تعتبر مصفوفة أيزنهاور طريقة فعالة لإدارة الوقت. مصفوفة أيزنهاور: أداة بسيطة لتوزيع المهام

34 كان الرئيس الأمريكي دوايت ديفيد أيزنهاور رجلاً مشغولاً للغاية. من أجل إنجاز المزيد في يوم واحد ، ابتكر أداة إدارة الوقت الفعالة الخاصة به ، والتي تسمى اليوم مصفوفة أيزنهاور أو مصفوفة الأولوية. ما هو جوهر الطريقة؟

ما هي مصفوفة أيزنهاور؟

تتمثل فكرة مصفوفة أيزنهاور في تعلم التمييز بسرعة بين الأمور المهمة من الأمور الثانوية وتلك التي لا تتطلب الاهتمام على الإطلاق. اقترح أيزنهاور تقسيم جميع الحالات الحالية والمخطط لها إلى 4 فئات وفقًا لمبدأ الاستعجال والأهمية. للتوضيح ، رسم مربعًا وقسمه إلى 4 حقول. احتوى كل حقل على قائمة مهام:

• 1 المجال: الأمور الهامة والعاجلة.
• المجال الثاني: مسائل مهمة ولكنها ليست عاجلة جدًا ؛
• المجال الثالث: ليست مهمة ولكنها ملحة.
• المجال الرابع: ليست مسائل مهمة وليست عاجلة.

كيف تعمل مع أيزنهاور سكوير؟

فكر في ميدان أيزنهاور بمزيد من التفصيل:

1. أمور مهمة وعاجلة.ماذا ستضع في هذه الفئة؟ كم عدد الأشياء العاجلة والمهمة التي يمكن كتابتها في هذا المربع؟ الحيلة هي أن التخطيط وفقًا لأيزنهاور لا يمكن اعتباره فعالًا إلا عندما يكون المربع الأول نظيفًا دائمًا ، بدون إدخال واحد. إذا كانت لديك قائمة بالمهام التي يمكنك أن تنسبها إلى هذا المجال من المصفوفة ، فهذا يعني أن شيئًا ما يتعارض مع عملك المنتج: الكسل ، والافتقار إلى الانضباط الذاتي ، وعدم القدرة على تحديد الأولويات بشكل صحيح ، وما إلى ذلك. كل هذا يؤدي إلى استعجال الوظائف. مما له تأثير سيء على الحالة العقلية والجسدية للإنسان.
2. مسائل مهمة ولكنها ليست ملحة للغاية.كان أيزنهاور ، الذي أنشأ نظام إدارة الوقت الخاص به ، واثقًا من أن هذه الفئة بالذات كانت الأكثر أهمية. إن وضع مهمة هنا في الوقت المناسب والبدء في تنفيذها يعني الفرصة لتخصيص أكبر قدر ممكن من الوقت لحل المشكلة. لذلك ، على سبيل المثال ، فإن زيارة الطبيب في الوقت المناسب ستمنع المرض ، وستترك كتابة أطروحة الطالب في وقت مبكر قليلاً فرصة لتصحيح الأخطاء.
3. ليست مهمة جدا ، لكنها مسائل ملحة.يهدف هذا المجال من Esenhower Matrix إلى وضع الحالات التي تتداخل مع العمل الفعال وبالتالي تتطلب حلًا فوريًا. على سبيل المثال ، إصلاح عطل في الكمبيوتر ، ومساعدة حماتك في نقل الأثاث إلى المنزل الريفي ، وما إلى ذلك.
4. ليست عاجلة وليست مهمة.يوجد أيضًا في مصفوفة الأولويات مكان للأشياء التي نقوم بها يوميًا من أجل تشتيت انتباهنا عن العمل.

   هذه مكالمات هاتفية طويلة ، ومشاهدة برامج تلفزيونية ، وأشرطة أصدقاء ، وكتابة رسائل ، وما إلى ذلك ، أي كل تلك الأشياء الممتعة ، ولكنها ليست إلزامية. تحدث أيزنهاور عن الأولويات ، ووصف مثل هذه الأنشطة بأنها "مضيعة للوقت" تؤثر سلبًا على إنتاجية العمل.

سيكون العمل مع ساحة أيزنهاور أكثر ملاءمة إذا:

• رتب المهام في كل مجال حسب الأهمية ، وترقيمها بأحرف أو أرقام لاتينية. يجدر تناول الأمور الأكثر إلحاحًا والأكثر أهمية أولاً ؛
• ركز بشكل أساسي على الأشياء من المربع 2. إذا كانت الأشياء من القائمة ليست عاجلة للغاية ، ولكنها مهمة ، تقع في مربع الأشياء المهمة والعاجلة ، فلا بأس بذلك. الشيء الرئيسي هو أن مثل هذه الحركة لا تصبح اتجاهاً ؛
• حدد لنفسك أهدافًا طويلة المدى وحدد المهام لتحقيقها خطوة بخطوة. توزيع المهام على المربعات ؛
• لا تشتت انتباهك عن المهمة الحالية بفترات استراحة للتدخين ومشاهدة البريد وأشياء أخرى.

وبالتالي ، فإن المصفوفة التي أنشأها الرئيس أيزنهاور هي أداة فعالة لإدارة الوقت تم استخدامها بنجاح في الممارسة العملية لأكثر من نصف قرن.

مقالات مماثلة

مصفوفة أيزنهاور كأداة لتحديد الأولويات

هناك رأي مفاده أن هذه الطريقة استخدمها الجنرال دوايت أيزنهاور.

قام بتجميع مصفوفة تصنيف الحالات التي استخدمها لتنظيم وقته بشكل أكثر كفاءة ، وساعدته على النجاح في أن يصبح رئيسًا للولايات المتحدة.

يمكن تقسيم جميع الحالات ، وفقًا لمصفوفة أيزنهاور ، إلى أربع فئات وفقًا لأهميتها وإلحاحها.

دعنا نلقي نظرة فاحصة على كل فئة من هذه الفئات.

أ. مهم وعاجل. يجب أن تتم الحالات في هذه الفئة على الفور. أنسب كلمة لهم هي "يدا بيد".

غدًا هو الامتحان ، لكن التذاكر لم يتم تعلمها بعد ، ويجب على المرء أن ينهي بسرعة معرفة ما تم تأجيله لفترة طويلة لاحقًا.

"يجب أن نعيش بطريقة لا تتحول فيها الأشياء المهمة إلى أشياء ملحة".

ب- هام وغير عاجل. حالات هذه الفئة هي الأكثر "إهانة" ، ونحن نوليها أقل اهتمام ، لأنها ليست ملحة! "الوقت يدوم" ، نفكر في مثل هذه الأمور ونضعها في الخلف. "الامتحان بعيد جدًا ، والفصل الدراسي بأكمله أمامك ، ولا يمكنك التفكير فيه بعد

حول التحضير ... حسنًا ، لا يزال هناك شهر قبل الامتحان ، سيكون لدي وقت لتعلم كل شيء ... آخر أسبوع كامل ، هناك متسع من الوقت ... "وبالتدريج ، بسبب إهمالنا لأمور الفئة فييتحولون إلى حالات فئة لكن.والآن إنها آخر ليلة قبل الامتحان ، ونحن نحاول بشكل محموم أن نتذكر شيئًا ما على الأقل ، ورأسنا يدور: "أوه ، كان علي أن أبدأ التحضير مبكرًا!" لتجنب سيناريو مماثل للأحداث في حياتك ، لحالات الفئة فييجب التعامل معها كاستثمار يجب القيام به اليوم من أجل تحقيق ربح غدًا.

من. غير مهم وعاجل . أشياء صعبة مثل "التظاهر بأهميتها". يتنكرون بذكاء كأفعال من فئة لكن، وغالبًا ما ينجحون في خداعنا: من الطبيعة البشرية الخلط بين الأهمية والإلحاح ، وهو ما تستفيد منه مهام الفئة "ج". هذه المهام هي التي تخلق جوًا من الضجة والصخب والتسرع الأبدي ، ولكن لسبب ما هذا غالبًا ما يُعتبر الوضع مؤشراً على العمل النشط. ولكن حتى في بداية القرن العشرين. لاحظ F. Taylor ، وهو من الكلاسيكيات المنظمة العلمية للعمل ، أن المشروع المنظم جيدًا هو الذي لا يعمل فيه أحد في أي مكان ، ولا يزعج ، وكل الأشياء تتم ببطء ، ولكن في الوقت المحدد وبجودة عالية. انظر بعناية إلى مؤسستك الشخصية "أنا". كيف هي الأمور معك؟

د- غير مهم وغير عاجل("حاوية القمامة"). هذه الأنواع من الحالات تشمل مضيعاتنا للوقت. غالبًا ما تكون ممتعة ومثيرة للاهتمام ، لذلك نفضل قضاء أفضل ساعاتنا عليها ، ومن ثم لا يمكننا تذكر أين ذهب الكثير من الوقت؟ من الضروري "تمويل" مثل هذه الحالات وفقًا للمبدأ المتبقي ، وإلا فإنها "ستلتهم" الميزانية الكاملة لعصرنا. إذا اتبعنا هذا المبدأ ، فقد يتحولون من الامتصاص إلى مساعدين لنا.

اجعلها قاعدة: "سأكتب مقالًا عن الاقتصاد ، وأقوم بمهمة في إدارة الوقت ، وإذا كان هناك وقت فراغ ، فسوف ألعب لمدة ساعة

في لعبة كمبيوتر "، واتبعها بدقة. ثم يتم الانتهاء من العمل المهم ، وسيكون هناك وقت للترفيه.

فوائد مصفوفة أيزنهاور:

- سهل الاستخدام؛

- يسمح لك بتقليل عدد الحالات غير المهمة ؛

- يساعد على تحديد المهام والحالات ذات الأولوية بسرعة.

مصفوفة إدارة الوقت ستيفن كوفي

ستيفن كوفيكان أحد الأشخاص القلائل على هذا الكوكب الذين عرفوا كيفية إدارة كل دقيقة من الوقت بشكل صحيح.

عملت كوفي على المؤلف نظام إدارة الوقتلعدة سنوات ، استثمر فيها كل الخبرة العملية التي جمعها عبر المئات ، وربما الآلاف ، من الاستشارات من رجال الأعمال ورجال الأعمال فقط الذين يحلمون بإخراج كل شيء من الوقت. حتى آخر قطرة.

كتب ستيفن عدة كتب عن الإنتاجية. الأكثر شهرة العادات السبع للأشخاص الأعلى تأثيرا. يصف العادات التي تحتاج إلى الالتزام بها لتصبح أكثر إنتاجية.

باختصار عن كل من العادات:

1. كن استباقيًا. غير العالم من حولك لخلق بيئة مريحة لتحقيق الأهداف وتحقيق الذات والإبداع. تجاهل العوامل الخارجة عن إرادتك ، مثل السياسة
2. ابدأ مع وضع هدفك النهائي في الاعتبار. يجب توجيه جميع أفعالك نحو تحقيق هذا الهدف.
3. ميك أب مصفوفة إدارة الوقتوإعطاء الأولوية للمهام الهامة وغير العاجلة في نفس الوقت
4. العمل على الاستراتيجية الفوز(وون).

   في أي مشكلة ، هناك دائمًا جانبان (المشاركون). فكر في كيفية حلها في وقت واحد وبالطريقة الأكثر فائدة للجميع

5. السعي أولاً لفهم الشخص ، لكي يتم فهمه مسألة ذات أهمية ثانية. طور من الاستماع التعاطفي - تقبل العواطف والمشاعر وليس مجرد كلمات من شخص. ولا تنسى أن تعطي
6. نسعى جاهدين للقبض على التأثير التآزري. التآزر يعني أن الكل دائمًا أكبر من الأجزاء المكونة له. يظهر التأثير عند العمل في المهام الصعبة ، وكذلك عند العمل في فريق
7. شحذ المنشار الخاص بك. تحسين مهاراتك في التخطيط والتواصل والتعاطف باستمرار

العنصر الأكثر إثارة للاهتمام وغير المعتاد مما ورد أعلاه هو العنصر الثالث: "مصفوفة الوقت".

ما هي مصفوفة إدارة الوقت وكيفية التعامل معها

المصفوفة هي قالب يمكن للمرء أن يحدد بواسطته أمر المهمة.

جسديا مصفوفةهو مربع مقسم إلى 4 مربعات أصغر. تقاس أفقيا الاستعجالوعموديًا أهمية.

يجب ربط أي عمل تجاري جديد بأحد المربعات ، واعتمادًا على المربع المختار ، يجب اتخاذ إجراء محدد ، على سبيل المثال ، اتخاذ التنفيذ فورًا أو تأجيله إلى وقت لاحق.

خيارات الحالة

تقترح مصفوفة إدارة الوقت لستيفن كوفي 4 خيارات لتطوير الإجراءات.

إذا كان الأمر كذلك عاجل ومهم، يجب القيام به الآن. يمكن أن تصل نسبة هذه الحالات إلى 40-50٪. يقول كوفي أن المهام العاجلة والمهمة لا تساهم كثيرًا في تحقيق أهدافك الرئيسية. إن وجود عدد كبير من هذه الحالات ، أولاً وقبل كل شيء ، يتحدث عن حالة طارئة ، وبالتالي ، عن تنظيم غير لائق لوقت العمل وانخفاض الإنتاجية الشخصية.

إذا كان الأمر كذلك عاجل ومهم، إذن لتنفيذه تحتاج إلى تخصيص أقصى قدر من الوقت والاهتمام والموارد. هذه الأشياء هي التي تقودك إلى أهدافك ، مما يعني أن الفوائد من التنفيذ هي الحد الأقصى.

إذا كان الأمر كذلك عاجل وغير مهم، تحتاج إلى تفويض (توجيه) ذلك. حاول العثور على فنان تعتبر هذه المهمة مهمة له. بهذه الطريقة توفر وقتك.

إذا كان الأمر كذلك غير مهم وغير مهم- لا تفعل ذلك. في بعض الأحيان يكون من الصعب نفسيا رفض الأداء ، لأن الفكرة قد عززت بالفعل في العقل أن المهمة يجب أن تكتمل. إذا كنت لا تستطيع إظهار قوة الإرادة والتغلب على نفسك ، ضع المهمة في قائمة منفصلة "للقيام يومًا ما".

كيفية إدارة الكثير من الحالات باستخدام المصفوفة

على الأرجح ، أنت شخص مشغول للغاية ويتم قياس عدد حالاتك بالعشرات.

محاولة الاحتفاظ بها في رأسك أو كتابتها على الورق تأتي بنتائج عكسية.

نقدم لكم LeaderTask - برنامج متخصص لتحليل الحالات. LeaderTask يدعم منهجية إدارة الوقت لستيفن كوفي.

إنشاء 4 مجلدات (مشاريع) في البرنامج للعمل على مصفوفة الوقت:

ابدأ في ملئها بالمهام:

محاولة القائدللعمل على مصفوفة إدارة الوقت في كوفي.

تحميل LeaderTask

تعد مصفوفة أيزنهاور (التي تحمل اسم الرئيس الرابع والثلاثين للولايات المتحدة ، التي ابتكرها) إحدى طرق إدارة الوقت لتحديد أولويات مهام اليوم. تبدو المصفوفة على شكل أربعة مربعات ، يتم الحصول عليها من خلال عبور المحاور "هام - غير مهم" أفقيًا و "عاجل - غير عاجل" عموديًا.

كيف تستخدم هذه المصفوفة؟ فقط قم بفرز مهامك (على سبيل المثال ، مهام اليوم) هناك وفقًا لأهميتها وإلحاحها.

الأمور المهمة والعاجلة هي الأمور المهمة جدًا ولا يمكن تأخيرها. بدونهم ، سينهار كل شيء ، وسيكون الوقت قد فات لعملهم غدًا. يجب القيام بهذه الأشياء اليوم ، أولاً وقبل كل شيء - وبدون فشل. أمثلة على المهام الهامة والعاجلة: إكمال مهمة مشروع على وشك أن تكون مستحقة ؛ رحلة غير مجدولة لطبيب الأسنان أو أخصائي الرضوح أو أخصائي آخر ؛ مكالمة هاتفية عاجلة إلى عميل أو طرف مقابل. نظريًا ، يجب أن يكون مربع الأمور المهمة والعاجلة فارغًا ، ولكن عمليًا أحيانًا يكون لكل شخص أمور مهمة وعاجلة ، بعضها ناتج عن الكسل ، وبعضها بسبب الافتقار إلى الاحتراف ، وبعضها بسبب القوة القاهرة.

الأشياء المهمة ولكنها ليست عاجلة هي أشياء مهمة ستصبح عاجلة قريبًا. إذا كنت لا تخطط لانتظار ذلك وترتيب سباق غير ضروري لنفسك ، فاحرص على الانتباه الشديد لهذه الأمور. أمثلة على مثل هذه الحالات: العمل الحالي (المخطط) في مشاريعك ؛ تخطيط مشاريع جديدة. تقييم النتائج التي حصلت عليها المشاريع.

الأمور ليست مهمة ، لكنها ملحة. كقاعدة عامة ، الأشياء التي لا تقربك من الهدف ، مهما كانت ، تقع في هذا المربع ، هذه أشياء يجب القيام بها ، ولكن فقط من أجل القيام بها. عيد ميلاد سعيد (اتضح أن Vasya ولد اليوم) ، ووصول غير متوقع للضيوف وغيرها من الاجتماعات غير المخطط لها ، والتي لا يمكن رفضها. إذا كان بإمكانك تفويض شيء من هذا ، فقم بإرشاد شخص ما ، افعل ذلك بكل الوسائل.

أشياء ليست مهمة وليست عاجلة - هذه هي فئة الحالات الأكثر إثارة للاشمئزاز. إنها ليست مهمة ، فهي ليست عاجلة ، لكنها ما تريد القيام به. هذه هي الأشياء التي تهدر وقتك - قراءة المجلات اللامعة ولعب ألعاب الكمبيوتر ومشاهدة التلفزيون وتصفح الإنترنت.

هام: يبدأ الكثير من الناس في التخلص من القمامة عندما يكونون متعبين. عندما تريد تريد. لذا ، هذا قرار خاطئ. هذا صحيح - خطط لقضاء إجازة جيدة (هذه الفئة مهمة ، ولكنها ليست عاجلة) واحصل على راحة جيدة ، ولا تشارك في القمامة.

باختصار ، كأداة ، تعمل مصفوفة أيزنهاور ، علاوة على ذلك ، تنظم جيدًا إذا اتبعتها. يمكنك أن تفخر بنفسك إذا كان مربع "هام وعاجل" فارغًا غالبًا بالنسبة لك: وهذا حقيقي تمامًا إذا كنت تتعامل في كثير من الأحيان مع شؤون ميدان "هام ، ولكن ليس عاجلاً". هذه هي الطريقة التي يعمل بها المحترفون!

سيكون من المفيد لك تحديد مدى فعالية قضاء وقتك ، سواء كنت تعرف كيفية تحديد الأولويات وتفويض المسؤوليات.

اكتب خطة ليوم واحد من أسبوعي / يومياتك. ماذا فعلت ، ما هي المهام
قررت مع من قابلت ، من منعك من العمل ، كم من الوقت استغرقت؟ قسّم ما فعلته إلى الأرباع الأربعة لمصفوفة أيزنهاور ، مشيرًا إلى الوقت الذي تقضيه.

احسب كيف تم توزيع الوقت على الأرباع الأربعة؟

معالجة النتائج.

الربع الأول - تلك الحالات التي تتطلب حلًا فوريًا. كلاهما عاجل ومهم ، وهكذا
ويصرخون عن أنفسهم: "افعلوها! رتب أفكارك وقرر! أجب على الرسالة! لقاء! قم بإعداد تقرير!

ماذا تلقيت؟
إذا نما الربع الأول بشكل غير متناسب ، فهذا يعني أن التواريخ والتواريخ تتحكم فيك ، وليس في حياتك. ربما قمت بسحب كل شيء إلى الحد الأخير؟ بعد كل شيء ، من الممكن جدًا أن تصبح مهام الربع الثاني ، المهمة أيضًا ، ولكنها ليست عاجلة ، ملحة لأنه لم يكن لديك الوقت لإكمالها في الوقت المحدد؟ أنت تفتقر إلى نهج استراتيجي للمشكلة. المدير ، وهو مجرد شخص يجد نفسه في مثل هذه الحالة ، يقع تحت سيف داموقليس اليومي من الإجهاد الناجم عن حالة أزمة دائمة. ليس لديك الوقت ولا القوة للتفكير في الخطط طويلة الأجل ، وإعداد مقترحات لمنتج جديد ، وقد نسى أصدقاؤك ، الذين تقدر العلاقات معهم كثيرًا ، كيف تبدو. أنت تلحق بقطار المغادرة ، وفي وقت ما ستجد نفسك على منصة فارغة بقلب مكسور.

لماذا ا؟
أنت تحدد الأولويات بشكل غير صحيح ، لا تعرف كيفية تفويض المسؤوليات ، لا تثق
على موظفيك ، حمل كل الأعباء على عاتقك. في هذه الحالة ، من الصعب عليك القيام بذلك
الاعتماد على الزيادة ، لأن ليس لديك رأي ولا رؤية لمستقبل الشركة ، فأنت مشغول تمامًا
قضايا مهمة اليوم.

ماذا أفعل؟
تعلم تفويض المسؤوليات ، وثقّف نفسك نائباً ، أو بديلاً ، إذا أردت ، والذي سيحل محلك إذا لزم الأمر. قم بإعداد قائمة بالواجبات التي يمكن لموظفيك القيام بها بدلاً منك. راجع قائمة الأولويات. انقل مركز ثقل نشاطك إلى الربع الثاني.

القاعدة الذهبية: منع الأزمة أسهل من حلها.

الربع الثاني. مهم ، لكن ليس عاجلاً - فلسفة عظيمة! إذا تمكنت من تخصيص وقتك بطريقة تبين أن الربع الثاني هو الأكثر امتلاءً بالحالات ، فيمكنك التهنئة بصدق!

ماذا تلقيت؟
أنت تعرف تمامًا كيفية "فصل القمح عن القشر" ، والتركيز على الشيء الرئيسي ، ولديك وجهة نظرك الخاصة في كل شيء ، لأن لديك وقتًا كافيًا للتفكير بهدوء في المشاريع الحالية والمستقبلية. لديك علاقات عمل جيدة مع زملائك ، ولديك من تلجأ إليه بسؤال وللحصول على المشورة ، إذا لزم الأمر.

لماذا ا؟
نظام تحديد الأولويات الخاص بك مناسب تمامًا لنشاطك الخاص.
أنت تعرف كيف تفوض المسؤوليات ولا تضيع الوقت في حل مشاكل الآخرين.

الربع الثالث. لا يهم ، ولكن عاجل؟ تفاهات تافهة ، أهداف قصيرة المدى ، اهتمامات ومشاكل مؤقتة.

ماذا تلقيت؟
ألا تعتقد أنك تسد كل الثقوب؟ أو هل رتبت ذلك بنفسك؟ لماذا تقوم بالجزء غير المهم من الوظيفة؟ من يفعل كل شيء من أجلك؟

بالإضافة إلى ذلك ، إذا احتل الربع الرابع المركز الثاني من حيث الوقت الذي تقضيه في المصفوفة ، فأنت المرشح الأول للفصل.

لماذا ا؟
لسبب ما ، اخترت فقط أشياء غير مهمة من جميع مسؤوليات وظيفتك. علاوة على ذلك ، لقد حددت بنفسك ما هو الشيء الرئيسي بالنسبة لك ، وما هو الغرور من الغرور. إذا اعترفت بنفسك بأنك تضيع الوقت في مهام غير مهمة ، فلماذا تفعل هذا؟ ليس لديك أهداف أو خطط واضحة ، سواء في المستقبل القريب أو على المدى الطويل. يبدو وكأنه تخريب ، وستعاني منه أنت نفسك قبل كل شيء.

ماذا أفعل؟
إذا كنت ستبحث عن وظيفة أخرى ، ففكر أولاً ، ما هي التوصية من إدارتك الحالية التي يمكنك الاعتماد عليها بحماس العمل هذا؟ ربما يكون من الأفضل ترتيب الأمور في مكان عملك الحالي ، بحيث يسمح لك رئيسك في العمل بالذهاب والدموع في عينيه ووعدك بقبولك بمجرد رغبتك في العودة. للقيام بذلك ، تحتاج إلى "ببساطة" تحويل مركز ثقل شؤونك إلى الربع الثاني ، لتصبح موظفًا لا غنى عنه وضروريًا حقًا. للقيام بذلك ، تحتاج إلى مراجعة قائمة الأولويات والجداول الزمنية لإكمال المهام وإتقان جميع تقنيات توفير الوقت على الفور. ليس لديك مكان تتراجع فيه ، فأنت في أزمة يمكن أن تنتهي بشكل سيء!

الربع الرابع. الأمور غير المهمة وغير العاجلة. على ماذا تدفع؟ أنت لا تمانع في الإنفاق
حياتك للقيام بأعمال لا قيمة لها؟ التعليقات لا لزوم لها.

"الأمور العاجلة ليست هي الأكثر أهمية في العادة ،
والأهم منها ليس الأكثر إلحاحًا ".
D. ايزنهاور

أظهر التحليل الأولي لمصفوفة أيزنهاور الخاصة بك أن الأشخاص الذين يجاهدون ويحققون النجاح يتجنبون القيام بأشياء من الربعين الثالث والرابع.

إذا كانت معظم حالاتك في الربعين الأول والثالث ، فمن المفيد لك قراءة الملاحظة: الربعان الأول والثالث

مرحبًا! في هذه المقالة ، سنتحدث عن واحدة من أكثر أدوات إدارة الوقت فعالية - مصفوفة أيزنهاور.

اليوم سوف تتعلم:

• ما هي مصفوفة أيزنهاور؟
• كيف يمكن تطبيق المصفوفة في الحياة اليومية (مع أمثلة) ؛
• ما هي بعض النصائح لتوفير الوقت.

تقول الحكمة الشعبية: "اليوم طويل حتى المساء ، إذا لم يكن هناك شيء نفعله". تولد الأمثال المختلفة تمامًا من الأشخاص المشغولين الذين يجرون سباقًا مع الزمن: "كيف تضيف الساعة الخامسة والعشرين إلى اليوم؟"

في ظروف تعدد المهام ، عاجلاً أم آجلاً ، يواجه كل رجل أعمال مسألة التوزيع المناسب لموارد الوقت. شروط البداية هي نفسها لكل ساكن على هذا الكوكب - تشمل الساعة ستين دقيقة للجميع على الإطلاق. لكن مدى فعالية تنظيم الناس لوقتهم يحدث فرقًا كبيرًا بين الشخص الناجح والخاسر الأبدي.

مصفوفة أيزنهاور كطريقة لتنظيم الوقت

إدارة الوقت ، أو - هو التحكم الواعي في مقدار الوقت الذي يقضيه في أنشطة محددة من أجل زيادة كفاءتها وإنتاجيتها.

مصفوفة أيزنهاور هي إحدى أدوات إدارة الوقت الشائعة التي تُستخدم لتحديد أولويات الأعمال والمهام الشخصية. وهو يقوم على مبدأ تصنيف جميع القضايا إلى أربع فئات حسب درجة أهميتها وإلحاحها. المصفوفة هي الأكثر ملاءمة للاستخدام للتخطيط قصير الأجل ومتوسط ​​الأجل.

كان هذا النهج هو الرائد دوايت ديفيد أيزنهاور ، وهو جنرال بالجيش في الحرب العالمية الثانية ، ثم الرئيس الرابع والثلاثين للولايات المتحدة. لطالما أعجب السياسي بمن حوله بقدرته على مواكبة كل شيء.

ذات مرة ، بحث أمريكي عبثًا عن طريقة فعالة لإدارة الوقت ، ولم يعثر عليها من بين تلك الموجودة ، فقد طورها بنفسه. لا تزال المصفوفة الزمنية مذهلة في بساطتها وعبقريتها ، ويستخدمها ملايين الأشخاص حول العالم للتخطيط.

بصريًا ، تنقسم مصفوفة الأولويات إلى أربعة أرباع ، حيث تندرج الحالات في فئات: مهمة وملحة ، مهمة وغير عاجلة ، غير مهمة وعاجلة ، غير مهمة وغير عاجلة.

يُطلب من مستخدم المصفوفة إدخال جميع أنشطته المخططة في هذه الأرباع. يحدث العمل الأعظم فقط عندما يختار الشخص بين هذه المجالات ، وبالتالي يقرر أي الأشياء يجب القيام به أولاً وأي الأشياء يجب القيام به ثانيًا.

توصيف الأرباع

الربع أ: مهم وعاجل

في هذا المجال ، يجب تسجيل الحالات التي تتعلق بالمجالات ذات الأولوية في حياة الشخص ولا تتسامح مع التأخير. عادة ما تكون هذه المجالات هي الأسرة والوظيفة (للطلاب - الدراسة) والصحة والسلامة.

تتوافق هذه الحالات مع العبارات التالية:

1. سيؤدي عدم القيام بذلك قريبًا إلى إبعادك بشكل كبير عن أحد أهداف حياتك طويلة المدى.

مثال.في المستقبل القريب ، أنت تتطلع إلى ترقية. يطلب منك المدير تقديم تقرير عن العمل المنجز في أقرب وقت ممكن. انه مهم؟ نعم ، لأنك لا تريد أن تفوت فرصة عمل. هذا عاجل؟ نعم ، لأن الوقت قد حان لإظهار اجتهادك.

1. يمكن أن يكون للتأخير في طلب الرعاية الطبية عواقب وخيمة.

مثال.لديك وجع اسنان. مهم؟ كل ما يتعلق بالصحة مهم دائمًا. بشكل عاجل؟ أنت تخاطر بفقدان سنك ولن تدوم طويلاً مع المسكنات.

الربع ب: مهم وغير عاجل

يميل الأشخاص الناجحون إلى القيام بمعظم عملهم في هذا الربع. هذه هي الأنشطة اليومية التي تخدم دائمًا قضية تحقيق الأهداف الرئيسية في جميع مجالات الحياة. كلهم مهمون ، لكن لا داعي للاندفاع ، كما في حالة الربع أ.

الشخص الناجح لا يأتي بأشياءه المهمة إلى حالة الطوارئ ، بل يفعلها تدريجياً. غالبًا ما يكون لديه الوقت لاتخاذ القرارات بشكل متعمد ، بناء لبنة لبنة لبناء مستقبله.

تشمل هذه المنطقة جميع الأنشطة اليومية التي تتعلق مباشرة بمجالات الحياة ذات الأولوية: العمل ، والأسرة ، والتنمية الذاتية ، والصحة.

يخضعون لنفس المعايير:

• يجب أن تكتمل المهمة ، لكن يمكن تأجيلها لفترة إذا ظهر شيء مهم وعاجل.

مثال.أنت مبرمج ويجب عليك تسليم البرنامج الذي كتبته بحلول يوم الاثنين. إنه يوم الخميس فقط ، وقد أعددت كل شيء بالفعل ، لكنك قررت وضع يدك حتى يوم الجمعة حتى تتمكن من إعادة التحقق من كل شيء.

الأشياء من الربع B ، إذا تركت دون مراقبة ، يمكن أن تنتقل إلى الربع A. هدفك هو منع حدوث ذلك. يحدث أن تظهر مسألة مهمة فجأة لأسباب خارجة عن إرادتك. لكن في كثير من الأحيان نحن أنفسنا نأتي بالأشياء إلى هذه الحالة ، ونتجاهل الفحوصات الوقائية عند الطبيب ونؤجل المهام المهمة حتى الموعد النهائي.

الربع ج: غير مهم وعاجل

هذه الأشياء بعيدة بعض الشيء عن أولوياتك الرئيسية ، لكن القيام بها يجعل حياتك أكثر راحة ويمكن أن يخدمك جيدًا بمرور الوقت.

في هذا المجال توجد اجتماعات ومحادثات تذهب إليها بدافع المجاملة أو بدافع الضرورة ، بما في ذلك أعياد ميلاد الأشخاص غير المقربين ، ظهرت فجأة أعمال منزلية ، وبعض مهام العمل.

هذا الربع له الخصائص التالية:

1. إكمال هذه المهمة بسرعة سيساعد.

مثال.كنت تخطط لشراء مكيف هواء واكتشفت عملية البيع التي ستستمر ليوم واحد فقط. مهم؟ ليس محددا. لن ينهار العالم إذا لم تشتري مكيف هواء أرخص مما كنت تخطط له. بشكل عاجل؟ نعم ، البيع صالح ليوم واحد فقط. مكافأة لطيفة: الشراء العاجل سيوفر القليل من ميزانية الأسرة.

1. بشكل غير مباشر ، قد يفيد أداء هذه القضايا الأهداف الرئيسية ، على الرغم من أن هذا غير مضمون.

مثال.انت صحفي. أنت مدعو إلى مأدبة ، حيث يمكن أن يأتي محرر الصحيفة التي تهتم بها. مهم؟ ليس في الحقيقة ، كل شيء غامض للغاية. بشكل عاجل؟ نعم ، لأن المأدبة لن تستمر إلى الأبد ، فأنت بحاجة إلى اتخاذ قرار - إما الذهاب أو عدمه.

من المحتمل أن تجد شخصًا ما لتفويض القضية من هذا الربع. يمكن القيام ببعض الأمور العاجلة غير المهمة من أجلك من قبل الزوج أو المعارف أو الزملاء أو المرؤوس.

الربع د: غير مهم وغير عاجل

يمكن تقسيم جميع شؤون هذا الربع بشروط إلى العمل الفعلي والترفيه. تشمل المهام المهام التي تضمن راحتك وتجعلك أنت وحياتك أكثر جمالًا (على سبيل المثال ، الاهتمام بمظهرك) ، ولكن في نفس الوقت ، يمكن أن تنتظر المهمة بعض الوقت.

بالنسبة للمرأة ، قد تكون هذه زيارة إلى أخصائي تجميل الأظافر ، والرجل ، وغسيل السيارات. بالطبع ، هذه الأشياء مهمة في حد ذاتها ، ولكن ليس فيما يتعلق بمجالات حياتك الرئيسية.

المجموعة الثانية تتضمن هواية ممتعة. يُعتقد عمومًا أنه لا فائدة من هذه الأعمال ، ويطلق عليها "مضيعات الوقت" ، ويتم تقديمها على أنها أشياء يفعلها الناس على الأقل لا يفضلون القيام بها ، والتخلص منها هدف جدير بالثناء.

لذلك بشكل قاطع ، لا يمكنك التحدث إلا عن العادات السيئة مثل التدخين والاستخدام المنتظم للكحول القوي. أمثلة على الأنشطة مثل التواصل الاجتماعي ، مشاهدة الأفلام الخفيفة ، التسكع في النوادي ، ممارسة ألعاب الكمبيوتر - كل هذا له الحق في أن يكون وضروريًا للإنسان إذا كان يريحه ويمنحه المتعة.

أولاً ، الإنسان ليس إنسانًا آليًا ، فهو يحتاج إلى فعل شيء كهذا ، من أجل الروح.

ثانيًا ، يمكن أن تكون الأشياء غير المهمة وغير العاجلة مفيدة. تطور العديد من ألعاب الكمبيوتر التفكير ، والتواصل في الشبكات الاجتماعية يعلم التعبير عن الأفكار ، والرقص في النوادي يساعد على الإحماء. بالإضافة إلى ذلك ، فمن المعروف منذ فترة طويلة أن تغيير النشاط هو أفضل راحة.

الشرط الرئيسي لهذا الربع هو عدم السماح له بالاستيلاء على معظم وقتك وتجاهل الأشياء الرئيسية التي تدفعك إلى الأمام في الحياة.

كيفية تطبيق مصفوفة أيزنهاور عمليًا

لذلك ، بعد مراجعة الجزء النظري ، يمكنك تجربة تأثير المصفوفة على نفسك.

1. في المساء الذي يسبق يومك الأول من التجريب ، افتح يومياتك في التاريخ المناسب وارسم انتشارًا من أربعة مجالات. قم بتسميتها كما هو موضح في المصفوفة. في حالة عدم وجود دفتر يوميات ، يمكنك أن تأخذ ورقة عادية. إذا كنت تحمل جهازًا لوحيًا أو كمبيوتر محمولًا معك دائمًا ، فيمكنك إنشاء مصفوفة في Excel.
2. في ورقة منفصلة ، اكتب في عمود جميع المهام التي تنوي القيام بها غدًا (عندما تكتسب مهارة التوزيع السريع لجميع المهام في المصفوفة ، لن تحتاج إلى هذا العنصر بعد الآن).
3. اقرأ الحالات واحدة تلو الأخرى وانسخ كل حالة في الربع المناسب من المصفوفة. للقيام بذلك ، تحتاج إلى الإجابة عن سؤالين فقط: هل هي مهمة؟ هل هو أمر ملح؟

1. في حالة الإصدار الورقي ، اترك مساحة خالية في كل حقل - ستتذكر غدًا أشياء أخرى يجب القيام بها وإضافتها.
2. ظلل بعلامة (لون) المهام المكتملة بالفعل.
3. في نهاية اليوم ، انقل المهام غير المكتملة إلى اليوم التالي (تأكد من إعادة كتابتها على نطاق جديد من اليوميات أو نسخها في علامة تبويب Excel جديدة - وإلا فإنها ستضيع).
4. لا تحرم نفسك من المتعة في نهاية اليوم للنظر في جميع أجزاء "اللون" من المصفوفة الخاصة بك ، أي جميع الحالات المكتملة. ستشعر برضا رجل الأعمال الذي لم يمضِ يومه سدى.

مثال على مصفوفة أيزنهاور المكتملة

مع مثالنا ، سنفعل كما نصحنا في الفقرة السابقة - أولاً نكتب جميع الحالات على التوالي ، ثم نوزعها في المصفوفة. في مثال الشخص الأول ، سيكون المعالج بالتدليك المحترف في حالة التأمل.

فيما يلي قائمة مهامه لهذا اليوم (مع تعليق للسماح للقارئ بتقدير الأهمية والإلحاح):

• اليوم 4 جلسات تدليك: الساعة 9:00 ، الساعة 11:00 ، الساعة 15:00 ، الساعة 20:00 (سأعتني بأشياء أخرى أثناء فترات الراحة) ؛
• انتقل إلى قسم المحاسبة (وفقًا لعقد التدليك ، يجب أن أتلقى 60 ٪ من التكلفة ، لكنني في الحقيقة أتلقى 50 ٪ فقط - اكتشف السبب) ؛
• شراء طعام للقطط (من الجيد أنني نظرت - لم يتبق سوى تغذية واحدة) ؛
• قم بزيارة صديق في المستشفى (صديق حميم كسر ذراعه أمس ، أحضر له شيئًا لذيذًا) ؛
• اتصل بالبنك ، وسدد دفعة الرهن العقاري (اليوم هو آخر يوم يمكنك فيه الدفع بدون غرامة) ؛
• قم بزيارة الأصدقاء للحصول على خيمة (اليوم الثلاثاء ، نخطط لرحلة عائلية يوم السبت) ؛
• اذهب إلى المسبح (كلما ذهبت كثيرًا ، كان ذلك أفضل) ؛
• شراء البقالة (هناك شيء آخر في الثلاجة ، سنستمر لمدة يومين) ؛
• الرد على الرسائل على WhatsApp و VKontakte (مجرد محادثات) ؛
• ممارسة اللغة الإنجليزية لمدة 20 دقيقة على الأقل (هناك العديد من الأجانب بين العملاء ، سيكون من الضروري تحسين اللغة) ؛
• شراء حشية جديدة للصنبور (الصنبور لا يزال يقطر ، لكنه على وشك) ؛
• اذهب إلى موعد مع طبيب عيون (كل عام ، فقط في حالة خضوعي للفحص) ؛
• احصل على قصة شعر (المظهر لا يزال أنيقًا ، لكن من الأفضل عدم تأخيره) ؛
• قم بإلقاء كتاب عن تمارين عضلات الظهر لزميل (لقد وعدت بإرساله على الفور بمجرد أن أكون على الكمبيوتر).

	بشكل عاجل	لا تستعجل
مهم	اليوم 4 جلسات تدليك: الساعة 9 صباحًا ، الساعة 11 صباحًا ، الساعة 3 مساءً ، الساعة 8 مساءً. قم بزيارة صديق في المستشفى	زيارة الأصدقاء لخيمة (رحلة عائلية) اذهب إلى موعد مع طبيب العيون اذهب إلى المحاسبة ممارسة اللغة الإنجليزية
لا يهم	اذهب إلى البنك ، وسدد دفعة الرهن العقاري اشترِ طعام القطط قم بشراء حشية صنبور جديدة أرسل كتابًا إلى زميل	قص شعرك شراء المنتجات اذهب للمسبح الرد على الرسائل في WhatsApp و VKontakte

تذكر: يمكن أن يعيش نفس الشيء بالنسبة لأشخاص مختلفين في أرباع مختلفة من المصفوفة. على سبيل المثال ، يمكن لشخص ما لممارسة هوايته أن يشير إلى أشياء مهمة وغير مهمة. يمكنك أنت وحدك توزيع شؤونك كما ترى أولويات حياتك.

تحت أي ظروف ستكون مصفوفة أيزنهاور مفيدة لك

يعتقد بعض المتشككين أن مصفوفة أيزنهاور مناسبة فقط للمديرين ، في حين أن الموظف البسيط أو العامل أو ربة المنزل لن يتمكن من استخدامها في الممارسة العملية (وهذا غير صحيح - المصفوفة عالمية ، لقد أثبتنا هذا من خلال أخذ حالة المعالج بالتدليك ، وليس رجل الأعمال كمثال).

في الواقع ، لا يتعلق السؤال بإمكانية أو استحالة استخدام المصفوفة ، بل يتعلق بمدى ملاءمة استخدامها.

يستخدم نظام أيزنهاور للتخطيط لكل يوم. أي أننا لا نتحدث عن خطط طويلة المدى (بناء منزل ، الذهاب في إجازة ، التخرج من الجامعة) ، ولكن عن المهام الحالية.

من ناحية أخرى ، إذا كان لدى الشخص عدد قليل جدًا من المهام اليومية بحيث يمكن لذاكرته التعامل معها بسهولة ، فلا داعي لاستخدام الجدول. على سبيل المثال ، جميع خطط الموظف لهذا اليوم هي خدمة ثماني ساعات في العمل وشرب البيرة مع الأصدقاء في المساء. هذا الجدول ليس لهؤلاء الناس.

من ناحية أخرى ، إذا كان لدى الشخص أهداف في جميع جوانب حياته - في العمل ، والدراسة ، والتنمية الذاتية ، والأسرة ، والهوايات ، إذا كان يسعى جاهداً ليكون سيد وقته ، ولا يتماشى معه - مثل هذا الشخص دائما لديه الكثير من المهام اليومية. وبما أنه لا يريد أن يغيب عن بالهم ، فهذه المصفوفة تناسبه.

مصفوفة أيزنهاور ليست الدواء الشافي لضيق الوقت الأبدي. إنه أكثر من مجرد برنامج تعليمي صغير حول تحديد الأولويات.

لا تتفاجأ إذا وجدت صعوبة في تعيين الحالات لأرباع في البداية. في اللحظة التي تفكر فيها وتفعلها ، أنت تتعلم. وتعلم شيء ذي قيمة يتطلب دائمًا بعض الجهد.

لا تيأس - بعد العمل مع الطاولة لعدة أيام متتالية ، ستكتسب مهارة ستتحول إلى مهارة. بعد ذلك ، سيصل تحديد الأولويات إلى الأتمتة.

لذلك دعونا نلخصها.

مصفوفة أيزنهاور مخصصة للأشخاص مثلك إذا:

• عليك باستمرار أن تختار المهمة التي ستضطلع بها أولاً ؛
• أنت على استعداد للتعرف على نفسك بشكل أفضل ، وعلى استعداد للإجابة بصدق على أسئلة مثل "ما هو المهم حقًا بالنسبة لي؟" ؛
• تريد أن تفعل أكبر قدر ممكن - بالتأكيد أكثر مما تفعل الآن ؛
• أنت على استعداد للتعامل مع مثل هذه الصفات الخاصة بك مثل التسويف - التأجيل المزمن للأشياء "إلى وقت لاحق".

ربما أنت جيد بالفعل في إدارة وقتك.

اقرأ العبارات أدناه واسأل نفسك ما إذا كانت صحيحة بالنسبة لك. إذا كانت الغالبية العظمى من النقاط لا تناسبك ، فمن المستحسن أن تتقن تقنيات إدارة الوقت.

• لديك دائمًا قائمة مهام واضحة لهذا اليوم ؛
• ترد على رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالعمل في الوقت المناسب ؛
• لا تأخذ العمل إلى المنزل وتقريباً لا تبقى متأخراً بعد نهاية يوم العمل ؛
• لا تدع المكالمات الهاتفية والزيارات ووسائل التواصل الاجتماعي تشتت انتباهك بشكل كبير عن مهامك الرئيسية ؛
• أنت لا تقوم بالعمل من أجل مرؤوسيك لأنك لا تعتقد أنك الوحيد القادر على القيام به بشكل جيد ؛
• في نهاية اليوم ، تشعر بالنشاط كما في البداية.

إذا كانت كل النقاط السابقة تبدو منطقية بالنسبة لك ، فإن النقطة الأخيرة قد تسبب ابتسامة لا تصدق: "نعم ، أنت تمزح! يشعر الليمون المعصور بمزيد من النشاط مما أفعله في نهاية يوم العمل ". ومع ذلك ، هناك عدد كبير من الأشخاص الذين لا يتعبون فحسب ، بل يشعرون أيضًا بزيادة الطاقة. ولا يوجد سر هنا.

نحن لا نتعب من حجم العمل المنجز ، بل نتعب من الأفعال الغبية والمخلة بالنظام والرمي الأحمق والشعور بالعجز في ظروف ضغط الوقت المزمن.

بالطبع ، في بعض الأحيان لا يمكننا التنبؤ بكل شيء. ويمكن أن تتأثر خطتنا المتناسبة بشكل جيد بسبب الإغلاق المفاجئ لمعدات المكاتب ، أو تأخر العميل أو الموظف المتغيب عن العمل. اترك هذا جانبا الآن.

أول شيء يجب العمل عليه هو كيف لا تكون مصدر فوضى لنفسك ، وبعد ذلك يمكنك التفكير في تأثير الظروف الخارجية غير المتوقعة.

1. تنظيف سطح المكتب الخاص بكمن المستندات التي لم تعد تعمل معها. إذا لم تكن هناك حاجة إليها كثيرًا ، ضعها في الخزانة. غير مطلوب على الإطلاق - أرسل إلى السلة. في كومة من الأوراق ، بالكاد يمكنك العثور على الورقة نفسها التي ستقضي دقائق طويلة في البحث عنها ، منزعجًا من الجهود غير المثمرة. لاحظ أن مكاتب رجال الأعمال الناجحين تبدو وكأن لا أحد يعمل عليها: معظم أسطحها لا يشغلها أي شيء.
2. احصل على يومياتولا تنفصل عنها. من المستحيل تذكر كل شيء ، وقد فهم رجال الأعمال منذ فترة طويلة الحاجة إلى تدوين كل شيء - مواعيد الاجتماعات ، والأعمال التجارية ، وأسئلة للتفكير. غالبًا ما يتم استخدام الهواتف المحمولة وأجهزة الكمبيوتر المحمولة مع التقويمات الخاصة بها ، ولكن اليوميات الورقية لن تصبح قديمة أبدًا - فقط لأنها لا يمكن أن تنكسر أو تنفد الطاقة.
3. خطط لأهم شيء في وقت ذروة نشاطك اليومي. نحن جميعًا بشر ، وحتى أقسى أفراد جنسنا يتغلب عليهم النوم. مقاومة النظم البيولوجية الخاصة بك هي مضيعة للوقت ، وستظل تخسر. ما تفعله بعد الظهر بعد ساعة ، في المساء ، مع الإرهاق المتراكم ، سيأخذك ضعف الوقت. لذلك ، لا تؤجل تقريرًا عاجلاً حتى وقت متأخر من المساء ، ولا تبدأ محادثات مهمة قبل الذهاب إلى الفراش - ستعاني أنت وأنت من هذا النهج.
4. لا تفرط في تحميل نفسك. لا يقتصر الأمر على انخفاض إنتاجيتك فقط. بإيقاع لا يرحم ، سوف "تحترق" بالتأكيد ، وسيقوم جسمك ، دون موافقتك ، بترتيب قسط من الراحة لنفسه ، وإرسالك إلى سرير المستشفى. هذا هو المكان الذي ستفقد فيه كل وقتك المحفوظ.

عامل نفسك كحصان أصيل - هذا ، بالطبع ، حيوان قوي ، لكن أي من المالكين يجرؤ على قيادته بفرس محموم؟

1. لا "تبطئ" المشاريع والأفعال. تذكر العبارة الشهيرة أن الأفضل هو عدو الخير؟ هل تشعر أنه كلما اختبرت مشروعك ، كان ذلك أفضل؟ من المهم جدًا هنا عدم "المبالغة" في الأمر ، وإلا فإنك تخاطر بالشعور بالإرهاق المزمن من عدم القدرة على تحقيق المثل الأعلى. لا تكافح من أجل المثل الأعلى - فهذه الإجراءات ستضيع وقتك.
2. لا تحاول أن تكون رائعًا في كل شيء. يستغرق الأمر سنوات لتصبح خبيرًا في أي مجال. من الأفضل أن تبرز في شيء واحد على أن تكون متوسطًا في كل شيء. هذا ما تدور حوله Ocean's 11. من المهم أن يكون لديك فريق يكون فيه الجميع جيدًا في شيء ما ، ثم يمكنك تفويض الأشياء بسهولة.

يتم استخدام طريقة تحديد المعايير بناءً على الإجماع عندما يكون عدد الخبراء أكثر من 8 أشخاص ، وهناك عدد كبير من المعايير (من 6 إلى 15) ، وهناك عدد كبير من البيانات المرتبة (حوالي 10-20 عنصرًا) .

تُستخدم طريقة المصفوفة بشكل أساسي عندما تكون هناك علاقة قوية بين العناصر المرتبة ، ويكون العثور على العنصر ذو التأثير الأكبر أمرًا بالغ الأهمية لحل المشكلة.

ترتيب الإجراءات الذي يتم من خلاله بناء مصفوفة الأولوية لجميع الخيارات الثلاثة هو نفسه في الأساس. تكمن الاختلافات في تحديد أهمية المعايير.

تم بناء مصفوفة الأولوية بالترتيب التالي:

1. يتم تحديد الهدف الرئيسي ، والذي من أجله يتم بناء مصفوفة الأولويات.

2. يتم تشكيل فريق من الخبراء للعمل على المهمة. يجب أن يفهم الخبراء نطاق المشكلة التي يتم حلها وأن يكون لديهم فكرة عن أساليب العمل الجماعي (على سبيل المثال ، طريقة العصف الذهني وطريقة دلفي وما إلى ذلك)

3. يتم تجميع قائمة الحلول الممكنة للمشكلة. يمكن تجميع القائمة باستخدام أدوات الجودة الأخرى مثل العصف الذهني ومخططات إيشيكاوا وما إلى ذلك.

4. يتم تحديد تكوين المعايير. في البداية ، يمكن أن تكون كبيرة جدًا. ستشمل مصفوفة الأولوية فقط جزءًا من هذه المعايير ، منذ ذلك الحين في المستقبل ، سيتم تقليله باختيار الأكثر أهمية وأهمية.

يمكن استخدام الأساليب التالية لتحديد تكوين المعايير:

• تحليل الهدف. يمكن القيام بذلك باستخدام مخطط شجرة أو مخطط إيشيكاوا ؛
• تحديد القيود الحالية على تحقيق الهدف (على سبيل المثال ، القيود المالية أو القيود الزمنية) ؛
• تحديد فوائد تحقيق الهدف ؛
• صياغة أسماء المعايير بطريقة يمكن قياسها بسهولة وموضوعية.

5. يتم تعيين عامل ترجيح لكل معيار. يتم تعيين عامل الترجيح وفقًا للطريقة المختارة.

بالنسبة للطريقة التحليلية:

• يتم تعيين مقياس تصنيف لكل معيار ؛
• لكل قيمة عددية للمقياس ، يتم تقديم تعريف للأهمية. من أجل جعل الفرق في معاملات الوزن أكثر وضوحًا ، عادةً ما يتم استخدام مقياس بقيم عددية 1-3-9 ، حيث 1 ذو أهمية منخفضة ، و 3 ذو أهمية متوسطة ، و 9 ذو أهمية عالية).

لطريقة الإجماع:

• يتم تعيين عدد معين من النقاط ، والتي يجب على الخبراء توزيعها بين المعايير. يجب ألا يقل عدد النقاط عن عدد المعايير ؛
• يوزع كل خبير النقاط المحددة بين المعايير ؛
• يتم تحديد العدد الإجمالي للنقاط لكل معيار. ستكون هذه القيمة هي معامل الوزن لكل معيار من المعايير.

لطريقة المصفوفة:

• يتم ترتيب المعايير في شكل مصفوفة L ؛
• تم إنشاء مقياس للمقارنة الزوجية للمعايير (على سبيل المثال ، "0" - المعيار A أقل أهمية من المعيار B ؛ "1" - المعيار A والمعيار B متكافئان ؛ "2" - المعيار A أكثر أهمية من المعيار B ) ؛
• يتم إجراء مقارنة زوجية لجميع المعايير.
• يتم تحديد معامل الوزن لكل معيار (يتم حساب معامل الوزن على أنه مجموع كل القيم في صف المصفوفة).

6. يتم اختيار أهم المعايير. يمكن القيام بذلك عن طريق تجاهل المعايير ذات القيم الأصغر للوزن. إذا لم يكن عدد المعايير كبيرًا ، فيمكن حفظ جميع المعايير لمزيد من العمل.

7. تم وضع طريقة لحساب أهمية كل قرار من قرارات مصفوفة الأولوية (المحددة في الخطوة 3) بناءً على المعايير المختارة (المحددة في الخطوة 6).

للقيام بذلك ، يمكنك استخدام الخيارات التالية:

• يتم أخذ مجموعة محدودة من القيم الرقمية المحتملة مع النص المرتبط بها (على غرار الطريقة التحليلية المحددة في الخطوة 5) ؛
• يتم استخدام نظام التصويت ، كما هو الحال بالنسبة لطريقة الإجماع (الخطوة 5) ، عندما يكون لكل خبير عدد محدود من النقاط التي يمكن توزيعها بين الحلول ؛
• استخدام القيم الرقمية السالبة للعلاقات السلبية ؛
• يتم استخدام مقياس النسبة المئوية بدلاً من التسجيل المباشر لكل حل من الحلول.

8. يتم تقييم كل حل مقابل كل معيار.

9. يتم ضرب الدرجة في عامل الترجيح للمعيار المقابل. يتم تلخيص القيم التي تم الحصول عليها لكل من القرارات ، مما يعطي التقييم النهائي لأولوية القرارات. يمكن ترك الدرجة النهائية ، التي تحتوي على مصفوفة الأولويات ، كما هي ، أو تحويلها إلى نسب مئوية.

10. يتم ترتيب قائمة الحلول الناتجة حسب الأولوية. إذا لزم الأمر ، يمكن تمثيل أولوية القرارات في النموذج

مصفوفة الأولوية هي أداة لمعالجة كمية كبيرة من البيانات الرقمية التي تم الحصول عليها أثناء إنشاء مخططات المصفوفة من أجل تحديد البيانات ذات الأولوية. نظرًا لاستخدام مصفوفة الأولوية لتحليل البيانات الرقمية لمخططات المصفوفة ، فإن أداة الإدارة هذه لها أيضًا اسم ثانٍ - تحليل بيانات المصفوفة. تعادل أداة الإدارة السابعة طريقة إحصائية تسمى تحليل المكون الرئيسي ، وهي إحدى الطرق الرئيسية لتحليل البيانات متعددة المتغيرات. نظرًا لأن تطبيق مصفوفة الأولويات يتطلب معرفة إحصائية ، فإن أداة إدارة الجودة هذه أقل استخدامًا في الممارسة العملية من الأدوات الست الأخرى التي استعرضناها. يتم استخدامه بشكل أساسي في الحالات التي توجد فيها حاجة لتقديم البيانات الرقمية من مخططات المصفوفة بشكل أكثر وضوحًا.

يظهر مثال على عرض نتائج تحليل "بيانات المصفوفة" التي تم جمعها لتقييم "فعالية" و "ليونة" عمل مختلف المسكنات في أرز. عشرة.

الشكل 10 - نتائج تحليل بيانات المصفوفة

10. العناصر والأدوات الرئيسية لنشر وظيفة الجودة

المفتاح الأولعنصر QFD هو توضيح متطلبات العملاء. كما ذكرنا سابقًا ، يصوغ المستهلك رغباته ، كقاعدة عامة ، بشكل مجرد ، مثل "سيارة اقتصادية" أو "غرفة مريحة". يشار إلى متطلبات المستهلك المجردة باسم "صوت المستهلك".

من الضروري نقل "صوت المستهلك" من خلال العمل الجاد إلى مثل هذا المستوى من شجرة رضا المستهلك ، عندما يمكن وضع متطلبات المستهلك هذه في علاقة مباشرة مع الخصائص العامة للمنتج ، أي ويمكن قياس. على سبيل المثال ، يمكن توسيع "صوت المستهلك" من نوع "السيارة الاقتصادية" نتيجة لهذا العمل إلى متطلبات "سعر البيع المنخفض" ، و "التكلفة المنخفضة للأميال" ، وما إلى ذلك ، ومتطلب "غرفة مريحة" - في "حجم الغرفة" ، أو "ضوضاء منخفضة" ، أو "وجود جهاز تلفزيون" ، أو "تكييف" ، إلخ. فقط بعد اكتمال هذا العمل ، يمكن للشركة المصنعة الإجابة على السؤال: "ماذا تفعل؟" لتلبية توقعات المستهلك.

هذه هي بالضبط المهمة الرئيسية للشركة المصنعة في المرحلة الأولى من تخطيط المنتج - للقيام بالشيء الصحيح ، أي تنتج في المستقبل المنتجات اللازمة للمستهلك مع معايير الجودة المطلوبة من قبله. يعتمد مدى نجاح حل هذه المهمة على عمق فهم الشركة المصنعة ، أولاً وقبل كل شيء ، لمشكلتين:

ماذا يطلب المستهلك من المنتج؟

كيف سيتم استخدام المنتج من قبل المستهلك.

المفتاح الثانيعنصر QFD هو ترجمة متطلبات العملاء إلى خصائص المنتج العامة (معايير جودة المنتج). بمعنى آخر ، من الضروري الإجابة على السؤال "كيف نفعل ذلك؟" كيفية تنفيذ قائمة رغبات المستهلك ("ماذا أفعل؟"). على سبيل المثال ، يمكن تلبية متطلبات "التكلفة المنخفضة لكل ميل" من خلال مقاييس الجودة مثل "استهلاك البنزين" و "معدل الفشل" و "متوسط ​​عمر السيارة" وما شابه. لسوء الحظ ، فإن عملية تحويل ما إلى كيف يعوقها تنوع اتصالاتهم. في الوقت نفسه ، فإن بعض خصائص المنتج ، التي تحل بشكل فعال مشكلة تلبية بعض توقعات المستهلك ، تؤثر أيضًا على المكونات الأخرى لشجرة رضا المستهلك ، وأحيانًا بشكل سلبي. ولكن بغض النظر عن هذا ، فإن مشكلة ترجمة ما إلى كيف يجب حلها في النهاية بمشاركة أكثر المتخصصين المؤهلين لهذا الغرض. في هذه الحالة ، من الضروري اختيار المكونات بطريقة يمكن قياس الغالبية المطلقة منها على الأقل. فقط في هذه الحالة يكون من الممكن:

النجاح في تحقيق الهدف المحدد ؛

لديك المزيد من الفرص لتحليل وتحسين كل متطلبات ذلك.

إذا تبين أن غالبية كلاهما غير قابل للقياس ، فهذا يعني أن تفاصيل الكيفية لم يتم تنفيذها بشكل كافٍ وأنه من الضروري مواصلة العمل.

المفتاح الثالثيتمثل عنصر QFD في الكشف عن ضيق (قوة) الاتصال بين المكونات المقابلة لماذا وكيف. يتم المساعدة في دراسة هذه العلاقة من خلال مخططات المصفوفة للاتصال (جداول الجودة) بين مكونات ماذا وكيف. يعتمد تقارب (قوة) الاتصال على مدى أهمية المساهمة من خلال خاصية أو أخرى للمنتج (كيف) لإرضاء رغبة المستهلك المحددة (ماذا).

المفتاح الرابععنصر في نشر وظيفة الجودة ، بعد إنشاء اتصال بين متطلبات المستهلك والخصائص العامة للمنتج الذي تم إنشاؤه حديثًا ، هو اختيار الهدف ، أي اختيار مثل هذه القيم لمعايير الجودة للمنتج الذي تم إنشاؤه ، والتي ، وفقًا للشركة المصنعة ، لن تلبي توقعات المستهلك فحسب ، بل تضمن أيضًا القدرة التنافسية للمنتج الذي يتم إنشاؤه في قطاع السوق المخطط له. على سبيل المثال ، يمكن قياس مكون مثل "استهلاك البنزين" بالكيلومترات لكل لتر. يمكن أن يكون الهدف لطراز سيارة جديد لقطاع معين في السوق هو 12 كم / لتر ، مقابل 10 كم / لتر للطراز السابق.

المفتاح الخامسعنصر QFD هو إنشاء (وفقًا لنتائج مسح المستهلك) تصنيف أهمية المكونات بناءً على هذه البيانات - تحديد تصنيف أهمية المكونات المقابلة على النحو (الشكل 4.18).

إلى جانب ترتيب أهمية الخصائص التقنية للمنتج لكل عمود ، يشير كلاهما أيضًا إلى تصنيف التعقيد للتنفيذ الفني للقيمة المستهدفة لمعلمة الجودة. يتم إجراء هذا التصنيف عادةً على نظام من خمس نقاط ، ويؤخذ في الاعتبار عند تصميم مراحل أخرى من دورة حياة المنتج.

مصفوفة الأولوية- أداة لمعالجة كمية كبيرة من البيانات الرقمية التي تم الحصول عليها أثناء إنشاء المصفوفات البيانية من أجل تحديد البيانات ذات الأولوية. صيتم استخدامه بشكل أساسي في الحالات التي توجد فيها حاجة لتقديم البيانات الرقمية من مخططات المصفوفة بشكل أكثر وضوحًا.

تُستخدم معظم أدوات إدارة الجودة السبع التي تمت مناقشتها على نطاق واسع لترجمة متطلبات العملاء إلى معايير جودة للمنتج المتوقع ، وبالتالي ، إلى معايير جودة لتخطيط المنتج وتطويره وإنتاجه وتركيبه وتحسينه.

16.هيكلة وظيفة الجودة (QFD).

تم استخدام Mitsubishi لأول مرة في عام 1972. يتمثل جوهر طريقة SFC في أنه يجب "نشر" متطلبات العملاء وتحديدها على مراحل ، بدءًا من أبحاث ما قبل الاستثمار وتنتهي بإعداد ما قبل البيع ، ويتم تطبيقها على المنتجات المطورة حديثًا.

هذه الطريقة هي تقنية لتصميم المنتجات والعمليات التي تسمح لك بتحويل رغبات المستهلك إلى متطلبات فنية للمنتجات ومعايير عمليات الإنتاج الخاصة بها.

الفكرة الرئيسية لتقنية SFCيكمن في فهم أن هناك فرقًا كبيرًا بين خصائص المستهلك (مؤشرات الجودة الفعلية) ومعايير المنتج المحددة في المعايير (مؤشرات الجودة المساعدة). أيضًا ، تتمثل المهمة في صياغة أهداف واضحة بناءً على رغبات المستهلكين والعملاء.

طريقة SFC - هذه طريقة احترافية تستخدم طريقة جدولة لتقديم البيانات ، وبنموذج محدد من الجداول (مخطط مصفوفة) ، يسمى "بيوت الجودة" (الشكل 6.1.1). تعرض هذه الجداول العلاقة بين مؤشرات الجودة الفعلية (خصائص المستهلك) والمؤشرات المساعدة (المتطلبات الفنية).

تتكون عملية تخطيط المنتجات الجديدة في إطار طريقة CFC من ثماني مراحل.

1. إيضاح وتوضيح متطلبات المستهلك . مهمة SFC هي على وجه التحديد جعل رأي المستهلك مفهومًا للمهندس.

تتمثل مهمة الشركة المصنعة في استخدام طرق مختلفة لتحويل متطلبات ("صوت") المستهلك إلى خصائص هندسية للمنتج.

2. ترتيب متطلبات المستهلك . للترتيب ، من الضروري تقييم تقييمات متطلبات المستهلك التي تم تحديدها في المرحلة الأولى. قائمة المتطلبات مرتبة حسب الأهمية. يتم تسجيل الأهمية كتصنيف.

3. تطوير الخصائص الهندسية . يتم تنفيذ هذه المرحلة من قبل فريق تطوير خاص تم إنشاؤه لهذه الحالة. في المرحلة الأولى من العمل ، يُكلف بتجميع قائمة بالخصائص الهندسية للمنتج المستقبلي. 4. حساب تبعيات متطلبات المستهلك والخصائص الهندسية.

في هذه المرحلة ، نؤسس العلاقة بين متطلبات العميل والخصائص الهندسية من أجل تحديد الخصائص الهندسية التي لها التأثير الأكبر في تلبية متطلبات معينة للعملاء ، والتي لديها القليل ، والتي لا تضيف قيمة إلى المنتج للمستهلك على الإطلاق. (دائرة سوداء - اتصال قوي (9 ب) ، دائرة بيضاء - اتصال متوسط ​​(3 ب) ، مثلث - اتصال ضعيف (1 ب))

5. بناء سقف "، حيث يتم تثبيت العلاقات بين الخصائص الهندسية نفسها. السطح مملوء برموز تدل على وجود علاقة إيجابية أو سلبية بين الخصائص ذات الصلة بالمنتج من وجهة نظر مصالح المستهلك (إذا كان هناك تناقضات - "-" ، إذا لم يكن هناك تناقضات - "+")

6. نحدد مؤشرات الوزن لخصائص الخصائص الهندسية ، مع مراعاة تصنيف أهمية متطلبات المستهلك ، وكذلك العلاقة بين متطلبات العميل والأداء الهندسي.

7. القيود التقنية تؤخذ في الاعتبار. ليست كل قيم الأداء الهندسي قابلة للتحقيق. في السطر التالي من المصفوفة ، يتم وضع تقييمات الخبراء للجدوى الفنية لقيم الخصائص الهندسية الأكثر طلبًا من قبل المستهلكين. مع وضع هذا في الاعتبار ، يتم الحصول على أهداف الأداء الهندسي المعدلة.

8. مع مراعاة تأثير المنافسين .. يتم تقييم المنافسين من خلال مدى قدرتهم على تلبية كل متطلبات العملاء المحددة في الخطوة الأولى. * - المنافس الأول - المنافس الثاني.

نتيجة للإجراءات المذكورة أعلاه ، يتم الحصول على البيانات الأولية للمواصفات الفنية لتصميم وتطوير المنتجات الجديدة.

بناء مصفوفة SFC ، والحصول على الخصائص الهندسية هو المرحلة الأولى من أربعة (تخطيط المنتج - تخطيط مكونات المنتج - تصميم العملية - تصميم الإنتاج) ، والتي "تنشر" معًا متطلبات المستهلك ليس فقط في الخصائص الهندسية ، ولكن أيضًا في العملية المؤشرات وجميع الإنتاج.