telefon talian tetap. Nombor telefon bimbit tidak boleh diberikan kepada pelanggan dan orang lain yang mungkin menghubungi jabatan lain perusahaan, sebagai tambahan kepada pengurusan, untuk menyelesaikan masalah yang timbul. Sekiranya perlu, mereka boleh menghubungi ketua perusahaan melalui setiausaha, yang, setelah menilai tahap kepentingan dan segera, boleh menghubungi ketua dan memberitahunya tentang pemanggil.

Perkara yang sama berlaku kepada pelbagai jenis "pencuri masa" seperti orang yang mengintip. Orang ramai tidak seharusnya dibenarkan menghubungi pihak pengurusan organisasi secara terus sekiranya terdapat unit khas atau orang yang bertanggungjawab untuk menyelesaikan masalah tersebut untuk menyelesaikan isu yang mereka ada. Lain-lain jenis "pencuri masa" tidak mempunyai tanda-tanda yang jelas yang memungkinkan untuk mempersiapkan mereka terlebih dahulu, dan sebagai memerangi mereka, seseorang hanya boleh mengesyorkan menganalisis masalah yang muncul dan membangunkan beberapa cara untuk menyelesaikannya atau meminimumkan kerugian daripada mereka. kejadian.

Sebilangan besar masa untuk ketua dan orang bawahannya diduduki oleh pelbagai jenis mesyuarat. Untuk mengoptimumkan masa yang digunakan untuk tujuan ini, analisis mesyuarat harus dijalankan, dengan mengambil kira masa yang dibelanjakan, sumber material, dsb.

Adalah rasional untuk merangka agenda dengan menunjukkan masa yang diperlukan untuk membincangkan topik individu. Untuk setiap item, jadualkan masa mengikut kepentingannya. Selepas mesyuarat, adalah perlu untuk memantau sama ada keputusan yang dibuat dilaksanakan oleh semua pihak yang berkenaan. Tunggakan dan isu yang tidak dapat diselesaikan harus menjadi perkara pertama dalam agenda seterusnya.

Tergesa-gesa, pembaikan rumah dan kekecohan - ini adalah sebab kehilangan masa, yang bergantung terutamanya pada keperibadian orang itu. Tergesa-gesa adalah keadaan di mana pemimpin tidak boleh berfikir untuk masa yang lama tentang cara-cara untuk menyelesaikan masalah dan memilih untuk menyelesaikan jalan yang mula-mula terlintas di fikiran, dan cara yang paling berkesan dan terpantas untuk menyelesaikan masalah tidak selalunya yang pertama. masuk dalam minda. Selain itu, agak sukar bagi seseorang yang berada dalam keadaan tergesa-gesa untuk melaksanakan kerja dengan berkesan, pelbagai kesalahan tidak dapat dielakkan yang perlu diperbetulkan, dan berlakunya kesilapan dalam proses kerja seseorang yang sudah berada dalam tergesa-gesa boleh dengan mudah mula merengsakan seseorang, merosakkan moodnya dan bahkan membawanya keluar dari dirinya sendiri, yang juga tidak akan membenarkannya menyelesaikan kerja yang telah dimulakannya secara normal. Oleh itu, masalah yang berkaitan dengan fakta bahawa seseorang melakukan banyak perkara dengan tergesa-gesa agak serius, dan boleh menyebabkan pembaziran masa yang ketara.

Satu lagi kualiti penting yang harus dimiliki oleh mana-mana pengurus, terutamanya orang yang menghargai masanya sendiri: dia mesti boleh berkata "tidak". Terdapat banyak situasi apabila mustahil atau sangat sukar untuk mengatakan tidak - ini boleh menjejaskan imej organisasi dan pemimpinnya, yang akan menjejaskan daya saingnya, ini adalah kes apabila pengurus tidak dapat menolak permintaan kerana kualiti peribadinya sendiri, apabila ada sesuatu yang ditanya oleh pelanggan penting. Dalam kebanyakan kes, pengurus boleh segera menentukan kesan persetujuan untuk memenuhi permintaan atau permintaan seseorang kepada dia dan perusahaannya, namun, orang yang meminta atau menuntut selalunya cuba meletakkan pengurus dalam situasi di mana dia hanya perlu bersetuju untuk buat apa yang dia nak.apa yang mereka cakap. Bagi pengurus, persetujuan sedemikian adalah satu pembaziran masa dan wang, dan tidak semestinya kos ini boleh membawa manfaat yang ketara kepada organisasi. Oleh itu, adalah sangat penting bagi mana-mana pemimpin untuk dapat berkata "tidak" dan keluar dengan secukupnya daripada situasi apabila anda perlu menyebut perkataan ini.

Kawalan meliputi tiga tugas:

Memahami keadaan fizikal;

perbandingan apa yang dirancang dengan apa yang telah dicapai;

pelarasan untuk sisihan yang ditetapkan.

Kawalan harus teratur. Pemantauan tetap perlu dijalankan, khususnya selepas selesai tugas dan pada penghujung hari bekerja, mendedahkan sama ada semuanya telah selesai, apa yang dirancang dan, jika tidak semuanya, maka apa yang berkaitan dengannya.

Secara umum, agak sukar untuk bercakap tentang acara tertentu dalam pengurusan masa. Masalah utama yang sering dihadapi telah dibincangkan di atas, yang kebanyakannya bersifat universal, iaitu, ia boleh muncul pada mana-mana orang yang memegang sebarang jawatan dalam organisasi. Perlu diingatkan bahawa walaupun penerangan yang agak terperinci tentang masalah yang sering timbul pada orang yang tidak berminat untuk menghabiskan masa mereka, dalam kehidupan sebenar setiap orang mempunyai masalah sendiri, "pencuri masa" sendiri, kualiti peribadinya sendiri yang mengganggu. dengan kerja yang berkesan dan oleh itu adalah mustahil untuk memberikan petua dan teknik universal yang sesuai dengan semua orang dalam semua kes kehidupan. Dalam setiap kes tertentu, seseorang harus, melalui analisis, mencari cara sendiri untuk menangani pembaziran sumber masa, dan kaedah ini dalam setiap kes akan khusus untuk setiap orang.

Kesimpulan

Dalam kerja kursus ini, teknik dan teknik utama pengurusan masa telah dikaji, membolehkan untuk merasionalkan masa bekerja seseorang pekerja secara amnya dan pengurus khususnya, mengurangkan kos sumber masa yang tidak produktif dan, akibatnya, meningkatkan produktiviti kakitangan. Pengurusan masa adalah satu kumpulan pengetahuan yang mempunyai kepentingan ekonomi dan peribadi yang besar. Kepentingan ekonomi terletak pada fakta bahawa disebabkan penggunaan masa yang rasional, peningkatan ketara dalam produktiviti kedua-dua individu dan keseluruhan pasukan secara keseluruhan adalah mungkin. Makna peribadi terletak pada hakikat bahawa ia membolehkan seseorang memperoleh banyak masa lapang, yang akan membolehkannya berasa bebas, memberi lebih perhatian kepada rehat, kesihatan dan kehidupan peribadinya.

Senarai sumber yang digunakan

1. Arkhangelsky G. Organisasi masa: dari keberkesanan peribadi kepada pembangunan syarikat [Teks]: buku teks / G. Arkhangelsky. - M.: AiST-M, 2003. - 231 hlm.

2. Gamidullaev B.N. Menjimatkan masa dan penunjuk penilaiannya dalam proses pengurusan perusahaan [Teks]: panduan belajar / B.N. Hamidullaev. - Penza,

3. Seivert L. Masa anda di tangan anda: nasihat kepada ahli perniagaan tentang cara menggunakan masa bekerja dengan berkesan [Teks]: panduan belajar / L. Seivert. -M.: Interexpert, 1995. - 426 p.

4. Organisasi masa bekerja [Teks]: buku teks / M: “DeKA”, 1994. - 297 p.

Bagaimana untuk menjawab soalan temuduga berikut: Bagaimana anda menguruskan masa anda? Bagaimana anda merancang hari kerja anda? Apakah teknik dan kaedah yang anda gunakan dalam perancangan? Berikan contoh bagaimana anda menggunakan kemahiran pengurusan masa untuk menyelesaikan tugas dengan jayanya.

Anda akan mengetahui semua jawapan kepada soalan-soalan ini dengan membaca artikel ini.

Apakah pengurusan masa?

Pengurusan masa adalah satu set pengetahuan, kemahiran dan kebolehan, berkat yang seseorang tahu bagaimana untuk memberi keutamaan, merancang masanya dengan tepat, dengan itu meningkatkan produktiviti peribadinya dalam mengatur masa kerjanya.

"Sehingga anda boleh menguruskan masa anda, anda tidak boleh menguruskan apa-apa lagi" Peter Drucker

1. perfeksionisme
2. penangguhan
3. Kurang pengetahuan
4. Kekurangan alat dan sumber yang diperlukan

1. Perfeksionisme menyukarkan untuk menyiapkan tugasan tepat pada masanya. Ramai yang menganggap kualiti ini sebagai satu kekuatan, tetapi usaha berterusan untuk mencapai kecemerlangan dan rasa tidak puas hati dengan keputusan yang diperoleh itulah antara punca penggunaan masa yang tidak cekap. Dengan mencari peluang untuk menerima hasil "sebenar" dan bukannya hasil "ideal", anda menjimatkan sumber yang penting untuk perkara lain. Terdapat ungkapan sedemikian: "perfeksionisme adalah jahat", sudah tentu, semua ini agak relatif dan dalam setiap situasi individu ciri keperibadian ini boleh dinilai secara berbeza, bagaimanapun, tidak syak lagi dalam rangka pengurusan masa: perfeksionisme adalah JAHAT!

2. penangguhan- penangguhan berterusan urusan untuk kemudian hari, keengganan untuk melaksanakan tugas tertentu. Dalam perbendaharaan kata pekerja yang berlengah-lengah, perkataan "ESOK" mendominasi. Mengenai orang sedemikian, Steve Jobs berkata dengan baik: "Miskin, tidak berjaya, tidak gembira dan tidak sihat adalah orang yang sering menggunakan perkataan "esok".

Saya tidak akan dapat menyelamatkan anda daripada kesempurnaan dan penangguhan, matlamat saya adalah untuk memberi pengetahuan, menyediakan teknik dan kaedah terbaik, memperkenalkan sumber dan alat untuk menguasai kemahiran pengurusan masa. Dan sama ada anda menggunakan maklumat yang diterima atau tidak - semuanya bergantung semata-mata pada keinginan anda. Walau bagaimanapun, selepas membaca artikel ini, anda tidak akan sama lagi.

Sebagai permulaan, saya cadangkan untuk menentukan kemahiran pengurusan masa anda. lulus

Percanggahan kognitif terletak pada hakikat bahawa, di satu pihak, kita tidak boleh menguruskan masa seperti itu. Lagipun, sudah tiba masanya kita tidak boleh mengawal dan nampaknya masa yang mengawal kita, dan bukan kita. Kita terbiasa melihat masa sebagai sesuatu yang kekal dan tidak terbatas. Nampaknya sentiasa ada banyak. Sebaliknya, masa adalah salah satu sumber paling berharga yang kita semua ada. Adalah penting untuk memahami bahawa masa mempunyai hadnya, setiap hari adalah kapal dengan kapasiti tertentu yang anda isi dengan perbuatan. Anda boleh mengisinya dengan perkara yang tidak berguna, atau anda boleh mengisinya dengan perkara yang sesuai untuk matlamat anda dan membawa anda ke matlamat akhir.

Kita boleh mengawal diri kita, cara kita merancang hari kita, dan cara kita menghabiskan masa kerja kita. Penggunaan sumber ini yang munasabah, produktif dan menjimatkan adalah bahagian penting dalam penilaian pekerja.

Kecekapan masa boleh dicapai dengan dua cara:

1. Mencapai hasil yang bermakna dengan menjimatkan masa. Ini bermakna anda tahu bagaimana untuk mencapai tugas dalam masa yang minimum.
2. Perancangan masa kerja yang berkesan akan mengurangkan bilangan dan jumlah tugas yang anda lakukan.

Dalam artikel ini, saya telah menghadam enam teknik pengurusan masa terbaik. Dengan bantuan mereka, anda akan dapat belajar cara merancang dan mengawal tugas keutamaan anda setiap hari.

Bagaimana untuk belajar menguruskan masa anda?

6 Teknik Pengurusan Masa Terbaik:

1. Prinsip Pareto
2. Matriks Eisenhower
3. Peta minda atau peta minda
4. Piramid Franklin
5. kaedah ABCHD
6. Makan katak dulu

1. Prinsip Pareto

Prinsip Pareto menyatakan bahawa sebahagian kecil punca, usaha dan dana yang dilaburkan bertanggungjawab untuk sebahagian besar hasil. Prinsip ini telah dirumuskan oleh ahli ekonomi Itali Vilfredo Pareto pada tahun 1897 dan sejak itu telah disahkan oleh kajian kuantitatif dalam pelbagai bidang kehidupan:

20% usaha memberikan 80% hasil

Prinsip Pareto dalam bidang pengurusan masa boleh dirumuskan seperti berikut: kira-kira 20% usaha dan masa sudah cukup untuk mendapatkan 80% daripada hasilnya.
Bagaimana sebenarnya untuk menentukan usaha yang cukup untuk dibelanjakan untuk mendapatkan hasil yang baik? Bayangkan anda sedang mencari jawapan kepada soalan anda dalam buku. Menurut prinsip yang sedang dipertimbangkan, anda akan mendapati 80% daripada maklumat yang anda perlukan dalam 20% daripada teks. Jika anda tahu dengan tepat apa yang menarik minat anda, anda akan dapat menyelak buku dengan cepat dan membaca halaman individu sahaja dengan teliti. Oleh itu, anda akan menjimatkan 80% masa anda.

2. Matriks Eisenhower

Ini mungkin konsep pengurusan masa yang paling terkenal setakat ini, yang membolehkan anda membuat keutamaan. Teknik ini, yang dikreditkan kepada penciptaan Jeneral Amerika Dwight Eisenhower, membolehkan anda menyusun kes pada masa yang sama mengikut keperluan mendesak dan kepentingannya. Semua orang faham bahawa hanya bilangan tugasan yang terhad boleh disiapkan dalam satu tempoh masa. Kadang-kadang tanpa prejudis kepada kerja seorang sahaja. Dan setiap kali kita perlu membuat keputusan, YANG BETUL? Presiden Amerika Dwight Eisenhower pernah merancang urusannya dengan menyusunnya kepada beberapa kategori penting.
Selaras dengan apa yang dipanggil matriks Eisenhower, setiap kes mesti diberikan kepada salah satu daripada empat jenis yang ditunjukkan pada rajah.

Matriks Eisenhower

Kepentingan tugas ditentukan oleh cara hasil pelaksanaannya mempengaruhi perniagaan anda. Dan kesegeraan pada masa yang sama adalah dua faktor: pertama, seberapa cepat tugas ini perlu diselesaikan, dan kedua, sama ada pelaksanaan tugas ini terikat pada tarikh dan masa tertentu. Kepentingan dan kesegeraan, yang dipertimbangkan bersama, mempengaruhi keutamaan.

Mari kita pertimbangkan dengan lebih terperinci apakah kes yang boleh dikaitkan dengan setiap empat jenis.

Jenis I: "penting dan mendesak".
Ini adalah perkara yang akan mengakibatkan kerosakan yang ketara kepada perniagaan anda jika tidak dilakukan tepat pada masanya (contohnya, memperbaharui lesen, memfailkan penyata cukai, dsb.). Sebilangan tertentu kes sedemikian pasti akan hadir dalam kehidupan setiap orang. Walau bagaimanapun, dengan persediaan awal (kes Jenis II – “penting tetapi tidak mendesak”) banyak krisis boleh dicegah (cth dengan mempelajari undang-undang, membina hubungan baik dengan orang yang berkuasa).

Ia juga boleh menjadi projek dengan tarikh akhir "terbakar", ambulans. Contohnya, melawat doktor kerana masalah kesihatan, menghantar artikel ke jurnal dengan tarikh akhir yang ketat, atau menyerahkan laporan penyelidikan. Di sini kita tiada pilihan. Urusan golongan ini mesti dijalankan, tempoh. Jika tidak akan ada masalah yang serius.

Jenis II: "penting tetapi tidak mendesak."
Ini adalah perkara yang tertumpu pada masa depan: latihan, mengkaji bidang pembangunan perniagaan yang menjanjikan, menambah baik peralatan, memulihkan kesihatan dan prestasi. Tindakan yang membawa kepada matlamat strategik anda. Sebagai contoh, belajar bahasa asing untuk pergi bekerja di organisasi lain yang lebih menjanjikan. Ia juga merupakan pencegahan masalah - untuk memastikan diri anda dalam keadaan fizikal yang baik. Malangnya, kita sering mengabaikan kes sedemikian, meletakkan keputusan mereka pada pembakar belakang. Akibatnya, bahasa tidak dipelajari, pendapatan tidak berkembang, tetapi merosot, kesihatan ke neraka.Kes-kes ini mempunyai ciri yang menarik - jika diabaikan dalam tempoh yang lama, ia masuk ke dalam kategori Penting - Segera. Lagipun, jika sekurang-kurangnya sekali setahun anda tidak muncul di doktor gigi, maka lambat laun lawatan segera kepadanya akan menjadi tidak dapat dielakkan.

Jenis III: "tidak penting, tetapi mendesak."
Banyak perkara ini tidak membawa banyak faedah dalam kehidupan. Kami membuatnya hanya kerana mereka memukul kami (panggilan telefon yang panjang atau membaca iklan dalam mel), atau di luar kebiasaan (mengunjungi pameran perdagangan di mana tiada perkara baharu). Hanya rutin harian yang sama yang memerlukan kita banyak masa dan usaha.

Jenis IV: "tidak penting dan tidak mendesak."
Ini adalah semua jenis cara untuk "membunuh masa": penyalahgunaan alkohol, "membaca ringan", menonton filem, dll. Kita sering menggunakan ini apabila kita tidak mempunyai kekuatan lagi untuk kerja yang produktif (jangan dikelirukan dengan rehat dan komunikasi sebenar dengan orang tersayang dan rakan - perkara yang sangat penting). Ini adalah "pelanduk" yang memakan masa kita.

Semasa anda berusaha untuk kejayaan perniagaan anda, pertama sekali anda cuba menyelesaikan tugasan yang anda takrifkan sebagai "penting" - pertama "mendesak" (Jenis I), dan kemudian "tidak mendesak" (Jenis II). Masa yang tinggal boleh ditumpukan kepada "mendesak tetapi tidak penting" (jenis III).
Perlu ditekankan bahawa sebahagian besar masa bekerja pekerja harus dibelanjakan untuk tugas "penting, tetapi tidak mendesak" (jenis II). Kemudian banyak situasi krisis akan dihalang, dan kemunculan peluang pembangunan perniagaan baru tidak akan lagi di luar jangkaan untuk anda.

Apabila anda mula menggunakan sistem yang dicadangkan untuk memberi keutamaan, anda berkemungkinan besar ingin mengklasifikasikan banyak tugas ini sebagai "penting". Walau bagaimanapun, apabila anda memperoleh pengalaman, anda akan mula menilai dengan lebih tepat kepentingan kes tertentu. Ia akan mengambil sedikit masa untuk mempelajari cara menggunakan sistem keutamaan. Di mana anda boleh mendapatkannya? Kemungkinan besar, anda akan mengklasifikasikan kerja menguasai teknik mengurus masa anda sebagai "penting, tetapi tidak mendesak."
Seperti yang dikatakan oleh Stephen Covey (pengarang buku terlaris antarabangsa The 7 Habits of Highly Effective People) secara kiasan, anda perlu meluangkan masa untuk "menajamkan gergaji" supaya kayu api dapat dituai dengan lebih cepat.

Perumpamaan

Seorang lelaki melihat seorang penebang kayu di dalam hutan, dengan susah payah memotong pokok dengan kapak yang tumpul sepenuhnya. Lelaki itu bertanya kepadanya:
- Sayang, kenapa tak asah kapak?
"Saya tidak mempunyai masa untuk mengasah kapak saya-saya perlu memotong!" merintih si penebang kayu...

Oleh itu, anda perlu "secara sukarela" memperuntukkan masa tertentu untuk merancang kelas anda, enggan melakukan apa-apa perkara yang kurang penting. Jika anda boleh melakukan ini, kemudian anda boleh meluangkan lebih banyak masa dengan kemahiran baharu dan menggunakannya untuk mempelajari sesuatu yang lain. Oleh itu, melalui keazaman untuk meningkatkan kecekapan kerja anda, anda secara beransur-ansur akan membebaskan masa untuk pembangunan produktiviti peribadi anda.

Kriteria Keutamaan
Biasanya, apabila menilai kepentingan kes tertentu, kami menganggap penting, pertama sekali, perkara-perkara yang perlu dilakukan segera (atau "semalam"). Pengumpulan kes dan janji yang tidak dipenuhi menimbulkan masalah kepada syarikat anda, dan juga menimbulkan perasaan tidak menyenangkan untuk anda secara peribadi. Ia adalah dengan perkara-perkara yang "mendesak" yang kita berusaha untuk menangani di tempat pertama. Tetapi faktor kesegeraan tidak seharusnya menjadi satu-satunya faktor semasa menulis senarai tugasan dan menentukan susunan yang perlu disiapkan.
Pengalaman menunjukkan bahawa melakukan (atau tidak melakukan) banyak perkara yang mendesak tidak banyak menjejaskan perniagaan anda, manakala terdapat banyak perkara yang tidak mendesak yang boleh meletakkan asas untuk kejayaan masa depan. Oleh itu, sebagai tambahan kepada keperluan mendesak, adalah perlu untuk mengambil kira sejauh mana perkara ini atau perkara itu mempengaruhi kejayaan perniagaan, iaitu, untuk menentukan dan mengambil kira kepentingannya.

3. Peta minda atau peta minda

Ini adalah perkembangan Tony Buzan - seorang penulis, pensyarah dan perunding terkenal dalam isu-isu kecerdasan, psikologi pembelajaran dan masalah pemikiran. Terdapat juga terjemahan frasa "Peta Minda" seperti "Peta Mental", "Peta Pemikiran", "Peta Minda".

peta minda adalah kaedah yang membolehkan:

Menstruktur dan memproses maklumat dengan berkesan;
berfikir menggunakan potensi kreatif dan intelek anda.

Ini adalah alat yang sangat cantik untuk menyelesaikan tugas seperti memberi pembentangan, membuat keputusan, merancang masa anda, menghafal sejumlah besar maklumat, sumbang saran, introspeksi, membangunkan projek yang kompleks, pembelajaran kendiri, pembangunan, dll.

Bidang penggunaan:
1. Persembahan:
dalam masa yang singkat anda memberikan lebih banyak maklumat, sementara anda lebih difahami dan diingati;
mesyuarat dan rundingan perniagaan.

2. Perancangan:
pengurusan masa: rancangan untuk hari, minggu, bulan, tahun…;
pembangunan projek kompleks, perniagaan baharu…

3. Sumbangsaran:
penjanaan idea baru, kreativiti;
penyelesaian kolektif masalah kompleks.

4. Membuat keputusan:
visi yang jelas tentang semua kebaikan dan keburukan;
keputusan yang lebih seimbang dan bernas.

4 Piramid Franklin

Ini adalah sistem perancangan siap sedia yang membantu anda mengurus masa anda dengan betul dan mencapai matlamat anda. Benjamin Franklin (1706-1790) - Amer. berpolitik. angka. B. Franklin dibezakan oleh kapasiti yang hebat untuk bekerja dan tujuan yang unik. Pada usia dua puluh tahun, dia membuat rancangan untuk mencapai matlamat seumur hidup di hadapan. Sepanjang hidupnya, dia mengikuti rancangan ini, dengan jelas merancang setiap hari. Rancangannya untuk mencapai matlamat dipanggil "piramid Franklin" dan kelihatan seperti ini:

1. Asas piramid adalah nilai utama kehidupan. Kita boleh mengatakan bahawa ini adalah jawapan kepada soalan: "Apakah misi anda datang ke dunia ini?" Apa yang anda mahukan dari kehidupan? Apakah tanda di Bumi yang anda ingin tinggalkan? Terdapat pendapat bahawa tidak akan ada walaupun 1% orang yang tinggal di planet ini yang serius memikirkan perkara ini. Dengan kata lain, ini adalah vektor arah pergerakan ke arah impian anda.

2. Berdasarkan nilai kehidupan, setiap orang menetapkan matlamat global untuk dirinya sendiri. Apa yang dia mahu jadi dalam hidup ini, apa yang dia rancang untuk capai?

3. Pelan induk untuk mencapai matlamat ialah penetapan matlamat perantaraan tertentu dalam perjalanan untuk mencapai matlamat global.

4. Rancangan untuk satu, tiga, lima tahun dipanggil jangka panjang. Di sini adalah penting untuk menentukan tarikh akhir yang tepat.

5. Rancang selama sebulan, dan kemudian selama seminggu - ini adalah rancangan jangka pendek. Lebih bertimbang rasa, lebih kerap anda menganalisis dan membetulkannya, lebih berkesan kerja itu.

6. Perkara terakhir dari segi pencapaian matlamat ialah rancangan untuk setiap hari.

5. Kaedah "ABVGD"

Kaedah ABCD ialah cara yang berkesan untuk mengutamakan tugasan yang boleh anda gunakan setiap hari. Kaedah ini mudah dan sangat berkesan sehingga ia boleh, jika digunakan secara kerap dan cekap, menaikkan anda ke pangkat orang yang paling produktif dan produktif dalam bidang aktiviti anda.
Kekuatan kaedah adalah dalam kesederhanaannya. Begini cara ia berfungsi. Anda mulakan dengan membuat senarai semua yang anda perlu lakukan untuk hari yang akan datang. Fikir di atas kertas.
Selepas itu, anda meletakkan huruf A, B, C, D atau E di hadapan setiap item dalam senarai anda.

Jenis tugasan "A" ditakrifkan sebagai perkara yang paling penting pada peringkat ini, sesuatu yang anda mesti lakukan atau mengambil risiko akibat yang serius. Tugas "A" mungkin melawat pelanggan penting atau menulis laporan untuk bos anda. Tugasan ini mewakili katak sebenar yang matang dalam hidup anda.
Jika anda mempunyai lebih daripada satu tugasan "A" di hadapan anda, anda menilai keutamaan mereka dengan menandakan A-1, A-2, A-3, dsb. Tugasan A-1 ialah "katak" yang terbesar dan paling hodoh daripada semua itu anda perlu berurusan dengan.

Jenis tugasan "B" ditakrifkan sebagai yang sepatutnya anda lakukan. Namun begitu, akibatnya, sekiranya pelaksanaan atau ketidakpatuhannya, adalah agak ringan. Tugas sebegini tidak lebih daripada "berudu" dalam hidup anda. Ini bermakna jika anda tidak melakukan kerja yang betul, seseorang akan tidak berpuas hati atau diletakkan pada kelemahan, tetapi dalam apa jua keadaan, dari segi kepentingan, tugas-tugas ini tidak sepadan dengan tugas jenis "A". Panggilan telefon mengenai perkara yang tidak begitu mendesak atau e-mel tertunggak boleh menjadi intipati tugas Jenis B.
Peraturan yang mesti anda ikuti ialah: jangan sekali-kali memulakan tugasan jenis "B" semasa anda masih mempunyai tugasan "A" yang belum selesai. Jangan biarkan "berudu" mengalihkan perhatian anda semasa "katak" besar sedang menunggu untuk dimakan!

Jenis tugasan "B" ditakrifkan sebagai sesuatu yang bagus untuk dilakukan, tetapi tidak ada akibat yang boleh dijangka, sama ada anda melakukannya atau tidak. Tugasan B mungkin ialah panggilan telefon kepada rakan, secawan kopi, makan tengah hari dengan rakan sekerja, atau beberapa aktiviti peribadi yang dilakukan semasa waktu kerja. "Acara" seperti ini sama sekali tidak memberi kesan kepada kerja anda.

Jenis tugasan "G" dinilai sebagai pekerjaan yang boleh anda wakilkan kepada orang lain. Peraturan dalam kes ini ialah anda harus mengamanahkan orang lain dengan segala yang mereka boleh, dengan itu membebaskan masa untuk diri sendiri pada tugas jenis "A", yang anda dan hanya anda mampu lakukan.

Jenis tugasan "D" ialah kerja yang boleh dialih keluar sepenuhnya daripada senarai tugasan anda. Ia mungkin tugas yang dahulunya penting, tetapi tidak lagi relevan untuk anda atau orang lain. Selalunya ini adalah kerja yang anda lakukan hari demi hari, sama ada di luar kebiasaan atau mencari keseronokan melakukannya.

Selepas anda memohon kaedah "ABVGD" ke senarai tugasan anda untuk hari itu, anda telah mengatur kerja anda sepenuhnya dan menetapkan peringkat untuk perkara yang lebih penting untuk diselesaikan dengan lebih cepat.

Syarat yang paling penting untuk kaedah ABCHD benar-benar berfungsi untuk anda ialah keperluan berikut: mulakan tugasan A-1 tanpa berlengah-lengah dan kemudian kerjakannya sehingga ia selesai sepenuhnya. Gunakan kemahuan anda untuk memulakan dan terus mengerjakan tugas paling penting anda pada masa ini. Pegang "katak" terbesar anda dan "makan" tanpa henti sehingga gigitan terakhir.
Keupayaan untuk menganalisis senarai tugasan anda untuk hari itu dan menyerlahkan tugas A-1 akan berfungsi sebagai titik permulaan untuk mencapai kejayaan yang benar-benar hebat dalam aktiviti anda, meningkatkan harga diri anda, mengisi anda dengan harga diri dan rasa bangga dalam pencapaian anda.
Apabila anda membiasakan diri untuk menumpukan perhatian sepenuhnya pada tugas anda yang paling penting, iaitu tugas A-1 - dengan kata lain, pada makan "katak" utama anda - anda akan belajar untuk melakukan dua atau tiga kali lebih banyak daripada orang di sekeliling anda.

6. Makan katak dahulu

Dari susah kepada senang

Anda mungkin pernah mendengar soalan, "Bagaimana anda akan makan gajah?" Jawapannya, sudah tentu, adalah: "Berkeping-keping." Dan bagaimana anda akan makan "katak" anda yang terbesar dan paling hodoh? Dengan cara yang sama: anda akan membahagikannya kepada tindakan langkah demi langkah yang khusus dan bermula dari yang pertama.

Mulakan hari bekerja anda dengan tugas yang paling sukar dan selesaikan secepat mungkin. Ia akan membantu anda menyedari bahawa anda masih perlu melakukan banyak perkara, dan masa hari bekerja adalah terhad. Melakukan perkara yang paling sukar dahulu akan memberi anda rasa pencapaian yang besar. Gunakan peraturan ini setiap hari dan anda akan melihat berapa banyak tenaga yang anda dapat dan seberapa cekap hari kerja anda berjalan. Sentiasa menangguhkan tugas yang bermasalah sehingga penghujung hari akan menyebabkan anda memikirkan tugas itu sepanjang hari, dan ia akan menghalang anda daripada menumpukan pada tugasan lain! Makan katak dahulu, dan kemudian teruskan makan gajah sekeping demi sekeping!

Alat perancangan masa

Rancang hari anda lebih awal.
Melalui perancangan, kami memindahkan
masa depan ke masa kini dan dengan itu kita ada
peluang untuk melakukan sesuatu
tentang dia sekarang

Alan Lakin

Generasi utama "perancang"
Teknologi dan cara mengatur masa kerja yang diketahui hari ini boleh dibahagikan kepada beberapa generasi - perbezaan di sini adalah dalam prinsip membetulkan maklumat dan teknik penggunaan.

Sehingga abad ke-20, perancangan masa kerja dijalankan menggunakan kaedah primitif: memo, senarai tugasan, dsb. Pada awal abad yang lalu, bersama-sama dengan perkembangan perniagaan, alat baharu digunakan secara meluas untuk memudahkan kerja pengurus perancangan masa.
Idea untuk menyesuaikan kalendar isi rumah untuk kerja pejabat timbul pada abad ke-19 dan terwujud dalam bentuk kalendar selak pada tahun 1870. Untuk setiap hari, satu halaman kalendar telah ditetapkan, di mana hari, bulan dan tahun ditunjukkan. Ketersediaan ruang kosong untuk nota memungkinkan untuk mengambil nota yang diperlukan: rundingan, mesyuarat, perbelanjaan, mesyuarat. Selama hampir satu abad, kalendar meja telah menjadi alat pengurusan masa utama untuk pengurus.

Hasil penambahbaikan kalendar flip ialah diari dan mingguan. Diari ialah kalendar flip berdaun longgar dalam bentuk pad nota yang mudah dalam pelbagai format. Diari itu boleh dibawa bersama anda ke mesyuarat dan perjalanan perniagaan.
Jurnal mingguan ternyata lebih mudah untuk pengurus, di mana mungkin untuk merancang minggu dan hari bekerja, mengawal pelaksanaan tugas yang direkodkan, menganalisis masa yang dihabiskan (sejak pecahan setiap jam hari bekerja muncul), dan perolehan maklumat yang lebih pantas (lagipun, kini ia dikumpulkan mengikut 52 minggu, dan bukan selama 365 hari). Pada tahun 1980-an, akhbar mingguan secara praktikal menggantikan kalendar flip dan menjadi begitu meluas sehingga ia menjadi elemen gaya perniagaan perusahaan.

Idea reka bentuk untuk menggabungkan kalendar, pad nota dan buku telefon dalam satu alat mudah berjaya direalisasikan pada tahun 1921 dalam bentuk "penganjur" (dari penganjur bahasa Inggeris). Penambahbaikan alat seterusnya dilakukan dengan menukar format, reka bentuk, kualiti kertas dan kemasan luaran. Di sini, dalam satu alat, peranti penyimpanan maklumat dan cara teknikal (kalendar, pad nota, alamat dan buku telefon, pemegang kad perniagaan, pen, mikrokalkulator) telah digabungkan. Pada masa yang sama, tiada klasifikasi dan sistematisasi rekod yang jelas.

"Pengurus masa" yang terkenal telah dicipta di Denmark pada tahun 1975. Ia melaksanakan idea perancangan sasaran hasil peribadi berdasarkan pengelas biasa fungsi ("tugas utama") dan teknologi untuk pelaksanaan acara global ("tugas gajah"). Pada masa yang sama, penggunaan "pengurus masa" ternyata hanya boleh diterima oleh orang yang teratur dan berdisiplin secara semula jadi, lebih-lebih lagi, kos kewangan yang besar diperlukan untuk latihan dan pemerolehan.
Walau bagaimanapun, nama "penganjur" semacam ini - "pengurus masa" - telah menjadi nama biasa dan hari ini menunjukkan pendekatan umum kepada penggunaan masa secara aktif sebagai sumber pengurusan.

Perkembangan kemajuan saintifik dan teknikal dalam beberapa dekad kebelakangan ini telah membawa kepada penciptaan alat perancangan masa elektronik yang pada asasnya baru dari sudut pandangan teknologi: komputer riba elektronik, pelbagai program perkhidmatan PC, telefon bimbit, telefon pintar, dll.

Teknologi pengurusan masa moden terbaik:

1.Trello ialah aplikasi web percuma untuk pengurusan projek pasukan kecil. Trello membolehkan anda bekerja dengan lebih produktif dalam kerjasama yang lebih erat. Trello ialah papan, senarai dan peta yang membolehkan anda mengatur dan mengutamakan projek dengan cara yang menyeronokkan, fleksibel dan mudah disesuaikan.

2. Evernote ialah perkhidmatan web dan satu set perisian untuk mencipta dan menyimpan nota. Nota boleh menjadi sekeping teks kaya, keseluruhan halaman web, foto, fail audio atau nota tulisan tangan. Nota juga boleh mengandungi lampiran dengan jenis fail lain. Nota boleh diisih ke dalam buku nota, dilabel, diedit dan dieksport.

"Kami letih dan letih bukan kerana kami bekerja keras, tetapi kerana kami bekerja dengan teruk, kami bekerja dengan cara yang tidak teratur, kami bekerja dengan bodoh."

Pakar fisiologi N.E. Vvedensky

Masa - pengurus t ialah teknik pengurusan masa yang merangkumi peraturan dan prinsip yang membantu seseorang mengatur masanya dengan betul dan mencapai kecekapan maksimum dalam mana-mana perniagaan. Dengan bantuan pengurusan masa, seseorang secara sedar boleh mengawal masa yang dia habiskan untuk pelbagai aktiviti, sambil meningkatkan kecekapan dan produktiviti kerja atau masa lapangnya. Perancangan, pengedaran, keutamaan, menetapkan matlamat membantu seseorang mengatasi irama gila kehidupan moden. Pengurusan masa membantu seseorang melakukan segala-galanya tanpa tekanan dan mengelakkan keletihan kronik.

Pada mulanya, teknik pengurusan masa hanya digunakan semasa berniaga, mengatur kerja. Tetapi kini kaedah pengurusan masa juga digunakan dalam kehidupan peribadi seseorang untuk menguruskan untuk menangani masalah seharian, mengatur masa lapang dan rehat mereka dengan betul.

Sejarah pengurusan masa

Pada tahun 1920-an, Pertubuhan Buruh Saintifik mengatakan bahawa kecekapan menggunakan masa bergantung pada kecekapan peribadi seseorang itu sendiri. Liga "Masa" muncul, yang menerbitkan artikel dalam akhbar dengan nama "Perjuangan untuk Masa". Pada tahun 70-an, kaedah ketepatan masa, yang dibangunkan oleh ahli biologi Lyubishchev, mendapat populariti. Kaedah ini adalah alat untuk membangunkan pemikiran manusia yang berkesan, yang menyumbang kepada pengurusan masa peribadi yang rasional dan meningkatkan kecekapan peribadi.

Pada tahun 2007, jabatan pengurusan masa pertama dibuka di Moscow di Institut Kewangan dan Perindustrian. Hari ini, arah ini telah menjadi sangat popular dan popular. Terdapat banyak latihan, seminar mengenai perancangan dan pengagihan masa yang rasional.

pengurus masa ini adalah orang yang mengambil kira ciri psikologi orang, keadaan kerja dan menawarkan jadual kerja yang lebih cekap. Dia dapat mendedahkan dalam diri seseorang semua rizab tersembunyinya dan mencadangkan cara meningkatkan kecekapannya.

Proses komunikasi antara pengurus masa dan pelanggan adalah serupa dengan perundingan psikologi di mana dia mendengar seseorang, memberi petua dan nasihat tentang cara memperuntukkan masa, berapa banyak masa untuk berehat, bagaimana untuk memberi keutamaan. Bagaimana untuk merancang hari anda supaya anda boleh melakukan segala-galanya tanpa tekanan.

Pengurus masa menjalankan bukan sahaja perundingan individu. Selalunya mereka dijemput oleh syarikat sebagai pakar untuk membantu meningkatkan proses buruh. Pertama sekali, ajar pengurus cara mengagihkan masa kerjanya dengan betul dan mengagihkan tugas dengan betul dalam pasukan. Mereka mengkaji aktiviti syarikat, jumlah masa yang diperlukan untuk menyelesaikan masalah tertentu. Selepas mengumpul maklumat dan analisis, pengurus masa membuat pelarasan kepada rutin harian syarikat.

• Analisis masa yang digunakan untuk tugasan tertentu.
• Pernyataan, perumusan dan definisi matlamat.
• Membuat rancangan untuk mencapai matlamat, serta menetapkan keutamaan.
• Realisasi matlamat. Petunjuk tentang langkah-langkah yang perlu diambil mengikut rancangan.
• Membuat senarai perkara yang perlu dilakukan.
• Merakam masa dengan ketepatan masa.

Apakah kelebihan seseorang yang telah belajar merancang masa dengan betul?

“Masa yang terbuang adalah kewujudan; Masa yang digunakan dengan baik adalah kehidupan."

E.Jung

• Mencapai matlamat yang ditetapkan.
• Capai matlamat anda lebih cepat daripada yang lain.
• Mampu mencapai kejayaan dalam apa jua bidang aktiviti.
• Dia mempunyai lebih banyak masa untuk berehat, berkomunikasi dengan saudara-mara dan rakan-rakan.
• Boleh melakukan lebih banyak perkara dalam jangka masa tertentu.
• Boleh menambah pendapatannya dan bersara dengan mengagihkan tanggungjawab dengan betul antara pekerja.
• Boleh menghilangkan keletihan kronik, tidak tertakluk kepada tekanan.
• Sentiasa mempunyai pelan tindakan yang jelas.
• Ia mempunyai rasa kebebasan dalaman dan mengawal kehidupannya secara bebas.

Jenis pengurusan masa

Kini terdapat banyak pendekatan yang berbeza untuk masalah pengurusan masa. Pakar membezakan tiga jenis utama:

• Pengurusan masa peribadi (peribadi).. Ia dikaitkan dengan pembangunan diri peribadi seseorang, keupayaan untuk mengatur harinya dengan betul dan bermanfaat.
• Pengurusan masa profesional membantu seseorang untuk melaksanakan kerjanya dengan berkesan, mengatur masa kerjanya dengan betul atau mengagihkan tanggungjawab secara munasabah dalam satu pasukan.
• Masa sosial - pengurusan mengawal perhubungan interpersonal atau pengurusan masa beberapa orang. Contohnya, korporat.

Konsep asas pengurusan masa

Konsep pengurusan masa- ia adalah cara memahami dan memahami masa. Konsep pengurusan masa membantu menentukan sebab dan tujuan mengapa seseorang itu perlu belajar menguruskan masanya. Menyedari nilai proses ini, serta memahami prinsip asas pengurusan masa.

Teknik Pengurusan Masa- urutan tindakan tertentu yang akan membantu menyelesaikan masalah tertentu.

Sistem pengurusan masa- satu set konsep dan kaedah yang akan membolehkan anda mencapai matlamat anda secepat dan seefisien mungkin.

Organisasi kerja yang tidak betul atau organisasi aktiviti yang buta huruf oleh pihak pengurusan membawa kepada fakta bahawa pekerja syarikat merasakan kekurangan masa yang berterusan. Ini menjejaskan kecekapan dan kejayaan perusahaan secara keseluruhan.

Kekurangan masa berlaku apabila:

• Tiada jadual harian.
• Jika penolong pengurus tidak mengetahui rutin hariannya.
• Panggilan telefon dan pelawat sering mengalih perhatian daripada aktiviti utama.
• Jika pengurus tidak tahu mengagihkan tanggungjawab.
• Jika kerja dilakukan dalam tergesa-gesa berterusan, yang membawa kepada keletihan yang cepat.
• Jika pekerja tidak sesuai dengan jawatan mereka.
• Jika pekerja tidak menilai keupayaan mereka dengan secukupnya, kelajuan kerja.
• Jika tiada motivasi di kalangan pekerja (contohnya gaji terlalu rendah).

Untuk meningkatkan kecekapan perusahaan, adalah perlu untuk mengajar pekerja cara merancang kerja untuk hari itu. Apabila membuat rancangan, anda perlu menumpukan 60% masa untuk tugas utama, 20% tidak dijangka dan 20% kes spontan. Perkara utama ialah membiasakan pasukan membuat perancangan untuk hari itu secara sistematik dan teratur.

Keberkesanan pengurusan masa dalam pengurusan bergantung kepada cara pekerja dilatih dalam perancangan, keutamaan, kawalan masa untuk menyiapkan tugasan, serta urutan tugasan yang betul.

Untuk menyelesaikan masalah ini, anda boleh menjemput pakar dalam pengurusan masa atau melatih pengurus perusahaan anda, yang akan mengeluarkan tugas kepada pekerja dan memantau keberkesanan kerja mereka. Pengurus mesti mengeluarkan kedua-dua tugas asas dan beberapa tugas ganti. Pada penghujung hari, pekerja menyerahkan laporan kemajuan.

Pengurusan masa peribadi dalam pengurusan masa

Bagi pengurusan masa peribadi, terdapat peraturan pengurusan masa asas yang digunakan dalam kehidupan peribadi:

1. Jangan sekali-kali membawa kerja ke rumah.
2. Atur kehidupan anda dengan cara yang memerlukan masa yang minimum.
3. Rancang masa lapang lebih awal. Ini harus termasuk keseronokan emosi (pergi ke pawagam, teater, konsert, muzium). Serta fizikal (sukan, tarian, dll.).
4. Untuk berehat, gunakan bukan sahaja hujung minggu, tetapi sekurang-kurangnya satu hari pada pertengahan minggu. Contohnya, menunggang basikal selepas bekerja atau pergi ke sauna bersama rakan-rakan.
5. Semasa cuti, hadkan panggilan, mel, Internet untuk benar-benar berehat.

1. Peraturan asas pengurusan masa ialah penetapan matlamat yang betul.

Jika anda belajar untuk mentakrifkan matlamat anda dengan jelas, serta menentukan tugas mana yang kedua, maka anda akan menjimatkan banyak masa.

Jika anda menghabiskan masa anda untuk sesuatu, ini bermakna pada masa itu anda fikir ia sangat penting. Tetapi adakah ia? Tanya diri anda, adakah hasil tindakan ini membantu anda mendekati matlamat anda? Apakah matlamat? Matlamat adalah keinginan seseorang untuk sesuatu, apabila keseluruhan proses ditujukan kepada hasil akhir.

Apabila menetapkan matlamat, anda mesti terlebih dahulu menentukan nilai utama.

Kenali kebolehan dan motivasi anda. Menganalisis masalah, keperluan dan kesukaran yang mungkin timbul dalam perjalanan ke matlamat. Kemukakan dengan jelas matlamat anda dalam butiran terkecil, hasil akhirnya. Rancang tindakan anda, cari sumber dan mula melaksanakan.

Terdapat kaedah penetapan matlamat yang berbeza. Tetapi semua kaedah mempunyai algoritma penetapan matlamat yang sama:

1. Matlamat hendaklah sespesifik mungkin dengan hasil akhir yang jelas.
2. Keperluan untuk mencapai matlamat mestilah wajar. Mengapa ini diperlukan dan apa yang saya akan dapat daripadanya?
3. Matlamat mestilah realistik dan mekanisme untuk mencapainya mestilah jelas.
4. Adalah perlu untuk menentukan dengan jelas had masa yang mana matlamat mesti dicapai.

2. Peraturan asas kedua pengurusan masa ialah keutamaan.

Mengetahui cara memberi keutamaan adalah sangat penting. Ada perkara yang kurang penting dalam mencapai matlamat, dan ada yang memainkan peranan utama.

3. Peraturan asas pengurusan masa yang ketiga ialah perancangan.

Selepas menetapkan matlamat, langkah seterusnya adalah merancang. Perancangan adalah sebahagian daripada pengurusan masa. Ia terdiri daripada langkah-langkah utama berikut:

1. Merangka pelan pengurusan masa.
2. Peringkat merangka projek, di mana anda boleh bergerak, memikirkan pilihan yang berbeza untuk mencapai matlamat.
3. Peringkat mengenal pasti sumber yang diperlukan.
4. Peringkat mengenal pasti orang yang boleh membantu anda dalam perjalanan ke matlamat.
5. Peringkat penetapan hasil perancangan dalam bentuk projek perniagaan, peta.

Apabila seseorang mula terlibat dalam perancangan, pemikiran diaktifkan, kreativiti dihidupkan. Dengan membuat rancangan, matlamat anda menjadi lebih spesifik, anda mula memahami apa yang anda mahukan dan bagaimana untuk mencapainya. Ini adalah sejenis panduan praktikal untuk bertindak.

Sehingga seseorang membuat rancangan untuk melaksanakan apa yang dia mahu, dia sentiasa memikirkan topik ini. Tetapi bukan pemikiran, tetapi tindakan membawa anda lebih dekat kepada matlamat. Apabila pelan terperinci disediakan, yang mengambil kira cara yang berbeza untuk mencapai matlamat, ini memberi anda peluang untuk bergerak. Ia tidak berfungsi dengan beberapa cara dan kaedah, anda boleh mencuba yang lain. Perancangan berkembang dalam diri seseorang fleksibiliti dan kesediaan untuk sebarang situasi.

Membuat rancangan memberi anda peluang yang tinggi untuk berjaya. Mempunyai rancangan memberi anda keyakinan pada diri sendiri dan kebolehan anda. Semua orang dan usahawan yang berjaya sedang merancang.

Teknik asas perancangan. Penerangan Ringkas

1. perancangan ABC adalah berdasarkan fakta bahawa anda perlu melakukan perkara yang paling penting dahulu (di bawah huruf A), dan kemudian B dan C.

Kes kategori A adalah yang paling penting. Mereka membentuk 15% daripada semua kes dan membawa 65% daripada keputusan. B - kes penting yang membentuk 20% daripada semua kes dan membawa 20% daripada keputusan. Kategori C - ini adalah kes yang paling tidak penting, mereka membentuk 65% dan memberikan hasil - 15%.

2. Peraturan Pareto Atau prinsip 80/20. Prinsip ini terpakai untuk sebarang aktiviti harian. 80% daripada perkara yang anda lakukan dalam sehari memberi anda 20% daripada hasil yang anda inginkan. Dan 20% daripada perkara penting yang dirancang membawa anda lebih dekat kepada keputusan sebanyak 80%.

Contohnya: 20% orang memiliki 80% daripada modal, 80% orang memiliki 20% daripada modal. 20% pelanggan memberikan 80% keuntungan, dan 80% pelanggan memberikan 20% keuntungan.

3. Masa- kaedah ini terletak pada hakikat bahawa anda perlu merekod setiap minit semua tindakan anda dan berapa banyak masa yang anda habiskan untuknya. Ini akan membantu anda memahami di mana dan masa yang anda habiskan dan cara melaraskan jadual anda.

4. Membuat senarai tugasan- Ini adalah kaedah perancangan paling mudah yang membolehkan anda merancang kedua-dua masa dan urusan.

Bagaimana untuk membuat senarai tugasan yang betul dan mengikutinya?

1. Sebagai permulaan, perhatikan diri anda. Berapa banyak masa yang anda perlukan untuk menyelesaikan tugasan yang berbeza.
2. Tulis senarai tugasan untuk malam itu.
3. Tulis item tertentu. Contohnya: pergi ke kedai. Lampirkan senarai beli-belah pada item ini.
4. Rancang sepanjang hari anda, bukan hanya bekerja.
5. Mulakan hari anda dengan melakukan tugasan yang mudah. Untuk segera menyemak kotak dan bergembira sepanjang hari dengan pemikiran bahawa mengikuti senarai tugasan tidak begitu sukar .. Sebagai contoh, melakukan senaman dan menyediakan sarapan pagi.
6. Senarai tugasan harus sentiasa ada dalam pandangan.
7. Jangan tulis lebih daripada 7 kes keutamaan dalam senarai supaya anda tidak gugup nanti kerana anda tidak sempat melakukan sesuatu.

• Cuba semua kaedah perancangan dan pilih yang paling sesuai.
• Simpan rekod.
• Jangan cuba buat semua. Lakukan perkara yang paling penting dan keutamaan dahulu.
• Rancang setiap hari anda. Dan juga membuat rancangan tambahan untuk minggu itu.
• Sentiasa bawa pen dan pad nota bersama anda.
• Mulakan diari kejayaan, ia akan memotivasikan anda dan mengingatkan anda bahawa anda berada di landasan yang betul.
• Belajar untuk berkata "tidak". Ini akan membantu untuk mengelakkan berkomunikasi dengan orang yang tidak perlu, melakukan perkara yang tidak perlu.
• Sebelum anda melakukan apa-apa, pertimbangkan betapa mendesaknya, betapa pentingnya dan cara tindakan ini akan membawa anda lebih dekat kepada matlamat anda.
• Analisis tabiat anda, aktiviti yang membuang masa anda. Mengikut masa, adalah mudah untuk menjejaki tindakan yang perlu anda singkirkan.
• Jangan buat kerja orang lain. Jangan jadi alat untuk mencapai matlamat orang lain. Tumpukan pada matlamat anda.
• Ambil masa untuk perbaiki diri.
• Jangan berhenti di situ. Sebaik sahaja anda mencapai satu matlamat, tetapkan matlamat seterusnya.

1. Stephen Covey dalam The 7 Habits of Highly Effective People menganggap pengurusan masa sebagai elemen pembaikan diri. Berikut adalah petua beliau:

• Buat dulu apa yang patut. Jangan tangguhkan perkara penting untuk kemudian hari.
• Matlamat anda harus menjadi keutamaan dan penting. Bergerak ke arahnya.
• Lakukan semua tindakan berdasarkan keutamaan.
• Jangan menghabiskan banyak usaha untuk mencapai matlamat yang tidak penting. Sumber yang dibelanjakan dan hasil akhirnya mestilah setimpal.
• Cari semua cara untuk menjadikan hidup lebih mudah.

2. David Allen menasihatkan untuk mengatur tempat kerja dengan betul, untuk memperoleh semua alat tulis yang diperlukan. Juga, buat kabinet fail, untuk setiap kes, buat folder yang sepadan. Allen juga menasihati menulis 4 senarai tugasan:

• Buat senarai perkara yang perlu dilakukan dalam masa terdekat;
• Sertakan dalam senarai projek berasingan yang memerlukan pendekatan bersepadu;
• Buat senarai berasingan projek yang, atas satu sebab atau yang lain, masih belum dapat disiapkan;
• senarai "suatu hari nanti".

3.Julia Morgenstern menasihatkan untuk menilai dahulu berapa banyak masa yang anda habiskan untuk melakukan tugasan anda. Apakah faktor yang mengganggu anda. Anda mungkin terganggu oleh media sosial, tanggungjawab tambahan, tarikh akhir yang tidak realistik, atau halangan psikologi.

• Untuk setiap tindakan, jangka masa mesti ditetapkan.
• Jika anda tidak dapat melakukan sesuatu tindakan, kemudian analisanya, mungkin ia boleh ditangguhkan seketika, diwakilkan kepada pekerja lain, atau ditinggalkan sepenuhnya.
• Susun perkara dan urusan, kosongkan ruang dari segala yang boleh anda lakukan tanpa. Beri setiap perkara tempatnya, dan setiap tugas masanya.

"Makan katak untuk sarapan pagi"

Supaya sepanjang hari fikiran anda tidak kembali kepada tugas yang anda tidak mahu lakukan atau ia tidak menyenangkan untuk anda, mulakan hari dengannya. Jadi anda akan dibebaskan daripada tekanan emosi dan beban yang perlu anda pikul sepanjang hari.

"Stik Gajah"

Sekiranya anda berhadapan dengan tugas global, untuk penyelesaiannya anda perlu melakukan banyak tindakan, kemudian bahagikan kerja ini kepada beberapa bahagian. Jangan buat gajah daripadanya, potong-potong. Ini akan memudahkan anda memulakan tugasan yang sedang dijalankan. Dan juga pendekatan ini menyumbang kepada pemahaman yang lebih baik tentang masalah ini.

Belajar untuk berkata "tidak"

Pengurusan masa tidak mengajar anda bagaimana untuk melakukan sebanyak mungkin, tetapi bagaimana untuk melakukan apa yang perlu dilakukan dengan betul. Katakan "tidak" kepada perkara yang tidak perlu, orang. Jangan menjadi alat untuk sesiapa sahaja untuk mencapai matlamat mereka. Tumpukan pada matlamat anda.

Berusaha untuk automasi dan pemudahan maksimum aktiviti anda.

Lakukan perkara yang sama berturut-turut, kerana otak terbiasa dengan kawasan aktiviti tertentu. Dan setiap kali dia melaluinya lebih cepat.

Dengar irama biologi anda. Lakukan kerja pada masa anda merasakan lonjakan kekuatan dan aktiviti yang istimewa. Semasa tempoh aktiviti yang paling sedikit, berikan diri anda rehat. Dengarkan keperluan badan anda. Kadang-kadang rehat 15 minit sudah cukup untuk membuka "angin kedua".

Buku pengurusan masa terbaik untuk dibaca:

• Pengurusan masa yang berkesan. B. Tracy
• Pemanduan masa. Bagaimana untuk mengurus hidup dan bekerja. G. Arkhangelsky
• Pengurusan masa yang sukar: kawal hidup anda. D. Kennedy
• Kurangkan kerja, buat lebih. C. Gleason
• Jahanam dengan semua itu! Ambil dan lakukannya. R. Branson
• Pengurusan masa yang melampau. N. Mrochkovsky, A. Tolkachev
• Kursus amali pengurusan masa. I. Abramovsky
• Bagaimana untuk bekerja 4 jam seminggu dan pada masa yang sama tidak berkeliaran di pejabat "dari panggilan ke panggilan", tinggal di mana-mana dan menjadi kaya. T. Ferris
• Menyelesaikan Perkara: Seni Produktiviti Tanpa Tekanan. D. Allen

Keberkesanan pengurusan masa bergantung kepada anda mengikut peraturan asasnya, serta pemahaman yang jelas tentang sebab anda memerlukannya, cara mengurus masa anda dan faedah yang akan anda perolehi.