Як упорядкувати справи, не втрачаючи самовладання. Наші професійні обов'язки продовжують змінюватись

Як упорядкувати справи: мистецтво продуктивності без стресуДевід Аллен

(оцінок: 1 , середнє: 5,00 із 5)

Назва: Як упорядкувати справи: мистецтво продуктивності без стресу
Автор: Девід Аллен
Рік: 2015
Жанр: Пошук роботи, кар'єра, Управління, підбір персоналу, Корпоративна культура, Зарубіжна ділова література

Про книгу «Як упорядкувати справи: мистецтво продуктивності без стресу» Девід Аллен

Експерт і консультант у питанні правильного розподілу часу - Девід Аллен - випустив світ найкращий підручникз тайм-менеджменту — «Як упорядкувати справи: мистецтво продуктивності без стресів». Більшості відома ситуація, коли справи зростають як снігова куля, доводиться відкладати почате убік і хапатися за нове. У результаті нічого із запланованого виявляється невиконаним, нерви, стрес, неприємні наслідки.

Правильно використовувати свій час вчить розумна книга «Як упорядкувати справи». Посібник рекомендований не тільки зайнятим менеджерам, але й широкій аудиторії читачів, які зіткнулися з невирішеними проблемами.

На сторінках підручника Девід Аллен доступною мовоюрозповідає, як навчитися відокремлювати головне від другорядного. Правильно планувати свою діяльність шляхом сортування термінових справ за простою та зрозумілою схемою. «Завдання можна виконати за кілька хвилин? Виконуйте!» — радить автор, інакше передоручіть або відкладіть на інший час, коли це можна буде легко виконати.

Книга «Як упорядкувати справи» рясніє яскравими прикладамиз життя автора, коли він стикався з проблемою справ, що навалилися, посиленою зобов'язаннями перед іншими людьми. Девід Аллен ділиться ефективними методами розподілу власних силі поступовим подоланням купи невідкладних справ.

Мозок людини влаштований таким чином, що всі незавершені справи та зобов'язання щодо їх виконання постійно нагадуватимуть про себе, стверджує автор. Мозок буде зайнятий пошуком виходу, не даючи спокою людині навіть під час сну, а сумним результатом може стати лікарняне ліжко. Девід Аллен стверджує, що допомогти впоратися з такими станами може звичайний щоденник. Записуйте всі свої справи на папір, а не пам'ятайте, структуруйте справи по важливості та терміновості виконання, і ви уникнете стресів.

Автор радить використовувати його методику не тільки в ході рутинної роботи в компанії, а й у повсякденному житті. Книга вчить встигати робити всі необхідні дії методом планування та перерозподілу завдань за важливістю та терміновістю.

Більшість читачів добре відгукуються про вміст посібника з тайм-менеджменту від Девіда Аллена. Діляться враженнями про те, як позитивно вплинула книга на продуктивність їх роботи і якість життя.

На нашому сайті про книги сайт ви можете скачати безкоштовно без реєстрації або читати онлайн книгу «Як упорядкувати: мистецтво продуктивності без стресу» Девід Аллен у форматах epub, fb2, txt, rtf, pdf для iPad, iPhone, Android та Kindle. Книга подарує вам масу приємних моментів та справжнє задоволення від читання. Придбати повну версіюВи можете у нашого партнера. Також у нас ви знайдете останні новиниз літературного світу, дізнаєтесь біографію улюблених авторів Для письменників-початківців є окремий розділ з корисними порадамита рекомендаціями, цікавими статтями, завдяки яким ви самі зможете спробувати свої сили у літературній майстерності.

Цитати з книги «Як упорядкувати: мистецтво продуктивності без стресу» Девід Аллен

Ви повинні мати можливість скласти список на ходу і легко звертатися до нього з необхідною періодичністю.

Як показує мій досвід, коли люди будують плани переважно у природній та неформальній обстановці, вони позбавляються від внутрішньої напругиі досягають найкращих результатів.

Регулярно переглядайте свої списки завдань: це дозволить викинути їх із голови.

Причина занепокоєння – нестача контролю за ситуацією, організованості, підготовки та активності.

Для того, щоб прийняти правильне рішення, потрібно зробити всього два основні кроки - визначити: 1) яким має бути результат; 2) що саме цього потрібно зробити. На жаль, більшість людей це не здається очевидною.

Ключ до управління всім – це управління власними діями.

Для керування проблемами, які передбачають будь-які кроки з вашого боку, вам знадобляться список проектів, файли або папки для планів проектів та матеріалів для них, календар, список нагадувань про першочергові дії та список нагадувань про очікувані події.

Тепер опишіть однією пропозицією успішний результат, який принесе вам вирішення цієї проблеми або вихід із ситуації. Іншими словами, що має статися, щоб ви могли вважати проект здійсненим та поставити «галочку»?

Мало хто вважає, що має концентрувати увагу на бажаних результатах. Насправді мислення, орієнтоване на результати, є одним із найефективніших доступних засобів, що дозволяють зробити мрії реальністю.

Основними складовими внутрішньої впевненості та контролю за ситуацією є: 1) чітко сформульовані результати (проекти) та першочергові дії, необхідні для того, щоб просунутися до їх здійснення, а також 2) нагадування, об'єднані в надійну систему, до якої ви регулярно звертаєтесь. Я називаю це концентрацією уваги в горизонтальній площині. Хоча на перший погляд процес може здатися дуже простим, його реальне застосуваннядозволяє досягти глибоких результатів.

Скачати безкоштовно книгу «Як упорядкувати справи: мистецтво продуктивності без стресу» Девід Аллен

(Фрагмент)

У форматі fb2: Завантажити
У форматі rtf: Завантажити
У форматі epub: Завантажити
У форматі txt:

Getting Things Done

The Art of Stress-Free Productivity

PENGUIN BOKS

Девід Аллен

Як упорядкувати справи

Мистецтво продуктивності без стресу

8-ме видання, перероблене

«Манн, Іванов та Фербер»

Інформація

від видавництва

Видано з дозволу: Penguin Books, imprint of Penguin Publishing Group, a division of Penguin Random House LLC та Andrew Nurnberg Literary Agency

Аллен, Девід

Як упорядкувати справи. Мистецтво продуктивності без стресу / Девід Аллен; пров. з англ. Юлії Костянтинової. - М.: Манн, Іванов та Фербер, 2016.

ISBN 978-5-00057-691-5

Це оновлене видання самої відомої книгиз особистої ефективності, перекладеної кількома десятками мов. З її допомогою клубки ваших проблем розплутаються набагато швидше: ви знайдете ясність свідомості та впорядкованість думок, навчитеся відокремлювати важливі справи від другорядних, правильно ставити цілі та розподіляти пріоритети, доводити почате до кінця, а також повноцінно відпочивати.

У новому виданні велику увагу приділено роботі з електронною поштою та іншою цифровою інформацією, тому тепер методика Getting Things Done воістину універсальна.

Всі права захищені.

Ніяка частина цієї книги не може бути відтворена в будь-якій формі без письмового дозволу власників авторських прав.

Правову підтримку видавництва надає юридична фірма «Вегас-Лекс»

GTD - НОВИЙ ВИГЛЯД ЄДИНОБОРСТВ

Девід Аллен та його система Getting Things Done (GTD) давно відомі в Росії та мають широке коло шанувальників. Усім нам хочеться бути продуктивними, тобто здатними досягати бажаного результату без перенапруги, залишаючись спокійними та сфокусованими.

Кожен має свою історію знайомства з GTD. Я добре пам'ятаю, як одного разу близько десяти років тому у мене утворилося набагато більше зобов'язань, ніж я міг на той момент здолати. При цьому всі обставини мого життя були цілком приємними: народження дитини, кар'єрний зліт, переїзд до Москви. Я відчув, що не впораюся і можу втратити все, чого досяг. Потрібно було взяти життя під контроль, був гостро необхідний новий підхід до самоврядування. Тоді я познайомився із книгою Девіда Аллена. Вперше я прочитав її англійською мовою, а коли вона вийшла російською, ще кілька разів перечитував, щоразу відкриваючи для себе щось нове та корисне. Система, яку пропонує автор, зачепила мене тим, що описувала природний процес«Приведення справ у порядок», при цьому була універсальною, допомагала взяти під контроль усі сфери життя та принципово змінювала мислення.

GTD вчить не управлінню часом, а управлінню своєю свідомістю. Система дозволяє досягти стану високої продуктивності - повної включеності до процесу, дуже схожого на стан потоку у майстрів бойових мистецтв. Невипадково сам Девід має чорний пояс з карате і приховує, що у створення його методології вплинули східні навчання і єдиноборства. GTD можна розглядати як один із видів сучасних єдиноборств, який дозволяє людині успішно перемагати у світі, повному стресів, насичених інформаційних потоків та всіляких відволікань.

Нова редакція книги – це самостійний твір. Додано два нові розділи та багато інформації, що враховує сьогоднішні реалії світу інформаційні технології. Переклад зроблено наново, з нуля. Особлива увага була приділена уніфікації термінології. За всіма спірними моментами при перекладі російською мовою ми зверталися безпосередньо до Девіда. Переклад вийшов максимально автентичним та близьким до оригіналу по суті.

З того моменту, як я освоїв GTD і суттєво полегшив своє життя, моєю мрією було допомогти іншим дізнатися і прийняти систему Аллена. Після довгих років самостійного вивчення я пройшов усі етапи сертифікації системи у самого Девіда, отримавши статус майстер-тренера з його методології. Цього року ми з Девідом прийшли до рішення, що Росія заслуговує на те, щоб знайомитися і навчатися методології GTD так само, як це відбувається у всіх цивілізованих країнах, - не через разові і, на жаль, дуже рідкісні в Росії авторські виступи, а шляхом систематичного навчання на офіційних ліцензійних тренінгових програмах

Книга Девіда Аллена «Як упорядкувати справи. Мистецтво продуктивності без стресу» може надати істотну підтримку. Цей твіртішить тим, що в ньому дано не лише якісь теоретичні викладки, які описують ситуацію в цілому, а й цілком конкретні поради. Проста і доступна до розуміння мова розповіді допоможе легко зорієнтуватися в цій книзі навіть тим, хто взагалі не знайомий із теоріями тайм-менеджменту. Крім того, цілком життєві ситуації, які наводить письменник, допомагають краще зорієнтуватися у тих причинно-наслідкових зв'язках, які простежуються у творі. Ця книга чудово підійде тим, хто постійно перебуває у стані вічної зайнятості.

Звертаючись на пряму до читача у своїй книзі "Як упорядкувати справи", автор хіба що робить його співучасником всього процесу розповіді. Кожен із нас хоч раз у житті стикався з тотальною зайнятістю, а деякі постійно перебувають у цьому стані. Причому здається, що справи мають якось розгрібатися, адже не дарма така величезна кількість часу присвячена їх вирішенню, але натомість спостерігається ще більша їхня кількість. З чим це пов'язано? Чому люди мають властивість накопичувати проблеми? Чи можна підвищити ефективність своєї роботи, витрачаючи на її виконання менше часу? Методика автора дозволяє навчитися швидко і якісно вирішувати всі справи та труднощі в міру їх надходження, і це стосується не тільки робочих моментів, а й особистого життяадже вона так само є невід'ємною частиною нашого існування. Що таке GTD система? Чому таке велика кількістьлюдей віддають їй перевагу? Як працює ця методика і чи всім вона підійде? Автор охоче відповідає на ці та багато інших питань, які виникають під час читання.

Це оновлене видання найвідомішої книги з особистої ефективності, перекладеної кількома десятками мов. З її допомогою клубки ваших проблем розплутаються набагато швидше: ви знайдете ясність свідомості та впорядкованість думок, навчитеся відокремлювати важливі справи від другорядних, правильно ставити цілі та розподіляти пріоритети, доводити почате до кінця, а також повноцінно відпочивати. У новому виданні велику увагу приділено роботі з електронною поштою та іншою цифровою інформацією, тому тепер методика Getting Things Done воістину універсальна. 8-ме видання, перероблене.

* * *

Наведений ознайомлювальний фрагмент книги Як упорядкувати справи. Мистецтво продуктивності без стресу (Девід Аллен, 2015)наданий нашим книжковим партнером-компанією ЛітРес.

Методологія Getting Things Done: ласкаво просимо

Ласкаво просимо на справжні золоті копальні, де ви знайдете безцінну інформаціюпро те, як знайти резервні джерела енергії, спокою та ясності щодо того, чим ви займаєтеся в кожний конкретний момент, і як домагатися більшого, докладаючи менше зусиль. Якщо ми з вами схожі, то вам також подобається справлятися з різними завданнямиі робити це добре. У той же час ви хочете відчувати задоволення від життя, що здається практично неможливим, якщо працювати занадто старанно. Однак вибір не повинен бути "або - або". Цілком можливо ефективно працювати і бути при цьому захопленим своєю повсякденною роботою.

Ефективність – дуже важливий фактор. Можливо те, чим ви займаєтеся, дійсно важливо, цікаво чи корисно; а може, це не так, але цю роботу все одно треба виконувати. У першому випадку ви прагнете отримати максимальну віддачу від витрачених часу та сил. А у другому – скоріше перейти до інших справ, не залишаючи «хвостів».

Мистецтво розслабляти свідомість і здатність звільняти його від усіх турбот і переживань, ймовірно, є одним із найбільших секретіввеликих людей.
Капітан Дж. Хетфілд

Однак що б ви не робили, вам, швидше за все, хочеться відчувати більше спокою та впевненості в тому, що в Наразіви повинні займатися саме тим, чим займаєтеся: що пити пиво з колегами після роботи, милуватися вночі сплячою дитиною в колисці, відповідати на електронний лист або перекинутися парою слів з потенційним клієнтом у неформальній обстановці після зустрічі – це саме те, що ви повинні робити в той момент, коли ви це робите.

Коли я писав цю книгу, переді мною була мета навчити вас діяти максимально ефективно і спокійно, коли це необхідно. Протягом багатьох років я ділився цією інформацією з різними людьми, які живуть в різних умовахпо всьому світу і тепер можу з усією відповідальністю заявити: моя методологія працює.

Звідки ви знаєте, що маєте займатися саме тим, чим займаєтесь, у будь-який конкретний момент? Жодне програмне забезпечення, семінар, крутий блокнот, смартфон або навіть персональна місія не додадуть вам зайвої години на добу, не спростять завдання і не зроблять за вас цей іноді непростий вибір.

Щодо методів, їх може бути мільйон, а от принципів завжди буває лише кілька. Людина, яка освоїла принципи, легко може обрати власні методи. Людина, яка пробує методи, ігноруючи принципи, неодмінно виникнуть проблеми.
Ральф Волдо Емерсон, філософ, письменник

При правильному застосуванні ці інструменти можуть забезпечити підтримку ваших рішень, але власними силами не дадуть вам ні концентрації, ні контролю. Більше того: як тільки ви зрозумієте, як підвищити свою продуктивність на одному рівні, ви перейдете на наступний з новим набором обов'язків і творчих цілей, де нові завдання не дозволять вам обійтися простою формулою, новомодною штучкою або мобільним пристроєм, щоб знову повернутися в гру », але на наступному рівні у роботі та особистому житті. Можливо, ви організували для себе набір персональних інструментів і моделей поведінки, які якийсь час були дуже дієві, але великі зміни, наприклад, значні зміни на роботі, поява первістка або покупка будинку, перевірять їх на міцність і, ймовірно, створять серйозні незручності (Якщо не хаос!).

Незважаючи на відсутність універсальної простої техніки або інструменту для вдосконалення організованості та продуктивності, існують цілком конкретні дії, які можна зробити для їх підвищення. За багато років я відкрив прості процеси, що значно підвищують здатність людини конструктивно і проактивно справлятися з повсякденною рутиною, не упускаючи при цьому свої пріоритети. Використовувати їх можна і якщо ви керуєтеся над домашнім завданням у віці дванадцяти років, і якщо вам належить провести реорганізацію відповідно до корпоративної стратегії після нещодавньої ради директорів… підійдуть вони і для всіх проміжних ситуацій.

Книга, яку ви тримаєте в руках, – результат більш ніж тридцятирічного досвіду роботи з вивчення персональної та організаційної продуктивності. Це посібник з максимізації результатів та мінімізації вкладених зусиль у світі, де обсяг роботи постійно збільшується, а її характер постійно змінюється. Я і багато моїх колег провели сотні тисяч годин, консультуючи найрозумніших і зайнятих людейсучасності «на передовій» – у їхніх робочих кабінетах, у них будинки за зачиненими дверима, допомагаючи їм збирати, обробляти та організовувати всю свою роботу та зобов'язання. Сформульовані мною методи довели свою ефективність всім типів організацій, всіх рівнях роботи, у різних культурних контекстах і навіть вдома й у школі. Після багатьох років консультування та навчання найпросунутіших і найпродуктивніших професіоналів (а також їхніх дітей!) я впевнений у тому, що світ потребує цих методів.

Занепокоєння викликається недоліком контролю, організації, підготовки та дій.
Девід Кекіч, засновник фонду MaxLife

Керівники найвищого рівня прагнуть досягти «граничної продуктивності» – своєї, своїх підлеглих, своїх компаній, але при цьому не порушити балансу між роботою та особистим життям. Вони, як і я, знають, що після робочого дня за зачиненими дверима залишаються невідповідні телефонні дзвінки, завдання, які потрібно делегувати, необроблені питання, що залишилися після зустрічей та обговорень, зобов'язання на вищому рівні, які ще не прояснені та не взяті під контроль, невиконані особисті обов'язки та десятки потенційно важливих електронних листів серед сотень (або навіть тисяч) ще не прочитаних. Багато з цих ділових людейпроцвітають тому, що вирішені ними проблеми та реалізовані ними можливості важливіші, ніж недоробки в їхніх кабінетах, будинках та портфелях. Але за нинішніх темпів життя та розвитку бізнесу ця рівновага часто стає хиткою.

Ще важливіше, що люди перестали приділяти належну увагу шкільним спектаклям своїх дітей, їхнім спортивним змаганням, розмовам про життя перед сном. Вони просто більше не здатні бути «зараз і тут», хоч би чого це стосувалося. Наше суспільство пронизує страх і невпевненість: люди відчувають, що, мабуть, вони мають зараз робити щось, чого не роблять. Це створює напругу, якої немає позбавлення і немає рішення.

З одного боку, потрібні перевірені інструменти, які допоможуть людям сконцентрувати свої стратегічні та тактичні зусилля та дозволять нічого не проґавити. З іншого боку, необхідно створити такі моделі мислення та робоче середовище, які вбережуть найгарячіших ентузіастів від професійного вигорянняпід тиском стресу. Необхідні позитивні стандарти щодо роботи та особистого життя, які залучать та допоможуть утримати в наших компаніях кращих співробітників. Крім того, потрібні методи, які і в особистому житті забезпечать ясність, почуття контролю та творчий підхід для наших рідних та близьких та, що найважливіше, для нас самих.

Ми знаємо, що різні організаціївідчувають гостру потребу у цих знаннях. Вони також потребують школи, де переважна більшість дітей, як і раніше, не вчать, як аналізувати інформацію, концентруватися на результатах або які дії робити, щоб їх досягти. Вони потрібні кожному з нас, щоб ми могли скористатися можливостями, що відкриваються перед нами, і постійно покращувати навколишній світ.

Силу, простоту та ефективність методів, представлених у цій книзі, найкраще випробувати на власний досвід, у реальному часі, у конкретних ситуаціях. У міру того як ви читатимете або просто гортатимете цю книгу, у вас, безсумнівно, виникне бажання застосувати те, про що я розповідаю. Вам дуже допоможе, якщо ви виконуватимете те, про що читаєте, і постараєтеся зрозуміти суть цих моделей, а їх застосування, безсумнівно, змінить ваше життя.

Здоровий скептицизм найчастіше є найкращим способом усвідомити цінність того, що вам розповідають: спростуйте почуте, доведіть, що це неправда, якщо зможете. Це створить залучення, яка і є ключем до розуміння.

Завдання цієї книги – викласти суть динамічного мистецтва управління робочим процесом та досягнення персональної продуктивності у лінійному форматі. Я спробував організувати матеріал таким чином, щоб представити вам надихаючі перспективи і в той же час дати відчути смак моментального результату в міру прочитання книги.

Книга складається із трьох частин. У першій частині описується загальна картина, що міститься короткий оглядсистеми та пояснення, в чому полягає її унікальність та актуальність, а потім дається опис самих основних методів у стислій та доступній формі. У другій частині розповідається, як застосовувати принципи системи. Це ваша особиста практика покрокового застосування описаних моделей у повсякденному житті. У третій частині описані ще більш тонкі та значні результати, яких ви можете досягти, зробивши ці методи та моделі невід'ємною частиною вашої роботи та особистого життя.

Я хочу, щоб ви приєдналися, випробували все на собі і навіть заперечили! Я хочу, щоб ви особисто переконалися: те, що я обіцяю, не тільки можливе, але й одразу доступне кожному з вас. І я хочу, щоб ви знали: все це просто реалізувати. Для цього не потрібні нові навички. Ви вже вмієте концентрувати увагу, записувати інформацію, приймати рішення про бажані результати та наступні дії, аналізувати різні варіанти та робити вибір. Ви переконаєтеся, що багато ваших інтуїтивних дій дійсно були правильними. Я розповім, як підняти ці основні навички на новий рівеньефективності. Я хочу надихнути вас прийняти все це як ваш новий образ дій, що переверне ваше життя.

На сторінках книги я періодично посилаюсь на свою роботу з клієнтами, які використовують цю методологію. Останні тридцять років я працював консультантом з управління, коучем керівників та бізнес-тренером: поодинці, з партнерами та як засновник міжнародної тренінгової компанії. Моя робота переважно полягає у персональному консультуванні, проведенні семінарів та презентацій на основі методів, описаних у цій книзі. Я та мої колеги накопичили досвід індивідуальної роботи з тисячами людей та навчили сотні тисяч на наших внутрішніх семінарах та відкритих семінарах у багатьох країнах. Ми продовжуємо взаємодіяти з одними з найнеординарніших і найрозумніших людей по всьому світу. Це джерело, з якого я черпав досвід і приклади для цієї книги.

Водночас я такий самий учень, як і ви. Деколи я втрачаю контроль над ситуацією і не можу сконцентруватися, як і будь-яка людина. Я також повинен постійно використовувати описані в цій книзі методи, щоб зберігати ясність думок та оптимальний настрій. Як я зазначаю в розділі 15, необхідно виробити звичку на все життя, щоб перейти на більш високий і зрілий рівень. У цій книзі я розповідаю виключно про те, що випробував на собі, ефективності чого переконався і продовжую застосовувати в тій чи іншій формі.

Ця книга дасть вам те, що дуже точно описав один із моїх клієнтів: «Коли я просто почав застосовувати принципи цієї програми, вони врятували моє життя… Коли я повірив у них, вони змінили моє життя. Це вакцина від постійних авралів та протиотрута від дисгармонії, яку багато людей самі вносять у своє життя».

1. Нові методи для нової реальності

КОЖЕН З НАС, якщо навчиться ефективно справлятися з безліччю справ, зберігаючи при цьому ясність розуму, спокій і контроль над ситуацією, набуде можливості жити і працювати на повну потужність. Це кращий спосібнеподільно присвятити себе справі, якою ви займаєтеся в даний момент. Час раптом зникає, і ви повністю контролюєте потік своєї уваги. Ви займаєтеся саме тим, що маєте робити, враховуючи все коло ваших обов'язків та інтересів. Ви повністю сконцентровані зараз.

У наших силах зробити тільки одну річ, і найщасливіші люди – ті, хто зможе зробити це з самовіддачею. Ми можемо цілком зосередитись на даний момент. І звернути увагу на можливість, що відкривається перед нами.
Марк ван Дорен, письменник

У сучасних умовах саме так мають діяти професіонали, щоб бути успішними та ефективними. Тільки такий спосіб дій допомагає зберегти душевну рівновагу людям, схильним до перевантажень і стресів, і дає свободу цілком присвячувати себе важливим справам.

Припустимо, ви вже знаєте, як досягти такого розумного та результативного стану. Проте більшості людей потрібно навчитися застосовувати ці навички більш своєчасно, повно та системно, щоб контролювати ситуацію, а не нудитися під гнітом невиконаних справ. Хоча метод і техніки, описані в цій книзі, мають суто практичний характер і спираються на здоровий глузд, більшості читачів доведеться змінити свої поведінкові звички, перш ніж вони повною мірою відчують переваги цієї системи. Ці зміни стосуються того, як люди осмислюють та впорядковують завдання, які потребують їхньої уваги. Невеликі, на перший погляд, зміни можуть значно змінити підхід до деяких основних аспектів повсякденної діяльності. А про результати часто говорять, що вони змінюють саму думку.

Усі запропоновані у цій книзі методи спрямовані досягнення трьох головних целей: 1) визначити всізавдання, які потрібно виконати або які можуть виявитися корисними – зараз, пізніше колись; великі, маленькі чи середні; зафіксувати їх у логічній та зручній особисто для вас системі і більше не тримати їх у голові; 2) бути готовим приймати конкретні рішення, щоб завжди мати робочий план дій, які ви можете зробити або переглянути на даний момент; 3) відбирати та координувати весь цей зміст, визнаючи різні рівнівідповідальності перед самим собою та іншими людьми у будь-який момент.

Ця книга пропонує дієвий методуправління робочим процесом: ефективні інструменти, поради, техніки та прийоми для реалізації на практиці. Описані принципи та методи можна відразу використовувати у всіх сферах вашого особистого життя та професійної діяльності. Ви можете впровадити описану тут систему як основний спосіб дій у професійній сферіі в особистому житті, як це вже зробили багато хто до вас. А можете скористатися цією книгою як посібник, як взяти ситуацію під контроль, коли вам це необхідно.

Проблема: нові вимоги та нестача ресурсів

Майже кожній людині, з ким мені доводилося спілкуватися в Останнім часом, здається, що в нього занадто багато завдань і зовсім не вистачає часу, щоб усі їх виконати. Усього за тиждень у мене було два подібні випадки. Я консультував партнера у великій міжнародній інвестиційній компанії, який побоювався, що професійні обов'язки в рамках запропонованої нової посади зовсім не залишать йому часу на спілкування з сім'єю. Другу консультацію я провів із менеджером середньої ланки з управління персоналом: вона намагалася впоратися зі своєю щоденною рутиною зі 150 електронних листів, оскільки перед нею стояло завдання за рік збільшити штат регіонального офісу компанії з 1100 до 2000 осіб, при цьому вона хотіла, щоб вихідні були часом для її особистого життя.

Парадокс нового тисячоліття в тому, що якість життя у людей підвищилася, але водночас з цим підвищився і рівень стресу, тому що вони звалюють на себе більше зобов'язань, ніж може виконати. Бачить око, та зуб нейме. Різноманітність варіантів та можливостей обертається стресом прийняття рішень та вибору. Більшість людей губляться і не знають, як змінити ситуацію.

У роботи більше немає чітких кордонів

Основна причина підвищення рівня стресу в тому, що характер роботи змінився більшою мірою і набагато швидше, ніж наші навички та здібності. У другій половині ХХ століття поняття «робота» в індустріальному суспільствітрансформувалося від механічної роботи на конвеєрі до того, що пізніше Пітер Друкер настільки ємно висловив термін «інформаційна (інтелектуальна) робота».

Раніше робота була очевидною. Поля мають бути зорані, машини відремонтовані, коробки запаковані, корови подоєні, посилки надіслані. Ви точно знали, яку роботу треба виконати: ви її бачили. Було цілком очевидно, коли роботу зроблено, а коли ні. Для підвищення продуктивності праці слід підвищити ефективність робочого процесу – інакше кажучи, просто працювати старанніше чи довше.

Практично будь-яку роботу можна зробити краще, і сьогодні є величезна кількість інформації, як це зробити.

Сьогодні більшість проектів не мають конкретних кордонів. У багатьох моїх знайомих принаймні з півдесятка завдань, з якими вони намагаються впоратися прямо зараз, але навіть якби вони займалися ними все життя, то так і не змогли б довести їх до досконалості. Можливо, перед вами постає та сама проблема? Наскільки успішною може бути ця конференція? Наскільки ефективна ця програма або структура компенсаційного пакета ваших топ-менеджерів? Наскільки добре освіта, яку ви даєте дітям? Наскільки добрий блог, який ви ведете? Наскільки ефективною виявилася зустріч із персоналом, яку ви провели? Наскільки здоровим ви можете бути? Наскільки функціональна реорганізація вашого відділу? І нарешті, скільки доступної інформації допоможе вам «поліпшити» всі ці аспекти? Відповідь проста: нескінченна кількість інформації, доступна, принаймні потенційно, через інтернет.

З іншого боку, відсутність кордонів збільшує всім обсяг роботи. Сьогодні вирішення багатьох завдань в організації вимагає перехресного спілкування, взаємодії та залучення. Межі нашого особистого робочого простору руйнуються (або повинні зруйнуватися), а разом з ними ми втрачаємо розкіш не читати копії електронних листів від відділу маркетингу, або відділу управління персоналом, або якогось тимчасового комітету з вирішення якогось питання. Додайте до цього час, який ви присвячуєте спілкуванню з друзями та родичами в міру того, як зникає відстань між вами, адже сьогодні навіть літні активно користуються інтернетом і смартфонами, щоб «бути на зв'язку» з дітьми, що виросли.

Нові комунікаційні технологіїв геометричній прогресіїрозмивають межі наших зобов'язань та життя. У другому десятилітті нового століття ми переживаємо підвищений занепокоєння через те, що змушені бути завжди на зв'язку, особливо в умовах глобалізації («половина моїх співробітників працює в Гонконгу, а ще один ключовий фахівець – в Естонії»), віддаленої роботи та за всіх можливості підтримувати відносини. Не останню роль у цьому грає і наша одержимість різними кишеньковими і наручними гаджетами, які мають б пробільшими можливостями, ніж ціла кімната комп'ютерів у 1975 році.

Таким чином, більш розмитими і невизначеними стають не тільки робота і межі її сприйняття, але також час і простір, в яких ми можемо виконувати цю роботу, разом з обсягом, що збільшується потенційно значущою і доступною інформацією, здатною привнести додаткову цінність у наше життя.

Наша робота (і життя) продовжує змінюватись

Розмивання кордонів наших проектів та роботи в цілому саме по собі будь-кому може доставити проблеми. Тепер до цього додається постійна зміна визначення роботи, а також часта зміна обов'язків і інтересів.

Більшість із нас за минулі 72 години отримали більше імпульсів, що стимулюють зміни, що створюють нові проекти та змінюють пріоритети, ніж наші батьки раніше отримували за місяць, а можливо, й за цілий рік.

На семінарах я часто питаю: Хто з вас на роботі виконує тільки те, для чого був найнятий? І у кого з вас не було жодних значних змін в особистому житті минулий рік?» Дуже мало хто з учасників піднімає руку. При всій невизначеності меж роботи, якби вам вдалося досить довго дотримуватися чіткого кола обов'язків, швидше за все, ви змогли б встановити, що саме вам потрібно робити, скільки і на якому рівні, щоб не збожеволіти. І якби вам вдалося загалом більше контролювати своє життя (ніяких переїздів, змін у відносинах, жодних проблем зі здоров'ям чи побутових проблем у вас і ваших близьких, жодних фінансових потрясінь, жодних мотиваційних програм, що відкривають нові горизонти, жодних нав'язаних вам кар'єрних змін) , Ви могли б організувати своєрідний ритм та систему управління своїм життям, забезпечивши таким чином певний ступінь спокою та стабільності.

Ми ніколи не можемо бути справді готовими до чогось абсолютно нового. Нам необхідно пристосовуватись, а кожна спроба радикальної зміни – це особистісна криза. Ми проходимо випробування, ми маємо показати, на що здатні. Потрібна велика впевненість у собі, щоб ухвалити зміни без вагань.
Ерік Хоффер

Проте таких щасливців є одиниці. На це є три причини.

1. Сьогодні практично всі компанії працюють у режимі змін: постійно змінюють свої цілі, асортимент продукції, партнерів, покупців, ринки збуту, технології та власників. Все це, природно, позначається на структурі, формі, ролях та обов'язках.

2. Звичайний фахівець сьогодні більшою мірою, ніж будь-коли, є вільним агентом і змінює свою посаду так само часто, як його батьки колись змінювали роботу. Навіть співробітники сорока та п'ятдесяти з хвостиком років дотримуються стандартів постійного зростання. Їхні цілі набагато більше відповідають сучасним тенденціям«постійного розвитку фахівців, лінійних керівників та топ-менеджерів» – це просто означає, що вони не збираються затримуватись на своїй посаді надто довго.

3. Внаслідок відносної швидкості змін у культурі, способі життя та технологіях сучасним людямнабагато частіше доводиться брати під контроль своє життя. Несподівана необхідність дбати про людей похилого віку, допомагати дорослим безробітним дітям, справлятися з раптовими проблемами зі здоров'ям або намагатися прийняти значні зміни в житті, на які раптом вирішується ваша друга половина, - здається, що подібні речі відбуваються сьогодні частіше і мають серйозніші наслідки, ніж будь-коли.

Ми більше ні в чому не можемо бути впевнені, особливо в довгостроковій перспективі: що робити на роботі, вдома, на борту літака, за кермом автомобіля, у місцевому кафе, ніж займатися у вихідні, вранці в понеділок, несподівано прокинувшись о третій годині ранку, під час відпустки… і скільки зусиль потрібно докласти, щоб зробити все гаразд. На нас обрушується величезний потік інформації та комунікації із зовнішнього світу, і водночас у нашому внутрішньому світігенерується величезна кількість ідей та угод з іншими та самим собою. І виявляється, що ми зовсім не готові до таких внутрішніх і зовнішніх зобов'язань.

У цьому немає нічого нового для нашого високотехнологічного, глобально зв'язаного світу – за винятком швидкості, з якою відбуваються зміни. Коли темп змін у житті і на роботі був суттєво повільнішим, люди долали неминучий дискомфорт, пов'язаний зі змінами, і на якийсь тривалий період їхнє життя ставало розміреним та впорядкованим. У сучасних умовах більшість із нас не мають такої розкоші як період стабільності. Світ змінюється тоді, поки ви це читаєте. І якщо, поки ви це читаєте, ви паралельно думаєте про інші речі, що відбуваються у вашому житті, або відчуваєте непереборне бажанняперевірити електронну пошту, щоб отримати потенційно корисну нову інформацію, знайте, що це прояв синдрому під назвою «хочу все встигнути».

Колишніх методів та навичок недостатньо

Ні класичної освіти, ні традиційних моделей тайм-менеджменту, ні безлічі цифрових та паперових інструментів планування виявляється недостатньо, щоб упоратися із сьогоднішніми вимогами. Якщо ви намагалися скористатися якимись із цих інструментів, то, ймовірно, дійшли висновку, що вони не відповідають швидкості, складності та зміні пріоритетів, характерних для вашої діяльності. Для того щоб зберігати концентрацію, спокій та контроль над ситуацією в наш плідний, але неспокійний і метушні час, необхідний новий підхід до способу мислення та роботи. Потрібні нові методи, технології та навички роботи, які допоможуть досягти успіху та високої ефективності.

Був час, коли традиційний підхід до тайм-менеджменту та самоорганізації виявлявся дієвим. Пропонувалися корисні рекомендації співробітникам, які переходили від ери механічної роботи на конвеєрі до нового типу роботи, що включає необхідність вибору, яку виконувати і коли. Після того, як час сам перетворився на фактор виробництва, головним робочим інструментом стали персональні щоденники. (Навіть у 1980-х роках багато співробітників вважали кишеньковий щоденник вершиною самоорганізації, хоча й сьогодні багато хто вважає його основним інструментом контролю поряд, можливо, з електронною поштою.) Разом із необхідністю правильно розподіляти час виникла потреба робити правильний вибірщодо того, чим займатись. Ключовими техніками, покликаними у цьому допомогти, були метод визначення пріоритетів АВС та формування щоденних списків справ. Маючи свободу вибору, що робити, ви мали робити правильний вибір, враховуючи свої пріоритети.

Ймовірно, ви переконалися – принаймні певною мірою – що щоденник допомагає ефективно організувати лише невелику частину того, що вам потрібно пам'ятати, щоб контролювати ситуацію. Щоденні списки справ та спрощена система визначення пріоритетів виявилися малоефективними під час роботи з тим обсягом різнопланових завдань, з якими має справу звичайний співробітник. всі більше людей, у яких робота і життя складається із сотень електронних листів та повідомлень щодня; при цьому їм не можна ігнорувати жодного прохання, скарги, розпорядження чи звістки, стосуються вони професійного чи особистого життя. Дуже мало хто може розподілити свої завдання за рівнем пріоритетності або дотримуватися заздалегідь складеного списку справ без того, щоб перший телефонний дзвінок, SMS або розмова з начальником або чоловіком(-ою) не порушив би безнадійно цей план.

Загальна картина чи повсякденні завдання?

З іншого боку, безліч книг з бізнесу, моделей, семінарів та гуру як вирішення проблем у нашому складному світі пропонують поглянути на загальну картину справ. Усвідомлення головних цілей та цінностей має стимулювати мислення, яке впорядкує роботу, надасть їй значення та напрямок. На жаль, на практиці обмірковування цінностей, логічно обґрунтоване, дуже часто не дає бажаного результату. Я багато разів ставав свідком того, як ці спроби провалювалися, як правило, з таких причин.

Вітер і хвилі завжди на боці найдосвідченішого навігатора.
Едвард Гіббон, історик

1. У повсякденній рутині занадто багато відволікаючих факторів, які не дозволяють сконцентруватися на перспективі.

2. Неефективні особисті системи планування формують величезне підсвідоме небажання розпочинати масштабніші проекти і ставити більш серйозні цілі, тому що ними, швидше за все, не вдасться грамотно керувати, а це спровокує ще більше відволікаючих факторів та стресу.

3. Коли ми прояснюємо собі вищі ціліі цінності, це піднімає планку наших стандартів, змушуючи звертати увагу на багато інших речей, які теж потребують зміни. До цього моменту нас вже шалено дратує ту непомірну кількість справ, які нам належить виконати. А звідки взялися всі ці завдання, які складають наші списки справ? Виникли з наших цінностей!

Хаос не проблема. Скільки часу займає встановлення взаємозв'язків – ось що важливе.
Док Чілдр і Брюс Крайєр, бізнес-тренери, консультанти

У нашій культурі інтелектуальної роботи є суттєва прогалина: відсутня система логічно пов'язаних поведінкових моделей та інструментів, що ефективно діють саме на тому рівні, де фактично відбувається робота. Така система має поєднувати як глобальну перспективу, так і найдрібніші доступні деталі. Вона має враховувати безліч рівнів пріоритетів. Повинна забезпечувати контроль за сотнями одиниць нової інформаціїщоденно. Повинна економити значно більше часу та зусиль, ніж витрачається на її підтримку. Повинна спрощувати процес виконання завдань.

Перспектива: повна готовність майстра єдиноборств

Уявіть на мить, що було б, якщо ви могли б повністю контролювати ситуацію на всіх рівнях у будь-який момент. Що якби ваша свідомість була абсолютно вільною і ніщо не штовхало б вас до непродуктивної діяльності? Якби ви могли нероздільно приділити всю свою увагу тому, чим займаєтеся на власний вибір, без будь-яких відволікаючих факторів?

Ми відмовляємося від життя, якщо не приділяємо йому належної уваги, чи йдеться про миття вікон чи спробу написати шедевр.
Надя Буланже, композитор

І це можливо. Є спосіб взяти все під контроль, зберігати спокій та виконувати важливі відносини з мінімальними зусиллями як у професійній, так і в особистій сферах. В умовах нашого складного світуви можете випробувати на собі стан, який майстри східних єдиноборств уподібнюють до води, а видатні спортсмени – потоку. Ви, мабуть, час від часу вже відчували щось схоже.

Це стан, коли свідомість не замутнена і ви здатні діяти конструктивно у всіх сферах життя. Його може досягти кожен, щоб зберігати рівновагу, стабільно досягати позитивних результатівроботи та з оптимізмом ставитися до життя. Весляр світового класу Крейг Ламберт так описав це відчуття:

«Веслярі називають стан відсутності опору гойдалками… Згадайте дитячу радість від розгойдування на гойдалках у дворі: легкість руху, імпульс від руху самих гойдалок. Гойдалки несуть нас: ми не докладаємо жодних зусиль. Ми розгойдуємо їх ногами, щоби злетіти вище, але основну роботу виконує гравітація. Ми не стільки гойдаємо, скільки нас розгойдує. Човен несе вас. Вона хоче рухатися швидше, швидкість – це її суть. Наше завдання – працювати з човном у парі, перестати заважати його руху, намагаючись змусити його плисти швидше. Якщо намагатися занадто сильно, це сповільнить хід. Спроби стають судомними зусиллями, які знищують себе. Деякі люди, які бажають піднятися соціальними сходами, роблять відчайдушні спроби стати аристократами, але самі їхні зусилля доводять протилежне. Аристократи не намагаються чогось досягти – їхній статус вже їм належить. Також і гойдалка – це стан досягнутої мети».

Коли «свідомість як вода»

У караті є метафора, що визначає стан ідеальної готовності: свідомість як вода. Уявіть, що ви кинули камінь у спокійне озеро. Що станеться з водяною гладдю? Відповідь проста: це залежить виключно від сили кидка та маси каменю, потім поверхня води знову заспокоїться. Не більше не менше.

Здатність створювати силу прямо пропорційна здатності розслабитися.

Вода - це вода, з усіма її властивостями та якостями. Вона може накрити з головою, але з нею цього не можна зробити. Вона може бути спокійною, але при цьому не має нетерпіння. Її можуть змусити змінити русло, але це на ній не позначається. Розумієте, що я?

У караті ефективність удару визначається його швидкістю, а чи не силою. Це ніби клацання хлистом. Ось чому люди, які не відрізняються великою комплекцією, можуть навчитися ламати дошки та цеглу голими руками: для цього потрібна не груба фізична сила, а вміння завдати точкового удару з потрібною швидкістю. Однак напружені м'язи не здатні виконувати швидкі дії. Так що на вищих щаблях тренувань у східних єдиноборствах навчають рівноваги та релаксації та у рівного ступенявимагають прояви цих якостей, як і решти навичок. Суть полягає в очищенні свідомості, щоб вона стала відкритою і готовою адекватно відреагувати.

Все, що змушує вас реагувати дуже бурхливо або недостатньо активно, може впливати на вас, і найчастіше саме так і відбувається. Якщо ви неадекватно реагуєте на електронний лист, на власні думки про те, що вам потрібно зробити, на дітей чи начальника, це зменшить ефективність результатів. Більшість людей приділяють багатьом речам більше чи менше уваги, ніж вони на те заслуговують, просто тому, що не досягають стану «свідомість як вода».

Чи можна увійти до «продуктивного стану» за бажанням?

Згадайте, коли останнього разу ви відчували, що працюєте дуже ефективно. Швидше за все, ви відчували, що контролюєте ситуацію, не відчували стресу, були повністю зосереджені на роботі, не помічали часу (як уже обід?) і відчували, що істотно наблизилися до бажаного результату. Хочете відчувати такий стан частіше?

Якщо ваша свідомість чиста, вона завжди готова до всього, вона відкрита для всього.
Сбанрі Судзукі

А якщо ви відчуваєте, що ситуація вийшла з-під контролю, відчуваєте стрес, не можете сконцентруватися, вам нудно, час ніби зупинився - чи можна все змінити і повернутися до продуктивного стану? Система GTD допоможе повернутися до стану «свідомість як вода» та задіяти всі ваші ресурси та можливості з максимальною ефективністю. Багато хто не помічає, в який саме момент виходять із продуктивного стану. Більшість людей існують у напівстресовому стані так часто і так давно, що вже забули, що може бути інакше, що взаємодіяти зі світом можна у позитивному режимі. Я сподіваюся, що ця книга спонукає вас визначити, який рівень стресу ви усвідомлено приймаєте, знаючи, що у вашому розпорядженні є техніка для його зниження.

Принцип: ефективне управління внутрішніми зобов'язаннями

Після кількох десятків років консультування та навчання, за які мені довелося спілкуватися з тисячами людей, я прийшов до простої істини: Головна причинастресу полягає у неправильному управлінні зобов'язаннями, які люди на себе беруть. Навіть ті, хто не відчуває стресу, незмінно почуваються більш розслаблено, краще концентруються і працюють продуктивніше, як тільки навчаться ефективно контролювати «відкриті питання» у своєму житті.

Можливо, у вас набагато більше зобов'язань, ніж ви усвідомлюєте, і кожне з них, серйозне чи незначне, відстежується підсвідомою частиною вашого мозку. Це так звані «відкриті питання», або «незавершені цикли», тобто все, що відволікає увагу і не має відношення до завдання, яким ви займаєтесь. «Відкритим питанням» може бути все, що завгодно, від дійсно масштабних цілей, наприклад «покінчити з проблемою голоду в усьому світі», до скромніших завдань – «найняти нового помічника» або навіть до повсякденних справ – «замінити лампочку на ганку».

Для того, щоб ефективно впоратися з усім цим, потрібно спочатку визначити все, що вас турбує; зрозуміти, що саме це для вас означає, а потім ухвалити рішення, як з цим бути. Здається нічого складного, проте на практиці більшість людей не можуть виконати це системно і послідовно. Їм не вистачає знань чи мотивації, а іноді й того й іншого, головним чином тому, що вони не усвідомлені ют, яку ціну доведеться заплатити за нехтування цим правилом.

Основні вимоги для управління зобов'язаннями

Для ефективного управліннязобов'язаннями необхідно виконання деяких базових дій та моделей поведінки.

Насамперед, якщо ви тримаєте всі свої справи в голові, то ваша свідомість вже не «як вода». Будь-яке незавершене завдання потрібно зафіксувати у зручній для вас системі планування, якою ви постійно користуєтеся, та згодом виконати.

По-друге, необхідно чітко усвідомити, у чому ваше зобов'язання, і вирішити, що потрібно робити, щоб його виконати.

По-третє, як тільки ви визначилися з тими діями, які потрібно зробити, ви повинні створити для себе систему нагадувань, до якої періодично повертатиметеся.

Думайте головою, щоб викинути усі справи з голови.

Важлива вправадля тестування цієї моделі

Пропоную письмово викласти ситуацію чи проект, який найбільше займає ваші думки останнім часом. Що найбільше турбує, збиває з пантелику, цікавить чи будь-яким іншим чином поглинає вашу увагу? Це може бути проект або проблема, з якими вам потрібно впоратися зараз, або ситуація, з якою неминуче доведеться зіткнутися в майбутньому.

Можливо, ви плануєте відпустку і вам потрібно вирішити низку важливих питань, як завжди в останню хвилину. Або вам щойно надійшов електронний лист із важливим та терміновим питанням по роботі вашого відділу. Або, можливо, ви щойно отримали у спадок шість мільйонів доларів і не знаєте, що робити з готівкою. Це може бути все, що завгодно.

Виклали? Чудово! Тепер сформулюйте в одному реченні бажаний успішний результат вирішення цієї проблеми чи ситуації. Іншими словами, що має статися, щоб ви викреслили цей проект зі списку справ як завершений? Це можуть бути самі прості пропозиції, наприклад: "Провести відпустку на Гаваях", "Залагодити ситуацію з клієнтом Х", "Вирішити шкільні проблемиСьюзан», «Прояснити нову структурууправління у відділі», «Застосувати нову інвестиційну стратегію» або «Знайти варіанти вирішення проблем із читанням у Мануеля». Все ясно? Чудово!

Тепер запишіть, яку конкретну фізичну дію потрібно виконати насамперед, щоб на крок наблизитися до вирішення ситуації. Якби ви не займалися нічим іншим у житті, окрім вирішення цієї проблеми, що зробили б зараз? Можливо, зателефонували б комусь чи написали SMS? Надіслали електронного листа? Взяли аркуш паперу та ручку та влаштували мозковий штурм? Почали шукати інформацію в Інтернеті? Купили цвяхів у будівельному магазині? Поговорили особисто із партнером, помічником, юристом чи начальником? Що б ви зробили?

Відповіли на це запитання? Добре.

Наскільки корисними виявились для вас ці дві хвилини роздумів? Переважна більшість людей, які виконували цю вправу в ході наших семінарів, відчули, що хоч трохи контролюють ситуацію; у них знижувалася напруга та підвищувалася концентрація. Крім того, посилювалась мотивація зробити щось конкретне для вирішення питання, про яке досі вони лише абстрактно розмірковували. А тепер уявіть собі, що ця мотивація, тільки в тисячу разів сильніша, – спосіб жити та працювати.

Думайте як людина справи, дійте як людина розуму.
Анрі Бергсон, філософ

Якщо після виконання цієї невеликої вправи ви зазнали позитивних зрушень, подумайте, чому знизився ваш занепокоєння. Адже фактично нічого не змінилося: ситуація ще не завершена. Але ви, ймовірно, отримали більш чітке уявлення про бажаний результат і конкретну дію, яку потрібно виконати для початку. Змінилася найважливіша складова для досягнення ясності, концентрації та спокою духу: ваша взаємодія зі своїм внутрішнім світом.

Але чому це сталося? Адже справа не в тому, що ви «стали організованою» або «визначили пріоритети», – ви почали міркувати. Від вас вимагалося зовсім небагато: визначити ваше зобов'язання щодо конкретної проблеми чи можливості та ресурси для вирішення цієї проблеми. Зазвичай, люди дуже багато думають. Але біда в тому, що вони думають про проблеми, а не рішення цих проблем. Якщо ви сумлінно виконали запропоновану вправу, вам потрібно було організувати ваше мислення з точки зору результату та дії, а це зазвичай відбувається лише при свідомій концентрації зусиль. Фізична реакція може бути автоматичною – але не процес мислення.

Суть інтелектуальної праці

Ласкаво просимо в реальний світінтелектуальної праці з його основним принципом дій: вам доведеться думати про свої справи більше, ніж ви сподіваєтеся, але менше, ніж боїтеся. Як писав Пітер Друкер: «В інтелектуальній праці завдання потрібно сформулювати самому. "Які очікувані результати цієї роботи?" - Ось головне питання, що визначає ефективність інтелектуального працівника. Це питання потребує ризикованих рішень. Зазвичай на нього немає правильної відповіді – є лише різні варіанти дій. Потрібно чітко розуміти кінцевий результат, щоб досягти ефективності при його досягненні».

Будь-якій дії передує думка.
Ральф Волдо Емерсон

Більшість людей не горять бажанням витрачати сили та енергію, щоб зрозуміти, що насправді означає те, що відбувається з ними, і вирішити, що з цим робити. Нас ніколи по-справжньому не вчили, що, перш ніж розпочати роботу, її треба обміркувати. Істотну частину повсякденної рутини зумовлено, і, приходячи на роботу, ми просто приймаємося за недороблені завдання. Так само в особистому житті: ми знаємо, що сім'ю потрібно годувати, білизну прати, одягати дітей. Лише деякі люди розуміють, що вони повинні сконцентруватися, щоб визначити бажаний результатта необхідні дії для його досягнення. Однак, відверто кажучи, це ефективний спосібзробити мрії реальністю.

Чому деякі думки не йдуть у вас із голови

Найчастіше ви не можете перестати думати про речі, які в їхньому справжньому вигляді вас не влаштовують і які ви хочете змінити, при цьому:

Ви ще не визначилися, яким саме має бути бажаний результат;

Ви не вирішили, яким має бути наступний крок чи конкретна дія; та/або

Ви не ввели нагадування про результат і потрібну дію в зручну для вас систему планування.

Постійне непродуктивне обмірковування справ, які потрібно зробити, – це найбільша витрата часу та сил.
Керрі Глісон, консультант

Ось чому ці речі не йдуть у вас із голови. Поки ви не розкладете собі ситуацію по поличках, не ухвалите рішення і не зафіксуєте цю інформацію в системі планування, до якої у вас абсолютно точно завжди є доступ, ваш мозок не відмовиться від цього завдання. Ви можете обдурити будь-кого, тільки не власну свідомість. Воно точно знає, чи прийшли ви до підсумкового рішення і чи помістили інформацію про результат і нагадування про дії в системі планування, якій можна довіряти, щоб розум розум міг правильно скористатися цим. Поки ви це не зробите, свідомість не перестане повертатися знову і знову. Навіть якщо ви вже визначилися з наступним кроком, необхідним для вирішення проблеми, ваша свідомість не заспокоїться, поки нагадування не виявиться там, де воно точно виконає свою функцію. Ваша свідомість продовжуватиме тиснути на вас через невиконаний наступний крок, особливо коли ви нічого не можете вдіяти, і це тільки підвищує рівень стресу.

Ваша свідомість не має власного розуму

Якби наша свідомість керувалася внутрішньою логікою та розумними доводами, то нагадувала б нам про те, що потрібно зробити, лише тоді, коли ми маємо для цього реальну можливість.

У вас випадково не завалявся десь ліхтарик, у якому сіли батареї? Як ви вважаєте, коли свідомість нагадає вам, що потрібно купити нові батарейки? Коли ви побачите, що старі не працюють! Не надто розумно: якби у свідомості був внутрішній розум, воно нагадувало б про батареї, що сіли, тільки тоді, коли ви проходите повз вітрину з батарейками в магазині. І ще про те, який потрібен розмір батарейок.

Згадайте: з моменту пробудження вранці до цієї хвилини ви думали про щось, що повинні зробити, але ще не виконали? Думка про це відвідувала вас більше одного разу? А навіщо? Адже це марна трата часу та енергії – продовжувати розмірковувати над тим, чим ви не займаєтеся у цей момент. До того ж це лише посилює занепокоєння з приводу того, що вам слід зробити, а ви не робите.

Керуйте своїм розумом, чи він керуватиме вами.
Горацій

Більшість людей повністю підкоряються своєму розумовому процесу, що реагує на зовнішні стимули, особливо коли стикаються з синдромом «багато-всього-встигнути». Швидше за все, ви надто багато незавершених ситуацій та відкритих питаньвіддали на відкуп своєї свідомості, яка нездатна ефективно з ними впоратися. Згідно з результатами досліджень, людська психіка просто не може не відслідковувати незавершені ситуації, причому це відбувається не з позиції розумного, позитивного мотиватора (як вважали спочатку), а з позиції критика, що відволікає вас від інших думок, що знижує вашу здатність активно діяти.

Для всіх речей та ситуацій, які потрапляють у категорію «різне», можу дати таке визначення: це все, що ви впустили у свій фізичний або психологічний світАле що не знайшло там адекватного місця, а ви ще не зрозуміли точно, що це означає для вас, яким має бути бажаний результат і наступний конкретний крок. Більшість систем планування більшість людей не працюють тому, що люди ще не трансформували всі ті речі, які вони намагаються планувати. Поки ці речі залишаються «різними», вони не контролюються.

Майже всі списки завдань, які мені довелося бачити за багато років (якщо такі списки були в принципі), були просто перерахування різних речей, а не перелік реальних дій, орієнтованих на результат, які необхідно виконати. Це було своєрідним нагадуванням про безліч незавершених справ, не розкладених на результат і конкретні кроки, тобто не було реальним планом, що повинен робити укладач цього списку.

Ми повинні перетворити всі завдання, що потрапили в категорію «різне», у чітку послідовність значних дій, проектів та інформації, що готова до застосування.

Ось що зазвичай ми бачимо у стандартному списку завдань: "Мама", "Банк", "Доктор", "Няня", "Віце-президент з маркетингу" і т. д. Читання таких списків частіше викликає ще більший стрес, а не полегшення . Так, це цінне нагадування про те, що ви повинні щось зробити чи ухвалити якесь рішення. Але чисто психологічно це, як і раніше, залишається закликом: «Прийми рішення!» І якщо в даний момент у вас немає сил чи можливості подумати і ухвалити це рішення, такий список завдань просто нагадає вам, що у вас дуже багато справ.

Кінець ознайомлювального фрагмента.

У повсякденній робочій обстановці я часто ловлю себе на думці, як швидко я забуваю про дзвінок чи лист, якщо відступаю від власної процедури GTD (Getting Things Done – доведення справ до завершення). З GTD я познайомився за перекладною статтею на рубежі 2000-х. Ідея мені сподобалася, і я вигадав свою систему. У двох словах: (1) фіксуйте всю вхідну інформацію; (2) виконуйте дії, які вимагають не більше кількох хвилин; (3) сортуйте інформацію, що залишилася. Так ось, проколи у мене трапляються, якщо я не зафіксував інформацію на вході. А звичка довіряти записам у мене настільки стійка, що я не «роюсь» у пам'яті у пошуках пропущених листів… що й призводить до перепустки важливого листа. Книга «Як упорядкувати» допоможе вам підвищити ефективність, поставивши рутину на автопілот. Ви навчитеся відокремлювати другорядні відносини від важливих, правильно ставити цілі та розподіляти пріоритети, працювати з вхідною інформацією та завданнями. У 2015 р. вийшло друге англійське видання, яке було перекладено російською мовою у 2016 р. У новому виданні велику увагу приділено роботі з електронною поштою та іншою цифровою інформацією.

Девід Аллен. Як упорядкувати справи. - М.: Манн, Іванов і Фербер, 2010. - 368 с.

Завантажити короткий зміст у форматі або

Частина I. Мистецтво отримувати результат

Розділ 1. Нова методика для нової реальності

Всі методи, представлені в моїй книзі, засновані на досягненні двох основних цілей: 1) об'єднати всі завдання, які потрібно виконати - зараз, пізніше або колись, серйозні, дрібні або середньої важливості - у логічно впорядковану і надійну систему, що виходить за межі вашої свідомості і вашого розуму; 2) привчити себе приймати фронтальні рішення, що стосуються всіх вхідних відомостей, з якими ви стикаєтеся в житті, щоб у вас завжди був план подальших дій, який можна здійснити або переглянути будь-якої миті.

Списки пріоритетів та переліки завдань на кожен день стали основними інструментами, які люди розробили, аби хоч якось упорядкувати свій вибір можливих подальших дій. Календар, за всієї своєї важливості, допомагає ефективно впорядкувати лише малу частину завдань, які потребують вирішення. Заздалегідь складений план робіт може бути перекреслено першим телефонним дзвінком або втручанням начальства.

Є спосіб отримати повний контроль за ситуацією, зберігаючи спокій. Такий стан майстра бойових мистецтв називають «плинність свідомості». Це стан роботи, події та буття, у якому свідомість зберігає ясність і породжує конструктивні ідеї (див. ).

Найголовніше для внутрішнього спокою – звільнення розуму та готовність до всього.

Більшість стресових ситуацій зумовлено неадекватною реакцією на зобов'язання, які люди дають чи ухвалюють. Все, що вас не влаштовує і, на вашу думку, не на своєму місці, – це незамкнені цикли, що відволікають вашу увагу. Якщо щось займає ваші думки, то ваша свідомість не вільна. Все, що ви вважаєте незавершеним, слід об'єднати в систему поза вашою свідомістю (я називаю її накопичувальним кошиком), до якої вам доведеться регулярно повертатися, щоб упорядкувати її вміст. Ви повинні вирішити, що потрібно зробити (якщо має сенс щось робити), щоб виконати кожне із завдань. Вам слід об'єднати нагадування про дії в систему, до якої ви регулярно звертатиметеся.

Вправа для тестування моделі.Опишіть на папері ситуацію, яка зараз найбільше займає вашу свідомість. Тепер опишіть однією пропозицією успішний результат, який принесе вам вирішення цієї проблеми або вихід із ситуації. Тепер запишіть першочергові дії, які слід зробити, щоб ситуація зрушила з місця. Якщо під час цієї маленької вправи всередині вас відбулися хоч якісь зміни в кращий бікподумайте про них.

Розділ 8. Перегляд даних: як підтримувати систему у робочому стані

Ваша система не повинна залишатися статичною – вона повинна містити лише актуальну інформацію, а крім того, стимулювати періодичну та доцільну оцінку вашого життя та роботи на кількох рівнях. Мене часто запитують: Скільки часу ви витрачаєте на огляд своєї системи? Відповідь проста: "Рівне стільки, скільки мені потрібно, щоб спокійно займатися своїми справами". Фактично це кілька секунд двічі на день.

Спочатку загляньте в календар, потім у списки дій. Чарівним ключиком для підтримки ефективності процесу є щотижневий огляд. Щотижневий огляд – це все, що вам необхідно зробити, щоб звільнити голову та сфокусувати свою діяльність на наступні кілька тижнів. Він включає всі етапи управління робочим процесом: збір, обробку, організацію та огляд всіх ваших зобов'язань та намірів, щоб ви могли чесно сказати: «Я точно знаю весь перелік завдань, які зараз не роблю, але якими міг би зайнятися, якби вважав це потрібним».

Раджу виділяти для огляду дві години в районі полудня в останній робочий день тижня. Такий вибір часу можна назвати оптимальним із трьох причин:

події минулого тижня ще не встигли стертися з пам'яті, і ви можете провести детальний аналіз («Ах так, потрібно не забути зв'язатися з нею з приводу…»);
коли ви (неодмінно) виявите дії, які вимагають зв'язатися з людьми на роботі, ви ще матимете час це зробити до того, як усі вирушать на вихідні;
чудово очистити всі рівні свідомості, щоб розвіятися та відпочити на вихідних, коли ніщо не займає ваших думок.

Незалежно від способу життя, вам потрібен щотижневий ритуал для пересортування завдань.

Кращі ідеї щодо роботи не відвідають вас, доки ви працюєте.

Розділ 9. Дії: як вибрати найкращий варіант

Ваш вибір поточних дій визначається критеріями у такому порядку: контекст, запас часу, запас енергії, пріоритетність. Складайте нагадування про дії по контексту: «Дзвінки», «Дома», «За комп'ютером», «Поїздки», «Порядок денний зустрічі для Джо», «Порядок денний зустрічі для планерки» і т. д. Відсортовані за контекстом списки дозволяють уникнути непотрібних повторних роздумів, чим зайнятися.

Протягом робочого дня у будь-який момент ви зайняті одним із трьох типів діяльності: виконанням запланованої роботи, виконанням у міру її появи, плануванням подальшої роботи. На жаль, багато хто дозволяє собі з головою піти у вирішення незапланованих спонтанних питань, пускаючи решту двох видів роботи на самоплив, що неминуче викликає проблеми. Часто буває набагато простіше зануритися в термінові справи, ніж розібратися з кошиком «Вхідні», електронною поштою та рештою своїх відкритих питань.

Чи готові ваші системи максимально ефективно підтримати вас у подібній ситуації о 10:26 ранку у понеділок? Якщо ви все ще тримаєте всі завдання в голові і намагаєтеся заносити до списків лише «критично важливі» справи, можу припустити, що відповідь негативна.

Я помітив, що люди набагато успішніше справляються з непередбаченими обставинамиі кризами, ніж з обробкою, організацією, оглядом та оцінкою тієї частини своєї роботи, яка не є настільки очевидною. Легше зайнятися тим, що терміново, особливо коли накопичилося багато необроблених і відносно неконтрольованих завдань на робочому столі, у скриньці електронної пошти та в голові. Для багатьох людей невичерпний потік очевидних спонтанних справ стає зручним приводом, щоб уникнути відповідальності за планування своєї діяльності та управління списками завдань.

Глава 10. Контроль за проектами

Завжди корисно мати ефективні інструменти під рукою, щоб зберегти ідеї щодо проекту, як тільки вони прийшли на думку. Якщо ви нічого не записуєте або не користуєтеся цифровими пристроями, надзвичайно складно зберігати концентрацію на якомусь завданні довше кількох хвилин, особливо працюючи поодинці. Але якщо ви використовуєте фізичні інструменти, щоб фіксувати ваші думки, то конструктивно працювати над завданням можна годинами (як такі інструменти я віддаю перевагу Word та Excel – Прим. Багузіна).

Частина ІІІ. Сила ключових принципів

Розділ 11. Корисна звичка збирати інформацію

Коли люди, з якими ви співпрацюєте, бачать, що на вас завжди можна покластися в тому, як ви приймаєте, обробляєте та організуєте отриману від них інформацію та свої зобов'язання, їхня довіра до вас зростає.

Якщо негативні емоціївиникають внаслідок порушення внутрішніх домовленостей, можливі три варіанти дій, що дозволяють усунути негативні наслідки: не укладати домовленості, виконати домовленість, переглянути домовленість

Якість будь-якої цілісної системи визначається її найслабшою ланкою. І найчастіше ахіллесовою п'ятою організації стає керівник, нездатний забезпечити активну та своєчасну комунікацію в системі. Особливо часто я помічаю подібне в компаніях, де кошиків «Вхідні» або взагалі немає, або вони переповнені і очевидно, що ними занадто довго ніхто не займався. Такі компанії зазвичай страждають від серйозних провалів у комунікації, тому що їхня система ненадійна. Я консультував керівників, у яких календар був просто переповнений записами про призначені зустрічі. Однак, щойно вони починали своєчасно відповідати на електронні листи, ситуація докорінно змінювалася. Коли співробітники та інші люди почали електронною поштою отримувати те, що їм було необхідно від керівника, у форматі зворотного зв'язку чи якихось рішень, їм більше не потрібно було намагатися потрапити на особистий прийом для з'ясування цих питань.

Розділ 12. Важливість визначення подальших дій

Декілька дуже досвідчених керівників вищої ланки зізнавалися мені, що питання «Яким має бути наступна дія?» як операційний стандарт у тому компанії докорінно підвищувало вимірюваний результат діяльності. Цей підхід назавжди змінив на краще їхню корпоративну культуру. Чому? Тому що це питання вносить ясність, стимулює відповідальність, підвищує продуктивність та розширює можливості.

Розділ 14. Методологія GTD та когнітивна наука

Дослідження, що підтверджують методологію GTD, з'явилися у кількох напрямках: позитивна психологія, розподілене пізнання, полегшення когнітивного навантаження від відкритих питань, теорія потоку, теорія керівництва собою, прагнення мети через намір здійснення, психологічний капітал.

Мартін Селігман – президент Американської психологічної асоціації – закликав своїх колег змістити фокус із простого опису, вивчення та діагностування психічних відхилень до тих рис характеру та особливостей людської поведінки, які властиві задоволеним, щасливим людям, не обтяженим психічними порушеннями. Звичайно, його послання було просто розширеним уявленням ідей Абрахама Маслоу, висунутих ще в середині ХХ століття, про персональну самоактуалізацію як найбагатшої областідослідження у психології. Однак саме після заклику Селігмана до дії розвинулася у повноправний підрозділ психологічної науки.

Розподілене пізнання: цінність зовнішньої системи. Вчені показали, що людський мозокпризначений для створення ідей на основі визначення моделей та зразків, але зовсім не призначений для зберігання всієї цієї інформації!

Популярною концепцією, яку часто пов'язують з методологією GTD, є стан оптимального робочого режиму та залучення до діяльності. Стан потоку, як правило, супроводжується повною концентрацією на цьому завданні, відчуттям контролю над ситуацією та чітким усвідомленнямцілей. Люди, які перебувають у стані потоку, зазвичай знають, що має статися далі, і отримують негайну зворотний зв'язок у міру виконання завдання.

Теорія керівництва включають три стратегії. Стратегії, орієнтовані на поведінку, наголошують на виконанні необхідної, але неприємної роботи. Стратегії, орієнтовані на нагороду, призначені для ситуацій, у яких нагородою чи мотивацією людини є саме виконання цієї діяльності. Стратегії моделей конструктивного мислення сприяють створенню такого способу мислення, який позитивно вплине на результати діяльності. Цей набір стратегій включає внутрішню розмову, уявну візуалізацію, заміщення неефективних переконань та припущень.

Психологічний капітал складається з чотирьох аспектів: самоефективності, оптимізму, психологічної стійкості та надії.

Глава 15. Шлях до досконалості у GTD

За багато років спілкування з людьми, які на практиці використовують методологію GTD, я виділив три стадії зрілості, які вони демонстрували при застосуванні цієї методології:

використання основ керування робочим процесом;
реалізація складнішої та комплексної системиуправління життєвим циклом;
вдосконалення навичок GTD, щоб створити ясний простір і упорядкувати ще більш значущого самовираження.

Деякі базові методи, навіть якщо їх застосовували спочатку, можуть втратити свою повноту, актуальність і стати абсолютно марними; до них належать такі установки:

уникати приймати рішення про такі дії;
повністю контролювати лист очікування, вносити в нього кожен результат, на який ви чекаєте від інших або який потрібно відстежити через якийсь час;
використовувати списки «Порядок денний зустрічі» для управління комунікацією з іншими людьми;
підтримувати просту, доступну систему зберігання довідкової інформації;
підтримувати календар у такому стані, щоб завдання у ньому були обов'язковими до виконання, і він не був би перевантажений зайвими записами;
виконувати щотижневий огляд для підтримки системи в актуальному та чинному стані.

Навіть якщо людина використовувала всього кілька окремих концепцій GTD або не застосовує систему регулярно, вона все одно може досягти очевидних поліпшень. Якщо ви не винесли нічого, крім правила «двох хвилин», це окупить себе сповна. Якщо ви випишете на папір на кілька завдань більше, ніж зробили б раніше, то вже краще спатимете. Якщо ви повністю очищатимете папку «Вхідні» в електронній пошті хоча б час від часу, це вже привід для святкування. І якщо ви просто поставите собі або іншим питанням, яким має бути наступна дія, хоча раніше цього не робили, ви ще на крок наблизитесь до стану продуктивності без стресу.

Коли я працював у видавництві тижневика, ми мали контрольний список для зміни поточного шаблону на новий. Це дозволяло уникнути помилок у колонтитулах, вихідних даних тощо. - Прим. Багузіна

Глави 14 та 15 з'явилися у 2015 р. у другому виданні книги англійською мовою. - Прим. Багузіна.