Правилно планиране на работното време. Ефективно планиране и организация на работния ден: методи, правила и защо е важно

Планирането и организирането на работата е ключът към по-нататъшното саморазвитие. Прочетете за основните принципи и правила на ежедневното планиране в статията.

От статията ще научите:

Защо се нуждаете от ежедневно планиране?

Не всеки разбира защо трябва да планирате работния си ден. В крайна сметка всеки човек, дори и без да планира, знае какви функции изпълнява и какви неща трябва да направи. Мнозина не виждат смисъл да правят планове за деня, защото винаги има неочаквани задачи, които могат да объркат всички предварително планирани елементи.

Изтеглете свързани документи:

Ако сравним двама работници, които изпълняват еднакви функции и имат еднакви способности, можем да установим, че обемът и качеството на тяхната работа различно. Един служител успява да реши както текущи, така и стратегически задачи, вторият дори няма време да изпълни спешни задачи и е принуден да остава след работа през цялото време. най-добри резултатище покаже този, който е повече . Тоест такъв, за когото процесът на планиране е ежедневно задължение и нужда. Имайки план дори за психологическо нивокара човек да се мобилизира. Той има фиксирана цел и има вътрешна нужда да я постигне.

Как да планираме ефективно?

Планирането и организацията на работата се извършва от служител. Не мениджърът, а служителят трябва да си поставя задачи. В този случай той сам си поставя цели, действа в посоката, която избере. По правило процентът на изпълнените задачи при самостоятелно планиране е по-висок, отколкото при изпълнението на общото разработен от лидера.

Има изпитана в практиката система за планиране на работния график, която осигурява оптимално използване на работното време. Това е набор от принципи, чрез които човек може да направи компетентен, реалистичен и осъществим план.

Първо, определете какво трябва да включите в дневния си план. Той трябва да бъде изготвен, като се вземе предвид стратегическият план, разработен за шест месеца или година. Планирането за всеки ден отчита всички задачи, планирани за изпълнение, както пряко свързани с работата, така и второстепенни. Например да поздравите колега за рождения му ден. В допълнение към тези елементи, които лидерът чака, личните дела също трябва да бъдат включени в плана. Това е необходимо за личностно развитиеи създаване на положителен имидж.

При планиране на работа големи задачи, чието разрешаване ще отнеме няколко дни или седмици, трябва да се раздели на етапи и да се извърши последователно. Задайте краен срок за всеки важен етап. Направете план за следващия ден, като включите подзадачи в него. За да съставите план, можете да използвате обикновен хартиен дневник или специална програма.

Целта на планирането на работата не е изпълнението на плановите позиции на всяка цена, а навременното и качествено изпълнение на приоритетни задачи и неотложни задачи. Следователно списъкът със задачи, планирани за изпълнение, трябва да бъде сортиран и подреден в низходящ ред по приоритет. В процеса Можете да използвате няколко метода едновременно.

Например задачите с фиксиран краен срок и задачите, които изискват повече усилия за решаване, са с най-висок приоритет. На второ място по важност ще бъдат ежедневните задължителни задачи и тези, чиито срокове са предвидени за следващите дни. Най-ниският приоритет в ежедневното планиране са незначителните въпроси, чийто провал няма да има значителни отрицателни последици.

Правила за планиране на деня

Точно като планирането на работата на предприятието, планирането на работния ден на отделен служител трябва да следва правилата. Следването им ще ви помогне да осигурите изпълнението на плановете в удобен за вас режим.

1. Планирайте не повече от 70% от работното си време. Това ще ви позволи спокойно да изпълнявате спешни непланирани задачи и да не сте нервни, ако трябва да бъдете разсеяни от изпълнението. .
2. Не включвайте повече от три важни и неотложни задачи в дневния план едновременно. Лимит обща сумадесет точки от плана.
3. Формирайте еднотипни калъфи в блокове. Това ще помогне да се изпълнят с помощта на един алгоритъм, което ще намали времето за изпълнение.
4. Преместете процеса на планиране до вечерта на предишния ден. Ще имате време да направите корекции в плана, ако е необходимо.
5. Планирайте сложни случаи според вашите биоритми. Някой се отличава с повишена ефективност сутрин, някой - следобед, а някой работи най-продуктивно вечер.
6. Не започвайте нова задача, преди да сте завършили работата, която вече сте започнали. Ако трябваше да прекъснете - върнете се и довършете започнатото.
7. Не отлагайте извършването на непланирана задача, ако може да бъде изпълнена за няколко минути.
8. Правете почивки на всеки час, без да оставате на работа. Посветете почивките на лека загрявка, това ще ви помогне да "освежите" главата си.
9. Не бъркайте с постигането на целите не си поставяйте цели и не очертавайте обеми, с които ще бъде трудно да се справите.
10. Ако има незавършени задачи, които не са загубили своята актуалност, прехвърлете ги в плана за следващия ден.
11. Организирайте своя работно мястоза да можете да работите удобно.

Заключение

Планирането за всеки ден е полезно и необходимо умение. Това е начин за самоорганизация и саморазвитие, гаранция, че можете да работите ефективно. Предложената система за планиране на работата ще помогне да се разберат основните принципи управление на времетои успешно прилага тези знания на практика.

Управлението на времето, планирането на работното време или управлението на работното време е важно умение делови човек. Успехът най-често се възприема като високо представяне и като постигане на значими цели. Но не забравяйте: времето, прекарано с голяма възвръщаемост, е друго ключов критерийуспех.

Цели на управлението на времето

Управлението на работното време може да реши много цели и задачи, съвременният ритъм на живот ни кара да се отнасяме към времето с голямо внимание, а модерните и успешни треньори разработват много методи, които подчиняват времето на бизнес ритъма на живот. Но какво е изненадващо: много от законите на подчинението на времето са открити и формулирани в средата на 20-ти век, някои дори по-рано - преди сто или дори повече години, когато бизнесът едва започваше да се утвърждава и ритъмът на животът тъкмо започваше да се ускорява.

Законът на Паркинсон гласи: „Работата запълва времето, определено за нея“. Този афоризъм е ироничен, но неговата правилност се доказва от директния живот. Наблюдавайки себе си, своите близки, а след това и работата на държавните органи и официалните институции, английският историк забелязва, че както в ежедневието, така и в Публичен животчовек е готов да губи време за безполезни неща.

Законът на Паркинсон е формулиран от историка Сирил Норткот Паркинсън в статия, публикувана в британското списание The Economist през 1955 г.

Ако човек не се ограничава във времеви рамки, той може да върши работата отново и отново, безкрайно коригирайки нещо, коригирайки, търсейки недостатъци, сякаш се стреми да доведе материята до абсолютно съвършенство, действайки не върху резултата, а потапяйки се в процеса.

Спазването на този закон обаче не е догма. Напротив, задачата на всеки успял човек е да преодолее инерцията на това правило, да подчини този закон на своите планове и нагласи.

Целта на управлението на времето е да организира работното време, да приоритизира, контролира времето и да го изразходва рационално.

Принципи на планиране

Планирането винаги се състои от няколко нива:

• стратегически глобален (планиране за няколко години, това е супер-цел или супер-цели, които човек си поставя)
• стратегическо планиране за една година или шест месеца (тези общи задачи, което бавно, но сигурно ще доближи човек до неговата основна, основна цел)
• тактическо планиране за месеца и за седмицата,
• тактическо планиране за деня.

Всеки от тях има различни изисквания, методите за управление на времето също са значително различни. Те са много индивидуални и до голяма степен се формират от индивида самостоятелно.

Матрицата на Айзенхауер

Планирането за деня също, разбира се, е индивидуално, но в този случай е натрупан много опит в управлението на времето в бизнес сферата. Основен принципежедневно управление на времетовъз основа на така наречената матрица на Айзенхауер.

36 Президентът на САЩ Дуайт Дейвид Айзенхауер разработи приоритетна матрица, за да оптимизира работното си натоварване. работно време. Той разбра: всички неща, които човек трябва да направи за един ден, могат условно да бъдат разделени на важни и маловажни, спешни и неспешни. В резултат на това а следващия квадратс 4 зони:

Най-трудното е да разпределите всички отговорности и грижи в тези 4 групи: да разберете кои неща са наистина важни и кои са маловажни. Според треньорите важни неща са тези, които ни доближават до поставената цел и са свързани с планирането за годината.

Първият квадрат в идеалния случай трябва да е свободен, защото ако е зает, това означава, че важни неща не са завършени навреме и са дошли проблеми с времето. Маловажни и неспешни неща (като правило това са социални мрежи, безцелни телефонни разговори, компютърни игрии т.н.), в идеалния случай можете спокойно да се отклоните и да се концентрирате върху важни и неспешни, заемащи ключово място в графика на работния ден. За спешни и маловажни въпроси можете да намерите оставащото време или да делегирате изпълнението им на колеги или подчинени.

Принцип на Парето

Вторият важен принципв съответствие с матрицата на Айзенхауер и е кръстен на социолога Вилфредо Парето. Второто име на принципа е принципът 20/80, Парето през 19 век. отбеляза: "20% от усилията дават 80% от резултата, а останалите 80% от усилията - само 20% от резултата." Наистина е трудно да се спори с това: повечето отне дава никакво усилие желани резултати. Но приемането на този факт за даденост и прилагането му не само към резултатите, но и към изразходваното време ще се окаже много ефективно. Основното нещо е да намерите тези 20% важна информацияот писмо или бизнес разговор, който ще донесе тези 80% от резултата. През деня, сред цикъла на делата, изолирайте тези 20% от вашите планове, изпълнението на които ще донесе 80% от успеха.

Следствие от закона на Парето: Обикновено е твърде трудно и досадно да разберете какво се случва и често не е необходимо - всичко, което трябва да направите, е да знаете дали вашата идея работи или не, и да я промените така, че да работи, и след това да поддържате ситуацията, докато идеята спре да работи.

Друг принцип на управление на времетосе основава на човешката физиология и отчита нейните биоритми. През деня човешкото тялофункционира неравномерно, кривата на биоритъма изглежда така:

Когато планирате работния си ден, е важно да вземете предвид времето на висока производителност и не забравяйте да оставите време за почивка и възможности за отпускане и прекъсване, това ще ви позволи да се отървете от негативните ефекти от дневния стрес.

Четвърти принцип планиранеможе да изглежда в противоречие с всичко описано по-горе, но спазването му ще допринесе за меко, спокойно усещане за изтичането на времето, усещане, че то е подчинено на човек. Един план не може да доминира над човек: променливостта и гъвкавостта на планирането е може би най-важната настройка за управление на времето. Този принцип предполага способността да се променят плановете във времето, да се изграждат нови вериги от връзки между събитията. На практика това означава определяне на важни и неотложни дела като основни, които формират гръбнака на деня, оставяйки така наречените буферни зони за възможни промени, нови обстоятелства, непредвидени спешни дела.

С една дума, производителността и заетостта не могат да се смесват, планирането ще ви позволи да избегнете ситуации на липса на време и правилно определени приоритети, от които производителността на работния ден ще се увеличи значително.

10 правила за планиране на работното време

Всъщност може да има толкова правила, колкото всеки човек може да избере от списъка по-долу.

• правило за поверителност. На работа е желателно да можете да сте сами: ​​за да направите това, затворете вратите, задайте часове за неприемане, включете телефонния секретар, помолете секретаря за тишина. Времето за такава работа може да бъде определено сутрин или към края на работния ден, когато работното настроение на офиса е намалено.
• Правило за работен блок. Цялата работа в офиса може условно да бъде разделена на блокове: телефонни разговори и бизнес кореспонденция, срещи и срещи с колеги, документация и работа с документи. Като работим с подобни блокове, спестяваме усилия, не преминаваме от един вид дейност към друг.
• Правилото на малките части е правилните резени. Голяма, трудна задача, стратегическа задача не може да бъде изпълнена с еднократно прилагане на усилия, следователно, ежедневно и методично изпълнение на малки части основен проект, ние тактически се приближаваме към глобалната цел.
• Правило за делегиране. Възможността за делегиране на правомощия също е част от управлението на времето.
• Правилото за регулиране и правилото за крайния срок. Поставянето на ясна времева рамка за бизнес среща, среща или интервю, както и рамка за изпълнение на работата, означава съзнателно и продуктивно нарушаване на закона на Паркинсон, превръщайки го във ваш колега.

Волтер: Времето е доста дълго за този, който го използва; който работи и който мисли разширява границите си.

• Правило за приоритизиране. Постепенно можете да развиете умението, когато възникнат нови случаи и ситуации, мислено да задавате на всеки от тях статус от матрицата на Айзенхауер: спешно - неспешно, важно - маловажно. Тогава приоритетите ще се подредят автоматично.
• Правилото за отчитане на времето на деня и биоритмите. Планирайте важни и спешни дела по-добре сутрин. Изпълнението им ще създаде ситуация на успех през работния ден. Планирането е най-добре вечер: според психолози и треньори, тогава самото подсъзнание оптимално изгражда графика за следващия ден през нощта.

• Правило за водене на записи: "Мислете на хартия." Записите са необходими: те организират ума, формират визуална картина в главата, помагат да се контролирате през деня.
• Правило за резултат. Обобщението в края на работния ден може да създаде усещане за успех, продуктивност и да помогне за координиране на вашите действия и планове за следващите дни.

Методи за планиране на работното време

Основните методи за управление на времето са водене на записи, календари, работни карти. В този случай за основа се вземат един или повече принципи за управление на времето: обща схема, използва се шаблон, който може да се адаптира конкретно лицеза вашия график и рутина.

Един от методите на автора е описан в книгата на Трейси Брайън и се нарича "Оставете отвращението, изяжте жабата!", Той предполага разделянето на плановете на положително оцветени, приятни задължения и неприятни. Ако внимателно и съзнателно анализирате плановете за деня, тогава определено ще има неща, които не искате да правите (условно могат да бъдат наречени жаби или жаби). Именно тези неща трябва да се направят на първо място: отхвърлете отвращението и метафорично „изяжте тази жаба на първо място“.

Браян Трейси: И накрая, това наблюдение: ако трябва да "изядете" жива жаба, не трябва да седите и да я гледате дълго време. Пътят към постиженията високо нивопрофесионализъм и производителност на труда се крие в придобиването на стабилен навик за решаване на най важни задачисутрин, без да губите време за други проблеми. Първо трябва да се научите как да „ядете жабата“, без да навлизате в предварителни, често празни разсъждения.

В допълнение към тази техника, още един съвет: за да направите послевкуса още по-приятен, след жабата можете да „ядете десерт-десерт“: направете нещо приятно, любимо, носещо удоволствие и радост на работното място.

Интересен метод за планиране на работния ден беше предложен от Александър и Дмитрий Циглини, представители на школата на Франклин:

Видео за създаване на карта за деня

Бенджамин Франклин, авторът на известния афоризъм „Времето е пари“, също отбелязва следното: Богатството зависи главно от две неща: усърдие и умереност, с други думи, не губете нито време, нито пари, а използвайте и двете по най-добрия начин. възможен начин.

Модерна форма на планиране за деня - специални програми за смартфони и PDA (органайзери), които се базират на календар или възможности електронна таблица, което ви позволява да отразявате датата, часа, да посочвате времевата рамка на всяко събитие, да оставяте бележки и коментари, както и да създавате не само тактически планове за деня, но и да видите стратегическото движение към основната цел. Те са мобилни, удобни и, най-важното, ефективни в съвременни условияживот.

Примерни програми

Комбинирайки няколко техники и като вземете предвид възможно най-много принципи и правила за управление на времето, можете да създадете програмен шаблон.

Важно е да разберете основното: списъкът със задачи не е план. То ще се превърне в план само когато може да отговаря на правилото на Брайън Трейси: „Планирането предхожда правенето на правилното нещо и предотвратяването на лошото.“

Ако отделите няколко минути, ще стане ясно кои неща могат да бъдат комбинирани в блокове, кои неща са твърде глобални, но важни и не спешни (те, напротив, трябва да бъдат разделени на „гладки парчета“), кои неща могат да се считат за „жаби“, които неща ще се превърнат в приятен и вкусен десерт. Можете да ги изобразите под формата на диаграми или диаграми, можете да ги боядисате в различни цветове.

Здравейте! В тази статия ще говорим за планирането на работния ден.

Днес ще научите:

1. Защо да планирате работния си ден;
2. Кому трябва;
3. Как да планирате работния си ден.

Планиране на работния ден

През 21 век ритъмът на живот значително се ускори и продължава да набира скорост. Ако по-рано, за да постигнете успех, се изискваше да свършите едно количество работа, сега, за да постигнете успех, трябва да направите много повече. И хората започват да се сблъскват с липсата на време. Ако преследвате всички ежедневни задачи, които животът ни поставя всеки ден, изобщо няма време.

Планирането на работния ден е инструмент, който помага не само за ефективно използване на работното време, но и за намаляването му. Това не е банален списък със задачи, който трябва да бъде попълнен в строг ред. Планирането е способността да избирате какво трябва да се направи, защо и кога.

Ето защо доброто планиране не само структурира всичко, което правите за един ден, но и освобождава вашето време. На първо място, трябва да направите най-важните неща - това е основното правило. Полезно е за всеки човек, който има свободно време на работа и няма ясен график, да разпределя правилно времето си.

Какво включва планирането?

Планирането на работното време включва:

• Приоритизиране.
• Изберете важни задачи.
• Търсене по-добри начинитехните решения.
• Търсете работа в свободното си време.

Приоритизиранепомага ви да разберете кое се нуждае от внимание, кое може да се разреши от само себе си и кой проблем просто трябва да бъде игнориран. Времето и информацията станаха много по-ценни от преди, а да се ядосваш на нещо, което не дава резултат е безсмислено нещо.

Избор на важни задачи- почти същото като приоритизирането, само в рамките на един работен ден. Вие избирате какво ще донесете важен резултаткакво трябва да се направи спешно и какво може да се отложи.

Намиране на най-добрите начини за решаване на проблемие много важен момент. Когато планирате, трябва да обмислите не само какво ще правите, но и как най-добре да го направите. В същото време е важно не само да спестите време, но и да направите всичко възможно най-бързо и ефективно.

Работещ с свободно време също трябва да бъдат включени в работния план. Имате ли свободни 2 часа на ден, които можете да отделите за нещо? Можете да кажете на шефа си за това и той ще ви натовари с работа, можете да се образовате или можете да положите усилия да развиете свой собствен проект.

Защо е важно да планирате работния си ден?

Всеки, който някога се е занимавал със свободна практика, бизнес или „работа на воля“ (като такси), разбира колко е важно да организирате нещата през деня. Но например повечето офис служители не смятат за необходимо да планират работния си ден.

Всъщност, главната причинапланиране на работния ден - повишаване на собствената ефективност. Ако слушате собственото си тяло, можете да разберете, че някои неща са по-добри за вас в даден момент, а други в друг. Например, за вас е по-удобно да се обаждате на други компании след обяд, тъй като вече сте се събудили, но все още не сте имали време да се уморите, а монотонната работа се върши по-бързо вечерта, така че е по-добре отложете информацията за шофиране в базата данни до 5-6 часа.

Планирането на работния ден взема предвид не само основните елементи за решаване на проблеми, но и личните предпочитания на всеки човек. Управлението на времето не е създадено, за да наложи един и същ модел на висока производителност на всички. Трябва да съобразите задачите си с характеристиките на вашето тяло.

Организирането и планирането на деня ви позволява да свършите повече за по-малко време, оставяйки време за нещата, които обичате.

Кой трябва да планира работния си ден

Всеки трябва да може да планира работния си ден. По този начин можете да спестите време и да работите по-ефективно. Но има 3 категории хора, които просто са длъжни да се занимават с лично планиране.

. Най-недисциплинираният работник е свободната практика. Той няма ясен график и само крайният срок му напомня, че е време да седне да направи нещо. Ето защо е много важно фрийлансърите, които работят с няколко клиента, да планират работния си ден. Често се оказва, че новите поръчки се появяват с един-два дни разлика и ако се забавите до последната, може да нямате време да работите по два проекта.

бизнесмени. Тук всичко е почти същото като на свободна практика. Особено ако е онлайн бизнес. От една страна можете да сте спокойни у ​​дома, когато служителите ви работят, но от друга страна този подход неминуемо ще се окаже провал. На Запад сред бизнесмените процъфтява култът към работохолизма. Те вярват, че ако не работите 60 часа седмично, значи сте мързеливи и нямате какво да правите в бизнеса.

Лидери. Лидерът не винаги ще бъде бизнесмен. Собственикът на фирмата може да не приеме активно участиев делата на неговата фирма, но нейният директор поема отговорността за работата на целия механизъм. Ето защо ръководителите на средни и големи компании трябва да използват времето си ефективно, защото бъдещето на компанията зависи от техните решения в дългосрочен план. Планирането на работния ден на мениджъра е начин най-ефективно да разпределите времето си между стратегически важни задачи.

Методи за планиране на работния ден

Има много начини да планирате правилно работния си ден. Но един от най-ефективните Матрицата на Айзенхауер. Същността му е следната.

Има 4 квадрата:

1. Квадрат А - Спешни и важни дела.
2. Квадрат Б - неспешни и важни неща.
3. Квадрат C - спешни и маловажни въпроси.
4. Квадрат Г - неспешни и маловажни неща.

Квадрат Апочти винаги трябва да е празен. При правилно планиране всички важни задачи трябва да се установят в квадрат B и да се изпълняват, когато се приближат до A.

Квадрат БТова са важни неща, които ще ви помогнат да постигнете целта си. Това включва всички задачи, които трябва да бъдат изпълнени в рамките на 1 работен ден.

Квадрат Созначава спешни и маловажни случаи, които трябва да бъдат прехвърлени на други хора. Ярък примерспешни, но маловажни въпроси - обадете се на потенциален клиент. Един служител може да направи това, по-добре се съсредоточете върху други неща.

квадрат D,означава, че има неспешни и маловажни неща, които не ви приближават до целта, не дават положителни емоциии като цяло не са необходими. В това поле трябва да запишете всички безполезни идеи.

Това разделение на задачите според тяхната важност и спешност ви позволява да разберете на какво трябва да се обърне внимание през работния ден и какво може безопасно да се забрави. Матрицата помага не само в работните процеси, но и в Ежедневието. Ако искате да научите английски, той е интересен за вас и ще ви помогне в кариерата - това е квадрат B. Но ако искате да научите испански само за да го знаете - това е D и можете спокойно да забравите за то.

Правила за планиране на работния ден

Има няколко правила за това как да управлявате ефективно работния си ден. За удобство ще разделим деня на 3 части:

• Началото на работния ден.
• Основен работен процес.
• Завършване.

Сутринта е най-добрата крайъгълен камък. В зависимост от това колко сте спали, как сте ставали и какво сте правили, настроението ви ще зависи, психическа нагласаи изпълнение.

Принципите на "правилната" сутрин включват следното:

• Позитивно отношение. Ако се събуждате всеки ден с мисълта, че мразите работата си, производителността ви ще намалее. Опитайте се да започнете сутринта с приятни мисли.
• Опитайте се да не се "люлеете". Забелязали ли сте, че след като станете сутрин, ви трябват още 30-40 минути, за да се възстановите окончателно? Това е време, което не си струва да губите. Веднага след събуждане вземете душ, направете кафе и вместо половин час „за никъде“, можете да закусите на спокойствие.
• Спокойна закуска и път за работа. Започването на деня бавно е много важно. Когато бързате, тялото изразходва допълнителна енергия и нерви, които биха могли да бъдат използвани за повече ползотворна работа. Ако не можете да си позволите обилна закуска и спокойно пътуване, лягайте си по-късно и ставайте по-рано.
• Ключови задачи. Повечето успешни бизнесмени са склонни да твърдят, че най-важните задачи трябва да се извършват сутрин. Както се казва: „Ако искаш да направиш всичко, изяж една жаба за закуска“. Ролята на жабата е случаят, който изобщо не искате да поемете. Направете го сутрин и позитивно отношениеот факта, че "жабата е изядена" ще продължи за целия ден.

Основният работен процес се състои от следните задачи:

• Решете спешни проблеми. Важно е да разберете, че ако през работния ден върху вас е паднал някакъв спешен бизнес, не е необходимо да превключвате цялото си внимание изключително върху него. Първо трябва да разберете дали е важно или не. Ако е важно, тогава трябва незабавно да продължите към него. Ако не, прехвърлете отговорността за изпълнението му на друго лице.
• Спазвайте крайни срокове. Всеки ден трябва да си поставяте приблизителни срокове, за които трябва да се справите с целия обем от задачи. Важно е да не е „Направете всичко преди 18:00“, а „В 14:00 - започнете да правите план, в 15:00 - анализирайте показателите, в 16:00 - напишете отчет" и т.н.
• Ред на работното място. Това е подразбиращ се, но много важен момент. Ако бюрото ви е бъркотия, очите ви постоянно ще се губят сред него. И ако на работното място се появи някакъв чужд документ, можете да започнете да го изучавате и просто да загубите 20-30 минути.
• Не следвайте импулси. Това е най-важното. Има някои задействания, които ви карат да изместите фокуса си от работа към нещо по-малко важно. Обадете се на приятел, когато преглеждате план за продажби? По-добре е да не правите това, тогава ще загубите концентрация и лесно можете да пропуснете работното настроение.
• Групирайте рутината си. Много е важно. Ако трябва да направите 60 телефонни разговора през деня, тогава е по-добре да ги разделите на няколко малки групи, по 10 до 15 наведнъж. След обаждането можете да изпълните друга задача. Постоянно преминаване от рутина към енергична дейност, можете да направите много повече.

Краят на работния ден се основава на следните принципи:

• Допълнете каквото е необходимо. Има група случаи, които попадат в квадрата „важни, но не спешни“. Те се попълват най-добре през работния ден, а квадратът „важни и спешни“ винаги остава празен.
• Проверете резултатите си спрямо плана. Всичко, което сте направили за един ден, трябва да се сравни с това, което сте планирали. Ако току-що сте започнали да планирате работния си ден, тогава малките отклонения от плана ще бъдат в реда на нещата. Опитайте се да ги запазите възможно най-малко.
• Направете план за следващия ден. Най-добре е това да стане в края на предишния работен ден. Така че поддържате работното настроение и, но е важно да съставите истинска програма за работа.

Ако сте лидер, тогава през работния ден трябва да работите в тясно сътрудничество със секретарката си.

Помнете, че е всичко общи съвети. Те не вземат предвид вашите индивидуални характеристики. Ако ви е по-удобно да вършите спешна работа следобед, а не сутрин, това е ваше право. Ако предпочитате да свършите голяма и трудна задача последна и това по никакъв начин не се отразява на настроението ви за един ден, нека тя продължи.

Планирането на работния ден трябва да бъде индивидуално.

Основните грешки при планиране на работния ден

Въпреки факта, че практиката на управление на времето е твърдо установена в живота ни, повечето хора се ангажират типични грешкикогато планират работния си ден. Ето някои от тях.

Грешка 1. Неправилно приоритизиране.

Матрицата на Айзенхауер ни казва, че имаме важни неща за вършене. Но много хора лесно могат да объркат кое е важно за тях. Квадрат А, който трябва да остане празен и отговорен за спешни и важни въпроси, те често бъркат с С, където са натрупани маловажни въпроси, които изискват незабавно внимание.

Важно е да запомните, че трябва да харчите енергия само за това, което е важно за вас този моментвреме. Трябва да работите за бъдещето, когато нещата могат да бъдат отложени и правилно планирани.

Грешка 2. Прекалено много време се отделя за дреболии.

За да обясним защо на първо място е необходимо да се направи „основа“, а едва след това малките неща, ще използваме закона на Парето. Казва, че 20% от усилията дават 80% от резултатите. Тоест, когато работите върху нещо важно, изразходвате 20% от усилията и постигате 80% от резултата. Когато работите върху малките неща, получавате 4 пъти по-малко резултат и харчите 4 пъти повече енергия.

Нека разгледаме малък пример.Трябва да стартирате рекламна кампания. Ако създадете 10 рекламни послания, съпоставете ги с ключови думии фрази, и стартирайте на подготвени сайтове, тогава 20% от работата ще даде 80% от резултата. Но ако прекарвате време в редактиране на шрифтове и изображения, подбиране и изглаждане на фрази и намиране на допълнителни платформи за реклама, ще отделите много повече усилия. Всичко това ще трябва да се направи, но след началото рекламна кампаниякогато достигнете първия резултат.

Грешка 3. Липса на време за лични въпроси.

Всеки човек трябва да има личен животи свободата на избора. Ако имате много неща за вършене и не намирате час-два да се занимавате с хобито си, то това лошо планиранесобствен ден. Планирането на работното време е важно не само защото ви позволява да правите повече. Дава ви възможност да правите това, което обичате, без да бързате.

• Защо е необходимо планиране

В тази статия ще говоримза ползите, ползите и предимствата на планирането. Планирането на работния ден е инструмент, използван от всеки успял човек, който ще направи работата ви по-добра и по-продуктивна. Когато прави планове, човек сам определя обхвата на работата. Той знае какво трябва да направи, кога и защо. Нека да разгледаме по-отблизо ползите от планирането.

Защо е необходимо планиране

1. План на работния ден: и нито едно нещо няма да остане незабелязано

Колкото и добра да е паметта ви, ако нещата са над покрива, няма да запомните всичко. Работният план, записан на хартия, ще улесни запомнянето и ще освободи вниманието за по-важни неща. И няма да ви притеснява въпросът: „Направих ли всичко?“, защото винаги ще има възможност да погледнете в дневника. Ползите от планирането в този случай са очевидни!

2. Когато прекарваме време в планиране на работния ден, той става по-дълъг.

Житейски опит Голям брой успешни хорапоказва, че увеличаването на времето за планиране води до намаляване на времето за изпълнение и в резултат на това до спестяване на време като цяло. Ползи от планиранетое, че всеки 100 минути, прекарани в планиране на дейност, спестява 10 минути изпълнение. Тоест дава 1000% възвращаемост на вложената умствена, емоционална и физическа енергия.

Изготвянето на план за деня ще отнеме 10-12 минути. Тази малка инвестиция от 10-12 минути ще ви спести 100-120 минути изпълнение, което осигурява увеличение на продуктивното време с два часа на ден, тоест 25% увеличение на ежедневната ви производителност от деня, в който започнете да планирате своя работен ден предварително. За месец излизат 2000-2400 минути, което е 4-5 пълни работни дни!!! И без загуба на време!

3. Работният план определя приоритетите.

Разпределяйки реда на задачите пред вас, ще разберете в какъв ред и какво трябва да се направи. Вече няма да има ситуация с вас, когато по-важните и необходими неща са забравени или оставени за по-късно, както често се случва, когато човек страда отлагане.

4. Планът за деня осигурява спокойно емоционално състояние

Ползи от планиранетоСъщо така се крие във факта, че човек сам определя обхвата на работата. Той знае какво трябва да направи, кога и защо. Тъй като формулирането на основните задачи е пред очите ви и са очертани подходите за тяхното решаване, новият натоварен ден вече не изглежда сив и тежък, а видим, планиран и управляем. Страхът от неизвестното и несигурността изчезват. Човек притежава информация, следователно е спокоен и емоционално готов да извърши тази или онази работа.

Някои хора успяват да направят толкова за един ден, колкото други за три. Тайната, както виждаме, е проста: планирайки работен ден, човек, който има време да свърши голямо количество работа, знае как да планира времето си, да подчертае основните задачи и второстепенните. В наше време не е възможно да се действа, без да се правят планове за деня, въпреки че статистиката показва, че само 20% от населението съставя план за действие. Ако никога не сте планирали предстоящия работен ден, уверявам ви, трябва да го превърнете в навик. И ще научите как да го направите правилно от следната статия: "Методи за планиране на работното време".

Ако намерите грешка, моля, маркирайте част от текста и щракнете Ctrl+Enter.

изпълнителен директор

Правете планове за годината през пролетта, планове за деня - сутрин

китайска поговорка

на кого:собственици, топ мениджъри, ръководители

Когато нямаш план, действията ти са хаотични

Всеки от нас, мениджърите, си мисли: колко може да се увеличи производителността? Данните, получени емпирично в моята компания, показаха, че след въвеждането на ежедневното планиране и отчитане ефективността на екипа се е увеличила с ~ 40%.

Не е тайна, че в една средна руска компания служителите харчат за работа най-добрият случай 3-4 часа на ден от 8.Всички обаче се правят, че така трябва. Лидерът се задоволява с изпълнения под формата на бурна дейност, веднага щом погледне в нечий офис.

А подчинените... Ами подчинените? Те са повече от доволни от това състояние на нещата: в работно време можете да решавате куп лични проблеми, да правите поръчки в онлайн магазини, да говорите по телефона и в в социалните мрежис приятели и семейство. Нищо чудно, че казват, че 80% от хората работят толкова ефективно, колкото са компетентно ръководени.

Изводът е банален и в същото време ужасен в своята простота: за да се повиши ефективността на компанията с 40%, е достатъчно служителите да работят поне 6,5-7 часа на ден(да, осем е вече висш пилотаж!).

Дневен план и отчет - непрекъсната проверка на правоспособността на служителите

Но как да разберем: кой от служителите чатят в социалните мрежи и кой непрекъснато дава резултати? Да стоя зад теб през цялото време? Невъзможен! Тук на помощ идват ежедневните планове и отчети за свършената работа, които са задължителни за всеки служител.

С две думи смисълът дневни плановеи отчети е както следва: служителят изготвя работен план за всеки ден на базата на 8-часов работен ден и докладва в края на работния ден за всяка изпълнена задача (прекарано време, резултат и т.н.).

Всяка добра технология носи ползи и за двете страни. Нека поговорим за това.

Ползи от дневен план за фирма

• Задачите се решават от служителите според приетите приоритети (като се вземат предвид бизнес изискванията на компанията), а не според принципа „искам“, „по-лесно“ и „по-интересно“.
• Вероятността за „престой“ на служител клони към нула. Винаги има задачи в резерв. Ако се случи „просто“, тогава се вижда предварително.
• След като разгледате плановете, можете незабавно да премахнете „изсмуканите от пръста“ задачи и да ги замените с полезни, актуални и подходящи.
• Когато човек планира нещата на базата на 8 работни часа и знае, че през това време ще има търсене, вероятността от „загуба на време“ значително намалява.

Ползи от дневен план за служител

Голямо лично и професионално надграждане: Умението за планиране е от съществено значение във всички области и животът извън работата не е изключение.

• Управителят ще бъде доволен от вас, защото всички технологични задачи с най-висок приоритет попадат във вашия дневен план. И се отваря „бъдете в добро състояние“. допълнителни функциивъв вертикална кариера.
• Премахването на „робството“, когато човек седи на работа до „нощта“ (сега се отделят 8 часа за изпълнение на задачи, следователно мениджърът вече няма да ги планира за дванадесет часа).

Дневен ред

В бъдеще ще говорим само за принципите на дневното и седмичното планиране и изискванията към плановете. Отделни статии са посветени на:

• Технологията на анализ от ръководителя на дневните и седмичните планове на подчинените - статия в процес на разработка.
• Изисквания към работни отчети, методика за тяхното създаване - статия в разработка.
• Технологията на анализ от ръководителя на ежедневните и седмичните отчети на подчинените. Вижте статията "".

Личната ефективност на лидера

Също така използвам технология за ежедневно планиране и отчитане в работата си. Отчитам се на себе си - вземете го в сервиз, ако няма на кого да докладвате. По този начин личната ми ефективност се удвои(шега ли е!). Включително поради изпълнението на задачи с по-висок приоритет, защото преди се заех с тези, които ми хрумнаха първо.

И много полезно прозрение. Когато започнете да планирате, е много по-лесно да помислите на етапа на планиране: това ли е вашата задача, не е ли по-добре да я делегирате? Когато вече съм започнал задачата и по средата на нейното изпълнение разбрах, че би било хубаво да делегирам, вече е много по-трудно да я „пуснеш“ от себе си.

Технология за изпълнение и изпълнение на ежедневните планове

Обръщам внимание на факта, че е необходимо да се контролира изпълнението на плана, сроковете на изпълнените задачи и качеството на резултатите.

Много лидери са си счупили зъбите, опитвайки се да изпълняват ежедневни планове и отчети и ето защо:

• Въвеждането ще срещне яростна съпротива от служителите в офиса. Смирете се, това е естествено, но трябва да се подготвите за това. Може би статията "" ще ви бъде полезна.
• Изпълнението на ежедневните планове и отчети, както и по-нататъшната работа за поддържане на технологията в експлоатация, изисква инвестиция на време, пари, управленски усилия и воля на лидера. И най-важното, светкавична реакция на всяко нарушение от страна на служителите.
• Изпълнението допълнително ще донесе пълна прозрачност на плановете и отчетите. Ръководителят на всяко по-високо ниво трябва да може да вижда доклада на всеки по-нисък ръководител и неговите подчинени. Непосредственият ръководител е отговорен за плановете на своите подчинени. Защо служителите няма да го харесат? Не всеки мениджър от средно ниво се интересува да има „всевиждащо око“ върху висшето ръководство.

Препоръки за организиране на ежедневно планиране: готови правила за изпълнение

Организация на процеса на обработка на входящия поток от задачи от страна на служителя

• Веднага след като се появи задача, тя се въвежда в работния план за текущия или следващите дни (независимо от формата, в която е зададена) с прогнозна дата на планирано изпълнение.
• Ако задачата принадлежи към категорията на случаите „неспешни и маловажни“, тя се записва в така наречения СТЕК (съхранение) от задачи. Един служител се обръща към STACK, когато планира следващата седмица или когато има престой на работа.

Поставената задача, която отнема повече от 3 часа (с изключение на участие в събития и срещи), се разделя на по-малки, на които първоначалната се определя като базова.

• За всяка задача се избира и задава приоритет от стандартния списък

Бонус: Пример за таблица с приоритети на служители

За пример на таблица с приоритети, която помага на служителите да управляват собственото си планиране, следвайте 2 прости стъпки:

1) Напишете подробен коментар към статията(формулярът за коментари се намира в най-долната част на статията, вижте екранната снимка https://yadi.sk/i/QHQ2_R4oiWjkV). Споделете опита си от прилагането на подчинено планиране (не непременно успешно).

2) Изпратете запитванеза да получа пример за таблица с приоритети чрез моите лични акаунти в социалните мрежи:

Изисквания за формата на въвеждане на задачи в плана

• Всеки служител добавя примерен списък със своите задачи към плана ( Кратко описаниезадачи + прогнозно време за изпълнение). Планът включва следните задачи:
• Планирани в рамките на проектите;
• Получава се по-рано във формата индивидуални задания(устно, по пощата, скайп и др.). Ако задачата е в външна системазадаване на задачи, тогава трябва да добавите url връзка към тази задача; при получаване на задачата (устно, по пощата, скайп), тя трябва да бъде въведена в работния ви план сами. В същото време важат всички изисквания за формата на въвеждане на задачите.
• Планира се от служителя за изпълнение по негова инициатива.
• За всяка задача трябва да посочите:
• Име на задачата. Той трябва да отразява какви действия трябва да се извършат и с кой обект. Препоръчително е да се използва за това за съществителни Именителен падежи повелително наклонениеглагол. Това значително улеснява последващото търсене сред всички задачи. Пример:Разработване на разпоредби: планиране („разработване“ - императивно; „регулиране: планиране“ - именителен случай).
• Очаквано време за завършване. Пример: Направете търговска оферта: 2 часа и 30 минути
• Краен срок(срокът, до който задачата трябва да бъде изпълнена). Ако не можете да определите крайния срок за задача, свържете се с прекия си ръководител.
• Кратък план за изпълнение на тази задача. Добавете връзки към алгоритмите, по които планирате да действате и/или кратък план за действие. Отсъствие кратък планв тялото на задачата генерира много въпроси при обсъждане на работния план и риска задачата да бъде изпълнена по неефективен / неоптимален начин или да не бъде изпълнена на 100% и / или да изисква преработка.
• Приоритет. Изпълнителят го определя самостоятелно съгласно отделно формализирани правила. Ако не можете да определите, трябва да се свържете с прекия си ръководител.
• Ако служител види „недостатъчността“ на своя ресурс за възложената задача, той е длъжен незабавно да информира за това ръководителя на задачата и неговия преки ръководител.

Дневен работен план

• Планът трябва да бъде създаден въз основа на седмичния план и входящите оперативни задачи (преди въвеждането на седмично планиране: въз основа на задачите, известни за този ден).
• Планът за следващия ден се съставя преди края на текущия работен ден.
• Планираното време за ежедневните задачи се изчислява:
• за офис служители на база 8 часа минус обичайното време за решаване на оперативни и форсмажорни задачи (за ръководители на проекти: 7 часа - планирани; 1 час - за решаване на входящи задачи). Планираното време за задачи може да варира в зависимост от деня от седмицата и други условия.
• за специалисти на свободна практика - дневният срок, договорен при обсъждане на условията за сътрудничество.
• Планът за новия ден се поставя върху плана за предходния ден (ако за планове се използват текстови документи).
• Ако повече от 4 часа на ден се изразходват за непланирани (по отношение на плановете на проекта) задачи или стане ясно, че плановете на проекта НЕ могат да бъдат изпълнени при текущото натоварване, ръководството незабавно се уведомява за това (не по-късно от следващия ден) .

Пример за дневен план (екранна снимка от Bitrix24)

Примерът показва план, който служител създава в системата Bitrix24. Екранната снимка показва само първите шест задачи, останалите не се побират на екрана. Избрани колони: 1 - име на задача; 2 - краен срок; 3 - планирано време за изпълнение.

Преход към седмично планиране

След усвояване на дневните планове служителите преминават към седмично планиране. В същото време ежедневното планиране се запазва, но значително опростено, т.к. в седмичния план задачите са разделени по дни. Ако не правите дневно планиранес подчинени, може би те планират седмицата си като на снимката по-долу.

Основни предимства на седмичното планиране:

• по-дълъг хоризонт на планиране в сравнение с един ден
• спестяване на време за служителя и значително спестяване на време за мениджъра

Седмичен работен план

• Как да направим план?
• Прегледайте всички месечни планове на проекти, вземете от тях списък със задачи със срок до края на седмицата + 5 дни.
• Отворете месечния си работен план и напишете част от работата от там.
• Добавете към седмичния план оперативни задачи(известен преди това или зададен от главата).
• Планът за новата седмица трябва да бъде направен в последния работен ден от предходната седмица(обикновено петък).
• Задачите трябва да бъдат планирани навсякъде работна седмицакато се вземе предвид запасът от време за въведение (определя се за всяка позиция поотделно).
• Изготвеният план за седмицата трябва да бъде изяснен (въз основа на информация, получена през уикенда и сутринта на първия работен ден) в първия работен ден от седмицата до 12:00ч(обикновено понеделник)
• За специалисти, които имат малко ниво на „непредвидена“ работа (работа по поддръжката на сайта, управление на промоционални проекти), седмицата трябва да се планира, без да се взема предвид непредвидената работа.
• в края на краищата задачите и „непредвидените“ може да са, а може и да НЕ са.
• ако планът не е изпълнен поради факта, че „ново“ получените задачи са изпълнени, тогава част от задачите от плана могат да бъдат прехвърлени за следващата седмица.

Автоматизация на дневни и седмични планове

Най-популярният въпрос: „В каква форма трябва подчинените да правят планове?“В идеалния случай трябва да направите планове под формата на задачи в системата, където в бъдеще ще се следи времето за изпълнение и ще се генерират отчети. Според мен днес системата Bitrix24 е най-подходяща за това.

Ами ако вашата компания има различна система за поставяне на задачи? Помислете как да организирате планирането с негова помощ въз основа на изискванията за плановете, които формулирах. И дори ако изобщо нямате система за настройка и отчитане на задачи, това няма значение. В моята компания дълго времеплановете за деня и седмицата бяха направени в отделни текстови файлове във формат GoogleDocs (много удобен за редактиране и обсъждане). И едва след известно време преминахме напълно към работа в Bitrix24.

Отговори на често задавани въпроси относно ежедневните планове

Как да поставяме задачи, ако изпълнителният директор не е пряко подчинен на мениджъра?

Или получете правомощията да задавате такива задачи в рамките на подчинение на проекта, или се споразумейте за добавяне на задача с прекия ръководител на изпълнителя.

Важно е да запомните: времето не е гума. Когато пристигне нова задача, то "избутва" друга задача от плана. Приоритетите при възлагането на задачите са въпрос на компетентност на прекия ръководител.

Излиза, че тази система въвежда „тотален контрол“ върху работата на подчинения? Това трябва да бъде направено от неговия лидер. И този лидер трябва да бъде контролиран от лидера си?

Мениджърът контролира планирането на своите непосредствени подчинени (пример: ръководителят на отдела анализира плановете на служителите на отдела), но не е задължително всеки ден. За лоялни служители (1 година след началото на прилагането на редовното управление няма да останат други във вашата компания) честотата на проверка може да бъде 1 път на 3 дни, 1 път седмично.

Много зависи от позицията и опита на конкретен служител. А също и върху типа планиране, който се използва в допълнение към дневните и седмичните планове: месечно планиране за проекти, стратегически плановепо проекти. Ако някой от служителите се нуждае от постоянен „тотален контрол“, задайте си въпроса: „Имате ли нужда от такъв служител?“

Някои лидери сами не искат да контролират ежедневно. отнема време и внимание

Планирането на работа за своите подчинени и наблюдението на нейното изпълнение са преките отговорности на лидера. За да овладеете тази функция, препоръчвам да се заемете с „изпомпване“ на вашите управленски компетенции. В помощ на статията "".

Важно е да прецените дали вашата компания има „изкривяване“ за мениджърите в работата за „постигане на резултата“. На първо място, лидерът трябва да отдели време за управление на подчинените., производството на същите резултати - във втория ход и според остатъчен принципвреме. Ако отделяте достатъчно време на мениджъра за управление и в същото време той все още се стреми да произвежда резултати със собствените си ръце, докато подчинените му се охлаждат, това е добър специалистно лош лидер.

Читателите на тази статия също четат

Как да оценим представянето на служителите в края на работния ден с помощта на ежедневни отчети: методът на "анализ и коментари"

Как да внедрите редовно управление във вашата компания (част 1): цели, основни принципи, предварителна подготовка