Lập kế hoạch và tổ chức công việc là chìa khóa để phát triển bản thân hơn nữa. Đọc về các nguyên tắc cơ bản và quy tắc lập kế hoạch hàng ngày trong bài viết.

Từ bài báo, bạn sẽ học:

Tại sao bạn cần lập kế hoạch hàng ngày?

Không phải ai cũng hiểu tại sao bạn cần lập kế hoạch cho ngày làm việc của mình. Rốt cuộc, mỗi người, ngay cả khi không lập kế hoạch, đều biết mình thực hiện những chức năng gì và những việc mình phải làm. Nhiều người không nhìn thấy điểm quan trọng trong việc lập kế hoạch trong ngày, bởi vì luôn có những nhiệm vụ bất ngờ có thể gây nhầm lẫn cho tất cả các mục đã lên kế hoạch trước.

Tải các tài liệu liên quan:

Nếu chúng ta so sánh hai công nhân thực hiện các chức năng giống nhau và có khả năng như nhau, chúng ta có thể thấy rằng khối lượng và chất lượng công việc của họ khác nhau. Một nhân viên quản lý để giải quyết cả nhiệm vụ hiện tại và chiến lược, người thứ hai thậm chí không có thời gian để hoàn thành các nhiệm vụ khẩn cấp và buộc phải ở lại sau giờ làm việc. Kết quả tốt nhất sẽ được hiển thị bởi những người nhiều hơn . Đó là, một trong những người mà quá trình lập kế hoạch là nhiệm vụ và nhu cầu hàng ngày. Có một kế hoạch, thậm chí ở mức độ tâm lý, khiến một người phải vận động. Anh ấy có một mục tiêu cố định và có một nhu cầu bên trong để đạt được nó.

Lập kế hoạch như thế nào cho hiệu quả?

Việc lập kế hoạch và tổ chức công việc do một nhân viên thực hiện. Không phải người quản lý, mà nhân viên nên tự đặt ra nhiệm vụ cho mình. Trong trường hợp này, anh ta tự đặt ra mục tiêu cho mình, hành động theo hướng mà anh ta lựa chọn. Theo quy luật, tỷ lệ hoàn thành các nhiệm vụ với việc lập kế hoạch độc lập cao hơn so với việc thực hiện chung do người lãnh đạo phát triển.

Có hệ thống lập lịch làm việc đã được thử nghiệm thực tế và đảm bảo sử dụng thời gian làm việc một cách tối ưu. Đó là một tập hợp các nguyên tắc để một người có thể lập một kế hoạch có thẩm quyền, thực tế và khả thi.

Trước hết, hãy xác định những gì bạn cần đưa vào kế hoạch hàng ngày. Nó nên được lập có tính đến kế hoạch chiến lược được phát triển trong sáu tháng hoặc một năm. Lập kế hoạch cho mỗi ngày có tính đến tất cả các nhiệm vụ được lên kế hoạch thực hiện, cả liên quan trực tiếp đến công việc và thứ yếu. Ví dụ, chúc mừng sinh nhật đồng nghiệp. Ngoài những hạng mục mà người lãnh đạo đang chờ đợi, những công việc cá nhân cũng phải được đưa vào kế hoạch. Điều này là cần thiết cho phát triển cá nhân và tạo ra một hình ảnh tích cực.

Khi lập kế hoạch công việc, các nhiệm vụ lớn sẽ mất vài ngày hoặc vài tuần để hoàn thành nên được chia nhỏ thành các giai đoạn và thực hiện tuần tự. Đặt ngày đến hạn cho mỗi cột mốc. Lập kế hoạch cho ngày hôm sau, bao gồm các nhiệm vụ phụ trong đó. Để lập một kế hoạch, bạn có thể sử dụng nhật ký giấy thông thường hoặc một chương trình đặc biệt.

Mục đích của việc lập kế hoạch không phải là việc hoàn thành các hạng mục kế hoạch bằng bất cứ giá nào mà là việc thực hiện các nhiệm vụ ưu tiên và cấp bách kịp thời và có chất lượng cao. Do đó, danh sách các nhiệm vụ được lên kế hoạch thực hiện phải được sắp xếp và sắp xếp theo thứ tự ưu tiên giảm dần. Suốt trong Bạn có thể sử dụng nhiều phương pháp cùng một lúc.

Ví dụ, các nhiệm vụ có thời hạn cố định và các nhiệm vụ đòi hỏi nhiều nỗ lực hơn để giải quyết được ưu tiên cao nhất. Điều quan trọng thứ hai sẽ là những nhiệm vụ bắt buộc hàng ngày và những nhiệm vụ đó, thời hạn được lên lịch cho những ngày sắp tới. Ưu tiên thấp nhất trong việc lập kế hoạch hàng ngày là những vấn đề nhỏ, nếu thất bại sẽ không để lại hậu quả tiêu cực đáng kể.

Quy tắc lập kế hoạch trong ngày

Cũng giống như việc lập kế hoạch công việc của doanh nghiệp, việc lập kế hoạch ngày làm việc của cá nhân nhân viên cũng phải tuân theo các quy tắc. Làm theo họ sẽ giúp đảm bảo việc thực hiện các kế hoạch trong một chế độ thoải mái cho bạn.

1. Lên lịch không quá 70% thời gian làm việc của bạn. Điều này sẽ cho phép bạn bình tĩnh thực hiện các nhiệm vụ khẩn cấp đột xuất và không lo lắng nếu bạn phải phân tâm trong việc thực hiện. .
2. Đừng đưa hơn ba nhiệm vụ quan trọng và khẩn cấp vào kế hoạch hàng ngày cùng một lúc. Giới hạn tổng số mục kế hoạch là mười.
3. Hình thành cùng một loại trường hợp thành khối. Điều này sẽ giúp thực thi chúng bằng một thuật toán duy nhất, điều này sẽ làm giảm thời gian thực thi.
4. Chuyển quá trình lập kế hoạch sang tối ngày hôm trước. Bạn sẽ có thời gian để điều chỉnh kế hoạch, nếu cần.
5. Lập kế hoạch cho các trường hợp phức tạp theo nhịp sinh học của bạn. Một người nào đó được phân biệt bởi hiệu quả tăng lên vào buổi sáng, một người nào đó - vào buổi chiều và một người nào đó làm việc hiệu quả nhất vào buổi tối.
6. Đừng bắt đầu một nhiệm vụ mới trước khi bạn hoàn thành công việc mà bạn đã bắt đầu. Nếu bạn phải làm gián đoạn - hãy quay lại và hoàn thành những gì bạn đã bắt đầu.
7. Đừng bỏ dở công việc đột xuất nếu nó có thể hoàn thành trong vài phút.
8. Nghỉ giải lao mỗi giờ mà không ở lại làm việc. Dành thời gian nghỉ ngơi cho phần khởi động nhẹ, điều này sẽ giúp "làm mới" đầu của bạn.
9. Đừng bối rối với việc đạt được mục tiêu, đừng đặt ra cho mình những mục tiêu và đừng vạch ra những khối lượng sẽ khó đối phó.
10. Nếu có những nhiệm vụ chưa hoàn thành chưa mất đi sự phù hợp, hãy chuyển chúng sang kế hoạch cho ngày hôm sau.
11. Tổ chức nơi làm việc của bạn sao cho cảm thấy thoải mái khi làm việc.

Sự kết luận

Lập kế hoạch cho mỗi ngày là một kỹ năng hữu ích và cần thiết. Đây là một cách tự tổ chức và phát triển bản thân, một sự đảm bảo rằng bạn có thể làm việc hiệu quả. Hệ thống lập kế hoạch làm việc được đề xuất sẽ giúp hiểu các nguyên tắc cơ bản quản lý thời gian và áp dụng thành công những kiến ​​thức này vào thực tế.

M.A. Lukashenko, Tiến sĩ Kinh tế, Giáo sư, Phó Hiệu trưởng trường Đại học Công nghiệp và Tài chính Moscow "Synergy", Chuyên gia tư vấn hàng đầu của công ty "Tổ chức Thời gian"

Lập kế hoạch thời gian của bạn một cách hiệu quả

Trong khi nói chuyện với một CEO cực kỳ bận rộn, tôi đã nghe thấy một câu tuyệt vời từ anh ấy: “Tôi không lãng phí một phút vô ích. Tôi thậm chí chỉ ăn tối với kế toán trưởng để giải quyết tất cả các vấn đề tích lũy. Ngay lúc đó, tôi cảm thấy vừa thương vừa cảm phục cô kế toán trưởng. Thật vậy, trong giờ ăn trưa đẫm máu của mình, anh ta không thể thư giãn và nghỉ ngơi.

Ai cũng biết rằng công việc của một kế toán rất vất vả, nhiều trách nhiệm, nhiều áp lực. Và thường có rất nhiều. Vì vậy, hầu hết các kế toán đều triết lý về việc bạn thường xuyên phải thức khuya hoặc làm việc vào cuối tuần để có thời gian làm mọi việc cần thiết. Nhưng không có phép màu nào trên đời, và theo thời gian, tình trạng quá tải liên tục khiến bản thân cảm thấy mệt mỏi kinh niên. Và đối với một người mệt mỏi, ngay cả công việc yêu thích nhất cũng không phải là một niềm vui.

Tuy nhiên, có những công cụ quản lý thời gian có thể tạo điều kiện thuận lợi cho công việc, giúp nó dễ dự đoán và dễ quản lý hơn. Với sự giúp đỡ của họ, bạn có thể thực hiện tất cả những việc đã định và đồng thời về nhà đúng giờ. Bài viết này là dành riêng cho họ.

Cách lập danh sách việc cần làm

Bạn đã bao giờ nghe câu nói "Trí nhớ sắc nét nhất là giấc ngủ ngon hơn chiếc bút chì buồn tẻ" chưa? Nếu không, hãy chắc chắn đưa nó vào sử dụng, vì nó phản ánh nguyên tắc quan trọng của quản lý thời gian - nguyên tắc vật chất hóa. Nó nói: "Không có gì trong đầu của bạn, viết mọi thứ xuống và ở một nơi thuận tiệnđể tìm ngay lập tức, và ở dạng đúngđể hiểu bản thân sau một thời gian. Theo đó, tất cả các công cụ lập kế hoạch đều dựa trên việc không cố gắng ghi nhớ các nhiệm vụ được yêu cầu mà ngay lập tức viết chúng ra giấy.

Lập danh sách việc cần làm đơn giản là cách chắc chắn và hiệu quả nhất để đảm bảo bạn không quên bất cứ điều gì và hoàn thành mọi việc cần thiết. Bạn lấy một tờ giấy và viết ra mọi thứ cần phải làm trong ngày hôm nay. Đồng thời, bạn phải ưu tiên tất cả các nhiệm vụ - từ quan trọng nhất đến ít quan trọng nhất. Và chúng cần được thực hiện theo thứ tự. Sau đó, vào cuối ngày làm việc, bạn được đảm bảo đã hoàn thành việc quan trọng nhất và đã có thể quyết định xem các nhiệm vụ còn lại có đáng ở lại làm việc hay không.

Nói rõ những việc cần phải làm

Khi biên soạn danh sách việc cần làm, nên sử dụng biểu mẫu mục nhập hướng kết quả. Hãy tưởng tượng rằng trong tuần tiếp theo bạn đã viết ra cho chính mình: "Ivanov, hợp đồng." Một tuần đã trôi qua, trong đó có rất nhiều sự kiện khác nhau đã xảy ra với bạn. Và khi bạn nhìn thấy mục này một lần nữa, trong cuộc đời của bạn, bạn không thể nhớ mình đã nghĩ gì, nó là loại hợp đồng gì và những gì cần phải làm với nó: nhặt, lập, ký, chấm dứt ... Do đó, trong mục nhập của bạn, bạn phải là một động từ biểu thị chính hành động cộng với kết quả của nó. Trong trường hợp của chúng tôi, bạn cần viết ra: “Gửi hợp đồng cho vay số ...” để Ivanov phê duyệt.

Chúng tôi lập kế hoạch cho tương lai

Với sự trợ giúp của danh sách "doanh nghiệp", bạn không chỉ có thể tổ chức lập kế hoạch ngắn hạn, mà còn cả trung hạn và thậm chí dài hạn. Để làm điều này, bạn cần có ba danh sách nhiệm vụ khác nhau - cho ngày, cho tuần và cho tháng (quý, nửa năm, v.v.). Lưu ý rằng chúng ta đang nói về các nhiệm vụ không bị ràng buộc với một thời gian cụ thể. Ví dụ: bạn có thể thu thập báo cáo du lịch vào bất kỳ ngày nào trong tuần tiếp theo, điều này không cần phải được thực hiện nghiêm ngặt vào Thứ Hai lúc 12 giờ.

Trọng tâm chính của kỹ thuật này là xem xét danh sách thường xuyên và chuyển nhiệm vụ từ nhiệm vụ này sang nhiệm vụ khác. Đồng thời, bạn nên xem danh sách các công việc trong tuần mỗi ngày. Những nhiệm vụ “chín muồi” cần hoàn thành vào ngày hôm sau, bạn chuyển sang danh sách nhiệm vụ trong ngày. “Chưa chín” - rời khỏi vị trí cũ. Và bạn xem danh sách các nhiệm vụ dài hạn mỗi tuần một lần, chẳng hạn vào thứ Sáu. Những công việc cần hoàn thành trong tuần tới, bạn chuyển sang danh sách phù hợp. Vì vậy, bạn sẽ không quên về những nhiệm vụ cần được hoàn thành không phải ngay lập tức mà sau đó.

Nhân tiện, điều ngược lại cũng đúng. Rốt cuộc, một kế toán siêng năng thường cố gắng “nhồi nhét” nhiều trường hợp hơn vào danh sách hàng ngày. Đồng thời, anh ấy nhận thức rằng anh ấy không thể đáp ứng tất cả về mặt vật chất, nhưng anh ấy hy vọng vào những điều tốt nhất. Kết quả là gì? Một người rời bỏ công việc với công việc kinh doanh dang dở, hình thành một phức cảm thua cuộc trong chính mình. Nhưng ngược lại, bạn cần lên kế hoạch cho nhiều công việc có thể dễ dàng hoàn thành trong một ngày, và về nhà với cảm giác hoàn thành công việc.

Kỹ thuật lập kế hoạch được thực hiện tốt nhất bằng cách sử dụng MS Outlook. Sử dụng bảng "Công việc", bạn có thể tạo danh sách việc cần làm bằng cách chỉ định danh mục cụ thể cho chúng - "Ngày", "Tuần" hoặc "Tháng". Và đối với các danh mục này, hãy cấu hình nhóm nhiệm vụ (xem hình minh họa bên dưới). Sau đó, bạn có thể dễ dàng chuyển nhiệm vụ từ danh sách này sang danh sách khác trong một giây, chỉ bằng cách thay đổi danh mục của chúng. Tuy nhiên, kỹ thuật này được thực hiện một cách hoàn hảo cả trong nhật ký và trên các bảng kế hoạch.

Mọi nhiệm vụ đều có thời gian của nó

Bây giờ hãy nói cho tôi biết, đã bao giờ bạn vô tình gặp người bạn cần, người mà bạn có một vài câu hỏi quan trọng, nhưng chính vào khoảnh khắc gặp gỡ, họ, như thể ác quỷ, đã bay ra khỏi đầu bạn. ? Và chắc chắn, các đồng nghiệp thường gọi bạn với những từ: “Tôi muốn nói với bạn điều gì đó, nhưng lại quên mất ... Được rồi, tôi sẽ nhớ - Tôi sẽ gọi lại cho bạn”.

Chúng ta có nhiều nhiệm vụ cần phải hoàn thành không phải vào một thời điểm nhất định mà trong những điều kiện nhất định. Ví dụ, khi bạn quản lý bắt được giám đốc, bạn cần phải ký tất cả các tài liệu với anh ta, thảo luận báo cáo, gỡ bỏ các câu hỏi về việc xóa sổ thiết bị, ... Nhưng đôi khi chúng ta không thể tưởng tượng được khi nào chúng ta có thể nói chuyện với anh ta. . Điều này có nghĩa là chúng tôi không hiểu phải viết những nhiệm vụ đó ở đâu, vì không thể ràng buộc chúng vào một thời gian cụ thể. Cần thiết ở đây theo ngữ cảnh kỹ thuật lập kế hoạch. Đây là khi có một tập hợp các điều kiện thuận lợi cho việc thực hiện một nhiệm vụ cụ thể.

Một trong những bối cảnh của chúng tôi là nơi. Ví dụ, khi tôi ở cơ quan thuế, tôi sẽ đăng ký đối chiếu. Khi tôi đi công tác, đồng thời tôi sẽ ghé thăm chi nhánh của chúng tôi. Có nghĩa là, các nhiệm vụ được gắn với một nơi nhất định.

Một bối cảnh khác là Mọi người. Tất cả chúng ta đều có những trường hợp tùy từng thời điểm mà gắn với một số người. Ví dụ, khi gặp khách hàng N, tôi cần thảo luận với anh ta về bảng giá mới và việc kéo dài hợp đồng. Nhiều bối cảnh hơn là trường hợp, bên ngoài và bên trong. Ví dụ về hoàn cảnh bên ngoài: khi ông chủ đang có tâm trạng tốt, khi điều đó và luật như vậy được đưa ra. Ví dụ, hoàn cảnh bên trong là nguồn cảm hứng dâng trào mạnh mẽ hoặc ngược lại, là sự không sẵn sàng làm việc.

Lập kế hoạch theo ngữ cảnh: Các kỹ thuật khác nhau

Ở đây, chúng ta lại quay trở lại danh sách các nhiệm vụ của mình, bây giờ chúng ta chỉ nhóm chúng theo ngữ cảnh. Ví dụ, chúng tôi bắt đầu trong các phần nhật ký về các bối cảnh điển hình. Giả sử chúng tôi gọi một trong các phần là "Ngân hàng" và liệt kê tất cả các vấn đề cần được giải quyết khi ở trong ngân hàng. Hoặc, ví dụ, "Dự án XXX" - và có một danh sách các câu hỏi cần được làm rõ cho dự án. Điều chính là không quên nhiệm vụ vào đúng thời điểm.

Và có rất nhiều phương pháp lập kế hoạch theo ngữ cảnh như vậy. Ví dụ, bạn viết ra những câu hỏi trên một tờ giấy nhớ mà bạn nhất thiết phải ghi tại một cuộc họp, và đặt mảnh giấy này vào hộp đựng kính của bạn. Và bạn biết rằng điều đầu tiên bạn làm trong bất kỳ cuộc họp nào là lấy ra và đeo kính vào. Theo đó, các câu hỏi thảo luận sẽ tự nhắc nhở bản thân.

Bạn có thể chuẩn bị các thư mục theo ngữ cảnh cho những dịp khác nhau. Ví dụ, bạn biết rằng trong một năm văn phòng của bạn sẽ được cải tạo với việc thay thế các cửa sổ. Nhận một thư mục "Sửa chữa" và đặt tất cả các bài báo "kế toán", thư từ Bộ Tài chính và Dịch vụ Thuế Liên bang về chủ đề này, v.v. Hãy tin tôi, khi cần tính đến chi phí sửa chữa, nội dung của thư mục sẽ giúp ích rất nhiều cho bạn và tiết kiệm rất nhiều thời gian.

Bạn có thể tìm hiểu thêm về quản lý thời gian trong MS Outlook từ cuốn sách: G. Arkhangelsky. "Công thức của thời gian". Nó có thể dễ dàng thiết lập máy tính của bạn để tự động hóa nhỏ hệ thống lập kế hoạch cá nhân của bạn.

Khi lập lịch sử dụng MS Outlook, các danh mục được chỉ định cho nhiệm vụ có thể được sử dụng làm ngữ cảnh. Ví dụ: bạn có thể tạo các danh mục “Giám đốc”, “Ngân hàng”, “Thuế”, “Dự án XXX”, v.v. Và khi một số nhiệm vụ phát sinh, hãy ngay lập tức thêm chúng vào danh mục mong muốn. Khi sếp gọi cho bạn, bạn có thể mở danh mục “của ông ấy”, xem tất cả các nhiệm vụ kèm theo và nhanh chóng giải quyết chúng.

Kế toán, bạn đã sẵn sàng cho sự thay đổi của hoàn cảnh chưa? Luôn luôn sẵn sàng!

Trong thực tế kinh doanh, việc thay đổi nhiệm vụ đột ngột là điều thường xảy ra và chắc chắn là điều đó khiến bạn rất chán nản. Tuy nhiên, chúng ta có thể lên kế hoạch cho mọi thứ sao cho những thay đổi gây ra ít hoặc không gây thiệt hại cho kế hoạch của chúng ta. Đối với điều này, sẽ thuận tiện khi sử dụng thuật toán lập lịch linh hoạt-cứng nhắc. Nó liên quan đến việc chia các công việc hàng ngày của chúng ta thành ba loại.

Loại đầu tiên- Cái này nhiệm vụ khó khăn, việc thực hiện được ràng buộc với một thời gian cụ thể. Việc lập kế hoạch của họ là theo thói quen - chúng tôi chỉ ghi chúng vào lưới thời gian của nhật ký. Ví dụ, lúc 10 giờ - một cuộc họp, lúc 12 giờ - gọi an sinh xã hội, lúc 17 giờ - một cuộc họp.

Loại thứ hai - nhiệm vụ linh hoạt, không bị ràng buộc về thời gian. Ví dụ, bạn cần viết một lá thư xin việc để làm rõ. Và không quan trọng khi bạn làm điều đó: 11 giờ sáng hay 3 giờ chiều. Điều chính là ngày hôm nay.

Và cuối cùng loại thứ ba- Cái này nhiệm vụ ngân sách yêu cầu ngân sách thời gian. Ví dụ, để tính số dư trong 9 tháng. Rõ ràng rằng đây không phải là vấn đề của một phút, bạn sẽ cần ít nhất một vài ngày.

Nguyên tắc của cách tiếp cận cứng nhắc-linh hoạt để lập kế hoạch ngày là không bao gồm những nhiệm vụ không bị ràng buộc chặt chẽ với một thời gian cụ thể trong lưới đồng hồ. Để làm điều này, chúng tôi chia trang nhật ký của mình làm đôi theo chiều dọc.

(1) Trong lưới đồng hồ, chúng tôi chỉ ghi lại các nhiệm vụ khó. Chúng tôi cũng đặt các nhiệm vụ được lập ngân sách ở đây, phân bổ ngân sách thời gian cần thiết cho chúng.

(2) Ở phía bên phải của nhật ký, chúng tôi viết một danh sách tất cả các nhiệm vụ linh hoạt, xếp chúng theo thứ tự ưu tiên.

Vì vậy, chúng ta có trước mắt chúng ta bức tranh toàn cảnh trong ngày. Chúng tôi biết những điều khó khăn là gì và thời gian chúng tôi phải làm. Chúng tôi hiểu những công việc tiêu tốn thời gian nào cần được thực hiện và chúng tôi dành thời gian cho chúng. Đồng thời thấy rõ thời gian rảnh rỗi và bình tĩnh giải quyết công việc linh hoạt. Nếu các nhiệm vụ mới phát sinh, chúng ta chỉ cần sắp xếp lại thứ tự ưu tiên và nếu cần, hãy thay đổi trình tự thực hiện công việc. Nói chung, kế hoạch không thay đổi.

Tổng hợp kế hoạch trong ngày, chúng tôi nêu bật các quy tắc cơ bản.

1. Vào đầu ngày làm việc, chúng tôi dành ra 5-10 phút cho các công việc lập kế hoạch. Tốt nhất, chúng nên được lên kế hoạch vào buổi tối. Nhưng điều này không phải lúc nào cũng thành công, ngoài ra, vào đêm trước, chúng ta có thể không biết về một số vấn đề khẩn cấp. Do đó, buổi tối bạn có thể vạch ra kế hoạch tương đối trong ngày, khi đến cơ quan hãy bình tĩnh làm rõ xem có việc gì gấp không.

2. Chúng tôi chỉ nhập các nhiệm vụ khó vào lưới thời gian.

3. Kế hoạch trong ngày, được vạch ra theo cách mà mọi dòng nhật ký đều bị lấp đầy, bản thân nó đã rất mệt mỏi và khó chịu rồi. Vì vậy, lượng thời gian theo kế hoạch không được vượt quá 70% tổng thời gian làm việc. 30% cho những trường hợp bất khả kháng. Cố gắng có nhiều “không khí” hơn trong kế hoạch của bạn, tức là có thời gian dự trữ. Càng nhiều thì khả năng hoàn thành kế hoạch càng cao, đồng thời bạn sẽ giữ được sức khỏe tốt và tâm trạng tốt.

Rất thường xuyên, bạn có thể gặp những người liên tục phàn nàn, họ nói rằng, họ có rất ít thời gian rảnh, mọi thứ đều được lên kế hoạch đến từng phút. Nó trở nên thú vị: mọi người có thể phàn nàn về việc thiếu thời gian, nhưng không có cách nào để tìm ra nửa giờ để giải lao. Có một số loại cộng hưởng, phải không? Vâng, đôi khi chúng tôi thực sự bận rộn và thậm chí không thể ngừng làm việc, chúng tôi muốn làm tất cả mọi thứ, chúng tôi cố gắng nhanh chóng hoàn thành lịch trình trong một tháng. Và đôi khi mọi người chỉ đơn giản là không biết cách phân phối chính xác thời gian của chính họ, mà bằng cách này, nó đáng giá bằng vàng. Hãy nói về kế hoạch làm việc.

Tại sao chúng ta thường hết thời gian?

Thiếu nguồn thời gian có thể được tìm thấy ở hầu hết mọi nơi. Thường thì chúng ta có thể làm một việc, nhưng tuyệt đối không có thời gian để làm việc kia. Làm sao để? Tại sao luôn thiếu thời gian?

1. Cây bấc. Một trong những lý do chính cho sự vắng mặt của anh ấy là sự vội vã liên tục. Đúng là nếu bạn vội vàng ở một nơi nào đó, thì thời gian trôi qua không lưu ý, nhưng thực tế, không có gì thực sự xảy ra để kết thúc. Mọi người đã quên rằng nếu bạn hành động một cách có tính toán thì đây sẽ là bước đi thông minh tốt nhất để theo dõi thời gian và lập kế hoạch một cách chính xác.
2. Ra quyết định vội vàng. Có vẻ như đã đủ thời gian để thực hiện công việc, nhưng vẫn có điều gì đó không ổn. Thực tế là đôi khi bạn có thể gặp những người không suy nghĩ và có mặt ngay tại chỗ. Thường thì những hành động thất thường như vậy hoàn toàn không được nghĩ ra. Và nó rất tệ. Phiền phức khi đưa ra quyết định là một hành vi rất xấu. Đó là lý do tại sao đối với chúng tôi dường như hầu như không có thời gian, bởi vì cần phải quyết định rằng, thứ ba, thứ mười - chúng ta có thể đi đâu!
3. Nhiều thứ quá. Thông thường, mọi người đảm nhận một số lượng lớn công việc mà họ muốn làm ngay lập tức, nhưng đồng thời, không có gì thực sự hiệu quả. Có vẻ như có công việc, nhưng có quá nhiều việc, đơn giản là không thể đối phó được. Thời gian đang thiếu một cách nhức nhối, bạn cần phải làm mọi thứ một cách tối đa: đẹp, xuất sắc, đúng giờ. Một người bắt đầu hoảng sợ, bịa ra hàng triệu “lời bào chữa” cho bản thân rằng có rất nhiều thứ đã chồng chất, do đó xác nhận rằng thời gian đã bị lãng phí và anh ta đang rất thiếu nó.
4. Vi phạm việc xếp hạng các vụ việc theo mức độ quan trọng. Một số làm như sau: họ đảm nhận những việc có vẻ được ưu tiên, nhưng việc kinh doanh này dễ như gọt vỏ quả lê; bạn có thể lấy nó lên sau một chút. Vì vậy, hoãn lại những thời điểm quan trọng nhất, quan trọng và nghiêm túc nhất để sau này, mọi người làm những gì dễ dàng. Nặng nhất còn lại vào cuối ngày làm việc. Đương nhiên, thời gian sẽ không đủ. Đó là lý do tại sao bạn nên bắt đầu theo thứ tự ngược lại để không bị thiếu thời gian: đầu tiên là khó nhất, và cuối cùng là - dễ.
5. Bắt đầu một ngày sai. Vâng, nó thậm chí có thể làm hỏng cả ngày. Có vẻ như vậy, nhưng điều này có thể ảnh hưởng đến kế hoạch như thế nào? Rất đơn giản! Ví dụ, bạn thức dậy với bữa sáng bị đốt cháy, con chó ăn vở, và con trai bạn không chịu đi học. Bạn có nghĩ rằng bạn sẽ có mong muốn tiếp cận công việc với sự nhiệt tình sau một việc như vậy không? Dĩ nhiên là không. Hơn nữa, bạn sẽ trì hoãn thời điểm, suy nghĩ trong một thời gian rất dài, phản ứng sẽ trở nên ức chế, xuất hiện ham muốn điên cuồng để ngủ, và nhiều ý nghĩ khác nhau sẽ xuất hiện trong đầu bạn chỉ để làm bạn xao nhãng khỏi những vấn đề nghiêm trọng. Đó là lý do tại sao, thiếu thời gian khủng khiếp để lập kế hoạch và xây dựng một ngày làm việc đúng đắn.

Các quy tắc lập kế hoạch cơ bản vào đầu ngày

Tâm trạng tuyệt vời cho cả ngày. Họ nói một cách chính xác, bạn đứng dậy bằng chân nào - và cả ngày sẽ trôi qua. Nếu bạn có tâm trạng tốt vào buổi sáng, nhưng cảm xúc tích cực sẽ không khiến bạn phải chờ đợi. Những người có tâm trạng sang trọng đạt được thành công ngay lập tức. Hãy tạo thói quen thức dậy với tâm trạng tuyệt vời để không ai và không điều gì có thể làm hỏng việc đó cho bạn. Bạn thậm chí có thể bắt đầu một ngày của mình với ba câu hỏi quan trọng cần được giải quyết trong một ngày:

• Chính xác thì ngày hôm nay có thể đưa tôi đến gần mục tiêu của mình bằng cách nào?
• Tôi cần làm gì để tận dụng tối đa ngày hôm nay?
• tôi cần làm gì để luôn giữ cho cơ thể của mình luôn ở trong tâm trí này?

Bữa sáng ngon lành và không vội vã. 90% mọi người chỉ hạnh phúc bởi vì họ có cơ hội, chặt chẽ, không ở đâu cùng lúc từ từ. Tin tôi đi, một khởi đầu ngày mới như vậy không chỉ đánh thức bạn trong thời gian còn lại của ngày mà còn mang đến cho bạn những cảm xúc khó tả. Để ăn ngon miệng và không phải vội vã đi đâu, bạn chỉ cần đi ngủ sớm hơn. Đây là bí quyết thành công chính và là điểm nổi bật của việc lập kế hoạch cho một ngày làm việc.

Bắt đầu công việc cùng một lúc.Để lập kế hoạch làm việc chính xác nhất có thể và bắt đầu ngày mới thành công, bạn cần bắt đầu buổi sáng cùng giờ. Cơ thể dần trở nên kỷ luật, và sau đó nó sẽ yêu cầu những gì bạn đã dạy nó làm. Điều này cũng tương tự với công việc: cố gắng giải thích cho cơ thể bạn thời gian hoạt động của não và sự ồn ào của công việc nên bắt đầu để nó sẵn sàng. Sau một thời gian, bản thân anh ta sẽ bắt đầu chủ động và yêu cầu bắt đầu thời gian làm việc.

Không rườm rà trước khi làm việc. Rất thường xuyên, nhiều người sẵn sàng làm bất cứ điều gì, nếu không phải là việc chính. Để không có sự tích tụ đó và bạn có thể bắt tay vào công việc kinh doanh ngay lập tức, đừng quên tự nói với mình một “điểm dừng” vững chắc. Kế hoạch trong ngày ngay lập tức đi chệch hướng ngay khi một người bắt đầu trốn tránh những việc chính. Kết quả là mọi thứ được ưu tiên chỉ hoàn thành một nửa. Cố gắng làm mọi thứ rất cần thiết trước, và chỉ sau đó giải quyết các vấn đề thứ yếu.

Nguyên tắc 70/30.Đảm bảo nhập 70% thông tin trong thông tin của bạn: điều này bao gồm thời gian chính xác, chính xác bạn sẽ làm gì và trong bao lâu. 30% vẫn còn trong đầu bạn: ví dụ như địa điểm bạn cần gặp, hoặc tên của người bạn mà bạn muốn gửi tin nhắn. Hệ thần kinh cần luôn được bảo vệ tối đa khỏi tình trạng quá tải. Nếu bạn nhập 100% mọi thứ bạn cần vào sổ tay, thì bộ não của bạn có thể sôi lên theo đúng nghĩa đen. Do đó, hãy đặt ra những giới hạn nhất định cho việc lập kế hoạch cho ngày làm việc của bạn.

Các quy tắc cơ bản để lập kế hoạch vào giữa ngày

Chuẩn bị cho công việc. Giả sử bạn có một chiếc bàn lớn, trên thực tế, mọi công việc đang diễn ra sôi nổi. Điều đầu tiên cần làm là loại bỏ tất cả các giấy tờ không cần thiết và những thứ khác khỏi nó. Chỉ để những gì bạn cần trên bàn ngay từ đầu. Thông tin thừa trước mắt bạn sẽ không dẫn đến bất cứ điều gì tốt và sẽ chỉ hút thời gian của bạn. Hãy sẵn sàng cho công việc để mọi thứ luôn sẵn sàng hoàn hảo.

Đặt thời hạn. Nhiệm vụ được giao phó cho bạn phải được hoàn thành đúng thời hạn, điều này bạn chỉ cần thảo luận. Hãy hành động có lợi cho bạn và thời gian “mặc cả” để cả bạn và người thứ hai được giao phó nhiệm vụ đều cảm thấy thoải mái nhất có thể. Nếu bạn muốn có thể lập kế hoạch thời gian của riêng mình, thì bạn không thể làm mà không đặt ra thời hạn để giải quyết công việc và hoàn thành chúng. Nếu bạn nghĩ rằng bạn sẽ không thể đương đầu với công việc - chỉ cần xin thêm một chút thời gian, hãy để nó như một khoản dự phòng. Giả sử bạn cần chuẩn bị một dự án thú vị, thực tế là sẽ mất hơn một tháng một chút. Đặt thời hạn từ 1,5-2 tháng, có thời gian với mức ký quỹ.

Từ chối tất cả các vấn đề nhỏ "khẩn cấp". Tình huống không lường trước thường xuyên xảy ra, đơn giản là không thể không chú ý đến chúng. Nhưng đôi khi những khoảnh khắc khẩn cấp rất nhỏ đến mức chúng có thể chờ đợi cho đến khi một số vấn đề toàn cầu và nghiêm trọng hơn được quyết định, mà theo cách này, bạn đang giải quyết. Tất nhiên, mọi thứ đều phụ thuộc vào hoàn cảnh, nhưng hãy tôn trọng kế hoạch của bạn, có thể từ chối một cách chính xác và khéo léo tuyệt đối những quyết định không khẩn cấp.

Tạm dừng là quan trọng. Làm việc không nghỉ là một điều hết sức sai lầm. Tạm dừng trong mọi trường hợp là rất quan trọng và cần thiết để cơ thể được nghỉ ngơi. Giữ một lịch trình đều đặn trong suốt thời gian hoạt động công việc của bạn, thường xuyên dừng lại ít nhất vài phút khi bạn cảm thấy cần nghỉ ngơi. Lập kế hoạch cho một ngày làm việc không có nghĩa là chỉ làm việc liên tục, không mệt mỏi. Kế hoạch bao gồm mọi thứ cùng nhau: cả hoạt động và nghỉ ngơi.

Mọi mặt hàng đều yêu thích vị trí của nó. Mọi thứ ở đây rất đơn giản: sau khi làm việc với một thứ gì đó, đừng quên đặt đồ vật đó vào đúng vị trí của nó. Một vật luôn phải quay trở lại nơi nó được lấy ra từ đó. Cách tiếp cận thú vị như vậy sẽ giúp tiết kiệm thời gian trong công việc hơn, bạn sẽ không phải tìm kiếm thứ mình cần trong vài giờ, vì thứ cần thiết đã ở đúng vị trí của nó từ lâu.

Một kết thúc mịn.Đừng bỏ mọi thứ ngay khi bạn nhìn thấy vạch đích. Công việc đã bắt đầu luôn phải hoàn thành đến cùng. Hơn nữa, vạch đích phải chậm và cách tiếp cận trơn tru. Nếu bạn vứt bỏ mọi thứ một cách đột ngột, thì chẳng có gì tốt đẹp sẽ đến với nó. Lập kế hoạch cho một ngày làm việc được coi là lý tưởng khi từng nhiệm vụ được hoàn thành gọn gàng và kết quả là những kết luận nhỏ được rút ra.

Biên bản có lãi. Nếu bạn có một phút rảnh rỗi trong cả ngày, thì đừng lãng phí nó một cách vô ích. Thay vào đó, hãy mở ra kế hoạch của bạn và nghĩ về những gì bạn vẫn phải làm, cách chính xác bạn sẽ đảm nhận công việc, v.v. Nói cách khác, hãy dành thời gian rảnh rỗi một cách hữu ích bằng cách lấp đầy khoảng trống không có kế hoạch bằng một hoạt động giải trí.

1 giờ cho chính bạn. Giữa lịch trình công việc bận rộn được sắp xếp theo giờ, hãy nhớ tìm thời gian cho bản thân. Đây được gọi là giờ “đóng cửa”, khi một người tạm dừng hoạt động kinh doanh của mình, bất kể họ khẩn cấp đến mức nào và sử dụng thời gian cá nhân cho bất kỳ hoạt động nào của mình. Bạn có muốn ăn? Được rồi, cho nó một giờ. Bạn có muốn chợp mắt một chút không? Tại sao không nằm xuống, tiếp thêm sức mạnh? Một người chỉ cần 1 giờ để thu thập suy nghĩ của mình và tiếp tục làm việc.

Kiểm tra kế hoạch.Để một ngày làm việc được xây dựng theo một dây chuyền, đừng quên kiểm tra lại bản thân cũng rất cần thiết. Ví dụ, vào cuối ngày làm việc, bạn có thể bối rối vào cuối ngày và ngừng hiểu một số điều. Do đó, hãy luôn kiểm tra lại bản thân để chắc chắn rằng mọi thứ đang diễn ra theo đúng kế hoạch của bạn.

Các quy tắc cơ bản để lập kế hoạch vào cuối ngày

Hoàn tác - hoàn thành. Bây giờ bạn có thể tiếp tục những khoảnh khắc mà bạn chưa chạm vào, nhưng biết rằng nó rất dễ thực hiện. Sau khi hoàn thành luồng công việc chính, hãy đảm bảo chuyển sang các nhiệm vụ phụ được giải quyết ngay lập tức. Bạn thấy đấy, một ngày bắt đầu với những thời điểm khó khăn và quan trọng nhất, và kết thúc bằng những khoảnh khắc thứ yếu, nhưng được thực hiện rõ ràng.

Lập kế hoạch cho ngày hôm sau. Có lẽ điều cơ bản nhất cần làm khi kết thúc một ngày của bạn và bắt đầu một ngày mới. Hãy suy nghĩ về ngày làm việc của bạn, sẽ là ngày mai, viết ra mọi thứ cần phải hoàn thành trước và chỉ sau đó viết thêm những điểm bổ sung. Và nói chung, hãy để bạn có một thói quen tuyệt vời là làm trước mọi việc, đó là lập kế hoạch cho ngày làm việc của bạn trước khi đi ngủ để mọi thứ sẵn sàng vào buổi sáng.

Tầm quan trọng của lối sống năng động

Nhân tiện, điều rất quan trọng là phải thực hiện một lối sống lành mạnh để mọi thứ đều lên kệ. Bạn thấy đấy, ngay cả trong việc lập kế hoạch cho ngày làm việc, thể dục thể thao cũng giúp ích cho cuộc sống và hướng tới thành công. Bằng cách đưa thể dục vào cuộc sống của bạn, hoặc, bạn có thể mãi mãi cảm thấy không khỏe và một lịch trình “lỏng lẻo” không thường xuyên. Như người ta nói, thể thao kỷ luật con người theo mọi nghĩa. Lập kế hoạch cho một ngày làm việc giờ đây sẽ không chỉ trở thành một thói quen thú vị mà còn là một phần không thể thiếu của cuộc sống, không thể thiếu nó mà không thể tiếp tục.

Bạn thấy mọi người lên kế hoạch thời gian thật dễ dàng và đơn giản. Chỉ cần vẽ ra một kế hoạch công việc là đủ, theo đó bạn sẽ tiếp tục. Hãy chắc chắn để làm theo tất cả các điểm trên, chúng đã được kiểm tra thực tế. Hiệu quả của các phương pháp là 100%. Hãy lên kế hoạch cho ngày làm việc của bạn một cách chính xác nhất có thể, thức dậy với tâm trạng thoải mái, sạc đầy pin vào buổi sáng và đừng để cơ thể mệt mỏi và quá sức.

Tôi chắc rằng mỗi người trong số các bạn đều đã nhiều lần nhận thấy bản thân mình: dường như bạn đang cày cuốc cả ngày, vô cùng bận rộn với một việc gì đó, nhưng đến cuối ngày, nghĩ về những gì bạn đã làm được hôm nay, bạn nhận ra với sự ngạc nhiên vô cùng. rằng không có kết quả đáng kể.

Một ngày thường trôi qua như thế nào đối với người Nga trung bình? Thức dậy, ăn (nếu bạn đã có một cái gì đó để ăn). Tôi đi làm với suy nghĩ: “Hôm nay là một ngày quan trọng. Mọi thứ cần phải được hoàn thành ngay hôm nay! Tôi đến nơi, ngồi xuống bàn làm việc và nhìn vào màn hình: Vậy nên bắt đầu từ đâu thì tốt hơn ...?. Sẽ là cần thiết để kiểm tra thư ..., và liên lạc trên đường đi trong một phút ... Hai giờ trôi qua. Tôi nhớ rằng tôi phải làm việc. Tôi vừa mới bắt đầu làm việc, đột nhiên có mấy người đàn ông kêu một tiếng hút thuốc, đi cùng bọn họ, nửa giờ trôi qua không để ý tới cuộc trò chuyện. Và rồi bữa trưa sẽ đến sớm, tại sao phải căng thẳng, vì sau bữa trưa còn rất nhiều thời gian, bạn sẽ có thời gian cho mọi thứ. Sau bữa tối, sếp bất ngờ cử tôi đi họp với đối tác. Bạn đến văn phòng vào buổi tối, bạn nhận ra rằng bạn đã không làm điều gì chết tiệt, bạn ở lại làm việc để hoàn thành mọi thứ. Đột nhiên bạn nhớ rằng hôm nay là sinh nhật của một người thân yêu nào đó, bạn gọi cho anh ta, chúc mừng anh ta và nói rằng bạn sẽ không đến, bởi vì. nhiều việc. Bạn đi làm về, không có tâm trạng, mệt như chó, bạn uống vài chai bia để cải thiện tâm trạng. Không có ham chơi với con cái, với vợ (chồng) lúc này cũng không phải là lúc tốt nhất để sum vầy. Anh ta bật TV lên và ngay sau đó bất tỉnh trên ghế mà không hề uống hết cốc bia. Và cứ thế ngày này qua ngày khác ...

Tôi hy vọng bạn đang tận dụng tối đa thời gian trong ngày của mình. Tuy nhiên, rất nhiều người sống như vậy mỗi ngày. Đương nhiên, những gì tôi đưa ra làm ví dụ là một phần nhỏ của những gì thực sự xảy ra với con người. Ngoài ra còn có một loạt các tác dụng phụ khác. Và tất cả là do thực tế rằng một người sống cho ngày hôm nay và dành nó theo cách mà hoàn cảnh phát triển. Do đó, năng suất cả trong kế hoạch làm việc và gia đình đều gần bằng không. May mắn thay, có một lối thoát. Lập kế hoạch hàng ngày trong ngày của bạn sẽ giúp tăng năng suất của bạn.

Lập kế hoạch hàng ngày về thời gian của bạn là một phần không thể thiếu của bất kỳ người thành công nào. Xét cho cùng, khi một người luôn biết mình muốn gì và cần phải làm gì vào một thời điểm nhất định, thì người đó sẽ làm được nhiều việc hơn một người dành cả ngày để “xem nó diễn ra như thế nào”.

Tôi sẽ đưa ra mười quy tắc cơ bản, tuân theo đó bạn có thể tạo Lịch làm việc hiệu quả nhất có thể. Tất nhiên, đây không phải là thuốc chữa bách bệnh và mọi người đều có thể chỉnh sửa nhật ký của mình phù hợp với sở trường, khối lượng công việc, tốc độ làm việc, chế độ ngủ, nghỉ, v.v.

LẬP KẾ HOẠCH THỜI GIAN CỦA BẠN. 10 QUY TẮC.

1. Cố gắng bám sát nguyên tắc 70/30.
Lập kế hoạch hoàn toàn tất cả thời gian của bạn là không thực tế, bởi vì. trong trường hợp này, hành động của bạn sẽ hoàn toàn trái ngược với lịch trình của bạn. Đúng vậy, và việc bạn hoàn toàn “giam cầm” thời gian trong một cuốn nhật ký sẽ dẫn đến thực tế là bạn sẽ ở trong những giới hạn quá chặt chẽ và liên tục cảm thấy mình giống như một loại rô bốt nào đó, mà toàn bộ cuộc sống được lên lịch từng phút.

Giải pháp tối ưu là lập kế hoạch 70% thời gian sở hữu. Đồng ý rằng, một số sự kiện rất khó dự đoán và hầu như mỗi ngày đều có một loại “hiệu ứng bất ngờ”, vì vậy bạn nên luôn dành thời gian rảnh rỗi. Hoặc, cách khác, tạo một lượng hàng nhất định trong mỗi khoảng thời gian.

2. Lập kế hoạch cho ngày hôm sau vào tối nay.
Lập kế hoạch cho ngày hôm sau vào cuối ngày hôm nay là điều đáng khen ngợi, nhưng để không quên bất cứ điều gì, hãy nhớ viết ra tất cả những gì bạn làm. Tách các nhiệm vụ theo mức độ quan trọng bằng cách chia sổ ghi chép thành hai cột. Trong phần đầu tiên, hãy viết ra những việc cần làm ngay lập tức. Trong trường hợp thứ hai - ít quan trọng hơn và trong trường hợp bất khả kháng có thể dời lại sang ngày khác.

Gạch bỏ từng nhiệm vụ và công việc mà bạn đã hoàn thành. Điều này sẽ như một động lực bổ sung cho bạn và tiếp thêm sức mạnh mới để giải quyết các nhiệm vụ còn lại. Bạn còn lại càng ít nhiệm vụ, thì bạn càng tự tin rằng mình sẽ đương đầu với chúng.

Vào cuối mỗi ngày, ở cuối ngày, bạn có thể thêm một dòng chữ như: "Hoan hô! I did it ”,“ Well done! Nhưng đây mới chỉ là sự khởi đầu! ”,“ Tôi đã xoay sở được mọi thứ! Tôi lạnh! Nhưng vẫn còn rất nhiều việc phải làm! ”. Dòng chữ này cũng sẽ kích thích bạn đạt được mục tiêu vào buổi sáng và đồng thời không để bạn thư giãn.

3. Cố gắng hoàn thành hầu hết kế hoạch trước khi ăn trưa.
Khi bạn nhận ra vào giữa ngày rằng việc quan trọng nhất của ngày hôm nay đã được hoàn thành và đã ở phía sau, thì việc thực hiện các công việc còn lại sẽ dễ dàng hơn nhiều. Tranh thủ giờ nghỉ trưa để giải quyết việc riêng (gọi điện cho người thân, trả lời cuộc gọi nhỡ, thảo luận vấn đề vay vốn với ngân hàng, thanh toán hóa đơn,…). Để lại mức tối thiểu cho buổi tối (đàm phán với nhà phát triển, đi đến tiệm làm đẹp, mua hàng tạp hóa, tập thể dục trong phòng tập thể dục).

4. Trong mỗi giờ làm việc, thêm phút nghỉ ngơi.
Quy tắc bắt buộc cho tất cả mọi người. Bạn càng nghỉ ngơi thường xuyên, các hoạt động của bạn sẽ càng hiệu quả hơn. Mọi người đều chọn phương án thuận tiện nhất cho mình, nhưng có hai phương án hoạt động đặc biệt tốt: 50 phút làm việc / 10 phút nghỉ ngơi hoặc 45 phút làm việc / 15 phút nghỉ ngơi.

Trong lúc thư giãn, không nhất thiết phải hút tre, nhổ nước bọt trần nhà khi nằm trên ghế sa lông. Rốt cuộc, thời gian này có thể được sử dụng tốt. Khởi động: chống đẩy, đứng dậy, ngẩng cao đầu (nếu không gian cho phép), tập cho cổ và mắt. Dọn dẹp không gian làm việc, dọn dẹp nhà cửa hoặc văn phòng, đọc sách, đi dạo bên ngoài, gọi điện theo lịch trình, giúp đỡ đồng nghiệp (gia đình nếu bạn làm việc tại nhà), v.v.

5. Cố gắng lập kế hoạch thực tế.
Đừng áp đảo bản thân với công việc mà bạn không thể đảm đương được. Đừng đi đến cực điểm của việc lập kế hoạch quá mức (giống như bạn lên bất kỳ ngọn núi nào) và chỉ lập kế hoạch cho nhiều công việc mà bạn có thể xử lý trong thực tế.

Xin đừng nhầm lẫn giữa lập kế hoạch với mục tiêu. Mục tiêu của bạn có thể là siêu vĩ đại, về nguyên tắc, chúng phải như vậy. Nhưng để đạt được những mục tiêu này trong thời gian ngắn nhất có thể, cần phải có kế hoạch thực tế và có năng lực về các nhiệm vụ đặt ra. Điều này hoàn toàn không có nghĩa là bạn phải làm việc mỗi ngày cho đến khi mất mạch để đạt được mục tiêu càng sớm càng tốt. Tốt hơn là bạn nên làm một việc theo từng phần nhỏ đều đặn mỗi ngày hơn là làm cùng một việc từ đầu đến cuối ngày một cách hỗn loạn và vội vàng. Khi đó bạn sẽ không bị kiệt sức và việc đạt được các mục tiêu sẽ diễn ra một cách có hệ thống.

Ngoài ra, vào cuối mỗi ngày, hãy thêm một cột “Kế hoạch đã hoàn thành trước ____%” và nhập vào đó tỷ lệ phần trăm nhiệm vụ đã hoàn thành của bạn cho ngày hôm nay. Điều này sẽ như một sự kích thích bổ sung cho bạn, cũng như tạo cơ hội để so sánh kết quả và sau đó thực hiện các điều chỉnh thích hợp khi lập kế hoạch thời gian của bạn.

Cố gắng mỗi ngày, ít nhất là không nhiều, nhưng thực hiện quá mức kế hoạch. Những thứ kia. cố gắng đóng bổ sung những nhiệm vụ không được chỉ ra trong kế hoạch. Đương nhiên, giải pháp của họ chỉ nên được thực hiện sau khi tất cả các nhiệm vụ kế hoạch đã được hoàn thành. Đồng ý, thật tuyệt khi bạn được chứng kiến ​​năng suất siêu phàm của mình, khi nhìn vào các con số 105%, 110%, 115% vào cuối mỗi ngày làm việc.

6. Làm các nhiệm vụ lớn trong các phần nhỏ.
Chiến thuật này còn được gọi là chiến thuật “cắt lát xúc xích Ý”. Einstein cũng lưu ý rằng hầu hết mọi người thích chặt gỗ vì hành động ngay sau đó là kết quả. Chia mục tiêu và dự án của bạn thành nhiều phần nhỏ và hoàn thành trong một thời gian khá dài, mỗi ngày hãy dành khoảng hai tiếng cho công việc này. Khi đạt được mục tiêu trung gian đầu tiên, các kết quả nhất định cũng sẽ được xác định sẽ kích thích việc thực hiện các nhiệm vụ còn lại.

Ví dụ: chúng ta hãy tạo ra một số sản phẩm: Mỗi ngày, bạn có thể ngu ngốc thêm dòng “Tạo khóa học video” vào nhật ký của mình và làm việc với khóa học này. Nhưng trong trường hợp này có một vài khuyết điểm lớn:

• bạn không có cơ hội dự đoán trước thời lượng khóa học của mình
• mỗi ngày bạn không biết làm thế nào để tiếp tục làm việc trong khóa học
• bạn không cảm thấy hài lòng với công việc đã hoàn thành cho đến khi bạn hoàn thành khóa học của mình một cách trọn vẹn

Tuy nhiên, nếu việc tạo khóa học được chia thành nhiều phần nhỏ và đóng cửa dần dần thì có thể dễ dàng tránh được tất cả các nhược điểm đã liệt kê.

Những nhiệm vụ đó, hiệu suất mà bạn gây ra, nói một cách nhẹ nhàng là sự không hài lòng hoặc bạn không đủ năng lực, vui lòng ủy thác cho các chuyên gia khác người thực hiện các nhiệm vụ như vậy cho vui. Bạn sẽ tiết kiệm được nhiều thời gian, công việc theo kế hoạch sẽ được thực hiện một cách chuyên nghiệp hơn.

7. Hãy im lặng một lúc.
Kết quả là thường xuyên xảy ra rằng TV ở phòng bên cạnh, đài phát thanh hoạt động trong nhiều ngày liên tục, giọng nói của ai đó, những người đi ngang qua bạn, một tòa nhà đang xây dựng trên đường bên cạnh, kết quả là gây khó chịu đến mức đơn giản là không thể tập trung bình thường để làm những việc quan trọng. Thay vì giải quyết các vấn đề cụ thể, những chiếc quần bó với giá 574 rúp đang quay cuồng trong đầu tôi, món đồ mà nhân viên của bạn đã mua hôm nay, hay siêu hit cuối cùng của Justin Bieber, hiện đang phát trên radio.

Để thực hiện những công việc vô cùng quan trọng, cần có khả năng hoạt động nhẹ nhàng, không có bất kỳ sự can thiệp nào từ bên ngoài. Trong trường hợp này, bạn có thể, với sự tập trung tối đa, đạt được năng suất và hiệu quả cao nhất.

8. Cất đồ đạc đi khi bạn sử dụng xong.
Điều này sẽ giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian trong tương lai và cũng sẽ giúp bạn tránh được sự lộn xộn. Họ nói: “Nếu bạn muốn biết về đối tác tương lai của mình, hãy nhìn vào màn hình của anh ấy. Thứ tự nào trên bàn của anh ta - thứ tự như vậy là trong công việc của anh ta.

Tôi khuyên bạn nói chung nên vứt bỏ tất cả những thứ cũ kỹ và không cần thiết của bạn, loại bỏ những thứ rác rưởi thừa để chỉ những thứ cần thiết nhất cho công việc nằm trên bàn.

Giữ mọi thứ ở những nơi được xác định rõ ràng. Ví dụ, để tất cả các tài liệu vào một thư mục hoặc hộp riêng biệt, giữ biên lai và biên lai được ghim ở một nơi nhất định, bút và bút chì ở nơi thuận tiện nhất cho việc sử dụng. May mắn thay, bây giờ bạn có thể dễ dàng mua các bộ dụng cụ, hộp, hộp đặc biệt để giải quyết vấn đề này.

Hãy làm và cảm nhận hiệu quả đáng kinh ngạc!

9. Bỏ đi những thứ bạn không cần.
Tất cả những đồ cũ còn sót lại trong trường hợp “nếu nó có ích thì sao” sẽ không mang lại cho bạn bất cứ thứ gì ngoài bụi bặm và lộn xộn. Ngoài ra, người ta tin rằng những thứ do chúng ta "làm phế liệu" để trên gác lửng, trong vali, dưới ghế sofa, trong phòng đựng thức ăn, trên bếp sẽ mang theo năng lượng tiêu cực.

Như bạn đã hiểu, điều này không chỉ áp dụng cho máy tính để bàn mà còn cho không gian làm việc và gia đình nói chung. Do đó, hãy nhẫn tâm loại bỏ những thứ “rất cần thiết mà bạn cảm thấy tiếc vì đã vứt bỏ” này. Thu thập tất cả những gì tốt trong một chiếc xe tải, mang nó đến một bãi rác và đốt nó. Nếu thực sự đáng tiếc thì hãy đặt mọi thứ bên cạnh lối vào, người túng thiếu sẽ nhanh chóng sắp xếp. Quần áo và giày dép có thể được chuyển đến các trại trẻ mồ côi và viện dưỡng lão. Bạn sẽ chỉ biết ơn.

10. Thực hiện một lối sống năng động và lành mạnh.
Nếu bạn chưa thực sự thân thiện với các môn thể thao, thể dục, các quy trình về nước, chế độ dinh dưỡng hợp lý, v.v., thì tôi khuyên bạn nên thêm một số điều này vào thói quen hàng ngày của bạn. Tôi cung cấp cho bạn một đảm bảo 100% rằng bạn sẽ rất hài lòng với kết quả. Điều quan trọng là bạn không được tự mãn và tuân thủ rõ ràng lịch trình thể thao của bạn. Bạn thậm chí sẽ không nhận thấy sức khỏe và tình trạng thể chất chung của mình sẽ cải thiện nhanh như thế nào. Bạn cũng có thể dễ dàng loại bỏ những thói quen xấu nếu bạn đặt mục tiêu và xây dựng những thói quen tốt thay vì những thói quen xấu.

Nên nhớ rằng giấc ngủ ngon nhất là trước nửa đêm, bởi vì. Trong giai đoạn này, cơ thể bạn được nghỉ ngơi và tăng cường sức lực một cách tốt nhất có thể. Nói cách khác, đi ngủ hôm nay, không phải ngày mai.

Ngủ đủ giấc, tập thể dục, ăn uống điều độ. Cơ thể của bạn sẽ cảm ơn bạn với một sức khỏe tốt, mức năng lượng tích cực cao và sự sẵn sàng cho các hoạt động hiệu quả.

Ở phần cuối, tôi sẽ đưa ra một ví dụ về thói quen của tôi để bạn có cái gì đó để so sánh. Không thể nói nó là người hoàn hảo nhất lịch trình cho tất cả mọi người, nhưng cá nhân nó hoàn toàn phù hợp với tôi. So với thói quen đầu tiên của tôi, nó đã được điều chỉnh nhiều hơn một lần và hiện tại nó trông như thế này…

LẬP KẾ HOẠCH HOÀN HẢO TRONG NGÀY CỦA BẠN TỪ ĐIỂM XEM CỦA TÔI

06:00-07:00	Thức dậy, tập thể dục, vận động, chạy buổi sáng, các thủ tục buổi sáng, tắm
07:00-07:30	Bữa ăn sáng
07:30-08:30	Nghỉ ngơi, kiểm tra thư, những thứ khác
08:30-09:00	Tôi đang đi đến văn phòng
09:00-12:00	Quy trình làm việc (các nhiệm vụ quan trọng nhất cho ngày hôm nay đã được nhập)
12:00-12:30	Bữa tối
12:30-13:00	Nghỉ ngơi đi, những thứ khác
13:00-14:00	Đọc Văn học
14:00-18:00	Quy trình làm việc (các nhiệm vụ nhỏ cho ngày hôm nay được nhập)
18:00-18:30	Bữa tối
18:30-19:00	Thực hiện đầy đủ kế hoạch, lập kế hoạch cho ngày tiếp theo
19:00-19:30	Về nhà
19:30-22:00	Làm việc nhà, tập gym, hoạt động ngoài trời, đi dạo, giải trí, gặp gỡ bạn bè
22:00-22:30	Tổng hợp, điều chỉnh lần cuối lịch trình cho ngày hôm sau, chuẩn bị đi ngủ
22:30-06:00	Mơ ước

Một số lưu ý về kế hoạch:

• Các công viêc hằng ngày tính vào các ngày trong tuần (ngày làm việc) và không áp dụng cho các ngày cuối tuần. Nên có một kế hoạch vào cuối tuần, nhưng nó được thiết kế đặc biệt để nghỉ ngơi (mọi thứ vẫn như cũ, nói một cách đại khái, chỉ có Quy trình làm việc chuyển thành Nghỉ ngơi), trong trường hợp cực đoan, một số khoảnh khắc làm việc được chuyển sang ngày nghỉ (nếu có điều gì đó không xong hoặc cái gì đó chết người).
• Mỗi khoảng thời gian được thực hiện với một số ký quỹ. Chệch khỏi thói quen trong 30 phút là bình thường.
• Buổi sáng của mọi người có thể bắt đầu vào một thời điểm khác nhau. Tôi chỉ chuyển sang thời gian sớm hơn để có thể làm được nhiều việc hơn và nó đã cho kết quả khả quan.
• Thời gian đi từ nhà đến cơ quan và trở về cũng có thể khác nhau đối với tất cả mọi người. Tôi đã chọn thời điểm tối ưu cho mình - khi tắc đường đã tan trong thành phố.
• Tôi coi việc đọc văn học hàng ngày là quy tắc bắt buộc đối với mọi người. Nếu thời gian không cho phép đọc tại nơi làm việc, hãy đọc vào bữa trưa, trên xe buýt, sau giờ làm, trước khi đi ngủ.
• Nó xảy ra liên quan đến các trường hợp khác, bạn phải đi ngủ muộn hơn nhiều. Trong mọi trường hợp, hãy cố gắng thức dậy theo lịch trình của bạn, nếu không, thói quen hàng ngày của bạn sẽ liên tục thay đổi, và điều này là không tốt.
• Vào cuối tuần, bạn có thể dậy muộn và đi ngủ muộn, nhưng cũng nên tuân theo thời gian biểu bằng cách thức dậy và đi ngủ cùng một lúc (ví dụ: muộn hơn một hoặc hai giờ so với các ngày trong tuần).

Để lập kế hoạch thời gian của mình, bạn có thể sử dụng một công cụ sắp xếp, một sổ ghi chú, một tờ giấy thông thường, một cuốn sổ ghi chép, các chương trình và ứng dụng đặc biệt khác nhau. Cá nhân tôi sử dụng Lịch Google rất dễ sử dụng. Ngoài thực tế là nó có một số chức năng hữu ích, nó được đồng bộ hóa với các thiết bị di động, có nghĩa là nó luôn ở trong tầm tay, cho dù bạn ở đâu. Nhìn chung, trong lĩnh vực đồng bộ hóa ứng dụng, Google đang có những bước tiến vượt bậc. Điều này tạo thuận lợi rất nhiều cho công việc khi tất cả các loại trợ lý đều nằm trong một tài khoản, các tài khoản này cũng được đồng bộ hóa với nhau. Tôi không thể tưởng tượng được việc làm việc trên máy tính và điện thoại mà không có Google Chrome, Lịch, YouTube, Drive, Translator, Google+, Maps, Analitics, Picasa và nhiều dịch vụ hữu ích khác. Tôi cũng khuyên bạn nên sử dụng Wunderlist Super Scheduler

Đó là tất cả những gì tôi muốn nói với bạn ngày hôm nay. Nếu bạn chưa ghi nhật ký và không đặt mục tiêu cho bản thân, hãy bắt đầu thực hiện ngay lập tức và tiếp tục làm việc đó mọi lúc! Tôi hy vọng 10 quy tắc vàng trên sẽ giúp ích cho bạn trong việc lập kế hoạch thời gian và bạn sẽ bắt đầu làm được nhiều việc hơn.

Hàng ngày, người quản lý (chuyên viên) phải đưa ra quyết định về việc sử dụng thời gian làm việc của họ như thế nào là tốt nhất. Lập kế hoạch là một dự án của các quá trình lao động cho khoảng thời gian sắp tới. Và điều rất quan trọng là phải gắn kết một cách hữu cơ việc lập kế hoạch thời gian làm việc và kết quả mong muốn của các hoạt động. Điều này có thể đạt được bằng cách sử dụng trong thực tế các nguyên tắc và quy tắc cơ bản của việc lập kế hoạch thời gian làm việc.

Các nguyên tắc và quy tắc cơ bản của lập kế hoạch:

1. Quy tắc 60:40 (quy tắc “vàng” trong việc lập kế hoạch).

2. Phân tích các hoạt động và thời gian tiêu thụ.

3. Đưa các nhiệm vụ lại với nhau. Lập một kế hoạch hành động. Ưu tiên.

4. Tính thường xuyên, đồng bộ và thống nhất của quy hoạch.

5. Lập kế hoạch thực tế ..

6. Bồi thường cho thời gian đã mất.

7. Hình thức viết.

8. Mang theo những gì chưa làm được.

9. Sửa chữa kết quả thay vì hành động. Tốt hơn là ghi lại kết quả hoặc mục tiêu (trạng thái kết thúc) trong các kế hoạch chứ không chỉ là bất kỳ hành động nào. "Đừng gọi", nhưng "đồng ý".

10. Thiết lập các định mức tạm thời.

11. Thời hạn.

12. Thiết lập các ưu tiên (mức độ quan trọng).

13. Thoát khỏi “tính chuyên chế” của sự vội vàng. Điều khẩn cấp nhất không phải lúc nào cũng quan trọng nhất.

14. Ủy thác (phân công lại) các vụ việc.

15. "Hấp thụ thời gian" và dự trữ thời gian.

16. Tái chế - kiểm tra kép.

17. Thời gian rảnh rỗi, thời gian cho việc lập kế hoạch và sáng tạo.

18. Giải pháp thay thế. Lựa chọn cách tốt nhất để giải quyết vấn đề.

19. Đa dạng.

20. Căn chỉnh thời gian S x kế hoạch.

Hệ thống lập kế hoạch thời gian làm việc.

Để đạt được kết quả tốt nhất có thể khi lập kế hoạch thời gian làm việc, người quản lý (chuyên gia) cần sử dụng khái niệm như “thời gian lập kế hoạch”: ngày, tuần, tháng, năm. Mỗi thời kỳ kế hoạch phải được xem xét riêng biệt.

Trong cuộc sống kinh doanh, các giai đoạn lập kế hoạch sau đây đã tự chứng minh:

mục tiêu dài hạn - 3-5 năm (hoặc hơn) - kế hoạch trong vài năm;

mục tiêu trung hạn - 1-3 năm - kế hoạch hàng năm;

kế hoạch hiện tại - 1 tuần - 3 tháng - hàng tháng, kế hoạch 10 ngày.

các kỳ kế hoạch.

Kế hoạch hàng năm. Vào cuối năm sắp đi, cần đặt ra những nhiệm vụ và mục tiêu quan trọng nhất cho 12 tháng tới. Đồng thời, trong hầu hết các trường hợp, chỉ cần chia nhỏ thành các quý là đủ.

Kế hoạch quý. Đóng vai trò là công cụ giám sát tình hình thực hiện kế hoạch hàng năm. Trong năm, đều đặn, bạn nên xem xét các sự kiện của giai đoạn vừa qua và nếu cần, thực hiện thay đổi hoặc hoãn các ngày (kiểm soát tạm thời). Vào cuối mỗi quý, có thể thiết lập điểm chuẩn cho ba tháng tiếp theo và xác định nhiệm vụ nào trong quý tiếp theo cần được gạch bỏ, nhiệm vụ nào nên chuyển và bổ sung nhiệm vụ nào trong quý tiếp theo.

Kế hoạch hàng tháng. Các nhiệm vụ và mục tiêu được tính đến trong kế hoạch hàng tháng được chuyển từ kế hoạch hàng quý, và nếu cần thiết, từ kế hoạch của tháng trước. Vì độ chính xác của việc lập kế hoạch tăng lên theo cách tiếp cận của chân trời thời gian, nên trong kế hoạch hàng tháng, các nhiệm vụ đã được tính đến chi tiết hơn (mức tiêu thụ thời gian được tính bằng giờ).

Kế hoạch suy đồi. Giả định một dự báo thậm chí còn chi tiết hơn, chính xác hơn cho giai đoạn sắp tới.

Kế hoạch hàng ngày. Nó được xây dựng trên cơ sở kế hoạch mười ngày. Nó thiết lập những nhiệm vụ và trường hợp nào phải được hoàn thành trong ngày làm việc tương ứng, và những nhiệm vụ và trường hợp không lường trước được sẽ được thêm vào những công việc đã được lên kế hoạch trước đó.

Kế hoạch hàng ngày là bước cuối cùng và đồng thời là bước quan trọng nhất trong hệ thống kế hoạch thời gian, là hiện thân cụ thể (thực hiện) các mục tiêu đã đề ra.

Sử dụng ví dụ về kế hoạch hàng ngày, chúng ta hãy xem xét năm giai đoạn của việc lập kế hoạch thời gian có hệ thống.

Lập kế hoạch cho ngày làm việc bằng phương pháp Alps.

Năm giai đoạn của phương pháp Alps.

Phương pháp này tương đối đơn giản và dễ nhớ, vì nó dựa trên phương pháp ghi nhớ: các chữ cái đầu tiên tượng trưng cho các khái niệm chủ đề.

Phương pháp này bao gồm năm giai đoạn:

1. Lập danh sách các hoạt động công việc và các hoạt động dự kiến ​​thực hiện.

2. Đánh giá sơ bộ về thời gian thực hiện các hoạt động và công việc đã định.

3. Bảo lưu giờ làm việc theo quy tắc 60:40.

4. Ra quyết định về việc thiết lập các mức độ ưu tiên, phân công lại hoặc từ bỏ một số hoạt động công việc và các hoạt động đã được lên kế hoạch thực hiện.

Kiểm soát và chuyển giao các hoàn tác.

Chúng ta hãy xem xét từng giai đoạn chi tiết hơn.

1. Lập danh sách các hoạt động công việc và các hoạt động dự kiến ​​thực hiện.

Ghi lại dưới các tiêu đề thích hợp của biểu mẫu "Kế hoạch trong ngày" tất cả những gì cần thực hiện vào ngày hôm sau:

nhiệm vụ từ danh sách việc cần làm hoặc từ kế hoạch hàng tuần (hàng tháng);

chưa hoàn thành ngày hôm trước;

các trường hợp thêm vào;

thời hạn phải đáp ứng;

nhiệm vụ định kỳ.

Đồng thời, nên sử dụng các từ viết tắt tương ứng với loại hoạt động hoặc các tiêu đề trong biểu mẫu “Kế hoạch trong ngày”: V - thăm, họp, D - ủy quyền các trường hợp, K - kiểm soát, v.v.

Danh sách việc cần làm sẽ giống như sau:

trong ước lượng gần đúng đầu tiên, hãy phân phối chúng theo mức độ ưu tiên;

chia nhỏ chúng thành kéo dài và "ngắn", ngắn;

kiểm tra lại các nhiệm vụ liên quan đến liên lạc cá nhân để biết khả năng thực hiện chúng theo cách hợp lý hơn (ví dụ: sử dụng điện thoại).

Tuy nhiên, đây mới chỉ là bước khởi đầu của kế hoạch trong ngày. Một kế hoạch thực tế trong ngày luôn phải được giới hạn trong những gì thực sự có thể làm được.

2. Đánh giá sơ bộ về thời gian thực hiện các hoạt động và công việc đã định.

Bây giờ, đối với mỗi nhiệm vụ, bạn cần đặt ra thời gian gần đúng để hoàn thành nó, tính tổng và xác định tổng thời gian gần đúng. Có thể ước tính thời gian của bất kỳ trường hợp nào sau khi quan sát và tích lũy kinh nghiệm.

3. Bảo lưu giờ làm việc theo quy tắc 60:40.

Khi lập kế hoạch cho ngày của mình, bạn cần tuân thủ quy tắc lập kế hoạch thời gian cơ bản, theo đó, kế hoạch chỉ nên bao gồm không quá 60% thời gian và chỉ nên để khoảng 40% làm thời gian dự phòng cho những việc đột xuất.

4. Ra quyết định về việc thiết lập các mức độ ưu tiên, phân công lại hoặc từ bỏ một số hoạt động công việc và các hoạt động đã được lên kế hoạch thực hiện.

5. Kiểm soát và chuyển giao hoàn tác.

Giám sát tiến độ của kế hoạch cho phép người quản lý (chuyên gia) có được thông tin cần thiết để phân tích và xác định cách thức cải tiến công việc của họ.

Lợi ích của việc sử dụng phương pháp “Alps”: tâm trạng tốt hơn cho ngày làm việc sắp tới; lập kế hoạch cho ngày hôm sau; ý tưởng rõ ràng về các nhiệm vụ trong ngày; hợp lý hóa dòng chảy trong ngày; khắc phục chứng hay quên; tập trung vào những gì thiết yếu nhất; đạt được các mục tiêu trong ngày; làm nổi bật những trường hợp quan trọng hơn và ít quan trọng hơn; quyết định ưu tiên và bổ nhiệm lại; hợp lý hóa thông qua phân nhóm nhiệm vụ; giảm nhiễu và gián đoạn không mong muốn; tính tự giác khi thực hiện nhiệm vụ; giảm căng thẳng và căng thẳng thần kinh; nhận thức bình tĩnh trước những sự kiện không lường trước được; nâng cao khả năng tự chủ; tăng sự hài lòng và động lực; cảm giác thành công vào cuối ngày làm việc; tăng trưởng kết quả cá nhân; đạt được trong thời gian do tổ chức công việc có phương pháp.