Планування та організація роботи – ключ до подальшого саморозвитку. Про основні принципи та правила щоденного планування читайте у статті.

Зі статті ви дізнаєтесь:

Для чого потрібне щоденне планування?

Не всім зрозуміло, навіщо потрібно планувати свій робочий день. Адже кожна людина і без планування знає, які функції вона виконує та які справи її чекають. Багато хто не бачить сенсу у складанні планів на день, оскільки завжди є несподівані доручення, здатні сплутати всі наперед намічені пункти.

Завантажте документи на тему:

Якщо порівнювати двох працівників, що виконують однакові функції та мають однакові здібності, можна виявити, що обсяги та якість виконуваної ними різні. Один співробітник встигає вирішити і поточні, і стратегічні завдання, другий – не встигає виконувати навіть термінові доручення та змушений постійно залишатися після роботи. Найкращі результати покаже той, хто більше . Тобто той, для кого процес планування є щоденним обов'язком та потребою. Наявність плану навіть на психологічному рівнізмушує людину мобілізуватися. Він має зафіксовану мету і з'являється внутрішня потреба у її досягненні.

Як планувати ефективно?

Планування та організація роботи виконується співробітником. Не керівник, а працівник має ставити собі завдання. І тут він ставить собі мети самостійно, діє тому напрямі, який вибирає сам. Як правило, відсоток виконаних завдань при самостійному плануванні виявляється вищим, ніж при виконанні загального , розроблений керівником.

Існує система планування роботи, випробувана практично і забезпечує оптимальне використання робочого дня. Це набір принципів, за якими людина може скласти грамотний, реалістичний і здійсненний план.

Насамперед, визначте, що потрібно включити в щоденний план. Він має складатися з урахуванням стратегічного плану, розробленого на півроку чи рік. Планування щодня враховує всі справи, намічені до виконання, як безпосередньо які стосуються роботи, і другорядні. Наприклад, вітання колеги з днем ​​народження. Крім тих пунктів, на виконання яких чекає керівник, до плану потрібно вносити й особисті справи. Це необхідно для особистого розвиткута створення позитивного іміджу.

При плануванні роботи великі завданняДля вирішення яких потрібно кілька днів або тижнів, потрібно розбити на етапи і виконувати їх послідовно. Для кожного етапу встановіть дату виконання. Складіть план на найближчий день, включивши до нього і підзавдання. Для складання плану можна скористатися звичайним паперовим щоденником або спеціальною програмою.

Мета планування роботи - не виконання пунктів плану за будь-яку ціну, а своєчасне та якісне виконання пріоритетних завдань та термінових завдань. Тому список намічених до виконання справ необхідно розсортувати та розташувати пункти в міру зменшення пріоритетності. В процесі можна одночасно скористатися кількома методами.

Наприклад, вищий пріоритет отримують справи з фіксованим терміном виконання та завдання, для вирішення яких потрібно витратити більше зусиль. Другими за рівнем важливості стануть щоденні обов'язкові до виконання справи і завдання, терміни виконання яких намічені найближчі дні. Нижчий пріоритет при щоденному плануванні мають другорядні відносини, невиконання яких матиме значних негативних наслідків.

Правила планування дня

Так само, як і планування роботи підприємства, планування робочого дня окремого співробітника має відбуватися за правилами. Дотримання їм допоможе забезпечити виконання намічених планів у комфортному для вас режимі.

1. Розплануйте трохи більше 70% свого робочого дня. Це дозволить спокійно виконувати термінові позапланові завдання і не нервувати, якщо вам доведеться відволікатися від виконання .
2. Не включайте до щоденного плану більше трьох важливих та термінових завдань одночасно. Обмежте загальну кількість пунктів плану десятьма.
3. Формуйте однотипні відносини в блоки. Це допоможе виконувати їх, скориставшись єдиним алгоритмом, що скоротить час виконання.
4. Процес планування перенесіть на вечір попереднього дня. У вас залишиться час, щоб при необхідності внести в план коригування.
5. p align="justify"> Планування складних справ здійснюйте з урахуванням своїх біоритмів. Хтось відрізняється підвищеною працездатністю з ранку, хтось – в обід, а хтось найбільш продуктивно працює увечері.
6. Не починайте виконувати нове завданнядо того, як закінчите вже розпочату роботу. Якщо довелося перерватися – поверніться та завершіть розпочате.
7. Не відкладайте виконання позапланового завдання, якщо його можна за кілька хвилин.
8. Робіть перерви щогодини, не залишаючись на робочому місці. Присвятіть перерви легкої розминки, це допоможе освіжити голову.
9. Не плутайте з досягненням цілей, не ставте собі завдання і не намічайте обсяги, з якими буде складно впоратися.
10. Якщо залишилися невиконані справи, які не втратили своєї актуальності, перенесіть їх у план наступного дня.
11. Організуйте своє робоче місце таким чином, щоб працювати було комфортно.

Висновок

Планування на кожен день - корисна і необхідна навичка. Це спосіб самоорганізації та саморозвитку, гарантія того, що ви зможете працювати ефективно. Запропонована система планування роботи допоможе зрозуміти основні засади тайм-менеджментута успішно використовувати ці знання на практиці.

М.А. Лукашенко, лікар економічних наук, професор, віце-президент Московського фінансово-промислового університету "Синергія", провідний експерт-консультант компанії "Організація часу"

Ефективно плануємо своє робочий час

Розмовляючи якось із одним надзвичайно зайнятим генеральним директором, Почула від нього чудову фразу: «Я ні хвилини не марную. Навіть обідаю я тільки з головбухом, щоб вирішити всі питання». У цей момент я зазнала головного бухгалтера змішаного почуття співчуття і захоплення. Адже у свій кревний обідній час він не може розслабитися та відпочити.

Загальновідомо, робота бухгалтера дуже непроста, відповідальна, напружена. І її зазвичай дуже багато. Тому більшість бухгалтерів філософськи ставляться до того, що доводиться часто затримуватись або працювати у вихідні, щоб встигнути зробити все необхідне. Але чудес на світі не буває, і згодом постійні навантаження дають про себе знати хронічною втомою. А людині, яка втомилася, навіть найулюбленіша робота не в радість.

Однак є інструменти тайм-менеджменту, які можуть значно полегшити роботу, зробити її більш передбачуваною та керованою. З їхньою допомогою можна встигати робити всі намічені справи і при цьому вчасно йти додому. Їм і присвячено цю статтю.

Як скласти список робочих справ

Ви коли-небудь чули приказку «Найгостріша пам'ять тупіша за тупіший олівець»? Якщо ні, то обов'язково візьміть її на озброєння, бо вона відбиває ключовий принципТайм-менеджменту - принцип матеріалізації. Він говорить: «Нічого не пам'ятай, все записуй,причому в зручному місці, щоб відразу знайти, і в правильній формі, щоб згодом зрозуміти самого себе». Відповідно всі інструменти планування базуються на тому, щоб не намагатися пам'ятати про необхідні справи, а відразу ж записувати їх.

Складання простих списківзавдань - найнадійніший і дієвий спосібнічого не забути та виконати все необхідне. Ви берете аркуш паперу та пишете все, що треба сьогодні зробити. При цьому всі завдання ви повинні розставити за пріоритетом - від найважливішого до найменш важливого. І виконувати їх потрібно по порядку. Тоді до кінця робочого дня ви гарантовано зробите найважливіше і вже зможете вирішити, чи стоять справи того, щоб затримуватися на роботі.

Грамотно формулюємо, що потрібно зробити

Складаючи список справ, бажано використовувати форму запису, орієнтовану результат. Уявіть, що наступного тижня ви собі записали: «Іванов, договір». Минув тиждень, за який у вас трапилося багато різних подій. І коли ви знову бачите цей запис, то, хоч убий, не можете згадати, що мали на увазі, про який договір йдеться і що з ним потрібно зробити: забрати, скласти, підписати, розірвати... Тому у вашому записі обов'язково маємо бути дієслово, що означає саму дію плюс його результат. У нашому випадку слід записати: «Передати Іванову на погодження кредитний договір №...».

Плануємо на перспективу

З допомогою «ділових» списків можна організувати як короткострокове, а й середньострокове і навіть довгострокове планування. Для цього потрібно завести три різних спискузавдань - на день, тиждень і місяць (квартал, півріччя тощо. буд.). Зауважте, мова йдепро завдання, які не прив'язані до певного часу. Наприклад, зібрати звіти про відрядження ви можете будь-якого дня наступного тижня, це не обов'язково робити строго в понеділок до 12.00.

Головний фокус цієї техніки в тому, щоб регулярно переглядати списки та переносити завдання з одного до іншого. При цьому список завдань на тиждень ви маєте переглядати щодня. Ті завдання, які дозріли до виконання наступного дня, ви переносите в список завдань на день. "Не дозріли" - залишаєте там, де вони були. А список довгострокових завдань ви переглядаєте один раз на тиждень, наприклад, у п'ятницю. Справи, які слід виконати вже наступного тижня, ви переносите до відповідного списку. Так ви не забудете про ті завдання, які потрібно виконати не відразу, а пізніше.

До речі, справедливе та зворотне переміщення. Адже старанний бухгалтер зазвичай намагається «запхати» у щоденний список більше справ. При цьому він усвідомлює, що фізично не зможе їх все виконати, але сподівається на краще. Що в результаті виходить? Людина йде з роботи з недоробленими справами, формуючи у собі комплекс невдахи. А треба навпаки - планувати стільки завдань, скільки ви встигнете спокійно виконати за день, і йти додому з почуттям виконаного обов'язку.

Найкраще техніка планування реалізується за допомогою MS Outlook. Скориставшись панеллю "Завдання", ви можете складати списки справ, присвоюючи їм певну категорію - "День", "Тиждень" або "Місяць". І за цими категоріями налаштувати угруповання завдань (ілюстрацію див. нижче). Тоді ви легко зможете за секунду переносити завдання з одного списку до іншого лише змінюючи їх категорію. Однак ця техніка чудово реалізується і в щоденнику, і на планках.

Кожному завданню - свій час

Тепер скажіть, чи бувало у вас таке, що ви випадково зустрічаєте потрібну вам людину, до якої у вас є пара важливих питаньале саме в момент зустрічі вони, як на зло, вилетіли у вас з голови? І, напевно, вам частенько дзвонять колеги зі словами: «Щось я хотів тобі сказати, але забув... Гаразд, згадаю - передзвоню».

У нас є безліч завдань, які треба робити не в певний час, а за певних умов. Наприклад, коли вдасться спіймати директора, треба підписати у нього всі документи, обговорити звіт, зняти питання щодо списання техніки тощо. Але ми часом не уявляємо, коли зможемо з ним переговорити. Отже, не розуміємо, куди записувати подібні завдання, адже до конкретного часу їх прив'язати неможливо. Тут потрібна контекстнатехніка планування. Це коли спостерігається сукупність умов, сприятливих до виконання тієї чи іншої завдання.

Один наш контекст – це місце.Наприклад, коли я буду в податковій інспекції, запишуся на звіряння. Коли поїду у відрядження, заразом заїду до нашої філії. Тобто завдання прив'язані до якогось місця.

Інший контекст – це люди.У всіх нас періодично виникають справи, прив'язані до якихось персон. Наприклад, коли побачу клієнта N, треба обговорити з ним новий прейскурант та пролонгацію договору. Ще контексти – це обставини,зовнішні та внутрішні. Приклади зовнішніх обставин: коли шеф матиме гарний настрій, коли вийде такий закон. Обставини внутрішні - це, наприклад, гострий приплив натхнення чи, навпаки, небажання працювати.

Контекстне планування: різні прийоми

Тут ми знову повертаємося до наших списків завдань, тільки тепер їх групуємо за контекстами. Наприклад, заводимо у щоденнику розділи на типові контексти. Припустимо, називаємо один із розділів «Банк» і перераховуємо всі питання, які треба вирішити, перебуваючи у банку. Або, наприклад, «Проект XXX» – і пішов перелік питань, які потрібно з'ясувати у проекті. Головне - у потрібний момент не забути про завдання.

І таких способів контекстного планування багато. Наприклад, ви записуєте на стікер питання, які вам неодмінно треба зняти на зустрічі, і кладете цей папірець у футляр для окулярів. При цьому ви знаєте, що перш за все на будь-якій зустрічі ви виймаєте і надягаєте окуляри. Відповідно питання для обговорення самі нагадають про себе.

Ви можете підготувати на різні випадкижиття контекстні папки. Наприклад, ви знаєте, що через рік у вашому офісі буде ремонт із заміною вікон. Заведіть папку «Ремонт» і складайте в неї всі «облікові» статті, листи Мінфіну та ФНП на цю тему і т. д. Повірте, коли настане час враховувати ремонтні витрати, вміст папки стане для вас істотною підмогою і заощадить багато часу.

Докладніше про тайм-менеджмент на MS Outlook ви можете дізнатися з книги: Р. Архангельський. "Формула часу". По ній можна легко налаштувати свій комп'ютер на міні-автоматизацію вашої персональної системипланування

При плануванні з використанням MS Outlook категорії, які присвоюються завданням, можуть використовуватися як контексти. Наприклад, ви можете створити категорії "Шеф", "Банк", "Податкова", "Проект XXX" і т. д. І при виникненні тих чи інших завдань відразу ж заносити їх у потрібну категорію. Коли вам зателефонує шеф, ви зможете відкрити його категорію, побачити всі прив'язані до неї завдання і оперативно їх вирішити.

Бухгалтере, до змін обставин готовий? Завжди готовий!

У діловій практиці раптова зміна завдань - звичайне явище, і це, безумовно, пригнічує. Однак ми можемо планувати справи так, щоб зміни завдавали мінімальної шкоди нашим планам або не завдавали її зовсім. Для цього зручно використовувати алгоритм жорсткого планування. Він передбачає поділ наших щоденних завдань на три типи.

Перший тип- це жорсткі завдання,виконання яких прив'язане до конкретного часу. Їхнє планування звичне - ми просто записуємо їх на тимчасовій сітці щоденника. Наприклад, о 10 годині - нарада, о 12 годині - дзвонити в соцстрах, о 17 годині - зустріч.

Другий тип - гнучкі завдання,не прив'язані до часу. Наприклад, треба написати супровідний лист до уточнені. І неважливо, коли ви це зробите: об 11 годині ранку або о 3 годині дня. Головне – сьогодні.

І нарешті, третій тип- це бюджетовані завдання,що вимагають бюджету часу. Наприклад, скласти баланс за 9 місяців. Зрозуміло, що це справа не однієї хвилини, вам знадобиться щонайменше кілька днів.

Принцип жорстко-гнучкого підходу до планування дня полягає в тому, щоб у сітку годинника не вписувати ті завдання, які жорстко не прив'язані до певного часу. Для цього сторінку нашого щоденника ми ділимо навпіл по вертикалі.

(1) У сітці годинника ми записуємо лише жорсткі завдання. Тут же розміщуємо і бюджетні завдання, виділивши під них необхідний бюджет часу.

(2) У правій частині щоденника пишемо список усіх гнучких завдань, вишикувавши їх за пріоритетом.

Таким чином у нас перед очима вся картина дня. Ми знаємо, які жорсткі справи і скільки нам чекають. Нам зрозуміло, які задачі необхідно зробити, і під них у нас зарезервований час. При цьому ми чітко бачимо вільний час і займаємося спокійно вирішенням гнучких завдань. Якщо виникають нові завдання, нам залишається просто переглянути пріоритети та за необхідності змінити послідовність виконання справ. А загалом план не змінюється.

Підсумовуючи планування дня, виділимо основні правила.

1. На початку робочого дня виділяємо 5-10 хвилин на планування завдань. В ідеалі їх слід запланувати з вечора. Але це не завжди виходить, крім того, напередодні ми можемо не знати про якісь термінових справах. Тому ввечері можна прикинути зразковий пландня, а прийшовши працювати, спокійно уточнити, чи виникло якихось термінових справ.

2. У тимчасову сітку заносимо лише жорсткі завдання.

3. План дня, складений отже зайнята кожен рядок щоденника, сам собою вже втомлює і нервує. Тому кількість спланованого часу має перевищувати 70% від усього робочого дня. на непередбачені обставинизакладаємо 30%. Намагайтеся, щоб у вашому плані було більше «повітря», тобто часу в резерві. Чим його більше, тим вища ймовірність того, що план буде виконано і при цьому ви залишитеся в доброму здоров'ї та гарному настрої.

Дуже часто можна зустріти людей, котрі постійно скаржаться, мовляв, у них зовсім мало вільного часу, все розписано щохвилини. Стає цікаво: поскаржитися на дефіцит часу люди змогли, а викроїти півгодини на те, щоб перепочити – немає можливості. Створюється якийсь резонанс, правда? Так, часом ми дійсно зайняті і навіть не можемо відірватися від роботи, хочемо все встигнути, прагнемо якнайшвидше закрити графік за місяць. А часом люди просто не вміють грамотно розподіляти власний часщо, до речі, на вагу золота. Поговоримо про планування робочого дня.

Чому нам часто не вистачає часу?

Дефіцит тимчасового ресурсу можна зустріти практично скрізь. Дуже часто ми можемо виконати одне, але не встигаємо зробити інше. Як же бути? Чому постійно відбувається нестача часу?

1. Поспіх.Одна з основних причин його відсутності – це постійний поспіх. Правильно, якщо кудись поспішати, той час минає непомітно, а справі – нічого не вдалося до ладу закінчити. Люди забули про те, що якщо діяти розмірено, то це буде найкращим розумним кроком до того, щоб стежити за часом та правильно його планувати.
2. Поспішне прийняття рішень.Начебто часу вистачає на виконання справи, але щось все одно не так. Справа в тому, що іноді можна зустріти людей, які не думають і одразу ж на місці. Часто такі безладні події – зовсім не обдумані. І це дуже погано. Метушність щодо прийняття рішення – дуже погана поведінка. Ось чому нам здається, що часу майже немає, адже потрібно вирішувати те, третє, десяте - куди вже тут!
3. Занадто багато справ.Найчастіше люди звалюють на себе величезна кількістьсправ, які хочеться відразу ж виконати, але водночас нічого до ладу не виходить. Начебто робота є, але її так багато, що просто не впоратися. Часу катастрофічно не вистачає, потрібно зробити все по максимуму: красиво, добре, вчасно. Людина починає панікувати, вигадувати собі мільйон «відмазок» про те, що навалилася купа справ, тим самим підтверджуючи, що й час було витрачено дарма, і дико його не вистачає.
4. Порушення ранжирування справ за важливістю.Деякі роблять так: беруться за те, що начебто в пріоритеті, але виконати цю справу - простіше простого, тобто. за нього можна взяти трохи пізніше. Так, відкладаючи на потім найважливіші, вагомі та серйозні моменти, люди виконують те, що легко. Найважче залишається під кінець робочого дня. Звичайно, часу не вистачатиме. Ось чому починати слід у зворотному порядкущоб не відчувалося дефіциту часу: спочатку найскладніше, а потім під кінець – легке.
5. Неправильний початок дня.Так, навіть може зіпсувати цілий день. Здавалося б, як взагалі це може вплинути на плани? Дуже просто! Наприклад, ви прокинулися з сніданок підгорів, собака згриз блокнот, а син відмовився йти до школи. Як думаєте, чи буде у вас після такого бажання з ентузіазмом підходити до роботи? Звичайно ж ні. Більше того, ви відтягуватимете момент, дуже довго думатимете, реакція стане загальмованою, з'явиться дике бажання спати, а ще на думку стануть приходити різні думки, аби відволікти вас від серйозних справ. Ось чому в результаті часу страшенно не вистачає на планування і правильна побудоваробочого дня.

Основні правила планування на початку дня

Чудовий настрій на весь день.Правильно кажуть, з якої ноги встанеш – так і минеться весь день. Якщо бути в хорошому настрої від ранку, але заряд позитивних емоційне змусить на себе чекати. Ті, хто має шикарний настрій, досягають успіху відразу ж. Візьміть за звичку: прокидатися у чудовому настроїщоб ніхто і ніщо не змогло його вам зіпсувати. Можна навіть розпочати свій день із трьох важливих питань, які необхідно буде вирішити за добу:

• як саме сьогоднішній день зможе зблизити мене із призначеною мною метою?
• що мені необхідно зробити, щоб витягти з сьогоднішнього днямаксимальну радість?
• що мені необхідно зробити, щоб завжди підтримувати власне тілоу такому настрої?

Хороший щільний сніданок і ніякого поспіху. 90% людей щасливі тільки тому, що мають можливість, щільно, нікуди при цьому не поспішаючи. Повірте, такий старт нового дня не тільки пробуджує на весь день, що залишився, а й заряджають невимовними емоціями. Щоб добре поїсти і нікуди не поспішати, потрібно просто лягати раніше. Це головний секретуспіху та особливість планування робочого дня.

Старт роботи у однаковий час.Щоб максимально точно спланувати свій робочий графік і почати вдало день, необхідно починати ранок одночасно. Організм поступово стає дисциплінованим, а потім взагалі буде сам просити те, до чого ви його привчили. Теж саме і з роботою: постарайтеся пояснити своєму організму, о котрій має починатися мозкова активністьі робоча метушня, щоб він був готовий. Через деякий час він сам почне активювати і просити старт робочого періоду.

Жодних другорядностей перед роботою.Дуже часто багато хто готовий зайнятися чим завгодно, аби не основною справою. Щоб не було такого розгойдування і можна було приступити відразу до справи, то не забувайте говорити собі тверде «стоп». Планування дня відразу ж збивається, як тільки людина починає ухилятися від основних справ. У результаті все, що було поставлено в пріоритет, зроблено лише наполовину. Постарайтеся спочатку виконати все те, що дуже потрібно, а потім вирішити другорядні проблеми.

Принцип 70-30. 70% інформації обов'язково вписуйте у свій: сюди входить точний час, що саме ви робитимете і до скільки. 30% залишається в голові: наприклад, місце, де потрібно зустрітися, або ім'я друга, якому потрібно надіслати повідомлення. Нервова системазавжди має бути максимально захищена від перевантажень. Якщо на 100% вписувати у свій блокнот все те, що потрібно, то можуть у буквальному значенніслова скипіти мізки. Тому встановіть певні рамки для планування свого робочого дня.

Основні правила планування в середині дня

Підготовка до роботи.Допустимо, у вас є великий стіл, на якому, власне, і вирує вся робота. Перше, що потрібно зробити – це прибрати всі непотрібні папери та інші речі з нього. Залишіть тільки те на столі, що вам знадобиться насамперед. Зайва інформація, що знаходиться перед вами, ні до чого доброго не приведе і лише поглине ваш час. Готуйтесь до роботи так, щоб все було готове бездоганно.

Встановлення термінів.Доручене вам завдання потрібно виконати в термін, який ви повинні обговорити. Дійте на свою користь та «виторговуйте» час так, щоб і вам, і другій людині, яка доручає завдання, було максимально комфортно. Якщо ви хочете вміти планувати свій час, то без встановлених термініввирішення завдань та їх виконання просто не обійтися. Якщо ви думаєте, що не впораєтеся з роботою - просто попросити термін трохи більше, нехай це буде запасом. Допустимо, вам необхідно підготувати цікавий проект, на який за фактом знадобиться трохи більше місяця. Встановіть термін у 1,5-2 місяці, взявши час із запасом.

Відмова всім «терміновим» другорядним проблемам.Непередбачені ситуації трапляються часто, ними просто неможливо не звернути увагу. Але іноді невідкладні моменти настільки дріб'язкові, що можуть і почекати, поки не вирішиться якась серйозніша і глобальніша справа, над якою ви, до речі, працюєте. Все, звичайно, залежить від обставин, але поважайте своє планування, вміючи правильно та тактовно відмовляти абсолютно не терміновим рішенням.

Паузи є важливими.Працювати безперервно – дуже неправильна річ. Паузи у будь-якому випадку дуже важливі та потрібні, щоб тіло відпочило. Дотримуйтесь періодичності в тривалості своєї робочої діяльності, регулярно зупиняйтеся хоча б на пару хвилин, коли відчуваєте, що потрібний перепочинок. Планування робочого дня не має на увазі лише постійну роботу, не покладаючи рук. План включає всі разом: і активність і відпочинок.

Кожен предмет полюбляє своє місце.Тут все дуже просто: попрацювавши із чимось, не забудьте покласти предмет на його місце. Річ завжди має повертатися туди, звідки її взяли. Такий цікавий підхід допоможе заощаджувати час у подальшій роботі, ви не будете по кілька годин шукати те, що вам потрібно, тому що необхідна річ вже давно на своєму місці.

Плавне завершення справи.Не кидайте все, як побачите фініш. Започаткована справа завжди має бути закінчена до кінця. Причому фінішна пряма має бути повільною, з плавним підходом. Якщо все кидати різко, нічого хорошого з цього не вийде. Планування робочого дня вважається ідеальним, коли кожну справу акуратно закінчено, а за підсумком зроблено невеликі висновки.

Хвилини з користю.Якщо протягом дня видалася вільна хвилина, то не витрачайте її даремно. Краще відкрийте своє планування та подумайте про те, що вам ще належить зробити, як саме ви візьметеся за роботу і таке інше. Іншими словами, проводьте вільний час із користю, заповнюючи незаплановану порожнечу цікавою справою.

1 година – для себе коханого.Серед щільного робочого графіка, який розписано щогодини, обов'язково викроюйте час для себе коханого. Це називається «закритою» годиною, коли людина відгороджує себе від будь-яких справ, неважливо, наскільки вони термінові, і використовує індивідуальний часдля будь-якого його проведення. Хочете поїсти? Добре, приділіть цьому цілу годину. Хочете просто подрімати? Чому б не прилягти, набравшись сили? Людині потрібна лише 1 година, щоб зібратися з думками і далі продовжити працювати.

Перевірка планів.Для того, щоб робочий день був збудований по ланцюжку, не забувайте про те, що перевіряти ще раз себе теж необхідно. Наприклад, під кінець робочого дня можна заплутатися і перестати розбиратися в якихось речах. Тому, завжди перевіряйте себе, щоб точно бути впевненим - все йде чітко за спланованою вами схемою.

Основні правила планування наприкінці дня

Незроблене – завершити. Ось тепер можна приступити до тих моментів, яких ще ви не торкалися, але знали, що виконати – простіше простого. Завершивши основний потік роботи, обов'язково переходьте на другорядні завдання, які вирішуються. Бачите, день починається з найскладнішого та найважливішого, а закінчується другорядними, але чітко виконаними моментами.

Планування наступного дня. Мабуть, найголовніше, що потрібно зробити, завершуючи свій день та починаючи новий. Продумайте свій робочий день, який буде завтра, розпишіть все те, що потрібно виконати в першу чергу, а потім впишіть додаткові моменти. І взагалі, нехай у вас буде чудова звичка робити все заздалегідь, а саме складати планування робочого дня перед сном, щоб на ранок все вже було готове.

Значимість активного способу життя

До речі, дуже важливо вести здоровий спосіб життя, щоби все було по поличках. Бачите, навіть у плануванні робочого дня спорт допомагає жити та рухатися до успіху. Включивши у своє життя фітнес, або, можна назавжди, поганого самопочуття та «розхлябаного» ненормованого графіка. Як кажуть, спорт дисциплінує людину у всіх сенсах. Планування робочого дня стане тепер не лише приємною звичкою, а й невід'ємною частиною життя, без якого неможливо рухатися далі.

Бачите, як, виявляється, легко і просто розпланувати кожному свій час. Достатньо лише скласти схему роботи, за якою ви далі рухатиметеся. Обов'язково дотримуйтесь всіх вищезгаданих пунктів, вони вже перевірені на ділі. Ефективність методів дорівнює 100%. Максимально точно плануйте робочий день, прокидайтеся у відмінному настрої, заряджайте з самого ранку енергією та не дозволяйте своєму тілу втомлюватись та перевтомлюватись.

Впевнений, що кожен із вас дуже багато разів помічав за собою: начебто весь день ореш як проклятий, неймовірно зайнятий чимось, але до кінця дня, замислюючись над тим, що сьогодні встиг зробити, з великим здивуванням розумієш – суттєвого результату немає.

Як зазвичай минає день у середнього росіянина? Прокинувся, поїв (якщо вже є, що їсти). Поїхав працювати з думками: “Сьогодні важливий день. Сьогодні все треба встигнути! Приїхав, сів за робочий стіл і дивишся на монітор: Так-с, з чого краще почати ...?. Треба б пошту перевірити ..., ну і в контакт по дорозі зайти на хвилинку ... Минуло години дві. Згадав, що працювати треба. Тільки-но почав працювати, як раптом мужики покликали покурити, пішов з ними, непомітно півгодини пройшло за розмовою. А тут і обід вже скоро, на дуля напружуватися, адже після обіду купа часу, все встигнеш. Після обіду раптово начальник відправив на зустріч із партнерами. Приїжджаєш надвечір в офіс, розумієш, що ні чорта не встиг, затримуєшся на роботі, щоби все доробити. Раптом згадуєш, що сьогодні день народження у якогось близької людини, Дзвониш йому, вітаєш, і кажеш, що не прийдеш, т.к. дуже багато роботи. Приїжджаєш додому з роботи, настрою немає, втомлений як собака, береш пару пляшок пивка, щоб настрій поправити. З дітьми немає бажання грати, з дружиною (чоловіком) теж зараз не найкращий момент провести час. Увімкнув тілик і невдовзі вирубався в кріслі, навіть не допивши свого пива. І так день за днем.

Сподіваюся, що ви проводите свій день із більшою користю. Проте дуже багато людей так і проживають кожен свій день. Звісно, ​​те, що я навів у приклад – це мізерна частина того, що відбувається з людьми насправді. Є купа та інших побічних дій. А все через те, що людина живе сьогоднішнім днем ​​і проводить її так, як складуться обставини. Звідси продуктивність, що у робочому плані, що у сімейному близька до нуля. На щастя, вихід є. Збільшити свою продуктивність допоможе щоденне планування свого дня.

Щоденне планування свого часує невід'ємною частиною будь-якого успішної людини. Адже коли людина завжди знає, чого вона хоче і що потрібно робити у певний момент часу, вона встигає зробити набагато більше, ніж той, хто проводить свій день "як вийде".

Наведу десять основних правил, дотримуючись яких можна скласти свій розпорядок робочого днямаксимально ефективно. Звичайно ж це не панацея, і кожен може редагувати свій щоденник відповідно до своїх сил, обсягу роботи, швидкості виконання завдань, режиму сну, відпочинку і т.д.

ПЛАНУВАННЯ СВОГО ЧАСУ. 10 ПРАВИЛ.

1. Намагайтеся дотримуватися принципу 70/30.
Планувати абсолютно весь час недоцільно, т.к. у цьому випадку ваші дії стовідсотково будуть розходитися з вашим розкладом. Та й повне “ув'язнення” свого часу в щоденник призведе до того, що ви перебуватимете в надто жорстких рамках і постійно почуватиметеся якимось роботом, у якого все життя щохвилини розписане.

Оптимальним рішенням є планування 70% свого часу. Погодьтеся, деякі події важко передбачити, і практично щодня відбувається якийсь "ефект несподіванки", тому завжди потрібно залишати частину часу вільним. Або, як варіант, у кожному часовому проміжку робіть певний запас.

2. Складайте план наступного дня сьогодні ввечері.
Планувати наступний день наприкінці сьогоднішнього дня похвально, але щоб нічого не забути, обов'язково усі свої справи записуйте. Розмежуйте справи за ступенем важливості, розділивши записник на два стовпці.У першому запишіть те, що потрібно зробити негайно. У другому – що менш важливе і у разі форс-мажору може бути перенесено на інший день.

Завдання та справи, з якими ви впоралися, одні за іншими викреслюйте. Це буде служити для вас додатковим стимулом і додавати нових сил для вирішення завдань, що залишилися. Чим менше завданьу вас залишатиметься, тим більше впевненості в тому, що з ними впораєтеся, ви отримаєте.

Наприкінці кожного дня в самому низу можна додати напис типу: “Ура! Я це зробив”, “Я молодець! Але це лише початок!”, “Я все встиг! Я крутий! Але ще багато справ попереду!. Цей напис також з самого ранку стимулюватиме вас домагатися поставлених завдань і водночас не розслаблятися.

3. Намагайтеся виконати велику частинузапланованого до обіду.
Коли ви в середині дня усвідомлюєте, що найважливіше на сьогодні зроблено і вже позаду, набагато простіше виконувати справи, що залишилися. Скористайтеся обідньою перервою, щоб вирішити свої особисті справи (зателефонувати родичам, відповісти на пропущені дзвінки, обговорити питання з банком за кредитом, сплатити рахунки тощо). На вечір залиште мінімум (переговори із забудовником, похід у салон, покупка продуктів, тренування у спортзалі).

4. Кожної робочої години вносите хвилини відпочинку.
Обов'язкове правило всім. Чим частіше ви відпочиватимете, тим продуктивнішою буде ваша діяльність. Кожен для себе вибирає найзручнішу для себе схему, але особливо добре працюють дві схеми: 50 хвилин роботи / 10 хвилин відпочинкуабо 45 хвилин роботи / 15 хвилин відпочинку.

Під час відпочинку зовсім не обов'язково курити бамбук і начхати в стелю, лежачи на дивані. Адже цей час можна провести з користю. Зробіть розминку: відіжміться, підтягніться, постійте на голові (якщо дозволяє місце), зробіть зарядку для шиї та очей. Наведіть робоче місце в порядок, зробіть прибирання в будинку чи офісі, почитайте книгу, прогуляйтеся на свіжому повітрі, зробіть заплановані дзвінки, допоможіть чимось колегам (сім'ї, якщо робота вдома) і т.д.

5. Намагайтеся створювати реалістичне планування.
Не варто завалювати себе таким обсягом робіт, з яким ви не впораєтеся. Не впадайте в крайність надмірного планування (типу вам будь-які гори під силу) і плануйте лише такий обсяг завдань, з яким Ви реально можете впоратися.

Прошу не плутати планування із цілями.Цілі у вас можуть бути надграндіозними, вони, в принципі, такими і мають бути. Але для того, щоб досягти цих цілей у найкоротші терміни, має бути реалістичне грамотне планування поставлених завдань. Це абсолютно не означає, що ви повинні працювати кожен день до втрати пульсу, щоб якнайшвидше досягти мети. Краще робити одну справу невеликими порціями стабільно кожен день, ніж цю ж справу робити від початку до кінця дня хаотично та поспіхом. Тоді і ви не будете виснаженими, і досягнення цілей проходитиме планомірно.

Крім цього, наприкінці кожного дня додавайте графу "План виконаний на ____%"і вписуйте туди відсоткове співвідношенняваші виконані завдання на сьогодні. Це послужить для вас додатковою стимуляцією, а також дасть змогу порівнювати результати і надалі робити відповідні коригування при плануванні свого часу.

Намагайтеся щодня хоч не набагато, але перевиконати план. Тобто. намагайтеся додатково закривати ті завдання, які у плані не було вказано. Звичайно, за їх вирішення слід братися лише після того, як усі заплановані завдання вже будуть виконані. Погодьтеся, приємно ж спостерігати свою надпродуктивність, дивлячись на цифри 105%, 110%, 115% наприкінці кожного робочого дня.

6. Великі завдання виконуйте невеликими частинами.
Цю тактику ще називають тактикою "нарізання салямі". Ще Ейнштейн помітив, що більшості людей подобається рубати дрова, тому що при цьому за дією відразу слідує результат. Поділіть свої цілі та проекти на невеликі порції та виконуйте їх протягом досить тривалого часу, щодня відводячи на цю роботу приблизно по дві години. Після досягнення першої проміжної мети виявляться і певні результати, які будуть стимулювати виконання завдань, що залишилися.

Наприклад візьму створення якого-небудь продукту: Можна щодня в щоденник тупо вносити рядок “Створити відеокурс” і з цим курсом. Але в цьому випадку є кілька великих мінусів:

• ви не маєте можливості заздалегідь передбачити термін виконання свого курсу
• щодня ви не знаєте, з чого саме вам продовжити роботу над курсом
• у вас немає почуття задоволення від виконаної роботи, поки ви не закінчите роботу над своїм курсом повністю

Якщо створення курсу поділити на безліч дрібних порцій і закривати їх поступово, то всіх перелічених мінусів можна легко уникнути.

Ті завдання, виконання яких у вас викликає, м'яко кажучи, невдоволення або в яких ви некомпетентні, сміливо делегуйте іншим фахівцям, яким виконувати подібні завдання з кайфу Ви заощадите багато часу, а планована робота буде виконана більш професійно.

7. Побудьте у тиші деякий час.
Часто буває, що телевізор у сусідній кімнаті, радіо, яке працює цілодобово безперервно, чиїсь голоси, що проходять повз вас люди, будівля на сусідній вулиці в результаті так дратують, що просто неможливо нормально сконцентруватися на виконанні важливих справ. Замість вирішення конкретних завдань у голові крутяться колготки за 574 рублі, які сьогодні купила ваша співробітниця, або останній супер-мега-хіт Джастіна Бібера, який зараз грає по радіо.

Для виконання надзвичайно важливих завданьнеобхідно мати можливість працювати спокійно, без будь-яких перешкод ззовні. Саме в цьому випадку ви зможете, максимально зосередившись, досягти найвищої продуктивності праці та результативності.

8. Забирайте предмети на місце, як тільки закінчите ними користуватися.
Це суттєво заощадить вам час у майбутньому, а також допоможе уникнути безладдя. Недарма кажуть: “Якщо хочеш дізнатися про свого майбутнього партнера, глянь на його робочий стіл. Який лад на його столі – такий лад і в його справах”.

Раджу вам взагалі викинути всі свої старі та непотрібні речі, позбавтеся зайвого мотлоху, щоб на столі лежало тільки найнеобхідніше для роботи.

Тримайте речі у чітко визначених місцях. Наприклад, усі документи складіть в окрему папку або коробку, квитанції та чеки також тримайте сколотими у певному місці, ручки та олівці у найбільш зручному для використання місці. Благо, зараз можна легко придбати спеціальні набори, бокси, футляри для вирішення цієї проблеми.

Зробіть це та відчуєте неймовірний ефект!

9. Позбавтеся непотрібних вам речей.
Всі запаси старих речей, залишені на випадок "а раптом знадобиться", не принесуть вам нічого, крім зайвого пилу та безладу. Крім цього, вважається, що речі, відправлені нами «в брухт» на антресоль, у валізи, під диван, у комору, на кухонний гарнітур, несуть негативну енергетику.

Це, як ви зрозуміли, стосується не лише робочого столу, а й робочого та домашнього простору загалом. Тому безжально позбавтеся цих “дуже потрібних речей, які вам шкода викинути”. Зберіть все добро у вантажівку, відвезіть на звалище і спаліть. Якщо вже реально шкода, то поставте все поряд з під'їздом, які швидко розберуть. Одяг та взуття можна розвезти по дитячих будинках та будинках для людей похилого віку. Вам будуть лише вдячні.

10. Ведіть активний та здоровий спосіб життя.
Якщо ви ще не дуже дружите зі спортом, гімнастикою, водними процедурами, правильним харчуваннямі т.д., то раджу щось із цього внести до свого розпорядку дня. Даю стовідсоткову гарантію, що результати вас дуже потішать. Головне, щоб ви не філонили і чітко дотримувалися вашого спортивного графіка. Ви навіть самі не помітите, як швидко покращиться ваше здоров'я та загальне фізичний стан. Також ви легко зможете позбавитися від шкідливих звичок, якщо поставите собі за мету і замість шкідливих звичок вбудуєте хороші звички.

Слід пам'ятати, що найкращий сон – це сон до півночі годин, т.к. у цей період ваш організм відпочиває і набирається сил найкращим чином. Іншими словами, лягайте спати сьогодні, а не завтра.

Висипайтеся, займайтеся спортом, правильно харчуйтесь. Ваше тіло віддячить Вам гарним самопочуттям, високим рівнемпозитивної енергетики та готовністю до продуктивної діяльності.

Насамкінець наведу приклад свого розпорядку, щоб вам було з чим порівняти. Не можу сказати, що це ідеальний універсальний розклад днядля всіх, але мене він повністю влаштовує. У порівнянні з найпершим моїм розпорядком у ньому не раз відбувалися коригування і на Наразівін виглядає так…

Ідеальне планування свого дня з моєї точки зору

06:00-07:00	Підйом, зарядка, обливання, ранкова пробіжка, ранкові процедури, душ
07:00-07:30	Сніданок
07:30-08:30	Відпочинок, перевірка пошти, інші справи
08:30-09:00	Їду до офісу
09:00-12:00	Робочий процес (вносяться найважливіші завданняна сьогодні)
12:00-12:30	Обід
12:30-13:00	Відпочинок, інші справи
13:00-14:00	Читання літератури
14:00-18:00	Робочий процес (вносяться другорядні завдання на сьогодні)
18:00-18:30	Вечеря
18:30-19:00	Перевиконання плану, планування наступного дня
19:00-19:30	Їду додому
19:30-22:00	Домашні справи, тренажерка, активний відпочинок, прогулянка, розваги, зустріч із друзями
22:00-22:30	Підбиття підсумків, остаточне коригування розпорядку на наступний день, підготовка до сну
22:30-06:00	Сон

Невеликі пояснення до плану:

• Даний розпорядокрозрахований на будні (робочі дні) та на вихідні не поширюється. У вихідні має бути свій план, але заточений саме на відпочинок (все залишається також, грубо кажучи, змінюється лише Робочий процес на Відпочинок), у крайньому випадку деякі робочі моменти переносяться на вихідний день (якщо щось не встигли зробити чи щось смертельно важливо).
• Кожен часовий період береться з деяким запасом. Відхилення від порядку на 30 хвилин – це нормально.
• Ранок у кожного може починатися з іншого часу. Просто я перейшов на більш ранній час, щоб встигати більше, і це дало позитивні результати.
• Час виїзду з дому на роботу та назад також для кожного може бути різним. Я вибрав для себе оптимальний час - коли в місті вже розсмоктуються пробки.
• Щоденне читання літератури вважаю обов'язковим правиломдля всіх. Якщо не дозволяє час читати на роботі, читайте на обіді, в автобусі, після роботи, перед сном.
• Буває, що у зв'язку з додатковими справами доводиться лягати спати набагато пізніше. У будь-якому випадку намагайтеся прокидатися згідно з вашим графіком, інакше ваш розпорядок дня постійно зміщуватиметься, а це не є добре.
• У вихідні дні можна пізніше вставати і потім лягати, але при цьому також дотримуватися графіка, прокидаючись і лягаючи в один і той же час (наприклад, на годину або два пізніше, ніж у будні).

Для планування свого часу можна використовувати органайзер, блокнот, звичайний аркуш паперу, зошит, різноманітні спеціальні програми та програми. Особисто я використовую дуже зручний у роботі Календар Google. Крім того, що в ньому є ряд корисних функцій, він синхронізується з мобільними пристроями, а значить завжди під рукою, де б ви не знаходилися. Взагалі, у сфері синхронізації додатків Googleкрокує величезними кроками. Це дуже полегшує роботу, коли в одному обліковому записі під рукою всілякі помічники, які ще й між собою синхронізовані. Я вже не уявляю роботу за комп'ютером та в телефоні без Google Chrome, Календаря, YouTube, Диска, Перекладача, Google+, Карти, Analitics, Picasa та багато інших корисних сервісів. А ще раджу скористатися супер-планувальником Wunderlist

Ось і все, про що я сьогодні хотів вам розповісти. Якщо ви ще не ведете свій щоденник і не ставите собі за мету – негайно почніть це робити і продовжуйте це робити постійно! Сподіваюся, перераховані вище 10 золотих правил допоможуть вам у плануванні свого часу і ви почнете встигати набагато більше.

Щодня керівнику (фахівцю) доводиться приймати рішення про те, як найдоцільніше використовувати свій робочий час. Планування є проект процесів праці на майбутній тимчасовий період. І дуже важливо органічно пов'язати планування робочого часу та бажані результатидіяльності. Цього можна досягти, використовуючи на практиці основні засади та правила планування робочого часу.

Основні принципи та правила планування:

1. Правило 60:40 (золоте правило планування).

2. Аналіз видів діяльності та витрати часу.

3. Зведення завдань воєдино. Складання плану дій. Встановлення пріоритетності.

4. Регулярність, системність та послідовність планування.

5. Реалістичність планування.

6. Поповнення втрат часу.

7. Письмова форма.

8. Перенесення незробленого.

9. Фіксація результатів замість дії. У планах краще фіксувати результати, або цілі (кінцевий стан), а не просто будь-які дії. "Не зателефонувати", а "узгодити".

10. Встановлення тимчасових норм.

11. Строк виконання.

12. Встановлення пріоритетів (ступеня важливості).

13. Звільнення від «тиранії» поспіху. Найтерміновіша справа не завжди буває найважливішою.

14. Делегування (передоручення) справ.

15. «Поглиначі часу» та резерви часу.

16. Переробка - повторна перевірки.

17. Вільний час, час для планування та творчості.

18. Альтернативи. Вибір найкращого шляхудля вирішення проблем.

19. Різноманітність.

20. Узгодження часів ых планів.

Система планування робочого дня.

Для отримання якомога кращих результатівпри плануванні робочого дня керівнику (фахівцеві) потрібно використовувати таке поняття, як «періоди планування»: день, тиждень, місяць, рік. Кожен період планування має розглядатися окремо.

У діловому житті виправдали себе такі планові періоди:

довгострокові цілі – 3-5 років (чи більше) – плани на кілька років;

середньострокові цілі – 1-3 роки – річний план;

поточні плани – 1 тиждень – 3 місяці – місячні, декадні плани.

Періоди планування.

Річний план. Наприкінці року необхідно встановити найбільш суттєві завдання та цілі на найближчі 12 місяців. При цьому здебільшого буває достатньо розбивки на квартали.

Квартальний план. Служить інструментом контролю над виконанням річного плану. Протягом року через рівні проміжки часу слід обміркувати події періоду, що минув, і при необхідності внести зміни або перенести терміни (проміжний контроль). Наприкінці кожного кварталу можливо встановити орієнтири на найближчі три місяці та визначити які завдання у наступному кварталі треба викреслити, які – перенести, а які додати.

Місячний план. Завдання і цілі, що враховуються в місячному плані, переносяться з квартального плану, а також у разі потреби з плану місяця, що минув. Оскільки з наближенням тимчасового горизонту підвищується точність планування, у місячному плані завдання враховуються вже з більшою деталізацією (витрата часу ведеться у годиннику).

Декадний план. Передбачає ще детальніший, більш точний прогноз майбутнього періоду.

Денний план. Будується на основі декадного плану. У ньому встановлюється, які завдання та справи мають бути виконані протягом відповідного робочого дня, причому до передбачених раніше запланованих додаються непередбачені.

Денний план є останнім і водночас найважливішу щабель у системі планування часу, конкретне втілення (реалізацію) поставленої мети.

Приклад денного плану розглянемо п'ять стадій системного планування часу.

Складання планів робочого дня за допомогою методу Альпи.

П'ять стадій методу Альпи.

Даний метод відносно простий і досить легко запам'ятати, оскільки він ґрунтується на мемотехніці: початкові літери символізують предметні поняття.

Метод включає п'ять стадій:

1. Складання переліку робочих дій та заходів, намічених до виконання.

2. Попередня оцінка тривалості намічених робочих дій та заходів.

3. Резервування робочого часу за допомогою правила 60:40.

4. Прийняття рішень щодо встановлення пріоритетів, доручення або відмови від деяких намічених до виконання робочих дій та заходів.

Контроль та перенесення незробленого.

Розглянемо кожну зі стадій докладніше.

1. Складання переліку робочих дій та заходів, намічених до виконання.

Запис під відповідними рубриками формуляру «План дня» все, що потрібно зробити наступного дня:

завдання зі списку справ або тижневого (місячного плану);

невиконане напередодні;

справи, що додалися;

терміни, які треба дотриматися;

завдання, що періодично виникають.

У цьому слід використовувати скорочення, відповідні виду діяльності чи рубрикам у формулярі «План дня»: У – візити, наради, Д – делегування справ, К – контроль тощо.

Список завдань слід складати так:

у першому наближенні розподіляти їх за пріоритетністю;

підрозділяти їх на затяжні та «короткі», нетривалі;

перевіряти ще раз завдання, пов'язані з особистим контактом на предмет можливості виконання їх більш раціональним шляхом(наприклад, за допомогою телефону).

Однак це лише початок складання плану дня. Реалістичний план дня має бути завжди обмежений тим, що можна зробити.

2. Попередня оцінка тривалості намічених робочих дій та заходів.

Тепер проти кожного завдання потрібно проставити приблизний час для його виконання, підсумувати та визначити орієнтовно загальний час. Оцінити тривалість будь-яких справ можливо після спостережень та набуття досвіду.

3. Резервування робочого часу за допомогою правила 60:40.

При складанні плану дня слід дотримуватись основного правила планування часу, згідно з яким планом має бути охоплено не більше 60% часу та приблизно 40% має бути залишено як резервний час для несподіваних справ.

4. Прийняття рішень щодо встановлення пріоритетів, доручення або відмови від деяких намічених до виконання робочих дій та заходів.

5. Контроль та перенесення незробленого.

Контроль за ходом виконання плану дозволяє керівнику (фахівцеві) отримати необхідну інформацію для проведення аналізу та визначення шляхів удосконалення своєї роботи.

Переваги використання методу «Альпи»: найкращий настрій на наступний робочий день; планування наступного дня; чітке уявлення про завдання дня; впорядкування перебігу дня; подолання забудькуватості; концентрація на найбільш суттєвому; досягнення цілей дня; виділення більш важливих та менш важливих справ; прийняття рішення про встановлення пріоритетів та про доручення; раціоналізація за допомогою угруповання завдань; скорочення перешкод та небажаних перерв; самодисципліна під час виконання завдань; зменшення стресів та нервового перенапруги; спокійне сприйняття непередбачених подій; покращення самоконтролю; підвищення задоволеності та мотивації; відчуття успіху наприкінці робочого дня; зростання особистих результатів; виграш у часі з допомогою методичної організації праці.