M.A. Lukašenko, doktore ekonomske nauke, profesor, potpredsjednik Moskovskog finansijsko-industrijskog univerziteta "Synergy", vodeći stručni konsultant kompanije "Organizacija vremena"

Mi efikasno planiramo naše radno vrijeme

Jednom razgovaram sa jednim izuzetno zauzetim CEO, čuo sam od njega divnu rečenicu: „Ne gubim ni minut uzalud. Čak i večeram samo sa glavnim računovođom kako bih riješio sva nagomilana pitanja. U tom trenutku doživio sam pomiješani osjećaj saosjećanja i divljenja prema glavnom računovođi. Zaista, u vrijeme svog krvavog ručka ne može se opustiti i odmoriti.

Poznato je da je posao računovođe veoma težak, odgovoran, stresan. I obično ga ima mnogo. Stoga većina računovođa filozofski gleda na činjenicu da često morate ostati do kasno ili raditi vikendom kako biste imali vremena obaviti sve što vam je potrebno. Ali na svijetu nema čuda, a s vremenom se stalna preopterećenja osjećaju hronični umor. A umornoj osobi ni najomiljeniji posao nije radost.

Međutim, postoje alati za upravljanje vremenom koji mogu uvelike olakšati posao, učiniti ga predvidljivijim i upravljivijim. Uz njihovu pomoć možete uspjeti obaviti sve planirane stvari i istovremeno otići kući na vrijeme. Ovaj članak je posvećen njima.

Kako napraviti listu obaveza

Jeste li ikada čuli izreku "Najoštrije sjećanje je gluplje od najtuplje olovke"? Ako ne, onda ga obavezno odnesite u službu, jer odražava ključni princip upravljanje vremenom – princip materijalizacije. Kaže: "Ne drži ništa u glavi, zapišite sve i in povoljna lokacija, da odmah pronađe, i in ispravan oblik, da razumeš sebe posle nekog vremena. Shodno tome, svi alati za planiranje se zasnivaju na tome da se ne pokušavaju zapamtiti traženi zadaci, već ih se odmah zapisuje.

Izrada jednostavne liste zadaci - najpouzdaniji i efikasan način ne zaboravite ništa i uradite sve što je potrebno. Uzmite list papira i zapišete sve što danas treba uraditi. Istovremeno, morate odrediti prioritet svih zadataka - od najvažnijih do najmanje važnih. I treba ih raditi po redu. Tada ćete do kraja radnog dana zagarantovano obaviti najvažniju stvar i već možete odlučiti da li su preostali zadaci vrijedni da ostanete na poslu.

Artikulišite šta treba da se uradi

Prilikom sastavljanja liste obaveza, preporučljivo je koristiti obrazac za unos koji je orijentiran na rezultate. Zamislite da ste za sledeću nedelju sami sebi zapisali: "Ivanov, ugovor." Prošla je sedmica tokom koje vam se mnogo toga dogodilo različiti događaji. I kada ponovo vidite ovaj unos, za života vas ne možete da se setite šta ste imali na umu, o kakvom ugovoru govorite i šta sa njim treba da se uradi: podići, sastaviti, potpisati, raskinuti. .. Dakle, u vašem unosu morate biti glagol koji označava samu radnju plus njen rezultat. U našem slučaju, potrebno je da zapišete: „Dostaviti ugovor o kreditu br. ...“ Ivanovu na odobrenje.

Planiramo za budućnost

Uz pomoć "poslovnih" lista možete organizirati ne samo kratkoročno, već i srednjoročno, pa čak i dugoročno planiranje. Da biste to učinili, trebate imati tri drugačija lista zadaci - za dan, za sedmicu i za mjesec (kvart, polugodište, itd.). Biljeska mi pričamo o zadacima koji nisu vezani za određeno vrijeme. Na primjer, možete prikupljati izvještaje o putovanjima bilo kojeg dana sljedeće sedmice, to ne mora biti urađeno striktno ponedjeljkom u 12.00.

Glavni fokus ove tehnike je da redovno pregledavate liste i prenosite zadatke s jednog na drugi. Istovremeno, treba svaki dan pregledati listu zadataka za sedmicu. One zadatke koji su “zreli” da budu završeni sljedeći dan, prenosite na listu zadataka za taj dan. “Nije zrelo” - ostavite gdje su bili. A listu dugoročnih zadataka pregledavate jednom sedmično, na primjer, u petak. Zadatke koje treba obaviti sljedeće sedmice prenosite na odgovarajuću listu. Dakle, nećete zaboraviti na one zadatke koje treba završiti ne odmah, već kasnije.

Inače, istina je i obrnuto. Na kraju krajeva, vrijedni računovođa obično pokušava da "ugura" više predmeta na dnevnu listu. Istovremeno, svjestan je da ih fizički ne može sve ispuniti, ali se nada najboljem. Šta je rezultat? Osoba napušta posao s nedovršenim poslom, formirajući u sebi kompleks gubitnika. Ali naprotiv, morate planirati onoliko zadataka koliko lako možete obaviti u jednom danu i otići kući s osjećajem postignuća.

Tehnika planiranja je najbolje implementirana pomoću MS Outlook-a. Pomoću panela "Zadaci" možete kreirati liste obaveza tako što ćete im dodijeliti određenu kategoriju - "Dan", "Sedmica" ili "Mjesec". I za ove kategorije, konfigurirajte grupiranje zadataka (pogledajte ilustraciju ispod). Tada možete lako prebaciti zadatke s jedne liste na drugu u sekundi, samo promjenom njihove kategorije. Međutim, ova tehnika je savršeno implementirana i u dnevniku i na pločama za planiranje.

Svaki zadatak ima svoje vrijeme

Sad mi reci da li ti je ikada bilo tako da slučajno sretneš osobu koja ti je potrebna, sa kojom imaš par važna pitanja, ali baš u trenutku susreta su ti kao zlo izletjeli iz glave? I sigurno, kolege vas često zovu riječima: „Hteo sam nešto da ti kažem, ali zaboravio sam... Dobro, zapamtiću - zvaću te ponovo.”

Imamo mnogo zadataka koje treba obaviti ne u određeno vrijeme, ali pod određenim uslovima. Na primjer, kada uspijete uhvatiti direktora, trebate s njim potpisati sve dokumente, razgovarati o izvještaju, otkloniti pitanja o razgradnji opreme itd. Ali ponekad ne možemo zamisliti kada možemo s njim razgovarati. To znači da ne razumijemo gdje zapisati takve zadatke, jer ih je nemoguće vezati za određeno vrijeme. Ovdje je potrebno kontekstualno tehnika planiranja. To je kada postoji skup uslova koji su povoljni za obavljanje određenog zadatka.

Jedan od naših konteksta je mjesto. Na primjer, kada sam u poreznoj upravi, prijavit ću se za pomirenje. Kada idem na službeno putovanje, ujedno ću posjetiti i našu poslovnicu. Odnosno, zadaci su vezani za određeno mjesto.

Drugi kontekst je ljudi. Svi mi s vremena na vrijeme imamo slučajeve koji su vezani za neku osobu. Na primjer, kada vidim klijenta N, moram sa njim da razgovaram o novom cjeniku i produženju ugovora. Više konteksta jeste okolnosti, spoljašnje i unutrašnje. Primjeri vanjskih okolnosti: kada će gazda imati dobro raspoloženje kad izađe taj i taj zakon. Unutrašnje okolnosti su, na primjer, oštar nalet inspiracije ili, obrnuto, nespremnost za rad.

Kontekstualno planiranje: razne tehnike

Ovdje se opet vraćamo na naše liste zadataka, samo što ih sada grupišemo po kontekstima. Na primjer, počinjemo u odjeljcima dnevnika o tipičnim kontekstima. Recimo da nazovemo jednu od sekcija "Banka" i navedemo sva pitanja koja treba riješiti dok ste u banci. Ili, na primjer, "Projekat XXX" - i tu je bila lista pitanja koja je potrebno razjasniti za projekat. Glavna stvar je unutra pravi trenutak ne zaboravite na zadatak.

I postoji mnogo takvih metoda kontekstualnog planiranja. Na primjer, na ljepljivu ceduljicu zapišete pitanja koja apsolutno trebate snimiti na sastanku i stavite ovaj komad papira u kutiju za naočale. I znate da je prvo što uradite na svakom sastanku izvadite i stavite naočare. U skladu s tim, pitanja za diskusiju podsjetit će se sama na sebe.

Možete se pripremiti za različitim slučajevima fascikle životnog konteksta. Na primjer, znate da će za godinu dana vaša kancelarija biti renovirana sa zamjenom prozora. Uzmite folder "Popravka" i u njega stavite sve "računovodstvene" članke, pisma Ministarstva finansija i Federalne porezne službe na ovu temu itd. Vjerujte, kada dođe vrijeme da uzmete u obzir troškove popravke, sadržaj fascikla će vam biti od velike pomoći i uštedeti mnogo vremena.

Više o upravljanju vremenom u MS Outlooku možete saznati iz knjige: G. Arkhangelsky. "Formula vremena". Koristeći ga, možete lako konfigurirati svoj računar tako da ga mini-automatizira lični sistem planiranje

Prilikom planiranja koristeći MS Outlook, kategorije dodijeljene zadacima mogu se koristiti kao konteksti. Na primjer, možete kreirati kategorije “Šef”, “Banka”, “Porez”, “Projekat XXX” itd. I kada se pojave određeni zadaci, odmah ih dodajte u željenu kategoriju. Kada vas šef nazove, možete otvoriti "njegovu" kategoriju, vidjeti sve zadatke koji su joj priloženi i brzo ih riješiti.

Računovođe, jeste li spremni za promjenu okolnosti? Uvek spreman!

U poslovnoj praksi, nagla promena zadataka - uobičajena pojava i to je definitivno depresivno. Međutim, možemo planirati stvari tako da promjene nanesu malu ili nikakvu štetu našim planovima. Za to je zgodno koristiti kruto-fleksibilni algoritam raspoređivanja. To uključuje podjelu naših svakodnevnih zadataka u tri vrste.

Prvi tip- ovo je teški zadaci,čije je izvršenje vezano za određeno vrijeme. Njihovo planiranje je uobičajeno - samo ih zapisujemo na vremensku mrežu dnevnika. Na primjer, u 10 sati - sastanak, u 12 sati - poziv socijalnog osiguranja, u 17 sati - sastanak.

Drugi tip - fleksibilni zadaci, nije vezano za vrijeme. Na primjer, trebate napisati propratno pismo za pojašnjenje. I nije bitno kada to radite: u 11 sati ujutro ili u 3 sata popodne. Glavna stvar je danas.

I na kraju treći tip- ovo je budžetirani zadaci zahtijevaju vremenski budžet. Na primjer, za sastavljanje bilansa za 9 mjeseci. Jasno je da ovo nije pitanje jednog minuta, trebat će vam barem nekoliko dana.

Princip kruto-fleksibilnog pristupa planiranju dana je da ne uključuje one zadatke koji nisu striktno vezani za određeno vrijeme u satnoj mreži. Da bismo to učinili, stranicu našeg dnevnika podijelimo na pola okomito.

(1) U mreži sata bilježimo samo teške zadatke. Ovdje postavljamo i budžetirane zadatke, izdvajajući za njih potreban vremenski budžet.

(2) Na desnoj strani dnevnika pišemo listu svih fleksibilnih zadataka, poređajući ih po prioritetu.

Tako imamo pred očima čitavu sliku dana. Znamo šta su teške stvari i koliko vremena moramo da uradimo. Razumijemo koje dugotrajne zadatke treba obaviti i za njih imamo rezervirano vrijeme. Istovremeno, jasno vidimo slobodno vrijeme i mirno se nosimo sa fleksibilnim zadacima. Ako se pojave novi zadaci, samo moramo ponovo odrediti prioritete i, ako je potrebno, promijeniti redoslijed obavljanja stvari. Generalno, plan se ne mijenja.

Sumirajući planiranje dana, ističemo osnovna pravila.

1. Na početku radnog dana izdvajamo 5-10 minuta za planiranje zadataka. Idealno bi bilo da se planiraju uveče. Ali to ne uspije uvijek, osim toga, uoči možda ne znamo za neke hitne stvari. Tako da uveče možete pogađati grubi plan dan, a kada dođete na posao, mirno razjasnite da li ima hitnih stvari.

2. U vremensku mrežu unosimo samo teške zadatke.

3. Plan dana, sastavljen tako da je svaki red u dnevniku zauzet, sam po sebi već zamara i uznemiruje. Dakle, količina planiranog vremena ne bi trebalo da prelazi 70% ukupnog radnog vremena. Na neviđene okolnosti staviti 30%. Pokušajte da u svom planu imate više "zduha", odnosno vremena u rezervi. Što je više, veća je vjerovatnoća da će se plan ispuniti, a da ćete istovremeno ostati dobrog zdravlja i raspoloženja.

Iz ovog članka ćete naučiti:

• Koji su razlozi manjka radne snage?
• Koja pravila treba poštovati pri planiranju radnog vremena tokom dana
• Koje metode se koriste pri planiranju radnog vremena
• Kako provjeriti efikasnost rasporeda radnog vremena zaposlenih

Planiranje radnog vremena uključuje efektivno upravljanje vremena i tehnologije racionalno korišćenje u cilju postizanja ciljeva bilo koje organizacije i poboljšanja učinka. AT savremeni svet naziva se i upravljanje vremenom. Vrijeme je najnezamjenjiviji i najvredniji resurs, pa ga se mora vrlo racionalno koristiti. Takođe je potrebno poraditi na sposobnosti planiranja radnog vremena.

Zašto je zakazivanje toliko važno

Reći da se vrijeme može kontrolisati nije sasvim tačno. Vrijeme ne može ovisiti ni o kakvim procesima, ne znači konstantna vrijednost, ne može ubrzati ili usporiti.

Važno je znati koristiti različite alate za planiranje radnog vremena, bez obzira na poziciju zaposlenog u preduzeću. Ovo je važno uzeti u obzir na svim nivoima - od podređenih do nadređenih. Efikasno planiranje radnog vremena direktno utiče na produktivnost rada, a samim tim i na profit preduzeća.

Za svakog zaposlenog efektivno planiranje radnog vremena utiče na završetak svih planiranih zadataka do potrebnog datuma.

Jedan od indikatora koji se mora uzeti u obzir u organizaciji je fond radnog vremena. On određuje resurse utrošenog radnog vremena i utiče na broj zaposlenih, a samim tim i na materijalne troškove organizacije.

Kada je potrebno planiranje vremena?

Nedostatak znači nedostatak nečega. Kada se planira radno vrijeme, ovaj pojam se odnosi na nedostatak radnog vremena za obavljanje određenog zadatka od strane pojedinog zaposlenog ili strukturna jedinica i organizacije u cjelini.

Kao rezultat, to može dovesti do kašnjenja u ispunjenju narudžbe, što može rezultirati Negativne posljedice. Najčešće je nesposobno planiranje radnog vremena povezano s nepismenošću šefa organizacije.

Razlozi koji dovode do nedostatka vremena svrstani su u tri grupe:

1. Lične kvalitete lidera.
2. Akcije lidera.
3. nezavisnih razloga.

Lične kvalitete lidera, koji dovode do gubitaka radnog vremena i povezani su s njegovim nepravilnim planiranjem, izražavaju se na sljedeći način:

1. Taština, odnosno neuravnotežene i nervozne radnje, čija je efikasnost svedena na nulu.
2. Sistematska žurba.
3. Nedostatak odmora zbog kašnjenja na poslu ili prilagođavanja kod kuće neophodnih za vraćanje visokih performansi.

Nepismenim postupcima šefa i bez planiranja radnog vremena pojavljuju se sljedeći znakovi neorganiziranosti:

1. Nedostatak motivacije osoblja.
2. Uništenje interpersonalne komunikacije U organizaciji.
3. Nemogućnost naručivanja stvari prema njihovoj važnosti.
4. Nemogućnost prenošenja dijela ovlaštenja na podređene.

Razlozi koji ne zavise od volje rukovodioca i dovode do manjka radnog vremena za njega i sve zaposlene u organizaciji, sa stanovišta planiranja radnog vremena, su:

1. Duga lista zadataka, zadataka, slučajeva.
2. neplanirane akcije.

U većini slučajeva, gore navedeni uzroci se ne pojavljuju zasebno. Obično jedno proizilazi iz drugog.

Na kraju se razvija zastoj, koji se može poboljšati efikasno planiranje radno vrijeme. Takođe je potrebno uspostaviti kontrolu realizacije planiranih aktivnosti i provjeriti vrijeme provedeno u radu.

Osnovna pravila za planiranje radnog vremena tokom dana

Pravila za planiranje radnog vremena na početku radnog dana

• Od samog jutra morate se uklopiti pozitivno raspoloženje. Pokušajte svaki dan započeti sa pozitivne emocije, jer je raspoloženje s kojim počinjete rješavati nadolazeće zadatke bitno za postizanje rezultata.
• Ujutro je neophodno nadoknaditi količinu energije i „napuniti se nutrijentima“, odnosno doručkovati, a zatim ići na posao.
• Bolje je započeti posao u isto vrijeme. Ovaj sistematski iz dana u dan vodi do samodiscipline i pomaže u mobilizaciji vaših snaga.
• Ujutro treba još jednom provjeriti plan za dan. Da biste to učinili, možete koristiti metodu ABC analize ili Eisenhowerov princip.
• Za izvršavanje zadataka, zadatke i slučajeve treba započeti bez odlaganja.
• Prije svega, morate odlučiti najviše važnih zadataka.
• Ako imate pomoćnika menadžera ili sekretaricu, potrebno je da sa njima uskladite trenutni plan za dan.

Pravila planiranja radnog vremena usred radnog dana

• Vaše radno mjesto treba biti pripremljeno za produktivan rad. Sa radne površine trebate ukloniti dokumente i papire koji vam još nisu potrebni za obavljanje važnih zadataka.
• Potrebno je odrediti određeni rok za realizaciju svake stavke plana za taj dan.
• Trebali biste se suzdržati od izvođenja radnji koje mogu izazvati reakciju.
• Morate biti u mogućnosti da uklonite dodatne zadatke koji se pojavljuju.
• Vođa ne treba da bude impulsivan.
• Redovno morate praviti kratke pauze. Svaki posao treba pauze. Njihova redovnost i trajanje treba da budu individualni. Male pauze takođe treba uzeti u obzir prilikom planiranja radnog vremena.
• Potrebno je kombinovati male, po značenju slične zadatke u grupe i izvoditi ih u nizu.
• Dešava se da neki zaposleni ne završe jednu stvar, preuzmu drugu – prvo treba završiti ono što ste započeli. Neuredan prijelaz u radu sa zadatka na zadatak, a ponekad i izvođenje nekoliko zadataka odjednom neće dovesti do pozitivnog rezultata.
• Znati kako koristiti vremenske intervale.
• Mora postojati jedan sat odmora tokom dana.
• Potrebno je kontrolisati rokove izvršenja zadataka i pratiti izrađeni plan rada. Učinite izmjene plana kako se mijenjaju prioriteti.

Pravila za raspoređivanje radnog vremena na kraju radnog dana

• Do kraja radnog dana morate završiti sve planirane zadatke. Neuspjeh individualni zadaci dovodi do rizika neispunjavanja cjelokupnog plana, a kao rezultat toga, do gomilanja slučajeva, koji će, kada se „razgrabe“, zahtijevati dodatni utrošak radnog vremena.
• Morate pratiti realizaciju plana, kontrolisati se.Uporediti spisak onoga što ste planirali sa onim što ste završili. Shvatite zašto ste odstupili "sa kursa". Ovo je preduslov za produktivnu aktivnost.
• Nakon analize potrebno je uveče napraviti plan za novi dan, a ujutro još jednom provjeriti.

Uticaj ličnih faktora na planiranje radnog vremena

Način na koji se postavljate takođe ima značajan uticaj na to kako planirate svoje radno vreme. Vi sami podsvjesno možete ometati efikasno planiranje radnog vremena. Šta bi vas tačno moglo mučiti:

1. Neizvesnost vaše životna svrha. Bez stremljenja ka nečemu, teško je odlučiti se kako i čime ćete ispuniti svoj život.
2. Volite osećaj stalne vožnje. Planirajte zanimljive stvari van posla kako biste imali želju da završite radni dan na vrijeme.
3. Plaši vas nedostatak bilo kakve aktivnosti. Trudite li se da zaokupite svaki minut svog radnog vremena, samo da ne ostanete sami sa svojim mislima? Bolje, riješite svoje probleme jednom za svagda.
4. Ne znate kako da odbijete i spremni ste da preuzmete rješenje bilo kojeg problema. To će dovesti do činjenice da ćete zaboraviti na svoj privatni život.
5. Plašite se neuspjeha. Zapitajte se: „Šta je toliko loše da se desi ako ne uspem?“. Imajte na umu, neuspjeh nam pomaže da nastavimo dalje.
6. Plašite se da ćete postići uspeh za koji još niste spremni. Da li mislite da je u slučaju vašeg razvoj karijere Više nećete moći tako često da budete sa svojom porodicom i prijateljima. Više komunicirajte sa ljudima koji su se već ispunili, naviknite se na osjećaj uspjeha.
7. Niste spremni za promjene. Strah od promjene u životu proizlazi iz straha od neuspjeha. Ovo se može prevazići postepenim planiranim kretanjem ka svom cilju.
8. Plašite se konačnog – za pojedince je sama aktivnost važnija od njenog rezultata.

Morate imati na umu da nakon rješavanja jednog problema imate priliku da se bavite zanimljivijim.

Najčešći načini planiranja radnog vremena

Pareto princip (omjer 80:20)

Prema ovom principu, 20% uloženih napora dovodi do 80% rezultata, a preostalih 80% napornog rada daje samo 20% rezultata. Na primjer:

Pareto princip je primenljiv iu radu menadžera: zaposleni troši 20% radnog vremena da bi postigao 80% rezultata, preostalih 80% radnog vremena daje samo 20% radnog vremena. ukupni rezultat. To znači da se prilikom planiranja radnog vremena mora imati na umu da je radni dan bolje započeti odlukom najvažnijeg i izazovni zadaci, a „sitnicu“ ostavite za kraj.

Dosljedna primjena Pareto principa postaje stvarna ako se svi zadaci analiziraju prema njihovom udjelu doprinosa konačnom rezultatu i raspoređuju prema ABC kategorijama.

Upotreba Pareto principa postaje zaista moguća ako se svi zadaci sistematiziraju prema njihovoj važnosti za postizanje rezultata i poređaju prema ABC kategorijama.

ABC planiranje

Glavna svrha ABC vremenskog rasporeda je da izvrši dosljedno određivanje prioriteta zadataka. ABC planiranje se može provesti u bilo kojoj oblasti djelatnosti. Ako se analizira u postotak važnije i manje bitne stvari, onda ćemo vidjeti da će taj odnos biti približno isti. Planiranje radnog vremena počinjemo tako što sve zadatke raspoređujemo u tri kategorije prema njihovoj važnosti. Za to se koriste slova A, B i C. Ova metoda planiranja radnog vremena postala je popularna među menadžerima zbog činjenice da daje opipljive rezultate.

Metodologija ABC planiranja zasniva se na sljedećim principima:

• U kategoriju A spadaju najznačajniji poslovi, na koje otpada 15%. ukupno zadataka menadžera. Ali to su zaista značajni zadaci koji čine 65% doprinosa realizaciji plana.
• Kategorija B uključuje jednostavno značajne zadatke, kojih će u prosjeku biti 20%. ukupan broj zadataka i imaju 20% važnosti u aktivnostima menadžera.
• U kategoriju C spadaju najmanje značajni poslovi, oni će činiti 65% ukupnog broja zadataka i imati samo 15% važnosti ukupnog rezultata rada.

Prema ovoj tehnici, prvo morate riješiti najvažnije zadatke, zatim prijeći na nešto manje važne i na kraju ostaviti manje zadatke koji nemaju poseban utjecaj na rezultate rada. Ovo se mora uzeti u obzir prilikom planiranja radnog vremena.

Eisenhower metoda

Da biste pravilno odredili prioritete prilikom planiranja radnog vremena, možete koristiti Eisenhowerovu metodu.

Postavite sebi pitanja:

• Da li sam navikao da bacam svoje radno vrijeme, rješavajući jedan hitan zadatak umjesto drugog jednako hitnog?
• Je li moguće da zbog ove moje navike mnogi od najznačajnijih zadataka uglavnom ostaju neriješeni?

Prema principu koji je predložio američki general D. Eisenhower, prednost rješavanja problema treba razmatrati na osnovu njihovog značaja i zadanog vremena.

Sve stvari koje treba da se urade mogu se podeliti u četiri grupe:

1. Svi hitni i najznačajniji poslovi koje je potrebno uraditi prioritetno.
2. Hitno, ali ne toliko važno. Poenta je u tome da, pošto su hitni, želimo da budemo sigurni da ćemo ih riješiti tako brzo kao da su veoma važni, ulažući maksimum svoje energije. Ali ako to nije toliko važno, onda ih je bolje odgoditi ili njihovu odluku prenijeti na drugoga.
3. Smisleno, ali ne tako hitno. Zbog činjenice da ova grupa predmeta nije hitna, odgađaju se za kasnije. Ali u jednom trenutku i oni postanu veoma važni, ali nema vremena da se završe. Vrijeme je da ih predate nekom drugom na pedantno izvršenje. Kada date važan zadatak, to motiviše i razvija osoblje.
4. Nehitni i nevažni poslovi. Zadaci iz ove grupe često zauzimaju dosta prostora na radnoj površini. Mnogi, ne shvaćajući suštinu planiranja radnog vremena, obavljaju ove zadatke, uprkos činjenici da na njih provode mnogo vremena. Ako se moraju obaviti, pokušajte da na njih potrošite što manje vremena.

Na rad se troši onoliko vremena koliko je dostupno, ili se bilo koji posao obavlja u predviđenom vremenu. Ova načela i pravila za planiranje radnog dana su psihološki opravdana i dokazala se u raznim životne situacije.

Menadžeri su svjesni sljedećeg obrasca: na posao se troši onoliko vremena koliko mu je na raspolaganju, odnosno svaki posao se obavlja u vremenu koje je za to određeno.

Principi i pravila za planiranje radnog dana, na koja vam skrećemo pažnju, nisu obavezujući. Mnogi od njih vam mogu izgledati neozbiljno. Međutim, psihički su opravdani i dokazali su se u raznim životnim situacijama. Nije neophodno koristiti sve principe. Pokušajte primijeniti svaki od njih, pronađite svoj stil - to će biti najbolje za vas.

Dakle, organizacija radnog vremena mora biti u skladu sa osnovnim principom: „Rad se mora pokoravati meni, a ne obrnuto“. Pravila za planiranje radnog dana mogu se podijeliti u tri grupe:

• pravila za početak dana;
• podnevna pravila;
• pravila na kraju dana.

Pravila za početak dana

1. Započnite dan s pozitivnim stavom. Pokušajte pronaći nešto za svaki dan. pozitivan početak jer način razmišljanja s kojim se upuštate u izazove koji su pred vama je ključan za vaš uspjeh. Svako jutro postavite sebi tri pitanja:

1. Kako me ovaj dan može približiti postizanju mojih ciljeva?
2. Šta da radim da izvučem što više radosti?
3. Šta mogu učiniti danas da održim svoj životni stil (da podržim svoje zdravlje)?

Stvaranje pozitivnog stava obično ne traje više od dvije minute. Dajte sebi te dvije minute prije nego što započnete svoju "standardnu ​​jutarnju rutinu".

2. Dobro doručkujte i bez žurbe - na posao. Bez sna, bez doručka, što prije na posao - takav početak može samo pokvariti dan! Nemojte reći da nemate vremena za lagani doručak, stvar je postavljanja prioriteta (samo treba rano da odete u krevet da biste se naspavali i pojeli obilan doručak).

3. Počnite raditi u isto vrijeme. Ovo je element samodiscipline, koji doprinosi mobilizaciji snaga.

4. Provjerite svoje planove za taj dan. Koristite metodu ABC (ABC) analize ili Eisenhowerov princip. Utvrđeno je da desetominutna priprema za radni dan štedi i do dva sata radnog vremena. Zato osvoji ova dva sata! Osim toga, kada planirate radni dan, uzmite u obzir sljedeće pravilo: ne trebate planirati više od 60% svog vremena, a 40% je rezervni fond za neočekivane i hitne stvari.

5. Bacite se na posao bez nagomilavanja. Trebali biste kategorički odbiti takav "jutarnji ritual" kao što su višekratni pozdravi, duge rasprave Najnovije vijesti itd. Društveni kontakti su, naravno, potrebni, a vi niste robot. Međutim, mogu se premjestiti na manje stresna vremena, kao što su ručak i popodne.

6. Prvo - ključni zadaci. Radni dan treba započeti sa zadacima grupe A, sve ostale stvari mogu sačekati. Nemojte prvo pregledavati prepisku – dolazna poslovna pošta rijetko se bavi predmetima koji imaju najveći prioritet i moraju se odmah završiti.

7. Uskladite plan dana sa sekretarom. Tajnica, ako je imate, vaš je najvažniji partner kada je u pitanju stvaranje optimalnih uslova za aktivnosti. Trebalo bi mu posvetiti prvi put radnog dana, čak i ako je to nekoliko minuta. Sekretar bi trebao biti upoznat sa vašim poslovima. Uskladite sa njim sve datume, prioritete i planove za dan. Dobra sekretarica udvostručuje efikasnost svog šefa, a loša je upola smanjuje.

Pravila rasporeda po podne

1. Pripremite svoj sto za rad. Uklonite sa stola sve nepotrebne papire za rješavanje zadataka grupe A. Na radnoj površini ne bi trebalo biti više od šest dokumenata istovremeno. To je psihološki opravdano: prvo, dodatni papiri upijaju vrijeme, a drugo, red na stolu podstiče red u mislima.

2. Postavite rokove. Ponekad vam se dodijele zadaci, jer ste i vi nečiji podređeni. Dakle, rokovi postavljeni za rješavanje problema se vrlo često prihvataju bezuslovno, čak i ako se ne uklapaju dobro u vaše planove. I moramo pokušati da ih prilagodimo našim interesima i "vrijeme za cjenkanje". Ukratko, tražite dvostruko više vremena nego što je potrebno da izvršite dati zadatak; ovo je često lakše nego što mislite. Što se tiče dodjeljivanja zadataka podređenima, savjetujem vam da im date otprilike trećinu manje vremena nego što je, po vašem mišljenju, potrebno za rješavanje problema. Ako je to dovoljno, uštedjet ćete vrijeme, ako ne, i dalje nećete izgubiti.

3. Izbjegavajte radnje koje izazivaju povratnu reakciju. Mnogi lideri imaju tendenciju da se uključe u sve više i više novih slučajeva, problema i ideja, i time uzrokuju odgovarajuću reakciju na njihove akcije, a to može uticati na vremenski raspored. Na primjer, vrlo često, nakon što je jednom (iz čistog interesa) učestvovao na sastanku, menadžer dobija dodatne dužnosti koje nisu predviđene njegovim planom. Može mu se nešto povjeriti, uključiti u sastav radna grupa itd. Stoga su sve radnje najbolje (pisma, telefonski razgovori, dogovor o rokovima i sl.) ponovo provjeriti u pogledu njihove neophodnosti i opasnosti od odgovora.

4. Odbacite dodatna hitna pitanja koja se pojave. U svakom preduzeću, u svakom odeljenju postoje različite vrste hitne okolnosti ili nepredviđene situacije. Treba imati na umu da ometanje takozvanim hitnim okolnostima dovodi do zaboravljanja planiranih važnih stvari na neko vrijeme. Da li se isplati to učiniti - odlučite od slučaja do slučaja, ovisno o okolnostima.

5. Izbjegavajte neplanirane impulsivne radnje. U pravilu, impulsivno odstupanje od nacrtanog plana smanjuje produktivnost. Dakle, ako tokom posla želite nešto da uradite (na primer, telefonirate), razmislite da li se to isplati.

6. Pravite pauze na vrijeme. Kratke pauze u radu su svakako neophodne, njihova učestalost i trajanje su individualni. Glavna stvar je da ih radite redovno.

7. Grupirajte male homogene zadatke i izvodite ih u nizu. Bavite se rutinskim poslom i sitnicama kombinujući homogene zadatke u radne blokove. Šest blokova po 10 minuta telefonski pozivi, kratki sastanci traju, paradoksalno, više vremena od jednog bloka od 60 minuta. Zašto? Zato što šest puta pravite odgovarajuću pripremu za homogenu aktivnost. Stoga grupirate slične zadatke u blokove, ali ih nemojte činiti predugačkim (bolje je 30-60 minuta).

8. Racionalno završite ono što ste započeli. Izbjegavajte skokove u poslu i trudite se uvijek započeti posao dovesti do kraja. Odvraćanje pažnje od glavnog posla oduzima vreme, jer kada se vratite na njega, morate ponovo da ponovite ono što ste već jednom uradili.

9. Koristite vremenske intervale. Ne ostavljajte neplanirane termine nepopunjenim (npr. čekanje u šefovoj čekaonici, beskorisni sastanak na koji morate doći). Kada to urade, zapitajte se: „Kako mogu maksimalno iskoristiti ove minute?“

10. Odvojite miran sat (vrijeme za sebe). Dobro je funkcionisalo rezervisati jedan miran ili zatvoren sat svakog dana, tokom kojeg vas niko ne može uznemiravati. Ovo je vrijeme neometane koncentracije. Stavite to u plan, značajno će povećati vašu produktivnost. Izolirajte se za ovo vrijeme od vanjskog svijeta, bilo uz pomoć sekretarice, ili jednostavno zatvorite vrata, nakon upozorenja da niste tamo. Iskoristite zatvoreni sat za važne, ali ne hitne, dugoročne zadatke ili za one zadatke koji se izgube u gužvi dana.

11. Kontrola rokova i planova. Tokom sastanaka i drugih aktivnosti, u skladu sa Paretovim principom, često se 80% odluka donosi u 20% vremena. Pratite svoje vrijeme i nemojte ga štedjeti za ponovno provjeravanje planova u smislu promjene prioriteta.

Pravila za kraj radnog dana

1. Završite poništeno. Sve male stvari koje ste započeli (pregledavanje korespondencije, diktiranje pisama i bilješki) pokušajte završiti u roku od jednog dana. Odgađanje njihove implementacije može dovesti do dodatnih troškova rada kada morate otkloniti „blokadu“.

2. Praćenje rezultata i samokontrola. Bez kontrole i samokontrole, organizacija rada je nezamisliva. O kontroli ćemo detaljnije govoriti u jednom od sljedećih članaka. U međuvremenu ću se ograničiti na ono što ću reći: upoređivanje planiranog sa urađenim i analiza odstupanja od planova je neophodan uslov za normalan rad.

3. Planirajte za naredni dan. Najbolje je napraviti plan za naredni dan prethodne noći. Podrazumijeva se da to ne poništava njegovu obaveznu ponovnu provjeru ujutro.

___________________________________________________________

Usklađenost sa ovim komplikovana pravila upravljanje vremenom će vam omogućiti da efikasno koristite svoje vrijeme i i dalje ćete ga imati na zalihama. Pa, ako zanemarite svoje vrijeme, onda vam ni dobra magija neće pomoći da vratite izgubljeno. Cijeni vrijeme!

Poznati njemački stručnjak iz oblasti menadžmenta L. Seivert razvio je određena pravila za planiranje radnog vremena:

Planirajte radni dan za 60%, ostavite 20% za rješavanje nepredviđenih zadataka i 20% za kreativne aktivnosti (na primjer, profesionalni razvoj).

2. Pažljivo dokumentirajte i kontrolirajte potrošnju vremena, što vam omogućava da imate jasnu predstavu o tome, određujući buduće potrebe za tim i njegovu ispravnu raspodjelu.

3. Zadatke predstojećeg perioda diferencirati na dugoročne, srednjoročne i kratkoročne, određujući prioritet akcija za njihovo rješavanje.

4. Uvijek dosljedno završavajte ono što ste započeli.

5. Napravite fleksibilne planove.

6.Planirati stvarnu količinu zadataka, izračunatu u skladu sa mogućnostima tima.

7. Koristite posebne formulare i kartice za planiranje vremena.

8. Prebacite neriješene zadatke automatski u planove za naredni period.

9. Odrazite u planovima ne samo same akcije, već i očekivane rezultate.

10. Postavite precizna vremenska ograničenja i osigurajte za ovaj ili onaj slučaj tačno onoliko vremena koliko je zaista potrebno.

11. Implementirati princip samodiscipline, određujući tačne rokove za realizaciju svih vrsta poslova.

12. Odrediti prioritete u slučajevima.

Kao što praksa pokazuje, glavni razlozi gubitka radnog vremena su: 1) nedostatak jasnoće u postavljanju ciljeva i prioriteta; 2) nedostatak planiranja radnog vremena ili njegova slaba organizacija; 3) nizak nivo disciplina podređenih; 4) slabo vođstvo, nesposobnost za rad sa podređenima, partnerima, posetiocima.

Planiranje radnog vremena jedan je od glavnih zadataka menadžera, kao i planiranje aktivnosti organizacije u cjelini. Kod nas menadžeri još nisu naučili kako da se nose sa ovim i posvećuju 4 puta manje vremena ovom procesu od američkih kolega. Kako napominju zapadni ekonomisti, potrebno je početi planiranje sa jasnim iskazom zadataka. Da bi se to postiglo, sastavlja se lista slučajeva i mogućih prepreka za koje će biti potrebno odvojeno vrijeme za njihovo prevazilaženje. Analiza ove liste u budućnosti će vam omogućiti da prilagodite plan i eliminišete nebitne tačke. Osim toga, upravljanje vremenom omogućava menadžmentu da kritički razmišlja o vlastitim idejama i pronađe učinkovite načine za njihovo rješavanje na vrijeme, stvarajući određenu količinu vremena. Planiranje omogućava menadžeru da se koncentriše na glavnu stvar, uzimajući u obzir vrijeme i vrijeme rješavanja glavnih zadataka. Kao rezultat planiranja, poboljšava se struktura radnog dana i javlja se mogućnost rasporeda.

Planom je predviđeno rješavanje postojećih problema u racionalni poredak . Prije svega, planira se rad sa fiksnim rokom ili najintenzivniji posao koji oduzima puno vremena. Neprijatne stvari je nepoželjno odlagati, bolje ih je učiniti prije drugih. Zatim se planira rutinski rad i realizacija dnevnih obaveza. Posljednji u planu su sekundarni i epizodični slučajevi koji ne zahtijevaju puno vremena (čitanje tekuće prepiske, obilaženje radnih mjesta). Glavna stvar - u procesu planiranja, određuje se tačan rok za završetak predmeta.

Ali dešava se da se predstojeći planirani obim posla ne može završiti u navedenom roku, pa ih onda treba odgoditi za kasniji datum.

Pažljivo dokumentovanje vremena i kontrola njegovog korišćenja je preduslov za planiranje. Postoji nekoliko vrsta planova korištenja vremena: dugoročni, srednjoročni i kratkoročni.

Korišćenjem dugoročno planove utvrđuje se struktura vremena potrebnog za ostvarenje glavnih životnih ciljeva, osmišljenih na dugi niz godina, ponekad i decenijama. To može biti posao vezan za obrazovanje, unapređenje itd. srednjoročno planove- godišnje, u kojem se vrši raspodjela vremena za rješavanje velikih specifičnih zadataka proizvodne prirode.

Kratkoročno - uključuju raspored vremena za rješavanje zadataka koji specificiraju srednjoročne i dugoročne planove. To uključuje: tromjesečno, mjesečno, desetodnevno, sedmično i dnevno . Počevši od mjesečnih planova, računanje vremena je već u satima. Među kratkoročnim planovima najvažniji je dnevni. Uključuje ne više od desetak problema, među kojima je trećina onih glavnih koji se u prvom redu realizuju. Ove stvari, kao i one najneugodnije, obično se planiraju za prvu polovinu dana (ujutru). To im omogućava da budu završeni do večeri. U dnevnom planu homogeni zadaci su grupirani u blok, što značajno štedi vrijeme i omogućava vam da ne skačete s jednog zadatka na drugi.

Uzeti u obzir u dnevnom planu i pauzama. Oni se određuju na osnovu učinka osobe i vremena proteklog od početka radnog dana. Umor se povećava sa povećanjem vremenskog perioda od početka radnog dana, naravno, to smanjuje produktivnost menadžera ili specijaliste.

U savremenom svetu, prilikom izrade dnevnih planova, posebnostiindividualni bioritmovi . Radni dan je potrebno isplanirati tako da najteži sati padnu na „vršni učinak“. Ovaj "špic" za "šave" je ujutro, "golubovi" su najaktivniji sredinom radnog dana, a "sove" - ​​uveče.

Poznavanje svih tehnika i metoda planiranja omogućava vam da pravilno rasporedite zadatke u zavisnosti od njihove složenosti, težine, odgovornosti, napetosti unutar radnog dana i optimalno ih izmjenjujete.

Najbolja opcija za popravljanje dnevnog plana je njegova pismena prezentacija. Ovo vam ne dozvoljava da ignorišete stvari koje se u njega stavljaju, rasterećuje pamćenje, disciplinuje, čini rad fokusiranijim. Također je lakše analizirati provedbu plana pisanjem.

Izrada (izrada) plana odvija se prethodne noći u nekoliko faza: formulišu se zadaci (preneti iz mesečnog ili desetodnevnog plana, preneti iz plana prethodnog dana, nerešeni do danas), potrebno radno vreme za njihovo rješavanje određuju se, ostavljaju se „prozori“ u slučaju potrebe rješavanja hitnih problema, planiraju se pauze od 5-10 minuta nakon svakog sata rada, istaknuti su prioritetni zadaci.

Plan rada rukovodioca utvrđuje se ujutru zajedno sa sekretarom, uzimajući u obzir iznenadne novonastale okolnosti. Općenito, dnevni plan treba da bude fleksibilan, a da se u isto vrijeme jasno pridržava pravila vezanih za pozivanje ljudi (posjetioci, sastanci, itd.).

Kratki zaključci na temu

Radno vrijeme je najvažniji faktor proizvodnje, čija pažljiva upotreba može imati ogroman učinak. Ali u srcu takvog odnosa prema radnom vremenu je duboko proučavanje strukture njegovih troškova i identifikacija neiskorištenih rezervi.

Analiza troškova radnog vremena vrši se uz pomoć mjerenja vremena i fotografije radnog vremena, što se često naziva vremenska dijagnostika, što omogućava uočavanje njegovih značajnih gubitaka i utvrđivanje načina za poboljšanje njegovog korištenja.

Veliku ulogu u poboljšanju korištenja radnog vremena ima njegovo planiranje, što je jedan od glavnih zadataka menadžera. Upravo planiranje radnog vremena omogućava menadžeru da se koncentriše na glavnu stvar, uzimajući u obzir vrijeme i vrijeme rješavanja glavnih zadataka.

Racioniranje i planiranje radnog vremena izvršilaca i rukovodilaca značajno povećava efikasnost njegovog korišćenja i najbolje utiče na krajnje rezultate rada službi.

Zdravo! U ovom članku ćemo govoriti o planiranju radnog dana.

Danas ćete naučiti:

1. Zašto planirati svoj radni dan;
2. Kome treba;
3. Kako planirati svoj radni dan.

Planiranje radnog dana

U 21. veku, ritam života se primetno ubrzao i nastavlja da dobija zamah. Ako je ranije, da biste bili uspješni, bilo potrebno uraditi jednu količinu posla, sada, da biste postigli uspjeh, morate učiniti mnogo više. I ljudi počinju da se suočavaju sa nedostatkom vremena. Ako jurite za svim dnevnim zadacima koje nam život svakodnevno postavlja, nemate vremena.

Planiranje radnog dana je alat koji pomaže ne samo da se radno vrijeme efikasno iskoristi, već i da se smanji. Ovo nije banalna lista obaveza koju treba popuniti striktnim redoslijedom. Planiranje je mogućnost izbora šta treba uraditi, zašto i kada.

Zato dobro planiranje ne samo da strukturira sve što radite u danu, već i oslobađa vaše vrijeme. Prije svega, trebate učiniti najvažnije stvari - ovo je glavno pravilo. Korisno je za svaku osobu koja ima slobodnog vremena na poslu i nema jasan raspored da pravilno rasporedi svoje vrijeme.

Šta uključuje planiranje?

Planiranje radnog vremena uključuje:

• Određivanje prioriteta.
• Odaberite važne zadatke.
• Traži bolje načine njihove odluke.
• Potražite posao u slobodno vrijeme.

Određivanje prioriteta pomaže vam da shvatite na šta treba obratiti pažnju, šta se može riješiti samo od sebe i koji problem jednostavno treba zanemariti. Vrijeme i informacije su postali mnogo vrijedniji nego prije, a ljutiti se na nešto što ne daje rezultat je besmislena stvar.

Odabir važnih zadataka- skoro isto kao i određivanje prioriteta, samo u roku od jednog radnog dana. Vi birate šta će doneti važan rezultatšta treba hitno uraditi, a šta se može odložiti.

Pronalaženje najboljih načina za rješavanje problema je veoma važna tačka. Kada planirate, treba da razmislite ne samo o tome šta ćete uraditi, već i o tome kako to najbolje učiniti. Istovremeno, važno je ne samo uštedjeti vrijeme, već učiniti sve što je brže i efikasnije moguće.

Raditi sa slobodno vrijeme takođe treba uključiti u plan rada. Imate li slobodna 2 sata dnevno koje možete potrošiti na nešto? Možete reći svom šefu o tome, a on će vas opteretiti poslom, možete se obrazovati ili se možete potruditi da razvijete vlastiti projekat.

Zašto je važno planirati svoj radni dan?

Svako ko se ikada bavio slobodnjakom, poslom ili "radom po volji" (poput taksija) razumije važnost sređivanja stvari tokom dana. Ali, na primjer, većina uredskih radnika ne smatra potrebnim planirati svoj radni dan.

Zapravo, glavni razlog planiranje radnog dana - povećanje sopstvene efikasnosti. Ako slušate svoje tijelo, možete shvatiti da su neke stvari bolje za vas u jednom trenutku, a neke u drugom. Na primjer, zgodnije vam je da zovete druge kompanije nakon ručka, jer ste se već probudili, ali još niste stigli umoriti se, a monoton posao se obavlja brže uveče, pa je bolje odgoditi unos informacija u bazu podataka za 5-6 sati.

Planiranje radnog dana uzima u obzir ne samo osnovne elemente rješavanja problema, već i lične preferencije svake osobe. Upravljanje vremenom nije napravljeno tako da svima nametne isti obrazac visokih performansi. Svoje zadatke morate prilagoditi karakteristikama vašeg tijela.

Organiziranje i planiranje vašeg dana omogućava vam da uradite više za manje vremena, ostavljajući vremena za stvari koje volite.

Ko treba da planira svoj radni dan

Svako treba da bude u mogućnosti da planira svoj radni dan. Na taj način možete uštedjeti vrijeme i raditi efikasnije. Ali postoje 3 kategorije ljudi koji su jednostavno obavezni da se bave ličnim planiranjem.

. Najnedisciplinovaniji radnik je slobodnjak. Nema jasan raspored, a samo ga rok podsjeća da je vrijeme da sjedne da nešto uradi. Zato je veoma važno da freelanceri koji rade sa više klijenata isplaniraju svoj radni dan. Često se ispostavi da se nove narudžbe pojavljuju s razlikom od jedan do dva dana, a ako odugovlačite do posljednjeg, možda nećete imati vremena za rad na dva projekta.

biznismena. Ovdje je sve gotovo isto kao i u freelancingu. Pogotovo ako se radi o online poslovanju. S jedne strane, možete biti mirni kod kuće kada vaši zaposleni rade, ali s druge strane, ovaj pristup će se neminovno pokazati kao neuspjeh. Na Zapadu, kult radoholizma cvjeta među poslovnim ljudima. Smatraju da ako ne radite 60 sati sedmično, onda ste lijeni i nemate šta da radite u poslu.

Vođe. Vođa neće uvijek biti biznismen. Vlasnik kompanije možda neće prihvatiti aktivno učešće u poslovima svoje firme, ali njen direktor preuzima odgovornost za rad cijelog mehanizma. Zato čelnici srednjih i velikih kompanija moraju efikasno da koriste svoje vreme, jer od njihovih odluka dugoročno zavisi budućnost kompanije. Planiranje radnog dana menadžera je način da najefikasnije rasporedite svoje vreme između strateški važnih zadataka.

Metode planiranja radnog dana

metode pravilno planiranje može biti mnogo radnih sati. Ali jedan od najefikasnijih Eisenhower Matrix. Njegova suština je sljedeća.

Postoje 4 kvadrata:

1. Kvadrat A - Hitne i važne stvari.
2. Kvadrat B - nehitne i važne stvari.
3. Kvadrat C - hitne i nevažne stvari.
4. Kvadrat D - nehitne i nevažne stvari.

Kvadrat A treba skoro uvijek biti prazan. Uz pravilno planiranje, svi važni zadaci bi se trebali smjestiti u kvadrat B i izvršavati kako se približavaju A.

Kvadrat B Ovo su važne stvari koje će vam pomoći da postignete svoj cilj. Ovo uključuje sve zadatke koje je potrebno završiti u roku od 1 radnog dana.

Kvadrat C znači hitne i nevažne slučajeve koje treba prenijeti na druge osobe. Upečatljiv primjer hitne, ali nevažne stvari - pozovite potencijalnog klijenta. Zaposleni to može učiniti, bolje je da se fokusirate na druge stvari.

kvadrat D, znači da postoje nehitne i nevažne stvari koje te ne približavaju cilju, ne daju pozitivne emocije i uglavnom nisu potrebni. U ovo polje treba da zapišete sve beskorisne ideje.

Ovakva podjela zadataka prema njihovoj važnosti i hitnosti omogućava vam da shvatite na šta treba obratiti pažnju tokom radnog dana, a na šta se sigurno može zaboraviti. Matrica pomaže ne samo u radnim procesima, već iu Svakodnevni život. Ako želite da naučite engleski, interesantan vam je i pomoći će vam u karijeri - ovo je kvadrat B. Ali ako želite da naučite španski samo zbog znanja - ovo je D, i možete sigurno zaboraviti na to.

Pravila za raspored radnog dana

Postoji nekoliko pravila kako efikasno upravljati svojim radnim danom. Radi lakšeg snalaženja, dan ćemo podijeliti na 3 dijela:

• Početak radnog dana.
• Glavni tok posla.
• Završetak.

Jutro je najbolje prekretnica. U zavisnosti od toga koliko ste spavali, kako ste ustali i šta ste radili, zavisiće i vaše raspoloženje, mentalni stav i performanse.

Principi "pravog" jutra uključuju sljedeće:

• Pozitivan stav. Ako se budite svaki dan misleći da mrzite svoj posao, vaša produktivnost će se smanjiti. Pokušajte da započnete jutro prijatnim mislima.
• Pokušajte da se ne "ljuljate". Da li ste primijetili da vam nakon jutarnjeg ustajanja treba još 30-40 minuta da se konačno oporavite? Ovo vrijeme nije vrijedno gubljenja. Odmah po buđenju istuširajte se, skuvajte kafu i umesto pola sata "do nikuda" možete na miru doručkovati.
• Lagan doručak i put do posla. Veoma je važno započeti dan polako. Kada ste u žurbi, tijelo troši dodatnu energiju i živce koji bi mogli biti iskorišteni za više produktivan rad. Ako si ne možete priuštiti obilan doručak i laganu vožnju, idite kasnije u krevet i budite se ranije.
• Ključni zadaci. Najuspješniji poslovni ljudi obično tvrde da najvažnije poslove treba obaviti ujutro. Kao što izreka kaže: „Ako želiš sve, pojedi žabu za doručak. Uloga žabe je slučaj za koji nikako ne želite da preuzmete. Napravite ga ujutru i pozitivan stav od toga da će "žaba pojedena" trajati ceo dan.

Glavni tok posla sastoji se od sljedećih zadataka:

• Riješite hitne probleme. Važno je shvatiti da ako vam je tokom radnog dana pao neki hitan posao, ne morate svu pažnju preusmjeravati isključivo na to. Prvo morate razumjeti da li je to važno ili ne. Ako je važno, onda morate odmah nastaviti s tim. Ako nije, prenesite odgovornost za njegovu implementaciju na drugu osobu.
• Držite se rokova. Svakog dana morate sebi odrediti okvirne rokove za koje se morate nositi sa cjelokupnim obimom zadataka. Važno je da nije „Uradite sve prije 18:00“, već „U 14:00 - počnite praviti plan, u 15:00 - analizirajte pokazatelje, u 16:00 - napišite izvještaj" itd.
• Red na radnom mestu. Ovo je implicitna, ali veoma važna tačka. Ako je vaš sto u neredu, oči će vam se stalno gubiti među njima. A ako se neki strani dokument pojavi na radnom mjestu, možete ga početi proučavati i samo izgubiti 20-30 minuta.
• Ne slijedite impulse. To je najvažnije. Postoje neki okidači koji vas tjeraju da prebacite fokus s posla na nešto manje važno. Pozvati prijatelja kada pregledavate plan prodaje? Bolje je da to ne radite, tada ćete izgubiti koncentraciju i lako ćete propustiti radno raspoloženje.
• Grupirajte svoju rutinu. To je veoma važno. Ako trebate obaviti 60 telefonskih poziva u toku dana, onda je bolje da ih podijelite u nekoliko malih grupa, po 10 do 15. Nakon poziva možete izvršiti još jedan zadatak. Neprestano prebacivanje sa rutine na energična aktivnost, možete učiniti mnogo više.

Završetak radnog dana zasniva se na sledećim principima:

• Dovršite ono što je potrebno. Postoji grupa predmeta koji spadaju u kvadrat „važno, ali ne hitno“. Najbolje ih je završiti tokom radnog dana, a kvadrat „važno i hitno“ je uvek prazan.
• Provjerite svoje rezultate u odnosu na plan. Sve što ste uradili u jednom danu treba uporediti sa onim što ste planirali. Ako ste tek počeli da planirate svoj radni dan, onda će mala odstupanja od plana biti redom stvari. Pokušajte da ih bude što manje.
• Napravite plan za naredni dan. Najbolje je to učiniti na kraju prethodnog radnog dana. Tako zadržite radno raspoloženje i, ali važno je sastaviti pravi program poslova.

Ako ste vođa, onda tokom radnog dana treba blisko sarađivati ​​sa svojom sekretaricom.

Zapamtite da je to sve opšti saveti. Ne uzimaju u obzir vaše individualne karakteristike. Ako vam je zgodnije da hitan posao radite popodne, a ne ujutro, ovo je vaše pravo. Ako više volite da veliki i težak zadatak odradite potraje, a to ni na koji način ne utiče na vaše raspoloženje za jedan dan, neka traje.

Planiranje radnog dana treba da bude individualno.

Glavne greške pri planiranju radnog dana

Uprkos činjenici da je praksa upravljanja vremenom čvrsto ustaljena u našim životima, većina ljudi se posvećuje tipične greške kada planiraju svoj radni dan. Evo nekoliko njih.

Greška 1. Pogrešna određivanje prioriteta.

Eisenhowerova matrica nam govori da moramo obaviti važne stvari. Ali mnogi ljudi lako mogu pobrkati ono što im je važno. Kvadrat A, koji bi trebao ostati prazan i odgovoran za hitne i važne stvari, često brkaju sa C, gdje su se nakupile nevažne stvari koje zahtijevaju hitnu pažnju.

Važno je zapamtiti da energiju treba da trošite samo na ono u čemu vam je važno ovog trenutka vrijeme. Treba raditi za budućnost kada se stvari mogu odgoditi i pravilno planirati.

Greška 2. Previše vremena se troši na sitnice.

Kako bismo objasnili zašto je prije svega potrebno napraviti „bazu“, a tek onda sitnice, poslužićemo se Paretovim zakonom. Kaže da 20% truda daje 80% rezultata. Odnosno, kada radite na nečem važnom, potrošite 20% truda i postignete 80% rezultata. Kada radite na malim stvarima, dobijate 4 puta manje rezultata, a trošite 4 puta više energije.

Razmotrimo mali primjer. Morate pokrenuti reklamnu kampanju. Ako kreirate 10 kreativa, spojite ih sa ključne riječi i fraze, i pokrenuti na pripremljenim stranicama, tada će 20% posla dati 80% rezultata. Ali ako trošite vrijeme na uređivanje fontova i slika, odabir i poliranje fraza i pronalaženje dodatnih platformi za oglašavanje, utrošit ćete mnogo više truda. Sve ovo će morati da se uradi, ali nakon početka Reklamna kampanja kada postignete prvi rezultat.

Greška 3. Nedostatak vremena za lične stvari.

Svaka osoba treba da ima lični život i slobodu izbora. Ako imate puno posla, a ne nađete jedan ili dva sata da se bavite svojim hobijem, onda je ovo loše planiranje za svoj dan. Planiranje radnog vremena nije važno samo zato što vam omogućava da radite više. Daje vam priliku da bez žurbe radite ono što volite.