Что такое управление временем. Золотые правила домашнего планирования

«Берегите время: это ткань, из которой сделана жизнь».
С. Ричардсон

К дисциплине нас приучают с детства, и придерживаться определенных ограничений, так или иначе, мы вынуждены всю жизнь. Еда и сон по распорядку дня, занятия по расписанию, работа и отдых в отведенное время. Мы легко подчиняемся чужим правилам игры, по сути, помогая кому-то другому достигнуть его цели. Но когда речь заходит о самодисциплине, многие не готовы отказаться даже от маленьких слабостей, вроде привычки поспать лишние 10 минут по утрам.

Умение ограничивать себя ради достижения определенных целей - ценнейший навык, владеют которым не многие. Но лишь они, в конечном итоге, добиваются успеха. Известные политики, бизнесмены, актеры свой путь к славе прошли только благодаря ежедневному труду во имя своей цели. Способности, талант , даже гениальность это всего лишь один процент успеха, остальные девяносто девять это упорная работа.

Самодисциплина - первый шаг к личной свободе

Управление временем - основная составляющая системы личной эффективности для любого амбициозного человека. Не важно, какая цель преследуется: похудеть, получить красный диплом, начать свой бизнес... ни одно из этих дел невозможно без навыков самоорганизации. Тайм-менеджмент это практическое руководство к действию, благодаря которому можно определить собственные жизненные приоритеты, создать свое видение успеха. Разработка действенных мотиваций позволяет не просто беречь время, а развиваться как личности. Самодисциплина - жизнь по строгим правилам, которые человек устанавливает для себя, в своих собственных интересах. Такие жесткие рамки, как ни странно, не ограничивают личность. Напротив, это единственный путь к настоящей свободе.

Тайм - менеджмент это лучший инструмент самосовершенствования. В первую очередь, планирование учит контролю над внешними событиями, окружением, временем и пространством. Полученные в результате работы над собой навыки самоконтроля , позволяют руководить собственными чувствами, сиюминутными желаниями, дурными привычками. А самообладание это признак сильной, волевой натуры. Развитие навыков концентрации позволяет достигать более высоких результатов в работе, затрачивая при этом меньше усилий. Таким образом, освобождается время для совершенствования интеллектуального и духовного. А разве не в этом заключается смысл человеческой жизни?

Навыки самодисциплины не приобретаются за короткий срок. Более того, развить их в себе можно лишь постоянной тренировкой силы воли. То же самое касается системы тайм - менеджмента. Тот, кто хочет достигнуть успеха в жизни, просто обязан относиться ко времени бережно.

7 самых популярных техник тайм-менеджмента

«Если бы у меня было 9 часов на то, чтобы срубить сосну, я потратил бы 6 часов на то, чтобы заточить топор».
Авраам Линкольн

Для эффективного использования времени существует множество методик. Предлагаем вашему вниманию наиболее популярные приемы, без которых не обходится ни одна система тайм-менеджмента.

Матрица Эйзенхауэра

Техника получила свое название в честь Президента США Д.Эйзенхауэра, который все задачи, которые перед ним стояли, делил на 4 категории, руководствуясь их срочностью и важностью.

На основании этого, дела располагались в ячейках простейшей матрицы следующим образом:

Категория А - срочные и важные, которые должны быть решены незамедлительно;
Категория Б - решение их можно отложить на некоторый срок, но затягивать с ними не стоит;
Категория В - задачи, исполнение которых вполне можно делегировать третьим лицам;
Категория Г - дела, которые лучше сразу отправить в корзину, поскольку они не стоят потраченного времени и усилий.

По мнению специалистов, ошибкой большинства людей является неверная расстановка приоритетов. Они охотнее берутся за выполнение задач двух последних категорий, поскольку сделать эти дела гораздо проще. Быстрые результаты способствуют выработке неверной оценки личной эффективности. На поверку выходит, что человек расходует усилия на занятия второстепенные , оставляя за бортом то, что действительно важно.

Техника «Хронометража»

Учет времени сотрудников с целью повышения трудовой дисциплины используется не один десяток лет. Программы автоматизации и учета фиксируют своевременный приход и уход, продолжительность рабочего дня сотрудника. Но современные технологии пошли еще дальше. Сегодня можно не просто узнать, присутствует ли человек на рабочем месте, но и проверить чем он занимается.

Подобных систем контроля на сегодняшний день разработано несколько сотен. Программы способны регистрировать автоматически: отсутствие по болезни, командировки, отпуск, отгулы, работу по гибкому графику. Система учитывает продолжительность обеденного перерыва, несвоевременный уход или опоздание, прогулы.

При всем своем совершенстве, модули учета рабочего времени осуществляют лишь поверхностный хронометраж, тогда как шпионские программы вроде «Maxapt QuickEye» помогают отследить работу за компьютером. С их помощью руководитель сразу поймет, что Мария Ивановна из бухгалтерии занята не работой над отчетом, а общением на сайте «Одноклассники». Конечно, составить поминутный хронометраж с учетом перекуров, чаепитий, задушевной болтовнии прочего «мусорного времени» даже с помощью таких программ не удастся, но чаще всего никакой необходимости в этом нет.

Метод Парето

Закон Вильфредо Парето гласит: «20% затраченных усилий обеспечивают 80% результата, тогда как остальные 80% приносят только 20% результата». Можно трактовать его и по другому: «20% работников приносят фирме 80% прибыли». Проще говоря, эффективно работает только 1/5 часть коллектива. Коэффициент полезного действия подавляющего большинства тружеников очень низок. Их работа просто имитация бурной деятельности. Если направить эту энергию в нужное русло, общая продуктивность значительно повысится.

Метод Парето состоит в том, чтобы вычленить из всей массы 20% главных дел и сосредоточится на них. Решение о том, что считать важным, а что второстепенным, в каждом случае будет индивидуальным. Разбить дела на категории позволяет матрица Эйзенхауэра или метод АВС-анализа, который чаще всего используют в комбинации с методом Парето. АВС-анализ простейший способ провести градацию дел по степени их важности на данный момент.

АВС - анализ

Данный метод считается наиболее продуктивным и наглядным способом сортировки дел. Он позволяет отсеять все лишнее, сосредоточится на достижении главных целей. Согласно данному методу, все дела разбиваются по категориям:

Высший приоритет имеет группа А, это дела важные и срочные. Такие задачи подлежат обязательному решению как можно быстрее. Вклад этих дел в достижение конечной цели 65%, хотя на их выполнение уйдет лишь 15% времени. То есть за минимальный срок будет выполнено больше половины всей работы.
К группе В относятся дела не срочные, но необходимые к исполнению. Решение таких задач можно перепоручить третьим лицам. Важно контролировать время их выполнения, поскольку дела группы В имеют тенденцию переходить в категорию А при нарушении сроков.
Группа С - задачи которые принято называть «офисной текучкой». Именно на них тратиться львиная доля рабочего времени персонала и руководителя. Хотя с составлением отчетов, закупкой канцтоваров и прочей рутинной работой легко справится человек с низкой квалификацией.

Самостоятельная организация рабочего времени

Самоменеджмент, пожалуй, самая результативная из всех тактик управления временем. Она применима как к отдельно взятому субъекту, так и к коллективу в целом. Добиться того, чтобы работник трудился результативно, позволяет система материальных поощрений и наказаний. Говоря доступным языком, штрафы или премии неплохо стимулируют индивида к выполнению поставленной перед ним задачи. Надо заметить, что сам работник так же должен быть заинтересован в грамотной организации рабочего процесса.

Важнейшей целью самоменеджмета является максимальная реализация потенциала каждого человека в работе, творчестве, личной жизни. Использование данного метода дает следующие преимущества:

Время и усилия на выполнение рабочих задач сокращается;
Повышается производительность;
Устраняются поводы для стрессов, авралов, спешки;
Увеличивается моральная удовлетворенность трудовой деятельностью;
Повышается квалификация, появляется стимул к личностному росту.

Самоменеджмент начинается с анализа стиля работы, который включает полную инвентаризацию времени. Он позволяет выявить сильные и слабые стороны организации трудового процесса, скорректировать их в нужном направлении. Опись всех видов деятельности включает:

Основные рабочие задачи;
«Помехи» или вынужденные перерывы, так называемое «мусорное время».

Причинами нерационального расходования времени могут быть личностные факторы, такие как неорганизованность, халатное отношение к трудовым обязанностям, отсутствие самодисциплины, стремление все делать быстро, в спешке. Впрочем, излишнее рвение, желание взвалить на себя все дела разом тоже редко дает положительный результат.

Известный американский бизнес-тренер Дэн Кеннеди считает, что телефонные звонки, незапланированные посетители, затянувшиеся совещания - самые злостные поглотители времени для руководителя. По возможности они должны быть устранены, либо сведены к минимуму.

Метод «Помидора»

Эта тактическая методика со смешным названием была придумана в 80-е годы прошлого столетия итальянцем Франческо Чирилло. Будучи одним из отстающих студентов, молодой человек решил начать работу над собой с целью подтянуть успеваемость. Проведя подробный «разбор полетов», он уяснил, что никак не может сосредоточиться на учебе, отвлекаясь на множество мелких дел. Тогда Франческо принес с кухни таймер в виде томата, установил его перед собой и засек время занятий.

Практическим путем было выявлено, что сосредоточенно изучать науки он в состоянии в течение 25 минут. За этот период студент ни разу не отвлекался от книги. В дальнейшем было принято решение разбить все время, отведенное на занятия по блокам . В получасовой интервал входило время максимальной концентрации - 25 минут, а так же время отдыха, которое отводится как раз на те самые мелкие дела. Метод «помидора» получил сегодня широкое распространение, благодаря своей простоте, доступности и эффективности.

Ритм, в котором живет большинство из нас, вряд ли можно назвать спокойным и размеренным. Нехватка времени, аврал и жесткий цейтнот являются испытаниями, справиться с которыми под силу далеко не каждому. Постоянное пребывание в состоянии «не знаю, за что хвататься» вряд ли можно назвать подходящим, когда речь идет о личной эффективности.

Эмоциональное напряжение блокирует производительность, приводит к быстрой утомляемости и апатии. Поэтому, чтобы не стать жертвой стресса или, еще хуже, синдрома хронической усталости, займемся управлением временем или тайм-менеджментом.

Все успешные люди делают это

Все успешные люди очень продуктивны. Они много работают и много успевают, а это не одно и то же. Под продуктивностью, в первую очередь, подразумевается результат, а не процесс. Если Вы намерены повысить свою производительность, твердо решите сделать это. Люди тратят время впустую, потому что они так и не решили повысить свою производительность.

И если Вы решились, то не отступайте и повторяйте то, что делают все успешные люди, пока это не станет Вашей второй натурой. Основной секрет личной эффективности заключается в правильном распределении времени. Тайм-менеджмент помогает избежать незавидной участи заложника собственного бизнеса или карьеры.

Планирование высвобождает время

Те, кто добился успеха в своей жизни, много времени посвящают планированию. Ежедневное планирование просто необходимо для повышения производительности и эффективного управления временем.

Правило 6 «П» гласит: правильное предварительное планирование предотвращает плохие показатели.

Планировать и думать нужно всегда на бумаге. Если цели нет на бумаге, то она не существует. Перечень задач - это своего рода карта, которая не даст Вам сбиться с пути к намеченной цели. Питер Ф. Друкер в книге «Эффективный управляющий» приводит хорошую аналогию, стимулирующую к фиксированию задач на бумаге:

«Люди, содержащиеся в темном помещении, быстро теряют чувство времени. Но даже в полной темноте большинство людей сохраняют чувство пространства. Находясь в освещенном, но замкнутом помещении, вы уже через несколько часов перестанете ощущать движение времени. И если вы захотите подсчитать, как долго вы находитесь в таком помещении, вы сильно ошибетесь в своих подсчетах. Поэтому, если мы полагаемся на нашу память, мы не замечаем, на что расходуется наше время…»

Работа со списком запланированных дел в первый же день увеличивает производительность на 25%. C вечера готовьте список задач, которые нужно сделать завтра. Придя на работу, Вы всегда будете знать, с чего начать свой день.

Продолжайте работать с составленным списком в течение дня: при появлении нового дела вносите его в список с учетом приоритетности по отношению к ранее запланированным задачам. Выполнив очередную задачу из списка, обязательно вычеркивайте ее. Это даст Вам ощущение удовлетворенности своей работой, прибавит энтузиазма и зарядит энергией.

Планируйте от большего к меньшему, от долгосрочного к краткосрочному, от целей жизни до плана на день. Каждой задаче ставьте фиксированные сроки.

Сложную задачу всегда делите на мелкие подзадачи. Здесь хорошо помогает дерево решений, где ключевая задача - дерево, а подзадачи для ее выполнения - ветви. Продолжайте «разветвление» до тех пор, пока процесс выполнения всей задачи не станет простым и прозрачным.

Перед тем, как начать что-либо делать, вспомните о правиле 10/90: 10% времени, затраченного на планирование до начала выполнения задачи, сэкономит 90% времени при ее решении.

Самое главное - определить главное

Задача тайм-менеджмента заключается в том, чтобы вовремя определить главное дело. Расстановка приоритетов позволяет эффективно управлять списком намеченных дел, присваивая каждой задаче свой уровень важности.

Для расстановки приоритетов хорошо подходит метод АБВГД. Это очень простой способ планирования, и заключается он в том, чтобы каждой задаче в списке дел присвоить приоритет ее выполнения.

Так, задача, отмеченная буквой А, указывает на самое важное дело с самыми серьезными последствиями в случае невыполнения. Главное правило метода состоит в том, чтобы не браться за дело Б, пока не выполнена задача А, а за дело В, пока открыта задача Б, и т.д.

Буква Д означает «долой!». Этой буквой стоит отмечать малосущественные задачи, которые ни на что не влияют. Для расстановки приоритетов в каждой группе задач, используйте цифры, которые будут указывать на последовательность выполнения дел. Таким образом, самое важное дело в Вашем списке должно быть обозначено как А1.

Закон принудительной эффективности

Основной секрет управления временем заключается в сосредоточенности и целенаправленности. Начните с решения первоочередных задач и делайте все последовательно, то есть что-то одно в определенный период времени. Бросая дело и возвращаясь к нему снова и снова, Вы снижаете свою эффективность в 5 раз.

Моцарт мог работать над тремя композициями сразу и создавать настоящие шедевры. Но это скорее исключение, чем правило. Бах, Гайдн или Верди могли работать только над одним произведением в какой-то период времени. Они не начинали работать над следующим произведением, не закончив предыдущее.

Используйте закон принудительной эффективности, который говорит о том, что на все времени никогда не хватает, но его всегда достаточно для самого важного. Поэтому важно собраться и заставить себя сделать в первую очередь то, что принесет наибольшую выгоду и результат.

Все дела можно разделить на 4 группы:

Срочные и важные;
Важные, но не срочные;
Срочные, но не важные;
Не срочные и не важные.

Такая классификация носит имя американского президента и называется методом (окном, принципом) Эйзенхауэра.

Первостепенные задачи - это дела срочные и важные. Попытка отложить такие дела на потом создаст Вам ненужные проблемы - за них нужно приниматься самому и немедленно.
Далее идут дела важные, но не срочные. Такие задачи можно отложить, однако они могут оказать сильное влияние в долгосрочной перспективе. Несрочные и важные дела имеют привычку становиться срочными и важными, если их постоянно откладывать. Для того, чтобы такого не произошло, заранее предусмотрите для них временной резерв.
Срочные, но не важные задачи мало сказываются на Вашем успехе. Занятие срочными, но не важными делами не дает результата и может сильно отразиться на Вашей эффективности. Такие дела отнимают большую часть Вашего временного резерва. Это как раз те задачи, которые по возможности нужно перепоручать или уменьшать их количество.
Логично предположить, что несрочные и неважные дела не имеют никакого значения в принципе и не несут никаких последствий при их невыполнении. Такие дела можно смело вычеркивать из Вашего списка.

Что значит «съесть лягушку»?

Старая притча гласит: если первым делом с утра Вы должны съесть живую лягушку, утешением может служить то, что это самое плохое, что может случиться с Вами за весь день.

Брайан Трейси, успешный бизнес-консультант, сравнивает лягушку с самым неприятным и важным делом, которое следует сегодня сделать. Откладывая его, Вы создаете лишнее эмоциональное напряжение и нежелательные последствия. Нужно действовать без лишних раздумий и промедлений - просто взять и сделать. Это даст Вам заряд бодрости на целый день.

Слово «нет» экономит неожиданно много времени

Самое главное слово для организации собственного времени - это вежливое «нет». Учитесь отказывать и говорить «нет» задачам, не входящим в число избранных Вами приоритетов. Будьте тактичны и отказывайте так, чтобы человек понял, что Вы отвергаете не его лично, а задачу.

Следите за тем, на что Вы тратите свое рабочее и свободное время. Отмечайте занятия, которые являются пожирателями Вашего времени (например, обсуждение новостей с коллегами, бесцельное переключение каналов телевизора или чтение рекламных листовок и газет).

3 вопроса для Вашей эффективности

Всегда задавайтесь вопросом о том, какие долгосрочные последствия имеет та или иная задача, и что произойдет, если Вы ее вообще не выполните. Задавайте себе 3 следующих вопроса в течение дня:

Какие дела самые важные и ценные?
Что могу сделать я и только я, что значительно улучшит положение?
Как использовать свое время с наибольшей пользой?

Ответы на эти вопросы позволят удвоить Вашу производительность.

На что способна корзина для мусора?

Люди, показывающие хорошие результаты, работают за чистым столом. У непродуктивных и несобранных людей на столе царит дикий хаос. Выработайте привычку своевременно разбирать бумаги, выбрасывая ненужные, и работать за чистым столом. Замечено, что до 30% рабочего времени тратится на поиски нужной бумаги. Корзина для мусора - один из самых эффективных инструментов управления временем.

Принцип равновесия

Самый простой способ избежать паники при виде все увеличивающегося объема работы - это сделать глубокий вдох и сказать: «Я могу только то, что могу», и начать спокойно составлять список. Анализируя стоящие перед Вами задачи, Вы всегда увидите, что Вам хватает времени, чтобы решать жизненно важные вопросы.

Внимательно следите за тем, чтобы в Вашей жизни сохранялось равновесие. Работая до изнеможения, Вы не сможете обмануть организм, он все равно возьмет свое, и если Вы не остановитесь, он сделает это принудительно. А это явно не входит в Ваши планы.

Но для того, чтобы быть эффективным, просто тайм-менеджмента мало. Важно следить за своим здоровьем и поддерживать себя в хорошей физической форме. Ваша жизнь должна быть насыщенной, в ней всегда должно находиться время для Вашей семьи и отдыха.

Основной принцип равновесия: важно количество времени дома и качество времени на работе.

На первом месте всегда должны быть Вы и главные люди Вашей жизни, - ради этого и стоит работать над собственной эффективностью.

Многие наши современники стремятся к гипер-продуктивности.

Наверняка, вы знаете людей, которые снуют от задачи к задаче, постоянно проверяют электронную почту, что-то организовывают, куда-то звонят, выполняют поручения и т.д.

Люди, которые это делают, часто разделяют мнение, что «быть постоянно занятым» означает, что вы упорно трудитесь и становитесь все более успешным.

Такое убеждение может быть справедливо лишь до определенной степени, и оно часто приводит к бессмысленной «производительности», то есть к постоянной потребности что-то делать и к склонности тратить время на мелкие задачи. Но лучше применить другой подход.

Работать надо умнее, а не усерднее

Старая пословица гласит, что работать надо умнее, а не усерднее. Это утверждение следует брать за основу при подходе к работе любого рода.

Вместо роботизированного подхода к решению задач, необходимо задаться вопросом, что можно сделать более рационально или вовсе исключить из списка намеченных дел.

Эффективно управляя своим временем, вы не задаетесь вопросом, как можно выполнить больше задач за день, а стараетесь упростить и ускорить процесс, чтобы избежать перенапряжения.

Речь идет о высвобождении места в вашей жизни для отдыха и приятного времяпрепровождения.

В сутках действительно достаточное количество часов, чтобы заняться всем, чего бы вы хотели, но это время нужно выявить.

Мы надеемся, что этот список из 21 совета подтолкнет вас в правильном направлении.

Помните о том, что есть бесчисленные фишки и уловки, чтобы эффективно планировать свое время. Мы находим эти советы полезными, хотя у вас может быть свое мнение по этому поводу.

Пусть этот список послужит катализатором, чтобы вы регулярно думали о том, как повысить результативность собственного труда.

1. Главное внимание главным вещам.

Самые важные задачи выполняйте в первую очередь. Это золотое правило тайм-менеджмента. Ежедневно определяйте два-три задачи, которые находятся в приоритете и выполняйте их в первую очередь.

Как только вы их завершите, день уже можно считать успешным. Переходите к другим вещам или отложите остальное не следующий день, ведь самые важные дела вы уже совершили.

2. Научитесь говорить «нет».

Решение большого количества задач за ограниченное временя может научить вас жонглировать различными проектами и управлять своим временем. И это превосходно.

3. Уделяйте сну, по крайней мере, 7-8 часов.

Некоторые люди думают, что жертвовать сном это хороший способ увеличить производительность и высвободить пару дополнительных часов в сутках. Но это не тот случай.

Большинство из нас нуждаются в 7-8 часах сна, чтобы и тело, и разум функционировали оптимально. Вы это почувствуете, прислушайтесь к своему организму. Не стоит недооценивать значение сна.

4. Полностью сконцентрируйтесь на поставленной задаче.

Закройте все остальные окна браузера. Положите телефон в беззвучном режиме вне поля зрения. Найдите себе тихое укромное место для работы или включите музыку, если она вам помогает (мне, например, иногда нравится слушать классическую музыку или звуки природы).

Сконцентрируйтесь на одной-единственной задаче, погрузитесь в нее. Ничто другое не должно существовать в этот момент.

5. Начните раньше.

Почти все из нас страдают синдромом «откладывания на потом». Кажется, задача настолько простая, что вы всегда успеете ее выполнить и в конечном итоге затягиваете время.

Избавляйтесь от хронической прокрастинации, так как гораздо приятнее избежать перенапряжения, заранее выполнив запланированные дела. Это не так сложно, достаточно вашей твердой решимости.

6. Не отвлекайтесь на второстепенные детали.

Мы часто затягиваем проекты, слишком долго зацикливаясь на мелких деталях. Это характерно для перфекционистов.

Но гораздо эффективнее продвигаться вперед, выполнить больший объем проекта, отбросив прежнее желание во что-то постоянно углубляться. Лучше поскорее все выполнить, а по завершении пересмотреть отдельные моменты.

7. Превращайте в привычку регулярные задачи.

Если у вас есть регулярные обязанности, (например, написание статей для собственного блога и т.д.) вы можете их планировать и сделать своей привычкой. Делайте это ежедневно и не меняйте распорядка, тогда ваш мозг дисциплинируется и занятие превратится в привычку. Оно становится вполне естественным и приятным. Попробуйте!

8. Контролируйте количество времени, потраченное на ТВ / Интернет / игры.

Время, проведенное в соцсетях, за играми или просмотром телевизора может и должно подвергаться контролю. Попробуйте определить для себя количество часов, проведенных за перечисленными занятиями. Как правило, они отвлекают вас гораздо больше, чем вы хотели бы.

9. Определяйте временной лимит для каждой задачи.

Вместо того, чтобы просто сидеть над проектом с мыслью: «я просижу здесь, пока все не выполню» , попробуйте перефразировать: «я поработаю над этим заданием три часа» .

Ограниченность во время подтолкнет вас к сосредоточенности и большей эффективности, даже если немного позже вы вернетесь и доработаете.

10. Оставляйте временной зазор между задачами.

Когда мы несемся от задачи к задаче, нам сложно оценивать свои действия и оставаться сосредоточенными и мотивированными.

Перерыв между делами может стать глотком свежего воздуха для нашего мозга. Вы можете недолго прогуляться, помедитировать или сделайте что-нибудь другое для умственной разгрузки.

11. Не думайте о тотальности списка ваших дел.

Один из самых надежных способов сокрушить себя, это подумать о громадности списка дел. Сколько бы вы о нем ни думали, короче он не станет.

В конкретный момент времени необходимо сосредоточиться на одном деле. Это одна-единственная задача. Выполняйте все поэтапно. Сохраняйте спокойствие.

12. Физические упражнения и питание.

Многочисленные исследования связывают производительность труда со здоровым образом жизни. Достаточное количество сна, физические упражнения и здоровое питание повышают уровень энергетического заряда, очищают разум и позволяют вам легче сосредоточиться.

13. Делайте меньше.

«Делайте меньше » это еще один способ сказать «делайте то, что важнее всего ». Такая тактика опять-таки подразумевает сосредоточение на наиболее значимых вещах.

Остановитесь, определите первостепенность задач и уделите им внимание. Выполните меньшее количество дел, но они должны быть приоритетными и иметь большую ценность, чем остальные.

14. Используйте выходные, но не переусердствуйте.

Если поразмыслить, вы удивитесь, обнаружив насколько можно уменьшить нагрузку в течение недели, немного поработав в выходные дни. Всего лишь 2-4 часа в день. Ваш досуг почти не пострадает.

15. Систематизируйте процесс.

Организованность сэкономит вам массу времени, и для этого вам не обязательно становиться самым организованным человеком в мире. Систематизировать свой труд совсем не сложно.

Создайте систему в регистрации документов. Убедитесь, что все элементы сохраняются соответствующим образом. Отпишитесь от ненужных рассылок и разгрузите свою электронную почту. Оптимизируйте, упорядочивайте и рационализируйте.

16. Заполняйте свободное время.

Как правило, у каждого есть незаполненное время. Это часы, проведенные в залах ожидания, в магазинных очередях, в общественном транспорте, на эллиптических тренажерах и т.д.
Найдите вещи, которые вы могли бы при этом делать. Чаще всего подойдет чтение, и не забывайте об аудиокнигах, которые можно слушать во время ожидания.

17. Изолируйтесь.

Никаких отвлечений, никаких оправданий. Иногда единственный способ что-то сделать, это закрыться у себя в комнате. Изолированность многим помогает.

18. Придерживайтесь плана действий.

Отчасти мы об этом упоминали, но не лишним будет повторить. Не отклоняйтесь от намеченного плана!

Решительно придерживайтесь запланированных дел, будьте профессионалом и идите до конца. Твердая воля и непоколебимость приведут вас к намеченной цели.

19. Связанные задачи выполняйте вместе.

Допустим, что за выходные вам нужно сделать два задания по программированию, написать три эссе и снять два видео. Вместо того, чтобы браться за работу в спонтанном порядке, определите группы подобных задач и выполняйте их последовательно.

Различные задачи требуют различного типа мышления, поэтому имеет смысл позволить своему мозгу продолжить выполнять типовые задания, а не переключаться лишний раз на что-то иное.

20. Находите время для тишины.

В современном мире слишком многие люди постоянно находятся в движении и не находят времени, чтобы просто остановиться. Тем не менее, практика тишины обладает удивительным эффектом. И действие, и бездействие должны играть ключевую роль в нашей жизни.

Почти неделю не писал сюда, связано это отнюдь с нежеланием или ленью, а с куда более тривиальными вещами. В жизни каждого студента наступает сессия, и, как это ни парадоксально, она затронула и меня. Сегодня я представляю первую часть статьи на конкурс, о котором писал ниже. Итак, статья:

Что такое GTD, таймменеджмент и как это правильно пишется?
- Теоретический курс тайм менеджмента.
- Личный тайм менеджмент или реальные примеры.
- Советы по тайм менеджменту.
- Заключение.

В статье я изложу краткий курс тайм менеджмента, различные способы проведения своего времени эффективно и с пользой, покажу основные ошибки и недочеты в ежедневном тайм менеджменте, предложу методы решения возникающих проблем. В части статьи я раскрою лишь первые два пункта, оставшиеся - во второй части статьи. Это сделано по двум причинам, так как не писать в блог, на мой взгляд, очень не хорошо, а так же я смогу узнать реакцию на первую часть статьи.

Что такое GTD, тайм менеджмент и как это правильно пишется?

Тайм менеджмент(от англ time management) – это умение эффективно распределять свое время с целью повышения эффективности работы и получения максимальной отдачи.

GTD – getting things done – в моем вольном переводе «выполняя все дела». Примерно тоже самое что и более популярный тайм менеджмент.

Вопрос написания английских слов, которые уже вошли в русский язык, но еще не появились в словарях, всегда оставался для меня открытым. Поэтому я точно не знаю правильного написания слов вроде таймменеджмент.

Теоретический курс личного тайм менеджмента.

В этом разделе:

Ошибки или неправильный GTD.

Что нужно делать или правильный тайм менеджмент.

Что такое неправильный тайм менеджмент? Предположим, у человека есть неделя времени и 10 невыполненных дел, одно из которых, к примеру, запустить свой бизнес по. К решению проблемы у обычных людей существует 3 подхода: оставить все на последний день (назовем такой способ «студенческий», все учились в университетах и знают, как учатся студенты), делать максимум вещей в начале недели и распределить дела на всю неделю.

Рассмотрим каждый подход в отдельности.

Первый подход имеет единственный плюс: в начале недели будет много свободного времени. Минусами являются большая загруженность уикенда, риск не успеть выполнить намеченное, трата большего количества времени на выполнение работы, нежели при третьем способе. Второй способ – зеркальное отражение первого, и его плюсы и минусы совпадают, за исключением отсутствия риска не уложиться по срокам. Третий способ наиболее точно описывает мое понимание понятие правильный тайм менеджмент. Его плюсами являются низкая загруженность каждого отдельного дня, самая большая продуктивность, отсутствие риска не уложиться по срокам.

Прояснив примерный вид правильного распределения времени, рассмотрим два важных понятия, которые помогут объяснить мне ключевые моменты моего представления о тайм менеджменте.

Вот мы и подходим к финалу этой части. Конкретные советы можно будет найти в следующем разделе, а тут лишь подчеркну, что правильный тайм менеджмент предполагает исключение описанных выше ошибок и постоянную работу над собой.

Различные гаджеты и мобильные смартфоны диктуют ритм нашей жизни. И этот самый ритм становится быстрее. Об опоздании на 5 минут можно предупредить любого человека, а что бы решить какой-либо вопрос, не обязательно встречаться лично или даже звонить. Пара сообщений в Wats app — и всё решено. Объём задач растёт. Человек становится более мобильным и продуктивным. Каждый хочет успевать за день не только поработать, но и провести приятно время для себя. И для эффективного распределения собственного времени существует такой термин, как тайм-менеджмент.

Что такое тайм менеджмент?

Тайм-менеджмент – это правильное распределение времени для более действенного и продуктивного его использования.

Ранее тайм-менеджмент использовался только для занятых в бизнес-сфере людей и был понятием, связанным только с предпринимательством. Теперь же представитель любой профессии и каждый занятой человек может планировать свой день грамотно и наиболее продуктивно. Руководство временем захватывает все сферы жизни, будь это поход в кино или утреннее совещание.

Тайм-менеджмент давно стало научным понятием, а, значит, и подходить к нему надо научно. Есть определённые методы решения поставленных задач. Благодаря грамотному планированию дня (недели, месяца) можно освободить часть времени и успеть гораздо больший объем важных дел. А самое главное, это получить желаемый результат.

Самая древняя методика, предложенная итальянским писателем и учёным Альберти ещё в 15 веке, выглядело примерно так:

С начала дня составить список дел;
Дела следует расставить в порядке снижения важности.

Безусловно, в тайм-менеджменте нуждаются далеко не все. Если вы не знаете, чем занять себя и куда девать время сегодня, то вам нет нужды планировать время и ставить приоритеты. Для всех же остальных, являетесь вы руководителем крупного холдинга, начальником отдела или деятелем искусства, вся последующая информация будет крайне полезна.

Есть основные составные части тайм-менеджмента:

Чёткий учёт отведённого времени;
Самооптимизация ресурсов;
Проектирование определённого промежутка времени (день, неделя, месяц);
Упорядоченность мотивации.

Люди, грамотно организующие свой день более счастливы, здоровы и успешны. Понятие «личная эффективность» для них не просто слова, а самоцель.

Методики решения поставленных задач

На тему тайм-менеджмента за последнее время написано достаточное большое количество книг, статей и трудов. В конце данной статья есть список литературы, в книгах из которых описано несколько методик и их реализация.

Глеб Архангельский

Глеб Архангельский – является тренером по бизнесу, экспертом тайм-менеджмента и директором компании «Организация времени». Разработал собственную методику по координации времени.

Тренинги Глеба Архангельского имеют колоссальный успех. На своих семинарах он объясняет, что время – это уникальный ресурс, который нет возможности восполнить. Деньги можно заработать всегда, а время вернуть не удастся. По методике Глеба Алексеевича, важно выделить данный ресурс для выполнения не самых приятных задач, а затем переходить к остальным. Такие дела часто перекладываются «на потом». Условно такие не большие проблемы называются «лягушками». Но, после неоднократного переноса решение такой «лягушки», задача превращается в «слона», занимая в жизни человека всё большее пространство. Для решения проблемы размера «слон» требуется больше времени и усилий. И для устранения, Глеб Архангельский предлагает разделать слона на «бифштексы» и решать проблему постепенно. Другими словами, поделить большую проблему на более маленькие и разбираться поэтапно.

Семинары Глеба Алексеевича учат относиться к своему времени целостно и объективно. Планирование на определённый промежуток времени входят не только рабочие задачи, но и частные, затраты сил на которые тоже надо учитывать и считаться с их важностью.

Так же в планирование дня важен отдых. В зависимости от рода задач, предлагается соответственный перерыв. Для представителей «сидячих» профессий, например, программистов, необходим активный досуг, для людей связанных со спортивными профессиями, таких как футболист, необходим «сидячий» отдых.

Нельзя не упомянуть, что лучшим отдыхом все же является сон. А поспать днём – физическая необходимость для максимальной работоспособности. Для более эффективного засыпания следует делать один и тот же определённый ритуал каждый день.

Есть 3 основополагающих фактора, при определения важности той или иной задачи: , и . С целью все обычно просто – все знают, чего хотят. Для её достижения планируются определённые действия. И для осуществления нужна мотивация – вот с ней и могут возникнуть определённые проблемы. Для её создания необходимо понимание режима и способностей человека. А затем создаются условия для выполнения задачи.

Принцип Парето

Принцип Парето имеет так же и иные названия: закон Парето или принцип 20/80. Получил название в честь итальянского инженера, экономиста и социолога Вильфредо Парето. Предложил термин Джозеф Джуран через 18 лет после смерти самого Парето.

В упрощённом виде принцип звучит так: 20% стараний дают 80% результата, когда остальные 80% стараний даёт лишь 20% результата. Данный принцип можно применить во всех сферах жизни. Каждый успешный человек, не всегда сознательно, в той или иной мере, применял данный принцип на практике. Хотя применить закон 20/80 в полной его мере нереально, а сами цифры являются условными и могут на практике колебаться. Хотя общее правило будет сохранено.

Есть масса подтверждений закона Парето в разных областях. Начиная с экономики и заканчивая привычками любого человека. Важность этого принципа ломает устойчивые стереотипы о том, что чем больше трудишься, тем лучше результат и выше твоя награда. Из чего следует, что для достижения максимального итога нужно сконцентрироваться на наиболее важных задачах.

В тайм-менеджменте закон 20/80 применяется так: 20% вашего времени приносит наибольшие качественные результаты, а остальные 80% отвлекают от достижения цели или тратятся неэффективно. Значит, что надо понять, какие действия имеют наибольший эффект и на что надо обратить своё пристальное внимание.

При начале использования закона Парето имеет место психологический барьер. Начинать работать с принципом следует с мелочей, со временем переключаясь на более важные и крупные планы.

Матрица Эйзенхауэра

Матрица Эйзенхауэра, по-другому принцип приоритетов, названа в честь 34го президента США. По долго службы Дуайту Эйзенхауэру приходилось решать за день множество задач, проблем и дел, и он придумал свою схему решений проблем. Его принцип решений до сих пор считается одним из самых эффективных методов планирования на короткий срок.

Как работает Матрица Эйзенхауэра? 34й президент США придумал разделять 4 пункта:

Важное и срочное;
Несрочное и важное;
Срочное и неважное;
Несрочное и неважное.

В первый квадрат мы вносим важные и срочные дела, не терпящие отлагательств. Часто это дела раньше были важными и не срочными, но лень, нехватка времени и приближающийся дэдлайн перенёс эти задачи в первый список. Такие дела нужно сделать в первую очередь.

Во второй квадрат вносятся важные и не срочные дела. Такие задачи важно распознать сразу. Правильное и своевременное выполнение таких дел приносит в итоге хорошие результаты и влияет на всё качество жизни. Важно уделять этому разделу каждый день определённое количество времени и не делать все в последний момент. Эйзенхауэр считал этот список самым важным и продуктивным.

В третий квадрат отправляются срочные, но не важные дела. Как бы не хотелось делать такую задачу прямо сейчас, главное понять, что она не несёт в себе никакого результата и только мешает работе. Очень важно отличать важные проблемы от не слишком важных, иначе день будет загруженным, но пользы не принесет. Иногда стоит задать вопрос, «Что будет, если я этого не сделаю?» и сразу станет понятным, насколько нужной является поставленная задача.

В четвёртый квадрат входят так называемые «пожиратели времени». Это просмотр сериалов, бессмысленные переписки, игры на компьютере и т.д. От таких дел можно отказаться, а продуктивность дня не измениться. Такие занятия толком нельзя назвать даже полноценным отдыхом, поскольку они не несут в себе никакой пользы. Вы не дышите свежим воздухом, не узнаёте ничего нового, не занимаетесь спортом, не спите. Над такими делами стоит устанавливать чёткий контроль.

Если день проходит без спешки и всё задуманное не откладывается в долгий ящик, то вы делаете всё правильно. Спокойствие – качественный показатель, как вы распоряжаетесь своим самым ценным ресурсом – временем.

Книги по тайм-менеджменту

Есть огромный список литературы по руководству распределения своего времени. Только у Глеба Архангельского более 10ти работ. Самые известные из них: Формула времени, Работа 2:0, Тайм-менеджмент на Outlook.

По закону Парето есть прекрасная книга Ричарда Коаха «Принцип 20 на 80 ». В ней раскрываются навыки повышения эффективности своих действий с наименьшими затратами.

Также по квадрату распределения важности дел есть книга «Высокоэффективный тайм-менеджмент по матрице Эйзенхауэра », авторства Анатолия Гения.

К интересным источникам для изучения управления временем можно отнести «Искусство успевать», Алана Лакейна и «Эта странная жизнь», Гранина Даниила, а к прекрасной книге Брайана Трейси «Выйти из зоны комфорта. 21 способ повышения личной эффективности » следует обратиться в первую очередь. Такая работа способна изменить многое в жизни человека, причём к лучшему.