Управління часом: структура та оперативне планування діяльності. Види керування часом

Існує безліч доступних нам систем тайм менеджменту. Ефективна система - одна з найважливіших складових успіху в управлінні особистим часом. Більшість людей потребує системи, яка допомагає економити та ефективно використовувати час, і це природно. Адже все пам'ятати неможливо!

Для економії Вашого часу ми наведемо у цій статті резюме основних положень кожної системи (розглядаємо найпопулярніші на даний момент). Ми сподіваємося, що це допоможе вибрати те, що підходити якнайкраще саме Вам, те, що послужить надалі основою для Вашої особистої системи планування.
Отже, системи, які ми вибрали для аналізу:

• Система GTD Девіда Аллена;
• Franklin Time Management, СтівенаКові;
• Time Power БрайанаТрейсі;
• Time Managament from the Inside Out Джулії Моргенстерн.

Давайте спочатку розберемося, чому взагалі слід вибрати собі якусь систему. Як я вже писав раніше, людина фізично не може продуктивно працювати, якщо вона пам'ятає все, що їй потрібно зробити, всі плани, звіти і т.д.

Основна функція системи- Допомагати зберігати важливу інформацію. Хороші навички тайм менеджменту полягають у тому, як Ви зберігаєте та обробляєте важливу інформацію, яка стосується зустрічей, роботи, записів, контактів, нагадувань, планів та цілей.

Тому, гарна система тайм менеджментуповинна включати:

1. Місце для охоплення всієї інформації про роботу;

2. Календар для зустрічей;

3. Місце для нотаток;

4. Місце для контактів;

5. Об'єднання в одне ціле завдання, цілі та мрії;

6. Чіткий опис системи, щоб було зрозуміло, як усе працює.

Існує безліч книг, які намагаються претендувати на звання систем тайм менеджменту, але насправді є лише ідеями чи порадами на тему. У цій статті ми говоримо саме про систему, а не про щоденнику та планувальнику .

Система тайм менеджменту не передбачає те, що Ви користуватиметеся нею в тому вигляді, в якому Ви вперше з нею ознайомилися. Важливо розуміти, що це лише платформа, яка допоможе Вам розробити надалі Вашу власну систему управління часом, яка відповідає Вашим потребам.

Давайте все ж таки перейдемо до аналізу наших систем.

Ця система заснована на книзі
Управління часом методом Франкліна, на відміну методу Девіда Аллена, має підхід, який називається «згори донизу».

Тобто основна увага приділяється великим цілям, а не дрібним завданням. З її допомогою Ви чітко визначаєте для себе цілі та ролі у своєму житті. І саме це Ви використовуєте для планування свого життя, року, тижня чи дня.

Система використовує концепцію компаса, яка допомагає Вам завжди бути впевненим у тому, що Ви слідуєте в правильному напрямку. Все, що Ви робите, робиться для досягнення Вашої основної мети, це допомагає правильно розставити пріоритети і вирішити, який наступний крок зробити.

Ще один аспект цієї системи тайм менеджменту- матриця з чотирма секторами: 1. Важливий та терміновий; 2. Важливий, але не терміновий; 3. Неважливий, але терміновий; 4. Неважливий та нетерміновий.

Кові говорить про те, що більшість людей основну увагу приділяють 1, 3 та 4 секторам. А ця система основне акцент робить на другий сектор.
Кому підходить ця система?

Якщо Ви віддаєте перевагу концентруватись на основних життєвих цілях, то ця система Вам підійде. Також цей метод має перевагу: в її рамках можна використовувати багато інших додаткових інструментів планування, що полегшує Ваше життя.

Цю систему можна назвати тактичним тайм-менеджментом. Тут увага приділяється цілям, тому Ви повинні більш менш чітко сформулювати їх для себе, а також вона дає практичні рекомендації для того, щоб ми розуміли, наскільки ефективно ми використовуємо свій час.

Ця система спрямована на результат. Трейсі впевнений, що коли ми розуміємо кінцевий результат того, що ми робимо, це стимулює нашу роботу. Також велике значення приділяється дисципліні.

Кому ця система підходить?

Ця система хороша для тих, хто шукає практичні поради для того, як подолати прокрастинацію, як уникнути тих занять, які крадуть ваш цінний робочий час і т.д.

Time Managament from the Inside Out Джулії Моргенстерн

Ця система хороша для практичного застосування. Моргенстерн допомагає розібратися з тим, на що ми витрачаємо свій час, якою є наша мотивація для дії чи бездіяльності, а також як ми вміємо керувати своїм часом. Також дана система допомагає упорядкувати те, що Вас оточать.

Даний метод може дати такі корисні навички, як планування, оцінка часу, який потрібний для виконання того чи іншого завдання. Також наводяться формули для полегшення роботи із системою.

Кому цей метод може бути корисним?

Це підходить тим, хто потребує простого, але ефективного підходу до планування часу. Якщо Ви шукаєте систему, яку легко застосувати на практиці, але в той же час, у якої не так багато правил для використання, то це найкращий вибір.

Головне пам'ятати про те, що система має насамперед відповідати Вашим потребам та надалі стати платформою для створення власної системи тайм менеджменту.

Вступ

Теоретичні основи тайм-менеджменту

1 Сутність та принципи тайм-менеджменту

2 Причини використання тайм-менеджменту

3 Сучасні прийоми тайм-менеджменту

Аналіз вітчизняних підходів до системи тайм-менеджменту

1 Впровадження тайм-менеджменту в компанію

2 Тайм-менеджмент у Росії

Оцінка та вдосконалення системи тайм-менеджменту в компанії

1 Загальна характеристика аналізованого підприємства

2 Оцінка системи тайм-менеджменту в компанії

3 Удосконалення системи тайм-менеджменту

Висновок

Вступ

У сучасних умовах тайм-менеджмент є невід'ємною частиною діяльності будь-якої успішної компанії. Під тайм-менеджментом розуміється технологія організації часу та підвищення ефективності його використання.

Управління часом - це чи процес тренування свідомого контролю за кількістю часу, витраченого на конкретні види діяльності, у якому спеціально збільшуються ефективність і продуктивність. Керування часом може допомогти рядом навичок, інструментів та методів, які використовуються при виконанні конкретних завдань, проектів та цілей. Цей набір включає широкий спектр діяльності, а саме: планування, розподіл, постановку цілей, делегування, аналіз тимчасових витрат, моніторинг, організація, складання списків і розстановка пріоритетів. Спочатку управління приписувалося тільки бізнесу або трудової діяльності, але згодом термін розширився, включивши особисту діяльність з такою самою підставою. Система управління часом складає поєднання процесів, інструментів, технік та методів. Зазвичай управління часом є необхідністю у розвитку будь-якого проекту, оскільки визначає час завершення проекту та масштаб.

Метою представленої є розгляд тайм-менеджменту як системи управління часом. Як завдання у роботі виступають такі:

розгляд поняття та функцій тайм-менеджменту;

характеристика сучасних прийомів тайм-менеджменту;

виявлення особливостей впровадження тайм-менеджменту у компаніях;

аналіз застосування успішного впровадження тайм-менеджменту у російських компаніях;

виявлення особливостей застосування тайм-менеджменту у діяльності ВАТ «Мегафон».

Як об'єкт у роботі виступає управління часом. Предметом роботи є особливості застосування тайм-менеджменту у діяльності організації.

Структура роботи включає вступ, три розділи, висновок та список використаної літератури.

У першому розділі представлено сутність та принципи тайм-менеджменту, визначено сучасні прийоми тайм-менеджменту та обґрунтовано необхідність використання тайм-менеджменту в діяльності підприємства.

У другому розділі виявлено особливості застосування тайм-менеджменту в організації, проаналізовано успішні підходи тайм-менеджменту у російських компаніях.

У третьому, заключному розділі, наводиться загальна характеристика аналізованого підприємства, дається оцінка системи тайм-менеджменту ВАТ «Мегафон» та визначаються напрями вдосконалення системи тайм-менеджменту досліджуваного підприємства.

1. Теоретичні засади тайм-менеджменту

.1 Сутність та принципи тайм-менеджменту

«Тайм-менеджмент (Управління часом) – міждисциплінарний розділ науки та практики, присвячений вивченню проблем та методів оптимізації тимчасових витрат у різних сферах професійної діяльності». Тайм-менеджмент – у перекладі з англійської означає «керування часом». Завдання тайм-менеджменту так упорядкувати використання часу (і робочого, і особистого часу) дня та тижня, щоб встигати робити всі найважливіші справи. Тайм-менеджмент – це облік та оперативне планування часу.

Основні засади тайм-менеджменту.

Кропотлива самостійна робота. Якісну, ефективну систему організації свого часу керівник може розробити лише самостійно. Цю важливу роботу не можна доручити консультантові чи секретареві. Вибрати відповідне рішення і перебудувати його під свої потреби зумієте лише сам керівник.

Індивідуальність рішення. В організації особистого часу важливими є не загальні правила, а індивідуальний стиль, який керівник для себе знаходить. Якщо він йому комфортний, це дає максимальну ефективність. Загострити увагу слід швидше на тих методах, які дозволяють орієнтуватися навіть в умовах невизначеності. Тому важливо визначитися з такими параметрами, як темперамент людини, сенсорні переваги, біоритми її організму, робочі цілі тощо.

Необхідність відстеження ефективності. Використовуючи хронометраж, можна виявити моменти непробачної витрати часу та виявити його приховані резерви. При аналізі даних рекомендується використовувати метод порівняння досягнутого з максимально можливим, а чи не досягнутого із запланованим, як і у західних технологіях тайм-менеджмента. Але головний результат використання хронометражу – поява певного вміння постійно самостійно відстежувати свою ефективність. Облік свого часу протягом кількох тижнів виробляє особливу увагу до часу, і керівник починає зовсім по-іншому дивитися на свої дії.

Мислення, спрямоване на ефективність. Першорядну роль грає безпосередня зміна мислення. Людина, яка навчилася визначати неефективні процеси і вдосконалювати їх, яка прагне оптимізації та підвищення результативності - може застосовувати наявні методи, налаштувати їх під свої потреби або розробити свої. А самі технічні прийоми організації часу та особистої роботи та безпосереднє їх втілення в життя – це якраз справа техніки. Одного разу зміна свідомості, що відбулася, починає працювати і приносити свої плоди в будь-якому виді діяльності.

Досяжність та невичерпність резервів ефективності. Основний принцип, поруч із яким незрівнянні жодні технологічні питання. Виходячи з припущення, що резерви ефективності, розвитку та самовдосконалення не тільки реально досяжні, а й потенційно невичерпні, пошук потрібного рішення та розробка необхідного методу – питання суто тактичні та свідомо розв'язувані.

1.2 Причини використання тайм-менеджменту

Хронометраж особистого часу слід проводити за кілька робочих днів, можливо, тижнів, щоб проаналізувати свій робочий стиль і розкрити причини дефіцитів часу, що виникають. Тривожні симптоми близького виникнення тимчасових проблем можна визначити за такими ознаками:

Відсутність пріоритетів під час виконання справ (вирішення другорядних завдань при регулярному перенесенні головних);

Поспіх при виконанні об'ємних завдань (часто спричинений несвоєчасністю початку роботи над ними);

Великий потік всіляких рутинних справ (ризик потонути у дрібницях);

Несвоєчасне вивчення ділового листування (поточної документації);

Робота вечорами та вихідними (у службовий годинник не вистачає часу);

Постійне виконання роботи за своїх колег чи підлеглих (здається, що так буде швидше чи надійніше);

Робота не за своїм профілем (неефективне використання можливостей);

Безперервні перешкоди у роботі (нескінченні телефонні дзвінки та наплив відвідувачів);

Уточнення відомостей, постійне перепитування (важке сприйняття інформації, як наслідок стомлення).

Після проведення хронометражу необхідно проаналізувати всі види діяльності, у яких брала участь людина. Для цього можна використовувати таблиці з розподілу областей роботи щодо тимчасових витрат - реальних та теоретично досяжних, скласти аркуш перешкод.

Подальший аналіз можна з погляду двох позицій: позитивних і негативних, тобто. визначити сильні та слабкі сторони для раціонального використання перших та уникнення других.

"Поглиначі часу". Провівши детальний аналіз основних «поглиначів» часу, можна краще контролювати свій робочий процес і уникнути відволікаючих моментів. Основними причинами, що змушують нас витрачати час даремно, визнано:

Телефонні дзвінки по праву посідають почесне перше місце, зриваючи робочий настрій і не даючи зосередитись на справах. З широким поширенням стільникових телефонів проблема набула глобальних масштабів.

Відвідувачі, які приходять в офіс, відволікають вірніше за телефони, тому що їх неможливо проігнорувати або виконувати паралельно іншу роботу.

Погано організований обмін інформацією між підрозділами.

Проблеми з комп'ютерним обладнанням та офісною технікою.

Зміна черговості робіт, що нав'язується колегами.

Нестача організаційного планування. зростання

Невміння слухати інших.

Незадовільна організаційна структура.

плутанина в пошті. Особливо актуальна для керівників, кореспонденція яких невчасно чи зовсім не проходить через секретарський фільтр визначення важливості листів.

Виправлення помилок, яких можна було б уникнути. Помилки породжують все той же поспіх, неуважність, небажання працювати та ін.

Нерішучість у ділових питаннях.

Погано організовані та скоординовані збори, планерки.

Відволікаючі чинники робочому місці. Гігантський список дрібниць за специфікою особистості кожного.

Надмірна офісна бюрократія.

Марні дискусії про свою роботу та роботу інших. І просто порожні балачки.

1.3 Сучасні прийоми тайм-менеджменту

Постановка цілі. Постановка мети передбачає аналіз та формування індивідуальних цілей. Ціль описує кінцевий результат, дає ясність про те, в якому напрямку рухатися. Постановка цілей – процес тимчасовий, т.к. при зміні певних параметрів відбувається необхідне коригування.

«Щоб досягти успіху, необхідно вибирати правильні цілі, проміжні етапи допоможуть не звернути з правильного шляху. Бажано заздалегідь провести реєстр особистих ресурсів та засобів для досягнення цілей, щоб з'ясувати, які свої сильні сторони треба заохочувати, а над якими слабкими сторонами працюватиме для подальшого розвитку свого потенціалу».

Мета має бути ясною, чіткою та зрозумілою. Конкретне формулювання практичних цілей важливе для подальшого планування. При встановленні довгострокових цілей не можна брати він занадто багато.

) Не тільки правильно робити справи, а й робити правильні справи;

) Не просто вирішувати справи, а й створювати творчі перспективи;

) Не так зберігати кошти, скільки оптимізувати їх використання;

) Не просто виконувати заборгованості, а й досягати результатів;

) Не лише зменшувати витрати, а й підвищувати прибуток.

Класичне планування. Класична методика розробки планів та альтернативних варіантів діяльності. Означає підготовку до реалізації цілей та впорядкування часу. Як показує практичний досвід, хвилини, витрачені на планування, скорочують годинник на безпосередню реалізацію, приводячи, зрештою, до економії часу загалом.

Щоб правильно виконувати свої функції та досягати намічених цілей, керівник повинен чітко представляти свій бюджет часу. Існують кілька основних правил планування:

При складанні плану дня краще залишити 40% робочого дня вільними. Тобто. 60% – запланований час, 20% – непередбачений час, 20% – спонтанний час.

Документувати витрачений час, із зазначенням, як і на що він був втрачений, щоб мати уявлення про його витрати.

Щоб зводити всі завдання докупи, необхідно мати уявлення про майбутні справи, розділити їх за ступенем терміновості.

Створюйте реальні плани лише з тим обсягом завдань, з яким можна впоратися.

Навчитися визначати темп роботи та кількість потрібної інформації для її виконання.

Якщо в роботі регулярно виникають перешкоди у вигляді термінових справ, що спонтанно виникають - передбачити в плані час і на вирішення таких справ.

Спроба виконання великого обсягу робіт і розпорошення сил окремі несуттєві справи призводять до того, що наприкінці дня головні проблеми залишаються невирішеними. Встановити пріоритетність - означає розділити весь потік завдань за ступенем важливості, надати їм першорядне, другорядне і т.д. значення.

"Золоті" пропорції планування часу. Планування часу ґрунтується на певних принципах. Один із найвідоміших сформулював італійський економіст Вільфредо Парето. Він розрахований на раціональне використання часу і говорить: «Якщо всі робочі функції розглядати з погляду критерію їх ефективності, то виявиться, що 80 відсотків кінцевих результатів досягається лише за 20 відсотків витраченого часу, тоді як решта 20 відсотків підсумку поглинають 80 відсотків робочого часу» . Стосовно повсякденної роботи це означає, що не слід братися спочатку за найлегші і цікаві справи, що вимагають мінімальних витрат часу. При плануванні необхідно вирішувати насамперед життєво важливі проблеми, а потім - численні другорядні.

Послідовне застосування принципу Парето допомагає використовувати практично техніку аналізу складності завдань АБВ. Вона заснована на поділі всього обсягу завдань на три групи.

А. Найважливіші завдання – становлять приблизно 15 відсотків від загальної кількості всіх завдань та справ. Власне значення цих завдань (досягнення мети) становить приблизно 65 відсотків.

Б. На важливі завдання припадає в середньому 20 відсотків загальної кількості справ, і значимість цієї категорії завдань становить відповідно також 20 відсотків.

В. Менш важливі та несуттєві завдання становлять, навпаки, 65 відсотків загальної кількості завдань, але мають незначну частку (приблизно 15 відсотків у загальній «вартості»).

Технологію аналізу завдань за принципом АБВ можна здійснити так:

Скласти список усіх майбутніх завдань (день, місяць, квартал, рік) завдань.

Систематизувати завдання за ступенем їх важливості, встановити черговість справ відповідно до їхньої «вартості» діяльності.

Пронумерувати завдання.

а) перші 15 відсотків усіх завдань, що належать до категорії А, не підлягають дорученню;

б) наступні 20 відсотків – завдання категорії Б;

в) решта 65 відсотків - завдання категорії Ст.

Перевірити ще раз тимчасовий план на відповідність виділеного бюджету часу значенню завдань: 65 відсотків запланованого часу - завдання А; 20 відсотків запланованого часу – завдання Б; 15 відсотків запланованого часу – завдання В.

Провести відповідні коригування, орієнтуючи план завдання А.

Оцінити завдання Б та В з погляду можливості їх делегування.

Делегування повноважень. «Загальний сенс делегування – передорування завдань своїм підлеглим чи колегам. Багато управлінців, які вважають себе досвідченими та працездатними, вважають за краще самі виконувати те, що могли б доручити іншим співробітникам, посилаючись при цьому на недосвідченість, неосвіченість, некомпетентність підлеглих. Таке явище свідчить, скоріше, про відсутність досвіду делегування повноважень та невміння навчити персонал необхідним функціям, аніж про високі переваги управлінця.

Основні переваги делегування:

У керівника вивільняється час для найважливіших завдань;

Використання та розвиток професійних знань та навичок працівників;

Стимулювання розкриття здібностей, самостійності та компетенції підлеглих;

Позитивний вплив на мотивацію праці працівників.

Для правильного делегування необхідно дотримуватись таких правил:

Підбирати відповідних працівників;

розподіляти сфери відповідальності;

Координувати виконання доручених завдань;

Стимулювати та консультувати підлеглих;

Контролювати робочий процес та результати;

Давати оцінку своїм співробітникам;

Припиняти спроби зворотного чи подальшого делегування.

Делегувати необхідно рутинну роботу, спеціалізовану діяльність, приватні питання та підготовчу роботу. Передача завдань чи діяльності може здійснюватися тривалий термін чи обмежуватися разовими дорученнями. Керівник у жодному разі не передає своїх управлінських функцій, завдання високого ступеня ризику та відповідальності за керівництво.

Контролює підсумки та коригування цілей. Контроль результатів служить оптимізації трудового процесу, він охоплює три завдання:

Осмислення фізичного стану. Чи дає планування результати, чи сприяє комфорту;

Порівняння запланованого з максимально можливим. Необхідно регулярно аналізувати діяльність, визначати моменти втрати часу, складати аркуші перешкод;

Коригування за встановленими відхиленнями. Необхідно перевіряти ще раз плани і змінювати їх, якщо вони виявляються нездійсненними або не дозволяють досягти поставленої мети до терміну.

Розрізняють контроль результатів праці та контроль конкретних завдань, не можна нехтувати ні тим, ні іншим.

Таким чином, тайм-менеджмент – це облік та оперативне планування часу. Завдання тайм-менеджменту впорядкувати використання часу (і робочого, і особистого часу) дня та тижня, щоб встигати робити всі найважливіші справи. Основні принципи тайм-менеджменту: кропітка самостійна робота, індивідуальність рішення, необхідність відстеження власної ефективності, мислення, спрямоване на ефективність, досяжність та невичерпність резервів ефективності. Тривожні симптоми близького виникнення тимчасових проблем можна визначити за певними ознаками та виявити причини «поглиначів часу».

2. Аналіз вітчизняних та зарубіжних підходів до системи тайм-менеджменту

.1 Впровадження тайм-менеджменту в компанії

Те, що часом необхідно раціонально керувати, є очевидним фактом. З нестачею часу або його повною відсутністю стикаються всі – від менеджерів нижчої ланки до управлінців та власників підприємств.

Донедавна тайм-менеджмент в основному розглядався стосовно окремо взятої людини. Тобто, кожен фахівець за власним бажанням може застосовувати методи тайм-менеджменту щодо свого часу.

Останньою тенденцією стало використання системи тайм-менеджменту на підприємствах (корпоративного тайм-менеджменту). Тайм-менеджмент – це новий напрямок в управлінні підприємством. У більшості російських організацій керівництво не задумається над тим, виконання яких дій протягом робочого дня його підлеглі витрачають час, яким чином вони вибудовують свою роботу в рамках посадових обов'язків.

Цілком природно, що впоратися із завданням впровадження тайм-менеджменту самостійно керівник підприємства або його ключові співробітники не в змозі. Як правило, вони вдаються до допомоги фахівців у галузі тайм-менеджменту. І цілком природно, що попит породжує пропозицію.

Так тривалість курсів та тренінгів з тайм-менеджменту коливається від 2 до 10 днів, а вартість від 5 тис. руб. до 25 тис. руб. Пропоновані програми також різні: це і «Курси тайм-менеджменту для перших осіб», що проводяться у вигляді семінару, і курси для рядових співробітників. Існують технології запровадження тайм-менеджменту на підприємства.

Поєднує всі ці курси одне - всі вони засновані на західних технологіях і не завжди співвіднесені з російською дійсністю. Крім того, все-таки основна маса семінарів і тренінгів з тайм-менеджменту носить індивідуальний характер, тобто мова йде про персональний тайм-менеджмент, ніж про корпоративний тайм-менеджмент.

Що ж хитається компаративного тайм-менеджменту, то, на наш погляд, варто було б виділити три його напрями:

Так, наприклад, застосування системи MS Outlook дозволяє суттєво заощаджувати час у процесі передачі необхідної інформації. Відбувається це за рахунок можливості більш лаконічно та чітко формулювати суть проблеми. Написана інформація сприймається швидше і точніше, ніж та, що повідомляється усно.

Крім того, у процесі спілкування з використанням інформаційних технологій з'являється можливість суттєво заощаджувати час у процесі передачі інформації. Пов'язано це з відсутністю необхідності переміщатися з кабінету до кабінету або з однієї організації до іншої.

Так само досить багато часу економитися на особистому спілкуванні в процесі передачі інформація через інтернет завдяки існуючим шаблонам і символам, що замінюють фрази, що є елементами ввічливого спілкування.

В цілому корпоративний тайм-менеджмент підприємства - це система правил та норм взаємодії співробітників на підприємстві, правил та механізмів обміну інформацією. Багато в чому такий тайм-менеджмент за змістом дублює комунікаційний процес на підприємстві. А відповідно, його складно віднести до абсолютно нового напрямку в галузі управління підприємством.

Застосування прийомів удосконалення комунікацій та оптимізації комунікаційного процесу на підприємстві в рамках тайм-менеджменту дозволить досягти більшого організаційного та економічного ефекту.

Однією з основних проблем даного напряму тайм-менеджменту є порівняно невелика чисельність співробітників, яких можна об'єднати у групу людей, які виконують ідентичні обов'язки, та досить велика кількість таких груп на одному підприємстві. Таким чином, для оптимізації роботи в часі кожної групи фахівців потрібна розробка рекомендацій та прийомів тайм-менеджменту, притаманних тільки для цієї групи фахівців. Як правило, фахівці з тайм-менеджменту або просто не займаються цим, воліючи використовувати колективні семінари та тренінги, засновані на прийомах індивідуального тайм-менеджменту, або послуга формування системи тайм-менеджменту для кожного окремо взятого підрозділу підприємства обходиться досить дорого.

Слід зазначити, що, як правило, не у всіх підрозділах підприємства виникає потреба впровадження системи тайм-менеджменту. Проблема управління часом виникає там, де є альтернатива його використання. У тих підрозділах підприємства, де співробітники виконують одноманітну механічну роботу, скоріше виникає необхідність у дослідженні фізіологічних та психологічних можливостей людини у виконанні заданого алгоритму дій за існуючих умов тяжкості та напруженості праці.

Часто говорити про те, що управлінські процеси на підприємстві не здійснюються і співробітники не зацікавлені у найшвидшому якісному виконанні своїх службових обов'язків невиправдано. Пов'язано це з тим, що кожен співробітник має свої посадові обов'язки, зафіксовані у посадових інструкціях та трудовому договорі. У трудовому договорі так само, як правило, зафіксовано, то кількість годин, які він повинен опрацювати на день і кількість днів, які він повинен пропрацювати на тиждень. Тобто є певний обсяг роботи (обов'язки, зафіксовані у трудовому договорі) та час на його виконання (режим та графік роботи, зафіксовані у трудовому договорі).

Як правило, при розробці програм семінарів та тренінгів з тайм-менеджменту уваги фізіологічним особливостям людини та умовам тяжкості та напруженості праці уваги приділяється мало.

Що стосується індивідуального тайм-менеджменту провідних фахівців, то, по суті, він є індивідуальним тайм-менеджментом керівника та людини. Даний напрямок є найбільш опрацьованим і ефективним з точки зору практичного використання.

У цілому нині корпоративний тайм-менеджмент є досить перспективне напрям у управлінні підприємством, хоча труднощів у його застосуванні практично багато. Визначаючи потребу у впровадженні корпоративного тайм-менеджменту та обсягах його застосування на окремо взятому підприємстві слідує:

у яких підрозділах (чи посадових одиниць) використання тайм-менеджменту доцільно;

якого економічного та організаційного ефекту дозволить досягти впровадження корпоративного тайм менеджменту на підприємстві. Тобто йдеться про співвідношення витрат та отриманих результатів;

яка ймовірність того, що ефект від впровадження системи корпоративного тайм-менеджменту на підприємстві виявиться досить тривалим, щоб дозволити проявитися економічному та організаційному ефекту.

Система корпоративного тайм-менеджменту має бути індивідуально розроблена для кожного підприємства та має поєднувати у собі всі три напрями корпоративного тайм-менеджменту: тайм-менеджмент підприємства, корпоративний тайм-менеджмент окремих підрозділів та індивідуальний тайм-менеджмент провідних фахівців. Причому корпоративний тайм-менеджмент окремих підрозділів у ряді випадків швидше має бути заснований на фізіологічних особливостях людини та умовах тяжкості та напруженості праці, ніж на процесі грамотного розподілу часу.

2.2 Тайм-менеджмент у Росії

Чи сьогодні можна знайти російську компанію, керівництво якої не було б стурбоване питанням підвищення її конкурентоспроможності. Для вирішення цього завдання необхідно зробити колосальну роботу з оптимізації всіх бізнес-процесів: від НДДКР до логістики. Однак справа ця довга і нелегка, а тому в багатьох фірмах в Росії воліють підвищувати ефективність роботи малою кров'ю. Наприклад, за рахунок тайм-менеджменту. Втім, «класичний» тайм-менеджмент вже важко справляється із завданнями, які ставить перед ним сучасний бізнес. «Він перестає бути панацеєю від усіх менеджерських бід. За останні п'ять років нічого принципово нового у цій сфері не сталося, і інтерес до тайм-менеджменту помітно падає, – зазначає виконавчий директор «ЕКОПСІ Консалтинг» Павло Безручко. - Для підвищення своєї ефективності сучасні компанії займаються насамперед оптимізацією бізнес-процесів. На тлі цих заходів тайм-менеджмент залишається корисним, але, швидше, додатковим навичкою: масштаб виграшу часу дрібнуватий».

Звичайною практикою в російських фірмах є ситуація, коли керівник у «добровільно-примусовому» порядку розповсюджує серед своїх підлеглих якусь книжку з тайм-менеджменту, що йому сподобалася, або рекомендує той чи інший «просунутий» органайзер. Виконавчий директор катеринбурзької компанії Банк24.ру Борис Дьяконов захопився ідеєю тайм-менеджменту близько трьох років тому, коли став співвласником невеликого банку. «Багато з прочитаного я реалізував, – розповідає він. - організував у банку лекції на тему управління часом, впровадив стандарти проведення нарад, підвищив культуру спілкування. Спочатку нововведенням чинили опір, адже лекції захоплювали вихідні дні. Банківські співробітники визнали ідею навчити їх економії часу черговим забаганням керівництва». Але згодом завдяки наполегливості перших осіб компанії, які ясно дали зрозуміти, що цінують людей, які вміють економити час, Банк24.ру став однією з перших російських кредитних організацій, які впровадили стандарти управління якістю ISO 9001:2000.

Жорсткість і послідовність під час вирішення поставлених завдань - необхідний елемент застосування будь-якої програми мотивації персоналу. Зазвичай початкове пожвавлення після роздачі хороших книжок сходить на ні приблизно через місяць. «Впровадження в колектив будь-якої ідеї потребує обов'язкового контролю, – підтверджує президент «Клубу бізнес-тренерів» Михайло Молоканов. - А контроль за умовчанням передбачає додаткові витрати. Саме це є основною причиною відсутності у вітчизняних компаніях систематизованого підходу до тайм-менеджменту».

Генеральний директор групи компаній MC-Bauchemie-Russia Олександр Мондрус вирішив за допомогою тайм-менеджменту конкретне завдання - прибрав із робочого процесу низку складових, які були головними «пожирачами» часу. Простий приклад: всі телефонні розмови всередині його організації тепер починаються з питання «чи тобі зручно говорити?» Це дозволяє обом співрозмовникам заощаджувати дорогоцінні хвилини. «З того часу минуло кілька років. Більшість співробітників, які тоді пройшли тренінги, залишилися в компанії, - говорить Олександр Мондрус. - Початківцям ми надаємо матеріали на тему і прищеплюємо основні навички роботи з часом».

«Тим, хто одного разу взяв на озброєння навички тайм-менеджменту, достатньо лише інколи освіжати їх у пам'яті», - вважає Гліб Архангельський, генеральний директор «Організації часу»<#"justify">«Головна ідея тайм-менеджменту полягає в тому, що спочатку треба зрозуміти, що ти хочеш і навіщо це тобі треба, а лише потім думати, як цього досягти, – каже Михайло Молоканов. - Останнім часом найпомітніші новинки у сфері управління часом з'являються якраз у питанні цілепокладання. За моїми спостереженнями, російські компанії часто і з великою готовністю призначають дедлайн і відповідальних, але при цьому недостатньо часу витрачають на доведення до співробітника інформації про те, що саме має бути зроблено і для чого». У результаті робота виконується вчасно, але виявляється нікому не потрібна.

«Раніше при отриманні чергового завдання я мовчки записував його в блокнот, оскільки ставити зайві питання або, кажучи професійною мовою, уточнювати цілі вважав заняттям, яке не робило мені честі, - зізнається один з менеджерів «Вімм-Біль-Данна», який пройшов навчання в корпоративному університет компанії. – Крім того, своє невдоволення тим, що на мене звалюється надто багато завдань із позначкою «терміново», я висловлював лише про себе». Сьогодні цей менеджер не просто домагається від начальника чіткого формулювання завдань, а й уточнює, яке з них є найважливішим у кожний конкретний період, вибудовуючи для себе таким чином систему пріоритетів. Оскільки начальник цього менеджера теж пройшов відповідне навчання, він із розумінням та терпінням ставиться до нових вимог підлеглого.

«Формування єдиного інформаційного поля та управлінського інструментарію – головне досягнення наших навчальних програм, – вважає Наталія Беккер, менеджер проекту «Управління внутрішніми знаннями» відділу роботи з персоналом компанії «Вімм-Білль-Данн». - Очікування учнів насамперед пов'язані з придбанням нових знань та навичок, необхідних їм для ефективного вирішення професійних завдань, а також із систематизацією базових знань та уявлень, отриманих у школі та інституті». При серйозному та вдумливому підході до тайм-менеджменту він змушує замислитися над простими, на перший погляд, питаннями, відповіді на які вражають. Наприклад, за допомогою нескладних арифметичних дій можна підрахувати кількість годин, які вже прожиті людиною і які йому залишається прожити, наприклад, до виходу на пенсію. Або спробувати чіткіше визначити для себе, що у твоїм житті повсякденна рутина, а що речі по-справжньому значущі.

Тайм-менеджмент - дуже універсальна навичка, яка не має, за великим рахунком, культурних кордонів. І в західних, і в російських тренінгових програмах зараз в основному використовуються споконвічно західні технології: постановка цілей за SMART, розстановка пріоритетів за методом Ейзенхауера, принцип Паретто та ін.

Традиційна форма навчання навичкам організації робочого часу – це дводенний тренінг. Слухачами таких програм, як правило, є менеджери середньої та нижчої ланки (бек-офіс, відділ продажу, виробництво тощо). У ході тренінгу його учасники освоюють основні інструменти розміщення пріоритетів та планування, намагаються застосувати їх у різних ситуаціях, відточуючи свої навички в іграх та вправах. Втім, незважаючи на те, що сам по собі ТМ не має національних особливостей, росіянам, які його вивчають, пропонується кілька родинних курсів. «Одна з близьких тайм-менеджменту тем – стрес-менеджмент, – каже Павло Безручко. - Вона вкрай важлива і корисна, оскільки в цілому російське бізнес-середовище набагато мінливіше і стресогенніше, ніж західне».

У той час як тренінги на тему підвищення загальної культури управління вже стали в російських компаніях справою досить звичною, до питань самоорганізації співробітників керівники поки що належать без належної уваги. Багато хто з них – і, можливо, цілком обґрунтовано – вважають, що особиста організованість менеджера є його власною проблемою. ТМ передбачає, що кожен співробітник повинен мати можливість інвестувати час не тільки у роботу, а й у свої особисті цілі: саморозвиток, дозвілля, здоров'я, сім'ю. Тільки тоді ця людина буде задоволена та ефективна. Вирішувати питання такого порядку компанії навряд чи під силу - це цілком і повністю прерогатива самих службовців. «Неможливо керувати лише робочим часом. Якщо компанія впроваджує принципи ТМ серед своїх співробітників, то їй хоч-не-хоч доведеться захоплювати і їх особистий час. Але тоді на думку спадають асоціації із солдатами-строковиками, ув'язненими, сектантами...», - каже Михайло Молоканов.

До того ж на практиці нерідко виявляється, що робочий час одних фахівців не піддається плануванню, а для інших економія, що отримується в результаті ТМ, мінімальна. Наприклад, «Мейнстрім», дочірня фірма «ЕКОПСІ Консалтинг», провела дослідження серед персоналу своїх клієнтів. Результати цього бліц-опитування показали, що співробітникам досліджених компаній вдається реально спланувати трохи більше половини свого часу, а часто - трохи більше 30%. В умовах пріоритетів, що динамічно змінюються, перманентної нестачі інформації та відсутності у менеджерів т.зв. helicopter view (буквально «погляду з вертольота» – погляду на ситуацію з висоти, розуміння її рушійних механізмів та внутрішніх зв'язків, які не видно у повсякденній рутині) традиційні інструменти планування не працюють. Саме з цієї причини досвідчені фахівці з тайм-менеджменту рекомендують резервувати до 40% робочого часу під вирішення непередбачених завдань, а безпосередньо керувати лише 60%, що залишилися. Проте навіть 60% вдається розпланувати далеко не всім співробітникам. Так, якщо говорити про роботу в режимі help-desk, тобто про вирішення допоміжних, наприклад, секретарських завдань, то хоч якось управляти в цьому випадку можна не більше ніж 30-40% часу. Таке співвідношення характерне для багатьох спеціальностей, а також для деяких клієнтоорієнтованих бізнесів загалом – наприклад, брокерського. І справді, як накажете вчиняти піарникові з такою важливою для планування часу рекомендацією, як читання пошти лише у певний час? Складно уявити собі менеджера зі зв'язків із громадськістю, який би її дотримувався, адже таким чином він втратив би інформацію, яка й допомагає йому бути ефективним. Не вчасно зреагувавши на запит про терміновий коментар, він ризикує поплатитися іміджем компанії. А зреагувати – значить відкласти свій розклад та відхилитися від плану. «Важливо не забувати, що людина – не комп'ютер, а створення зі своїми біологічними ритмами, – додає директор з PR та маркетингу холдингу «Росінтер ресторантс» Валерія Силіна. - Хтось ефективний зранку, а у когось працювати з максимальною віддачею виходить лише увечері. Зрозуміло, що такі нюанси не можуть бути враховані у рамках великої компанії».

Директор з корпоративних фінансів компанії "Меридіан капітал менеджмент" Сергій Трофімов сумнівається, що консультант з ТМ зможе підказати досвідченому менеджеру шляхи економії часу хоча б на 5 - 10%. «Головне посилання тайм-менеджменту «час – ресурс, яким можна керувати» дуже точний, – зауважує він. - Проте 80% інформації з ТМ я знайду в Інтернеті та адаптую її під себе. Навіщо мені решта 20%, які складає харизма та настрій консультанта?»

Багато фахівців, що відбулися, переконані, що кожен повинен прийти до необхідності вивчення теорії тайм-менеджменту самостійно. Будь-які спроби насильницького занурення у тему, тим паче у масштабах цілої компанії, віддають тоталітаризмом. Окреме та болюче питання – люди творчих професій, які жорстко протестують проти будь-яких обмежень своєї свободи. При цьому «творці» потребують уміння ефективно використовувати свій час не менше, ніж представники «ремісничого» цеху. «Результатом такої «свободи» часто є недотримання зобов'язань та термінів здачі проектів, що веде до невдоволення з боку решти колективу, – каже Марія Тімірбаєва, співвласник компанії BBPG та головний редактор журналу «Ресторанний бізнес». - Навички планування часу не занапастить натхнення, зате дозволять працівникам більш реалістично оцінювати життєві ситуації». Творчу людину тому і називають творчою, що вона може осмислено підійти до використання наявної корисної інформації та створити на основі книг, публікацій у ЗМІ та – головне – свого життєвого та професійного досвіду власну систему планування, що підходить особисто їй.

«Більшість сьогоднішніх яскравих бізнес-лідерів виробили для себе оптимальний робочий режим без будь-яких тренінгів чи семінарів, – міркує власник компанії «Столичний смак» Ігор Міневич. - Візьміть, наприклад, Андрія Більжо чи Аркадія Новікова – їхню діяльність не можна уніфікувати, а проекти – поставити на потік. Якби Анна Ахматова відвідала курс тайм-менеджменту, ми мали б на один том віршів більше?»

«Кожна компанія є спільнотою людей з різним рівнем інтелекту та життєвим досвідом, ефективність праці яких часто залежить від харизми та таланту керівника, – додає Міневич. - Тільки довкола по-справжньому ефективних фахівців формується бізнес-середовище, з'являються яскраві люди та проекти. А вже як співробітники досягають такої ефективності – це їхня особиста справа».

І справді: варто навіть побіжно перегорнути будь-яку популярну книгу з тайм-менеджменту, як в очі кинеться вкрай «житейський» характер порад, що даються в ній. Щоб застосовувати їх із найбільшою віддачею, співробітнику буде корисніше «дійти» до них самому. Так, скажімо, мало прочитати про зручність використання електронного планувальника, вбудованого у більшість сучасних бізнес-телефонів. Ця інформація очевидна та мало корисна для справи. Однак варто людині один раз самому розібратися з нехитрою програмою, і вона відразу ж на заздрість колегам стане набагато менш «забудькуватою». Проста прагматика та відсутність страху перед чимось новим. І до чого тут тайм-менеджмент?»

Багато популярних сьогодні технологій управління часом були розроблені ще в 1970-і роки в Західній Європі та США. Однак сприймати тайм-менеджмент як на 100% західну технологію було б помилкою. Вітчизняна школа наукової організації праці та особистого часу (НОТ) може похвалитися низкою власних досягнень, які не мають аналогів у західній науці. Один із «батьків» наукового менеджменту Френк Гілбрет, ознайомившись із публікаціями Центрального інституту праці (ЦИТ), заявив: «Російські глибше за нас розбираються в питаннях організації часу».

Імпульс розвитку НОТ у Росії дали розробки двох найяскравіших представників вітчизняної управлінської науки початку минулого століття. Так, директор ЦИТ Олексій Гастєв свого часу першим спростував одне з найпоширеніших заперечень проти наукової організації робочого процесу, згідно з яким вона є несумісною із творчим мисленням. На його думку, стандартизація дій та напрацювання автоматизму сприяють тому, що «нервова енергія звільняється для нових і нових ініціативних стимулів, збільшуючи міць індивіда до безмежності».

Платон Керженцев, керівник руху «Час», ставив основною метою своєї організації скорочення неефективних витрат часу. Сам рух зародився в 1923 з замітки в газеті «Правда», в якій наводилися дані про непробачні витрати виробничого часу на загальних зборах. У ній, зокрема, було описано випадок, коли сумарний час очікування доповідача великою кількістю кваліфікованих працівників авіаційного заводу оцінили присутніми при цьому американськими фахівцями як достатній для будівництва кількох аеропланів.

Друга хвиля популярності тайм-менеджменту в нашій країні розпочалася з виходом на початку 1970-х років книги Данила Граніна «Це дивне життя». У ній він першим із вітчизняних дослідників озвучив ідею хронометражу як основи системи управління особистим часом, а також навів свою теорію «бюджетування» часу – набагато гнучкішого інструменту, ніж традиційне західне планування.

Отже, Остання тенденція стала впровадження системи тайм-менеджменту на підприємствах (корпоративного тайм-менеджменту). Тайм-менеджмент – це новий напрямок в управлінні підприємством.

корпоративний тайм-менеджмент підприємства;

корпоративний тайм-менеджмент окремих підрозділів;

індивідуальний тайм-менеджмент провідних спеціалістів.

Корпоративний тайм-менеджмент підприємства, перш за все, орієнтований на формування ефективної системи взаємодії між підрозділами та посадовими особами підприємства. Він передбачає широке застосування локальних мереж та інформаційних технологій у процесі спілкування.

Таким чином, застосування системи корпоративного тайм-менеджменту на підприємстві виявиться ефективним лише у разі комплексного підходу до процесу управління часом у окремо взятій організації.

3. Оцінка та вдосконалення системи тайм-менеджменту у ВАТ «Мегафон»

.1 Загальна характеристика аналізованого підприємства

тайм менеджмент мегафон

Відкрите акціонерне товариство "Мегафон" створено у 2002 році.

Найменування організації: ВАТ "Мегафон".

Юридична адреса: 115035, м. Москва, Кадашевська наб., 30

Основною метою діяльності ВАТ «Мегафон» є:

надання послуги стільникової (GSM<#"justify">"Мегафон" діє у всіх 83 суб'єктах Російської Федерації<#"justify">До складу посадових осіб входять:

генеральний директор - Таврін Іван Володимирович

директор з внутрішнього аудиту - Жеймо Юрій Антонович

директор зі зв'язків із громадськістю - Лідов Петро Олексійович

директор з управління персоналом - Ліхова Ірина Борисівна

головний бухгалтер - Стрілкіна Любов Миколаївна

Компанія «Мегафон» - один із трьох найбільших стільникових операторів Росії, надає весь спектр послуг мобільного зв'язку на всій території Росії. У червні 2010 року «Мегафон» придбав 100% акцій компанії «Сінтерра», що дозволило зміцнити власну мережну інфраструктуру та посилити позиції на ринках телекомунікації, фіксованого та мобільного широкосмугового доступу в інтернет, а також конвергентних послуг. Число активних абонентів компанії перевищує 62 мільйони. Втім, привабливість бренду «Мегафона» пояснюється не тільки зоною покриття, що не має аналогів у Росії. Виправдовуючи слоган «Майбутнє залежить від тебе», компанія намагається завжди бути на крок попереду – ринку, конкурентів, бажань клієнтів.

«Мегафон» традиційно впроваджував найпередовіші технології. Свого часу компанія стала першим загальноросійським оператором стільникового зв'язку стандарту GSM 900/1800. А сьогодні Мегафон - перша в Росії компанія, що запустила в комерційну експлуатацію мережу нового покоління, 3G у найперспективнішому стандарті зв'язку UMTS, що робить мобільний Інтернет зручним та ефективним інструментом для користувачів. Це дозволило стати лідерами за кількістю користувачів мереж третього покоління, а також за обсягом виручки від послуг, що реалізуються в них.

Розвиток мереж третього покоління буде пріоритетом для компанії в найближчому майбутньому. При цьому "Мегафон" не стоїть на місці, освоюючи нові технології: у 2010 році було успішно протестовано роботу бездротової мережі передачі даних четвертого покоління (4G), що працює за протоколом LTE. У листопаді 2010 року "Мегафон" став першим оператором у Росії, який реалізував у своїй мережі підтримку інноваційної технології HD-Voice, яка забезпечує високу якість передачі голосу та значно збільшує чіткість звуку.

Запас міцності, отриманий «Мегафоном» за роки роботи, та гранично консервативна політика управління фінансами та запозиченнями, дозволили компанії не лише впевнено пережити пік фінансової кризи, а й зміцнити свої позиції на ринку, відповівши на нові виклики.

У 2010 році «Мегафон» став переможцем у категорії «Оператор стільникового зв'язку» за результатами всенародного голосування «Марка №1 у Росії 2010», а генеральний директор «Мегафону» Таврін Іван Володимирович був визнаний найкращим керівником телекомунікаційних компаній Росії у щорічному рейтингу «ТОП- 1000 російських менеджерів».

3.2 Оцінка системи тайм-менеджменту ВАТМегафон

За оцінками аналітиків і самих операторів, ринок стільникового зв'язку - один з найбільш швидко розвиваються в Росії. При цьому конкуренція на ньому, як і належить на розвиненому ринку, дуже висока: основні гравці йдуть, як правило, «ніздрі в ніздрю», і тому не можна давати собі ані найменшої поблажки. Не можна упускати жодної можливості бути хоч у чомусь ефективнішим і кращим за інших. Потрібно знаходити ресурси, якими можна керувати, щоб досягти результату, встигати попереду конкурентів, контролювати час.

Керівництво компанії дійшло розуміння, що потрібно якомога ефективніше використовувати ресурс - час. Цей ресурс слід спрямовувати насамперед на досягнення цілей, що стоять перед компанією. Керівник ВАТ «Мегафон» з компанією «Організація Часу» зробили кілька помітних проектів, провели тренінги та консультації для того, щоб впровадити ідеї ТМ в організації.

«Часом не можна керувати самотужки». Ці методики насамперед, з погляду свого особистого управління часом, розглядав керівник компанії. Щодня перед керівником стоїть безліч завдань. Тому керівник розглядав ТМ саме у застосуванні себе, бо є як особисті справи, і справи компанії, куди потрібен час. І вже потім, коли почалося впровадження цієї системи, зрозуміли, що треба вирішувати завдання разом з усім робочим персоналом.

Тому керівнику дуже важливо контролювати свій час – і при цьому керувати системою часу колег. Організовуючи якісь зустрічі, наради чи конференції, керівник повинен заздалегідь знати, які плани у підлеглих, щоб узгоджувалися спільні справи, щоб процеси не перекривали одне одного. І навпаки, коли працівники планують свій день, вони мають бачити календар керівника та співвідноситися з ним. Це аксіома: якщо ти хочеш управляти своїм часом ефективно, то можеш досягти цього тільки в тому випадку, якщо колеги так само ефективно взаємодіють з тобою.

Компанія «Мегафон» використовує Microsoft Exchange Server та ведення календарів в Outlook. Тепер керівник може бачити, де знаходяться і де будуть перебувати протягом найближчих трьох місяців колеги, і може планувати зустріч із ними. Час - це така категорія, де не можна керувати одному, усі мають діяти спільно.

Контроль доручень. Для того, щоб система тайм-менеджменту працювала в рамках усієї компанії, потрібно було насамперед налаштувати систему управління дорученнями на Outlook в управлінні справами керівника. Сьогодні в компанії є чітка система доручень та контролю. Доручення даються усно, електронною поштою або на папері, і всі потрапляють до єдиного списку, за яким відстежуються терміни виконання. Якщо щось не виконується вчасно, керівник отримує повідомлення, і на їх основі Секретаріат запитує додаткову інформацію, чому стався збій. Далі виконавець звітує перед керівництвом і приймається рішення: або перенести термін, або зробити щось ще. Головне в тому, що жодне доручення не втрачається, не забувається – тому що воно знаходиться під контролем, що дуже важливо.

Наступний крок після налагодження системи контролю доручень - запровадження єдиних стандартів тайм-менедмжента у компанії. Календарі та завдання, що зберігаються на сервері Exchange, синхронізувалися з мобільними терміналами. Наприклад, керівнику слід призначити зустріч. Він бере свій комунікатор, дивиться числа, знаходить «вікно» – і називає час. Ця інформація відразу надійде на Exchange-сервер. Якщо якась зустріч призначається не керівником, то секретар планує її, обираючи вільний час, а керівник бачить це оновлення у своєму календарі і вже знає, коли і з ким зустрінеться. Відповідно, можна дати доручення своїм підлеглим підготувати матеріали до цієї зустрічі. Таким чином, час не витрачається марно. Все чітко, все розписано, час кожної людини максимально ефективно використовується. І найголовніше – вся інформація зберігається на сервері. Якщо раніше пошта накопичувалася в особистих ноутбуках і могла бути випадково видалена, то тепер все лежить в одному місці, на Exchange-сервері. Це означає, що електронний лист не загубиться – він став повноцінним документом.

Дану модель управління можна проілюструвати:

Керівник розподіляє завдання щодо підлеглих, розставляючи пріоритети та поділяючи їх за проектами. Отже, немає необхідності пам'ятати все; Модифікації виконуються просто і в кожний момент є актуальна версія того, що відбувається.

Малюнок 1 - Модель журналу змін стану задач

За потреби керівник наочно бачить як хід робіт із проекту, і завантаженість конкретного співробітника. Як результат - суттєво економиться час усіх сторін, але особливо - керівника, а ефективність робіт у своїй підвищується.

Малюнок 2 - Модель журналу змін задач

Якось введена інформація може використовуватися багаторазово. Наприклад, в одній формі - для визначення ходу робіт за проектом, в іншій - для аналізу завантаження співробітників, у третій - для підготовки звітності щодо проекту.

Малюнок 3 - Модель журналу зміни задач

В результаті скорочується час на непродуктивну працю, і більше ресурсів залишається для самого проекту.

Введення найпростіших регламентів на введення та подання інформації по проекту, а також історія, що автоматично накопичується, по ходу робіт дозволяють легко перемикати співробітників між завданнями, зменшувати або збільшувати кількість виконавців.

"Мегафон" використовуючи таку систему управління, найбільш ефективно розподіляє робочий час керівників та співробітників компанії.

3.3 Удосконалення системи тайм-менеджменту ВАТМегафон

У компанії «Мегафон» виникають несподівані питання та проблеми, які збивають графік, порушуючи виконання важливої ​​роботи, змушують втрачати концентрацію, відволікаючись на них. До кожного з них автором пропонується кілька варіантів рішень. При цьому не просто авральне реагування, а запобіжні процедури, які потрібно заздалегідь провести, щоб потім успішно впоратися з несподіванками.

Телефонні дзвінки. Потрібно виробити швидку категоризацію цих дзвінків. Щоб одразу, з перших секунд знати, який сценарій застосувати до «вхідного». Далі пропонуємо низку категорій вхідних дзвінків та сценаріїв реагування.

Особисті Дзвінки

Попросити говорити коротше

Просити передзвонити в інший час

Виділити час для особистих дзвінків та попередити всіх близьких людей, щоб вони дзвонили у надані вікна.

Встановити автовідповідач

Професійні дзвінки

а. Дзвінки від Керівництва

Фраза: «Вибачте, я зараз розмовляю з клієнтом»

Фраза: «Я говорю міжгородом»

Ідея: автовідповідач бере з графіка періоди зайнятості та повідомляє це голосом або текстом (SMS, e-mail, ICQ)! Технічно реалізовано.

У відповідь на дзвінок надсилається SMS, коли ви зможете передзвонити. Щоб цей хід був економічним, слід попередньо налаштувати шаблони SMS-відповідей. Дзвінки від Колег

Відкласти дзвінок

Швидко зрозуміти суть теми та перенести розмову на інший час

Виділяти зони для спілкування (коли краще вам дзвонити)

Пропоновані варіанти, два вікна вранці та ввечері

Вимагати структуровано викласти суть. Дзвінки від Клієнтів

Висловити прохання передзвонити: «викликають до начальства на килим…»

Структуровано вислухати, швидко відповідати

«Я зрозумів завдання, передзвоню в такий час…»

Прийняти дзвінок, зафіксувавши на бланку вхідних та передати уповноваженій особі

Раптом приходить людина. Це найпоширеніша проблема у відкритих офісах. Коли постійно всі хто не зайнятий і кому нудно відволікають своїх сусідів, або людей, що сидять поруч. Також знижують ефективність роботи відвідувачі, які нагрянули несподівано. До цих «викрадачів часу», можна застосувати такі гілки рішень.

Раптом приходить людина (відвідувач)

Сигналізатори зайнятості: прапорці, таблички, кепки та ін.

Зробити червону кнопку, при натисканні на неї за хвилину телефонує телефон і вам терміново потрібно вийти!

Створити гостьову кімнату, де розташована міні бібліотека, відеотека, щоб той, хто прийшов, чекав з користю

На вході заповнюється перелік питань. Якась анкета клієнта, в якій він позначає, з чим прийшов. Формалізація питань прискорює спілкування

Переорієнтація його активності у ваше русло, на ваші цілі

Перенаправити на іншу людину: «черговий менеджер», «черговий по простору»

На візитівці вказувати час роботи офісу: з... по… Тим самим обмеживши відвідувачів у незручний вам час.

Графік прийому (телефон багатоканальний, щоб легко додзвонитися):

Поєднувати зустрічі з обідом. Ділові обіди, «подорож на обід»

Організувати місце для відкритих зустрічей у компанії (переговорні)

Внутрішньофірмові проблеми. У цьому розділі вміщено переривачі завдань по горизонталі та вертикалі. Тобто, мова піде про начальників, підлеглі, та колег. У компанії «Мегафон» за традицією склалися позапланові наради та сесії «стратегічних летучок» та питань на 15 хвилин, які затягуються на годинник. При регулярному рваному графіку продуктивність роботи знижується і виконати заплановане практично нереально.

Керівнику призначили "раптову нараду".

Брати участь у нараді по телефону

Проводити нараду стоячи. Наприклад, у компанії Білайн є кімната для нарад, де немає стільців. За цієї організації всі питання вирішуються оперативно. Не виникає бажання водити вилами по воді, оскільки всі хочуть швидше піти, у комфортніші умови.

Розробити список нарад, які летучками не наважуються. У результаті: реєстр нарад, навпроти кожного з яких перелік вирішуваних питань.

Сегментувати час наради, що проводиться. Ставити маркери часу, ритмоводії, як таймера на 10-15 хвилин. Кожен період часу звіряти з повісткою для прискорення просування до мети.

Домовитися про формат нарад, що проводяться. Наприклад, у компанії «PPE Group» на стінах висять постери: «10 правил нарад». Це допомагає радникам дотримуватися встановлених регламентів, стимулюю якісне та швидке вирішення питань.

У корпоративному посібнику прописати, що повістка на нараду надсилається не пізніше 24 годин до початку наради. За визначенням, «раптові наради» зникають і ви маєте добу, щоб підготуватися до них.

Ввести правило захисту від нарад. Описати, коли ви маєте право «відхилити запрошення на нараду»

Вести протокол та проводити нараду з протоколу. При цьому має бути ведучий, який стежить за регламентом питань, що порушуються.

Проводити нараду перед обідом: у разі кожен учасник прагнути говорити по конструктиву, оскільки затримка обертається йому запізненням обіду та її вкороченням.

Позапланове розпорядження начальства (перешкоди з боку керівництва)

Організувати Референта, який розподіляє доручення від керівника підлеглим до певних вікон

Дати керівнику зворотний зв'язок у вигляді тренінгу, до чого призводять позапланові «смикання» персоналу

Отримувати у керівника «інтервал відповідальності». Проміжок часу, протягом якого керівник не втручається у роботу працівника. Наприклад, уранці співробітнику поставили список завдань – увечері перевірили якість виконання. У разі інтервал відповідальності дорівнює робочому дню, 8 годин. Якщо у понеділок поставили завдання – і перевіряємо у п'ятницю – то інтервал відповідальності – тиждень.

Збій техніки. У компанії "Мегафон" складна система, тому висока ймовірність, що вона вийде з ладу. У зв'язку з тим, що сучасний темп життя не дозволяє відмовитись від техніки, потрібно бути готовими до збоїв. Вирішення цих дрібних і великих технічних неприємностей описані у цій частині.

Збої техніки

Скласти графік контролю техніки (регулярний техогляд).

Інструкції з виправлення проблем

Завжди в офісі має бути запасний картридж до принтера

Продумувати дублюючі функції (сканер, копір, цифровий фотоапарат).

Провести навчальні тривоги, відпрацювання екстрених ситуацій

Створювати когнітивні карти. Опис інфраструктури у радіусі офісу. Десь що можна купити надрукувати і т.д.

Налагодити позитивну комунікацію із сусідами, допомогою яких можна скористатися у разі авралу

«Не доходить пошта»

Мати резерв у вигляді безкоштовних серверів. Рекомендується mail.ru, yandex.ru

Налаштувати поштовий клієнт на швидкий доступ до нещодавно надісланих e-mail

Особисті проблеми. У цьому розділі зібрані персональні причини несподіваних зривів робочого графіка. Сюди відносяться як пробки, так і проблеми з тонусом організму, навала родичів та природні катаклізми. На сьогодні це найслабше розроблений сегмент запобігання втратам часу. Тому ми готові прийняти та розглянути кожне з ваших нових, не описаних нижче рішень. Знахідки можна надсилати на адресу [email protected]з позначкою в Темі листа: «Злодії часу»

Хороше рішення – паралельна діяльність

Зробити серію коротких дзвінків

Використовуючи фрі-хендс провести ряд довгих дзвінків

Прослухати аудіокурси: бізнес, іноземні мови тощо.

Прослухати аудіокниги

Потрібно знати транспортний трафік. Коли буваю пробки, варіанти об'їзду. Планувати поїздки в «безпробний час»

Навчитися використовувати веб-камери. Проводити віртуально зустрічі замість поїздок на порядок дешевше

Щоб уникнути пробки вранці (до роботи) - можна вставати раніше до початку пробок

Використовувати «змішаний» спосіб пересування містом

Якщо потрібно щось привезти/відвезти і не обов'язково вимагає особистої присутності, можна скористатися кур'єрською службою

Раптові особисті проблеми із самим собою (захворів, нездужання)

Тримати одного співробітника у курсі проекту. Будувати роботу в парах (кластерна модель)

Передбачити можливість «віртуальної роботи, домашній офіс

Регулярно приймати вітаміни, повноцінно висипатись, займатися фізичною активністю.

Нашестя Родичів та/або друзів

Обговорити з близькими людьми ситуації, коли варто дзвонити, а коли краще зачекати

Позначити явно що терміново, що важливо

Мати домовленість із готелем: куди їх переселити

Часткова участь у спілкуванні з ними, переадресація до інших щодо вирішення проблем. Участь іншими ресурсами, а не часом

Отже, з метою проведення детального аналізу системи управління ВАТ «Мегафон» автором у роботі було виявлено переваги та недоліки тайм-менеджменту, проаналізовано функції керівника компанії. Аналіз структури управління показав, що він відповідає сучасним вимогам, тобто. чітко розподілено обов'язки та відповідальності працівників, позначено схему групування окремих підрозділів та принципи керівництва ними.

Крім того, у роботі для аналізу середовища було розглянуто метод Outbook в управлінні часом.

Висновок

Тайм-менеджмент – це облік та оперативне планування часу. Завдання тайм-менеджменту впорядкувати використання часу (і робочого, і особистого часу) дня та тижня, щоб встигати робити всі найважливіші справи. Основні принципи тайм-менеджменту: кропітка самостійна робота, індивідуальність рішення, необхідність відстеження власної ефективності, мислення, спрямоване на ефективність, досяжність та невичерпність резервів ефективності. Тривожні симптоми близького виникнення тимчасових проблем можна визначити за певними ознаками та виявити причини «поглиначів часу».

Сучасні прийоми тайм-менеджменту: постановка мети, класичне планування, «золоті» пропорції планування часу (принцип Парето), делегування повноважень, контроль підсумків та коригування цілей. Вивчивши причини проблем з часом та використовуючи основні прийоми тайм-менеджменту, керівник зможе досягти якісних та швидких результатів.

Останньою тенденцією стало використання системи тайм-менеджменту на підприємствах (корпоративного тайм-менеджменту). Тайм-менеджмент – це новий напрямок в управлінні підприємством.

У корпоративному тайм-менеджменті виділяють три напрямки:

корпоративний тайм-менеджмент підприємства;

корпоративний тайм-менеджмент окремих підрозділів;

індивідуальний тайм-менеджмент провідних спеціалістів.

Корпоративний тайм-менеджмент підприємства, перш за все, орієнтований на формування ефективної системи взаємодії між підрозділами та посадовими особами підприємства. Він передбачає широке застосування локальних мереж та інформаційних технологій у процесі спілкування.

Таким чином, застосування системи корпоративного тайм-менеджменту на підприємстві виявиться ефективним лише у разі комплексного підходу до процесу управління часом у окремо взятій організації.

Тайм-менеджмент Російської Федерації поки що далекий від заданих глобалізацією параметрів всіх рівнях: від окремої фірми до суспільства загалом. Нині провідними менеджерами активно дискутуються можливості розвитку тайм-менеджменту у Росії за принципом однієї із західних «моделей». Однак без урахування нашого національного менталітету, історично сформованих відмінностей у теорії та практиці управління, жодного методу використання часу раціонально не можна докласти до російських умов.

З метою проведення детального аналізу системи управління ВАТ «Мегафон» автором у роботі було виявлено переваги та недоліки тайм-менеджменту, проаналізовано функції керівника компанії. Аналіз структури управління показав, що він відповідає сучасним вимогам, тобто. чітко розподілено обов'язки та відповідальності працівників, позначено схему групування окремих підрозділів та принципи керівництва ними.

Оцінку організації менеджменту на досліджуваному підприємстві було проведено на основі використання компанією методів тайм-менеджменту.

Крім того, у роботі для аналізу середовища було розглянуто метод Outbook в управлінні часом.

* Дана робота не є науковою працею, не є випускною кваліфікаційною роботою і є результатом обробки, структурування та форматування зібраної інформації, призначеної для використання в якості джерела матеріалу при самостійній підготовці навчальних робіт.

Вступ..3

1 Тайм-менеджмент як система управління часом..5

1.1 Елементи тайм-менеджменту ..... 5

1.2 Причини дефіциту часу….6

2 Основні методи тайм-менеджменту ....11

2.1 Аналіз використання тимчасового ресурсу та планування часу..11

2.2 Заходи, які у раціоналізації використання часу...15

Висновок…….21

Список використаних джерел..22

Вступ

Усім відома істина – «Час – гроші», схоже, почне змінювати своє значення. За словами одного з найкращих аналітиків і практиків брендингу Марка Гобе, «час стає дорожчим за гроші». І з ним важко не погодиться.

Багато відомих фахівців, зокрема, московські, підтверджують цю істину, кажучи при цьому, що час - це такий специфічний ресурс, який в організації стоїть на одному місці з основними фондами, робочою силою, сировиною, але має особливу специфічну властивість: воно незворотне . Тобто якщо обладнання можна купити, сировина та матеріали теж не є рідкісним товаром, який необхідно довго розшукувати, то втрачений час неможливо повернути, неможливо повернути втрачені у цей час можливості, неможливо вирішувати справи, якщо умови, в яких вони вирішуються, змінилися. При цьому специфічність часу полягає ще й у тому, що кожна людина наділена нею рівною мірою, а саме, 1440 хвилин або 86400 секунд на день - не більше і не менше.

Робочий час більшості сучасних керівників ущільнений до краю, робочий день не нормований, і все ж таки часто не вдається завершити всі намічені справи до заданого терміну. При цьому наростає таке відчуття безпорадності перед лавиною проблем, що терміново вимагають твого втручання і почуття того, що брак часу як брак повітря веде до того, що проблеми просто задавлять людину. Все це веде до стресового стану, що ще більше погіршує становище.

Така ситуація в сучасному суспільстві має масовий характер і не лише серед керівників. Напевно кожна людина може згадати чимало випадків, коли в один день він повинен був вирішити масу проблем, побувати в безлічі місць, при цьому вона ніяк не могла вирішити, в якій черговості найкраще все це зробити і усвідомлення того, що неможливо відразу і швидко вирішити. проблему розподілу часу, що через це можна не встигнути чи пропустити щось важливе, дуже сильно пригнічує, змушує нервувати, псує настрій, що зрештою негативно позначається на самопочутті, працездатності та зменшує ймовірність того, що все задумане на день буде реалізовано

У такій ситуації єдиним рішенням може стати застосування спеціальних прийомів і методів, що мають загальну назву тайм-менеджмент. Саме слово «тайм-менеджмент» перекладається з англійської як «керування часом», проте слід зауважити, що часом керувати неможливо. Дійсно, кожна людина має певну кількість часу, і у всіх людей вона однакова. Неможливо якось вплинути на його кількість або швидкість течії. «Управління часом» - це просто гучна назва того, що по суті є управління самим собою, організацією, людьми з метою прискорення вирішення проблем, здійснення заходів, виконання робіт, дій. Це управління з найбільш раціонального використання часу.

Ця проблема має велике практичне значення, як керівників, так будь-якої людини.

1 Тайм-менеджмент як система управління часом

1.1 Елементи тайм-менеджменту

Тайм-менеджмент як система управління часом включає ряд елементів, які, будучи використаними в сукупності дають значне скорочення часу, необхідного для здійснення різних виробничих процесів. До цих елементів належать: аналіз використання робочого часу, постановка цілей, які хоче досягти керівник у ході використання тайм-менеджменту, планування робочого часу, вироблення різних методів боротьби з причинами нераціонального використання тимчасового ресурсу. Однак незважаючи на таку досить струнку систему тайм-менеджменту не слід сприймати його як аксіому, тому що кожна людина є єдиною, хто може вирішити для неї проблему раціонального використання часу якнайкраще і тому найефективнішим є особистий тайм-менеджмент, який у кожному окремому випадку індивідуальний. Однак у випадку можна застосовувати зазначені вище елементи тайм-менеджменту.

Аналіз - це такий процес, який дозволяє виявити нераціональне використання робочого часу, його причини, а також вичленувати з усіх причин основні, які мають найбільш несприятливий вплив на використання часу.

Постановка цілей - необхідний етап у тайм-менеджменті, в ході якого необхідно відповісти на питання, навіщо тайм-менеджмент взагалі необхідний конкретної людини чи конкретному підприємстві. Постановка цілей допомагає надалі орієнтуватися у тому, які методи управління часом слід застосовувати, які застосовувати не слід.

Планування - це процес, під час якого здійснюється складання переліку завдань, які потрібно виконати за певний проміжок часу. Планування робочого дня має деякі свої специфічні особливості.

Вироблення методів боротьби з причинами втрат часу передбачає, що в ході попереднього аналізу ці причини були виявлені та необхідно ліквідувати їх. Для типових причин існують різні типові способи боротьби з ними, проте слід пам'ятати, що кожен конкретний випадок індивідуальний і потрібні індивідуальні підходи до кожної причини в кожному випадку.

Тайм-менеджмент є цілісну структуру і застосовувати його слід, не виключаючи ніяких його елементів. Застосування тайм-менеджменту передбачає, що людина творчо підходитиме його використання.

1.2 Причини дефіциту часу

Можна виділити велику кількість різних факторів, що призводять до втрат часу. Частина з цих факторів є наслідком неписьменних дій керівника, частина відбуваються незалежно від нього, а частина пов'язана безпосередньо з особистістю керівника, проте на більшість із них керівник має можливість вплинути або хоча б знизити втрати часу, що відбуваються через вплив цих факторів. Розглянемо ці групи чинників.

До першої групи віднесемо ті чинники, які є наслідком безграмотних дій керівника. До них відносяться безплановість роботи, погано налагоджений в організації обмін інформацією, відсутність чіткого розподілу робіт за ступенем їх важливості, виконання завдань, які можуть бути виконані підлеглими, слабка мотивація праці. Керівник може виявити ці фактори та спробувати їх усунути якимось чином.

Розглянемо ці фактори:

1) Безплановість роботи. Є результатом життя як самого керівника, а й загального стилю життя цієї організації. Безплановість роботи веде до постійних перерв для різноманітних «уточнень», роз'яснень, необхідні подальшої роботи різних відділів, підрозділів і окремих працівників. При цьому відволікаються не лише ті, хто звертається за інформацією, а й ті, до кого звертаються за інформацією.

Погано налагоджений організації обмін інформацією. Передаючи інформацію, будь-яка людина завжди впевнена, що її одержувач повністю усвідомлює та розуміє її зміст, проте це не завжди так. Кожен має свої межі сприйняття, які можуть спотворювати отриману інформацію. Далеко не всі сучасні керівники вирішили це завдання для себе та своїх співробітників та запровадили на своїх фірмах уніфіковану систему прийому та передачі інформації. У багатьох організаціях обмін інформацією між підрозділами відбувається як зіпсованого телефону, часто у процесі неформального спілкування. Також прикладом відсутності стандартів передачі може бути відсутність єдиного стандарту пояснення клієнту за телефоном розташування організації - «кожен пояснює, як може».

Відсутність чіткого розподілу робіт за ступенем їхньої важливості. Це часто призводить до того, що керівник спершу робить справи, які насправді не мають великого значення. При цьому на них витрачається значний час, необхідний для вирішення справді важливих проблем.

Виконання завдань, які можуть бути виконані підлеглими. Найчастіше керівник виконує подібні завдання у разі, якщо він не довіряє підлеглим, вважаючи, що вони зможуть виконати це завдання так само якісно, ​​як і він сам, тобто йдеться про відсутність впевненості в належній кваліфікації співробітників організації. Як приклад можна навести прийом клієнтів саме менеджером, а чи не наділення будь-якого співробітника повноваженнями роботи з клієнтами, особистий розбір пошти, а чи не доручення секретареві сортування вхідної кореспонденції.

2) Слабка мотивація праці. Слабка мотивація праці призводить до низької продуктивності праці, переважно це стосується керівника організації, яке підлеглих, проте на підприємстві ця проблеми може мати місце і низька продуктивність праці вестиме дефіцит часу.

До другої групи віднесемо фактори, які не залежать від керівника. Це робота з кореспонденцією, великий потік рутинних справ, часто термінових, робота над якими займає багато часу, а також злодії часу. Керівник не може позбутися цих факторів і може лише спробувати максимально зменшити їхній вплив на втрати часу.

Розглянемо ці фактори:

1) Робота з кореспонденцією. Дослідження свідчать, що 20 – 30% свого часу керівник витрачає на розбір кореспонденції, переглядаючи на день до 100 документів, з яких лише 30 по-справжньому потрібні. Підраховано, що в діловому листуванні обсяг непотрібних відомостей сягає 15-20%, а по всіх каналах із внутрішніх джерел відомостей надходить на 30%, а із зовнішніх - на 40%.

Великий потік рутинних справ, часто термінових, робота над якими займає багато часу. Прикладами можуть бути такі справи, як оформлення приміщень, у яких проводиться ремонт, вибір меблів, необхідність особисто перевіряти різні параметри діяльності організації, найчастіше це з некомпетентністю підлеглих чи небажання їх брати він відповідальність, коли вони звертаються до керівника з «проханнями допомогти ».

2) «Злодії часу». «Злодії часу» - це непередбачені справи, більшість із яких вимагають термінового рішення і не можуть бути доручені підлеглим. Все це забирає багато часу та відволікає від справді важливих справ. Існує багато різних видів «злодіїв часу»:

Телефонні дзвінки;

Люди, що заглядають до нас;

Проблеми із комп'ютерним обладнанням;

Зміна черговості робіт, що нав'язується колегами;

Нестача організаційного планування;

Невміння слухати інших;

Незадовільна організаційна структура;

Виправлення помилок, яких можна було б уникнути;

Нерішучість у ділових питаннях;

Погано організовані та скоординовані збори;

Відволікаючі чинники робочому місці;

Надмірна офісна бюрократія;

Марні дискусії про свою роботу та роботу інших.

До третьої групи віднесемо чинники, які залежать від особистості керівника. Це постійний поспіх, постійні доопрацювання будинку, метушливість. Щоб знизити вплив цих факторів на робочий час керівник повинен постаратися змінитися, інакше ці фактори не дозволять раціонально використовувати йому свій робочий час. На мій погляд, це найсерйозніша група факторів, тому що щоб ефективно керувати своєю думкою, необхідно спочатку змінитись самому, а потім уже намагатися змінити навколишню дійсність, а змінити самого себе – це дуже важко, особливо людині, яка вже бачить себе незалежною, грамотною. і зрілим у всіх відносинах.

Розглянемо ці фактори:

1) Постійний поспіх. У стані постійного поспіху керівник не встигає зосереджуватись на тій задачі, яку він виконує в даний момент. Він йде тим шляхом, який першим прийшов на думку, замість того, щоб подумати про інші, можливо більш раціональні способи вирішення цього завдання.

2) Постійні доопрацювання будинку. Постійні доопрацювання будинку породжують замкнене коло, коли людина не встигає в робочий час виконати свої справи та вирішити всі проблеми, в результаті він змушений вирішувати їхні будинки за рахунок свого вільного часу, відпочинку та особистого життя. Людина не може повноцінно жити, відпочивати і в результаті у неї знижується працездатність, що призводить до недоробок і знову до необхідності доопрацьовувати вдома. Це замкнене коло є наслідком неправильно організованого робочого часу, і зруйнувати його дуже важко.

Метушність. Метушність є результатом поганої організації робочого дня, вона також залежить від імпульсивності та особливостей людини. Мітливій людині важко вибрати, а яку справу взяти, вона часто «кидається» між двома справами, однаково терміновими і однаково тривалими у вирішенні, вона ніяк не може вибрати, за яку з них взятися, і через це відбувається марнування часу.

2 Основні методи тайм-менеджменту

2.1 Аналіз використання тимчасового ресурсу та планування часу

Для вирішення проблем, пов'язаних з раціональним використанням робочого часу, існує безліч методик, що мають загальну назву «тайм-менеджмент». Однак не можна сказати, що тайм-менеджмент - це така сувора сукупність правил, дотримуючись яких людина зможе максимально раціоналізувати свій робочий день та робочий час своїх підлеглих. Тайм-менеджмент - це сукупність загальних методів та рекомендацій, і для кожної людини та організацій слід підбирати їх окремо, індивідуально.

Одним із родоначальників тайм-менеджменту вважається засновник школи наукового управління Фредерік Тейлор, який здійснив хронометраж трудової діяльності робітника. Також можна згадати знаменитого Генрі Форда, який ввів на своїх підприємствах конвеєр і тим самим скоротив час збирання автомобілів та витрати часу робітників, зробивши їхню діяльність більш спеціалізованою.

В даний час в Росії одним з відомих фахівців у галузі тайм-менеджменту є Гліб Архангельський, який займається науковими розробками цієї проблеми.

Розглянемо методики класичного тайм-менеджменту. Першим кроком будь-якого керівника, який серйозно зайнявся цією проблемою, має стати аналіз використання часового ресурсу. Аналіз використання часу допоможе виявити тимчасові втрати, показати сильні та слабкі сторони робочого стилю, що практикується. Такий аналіз просто необхідний, якщо не відомо, на що взагалі витрачається час, не відомо скільки часу вимагає виконання тих чи інших справ, не відомо, які фактори стимулюють або обмежують працездатність.

Щоб аналізувати проблему, потрібний достовірний облік часу. Найефективніший спосіб обліку часу – це ведення записів. Для використання з цією метою комп'ютера можна використовувати такі програми як Visual TimeAnalyzer. З її допомогою можна заощадити час та отримати графічне зображення своєї роботи. Також час можна враховувати в таблицях, в яких повинні бути вказані наступні параметри:

Вид діяльності - визначення виду діяльності;

час початку та закінчення відповідного виду діяльності;

Тривалість відповідного виду діяльності - визначення необхідного для цього виду діяльності часу.

Найбільш сприятливим є ведення обліку часу у процесі роботи, оскільки з обліку часу «потім» можна забути деякі важливі деталі.

У процесі аналізу виявляються сильні та слабкі сторони використання часового ресурсу. Для цього необхідно відповісти на деякі запитання, такі як:

Чи була робота необхідна? (якщо більше 10 % робочого часу було витрачено не так на необхідну роботу, це свідчить про проблеми з визначенням пріоритетів);

Чи були виправдані витрати часу? (якщо більше 10% робочого часу становили справи, витрати часу на які не виправдані, потрібно проаналізувати причини, за якими витрата часу була занадто великою і постаратися враховувати їх у майбутній роботі);

було доцільно виконання роботи? (якщо більше 10% робочого часу пішло на завдання, виконання яких було недоцільним, отже потрібно приділити увагу плануванню, організації)

був свідомо визначений часовий інтервал для виконання роботи? (якщо більше 10% робочого часу було витрачено на завдання, часовий інтервал виконання яких визначався спонтанно, отже, існують проблеми із плануванням робочого часу).

В результаті аналізу виявляються «злодії часу», різні помилки використання робочого часу, необхідно визначити їх причини, виробити методи боротьби з ними, що найбільш підходять для конкретного працівника.

Основним методом, що допомагає ефективно використовувати робочий час, є планування часу. Планування є структурування часу для найбільш господарського його використання при досягненні будь-яких цілей і завдань, що стоять перед керівником або організацією. Планування може бути довгостроковим, середньостроковим та короткостроковим.

Головна перевага, яка досягається шляхом планування роботи, полягає в тому, що планування приносить виграш у часі. Досвід показує, що збільшення витрат часу на планування призводить, зрештою, до економії часу в цілому.

Очевидно, витрати часу на планування не можуть нескінченно збільшуватися, існує оптимум, після якого подальше збільшення часу планування стає неефективним. Не слід витрачати планування понад 1% загального планового часу.

Планування завжди здійснюється з цілей. Основою для будь-якого планування є довгострокова ціль або довгострокові цілі. На основі довгострокових цілей встановлюються цілі середньострокові та короткострокові. Це відбувається так: виходячи і цілі життя або місії організації, виділяються ряд підцілей, досягнення яких має сприяти досягненню основної мети життя. Це мети довгострокового характеру. У кожній з цих цілей виділяється ряд підцілей, бажано за тимчасовою ознакою (які мають бути здійснені в найближчі роки, у найближчий), досягнення яких має сприяти досягненню цілей довгострокового характеру. Так само на основі цілей на рік виділяються цілі на місяць, декаду, день. Далі здійснюється аналіз сильних і слабких сторін людини або організації, які можуть стосуватися досягнення цілей. Це робиться для того, щоб заохочувати сильні сторони та працювати над слабкими. Цей аналіз є основою для середньострокового та короткострокового планування.

Сам процес планування полягають у тому, що формулюються результати та встановлюються терміни, що відводяться для їх досягнення. Результати мають відповідати цілям. При цьому бажано дотримуватись деяких правил планування.

1) По-перше, слід здійснювати планування письмово. Щоб план був не просто переліком справ, які необхідно виконати за день, варто робити його ще й мотивуючим інструментом - орієнтувати його на результат. Наприклад, писати в списку не «зробити те», а «те зроблено», щоб після закінчення справи можна було поставити поруч із цим записом жирну галочку. Це один із сильних мотивуючих засобів.

По-друге, слід враховувати результати попереднього аналізу використання робочого дня. У процесі даного аналізу виявляються помилки, властиві цьому керівнику у плануванні свого робочого дня та способи нейтралізації наслідків цих помилок.

По-третє, не слід повністю планувати весь свій робочий день. Вважається, що слід планувати не більше 60% свого часу, а 40% залишити незапланованим: 20% - непередбачений час і 20% - спонтанний час.

Слід встановлювати чіткі часові норми на виконання справ та вирішення проблем, які не допускали б доробку недоробленого та вирішення невирішеного у незапланований час. Якщо ці справи та питання мали бути вирішеними у запланований час. Практика показує, що на будь-яку справу витрачається рівно стільки часу, скільки його є у розпорядженні, тому слід встановлювати чіткі часові рамки, які б дозволяли виконати необхідний, і при цьому не перевищували необхідний для виконання час.

2) Для вирішення питання про доручення справ слід розділити справи за ступенем їх терміновості та важливості. При цьому найбільш термінові та важливі завдання слід вирішувати керівникові негайно, важливі. Але не термінові можна відкласти, інші ж 2 категорії справ (неважливі, але термінові та неважливі та нетермінові) слід передавати на вирішення підлеглим. Нестрокові справи слід проранжувати за часом, необхідного кожного з них і з появою вільного часу можна зайнятися скороченням цього списку - при цьому бажано завжди мати його під рукою.

3) Слід регулярно переглядати плани, так як через постійну зміну навколишнього середовища може виявитися так, що деякі плани керівництва організації та менеджера вже не відповідатимуть цілям організації і відповідно потребуватимуть коригування.

Плани мають бути реалістичними та узгодженими, причому узгодженими не лише один з одним, а й із планами колег, підлеглих, вищого рівня керівництва.

2.2 Заходи, що допомагають у раціоналізації використання часу

Розглянемо деякі фактори, що призводять до втрат часу, які були розглянуті вище, і на які не було зазначено у наведених вище правилах планування робочого часу.

Однією з великих проблем, що призводять до значних втрат у часі керівника, є те, що керівник часто займається справами, які з успіхом могли б виконувати його підлеглі. Найчастіше це відбувається через те, що керівник не впевнений, що підлеглі впораються з такими серйозними обов'язками, боїться покладати на них таку велику відповідальність. Інакше кажучи, є проблема з делегуванням повноважень.

Під делегуванням у сенсі розуміється передача завдань своєму підлеглому зі сфери діяльності самого керівника. Передача завдання чи діяльності може здійснюватися тривалий термін чи обмежуватися разовими дорученнями. Делегування допомагає керівнику вивільнити час для важливих завдань та трохи розвантажитись.

Слід пам'ятати, що делегування стимулює розкриття здібностей, самостійності та компетенції підлеглих, тому якщо спочатку побоювання керівника можу і підтверджуватись, то за відповідної консультативної, керівної та навчальної допомоги поступово підлеглий, до якого були делеговані повноваження зможе справлятися з ними на необхідному рівні.

Загалом слід делегувати рутинну роботу, спеціалізовану діяльність, приватні питання та підготовчу роботу. У жодному разі не можна делегувати таку роботу як визначення цілей, керівництво співробітниками, завдання високого ступеня ризику тощо. Також слід координувати виконання доручених завдань.

Багато часу також витрачає невідпрацьована, нестандартизована інформаційна система, яка передбачає, що обмін інформацією відбувається за вертикаллю ієрархії в організації способом і чином, обраним керівником, а по горизонталі - таким чином, як зручніше обом співробітникам щодо їх взаємоузгодження. Однак, як показує практика, відсутність єдиних стандартів обміну та передачі інформації призводить до того, що одна людина передає інформацію, маючи на увазі одне, а інша людина, приймаючи інформацію, сприймає як щось інше. Багато в чому це пов'язано з тим, що менеджмент є однією з небагатьох сфер діяльності, яка не виробила своєї власної термінології, за допомогою якої керівники, спілкуючись могли б використовувати слова, що мають цілком певне значення, а не багатозначні, як багато в чому зараз. Прикладом можуть бути такі фрази як «я ж тобі сказав, щоб ти зробив щось найближчим часом, вже четвер, а ти мені результатів ще не приніс!» На цьому прикладі можна побачити всю багатозначність у даному випадку словосполучення «найближчим часом» - неможливо зрозуміти, що має на увазі автор фрази, адже зараз для нього час «до четверга» вже здається неприпустимо великим, а щодо іншої справи, наприклад , Тиждень тому фраза «найближчим часом» могла означати 2-3 місяці.

Вироблення корпоративних стандартів передачі може значно скоротити час, що втрачається у процесі обробки отриманої інформації, тобто. у «спробі зрозуміти» сказане, а також той час, який необхідний для виправлення помилок, допущених у результаті неправильного тлумачення отриманих відомостей. Ці стандарти повинні включати себе точні значення термінів, що застосовуються в процесі діяльності організації, а також перелік параметрів, які повинні передаватися при інформуванні про якусь подію, явище, факт чи предмет, тобто. вимога повноти інформації. Також службова інформація, що передається в рамках організації, має бути достовірною, що може забезпечуватися відповідальністю осіб, які передають її за якість інформації.

Значний час у роботі керівника займає робота з кореспонденцією. Робота з кореспонденцією складається з наступних етапів - це по-перше сортування кореспонденції, по-друге, це вивчення кореспонденції та відбір необхідної інформації з неї, відповідь на частину кореспонденції, на яку необхідно відповісти. Діяльність з кореспонденцією є значні потенційні ресурси часу. Підраховано, що керівник переглядає за день до 100 документів, з яких лише 30 по-справжньому потрібні. Слід відразу ж вирішити, чи оброблятиме вхідна пошта секретарем чи іншою особою, чи її оброблятиме особисто керівник. Раціональний спосіб – це довірити обробку пошти секретареві. Необхідно також визначити, що відбуватиметься з кореспонденцією, яка не є необхідною у діяльності підприємства та роботі керівника. Можливо, вона відразу знищуватиметься, а можливо, вона буде частково або повністю переглядатися. Відповідь необхідно писати відразу, не відкладаючи, чи можливе використання спеціальних форм, чи передача підготовки відповіді секретареві.

Значну частину часу займають звані «злодії часу». Серед них одне з перших місць за тривалістю займають телефонні дзвінки. Дзвінки мають таку особливість, що вони часто відбуваються несподівано, причому навіть у такі моменти, коли керівник зайнятий важливою відповідальною роботою і перерви та перешкоди в роботі є вкрай небажаними. Тому слід доручити секретареві прийом дзвінків на стаціонарний телефон. Номер мобільного телефону не слід давати клієнтам та іншим особам, які можуть звернутися для вирішення проблем, що виникають в інший відділ підприємства, крім керівництва. У разі потреби вони можуть зв'язатися з керівником підприємства через секретаря, який оцінивши ступінь важливості та терміновості, може зв'язатися з керівником та поінформувати його про людину, яка зателефонувала.

Теж стосується такого різновиду «злодіїв часу», як люди, що заглядають. Не слід дозволяти людям звертатися безпосередньо до керівництва організації, якщо для вирішення питання, що виникло у них, є спеціальні підрозділи або люди, які відповідають за вирішення подібних проблем. Інші види «злодіїв часу» не мають чітких ознак, які давали б можливість заздалегідь до них підготуватися і як боротьба з ними можна лише порекомендувати аналізувати проблеми, що виникають, і виробляти будь-які шляхи вирішення їх або мінімізації втрат від їх виникнення.

Значний час у керівника та його підлеглих займають різноманітні наради. Для оптимізації часу, використовуваного цієї мети, слід проводити аналіз проведення нарад з урахуванням витраченого часу, матеріальних ресурсів тощо.

Порядок денний раціонально складати із зазначенням часу, необхідного для обговорення окремих тем. Для кожного пункту намічати час відповідно до його значущості. Після наради необхідно контролювати, чи виконуються ухвалені рішення всіма, кого вони стосуються. Невиконані завдання та невирішені проблеми мають бути першим пунктом наступного порядку денного.

Поспіхи, доробки будинку і метушливість - це причини втрат часу які в основному залежать від особистості людини. Поспіх - це такий стан, при якому керівник не може довго роздумувати над шляхами вирішення проблеми і вибирає для вирішення той шлях, який першим спадає на думку, при цьому далеко не завжди першим спадає на думку найефективніший і швидкий спосіб вирішення проблеми. До того ж людині, яка перебуває в стані поспіху досить важко ефективно виконувати роботу, неминучі різні помилки, які необхідно виправляти, до того ж виникнення помилок у процесі роботи людини, яка й так поспішає, може легко почати дратувати людину, псувати їй настрій і навіть вивести його із себе, що також не дасть нормально закінчити розпочату справу. Тому проблема, пов'язана з тим, що людина багато справ робить поспіхом досить серйозна, може викликати значні витрати часу.

Ще однією важливою якістю повинен мати будь-який керівник, особливо той, який цінує власний час: він повинен уміти говорити «ні». Існує безліч ситуацій, коли говорити не можна або дуже важко - це може вплинути на імідж організації та її керівника, що позначиться на її конкурентоспроможності, це випадки, коли менеджер не може відмовити у проханні через власні особисті якості, коли про щось вимагає важливий клієнт. У більшості випадків керівник відразу може визначити, який ефект принесе йому та її підприємству згоду виконати чиєсь прохання чи вимогу, проте люди, які просять чи вимагають часто намагаються спеціально ставити менеджера в такі ситуації, коли він просто змушений буде погодитися виконати те, що вони кажуть. Для менеджера така згода - зайва трата часу та коштів, причому далеко не завжди ці витрати можуть принести відчутну вигоду організації. Тому так важливо для будь-якого керівника вміти говорити «ні» та гідно виходити із ситуацій, коли доводиться говорити це слово.

Контроль охоплює три завдання:

Осмислення фізичного стану;

порівняння запланованого із досягнутим;

коригування за встановленими відхиленнями.

Контроль має бути регулярним. Слід регулярно здійснювати контроль зокрема після виконання завдання та після закінчення робочого дня, виявляючи, чи все було виконано, що було заплановано і якщо не все, то з чим це було пов'язано.

Загалом говорити про конкретні заходи в тайм-менеджменті досить важко. Вище були розглянуті основні проблеми, що часто зустрічаються, які в основному носять універсальний характер, тобто можуть з'явитися у будь-якої людини, яка займає будь-яку посаду в організації. Слід зауважити, що незважаючи на досить докладні описи проблем, які часто виникають у людей, які не цікавляться витратами свого часу, у реальному житті у кожної людини свої проблеми, свої «злодії часу», свої особисті якості, які заважають ефективно працювати і тому неможливо дати універсальні поради та методики, які б підходили всім до всіх випадків життя. У кожному даному випадку слід шляхом аналізу шукати свої методи боротьби з нераціональним витратою тимчасового ресурсу, і ці методи у кожному разі будуть специфічними кожному за людини.

Висновок

У цій роботі були вивчені основні прийоми та методики тайм-менеджменту, що дозволяють раціоналізувати робочий час співробітника взагалі і менеджера зокрема, зменшити непродуктивні витрати тимчасового ресурсу і в результаті збільшити продуктивність праці персоналу. Тайм-менеджмент - це сукупність знань, мають велике як економічне значення, і значення особисте. Економічне значення у тому, що з допомогою раціонального використання часу можливе значне підвищення продуктивність праці як окремої людини, і всього колективу загалом. Особисте значення полягає в тому, що вона дозволяє людині знайти значну кількість вільного часу, яка дозволятиме відчувати себе вільною, приділяти більше уваги своєму відпочинку, здоров'ю та особистому життю.

Список використаних джерел

1. Архангельський Г. Організація часу: від особистої ефективності до розвитку фірми [Текст]: навчальний посібник/Г.Архангельський. – М.: АіСТ-М, 2003. – 231 с.

2. Гамідуллаєв Б.М. Економія часу та показники її оцінки у процесах управління підприємством [Текст]: навчальний посібник / Б.М. Гамідуллаєв. - Пенза,

3. Зайверт Л. Ваш час у Ваших руках: поради діловим людям, як ефективно використати робочий час [Текст]: навчальний посібник / Л. Зайверт. -М.: Інтерексперт, 1995. – 426 с.

4. Організація робочого часу [Текст]: підручник/М: ”ДеКА”, 1994. – 297 с.

Як відповісти на такі запитання на співбесіді: Як ви керуєте своїм часом? Як ви плануєте свій робочий день? Які техніки та методи ви використовуєте у плануванні? Наведіть приклади того, як ви використовуєте навичку тайм-менеджменту, щоб успішно впоратися з поставленим завданням.

Усі відповіді на ці запитання ви дізнаєтесь, прочитавши цю статтю.

Що таке тайм-менеджмент?

Тайм менеджмент— це сукупність знань, умінь та навичок, завдяки яким людина вміє розставляти пріоритети, точно планує свій час, тим самим підвищуючи свою особисту продуктивність в організації свого робочого часу.

«Поки ви не можете керувати своїм часом, ви не зможете керувати нічим іншим» Пітер Друкер

1. Перфекціонізм
2. Прокрастинація
3. Нестача знань
4. Відсутність необхідних інструментів та ресурсів

1. Перфекціонізмдуже ускладнює виконання завдань точно вчасно. Багато хто вважає, що ця якість є сильною стороною, проте саме постійне прагнення досконалості та незадоволеність отриманими результатами є однією з причин неефективного використання часу. Знаходячи можливості прийняти «реальний» результат замість «ідеального», ви заощаджуєте значні ресурси для інших справ. Є такий вислів: «перфекціонізм — це зло», звичайно, все це досить відносно і в кожній окремій ситуації можна по-різному оцінювати цю характеристику особистості, проте, безперечно, в рамках тайм-менеджменту: пефрекціонізм — це ЗЛО!

2. Прокрастинація- Постійне відкладання справ на потім, небажання виконувати певні обов'язки. У лексиконі співробітників, що прокрастинують, домінує слово «ЗАВТРА». Про таких людей, дуже добре сказав Стів Джобс: «Бідний, невдалий, нещасливий і нездоровий це той, хто часто використовує слово «завтра».

Позбавити вас перфекціонізму та прокрастинації я не зможу, моя мета — дати знання, надати кращі техніки та методики, познайомити з ресурсами та інструментами для оволодіння навичкою тайм-менеджменту. А використовуватимете ви отриману інформацію чи ні — все залежить виключно від вашого бажання. Однак після прочитання цієї статті ви вже ніколи не будете колишніми.

Спочатку пропоную визначити свої навички управлінням часом. Пройдіть

Когнітивний дисонанс у тому, що з одного боку, ми можемо управляти часом, як таким. Адже саме час ми не можемо контролювати і здається, що саме час керує нами, а не ми. Ми звикли сприймати час як щось вічне та безмежне. Здається, його завжди багато. З іншого боку, час — це один із найцінніших ресурсів, які є у всіх нас. Важливо розуміти, що час має свої межі, щодня — це посудина певної місткості, яку ви наповнюєте справами. Можна заповнити його непотрібними справами, а можна заповнити справами, які працюють на ваші завдання і ведуть вас до кінцевої мети.

Ми можемо керувати собою, як ми плануємо свій день, і як ми витрачаємо свій робочий час. Розумне, продуктивне та економне використання цього ресурсу є важливою складовою оцінки співробітника.

Ефективність використання часу можна досягти двома способами:

1. Досягнення значних результатів з допомогою економії часу. Це означає, що ви вмієте вимагати виконання завдання за мінімальний час.
2. Ефективне планування робочого часу дозволить скоротити кількість та обсяг виконуваних вами справ.

У цій статті я зробила дайджест шести найкращих технік керування часом. З їх допомогою ви зможете навчитися планувати та контролювати ваші пріоритетні завдання щодня.

Як навчитися керувати своїм часом?

6 найкращих методів тайм-менеджменту:

1. Принцип Парето
2. Матриця Ейзенхауера
3. Інтелект-картки або Mind maps
4. Піраміда Франкліна
5. Метод АБВГД
6. Спочатку з'їжте жабу

1. Принцип Парето

Принцип Парето говорить, що невелика частка причин, докладених зусиль і коштів, що вкладаються, відповідає за велику частку результатів. Цей принцип був сформульований італійським економістом Вільфредо Парето в 1897 році і з тих пір підтверджувався кількісними дослідженнями в різних сферах життя:

20% зусиль дають 80% результатів

Принцип Парето у сфері тайм-менеджменту може бути сформульований так: приблизно 20% зусиль та часу достатньо, щоб отримати 80% результату.
Як саме визначити, які зусилля достатньо витратити на отримання хорошого результату? Уявіть, що ви шукайте відповіді на питання, що вас цікавлять, у книзі. Згідно з принципом, 80% потрібної вам інформації ви знайдете в 20% обсягу тексту. Якщо ви точно знаєте, що саме вас цікавить, ви зможете швидко перегорнути книгу та уважно прочитати лише окремі сторінки. Таким чином, ви заощадите 80% свого часу.

2. Матриця Ейзенхауера

Напевно, це найвідоміша на сьогодні концепція тайм-менеджменту, яка дозволяє виокремлювати пріоритети. Дана методика, створення якої приписують американському генералу Дуайту Ейзенхауеру, дозволяє розсортувати відносини одночасно і з їхньої терміновості, і з їхньої важливості. Усі розуміють, що за один проміжок часу можна виконати лише обмежену кількість завдань. Іноді без шкоди для роботи лише одну. І щоразу нам доводиться вирішувати, ЯКУ Ж САМЕ? Американський президент Дуайт Ейзенхауер мав звичай, плануючи свої справи, сортувати їх за кількома важливими категоріями.
Відповідно до так званої матриці Ейзенхауера необхідно віднести кожну справу до одного з чотирьох типів, позначених на схемі.

Матриця Ейзенхауера

Важливість справи визначається тим, наскільки результат виконання впливає на ваш бізнес. А терміновість – одночасно двома факторами: по-перше, наскільки швидко треба виконати цю справу, по-друге, чи прив'язано виконання цієї справи до конкретної дати та конкретного часу. Саме важливість та терміновість, що розглядаються разом, впливають на розміщення пріоритетів.

Розглянемо докладніше, які відносини можна зарахувати до кожного з чотирьох типів.

Тип I: «важливе та термінове».
Це справи, невчасне виконання яких призведе до значних збитків для вашого бізнесу (наприклад, оновлення ліцензій, надання податкових звітів тощо). Певна частка таких справ неминуче буде присутня у житті кожної людини. Проте завдяки завчасній підготовці (справи Типу II – «важлива, але не термінова») можна запобігти виникненню багатьох криз (наприклад, шляхом вивчення законодавства, налагодження добрих взаємин із впливовими людьми).

Також це можуть бути проекти з терміном виконання, що «горить», невідкладна. Наприклад, відвідати лікаря через проблеми зі здоров'ям, здати до журналу статтю до жорсткого терміну чи оформити звіт за підсумками дослідження. Тут у нас немає вибору. Справи цієї групи треба виконувати і точка. Інакше будуть серйозні проблеми.

Тип II: "важливе, але не термінове".
Це справи, орієнтовані майбутнє: навчання, вивчення перспективних напрямів розвитку бізнесу, вдосконалення устаткування, відновлення здоров'я та працездатності. Справи, що ведуть до вашої стратегічної мети. Наприклад, вивчити іноземну мову, щоб перейти працювати в іншу, більш перспективну організацію. Також це профілактика проблем – підтримувати себе у добрій фізичній формі. На жаль, такими справами ми часто нехтуємо, відкладаємо їхнє рішення у довгу скриньку. У результаті – мова так і не вивчена, доходи не зростають, а скорочуються, здоров'я – ні до біса. Ці справи мають цікаву особливість – якщо ними довго нехтувати, то вони переходять у розряд Важливі — Термінові. Адже якщо хоч раз на рік не з'являтися у стоматолога, то рано чи пізно терміновий візит до нього стане неминучим.

Тип III: "не важливе, але термінове".
Багато хто з цих справ насправді не приносить великої користі в житті. Ми робимо їх тільки тому, що вони на нас впали (тривала телефонна розмова або вивчення реклами, що прийшла поштою), або через звичку (відвідування виставок, на яких вже немає нічого нового). Якраз та сама щоденна рутина, яка забирає в нас безліч часу і сил.

Тип IV: "не важливе і не термінове".
Це всілякі способи «вбивання часу»: зловживання спиртним, «легким читанням», переглядом кінфоільмів тощо. буд. друзями – справами дуже важливими). ​​Це «моль», що поїдає наш час.

Оскільки ви прагнете успіху вашого бізнесу, ви насамперед намагаєтеся виконати справи, визначені вами як «важливі» – спочатку «термінові» (тип I), а потім «нестрокові» (тип II). Час, що залишився, можна приділити справам «терміновим, але не важливим» (тип III).
Слід наголосити, що основна частина робочого часу співробітника повинна йти на справи «важливі, але не термінові» (тип II). Тоді буде запобігти багато кризових ситуацій, а виникнення нових можливостей розвитку бізнесу вже не буде для вас несподіваним.

Коли ви тільки починаєте користуватися запропонованою системою для встановлення пріоритетів, швидше за все, ви захочете віднести багато з цих справ до «важливих». Однак, набуваючи досвіду, ви більш точно оцінюватимете важливість тієї чи іншої справи. Щоб навчитися користуватися системою визначення пріоритетів, знадобиться певний час. Де його взяти? Швидше за все, ви віднесете роботу з освоєння прийомів управління своїм часом до справ «важливим, але не терміновим».
За образним висловом Стівена Кові (автор міжнародного бестселера «Сім навичок високоефективних людей»), треба знайти час, щоб «заточити пилку», тоді й заготівля дров піде швидше.

Притча

Якийсь чоловік побачив у лісі дроворуба, який насилу рубав дерево зовсім тупою сокирою. Чоловік запитав його:
— Шановний, чому б вам не наточити вашу сокиру?
— У мене немає часу точити сокиру – я мушу рубати! - Простогнав дроворуб ...

Тому потрібно «вольовим чином» виділяти на планування своїх занять певний час, відмовившись від виконання менш важливих справ. Якщо ви зумієте це зробити, то завдяки новим умінням наступного разу зможете вивільнити ще більше часу і використовувати його, щоб ще чогось навчитися. Так, завдяки рішучості підвищувати ефективність своєї роботи, ви поступово звільнятимете час для розвитку своєї особистої продуктивності.

Критерії виділення пріоритетів
Зазвичай, оцінюючи важливість тієї чи іншої справи, ми вважаємо важливими передусім ті справи, які треба зробити терміново (або вчора). Накопичення невиконаних справ та обіцянок створює проблеми у вашої компанії, а також породжує особисто у вас неприємні почуття. Саме з такими «терміновими» справами ми прагнемо розправитися насамперед. Але фактор терміновості не повинен бути єдиним під час написання списку справ та визначення порядку їх виконання.
Досвід показує, що виконання (або невиконання) багатьох термінових справ не сильно впливає на ваш бізнес, водночас є багато нетермінових справ, які можуть закласти основу успіху в майбутньому. Тому, крім терміновості, необхідно враховувати, наскільки та чи інша справа впливає на успіх бізнесу, тобто визначити та враховувати його важливість.

3. Інтелект-картки або Mind maps

Це розробка Тоні Бьюзена – відомого письменника, лектора та консультанта з питань інтелекту, психології навчання та проблем мислення. Також зустрічаються такі переклади словосполучення "Mind maps", як "Ментальні карти", "Мисливські карти", "Карти розуму".

Інтелект-картки- Це метод, що дозволяє:

Ефективно структурувати та обробляти інформацію;
мислити, використовуючи свій творчий та інтелектуальний потенціал.

Це дуже гарний інструмент для вирішення таких завдань як проведення презентацій, прийняття рішень, планування свого часу, запам'ятовування великих обсягів інформації, проведення мозкових штурмів, самоаналіз, розробка складних проектів, власне навчання, розвиток і т.д.

Області застосування:
1. Презентації:
за менший час ви даєте більше інформації, при цьому вас краще розуміють та запам'ятовують;
проведення ділових зустрічей та переговорів.

2. Планування:
управління часом: план на день, тиждень, місяць, рік…;
розробка складних проектів, нового бізнесу.

3. Мозковий штурм:
генерація нових ідей, творчість;
колективне вирішення складних завдань.

4. Прийняття рішень:
чітке бачення всіх «за» та «проти»;
більш виважене та продумане рішення.

4. Піраміда Франкліна

Це готова система планування, яка допомагає правильно розпорядитися своїм часом і досягти поставленої мети. Бенджамін Франклін (1706-1790) – амер. політ. діяч. Б. Франкліна відрізняла фантастична працездатність та унікальна цілеспрямованість. У віці двадцяти років він склав план досягнення мети на все життя вперед. Протягом усього життя він дотримувався цього плану, чітко плануючи щодня. Його план досягнення цілей отримав назву «піраміда Франкліна» і виглядає приблизно так:

1. Фундаментом піраміди є основні життєві цінності. Можна сказати, це відповідь на запитання: "З якою місією ви прийшли в цей світ?" Що ви хочете отримати від життя? Який слід на Землі хочете залишити після себе? Існує думка, що не набереться і 1% людей, які живуть на планеті, які б про це замислювалися серйозно. Іншими словами, це вектор напряму руху до своєї мрії.

2. На основі життєвих цінностей, кожен собі ставить глобальну мету. Ким він хоче стати в цьому житті, чого планує досягти?

3. Генеральний план досягнення цілей – це фіксація конкретних проміжних цілей на шляху досягнення глобальної мети.

4. План на три, п'ять років називається довгостроковим. Тут важливо визначитись із точними термінами виконання.

5. План на місяць, а потім і на тиждень – це короткостроковий план. Чим продуманіше він буде, чим частіше ви його аналізуватимете і коригуватимете, тим ефективнішою буде робота.

6. Останній пункт у плані досягнення цілей – це план щодня.

5. Метод «АБВГД»

Метод «АБВГД» є ефективним способом розміщення завдань з пріоритетності, який ви можете застосовувати щодня. Цей метод простий і настільки ефективний, що здатний, за умови регулярного та грамотного використання, звести вас до рангу найпродуктивніших і найпродуктивніших людей у ​​вашій сфері діяльності.
Сила методу у його простоті. Ось як він працює. Ви починаєте зі складання переліку всього, що вам належить зробити протягом наступного дня. Думайте на папері.
Після цього ви ставите літеру А, Б, В, Р чи Д перед кожним пунктом вашого списку.

Завдання типу «А»визначається як щось, що має цьому етапі найважливіше значення, щось, що ви повинні зробити, інакше ризикуєте зіштовхнутися з серйозними наслідками. Завданням типу "А" може стати візит до важливого клієнта або написання звіту для начальника. Дані завдання є справжніми, зрілими «жабами» вашого життя.
Якщо перед вами стоїть більш ніж одне завдання типу «А», ви оцінюєте їхню пріоритетність, позначаючи А-1, А-2, А-3 і т. д. Завдання А-1 є найбільшою і потворною «жабою» з усіх , з якими вам належить впоратися.

Завдання типу «Б»визначається як та, яку слід було б виконати. Проте наслідки у разі її виконання чи невиконання є досить м'якими. Такі завдання являють собою не більше ніж «головастиків» вашого життя. Це означає, що, не зроби ви відповідну роботу, хтось виявиться незадоволеним або поставленим у невигідні умови, однак у будь-якому разі за ступенем важливості зазначені завдання та близько не відповідають завданням типу «А». Дзвінок з не дуже термінового питання або перегляд електронної пошти, що накопичилася, могли б скласти сутність завдання типу «Б».
Правило, якого ви повинні дотримуватися, свідчить: ніколи не приступайте до завдання типу "Б", поки у вас залишається незавершеною завдання типу "А". Ніколи не дозволяйте «головастикам» відволікати вас, поки велика «жаба» чекає своєї долі бути з'їденою!

Завдання типу «В»визначається як щось, що було б чудово зробити, але від чого не слід очікувати жодних наслідків, чи зроби ви це чи ні. Завданням типу «В» може стати дзвінок другові, філіжанка кави, обід з колегою або будь-яка особиста справа, здійснена в робочі години. Подібного роду «заходи» не надають ніякого впливу на вашу роботу.

Завдання типу "Г"оцінюється як робота, яку ви можете доручити комусь іншому. Правило в даному випадку говорить, що ви повинні доручати іншим все, що їм під силу, тим самим вивільняючи собі час на завдання типу «А», які ви і тільки ви можете виконати.

Завдання типу «Д»є роботу, яку можна зовсім видалити з вашого переліку справ. Це може бути завдання, що мало насамперед значення, але тепер втратила актуальність як для вас, так і для інших. Нерідко це робота, яку ви робите день у день або просто за звичкою, або знаходячи у її виконанні задоволення.

Після того, як ви застосували метод «АБВГД»до свого переліку справ на день, ви повністю організували свою роботу та підготували ґрунт для того, щоб важливіші справи виконувались швидше.

Найважливішою умовою для того, щоб метод «АБВГД» дійсно працював на вас, є дотримання наступної вимоги: приступати до виконання завдання А-1 без зволікання і потім працювати над нею, доки вона не буде повністю завершена.Пустіть у хід силу волі, щоб почати і продовжувати роботу над найголовнішим для вас завданням на даний момент. Беріться за свою найбільшу «жабу» і «їжте» її не відриваючись до останнього шматочка.
Вміння проаналізувати свій перелік справ на день і виділити завдання А-1 стане відправною точкою для досягнення істинно великого успіху у вашій діяльності, підвищить вашу самооцінку, наповнить повагою до себе та почуттям гордості за свої досягнення.
Коли ви придбаєте звичку повністю концентруватися на своїй найважливішій справі, тобто задачі А-1, — іншими словами, на з'їданні головної своєї «жаби» — ви навчитеся робити вдвічі, а то й утричі більше, ніж люди, що вас оточують.

6. Спочатку з'їжте жабу

Перехід від тяжкого до легкого

Ви, мабуть, чули таке запитання: «Як ви з'їли б слона?» Відповідь, зрозуміло, така: «По шматочках». А як би ви з'їли свою найбільшу і гидку «жабу»? Тим же манером: ви б розбили її на конкретні покрокові дії і почали б із самого першого.

Почніть свій робочий день із найважчого завдання і виконайте його так швидко, як тільки ви можете. Вам допомагатиме усвідомлення того, що у вас ще багато справ, а час робочого дня обмежений. Виконання найскладнішої справи насамперед дасть вам величезне почуття задоволення. Використовуйте це правило щодня і ви побачите, який заряд енергії ви отримуєте та як ефективно проходить ваш робочий день. Постійне відкладання проблемного завдання на кінець дня, призводить до того, що ви все одно думатимете про це завдання весь день, і це заважатиме вам фокусуватися на виконанні інших завдань! Спочатку з'їжте жабу, а потім приступайте до поїдання слона частинами!

Інструменти планування часу

Наперед плануйте кожен свій день.
За допомогою планування ми переносимо
майбутнє в даний час і тим самим маємо
можливість зробити що-небудь
щодо нього вже зараз

Алан Лейкін

Основні покоління «планувальників»
Відомі сьогодні технології та засоби організації робочого часу можна розділити на кілька поколінь – відмінності тут у принципах фіксації інформації та техніки використання.

До XX століття планування робочого часу здійснювалося за допомогою примітивних методів: записки на згадку, списки справ тощо. На початку минулого століття разом з розвитком бізнесу широко поширилися нові інструменти, що полегшують роботу з планування часу менеджера.
Ідея пристосувати побутовий календар для конторської роботи виникла ще в XIX столітті і матеріалізувалась у вигляді перекидного календаря у 1870 році. Щодня відводилася одна сторінка календаря, де вказувалися число, день, місяць і рік. Наявність вільного місця для записів дозволяло робити необхідні нотатки: переговори, наради, витрати, зустрічі. Майже сторіччя перекидний календар був основним інструментом планування часу для управлінців.

Результатом удосконалення перекидного календаря стали щоденник та тижневик. Щоденник – це перекидний безвідривний календар у вигляді зручного блокнота різного формату. Щоденник можна було брати із собою на наради та у відрядження.
Ще зручнішим для керівника виявився тижневик, у якому була можливість планування робочого тижня та дня, контролю виконання записаних справ, аналізу витраченого часу (оскільки з'явилася годинна розбивка робочого дня), швидшого пошуку інформації (адже тепер вона групувалася за 52 тижнями, а не по 365 днів). У 80-х роках тижневики практично витіснили перекидні календарі та набули настільки широкого поширення, що стали елементом ділового стилю підприємств.

Дизайнерська ідея поєднати в одному зручному інструменті календар, блокнот і телефонну книжку вдало матеріалізувалася ще 1921 року у вигляді «організатора» (англ. organizer). Подальше вдосконалення інструменту здійснювалося за рахунок зміни формату, дизайну, якості паперу та зовнішнього оздоблення. Тут в одному інструменті були поєднані накопичувачі інформації та технічні засоби (календар, блокнот, адресна та телефонна книжка, візитниця, ручка, мікрокалькулятор). При цьому була відсутня чітка класифікація та систематизація записів.

Знаменитий «тайм-менеджер» було створено Данії 1975 року. У ньому реалізувалася ідея цільового планування особистих результатів на основі типового класифікатора функцій («ключових задач») та технології реалізації глобальних заходів («слонових завдань»). При цьому використання «тайм-менеджера» виявилося прийнятним лише для організованих та дисциплінованих за вдачею людей, до того ж були потрібні значні фінансові витрати на навчання та придбання.
Проте назва цього різновиду «організатора» – «тайм-менеджер» – стала номінальною і позначає сьогодні загальний підхід до активного використання часу як управлінського ресурсу.

Розвиток НТП в останні десятиліття призвело до створення принципово нових з технологічної точки зору електронних інструментів планування часу: електронної записника, різних сервісних програм ПК, мобільних телефонів, смартфонів тощо.

Найкращі сучасні технології управління часом:

1.Trello - це безкоштовний веб-додаток для управління проектами у невеликих групах. Trello дозволяє продуктивно працювати у більш тісній співпраці. Trello — це дошки, списки та карти, які дозволяють організувати всі справи та розставити пріоритети проектів у веселій, гнучкій та легко змінюваній формі.

2. Evernote - веб-сервіс та набір програмного забезпечення для створення та зберігання нотаток. Як нотатка може бути фрагмент форматованого тексту, веб-сторінка повністю, фотографія, аудіофайл або рукописний запис. Нотатки також можуть містити вкладення з файлами іншого типу. Нотатки можна сортувати за блокнотами, присвоювати їм мітки, редагувати та експортувати.

«Ми втомлюємося і знемагаємо не тому, що багато працюємо, а тому, що погано працюємо, не організовано працюємо, безглуздо працюємо».

Фізіолог Н.Є. Введенський

Тайм – менеджмент – техніка управління часом, що включає правила і принципи, які допомагають людині правильно організувати свій час і досягти максимальної ефективності в будь-якій справі. За допомогою тайм-менеджменту людина може сама усвідомлено контролювати час, який він витрачає на різні види діяльності, збільшуючи при цьому ефективність та продуктивність своєї роботи чи відпочинку. Планування, розподіл, розстановка пріоритетів, встановлення цілей допомагає людині впоратися з божевільним ритмом сучасного життя. Тайм – менеджмент допомагає людині встигати робити все без стресів та уникнути хронічної втоми.

Спочатку методики тайм – менеджменту використовувалися лише за ведення бізнесу, організації праці. Але зараз методи управління часом також застосовуються і в особистому житті людини, щоб встигати справлятися з побутовими питаннями, правильно організовувати своє дозвілля, відпочинок.

Історія виникнення тайм-менеджменту

Ще в 20-ті роки Наукова організація праці говорила про те, що ефективність використання часу залежить від особистої ефективності самої людини. З'явилася Ліга "Час", яка публікувала статті в газетах під назвою "Боротьба за час". У 70-ті роки набув популярності метод хронометражу, який розробила біолог Любищев. Цей метод є інструментами вироблення ефективного мислення людини, що сприяє раціональному управлінню особистим часом та підвищенням особистої ефективності.

У 2007 році в Москві при фінансово-промисловому інституті відкрилася перша кафедра тайм - менеджменту. Сьогодні цей напрямок став дуже затребуваним і популярним. Є маса тренінгів, семінарів з планування та раціонального розподілу часу.

Тайм-менеджерце людина, яка враховує психологічні особливості людей, умови праці та пропонує більш ефективні графіки роботи. Він здатний розкрити в людині всі його приховані резерви та підказати, яким шляхом підвищити свою ефективність.

Процес спілкування тайм - менеджера з клієнтом схожий на психологічну консультацію, в якій він вислуховує людину, дає підказки та поради, як розподілити час, скільки часу приділяти відпочинку, як розставити пріоритети. Як спланувати день так, щоби все встигати без стресів.

Тайм – менеджери проводять не лише індивідуальні консультації. Часто їх запрошують компанії як експерти, щоб вони допомогли налагодити процес праці. Насамперед навчити керівника правильно розподіляти свій робочий час і грамотно розподіляти обов'язки в колективі. Вони вивчають діяльність компанії, необхідну кількість часу на вирішення певних завдань. Після збору інформації та аналізу, тайм-менеджер вносить корективи до порядку дня фірми.

• Аналіз витрат часу виконання певних завдань.
• Постановка, формулювання та визначення мети.
• Складання плану задля досягнення мети, і навіть розстановка пріоритетів.
• Реалізація мети. Підказка, які кроки потрібно зробити відповідно до плану.
• Складання списків справ, які потрібно зробити.
• Фіксація часу за допомогою хронометражу.

Які переваги має людина, яка навчилася правильно планувати свій час?

«Час, витрачений даремно, є існування; час, вжитий на користь, є життя»

Е.Юнг

• Досягає поставленої мети.
• Досягає своєї мети набагато швидше, ніж інші.
• Здатний досягти успіху у будь-якій сфері діяльності.
• Має більше часу на відпочинок, спілкування з близькими та друзями.
• Може виконувати набагато більше за певний проміжок часу.
• Може збільшити свої доходи та відійти від справ, правильно розподіливши обов'язки між співробітниками.
• Може позбутися хронічної втоми, не схильний до стресів.
• Завжди має чіткий план дій.
• Має почуття внутрішньої свободи і самостійно контролює своє життя.

Види тайм-менеджменту

Нині є багато різноманітних підходів до проблеми управління часом. Фахівці виділяють три основні типи:

• Персональний (особистий) тайм – менеджмент. Він пов'язаний з особистісним саморозвитком людини, вмінням правильно та плідно організувати свій день.
• Професійний тайм – менеджментдопомагає людині ефективно виконувати свою роботу, правильно організовувати свій робочий час чи розумно розподіляти обов'язки у колективі.
• Соціальний тайм – менеджментрегулює міжособистісні взаємини чи управління часом кількох людей. Наприклад, корпоративний.

Основні поняття тайм - менеджменту

Концепція управління часом-це спосіб розуміння та сприйняття часу. Концепція тайм – менеджменту допомагає визначити причину та мету, чому людині необхідно навчитися керувати своїм часом. Усвідомити цінність цього процесу, і навіть зрозуміти основні засади управління часом.

Методи керування часом- Певна послідовність дій, яка допоможе вирішити конкретне завдання.

Система управління часом– комплекс концепцій та методів, які дозволять вам максимально швидко та ефективно досягти своєї мети.

Неправильна організація роботи чи неписьменна організація діяльності керівництвом призводить до того, що співробітники компаній відчувають постійний дефіцит часу. Це позначається на ефективності роботи та успішності підприємства в цілому.

Нестача часу спостерігається у тих випадках, якщо:

• Немає розкладу роботи на день.
• Якщо помічник керівника не в курсі його порядку денного.
• Телефонні дзвінки та відвідувачі часто відволікають від основної діяльності.
• Якщо керуючий не вміє розподіляти обов'язки.
• Якщо робота виконується у постійній поспіху, що призводить до швидкої стомлюваності.
• Якщо працівники не відповідають своїм посадам.
• Якщо працівники неадекватно оцінюють свої можливості, то швидкість роботи.
• Якщо немає мотивації у працівників (наприклад, надто низька зарплата).

Щоб покращити ефективність роботи підприємства, необхідно навчити працівників складати план роботи на день. При складанні плану потрібно 60% часу відвести основним завданням, 20% непередбаченим і 20% спонтанним справам. Головне, привчити колектив складати плани на день систематично та регулярно.

Ефективність тайм-менеджменту в управлінні залежить від того, наскільки співробітники будуть навчені плануванню, розставленню пріоритетів, контролю часу виконання завдань, а також правильної черговості виконання завдань.

Для вирішення цих завдань можна запросити експерта з тайм-менеджменту або навчити менеджера вашого підприємства, який сам видаватиме співробітникам завдання та контролюватиме ефективність їх роботи. Менеджер повинен видавати як основні, і кілька запасних завдань. Наприкінці дня співробітник подає звіт про виконану роботу.

Управління особистим часом у тайм – менеджменті

Щодо управління особистим часом, тобто основні правила тайм – менеджменту, що застосовуються в особистому житті:

1. Ніколи не брати роботу додому.
2. Організувати побут так, щоб він займав мінімум часу.
3. Планувати вільний час наперед. Сюди має входити емоційна насолода (похід у кіно, театр, концерт, музей). А також фізичне (заняття спортом, танцями тощо).
4. Для відпочинку використовувати не лише вихідні, а хоч би один день серед тижня. Наприклад, покататися велосипедом після роботи або піти з друзями в сауну.
5. Під час відпустки обмежити дзвінки, пошту, інтернет, щоб відпочити по-справжньому.

1.Основне правило тайм-менеджменту - правильна постановка мети.

Якщо ви навчитеся чітко визначати свої цілі, а також визначати, які завдання є другорядними, то ви заощадите багато часу.

Якщо ви витрачаєте свій час на щось, значить, у цей момент ви вважаєте, що він дуже важливий. Але чи це так? Поставте собі запитання, чи результат цієї дії допоможе вам наблизитися до вашої мети? Що таке ціль? Мета - прагнення людини до чогось, коли весь процес спрямований на кінцевий результат.

При постановці мети потрібно спочатку визначитися з основними цінностями.

Усвідомити свої можливості, мотивацію. Проаналізувати проблеми, потреби та складності, які можуть виникнути на шляху до мети. Подати чітко свою мету в найдрібніших деталях, її кінцевий результат. Розпланувати свої дії, зайнятися пошуком ресурсів та розпочати реалізацію.

Існують різні методи постановки цілей. Але всі методи мають загальний алгоритм постановки цілей:

1. Мета має бути максимально конкретною із зрозумілим кінцевим результатом.
2. Необхідність досягнення мети має бути обґрунтованою. Навіщо це потрібно, і що я з цього отримаю?
3. Мета має бути реальною та зрозумілий механізм її досягнення.
4. Необхідно чітко визначити межі часу, за які мета має бути досягнуто.

2.Другое головне правило тайм – менеджменту – пріоритизація.

Вміти розставляти пріоритети це дуже важливо. Є справи, які мають меншу значущість у досягненні мети, а є ті, що грають головну роль.

3.Третє основне правило тайм - менеджменту - це планування.

Після встановлення мети наступним етапом буде планування. Планування – невід'ємна частина тайм – менеджменту. Воно складається з таких основних етапів:

1. Упорядкування плану тайм – менеджменту.
2. Етап складання проекту, у якому можна маневрувати, продумати різні варіанти досягнення мети.
3. Етап виявлення необхідних ресурсів.
4. Етап визначення осіб, які зможуть допомогти на шляху до мети.
5. Етап фіксації результатів планування у вигляді бізнес-проекту, карти.

Коли людина починає займатися плануванням, активізується мислення, вмикається творчий потенціал. При складанні плану ваша мета стає більш конкретною, ви починаєте розуміти, чого ви хочете насправді і як цього досягти. Це свого роду практичний посібник до дії.

Доки людина не складе план реалізації того, чого хоче, вона перебуває в постійному роздумі на цю тему. Але не думки, а дії наближають вас до мети. Коли складено докладний план, у якому враховані різні способи досягнення мети, це дозволяє маневрувати. Не виходить одними засобами та способами, можна спробувати інші. Планування розвиває в людині гнучкість та готовність до будь-яких ситуацій.

Упорядкування плану дає вам високий шанс успіху. Наявність плану надає впевненості у собі, своїх можливостях. Усі успішні люди та підприємці займаються плануванням.

Основні методики планування. Короткий опис

1. АВС плануваннябазується на тому, що необхідно спочатку потрібно виконувати найбільш значущі відносини (під буквою А), а потім В та С.

Справи категорії А – найважливіші. Вони становлять 15% всіх справ і дають 65% результатів. В - важливі справи, які становлять 20% всіх справ і приносять 20% результатів. Категорія С – це справи найменшої ваги, вони становлять 65% і дають результат – 15%.

2. Правило Паретоабо принцип "80 на 20". Цей принцип застосовується до будь-якої щоденної діяльності. 80% справ, які ви робите протягом дня, дають вам 20% потрібного результату. А 20% важливих справ, що плануються, наближають вас до результату на 80%.

Наприклад: 20% людей володіють 80% капіталу, 80% людей володіють 20% капіталу. 20% клієнтів дають прибуток у 80%, а 80% клієнтів дають прибуток у 20%.

3. Хронометраж- цей метод полягає в тому, що вам потрібно щохвилини записувати всі свої дії і скільки часу ви на них витратили. Це допоможе вам зрозуміти, куди і на що йде ваш час і як скоригувати ваш графік.

4. Складання списку завдань- Це найпростіший метод планування, який дозволяє планувати і час, і справи.

Як правильно скласти список справ і слідувати йому?

1. Спочатку поспостерігайте за собою. Скільки потрібно часу на виконання різних завдань.
2. Напишіть список справ із вечора.
3. Записуйте певні пункти. Наприклад: зайти до магазину. До цього пункту додайте список покупок.
4. Плануйте весь свій день, не лише роботу.
5. Починайте свій день із виконання неважких завдань. Щоб відразу поставити галочки і підбадьоритися на весь день думкою про те, що слідувати списку справ не так вже й складно. Наприклад, зробити зарядку і приготувати сніданок.
6. Список справ має бути завжди на увазі.
7. Не пишіть у список більше 7 пріоритетних справ, щоб потім не нервувати, що ви щось не встигли.

• Випробуйте всі методики планування та підберіть найбільш підходящий.
• Ведіть запис.
• Не намагайтеся встигнути все. Спочатку зробіть найважливіші та пріоритетні справи.
• Плануйте кожен день. А також складайте додатковий план на тиждень.
• Завжди носіть із собою ручку та блокнот.
• Заведіть Щоденник успіху, він вас мотивуватиме і нагадуватиме, що ви на вірному шляху.
• Навчіться говорити "Ні". Це допоможе уникнути спілкування з непотрібними людьми, занять непотрібними справами.
• Перш ніж щось робити, обміркуйте, наскільки це терміново, важливо і як ця дія наблизить вас до мети.
• Проаналізуйте свої звички, дії, які відбирають даремно ваш час. По хронометражу легко відстежити ті дії, яких вам потрібно позбутися.
• Не виконуйте чужих справ. Не будьте інструментом для досягнення чужих цілей. Сконцентруйтеся на своїй меті.
• Виділяйте час на самовдосконалення.
• Не зупиняйтеся на досягнутому. Досягши однієї мети, ставте наступну.

1. Стівен Кові у книзі «7 навичок високоефективних людей»розглядає тайм - менеджмент, як елемент самовдосконалення. Ось його поради:

• Робіть те, що маємо зробити спочатку. Чи не відкладайте важливі справи на потім.
• Ваша мета має бути пріоритетною та важливою. Рухайтесь до неї.
• Усі дії виконуйте на основі пріоритетів.
• Не витрачайте багато сил для досягнення незначної мети. Затрачувані ресурси та кінцевий результат мають бути порівнянними.
• Шукайте всі способи, щоб зробити життя простішим.

2. Девід Аллен радить правильно організувати робоче місце, придбати всі необхідні канцтовари. Також завести картотеку, на кожну справу завести відповідну папку. Також Аллен радить писати 4 списки справ:

• Скласти список справ, які необхідно виконати у найближчій перспективі;
• До окремого списку внести проекти, які потребують комплексного підходу;
• Окремо скласти список проектів, які з тієї чи іншої причини поки що не можуть бути виконані;
• Список «коли».

3.Джулія Моргенстерн радить спочатку оцінитискільки часу ви витрачаєте на виконання ваших завдань. Які фактори вас відволікають? Можливо, вас відволікають соцмережі, додаткові обов'язки, нереальні терміни чи психологічні перешкоди.

• Для кожної дії необхідно встановлювати часові рамки.
• Якщо ви не можете виконати якусь дію, то проаналізуйте, можливо, її можна відкласти на якийсь час, перепоручити іншим співробітникам або зовсім від нього відмовитися.
• Сортуйте речі та справи, очистіть простір від усього, без чого можна обійтись. Призначте кожній речі своє місце, а кожній справі – час.

«З'їдайте жабу на сніданок»

Щоб весь день ваші думки не поверталися до справи, яку ви не хочете виконувати або вона вам неприємна, почніть день із неї. Так ви звільнитеся від емоційної напруги та вантажу, який би довелося нести весь день.

«Біфштекс із слона»

Якщо перед вами стоїть глобальне завдання, для вирішення якого необхідно зробити безліч дій, тоді розділіть цю роботу на частини. Не робіть зі справи слона, наріжте його на шматочки. Так простіше почати реалізувати поставлене завдання. А також такий підхід сприяє кращому розумінню цього завдання.

Навчіться говорити «ні»

Управління часом вчить не тому, щоб встигати робити якнайбільше, а встигати правильно робити те, що потрібно. Говоріть «ні» непотрібним справам, людям. Не ставайте ні для кого інструментом для досягнення цілей. Сконцентруйтеся на своїх цілях.

Прагніть до автоматизації та максимального спрощення своєї діяльності.

Виконуйте схожі відносини поспіль, оскільки мозок звикає до певної сфери діяльності. І щоразу справляється з ними швидше.

Прислухайтеся до своїх біологічних ритмів. Робіть роботу в той час, коли відчуваєте особливий приплив сил та активності. У період найменшої активності дайте собі відпочити. Дослухайтеся до потреб свого організму. Іноді 15-хвилинної перерви достатньо, щоби відкрилося «друге дихання».

Кращі книги з тайм-менеджменту, які варто прочитати:

• Результативний тайм-менеджмент. Б. Трейсі
• Тайм-драйв. Як встигати жити та працювати. Р. Архангельський
• Жорсткий тайм-менеджмент: Візьміть своє життя під контроль. Д. Кеннеді
• Працюй менше, встигай більше. К. Глісон
• До біса все! Берися та роби. Р. Бренсон
• Екстремальний тайм-менеджмент. М. Мрочковський, О. Толкачов
• Практичний курс з тайм-менеджменту. І. Абрамовський
• Як працювати по 4 години на тиждень і при цьому не стирчати в офісі від дзвінка до дзвінка, жити де завгодно і багатіти. Т. Ферріс
• Як упорядкувати справи: мистецтво продуктивності без стресу. Д. Аллен

Ефективність тайм-менеджменту залежить від виконання вами основних його правил, а також чіткого розуміння того, навіщо він вам потрібен, як керувати своїм часом і які переваги ви матимете.