Система тайм-менеджменту. Завдання, принципи, правила

Як відповісти на такі запитання на співбесіді: Як ви керуєте своїм часом? Як ви плануєте свій робочий день? Які техніки та методи ви використовуєте у плануванні? Наведіть приклади того, як ви використовуєте навичку тайм-менеджменту, щоб успішно впоратися з поставленим завданням.

Усі відповіді на ці запитання ви дізнаєтесь, прочитавши цю статтю.

Що таке тайм-менеджмент?

Тайм менеджмент— це сукупність знань, умінь та навичок, завдяки яким людина вміє розставляти пріоритети, точно планує свій час, тим самим підвищуючи свою особисту продуктивність в організації свого робочого часу.

«Поки ви не можете керувати своїм часом, ви не зможете керувати нічим іншим» Пітер Друкер

1. Перфекціонізм
2. Прокрастинація
3. Нестача знань
4. Відсутність необхідних інструментів та ресурсів

1. Перфекціонізмдуже ускладнює виконання завдань точно вчасно. Багато хто вважає, що ця якість є сильною стороноюПроте саме постійне прагнення до досконалості та незадоволеність отриманими результатами є однією з причин неефективного використання часу. Знаходячи можливості прийняти «реальний» результат замість «ідеального», ви заощаджуєте значні ресурси для інших справ. Є такий вислів: «перфекціонізм — це зло», звичайно, все це досить відносно і в кожній окремій ситуації можна по-різному оцінювати цю характеристику особистості, проте, безперечно, в рамках тайм-менеджменту: пефрекціонізм — це ЗЛО!

2. Прокрастинація- Постійне відкладання справ на потім, небажання виконувати певні обов'язки. У лексиконі співробітників, що прокрастинують, домінує слово «ЗАВТРА». Про таких людей дуже добре сказав Стів Джобс: «Бідний, невдалий, нещасливий і нездоровий - це той, хто часто використовує слово завтра.

Позбавити вас перфекціонізму та прокрастинації я не зможу, моя мета — дати знання, надати кращі техніки та методики, познайомити з ресурсами та інструментами для оволодіння навичкою тайм-менеджменту. А використовуватимете ви отриману інформацію чи ні — все залежить виключно від вашого бажання. Однак після прочитання цієї статті ви вже ніколи не будете колишніми.

Спочатку пропоную визначити свої навички управлінням часом. Пройдіть

Когнітивний дисонанс у тому, що з одного боку, ми можемо управляти часом, як таким. Адже саме час ми не можемо контролювати і здається, що саме час керує нами, а не ми. Ми звикли сприймати час як щось вічне та безмежне. Здається, його завжди багато. З іншого боку, час — це один із найцінніших ресурсів, які є у всіх нас. Важливо розуміти, що час має свої межі, щодня — це посудина певної місткості, яку ви наповнюєте справами. Можна заповнити його непотрібними справами, а можна заповнити справами, які працюють на ваші завдання і ведуть вас до кінцевої мети.

Ми можемо керувати собою, тим як ми плануємо свій день, і як ми витрачаємо своє робочий час. Розумне, продуктивне та економне використання цього ресурсу є важливою складовою оцінки співробітника.

Ефективність використання часу можна досягти двома способами:

1. Досягнення значних результатів з допомогою економії часу. Це означає, що ви вмієте вимагати виконання завдання за мінімальний час.
2. Ефективне планування робочого часу дозволить скоротити кількість та обсяг виконуваних вами справ.

У цій статті я зробила дайджест шести найкращих технік керування часом. З їх допомогою ви зможете навчитися планувати та контролювати ваші пріоритетні завдання щодня.

Як навчитися керувати своїм часом?

6 найкращих методів тайм-менеджменту:

1. Принцип Парето
2. Матриця Ейзенхауера
3. Інтелект-картки або Mind maps
4. Піраміда Франкліна
5. Метод АБВГД
6. Спочатку з'їжте жабу

1. Принцип Парето

Принцип Парето говорить, що невелика частка причин, докладених зусиль і коштів, що вкладаються, відповідає за велику частку результатів. Цей принцип був сформульований італійським економістом Вільфредо Парето у 1897 році і відтоді підтверджувався кількісними дослідженнямиу найрізноманітніших сферах життя:

20% зусиль дають 80% результатів

Принцип Парето у сфері тайм-менеджменту може бути сформульований так: приблизно 20% зусиль та часу достатньо, щоб отримати 80% результату.
Як саме визначити, які зусилля достатньо витратити на отримання гарного результату? Уявіть, що ви шукайте відповіді на питання, що вас цікавлять, у книзі. Згідно з принципом, 80% потрібної вам інформації ви знайдете в 20% обсягу тексту. Якщо ви точно знаєте, що саме вас цікавить, ви зможете швидко перегорнути книгу та уважно прочитати лише окремі сторінки. Таким чином, ви заощадите 80% свого часу.

2. Матриця Ейзенхауера

Напевно, це найвідоміша на сьогодні концепція тайм-менеджменту, яка дозволяє виокремлювати пріоритети. Дана методика, створення якої приписують американському генералу Дуайту Ейзенхауеру, дозволяє розсортувати відносини одночасно і з їхньої терміновості, і з їхньої важливості. Усі розуміють, що за один проміжок часу можна виконати лише обмежену кількість завдань. Іноді без шкоди для роботи лише одну. І щоразу нам доводиться вирішувати, ЯКУ Ж САМЕ? Американський президент Дуайт Ейзенхауер мав звичай, плануючи свої справи, сортувати їх за кількома важливими категоріями.
Відповідно до так званої матриці Ейзенхауера необхідно віднести кожну справу до одного з чотирьох типів, позначених на схемі.

Матриця Ейзенхауера

Важливість справи визначається тим, наскільки результат виконання впливає на ваш бізнес. А терміновість – одночасно двома факторами: по-перше, наскільки швидко треба виконати цю справу, по-друге, чи прив'язано виконання цієї справи до конкретної дати та конкретного часу. Саме важливість та терміновість, що розглядаються разом, впливають на розміщення пріоритетів.

Розглянемо докладніше, які відносини можна зарахувати до кожного з чотирьох типів.

Тип I: «важливе та термінове».
Це справи, невчасне виконання яких призведе до значних збитків для вашого бізнесу (наприклад, оновлення ліцензій, надання податкових звітів тощо). Певна частка таких справ неминуче буде присутня у житті кожної людини. Проте завдяки завчасній підготовці (справи Типу II – «важлива, але не термінова») можна запобігти виникненню багатьох криз (наприклад, шляхом вивчення законодавства, налагодження добрих взаємин із впливовими людьми).

Також це можуть бути проекти з терміном виконання, що «горить», невідкладна. Наприклад, відвідати лікаря через проблеми зі здоров'ям, здати до журналу статтю до жорсткого терміну чи оформити звіт за підсумками дослідження. Тут у нас немає вибору. Справи цієї групи треба виконувати і точка. Інакше будуть серйозні проблеми.

Тип II: "важливе, але не термінове".
Це справи, орієнтовані майбутнє: навчання, вивчення перспективних напряміврозвитку бізнесу, вдосконалення обладнання, відновлення здоров'я та працездатності. Справи, що ведуть до вашої стратегічної мети. Наприклад, вивчити іноземна мова, щоб перейти працювати в іншу, більш перспективну організацію. Також це профілактика проблем – підтримувати себе у добрій фізичної форми. На жаль, такими справами ми часто нехтуємо, відкладаємо їхнє рішення у довгу скриньку. У результаті – мова так і не вивчена, доходи не ростуть, а скорочуються, здоров'я – ні до біса. цікава особливість– якщо ними довго нехтувати, то вони переходять до розряду Важливі – Термінові. Адже якщо хоч раз на рік не з'являтися у стоматолога, то рано чи пізно терміновий візит до нього стане неминучим.

Тип III: "не важливе, але термінове".
Багато хто з цих справ насправді не приносить великої користі в житті. Ми робимо їх лише тому, що вони на нас впали (тривалий телефонна розмоваабо вивчення реклами, що прийшла поштою, або через звичку (відвідування виставок, на яких вже немає нічого нового). Якраз та сама щоденна рутина, яка забирає в нас безліч часу і сил.

Тип IV: "не важливе і не термінове".
Це всілякі способи «вбивання часу»: зловживання спиртним, легким читанням», Переглядом кінфоільмів і т. д. Часто ми вдається до цього, коли у нас не залишається сил для продуктивної роботи (не варто плутати зі справжнім відпочинком і спілкуванням з близькими і друзями - справами дуже важливими). ​​Це «моль», що поїдає наше час.

Оскільки ви прагнете успіху вашого бізнесу, ви насамперед намагаєтеся виконати справи, визначені вами як «важливі» – спочатку «термінові» (тип I), а потім «нестрокові» (тип II). Час, що залишився, можна приділити справам «терміновим, але не важливим» (тип III).
Слід наголосити, що основна частина робочого часу співробітника повинна йти на справи «важливі, але не термінові» (тип II). Тоді буде попереджено багато кризові ситуації, А виникнення нових можливостей розвитку бізнесу вже не буде для вас несподіваним.

Коли ви тільки починаєте користуватися запропонованою системою для встановлення пріоритетів, швидше за все, ви захочете віднести багато з цих справ до «важливих». Однак, набуваючи досвіду, ви більш точно оцінюватимете важливість тієї чи іншої справи. Щоб навчитися користуватися системою визначення пріоритетів, знадобиться визначений час. Де його взяти? Швидше за все, ви віднесете роботу з освоєння прийомів управління своїм часом до справ «важливим, але не терміновим».
За образним висловом Стівена Кові (автор міжнародного бестселера «Сім навичок високоефективних людей»), Треба знайти час, щоб «заточити пилку», тоді і заготівля дров піде швидше.

Притча

Якийсь чоловік побачив у лісі дроворуба, який насилу рубав дерево зовсім тупою сокирою. Чоловік запитав його:
— Шановний, чому б вам не наточити вашу сокиру?
— У мене немає часу точити сокиру – я мушу рубати! - Простогнав дроворуб ...

Тому потрібно «вольовим чином» виділяти на планування своїх занять певний час, відмовившись від виконання менш важливих справ. Якщо ви зумієте це зробити, то завдяки новим умінням наступного разу зможете вивільнити ще більше часу і використовувати його, щоб ще чогось навчитися. Так, завдяки рішучості підвищувати ефективність своєї роботи, ви поступово звільнятимете час для розвитку своєї особистої продуктивності.

Критерії виділення пріоритетів
Зазвичай, оцінюючи важливість тієї чи іншої справи, ми вважаємо важливими передусім ті справи, які треба зробити терміново (або вчора). Накопичення невиконаних справ та обіцянок створює проблеми у вашої компанії, а також породжує особисто у вас неприємні почуття. Саме з такими «терміновими» справами ми прагнемо розправитися насамперед. Але фактор терміновості не повинен бути єдиним під час написання списку справ та визначення порядку їх виконання.
Досвід показує, що виконання (або невиконання) багатьох термінових справ не сильно впливає на ваш бізнес, водночас є багато нетермінових справ, які можуть закласти основу успіху в майбутньому. Тому, крім терміновості, необхідно враховувати, наскільки та чи інша справа впливає на успіх бізнесу, тобто визначити та враховувати його важливість.

3. Інтелект-картки або Mind maps

Це розробка Тоні Бьюзена - відомого письменника, лектора та консультанта з питань інтелекту, психології навчання та проблем мислення. Також зустрічаються такі переклади словосполучення "Mind maps", як "Ментальні карти", "Мисливські карти", "Карти розуму".

Інтелект-картки- Це метод, що дозволяє:

Ефективно структурувати та обробляти інформацію;
мислити, використовуючи свій творчий та інтелектуальний потенціал.

Це дуже гарний інструмент для вирішення таких завдань, як проведення презентацій, прийняття рішень, планування свого часу, запам'ятовування великих обсягів інформації, проведення мозкових штурмів, самоаналіз, розробка складних проектів власне навчання, Розвиток і т. д.

Області застосування:
1. Презентації:
за менший час ви даєте більше інформації, при цьому вас краще розуміють та запам'ятовують;
проведення ділових зустрічей та переговорів.

2. Планування:
управління часом: план на день, тиждень, місяць, рік…;
розробка складних проектів, нового бізнесу.

3. Мозковий штурм:
генерація нових ідей, творчість;
колективне вирішення складних завдань.

4. Прийняття рішень:
чітке бачення всіх «за» та «проти»;
більш виважене та продумане рішення.

4. Піраміда Франкліна

Це готова система планування, яка допомагає правильно розпорядитися своїм часом і досягти поставленої мети. Бенджамін Франклін (1706-1790) – амер. політ. діяч. Б. Франкліна відрізняла фантастична працездатність та унікальна цілеспрямованість. У віці двадцяти років він склав план досягнення мети на все життя вперед. Протягом усього життя він дотримувався цього плану, чітко плануючи щодня. Його план досягнення цілей отримав назву «піраміда Франкліна» і виглядає приблизно так:

1. Фундаментом піраміди є основні життєві цінності. Можна сказати, це відповідь на запитання: "З якою місією ви прийшли в цей світ?" Що ви хочете отримати від життя? Який слід на Землі хочете залишити після себе? Існує думка, що не набереться і 1% людей, які живуть на планеті, які б про це замислювалися серйозно. Іншими словами, це вектор напряму руху до своєї мрії.

2. Грунтуючись на життєвих цінностях, кожен собі ставить глобальну мету. Ким він хоче стати в цьому житті, чого планує досягти?

3. Генеральний план досягнення цілей – це фіксація конкретних проміжних цілей на шляху досягнення глобальної мети.

4. План на три, п'ять років називається довгостроковим. Тут важливо визначитись із точними термінами виконання.

5. План на місяць, а потім і на тиждень – це короткостроковий план. Чим продуманіше він буде, чим частіше ви його аналізуватимете і коригуватимете, тим ефективнішою буде робота.

6. Останній пункт у плані досягнення цілей – це план щодня.

5. Метод «АБВГД»

Метод «АБВГД» є ефективний спосіброзміщення завдань з пріоритетності, який ви можете застосовувати щодня. Цей метод простий і настільки ефективний, що здатний, за умови регулярного та грамотного використання, звести вас до рангу найпродуктивніших і найпродуктивніших людей у ​​вашій сфері діяльності.
Сила методу у його простоті. Ось як він працює. Ви починаєте зі складання переліку всього, що вам належить зробити протягом наступного дня. Думайте на папері.
Після цього ви ставите літеру А, Б, В, Р чи Д перед кожним пунктом вашого списку.

Завдання типу «А»визначається як щось, що має цьому етапі найважливіше значення, щось, що ви повинні зробити, інакше ризикуєте зіштовхнутися з серйозними наслідками. Завданням типу "А" може стати візит до важливого клієнта або написання звіту для начальника. Дані завдання є справжніми, зрілими «жабами» вашого життя.
Якщо перед вами стоїть більш ніж одне завдання типу «А», ви оцінюєте їхню пріоритетність, позначаючи А-1, А-2, А-3 і т. д. Завдання А-1 є найбільшою і потворною «жабою» з усіх , з якими вам належить впоратися.

Завдання типу «Б»визначається як та, яку слід було б виконати. Проте наслідки у разі її виконання чи невиконання є досить м'якими. Такі завдання являють собою не більше ніж «головастиків» вашого життя. Це означає, що, не зроби ви відповідну роботу, хтось виявиться незадоволеним або поставленим у невигідні умови, однак у будь-якому разі за ступенем важливості зазначені завдання та близько не відповідають завданням типу «А». Дзвінок з не дуже термінового питання або перегляд електронної пошти, що накопичилася, могли б скласти сутність завдання типу «Б».
Правило, якого ви повинні дотримуватися, свідчить: ніколи не приступайте до завдання типу "Б", поки у вас залишається незавершеною завдання типу "А". Ніколи не дозволяйте «головастикам» відволікати вас, поки велика «жаба» чекає своєї долі бути з'їденою!

Завдання типу «В»визначається як щось, що було б чудово зробити, але від чого не слід очікувати жодних наслідків, чи зроби ви це чи ні. Завданням типу «В» може стати дзвінок другові, філіжанка кави, обід з колегою або будь-яка особиста справа, здійснена в робочі години. Подібного роду «заходи» не надають ніякого впливу на вашу роботу.

Завдання типу "Г"оцінюється як робота, яку ви можете доручити комусь іншому. Правило у даному випадкуговорить, що ви повинні доручати іншим все, що їм під силу, тим самим вивільняючи собі час на завдання типу «А», які ви і тільки ви можете виконати.

Завдання типу «Д»є роботу, яку можна зовсім видалити з вашого переліку справ. Це може бути завдання, що мало насамперед значення, але тепер втратила актуальність як для вас, так і для інших. Нерідко це робота, яку ви робите день у день або просто за звичкою, або знаходячи у її виконанні задоволення.

Після того, як ви застосували метод «АБВГД»до свого переліку справ на день, ви повністю організували свою роботу та підготували ґрунт для того, щоб важливіші справи виконувались швидше.

Найважливішою умовою для того, щоб метод «АБВГД» дійсно працював на вас, є дотримання наступної вимоги: приступати до виконання завдання А-1 без зволікання і потім працювати над нею, доки вона не буде повністю завершена.Пустіть в хід силу волі, щоб почати і продовжувати роботу над найголовнішим для вас завданням поточний момент. Беріться за свою найбільшу «жабу» і «їжте» її не відриваючись до останнього шматочка.
Вміння проаналізувати свій перелік справ на день і виділити завдання А-1 стане відправною точкою для досягнення істинно великого успіхуу вашій діяльності, підвищить вашу самооцінку, наповнить повагою до себе та почуттям гордості за свої досягнення.
Коли ви придбаєте звичку повністю концентруватися на своїй найважливішій справі, тобто задачі А-1, — іншими словами, на з'їданні головної своєї «жаби» — ви навчитеся робити вдвічі, а то й утричі більше, ніж люди, що вас оточують.

6. Спочатку з'їжте жабу

Перехід від тяжкого до легкого

Ви, мабуть, чули таке запитання: «Як ви з'їли б слона?» Відповідь, зрозуміло, така: «По шматочках». А як би ви з'їли свою найбільшу і гидку «жабу»? Тим самим чином: ви розбили б її на конкретні покрокові діїі почали б із найпершого.

Почніть свій робочий день із найважчого завдання і виконайте його так швидко, як тільки ви можете. Вам допомагатиме усвідомлення того, що у вас ще багато справ, а час робочого дня обмежений. Виконання найскладнішої справи насамперед дасть вам величезне почуття задоволення. Використовуйте це правило щодня і ви побачите, який заряд енергії ви отримуєте та як ефективно проходить ваш робочий день. Постійне відкладання проблемного завданняна кінець дня, призводить до того, що ви все одно думатимете про це завдання весь день, і це заважатиме вам фокусуватися на виконанні інших завдань! Спочатку з'їжте жабу, а потім приступайте до поїдання слона частинами!

Інструменти планування часу

Наперед плануйте кожен свій день.
За допомогою планування ми переносимо
майбутнє в даний час і тим самим маємо
можливість зробити що-небудь
щодо нього вже зараз

Алан Лейкін

Основні покоління «планувальників»
Відомі сьогодні технології та засоби організації робочого часу можна розділити на кілька поколінь – відмінності тут у принципах фіксації інформації та техніки використання.

До XX століття планування робочого часу здійснювалося за допомогою примітивних методів: записки на згадку, списки справ тощо. На початку минулого століття разом з розвитком бізнесу широко поширилися нові інструменти, що полегшують роботу з планування часу менеджера.
Ідея пристосувати побутовий календар для конторської роботи виникла ще в XIX столітті і матеріалізувалась у вигляді перекидного календаря у 1870 році. Щодня відводилася одна сторінка календаря, де вказувалися число, день, місяць і рік. Наявність вільного місцядля записів дозволяло робити необхідні нотатки: переговори, наради, витрати, зустрічі. Майже сторіччя перекидний календар був основним інструментом планування часу для управлінців.

Результатом удосконалення перекидного календаря стали щоденник та тижневик. Щоденник – це перекидний безвідривний календар у вигляді зручного блокноту різного формату. Щоденник можна було брати із собою на наради та у відрядження.
Ще зручнішим для керівника виявився тижневик, у якому була можливість планування робочого тижня та дня, контролю виконання записаних справ, аналізу витраченого часу (оскільки з'явилася годинна розбивка робочого дня), швидшого пошуку інформації (адже тепер вона групувалася за 52 тижнями, а не по 365 днів). У 80-х роках тижневики практично витіснили перекидні календарі та отримали настільки широке розповсюдженнящо стали елементом ділового стилю підприємств.

Дизайнерська ідея поєднати в одному зручному інструменті календар, блокнот і телефонну книжку вдало матеріалізувалася ще 1921 року у вигляді «організатора» (англ. organizer). Подальше вдосконалення інструменту здійснювалося за рахунок зміни формату, дизайну, якості паперу та зовнішньої обробки. Тут в одному інструменті були поєднані накопичувачі інформації та технічні засоби (календар, блокнот, адресна та телефонна книжка, візитниця, ручка, мікрокалькулятор). При цьому була відсутня чітка класифікація та систематизація записів.

Знаменитий «тайм-менеджер» було створено Данії 1975 року. У ньому реалізувалась ідея цільового планування особистих результатів на основі типового класифікатора функцій (« ключових завдань») та технології реалізації глобальних заходів («слонячих завдань»). При цьому використання «тайм-менеджера» виявилося прийнятним лише для організованих та дисциплінованих за вдачею людей, до того ж були потрібні значні фінансові витрати на навчання та придбання.
Проте назва цього різновиду «організатора» – «тайм-менеджер» – стала номінальною і позначає сьогодні загальний підхіддо активному використаннючасу як управлінського ресурсу.

Розвиток НТП у останні десятиліттяпризвело до створення принципово нових з технологічної точки зору електронних інструментів планування часу: електронної записника, різних сервісних програм ПК, мобільних телефонів, смартфонів тощо.

Найкращі сучасні технологіїуправління часом:

1.Trello - це безкоштовний веб-додаток для управління проектами у невеликих групах. Trello дозволяє продуктивно працювати у більш тісній співпраці. Trello — це дошки, списки та карти, які дозволяють організувати всі справи та розставити пріоритети проектів у веселій, гнучкій та легко змінюваній формі.

2. Evernote - веб-сервіс та набір програмного забезпеченнядля створення та зберігання нотаток. Як нотатка може бути фрагмент форматованого тексту, веб-сторінка повністю, фотографія, аудіофайл або рукописний запис. Нотатки також можуть містити вкладення з файлами іншого типу. Нотатки можна сортувати за блокнотами, присвоювати їм мітки, редагувати та експортувати.

Незважаючи на те, що в російську мову поняття «прийшло не так давно, самому факту організації особистого часу задля досягнення цілей та підвищення продуктивності приділяли та приділяють увагу багато хто видатні діячі. Можливо, саме тому вони й змогли досягти значного успіху, адже від здатності розпорядитися головним ресурсом - часом - часто залежить вміння людини справлятися з усіма справами, напружено та ефективно працювати в будь-яких ситуаціях, і виходити з них переможцем. Так чи інакше, свою зайнятість усі (художники, письменники, політики – і не дуже), але творцем не універсального режиму дня, а однією з перших комплексних систем управління часом став Б. Франклін. Він на власний прикладпоказав, наскільки важливо ставити цілі та розробляти план щодо їх досягнення. Про його та інші авторські системи тайм-менеджменту, в яких поєднуються принципи цілепокладання урок 2, планування урок 3 і мотивації, і йтиметься в даному уроці.

Системи тайм-менеджменту

Тайм-менеджмент має на увазі використання щоденників, планнерів, але не обмежується ними. Під системою ми розуміємо цілісну структуру взаємозалежних деталей, де все перелічене вище є лише елементом. Загалом система управління часом - це спеціальна методика, найчастіше з власним інструментарієм, а також рекомендаціями та порадами щодо ефективної організаціїсвоєї діяльності. Її завдання - не просто нагадати про якесь заняття чи зустріч, розпланувати день (місяць, рік), а й показати, як це зробити ефективно, щоб не тільки завершити роботу вчасно, а й досягти більшого. У класичному розумінні системи тайм-менеджменту і закладено суть: вона допомагає людині і планувати зайнятість, і гнучко управляти часом, що витрачається різні потреби.

Сьогодні існує близько десятка найбільш відомих системуправління часом та безліч варіацій, заснованих на особистому досвіді їх застосування. На форумах і в блогах можна знайти достатню кількість прикладів власних систем, де автори об'єднують елементи кількох методик, вносячи нововведення, або трактуючи їх під свою сферу зайнятості. У цьому полягає одна з головних корисностей: можливість «налаштувати» план «під себе», змінити, повністю відкинути або запозичити з інших технік окремі інструкції та деталі. Завдяки цьому системи управління часом може застосовувати кожен: інженер і журналіст, офісний співробітник і фрілансер, той, хто розподіляє робочий час і той, хто планує відпочинок. Кожна з них має свої переваги, тому розглянемо кілька найвідоміших.

По-друге, двома центральними поняттямийого системи є «дискреційний час» та «консолідація часу». П. Друкер вважає, що людина не може ефективно працювати більше 2-3 годин поспіль. Після цього періоду організм втомлюється, мозок починає відволікатися і якийсь час функціонує менш продуктивно. З огляду на це потрібно розбивати робочий день на тимчасові блоки, головні з яких - дискреційні, коли продуктивність найбільша і коли слід вирішувати важливі справи. Інший час слід консолідувати та застосовувати для вирішення менш важливих завдань- Здійснення дзвінків, відповідей на кореспонденцію і т.д. Визначити алгоритм можна просто, спостерігаючи деякий час за своєю зайнятістю та активністю.

«Як працювати 4 години на тиждень» Т. Ферріса

Виходячи з назви, може здатися, що Головна думкацієї книги, як і всієї системи, запропонованої Тімоті Феррісом - створення бізнес-утопії. Насправді, ця праця буде корисна будь-якій людині, яка працює, в тому числі, через Інтернет, адже має багато слушних пораддля тих, чия діяльність пов'язана з віддаленими продажами, інформаційним бізнесом та ін.

Система Т. Ферріса – своєрідний гімн фрілансу. Він багато розповідає про те, як скинути з себе пута офісного рабства та почати працювати віддалено. Зокрема, через це книга і оцінюється багатьма скептично. Що ж до тайм-менеджменту автор переконаний, що знань та закону Паркінсона досить звичайній людині для ефективної роботи. Плюс кілька корисних установок:

• Не варто чекати гарного моменту, відкладаючи важливі чи незручні справи;
• Працювати та розвивати в собі варто те, в чому ви сильні, а не намагатись нівелювати свої слабкі сторони;
• буває різний. « Хороший стрес»- це виклики та ризики, які підштовхують і на досягнення цілей;
• Зосередьтеся на результаті. Тайм-менеджмент потрібний не для того, щоб встигати більше, а для того, щоб встигати робити те, що потрібно.

Коротке уявлення системи в інтерв'ю з Т. Феррісом

Дізнатися більше про цю книгу ви можете тут.

Тайм-менеджмент «зсередини назовні» Джулії Моргенстерн

Дж. Моргенстерн – керівник консалтингової компанії «Task Masters», консультант з планування та управління часом. У своїй книзі «Самоорганізація за принципом назовні зсередини» вона створює досить просту, але ефективну систему тайм-менеджменту. У ній, як і в GTD, але зрозуміліше, важливе місцевідводиться організації робочого простору та предметної сфери. Також цікавим підхід робить те, що автор пропонує будувати особисту систему керування часом на основі природної здатності до планування. Вона визначається шляхом надання відповіді питання кількох тестів. А вже з урахуванням мотиваційних аспектів, схильності до планування, дисципліни і будується техніка. Такий підхід, на відміну від інших, що ґрунтуються на робочих потребах, дозволяє виявити сильні і слабкі сторони і схильності самої людини, образно кажучи, застосовувати тайм-менеджмент «від грубки».

«Time Power» Брайана Трейсі

Б. Трейсі є одним із найкращих у світі консультантів з особистісного розвитку та менеджменту. Його система управління часом була неодноразово перевірена та отримала безліч корисних відгуків. Методика унікальна і водночас гнучка – дозволяє налаштовувати систему «під себе». Якщо ж говорити про сутність авторської техніки, то коротко вона виглядає так: найважливіше – виділяти пріоритети (і в особистому житті, і на роботі), приділяти основну увагу важливим справам, урізати час на неважливі (а намагатися уникати). Б. Трейсі також пропонує кілька власних методик економії часу, особливо цінні рекомендації з яких, на нашу думку, зосереджуються на тому, як це робити у робочих відносинах із людьми.

У російському перекладі від «Альпіна Паблішер» книга вийшла під назвою «Тайм-менеджмент Брайана Трейсі. Як змусити час працювати на вас. Прочитавши її, можна дізнатися про цю методику все необхідне.

Насамкінець ще раз відзначимо, що системи управління часом не є константою - ви можете змінювати їх, налаштовувати під свої завдання та свій рід діяльності, і навіть об'єднувати елементи різних систем, використовуючи їх інструментарій. Суть тут полягає не в тому, щоб у деталях дотримуватись інструкцій, а в тому, щоб кожен зміг винести максимальну користьвід застосування. Окремі поради, лайфхаки та хитрощі, як це зробити, шукайте в наступному уроці.

Перевірте свої знання

Якщо ви хочете перевірити свої знання на тему даного уроку, можете пройти невеликий тест, що складається з кількох питань. У кожному питанні правильним може бути лише один варіант. Після вибору одного з варіантів, система автоматично переходить до наступного питання. На бали, які ви отримуєте, впливає правильність ваших відповідей і витрачений на проходження час. Зверніть увагу, що питання щоразу різні, а варіанти перемішуються.

Існує безліч доступних нам систем тайм менеджменту. Ефективна система– один із найважливіших складових успіху в управлінні особистим часом. Більшість людей потребує системи, яка допомагає економити та ефективно використовувати час, і це природно. Адже все пам'ятати неможливо!

Для економії Вашого часу ми наведемо у цій статті резюме основних положень кожної системи (розглядаємо найпопулярніші на даний момент). Ми сподіваємося, що це допоможе вибрати те, що підходити якнайкраще саме Вам, те, що послужить надалі основою для Вашої особистої системи планування.
Отже, системи, які ми вибрали для аналізу:

• Система GTD Девіда Аллена;
• Franklin Time Management, СтівенаКові;
• Time Power БрайанаТрейсі;
• Time Managament від Inside Out Джулії Моргенстерн.

Давайте спочатку розберемося, чому взагалі слід вибрати собі якусь систему. Як я вже писав раніше, людина фізично не може продуктивно працювати, якщо вона пам'ятає все, що їй потрібно зробити, всі плани, звіти і т.д.

Основна функція системи– допомагати зберігати важливу інформацію. Хороші навички тайм менеджменту полягають у тому, як Ви зберігаєте та обробляєте важливу інформацію, яка стосується зустрічей, роботи, записів, контактів, нагадувань, планів та цілей.

Тому, гарна система тайм менеджментуповинна включати:

1. Місце для охоплення всієї інформації про роботу;

2. Календар для зустрічей;

3. Місце для нотаток;

4. Місце для контактів;

5. Об'єднання в одне ціле завдання, цілі та мрії;

6. Чіткий опис системи, щоб було зрозуміло, як усе працює.

Існує безліч книг, які намагаються претендувати на звання систем тайм менеджменту, але насправді є лише ідеями чи порадами на тему. У цій статті ми говоримо саме про систему, а не про щоденнику та планувальнику .

Система тайм менеджменту не передбачає те, що Ви користуватиметеся нею в тому вигляді, в якому Ви вперше з нею ознайомилися. Важливо розуміти, що це лише платформа, яка допоможе Вам розробити надалі Вашу власну систему управління часом, яка відповідає Вашим потребам.

Давайте все ж таки перейдемо до аналізу наших систем.

Ця система заснована на книзі
Управління часом методом Франкліна, на відміну методу Девіда Аллена, має підхід, який називається «згори донизу».

Тобто, основна увага приділяється великим цілям, а чи не дрібним завданням. З її допомогою Ви чітко визначаєте для себе цілі та ролі у своєму житті. І саме це Ви використовуєте для планування свого життя, року, тижня чи дня.

Система використовує концепцію компаса, яка допомагає Вам завжди бути впевненим у тому, що Ви слідуєте в правильному напрямку. Все, що Ви робите, робиться для досягнення Вашої основної мети, це допомагає правильно розставити пріоритети і вирішити, який наступний крок зробити.

Ще один аспект цієї системи тайм менеджменту- матриця з чотирма секторами: 1. Важливий та терміновий; 2. Важливий, але не терміновий; 3. Неважливий, але терміновий; 4. Неважливий та нетерміновий.

Кові говорить про те, що більшість людей основну увагу приділяють 1, 3 та 4 секторам. А ця система основне акцент робить на другий сектор.
Кому підходить ця система?

Якщо Ви волієте концентруватися на основних життєвих цілях, то ця система Вам підійде. Також цей метод має перевагу: в її рамках можна використовувати багато інших додаткових інструментів планування, що полегшує Ваше життя.

Цю систему можна назвати тактичним тайм-менеджментом. Тут увага приділяється цілям, тому Ви повинні більш менш чітко сформулювати їх для себе, а також вона дає практичні рекомендаціїщоб ми розуміли, наскільки ефективно ми використовуємо свій час.

Ця система спрямована на результат. Трейсі впевнений, що коли ми розуміємо кінцевий результат того, що ми робимо, це стимулює нашу роботу. Також велике значенняприділяється дисципліні.

Кому ця система підходить?

Ця система хороша для тих, хто шукає практичні порадидля того, як подолати прокрастинацію, як уникнути тих занять, які крадуть ваш цінний робочий час і т.д.

Time Managament from the Inside Out Джулії Моргенстерн

Ця система хороша для практичного застосування. Моргенстерн допомагає розібратися з тим, на що ми витрачаємо свій час, якою є наша мотивація для дії чи бездіяльності, а також як ми вміємо керувати своїм часом. Також дана система допомагає упорядкувати те, що Вас оточать.

Даний метод може дати такі корисні навички, як планування, оцінка часу, який потрібний для виконання того чи іншого завдання. Також наводяться формули для полегшення роботи із системою.

Кому даний методможе бути корисним?

Це підходить тим, хто потребує простого, але ефективного підходу до планування часу. Якщо Ви шукаєте систему, яку легко застосувати на практиці, але в той же час, у якої не так багато правил для використання, то це найкращий вибір.

Головне пам'ятати про те, що система має насамперед відповідати Вашим потребам та надалі стати платформою для створення власної системиТайм менеджменту.

У XXI столітті виняткову важливість набуває управління таким невловимим і при цьому непоправним ресурсом, як час. Особливе місце раціональне використаннячасу займає у діяльності керівника. Це зумовлено, по-перше, необхідністю мати можливість зосередити свою увагу на вирішенні стратегічних питань, а по-друге, прагненням оперативно реагувати на зміни зовнішнього середовища, що має високу динамічність. Одним із інструментів підвищення адаптивності є корпоративне впровадження технологій тайм-менеджменту як елемент системи управління організацією.

Термін "тайм-менеджмент" походить від англійського time-management, що в перекладі означає "керування часом".

Традиційно склалося так, що «управління часом» є розділом загального менеджменту. Проте в даний час тайм-менеджмент переживає період свого становлення як одна зі спеціальних дисциплін управлінської сфери наукового та практичного знання.

Сучасна література містить багато підходів до визначення сутності тайм-менеджменту.

Так, С. Потапов визначає тайм-менеджмент, як планування, організацію розподілу та контроль за використанням робочого часу в організації та власного часу керівника з метою підвищення ефективності роботи окремих підрозділів та організації загалом.

Згідно з Г. Архангельським «тайм-менеджмент - це технологія, що дозволяє використовувати непоправний час у відповідність до цілей і цінностей» .

Крім того, Г. Архангельський розглядає тайм-менеджмент як систему, що складається з чотирьох елементів:

Перший елемент – ефективність (вона ж включає успіх). На цій стадії визначається, який вибрати шлях досягнення мети.

Другий елемент – технологія, що дозволяє знаходити найбільше успішні рішення. Цей елемент системи тайм-менеджменту вимагає розгляду низки інших, дуже складних дисциплін. Наприклад, бізнес-ТРВЗ (теорія вирішення винахідницьких завдань) та управлінська боротьба. Дані технології тісно пов'язані зі стратегією, вони дають комплекс інструментів прийняття. стратегічних рішень, зокрема у сфері особистої стратегії.

Третій елемент системи керування часом – стратегія. На цій стадії визначаються стратегічні та тактичні цілі, продумується алгоритм їх досягнення.

Четвертим елементом системи філософія. У контексті тайм-менеджменту слово "філософія" означає відповідь на питання "навіщо?". Навіщо ставити саме такі цілі, а чи не інші?

Д. Литвак розглядає тайм-менеджмент як концепцію, згідно з якою слово time(Час) – це абревіатура, що означає власне час (time), інформацію (information), гроші (money) та енергію (energy). За його твердженням, управління цими чотирма речами здійснюється при управлінні часом. Таким чином, застосовувані техніки спрямовані не на те, щоб встигнути більше, а на те, щоб досягти більшого.

На основі розглянутих вище підходів ми можемо зробити висновок, що тайм-менеджмент – система, яка характеризується такими ознаками:

Спрямована на підвищення продуктивності праці;

Заснована на застосуванні існуючих та виробленні нових унікальних методів та інструментів гармонізації часових процесів з досягненням їхньої логічної організації, що відповідає всім заданим умовам та обмеженням;

передбачає вибудовування ієрархії цілей та завдань окремих співробітників та організації, реалізація яких пов'язана з тимчасовим розгортанням виробничих операцій;

Здійснюється у вигляді планування, а також безпосереднього виконання та коригування складених планів.

На думку Г. Архангельського, в Останніми рокамиУсе Велика кількістьорганізацій усвідомлюють потребу у централізованому корпоративному впровадженні технологій тайм-менеджменту. Ця потреба обумовлена ​​такими факторами:

1. Зростання темпів змін середовища вимагають передачі співробітникам організації великих повноважень, прийняття ними самостійних рішеньта самостійної організації та планування своєї роботи. Особливо це актуально для мультипроектної діяльності, а також за великої кількості зовнішніх запитів (від клієнтів, постачальників, субпідрядників тощо), звернених безпосередньо до співробітника та які вимагають від нього самостійного розміщенняпріоритетів (без звернення до безпосереднього керівника) за умов обмежених ресурсів часу.

2. Зростає питому вагу нематеріальних активів вартості організації; «ключові компетенти» та ефективність їхньої роботи стають основним фактором успішності все більшої кількості компаній. При цьому вкрай утруднений зовнішній контрольза діяльністю співробітника, що має творчий характер, але підвищується актуальність самостійної організації таким працівником своєї роботи.

3. Для організацій стають нормою, а чи не рідкісним винятком, постійні істотні зміни діяльності – розробка нових товарів, вихід нові ринки, впровадження нових інструментів, і систем управління. Для топ-менеджерів та спеціалістів організації, відповідно, стає нормою постійне збільшення кількості та обсягу розв'язуваних завдань, необхідність постійно вишукувати резерви часу для здійснення проектів, що дозволяють організації безперервно розвиватися.

Проблема доцільного використання часу працівників розумової та управлінської праці була поставлена ​​досить давно. Однак перші згадки мали скоріше рекомендаційний характер і були представлені у вигляді окремих порад.

Виділяють три основні етапи розвитку відповідних технологій: науковий менеджмент 20-х р.р.; класичний тайм-менеджмент 50-х-90-х р.р.; сучасний тайм-менеджмент.

Незважаючи на те, що найчастіше тайм-менеджмент сприймається як переважно західна технологія, вітчизняна школа наукової організаціїпраці та індивідуального часу має низку власних досягнень, які мають аналогів у західній науці. Більше того, багато розробок вітчизняних дослідників організації часу були запозичені західними фахівцями.

Зародження та розвиток вітчизняного тайм-менеджменту пов'язане з іменами видатних представників радянської економічної школи А. К. Гастева та П. М. Керженцева, досвід та ідеї яких були особливо важливими для подальшого вивчення та розвитку процесу управління часом.

На думку А. К. Гастєва, на зростання продуктивності праці, перш за все, впливають організаційні фактори, починаючи від морально-психологічного, фізичного станулюдини та закінчуючи рівнем організації виробництва на підприємстві загалом. А. К. Гастєв є ініціатором та творцем Центрального інституту праці (ЦИТ), завданням якого була раціоналізація прийомів та методів праці, а також підготовка кваліфікованих кадрів для планової економіки. Вченим в інституті була розроблена особлива технологія навчання працівників, що включає масову прискорену програмовану систему заходів, що дозволяють якісно розвивати навички у учнів. Розробки А.К. Гастева актуальні для промисловості, де центральне місце займає робітник.

П. М. Керженцев приділяв особливу увагу ефективному використанню робочого часу як основного чинника зростання продуктивності праці. Ідеї ​​П. М. Керженцева призвели до створення громадського руху "Ліга Часу", метою якого було кардинальне раціоналізацію робочого часу. Способи були різні, починаючи від ліквідації перекурів та запізнень і закінчуючи зменшенням часу на збори та засідання. Методи мали радикальний характер і, на думку ідеологів, повинні призвести до зростання продуктивності праці. Але ці методики не враховували інституційну особливість: ментальні перешкоди у стійкому дотриманні деяких звичок (наприклад, виконання фізичних вправ, духовних практик і т.д.).

У початку XXIстоліття тайм-менеджмент набуває все більшої популярності. Вперше в Росії та світі з'являється онлайнове тайм-менеджерське співтовариство, учасники якого не лише вивчають основні методики тайм-менеджменту, а й безпосередньо впроваджують їх у власну управлінську діяльністьта діляться власним досвідом.

Спільнота зародилася на сайті «Організація часу» у січні 2001 року.

Усі учасники тайм-менеджерської спільноти – від керівників найбільших корпорацій до простих менеджерів невеликих фірм – захоплені люди, які не просто ознайомилися з теорією організації часу, а й запроваджують у практику своєї діяльності техніки та технології вітчизняного тайм-менеджменту. А потім діляться своїм досвідом на сторінках сайту www.improvement.ru, де опубліковано найактуальніші статті багатьох активних учасників тайм-менеджерської спільноти.

Усі зібрані на сторінках сайту історії – це реальний досвід застосування інструментів, технік та технологій тайм-менеджменту у найрізноманітніших галузях та сферах діяльності.

Новий витокрозвитку тайм-менеджменту в Росії - відкриття в 2007 році першої в російських вузахкафедри тайм-менеджменту у Московському фінансово-промисловому університеті «Синергія» (до 2010 р. – МФПА). Таким чином, можна говорити про створення та розвиток наукової та науково-педагогічної школи в галузі організації часу. Становлення та розвиток цього етапу пов'язане з ім'ям Гліба Олексійовича Архангельського, засновника та незмінного керівника тайм-менеджерської спільноти, генерального директора компанії «Організація Часу», завідувача кафедри тайм-менеджменту МФПУ «Синергія», автора численних ділових бестселерів. Гліб Архангельський по праву вважається провідним експертом у сфері організації часу. Таким чином, тайм-менеджерське співтовариство та компанія «Організація Часу» на сьогоднішній день – основні генератори сучасних ідей та технологій підвищення особистої ефективності у сфері організації часу в нашій країні.

При цьому, аналізуючи сучасний стан тайм-менеджменту, можна відзначити таке:

1. Найбільш поширені технології класичного тайм-менеджменту засновані на жорсткому плануванні, що робить їх неадекватними бізнес-середовищу, що динамічно змінюється, і вимагає розробки альтернативних технологій, що дозволяють гнучко реагувати на непередбачувані зміни обставин.

2. У сучасному менеджменті та тайм-менеджменті практично не розглядаються питання корпоративного впровадження технологій тайм-менеджменту, їх використання як інструмент управління організацією.

3. У сучасному менеджменті тайм-менеджмент розглядається виключно як технологія, що дозволяє раціональніше використовувати робочий час. Тим часом, зроблені в рамках вітчизняної школитайм-менеджменту спостереження дозволяють ставити питання щодо застосування тайм-менеджменту для розвитку організації, формування корпоративної культури, спрямованої на безперервне підвищення ефективності діяльності

Все вищезгадане зводиться до вирішення головного економічного завдання - зростання продуктивності праці, в тому числі через підвищення ефективності використання робочого часу. У зв'язку з чим дедалі більше зростає роль використовуваних методів вивчення робочого дня, які дозволяють виявити непоправні резерви, визначити необгрунтовані втрати й у результаті сформулювати пропозиції щодо оптимізації діяльності працівників.