Quản lý thời gian: cấu trúc và lập kế hoạch hoạt động của các hoạt động. Các loại quản lý thời gian

Có rất nhiều hệ thống quản lý thời gian có sẵn cho chúng tôi. Hệ thống hiệu quả là một trong những thành phần quan trọng nhất của sự thành công trong quản lý thời gian cá nhân. Hầu hết mọi người cần một hệ thống tiết kiệm và sử dụng thời gian hiệu quả, và điều đó đến một cách tự nhiên. Rốt cuộc, không thể giữ mọi thứ trong đầu bạn!

Để tiết kiệm thời gian của bạn, chúng tôi sẽ đưa ra tóm tắt các quy định chính của từng hệ thống trong bài viết này (chúng tôi coi là phổ biến nhất tại thời điểm này). Chúng tôi hy vọng rằng điều này sẽ giúp bạn lựa chọn những gì tốt nhất cho bạn, những gì sẽ làm cơ sở cho hệ thống lập kế hoạch cá nhân của bạn trong tương lai.
Vì vậy, các hệ thống mà chúng tôi đã chọn để phân tích:

Hệ thống GTD của David Allen;
Quản lý thời gian Franklin, Stephen Covey;
Sức mạnh thời gian của Brian Tracy;
Quản lý thời gian từ bên trong của Julia Morgenstern.

Trước tiên, hãy hiểu tại sao bạn nên chọn một số loại hệ thống. Như tôi đã viết trước đó, một người không thể làm việc hiệu quả nếu anh ta giữ trong đầu mọi thứ mà anh ta cần phải làm, tất cả các kế hoạch, báo cáo, v.v.

chức năng chính hệ thống- giúp lưu trữ thông tin quan trọng. Kỹ năng quản lý thời gian tốt là về cách bạn lưu trữ và quản lý thông tin quan trọng về cuộc hẹn, công việc, ghi chú, danh bạ, lời nhắc, kế hoạch và mục tiêu.

Do đó, tốt hệ thống quản lý thời gian nên bao gồm:

1. Nơi bao quát tất cả thông tin về công việc;

2. Lịch họp;

3. Nơi để ghi chú;

4. Nơi để liên lạc;

5. Kết hợp các nhiệm vụ, mục tiêu và ước mơ thành một tổng thể;

6. Mô tả rõ ràng về hệ thống để có thể hiểu rõ cách thức hoạt động của tất cả các hệ thống.

Có rất nhiều cuốn sách cố gắng khẳng định tên sách hệ thống quản lý thời gian, nhưng thực tế chúng chỉ là những ý tưởng hoặc mẹo về chủ đề. Trong bài viết này, chúng tôi đang nói về hệ thống, không phải về nhật ký và kế hoạch .

Hệ thống quản lý thời gian không ngụ ý rằng bạn sẽ sử dụng nó trong hình thức mà bạn lần đầu tiên làm quen với nó. Điều quan trọng cần hiểu là đây chỉ là nền tảng giúp bạn phát triển hệ thống quản lý thời gian của riêng mình đáp ứng nhu cầu của bạn trong tương lai.

Hãy chuyển sang phần phân tích hệ thống của chúng tôi.

Hệ thống này dựa trên cuốn sách
Quản lý thời gian theo phương pháp Franklin, không giống như phương pháp David Allen, có cách tiếp cận từ trên xuống.

Tức là tập trung vào những mục tiêu lớn chứ không phải những nhiệm vụ nhỏ. Với sự trợ giúp của nó, bạn xác định rõ ràng mục tiêu và vai trò của mình trong cuộc sống. Và đó là những gì bạn sử dụng để lập kế hoạch cuộc sống của mình, năm, tuần hoặc ngày.

Hệ thống sử dụng khái niệm la bàn, giúp bạn luôn chắc chắn rằng mình đang đi đúng hướng. Mọi thứ bạn làm đều nhằm đạt được mục tiêu chính của mình, nó giúp bạn sắp xếp thứ tự ưu tiên một cách chính xác và quyết định bước tiếp theo cần thực hiện.

Một khía cạnh khác của điều này hệ thống quản lý thời gian- một ma trận với bốn thành phần: 1. Quan trọng và khẩn cấp, 2. Quan trọng, nhưng không khẩn cấp, 3. Không quan trọng nhưng khẩn cấp, 4. Không quan trọng và không khẩn cấp.

Covey nói rằng hầu hết mọi người tập trung vào góc phần tư 1, 3 và 4. Và hệ thống này tập trung vào lĩnh vực thứ hai.
Hệ thống này dành cho ai?

Nếu bạn thích tập trung vào các mục tiêu chính của cuộc sống, thì hệ thống này sẽ phù hợp với bạn. Phương pháp này cũng có ưu điểm là nhiều công cụ lập kế hoạch bổ sung khác có thể được sử dụng bên trong nó, giúp cuộc sống của bạn dễ dàng hơn.

Hệ thống này có thể được gọi là quản lý thời gian chiến thuật. Trọng tâm ở đây là các mục tiêu, vì vậy bạn ít nhiều phải rõ ràng về chúng cho bản thân và cô ấy cũng đưa ra lời khuyên thiết thực để chúng tôi hiểu chúng tôi sử dụng thời gian hiệu quả như thế nào.

Hệ thống này tập trung vào kết quả. Tracy tin rằng khi chúng ta hiểu được kết quả cuối cùng của những gì chúng ta làm, nó sẽ kích thích công việc của chúng ta. Kỷ luật cũng rất quan trọng.

Hệ thống này dành cho ai?

Hệ thống này rất tốt cho những ai đang tìm kiếm lời khuyên thiết thực về cách vượt qua sự trì hoãn, cách tránh những hoạt động đánh cắp thời gian làm việc quý giá của bạn, v.v.

Quản lý thời gian từ bên trong của Julia Morgenstern

Hệ thống này rất tốt cho ứng dụng thực tế. Morgenstern giúp chúng ta hiểu cách chúng ta sử dụng thời gian, động cơ của chúng ta để làm hoặc không làm và cách chúng ta quản lý thời gian của mình. Ngoài ra, hệ thống này giúp sắp xếp những gì xung quanh bạn theo thứ tự.

Phương pháp này có thể cung cấp các kỹ năng hữu ích như lập kế hoạch, ước tính thời gian cần thiết để hoàn thành một nhiệm vụ cụ thể. Các công thức cũng được đưa ra để tạo điều kiện thuận lợi cho công việc với hệ thống.

Ai có thể hưởng lợi từ phương pháp này?

Điều này phù hợp cho những người cần một cách tiếp cận đơn giản nhưng hiệu quả để quản lý thời gian. Nếu bạn đang tìm kiếm một hệ thống dễ áp dụng nhưng đồng thời không có nhiều quy tắc sử dụng, thì đây là sự lựa chọn tốt nhất.

Điều chính cần nhớ là hệ thống trước hết phải đáp ứng nhu cầu của bạn và trong tương lai sẽ trở thành nền tảng để tạo ra hệ thống quản lý thời gian của riêng bạn.

Giới thiệu

Cơ sở lý thuyết về quản lý thời gian

1 Bản chất và nguyên tắc quản lý thời gian

2 Lý do nên sử dụng quản lý thời gian

3 Kỹ thuật quản lý thời gian hiện đại

Phân tích các cách tiếp cận trong nước đối với hệ thống quản lý thời gian

1 Thực hiện quản lý thời gian trong công ty

2 Quản lý thời gian ở Nga

Đánh giá và cải tiến hệ thống quản lý thời gian trong công ty

1 Đặc điểm chung của doanh nghiệp được phân tích

2 Đánh giá hệ thống quản lý thời gian trong công ty

3 Cải tiến hệ thống quản lý thời gian

Sự kết luận

Giới thiệu

Trong điều kiện hiện đại, quản lý thời gian là một phần không thể thiếu của bất kỳ công ty thành công nào. Quản lý thời gian được hiểu là công nghệ sắp xếp thời gian và tăng hiệu quả sử dụng.

Quản lý thời gian là hành động hoặc quá trình thực hiện sự kiểm soát có ý thức đối với lượng thời gian dành cho các hoạt động cụ thể nhằm tăng hiệu quả và năng suất một cách cụ thể. Quản lý thời gian có thể trợ giúp với một loạt các kỹ năng, công cụ và kỹ thuật được sử dụng để hoàn thành các nhiệm vụ, dự án và mục tiêu cụ thể. Tập hợp này bao gồm một loạt các hoạt động, cụ thể là: lập kế hoạch, phân bổ, thiết lập mục tiêu, ủy quyền, phân tích thời gian, giám sát, tổ chức, liệt kê và sắp xếp thứ tự ưu tiên. Quản trị ban đầu chỉ được quy cho hoạt động kinh doanh hoặc lao động, nhưng theo thời gian, thuật ngữ này đã mở rộng để bao gồm cả hoạt động cá nhân với cùng một lý do. Hệ thống quản lý thời gian là sự kết hợp của các quy trình, công cụ, kỹ thuật và phương pháp. Thông thường quản lý thời gian là điều cần thiết trong quá trình phát triển của bất kỳ dự án nào, vì nó quyết định thời gian và phạm vi hoàn thành dự án.

Mục đích của công việc được trình bày là coi quản lý thời gian là một hệ thống quản lý thời gian. Nhiệm vụ công việc như sau:

xem xét khái niệm và chức năng của quản lý thời gian;

đặc điểm của kỹ thuật quản lý thời gian hiện đại;

xác định các đặc điểm của việc thực hiện quản lý thời gian trong các công ty;

phân tích việc áp dụng thực hiện thành công quản lý thời gian trong các công ty Nga;

xác định các tính năng của việc sử dụng quản lý thời gian trong các hoạt động của Megafon OJSC.

Đối tượng của công việc là quản lý thời gian. Đối tượng của tác phẩm là các đặc điểm của việc sử dụng quản lý thời gian trong các hoạt động của tổ chức.

Kết cấu của tác phẩm gồm phần mở đầu, ba chương, phần kết luận và danh mục tài liệu tham khảo.

Chương đầu tiên trình bày thực chất và các nguyên tắc của quản lý thời gian, xác định các phương pháp quản lý thời gian hiện đại và chứng minh sự cần thiết phải sử dụng quản lý thời gian trong các hoạt động của doanh nghiệp.

Chương thứ hai tiết lộ các đặc điểm của việc thực hiện quản lý thời gian trong tổ chức, phân tích các cách tiếp cận thành công để quản lý thời gian trong các công ty Nga.

Trong chương thứ ba và chương cuối, mô tả chung về doanh nghiệp được phân tích, đánh giá về hệ thống quản lý thời gian của Megafon OJSC được đưa ra và xác định phương hướng cải tiến hệ thống quản lý thời gian của doanh nghiệp được nghiên cứu.

1. Cơ sở lý thuyết về quản lý thời gian

.1 Bản chất và các nguyên tắc của quản lý thời gian

"Quản lý thời gian (Quản lý thời gian) là một phần khoa học và thực hành liên ngành dành cho việc nghiên cứu các vấn đề và phương pháp để tối ưu hóa thời gian dành cho các lĩnh vực hoạt động nghề nghiệp khác nhau." Quản lý thời gian - dịch từ tiếng Anh có nghĩa là "quản lý thời gian". Nhiệm vụ của quản lý thời gian là sắp xếp hợp lý việc sử dụng thời gian (cả thời gian làm việc và thời gian cá nhân) trong ngày và trong tuần để quản lý để làm tất cả những việc quan trọng nhất. Quản lý thời gian là kế toán và lập kế hoạch hoạt động về thời gian.

Các nguyên tắc cơ bản của quản lý thời gian.

Chăm chỉ làm việc độc lập. Người quản lý chỉ có thể tự mình phát triển một hệ thống chất lượng cao, hiệu quả để tổ chức thời gian của mình. Công việc quan trọng này không thể phó mặc cho chuyên gia tư vấn hay thư ký. Chỉ có bản thân người quản lý mới có thể lựa chọn giải pháp thích hợp và xây dựng lại nó cho phù hợp với nhu cầu của mình.

Giải pháp cá nhân. Trong tổ chức thời gian cá nhân, không phải những quy tắc chung mới là quan trọng mà chính là phong cách cá nhân mà người lãnh đạo tự tìm ra cho mình. Nếu nó thoải mái cho anh ta, nó mang lại hiệu quả tối đa. Nên tập trung vào những phương pháp cho phép bạn điều hướng ngay cả trong điều kiện không chắc chắn. Do đó, điều quan trọng là phải xác định các thông số như tính khí của một người, sở thích giác quan, nhịp sinh học của cơ thể, mục tiêu công việc, v.v.

Sự cần thiết phải theo dõi hiệu suất của riêng bạn. Sử dụng thời gian, bạn có thể xác định những khoảnh khắc lãng phí thời gian không thể lý giải được và khám phá nguồn dự trữ tiềm ẩn của nó. Khi phân tích dữ liệu thu được, nên sử dụng phương pháp so sánh mức đạt được với mức tối đa có thể chứ không phải mức đạt được với kế hoạch, như được thực hiện trong các công nghệ quản lý thời gian của phương Tây. Nhưng kết quả chính của việc sử dụng máy chấm công là sự xuất hiện của một khả năng nhất định để liên tục giám sát hiệu quả của bản thân. Việc theo dõi thời gian của chính bạn trong vài tuần sẽ phát triển một kiểu chú ý đặc biệt đối với thời gian và người lãnh đạo bắt đầu nhìn hành động của mình theo một cách hoàn toàn khác.

Suy nghĩ cho hiệu quả. Vai trò chính được thực hiện bởi sự thay đổi trực tiếp trong suy nghĩ. Một người đã học cách xác định các quy trình không hiệu quả và cải thiện chúng, cố gắng tối ưu hóa và cải thiện hiệu suất - có thể áp dụng các phương pháp hiện có, tùy chỉnh chúng theo nhu cầu của mình hoặc phát triển của riêng mình. Và những phương pháp rất kỹ thuật để tổ chức thời gian và công việc cá nhân và thực hiện trực tiếp chúng trong cuộc sống chỉ là vấn đề của công nghệ. Một khi sự thay đổi trong nhận thức xảy ra, nó sẽ bắt đầu hoạt động và kết quả trong bất kỳ hình thức hoạt động nào.

Hiệu quả dự trữ có thể đạt được và không giới hạn. Một nguyên tắc cơ bản, bên cạnh đó không có vấn đề công nghệ nào là không thể so sánh được. Dựa trên giả định rằng nguồn dự trữ về hiệu quả, sự phát triển và tự cải thiện không chỉ có thể đạt được trên thực tế mà còn có khả năng vô tận, việc tìm kiếm giải pháp phù hợp và phát triển phương pháp cần thiết hoàn toàn là những vấn đề mang tính chiến thuật và rõ ràng là có thể giải quyết được.

1.2 Lý do sử dụng quản lý thời gian

Thời gian dành cho cá nhân nên được thực hiện trong vài ngày làm việc, có thể là vài tuần, để phân tích phong cách làm việc của bạn và tìm ra nguyên nhân gây ra tình trạng thâm hụt thời gian mới xuất hiện. Các triệu chứng báo động về sự xuất hiện sắp xảy ra các vấn đề tạm thời có thể được xác định bằng các dấu hiệu sau:

Thiếu ưu tiên trong thi hành án (giải quyết công việc phụ với việc thường xuyên chuyển việc chính);

Nóng vội trong việc hoàn thành các nhiệm vụ lớn (thường là do bắt đầu công việc không đúng lúc);

Một luồng lớn của tất cả các loại công việc thường ngày (nguy cơ chết đuối trong những chuyện vặt vãnh);

Nghiên cứu không kịp thời về thư từ kinh doanh (tài liệu hiện hành);

Làm việc vào buổi tối và ngày cuối tuần (trong giờ hành chính không đủ thời gian);

Liên tục thực hiện công việc cho đồng nghiệp hoặc cấp dưới của bạn (có vẻ như điều này sẽ nhanh hơn hoặc đáng tin cậy hơn);

Làm việc không theo hồ sơ của bạn (sử dụng cơ hội không hiệu quả);

Liên tục bị can thiệp tại nơi làm việc (vô số cuộc gọi điện thoại và lượng khách truy cập);

Làm rõ thông tin, liên tục hỏi lại (khó nhận thức thông tin, do mệt mỏi).

Sau khi xác định thời gian, cần phải phân tích tất cả các hoạt động mà người đó đã tham gia. Để làm điều này, bạn có thể sử dụng các bảng phân bổ các lĩnh vực công việc liên quan đến chi phí thời gian - thực tế và có thể đạt được về mặt lý thuyết, lập một danh sách các trở ngại.

Phân tích sâu hơn có thể được thực hiện theo quan điểm của hai vị trí: tích cực và tiêu cực, tức là xác định điểm mạnh và điểm yếu để sử dụng hợp lý cái trước và tránh cái sau.

"Kẻ ăn giờ" Bằng cách tiến hành phân tích chi tiết những “khoảng thời gian chìm” chính, bạn có thể kiểm soát quy trình làm việc của mình tốt hơn và tránh bị sao nhãng. Những lý do chính khiến chúng ta lãng phí thời gian một cách vô ích đã được ghi nhận:

Các cuộc điện thoại chiếm một vị trí danh dự đầu tiên một cách xứng đáng, làm gián đoạn tâm trạng làm việc và khiến bạn không thể tập trung vào công việc. Với việc sử dụng rộng rãi điện thoại di động, vấn đề này đã trở nên toàn cầu.

Khách đến văn phòng là yếu tố gây mất tập trung hơn là điện thoại, bởi vì họ không thể bỏ qua điện thoại hoặc các công việc khác có thể được thực hiện song song.

Giao tiếp giữa các bộ phận kém.

Các vấn đề về thiết bị máy tính và thiết bị văn phòng.

Thay đổi trình tự công việc do đồng nghiệp áp đặt.

Thiếu kế hoạch tổ chức. quận

Không có khả năng lắng nghe người khác.

Cơ cấu tổ chức không đạt yêu cầu.

Thư lộn xộn. Nó đặc biệt phù hợp với những nhà quản lý có thư từ không kịp thời hoặc hoàn toàn không qua được bộ lọc thư ký để xác định tầm quan trọng của các bức thư.

Sửa chữa những sai sót mà lẽ ra có thể tránh được. Sai lầm làm phát sinh cùng một sự vội vàng, thiếu chú ý, không sẵn sàng làm việc, v.v.

Do dự trong các vấn đề kinh doanh.

Các cuộc họp, lập kế hoạch họp tổ chức và phối hợp kém.

Mất tập trung ở nơi làm việc. Một danh sách khổng lồ gồm những điều nhỏ nhặt về chi tiết cụ thể của từng tính cách.

Quan liêu văn phòng quá mức.

Những cuộc thảo luận vô ích về công việc của bạn và công việc của người khác. Và chỉ nói suông.

1.3 Các kỹ thuật quản lý thời gian hiện đại

Thiết lập mục tiêu. Thiết lập mục tiêu liên quan đến việc phân tích và hình thành các mục tiêu cá nhân. Mục tiêu mô tả kết quả cuối cùng, cung cấp sự rõ ràng về hướng di chuyển. Thiết lập mục tiêu là một quá trình tạm thời. khi thay đổi các thông số nhất định, sự điều chỉnh cần thiết xảy ra.

“Để thành công, bạn cần chọn những mục tiêu phù hợp, những khâu trung gian sẽ giúp bạn không đi chệch con đường đúng đắn. Bạn nên tiến hành đăng ký các nguồn lực và phương tiện cá nhân để đạt được mục tiêu trước để tìm ra điểm mạnh nào của bạn nên được khuyến khích và điểm yếu nào cần khắc phục để phát triển hơn nữa tiềm năng của bạn.

Mục tiêu phải rõ ràng, chính xác và dễ hiểu. Việc xây dựng cụ thể các mục tiêu thực tế là rất quan trọng cho việc lập kế hoạch tiếp theo. Khi đặt ra các mục tiêu dài hạn, đừng tham quá nhiều.

) Không chỉ để làm những điều đúng, mà còn để làm những điều đúng đắn;

) Không chỉ để giải quyết các trường hợp, mà còn để tạo ra các quan điểm sáng tạo;

) Không quá nhiều để tiết kiệm quỹ cũng như để tối ưu hóa việc sử dụng chúng;

) Không chỉ để hoàn thành các khoản nợ, mà còn để đạt được kết quả;

) Không chỉ giảm chi phí, mà còn tăng lợi nhuận.

Lập kế hoạch cổ điển. Kỹ thuật cổ điển để phát triển kế hoạch và các phương án thay thế cho các hoạt động. Có nghĩa là chuẩn bị cho việc thực hiện các mục tiêu và sắp xếp thời gian. Như kinh nghiệm thực tế cho thấy, số phút dành cho việc lập kế hoạch giúp giảm thời gian thực hiện trực tiếp, cuối cùng dẫn đến tiết kiệm thời gian nói chung.

Để thực hiện đúng chức năng và đạt được mục tiêu, người quản lý phải hiểu rõ ngân sách thời gian của mình. Có một số quy tắc lập kế hoạch cơ bản:

Khi lập kế hoạch hàng ngày, tốt hơn hết bạn nên để 40% thời gian làm việc rảnh rỗi. Những thứ kia. 60% - thời gian dự định, 20% - thời gian không lường trước được, 20% - thời gian tự phát.

Ghi lại thời gian đã sử dụng, cho biết nó đã mất như thế nào và những gì đã mất, để có ý tưởng về mức tiêu thụ của nó.

Để tập hợp tất cả các nhiệm vụ lại với nhau, bạn cần có ý tưởng về các trường hợp sắp tới, phân chia chúng theo mức độ khẩn cấp.

Tạo kế hoạch thực tế chỉ với khối lượng nhiệm vụ mà bạn có thể xử lý.

Học cách xác định nhịp độ công việc và lượng thông tin cần thiết để hoàn thành nó.

Nếu sự can thiệp thường xuyên phát sinh dưới dạng các trường hợp khẩn cấp, phát sinh tự phát, hãy cung cấp thời gian trong kế hoạch giải quyết các trường hợp đó.

Cố gắng làm một lượng lớn công việc và phân tán năng lượng vào những việc riêng biệt không quan trọng dẫn đến thực tế là vào cuối ngày, các vấn đề chính vẫn chưa được giải quyết. Ưu tiên có nghĩa là phân chia toàn bộ luồng nhiệm vụ theo mức độ quan trọng, giao cho chúng chính, phụ, v.v. các giá trị.

Tỷ lệ "vàng" của việc lập kế hoạch thời gian. Lập kế hoạch thời gian dựa trên những nguyên tắc nhất định. Một trong những công thức nổi tiếng nhất được đưa ra bởi nhà kinh tế học người Ý Vilfredo Pareto. Nó được thiết kế để sử dụng hợp lý thời gian và nêu rõ: "Nếu tất cả các chức năng công việc được xem xét theo tiêu chí hiệu quả của chúng, thì 80% kết quả cuối cùng đạt được chỉ trong 20% thời gian, trong khi 20 phần trăm kết quả còn lại hấp thụ 80 phần trăm thời gian làm việc ”. Trong công việc hàng ngày, điều này có nghĩa là bạn không nên thực hiện những công việc dễ nhất và thú vị nhất hoặc ít tốn thời gian nhất trước. Khi lập kế hoạch, trước hết cần phải giải quyết các vấn đề quan trọng, sau đó mới đến - vô số vấn đề thứ yếu.

Việc áp dụng nguyên tắc Pareto một cách nhất quán giúp đưa vào thực tế kỹ thuật phân tích mức độ phức tạp của các vấn đề ABC. Nó dựa trên việc phân chia toàn bộ khối lượng nhiệm vụ thành ba nhóm.

A. Các nhiệm vụ quan trọng nhất - chiếm khoảng 15 phần trăm tổng số các nhiệm vụ và trường hợp. Mức độ quan trọng của bản thân đối với những nhiệm vụ này (đạt được mục tiêu) là khoảng 65 phần trăm.

B. Nhiệm vụ quan trọng chiếm trung bình 20 phần trăm tổng số vụ việc và mức độ quan trọng của loại nhiệm vụ này cũng tương ứng là 20 phần trăm.

B. Ngược lại, các nhiệm vụ ít quan trọng hơn và không thiết yếu chiếm 65% tổng số nhiệm vụ nhưng chiếm tỷ trọng nhỏ (khoảng 15% tổng “chi phí”).

Công nghệ phân tích nguyên công theo nguyên tắc ABC có thể được thực hiện như sau:

Lập danh sách tất cả các công việc sắp tới trong khoảng thời gian thích hợp (ngày, tháng, quý, năm).

Hệ thống hóa các nhiệm vụ theo mức độ quan trọng của chúng, thiết lập thứ tự các trường hợp phù hợp với "chi phí" hoạt động của chúng.

Số công việc.

a) 15 phần trăm đầu tiên của tất cả các nhiệm vụ trong Loại A là không được ủy quyền;

b) 20 phần trăm tiếp theo - nhiệm vụ loại B;

c) 65 phần trăm còn lại là nhiệm vụ loại B.

Kiểm tra lại kế hoạch thời gian về sự tuân thủ của ngân sách thời gian đã phân bổ với giá trị của các nhiệm vụ: 65 phần trăm thời gian kế hoạch - nhiệm vụ A; 20 phần trăm thời gian đã lên lịch - nhiệm vụ B; 15 phần trăm thời gian dự kiến là nhiệm vụ B.

Thực hiện các điều chỉnh phù hợp, tập trung kế hoạch vào các nhiệm vụ A.

Đánh giá nhiệm vụ B và C về khả năng được ủy quyền của họ.

Phân quyền. “Ý nghĩa chung của ủy quyền là giao nhiệm vụ cho cấp dưới hoặc đồng nghiệp của bạn. Nhiều nhà quản lý, những người tự cho mình là có kinh nghiệm và hiệu quả, thích làm những gì họ có thể giao phó cho nhân viên khác, ám chỉ sự thiếu kinh nghiệm, thiếu giáo dục và kém năng lực của cấp dưới. Hiện tượng này cho thấy, đúng hơn, sự thiếu kinh nghiệm trong việc giao quyền và không có khả năng đào tạo nhân viên trong các chức năng cần thiết, thay vì những thành tích cao của một nhà quản lý.

Các lợi ích chính của ủy quyền:

Người quản lý giải phóng thời gian cho những nhiệm vụ quan trọng hơn;

Sử dụng và phát triển kiến thức và kỹ năng nghề nghiệp của nhân viên;

Kích thích bộc lộ khả năng, tính độc lập và thẩm quyền của cấp dưới;

Tác động tích cực đến động lực làm việc của nhân viên.

Để ủy quyền thích hợp, bạn phải tuân thủ các quy tắc sau:

Lựa chọn nhân viên phù hợp;

Phân bổ các lĩnh vực phụ trách;

Phối hợp thực hiện các nhiệm vụ được giao;

Khuyến khích và khuyên nhủ cấp dưới;

Kiểm soát quy trình làm việc và kết quả;

Đánh giá nhân viên của bạn;

Dừng nỗ lực đảo ngược hoặc ủy quyền tiếp theo.

Cần phải ủy thác những công việc thường ngày, những hoạt động chuyên biệt, những việc riêng và những công việc chuẩn bị. Việc chuyển giao nhiệm vụ hoặc hoạt động có thể được thực hiện trong một thời gian dài hoặc chỉ giới hạn trong các nhiệm vụ được giao một lần. Trong mọi trường hợp, người quản lý không chuyển giao các chức năng quản lý, nhiệm vụ có mức độ rủi ro cao và trách nhiệm quản lý.

Giám sát kết quả và điều chỉnh mục tiêu. Giám sát hiệu suất phục vụ để tối ưu hóa quy trình làm việc, nó bao gồm ba nhiệm vụ:

Hiểu biết về trạng thái vật lý. Lập kế hoạch có mang lại kết quả không, có góp phần tạo nên sự thoải mái không;

So sánh kế hoạch với mức tối đa có thể. Cần thường xuyên phân tích các hoạt động, xác định các thời điểm mất thời gian, lập các tờ giao thoa;

Điều chỉnh các sai lệch đã thiết lập. Các kế hoạch cần được kiểm tra lại và thay đổi nếu chúng không khả thi hoặc không cho phép đạt được mục tiêu trước thời hạn.

Phân biệt giữa theo dõi kết quả lao động và theo dõi các công việc cụ thể, không nên bỏ qua việc này hay việc khác.

Như vậy, quản lý thời gian là kế toán và hoạch định hoạt động của thời gian. Nhiệm vụ của quản lý thời gian là sắp xếp hợp lý việc sử dụng thời gian (cả thời gian làm việc và thời gian cá nhân) trong ngày và trong tuần để quản lý để làm tất cả những việc quan trọng nhất. Các nguyên tắc cơ bản của quản lý thời gian: chăm chỉ làm việc độc lập, tính cá nhân của giải pháp, nhu cầu giám sát hiệu quả của bản thân, tư duy nhằm mục đích hiệu quả, khả năng đạt được và dự trữ hiệu quả không cạn kiệt. Các triệu chứng báo động về sự xuất hiện sắp xảy ra của các vấn đề tạm thời có thể được xác định bằng một số dấu hiệu nhất định và có thể xác định được nguyên nhân của "sự lãng phí thời gian".

2. Phân tích các cách tiếp cận trong và ngoài nước đối với hệ thống quản lý thời gian

.1 Thực hiện quản lý thời gian trong công ty

Việc thời gian phải được quản lý một cách hợp lý hiện nay là một sự thật hiển nhiên. Tất cả mọi người, từ người quản lý cấp dưới đến người quản lý và chủ sở hữu doanh nghiệp, đều phải đối mặt với việc thiếu thời gian hoặc vắng mặt hoàn toàn.

Cho đến gần đây, việc quản lý thời gian chủ yếu được xem xét liên quan đến một người duy nhất. Nghĩa là, mỗi chuyên gia, theo yêu cầu riêng của mình, có thể áp dụng các phương pháp quản lý thời gian liên quan đến thời gian của mình.

Xu hướng mới nhất là sự ra đời của hệ thống quản lý thời gian trong các doanh nghiệp (công ty quản lý thời gian). Quản lý thời gian là một hướng đi mới trong quản lý doanh nghiệp. Trong hầu hết các tổ chức của Nga, cấp quản lý không nghĩ đến việc cấp dưới dành thời gian cho những hành động nào trong ngày làm việc, cách họ tổ chức công việc trong khuôn khổ trách nhiệm công việc.

Việc người đứng đầu doanh nghiệp hoặc những nhân viên chủ chốt của doanh nghiệp không thể tự mình đương đầu với công việc quản lý thời gian là điều hoàn toàn tự nhiên. Theo quy định, họ phải nhờ đến sự trợ giúp của các chuyên gia trong lĩnh vực quản lý thời gian. Và điều hoàn toàn tự nhiên là cầu tạo ra cung.

Vì vậy, thời gian của các khóa học và đào tạo về quản lý thời gian dao động từ 2 đến 10 ngày, và chi phí là từ 5 nghìn rúp. lên đến 25 nghìn rúp Các chương trình được cung cấp cũng khác nhau: đây là “Các khóa học quản lý thời gian cho những người hàng đầu”, được thực hiện dưới hình thức hội thảo và các khóa học dành cho nhân viên bình thường. Có công nghệ thực hiện quản lý thời gian trong doanh nghiệp.

Một điều hợp nhất tất cả các khóa học này - tất cả đều dựa trên công nghệ phương Tây và không phải lúc nào cũng tương quan với thực tế của Nga. Ngoài ra, xét cho cùng, phần lớn các cuộc hội thảo và đào tạo về quản lý thời gian mang tính chất cá nhân, nghĩa là nó thiên về quản lý thời gian cá nhân hơn là quản lý thời gian của công ty.

Đối với quản lý thời gian so sánh, theo chúng tôi, cần phân biệt ba lĩnh vực:

Vì vậy, ví dụ, việc sử dụng MS Outlook cho phép bạn tiết kiệm đáng kể thời gian trong quá trình chuyển thông tin cần thiết. Điều này xảy ra do có cơ hội hình thành ngắn gọn và rõ ràng hơn bản chất của vấn đề. Thông tin bằng văn bản được nhận thức nhanh hơn và chính xác hơn so với thông tin được báo cáo bằng miệng.

Ngoài ra, trong quá trình giao tiếp sử dụng công nghệ thông tin sẽ giúp tiết kiệm đáng kể thời gian trong quá trình truyền tải thông tin. Điều này là do không có nhu cầu chuyển từ văn phòng này sang văn phòng khác, hoặc từ tổ chức này sang tổ chức khác.

Ngoài ra, rất nhiều thời gian được tiết kiệm cho giao tiếp cá nhân trong quá trình truyền thông tin qua Internet, nhờ vào các mẫu và ký hiệu hiện có thay thế các cụm từ là yếu tố của giao tiếp lịch sự.

Nhìn chung, quản lý thời gian của một doanh nghiệp là một hệ thống các quy tắc và chuẩn mực cho sự tương tác của các nhân viên trong một doanh nghiệp, các quy tắc và cơ chế trao đổi thông tin. Theo nhiều cách, việc quản lý thời gian như vậy sẽ nhân đôi quá trình giao tiếp trong doanh nghiệp. Và theo đó, khó có thể quy nó về một hướng đi hoàn toàn mới trong lĩnh vực quản lý doanh nghiệp.

Việc sử dụng các kỹ thuật để cải thiện thông tin liên lạc và tối ưu hóa quy trình giao tiếp tại doanh nghiệp trong khuôn khổ quản lý thời gian sẽ đạt được hiệu quả kinh tế và tổ chức lớn hơn.

Một trong những vấn đề chính của lĩnh vực quản lý thời gian này là số lượng tương đối nhỏ nhân viên có thể được kết hợp thành một nhóm người thực hiện các nhiệm vụ giống nhau và một số lượng khá lớn các nhóm như vậy trong một doanh nghiệp. Do đó, để tối ưu hóa công việc kịp thời cho từng nhóm chuyên gia, cần phải xây dựng các khuyến nghị và kỹ thuật quản lý thời gian dành riêng cho nhóm chuyên gia này. Theo quy định, các chuyên gia quản lý thời gian hoặc đơn giản là không làm điều này, thích sử dụng các cuộc hội thảo và đào tạo tập thể dựa trên các kỹ thuật quản lý thời gian cá nhân hoặc dịch vụ tạo hệ thống quản lý thời gian cho từng bộ phận riêng lẻ của doanh nghiệp là khá tốn kém.

Cần lưu ý rằng, theo quy định, không phải tất cả các bộ phận của doanh nghiệp đều cần phải thực hiện một hệ thống quản lý thời gian. Vấn đề quản lý thời gian nảy sinh khi có một giải pháp thay thế cho việc sử dụng nó. Trong những bộ phận của doanh nghiệp nơi người lao động thực hiện công việc máy móc đơn điệu, cần phải nghiên cứu khả năng sinh lý và tâm lý của một người trong việc thực hiện một thuật toán hành động nhất định trong những điều kiện hiện có về mức độ nghiêm trọng và cường độ lao động.

Thông thường, không hợp lý khi nói rằng các quy trình quản lý không được thực hiện tại doanh nghiệp và nhân viên không quan tâm đến việc thực hiện chất lượng nhanh nhất các nhiệm vụ chính thức của họ. Điều này là do thực tế là mỗi nhân viên có nhiệm vụ riêng của mình, cố định trong mô tả công việc và hợp đồng lao động. Theo quy định, hợp đồng lao động cũng ấn định số giờ anh ta phải làm việc mỗi ngày và số ngày anh ta phải làm việc mỗi tuần. Có nghĩa là, có một khối lượng công việc nhất định (nhiệm vụ được ấn định trong hợp đồng lao động) và thời gian thực hiện (phương thức và lịch trình làm việc được ấn định trong hợp đồng lao động).

Theo quy định, khi xây dựng các chương trình hội thảo và đào tạo về quản lý thời gian, không chú ý đến đặc điểm tâm sinh lý của một người và điều kiện của mức độ nặng nhọc và cường độ công việc.

Còn việc quản lý thời gian cá nhân của các chuyên gia đầu ngành, thực chất là quản lý thời gian cá nhân của một người quản lý và một người. Hướng này hiện đang phát triển và hiệu quả nhất về mặt sử dụng trong thực tế.

Nhìn chung, quản lý thời gian doanh nghiệp là một hướng đi khá triển vọng trong quản lý doanh nghiệp, mặc dù hiện nay việc áp dụng nó vào thực tế còn gặp nhiều khó khăn. Xác định sự cần thiết của việc áp dụng quản lý thời gian của công ty và phạm vi áp dụng của nó trong một doanh nghiệp, người ta nên:

ở bộ phận nào (hoặc đơn vị công việc nào) thì việc đưa vào quản lý thời gian là phù hợp;

hiệu quả kinh tế và tổ chức sẽ đạt được khi áp dụng quản lý thời gian trong doanh nghiệp. Đó là, chúng ta đang nói về tỷ lệ giữa chi phí và kết quả;

Xác suất để hiệu quả của việc áp dụng hệ thống quản lý thời gian công ty tại doanh nghiệp đủ lâu để cho phép các hiệu quả kinh tế và tổ chức tự bộc lộ là bao nhiêu.

Hệ thống quản lý thời gian của công ty nên được phát triển riêng cho từng doanh nghiệp và nên kết hợp cả ba lĩnh vực quản lý thời gian của công ty: quản lý thời gian của doanh nghiệp, quản lý thời gian của công ty của các bộ phận riêng lẻ và quản lý thời gian của cá nhân của các chuyên gia hàng đầu. Hơn nữa, việc quản lý thời gian của công ty đối với các bộ phận riêng lẻ trong một số trường hợp nên dựa trên đặc điểm tâm sinh lý của một người và điều kiện của mức độ nghiêm trọng và cường độ công việc, chứ không phải dựa trên quá trình phân bổ thời gian có thẩm quyền.

2.2 Quản lý thời gian ở Nga

Ngày nay, khó có thể tìm thấy một công ty Nga mà ban lãnh đạo của họ không bận tâm đến vấn đề tăng khả năng cạnh tranh của nó. Để giải quyết vấn đề này, cần phải thực hiện một lượng lớn công việc để tối ưu hóa tất cả các quy trình kinh doanh: từ R&D đến hậu cần. Tuy nhiên, đây là một nhiệm vụ lâu dài và khó khăn, đó là lý do tại sao nhiều công ty ở Nga thích tăng hiệu quả công việc “ít đổ máu”. Ví dụ, thông qua quản lý thời gian. Tuy nhiên, cách quản lý thời gian "cổ điển" vốn đang phải vật lộn để đương đầu với những nhiệm vụ mà doanh nghiệp hiện đại đặt ra trước nó. “Anh ấy không còn là liều thuốc chữa bách bệnh cho tất cả các chứng bệnh của giới quản lý. Trong 5 năm qua, về cơ bản không có điều gì mới xảy ra trong lĩnh vực này và sự quan tâm đến quản lý thời gian đang giảm đi đáng kể - Pavel Bezruchko, Giám đốc điều hành của ECOPSY Consulting, lưu ý. - Để tăng hiệu quả của họ, các công ty hiện đại chủ yếu tham gia vào việc tối ưu hóa các quy trình kinh doanh. Trong bối cảnh của các biện pháp này, quản lý thời gian vẫn là một kỹ năng hữu ích, nhưng đúng hơn là một kỹ năng bổ sung: quy mô thời gian đạt được là nhỏ. "

Một thực tế phổ biến ở các công ty Nga là tình huống khi người quản lý, theo cách “tự nguyện bắt buộc”, phân phát cho cấp dưới của mình một số cuốn sách về quản lý thời gian mà anh ta thích hoặc đề xuất một người tổ chức “tiên tiến” khác. Giám đốc điều hành Bank24.ru Boris Dyakonov của công ty Ekaterinburg bắt đầu quan tâm đến ý tưởng quản lý thời gian khoảng ba năm trước, khi ông trở thành đồng sở hữu của một ngân hàng nhỏ. “Tôi đã triển khai rất nhiều những gì tôi đọc được,” anh ấy nói. - Tổ chức các buổi thuyết trình tại ngân hàng về quản lý thời gian, giới thiệu các tiêu chuẩn tổ chức cuộc họp, nâng cao văn hóa giao tiếp. Lúc đầu, những đổi mới đã bị chống lại, bởi vì các bài giảng bắt đầu vào cuối tuần. Các nhân viên ngân hàng đã xem xét ý tưởng dạy họ cách tiết kiệm thời gian là một ý tưởng quản lý khác. " Nhưng sau đó, nhờ sự kiên trì của các quan chức hàng đầu của công ty, những người đã nói rõ rằng họ coi trọng những người có thể tiết kiệm thời gian, Bank24.ru đã trở thành một trong những tổ chức tín dụng đầu tiên của Nga thực hiện tiêu chuẩn quản lý chất lượng ISO 9001: 2000.

Sự cứng rắn và nhất quán trong việc giải quyết các công việc được giao là yếu tố cần thiết trong việc thực hiện bất kỳ chương trình tạo động lực nhân sự nào. Thông thường, sự hồi sinh ban đầu sau khi phân phối "sách hay" sẽ vô ích sau khoảng một tháng. Mikhail Molokanov, chủ tịch Câu lạc bộ huấn luyện viên kinh doanh xác nhận: “Việc đưa bất kỳ ý tưởng nào vào nhóm đều cần có sự kiểm soát bắt buộc. - Và kiểm soát theo mặc định liên quan đến chi phí bổ sung. Đây là nguyên nhân chính dẫn đến việc các công ty trong nước thiếu một cách tiếp cận có hệ thống để quản lý thời gian ”.

Alexander Mondrus, Tổng giám đốc của tập đoàn MC-Bauchemie-Russia, đã giải quyết một vấn đề cụ thể với sự trợ giúp của quản lý thời gian - ông đã loại bỏ một số thành phần khỏi quy trình làm việc vốn là "kẻ ăn" thời gian chính. Một ví dụ đơn giản: tất cả các cuộc trò chuyện qua điện thoại trong tổ chức của anh ấy bây giờ bắt đầu bằng câu hỏi "Bạn có thoải mái khi nói chuyện không?" Điều này cho phép cả hai người đối thoại tiết kiệm được những phút quý giá. “Đã vài năm trôi qua kể từ đó. Alexander Mondrus cho biết, hầu hết các nhân viên đã qua khóa đào tạo đều ở lại công ty. “Đối với những người mới bắt đầu, chúng tôi cung cấp tài liệu về chủ đề này và rèn luyện các kỹ năng cơ bản để làm việc với thời gian.”

“Đối với những người đã từng áp dụng các kỹ năng quản lý thời gian, đôi khi chỉ cần làm mới lại trong trí nhớ của họ là đủ”, Gleb Arkhangelsky, Tổng giám đốc của Tổ chức Thời gian cho biết.<#"justify">Mikhail Molokanov nói: “Ý tưởng chính của việc quản lý thời gian là trước tiên bạn cần hiểu những gì bạn muốn và tại sao bạn cần nó, sau đó mới nghĩ về cách đạt được điều này. - Gần đây, những đổi mới đáng chú ý nhất trong lĩnh vực quản lý thời gian chỉ xuất hiện trong vấn đề thiết lập mục tiêu. Theo quan sát của tôi, các công ty Nga thường và rất sẵn sàng đặt ra thời hạn và người chịu trách nhiệm, nhưng đồng thời họ lại không dành đủ thời gian để đưa thông tin cho nhân viên về việc chính xác nên làm gì và tại sao. Nhờ vậy, công việc hoàn thành đúng thời hạn mà không ai cần.

“Trước đó, khi tôi nhận nhiệm vụ tiếp theo, tôi đã âm thầm ghi nó vào một cuốn sổ, bởi vì tôi coi việc đặt ra những câu hỏi không cần thiết hoặc, nói chuyên nghiệp, làm rõ mục tiêu, một nghề nghiệp không làm tôi danh dự,” một trong những Wimm-Bill thừa nhận. - Cán bộ quản lý, người đã được đào tạo trong trường đại học công ty doanh nghiệp. “Bên cạnh đó, tôi bày tỏ sự không hài lòng của mình với thực tế là có quá nhiều nhiệm vụ được đánh dấu là“ khẩn cấp ”chỉ dành cho tôi.” Ngày nay, người quản lý này không chỉ tìm kiếm một công thức rõ ràng của các nhiệm vụ từ sếp mà còn xác định rõ nhiệm vụ nào là quan trọng nhất trong từng khoảng thời gian cụ thể, từ đó xây dựng hệ thống ưu tiên cho bản thân. Vì sếp của người quản lý này cũng đã được đào tạo thích hợp nên anh ta đối xử với các yêu cầu mới của cấp dưới bằng sự thấu hiểu và kiên nhẫn.

Natalia Bekker, quản lý dự án Quản lý tri thức nội bộ thuộc bộ phận nhân sự của Wimm-Bill-Dann cho biết: “Việc hình thành một trường thông tin thống nhất và các công cụ quản lý là thành tựu chính trong các chương trình đào tạo của chúng tôi. “Kỳ vọng của sinh viên chủ yếu liên quan đến việc thu nhận kiến thức và kỹ năng mới mà họ cần để giải quyết hiệu quả các vấn đề chuyên môn, cũng như hệ thống hóa kiến thức cơ bản và ý tưởng học được ở trường và đại học.” Với cách tiếp cận nghiêm túc và chu đáo trong việc quản lý thời gian, anh ấy khiến bạn nghĩ về những câu hỏi đơn giản, thoạt nhìn, những câu trả lời đôi khi khiến bạn kinh ngạc. Ví dụ, bằng cách sử dụng các phép toán số học đơn giản, bạn có thể tính toán số giờ mà một người đã sống và anh ta còn sống, chẳng hạn như cho đến khi nghỉ hưu. Hoặc cố gắng xác định rõ ràng hơn cho bản thân rằng đâu là thói quen hàng ngày trong cuộc sống của bạn, và đâu là những điều thực sự quan trọng.

Quản lý thời gian là một kỹ năng rất linh hoạt, nói chung, không có ranh giới văn hóa. Cả hai chương trình đào tạo của phương Tây và Nga hiện nay chủ yếu sử dụng các công nghệ bản địa của phương Tây: thiết lập mục tiêu theo SMART, thiết lập ưu tiên theo phương pháp Eisenhower, nguyên tắc Pareto, v.v. (mặc dù các nhà nghiên cứu Nga đã nỗ lực đóng góp vào lý thuyết TM).

Hình thức đào tạo truyền thống về kỹ năng tổ chức thời gian làm việc là đào tạo hai ngày. Người nghe các chương trình như vậy, theo quy luật, là các nhà quản lý cấp trung và cấp dưới (văn phòng trở lại, bộ phận bán hàng, sản xuất, v.v.). Trong quá trình đào tạo, những người tham gia thành thạo các công cụ cơ bản về sắp xếp thứ tự ưu tiên và lập kế hoạch, cố gắng áp dụng chúng trong các tình huống khác nhau, trau dồi kỹ năng của họ trong các trò chơi và bài tập. Tuy nhiên, mặc dù thực tế là bản thân TM không có đặc điểm quốc gia, những người Nga theo học nó được cung cấp một số khóa học liên quan. Pavel Bezruchko nói: “Một trong những chủ đề gần với quản lý thời gian là quản lý căng thẳng. “Điều này cực kỳ quan trọng và hữu ích, bởi vì nói chung, môi trường kinh doanh của Nga luôn thay đổi và căng thẳng hơn nhiều so với môi trường kinh doanh của phương Tây”.

Trong khi các khóa đào tạo về nâng cao văn hóa quản lý nói chung đã trở nên khá phổ biến ở các công ty Nga, các nhà quản lý cho đến nay vẫn bỏ quên vấn đề tự tổ chức của nhân viên. Nhiều người trong số họ - và có lẽ đúng như vậy - tin rằng tổ chức cá nhân của người quản lý là vấn đề của riêng anh ta. TM giả định rằng mỗi nhân viên phải có khả năng đầu tư thời gian không chỉ cho công việc mà còn cho các mục tiêu cá nhân của họ: phát triển bản thân, giải trí, sức khỏe, gia đình. Chỉ có như vậy thì người đó mới hài lòng và đạt được hiệu quả. Rất khó để một công ty có thể giải quyết các vấn đề của đơn đặt hàng này - đây hoàn toàn là đặc quyền của chính nhân viên. “Không thể chỉ quản lý giờ làm việc. Nếu một công ty thực hiện các nguyên tắc TM giữa các nhân viên của mình, thì chắc chắn công ty đó cũng sẽ phải nắm bắt thời gian cá nhân của họ. Nhưng sau đó các mối liên hệ với lính nghĩa vụ, tù nhân, giáo phái xuất hiện trong tâm trí ..., "Mikhail Molokanov nói.

Ngoài ra, trong thực tế, người ta thường không thể lập kế hoạch thời gian làm việc của một số chuyên gia, trong khi đối với những người khác, khoản tiết kiệm do TM là rất ít. Ví dụ, Mainstream, một công ty con của ECOPSY Consulting, đã thực hiện một cuộc khảo sát giữa các nhân viên của một số khách hàng của mình. Kết quả của cuộc khảo sát nhanh này cho thấy rằng nhân viên của các công ty được nghiên cứu quản lý để thực sự lập kế hoạch không quá một nửa thời gian của họ, và thường không quá 30%. Trong bối cảnh các ưu tiên thay đổi một cách linh hoạt, thường xuyên thiếu thông tin và thiếu những người được gọi là quản lý. chế độ xem trực thăng (nghĩa đen là "chế độ xem máy bay trực thăng" - nhìn tình hình từ trên cao, hiểu các cơ chế hoạt động của nó và các kết nối bên trong không thể nhìn thấy trong thói quen hàng ngày), các công cụ lập kế hoạch truyền thống không hoạt động. Chính vì lý do này mà các chuyên gia quản lý thời gian có kinh nghiệm khuyên bạn nên dành tới 40% thời gian làm việc để giải quyết các công việc không lường trước được và chỉ quản lý trực tiếp 60% còn lại. Tuy nhiên, không phải tất cả nhân viên đều lập được kế hoạch thậm chí là 60%. Vì vậy, nếu chúng ta nói về làm việc ở chế độ bàn trợ giúp, tức là về giải quyết các công việc phụ trợ, ví dụ, thư ký, thì ít nhất bằng cách nào đó bạn có thể quản lý trong trường hợp này không quá 30 - 40% thời gian. Tỷ lệ này là điển hình cho nhiều chuyên ngành, cũng như cho một số doanh nghiệp hướng đến khách hàng nói chung - ví dụ, môi giới. Và thực sự, bạn sẽ ra lệnh cho một nhân viên PR hành động như thế nào với một khuyến nghị quan trọng về thời gian lập kế hoạch như chỉ đọc thư vào những giờ nhất định? Thật khó để tưởng tượng một nhà quản lý quan hệ công chúng sẽ tuân thủ nó, bởi vì theo cách này, anh ta sẽ mất thông tin giúp anh ta đạt được hiệu quả. Khi không trả lời kịp thời yêu cầu bình luận khẩn cấp, anh ta có nguy cơ làm ảnh hưởng đến hình ảnh của công ty. Và để phản ứng có nghĩa là trì hoãn lịch trình của bạn và đi chệch khỏi kế hoạch. “Điều quan trọng là đừng quên rằng con người không phải là một chiếc máy tính, mà là một sinh vật có nhịp điệu sinh học của riêng nó,” Valeria Silina, giám đốc tiếp thị và PR của Rosinter Nhà hàng đang nắm giữ cho biết thêm. - Có người hiệu quả vào buổi sáng, và có người chỉ làm việc với hiệu quả tối đa vào buổi tối. Rõ ràng là không thể tính đến những sắc thái như vậy trong một công ty lớn ”.

Sergey Trofimov, giám đốc tài chính doanh nghiệp của Meridian Capital Management, nghi ngờ rằng một nhà tư vấn TM sẽ có thể gợi ý cho một nhà quản lý có kinh nghiệm những cách tiết kiệm thời gian ít nhất 5-10%. Ông lưu ý: “Thông điệp chính của quản lý thời gian“ thời gian là nguồn lực có thể được quản lý ”là rất chính xác. - Tuy nhiên, tôi sẽ tìm 80% thông tin về TM trên Internet và điều chỉnh nó cho chính mình. Tại sao tôi cần 20% còn lại, đó là thần thái và tâm trạng của người tư vấn? ”

Nhiều chuyên gia có kinh nghiệm được thuyết phục rằng mọi người nên tự nghiên cứu lý thuyết về quản lý thời gian. Bất kỳ nỗ lực nào để buộc phải đi sâu vào chủ đề này, đặc biệt là trên quy mô của toàn bộ công ty, đều là hành động của chủ nghĩa toàn trị. Một vấn đề riêng biệt và nhức nhối là những người làm nghề sáng tạo phản đối mạnh mẽ bất kỳ sự hạn chế nào đối với quyền tự do của họ. Đồng thời, “người sáng tạo” cần có khả năng sử dụng thời gian của mình một cách hiệu quả không thua gì đại diện của xưởng “thủ công mỹ nghệ”. Maria Timirbaeva, đồng chủ sở hữu BBPG và biên tập viên cho biết: “Kết quả của sự“ tự do ”như vậy thường là việc không đáp ứng các nghĩa vụ và thời hạn giao các dự án, điều này dẫn đến sự không hài lòng của phần còn lại trong nhóm. -tổng trưởng tạp chí Kinh doanh nhà hàng. “Kỹ năng quản lý thời gian sẽ không giết chết cảm hứng, nhưng nó sẽ cho phép nhân viên đánh giá thực tế hơn các tình huống trong cuộc sống.” Một người sáng tạo được gọi là sáng tạo bởi vì anh ta có thể tiếp cận một cách thông minh việc sử dụng thông tin hữu ích có sẵn và tạo ra, dựa trên sách báo, ấn phẩm trên các phương tiện truyền thông và quan trọng nhất là cuộc sống và kinh nghiệm nghề nghiệp của chính anh ta, hệ thống lập kế hoạch phù hợp với cá nhân anh ta.

Igor Minevich, chủ sở hữu của công ty Stolichny Vkus, cho biết: “Hầu hết các nhà lãnh đạo doanh nghiệp sáng giá ngày nay đã phát triển một chế độ làm việc tối ưu cho chính họ mà không cần đào tạo hoặc hội thảo. - Lấy ví dụ như Andrei Bilzho hoặc Arkady Novikov - các hoạt động của họ không thể thống nhất và các dự án của họ không thể được đưa vào stream. Nếu Anna Akhmatova tham gia một khóa học quản lý thời gian, liệu chúng ta có thêm một tập thơ nữa không?

Minevich cho biết thêm: “Mỗi công ty là một cộng đồng gồm những người có mức độ thông minh và kinh nghiệm sống khác nhau, mà hiệu quả công việc thường phụ thuộc vào sức hút và tài năng của người lãnh đạo”. - Chỉ xung quanh những chuyên gia thực sự hiệu quả thì môi trường kinh doanh mới hình thành, những con người và dự án sáng giá xuất hiện. Và việc nhân viên đạt được hiệu quả như thế nào là việc của chính họ ”.

Và thực sự: bạn thậm chí nên xem qua bất kỳ cuốn sách phổ biến nào về quản lý thời gian, vì tính chất “thế sự” của những lời khuyên được đưa ra trong đó sẽ thu hút sự chú ý của bạn. Để áp dụng chúng với tác động lớn nhất, nhân viên sẽ hữu ích hơn khi tự mình “tiếp cận” chúng. Vì vậy, hãy nói rằng, đọc về sự tiện lợi của việc sử dụng công cụ lập lịch điện tử được tích hợp trong hầu hết các điện thoại doanh nghiệp hiện đại là chưa đủ. Thông tin này là hiển nhiên và không hữu ích cho doanh nghiệp. Tuy nhiên, nếu một người đã từng tự mình hiểu một chương trình đơn giản, anh ta sẽ ngay lập tức trở nên bớt “đãng trí” hơn rất nhiều trước sự ghen tị của đồng nghiệp. Ngữ dụng đơn giản và không sợ điều gì mới. Và quản lý thời gian phải làm gì với nó?

Nhiều công nghệ quản lý thời gian phổ biến hiện nay đã được phát triển từ những năm 1970 ở Tây Âu và Hoa Kỳ. Tuy nhiên, sẽ là sai lầm nếu coi quản lý thời gian là một công nghệ 100% của phương Tây. Trường phái tổ chức khoa học về lao động và thời gian cá nhân (KHÔNG) trong nước có thể tự hào về một số thành tựu của riêng mình mà không có sự tương tự nào trong khoa học phương Tây. Một trong những “cha đẻ” của quản lý khoa học, Frank Gilbreth sau khi đọc các ấn phẩm của Viện Lao động Trung ương (CIT) đã nói: “Người Nga hiểu sâu hơn chúng tôi về các vấn đề tổ chức thời gian”.

Động lực cho sự phát triển của NOT ở Nga được đưa ra bởi sự phát triển của hai trong số những đại diện tiêu biểu nhất của khoa học quản lý trong nước vào đầu thế kỷ trước. Ví dụ, Giám đốc CIT, Aleksey Gastev là người đầu tiên bác bỏ một trong những ý kiến phản đối phổ biến nhất đối với việc tổ chức quy trình làm việc một cách khoa học, theo đó nó không phù hợp với tư duy sáng tạo. Theo ý kiến của ông, việc tiêu chuẩn hóa các hành động và sự phát triển của chủ nghĩa tự động góp phần vào việc “năng lượng thần kinh được giải phóng cho ngày càng nhiều các kích thích chủ động, làm tăng sức mạnh của cá nhân đến vô tận”.

Platon Kerzhentsev, người đứng đầu phong trào Vremya, đặt mục tiêu chính của tổ chức của mình là giảm chi phí thời gian kém hiệu quả. Bản thân phong trào này bắt nguồn từ năm 1923 từ một ghi chú trên tờ báo Pravda, tờ báo này cung cấp dữ liệu về sự lãng phí thời gian sản xuất không thể tha thứ tại các cuộc họp chung. Đặc biệt, nó mô tả trường hợp tổng thời gian chờ đợi một diễn giả của một số lượng lớn công nhân có trình độ của một nhà máy sản xuất máy bay được các chuyên gia Mỹ có mặt cùng lúc ước tính là đủ để chế tạo một số máy bay.

Làn sóng thứ hai về quản lý thời gian phổ biến ở nước ta bắt đầu với việc xuất bản cuốn sách Cuộc sống kỳ lạ của Daniil Granin vào đầu những năm 1970. Trong đó, ông là người đầu tiên trong số các nhà nghiên cứu trong nước nói lên ý tưởng coi việc chấm công là cơ sở của hệ thống quản lý thời gian cá nhân, đồng thời đưa lý thuyết của ông về "lập ngân sách" - một công cụ linh hoạt hơn nhiều so với cách lập kế hoạch truyền thống của phương Tây.

Vì vậy, xu hướng mới nhất là sự ra đời của hệ thống quản lý thời gian trong doanh nghiệp (quản lý thời gian công ty). Quản lý thời gian là một hướng đi mới trong quản lý doanh nghiệp.

quản lý thời gian công việc của doanh nghiệp;

quản lý thời gian công ty của các bộ phận cá nhân;

quản lý thời gian cá nhân của các chuyên gia hàng đầu.

Công tác quản lý thời gian của doanh nghiệp, trước hết là tập trung vào việc hình thành một hệ thống tương tác hiệu quả giữa các bộ phận và cán bộ của doanh nghiệp. Nó liên quan đến việc sử dụng rộng rãi mạng cục bộ và công nghệ thông tin trong quá trình giao tiếp.

Do đó, việc sử dụng hệ thống quản lý thời gian công ty trong một doanh nghiệp sẽ chỉ có hiệu quả trong trường hợp tiếp cận tích hợp quá trình quản lý thời gian trong một tổ chức duy nhất.

3. Đánh giá và cải tiến hệ thống quản lý thời gian tại OJSC Megafon

.1 Đặc điểm chung của doanh nghiệp được phân tích

loa quản lý thời gian

Công ty Cổ phần Megafon Open được thành lập năm 2002.

Tên tổ chức: Công ty cổ phần "MegaFon".

Địa chỉ hợp pháp: 115035, Moscow, Kadashevskaya emb., 30

Mục đích chính của OJSC Megafon là:

cung cấp các dịch vụ di động (GSM<#"justify">MegaFon hoạt động trong tất cả 83 môn học của Liên bang Nga<#"justify">Các quan chức bao gồm:

Giám đốc điều hành - Tavrin Ivan Vladimirovich

Giám đốc kiểm toán nội bộ - Zheymo Yury Antonovich

Giám đốc quan hệ công chúng - Lidov Petr Alekseevich

Giám đốc nhân sự - Likhova Irina Borisovna

kế toán trưởng - Strelkina Lyubov Nikolaevna

MegaFon, một trong ba nhà khai thác di động lớn nhất ở Nga, cung cấp đầy đủ các dịch vụ di động trên khắp nước Nga. Vào tháng 6 năm 2010, MegaFon đã mua lại 100% cổ phần của Synterra, cho phép nó tăng cường cơ sở hạ tầng mạng của riêng mình và củng cố vị trí của mình trên thị trường liên lạc đường dài, truy cập Internet băng thông rộng cố định và di động cũng như các dịch vụ hội tụ. Số lượng thuê bao đang hoạt động của công ty vượt quá 62 triệu. Tuy nhiên, sức hấp dẫn của thương hiệu MegaFon không chỉ được giải thích bởi vùng phủ sóng của nó, không có sản phẩm tương tự nào ở Nga. Biện minh cho khẩu hiệu “Tương lai phụ thuộc vào bạn”, công ty cố gắng luôn đi trước một bước - thị trường, đối thủ cạnh tranh, mong muốn của khách hàng.

MegaFon có truyền thống triển khai các công nghệ tiên tiến nhất. Có thời điểm, công ty trở thành nhà khai thác di động toàn Nga đầu tiên sử dụng tiêu chuẩn GSM 900/1800. Và hôm nay MegaFon là công ty đầu tiên tại Nga đưa vào vận hành thương mại mạng thế hệ mới 3G theo chuẩn giao tiếp UMTS hứa hẹn nhất, giúp Internet di động trở thành công cụ tiện lợi và hiệu quả cho người dùng. Điều này khiến nó có thể trở thành người dẫn đầu về số lượng người dùng mạng 3G, cũng như về doanh thu từ các dịch vụ được bán trong đó.

Việc phát triển mạng 3G sẽ là một ưu tiên của công ty trong tương lai gần. Đồng thời, MegaFon không đứng yên, làm chủ công nghệ mới: năm 2010, thử nghiệm thành công mạng truyền dữ liệu không dây thế hệ thứ tư (4G) hoạt động theo giao thức LTE. Vào tháng 11 năm 2010, MegaFon đã trở thành nhà khai thác đầu tiên ở Nga triển khai hỗ trợ mạng của mình cho công nghệ HD-Voice sáng tạo, cung cấp khả năng truyền thoại chất lượng cao và làm tăng đáng kể độ rõ của âm thanh.

Biên độ an toàn mà MegaFon có được qua nhiều năm làm việc, và chính sách quản lý tài chính và vay vốn cực kỳ thận trọng, cho phép công ty không chỉ tự tin tồn tại qua đỉnh cao của cuộc khủng hoảng tài chính, mà còn củng cố vị thế của mình trên thị trường, ứng phó trước những thách thức mới.

Năm 2010, MegaFon trở thành người chiến thắng trong hạng mục "Nhà khai thác mạng di động" theo kết quả bình chọn trên toàn quốc "Thương hiệu số 1 tại Nga 2010", và Giám đốc điều hành của MegaFon Ivan Vladimirovich Tavrin được công nhận là người đứng đầu tốt nhất của các công ty viễn thông Nga. trong đánh giá hàng năm "TOP- 1000 nhà quản lý Nga".

3.2 Đánh giá hệ thống quản lý thời gian của công tyCái loa

Theo các nhà phân tích và chính các nhà khai thác, thị trường truyền thông di động là một trong những thị trường phát triển nhanh nhất ở Nga. Đồng thời, sự cạnh tranh trên đó, như lẽ ra ở một thị trường phát triển, là rất cao: những người chơi chính, như một quy luật, đối đầu trực tiếp, và do đó, người ta không thể cho mình một chút ham muốn nào. Bạn không nên bỏ lỡ một cơ hội nào để trở thành thứ gì đó hiệu quả hơn và tốt hơn những người khác. Bạn cần tìm các nguồn lực có thể được quản lý để đạt được kết quả, đi trước đối thủ cạnh tranh, kiểm soát thời gian.

Ban lãnh đạo công ty hiểu rằng cần phải sử dụng nguồn lực - thời gian - hiệu quả nhất có thể. Nguồn lực này phải được hướng chủ yếu vào việc đạt được các mục tiêu của công ty. Người đứng đầu OJSC "MegaFon" cùng với công ty "Tổ chức thời gian" đã thực hiện một số dự án đáng chú ý, tiến hành đào tạo và tham vấn để giới thiệu các ý tưởng của TM trong tổ chức.

"Thời gian không thể được quản lý một mình." Những kỹ thuật này, trước hết, từ quan điểm quản lý thời gian cá nhân của họ, đã được người đứng đầu công ty xem xét. Các nhà lãnh đạo phải đối mặt với nhiều thách thức mỗi ngày. Vì vậy, người quản lý coi TM như áp dụng cho chính mình, vì có cả việc cá nhân và công ty cần thời gian. Và chỉ sau này, khi sự ra đời của hệ thống này, người ta mới thấy rõ rằng cần phải giải quyết các vấn đề cùng với tất cả các nhân viên làm việc.

Do đó, việc kiểm soát thời gian của mình - đồng thời quản lý hệ thống thời gian của các đồng nghiệp là rất quan trọng đối với người quản lý. Khi tổ chức một cuộc họp, cuộc họp, hội nghị nào đó, người lãnh đạo phải biết trước cấp dưới có kế hoạch gì, để phối hợp công việc chung, không để các quy trình chồng chéo lên nhau. Ngược lại, khi nhân viên lên kế hoạch cho ngày của họ, họ nên xem lịch của người quản lý và liên quan đến nó. Đó là một tiên đề: nếu bạn muốn quản lý thời gian của mình một cách hiệu quả, bạn chỉ có thể làm được điều đó nếu đồng nghiệp của bạn tương tác với bạn một cách hiệu quả.

Công ty Megafon sử dụng Microsoft Exchange Server và lập lịch trong Outlook. Giờ đây, người quản lý có thể biết đồng nghiệp đang ở đâu và họ sẽ ở đâu trong ba tháng tới, đồng thời có thể lên lịch họp với họ. Thời gian là một phạm trù mà một mình không thể xoay sở được, mọi người phải cùng nhau hành động.

Kiểm soát đơn hàng. Để hệ thống quản lý thời gian hoạt động trong toàn công ty, trước hết cần thiết lập hệ thống quản lý công việc trên Outlook trong quản lý hồ sơ của người quản lý. Ngày nay, công ty có một hệ thống hướng dẫn và kiểm soát rõ ràng. Các đơn đặt hàng được đưa ra bằng miệng, qua e-mail hoặc trên giấy, và tất cả đều nằm trong một danh sách duy nhất, theo đó thời hạn được theo dõi. Nếu điều gì đó không được hoàn thành đúng thời hạn, người quản lý sẽ nhận được thông báo và dựa trên chúng, ban thư ký yêu cầu thông tin bổ sung tại sao lại xảy ra lỗi. Tiếp theo, người biểu diễn báo cáo với ban quản lý và quyết định được đưa ra: hoãn thời hạn hoặc làm việc khác. Điều chính là không một nhiệm vụ nào bị mất, không bị lãng quên - bởi vì nó nằm trong tầm kiểm soát, điều này rất quan trọng.

Bước tiếp theo sau khi hệ thống kiểm soát đơn hàng được thiết lập là việc đưa ra các tiêu chuẩn quản lý thời gian thống nhất trong công ty. Lịch và nhiệm vụ được lưu trữ trên máy chủ Exchange đã được đồng bộ hóa với các thiết bị đầu cuối di động. Ví dụ, người quản lý cần đặt lịch hẹn. Anh ta đưa người giao tiếp của mình, xem các con số, tìm một "cửa sổ" - và gọi thời gian. Thông tin này sẽ ngay lập tức chuyển đến máy chủ Exchange. Nếu một cuộc họp không được chỉ định bởi người quản lý, thì thư ký lên kế hoạch cho cuộc họp đó, chọn thời gian rảnh và người quản lý sẽ thấy cập nhật này trong lịch của mình và đã biết khi nào và gặp ai. Theo đó, bạn có thể hướng dẫn cấp dưới chuẩn bị tài liệu cho cuộc họp này. Như vậy, không có thời gian bị lãng phí. Mọi thứ đều rõ ràng, mọi thứ đều được lên lịch, thời gian của mỗi người được sử dụng hiệu quả nhất có thể. Và quan trọng nhất - tất cả thông tin được lưu trữ trên máy chủ. Nếu thư trước đó được tích lũy trong máy tính xách tay cá nhân và có thể vô tình bị xóa, thì bây giờ mọi thứ đều ở một nơi, trên máy chủ Exchange. Điều này có nghĩa là email sẽ không bị mất - nó đã trở thành một tài liệu chính thức.

Mô hình quản lý này có thể được minh họa:

Người quản lý phân phối nhiệm vụ giữa các cấp dưới, thiết lập các ưu tiên và chia chúng thành các dự án. Vì vậy, không cần thiết phải giữ mọi thứ trong đầu; các sửa đổi rất đơn giản và có một phiên bản cập nhật về những gì đang xảy ra tại bất kỳ thời điểm nào.

Hình 1 - Mô hình nhật ký thay đổi trạng thái tác vụ

Nếu cần thiết, người quản lý nhìn thấy rõ ràng cả tiến độ của dự án và khối lượng công việc của một nhân viên cụ thể. Nhờ đó, thời gian của tất cả các bên mà đặc biệt là người quản lý được tiết kiệm đáng kể, hiệu quả công việc được nâng cao.

Hình 2 - Mô hình nhật ký thay đổi nhiệm vụ

Sau khi nhập thông tin có thể được sử dụng nhiều lần. Ví dụ, trong một hình thức - để xác định tiến độ của dự án, trong một hình thức khác - để phân tích khối lượng công việc của nhân viên, trong hình thức thứ ba - để chuẩn bị các báo cáo về dự án.

Hình 3 - Mô hình nhật ký thay đổi nhiệm vụ

Kết quả là, thời gian dành cho công việc không hiệu quả được giảm xuống và nhiều nguồn lực hơn được để lại cho chính dự án.

Việc đưa ra các quy định đơn giản nhất trong việc nhập và trình bày thông tin về dự án cũng như lịch sử được hệ thống tự động tích lũy trong quá trình làm việc giúp dễ dàng chuyển đổi nhân viên giữa các công việc, giảm hoặc tăng số lượng người thực hiện.

Sử dụng hệ thống quản lý như vậy, MegaFon phân phối thời gian làm việc của các nhà quản lý và nhân viên trong công ty một cách hiệu quả nhất.

3.3 Cải tiến hệ thống quản lý thời gian của Công ty cổ phầnCái loa

Tại Megafon, những câu hỏi và vấn đề bất ngờ nảy sinh làm gián đoạn lịch trình, gián đoạn hiệu suất của công việc quan trọng, buộc bạn mất tập trung, dễ bị phân tâm bởi chúng. Đối với mỗi người trong số họ, tác giả đưa ra một số giải pháp. Đồng thời, không chỉ là một ứng phó khẩn cấp, mà còn là những thủ tục chủ động cần được thực hiện trước để có thể đối phó thành công với những bất ngờ sau này.

Các cuộc điện thoại. Nó được yêu cầu để phát triển một phân loại nhanh chóng của các cuộc gọi này. Ngay lập tức, ngay từ những giây đầu tiên, hãy biết kịch bản nào sẽ áp dụng cho “hàng đến”. Tiếp theo, chúng tôi cung cấp một số danh mục cuộc gọi đến và các tình huống phản hồi.

Cuộc gọi Cá nhân

Yêu cầu nói ngắn gọn

Yêu cầu gọi lại vào lúc khác

Phân bổ thời gian cho các cuộc gọi cá nhân và cảnh báo tất cả những người thân thiết gọi theo các cửa sổ được cung cấp.

Cài đặt một chương trình trả lời tự động

Cuộc gọi chuyên nghiệp

một. Các cuộc gọi từ Ban quản lý

Cụm từ: "Xin lỗi, tôi đang nói chuyện với khách hàng"

Cụm từ: "Tôi đang nói đường dài"

Ý tưởng: máy trả lời tự động nhận các khoảng thời gian bận rộn từ lịch trình và báo cáo bằng giọng nói hoặc văn bản (SMS, e-mail, ICQ)! Khả thi về mặt kỹ thuật.

Đáp lại cuộc gọi, một tin nhắn SMS sẽ được gửi khi bạn có thể gọi lại. Để thực hiện việc di chuyển này một cách tiết kiệm, trước tiên bạn nên định cấu hình các mẫu phản hồi SMS. Cuộc gọi từ đồng nghiệp

Hoãn cuộc gọi

Nhanh chóng hiểu bản chất của chủ đề và chuyển cuộc trò chuyện sang thời điểm khác

Phân bổ các khu vực để liên lạc (khi nào tốt hơn hãy gọi cho bạn)

Các tùy chọn được đề xuất, hai cửa sổ vào buổi sáng và buổi tối

Yêu cầu một bản trình bày có cấu trúc về bản chất. Cuộc gọi từ khách hàng

Đưa ra yêu cầu gọi lại: "bọn họ đang kêu chính quyền thảm ..."

Nghe có cấu trúc, phản hồi nhanh

“Tôi hiểu nhiệm vụ, tôi sẽ gọi lại cho bạn vào lúc đó và như vậy…”

Nhận cuộc gọi, sửa cuộc gọi trên biểu mẫu đến và chuyển cuộc gọi đó cho người được ủy quyền

Đột nhiên một người đàn ông đến. Đây là vấn đề phổ biến nhất trong các văn phòng mở. Khi liên tục, tất cả những người không bận rộn và đang buồn chán bị phân tâm bởi những người hàng xóm của họ, hoặc bởi những người ngồi bên cạnh họ. Đồng thời làm giảm hiệu quả của những vị khách bất ngờ đến bất ngờ. Đối với những "kẻ trộm thời gian" này, có thể áp dụng các nhánh quyết định sau.

Đột nhiên một người (khách) đến

Các chỉ số về người ở: cờ, biển hiệu, mũ, v.v.

Tạo một nút màu đỏ, khi bạn nhấn vào nó, điện thoại sẽ đổ chuông trong một phút và bạn cần phải thoát ra ngoài gấp!

Tạo phòng khách, nơi có thư viện mini, thư viện video, để khách chờ đợi với lợi ích

Tại lối vào, một danh sách các câu hỏi được điền vào. Một bảng câu hỏi nhất định của khách hàng, trong đó anh ta đánh dấu những gì anh ta đến cùng. Việc hình thức hóa các câu hỏi giúp tăng tốc độ giao tiếp

Định hướng lại hoạt động của anh ấy theo hướng của bạn, hướng tới mục tiêu của bạn

Chuyển hướng đến một người khác: "quản lý đang làm nhiệm vụ", "nhân viên không gian"

Trên danh thiếp có ghi rõ giờ hành chính: từ ... đến ... như vậy sẽ hạn chế được khách vào những lúc không thuận tiện cho bạn

Lịch tiếp tân (điện thoại đa kênh để dễ dàng nhận được thông qua):

Kết hợp các cuộc họp với bữa trưa. Bữa trưa công việc, "du lịch cho bữa trưa"

Tổ chức một địa điểm cho các cuộc họp cởi mở trong công ty (phòng đàm phán)

Các vấn đề nội bộ công ty. Phần này chứa các ngắt tác vụ theo chiều ngang và chiều dọc. Đó là, chúng ta sẽ nói về sếp, cấp dưới và đồng nghiệp. Theo truyền thống, Megafon đã phát triển các cuộc họp đột xuất và các phiên họp "cuộc họp chiến lược" và các câu hỏi trong 15 phút, kéo dài hàng giờ. Với lịch làm việc thường xuyên, rách nát, năng suất làm việc giảm sút và gần như không thể hoàn thành những gì đã định.

Người đứng đầu được chỉ định một "cuộc họp đột xuất."

Tham gia cuộc họp qua điện thoại

Tiến hành các cuộc họp thường trực. Ví dụ, Beeline có một phòng họp không có ghế. Với tổ chức này, mọi vấn đề đều được giải quyết kịp thời. Không có mong muốn lái một con chim cuốc trên mặt nước, bởi vì mọi người đều muốn rời đi càng sớm càng tốt, trong điều kiện thoải mái hơn.

Xây dựng danh sách các cuộc họp không được giải quyết bởi người bay. Kết quả là: một danh sách các cuộc họp, đối diện với mỗi cuộc họp là danh sách các vấn đề cần giải quyết.

Phân đoạn thời gian của cuộc họp. Đặt các mốc thời gian, máy tạo nhịp tim, dưới dạng bộ đếm thời gian trong 10-15 phút. Kiểm tra từng khoảng thời gian với chương trình để đẩy nhanh tiến độ hướng tới mục tiêu.

Đồng ý về hình thức tổ chức các cuộc họp. Ví dụ, trong PPE Group, các áp phích treo trên tường: “10 Quy tắc cho Cuộc họp”. Điều này giúp những người tham gia hội nghị tuân thủ các quy định đã được thiết lập, kích thích việc giải quyết các vấn đề nhanh chóng và chất lượng cao.

Trong sổ tay hướng dẫn của công ty, nêu rõ rằng chương trình họp được gửi chậm nhất là 24 giờ trước thời gian bắt đầu cuộc họp. Theo định nghĩa, "cuộc họp nhanh" biến mất và bạn có một ngày để chuẩn bị cho chúng.

Nhập quy tắc bảo vệ cuộc họp. Mô tả khi nào bạn có quyền "từ chối lời mời họp"

Lập biên bản và giữ biên bản cuộc họp. Trong trường hợp này, cần có một người lãnh đạo giám sát các quy tắc của các vấn đề được đưa ra.

Tổ chức cuộc họp trước bữa trưa: trong trường hợp này, mỗi người tham gia cố gắng phát biểu theo cách xây dựng, vì sự chậm trễ có thể khiến họ đến muộn và rút ngắn bữa trưa của họ.

Lệnh đột xuất từ cấp trên (sự can thiệp của cấp quản lý)

Tổ chức một người giới thiệu phân phối các hướng dẫn từ người quản lý cho cấp dưới tại một số cửa sổ nhất định

Đưa ra phản hồi cho người quản lý dưới hình thức đào tạo, dẫn đến việc nhân viên bị "giật dây" không theo lịch trình.

Nhận được "khoảng thời gian trách nhiệm" từ người quản lý. Khoảng thời gian mà người quản lý không can thiệp vào công việc của nhân viên. Ví dụ, vào buổi sáng, một nhân viên được đưa cho một danh sách các nhiệm vụ - vào buổi tối, họ kiểm tra chất lượng công việc. Trong trường hợp này, khoảng thời gian trách nhiệm bằng một ngày làm việc, 8 giờ. Nếu nhiệm vụ được đặt vào thứ Hai - và chúng tôi kiểm tra vào thứ Sáu - thì khoảng thời gian trách nhiệm là một tuần.

Kỹ thuật thất bại. Megafon có một hệ thống phức tạp nên khả năng thất bại là rất cao. Do nhịp sống hiện đại không cho phép từ bỏ công nghệ nên bạn cần chuẩn bị cho những thất bại. Giải pháp cho những vấn đề kỹ thuật nhỏ và lớn này được mô tả trong phần này.

Hỏng hóc thiết bị

Lập lịch trình kiểm soát thiết bị (kiểm tra thường xuyên).

Hướng dẫn khắc phục sự cố

Luôn luôn có một hộp mực dự phòng cho máy in trong văn phòng

Suy nghĩ về các chức năng nhân bản (máy quét, máy photocopy, máy ảnh kỹ thuật số).

Tiến hành diễn tập, đề ra các tình huống khẩn cấp

Tạo Bản đồ nhận thức. Mô tả cơ sở hạ tầng trong bán kính của văn phòng. Tôi có thể mua thứ gì đó để in ở đâu, v.v.

Thiết lập giao tiếp tích cực với hàng xóm, họ có thể sử dụng sự giúp đỡ trong trường hợp khẩn cấp

"Thư không nhận được"

Có một khoản dự trữ dưới dạng các máy chủ miễn phí. Đề xuất mail.ru, yandex.ru

Đặt ứng dụng email của bạn để truy cập nhanh vào các e-mail đã gửi gần đây

Vấn đề cá nhân. Phần này bao gồm các lý do cá nhân dẫn đến sự gián đoạn "không mong muốn" đối với tiến độ công việc. Điều này bao gồm cả tắc đường và các vấn đề về âm thanh của cơ thể, sự xâm hại của người thân và thiên tai. Ngày nay, nó là phân khúc phòng chống mất thời gian kém phát triển nhất. Do đó, chúng tôi sẵn sàng chấp nhận và xem xét từng quyết định mới của bạn không được mô tả bên dưới. Tìm kiếm có thể được gửi đến [email được bảo vệ] với một ghi chú trong Chủ đề của bức thư: "Kẻ trộm thời gian"

Giải pháp tốt - hoạt động song song

Thực hiện một loạt cuộc gọi ngắn

Sử dụng freehands để thực hiện một loạt cuộc gọi dài

Nghe các khóa học về âm thanh: kinh doanh, ngoại ngữ, v.v.

Nghe sách nói

Bạn cần phải biết lưu lượng truy cập. Mấy giờ thì tắc đường, lựa chọn đường vòng. Lên kế hoạch cho các chuyến đi trong "thời gian không có nút"

Học cách sử dụng webcam. Tiến hành các cuộc họp ảo thay vì các chuyến đi rẻ hơn

Để tránh tắc đường vào buổi sáng (trước khi đi làm) - bạn có thể dậy sớm trước khi tắc đường

Sử dụng một cách "hỗn hợp" để di chuyển trong thành phố

Nếu bạn cần mang / mang theo thứ gì đó và không nhất thiết phải có mặt cá nhân thì bạn có thể sử dụng dịch vụ chuyển phát nhanh

Các vấn đề cá nhân đột ngột với bản thân (cảm thấy ốm, cảm thấy không khỏe)

Giữ cho một nhân viên được cập nhật về dự án. Xây dựng công việc theo cặp (mô hình cụm)

Cung cấp khả năng “làm việc ảo, văn phòng tại nhà

Thường xuyên bổ sung vitamin, ngủ đủ giấc, hoạt động thể chất.

Xâm lược người thân và / hoặc bạn bè

Thảo luận với những người thân yêu về những tình huống đáng gọi và khi nào tốt hơn là nên đợi

Chỉ rõ điều gì khẩn cấp và điều gì quan trọng

Có một thỏa thuận với khách sạn: nơi di dời họ

Tham gia một phần vào giao tiếp với họ, chuyển hướng cho người khác để giải quyết vấn đề. Tham gia với các nguồn khác ngoài thời gian

Vì vậy, để tiến hành phân tích chi tiết hệ thống quản lý của Megafon OJSC, tác giả trong công trình đã xác định những ưu nhược điểm của quản lý thời gian, phân tích các chức năng của người đứng đầu công ty. Một phân tích về cơ cấu quản lý cho thấy nó đáp ứng các yêu cầu hiện đại, tức là nhiệm vụ và trách nhiệm của nhân viên được phân công rõ ràng, kế hoạch phân nhóm các đơn vị và các nguyên tắc quản lý của họ được vạch ra.

Ngoài ra, để phân tích môi trường, phương pháp Outbook trong quản lý thời gian đã được xem xét.

Sự kết luận

Quản lý thời gian là kế toán và lập kế hoạch hoạt động về thời gian. Nhiệm vụ của quản lý thời gian là sắp xếp hợp lý việc sử dụng thời gian (cả thời gian làm việc và thời gian cá nhân) trong ngày và trong tuần để quản lý để làm tất cả những việc quan trọng nhất. Các nguyên tắc cơ bản của quản lý thời gian: chăm chỉ làm việc độc lập, tính cá nhân của giải pháp, nhu cầu giám sát hiệu quả của bản thân, tư duy nhằm mục đích hiệu quả, khả năng đạt được và dự trữ hiệu quả không cạn kiệt. Các triệu chứng báo động về sự xuất hiện sắp xảy ra của các vấn đề tạm thời có thể được xác định bằng một số dấu hiệu nhất định và có thể xác định được nguyên nhân của "sự lãng phí thời gian".

Các kỹ thuật quản lý thời gian hiện đại: thiết lập mục tiêu, lập kế hoạch cổ điển, các tỷ lệ “vàng” của hoạch định thời gian (nguyên tắc Pareto), phân quyền, kiểm soát kết quả và điều chỉnh mục tiêu. Bằng cách nghiên cứu nguyên nhân của các vấn đề theo thời gian và sử dụng các kỹ thuật cơ bản của quản lý thời gian, người quản lý sẽ có thể đạt được kết quả chất lượng cao và nhanh chóng.

Xu hướng mới nhất là sự ra đời của hệ thống quản lý thời gian trong các doanh nghiệp (công ty quản lý thời gian). Quản lý thời gian là một hướng đi mới trong quản lý doanh nghiệp.

Có ba lĩnh vực trong quản lý thời gian của công ty:

quản lý thời gian công việc của doanh nghiệp;

quản lý thời gian công ty của các bộ phận cá nhân;

quản lý thời gian cá nhân của các chuyên gia hàng đầu.

Việc quản lý thời gian của Liên bang Nga vẫn còn xa so với các thông số được thiết lập bởi toàn cầu hóa ở mọi cấp độ: từ một công ty riêng lẻ đến toàn xã hội. Hiện các nhà quản lý hàng đầu đang tích cực thảo luận về khả năng phát triển quản lý thời gian ở Nga trên cơ sở một trong những "mô hình" phương Tây. Tuy nhiên, nếu không tính đến tâm lý dân tộc của chúng ta, sự khác biệt lịch sử trong lý thuyết và thực tiễn quản lý, thì không có phương pháp sử dụng thời gian nào có thể áp dụng hợp lý vào điều kiện của Nga.

Để tiến hành phân tích chi tiết hệ thống quản lý của Megafon OJSC, tác giả trong công trình đã xác định những ưu nhược điểm của quản lý thời gian, phân tích các chức năng của người đứng đầu công ty. Một phân tích về cơ cấu quản lý cho thấy nó đáp ứng các yêu cầu hiện đại, tức là nhiệm vụ và trách nhiệm của nhân viên được phân công rõ ràng, kế hoạch phân nhóm các đơn vị và các nguyên tắc quản lý của họ được vạch ra.

Việc đánh giá công tác tổ chức quản lý tại doanh nghiệp đang nghiên cứu được thực hiện trên cơ sở sử dụng các phương pháp quản lý thời gian của công ty.

Ngoài ra, để phân tích môi trường, phương pháp Outbook trong quản lý thời gian đã được xem xét.

* Công trình này không phải là công trình khoa học, không phải là công trình định tính cuối cùng và là kết quả của quá trình xử lý, cấu trúc và định dạng thông tin thu thập được, nhằm mục đích sử dụng làm nguồn tư liệu để tự chuẩn bị cho công tác giáo dục.

Giới thiệu..3

1 Quản lý thời gian như một hệ thống quản lý thời gian..5

1.1 Các yếu tố của quản lý thời gian… ..5

1.2 Lý do thiếu thời gian… .6

2 Các kỹ thuật quản lý thời gian cơ bản… .11

2.1 Phân tích việc sử dụng nguồn thời gian và lập kế hoạch thời gian ..11

2.2 Các hoạt động giúp bạn quản lý thời gian của mình ... 15

Kết luận …… .21

Danh sách các nguồn được sử dụng..22

Giới thiệu

Sự thật được nhiều người biết đến - "Thời gian là tiền bạc" dường như đang bắt đầu thay đổi ý nghĩa của nó. Theo một trong những nhà phân tích và thực hành thương hiệu giỏi nhất, Mark Gobe, "thời gian trở nên quý giá hơn tiền bạc." Và thật khó để không đồng ý với anh ấy.

Nhiều chuyên gia nổi tiếng, đặc biệt là các chuyên gia ở Matxcơva, xác nhận sự thật này, cho rằng thời gian là một nguồn lực cụ thể nằm ở cùng một vị trí trong một tổ chức với tài sản cố định, lao động, nguyên vật liệu, nhưng nó có một tính chất cụ thể đặc biệt: nó là không thể thay đổi. Tức là, nếu mua được trang bị, nguyên liệu, nguyên liệu cũng không phải hàng hiếm cần tìm kiếm lâu, thời gian mất đi không thể trả lại, không thể quay lại cơ hội đã bỏ lỡ lúc này, càng không thể giải quyết các trường hợp nếu các điều kiện mà chúng được giải quyết đã thay đổi. Đồng thời, tính cụ thể của thời gian còn nằm ở chỗ mỗi người được ưu đãi cho nó như nhau, cụ thể là 1440 phút hoặc 86400 giây mỗi ngày - không hơn không kém.

Giờ làm việc của hầu hết các nhà quản lý hiện đại đều bị dồn nén đến giới hạn, ngày làm việc không được chuẩn hóa, và thường không thể hoàn thành tất cả các công việc đã định trước thời hạn đã định. Đồng thời, ngày càng có cảm giác bất lực khi đối mặt với hàng loạt các vấn đề cần bạn can thiệp gấp và cảm giác thiếu thời gian, như thiếu không khí, dẫn đến thực tế là các vấn đề chỉ đơn giản là đè bẹp một người. Tất cả điều này dẫn đến trạng thái căng thẳng, làm trầm trọng thêm tình hình.

Tình trạng này trong xã hội hiện đại diễn ra phổ biến và không chỉ trong giới lãnh đạo. Chắc hẳn, mỗi người đều có thể nhớ nhiều trường hợp trong một ngày phải giải quyết rất nhiều vấn đề, đi thăm nhiều nơi, trong khi không thể quyết định nên làm theo trình tự nào là tốt nhất và nhận ra rằng không thể ngay lập tức. và nhanh chóng giải quyết vấn đề phân phối thời gian, vì điều này mà bạn không thể đến kịp hoặc bỏ lỡ điều gì đó quan trọng, điều đó rất chán nản, khiến bạn lo lắng, suy sụp tâm trạng, điều này cuối cùng ảnh hưởng tiêu cực đến sức khỏe, hiệu suất và làm giảm khả năng mọi thứ đã lên kế hoạch trong ngày sẽ được thực hiện

Trong tình huống như vậy, giải pháp duy nhất chỉ có thể là sử dụng các kỹ thuật và phương pháp đặc biệt có tên chung là quản lý thời gian. Bản thân từ "quản lý thời gian" được dịch từ tiếng Anh là "quản lý thời gian", nhưng cần lưu ý rằng không thể quản lý thời gian. Thật vậy, mỗi người có một khoảng thời gian được xác định chặt chẽ, và đối với tất cả mọi người thì thời gian đó là như nhau. Không thể bằng cách nào đó ảnh hưởng đến số lượng của nó hoặc tốc độ của dòng chảy của nó. “Quản lý thời gian” chỉ là một cái tên ồn ào để chỉ những gì thực chất là quản lý bản thân, một tổ chức, con người nhằm đẩy nhanh tiến độ giải quyết vấn đề, triển khai các hoạt động, thực hiện công việc, hành động. Đây là cách quản lý sử dụng thời gian hợp lý nhất.

Vấn đề này có tầm quan trọng thực tế rất lớn, đối với cả người lãnh đạo và bất kỳ người nào.

1 Quản lý thời gian như một hệ thống quản lý thời gian

1.1 Các yếu tố của quản lý thời gian

Quản lý thời gian như một hệ thống quản lý thời gian bao gồm một số yếu tố, khi được sử dụng cùng nhau, sẽ giảm đáng kể thời gian cần thiết để thực hiện các quy trình sản xuất khác nhau. Các yếu tố này bao gồm: phân tích tình hình sử dụng thời gian làm việc, thiết lập các mục tiêu mà người quản lý muốn đạt được trong quá trình quản lý thời gian, lập kế hoạch thời gian làm việc, xây dựng các phương pháp xử lý nguyên nhân của việc sử dụng nguồn thời gian không hợp lý. Tuy nhiên, mặc dù có một hệ thống quản lý thời gian khá hài hòa như vậy, nhưng không nên coi nó như một tiên đề, bởi vì mỗi người là người duy nhất có thể giải quyết vấn đề sử dụng thời gian hợp lý cho mình một cách tốt nhất và do đó hiệu quả nhất là quản lý thời gian cá nhân, mà trong mỗi trường hợp cá nhân riêng lẻ. Tuy nhiên, trong trường hợp chung, các yếu tố quản lý thời gian trên có thể được áp dụng.

Phân tích là một quá trình cho phép bạn xác định việc sử dụng thời gian làm việc không hợp lý, nguyên nhân của nó và cũng để tách khỏi tất cả các nguyên nhân chính có ảnh hưởng xấu nhất đến việc sử dụng thời gian.

Thiết lập mục tiêu là một giai đoạn cần thiết trong quản lý thời gian, trong đó cần phải trả lời câu hỏi tại sao lại cần quản lý thời gian đối với một người cụ thể hoặc tại một doanh nghiệp cụ thể. Thiết lập mục tiêu giúp bạn xác định rõ hơn những phương pháp quản lý thời gian nào nên và không nên sử dụng.

Lập kế hoạch là một quá trình trong đó một danh sách các nhiệm vụ được tổng hợp phải được hoàn thành trong một khoảng thời gian nhất định. Lập kế hoạch thời gian làm việc có một số tính năng cụ thể.

Sự phát triển của các phương pháp chống lại các nguyên nhân gây mất thời gian cho thấy rằng trong quá trình phân tích sơ bộ, các nguyên nhân này đã được xác định và cần phải loại bỏ chúng. Đối với các nguyên nhân điển hình, có nhiều cách điển hình khác nhau để giải quyết, tuy nhiên, cần nhớ rằng mỗi trường hợp cụ thể là riêng lẻ và cần có các phương pháp tiếp cận riêng đối với từng nguyên nhân trong từng trường hợp.

Quản lý thời gian là một cấu trúc tổng thể và cần được áp dụng mà không loại trừ bất kỳ yếu tố nào của nó. Việc sử dụng quản lý thời gian giả định rằng một người sẽ sáng tạo trong việc sử dụng nó.

1.2 Lý do thiếu thời gian

Có nhiều yếu tố khác nhau có thể dẫn đến lãng phí thời gian. Một số yếu tố này là kết quả của các hành động mù chữ của người quản lý, một số xảy ra độc lập với anh ta và một số có liên quan trực tiếp đến nhân cách của người quản lý, nhưng người quản lý có khả năng ảnh hưởng đến hầu hết chúng hoặc ít nhất là giảm thiểu mất thời gian do tác động của các yếu tố này. Hãy xem xét các nhóm yếu tố này.

Nhóm thứ nhất bao gồm những yếu tố đó là kết quả của những hành động mù chữ của người lãnh đạo. Chúng bao gồm công việc không có kế hoạch, trao đổi thông tin trong tổ chức kém, thiếu sự phân bổ công việc rõ ràng theo mức độ quan trọng, việc thực hiện các nhiệm vụ có thể do cấp dưới thực hiện tốt và động lực lao động yếu. Người quản lý có thể xác định những yếu tố này và cố gắng loại bỏ chúng theo một cách nào đó.

Hãy xem xét các yếu tố sau:

1) Công việc đột xuất. Đó là kết quả của lối sống không chỉ của bản thân người lãnh đạo, mà còn là lối sống chung của tổ chức. Công việc không theo lịch trình dẫn đến việc phải nghỉ giải lao liên tục cho nhiều loại "làm rõ", giải thích cần thiết cho công việc tiếp theo của các phòng ban, bộ phận và cá nhân nhân viên khác nhau. Đồng thời, không chỉ những người nộp đơn xin thông tin bị phân tâm, mà cả những người mà họ tìm kiếm thông tin.

Giao tiếp kém trong tổ chức. Khi truyền tải thông tin, bất kỳ người nào cũng luôn chắc chắn rằng người nhận thông tin nhận thức đầy đủ và hiểu được ý nghĩa của nó, nhưng điều này không phải lúc nào cũng đúng như vậy. Mỗi người đều có giới hạn nhận thức của riêng mình, điều này có thể làm sai lệch thông tin nhận được. Không phải tất cả các nhà quản lý hiện đại đều giải quyết được vấn đề này cho chính họ và nhân viên của họ và đã đưa ra một hệ thống thống nhất để nhận và truyền thông tin trong doanh nghiệp của họ. Trong nhiều tổ chức, việc trao đổi thông tin giữa các bộ phận xảy ra dưới dạng điện thoại bị hỏng, thường là trong quá trình giao tiếp không chính thức. Ngoài ra, một ví dụ về việc thiếu các tiêu chuẩn chuyển giao thông tin là thiếu một tiêu chuẩn duy nhất để giải thích cho khách hàng qua điện thoại về vị trí của tổ chức - "mọi người giải thích cách anh ta có thể."

Thiếu sự phân bố công trình rõ ràng theo mức độ quan trọng của chúng. Điều này thường dẫn đến thực tế là người lãnh đạo đầu tiên làm những việc thực sự không quan trọng lắm. Đồng thời, họ dành nhiều thời gian cần thiết để giải quyết những vấn đề thực sự quan trọng.

Thực hiện các công việc mà cấp dưới có thể thực hiện tốt. Thông thường, người quản lý thực hiện những công việc như vậy nếu anh ta không tin tưởng cấp dưới của mình, tin rằng họ sẽ có thể thực hiện nhiệm vụ này tốt như bản thân anh ta, tức là chúng ta đang nói về sự thiếu tự tin vào trình độ phù hợp của tổ chức. người lao động. Một ví dụ là việc tiếp nhận khách hàng của người quản lý, chứ không phải trao quyền cho bất kỳ nhân viên nào có quyền làm việc với khách hàng, phân tích thư cá nhân và không giao cho thư ký phân loại thư đến.

2) Động lực lao động yếu. Động lực lao động yếu dẫn đến năng suất lao động thấp, ở mức độ lớn hơn điều này liên quan đến người đứng đầu tổ chức mà không phải cấp dưới của ông ta, tuy nhiên, vấn đề này có thể xảy ra tại doanh nghiệp và năng suất lao động thấp sẽ dẫn đến thiếu thời gian.

Nhóm thứ hai bao gồm các yếu tố không phụ thuộc vào người lãnh đạo. Đây là công việc liên quan đến thư từ, một lượng lớn các trường hợp thường lệ, thường là khẩn cấp, công việc đòi hỏi nhiều thời gian, cũng như “kẻ trộm thời gian”. Người quản lý không thể loại bỏ những yếu tố này và chỉ có thể cố gắng giảm thiểu tác động của chúng đối với việc mất thời gian.

Hãy xem xét các yếu tố sau:

1) Làm việc với thư từ. Các nghiên cứu chỉ ra rằng một nhà quản lý dành 20-30% thời gian của mình cho việc phân tích thư từ, xem qua 100 tài liệu mỗi ngày, trong đó chỉ 30 tài liệu thực sự cần thiết. Người ta ước tính rằng trong thư từ kinh doanh, lượng thông tin không cần thiết lên tới 15-20%, và thông qua tất cả các kênh từ các nguồn thông tin nội bộ là 30% và từ các nguồn bên ngoài - là 40%.

Một lượng lớn các trường hợp thường lệ, thường là khẩn cấp, cần nhiều thời gian để giải quyết. Ví dụ bao gồm các trường hợp như thiết kế mặt bằng để tiến hành sửa chữa, lựa chọn đồ đạc, nhu cầu tự mình kiểm tra các thông số khác nhau của các hoạt động của tổ chức, thường là do sự kém năng lực của cấp dưới hoặc họ không sẵn sàng chịu trách nhiệm khi bản thân họ quay sang người quản lý với "yêu cầu giúp đỡ".

2) "Kẻ trộm thời gian". “Kẻ trộm thời gian” là những trường hợp bất khả kháng, hầu hết đều cần phải có giải pháp khẩn cấp và không thể giao cho cấp dưới. Tất cả điều này làm mất rất nhiều thời gian và làm sao lãng khỏi những thứ thực sự quan trọng. Có nhiều loại kẻ trộm thời gian khác nhau:

Các cuộc điện thoại;

Mọi người nhìn chúng tôi;

Sự cố với thiết bị máy tính;

Thay đổi trình tự công việc do đồng nghiệp áp đặt;

Thiếu kế hoạch tổ chức;

Không có khả năng lắng nghe người khác;

Cơ cấu tổ chức không đạt yêu cầu;

Sửa chữa những sai sót mà lẽ ra có thể tránh được;

Do dự trong các vấn đề kinh doanh;

Các cuộc họp được tổ chức và phối hợp kém;

Mất tập trung ở nơi làm việc;

Quan liêu văn phòng quá mức;

Những cuộc thảo luận vô ích về công việc của bạn và công việc của người khác.

Nhóm thứ ba bao gồm các yếu tố phụ thuộc trực tiếp vào nhân cách của người lãnh đạo. Đây là một sự vội vã liên tục, những cải tiến liên tục ở nhà, sự phiền phức. Để giảm ảnh hưởng của các yếu tố này đến thời gian làm việc, người quản lý phải cố gắng thay đổi, nếu không, các yếu tố này sẽ không cho phép anh ta sử dụng hợp lý thời gian làm việc của mình. Theo tôi, đây là nhóm yếu tố nghiêm trọng nhất, vì để quản lý hiệu quả quan điểm của mình, trước hết bạn phải thay đổi bản thân, sau đó cố gắng thay đổi thực tế xung quanh, và thay đổi bản thân là rất khó, nhất là đối với một người đã tự thấy mình là người độc lập, hiểu biết và trưởng thành về mọi mặt.

Hãy xem xét các yếu tố sau:

1) Sự vội vàng liên tục. Trong tình trạng thường xuyên vội vàng, người lãnh đạo không có thời gian để tập trung vào nhiệm vụ mà mình đang thực hiện vào lúc này. Anh ta đi theo con đường đầu tiên nghĩ ra, thay vì nghĩ về những cách khác, có lẽ hợp lý hơn để giải quyết vấn đề này.

2) Cải tiến liên tục tại nhà. Những cải tiến liên tục tại nhà dẫn đến một vòng luẩn quẩn, khi một người không có thời gian để hoàn thành công việc kinh doanh của mình và giải quyết mọi vấn đề trong giờ làm việc, kết quả là anh ta buộc phải giải quyết chúng ở nhà bất cứ lúc nào rảnh rỗi, nghỉ ngơi và cuộc sống cá nhân. Một người không có cơ hội được sống, nghỉ ngơi đầy đủ, và kết quả là sức lao động của người đó giảm sút, dẫn đến sai sót và lại phải tự trau chuốt tại nhà. Vòng luẩn quẩn này là kết quả của việc sắp xếp thời gian làm việc không hợp lý, và rất khó phá vỡ nó.

Rối rắm. Sự quấy rầy là kết quả của việc tổ chức ngày làm việc kém, nó cũng phụ thuộc vào tính bốc đồng và tính cách của con người. Thật khó cho một người kén chọn để tiếp nhận công việc kinh doanh nào, anh ta thường “vội vàng” giữa hai trường hợp cấp bách như nhau và quyết định kéo dài như nhau, anh ta không thể chọn cái nào để đảm nhận, và vì thế, thời gian là lãng phí.

2 Kỹ thuật Quản lý Thời gian Cơ bản

2.1 Phân tích sử dụng nguồn thời gian và lập kế hoạch thời gian

Để giải quyết các vấn đề liên quan đến việc sử dụng hợp lý thời gian làm việc, có nhiều phương pháp có tên gọi chung là “quản lý thời gian”. Tuy nhiên, không thể nói rằng quản lý thời gian là một bộ quy tắc chặt chẽ, theo đó một người sẽ có thể hợp lý hóa ngày làm việc của mình và thời gian làm việc của cấp dưới càng nhiều càng tốt. Quản lý thời gian là một tập hợp các phương pháp và khuyến nghị chung, và đối với mỗi người và tổ chức, chúng nên được lựa chọn riêng biệt, riêng lẻ.

Một trong những người sáng lập ra quản lý thời gian là người sáng lập trường phái quản lý khoa học, Frederick Taylor, người đã tiến hành tính thời gian cho công việc của người lao động. Chúng ta cũng có thể kể đến Henry Ford nổi tiếng, người đã giới thiệu dây chuyền lắp ráp tại doanh nghiệp của mình và do đó đã giảm thời gian lắp ráp ô tô và thời gian của người lao động, làm cho hoạt động của họ trở nên chuyên biệt hơn.

Hiện nay, ở Nga, một trong những chuyên gia nổi tiếng trong lĩnh vực quản lý thời gian là Gleb Arkhangelsky, người đang tham gia phát triển khoa học về vấn đề này.

Xem xét các phương pháp quản lý thời gian cổ điển. Bước đầu tiên của bất kỳ nhà quản lý nào đã xử lý nghiêm túc vấn đề này nên là phân tích việc sử dụng một nguồn lực tạm thời. Phân tích sử dụng thời gian sẽ giúp xác định những mất mát về thời gian, chỉ ra điểm mạnh và điểm yếu của phong cách làm việc được thực hành. Việc phân tích như vậy chỉ đơn giản là cần thiết nếu không biết thời gian được sử dụng vào việc gì, không biết cần bao nhiêu thời gian để hoàn thành một số công việc, không biết những yếu tố nào kích thích hoặc hạn chế hiệu quả hoạt động.

Để phân tích vấn đề, bạn cần một bản ghi thời gian đáng tin cậy. Cách hiệu quả nhất để theo dõi thời gian là lưu giữ hồ sơ. Khi sử dụng máy tính cho mục đích này, có thể sử dụng các chương trình như Visual TimeAnalyzer. Với nó, bạn có thể tiết kiệm thời gian và có được bản trình bày đồ họa về công việc của mình. Ngoài ra, thời gian sử dụng có thể được tính đến trong các bảng, trong đó các thông số sau nên được chỉ ra:

Loại hoạt động - để xác định loại hoạt động;

thời gian bắt đầu và kết thúc của hoạt động liên quan;

Thời lượng của hoạt động tương ứng - để xác định thời gian cần thiết cho hoạt động này.

Việc theo dõi thời gian trong quá trình làm việc là thuận lợi nhất, vì khi ghi thời gian “muộn hơn”, bạn có thể quên một số chi tiết quan trọng.

Trong quá trình phân tích, những điểm mạnh và điểm yếu của việc sử dụng một nguồn lực tạm thời được bộc lộ. Để làm được điều này, bạn cần trả lời một số câu hỏi, chẳng hạn như:

Công việc có cần thiết không? (nếu hơn 10% thời gian làm việc được dành cho những công việc không cần thiết, điều này cho thấy có vấn đề với việc sắp xếp thứ tự ưu tiên);

Thời gian có hợp lý không? (nếu trên 10% thời gian làm việc bao gồm các trường hợp sử dụng thời gian không chính đáng, thì cần phân tích nguyên nhân tại sao thời gian đã dành quá nhiều và cố gắng tính đến các nguyên nhân đó cho công việc sau này);

Công việc có đáng làm không? (Nếu hơn 10% thời gian làm việc dành cho những công việc không phù hợp, thì bạn cần chú ý đến việc lập kế hoạch, tổ chức)

Khoảng thời gian có được cố ý thiết lập để hoàn thành công việc không? (nếu hơn 10% thời gian làm việc được dành cho các nhiệm vụ, khoảng thời gian được xác định một cách tự phát, thì có vấn đề với việc lập kế hoạch thời gian làm việc).

Kết quả phân tích, "kẻ trộm thời gian" và các lỗi khác nhau trong việc sử dụng thời gian làm việc được xác định, cần phải xác định nguyên nhân của chúng, xây dựng phương pháp xử lý phù hợp nhất với một nhân viên cụ thể.

Phương pháp chính giúp sử dụng hiệu quả thời gian làm việc là lập kế hoạch thời gian. Lập kế hoạch là việc cấu trúc thời gian để sử dụng hiệu quả kinh tế nhất vào việc đạt được bất kỳ mục tiêu và mục tiêu nào mà người đứng đầu hoặc tổ chức phải đối mặt. Lập kế hoạch có thể là dài hạn, trung hạn và ngắn hạn.

Ưu điểm chính đạt được khi lập kế hoạch công việc là việc lập kế hoạch mang lại lợi ích về thời gian. Kinh nghiệm cho thấy rằng việc tăng lượng thời gian dành cho việc lập kế hoạch cuối cùng dẫn đến việc tiết kiệm thời gian tổng thể.

Rõ ràng, thời gian dành cho việc lập kế hoạch không thể tăng vô thời hạn, có cái tối ưu, sau đó tăng thêm thời gian lập kế hoạch sẽ trở nên kém hiệu quả. Bạn không nên dành hơn 1% tổng thời gian lập kế hoạch cho việc lập kế hoạch.

Việc lập kế hoạch luôn được thực hiện trên cơ sở các mục tiêu. Cơ sở cho bất kỳ kế hoạch nào là một mục tiêu dài hạn hoặc các mục tiêu dài hạn. Dựa trên các mục tiêu dài hạn, các mục tiêu trung hạn và ngắn hạn được thiết lập. Điều này xảy ra như sau: dựa trên mục đích của cuộc sống hoặc sứ mệnh của tổ chức, một số mục tiêu phụ được phân biệt, việc đạt được mục tiêu đó sẽ góp phần vào việc đạt được mục tiêu chính của cuộc sống. Đây là những mục tiêu dài hạn. Trong mỗi mục tiêu này, một số mục tiêu phụ được xác định, tốt nhất là trên cơ sở tạm thời (sẽ được thực hiện trong những năm tới, trong thời gian tới), việc đạt được mục tiêu đó sẽ góp phần đạt được các mục tiêu dài hạn. Theo cách tương tự, dựa trên các mục tiêu trong năm, các mục tiêu cho tháng, thập kỷ, ngày được phân bổ. Tiếp theo, phân tích điểm mạnh và điểm yếu của cá nhân hoặc tổ chức có thể liên quan đến việc đạt được các mục tiêu được thực hiện. Điều này được thực hiện để khuyến khích điểm mạnh và khắc phục điểm yếu. Phân tích này là cơ sở cho việc lập kế hoạch trung và ngắn hạn.

Bản thân quá trình lập kế hoạch nằm ở chỗ các kết quả được xây dựng và thời hạn để đạt được chúng được thiết lập. Kết quả phải phù hợp với mục tiêu. Trong trường hợp này, cần tuân theo một số quy tắc lập kế hoạch.

1) Đầu tiên, việc lập kế hoạch nên được thực hiện bằng văn bản. Để kế hoạch không chỉ là một danh sách các công việc cần phải hoàn thành trong một ngày, bạn cũng nên biến nó thành một công cụ thúc đẩy - tập trung vào kết quả. Ví dụ, viết trong danh sách không phải là “làm việc này”, mà là “việc này đã hoàn thành”, để ở cuối trường hợp, bạn có thể đánh dấu đậm bên cạnh mục nhập này. Đây là một trong những động lực mạnh nhất.

Thứ hai, cần tính đến kết quả phân tích việc sử dụng thời gian lao động trước đây. Trong quá trình phân tích này, những sai lầm cố hữu của nhà quản lý này trong việc lập kế hoạch thời gian làm việc và cách thức để hóa giải hậu quả của những sai lầm này được bộc lộ.

Thứ ba, bạn không nên lập kế hoạch cho cả ngày làm việc của mình. Người ta tin rằng bạn không nên lập kế hoạch quá 60% thời gian của mình và để lại 40% không có kế hoạch: 20% thời gian không lường trước và 20% thời gian tự phát.

Cần phải thiết lập các tiêu chuẩn thời gian rõ ràng để thực hiện các vụ việc và giải pháp của các vấn đề không cho phép hoàn thành việc chưa hoàn thành và giải quyết việc chưa hoàn thành vào thời gian không có kế hoạch. Nếu những trường hợp và vấn đề này được giải quyết vào thời gian đã định. Thực tiễn cho thấy rằng chính xác là lượng thời gian dành cho bất kỳ công việc kinh doanh nào hiện có, do đó, nên đặt khung thời gian rõ ràng cho phép hoàn thành những việc cần thiết, đồng thời không vượt quá thời gian cần thiết để hoàn thành.

2) Để giải quyết vấn đề phân công lại các vụ việc, cần phân chia các vụ việc theo mức độ khẩn cấp và quan trọng. Đồng thời, những công việc cấp bách và quan trọng nhất cần được người quản lý giải quyết ngay lập tức, những công việc quan trọng. Nhưng không khẩn cấp có thể hoãn giải quyết, còn 2 loại vụ việc còn lại (không quan trọng, nhưng khẩn cấp và không quan trọng và không khẩn cấp) nên chuyển cho cấp dưới quyết định. Các nhiệm vụ không khẩn cấp nên được xếp theo thời gian cần thiết cho mỗi công việc và khi thời gian rảnh xuất hiện, bạn có thể bắt đầu rút ngắn danh sách này - vì điều này, bạn nên luôn có nó trong tay.

3) Các kế hoạch nên được xem xét thường xuyên, bởi vì trong bối cảnh môi trường thay đổi liên tục, có thể dẫn đến một số kế hoạch của ban giám đốc và người quản lý của tổ chức sẽ không còn phù hợp với các mục tiêu của tổ chức và do đó, sẽ cần phải được điều chỉnh.

Các kế hoạch phải thực tế và có sự phối hợp, phối hợp không chỉ với nhau mà còn với kế hoạch của đồng nghiệp, cấp dưới, cấp quản lý cấp trên.

2.2 Các hoạt động giúp bạn quản lý thời gian của mình

Chúng ta hãy xem xét một số yếu tố dẫn đến mất thời gian đã được thảo luận ở trên và những yếu tố nào không được chỉ ra trong các quy tắc trên để lập kế hoạch thời gian làm việc.

Một trong những vấn đề lớn dẫn đến tổn thất đáng kể trong thời gian của người lãnh đạo là người lãnh đạo thường làm những việc mà cấp dưới có thể làm thành công. Thông thường điều này là do người lãnh đạo không chắc chắn rằng cấp dưới của mình sẽ đối phó với những trách nhiệm nghiêm trọng như vậy, anh ta sợ phải áp đặt một trách nhiệm lớn như vậy cho họ. Nói cách khác, có một vấn đề với việc ủy quyền.

Ủy quyền theo nghĩa chung là việc chuyển giao nhiệm vụ cho cấp dưới của bạn từ phạm vi hoạt động của chính người lãnh đạo. Việc chuyển giao một nhiệm vụ hoặc hoạt động có thể được thực hiện trong một thời gian dài hoặc chỉ giới hạn trong các nhiệm vụ được giao một lần. Ủy thác giúp người lãnh đạo giải phóng thời gian cho những công việc quan trọng và bớt xén một chút.

Cần nhớ rằng ủy quyền kích thích sự bộc lộ khả năng, tính độc lập và năng lực của cấp dưới, do đó, nếu ban đầu người quản lý có thể xác nhận được nỗi sợ hãi của người quản lý, thì với sự hỗ trợ tư vấn, lãnh đạo và đào tạo thích hợp, cấp dưới được giao quyền sẽ là có khả năng đối phó với chúng ở mức độ cần thiết.

Nói chung, bạn nên ủy thác công việc thường ngày, các hoạt động chuyên biệt, các vấn đề cụ thể và công việc chuẩn bị. Trong mọi trường hợp, bạn không nên ủy thác những công việc như thiết lập mục tiêu, quản lý nhân viên, các nhiệm vụ có rủi ro cao và những công việc tương tự. Bạn cũng nên phối hợp thực hiện các công việc được giao.

Hệ thống thông tin chưa được phát triển, không được tiêu chuẩn hóa cũng dành nhiều thời gian, giả định rằng thông tin được trao đổi theo hệ thống phân cấp dọc trong tổ chức theo cách thức và cách thức do người quản lý lựa chọn và theo chiều ngang theo cách thuận tiện hơn cho cả hai nhân viên theo thỏa thuận chung. Tuy nhiên, thực tế cho thấy, việc thiếu các tiêu chuẩn thống nhất cho việc trao đổi và truyền tải thông tin dẫn đến việc một người truyền thông tin nghĩa là một thứ, còn người kia, chấp nhận thông tin, coi nó như một thứ khác. Điều này phần lớn là do quản lý là một trong số ít lĩnh vực hoạt động chưa phát triển thuật ngữ riêng, với sự trợ giúp của các nhà quản lý, khi giao tiếp, có thể sử dụng các từ có nghĩa rất cụ thể và không mơ hồ, như theo nhiều cách hiện nay. Một ví dụ là những cụm từ chẳng hạn như "Tôi đã bảo bạn làm điều gì đó trong tương lai gần, đã là thứ Năm, nhưng bạn vẫn chưa mang lại kết quả cho tôi!" Trong ví dụ này, bạn có thể thấy tất cả ý nghĩa của cụm từ “trong tương lai gần” trong trường hợp này - không thể hiểu tác giả của cụm từ đó có nghĩa là gì, bởi vì hiện tại đối với anh ta, thời gian “cho đến thứ Năm” đã có vẻ như vậy. dài đến mức không thể chấp nhận được, nhưng đối với một vấn đề khác, ví dụ, một tuần trước, cụm từ "trong tương lai gần" có thể có nghĩa là 2-3 tháng.

Việc phát triển các tiêu chuẩn công ty về chuyển giao thông tin có thể làm giảm đáng kể thời gian bị mất trong quá trình xử lý thông tin nhận được, tức là trong việc “cố gắng hiểu” những gì đã nói, cũng như thời gian cần thiết để sửa chữa những sai lầm do hiểu sai thông tin nhận được. Các tiêu chuẩn này phải bao gồm ý nghĩa chính xác của các thuật ngữ được sử dụng trong quá trình hoạt động của tổ chức, cũng như danh sách các thông số cần được truyền tải khi thông báo về bất kỳ sự kiện, hiện tượng, thực tế hoặc chủ đề nào, tức là yêu cầu về tính đầy đủ. Ngoài ra, thông tin dịch vụ được truyền trong tổ chức phải đáng tin cậy, điều này có thể được đảm bảo bởi trách nhiệm của những người truyền nó về chất lượng thông tin.

Một lượng lớn thời gian trong công việc của người đứng đầu phải làm việc với thư từ. Làm việc với thư từ bao gồm các giai đoạn sau - thứ nhất, phân loại thư từ và thứ hai, nghiên cứu thư và chọn thông tin cần thiết từ đó, trả lời phần thư cần được trả lời. Thư từ có tiềm năng đáng kể về thời gian. Người ta ước tính rằng một người quản lý xem xét tới 100 tài liệu mỗi ngày, trong đó chỉ có 30 tài liệu thực sự cần thiết. Bạn nên quyết định ngay xem thư đến sẽ do thư ký hay người khác xử lý, hay sẽ do người quản lý đích thân xử lý. Cách hợp lý là giao việc xử lý thư cho thư ký. Cũng cần xác định điều gì sẽ xảy ra với những thư từ không cần thiết trong hoạt động của doanh nghiệp và công việc của người đứng đầu. Có lẽ nó sẽ bị phá hủy ngay lập tức, hoặc có lẽ nó sẽ được xem một phần hoặc toàn bộ. Câu trả lời phải được viết ngay lập tức, không được chậm trễ, có thể sử dụng các hình thức đặc biệt, hoặc chuyển việc chuẩn bị câu trả lời cho thư ký.

Một phần đáng kể thời gian bị chiếm bởi cái gọi là "kẻ trộm thời gian". Trong số đó, một trong những vị trí đầu tiên về thời lượng bị chiếm bởi các cuộc điện thoại. Các cuộc gọi có đặc điểm là chúng thường xảy ra bất ngờ, kể cả những lúc người quản lý đang bận rộn với công việc quan trọng có trách nhiệm và việc gián đoạn và can thiệp vào công việc là điều cực kỳ không mong muốn. Vì vậy, bạn nên hướng dẫn thư ký nhận cuộc gọi đến điện thoại cố định. Không nên cung cấp số điện thoại di động cho khách hàng và những người khác có thể liên hệ với các bộ phận khác của doanh nghiệp, ngoài bộ phận quản lý, để giải quyết các vấn đề nảy sinh. Nếu cần, họ có thể liên hệ với người đứng đầu doanh nghiệp thông qua thư ký, người đã đánh giá mức độ quan trọng và khẩn cấp, có thể liên hệ với người đứng đầu và thông báo cho anh ta về người gọi.

Điều tương tự cũng áp dụng cho nhiều loại "kẻ trộm thời gian" như nhìn trộm mọi người. Mọi người không được phép liên hệ trực tiếp với quản lý của tổ chức nếu có các đơn vị đặc biệt hoặc những người có trách nhiệm giải quyết vấn đề đó để giải quyết vấn đề mà họ có. Các loại “kẻ trộm thời gian” khác không có dấu hiệu rõ ràng giúp bạn có thể chuẩn bị trước cho chúng và để chống lại chúng, người ta chỉ có thể khuyên bạn nên phân tích các vấn đề đang nảy sinh và phát triển một số cách để giải quyết chúng hoặc giảm thiểu thiệt hại từ chúng. tần suất xảy ra.

Một lượng thời gian đáng kể của người đứng đầu và cấp dưới bị chiếm dụng bởi các loại cuộc họp. Để tối ưu hóa thời gian được sử dụng cho mục đích này, cần tiến hành phân tích các cuộc họp, có tính đến thời gian sử dụng, nguồn lực vật chất, v.v.

Sẽ là hợp lý nếu bạn lập chương trình nghị sự với một chỉ dẫn về thời gian cần thiết để thảo luận về các chủ đề riêng lẻ. Đối với mỗi mục, hãy lên lịch thời gian tùy theo mức độ quan trọng của nó. Sau cuộc họp, cần phải theo dõi xem các quyết định đưa ra có được thực hiện bởi tất cả những người có liên quan hay không. Các công việc tồn đọng và các vấn đề chưa được giải quyết nên là mục đầu tiên trong chương trình làm việc tiếp theo.

Sự vội vàng, cải thiện nhà cửa và sự ồn ào - đây là những lý do gây mất thời gian, điều này chủ yếu phụ thuộc vào tính cách của con người. Nóng vội là trạng thái mà người quản lý không thể suy nghĩ trong một thời gian dài về cách giải quyết vấn đề và chọn cách nghĩ đến đầu tiên, và cách giải quyết vấn đề hiệu quả nhất và nhanh nhất không phải lúc nào cũng nghĩ đến. quan tâm. Ngoài ra, đối với một người luôn trong trạng thái vội vàng thì việc thực hiện công việc một cách hiệu quả là điều khá khó khăn, những sai sót khác nhau là không thể tránh khỏi cần phải sửa chữa, và việc xảy ra sai sót trong quá trình làm việc của một người đã Sự vội vàng có thể dễ dàng bắt đầu chọc tức một người, làm hỏng tâm trạng của anh ta và thậm chí khiến anh ta ra khỏi chính mình, điều này cũng sẽ không cho phép anh ta hoàn thành công việc mà anh ta đã bắt đầu một cách bình thường. Do đó, vấn đề liên quan đến việc một người làm nhiều việc một cách vội vàng là khá nghiêm trọng và có thể gây ra sự lãng phí thời gian đáng kể.

Một phẩm chất quan trọng khác mà bất kỳ người quản lý nào cũng nên có, đặc biệt là người coi trọng thời gian của chính mình: anh ta phải có khả năng nói “không”. Có nhiều trường hợp không thể hoặc rất khó nói từ chối - điều này có thể ảnh hưởng đến hình ảnh của tổ chức và người lãnh đạo, ảnh hưởng đến khả năng cạnh tranh của tổ chức, đây là những trường hợp mà người quản lý không thể từ chối một yêu cầu vì những phẩm chất cá nhân của mình, khi một khách hàng quan trọng yêu cầu điều gì đó. Trong hầu hết các trường hợp, người quản lý có thể xác định ngay việc đồng ý thực hiện yêu cầu hoặc yêu cầu của ai đó sẽ mang lại hiệu quả gì cho anh ta và doanh nghiệp của họ, tuy nhiên, những người yêu cầu hoặc yêu cầu thường cố gắng đặt người quản lý vào những tình huống mà anh ta sẽ đơn giản phải đồng ý. làm những gì anh ấy muốn. những gì họ nói. Đối với một nhà quản lý, sự đồng ý như vậy là lãng phí thời gian và tiền bạc, và không phải lúc nào những chi phí này cũng có thể mang lại lợi ích hữu hình cho tổ chức. Vì vậy, điều quan trọng đối với bất kỳ nhà lãnh đạo nào là có thể nói “không” và thoát khỏi tình huống phải nói từ này một cách đầy đủ.

Kiểm soát bao gồm ba nhiệm vụ:

Hiểu biết về trạng thái vật lý;

so sánh những gì đã được lên kế hoạch với những gì đã đạt được;

điều chỉnh cho các sai lệch đã thiết lập.

Kiểm soát phải được thường xuyên. Việc giám sát thường xuyên nên được thực hiện, đặc biệt là sau khi hoàn thành nhiệm vụ và vào cuối ngày làm việc, để biết liệu mọi thứ đã hoàn thành chưa, những gì đã được lên kế hoạch và nếu không phải là mọi thứ thì nó được kết nối với những gì.

Nói chung, khá khó để nói về các sự kiện cụ thể trong quản lý thời gian. Các vấn đề chính thường xuyên gặp phải đã được thảo luận ở trên, hầu hết đều có tính chất phổ biến, tức là chúng có thể xuất hiện ở bất kỳ người nào giữ bất kỳ vị trí nào trong tổ chức. Cần lưu ý rằng mặc dù mô tả khá chi tiết về các vấn đề thường nảy sinh ở những người không quan tâm đến việc dành thời gian của họ, nhưng trong cuộc sống thực, mỗi người đều có những vấn đề riêng, những "kẻ trộm thời gian" của riêng mình, những phẩm chất cá nhân riêng gây cản trở. với công việc hiệu quả và do đó không thể đưa ra những lời khuyên và kỹ thuật phổ quát phù hợp với tất cả mọi người trong mọi trường hợp của cuộc sống. Trong từng trường hợp cụ thể, thông qua phân tích, người ta nên tự tìm cách giải quyết việc lãng phí nguồn thời gian và những phương pháp này trong từng trường hợp sẽ dành riêng cho từng người.

Sự kết luận

Trong khóa học này, các kỹ thuật và kỹ thuật chính của quản lý thời gian đã được nghiên cứu, cho phép hợp lý hóa thời gian làm việc của nhân viên nói chung và người quản lý nói riêng, giảm chi phí nguồn thời gian không hiệu quả và do đó, tăng năng suất của nhân viên. Quản lý thời gian là một khối kiến thức có tầm quan trọng lớn về mặt kinh tế và cá nhân. Ý nghĩa kinh tế nằm ở chỗ, do sử dụng thời gian hợp lý nên có thể làm tăng đáng kể năng suất của cả một cá nhân và toàn đội nói chung. Ý nghĩa cá nhân nằm ở chỗ nó cho phép một người có được một lượng thời gian rảnh đáng kể, cho phép anh ta cảm thấy tự do, quan tâm nhiều hơn đến việc nghỉ ngơi, sức khỏe và cuộc sống cá nhân của mình.

Danh sách các nguồn được sử dụng

1. Arkhangelsky G. Tổ chức thời gian: từ hiệu quả cá nhân đến sự phát triển của công ty [Văn bản]: SGK / G. Arkhangelsky. - M.: AiST-M, 2003. - 231 tr.

2. Gamidullaev B.N. Tiết kiệm thời gian và các chỉ số đánh giá của nó trong quá trình quản lý doanh nghiệp [Văn bản]: hướng dẫn nghiên cứu / B.N. Hamidullaev. - Penza,

3. Seivert L. Thời gian của bạn nằm trong tay bạn: lời khuyên cho những người kinh doanh về cách sử dụng hiệu quả thời gian làm việc [Văn bản]: hướng dẫn học tập / L. Seivert. -M: Interestxpert, 1995. - 426 tr.

4. Tổ chức thời gian làm việc [Văn bản]: SGK / M: “DeKA”, 1994. - 297 tr.

Cách trả lời các câu hỏi phỏng vấn sau: Bạn quản lý thời gian của mình như thế nào? Bạn lên kế hoạch cho ngày làm việc của mình như thế nào? Bạn sử dụng những kỹ thuật và phương pháp nào trong việc lập kế hoạch? Cho ví dụ về cách bạn sử dụng kỹ năng quản lý thời gian để hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ.

Bạn sẽ tìm ra tất cả câu trả lời cho những câu hỏi này bằng cách đọc bài viết này.

Quản lý thời gian là gì?

Quản lý thời gian là một tập hợp các kiến thức, kỹ năng và khả năng, nhờ đó một người biết cách sắp xếp thứ tự ưu tiên, lập kế hoạch thời gian chính xác, từ đó tăng năng suất cá nhân trong việc tổ chức thời gian làm việc.

"Cho đến khi bạn có thể quản lý thời gian của mình, bạn không thể quản lý bất cứ điều gì khác" Peter Drucker

chủ nghĩa hoàn hảo
sự trì hoãn
Thiếu hiểu biết
Thiếu các công cụ và nguồn lực cần thiết

1. Chủ nghĩa hoàn hảo khiến bạn rất khó hoàn thành nhiệm vụ đúng hạn. Nhiều người coi phẩm chất này là thế mạnh, nhưng chính việc không ngừng phấn đấu vươn lên và không bằng lòng với kết quả thu được là một trong những nguyên nhân dẫn đến việc sử dụng thời gian không hiệu quả. Bằng cách tìm cơ hội chấp nhận kết quả "thực" thay vì kết quả "lý tưởng", bạn tiết kiệm được nguồn lực đáng kể cho những việc khác. Có một cách diễn đạt như thế này: “chủ nghĩa hoàn hảo là điều xấu xa”, tất nhiên, tất cả những điều này chỉ là tương đối và trong mỗi tình huống cá nhân, đặc điểm tính cách này có thể được đánh giá khác nhau, tuy nhiên, chắc chắn trong khuôn khổ quản lý thời gian: chủ nghĩa hoàn hảo là ÁC!

2. sự trì hoãn- liên tục trì hoãn công việc vì lý do sau đó, không muốn thực hiện một số nhiệm vụ. Trong từ vựng của những nhân viên hay trì hoãn, từ "TOMORROW" chiếm ưu thế. Về những người như vậy, Steve Jobs đã nói rất hay: “Người nghèo, không thành công, không hạnh phúc và không khỏe mạnh là những người thường dùng từ“ ngày mai ”.

Tôi không thể giúp bạn thoát khỏi chủ nghĩa hoàn hảo và sự trì hoãn, mục tiêu của tôi là cung cấp kiến thức, cung cấp các kỹ thuật và phương pháp tốt nhất, giới thiệu các tài nguyên và công cụ để nắm vững kỹ năng quản lý thời gian. Và cho dù bạn có sử dụng thông tin nhận được hay không - tất cả chỉ phụ thuộc vào mong muốn của bạn. Tuy nhiên, sau khi đọc bài viết này, bạn sẽ không bao giờ giống như vậy nữa.

Để bắt đầu, tôi khuyên bạn nên xác định kỹ năng quản lý thời gian của mình. Đi qua

Sự bất hòa về nhận thức nằm ở chỗ, một mặt, chúng ta không thể quản lý thời gian như vậy. Rốt cuộc, đó là thời gian mà chúng ta không thể kiểm soát và dường như đó là thời gian kiểm soát chúng ta, chứ không phải chúng ta. Chúng ta quen nhìn nhận thời gian như một thứ vĩnh cửu và vô hạn. Có vẻ như luôn luôn có rất nhiều của nó. Mặt khác, thời gian là một trong những nguồn tài nguyên quý giá nhất mà tất cả chúng ta đều có. Điều quan trọng là phải hiểu rằng thời gian có giới hạn của nó, mỗi ngày là một bình chứa năng lực nhất định mà bạn phải làm. Bạn có thể lấp đầy nó bằng những thứ vô ích, hoặc bạn có thể lấp đầy nó bằng những thứ phù hợp với mục tiêu của bạn và dẫn bạn đến mục tiêu cuối cùng.

Chúng ta có thể kiểm soát bản thân, cách chúng ta lập kế hoạch trong ngày và cách chúng ta dành thời gian cho công việc. Sử dụng hợp lý, hiệu quả và tiết kiệm nguồn tài nguyên này là một phần quan trọng trong đánh giá nhân viên.

Hiệu quả về thời gian có thể đạt được theo hai cách:

Đạt được kết quả có ý nghĩa bằng cách tiết kiệm thời gian. Điều này có nghĩa là bạn biết cách đạt được nhiệm vụ trong thời gian tối thiểu.
Lập kế hoạch thời gian làm việc hiệu quả sẽ giảm số lượng và khối lượng nhiệm vụ bạn thực hiện.

Trong bài viết này, tôi đã tìm hiểu 6 kỹ thuật quản lý thời gian tốt nhất. Với sự giúp đỡ của họ, bạn sẽ có thể học cách lập kế hoạch và kiểm soát các nhiệm vụ ưu tiên của mình hàng ngày.

Làm thế nào để học cách quản lý thời gian của bạn?

6 Kỹ thuật Quản lý Thời gian Tốt nhất:

Nguyên tắc Pareto
Ma trận Eisenhower
Bản đồ tư duy hoặc Bản đồ tư duy
Kim tự tháp Franklin
Phương pháp ABCHD
Ăn con ếch trước

1. Nguyên lý Pareto

Nguyên tắc Pareto nói rằng một tỷ lệ nhỏ các nguyên nhân, nỗ lực và kinh phí được đầu tư chịu trách nhiệm cho một tỷ lệ lớn các kết quả. Nguyên tắc này được nhà kinh tế học người Ý Vilfredo Pareto đưa ra vào năm 1897 và từ đó đã được khẳng định bởi các nghiên cứu định lượng trong các lĩnh vực khác nhau của cuộc sống:

20% nỗ lực mang lại 80% kết quả

Nguyên tắc Pareto trong lĩnh vực quản lý thời gian có thể được xây dựng như sau: khoảng 20% nỗ lực và thời gian là đủ để có được 80% kết quả.
Làm thế nào để xác định chính xác nỗ lực cần bỏ ra để có được một kết quả tốt? Hãy tưởng tượng rằng bạn đang tìm kiếm câu trả lời cho câu hỏi của mình trong một cuốn sách. Theo nguyên tắc đang được xem xét, bạn sẽ tìm thấy 80% thông tin bạn cần trong 20% văn bản. Nếu bạn biết chính xác điều gì bạn quan tâm, bạn sẽ có thể nhanh chóng lướt qua cuốn sách và chỉ đọc cẩn thận từng trang riêng lẻ. Như vậy, bạn sẽ tiết kiệm được 80% thời gian của mình.

2. Ma trận Eisenhower

Đây có lẽ là khái niệm quản lý thời gian nổi tiếng nhất cho đến nay, cho phép bạn sắp xếp thứ tự ưu tiên. Kỹ thuật này, được cho là sáng tạo của Tướng người Mỹ Dwight Eisenhower, cho phép bạn sắp xếp các trường hợp cùng một lúc theo mức độ khẩn cấp và tầm quan trọng của chúng. Mọi người đều hiểu rằng chỉ có thể hoàn thành một số nhiệm vụ giới hạn trong một khoảng thời gian. Đôi khi không ảnh hưởng đến công việc của chỉ một người. Và mỗi khi chúng ta phải quyết định, ĐIỀU NÀO CHÍNH XÁC? Tổng thống Mỹ Dwight Eisenhower từng lên kế hoạch cho các công việc của mình bằng cách phân loại chúng thành một số hạng mục quan trọng.
Theo cái gọi là ma trận Eisenhower, mỗi trường hợp phải được gán cho một trong bốn loại được chỉ ra trên sơ đồ.

Ma trận Eisenhower

Tầm quan trọng của một nhiệm vụ được xác định bởi kết quả của việc thực hiện nó ảnh hưởng như thế nào đến hoạt động kinh doanh của bạn. Và tính cấp thiết đồng thời là hai yếu tố: thứ nhất, nhiệm vụ này cần được hoàn thành nhanh đến mức nào, thứ hai là việc thực hiện nhiệm vụ này có gắn với một ngày cụ thể và thời gian cụ thể hay không. Tầm quan trọng và tính cấp bách, được xem xét cùng nhau, ảnh hưởng đến ưu tiên.

Chúng ta hãy xem xét chi tiết hơn những trường hợp nào có thể được quy cho mỗi loại trong bốn loại.

Loại I: "quan trọng và khẩn cấp".
Đây là những điều sẽ dẫn đến thiệt hại đáng kể cho doanh nghiệp của bạn nếu không được hoàn thành đúng thời hạn (ví dụ, gia hạn giấy phép, khai thuế, v.v.). Một tỷ lệ nhất định những trường hợp như vậy chắc chắn sẽ hiện hữu trong cuộc sống của mỗi người. Tuy nhiên, với sự chuẩn bị trước (các trường hợp loại II - “quan trọng nhưng không khẩn cấp”), nhiều cuộc khủng hoảng có thể được ngăn chặn (ví dụ bằng cách nghiên cứu luật pháp, xây dựng mối quan hệ tốt với những người có quyền lực).

Đó cũng có thể là những dự án có deadline “cháy hàng”, xe cứu thương. Ví dụ, đến gặp bác sĩ vì vấn đề sức khỏe, nộp bài báo cho tạp chí vào thời hạn quá hạn, hoặc nộp báo cáo nghiên cứu. Ở đây chúng tôi không có sự lựa chọn. Các công việc của nhóm này phải được thực hiện, định kỳ. Nếu không sẽ có vấn đề nghiêm trọng.

Loại II: "quan trọng nhưng không khẩn cấp."
Đây là những điều được chú trọng trong tương lai: đào tạo, nghiên cứu các lĩnh vực kinh doanh có triển vọng phát triển, cải tiến trang thiết bị, phục hồi sức khỏe và hiệu suất. Các hành động dẫn đến mục tiêu chiến lược của bạn. Ví dụ, học ngoại ngữ để làm việc trong một tổ chức khác có triển vọng hơn. Nó cũng là ngăn ngừa các vấn đề - để giữ cho bản thân có thể chất tốt. Thật không may, chúng tôi thường bỏ qua những trường hợp như vậy, đặt quyết định của họ vào đầu ghi. Kết quả là không học được tiếng, thu nhập không tăng mà ngày càng giảm sút, sức khỏe sa sút. Rốt cuộc, nếu ít nhất mỗi năm một lần bạn không xuất hiện tại nha sĩ, thì việc thăm khám khẩn cấp sẽ trở thành điều không thể tránh khỏi.

Loại III: "không quan trọng, nhưng khẩn cấp."
Nhiều điều trong số này không thực sự mang lại nhiều lợi ích trong cuộc sống. Chúng ta tạo ra chúng chỉ vì chúng đánh trúng chúng ta (một cuộc điện thoại dài hoặc đọc một mẩu quảng cáo qua thư), hoặc vì thói quen (ghé thăm các triển lãm thương mại không có gì mới). Chỉ là những thói quen hàng ngày cũng khiến chúng ta mất rất nhiều thời gian và công sức.

Loại IV: "không quan trọng và không khẩn cấp."
Đây là tất cả các cách để “giết thời gian”: lạm dụng rượu, “đọc sách nhẹ”, xem phim, v.v. Chúng ta thường dùng đến cách này khi không còn sức để làm việc hiệu quả (đừng nhầm với việc nghỉ ngơi và giao tiếp thực sự với những người thân yêu và bạn bè - những vấn đề rất quan trọng). Đây là “con thiêu thân” ăn thời gian của chúng ta.

Khi bạn phấn đấu cho sự thành công của doanh nghiệp, trước hết bạn cố gắng hoàn thành các nhiệm vụ mà bạn xác định là "quan trọng" - đầu tiên là "khẩn cấp" (Loại I), sau đó là "không khẩn cấp" (Loại II). Thời gian còn lại có thể dành cho việc “khẩn cấp nhưng không quan trọng” (loại III).
Cần nhấn mạnh rằng phần lớn thời gian làm việc của nhân viên nên được dành cho các nhiệm vụ “quan trọng nhưng không khẩn cấp” (loại II). Khi đó, nhiều tình huống khủng hoảng sẽ được ngăn chặn, và sự xuất hiện của các cơ hội phát triển kinh doanh mới sẽ không còn là điều bất ngờ đối với bạn.

Khi bạn lần đầu tiên bắt đầu sử dụng hệ thống được đề xuất để sắp xếp thứ tự ưu tiên, rất có thể bạn sẽ muốn phân loại nhiều nhiệm vụ trong số này là “quan trọng”. Tuy nhiên, khi bạn có kinh nghiệm, bạn sẽ bắt đầu đánh giá chính xác hơn tầm quan trọng của một trường hợp cụ thể. Sẽ mất một thời gian để học cách sử dụng hệ thống ưu tiên. bạn có thể lấy nó ở đâu? Rất có thể, bạn sẽ phân loại công việc nắm vững các kỹ thuật quản lý thời gian của mình là “quan trọng, nhưng không khẩn cấp”.
Như Stephen Covey (tác giả của cuốn sách bán chạy nhất quốc tế 7 thói quen của những người hiệu quả cao) nói một cách hình tượng, bạn cần dành thời gian để “mài cưa” để có thể thu hoạch củi nhanh hơn.

Dụ ngôn

Một người đàn ông nọ nhìn thấy một tiều phu trong rừng, rất khó chặt cây bằng một chiếc rìu cùn hoàn toàn. Người đàn ông hỏi anh ta:
- Thưa, tại sao bạn không mài rìu?
“Tôi không có thời gian để mài rìu của mình — tôi phải chặt!” người tiều phu rên rỉ ...

Do đó, bạn cần phải “tự nguyện” phân bổ thời gian nhất định cho việc lập kế hoạch cho các lớp học của mình, từ chối thực hiện bất kỳ việc nào kém quan trọng hơn. Nếu bạn có thể làm được điều này, thì lần sau, bạn có thể dành nhiều thời gian hơn cho các kỹ năng mới và sử dụng nó để học thứ khác. Như vậy, thông qua quyết tâm nâng cao hiệu quả công việc, bạn sẽ dần giải phóng được thời gian cho việc phát triển năng suất cá nhân.

Tiêu chí ưu tiên
Thông thường, khi đánh giá mức độ quan trọng của một trường hợp cụ thể, chúng ta coi việc quan trọng, trước hết là những việc cần phải làm gấp (hay còn gọi là "ngày hôm qua"). Sự tích tụ của các trường hợp và lời hứa không được thực hiện sẽ tạo ra vấn đề cho công ty của bạn, và cũng tạo ra cảm giác khó chịu cho cá nhân bạn. Đó là với những vấn đề "khẩn cấp" như vậy mà chúng tôi cố gắng giải quyết ngay từ đầu. Nhưng yếu tố khẩn cấp không nên là yếu tố duy nhất khi viết danh sách việc cần làm và xác định thứ tự hoàn thành chúng.
Kinh nghiệm cho thấy, việc làm (hoặc không làm) nhiều việc khẩn cấp không ảnh hưởng nhiều đến công việc kinh doanh của bạn, trong khi có rất nhiều việc không khẩn cấp có thể tạo nền tảng cho sự thành công trong tương lai. Vì vậy, bên cạnh tính cấp thiết, cần tính đến mức độ ảnh hưởng của việc này hay việc kia đến sự thành công của doanh nghiệp, tức là phải xác định và tính đến tầm quan trọng của nó.

3. Bản đồ tư duy hoặc Bản đồ tư duy

Đây là sự phát triển của Tony Buzan - một nhà văn, giảng viên và nhà tư vấn nổi tiếng về các vấn đề trí thông minh, tâm lý học và các vấn đề của tư duy. Cũng có những cách dịch cụm từ “Bản đồ tư duy” là “Bản đồ tinh thần”, “Bản đồ tư duy”, “Bản đồ tư duy”.

sơ đồ tư duy là một phương pháp cho phép:

Cấu trúc và xử lý thông tin hiệu quả;
suy nghĩ bằng cách sử dụng tiềm năng sáng tạo và trí tuệ của bạn.

Đây là một công cụ rất đẹp để giải quyết các công việc như thuyết trình, ra quyết định, lập kế hoạch thời gian của bạn, ghi nhớ lượng lớn thông tin, động não, xem xét nội tâm, phát triển các dự án phức tạp, tự học, phát triển, v.v.

Lĩnh vực sử dụng:
1. Trình bày:
trong thời gian ngắn hơn, bạn cung cấp nhiều thông tin hơn, trong khi bạn được hiểu và ghi nhớ tốt hơn;
các cuộc họp và đàm phán kinh doanh.

2. Lập kế hoạch:
quản lý thời gian: lập kế hoạch ngày, tuần, tháng, năm…;
phát triển các dự án phức hợp, kinh doanh mới…

3. Động não:
thế hệ ý tưởng mới, sự sáng tạo;
giải pháp tập thể của các vấn đề phức tạp.

4. Ra quyết định:
một tầm nhìn rõ ràng về tất cả những ưu và khuyết điểm;
một quyết định cân bằng và chu đáo hơn.

4 Kim tự tháp Franklin

Đây là một hệ thống lập kế hoạch sẵn sàng giúp bạn quản lý thời gian hợp lý và đạt được mục tiêu của mình. Benjamin Franklin (1706-1790) - Amer. polit. nhân vật. B. Franklin được phân biệt bởi một khả năng tuyệt vời trong công việc và một ý thức độc đáo về mục đích. Ở tuổi hai mươi, anh đã lên kế hoạch để đạt được những mục tiêu cho cả cuộc đời phía trước. Trong suốt cuộc đời của mình, ông đã tuân theo kế hoạch này, lập kế hoạch rõ ràng mỗi ngày. Kế hoạch đạt được mục tiêu của anh ấy được gọi là "kim tự tháp Franklin" và trông giống như sau:

1. Nền tảng của kim tự tháp là những giá trị chính của cuộc sống. Có thể nói đây là câu trả lời cho câu hỏi: “Bạn đến thế giới này với sứ mệnh gì?” Bạn muôn gi tư cuộc sông? Bạn muốn để lại dấu ấn nào trên Trái đất? Có ý kiến cho rằng sẽ không có dù chỉ 1% số người sống trên hành tinh này sẽ suy nghĩ nghiêm túc về điều này. Nói cách khác, đây là vectơ chỉ hướng chuyển động đối với giấc mơ của bạn.

2. Dựa trên những giá trị sống, mỗi người đều đặt ra mục tiêu toàn cầu cho mình. Anh ta muốn trở thành gì trong cuộc đời này, anh ta dự định đạt được điều gì?

3. Kế hoạch tổng thể để đạt được mục tiêu là việc xác định các mục tiêu trung gian cụ thể trên con đường đạt được mục tiêu toàn cầu.

4. Kế hoạch trong một, ba, năm năm được gọi là dài hạn. Ở đây, điều quan trọng là phải xác định thời hạn chính xác.

5. Lập kế hoạch cho một tháng, và sau đó cho một tuần - đây là kế hoạch ngắn hạn. Càng chu đáo, càng thường xuyên phân tích và sửa sai thì hiệu quả công việc càng cao.

6. Mục cuối cùng để đạt được mục tiêu là một kế hoạch cho mỗi ngày.

5. Phương pháp "ABVGD"

Phương pháp ABCD là một cách hiệu quả để sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các công việc mà bạn có thể sử dụng hàng ngày. Phương pháp này đơn giản và hiệu quả đến mức, nếu được sử dụng thường xuyên và thành thạo, nó có thể nâng bạn lên vị trí những người năng suất và hiệu quả nhất trong lĩnh vực hoạt động của bạn.
Điểm mạnh của phương pháp là tính đơn giản của nó. Đây là cách nó hoạt động. Bạn bắt đầu bằng cách lập danh sách mọi thứ bạn phải làm cho ngày sắp tới. Suy nghĩ trên giấy.
Sau đó, bạn đặt chữ cái A, B, C, D hoặc E trước mỗi mục trong danh sách của bạn.

Loại tác vụ "A"được xác định là điều quan trọng nhất trong giai đoạn này, một việc mà bạn phải làm hoặc có nguy cơ gây ra hậu quả nghiêm trọng. Nhiệm vụ "A" có thể là thăm một khách hàng quan trọng hoặc viết báo cáo cho sếp của bạn. Những nhiệm vụ này đại diện cho những chú ếch trưởng thành thực sự trong cuộc đời bạn.
Nếu bạn có nhiều nhiệm vụ "A" trước mặt, bạn đánh giá mức độ ưu tiên của chúng bằng cách đánh dấu A-1, A-2, A-3, v.v. Nhiệm vụ A-1 là "con ếch" lớn nhất và xấu nhất trong số đó. bạn phải đối phó với.

Loại tác vụ "B"được định nghĩa là một trong những điều bạn nên làm. Tuy nhiên, hậu quả, trong trường hợp thực hiện hoặc không tuân thủ, là khá nhẹ. Những nhiệm vụ như vậy chẳng qua là "nòng nọc" của cuộc đời bạn. Điều này có nghĩa là nếu bạn không làm đúng công việc, sẽ có người không hài lòng hoặc rơi vào tình thế bất lợi, nhưng trong mọi trường hợp, xét về mức độ quan trọng, những nhiệm vụ này không tương ứng chặt chẽ với nhiệm vụ loại "A". Một cuộc điện thoại về một vấn đề không quá khẩn cấp hoặc một e-mail tồn đọng có thể là bản chất của nhiệm vụ Loại B.
Quy tắc bạn phải tuân theo là: không bao giờ bắt đầu một nhiệm vụ loại "B" trong khi bạn vẫn còn một nhiệm vụ "A" chưa hoàn thành. Đừng bao giờ để "nòng nọc" làm bạn mất tập trung trong khi "ếch" lớn đang chờ bị ăn thịt!

Loại tác vụ "B"được định nghĩa là một điều gì đó tuyệt vời để làm, nhưng không có hậu quả nào được mong đợi, cho dù bạn có làm hay không. Nhiệm vụ B có thể là một cuộc điện thoại cho bạn bè, một tách cà phê, ăn trưa với đồng nghiệp hoặc một số hoạt động cá nhân được thực hiện trong giờ làm việc. Những “sự kiện” kiểu này hoàn toàn không ảnh hưởng đến công việc của bạn.

Loại tác vụ "G"được coi trọng như một công việc mà bạn có thể ủy quyền cho người khác. Quy tắc trong trường hợp này là bạn nên giao phó cho người khác tất cả những gì họ có thể làm, do đó giải phóng thời gian cho bản thân vào các nhiệm vụ loại "A", mà bạn và chỉ bạn mới có thể thực hiện.

Loại tác vụ "D" là công việc hoàn toàn có thể bị xóa khỏi danh sách việc cần làm của bạn. Đó có thể là một nhiệm vụ từng quan trọng, nhưng không còn phù hợp với bạn hoặc với người khác. Thông thường, đây là công việc bạn làm ngày này qua ngày khác, theo thói quen hoặc tìm thấy niềm vui khi làm nó.

Sau khi bạn đã nộp đơn phương pháp "ABVGD" vào danh sách việc cần làm trong ngày, bạn đã sắp xếp hoàn toàn công việc của mình và tạo tiền đề cho những việc quan trọng hơn cần hoàn thành nhanh hơn.

Điều kiện quan trọng nhất để phương pháp ABCHD thực sự hiệu quả với bạn là yêu cầu sau: bắt đầu nhiệm vụ A-1 không chậm trễ và sau đó tiếp tục công việc đó cho đến khi nó được hoàn thành hoàn toàn. Sử dụng sức mạnh ý chí của bạn để bắt đầu và tiếp tục thực hiện nhiệm vụ quan trọng nhất của bạn vào lúc này. Hãy nắm lấy con ếch lớn nhất của bạn và "ăn" nó không ngừng cho đến khi cắn miếng cuối cùng.
Khả năng phân tích danh sách các nhiệm vụ trong ngày và làm nổi bật nhiệm vụ A-1 sẽ là điểm khởi đầu để đạt được thành công thực sự lớn trong các hoạt động của bạn, nâng cao lòng tự trọng của bạn, giúp bạn tự tôn và cảm thấy tự hào. trong thành tích của bạn.
Khi bạn có thói quen hoàn toàn tập trung vào nhiệm vụ quan trọng nhất của mình, tức là nhiệm vụ A-1 - hay nói cách khác là ăn "con ếch" chính của bạn - bạn sẽ học cách làm nhiều gấp đôi, thậm chí gấp ba lần những người xung quanh.

6. Ăn ếch trước

Đi từ khó đến dễ

Bạn có thể đã nghe câu hỏi, "Làm thế nào bạn sẽ ăn một con voi?" Tất nhiên, câu trả lời là: "Theo từng mảnh." Và bạn sẽ ăn "con ếch" to nhất và xấu nhất của mình như thế nào? Theo cách tương tự: bạn sẽ chia nó thành các hành động từng bước cụ thể và bắt đầu từ hành động đầu tiên.

Bắt đầu ngày làm việc của bạn với nhiệm vụ khó khăn nhất và hoàn thành nó nhanh nhất có thể. Nó sẽ giúp bạn nhận ra rằng bạn còn rất nhiều việc phải làm và thời gian trong ngày làm việc là có hạn. Làm điều khó nhất trước sẽ mang lại cho bạn cảm giác hoàn thành rất lớn. Sử dụng quy tắc này hàng ngày và bạn sẽ thấy mình nhận được bao nhiêu năng lượng và hiệu quả trong ngày làm việc của mình. Việc liên tục thực hiện một nhiệm vụ có vấn đề cho đến cuối ngày sẽ khiến bạn phải suy nghĩ về nhiệm vụ đó cả ngày, và nó sẽ khiến bạn không thể tập trung vào các nhiệm vụ khác! Ăn con ếch trước, và sau đó tiếp tục ăn con voi từng miếng!

Các công cụ lập kế hoạch thời gian

Lên kế hoạch cho ngày của bạn trước thời hạn.
Thông qua lập kế hoạch, chúng tôi chuyển
tương lai đến hiện tại và do đó chúng ta có
cơ hội để làm điều gì đó
về anh ấy bây giờ

Alan Lakin

Các thế hệ chính của "nhà hoạch định"
Các công nghệ và phương tiện tổ chức thời gian làm việc được biết đến ngày nay có thể được chia thành nhiều thế hệ - sự khác biệt ở đây là các nguyên tắc cố định thông tin và kỹ thuật sử dụng.

Cho đến thế kỷ 20, việc lập kế hoạch thời gian làm việc được thực hiện bằng các phương pháp sơ khai: ghi nhớ, danh sách việc cần làm,… Đầu thế kỷ trước, cùng với sự phát triển của kinh doanh, các công cụ mới được sử dụng rộng rãi nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho công việc của người quản lý. lập kế hoạch thời gian.
Ý tưởng điều chỉnh lịch hộ gia đình cho công việc văn phòng nảy sinh vào thế kỷ 19 và hiện thực hóa dưới dạng lịch lật vào năm 1870. Đối với mỗi ngày, một trang của lịch được chỉ định, trên đó chỉ ra ngày, tháng và năm. Sự sẵn có của không gian trống cho các ghi chú giúp bạn có thể ghi chép các ghi chú cần thiết: đàm phán, họp, chi phí, cuộc họp. Trong gần một thế kỷ qua, lịch để bàn là công cụ quản lý thời gian chính của các nhà quản lý.

Kết quả của việc cải tiến lịch lật là nhật ký và hàng tuần. Nhật ký là một tờ lịch lật rời dưới dạng một cuốn sổ ghi chú tiện lợi với nhiều định dạng khác nhau. Bạn có thể mang theo nhật ký đến các cuộc họp và các chuyến công tác.
Nhật ký hàng tuần hóa ra còn thuận tiện hơn cho người quản lý, trong đó có thể lập kế hoạch tuần và ngày làm việc, kiểm soát việc thực hiện các công việc đã ghi, phân tích thời gian đã sử dụng (kể từ khi xuất hiện bảng phân tích theo giờ trong ngày làm việc), và truy xuất thông tin nhanh hơn (xét cho cùng, bây giờ nó đã được nhóm lại theo 52 tuần chứ không phải trong 365 ngày). Vào những năm 1980, lịch tuần thực sự đã thay thế lịch lật và trở nên phổ biến đến mức chúng trở thành một yếu tố trong phong cách kinh doanh của các doanh nghiệp.

Ý tưởng thiết kế kết hợp lịch, sổ ghi chú và danh bạ điện thoại trong một công cụ tiện lợi đã thành hiện thực vào năm 1921 dưới hình thức một “nhà tổ chức” (từ nhà tổ chức tiếng Anh). Việc cải tiến sau đó của công cụ được thực hiện bằng cách thay đổi định dạng, thiết kế, chất lượng giấy và lớp hoàn thiện bên ngoài. Ở đây, trong một công cụ, các thiết bị lưu trữ thông tin và phương tiện kỹ thuật (lịch, sổ tay, địa chỉ và danh bạ điện thoại, hộp đựng danh thiếp, bút, máy vi tính) đã được kết hợp. Đồng thời, không có sự phân loại và hệ thống hóa hồ sơ một cách rõ ràng.

"Trình quản lý thời gian" nổi tiếng được tạo ra ở Đan Mạch vào năm 1975. Nó thực hiện ý tưởng lập kế hoạch có mục tiêu các kết quả cá nhân dựa trên một bộ phân loại điển hình về chức năng (“nhiệm vụ chính”) và công nghệ để thực hiện các sự kiện toàn cầu (“nhiệm vụ voi”). Đồng thời, việc sử dụng “người quản lý thời gian” hóa ra chỉ được chấp nhận đối với những người có bản chất là có tổ chức và kỷ luật, và bên cạnh đó, cần phải có chi phí tài chính đáng kể để đào tạo và thu nhận.
Tuy nhiên, tên của loại "người tổ chức" - "người quản lý thời gian" - đã trở thành một cái tên quen thuộc và ngày nay biểu thị một cách tiếp cận chung để sử dụng tích cực thời gian như một nguồn lực quản lý.

Sự phát triển của tiến bộ khoa học kỹ thuật trong những thập kỷ gần đây đã dẫn đến việc tạo ra các công cụ lập kế hoạch thời gian điện tử về cơ bản là mới theo quan điểm công nghệ: sổ ghi chép điện tử, các chương trình dịch vụ PC, điện thoại di động, điện thoại thông minh, v.v.

Các công nghệ quản lý thời gian hiện đại tốt nhất:

1.Trello là một ứng dụng web miễn phí để quản lý dự án nhóm nhỏ. Trello cho phép bạn làm việc hiệu quả hơn với sự cộng tác chặt chẽ hơn. Trello là bảng, danh sách và bản đồ cho phép bạn sắp xếp và ưu tiên các dự án theo cách thú vị, linh hoạt và dễ dàng tùy chỉnh.

2. Evernote là một dịch vụ web và một bộ phần mềm để tạo và lưu trữ ghi chú. Ghi chú có thể là một đoạn văn bản đa dạng thức, toàn bộ trang web, ảnh, tệp âm thanh hoặc ghi chú viết tay. Ghi chú cũng có thể chứa tệp đính kèm với các loại tệp khác. Ghi chú có thể được sắp xếp vào sổ tay, dán nhãn, chỉnh sửa và xuất.

“Chúng ta mệt mỏi và kiệt sức không phải vì chúng ta làm việc chăm chỉ mà vì chúng ta làm việc kém, chúng ta làm việc thiếu tổ chức, chúng ta làm việc một cách ngu ngốc.”

Nhà sinh lý học N.E. Vvedensky

Quản lý thời gian t là một kỹ thuật quản lý thời gian bao gồm các quy tắc và nguyên tắc giúp một người tổ chức thời gian của mình một cách hợp lý và đạt được hiệu quả tối đa trong bất kỳ hoạt động kinh doanh nào. Với sự trợ giúp của quản lý thời gian, một người có thể kiểm soát một cách có ý thức thời gian anh ta dành cho các hoạt động khác nhau, đồng thời tăng hiệu quả và năng suất của công việc hoặc giải trí của mình. Lập kế hoạch, phân phối, sắp xếp thứ tự ưu tiên, thiết lập mục tiêu giúp một người đối phó với nhịp sống điên cuồng của cuộc sống hiện đại. Quản lý thời gian giúp một người làm mọi thứ mà không bị căng thẳng và tránh mệt mỏi mãn tính.

Ban đầu, kỹ thuật quản lý thời gian chỉ được sử dụng khi kinh doanh, tổ chức công việc. Nhưng giờ đây, các phương pháp quản lý thời gian cũng được sử dụng trong cuộc sống cá nhân của một người để xoay sở đối phó với các vấn đề hàng ngày, tổ chức hợp lý thời gian giải trí và nghỉ ngơi của họ.

Lịch sử của quản lý thời gian

Quay trở lại những năm 1920, Tổ chức Khoa học về Lao động cho rằng hiệu quả của việc sử dụng thời gian phụ thuộc vào hiệu quả cá nhân của bản thân con người. Liên đoàn "Thời gian" xuất hiện, đăng các bài báo trên báo dưới tên "Đấu tranh giành thời gian". Vào những năm 70, phương pháp chấm công do nhà sinh vật học Lyubishchev phát triển đã trở nên phổ biến. Phương pháp này là một công cụ để phát triển tư duy con người hiệu quả, góp phần quản lý thời gian cá nhân một cách hợp lý và tăng hiệu quả cá nhân.

Năm 2007, khoa quản lý thời gian đầu tiên được mở tại Moscow tại Viện Tài chính và Công nghiệp. Ngày nay, hướng đi này đã trở nên rất phổ biến và được ưa chuộng. Có rất nhiều khóa đào tạo, hội thảo về lập kế hoạch và phân bổ thời gian hợp lý.

Quản lý thời gianđây là người tính đến đặc điểm tâm lý của con người, điều kiện làm việc và đưa ra lịch trình làm việc hiệu quả hơn. Anh ta có thể tiết lộ ở một người tất cả những dự trữ tiềm ẩn của mình và gợi ý cách tăng hiệu quả của anh ta.

Quá trình giao tiếp giữa người quản lý thời gian và khách hàng tương tự như một cuộc tham vấn tâm lý, trong đó anh ta lắng nghe một người, đưa ra các mẹo và lời khuyên về cách phân bổ thời gian, dành bao nhiêu thời gian cho việc nghỉ ngơi, cách sắp xếp thứ tự ưu tiên. Lập kế hoạch trong ngày của bạn như thế nào để bạn có thể làm mọi thứ mà không bị căng thẳng.

Người quản lý thời gian không chỉ tiến hành tham vấn cá nhân. Thường thì họ được các công ty mời làm chuyên gia để giúp cải thiện quy trình lao động. Trước hết, hãy dạy người quản lý cách phân phối chính xác thời gian làm việc của mình và phân phối chính xác các nhiệm vụ trong nhóm. Họ nghiên cứu các hoạt động của công ty, lượng thời gian cần thiết để giải quyết các vấn đề nhất định. Sau khi thu thập thông tin và phân tích, người quản lý thời gian thực hiện các điều chỉnh đối với thói quen hàng ngày của công ty.

Phân tích thời gian dành cho các nhiệm vụ nhất định.

Tuyên bố, xây dựng và xác định mục tiêu.

Lập kế hoạch để đạt được mục tiêu, cũng như thiết lập các ưu tiên.

Thực hiện mục tiêu. Một gợi ý về những bước cần thực hiện theo kế hoạch.

Lập danh sách những việc cần làm.

Ghi thời gian với chấm công.

Ưu điểm của một người đã học cách lập kế hoạch thời gian hợp lý là gì?

“Thời gian lãng phí là sự tồn tại; Thời gian sử dụng tốt là cuộc sống. "

E.Jung

Đạt được các mục tiêu đặt ra.

Đạt được mục tiêu của bạn nhanh hơn nhiều so với những người khác.

Có khả năng đạt được thành công trong bất kỳ lĩnh vực hoạt động nào.

Anh có nhiều thời gian hơn cho việc nghỉ ngơi, giao tiếp với người thân và bạn bè.

Có thể làm nhiều việc hơn trong một khoảng thời gian nhất định.

Có thể tăng thu nhập của mình và nghỉ hưu bằng cách phân bổ hợp lý trách nhiệm giữa các nhân viên.

Có thể thoát khỏi tình trạng mệt mỏi mãn tính, không bị căng thẳng.

Luôn có kế hoạch hành động rõ ràng.

Nó có cảm giác tự do bên trong và độc lập kiểm soát cuộc sống của mình.

Các loại quản lý thời gian

Hiện nay có nhiều cách tiếp cận khác nhau đối với vấn đề quản lý thời gian. Các chuyên gia phân biệt ba loại chính:

Quản lý thời gian cá nhân (cá nhân). Nó gắn liền với sự phát triển bản thân cá nhân của một người, khả năng tổ chức ngày của họ một cách đúng đắn và hiệu quả.

Quản lý thời gian chuyên nghiệp giúp một người thực hiện hiệu quả công việc của mình, tổ chức thời gian làm việc một cách chính xác hoặc phân bổ hợp lý trách nhiệm trong một nhóm.

Thời gian xã hội - quản lýđiều chỉnh các mối quan hệ giữa các cá nhân hoặc quản lý thời gian của một số người. Ví dụ, công ty.

Các khái niệm cơ bản về quản lý thời gian

Khái niệm quản lý thời gian- nó là một cách hiểu và nhận thức thời gian. Khái niệm quản lý thời gian giúp xác định lý do và mục đích tại sao một người cần học cách quản lý thời gian của mình. Nhận ra giá trị của quá trình này, cũng như hiểu các nguyên tắc cơ bản của quản lý thời gian.

Kỹ thuật quản lý thời gian- một chuỗi các hành động nhất định sẽ giúp giải quyết một vấn đề cụ thể.

Hệ thống quản lý thời gian- một tập hợp các khái niệm và phương pháp sẽ cho phép bạn đạt được mục tiêu của mình một cách nhanh chóng và hiệu quả nhất có thể.

Tổ chức công việc không đúng cách hoặc cấp quản lý không biết cách tổ chức các hoạt động dẫn đến việc nhân viên của công ty luôn cảm thấy thiếu thời gian. Điều này ảnh hưởng đến hiệu quả và sự thành công của doanh nghiệp nói chung.

Thiếu thời gian xảy ra khi:

Không có lịch trình hàng ngày.

Nếu trợ lý giám đốc không nhận thức được thói quen hàng ngày của mình.

Các cuộc điện thoại và khách đến thăm thường làm sao lãng khỏi hoạt động chính.

Nếu người quản lý không biết cách phân phối trách nhiệm.

Nếu công việc được thực hiện một cách gấp gáp liên tục, dẫn đến tình trạng mệt mỏi nhanh chóng.

Nếu nhân viên không tương ứng với vị trí của họ.

Nếu nhân viên đánh giá không đầy đủ về năng lực, tốc độ làm việc.

Nếu không có động lực giữa các nhân viên (ví dụ, lương quá thấp).

Để nâng cao hiệu quả của doanh nghiệp, cần dạy cho nhân viên cách lập kế hoạch làm việc trong ngày. Khi vạch ra kế hoạch, bạn cần dành 60% thời gian cho những công việc chính, 20% những trường hợp không lường trước được và 20% những trường hợp tự phát. Điều chính là để nhóm làm quen với việc lập kế hoạch trong ngày một cách có hệ thống và thường xuyên.

Hiệu quả của quản lý thời gian trong quản lý phụ thuộc vào cách nhân viên được đào tạo về lập kế hoạch, sắp xếp thứ tự ưu tiên, kiểm soát thời gian hoàn thành nhiệm vụ, cũng như trình tự chính xác của nhiệm vụ.

Để giải quyết những vấn đề này, bạn có thể mời một chuyên gia về quản lý thời gian hoặc đào tạo người quản lý doanh nghiệp của bạn, người sẽ giao nhiệm vụ cho nhân viên và giám sát hiệu quả công việc của họ. Người quản lý phải đưa ra cả hai nhiệm vụ cơ bản và một số nhiệm vụ dự phòng. Cuối ngày, nhân viên nộp báo cáo tiến độ.

Quản lý thời gian cá nhân trong quản lý thời gian

Đối với quản lý thời gian cá nhân, có những quy tắc quản lý thời gian cơ bản áp dụng trong cuộc sống cá nhân:

Không bao giờ nhận công việc về nhà.

Tổ chức cuộc sống của bạn theo cách mà nó cần ít thời gian nhất.

Lên kế hoạch trước thời gian rảnh. Điều này nên bao gồm việc tận hưởng cảm xúc (đi xem phim, rạp hát, buổi hòa nhạc, bảo tàng). Cũng như thể chất (thể thao, khiêu vũ, v.v.).

Đối với phần còn lại, không chỉ sử dụng cuối tuần, mà ít nhất một ngày vào giữa tuần. Ví dụ, đạp xe sau giờ làm việc hoặc đi tắm hơi với bạn bè.

Trong những ngày nghỉ, hãy hạn chế gọi điện, gửi mail, Internet để thực sự thư giãn.

1. Quy tắc cơ bản của quản lý thời gian là thiết lập mục tiêu chính xác.

Nếu bạn học cách xác định rõ ràng mục tiêu của mình, cũng như xác định nhiệm vụ nào là thứ yếu, thì bạn sẽ tiết kiệm được rất nhiều thời gian.

Nếu bạn dành thời gian của mình cho một việc gì đó, có nghĩa là ngay lúc đó bạn nghĩ rằng nó rất quan trọng. Nhưng nó là? Hãy tự hỏi bản thân, liệu kết quả của hành động này có giúp bạn tiến gần hơn đến mục tiêu không? Mục tiêu là gì? Mục tiêu là mong muốn của một người về điều gì đó, khi cả quá trình hướng đến kết quả cuối cùng.

Khi đặt mục tiêu, trước tiên bạn phải xác định các giá trị chính.

Công nhận khả năng và động lực của bạn. Phân tích các vấn đề, nhu cầu và khó khăn có thể phát sinh trên con đường đạt được mục tiêu. Trình bày rõ ràng mục tiêu của bạn trong từng chi tiết nhỏ nhất, kết quả cuối cùng của nó. Lập kế hoạch cho các hành động của bạn, tìm kiếm các nguồn lực và bắt đầu thực hiện.

Có nhiều phương pháp thiết lập mục tiêu khác nhau. Nhưng tất cả các phương pháp đều có một thuật toán thiết lập mục tiêu chung:

Mục tiêu phải càng cụ thể càng tốt với kết quả cuối cùng rõ ràng.

Nhu cầu đạt được mục tiêu phải được chính đáng. Tại sao điều này lại cần thiết và tôi sẽ nhận được gì từ nó?

Mục tiêu phải thực tế và cơ chế để đạt được nó phải rõ ràng.

Cần xác định rõ các thời hạn mà mục tiêu phải đạt được.

2. Quy tắc cơ bản thứ hai của quản lý thời gian là ưu tiên.

Biết cách sắp xếp thứ tự ưu tiên là rất quan trọng. Có những thứ ít quan trọng hơn trong việc đạt được mục tiêu, và có những thứ đóng vai trò chính.

3. Quy tắc cơ bản thứ ba của quản lý thời gian là lập kế hoạch.

Sau khi đặt mục tiêu, bước tiếp theo là lập kế hoạch. Lập kế hoạch là một phần không thể thiếu trong quản lý thời gian. Nó bao gồm các bước chính sau:

Lập kế hoạch quản lý thời gian.

Giai đoạn soạn thảo một dự án, trong đó bạn có thể điều động, suy nghĩ về các phương án khác nhau để đạt được mục tiêu.

Giai đoạn xác định các nguồn lực cần thiết.

Giai đoạn xác định những người có thể giúp bạn trên đường đến mục tiêu.

Giai đoạn ấn định kết quả của việc lập kế hoạch dưới dạng dự án kinh doanh, bản đồ.

Khi một người bắt đầu tham gia vào việc lập kế hoạch, tư duy được kích hoạt, khả năng sáng tạo được bật lên. Bằng cách lập kế hoạch, mục tiêu của bạn trở nên cụ thể hơn, bạn bắt đầu hiểu mình thực sự muốn gì và làm thế nào để đạt được nó. Đây là một loại hướng dẫn thực tế để hành động.

Cho đến khi một người lập kế hoạch thực hiện những gì anh ta muốn, anh ta thường xuyên suy ngẫm về chủ đề này. Nhưng không phải suy nghĩ, mà là hành động đưa bạn đến gần mục tiêu hơn. Khi một kế hoạch chi tiết được lập ra, trong đó có tính đến các cách khác nhau để đạt được mục tiêu, điều này sẽ mang lại cho bạn cơ hội để điều động. Nó không hoạt động với một số phương tiện và phương pháp, bạn có thể thử những phương pháp khác. Lập kế hoạch phát triển trong con người sự linh hoạt và sẵn sàng cho mọi tình huống.

Lập kế hoạch giúp bạn có cơ hội thành công cao. Có kế hoạch giúp bạn tự tin vào bản thân và khả năng của mình. Tất cả những người thành công và doanh nhân đều đang lập kế hoạch.

Các kỹ thuật lập kế hoạch cơ bản. Mô tả ngắn

1. Lập kế hoạch ABC dựa trên thực tế là bạn cần phải làm những việc quan trọng nhất trước tiên (dưới chữ A), sau đó là B và C.

Các trường hợp loại A là quan trọng nhất. Chúng chiếm 15% tổng số trường hợp và mang lại 65% kết quả. B - trường hợp quan trọng chiếm 20% tổng số trường hợp và mang lại 20% kết quả. Loại C - đây là những trường hợp ít quan trọng nhất, chúng chiếm 65% và cho kết quả - 15%.

2. Quy tắc Pareto Hay nguyên tắc 80/20. Nguyên tắc này áp dụng cho bất kỳ hoạt động hàng ngày nào. 80% những việc bạn làm trong một ngày mang lại cho bạn 20% kết quả mà bạn mong muốn. Và 20% những việc quan trọng đã được lên kế hoạch đưa bạn đến gần kết quả hơn 80%.

Ví dụ: 20% người sở hữu 80% vốn, 80% người sở hữu 20% vốn. 20% khách hàng sinh lợi 80% và 80% khách hàng sinh lời 20%.

3. Thời gian- phương pháp này nằm ở chỗ bạn cần ghi lại từng phút mọi hành động của mình và bạn đã dành bao nhiêu thời gian cho chúng. Điều này sẽ giúp bạn hiểu được thời gian của bạn được sử dụng vào đâu và làm gì cũng như cách điều chỉnh lịch trình của bạn.

4. Lập danh sách các nhiệm vụ- Đây là phương pháp lập kế hoạch đơn giản nhất cho phép bạn lập kế hoạch cho cả thời gian và công việc.

Làm thế nào để lập một danh sách việc cần làm thích hợp và tuân theo nó?

Để bắt đầu, hãy quan sát bản thân. Bạn cần bao nhiêu thời gian để hoàn thành các nhiệm vụ khác nhau.

Viết danh sách việc cần làm cho buổi tối.

Viết ra các mục cụ thể. Ví dụ: đi đến cửa hàng. Đính kèm danh sách mua sắm vào mặt hàng này.

Lập kế hoạch cho cả ngày của bạn, không chỉ làm việc.

Bắt đầu ngày mới của bạn bằng cách làm những công việc dễ dàng. Ngay lập tức đánh dấu vào các ô và vui vẻ cho cả ngày với suy nghĩ rằng việc tuân theo danh sách việc cần làm không quá khó .. Ví dụ như tập thể dục và chuẩn bị bữa sáng.

Danh sách việc cần làm phải luôn ở trong tầm mắt.

Đừng ghi nhiều hơn 7 trường hợp ưu tiên vào danh sách để sau này khỏi lo lắng không có thời gian làm việc gì đó.

Hãy thử tất cả các phương pháp lập kế hoạch và chọn một phương pháp phù hợp nhất.

Giữ hồ sơ.

Đừng cố gắng làm mọi thứ. Làm những việc quan trọng nhất và ưu tiên trước.

Lập kế hoạch mỗi ngày của bạn. Và cũng lập một kế hoạch bổ sung trong tuần.

Luôn mang theo bút và sổ ghi chú bên mình.

Bắt đầu một cuốn nhật ký thành công, nó sẽ thúc đẩy bạn và nhắc nhở bạn rằng bạn đang đi đúng hướng.

Học cách nói "không". Điều này sẽ giúp tránh giao tiếp với những người không cần thiết, làm những việc không cần thiết.

Trước khi bạn làm bất cứ điều gì, hãy cân nhắc mức độ khẩn cấp, mức độ quan trọng của nó và hành động này sẽ đưa bạn đến gần hơn với mục tiêu của mình như thế nào.

Phân tích thói quen, hoạt động làm lãng phí thời gian của bạn. Theo thời gian, có thể dễ dàng theo dõi những hành động mà bạn cần loại bỏ.

Đừng làm việc của người khác. Đừng trở thành công cụ để đạt được mục tiêu của người khác. Tập trung vào mục tiêu của bạn.

Dành thời gian để hoàn thiện bản thân.

Đừng dừng lại ở đó. Khi bạn đạt được một mục tiêu, hãy đặt mục tiêu tiếp theo.

1. Stephen Covey trong 7 thói quen của những người hiệu quả cao coi quản lý thời gian là một yếu tố để hoàn thiện bản thân. Đây là lời khuyên của anh ấy:

Làm những gì bạn phải làm trước. Đừng gác lại những việc quan trọng cho sau này.

Mục tiêu của bạn nên được ưu tiên và quan trọng. Tiến về phía cô ấy.

Thực hiện tất cả các hành động dựa trên mức độ ưu tiên.

Đừng tốn nhiều công sức để đạt được một mục tiêu không đáng kể. Nguồn lực bỏ ra và kết quả cuối cùng phải tương xứng.

Tìm kiếm tất cả các cách để làm cho cuộc sống dễ dàng hơn.

2. David Allen khuyên nên tổ chức hợp lý nơi làm việc, để có được tất cả các văn phòng phẩm cần thiết. Ngoài ra, hãy tạo một tủ tài liệu, với mỗi trường hợp, hãy tạo một thư mục tương ứng. Allen cũng khuyên bạn nên viết 4 danh sách việc cần làm:

Lên danh sách những việc cần phải làm trong thời gian sắp tới;

Đưa vào danh sách các dự án riêng biệt yêu cầu cách tiếp cận tích hợp;

Lập một danh sách riêng các dự án mà vì lý do này hay lý do khác chưa thể hoàn thành;

Danh sách "một ngày nào đó".

3.Julia Morgenstern khuyên nên đánh giá trước bạn dành bao nhiêu thời gian để thực hiện nhiệm vụ của mình. Những yếu tố nào đang làm bạn phân tâm. Bạn có thể bị phân tâm bởi mạng xã hội, trách nhiệm bổ sung, thời hạn không thực tế hoặc trở ngại tâm lý.

Đối với mỗi hành động, một khung thời gian phải được thiết lập.

Nếu bạn không thể thực hiện một số hành động, thì hãy phân tích nó, có lẽ nó có thể bị hoãn lại một thời gian, giao cho các nhân viên khác hoặc hoàn toàn bị bỏ rơi.

Sắp xếp mọi thứ và công việc, dọn sạch không gian của mọi thứ mà bạn có thể làm mà không có. Đặt cho mỗi thứ vị trí của nó và mỗi nhiệm vụ thời gian của nó.

"Ăn một con ếch cho bữa sáng"

Để cả ngày suy nghĩ của bạn không quay trở lại nhiệm vụ mà bạn không muốn làm hoặc nó gây khó chịu cho bạn, hãy bắt đầu ngày mới với nó. Vì vậy, bạn sẽ được giải phóng khỏi cảm xúc căng thẳng và gánh nặng mà bạn sẽ phải mang cả ngày.

"Bít tết voi"

Nếu bạn đang đối mặt với một nhiệm vụ toàn cầu, đối với giải pháp mà bạn cần thực hiện nhiều hành động, thì hãy chia công việc này thành các phần. Đừng làm con voi ra khỏi nó, hãy cắt nó thành nhiều mảnh. Điều này sẽ giúp bạn dễ dàng bắt đầu công việc trong tầm tay hơn. Và cũng cách làm này góp phần hiểu rõ hơn về vấn đề này.

Học cách nói "không"

Quản lý thời gian không dạy bạn làm thế nào để làm càng nhiều càng tốt, mà là làm thế nào để thực hiện những việc cần làm một cách chính xác. Nói "không" với những thứ không cần thiết, mọi người. Đừng trở thành công cụ để bất kỳ ai đạt được mục tiêu. Tập trung vào mục tiêu của bạn.

Cố gắng tự động hóa và đơn giản hóa tối đa các hoạt động của bạn.

Làm những việc tương tự liên tiếp, khi não bộ đã quen với một lĩnh vực hoạt động nhất định. Và mỗi lần anh ấy vượt qua nó nhanh hơn.

Lắng nghe nhịp sinh học của bạn. Hãy làm việc vào thời điểm mà bạn cảm thấy sức mạnh và hoạt động tăng đột biến. Trong khoảng thời gian ít hoạt động nhất, hãy cho bản thân nghỉ ngơi. Lắng nghe nhu cầu của cơ thể bạn. Đôi khi 15 phút nghỉ ngơi cũng đủ để mở ra “cơn gió thứ hai”.

Những cuốn sách quản lý thời gian tốt nhất để đọc:

Quản lý thời gian hiệu quả. B. Tracy

Thời gian lái xe. Cách quản lý để sống và làm việc. G. Arkhangelsky

Quản lý thời gian hiệu quả: kiểm soát cuộc sống của bạn. D. Kennedy

Làm việc ít hơn, làm nhiều hơn. C. Gleason

Chết tiệt với tất cả những thứ đó! Hãy nắm lấy nó và làm điều đó. R. Branson

Quản lý thời gian cực tốt. N. Mrochkovsky, A. Tolkachev

Khóa học thực hành về quản lý thời gian. I. Abramovsky

Làm thế nào để làm việc 4 giờ một tuần và đồng thời không quẩn quanh trong văn phòng “từ cuộc gọi đến cuộc gọi”, sống ở bất cứ đâu và làm giàu. T. Ferris

Hoàn thành công việc: Nghệ thuật tạo năng suất không căng thẳng. D. Allen

Hiệu quả của việc quản lý thời gian phụ thuộc vào việc bạn tuân theo các quy tắc cơ bản của nó, cũng như hiểu rõ lý do tại sao bạn cần nó, cách quản lý thời gian và bạn sẽ có những lợi ích gì.