Що таке керування часом. Золоті правила домашнього планування

«Бережіть час: це тканина, з якої зроблено життя».

С. Річардсон

До дисципліни нас привчають з дитинства, і дотримуватися певних обмежень так чи інакше ми змушені все життя. Їжа та сон за розпорядком дня, заняття за розкладом, робота та відпочинок у відведений час. Ми легко підкоряємося чужим правилам гри, по суті допомагаючи комусь іншому досягти його мети. Але коли мова заходить про самодисципліну, багато хто не готовий відмовитися навіть від маленьких слабкостей, на зразок звички поспати зайві 10 хвилин вранці.

Вміння обмежувати себе задля досягнення певних цілей- Найцінніший досвід, володіють яким мало хто. Але лише вони, зрештою, досягають успіху. Відомі політики, бізнесмени, актори свій шлях до слави пройшли лише завдяки щоденній праці заради своєї мети. Здібності, талант, навіть геніальність це лише один відсоток успіху, решта дев'яносто дев'ять це наполеглива робота.

Самодисципліна – перший крок до особистої свободи

Управління часом – основна складова системи особистої ефективності для будь-якої амбітної людини. Не важливо, яка мета переслідується: схуднути, отримати червоний диплом, розпочати свій бізнес... жодна з цих справ неможлива без навичок самоорганізації. Тайм-менеджмент це практичний посібник до дії, завдяки якому можна визначити власні життєві пріоритетистворити своє бачення успіху. Розробка дієвих мотивацій дозволяє непросто берегти час, а розвиватися як особистості. Самодисципліна – життя за суворими правилами, які людина встановлює для себе, у своїх власних інтересах. Такі жорсткі рамки, як не дивно, не обмежують особистість. Навпаки, це єдиний шлях до справжньої свободи.

Тайм – менеджмент це найкращий інструмент самовдосконалення. Насамперед, планування вчить контролю над зовнішніми подіями, оточенням, часом та простором. Отримані в результаті роботи над собою навички самоконтролю дозволяють керувати власними почуттями, миттєвими бажаннями, поганими звичками. А володіння це ознака сильної, вольової натури. Розвиток навичок концентрації дозволяє досягати більше високих результатіву роботі, витрачаючи при цьому менше зусиль. Таким чином, звільняється час для вдосконалення інтелектуального та духовного. А хіба не в цьому полягає сенс людського життя?

Навички самодисципліни не здобуваються за короткий термін. Більше того, розвинути їх у собі можна лише постійним тренуванням сили волі. Те саме стосується системи тайм-менеджменту. Той, хто хоче досягти успіху в житті, просто повинен ставитись до часу дбайливо.

7 найпопулярніших технік тайм-менеджменту

«Якби я мав 9 годин на те, щоб зрубати сосну, я витратив би 6 годин на те, щоб заточити сокиру».

Авраам Лінкольн

Для ефективного використання часу існує багато методик. Пропонуємо до вашої уваги найпопулярніші прийоми, без яких не обходиться жодна система тайм-менеджменту.

Матриця Ейзенхауера

Техніка отримала свою назву на честь Президента США Д.Ейзенхауера, який усі завдання, які перед ним стояли, ділив на 4 категорії, керуючись їхньою терміновістю та важливістю.

На підставі цього, справи розташовувалися в осередках найпростішої матрицінаступним чином:

• Категорія А - термінові та важливі, які мають бути вирішені негайно;
• Категорія Б - рішення їх можна відкласти на певний термін, але зволікати з ними не варто;
• Категорія В – завдання, виконання яких цілком можна делегувати третім особам;
• Категорія Г - справи, які краще відразу відправити в кошик, оскільки вони не варті витраченого часу та зусиль.

На думку фахівців, помилкою більшості людей є неправильне розміщення пріоритетів. Вони охочіше беруться до виконання завдань двох останніх категорій, оскільки зробити ці справи набагато простіше. Швидкі результати сприяють виробленню неправильної оцінки особистої ефективності. Насправді виходить, що людина витрачає зусилля на заняття другоряднізалишаючи за бортом те, що дійсно важливо.

Техніка "Хронометражу"

Врахування часу працівників з метою підвищення трудової дисципліни використовується не один десяток років. Програми автоматизації та обліку фіксують своєчасний прихід та догляд, тривалість робочого дня співробітника. Але сучасні технологіїпішли ще далі. Сьогодні можна не просто дізнатися, чи є людина на робочому місці, а й перевірити чим вона займається.

Подібних систем контролю на сьогоднішній день розроблено кілька сотень. Програми здатні реєструвати автоматично: відсутність через хворобу, відрядження, відпустку, відгули, роботу за гнучким графіком. Система враховує тривалість обідньої перерви, невчасний догляд чи запізнення, прогули.

При всій своїй досконалості, модулі обліку робочого часу здійснюють лише поверхневий хронометраж, тоді як шпигунські програми на кшталт Maxapt QuickEye допомагають відстежити роботу за комп'ютером. З їхньою допомогою керівник одразу зрозуміє, що Марія Іванівна з бухгалтерії зайнята не роботою над звітом, а спілкуванням на сайті «Однокласники». Звичайно, скласти щохвилини з урахуванням перекурів, чаювання, задушевної балаканини іншого «сміттєвого часу» навіть за допомогою таких програм не вдасться, але найчастіше ніякої необхідності в цьому немає.

Метод Парето

Закон Вільфредо Парето говорить: «20% витрачених зусиль забезпечують 80% результату, тоді як решта 80% приносить лише 20% результату».Можна трактувати його й інакше: «20% працівників приносять фірмі 80% прибутку». Простіше кажучи, ефективно працює лише 1/5 частина колективу. Коефіцієнт корисної діїПереважна більшість трудівників дуже низька. Їхня робота просто імітація бурхливої ​​діяльності. Якщо направити цю енергію у потрібне русло, загальна продуктивність значно збільшиться.

Метод Парето у тому, щоб вичленувати з усієї маси 20% основних справ і зосередиться ними. Рішення про те, що вважати важливим, а що другорядним, у кожному випадку буде індивідуальним. Розбити справи на категорії дозволяє матриця Ейзенхауера або метод АВС-аналізу, який найчастіше використовують у комбінації із методом Парето. АВС-анализ найпростіший спосіб провести градацію справ за рівнем їх важливості на даний момент.

АВС - аналіз

Даний метод вважається найбільш продуктивним та наочним способом сортування справ. Він дозволяє відсіяти все зайве, зосередиться на досягненні основних цілей. Згідно з цим методом, всі справи розбиваються за категоріями:

• Вищий пріоритет має група А, це справи важливі та термінові. Такі завдання підлягають обов'язковому вирішенню якнайшвидше. Внесок цих справ у досягнення кінцевої мети 65%, хоча їх виконання піде лише 15% часу. Тобто за мінімальний термін буде виконано більше половини усієї роботи.
• До групи В ставляться справи не термінові, але необхідних виконання. Вирішення таких завдань можна доручити третім особам. Важливо контролювати час виконання, оскільки відносини групи У мають тенденцію переходити до категорії А за порушення термінів.
• Група С – завдання які прийнято називати «офісною текучкою». Саме на них витрачається левова частка робочого часу персоналу та керівника. Хоча зі складанням звітів, закупівлею канцтоварів та іншою рутинною роботою легко впорається людина з низькою кваліфікацією.

Самостійна організація робочого часу

Самоменеджмент, мабуть, найрезультативніша з усіх тактик управління часом. Вона застосовна як до окремо взятому суб'єкту, і до колективу загалом. Досягти того, щоб працівник працював результативно, дозволяє система матеріальних заохочень та покарань. Говорячи доступною мовою, штрафи чи преміїнепогано стимулюють індивіда до виконання поставленого перед ним завдання. Слід зазначити, що сам працівник також має бути зацікавлений у грамотній організації робочого процесу.

Найважливішою метою самого менеджменту є максимальна реалізація потенціалу кожної людини в роботі, творчості, особистого життя. Використання даного методудає такі переваги:

• Час та зусилля на виконання робочих завдань скорочується;
• Підвищується продуктивність;
• Усуваються приводи для стресів, авралів, поспіху;
• Збільшується моральна задоволеність трудовою діяльністю;
• Підвищується кваліфікація, з'являється стимул до особистісного зростання.

Самоменеджмент починається з аналізу стилю роботи, що включає повну інвентаризацію часу. Він дозволяє виявити сильні та слабкі сторониорганізації трудового процесу, скоригувати в потрібному напрямі. Опис усіх видів діяльності включає:

1. Основні робочі завдання;
2. «Перешкоди» або вимушені перерви, так званий «сміттєвий час».

Причинами нераціонального витрачання часу можуть бути особистісні фактори, такі як неорганізованість, недбале ставлення до трудовим обов'язкам, відсутність самодисципліни, прагнення все робити швидко, поспіхом. Втім, зайве прагнення, бажання звалити він всі справи разом теж рідко дає позитивний результат.

Відомий американський бізнес-тренер Ден Кеннеді вважає, що телефонні дзвінки, незаплановані відвідувачі, що затягнулися наради - найзлісніші поглиначі часу для керівника. По можливості вони повинні бути усунені або зведені до мінімуму.

Метод «Помідора»

Ця тактична методика зі смішною назвою була вигадана у 80-ті роки минулого століття італійцем Франческо Чирілло. Будучи одним із студентів, молодий чоловік вирішив почати роботу над собою з метою підтягнути успішність. Провівши докладний «розбір польотів», він усвідомив, що ніяк не може зосередитися на навчанні, відволікаючись на дрібні справи. Тоді Франческо приніс із кухні таймер у вигляді томату, встановив його перед собою і засік час занять.

Практичним шляхом було виявлено, що зосереджено вивчати науку він може протягом 25 хвилин. За цей період студент жодного разу не відволікався від книги. Надалі було ухвалено рішення розбити весь час, відведений на заняття з блоків. В півгодинний інтервал входив час максимальної концентрації - 25 хвилин, а також час відпочинку, який відводиться саме на ті дрібні справи. Метод «помідора» отримав сьогодні широке розповсюдженнязавдяки своїй простоті, доступності та ефективності.

Ритм, у якому живе більшість із нас, навряд чи можна назвати спокійним та розміреним. Нестача часу, аврал та жорсткий цейтнот є випробуваннями, впоратися з якими під силу далеко не кожному. Постійне перебування в стані «не знаю, за що хапатися» навряд чи можна назвати відповідним, коли мова йдепро особисту ефективність.

Емоційна напруга блокує продуктивність, що призводить до швидкої стомлюваностіта апатії. Тому, щоб не стати жертвою стресу або, ще гірше, синдрому хронічної втоми, Займемося управлінням часом або тайм-менеджментом.

Усі успішні люди роблять це

Усі успішні люди дуже продуктивні. Вони багато працюють і багато встигають, а це не одне й те саме. Під продуктивністю, насамперед, мається на увазі результат, а чи не процес. Якщо Ви маєте намір підвищити свою продуктивність, твердо вирішите це зробити. Люди марнують час, бо вони так і не вирішили підвищити свою продуктивність.

І якщо Ви зважилися, то не відступайте і повторюйте те, що роблять усі успішні люди, поки це стане Вашою другою натурою. Основний секрет особистої ефективності полягає у правильному розподілі часу. Тайм-менеджмент допомагає уникнути незавидної долі заручника власного бізнесу чи кар'єри.

Планування вивільняє час

Ті, хто досяг успіху у своєму житті, багато часу присвячують плануванню. Щоденне плануванняпросто необхідно для підвищення продуктивності та ефективного управліннячасом.

Правило 6 «П» говорить: правильне попереднє планування запобігає поганим показникам.

Планувати та думати потрібно завжди на папері. Якщо мети немає на папері, вона не існує. Перелік завдань – це свого роду карта, яка не дасть Вам збитися зі шляху до наміченої мети. Пітер Ф. Друкер у книзі «Ефективний керуючий» наводить хорошу аналогію, що стимулює фіксування завдань на папері:

«Люди, які у темному приміщенні, швидко втрачають почуття часу. Але навіть у темряві більшість людей зберігають почуття простору. Перебуваючи у освітленому, але замкнутому приміщенні, ви вже за кілька годин перестанете відчувати рух часу. І якщо ви захочете підрахувати, як довго ви знаходитесь в такому приміщенні, ви сильно помилитеся у своїх підрахунках. Тому якщо ми покладаємося на нашу пам'ять, ми не помічаємо, на що витрачається наш час…»

Робота зі списком запланованих справ першого ж дня збільшує продуктивність на 25%. З вечора готуйте перелік завдань, які потрібно зробити завтра. Прийшовши на роботу, Ви завжди знатимете, з чого розпочати свій день.

Продовжуйте працювати зі складеним списком протягом дня: у разі появи нової справи вносите її до списку з урахуванням пріоритетності стосовно раніше запланованих завдань. Виконавши чергове завдання зі списку обов'язково викреслюйте його. Це дасть Вам відчуття задоволеності своєю роботою, додасть ентузіазму та зарядить енергією.

Плануйте від більшого до меншого, від довгострокового до короткострокового, від мети життя до плану на день. Кожному завданню ставте фіксований термін.

Складне завдання завжди діліть на дрібні підзавдання. Тут добре допомагає дерево рішень, де ключове завдання – дерево, а підзавдання для її виконання – гілки. Продовжуйте «розгалуження» доти, доки процес виконання всього завдання стане простим і прозорим.

Перед тим, як почати щось робити, згадайте про правило 10/90: 10% часу, витраченого на планування до початку виконання завдання, заощадить 90% часу під час її вирішення.

Найголовніше - визначити головне

Завдання тайм-менеджменту полягає у тому, щоб вчасно визначити головну справу. Розміщення пріоритетів дозволяє ефективно управляти списком намічених справ, привласнюючи кожному завданню свій рівень важливості.

Для розміщення пріоритетів добре підходить метод АБВГД. Це дуже простий спосіб планування, і полягає він у тому, щоб кожній задачі у списку справ надати пріоритет її виконання.

Так, завдання, зазначене буквою А, вказує на найважливішу справу з найсерйознішими наслідками у разі невиконання. Головне правило методу полягає в тому, щоб не братися за справу Б, поки не виконано завдання А, а за справу, поки відкрита задача Б, і т.д.

Літера Д означає «геть!». Цією літерою варто відзначати малоістотні завдання, які ні на що не впливають. Для встановлення пріоритетів у кожній групі завдань використовуйте цифри, які вказуватимуть на послідовність виконання справ. Таким чином, найважливіша справа у Вашому списку має бути позначена як А1.

Закон примусової ефективності

Основний секрет управління часом полягає в зосередженості та цілеспрямованості. Почніть з вирішення першочергових завдань і робіть все послідовно, тобто щось одне в певний періодчасу. Кинувши справу і повертаючись до нього знову і знову, Ви знижуєте свою ефективність у 5 разів.

Моцарт міг працювати над трьома композиціями одразу і створювати справжні шедеври. Але це скоріше виняток, ніж правило. Бах, Гайдн чи Верді могли працювати лише над одним твором у якийсь період часу. Вони не починали працювати над наступним твором, Не закінчивши попереднє.

Використовуйте закон примусової ефективності, який говорить про те, що на весь час ніколи не вистачає, але його завжди достатньо для найважливішого. Тому важливо зібратися та змусити себе зробити насамперед те, що принесе найбільшу вигоду та результат.

Усі справи можна поділити на 4 групи:

1. Термінові та важливі;
2. Важливі, але термінові;
3. Термінові, але з важливі;
4. Чи не термінові і не важливі.

Така класифікація має ім'я американського президента і називається методом (вікном, принципом) Ейзенхауера.

1. Першорядні завдання – це справи термінові та важливі. Спроба відкласти такі справи на потім створить Вам непотрібні проблеми – за них потрібно прийматись самому і негайно.
2. Далі йдуть справи важливі, але не термінові. Такі завдання можна відкласти, однак вони можуть надати сильний впливу довгостроковій перспективі. Нестрокові та важливі справи мають звичку ставати терміновими та важливими, якщо їх постійно відкладати. Щоб такого не сталося, заздалегідь передбачте для них тимчасовий резерв.
3. Термінові, але не важливі завданнямало позначаються на успіху. Заняття терміновими, але не важливими справами не дає результату і може сильно вплинути на Вашу ефективність. Такі справи забирають більшу частинуВаш тимчасовий резерв. Це якраз ті завдання, які наскільки можна перепоручати чи зменшувати їх кількість.
4. Логічно припустити, що несрочные і неважливі відносини немає жодного значення у принципі і несуть жодних наслідків за її невиконанні. Такі справи можна сміливо викреслювати зі списку.

Що означає «з'їсти жабу»?

Стара притча говорить: якщо насамперед з ранку Ви повинні з'їсти живу жабу, втіхою може бути те, що це найгірше, що може статися з Вами за весь день.

Брайан Трейсі, успішний бізнес-консультант, порівнює жабу з неприємним і важливою справою, яке слід сьогодні зробити. Відкладаючи його, Ви створюєте зайве емоційна напругата небажані наслідки. Потрібно діяти без зайвих роздумів та зволікань – просто взяти та зробити. Це дасть вам заряд бадьорості на цілий день.

Слово «ні» заощаджує несподівано багато часу

Найголовніше слово в організацію свого часу - це ввічливе «ні». Вчіться відмовляти і говорити «ні» завданням, які не входять до обраних Вами пріоритетів. Будьте тактовними і відмовляйте так, щоб людина зрозуміла, що Ви відкидаєте не її особисто, а завдання.

Слідкуйте за тим, на що Ви витрачаєте своє робоче та вільний час. Зауважте заняття, які є пожирателями Вашого часу (наприклад, обговорення новин з колегами, безцільне перемикання каналів телевізора або читання рекламних листівок та газет).

3 питання для Вашої ефективності

Завжди запитуйте про те, які довгострокові наслідкимає те чи інше завдання, і що станеться, якщо Ви її взагалі не виконаєте. Задавайте собі 3 наступних питанняна протязі дня:

1. Які справи найважливіші та найцінніші?
2. Що можу зробити я і тільки я, що значно покращить становище?
3. Як використовувати свій час із найбільшою користю?

Відповіді на ці запитання дозволять подвоїти вашу продуктивність.

На що здатний кошик для сміття?

Люди, що показують гарні результатипрацюють за чистим столом. У непродуктивних та незібраних людей на столі панує дикий хаос. Виробіть звичку своєчасно розбирати папери, викидаючи непотрібні, та працювати за чистим столом. Зауважено, що до 30% робочого часу витрачається на пошуки потрібного паперу. Кошик для сміття - один із самих ефективних інструментівуправління часом.

Принцип рівноваги

Найпростіший спосіб уникнути паніки побачивши все збільшується обсяг роботи - це зробити глибокий вдих і сказати: «Я можу тільки те, що можу», і почати спокійно складати список. Аналізуючи завдання, що стоять перед Вами, Ви завжди побачите, що Вам вистачає часу, щоб вирішувати життєво важливі питання.

Уважно стежте, щоб у Вашому житті зберігалася рівновага. Працюючи до знемоги, Ви не зможете обдурити організм, він все одно візьме своє, і якщо Ви не зупинитесь, він зробить це примусово. А це явно не входить до Ваших планів.

Але для того, щоб бути ефективним, просто тайм-менеджмент мало. Важливо стежити за своїм здоров'ям і підтримувати себе у добрій фізичної форми. Ваше життя має бути насиченим, у ньому завжди повинен бути час для Вашої родини та відпочинку.

Основний принцип рівноваги: ​​важлива кількість часу вдома та якість часу на роботі.

На першому місці завжди повинні бути Ви та головні люди Вашого життя, – задля цього і варто працювати над власною ефективністю.

©

Багато наших сучасників прагнуть гіпер-продуктивності.

Напевно, ви знаєте людей, які снують від завдання до завдання, що постійно перевіряють електронну пошту, щось організовують, кудись дзвонять, виконують доручення тощо.

Люди, які це роблять, часто поділяють думку, що «бути постійно зайнятим» означає, що ви наполегливо працюєте і стаєте більш успішним.

Таке переконання може бути справедливим лише до певної міри, і воно часто призводить до безглуздої «продуктивності», тобто до постійної потреби щось робити і до схильності витрачати час на дрібні завдання. Але краще застосувати інший підхід.

Працювати треба розумніше, а не старанніше

Старе прислів'я говорить, що працювати треба розумніше, а не старанніше. Це твердження слід брати за основу при підході до будь-якого роду.

Замість роботизованого підходу до вирішення завдань, необхідно поставити питання, що можна зробити більш раціонально або зовсім виключити зі списку намічених справ.

Ефективно керуючи своїм часом, ви не ставите питання, як можна виконати більше завданьза день, а намагаєтеся спростити та прискорити процес, щоб уникнути перенапруги.

Йдеться про вивільнення місця у вашому житті для відпочинку та приємного проведення часу.

На добу дійсно достатньо годин, щоб зайнятися всім, чого б ви хотіли, але цей час потрібно виявити.

Ми сподіваємося, що цей список із 21 ради підштовхне вас у правильному напрямку.

Пам'ятайте про те, що є незліченні фішки та хитрощі, щоб ефективно планувати свій час. Ми знаходимо ці поради корисними, хоча у вас може бути своя думка з цього приводу.

Нехай цей список стане каталізатором, щоб ви регулярно думали про те, як підвищити результативність власної праці.

1. Головна увага головним вещам.

Найважливіші завдання виконуйте насамперед. Це золоте правилотайм-менеджменту. Щодня визначайте два-три завдання, які перебувають у пріоритеті та виконуйте їх насамперед.

Як тільки ви їх завершите, день уже можна вважати успішним. Переходьте до інших речей або відкладіть решту не наступного дня, адже найважливіші справи ви вже вчинили.

2. Навчіться говорити «ні».

Вирішення великої кількості завдань за обмежений час може навчити вас жонглювати різними проектами та керувати своїм часом. І це чудово.

3. Приділяйте сну принаймні 7-8 годин.

Деякі люди думають, що жертвувати сном це хороший спосіб збільшити продуктивність і звільнити пару додаткових годин на добу. Але це не той випадок.

Більшість із нас потребують 7-8 годин сну, щоб і тіло, і розум функціонували оптимально. Ви це відчуєте, дослухайтеся до свого організму. Не варто недооцінювати значення сну.

4. Повністю сконцентруйтеся на поставленій задачі.

Закрийте всі інші вікна браузера. Покладіть телефон у беззвучному режимі поза увагою. Знайдіть собі тихе місце для роботи або увімкніть музику, якщо вона вам допомагає (мені, наприклад, іноді подобається слухати класичну музикучи звуки природи).

Сконцентруйтеся на одній-єдиній задачі, пориньте в неї. Ніщо інше не повинно існувати у цей момент.

5. Почніть раніше.

Багато хто з нас страждає на синдром «відкладення на потім». Здається, завдання настільки просте, що ви завжди встигнете її виконати і зрештою затягуєте час.

Позбавляйтеся хронічної прокрастинації, оскільки набагато приємніше уникнути перенапруги, заздалегідь виконавши заплановані справи. Це не так складно, достатньо вашої твердої рішучості.

6. Не відволікайтеся на другорядні деталі.

Ми часто затягуємо проекти, надто довго зациклюючись на дрібних деталях. Це притаманно перфекціоністів.

Але набагато ефективніше просуватися вперед, виконати більший обсяг проекту, відкинувши колишнє бажання щось постійно заглиблюватися. Найкраще все виконати, а після завершення переглянути окремі моменти.

7. Перетворюйте на звичку регулярні завдання.

Якщо у вас є регулярні обов'язки (наприклад, написання статей для власного блогу і т.д.), ви можете їх планувати і зробити своєю звичкою. Робіть це щодня і не змінюйте розпорядку, тоді ваш мозок дисциплінується і заняття перетвориться на звичку. Воно стає цілком природним та приємним. Спробуйте!

8. Контролюйте кількість часу, витраченого на ТБ/Інтернет/ігри.

Час, проведений в соцмережах, за іграми або переглядом телевізора може і повинен контролюватись. Спробуйте визначити собі кількість годин, проведених за перерахованими заняттями. Як правило, вони відволікають вас набагато більше, ніж ви хотіли б.

9. Визначайте тимчасовий ліміт для кожного завдання.

Замість того, щоб просто сидіти над проектом із думкою: «я просиджу тут, доки все не виконаю», спробуйте перефразувати: «я попрацюю над цим завданням три години».

Обмеженість під час підштовхне вас до зосередженості та більшої ефективності, навіть якщо трохи пізніше ви повернетесь та допрацюєте.

10. Залишайте часовий проміжок між завданнями.

Коли ми мчимо від завдання до завдання, нам складно оцінювати свої дії і залишатися зосередженими та мотивованими.

Перерва між справами може стати ковтком свіжого повітря нашого мозку. Ви можете недовго прогулятися, помедитувати або зробити щось інше для розумового розвантаження.

11. Не думайте про тотальність списку ваших справ.

Один із найнадійніших способів розтрощити себе, це подумати про величезність списку справ. Скільки б ви про нього не думали, коротше він не стане.

У конкретний час необхідно зосередитися однією справі. Це одне-єдине завдання. Виконуйте все поетапно. Зберігайте спокій.

12. Фізичні вправи та харчування.

Численні дослідження пов'язують продуктивність праці з здоровим чиномжиття. Достатня кількість сну, фізичні вправиі здорове харчуванняпідвищують рівень енергетичного зарядуочищають розум і дозволяють вам легше зосередитися.

13. Робіть менше.

« Робіть менше» це ще один спосіб сказати « робіть те, що найважливіше». Така тактика знов-таки має на увазі зосередження на найбільш значимих речах.

Зупиніться, визначте першорядність завдань та приділіть їм увагу. Виконайте меншу кількість справ, але вони мають бути пріоритетними та мати більшу цінність, ніж інші.

14. Використовуйте вихідні, але не перестарайтеся.

Якщо подумати, ви здивуєтеся, виявивши, наскільки можна зменшити навантаження протягом тижня, трохи попрацювавши у вихідні дні. Лише 2-4 години на день. Ваше дозвілля майже не постраждає.

15. Систематизуйте процес.

Організованість заощадить вам багато часу, і для цього вам не обов'язково ставати самим організованою людиноюв світі. Систематизувати свою працю зовсім не складно.

Створіть систему для реєстрації документів. Переконайтеся, що всі елементи зберігаються належним чином. Відпишіться від непотрібних розсилокта розвантажте свою електронну пошту. Оптимізуйте, упорядковуйте та раціоналізуйте.

16. Заповнюйте вільний час.

Як правило, кожен має незаповнений час. Це годинник, проведений у залах очікування, у магазинних чергах, у громадському транспорті, на еліптичних тренажерах тощо.
Знайдіть речі, які б ви могли при цьому робити. Найчастіше підійде читання, і не забувайте про аудіокниги, які можна слухати під час очікування.

17. Ізолюйтеся.

Жодних відволікань, жодних виправдань. Іноді єдиний спосібщось зробити, це закритися у себе в кімнаті. Ізольованість багатьом допомагає.

18. Дотримуйтесь плану дій.

Частково ми про це згадували, але не зайвим буде повторити. Не відхиляйтеся від плану!

Рішуче дотримуйтесь запланованих справ, будьте професіоналом та йдіть до кінця. Тверда воля та непохитність приведуть вас до наміченої мети.

19. Пов'язані завдання виконуйте разом.

Припустимо, що за вихідні вам потрібно зробити два завдання з програмування, написати три есе та зняти два відео. Замість того, щоб починати роботу в спонтанному порядку, визначте групи подібних завдань і виконуйте їх послідовно.

Різні завдання вимагають різного типумислення, тому має сенс дозволити своєму мозку продовжити виконувати типові завдання, а не перемикатися зайвий раз на щось інше.

20. Знаходьте час для тиші.

У сучасному світізанадто багато людей постійно перебувають у русі і знаходять часу, щоб просто зупинитися. Тим не менш, практика тиші має дивовижний ефект. І дія, і бездіяльність мають відігравати ключову роль у нашому житті.

Майже тиждень не писав сюди, пов'язано це аж ніяк з небажанням чи лінню, а з більш тривіальними речами. У житті кожного студента настає сесія, і, хоч як це парадоксально, вона торкнулася і мене. Сьогодні я представляю першу частину статті на конкурс, про який написав нижче. Отже, стаття:

Що таке GTD, таймменеджмент та як це правильно пишеться?
– Теоретичний курс тайм менеджменту.
- Особистий тайм менеджмент чи реальні приклади.
- Поради щодо тайм менеджменту.
- Висновок.

У статті я викладу короткий курстайм менеджменту, різні способипроведення свого часу ефективно і з користю, покажу основні помилки та недоліки у щоденному тайм менеджменті, запропоную методи вирішення проблем, що виникають. У частині статті я розкрию лише перші два пункти, що залишилися – у другій частині статті. Це зроблено з двох причин, тому що не писати в блог, на мій погляд, дуже не добре, а також я зможу дізнатися реакцію на першу частину статті.

Що таке GTD, тайм-менеджмент і як це правильно пишеться?

Тайм менеджмент (від англ time management) - це вміння ефективно розподіляти свій час з метою підвищення ефективності роботи та отримання максимальної віддачі.

GTD – getting things done – у моєму вільному перекладі «виконуючи всі справи». Приблизно те ж саме і більш популярний тайм менеджмент.

Питання написання англійських слів, які вже увійшли до російської, але ще з'явилися у словниках, завжди залишався мені відкритим. Тому я точно не знаю правильного написанняслів на кшталт таймменеджменту.

Теоретичний курс індивідуального тайм менеджменту.

У цьому розділі:

Помилки або неправильний GTD.

Що потрібно робити чи правильний тайм менеджмент.

Що таке неправильний тайм-менеджмент? Припустимо, у людини є тиждень часу і 10 невиконаних справ, одна з яких, наприклад, запустити свій бізнес. До вирішення проблеми у звичайних людейІснує 3 підходи: залишити все на останній день (назвемо такий спосіб «студентський», усі навчалися в університетах і знають, як навчаються студенти), робити максимум речей на початку тижня та розподілити справи на весь тиждень.

Розглянемо кожен підхід окремо.

Перший підхід має єдиний плюс: на початку тижня буде багато вільного часу. Мінусами є велика завантаженість вікенду, ризик не встигнути виконати намічене, витрата більшої кількостічасу виконання роботи, ніж при третьому методі. Другий спосіб - дзеркальне відображенняпершого, і його плюси та мінуси збігаються, за винятком відсутності ризику не вкластися за строками. Третій спосіб найточніше описує моє розуміння поняття правильний тайм менеджмент. Його плюсами є низька завантаженість кожного окремого дня, найбільша продуктивність, відсутність ризику не вкластися в терміни.

Прояснивши приблизний вид правильного розподілу часу, розглянемо два важливі поняття, які допоможуть пояснити мені ключові моменти мого уявлення про тайм-менеджмент.

Ось ми й наближаємося до фіналу цієї частини. Конкретні поради можна буде знайти у наступному розділі, а тут лише наголошу, що правильний тайм менеджмент передбачає виключення описаних вище помилок і постійну роботу над собою.

Різні гаджети та мобільні смартфони диктують ритм нашого життя. І цей ритм стає швидше. Про запізнення на 5 хвилин можна попередити будь-яку людину, а щоб вирішити будь-яке питання, не обов'язково зустрічатися особисто або навіть дзвонити. Пара повідомлень у Wats app - і все вирішено. Обсяг завдань зростає. Людина стає більш мобільною та продуктивною. Кожен хоче встигати за день не лише попрацювати, а й провести приємний час для себе. І для ефективного розподілу свого часу існує такий термін, як тайм-менеджмент.

Що таке тайм-менеджмент?

Тайм-менеджмент – це правильний розподілчасу для більш дієвого та продуктивного його використання.

Раніше тайм-менеджмент використовувався лише для зайнятих у бізнес-сфері людей і був поняттям, пов'язаним лише з підприємництвом. Тепер представник будь-якої професії і кожен Зайнята людинаможе планувати свій день грамотно та найбільш продуктивно. Керівництво часом захоплює всі сфери життя, чи це похід у кіно чи ранкова нарада.

Тайм-менеджмент давно стало науковим поняттям, А значить, і підходити до нього треба науково. Є певні методирозв'язання поставлених завдань. Завдяки грамотному плануванню дня (тижня, місяця) можна звільнити частину часу та встигнути набагато більший обсяг важливих справ. А найголовніше, це отримати бажаний результат.

Сама давня методика, Запропонована італійським письменником і вченим Альберті ще в 15 столітті, виглядало приблизно так:

• З початку дня скласти перелік справ;
• Справи слід розставити як зниження важливості.

Безумовно, тайм-менеджменту потребують далеко не всі. Якщо ви не знаєте, чим зайняти себе і куди подіти час сьогодні, то вам не потрібно планувати час і ставити пріоритети. Для всіх інших, ви є керівником великого холдингу, начальником відділу або діячем мистецтва, вся наступна інформація буде вкрай корисна.

Є основні складові тайм-менеджменту:

• Точний облік відведеного часу;
• Самооптимізація ресурсів;
• проектування певного проміжку часу (день, тиждень, місяць);
• Упорядкованість мотивації.

Люди, які грамотно організують свій день більш щасливі, здорові та успішні. Поняття "особиста ефективність" для них не просто слова, а самоціль.

Методики вирішення поставлених завдань

На тему тайм-менеджменту за Останнім часомнаписано достатню велика кількістькниг, статей та праць. Наприкінці цієї статті є список літератури, у книжках у тому числі описано кілька методик та його реалізація.

Гліб Архангельський

Гліб Архангельський – є тренером з бізнесу, експертом тайм-менеджменту та директором компанії «Організація часу». Розробив власну методику з координації часу.

Тренінги Гліба Архангельського мають колосальний успіх. На своїх семінарах він пояснює, що час є унікальним ресурсом, який немає можливості заповнити. Гроші можна заробити завжди, а час повернути не вдасться. За методикою Гліба Олексійовича важливо виділити даний ресурс для виконання не найприємніших завдань, а потім переходити до інших. Такі справи часто перекладаються на потім. Умовно такі невеликі проблеми називаються жабами. Але після неодноразового перенесення рішення такої «жаби» завдання перетворюється на «слона», займаючи в житті людини все більший простір. Для вирішення проблеми розміру «слон» потрібно більше часу та зусиль. І для усунення, Гліб Архангельський пропонує обробити слона на «біфштекси» та вирішувати проблему поступово. Іншими словами, поділити велику проблемуна більш дрібні і розумітися поетапно.

Семінари Гліба Олексійовича вчать ставитись до свого часу цілісно та об'єктивно. Планування на певний проміжок часу входять не тільки робочі завдання, а й приватні, витрати сил на які теж треба враховувати та зважати на їх важливість.

Також у планування дня важливий відпочинок. Залежно від роду завдань, пропонується відповідна перерва. Для представників «сидячих» професій, наприклад програмістів, необхідний активне дозвілляДля людей пов'язаних зі спортивними професіями, таких як футболіст, необхідний «сидячий» відпочинок.

Не можна не згадати, що найкращим відпочинкомвсе ж таки є сон. А поспати вдень – фізична необхідність максимальної працездатності. Для ефективнішого засинання слід робити той самий певний ритуал щодня.

Існують 3 основні чинники, при визначенні важливості тієї чи іншої задачі: , і . З цією метою все зазвичай просто – всі знають, чого хочуть. Для її досягнення плануються певні дії. І для здійснення потрібна мотивація – ось з нею можуть виникнути певні проблеми. Для її створення необхідне розуміння режиму та здібностей людини. А потім створюються умови для виконання завдання.

Принцип Парето

Принцип Парето має також інші назви: закон Парето чи принцип 20/80. Отримав назву на честь італійського інженера, економіста та соціолога Вільфредо Парето. Запропонував термін Джозеф Джуран через 18 років після смерті Парето.

У спрощеному вигляді принцип звучить так: 20% старань дають 80% результату, коли решта 80% старань дає лише 20% результату. Цей принцип можна застосувати у всіх сферах життя. Кожен успішна людина, який завжди свідомо, у тому мірою, застосовував даний принцип практично. Хоча застосувати закон 20/80 повною мірою неможливо, а самі цифри є умовними і можуть практично коливатися. Хоча загальне правилобуде збережено.

Є багато підтверджень закону Парето в різних областях. Починаючи з економіки та закінчуючи звичками будь-якої людини. Важливість цього принципу ламає стійкі стереотипи у тому, що чим більше працюєш, тим більше кращий результаті вища твоя нагорода. З чого випливає, що для досягнення максимального результату необхідно сконцентруватися на найважливіших завданнях.

У тайм-менеджменті закон 20/80 застосовується так: 20% вашого часу дає найбільші якісні результати, а решта 80% відволікають від досягнення мети або витрачаються неефективно. Значить, треба зрозуміти, які дії мають найбільший ефект і на що треба звернути свою пильну увагу.

На початку використання закону Парето має місце психологічний бар'єр. Починати працювати з принципом слід із дрібниць, згодом перемикаючись на більш важливі та великі плани.

Матриця Ейзенхауера

Матриця Ейзенхауера, інакше принцип пріоритетів, названа на честь 34-го президента США. За довгою службою Дуайту Ейзенхауеру доводилося вирішувати за день безліч завдань, проблем і справ, і він придумав свою схему вирішення проблем. Його принцип рішень досі вважається одним із самих ефективних методівпланування на короткий термін.

Як працює Матриця Ейзенхауера? 34-й президент США вигадав розділяти 4 пункти:

• Важливе та термінове;
• Нестрокове та важливе;
• Термінове та неважливе;
• Нестрокове та неважливе.

У перший квадрат ми вносимо важливі та термінові справи, які не терплять зволікань. Часто це справи раніше були важливими і не терміновими, але ліньки, брак часу і дедлайн, що наближається, переніс ці завдання до першого списку. Такі справи потрібно зробити насамперед.

До другого квадрата вносяться важливі і не термінові справи. Такі завдання важливо розпізнати одразу. Правильне та своєчасне виконання таких справ приносить у результаті хороші результати та впливає на всю якість життя. Важливо приділяти цьому розділу щодня певну кількість часу і не робити все в останній момент. Ейзенхауер вважав цей список найважливішим та продуктивним.

До третього квадрата вирушають термінові, але не важливі справи. Як би не хотілося робити таке завдання прямо зараз, головне зрозуміти, що вона не несе в собі жодного результату і лише заважає роботі. Дуже важливо відрізняти важливі проблемивід не надто важливих, інакше день буде завантаженим, але користі не принесе. Іноді варто поставити запитання, що буде, якщо я цього не зроблю? і відразу стане зрозумілим, наскільки потрібним є поставлене завдання.

У четвертий квадрат входять звані «пожирачі часу». Це перегляд серіалів, безглузді листування, ігри на комп'ютері тощо. Від таких справ можна відмовитись, а продуктивність дня не змінитись. Такі заняття до ладу не можна назвати навіть повноцінним відпочинком, оскільки вони не несуть у собі жодної користі. Ви не дихайте свіжим повітрям, не дізнаєтеся нічого нового, не займаєтесь спортом, не спіть. Над такими справами варто встановлювати чіткий контроль.

Якщо день минає поспіхом і все задумане не відкладається в довгу скриньку, то ви робите все правильно. Спокій – якісний показник, як ви розпоряджуєтеся своїм найціннішим ресурсом – часом.

Книги з тайм-менеджменту

Є величезний список літератури щодо керівництва розподілу свого часу. Тільки у Гліба Архангельського понад 10 робіт. Найвідоміші з них: Формула часу, Робота 2:0, Тайм-менеджмент на Outlook.

За законом Парето є чудова книга Річарда Коаха «Принцип 20 на 80». У ній розкриваються навички підвищення ефективності своїх дій із найменшими витратами.

Також за квадратом розподілу важливості справ є книга «Високоефективний тайм-менеджмент із матриці Ейзенхауера», авторства Анатолія Генія.

До цікавих джерел для вивчення управління часом можна віднести «Мистецтво встигати», Алана Лакейна та «Це дивне життя», Граніна Данила, а до чудовій книзіБрайана Трейсі «Вийти із зони комфорту. 21 спосіб підвищення особистої ефективності» слід звернутися насамперед. Така робота здатна змінити багато чого в житті людини, причому на краще.