Матрицата на Айзенхауер е ефективен метод за управление на времето. Матрицата на Айзенхауер: прост инструмент за разпределяне на задачи

34 Президентът на САЩ Дуайт Дейвид Айзенхауер беше много зает човек. За да свърши повече за един ден, той създава свой собствен ефективен инструмент за управление на времето, който днес се нарича матрицата на Айзенхауер или матрицата на приоритетите. Каква е същността на метода?

Какво представлява матрицата на Айзенхауер?

Идеята на матрицата на Айзенхауер е да се научите бързо да разграничавате важните неща от второстепенните и тези, които изобщо не изискват внимание. Айзенхауер предложи всички текущи и планирани случаи да бъдат разделени на 4 категории според принципа на спешност и важност. За по-голяма яснота той нарисува квадрат и го раздели на 4 полета. Всяко от полетата съдържаше списък със задачи:

1 поле: Важни и спешни дела;
2 поле: Важни, но не много спешни въпроси;
3-то поле: Не важни, но спешни въпроси;
4-то поле: Неважни и неспешни въпроси.

Как да работим с квадрата на Айзенхауер?

Разгледайте площада на Айзенхауер по-подробно:

Важни и спешни дела.Какво бихте поставили в тази категория? Колко спешни и важни неща могат да бъдат написани в този квадрат? Номерът е, че планирането според Айзенхауер може да се нарече ефективно само когато първият квадрат е винаги чист, без нито един запис. Ако имате списък със задачи, които можете да отнесете към това поле на матрицата, това означава, че нещо пречи на продуктивната ви работа: мързел, липса на самодисциплина, неспособност за правилно определяне на приоритетите и т.н. Всичко това води до бързи работни места , което се отразява зле на психическото и физическото състояние на човека.
Важни, но не особено спешни неща.Айзенхауер, създавайки своята система за управление на времето, беше сигурен, че тази конкретна категория е най-важната. Да поставите задача тук своевременно и да се заемете с нейното изпълнение означава възможност да отделите толкова време, колкото е необходимо за решаване на проблема. Така например навременното посещение при лекар ще предотврати заболяване, а писането на студентска теза малко по-рано ще остави възможност за коригиране на грешки.
Не много важни, но спешни неща.Това поле на матрицата на Esenhower е предназначено да постави тук случаи, които пречат на ефективната работа и следователно изискват незабавно разрешаване. Например да поправите повреда на компютъра, да помогнете на тъщата да транспортира мебели до селската къща и т.н.
Не е спешно, не е важно.В матрицата на приоритетите има място и за нещата, които правим ежедневно, за да се разсеем от работата.
Това са дълги телефонни разговори, гледане на телевизионни предавания, записи на приятели, писане на писма и т.н. Тоест всички онези неща, които са приятни, но не са задължителни. Айзенхауер, говорейки за приоритетите, нарече такива дейности „губци на време“, които влияят негативно на производителността на труда.

Ще бъде по-удобно да работите с квадрата на Айзенхауер, ако:

Подредете задачите във всяко поле по важност, като ги номерирате с латински букви или цифри. Струва си първо да се заемете с по-спешни и важни въпроси;
Съсредоточете се основно върху нещата от квадрат 2. Ако нещата от списъка с не много спешни, но важни, попадат в квадрата на важни и спешни неща, няма страшно. Основното е, че такова движение не се превръща в тенденция;
Поставете си дългосрочни цели и очертайте задачите за постигането им стъпка по стъпка. Разпределете задачите по квадрати;
Не се разсейвайте от текущата задача с паузи за пушене, гледане на поща и други неща.

По този начин матрицата, създадена от президента Айзенхауер, е ефективен инструмент за управление на времето, който успешно се използва на практика повече от половин век.

Подобни статии

Матрицата на Айзенхауер като инструмент за приоритизиране

Има мнение, че този метод е използван от генерал Дуайт Айзенхауер.

Той състави матрица за класификация на случаите, която използва, за да организира по-ефективно времето си и това му помогна да успее да стане президент на Съединените щати.

Всички случаи, според матрицата на Айзенхауер, могат да бъдат разделени на четири категории според тяхната важност и спешност.

Нека разгледаме по-подробно всяка от тези категории.

А. Важно и спешно. Случаите в тази категория трябва да бъдат решени незабавно. Най-подходящата дума за тях е "долу ръцете".

Утре е изпитът, но билетите още не са научени и човек трябва набързо да доучи това, което е отлагано дълго време за по-късно.

„Трябва да живеем така, че важните неща да не се превръщат в неотложни.

Б. Важни и неспешни. Случаите от тази категория са най-„обидените“, на тях обръщаме най-малко внимание, защото не са спешни! „Времето търпи“, мислим за такива въпроси и ги оставяме на заден план. „Изпитът е толкова далеч, целият семестър е напред, не можете да мислите за това още

за подготовката ... Е, има още месец до изпита, ще имам време да науча всичко ... Още една цяла седмица напред, има време ... "И постепенно, поради нашето пренебрегване на делата на категория ATте се превръщат в категории случаи НО.И сега е последната вечер преди изпита и ние трескаво се опитваме да си спомним поне нещо и главата ни се върти: „О, трябваше да започна да се подготвям по-рано!“ За да избегнете подобен сценарий на събития в живота си, към случаите от категорията ATтрябва да се подходи като инвестиция, която трябва да се направи днес, за да се реализира печалба утре.

ОТ. маловажни и спешни . Хитри неща, които обичат да се „правят на важни“. Те умело се маскират като дела от категорията НО, и често успяват да ни заблудят: човешката природа е да бърка важността и спешността, от което се възползват задачите от категория C. Именно тези задачи създават атмосфера на суетене, суматоха и вечно бързане, но по някаква причина това състоянието на нещата често се счита за показател за активна работа. Но още в началото на 20в. Ф. Тейлър, класик на научната организация на труда, отбеляза, че добре организираното предприятие е това, в което никой никъде не бяга, не се суете и всичко се извършва бавно, но навреме и с високо качество. Погледнете внимателно вашата лична корпорация "Аз". Как са нещата с теб?

Г. Маловажни и неспешни("кошче за боклук"). Този тип случаи включват нашите губители на време. Те често са приятни и интересни, така че предпочитаме да прекараме най-добрите си часове на тях, а след това не можем да си спомним къде е отишло толкова време? Необходимо е да се „финансират“ такива случаи според остатъчния принцип, в противен случай те ще „изядат“ целия бюджет на нашето време. Ако следваме този принцип, те могат да се превърнат от абсорбатори в наши помощници.

Направете си правило: „Ще напиша есе по икономика, ще направя задача за управление на времето и ако има свободно време, ще играя един час

в компютърна игра” и стриктно го спазвайте. Тогава важната работа ще бъде свършена и ще има време за развлечения.

Предимства на матрицата на Айзенхауер:

- лесен за използване;

- ви позволява да намалите броя на маловажните случаи;

- помага за бързо идентифициране на приоритетни задачи и казуси.

Матрица за управление на времето на Стивън Кови

Стивън Ковибеше един от малкото хора на планетата, които знаеха как правилно да управляват всяка минута от времето.

Коуви е работил върху този на автора система за управление на времетов продължение на няколко години, инвестирайки в него целия практически опит, който е натрупал в продължение на стотици, а може би и хиляди консултации на бизнесмени и просто бизнесмени, които мечтаят да изстискат всичко от времето. До последната капка.

Стивън е написал няколко книги за производителността. Най-известният Седемте навика на високоефективните хора. Описва навиците, към които трябва да се придържате, за да станете по-продуктивни.

Накратко за всеки от навиците:

Бъди проактивен. Променете света около себе си, за да създадете комфортна среда за постигане на цели, себереализация и създаване. Игнорирайте фактори, които са извън вашия контрол, като например политиката
Започнете с крайната си цел. Всички ваши действия трябва да са насочени към постигането на тази цел.
Съставете матрица за управление на времетои дайте приоритет на важни и в същото време неспешни задачи
Действайте по стратегия печеливша(печели-спечели).

Във всеки проблем винаги има 2 страни (участници). Помислете как да го решите едновременно и по най-изгодния за всички начин
Първо се стремете да разберете човека, да бъдете разбран е въпрос от второстепенно значение. Развийте емпатично слушане – приемайте емоции, чувства, а не просто думи от човек. И не забравяйте да дадете своя
Стремете се да уловите синергичния ефект. Синергията означава, че цялото винаги е по-голямо от неговите съставни части. Ефектът се проявява при работа върху трудни задачи, както и при работа в екип
Наточете триона си. Непрекъснато подобрявайте уменията си за планиране, комуникация и емпатия

Най-интересният и необичаен елемент от горното е третият елемент: „Матрицата на времето“.

Какво е матрица за управление на времето и как да работите с нея

Матрицата е шаблон, по който може да се определи ред на задачите.

Физически матрицае квадрат, разделен на 4 по-малки квадрата. измерено хоризонтално спешност, и вертикално важност.

Всеки нов бизнес трябва да бъде свързан с един от квадратите и в зависимост от избрания квадрат трябва да се предприеме конкретно действие, например незабавно да се предприеме изпълнението или да се отложи за по-късно.

Опции за случай

Матрицата за управление на времето на Стивън Кови предлага 4 варианта за развитие на действията.

Ако случаят спешно и важно, трябва да се направи веднага. Делът на такива случаи може да достигне до 40-50%. Кови твърди, че спешните и важни задачи допринасят малко за постигането на основните ви цели. Наличието на голям брой такива случаи, на първо място, говори за извънредна ситуация и следователно за неправилна организация на работното време и ниска лична производителност.

Ако случаят спешно и важно, тогава за неговото изпълнение трябва да отделите максимално време, внимание и ресурси. Именно тези неща ви водят до вашите цели, което означава, че ползите от внедряването са максимални.

Ако случаят спешни и маловажни, трябва да го делегирате (инструктирате). Опитайте се да намерите изпълнител, за когото тази задача е важна. По този начин спестявате собственото си време.

Ако случаят маловажни и маловажни- не го прави. Понякога е психологически трудно да откажеш изпълнението, защото идеята вече е укрепнала в ума, че задачата трябва да бъде изпълнена. Ако не можете да проявите воля и да преодолеете себе си, поставете задачата в отделен списък „Да направя някой ден“.

Как да управлявате много случаи с помощта на матрицата

Най-вероятно сте много зает човек и броят на вашите случаи се измерва в десетки.

Да се опитвате да ги държите в главата си или да ги записвате на хартия е контрапродуктивно.

Представяме ви LeaderTask - специализирана програма за анализ на казуси. LeaderTask поддържа методологията за управление на времето на Stephen Covey.

Създайте 4 папки (проекти) в програмата, за да работите върху времевата матрица:

Започнете да ги пълните със задачи:

Опитвам LeaderTaskза работа по матрицата за управление на времето на Кови.

Изтеглете LeaderTask

Матрицата на Айзенхауер (носеща името на 34-ия президент на САЩ, който я е изобретил) е един от методите за управление на времето за приоритизиране на задачите за деня. Матрицата изглежда като четири квадрата, които се получават от пресичането на осите „Важно – Неважно“ по хоризонтала и „Спешно – Неспешно“ по вертикала.

Как да използваме тази матрица? Просто сортирайте задачите си (например задачите за деня) там според тяхната важност и спешност.

Важни и спешни неща са тези, които са много важни и не търпят отлагане. Без тях всичко ще рухне и утре ще е късно да ги направим. Тези неща трябва да се направят днес преди всичко - и то непременно. Примери за важни и неотложни задачи: изпълнение на проектна задача, която предстои да бъде изтекла; непланирано пътуване до зъболекар, травматолог или друг специалист; спешно телефонно обаждане до клиент или контрагент. На теория квадратът на важните и неотложни неща трябва да е празен, но на практика понякога всеки човек има важни и неотложни дела, някои от тях са породени от мързел, други от липса на професионализъм, а други от непреодолима сила.

Нещата, които са важни, но не са спешни, са важни неща, които скоро ще станат спешни. Ако не планирате да чакате това и да организирате ненужно състезание за себе си, тогава обърнете голямо внимание на тези въпроси. Примери за такива случаи: текуща (планирана) работа по вашите проекти; планиране на нови проекти; оценка на резултатите от проектите.

Нещата не са важни, а спешни. По правило в този квадрат попадат неща, които не ви доближават до целта, каквато и да е тя, това са неща, които трябва да се направят, но само за да се направят. Честит рожден ден (оказва се, че Вася е роден днес), неочакваното пристигане на гости и други непланирани, наложени срещи, които не могат да бъдат отказани. Ако можете да делегирате нещо от това, инструктирайте някого, направете го непременно.

Не важни и не спешни неща - това е най-отвратителната категория дела. Те не са важни, не са спешни, но са това, което искате да направите. Това са вашите губители на време - четене на лъскави списания, игра на компютърни игри, гледане на телевизия и сърфиране в интернет.

Важно: много хора започват да правят боклук, когато просто са уморени. Когато искаш, искаш. Така че това е грешното решение. Точно така - планирайте качествена почивка (тази категория е Важна, но не спешна) и си почивайте качествено, а не се занимавайте с боклуци.

В обобщение, като инструмент, матрицата на Айзенхауер работи и освен това се организира добре, ако я следвате. Можете да се гордеете със себе си, ако квадратът „Важни и спешни“ често е празен за вас: и това е съвсем реално, ако по-често се занимавате с делата на квадрата „Важни, но не спешни“. Ето как работят професионалистите!

Ще ви бъде полезно да определите колко ефективно прекарвате времето си, дали умеете да определяте приоритети и да делегирате отговорности.

Напишете план за един ден от вашия седмичен/дневник. Какво си правил, какви задачи
решихте с кого сте се срещнали, кой ви попречи да работите, колко време отне? Разделете това, което сте направили, в четирите квадранта на матрицата на Айзенхауер, като посочите изразходваното време.

Изчислете как е разпределено времето в четирите квадранта?

Обработка на резултатите.

Квадрант I - онези случаи, които изискват незабавно разрешаване. Те са хем спешни, хем важни и т.н
и викат за себе си: „Направи го! Решете се! Отговори на писмото! Среща! Подгответе доклад!

Какво получихте?
Ако I квадрантът е нараснал непропорционално, това означава, че датите и датите контролират вас, а не вие живота си. Може би просто сте влачили всичко до последния лимит? В крайна сметка е много възможно задачите от квадрант II, които също са важни, но не и спешни, да са станали спешни, защото не сте имали време да ги изпълните навреме? Липсва ви стратегически подход към проблема. Мениджърът и просто човек, попаднал в такава ситуация, е под ежедневния Дамоклев меч на стреса, породен от продължителна кризисна ситуация. Нямате нито време, нито сили да обмисляте дългосрочни планове, да подготвяте предложения за нов продукт, вашите приятели, с които толкова цените отношенията, са забравили как изглеждате. Настигате тръгващия влак и в един момент ще се озовете на празен перон с разбито сърце.

Защо?
Поставяте неправилно приоритети, не умеете да делегирате отговорности, не се доверявате
на вашите служители, изтеглете цялата тежест върху себе си. При това състояние на нещата ви е трудно
броят за увеличение, т.к Нямате мнение, визия за бъдещето на компанията, напълно сте заети
важни проблеми на днешния ден.

Какво да правя?
Научете се да делегирате отговорности, възпитайте си заместник, дублер, ако искате, който ще ви замести, ако е необходимо. Подгответе списък със задълженията, които вашите служители могат да изпълняват вместо вас. Прегледайте списъка с приоритети. Преместете центъра на тежестта на вашата дейност в квадрант II.

Златно правило: Кризата е по-лесна за предотвратяване, отколкото за разрешаване.

Квадрант II. Важно, но не спешно - голяма философия! Ако сте успели да разпределите времето си така, че квадрант II да се окаже най-запълнен с казуси, можете да бъдете искрено поздравени!

Какво получихте?
Вие отлично умеете да „отделяте житото от плявата“, да се концентрирате върху основното, да имате собствен поглед върху всичко, защото имате достатъчно време да обмислите спокойно текущи и бъдещи проекти. Имате добри делови отношения с колегите си, има към кого да се обърнете с въпрос и за съвет, ако е необходимо.

Защо?
Вашата система за приоритизиране е много подходяща за вашата конкретна дейност.
Умеете да делегирате отговорности и не губите време за решаване на чужди проблеми.

Квадрант III. Без значение, но спешно? Незначителни дреболии, краткосрочни цели, моментни интереси и проблеми.

Какво получихте?
Да не мислиш, че запушваш всички дупки? Или сам си го организирал? Защо вършиш най-неважната част от работата? Кой прави всичко останало вместо вас?

Ако освен това второто място по време, прекарано във вашата матрица, е заето от квадрант IV, тогава вие сте първият кандидат за уволнение.

Защо?
По някаква причина сте избрали само маловажни от всичките си служебни задължения. Освен това вие сами сте определили кое е главното за вас и кое е суета на суетите. Ако сами признавате, че губите време с маловажни задачи, тогава защо го правите? Нямате нито ясни цели, нито планове, както за близко бъдеще, така и за дългосрочен план. Прилича на саботаж и вие самият ще пострадате от него преди всичко.

Какво да правя?
Ако ще търсите друга работа, помислете първо на каква препоръка от сегашното си ръководство можете да разчитате с такъв трудов ентусиазъм? Вероятно е по-добре да подредите нещата на сегашното си работно място, така че шефът ви да ви пусне със сълзи на очи и обещание да ви приеме веднага щом искате да се върнете. За да направите това, трябва „просто“ да преместите центъра на тежестта на вашите дела към квадрант II, да станете незаменим и наистина необходим служител. За да направите това, трябва незабавно да прегледате списъка с приоритети, графици за изпълнение на задачите и да овладеете всички техники за спестяване на време. Няма къде да отстъпите, в криза сте, която може да завърши зле!

Квадрант IV. Маловажни и неспешни дела. за какво ти плащат Нямате нищо против да харчите
живота си да правиш безполезни дела? Коментарите са излишни.

„Спешните неща обикновено не са най-важните,
и важните не са най-спешните.“
Д. Айзенхауер

Предварителен анализ на вашата матрица на Айзенхауер показа, че хората, които се стремят и постигат успех, избягват да правят неща от квадранти III и IV.

Ако повечето от вашите случаи са в квадранти I и III, полезно е да прочетете бележката: Квадранти I и III

Здравейте! В тази статия ще говорим за един от най-ефективните инструменти за управление на времето - матрицата на Айзенхауер.

Днес ще научите:

Какво представлява матрицата на Айзенхауер;
Как може да се приложи матрицата в ежедневието (с примери);
Какви са съветите за спестяване на време.

„Денят е дълъг до вечерта, ако няма какво да се прави“, гласи народната мъдрост. Съвсем различни афоризми се раждат от заети хора, които се състезават с времето: „Как бихте добавили двадесет и пети час към деня?“.

В условията на многозадачност рано или късно всеки бизнесмен се сблъсква с въпроса за правилното разпределение на времевите ресурси. Стартовите условия са еднакви за всеки жител на планетата – един час включва шестдесет минути за абсолютно всички. Но колко ефективно хората организират времето си прави голяма разлика между успелия човек и вечния неудачник.

Матрицата на Айзенхауер като метод за организиране на времето

Управление на времето, или - е съзнателен контрол върху количеството време, прекарано в конкретни дейности, за да се повиши тяхната ефективност и производителност.

Матрицата на Айзенхауер е един от популярните инструменти за управление на времето, който се използва за приоритизиране на бизнес и лични задачи. Тя се основава на принципа на класифициране на всички случаи в четири категории в зависимост от тяхната степен на важност и спешност. Матрицата е най-удобна за използване за краткосрочно и средносрочно планиране.

Този подход е пионер от Дуайт Дейвид Айзенхауер, армейски генерал от Втората световна война и по-късно 34-ия президент на Съединените щати. Политикът винаги се е възхищавал на околните с умението си да е в крак с всичко.

Имало едно време един американец напразно търсел някакъв ефективен начин за управление на времето и като не го намерил сред съществуващите, го разработил сам. Времевата матрица все още е поразителна в своята простота и гениалност и милиони хора по света я използват за планиране.

Визуално приоритетната матрица е разделена на четири квадранта, където случаите се вписват в категории: важни и спешни, важни и неспешни, маловажни и спешни, маловажни и неспешни.

Потребителят на матрицата е помолен да въведе всички свои планирани дейности в тези квадранти. Най-голямата работа се случва точно когато човек прави избор между тези области, като по този начин решава кои неща да направи първо и кои след това.

Характеризиране на квадрантите

Квадрант А: важно и спешно

В това поле трябва да се записват случаи, които се отнасят до приоритетни области от живота на дадено лице и не търпят забавяне. Тези области обикновено са семейство, кариера (за студентите - обучение), здраве и безопасност.

Тези случаи са в съответствие със следните твърдения:

Ако не го направите скоро, значително ще ви отдалечи от една от дългосрочните цели на живота ви.

Пример.В близко бъдеще очаквате повишение. Управителят ви моли да представите отчет за извършената работа възможно най-скоро. Важно е? Да, защото не искате да пропуснете възможност за кариера. Това спешно ли е? Да, защото сега е моментът да покажете старанието си.

Забавянето на търсенето на медицинска помощ може да има тежки последици.

Пример.Боли те зъб. важно? Всичко, свързано със здравето, винаги е важно. Спешно? Рискувате да загубите зъб и няма да издържите дълго на обезболяващи.

Квадрант B: важни и неспешни

Успешните хора са склонни да вършат по-голямата част от работата си в този квадрант. Това са ежедневни дейности, които неизменно служат на каузата за постигане на основните цели във всички области на живота. Всички те са важни, но няма бързане, както в случая с квадрант А.

Успешният човек не довежда важните си неща до извънредно състояние, а ги прави постепенно. Той най-често има време да взема съзнателно решения, тухла по тухла, изграждайки сградата на своето бъдеще.

Тази зона включва всички ежедневни дейности, които са пряко свързани с приоритетни области на живота: работа, семейство, саморазвитие, здраве.

Те подлежат на същите критерии:

Задачата трябва да бъде изпълнена, но може да бъде отложена за известно време, ако се появи нещо важно и спешно.

Пример.Вие сте програмист и трябва да предадете програмата, която сте написали до понеделник. Едва четвъртък е и вече сте подготвили всичко, но сте решили да сложите ръката си до петък, за да можете да проверите отново всичко.

Нещата от квадрант Б, ако бъдат оставени без надзор, могат да мигрират към квадрант А. Вашата цел е да предотвратите това да се случи. Случва се важен въпрос да се появи внезапно по независещи от вас причини. Но често ние сами довеждаме нещата до това състояние, пренебрегвайки профилактичните прегледи при лекаря и отлагайки важни задачи до крайния срок.

Квадрант C: Маловажно и спешно

Тези неща са малко далеч от основните ви приоритети, но правенето им прави живота ви по-удобен и може да ви служи добре с течение на времето.

В тази област са срещи и разговори, на които отивате от учтивост или по необходимост, включително рождени дни на не много близки хора, внезапно появили се домакински задължения, някои работни задачи.

Този квадрант има следните характеристики:

Бързото изпълнение на тази задача ще помогне.

Пример.Планирахте да закупите климатик и разбрахте за разпродажба, която ще продължи само един ден. важно? Не особено. Светът няма да рухне, ако не си купите климатик по-евтино от планираното. Спешно? Да, разпродажбата е валидна само за един ден. Приятен бонус: спешна покупка ще спести малко от семейния бюджет.

Косвено изпълнението на тези случаи може да е от полза за основните цели, въпреки че това не е гарантирано.

Пример.Вие сте журналист. Поканени сте на банкет, на който може да дойде редакторът на вестника, който ви интересува. важно? Всъщност не, всичко е твърде неясно. Спешно? Да, тъй като банкетът няма да продължи вечно, трябва да вземете решение - или да отидете, или не.

Вероятно ще намерите някой, който да делегира случая от този квадрант. Някаква маловажна спешна работа може да бъде свършена за вас от съпруг, познат, колега, подчинен.

Квадрант D: Маловажни и неспешни

Всички дела на този квадрант могат условно да бъдат разделени на същински бизнес и развлечения. Задачите включват задачи, които гарантират вашия комфорт, правят вас и живота ви по-красиви (например грижа за външния ви вид), но в същото време задачата може да изчака известно време.

За жена това може да е посещение на маникюрист, за мъж - автомивка. Разбира се, тези неща са важни сами по себе си, но не и във връзка с основните ви сфери на живот.

Втората група включва приятно забавление. Всеобщо се смята, че няма полза от тези дела, наричат ги "губци на време", представят ги като неща, които хората правят, поне не биха предпочели да правят, а отърваването от тях е похвална цел.

Така че категорично можете да говорите само за лоши навици като тютюнопушене и системна употреба на силен алкохол. Примери за дейности като социални мрежи, гледане на леки филми, излизане в клубове, игра на компютърни игри - всичко това има право да бъде и е необходимо на човек, ако го отпуска и му доставя удоволствие.

Първо, човек не е робот, той трябва да направи нещо точно така, за душата.

Второ, маловажните и неспешни неща могат да бъдат полезни. Много компютърни игри развиват мисленето, комуникацията в социалните мрежи учи да изразява мислите, танците в клубовете помагат да се затоплят. Освен това отдавна е известно, че промяната на дейността е най-добрата почивка.

Основното условие за този квадрант е да не го оставяте да заема по-голямата част от времето ви и да пренебрегвате основните неща, които ви движат напред в живота.

Как да приложим на практика матрицата на Айзенхауер

Така че, след като прегледате теоретичната част, можете да изпитате ефекта на матрицата върху себе си.

Вечерта преди първия ви ден на експериментиране разгънете дневника си на подходящата дата и начертайте разпределение в четири полета. Обозначете ги, както е показано в матрицата. При липса на дневник можете да вземете обикновен лист. Ако винаги носите таблет или лаптоп със себе си, можете да създадете матрица в Excel.
На отделен лист запишете в колона всички задачи, които възнамерявате да направите утре (когато придобиете умението бързо да разпределяте всички задачи в матрицата, вече няма да имате нужда от този елемент).
Прочетете случаите един по един и копирайте всеки в съответния квадрант на матрицата. За да направите това, трябва да отговорите само на два въпроса: важно ли е? спешно ли е

При хартиената версия оставете свободно място във всяко поле - утре ще си спомните други неща за вършене и ще ги добавите.
Маркирайте с маркер (цвят) вече изпълнени задачи.
В края на деня преместете незавършените задачи за следващия ден (не забравяйте да ги пренапишете на ново разпределение на дневника или да ги копирате в нов раздел на Excel - в противен случай те ще бъдат „загубени“).
Не си отказвайте удоволствието в края на деня да прегледате всички "цветни" части на вашата матрица, тоест всички завършени дела. Ще почувствате удовлетворението на деловия човек, чийто ден не е минал напразно.

Пример за завършена матрица на Айзенхауер

С нашия пример ще направим както посъветвахме в предишния параграф - първо изписваме всички случаи подред и след това ги разпределяме в матрицата. В примера от първо лице професионален масажист ще медитира.

Ето неговия списък със задачи за деня (с коментар, за да позволи на читателя да оцени важността и спешността):

Днес 4 масажа: в 9 ч., в 11 ч., в 15 ч., в 20 ч. (в почивките аз ще се погрижа за другите неща);
Отидете в счетоводството (според договора за масаж трябва да получа 60% от цената, но всъщност получавам само 50% - разберете защо);
Купете котешка храна (добре е, че погледнах - остава само едно хранене);
Посетете приятел в болницата (близък приятел си счупи ръката вчера, донесете му нещо вкусно);
Обадете се в банката, направете плащане за ипотеката (днес е последният ден, когато можете да платите без неустойка);
Посетете приятели на палатка (днес е вторник, планираме семейно пътуване в събота);
Ходете на басейн (колкото по-често ходя, толкова по-добре);
Купете хранителни стоки (има още нещо в хладилника, ще издържим няколко дни);
Отговаряйте на съобщения в WhatsApp и VKontakte (само разговори);
Практикувайте английски поне 20 минути (сред клиентите има много чужденци, необходимо е да се подобри езикът);
Купете ново уплътнение за крана (кранът все още капе, но е на ръба);
Отидете на среща с оптометрист (всяка година за всеки случай минавам на преглед);
Подстрижете се (изгледът все още е спретнат, но е по-добре да не го отлагате);
Хвърлете книга за упражнения за мускулите на гърба на колега (обещах, че ще я изпратя веднага, щом седнах пред компютъра).

СПЕШНО

НЕ БЪРЗАЙ

ВАЖНО

Днес 4 масажа: в 9ч., в 11ч., в 15ч., в 20ч.

Посетете приятел в болницата

Посетете приятели на палатка (семейно пътуване)

Отидете на среща с оптометрист

Отидете в счетоводството

Упражнявайте английски

НЯМА ЗНАЧЕНИЕ

Отидете в банката, направете плащане по ипотека

Купете котешка храна

Купете ново уплътнение на крана

Изпратете книга на колега

подстрижи си косата

Купете продукти

Отидете до басейна

Отговаряйте на съобщения в WhatsApp и VKontakte

Запомнете: едно и също нещо за различни хора може да живее в различни квадранти на матрицата. Например някой да се занимава с хобито си може да се отнася както за важни, така и за маловажни неща. Вие и само вие можете да разпределите делата си така, както виждате житейските си приоритети.

При какви условия ще ви бъде полезна матрицата на Айзенхауер

Някои скептици смятат, че матрицата на Айзенхауер е подходяща само за мениджъри, докато обикновен служител, работник или домакиня няма да може да я използва на практика (което не е вярно - матрицата е универсална, ние доказахме това като вземем за пример случая на масажист, а не бизнесмен).

В действителност въпросът не е за възможността или невъзможността за използване на матрицата, а за целесъобразността на нейното използване.

Системата на Айзенхауер се използва за планиране на всеки ден. Тоест не говорим за дългосрочни планове (да построим къща, да отида на почивка, да завърша университет), а за текущи задачи.

От една страна, ако човек има толкова малко ежедневни задачи, че паметта му лесно се справя с тях, няма нужда да използва таблицата. Например, всички планове на един служител за деня са да изкара осемте си часа на работа и да пие бира с приятели вечерта. Тази маса не е за такива хора.

От друга страна, ако човек има цели във всички аспекти на живота си - в работата, ученето, саморазвитието, семейството, хобитата, ако се стреми да бъде господар на времето си, а не да го носи - такъв човек винаги има много ежедневни задачи. И тъй като не иска да ги изпуска от поглед, тази матрица е за него.

Матрицата на Айзенхауер не е панацея за вечната липса на време. Това е по-скоро мини урок за приоритизиране.

Не се изненадвайте, ако първоначално ви е трудно да разпределите случаите в квадрантите. В момента, в който мислиш и го правиш, ти се учиш. А научаването на нещо ценно винаги изисква известно усилие.

Не се отчайвайте - след като работите с масата няколко дни подред, ще придобиете умение, което ще се превърне в умение. Впоследствие приоритизирането ще достигне автоматизм.

Така че нека обобщим.

Матрицата на Айзенхауер е за хора като вас, ако:

Постоянно трябва да избирате коя задача да поемете първо;
Готови сте да опознаете себе си по-добре, готови сте честно да отговорите на въпроси като „какво е наистина важно за мен?“;
Искате да направите колкото е възможно повече – определено повече, отколкото правите сега;
Готови сте да се справите с такова ваше качество като отлагането - хронично отлагане на нещата „за по-късно“.

Може би вече сте добри в управлението на времето си.

Прочетете твърденията по-долу и се запитайте дали са верни за вас. Ако по-голямата част от точките не ви подхождат, препоръчително е да овладеете техники за управление на времето.

Винаги имате ясен списък със задачи за деня;
Отговаряте на бизнес имейли своевременно;
Не носите работа вкъщи и почти никога не закъснявате след края на работния ден;
Не позволявате на телефонните обаждания, посещенията и социалните медии да ви отвличат значително от основните ви задачи;
Вие не вършите работата вместо вашите подчинени, защото не смятате, че само вие можете да я вършите наистина добре;
В края на деня се чувствате почти толкова заредени с енергия, колкото и в началото.

Ако всички предишни точки ви се струват логични, тогава последната може да предизвика недоверчива усмивка: „Да, вие се шегувате! Един изцеден лимон се чувства по-енергичен, отколкото аз в края на работния ден. Въпреки това има голям брой хора, които не само не се уморяват, но и усещат прилив на енергия. И тук няма никаква тайна.

Не се уморяваме от количеството свършена работа, а от глупави, безпорядъчни действия, безсмислено хвърляне и чувство на безпомощност в условията на хроничен натиск във времето.

Разбира се, понякога не можем да предвидим всичко. И нашият добре пропорционален план може да бъде разклатен поради внезапно спиране на офис оборудването, закъснял клиент или отсъстващ служител. Оставете това настрана за сега.

Първото нещо, върху което трябва да работите, е как да не бъдете източник на хаос за себе си, а след това можете да помислите за въздействието на външни непредвидени обстоятелства.

Почистете вашия работен плотот документи, с които вече не работите. Ако не ви трябват много често, приберете ги в килера. Изобщо не е необходимо - изпратете в кошницата. В купчина хартии едва ли ще намерите онзи лист, който ще прекарате дълги минути в търсене, раздразнени от безплодни усилия. Имайте предвид, че бюрата на успешните бизнесмени изглеждат така, сякаш никой не работи върху тях: по-голямата част от повърхността им не е заета от нищо.
Вземете си дневники не се разделяй с него. Невъзможно е да запомните всичко и бизнесмените отдавна са разбрали необходимостта да записват всичко - датите на срещите, бизнеса, въпросите за размисъл. Често се използват мобилни телефони и лаптопи с техните календари, но хартиеният дневник никога няма да остарее - дори само защото не може да се счупи или да се изтощи.
Планирайте най-важното в момента на пика на ежедневната ви активност. Всички сме човешки същества и дори най-твърдите представители на нашия вид са победени от съня. Да се съпротивляваш на биоритмите си е загуба на време, пак ще загубиш. Това, което правите следобед през час, вечерта, с натрупана умора, ще ви отнеме двойно повече време. Затова не отлагайте спешен доклад до късно вечерта, не започвайте важни разговори преди лягане – и вие, и вие ще пострадате от този подход.
Не се претоварвайте. Не само производителността ви ще спадне. С безмилостен ритъм определено ще „изгорите“ и тялото ви, без вашето съгласие, ще си уреди почивка, изпращайки ви на болнично легло. Това е мястото, където ще загубите цялото си спестено време.

Отнасяйте се като към чистокръвен кон - това, разбира се, е силно животно, но кой от собствениците би се осмелил да го кара с неистов галоп?

Не "бавете" проекти и дела. Спомняте ли си известната фраза, че най-доброто е враг на доброто? Чувствате ли, че колкото повече тествате проекта си, толкова по-добър става? Тук е много важно да не „прекалявате“ с въпроса, в противен случай рискувате да почувствате хронична умора от невъзможността да постигнете идеала. Не се стремете към идеала - тези действия ще ви загубят времето.
Не се опитвайте да бъдете страхотни във всичко. Необходими са години, за да станеш експерт във всяка област. По-добре е да се отличаваш с едно нещо, отколкото да бъдеш среден във всичко. Това е темата на Ocean's 11. Важно е да имате екип, в който всеки е добър в нещо, тогава можете лесно да делегирате нещата.

Методът за определяне на критерии въз основа на консенсус се използва, когато броят на експертите е повече от 8 души, има значителен брой критерии (от 6 до 15), има голям брой класирани данни (около 10-20 елемента) .

Матричният метод се използва главно, когато има силна връзка между класираните елементи и намирането на елемента с най-голямо влияние е от решаващо значение за решаването на проблема.

Редът на действията, чрез които се изгражда приоритетната матрица и за трите варианта, е основно един и същ. Разликите се състоят в определянето на значимостта на критериите.

Приоритетната матрица се изгражда в следния ред:

1. Определя се основната цел, в името на която се изгражда приоритетната матрица.

2. Сформира се екип от експерти за работа по задачата. Експертите трябва да разбират обхвата на решавания проблем и да имат представа за методите на екипна работа (например методът на мозъчната атака, методът Delphi и др.)

3. Съставя се списък с възможни решения на проблема. Списъкът може да бъде съставен с помощта на други качествени инструменти като мозъчна атака, диаграми на Ишикава и др.

4. Определя се съставът на критериите. Първоначално може да бъде доста голям. Приоритетната матрица ще включва само част от тези критерии, тъй като в бъдеще ще се намали, като се избере най-важното и най-същественото.

Могат да се използват следните подходи за определяне на състава на критериите:

анализирайте целта. Това може да се направи с дървовидна диаграма или диаграма на Ишикава;
идентифициране на съществуващи ограничения за постигане на целта (например финансови ограничения или времеви ограничения);
определят ползите от постигането на целта;
формулирайте имената на критериите по такъв начин, че да могат лесно и обективно да бъдат измерени.

5. За всеки критерий се определя коефициент на тежест. Коефициентът на тежест се задава в зависимост от избрания метод.

За аналитичния метод:

за всеки критерий е поставена скала за оценка;
за всяка числена стойност на скалата е дадено определение за значимост. За да се направи разликата в тегловните коефициенти по-забележима, обикновено се използва скала с цифрови стойности 1-3-9, където 1 е с ниска значимост, 3 е със средна значимост и 9 е с висока значимост).

За метода на консенсус:

се задава определен брой точки, които експертите трябва да разпределят между критериите. Броят на точките не трябва да бъде по-малък от броя на критериите;
всеки от експертите разпределя присъдените точки между критериите;
определя се общият брой точки за всеки от критериите. Тази стойност ще бъде коефициентът на тежест за всеки от критериите.

За матричния метод:

критериите са подредени под формата на L-матрица;
установява се скала за сравнение по двойки на критерии (например "0" - критерий A е по-малко значим от критерий B; "1" - критерий A и критерий B са еквивалентни; "2" - критерий A е по-значим от критерий B );
извършва се сравнение по двойки на всички критерии.
определя се коефициентът на тежест на всеки критерий (коефициентът на тежест се изчислява като сбор от всички стойности в реда на матрицата).

6. Избират се най-значимите критерии. Това може да стане чрез отхвърляне на критериите с най-малки стойности на тегло. Ако броят на критериите не е голям, тогава всички критерии могат да бъдат запазени за по-нататъшна работа.

7. Създава се метод за изчисляване на значимостта на всяко от решенията на приоритетната матрица (определена в стъпка 3) въз основа на избраните критерии (определена в стъпка 6).

За да направите това, можете да използвате следните опции:

ограничен набор от възможни числови стойности се взема със свързания текст (подобно на аналитичния метод, посочен в стъпка 5);
използва се система за гласуване, както при метода на консенсус (стъпка 5), когато всеки експерт има ограничен брой точки, които могат да бъдат разпределени между решенията;
използвайте отрицателни числови стойности за отрицателни връзки;
използва се процентна скала вместо директно точкуване за всяко от решенията.

8. Всяко решение се оценява спрямо всеки критерий.

9. Оценката се умножава по коефициента на тежест на съответния критерий. Получените стойности се обобщават за всяко едно от решенията, което дава крайната оценка за приоритета на решенията. Крайният резултат, който съдържа матрицата на приоритетите, може да бъде оставен такъв, какъвто е, или преобразуван в проценти.

10. Полученият списък с решения се сортира по приоритет. Ако е необходимо, приоритетът на решенията може да бъде представен във формуляра

Приоритетната матрица е инструмент за обработка на голямо количество числени данни, получени по време на изграждането на матрични диаграми, за да се идентифицират приоритетни данни. Тъй като приоритетната матрица се използва за анализ на цифровите данни на матричните диаграми, този инструмент за управление има и второ име - матричен анализ на данни. Този седми инструмент за управление е еквивалентен на статистически метод, наречен анализ на главните компоненти, който е един от основните методи за анализиране на многовариантни данни. Тъй като прилагането на матрицата на приоритетите изисква статистически познания, този инструмент за управление на качеството се използва много по-малко на практика от другите шест инструмента, които прегледахме. Използва се предимно в случаите, когато има нужда от представяне на числови данни от матрични диаграми в по-нагледен вид.

Пример за представяне на резултатите от анализа на "матрични данни", събрани за оценка на "ефикасността" и "мекотата" на действието на различни болкоуспокояващи, е показан в ориз. десет.

Фигура 10 - Резултати от анализа на матрични данни

10. КЛЮЧОВИ ЕЛЕМЕНТИ И ИНСТРУМЕНТИ ЗА РАЗГРАЖДАВАНЕ НА ФУНКЦИЯ ЗА КАЧЕСТВО

Първи ключелементът на QFD е изясняването на изискванията на клиента. Както беше отбелязано по-рано, потребителят формулира желанията си, като правило, в абстрактна форма, като "икономична кола" или "удобна стая". Такива абстрактни потребителски изисквания се наричат „гласът на потребителя“.

Необходимо е да се пренесе „гласът на потребителя“ чрез упорита работа до такова ниво на дървото на потребителската удовлетвореност, когато тези потребителски изисквания могат да бъдат поставени в пряка връзка с общите характеристики на продукта, т. може да се измери. Например „гласът на потребителя“ тип „икономичен автомобил“ в резултат на такава работа може да бъде разширен до изискванията „ниска продажна цена“, „ниска цена на пробега“ и т.н., както и изискването „комфортна стая“ - в "размер на помещението", "нисък шум", "наличие на телевизор", "климатик" и др. Едва след като тази работа приключи, производителят може да отговори на въпроса: „Какво да направя?“, за да задоволи очакванията на потребителя.

Именно това е основната задача на производителя в първата фаза на планирането на продукта - да направи правилното нещо, т.е. произвеждат в бъдеще продукти, необходими на потребителя, с необходимите за него качествени параметри. Колко успешно ще бъде решена тази задача зависи от дълбочината на разбиране от страна на производителя, преди всичко на два проблема:

Какво изисква потребителят от продукта?

Как продуктът ще се използва от потребителя.

Вторият ключЕлементът на QFD е преобразуването на изискванията на клиента в общи характеристики на продукта (параметри за качество на продукта). С други думи, необходимо е да се отговори на въпроса "Как да го направя?" как да внедрим списък с потребителски желания („Какво да направя?“). Например, изискването за "ниска цена на миля" може да бъде изпълнено чрез показатели за качество като "консумация на бензин", "честота на отказ", "среден живот на превозното средство" и други подобни. За съжаление, този процес на превръщане на какво в как е възпрепятстван от разнообразието на техните връзки. В същото време някои от характеристиките на продукта, които ефективно решават проблема с удовлетворяването на някои потребителски очаквания, също влияят върху други компоненти на дървото на потребителската удовлетвореност, понякога дори отрицателно. Но независимо от това, проблемът за превръщането на какво в как в крайна сметка трябва да бъде решен с участието на най-квалифицираните специалисти за тази цел. В този случай е необходимо да се подберат компонентите по такъв начин, че поне абсолютното мнозинство от тях да бъде измеримо. Само в този случай е възможно:

Успешно постигане на поставената цел;

Имате повече шансове да анализирате и оптимизирате всяко изискване, което.

Ако по-голямата част от двете се окажат неизмерими, това означава, че детайлизирането на начина не е извършено достатъчно и е необходимо работата да продължи.

Трети ключелемент на QFD е да разкрие стегнатостта (здравината) на връзката между съответните компоненти на какво и как. Изследването на тази връзка се подпомага от матрични диаграми на комуникацията (качествени таблици) между компонентите какво и как. Близостта (силата) на връзката зависи от това колко значим е приносът на една или друга характеристика на продукта (как) за задоволяване на конкретно потребителско желание (какво).

Четвъртият ключелемент от разгръщането на функцията за качество, след установяване на връзка между изискванията на потребителя и общите характеристики на новосъздадения продукт, е изборът на целта, т.е. изборът на такива стойности на параметрите на качеството на създадения продукт, които според производителя не само ще отговорят на очакванията на потребителя, но и ще гарантират конкурентоспособността на създавания продукт в планирания пазарен сектор. Например компонент като "разход на бензин" може да се измери в километри на литър. Целта за нов модел автомобил за конкретен пазарен сектор може да бъде 12 km/l, срещу 10 km/l за предишния модел.

Пети ключелементът на QFD е установяването (според резултатите от потребителско проучване) на степента на важност на компонентите като и въз основа на тези данни - определянето на степента на важност на съответните компоненти като (фиг. 4.18).

Наред с класирането по важност на техническите характеристики на продукта за всяка колона, и двете посочват и степента на сложност на техническото изпълнение на целевата стойност на параметъра за качество. Тази оценка обикновено се извършва по петобална система и се взема предвид при проектирането на следващите етапи от жизнения цикъл на продукта.

Приоритетна матрица- инструмент за обработка на голямо количество числени данни, получени по време на изграждането на матрични диаграми, за да се идентифицират приоритетни данни. ПИзползва се предимно в случаите, когато има нужда от представяне на числови данни от матрични диаграми в по-нагледен вид.

Повечето от обсъжданите седем инструмента за управление на качеството се използват широко за превеждане на изискванията на клиента в параметри за качество на очаквания продукт и съответно в параметри за качество на планирането, разработването, производството, инсталирането и подобряването на продукта.

16.Структуриране на функцията за качество (QFD).

Mitsubishi е използван за първи път през 1972 г. Същността на метода SFC е, че изискванията на клиентите трябва да бъдат „разгръщани“ и конкретизирани на етапи, като се започне с прединвестиционно проучване и се стигне до предпродажбена подготовка.Прилага се за новоразработени продукти.

Този метод е технология за проектиране на продукти и процеси, която ви позволява да преобразувате желанията на потребителя в технически изисквания за продуктите и параметрите на техните производствени процеси.

Основната идея на технологията SFCсе крие в разбирането, че има голяма разлика между потребителските свойства (действителни показатели за качество) и параметрите на продукта, установени в стандартите (допълнителни показатели за качество). Освен това задачата е да се формулират ясни цели въз основа на желанията на потребителите и клиентите.

SFC метод - това е експертен метод, който използва табличен начин за представяне на данните и със специфична форма на таблици (матрична диаграма), т.нар. "качествени къщи" (фиг. 6.1.1). Тези таблици показват връзката между действителните показатели за качество (потребителски свойства) и спомагателни показатели (технически изисквания).

Процесът на планиране на нови продукти в рамките на метода CFC се състои от осем етапа.

1. изясняване и изясняване на изискванията на потребителите . Задачата на SFC е именно да направи мнението на потребителя разбираемо за инженера.

Задачата на производителя е да използва различни методи за трансформиране на изискванията („гласа“) на потребителя в инженерни характеристики на продукта.

2. класиране на изискванията на потребителите . За класиране е необходимо да се оценят оценките на изискванията на потребителите, определени на първия етап. Списъкът с изисквания е сортиран по важност. Важността се записва като оценка.

3. развитие на инженерните характеристики . Този етап се изпълнява от специален екип за разработка, създаден за този случай. На първия етап от работата се поставя задачата да се състави списък с инженерни характеристики на бъдещия продукт. 4. изчисляване на зависимостите на потребителските изисквания и инженерните характеристики.

На този етап установяваме връзката между изискванията на клиента и инженерните характеристики, за да определим кои инженерни характеристики имат най-голямо влияние върху удовлетворяването на определени изисквания на клиента, кои имат малко и кои изобщо не добавят стойност към продукта за потребителя. (черен кръг - силна връзка (9b), бял кръг - средна връзка (3b), триъгълник - слаба връзка (1b))

5. изграждане на покрив ”, в който са закрепени връзките между самите инженерни характеристики. Покривът е изпълнен със символи, показващи положителна или отрицателна връзка между съответните характеристики на продукта от гледна точка на интересите на потребителя.(Ако има противоречия - "-", ако няма противоречия - "+")

6. определяме тегловните показатели на характеристиките на инженерните характеристики, като вземаме предвид оценката на важността на изискванията на потребителите, както и връзката между изискванията на клиента и инженерните резултати.

7. техническите ограничения са взети под внимание. Не всички стойности на инженерните характеристики са постижими. в следващия ред на матрицата са поставени експертни оценки на техническата осъществимост на тези стойности на инженерните характеристики, които са най-изисквани от потребителите. Като се има предвид това, се получават коригирани цели за инженерна ефективност.

8. като се вземе предвид влиянието на конкурентите .. Конкурентите се оценяват според това колко добре са в състояние да изпълнят всяко от изискванията на клиента, идентифицирани в първата стъпка. * - първият състезател - вторият състезател.

В резултат на горните процедури се получават изходните данни за техническите спецификации за проектиране и разработване на нови продукти.

Изграждането на SFC матрицата, получаване на инженерни характеристики е първата фаза от четири (планиране на продукта - планиране на продуктови компоненти - проектиране на процес - производствен дизайн), които заедно "разгръщат" изискванията на потребителите не само в инженерните характеристики, но и по-нататък - в процеса показатели и цялата продукция.