Chính thức của Vniidad. Khóa học, hội thảo, đào tạo Tổ chức kho lưu trữ tại các doanh nghiệp thuộc các hình thức sở hữu

Năm 1966, Viện Nghiên cứu Khoa học toàn Liên minh về Văn thư và Lưu trữ (VNIIDAD) được thành lập trong hệ thống Cục Lưu trữ Chính trực thuộc Hội đồng Bộ trưởng Liên Xô (GAU USSR). Sinh nhật chính thức của viện là ngày 2 tháng 3 năm 1966, khi lệnh có liên quan của Hội đồng Bộ trưởng Liên Xô được ban hành.
VNIIDAD được kêu gọi thực hiện các công việc nghiên cứu (R&D) trong lĩnh vực lưu trữ và quản lý tài liệu, trên cơ sở kết quả thu được, xây dựng các khuyến nghị phương pháp luận về tổ chức lưu trữ và công tác văn phòng trong tất cả các tổ chức của Liên Xô.
Kể từ năm 1991, một thời kỳ mới đã bắt đầu trong các hoạt động của viện. Sự hình thành nhà nước Nga, quan hệ thị trường, cải cách lưu trữ đang diễn ra và luật lưu trữ mới đòi hỏi một phân tích khoa học nghiêm túc về tình trạng của hệ thống lưu trữ Nga, các vấn đề của nó và xác định các hướng có thể phát triển hơn nữa. Trong điều kiện đó, vai trò của VNIIDAD, với tư cách là trung tâm khoa học chuyên ngành duy nhất của ngành, đã tăng lên đáng kể.
Sau khi Liên Xô sụp đổ và Liên bang Nga được hình thành, tất cả các chức năng quản lý lưu trữ trong nước được chuyển giao cho một cơ quan được thành lập đặc biệt - Cơ quan Lưu trữ Liên bang. Cơ cấu của nó, cùng với các tổ chức lưu trữ liên bang khác, bao gồm VNIIDAD, được lấy tên là Viện Nghiên cứu Tài liệu và Lưu trữ toàn Nga. Đồng thời, tên viết tắt không thay đổi - VNIIDAD, nhưng viện đã dần thay đổi diện mạo.
Hiện nay, Viện là một bộ phận của Cơ quan Lưu trữ Liên bang (Rosarchive). Nhiệm vụ chính của nó vẫn là phát triển các vấn đề lý thuyết và phương pháp luận về lưu trữ và quản lý tài liệu, lưu trữ và hỗ trợ tài liệu cho quản lý.
Viện có các bộ phận nghiên cứu trong các lĩnh vực hoạt động chính: bộ phận lưu trữ (gồm: bộ phận tổ chức bộ máy khoa học tham khảo và kế toán tài liệu lưu trữ, bộ phận biên soạn và kiểm tra giá trị tài liệu, bộ phận sử dụng tài liệu lưu trữ. tài liệu), phòng khoa học tài liệu (gồm: phòng quản lý tài liệu, tiêu chuẩn hoá và quản lý tài liệu), phòng kinh tế và công nghệ hỗ trợ kinh doanh lưu trữ (bao gồm: phòng thí nghiệm đảm bảo an toàn lưu trữ. tài liệu, ngành kinh tế lưu trữ, phòng thí nghiệm công nghệ lưu trữ tự động). Trong số 88 nhân viên của Viện (tính đến ngày 1 tháng 1 năm 2013) có 1 thành viên tương ứng của Viện Hàn lâm Khoa học Nga, 6 Tiến sĩ Khoa học và 30 Ứng viên Khoa học.
Viện đã xây dựng nội quy, phương pháp và quy chế công tác văn thư lưu trữ nhà nước và văn thư lưu trữ của các tổ chức. Đã lập một số danh mục tài liệu quy định việc lựa chọn tài liệu để đưa vào lưu trữ. Hướng quan trọng nhất của công tác nghiên cứu của Viện là giải quyết các vấn đề lý luận và thực tiễn về kiểm tra giá trị tài liệu và thu nhận tài liệu lưu trữ, xây dựng và phát triển hệ thống bộ máy khoa học tham khảo và lý luận và phương pháp luận của nó. cơ sở và phân loại thông tin lưu trữ. Các chuyên gia của Viện đang giải quyết thành công các vấn đề kinh tế của công tác lưu trữ, đảm bảo an toàn cho tài liệu lưu trữ và việc sử dụng chúng.
Trong lĩnh vực quản lý văn bản và quản lý tài liệu của Viện, nghiên cứu lý luận đang được thực hiện liên quan đến việc nghiên cứu bản chất thông tin của tài liệu, các thuộc tính và chức năng của nó, các quá trình hình thành tài liệu, cũng như việc hình thành các hệ thống tài liệu. Nghiên cứu đang được thực hiện về lịch sử của công việc văn phòng và thuật ngữ quản lý tài liệu và hỗ trợ tài liệu cho quản lý.Các nghiên cứu ứng dụng nhằm mục đích tổng quát hóa kinh nghiệm thực tế trong việc phát triển và triển khai các công nghệ làm việc với tài liệu, bao gồm cả công nghệ điện tử và hệ thống quản lý tài liệu điện tử (hệ thống thông tin doanh nghiệp), phát triển cơ sở tổ chức để xây dựng hệ thống quản lý tài liệu.
Viện hợp tác thành công với Tổ chức Tiêu chuẩn hóa Quốc tế, tham gia xây dựng các tiêu chuẩn quốc tế quan trọng nhất về quản lý tài liệu và đưa các vị trí cơ bản của các chuyên gia tài liệu Nga về quản lý tài liệu và tiêu chuẩn hóa loại hoạt động này thu hút sự chú ý của giới chuyên môn thế giới. cộng đồng.
Trong những năm gần đây, các vấn đề nghiên cứu khoa học của Viện gắn liền với những thay đổi diễn ra trong lĩnh vực công nghệ thông tin, sự lan rộng ngày càng rộng rãi của tài liệu điện tử và sự mở rộng đáng kể của quản lý tài liệu điện tử. Công việc trong lĩnh vực cải tiến quản lý tài liệu, đảm bảo an toàn cho tài liệu lưu trữ, phát triển công nghệ lưu trữ tự động và chức năng của tài liệu lưu trữ điện tử đã chiếm một vị trí quan trọng.
Viện có Trung tâm Công nghiệp Thông tin Khoa học và Kỹ thuật về Lưu trữ và Quản lý Hồ sơ (bao gồm: Ngành Hỗ trợ và Duy trì Thông tin của SIF, Ngành Thông tin Khoa học và Kỹ thuật nước ngoài về Lưu trữ và Quản lý Hồ sơ, Ngành Tài nguyên điện tử của Thông tin Khoa học và Kỹ thuật), cung cấp thông tin cho các cơ quan lưu trữ và các tổ chức quan tâm khác trong lĩnh vực quản lý và lưu trữ tài liệu. Có một Chi nhánh Trung tâm Nghiên cứu Nâng cao về Lưu trữ và Quản lý Tài liệu, nơi cung cấp đào tạo lại và đào tạo nâng cao nhân sự trong các lĩnh vực này. Năm 2003, theo quyết định của Hội đồng người đứng đầu Chính phủ các nước thành viên SNG, viện được trao trạng thái là một tổ chức cơ bản để đào tạo lại và đào tạo nâng cao cán bộ về lưu trữ, quản lý tài liệu và hỗ trợ tài liệu cho việc quản lý của các quốc gia thành viên. của Cộng đồng các quốc gia độc lập.
Hội đồng học thuật của Viện bao gồm các chuyên gia đầu ngành của Cơ quan Lưu trữ Liên bang, VNIIDAD và các tổ chức khác. Có các khóa học sau đại học.

Thông tin chung về VNIIDAD

Năm 1966, Viện Nghiên cứu và Khoa học toàn Liên minh về Quản lý Hồ sơ và Lưu trữ (VNIIDAD) được thành lập trong hệ thống của Cơ quan Quản lý Lưu trữ Chính tại Hội đồng Bộ trưởng Liên Xô (GAU USSR). Sinh nhật chính thức của Viện là ngày 2 tháng 3 năm 1966, khi Quy chế tương ứng của Hội đồng Bộ trưởng Liên Xô được ban hành.
VNIIDAD thực hiện công tác nghiên cứu khoa học (NIR) trong hoạt động lưu trữ và quản lý hồ sơ. Và kết quả của công việc của mình, Viện đã phải phát triển các khuyến nghị có phương pháp về hoạt động lưu trữ và quản lý hồ sơ trong tất cả các cơ quan của Liên Xô.
Kể từ năm 1991 đã có một giai đoạn hoạt động mới của VNIIDAD. Việc hình thành nhà nước Nga, quan hệ thị trường, cải cách lưu trữ đang thực hiện và luật lưu trữ mới đòi hỏi phải có những phân tích khoa học nghiêm túc về tình trạng hệ thống lưu trữ của Nga, các vấn đề của nó, các lĩnh vực có thể phát triển. Trong tình hình đó, vai trò của VNIIDAD như một trung tâm khoa học duy nhất của lĩnh vực này đã tăng lên đáng kể.
Sau khi Liên Xô sụp đổ và Liên bang Nga thành lập, tất cả các chức năng quản lý hoạt động lưu trữ trong nước được chuyển giao cho một cơ quan được thành lập đặc biệt - Rosarkhiv. VNIIDAD, được đổi tên thành Viện Khoa học và Nghiên cứu Toàn Nga về Quản lý Hồ sơ và Lưu trữ, được đưa vào cấu trúc của nó, cùng với các tổ chức lưu trữ liên bang khác. Tên viết tắt không thay đổi - VNIIDAD, tuy nhiên, Viện đã dần thay đổi bản sắc của mình.
Giờ đây, Viện là một bộ phận của hệ thống Cơ quan Lưu trữ Liên bang (Rosarkhiv). Các mục tiêu chính của nó là giống nhau: phát triển các vấn đề lý thuyết và phương pháp của khoa học lưu trữ và quản lý hồ sơ, hoạt động lưu trữ và hỗ trợ tài liệu của quản lý.
Viện có các phòng khoa học và nghiên cứu với chức năng chính: khoa lưu trữ (trong cơ cấu gồm: phòng tìm kiếm hỗ trợ 'tổ chức và kiểm soát tài liệu lưu trữ', phòng thu nhận và thẩm định tài liệu, phòng sử dụng tài liệu lưu trữ), phòng khoa học hồ sơ (trong cơ cấu: ngành hỗ trợ quản lý tài liệu, ngành tiêu chuẩn hóa và quản lý hồ sơ), ngành kinh tế và công nghệ hỗ trợ hoạt động lưu trữ (trong cơ cấu: phòng thí nghiệm bảo quản tài liệu lưu trữ, ngành kinh tế hoạt động lưu trữ, phòng thí nghiệm công nghệ lưu trữ tự động). Có một thành viên tương ứng của RAN, sáu Tiến sĩ và ba mươi nghiên cứu viên Tiến sĩ trong số tám mươi tám nhân viên của Viện (tính đến ngày 01/01/2013). Viện đã xây dựng nội quy, phương pháp và quy chế làm việc của cơ quan lưu trữ các tổ chức nhà nước. Một số danh mục tài liệu, quy định việc lựa chọn tài liệu để lưu trữ đã được xây dựng. Các lĩnh vực nghiên cứu quan trọng nhất của Viện là: Giải pháp lý luận và thực tiễn về thẩm định tài liệu và thu nhận tài liệu lưu trữ, tạo và phát triển hệ thống hỗ trợ tìm kiếm và cơ sở lý luận và phương pháp của nó, phân loại thông tin lưu trữ. Các chuyên gia của VNIIDAD đã thành công trong việc giải quyết các câu hỏi liên quan đến kinh tế hoạt động lưu trữ, bảo quản và sử dụng tài liệu lưu trữ.
Về khoa học hồ sơ và tài liệu hỗ trợ quản lý, Viện đang nghiên cứu lý thuyết, kết nối với việc nghiên cứu bản chất thông tin của tài liệu, các thuộc tính và chức năng của nó, các quá trình tạo ra tài liệu và cũng như hình thành hệ thống tài liệu. Các nghiên cứu về lịch sử lưu trữ hồ sơ và thuật ngữ của khoa học hồ sơ và tài liệu hỗ trợ quản lý được thực hiện. Ngoài ra, các nghiên cứu mang tính ứng dụng cũng hướng đến sự tổng quát hóa kinh nghiệm thực tiễn về xây dựng và triển khai các công nghệ xử lý tài liệu, bao gồm hồ sơ điện tử và hệ thống lưu thông hồ sơ điện tử (hệ thống thông tin doanh nghiệp), phát triển cơ sở tổ chức tạo ra hệ thống quản lý hồ sơ.
Viện hợp tác thành công với Tổ chức Tiêu chuẩn hóa Quốc tế, tham gia xây dựng các tiêu chuẩn quốc tế lớn về quản lý hồ sơ và thông báo cho cộng đồng nghề nghiệp quốc tế về các vị trí chính của cơ quan quản lý hồ sơ Nga, liên quan đến quản lý và tiêu chuẩn hóa hồ sơ.
Gần đây, các chủ đề nghiên cứu khoa học của Viện được kết nối chặt chẽ với những thay đổi, diễn ra trong công nghệ thông tin, ngày càng phổ biến rộng rãi hơn các hồ sơ điện tử và mở rộng đáng kể việc lưu hành hồ sơ điện tử. Các hoạt động cải tiến hỗ trợ tài liệu quản lý, bảo quản tài liệu lưu trữ, phát triển công nghệ lưu trữ tự động, chức năng của tài liệu lưu trữ điện tử là rất quan trọng.
Viện bao gồm Trung tâm thông tin khoa học kỹ thuật về khoa học lưu trữ và quản lý hồ sơ (theo cơ cấu: ngành hỗ trợ thông tin và dịch vụ tìm quỹ hỗ trợ (SIF), ngành thông tin khoa học kỹ thuật nước ngoài về khoa học lưu trữ và quản lý hồ sơ, ngành nguồn thông tin khoa học và kỹ thuật điện tử). Trung tâm cung cấp cho các cơ quan lưu trữ và các tổ chức quan tâm khác thông tin về hoạt động quản lý hồ sơ và lưu trữ. Trung tâm Đào tạo nâng cao nghiệp vụ về hoạt động lưu trữ và hỗ trợ quản lý tài liệu, nơi cung cấp đào tạo lại và nâng cao trình độ cho cán bộ trong các lĩnh vực cụ thể, đang hoạt động thành công trong VNIIDAD. Năm 2003 Viện có tư cách là tổ chức cơ bản để đào tạo lại và nâng cao nghiệp vụ cán bộ về lưu trữ và khoa học hồ sơ, hỗ trợ tài liệu quản lý các nước SNG theo quyết định của Hội đồng người đứng đầu Chính phủ Cộng đồng các quốc gia độc lập (CIS). Các chuyên gia đầu ngành của Cơ quan Lưu trữ Liên bang, VNIIDAD và các tổ chức khác là thành viên Hội đồng Học thuật của Viện. Các khóa học sau đại học đang hoạt động tích cực trong VNIIDAD.

Ngày bắt đầu

Ngày chưa được xác định.

Dmitrieva Anna Pavlovna

cô giáo

: Giảng viên tại Trung tâm Nghiên cứu Cao cấp về Công nghiệp của Viện Nghiên cứu Tài liệu và Lưu trữ toàn Nga, kinh nghiệm tổ chức hội thảo doanh nghiệp.

trải qua: Aeroflot JSC, Tactical Missiles Corporation JSC, Russian Post Federal State Unitary Enterprise, VNIIDAD.

Hoạt động của tác giả: Tác giả của các bài báo trên các tạp chí khoa học - thực tiễn và lịch sử - lưu trữ ("Văn phòng làm việc", "Bản tin của cán bộ lưu trữ"), các báo cáo và bài phát biểu tại các hội nghị chuyên môn của Nga và quốc tế về quản lý tài liệu.

Các dự án, công trình đã hoàn thành nhân vật áp dụng: Phát triển một danh pháp mẫu mực về các vụ việc cho các cơ quan hành pháp liên bang (Rosokhrakultura của Nga) Danh pháp các vụ việc cho Bộ Nông nghiệp Liên bang Nga; Bộ liệt kê các tài liệu chỉ ra thời gian lưu giữ cho Sở Thuế Liên bang, Kho bạc Liên bang, Trường Kinh tế Cao cấp.

Tham gia vào các nhóm dự án về việc xây dựng các văn bản quy định và phương pháp luận chính có hiệu lực ở Liên bang Nga: quy tắc, GOST, hướng dẫn, danh sách, sổ tay phương pháp điều chỉnh việc hỗ trợ tài liệu quản lý trong các cơ quan nhà nước, chính quyền địa phương, các tổ chức nhà nước và ngoài nhà nước;

Tham gia vào nghiên cứu của Viện nghiên cứu toàn Nga về tài liệu và lưu trữ trong các lĩnh vực khoa học sau: - giám sát việc luân chuyển tài liệu trong các cơ quan công quyền; - thực hiện các công việc trong lĩnh vực thống nhất và tiêu chuẩn hóa tài liệu, hình thức và phương pháp làm việc với tài liệu: - Nghiên cứu thuật ngữ quản lý tài liệu và quản lý tài liệu, xây dựng từ điển thuật ngữ và tiêu chuẩn thuật ngữ;

: Chuyên gia tư vấn của VNIIDAD về sự phát triển của danh pháp các vụ án, sự hình thành của các vụ án, thủ tục giấy tờ, v.v.

Hoạt động giảng dạy: Giảng viên tại Trung tâm Công nghiệp Nghiên cứu Cao cấp thuộc Viện Nghiên cứu Toàn Nga của Docu ...

Doronina Larisa Alekseevna

cô giáo

Ứng viên Khoa học Kinh tế, giáo viên có trình độ cao, chuyên gia trong lĩnh vực quản lý văn bản

Regalia:

Phó giáo sư Bộ môn Văn thư và Quản lý tài liệu.
Phó Viện trưởng Viện Hệ thống thông tin quản lý
Chuyên gia hàng đầu trong lĩnh vực quản lý tài liệu
Thành viên của Hiệp hội Quốc gia về Thư ký Chuyên nghiệp và Giám đốc Văn phòng
Thành viên ban biên tập các tạp chí "Kadrovik", "Văn phòng công tác cán bộ".
Tác giả của giáo trình "Khoa học Tài liệu" (GUU, 2012) và đồng tác giả của giáo trình "Quản lý Tài liệu: Thực hành".
Giáo viên hàng đầu của trung tâm đào tạo "Gazprom" và Trung tâm Điều phối Nhà nước về Công nghệ Thông tin của Bộ Giáo dục Nga.
Tham gia các dự án về tự động hóa quản lý văn bản của công ty IKT, công ty IBS, công ty Vest Meta-tech.

Các hội thảo và đào tạo hàng đầu tại Trung tâm Phát triển Doanh nghiệp "Profi-Career":

Tài liệu
Tổ chức và công nghệ hỗ trợ quản lý tài liệu
Công nghệ thông tin quản lý nhân sự
Văn phòng làm việc trong bộ phận nhân sự
Công nghệ thông tin phục vụ cơ sở giáo dục mầm non
Quản lý tài liệu điện tử
Kho lưu trữ điện tử
Hệ thống hành chính và công nghệ văn phòng
Hệ thống doanh nghiệp dựa trên các giải pháp SAP
Lưu trữ

"Nguồn nhân lực, Nguồn nhân lực"

"Thư ký tốt"

"Công việc văn phòng và quy trình tài liệu tại doanh nghiệp"

"Nhân sự và Nhân sự"

"Sổ tay thư ký kiêm trưởng phòng"

"Sổ tay Nhân sự"

"Công việc văn phòng"

"Thư ký"

"Quản lý nhân sự"

"Dịch vụ nhân sự"

"Tìm kiếm: từ dự án đến chìa khóa"

Cô đã được trao bằng tốt nghiệp của tạp chí "Kadrovoe delo" cho hoạt động của cô trong các ấn phẩm.

Ứng viên Khoa học Kinh tế, giáo viên có trình độ cao, chuyên gia trong lĩnh vực khoa học tài liệu Regalia: Phó Giáo sư Bộ môn Khoa học Tài liệu ...

Zaripova Ludmila Igorevna

cô giáo

Chuyên gia hành nghề trong lĩnh vực Quản lý Tài liệu.
Phó Đầu Chi nhánh Trung tâm Nghiên cứu Cao cấp của Viện Nghiên cứu Tài liệu và Lưu trữ Toàn Nga (VNIIDAD)
Trưởng Trung tâm Đào tạo Từ xa trong lĩnh vực Công tác Văn phòng và Quản lý Văn bản và Ban Thư ký Trung tâm Phát triển Doanh nghiệp “Profi-Career”

Tổ chức các cuộc hội thảo và các lớp học tổng thể về các chủ đề sau:

Hồ sơ tài liệu tổ chức và hành chính
Hệ thống giám sát việc thực hiện các văn bản và hướng dẫn trong tổ chức
Chuẩn bị và thực hiện biên bản cuộc họp, cuộc họp
Thư từ kinh doanh
Quản lý hồ sơ nhân sự
Tuân thủ các yêu cầu về tiêu chuẩn nghề nghiệp theo quy định của địa phương của người sử dụng lao động
Quản lý tài liệu điện tử

Hoạt động dạy học:

Giảng viên tại Trung tâm Nghiên cứu Cao cấp Công nghiệp
Viện Nghiên cứu Tài liệu và Lưu trữ toàn Nga, kinh nghiệm tổ chức hội thảo doanh nghiệp.
Mỹ thuật. Giảng viên bộ môn “Hệ thống tự động hóa hỗ trợ quản lý tài liệu” của Viện Lưu trữ lịch sử thuộc RGGUOTsPK VNIIDAD

Tại Trung tâm Nghiên cứu Cao cấp thuộc Viện Nghiên cứu Tài liệu và Lưu trữ Toàn Nga (VNIIDAD)
Trung tâm Phát triển Kinh doanh "Profi-Career"
Ở nhà xuất bản Aktion và ICFR trong hội thảo trên web do tạp chí "Công nghệ hiện đại của công việc văn phòng và quản lý tài liệu" và "Sách tham khảo của thư ký kiêm quản lý văn phòng" tổ chức

Tác giả của hướng dẫn thực hành "Các tính năng và nguyên tắc ngôn ngữ để thiết kế văn bản của các giấy tờ kinh doanh"
Tác giả tạp chí"Công việc văn phòng" và "Công việc văn phòng và Quản lý văn bản tại doanh nghiệp", Danh bạ thư ký kiêm trưởng phòng "

Dự án đã hoàn thành

Tham gia vào việc phát triển và triển khai các hệ thống quản lý tài liệu tự động cho OAO Gazprom và Học viện Y tế Sechenov
Phát triển các tài liệu quản lý, thư kinh doanh, báo cáo cho OAO Gazprom

Khách hàng:

Viện công ty của OAO Gazprom
Chính phủ Matxcova (đào tạo nâng cao cho nhân viên nhà nước và thành phố
OJSC Norilsk Nickel
OJSC Avtovaz
FSUE "Rosenergoatom"
Liên bang Nhà nước đơn nhất Doanh nghiệp Bưu điện Nga
UPDK của Bộ Ngoại giao Liên bang Nga, v.v.

Chuyên gia hành nghề trong lĩnh vực Quản lý Tài liệu. Phó Đầu Trung tâm Công nghiệp Nghiên cứu Cao cấp của Viện Nghiên cứu Toàn Nga về Tài liệu và ...

Kuznetsov Sergey Lvovich

cô giáo

Chuyên gia hàng đầu của Cơ quan Lưu trữ Liên bang (Rosarchiv) Ph.D.

Tổng biên tập của tạp chí Deloproizvodstvo Thành viên của ban biên tập các tạp chí Deloproizvodstvo và Secretarial Affairs.

trải qua

Chuyên gia hàng đầu của Cơ quan Lưu trữ Liên bang (Rosarchiv)

Từ năm 1985, ông đã đảm nhiệm nhiều vị trí công tác tại Cục Lưu trữ Nhà nước Liên bang Nga từ cán bộ lưu trữ hạng 1, nghiên cứu viên cấp dưới lên Phó trưởng phòng. phòng lưu trữ bộ

Từ năm 1992 đến 2001 Trưởng phòng Lưu trữ của Trung tâm Thông tin Khoa học của Quỹ Gorbachev

Giáo dục: Viện Lịch sử và Lưu trữ Nhà nước Moscow

Hoạt động dạy học

Ông giảng dạy tại Đại học Nhà nước Nga về Nhân văn (RGGU) và tại các khóa học và hội thảo về lưu trữ hồ sơ và lưu trữ

Chủ đề hội thảo

tự động hóa kinh doanh.

công nghệ tự động trong quản lý

Quản lý tài liệu điện tử và đám mây

Hoạt động tư vấn

cố vấn của bộ phận tổ chức, khoa học và phương pháp làm việc và công nghệ lưu trữ tự động của Cơ quan Lưu trữ Liên bang

Nhà phân tích độc lập trong việc thực hiện các dự án tự động hóa phức tạp.

Chuyên gia hàng đầu của Cơ quan Lưu trữ Liên bang (Rosarchiv) Ph.D. Tổng biên tập tạp chí Deloproizvodstvo Thành viên ban biên tập tạp chí Delo ...

Pshenko Alexander Vladimirovich

cô giáo

Ứng viên Khoa học Lịch sử

Trưởng phòng “Khoa học tài liệu và Cơ sở giáo dục mầm non»Viện Hệ thống thông tin quản lý SUM

Thành viên của Guild of Records Managers»

KINH NGHIỆM THỰC TẾ-

VNIIDAD -đầu lĩnh vực “Cải thiện hỗ trợ tài liệu cho quản lý (DOE); -

trưởng khoa"Khoa học Tài liệu và DOW" của Viện Hệ thống Thông tin Quản lý thuộc Trường Đại học Quản lý Nhà nước

Hoạt động dạy học

Tổ chức hội thảo về các khóa đào tạo nâng cao về các chủ đề

"Tài liệu và tài liệu về các hoạt động quản lý"

"Công nghệ hỗ trợ tài liệu quản lý",

"Hệ thống hành chính và công nghệ văn phòng";

"Quản lý nhân sự"

“Tổ chức dịch vụ nhân sự”;

"Lưu trữ",

"Lưu trữ nhà nước và bộ phận",

"Kinh doanh lưu trữ trong thương mại, viện nghiên cứu và các cơ cấu quản lý khác"

CÓ LỜI CẢM ƠN: Giấy chứng nhận danh dự của Cơ quan Lưu trữ Liên bang Nga (Rosarchive) Giấy chứng nhận danh dự của Cơ quan Lưu trữ Liên bang Thành viên của Hiệp hội Quản lý Tài liệu

Thí sinh Khoa học Lịch sử Trưởng bộ môn “Khoa học văn bản và giáo dục mầm non” của Viện Hệ thống thông tin quản lý Thành viên SUM của “Guild of Management ...

Ngày và địa điểm

Ngày bắt đầu đào tạo chưa được xác định.

Viện Ngân sách Liên bang "Viện Nghiên cứu Hồ sơ và Lưu trữ Toàn Nga" (sau đây gọi là - VNIIDAD), theo Nghị định của Chính phủ Liên bang Nga ngày 24 tháng 6 năm 1992 số 430, là đơn vị được chuyển nhượng Toàn bộ đã tồn tại trước đây. - Viện Nghiên cứu Văn thư và Lưu trữ Hoa Kỳ, thành lập theo lệnh của Hội đồng Bộ trưởng Liên Xô ngày 02/03/1966 số 407r.

Tham gia tương tác với Cơ quan Lưu trữ Liên bang, các hội đồng khoa học và phương pháp luận của các tổ chức lưu trữ của các quận liên bang và các tổ chức quan tâm trong việc dự báo khoa học về sự phát triển của lưu trữ, định hình các ưu tiên của chính sách khoa học và kỹ thuật của ngành lưu trữ, lựa chọn các lĩnh vực khoa học có triển vọng. nghiên cứu về lĩnh vực lưu trữ và quản lý tài liệu, về khách quan, VNIIDAD đóng vai trò là một trong những đơn vị tích hợp chính của cộng đồng lưu trữ nước nhà.

1. Tổ chức hoạt động

Là một tổ chức khoa học, VNIIDAD hoạt động theo Luật Liên bang ngày 23 tháng 8 năm 1996 số 127-FZ “Về Khoa học và Chính sách Khoa học Kỹ thuật của Nhà nước”.

Theo Điều lệ, được phê duyệt theo lệnh của Cục Lưu trữ Liên bang ngày 31 tháng 5 năm 2011 số 40, Viện thực hiện các hoạt động nghiên cứu, thông tin khoa học và giáo dục.

Các văn bản thành lập và tên gọi của VNIIDAD (Điều lệ, Giấy chứng nhận đăng ký pháp nhân, Giấy chứng nhận đăng ký với cơ quan thuế, v.v.) được lập theo đúng quy trình.

Cơ cấu tổ chức của Viện gồm 7 phòng (4 phòng, 1 phòng thí nghiệm và 2 trung tâm (trong đó có Trung tâm Nghiên cứu Cao cấp Công nghiệp hoạt động trên cơ sở tự cung tự cấp)), đảm bảo giải quyết các nhiệm vụ đang gặp phải. nó. Đồng thời, có vẻ như cần phải điều chỉnh lại việc phân bổ biên chế giữa các đơn vị cơ cấu, lưu ý đến việc tăng số lượng người trực tiếp tham gia vào công việc nghiên cứu.

Tất cả các đơn vị cơ cấu đều có quy chế, nhân viên - bản mô tả công việc; sự phân bổ nhiệm vụ giữa giám đốc viện và các cấp phó của ông đã được thiết lập.

Để phát triển các đề tài khoa học, cũng như chuẩn bị các văn bản quy định và phương pháp luận nghiêm túc nhất, người ta sử dụng một hình thức tổ chức lao động linh hoạt như thành lập các nhóm sáng tạo tạm thời, thành phần và nhiệm vụ của các thành viên của họ được quy định. bởi các đơn đặt hàng có liên quan.

Ban Giám đốc và Hội đồng Học thuật đóng vai trò là cơ quan tư vấn chính trong VNIIDAD.

Ban Giám đốc, hoạt động trên cơ sở các Quy chế được phê duyệt theo Lệnh số 57 ngày 19 tháng 11 năm 2010, họp thường kỳ 1-2 lần một tháng và thường thực hiện các chức năng được giao, mặc dù không có kế hoạch cho công việc của mình do các Quy định. Giám đốc coi các vấn đề về tổ chức công việc của viện như một tổng thể và các bộ phận cơ cấu riêng lẻ, các hoạt động tài chính và hành chính và kinh tế, kiểm soát tiến độ hoàn thành nhiệm vụ của nhà nước và các hợp đồng nhà nước đã ký kết như một phần của việc thực hiện các chương trình mục tiêu của liên bang, như cũng như kết quả của công việc nghiên cứu đặc biệt quan trọng.

Hội đồng Học thuật (không có Quy định và kế hoạch làm việc) họp 2-3 lần một năm để thảo luận về kết quả hàng năm của viện, cá nhân, kết quả nghiên cứu khoa học chuyên sâu nhất, v.v.

Vi phạm Điều lệ của mình và bất chấp các hướng dẫn lặp đi lặp lại của Cơ quan Lưu trữ Liên bang, viện không lập kế hoạch hoạt động hàng năm, do đó, viện chủ yếu được hướng dẫn bởi nhiệm vụ nhà nước, các hợp đồng (hợp đồng) để thực hiện công việc và cung cấp các dịch vụ, cũng như các kế hoạch làm việc của các bộ phận cơ cấu.

Các báo cáo về tình hình thực hiện nhiệm vụ của nhà nước (hàng quý và hàng năm) được gửi kịp thời đến Cục Lưu trữ Liên bang.

Để thực hiện Nghị định của Tổng thống Liên bang Nga số 597 ngày 07/05/2012 “Về các biện pháp thực hiện chính sách xã hội của Nhà nước”, theo lệnh của Cục Lưu trữ Liên bang ngày 07/07/2014 số 51, một kế hoạch hành động ( "Lộ trình") đã được phê duyệt "Những thay đổi trong các lĩnh vực xã hội nhằm vào khoa học liên quan đến thể chế ngân sách liên bang trực thuộc Cơ quan Lưu trữ Liên bang" Viện Nghiên cứu Tài liệu và Lưu trữ toàn Nga "". Các chỉ số do ông đặt ra thường được đáp ứng, ngoại trừ chỉ số về mức lương, chủ yếu là do Bộ Giáo dục và Khoa học Nga cấp vốn dưới mức đáng kể cho viện. Về vấn đề này, cùng với sự tương tác liên tục của Cơ quan Lưu trữ Liên bang với Bộ Giáo dục và Khoa học Nga về vấn đề phân bổ thêm kinh phí để tăng lương, viện cần tìm cơ hội của riêng mình để tăng dòng tiền từ thu nhập- phát sinh các hoạt động, nhằm tập trung công sức tổ chức, nhân sự và trí tuệ theo hướng này.

Thông tin về Viện được đăng tải và cập nhật thường xuyên trên trang web chính thức của các cơ quan nhà nước và thành phố (http://www.bus.gov.ru), Cổng thông tin lưu trữ của Nga () và trang web chính thức của chính Viện (http: // www. .vniidad.ru).

Trong giai đoạn 2014-2016 công việc được thực hiện nhằm mở rộng khả năng sử dụng hiệu quả hơn trang web VNIIDAD trong các hoạt động của viện như một công cụ thông tin và quảng cáo và giúp người tiêu dùng tiềm năng làm quen với các phát triển khoa học và các lĩnh vực đang nghiên cứu của viện. Đặc biệt, trong năm 2016, trang web đã được nâng cấp trở lại bằng cách chuyển sang phiên bản Joomla 1.5.26 của hệ thống quản lý thông tin (CMS).

Các phần chuyên đề liên quan của trang cung cấp thông tin hỗ trợ cho các hoạt động chính của Viện bằng cách mang đến cho người tiêu dùng tiềm năng danh sách các dịch vụ, thông tin về thông tin mới đến với quỹ tham khảo, quảng cáo các ấn phẩm mới của Viện, thông tin về kế hoạch tổ chức các sự kiện khoa học , đăng tải thông tin cập nhật về quản lý và lưu trữ văn bản, chương trình, lịch trình các lớp đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ cán bộ, v.v.

2. Nhân sự

Vì những lý do khách quan, trong thời gian qua, biên chế của VNIIDAD đã giảm và tại thời điểm kiểm toán lên tới 100 người, trong đó 5 người là kiêm nhiệm bên ngoài, 8 người là nội bộ. Trên thực tế, có 59 người thuộc biên chế của Viện, 37 người trong số đó trên 50 tuổi, bao gồm cả. tuổi nghỉ hưu - 28. Có kinh nghiệm làm việc tại Viện hoặc các cơ quan lưu trữ trên 15 năm có 33 nhân viên.

52 người có trình độ trên đại học, 48% (25 người) - văn thư - lưu trữ và lịch sử; 9 - tài liệu; 4 nhân viên có hai trình độ học vấn cao hơn. 4 tiến sĩ khoa học và 18 ứng viên khoa học làm việc tại Viện.

Lệnh số 15 của VNIIDAD ngày 04/04/2016 phê duyệt Quy định về thủ tục cấp chứng chỉ công nhân khoa học của Viện, nhưng 3 năm qua việc cấp chứng chỉ chưa được thực hiện.

Hợp đồng lao động được giao kết với tất cả các nhân viên của Viện. Các thỏa thuận bổ sung cho họ được thảo ra khi cần thiết. Đồng thời, phù hợp với Chương trình từng bước hoàn thiện hệ thống lương thưởng trong các cơ quan nhà nước (thành phố trực thuộc Trung ương) giai đoạn 2012-2018, theo lệnh của Chính phủ Liên bang Nga ngày 26 tháng 11 năm 2012 số 2190-r , viện đã không bắt đầu chuyển sang một “hợp đồng có hiệu lực”.

Việc đào tạo nâng cao trình độ cho người lao động diễn ra theo kế hoạch đã được Giám đốc Học viện phê duyệt hàng năm. Nó bao gồm tất cả các lĩnh vực hoạt động của viện, bao gồm công nghệ thông tin, kế toán và an toàn cháy nổ. Nhân viên của Học viện được đào tạo nâng cao tại Học viện Bảo vệ dân sự của Bộ Các tình huống khẩn cấp, Học viện Mua sắm Công thuộc RANEPA, trên cơ sở OTsPK VNIIDAD.

Công tác tuyển dụng được thực hiện theo phương thức truyền thống. Các quảng cáo tuyển dụng được đăng trên trang web chính thức của Viện. Dự bị cho các vị trí cấp cao hiện đang được phát triển.

Các biện pháp đang được thực hiện đối với các vấn đề về chính sách chống tham nhũng. Đặc biệt, theo Lệnh số 6 ngày 28/1/2015 đã bổ nhiệm một người chịu trách nhiệm chính về công tác phòng chống tham nhũng và các hành vi vi phạm pháp luật khác; Lệnh số 9 ngày 03.02.2015 “Thủ tục báo cáo của nhân viên VNIIDAD về việc nhận quà liên quan đến các sự kiện giao thức, các chuyến công tác và các sự kiện chính thức khác, phân phối và đánh giá quà tặng, bán (đổi) và ghi có số tiền thu được từ việc bán hàng ”Với các phụ lục”; Lệnh số 36 ngày 12 tháng 10 năm 2016 phê duyệt Quy định về Xung đột lợi ích; chính sách chống tham nhũng; Quy tắc Đạo đức và Ứng xử Phục vụ của Nhân viên.

Việc tổ chức công việc của bộ phận nhân sự và tổ chức quản lý hồ sơ nhân sự nhìn chung tuân thủ các yêu cầu của pháp luật, bao gồm cả việc bảo vệ dữ liệu cá nhân của nhân viên. Cơ sở của bộ phận nhân sự cho phép bạn cung cấp các điều kiện đặc biệt để lưu trữ hồ sơ cá nhân trong két sắt chống cháy, thực hiện các cuộc phỏng vấn về các vấn đề nhân sự.

Học viện tổ chức thực hành cho sinh viên các trường đại học, cao đẳng, hàng năm hoàn thành khoảng 3-5 sinh viên.

3. Công việc nghiên cứu

Tỷ lệ nhân viên tham gia trực tiếp vào công việc nghiên cứu xấp xỉ 70% số lượng thực tế của viện. Do không đủ nhân lực, VNIIDAD bị hạn chế về khả năng phát triển toàn bộ các đề tài khoa học liên quan đến ngành lưu trữ. Đặc biệt, việc kiểm tra các hoạt động khoa học của Viện do Viện Hàn lâm Khoa học Nga thực hiện, ghi nhận tiềm năng của các dự án sáng tạo nhằm tạo ra một khối khuyến nghị phương pháp luận trong các lĩnh vực như tài liệu điện tử, lưu trữ điện tử, số hóa tài liệu. "hướng này không phải là hướng dẫn đầu trong các hoạt động của tổ chức."

Công tác khoa học được thực hiện theo kế hoạch hàng năm cho công tác nghiên cứu và phát triển được thực hiện trên cơ sở phân công của nhà nước (sau đây gọi là Kế hoạch R&D), cũng như theo các chủ đề do Cục Lưu trữ Liên bang lập kế hoạch. việc thực hiện Chương trình Mục tiêu Liên bang "Văn hóa Nga".

Trong ba năm qua, viện đã hoàn thành hơn 60 phát triển khoa học, hầu hết trong số đó (67%) mang tính chất thông tin và phân tích. Tỷ lệ các tác phẩm có tính chất quy phạm và phương pháp luận lần lượt là 19,6% và 14,7%. Phân tích các động lực cho thấy số lượng bài báo khoa học đã hoàn thành giảm: 39 - năm 2014, 14 - năm 2015, 17 - năm 2016.

Tổng cộng cho năm 2014-2016. Các nhân viên của Viện đã xuất bản sáu sách chuyên khảo, hai tài liệu tham khảo và ấn phẩm thư mục và hai mươi ba bài báo trong các ấn phẩm nằm trong Danh sách các ấn phẩm do Ủy ban Chứng nhận Cấp cao của Bộ Giáo dục và Khoa học Nga khuyến nghị. Tổng số tác phẩm đã xuất bản (kể cả ký gửi) của CBNV VNIIDAD trong giai đoạn 2014-2016 lên tới 290 đầu sách.

Trong ba năm qua, Chỉ số Trích dẫn Khoa học Nga (RSCI) đã ghi nhận 75 công bố của các nhân viên của viện. VNIIDAD có chỉ số Hirsch (h-index) khá vững chắc - 6; và i-Index tốt - 5.

Theo quy định, kết quả nghiên cứu khoa học của VNIIDAD được chấp nhận mà không có ý kiến quan trọng hoặc sau khi chỉnh sửa nhỏ, có tính đến các ý kiến được đưa ra trong các cuộc thảo luận tại các cuộc họp của các cơ quan cố vấn của Cục Lưu trữ Liên bang (hội đồng, ủy ban nghiên cứu và phương pháp luận, v.v.) ). Đồng thời, mặc dù công tác nghiên cứu có tính chất hướng dẫn phương pháp luận được Viện thực hiện đúng quy trình, nhưng việc triển khai thực hiện đôi khi gặp khó khăn do chưa gắn kết chặt chẽ với thực tiễn công tác của các cơ quan lưu trữ.

Việc đăng ký nhà nước đối với các công trình nghiên cứu khoa học được Viện thực hiện theo quy trình đã lập. Hàng năm, VNIIDAD gửi tài liệu báo cáo đến Hệ thống Liên bang về Giám sát hoạt động của các Tổ chức Khoa học Thực hiện Công việc Nghiên cứu, Phát triển và Công nghệ.

Các báo cáo về R&D do VNIIDAD thực hiện không phải lúc nào cũng tuân thủ đầy đủ các yêu cầu về cấu trúc và cách trình bày của GOST 7.32-2001 “Báo cáo nghiên cứu. Cấu trúc và quy tắc đăng ký ”(không đề cập đến mức độ liên quan và đối tượng nghiên cứu, phương pháp luận và phương pháp làm việc, tầm quan trọng, v.v.).

Tuy nhiên, vấn đề chính của việc tổ chức công tác nghiên cứu là sự suy giảm đáng kể và đều đặn về nguồn nhân lực cả về số lượng và chất lượng. Phân tích so sánh kết quả hoạt động nghiên cứu cho thấy trong năm 2014 - 2016. các chuyên gia đã rời đi vì nhiều lý do khác nhau trong ba năm qua đã xuất bản 204 bài báo (không tính các nghiên cứu tập thể và ba bộ sưu tập tài liệu của các hội nghị "Tài liệu trong Xã hội Thông tin"), và chỉ có 86 nhân viên tiếp tục làm việc: nếu vào năm 2015, họ đã xuất bản 33 tác phẩm, năm 2016 số lượng của chúng giảm xuống còn 25.

Do đó, tiềm năng sáng tạo của các nhà nghiên cứu VNIIDAD nói chung chưa được phát huy đầy đủ và đối với khoảng một nửa số nhân viên, tiềm năng sáng tạo vẫn chưa được đánh giá cao dưới dạng các ấn phẩm khoa học, điều này làm giảm mạnh đánh giá chung về hiệu quả hoạt động của Viện.

4. Hoạt động khoa học và thông tin

Dịch vụ khoa học và thông tin cho các tổ chức lưu trữ, pháp nhân và cá nhân có tài liệu quản lý và khoa học và phương pháp chuyên ngành mà VNIIDAD cung cấp thông qua Trung tâm Thông tin Khoa học và Kỹ thuật về Lưu trữ và Quản lý Hồ sơ Công nghiệp (sau đây gọi tắt là OCNTI), hàng năm đáp ứng trung bình hơn 600 yêu cầu cung cấp thông tin của pháp nhân và cá nhân.

Quỹ Thông tin và Tham khảo (CIF) của OCNTI có khoảng 54,0 nghìn tác phẩm đã xuất bản và chưa xuất bản, hàng năm tăng trung bình khoảng 500 tác phẩm mới. Đối với mục đích kế toán và sử dụng, mục lục thẻ tham chiếu và thông tin được biên soạn và duy trì ở dạng truyền thống, và danh sách các khoản thu mới được công bố định kỳ. Phiên bản điện tử của danh mục được đăng trên trang web của VNIIDAD chứa 42.000 mô tả thư mục về vật liệu SIF.

Do trang thiết bị phần mềm và kỹ thuật của viện còn yếu (thiếu máy quét hiệu suất cao, chương trình máy tính nhận dạng văn bản quang học và chỉnh sửa tệp PDF, trình biên tập ảnh) nên quá trình chuyển tài liệu SIF trực tiếp sang dạng điện tử diễn ra khá chậm và nguồn tài nguyên điện tử đã tạo không có sẵn miễn phí trên trang web của viện. được đặt.

5. Hoạt động giáo dục

Có giấy phép vĩnh viễn cho quyền thực hiện các hoạt động giáo dục AAA số 000821, đăng ký. Số 0809, do Rosobrnadzor cấp ngày 09/03/2011, Viện thực hiện theo các chương trình đào tạo cán bộ giảng dạy và nghiên cứu sau đại học, cũng như các chương trình chuyên môn và chương trình đào tạo nghề bổ sung.

Theo quyết định của Hội đồng người đứng đầu Chính phủ CIS ngày 18 tháng 9 năm 2003, VNIIDAD có tư cách là một tổ chức cơ bản để bồi dưỡng, đào tạo nâng cao cán bộ làm công tác lưu trữ, quản lý tài liệu và hỗ trợ công tác quản lý CIS. các quốc gia thành viên, được thực hiện thông qua các hoạt động của Trung tâm Công nghiệp Nghiên cứu Cao cấp về Lưu trữ và hỗ trợ tài liệu cho quản lý (sau đây gọi là - OCPC).

Học viện đào tạo sau đại học chuyên ngành 05.25.02 - Văn thư, khoa học tài liệu, lưu trữ. Tuy nhiên, vi phạm Quy trình tổ chức và thực hiện các hoạt động giáo dục trong chương trình giáo dục của giáo dục đại học - chương trình đào tạo cán bộ khoa học và sư phạm ở bậc sau đại học (điều chỉnh), đã được Bộ Giáo dục và Khoa học Liên bang Nga phê duyệt. ngày 19 tháng 11 năm 2013 số 1259, chương trình giáo dục tương ứng của VNIIDAD không đạt kiểm định cấp nhà nước.

Hiện tại, ba người đang theo học khóa sau đại học theo hệ thống toàn thời gian (trong đó có một người được trả lương) và một người theo chế độ bán thời gian. Năm 2015 - 2016 không được nhận vào học cao học.

Do không thể đảm bảo hoạt động của Hội đồng chấm luận án theo đúng yêu cầu đặt hàng của Bộ Giáo dục và Khoa học Liên bang Nga ngày 12 tháng 12 năm 2011 số 2817 “Về việc phê duyệt Quy chế của Hội đồng bảo vệ luận án đối với cấp độ của ứng viên khoa học, đối với học vị của tiến sĩ khoa học ”và thiếu số lượng tiến sĩ khoa học theo quy định, công việc của hội đồng chấm luận án đã bị chấm dứt (lệnh của Bộ Giáo dục và Khoa học Nga ngày 07/07 .2015 số 729 / NK), tuy nhiên, không phải là lý do đầy đủ cho việc thiếu các luận án do viện chuẩn bị, vì sinh viên tốt nghiệp sau đại học có thể tự bảo vệ mình trong hội đồng luận án của RSUH.

OCPC thực hiện đào tạo lại chuyên môn và đào tạo nâng cao nhân sự về quản lý tài liệu và lưu trữ trên cơ sở hợp đồng với các pháp nhân và cá nhân. Đào tạo trong OCTC được thực hiện theo hình thức toàn thời gian, bán thời gian và bán thời gian trong các lĩnh vực chính là đào tạo lại chuyên môn, đào tạo nâng cao theo hình thức ngắn hạn và dài hạn, và trong một số trường hợp - như một phần của thực tập cá nhân .

Công việc của OCTC được xây dựng trên cơ sở các kế hoạch hoạt động giáo dục theo chủ đề và lịch thực hiện các khóa đào tạo. Để điều phối công việc của OCTC, một hội đồng phương pháp đã được thành lập, có chức năng bao gồm điều phối các kế hoạch và chương trình giảng dạy theo chủ đề, lịch trình khóa học, danh sách các tài liệu giáo dục và phương pháp đã xuất bản, kiểm soát chất lượng của chương trình giảng dạy và phương pháp luận tối ưu để tuyển sinh sinh viên. Hiện tại, thành phần của hội đồng cần được cập nhật cơ bản do hầu hết các thành viên của hội đồng đã bị bãi nhiệm.

Ngoài các chuyên gia hàng đầu của VNIIDAD, các cán bộ có trình độ cao nhất của các cơ quan lưu trữ nhà nước, các nhà phát triển các sản phẩm phần mềm trong lĩnh vực thông tin, tư liệu hỗ trợ quản lý và lưu trữ, giáo viên của các cơ sở giáo dục đại học chuyên ngành cũng tham gia vào quá trình giáo dục. việc thực hành không đặc biệt phổ biến do không có đủ nguồn tài chính để Viện thu hút họ tham gia đào tạo.

Trong ba năm qua, OCTC đã đào tạo hơn 2,5 nghìn người, bao gồm. một số lượng đáng kể các nhà lưu trữ từ các nước CIS và EURASIC (Kazakhstan, Tajikistan, Mông Cổ, Việt Nam, v.v.).

Nhược điểm chính của hoạt động giáo dục của VNIIDAD là thiếu sự công nhận của nhà nước đối với các chương trình đào tạo bồi dưỡng nghiệp vụ và đào tạo nâng cao do VNIIDAD thực hiện. Mặc dù điều này không chính thức bắt buộc đối với các cơ sở này, tuy nhiên, điều này làm giảm lợi thế cạnh tranh của VNIIDAD so với các cơ sở giáo dục đại học đã được nhà nước công nhận và đang tích cực mở rộng hoạt động triển khai các chương trình giáo dục bổ sung, điều này có thể dẫn đến việc VNIIDAD bị loại bỏ trong tương lai của thị trường cung cấp dịch vụ giáo dục. Trong lĩnh vực đào tạo chuyên viên văn thư và lưu trữ viên, do không được công nhận nên không thể cấp văn bằng, chứng chỉ được nhà nước công nhận sau khi hoàn thành khóa đào tạo.

Việc thiếu sự tương tác tích cực về mặt chuyên môn giữa học viện và các cơ sở giáo dục đại học đơn lẻ không đóng góp vào các hoạt động giáo dục.

6. Hợp tác quốc tế

Quan hệ quốc tế của Viện nhằm nâng cao chất lượng hoạt động khoa học trên cơ sở hợp tác với cộng đồng lưu trữ quốc tế thông qua việc phát triển các chương trình chung, sử dụng các đổi mới lưu trữ, lưu trữ hồ sơ và công nghệ thông tin, tham gia các dự án khoa học quốc tế, khả năng di chuyển của các nhà khoa học.

Cho đến gần đây, mối quan hệ chuyên môn tốt đẹp nhất đã được phát triển trong khuôn khổ thỏa thuận giữa VNIIDAD, Viện Nghiên cứu Khoa học Tài liệu và Lưu trữ Belarus và Viện Nghiên cứu Khoa học Văn thư và Lưu trữ Ukraina. Tuy nhiên, sau sự kiện được nhiều người biết đến, các liên hệ với phía Ukraine đã bị đóng băng, trong khi quan hệ với các đồng nghiệp Belarus tiếp tục phát triển khá tích cực. VNIIDAD là đơn vị thường xuyên tham gia các sự kiện khoa học chung được thực hiện trong khuôn khổ Kế hoạch hành động chung của Cơ quan Lưu trữ Liên bang và Cục Quản lý Hồ sơ và Lưu trữ Bộ Tư pháp Cộng hòa Belarus giai đoạn 2014-2016.

Một lĩnh vực quan trọng trong các hoạt động quốc tế của Viện là tham gia vào công việc của Hội đồng Lưu trữ Quốc tế và Chi nhánh Khu vực Châu Á-Châu Âu (EURASICA). Đại diện của VNIIDAD đã tham gia hầu hết các Đại hội Lưu trữ Quốc tế gần đây và hầu hết các sự kiện của EURASIC. Ở đây cần lưu ý tổ chức hàng năm dưới sự bảo trợ của EURASIK và Cơ quan Lưu trữ Liên bang của các hội nghị quốc tế "Tài liệu trong Xã hội Thông tin".

Việc VNIIDAD tham gia vào các hoạt động của Viện Nghiên cứu Lưu trữ Quốc tế tại Trieste và Maribor, với tư cách là một trong những diễn đàn có thẩm quyền của các chuyên gia trong lĩnh vực lưu trữ, cũng rất hữu ích.

Kể từ năm 2016, VNIIDAD đã là đối tác của dự án quốc tế InterPARES Trust và là một phần của tập đoàn châu Âu.

7. Hỗ trợ hậu cần và tài chính

VNIIDAD không có bất động sản nào trên bảng cân đối kế toán. Trên cơ sở hợp đồng sử dụng vô cớ mặt bằng và tài sản ngày 11 tháng 1 năm 2011 số BP 3/11, ông chiếm dụng mặt bằng làm việc với tổng diện tích là 1731,7 sq. mét trong tòa nhà của Cơ quan Tài liệu Khoa học và Kỹ thuật của Cơ quan Lưu trữ Nhà nước Nga tại địa chỉ: Profsoyuznaya st., 82.

Tỷ lệ trang bị máy vi tính cho người lao động là 85% (50 máy trạm, trong đó 8 máy có tuổi đời trên 8 năm).

Việc tài trợ của VNIIDAD, với tư cách là một tổ chức ngân sách liên bang, được thực hiện với chi phí:

ngân sách liên bang, được phân bổ dưới hình thức trợ cấp để thực hiện nhiệm vụ của nhà nước được thành lập hàng năm;

chương trình mục tiêu liên bang "Văn hóa Nga", được tiếp nhận trên cơ sở cạnh tranh;

từ các hoạt động tạo thu nhập.

Sự biến động của tỷ lệ giữa ngân sách và tài trợ ngoài mục tiêu trong ba năm qua cho thấy sự giảm sút về thu ngoại mục tiêu, cả về tỷ lệ tuyệt đối và tỷ trọng trong mối quan hệ với thành phần ngân sách. Đồng thời, tài trợ ngân sách về mặt tuyệt đối hầu như không thay đổi trong giai đoạn này:

Đồng thời, cần đặc biệt lưu ý rằng hoạt động khoa học trực tiếp do viện thực hiện hoàn toàn bằng kinh phí ngân sách như một phần của việc thực hiện các nhiệm vụ nhà nước và hợp đồng nhà nước thuộc Chương trình mục tiêu Liên bang “Văn hóa Nga”. Giai đoạn 2014-2016 VNIIDAD chưa thực hiện một dự án nghiên cứu nào do các tổ chức phi chính phủ ủy quyền hoặc có sự tham gia của các khoản hỗ trợ không hoàn lại.

Các quỹ được phân bổ cho sự phát triển của viện, bao gồm. đối với thiết bị vật chất và kỹ thuật, chỉ chiếm một phần tương đối nhỏ trong thu nhập ngoài ngân sách: năm 2014 - 814.616,0 rúp. (6,8% thu nhập ngoài ngân sách), năm 2015 - 1.080.855,0 rúp. (10,4%), 2016 - 1.128.901,0 RUB (7,6%).

Trong năm 2014-2016 không cho phép viện chi tiêu ngân sách không phù hợp (không hiệu quả). Thủ tục chi tiền cho các chuyến công tác được tuân thủ.

Kế toán ngân sách thu nhập và chi phí được thực hiện theo kế hoạch hoạt động của các tài khoản kế toán ngân sách. Việc xác minh tính đúng đắn của việc lập “Báo cáo tình hình thực hiện kế hoạch hoạt động kinh tế tài chính” năm 2016 của VNIIDAD và báo cáo ngân sách khác của VNIIDAD đã phát hiện một số sai phạm. Báo cáo được gửi vi phạm thời hạn đã thiết lập, dẫn đến sự chậm trễ trong việc gửi báo cáo tổng hợp của Rosarkhiv tới Kho bạc Liên bang

Để hợp lý hóa các hoạt động ngoại mục tiêu, các mẫu hợp đồng tiêu chuẩn để cung cấp các dịch vụ giáo dục có trả phí (các khóa học thư từ, các khóa học bán thời gian, các khóa học toàn thời gian ngắn hạn với các pháp nhân / cá nhân), các hợp đồng cung cấp dịch vụ cho một phí (để thu hút giáo viên tham gia các khóa đào tạo nâng cao để giảng bài, kiểm tra kiểm soát và các công việc khác, v.v.), hợp đồng cung cấp dịch vụ có trả tiền cho việc chuẩn bị và cung cấp tài liệu thông tin (cho OCNTI).

Không thực hiện kiểm kê tiền mặt, hàng tồn kho, tài sản cố định và công nợ tài chính trong năm 2016.

Một cuộc kiểm tra ngẫu nhiên về tính đúng đắn của việc thiết lập tiền lương chính thức và khoản tích lũy của chúng cho năm 2016 đã không xác định được bất kỳ vi phạm nào. Trong kỳ được kiểm toán, việc phản ánh đầy đủ, kịp thời các nghiệp vụ kinh tế tài chính về tiền lương, trích trước, nộp bảo hiểm trong sổ kế toán ngân sách, không có sai phạm.

Thù lao được thực hiện theo hợp đồng lao động và thời gian làm việc.

ruột thừa
chứng chỉ về kết quả kiểm tra toàn diện
FBU "Nghiên cứu toàn tiếng Nga
Viện Văn thư và Lưu trữ "

Khuyến nghị cải thiện hoạt động của VNIIDAD

Xây dựng kế hoạch dài hạn (khái niệm hoặc chương trình) cho sự phát triển của viện;

chuyển sang xây dựng kế hoạch hoạt động hàng năm của Viện;

tối ưu hóa số lượng các đơn vị cơ cấu không tham gia trực tiếp vào công việc nghiên cứu và / hoặc các hoạt động giáo dục;

tiến hành chứng thực các nhà nghiên cứu có ít hơn 4 công trình được công bố trong các năm 2014-2016;

khôi phục đăng ký quân sự theo Quy chế đăng ký quân sự;

tổ chức công việc hình thành đội ngũ dự bị động viên;

đảm bảo việc thực hiện quản lý hồ sơ nhân sự theo quy định của pháp luật hiện hành;

mở rộng hoạt động tạo các nhóm sáng tạo tạm thời để thực hiện các dự án nghiên cứu, bao gồm cả sự tham gia của các chuyên gia từ các tổ chức khoa học và giáo dục;

đảm bảo xem xét sơ bộ tất cả, không có ngoại lệ, kết quả nghiên cứu của một cơ quan tư vấn được thành lập đặc biệt (hội đồng chuyên gia, bộ phận chuyên gia của Hội đồng học thuật, v.v.);

quy định việc đưa bắt buộc vào chu trình phát triển các phương pháp hỗ trợ cho việc thực hiện thí nghiệm của họ;

kích hoạt việc đặt các ấn phẩm khoa học trong các ấn phẩm được lập chỉ mục trong Web of Science và Scopus;

xem xét vấn đề tiến hành kiểm định nhà nước (hoặc ít nhất là công khai) các chương trình giáo dục của VNIIDAD trong lĩnh vực bồi dưỡng nghiệp vụ và đào tạo nâng cao trình độ chuyên viên;

hợp tác sâu rộng trong lĩnh vực hoạt động giáo dục với các cơ sở giáo dục đại học đào tạo nhân lực trong lĩnh vực quản lý văn bản và lưu trữ;

thực hiện hiện đại hóa trang web, bao gồm cả việc vẽ sơ đồ trang web, cài đặt chức năng tìm kiếm trang web; phần liên lạc cần bổ sung thông tin về các trưởng bộ phận cơ cấu, ghi rõ số điện thoại, địa chỉ e-mail; tạo phiếu tự đánh giá “Các công trình đã xuất bản của VNIIDAD”; mở rộng số lượng các trang đối tác;

tăng số lượng bản dịch các tác phẩm của Viện sang tiếng nước ngoài; tạo phiên bản tiếng Anh cho trang web của Viện;

xem xét vấn đề viện trở thành thành viên của Hội đồng Lưu trữ Quốc tế ở hạng “C”;

tăng cường tìm kiếm các nguồn tài trợ bổ sung, cả bằng cách tìm kiếm đơn đặt hàng phát triển các đề tài khoa học và bằng cách thương mại hóa các kết quả hoạt động nghiên cứu của chính mình;

thực hiện các biện pháp để hợp lý hóa công việc theo hợp đồng, bao gồm việc xây dựng và thông qua các văn bản quy định thủ tục thỏa thuận, ký kết và thực hiện thỏa thuận (hợp đồng nhà nước);

đảm bảo tuân thủ các yêu cầu của pháp luật về đăng ký và thời hạn nộp báo cáo ngân sách, cũng như việc cấp / nhận tiền từ quầy thu ngân của tổ chức;

cập nhật trình tự về chính sách kế toán;

tiến hành kiểm kê kinh phí, kiểm kê, tài sản cố định và các nghĩa vụ tài chính của viện.

Thành phố: Matxcova

Chương trình sự kiện

Trung tâm đào tạo nâng cao chi nhánh VNIIDAD mở bộ khóa học bồi dưỡng nghiệp vụ và đào tạo nâng cao nghiệp vụ lưu trữ.

Các khóa học bồi dưỡng nghiệp vụ cho phép bạn tiếp thu từ xa những kiến thức và kỹ năng cần thiết để tiến hành một loại hoạt động nghề nghiệp mới hoặc nâng cao trình độ chuyên môn của bạn trong khuôn khổ trình độ hiện có của bạn.

Sinh viên tốt nghiệp khóa học có thể thực hiện các nhiệm vụ của một nhân viên lưu trữ, trưởng phòng lưu trữ, trưởng văn phòng, giáo viên (trong các trường cao đẳng, đại học), trợ lý giám đốc, người giới thiệu cho các hoạt động cốt lõi, v.v.

Hình thức học: bán thời gian và bán thời gian.

Thời gian học tập - 1 năm.

Các tác giả và giáo viên: các chuyên gia hàng đầu của VNIIDAD - nhà phát triển các văn bản quy định chính có hiệu lực tại Liên bang Nga: luật, quy tắc, GOST, hướng dẫn, danh sách và tác giả của sổ tay phương pháp tổ chức công việc với các văn bản trong điều kiện hiện đại.

Trong chương trình bồi dưỡng nghiệp vụ công tác lưu trữ:

1. Tổ chức lưu trữ ở Nga

1.1. Cơ sở pháp lý cho việc tổ chức lưu trữ ở Liên bang Nga. Cơ quan quản lý lưu trữ ở Nga

1.2. Lịch sử hình thành tổ chức lưu trữ ở Nga

1.3. Lịch sử các tổ chức nhà nước và tổ chức công của Nga, Liên Xô, Liên bang Nga - những người tạo quỹ chính của Quỹ Lưu trữ Liên bang Nga

1.4. Thành phần hiện đại của Quỹ lưu trữ Liên bang Nga và phân loại của nó

1.5. Mạng và chức năng của lưu trữ nhà nước

1.6. Lưu trữ của các tổ chức, chức năng, quyền và thẩm quyền của họ

1.7. Tổ chức tài liệu trong kho lưu trữ bằng kinh phí, quỹ lưu trữ chung, bộ sưu tập

2. Kiểm tra giá trị của tài liệu và thu nhận tài liệu lưu trữ

2.1. Hình thành Quỹ lưu trữ Liên bang Nga

2.2. Mục đích và mục tiêu của việc kiểm tra giá trị của tài liệu. Nguyên tắc, tiêu chí, phương pháp đánh giá tài liệu

2.3. Hệ thống sổ tay quy phạm và phương pháp luận cho việc lựa chọn tài liệu

2.4. Thủ tục tiến hành và xử lý kết quả kiểm tra giá trị tài liệu

2.5. Mục tiêu và mục tiêu của việc mua lại tài liệu lưu trữ. Danh sách các nguồn thu thập lưu trữ

2.6. Nghiệm thu tài liệu tại kho lưu trữ nhà nước, thành phố

2.7. Hệ thống các cơ quan chuyên gia

3. Kế toán tài liệu vào kho lưu trữ

3.1. Mục tiêu, mục đích và nguyên tắc hạch toán tập trung tài liệu lưu trữ nhà nước

3.2. Hệ thống tài liệu kế toán của kho lưu trữ, mục đích của chúng

3.3. Quy trình hạch toán đơn vị lưu trữ và tài liệu trong kho lưu trữ

3.4. Kế toán các tài liệu duy nhất và đặc biệt có giá trị trong kho lưu trữ. Kế toán quỹ bảo hiểm và quỹ sử dụng

3.5. Đặc điểm của kế toán trong kho lưu trữ của các tổ chức

3.6. Triển khai các công nghệ lưu trữ tự động để ghi lại các tài liệu lưu trữ

4. Bảo đảm an toàn tài liệu lưu trữ

4.1. Bố trí, trang thiết bị của kho lưu trữ nhà nước

4.2 Các yếu tố hóa lý, sinh học của việc tiêu hủy tài liệu lưu trữ

4.3. Kiểm soát sự hiện diện và tình trạng vật lý của tài liệu lưu trữ

4.4. Các cách xử lý tài liệu đặc biệt

4.5. Bảo vệ tài liệu lưu trữ khỏi bị đánh cắp và truy cập trái phép

5. Bộ máy khoa học và tham khảo tài liệu của Quỹ Lưu trữ Liên bang Nga

5.1. Mô tả phân biệt là cơ sở để tạo ra một bộ máy tham khảo khoa học cho các tài liệu của Quỹ Lưu trữ Liên bang Nga

5.2. Hệ thống bộ máy khoa học và tham khảo tài liệu của Quỹ Lưu trữ Liên bang Nga

5.3. Kho lưu trữ - thư mục cơ bản của kho lưu trữ nhà nước

5.4. Lưu trữ thư mục

5.5. Hướng dẫn

5.6. Chỉ mục (thư mục lưu trữ)

5,7. Đánh giá quỹ lưu trữ và tài liệu

5,8. Bộ máy tham khảo khoa học tự động của kho lưu trữ nhà nước

6. Sử dụng tài liệu từ Quỹ lưu trữ Liên bang Nga

6.1. Hình thành một không gian lưu trữ và thông tin duy nhất

6.2. Mục đích và hình thức sử dụng tài liệu của Quỹ lưu trữ Liên bang Nga

6.3. Tổ chức sử dụng tài liệu trong lưu trữ nhà nước

6.4. Các loại tài liệu thông tin

6.5. Xuất bản tài liệu lưu trữ nhà nước

6.6. Triển lãm tài liệu, loại tài liệu, mục đích và cách tổ chức

6,7. Biên soạn chuyên đề tài liệu lưu trữ

6,8. thực hiện các yêu cầu

6,9. Cung cấp tài liệu phục vụ nghiên cứu tại phòng đọc của kho lưu trữ

6.10. Tổ chức hợp tác với pháp nhân, cá nhân trong việc sử dụng tài liệu lưu trữ nhà nước theo hợp đồng

6.11. Kế toán sử dụng tài liệu trong kho lưu trữ nhà nước

7. Quản lý trong kho lưu trữ

7.1. Tổ chức lao động trong cơ quan lưu trữ nhà nước

7.2. Phê duyệt tác phẩm trong kho lưu trữ nhà nước

7.3. Các hình thức hoạt động kinh tế hiện đại của kho lưu trữ nhà nước

V.F. Yankovaya, Ph.D. n., phó. Giám đốc VNIIDAD

Trong những năm gần đây, Viện Nghiên cứu Tài liệu và Lưu trữ toàn Nga (VNIIDAD) đã nhiều lần thực hiện các công việc liên quan đến nghiên cứu tài liệu điện tử, xây dựng cơ sở pháp lý và phương pháp luận để tổ chức công việc với tài liệu điện tử trong văn phòng và tổ chức lưu trữ tài liệu. .

Trở lại năm 2005, một sổ tay khoa học và phương pháp luận của M. V. Larin và O. V. Ryskov “Tài liệu điện tử trong quản lý” đã được xuất bản, trong đó xem xét bản chất của tài liệu điện tử, kinh nghiệm về quy định pháp lý làm việc với tài liệu điện tử và kinh nghiệm sử dụng hệ thống tự động đã được tóm tắt quản lý tài liệu.

Việc xây dựng cơ sở pháp lý, phương pháp luận và công nghệ cho việc tạo ra, lưu trữ và sử dụng các nguồn thông tin điện tử lưu trữ cần được coi là công trình nghiên cứu quan trọng nhất mà Viện đã thực hiện trong giai đoạn trước. Mục đích của công việc là tạo ra một hệ thống quy định và mô hình phần mềm tiêu chuẩn để quản lý kho lưu trữ điện tử của các cơ quan công quyền. Ngoài công việc này, viện trong năm 2007-2008. các tiêu chuẩn quốc gia được xây dựng dựa trên các tiêu chuẩn ISO:

GOST R ISO 15489-1-2007 “Hệ thống tiêu chuẩn về thông tin, quản lý thư viện và xuất bản. Quản lý tài liệu. Yêu câu chung";
GOST R ISO 23081-1-2008 “Hệ thống tiêu chuẩn về thông tin, quản lý thư viện và xuất bản. Quản lý tài liệu. Các quy trình quản lý tài liệu. Siêu dữ liệu cho Tài liệu.
Trên thực tế, các tiêu chuẩn áp dụng cho việc quản lý tài liệu điện tử và bao gồm các yêu cầu đối với hệ thống quản lý tài liệu, quy trình quản lý, tài liệu điện tử và siêu dữ liệu của chúng.
Năm 2009, Nghị định số 477 của Chính phủ Liên bang Nga ngày 15 tháng 6 năm 2009 đã phê duyệt các quy định về công việc văn phòng trong các cơ quan hành pháp liên bang, trong quá trình chuẩn bị dự án mà VNIIDAD trực tiếp tham gia.
Các Quy tắc được phát triển theo Luật Liên bang ngày 27 tháng 7 năm 2006 "Về Thông tin, Công nghệ Thông tin và Bảo vệ Thông tin" (Điều 11) và trở thành văn bản quy định đầu tiên đưa ra các nguyên tắc cơ bản để tổ chức công việc với các tài liệu điện tử trong văn phòng. công việc của các cơ quan công quyền (phần VI "Đặc điểm của việc làm việc với văn bản điện tử").
Hiện tại, Quy tắc là văn bản quy phạm duy nhất thiết lập các yêu cầu chung đối với việc tổ chức công việc với các tài liệu điện tử trong công việc văn phòng của các cơ quan hành pháp liên bang. Khi xây dựng Phần VI của Quy tắc, một nguyên tắc phương pháp luận quan trọng đã được xây dựng và thực hiện, theo đó, việc tổ chức công việc với các tài liệu trên giấy và tài liệu điện tử cả trong văn phòng và lưu trữ đều dựa trên một phương pháp luận duy nhất, nhưng công nghệ khác nhau.
Các điều khoản quan trọng nhất của Quy tắc, có tính chất phương pháp luận, bao gồm các điều khoản sau:
- tài liệu điện tử được tạo, xử lý và lưu trữ trong hệ thống quản lý tài liệu điện tử của cơ quan hành pháp liên bang;
- chữ ký số điện tử được sử dụng để ký các văn bản điện tử của cơ quan hành pháp liên bang được chứng nhận theo cách thức quy định;
- để ghi và tìm kiếm tài liệu trong hệ thống quản lý tài liệu điện tử của cơ quan hành pháp liên bang, thông tin bắt buộc về tài liệu được sử dụng (danh sách thông tin bắt buộc về tài liệu có trong EDMS được đưa ra trong phụ lục của Quy tắc) và thông tin bổ sung về tài liệu có thể được sử dụng;
- khi chuyển tài liệu điện tử đã nhận để người đứng đầu cơ quan hành pháp liên bang xem xét, gửi tài liệu điện tử đến các bộ phận cơ cấu và những người thực thi có trách nhiệm của cơ quan hành pháp liên bang, gửi tài liệu điện tử và lưu trữ tài liệu điện tử, dữ liệu đăng ký của chúng được truyền (lưu trữ) cùng với tài liệu điện tử;
- việc chấp nhận và gửi các tài liệu điện tử được thực hiện bởi dịch vụ quản lý hồ sơ của cơ quan hành pháp liên bang;
- các văn bản điện tử được thực thi được hệ thống hóa thành các trường hợp phù hợp với danh pháp các trường hợp của cơ quan hành pháp liên bang; khi biên soạn danh pháp các trường hợp, nó được chỉ ra rằng trường hợp đang được tiến hành dưới dạng điện tử (các thuật ngữ lưu trữ tài liệu điện tử tương ứng với các thuật ngữ được thiết lập cho các tài liệu tương tự trên giấy).
Từ năm 2009 đến nay, viện, trong khuôn khổ Chương trình Mục tiêu Liên bang "Văn hóa Nga", đã giám sát hàng năm quy trình làm việc trong các cơ quan hành pháp liên bang. Là một phần của công việc này, dữ liệu được thu thập và phân tích về động lực của khối lượng luân chuyển tài liệu trong các cơ quan chính phủ, cũng như những thay đổi trong các thông số định tính của việc luân chuyển tài liệu được phân tích: thành phần của tài liệu (trên giấy và tài liệu điện tử), việc sử dụng của chữ ký điện tử, các vấn đề chuyển đổi sang luân chuyển tài liệu không giấy tờ được xác định và nghiên cứu.
Đặc biệt, dữ liệu thu được vào năm 2013 (cho năm 2012) cho thấy lần đầu tiên trong toàn bộ thời gian quan sát, số lượng tài liệu trên giấy đã giảm xuống, chủ yếu là do sự tương tác của các cơ quan hành pháp liên bang với các cơ quan cấp cao hơn ( Chính quyền Tổng thống Liên bang Nga, Văn phòng Chính phủ Liên bang Nga) và sự tương tác của các văn phòng trung ương của các cơ quan hành pháp liên bang với các bộ phận lãnh thổ của họ trong các thực thể cấu thành của Liên bang Nga. Đồng thời, có sự gia tăng đáng kể khối lượng tài liệu điện tử được truyền qua hệ thống MEDO trong sự tương tác của các cơ quan liên bang với các đơn vị cấp dưới trong các thực thể cấu thành của Liên bang Nga và trong việc tổ chức các hoạt động nội bộ. Trong số 63 cơ quan hành pháp liên bang có dữ liệu được sử dụng trong nghiên cứu, 17 cơ quan hoàn toàn chuyển sang quản lý tài liệu không giấy tờ trong các hoạt động nội bộ, do đó loại bỏ thư từ nội bộ dưới dạng tài liệu giấy. Vì vậy, tài liệu điện tử đã trở thành một yếu tố ảnh hưởng đáng kể đến việc giảm khối lượng tài liệu giấy.
Có ý nghĩa quan trọng đối với Viện và quan trọng đối với tất cả các chuyên gia trong lĩnh vực công tác văn phòng và lưu trữ là bảng chú giải thuật ngữ “Quản lý tài liệu” do Viện biên soạn. và soạn thảo GOST R 7…. “Hệ thống tiêu chuẩn về thông tin, thủ thư và xuất bản. Văn phòng làm việc và lưu trữ. Các điều khoản và định nghĩa ”, đang được Rosstandart chấp thuận. Cả hai tài liệu đều chứa các thuật ngữ trong lĩnh vực quản lý văn bản, bao gồm các thuật ngữ phản ánh các quy trình quản lý văn bản điện tử. Đây là những điều khoản như tài liệu điện tử, siêu dữ liệu, chuyển đổi, di chuyển, định dạng tệp, quản lý tài liệu điện tử và những thứ khác. Không giống như tiêu chuẩn, chỉ bao gồm các thuật ngữ cơ bản của lĩnh vực chủ đề, từ điển chứa kho ngữ liệu chính được các chuyên gia tích cực sử dụng.
Năm 2007, theo lệnh của Bộ Văn hóa Nga số 19 ngày 18 tháng 1 năm 2007, Quy tắc tổ chức lưu trữ, thu nhận, hạch toán và sử dụng tài liệu của Quỹ Lưu trữ Liên bang Nga và các tài liệu lưu trữ khác trong nhà nước và lưu trữ thành phố, bảo tàng và thư viện, các tổ chức của Viện Hàn lâm Khoa học Nga đã được phê duyệt, trở thành quy phạm cơ sở cho các hoạt động của lưu trữ nhà nước và thành phố.
Kho lưu trữ của các tổ chức vẫn chưa có văn bản quy định thủ tục lưu trữ tài liệu và thủ tục chuyển tài liệu lưu trữ vĩnh viễn vào lưu trữ nhà nước và lưu trữ thành phố. Vì lý do này, trong năm 2010-2012. VNIIDAD xây dựng dự thảo Quy chế tổ chức lưu trữ, thu nhận, hạch toán và sử dụng tài liệu từ Quỹ Lưu trữ Liên bang Nga và các tài liệu lưu trữ khác trong các cơ quan nhà nước, chính quyền địa phương và các tổ chức. Vào năm 2013, bản thảo của tài liệu này đã được hoàn thiện, có tính đến các ý kiến đóng góp của các cơ quan lưu trữ của Liên bang Nga. Giả định rằng sau khi hoàn thành dự án, có tính đến những dự án chuẩn bị trong năm 2012-2013. các khuyến nghị về việc tổ chức lưu trữ các tài liệu điện tử trong kho lưu trữ của các tổ chức, sẽ được thảo luận dưới đây, các quy tắc này sẽ được đệ trình để Bộ Văn hóa Nga phê duyệt.

Kết quả hoạt động của VNIIDAD trong năm 20012–2013. là bản nháp của hai tài liệu:
kiến nghị về việc thu nhận, hạch toán và tổ chức lưu trữ tài liệu lưu trữ điện tử trong kho lưu trữ của các tổ chức;
kiến nghị về việc thu nhận, hạch toán và tổ chức lưu trữ tài liệu lưu trữ điện tử tại các cơ quan lưu trữ nhà nước và thành phố trực thuộc trung ương.
Mục đích của việc xây dựng các khuyến nghị là tạo cơ sở thống nhất về phương pháp luận và phương pháp luận để tổ chức công việc với tài liệu điện tử lưu trữ trong lưu trữ của các cơ quan nhà nước, chính quyền địa phương, các tổ chức nhà nước và ngoài nhà nước, cũng như trong các cơ quan lưu trữ nhà nước và thành phố, bao gồm cả tổ chức. lưu trữ, thu thập và hạch toán các tài liệu điện tử, dựa trên các yêu cầu của luật pháp Nga trong lĩnh vực lưu trữ, có tính đến các xu hướng phát triển của công nghệ thông tin trong bối cảnh chuyển đổi sang tương tác điện tử giữa các bộ phận.
Các khuyến nghị áp dụng cho các tài liệu điện tử hành chính được tạo, xử lý và lưu trữ trong hệ thống thông tin của tổ chức, phải được lưu trữ trong kho lưu trữ của tổ chức theo cách thức và thời hạn được thiết lập cho các tài liệu tương tự trên giấy, cũng như các tài liệu điện tử để được chuyển giao để lưu trữ cho cơ quan nhà nước. (thành phố trực thuộc trung ương) lưu trữ.
Các khuyến nghị được phát triển có tính đến các quy định của Luật Liên bang ngày 22 tháng 10 năm 2004 Số 125-FZ “Về Lưu trữ ở Liên bang Nga”, Quy tắc về Công việc Văn phòng trong các Cơ quan Hành pháp Liên bang được phê duyệt bởi Nghị định của Chính phủ Nga. Liên đoàn ngày 15/6/2009 số 477 và các quy định pháp luật khác trong lĩnh vực thông tin, tư liệu, lưu trữ.
Khi xây dựng các khuyến nghị, các quy định của tiêu chuẩn quốc gia của Liên bang Nga và tiêu chuẩn của Tổ chức Tiêu chuẩn hóa Quốc tế (ISO) đã được tính đến:
GOST R ISO 15489-1-2007. Hệ thống tiêu chuẩn về thông tin, thủ thư và xuất bản. Quản lý tài liệu. Yêu câu chung.
GOST R ISO 23081-1-2008. Hệ thống tiêu chuẩn về thông tin, thủ thư và xuất bản. Quản lý tài liệu. Các quy trình quản lý tài liệu. Siêu dữ liệu cho tài liệu.
GOST R 53898-2010. Hệ thống quản lý tài liệu điện tử. Tương tác của các hệ thống quản lý tài liệu. Yêu cầu về email.
GOST R 54471-2011 / ISO / TR 15801: 2009. Hệ thống quản lý tài liệu điện tử. Quản lý tài liệu. Thông tin được lưu trữ dưới dạng điện tử. Các khuyến nghị để đảm bảo độ tin cậy và độ tin cậy.
GOST R 54989-2012 / ISO / TR 18492: 2005. Đảm bảo bảo quản tài liệu điện tử lâu dài.
ISO 19005-1: 2005. Quản lý tài liệu. Định dạng tệp tài liệu điện tử để bảo quản lâu dài. Quản lý tài liệu - Định dạng tệp tài liệu điện tử để bảo quản lâu dài - Phần 1: Sử dụng PDF 1.4 (PDF / A-1).
Dự thảo đề xuất hai cách tiếp cận để tổ chức chuyển giao, lưu trữ tài liệu điện tử lưu trữ trong lưu trữ của các tổ chức, lưu trữ nhà nước và thành phố: truyền tải, lưu trữ tài liệu điện tử trên các phương tiện vật chất riêng biệt và truyền tải tài liệu điện tử qua các kênh thông tin, viễn thông. với việc lưu trữ tiếp theo trên các máy chủ lưu trữ của tổ chức, cơ quan lưu trữ nhà nước (thành phố).
Đặc điểm của công tác lưu trữ tài liệu điện tử là trong kho lưu trữ của tổ chức, cơ quan lưu trữ nhà nước hoặc thành phố, tài liệu điện tử được lưu trữ thành hai bản giống nhau, được gọi trong khuyến nghị là bản chính và bản làm việc. Ví dụ chính là cá thể tham chiếu và được sử dụng trong các trường hợp ngoại lệ, ví dụ, để tạo một cá thể đang hoạt động để thay thế một cá thể bị lỗi. Như tên gọi của nó, worker là bản sao được sử dụng trong kho lưu trữ trong mọi trường hợp cần sao chép tài liệu điện tử hoặc sao chép tài liệu điện tử để cung cấp cho người sử dụng.
Các khuyến nghị đưa ra rằng khi chuẩn bị tài liệu điện tử để lưu trữ trong kho lưu trữ của tổ chức, chúng được chuyển đổi sang định dạng lưu trữ PDF / A-1, sau đó các vùng chứa tài liệu điện tử được hình thành.
Hộp chứa tài liệu điện tử là một thư mục nén (lưu trữ zip) bao gồm:
tài liệu điện tử ở định dạng PDF / A-1;
siêu dữ liệu tài liệu ở định dạng XML;
(các) tệp chữ ký điện tử đã tách rời.
Vì chữ ký điện tử tại thời điểm chuyển tài liệu điện tử để lưu trữ vào kho lưu trữ của tổ chức và sau thời gian quy định - đến kho lưu trữ nhà nước hoặc thành phố, sẽ không có giá trị và sẽ không thể đảm bảo tính toàn vẹn của tài liệu, các khuyến nghị đề xuất sử dụng công nghệ mã hóa băm để tính toán tổng kiểm tra của vùng chứa tài liệu điện tử.

Các khuyến nghị cũng đưa ra rằng trong trường hợp có sự thay đổi trong môi trường phần mềm và phần cứng cũng như sự lỗi thời của các định dạng máy tính, làm hỏng phương tiện truyền thông, thì cơ quan lưu trữ của tổ chức (cơ quan lưu trữ của bang hoặc thành phố) sẽ hoạt động để chuyển đổi các tài liệu điện tử sang các định dạng mới và / hoặc chuyển sang phương tiện mới.

Ngoài ra, phần kiến nghị có quy định về tổ chức lưu trữ tài liệu điện tử trong kho lưu trữ, đảm bảo an toàn tài liệu điện tử được lưu trữ trong kho lưu trữ, ghi chép và sử dụng tài liệu điện tử, cũng như quy trình chuyển tài liệu từ kho lưu trữ của tổ chức để lưu trữ nhà nước hoặc thành phố trực thuộc trung ương. Điều quan trọng là các kho lưu trữ lưu trữ tài liệu điện tử phải có thiết bị và phần mềm thích hợp để thực hiện các công việc cần thiết: kiểm tra tính tái tạo của tài liệu điện tử, chuyển đổi và di chuyển, sao chép tài liệu điện tử, v.v., cũng như các cán bộ lưu trữ được đào tạo đặc biệt về lĩnh vực công nghệ thông tin.

Một đề tài khác được Viện hoàn thành vào năm 2013 là đề tài “Yêu cầu chức năng quản lý tài liệu và lưu trữ đối với hệ thống thông tin cung cấp dịch vụ quản lý tài liệu điện tử trong quá trình hoạt động nội bộ của các cơ quan hành pháp liên bang”. Được biết, hiện nay trên thị trường các sản phẩm phần mềm phục vụ công việc văn phòng có hàng chục hệ thống khác nhau cung cấp dịch vụ quản lý văn bản điện tử; các hệ thống khác nhau cũng được sử dụng trong các cơ quan hành pháp liên bang. Yêu cầu đối với hệ thống thông tin quản lý văn bản điện tử của các cơ quan hành pháp liên bang, ngoài ra còn có tính đến nhu cầu xử lý thông tin chính thức phân phối hạn chế thông qua các hệ thống này, theo lệnh của Bộ Viễn thông và Truyền thông đại chúng của Nga ngày 2 tháng 9, 2011 số 221, trong phần II “Mô tả các quy trình hỗ trợ tài liệu cho việc quản lý trong EDMS của cơ quan hành pháp liên bang» có một mô tả khác xa hoàn toàn về các yêu cầu đối với chức năng của hệ thống, bỏ qua các yêu cầu đối với thành phần siêu dữ liệu của các tài liệu cần thiết để quản lý các tài liệu xác thực, đầy đủ, đáng tin cậy và có thể sử dụng được trong suốt vòng đời của chúng trong công việc văn phòng và ở giai đoạn lưu trữ của chúng (từ tổ chức lưu trữ đến lưu trữ nhà nước hoặc thành phố).

Kết quả của việc thực hiện chủ đề này, một mô tả về các quá trình quản lý tài liệu chính trong EDMS trong vòng đời của tài liệu được đưa ra, các nguyên tắc và yêu cầu chung đối với EDMS được xây dựng và một sơ đồ phân loại và tổ chức các trường hợp được đưa ra. , các yêu cầu đối với các chức năng ứng dụng của EDMS, các yêu cầu về hỗ trợ thông tin của EDMS được thiết lập., các yêu cầu đối với việc sử dụng chữ ký điện tử, để truy xuất thông tin và trình bày thông tin và báo cáo, các yêu cầu về kiểm soát thông tin trong EDMS, cho tổ chức lưu trữ thông tin trong EDMS, để quản lý và quản lý các quyền hạn trong EDMS, các yêu cầu đối với hoạt động của EDMS, đối với mô hình vai trò và đào tạo người dùng.

Trong phụ lục riêng của báo cáo về chủ đề, mô tả thành phần của các trường của biểu mẫu đầu vào (thẻ đăng ký và kiểm soát tài liệu, thẻ phân loại và sách tham khảo là một phần của hệ thống đang được thiết kế), đảm bảo xác định các nhóm tài liệu khác nhau và quản lý chúng trong suốt vòng đời của tài liệu trong EDMS, phân công chức năng thông tin về các tài liệu có trong EDMS. Khi mô tả các trường của biểu mẫu đầu vào, có thể tích hợp tài liệu vào hệ thống thông tin của lưu trữ cơ quan, sau đó vào hệ thống thông tin của lưu trữ nhà nước, thành phố, nếu tài liệu thuộc diện lưu trữ lâu dài tại các cơ quan thích hợp. lưu trữ.

Trong nhiều năm, VNIIDAD đã hợp tác với các nhà phát triển phần mềm cho văn phòng và lưu trữ, cụ thể là AltSoft CJSC (St. Petersburg) và AS-Archive LLC (Moscow), với các chuyên gia tham gia nghiên cứu.
Ngoài ra, trong năm 2013, VNIIDAD cùng với AS-Archive đã khởi động dự án xây dựng một tổ hợp hệ thống thông tin đảm bảo quản lý tài liệu điện tử trong quá trình hoạt động của VNIIDAD và lưu trữ tài liệu điện tử lưu trữ (dựa trên kho lưu trữ VNIIDAD ).

Kết quả của việc nghiên cứu các phương pháp tiếp cận hiện đại đối với việc quản lý, phân loại và lưu trữ tài liệu dưới dạng điện tử, khái niệm tạo một kho lưu trữ tài liệu điện tử kỹ thuật số (TSKED) được hình thành như một cơ cấu tổ chức và pháp lý được hình thành nhằm tạo ra một không gian duy nhất các tài liệu điện tử quan trọng về mặt pháp lý, bao gồm vị trí thực của chúng và đảm bảo tính bất biến, an toàn, sẵn sàng trong chính sách bảo mật đã được phê duyệt.

Hiện tại, các yêu cầu về chức năng của tổ hợp hệ thống thông tin tự động đã được xác định, đánh giá kinh tế kỹ thuật của các phương tiện kỹ thuật đã được hình thành, tổ hợp phần mềm và phần cứng đã được hình thành để thực hiện chức năng của hệ thống tự động, cùng phát triển đã được thực hiện theo các phương hướng và nhiệm vụ chính của việc thực hiện EDMS và công tác lưu trữ của tổ chức.

Là một phần của công việc chung, có kế hoạch đưa vào vận hành các hệ thống tự động để tổ chức công việc tập thể trên các dự thảo văn bản quản lý và các tài liệu được tạo ra trong quá trình nghiên cứu; tổ chức công tác giáo dục và phương pháp giáo dục trong hệ thống giáo dục bổ túc và đào tạo nâng cao; tổ chức công tác thông tin; tổ chức công tác trang thông tin điện tử của Viện.

Larin M.V. Văn bản điện tử trong quản lý: Phương pháp khoa học. trợ cấp / M. V. Larin, O.I. Ryskov - M.: VNIIDAD, 2005.

Theo Luật Liên bang hiện hành ngày 6 tháng 4 năm 2011 số 63-FZ "On Electronic Signature" - chữ ký điện tử.

Quản lý tài liệu. Điều khoản và Định nghĩa. Từ vựng. - M.: VNIIDAD, 2013.

Checksum (của một bộ chứa tài liệu điện tử) là một giá trị được tính toán từ một tập dữ liệu bằng cách áp dụng một thuật toán nhất định (hàm băm) và được sử dụng để kiểm tra tính toàn vẹn của dữ liệu trong quá trình truyền hoặc lưu trữ, cũng như để nhanh chóng so sánh hai tập dữ liệu cho không tính tương đương, bao gồm cả việc xác định sự hiện diện của vi rút máy tính.