Как да свършите нещата, без да изпускате нервите си. Нашите професионални отговорности продължават да се променят

Как да свършим нещата: Изкуството на производителност без стресДейвид Алън

(оценки: 1 , средно аритметично: 5,00 от 5)

Заглавие: Да свършим нещата: Изкуството на производителност без стрес
Автор: Дейвид Алън
Година: 2015
Жанр: Търсене на работа, Кариера, Мениджмънт, Набиране на персонал, Корпоративна култура, Чуждестранни бизнес литература

За свършването на нещата: Изкуството на производителност без стрес от Дейвид Алън

Издаде експерт и консултант по въпроса за правилното разпределение на времето - Дейвид Алън най-добър учебникза управление на времето – „Как да подредим нещата: изкуството на производителността без стрес“. Повечето хора познават ситуацията, когато нещата растат като снежна топка, трябва да оставите настрана започнатото и да се заемете с нещо ново. В резултат на това нищо от планираното не се оказва неизпълнено, нерви, стрес, неприятни последствия.

Умната книга "Как да подредим нещата" ви учи как да използвате времето си правилно. Ръководството се препоръчва не само на заети мениджъри, но и на широка аудитория от читатели, които са изправени пред планина от нерешени проблеми.

На страниците на учебника на Дейвид Алън на разбираем езикразказва как да се научите да отделяте основното от второстепенното. Планирайте дейностите си правилно, като сортирате спешни случаи по проста и разбираема схема. „Задачата може ли да бъде изпълнена за няколко минути? Направи го!" - съветва авторът, в противен случай делегирайте или отложете за друго време, когато може лесно да се изпълни.

Книгата "Как да подредим нещата" е пълна с ярки примериот живота на автора, когато той е изправен пред проблема с натрупаните случаи, подсилени от задължения към други хора. Дейвид Алън споделя ефективни техники за разпространение собствени силии постепенното преодоляване на куп неотложни въпроси.

Човешкият мозък е устроен така, че всички несвършени дела и задълженията по изпълнението им постоянно напомнят за себе си, твърди авторът. Мозъкът ще бъде зает да търси изход, преследвайки човек дори по време на сън, а болничното легло може да се превърне в тъжен резултат. Дейвид Алън твърди, че редовният дневник може да помогне за справяне с подобни състояния. Запишете всичките си задачи на хартия и не ги пазете в главата си, структурирайте задачите си според важността и спешността на изпълнението и ще избегнете стреса.

Авторът съветва да използвате своя метод не само в хода на рутинната работа във фирмата, но и в ежедневието. Книгата учи да успявате да извършвате всички необходими действия, като планирате и преразпределяте задачите според важността и спешността.

Повечето читатели реагират добре на съдържанието на ръководството за управление на времето на Дейвид Алън. Те споделят впечатленията си как книгата е повлияла положително на тяхната продуктивност и качество на живот.

На нашия сайт за книги можете да изтеглите сайта безплатно без регистрация или да прочетете онлайн книгата „Поставяне на нещата в ред: Изкуството на производителност без стрес“ от Дейвид Алън във формати epub, fb2, txt, rtf, pdf за iPad , iPhone, Android и Kindle. Книгата ще ви достави много приятни мигове и истинско удоволствие от четенето. Купува пълна версияможете да имате наш партньор. Освен това тук ще намерите последна новинаот литературен свят, разберете биографията на любимите си автори. За начинаещи писатели има отделен раздел с полезни съветии препоръки, интересни статии, благодарение на които вие сами можете да опитате ръката си в писането.

Цитати от How to Get Things Done: The Art of Stress-Free Productivity от Дейвид Алън

Трябва да можете да правите списък в движение и лесно да го препращате толкова често, колкото е необходимо.

Според моя опит, когато хората правят планове предимно в естествена и неформална обстановка, те се отърват вътрешен стреси да постигнете най-добри резултати.

Преглеждайте редовно списъците си със задачи, за да ги избиете от главата си.

Причината за тревога е липсата на контрол върху ситуацията, организацията, подготовката и дейността.

За да приеме правилното решение, трябва да предприемете само две основни стъпки – да определите: 1) какъв трябва да бъде резултатът; 2) какво точно трябва да се направи за това. За съжаление, това не е очевидно за повечето хора.

Ключът към управлението на всичко е да управлявате собствените си действия.

За да управлявате проблеми, които изискват някакво действие от ваша страна, ще ви трябва списък с проекти, файлове или папки за планове и материали за проекти, календар, списък с напомняния за спешни действия и списък с напомняния за очаквани събития.

Сега с едно изречение опишете успешния резултат, който ще ви донесе решение на този проблем или изход от тази ситуация. С други думи, какво трябва да се случи, за да можете да считате проекта за завършен и да поставите отметка?

Малко хора вярват, че трябва да се фокусират върху желаните резултати. Всъщност ориентираното към резултатите мислене е един от най-ефективните налични инструменти за сбъдване на мечти.

Основните компоненти на вътрешната увереност и контрол върху ситуацията са: 1) ясно формулирани резултати (проекти) и приоритетни действия, необходими за придвижване към тяхното изпълнение, и 2) напомняния, интегрирани в надеждна система, към която редовно се позовавате. Аз го наричам концентрация хоризонтална равнина. Въпреки че процесът може да изглежда прост на пръв поглед, той реално приложениеви позволява да постигнете дълбоки резултати.

Безплатно изтегляне How to Get Things Done: The Art of Stress-Free Productivity by David Allen

(фрагмент)

Във формат fb2: Изтегли
Във формат rtf: Изтегли
Във формат epub: Изтегли
Във формат текст:

Да свършим нещата

Изкуството на производителност без стрес

КУТИЯ ЗА ПИНГВИН

Дейвид Алън

Как да подредим нещата

Изкуството на производителност без стрес

8-мо издание, преработено

"Ман, Иванов и Фербер"

Информация

от издателството

Публикувано с разрешение: Penguin Books, отпечатък на Penguin Publishing Group, подразделение на Penguin Random House LLC и Andrew Nurnberg Literary Agency

Алън, Дейвид

Как да подредим нещата. Изкуството на продуктивността без стрес / Дейвид Алън пер. от английски. Юлия Константинова. - М. : Ман, Иванов и Фербер, 2016.

ISBN 978-5-00057-691-5

Това е актуализирано издание на известна книгавърху личната ефективност, преведена на десетки езици. С негова помощ плетениците на вашите проблеми ще се разплитат много по-бързо: ще придобиете яснота на съзнанието и подреденост на мислите, ще се научите да отделяте важните неща от второстепенните, да си поставяте цели и да подреждате правилно приоритетите, да доведете започнатото до края, а също и напълно се отпуснете.

В новото издание се обръща много внимание на работата с електронна поща и друга цифрова информация, така че сега методологията Getting Things Done е наистина универсална.

Всички права запазени.

Никоя част от тази книга не може да бъде възпроизвеждана под каквато и да е форма без писменото разрешение на притежателите на авторските права.

Правната подкрепа на издателството се осъществява от адвокатска кантора "Вегас-Лекс"

GTD - НОВО БОЙНО ИЗКУСТВО

Дейвид Алън и неговата система Getting Things Done (GTD) отдавна са известни в Русия и имат широк кръг от фенове. Всички искаме да бъдем продуктивни, тоест способни да постигнем желания резултат без пренапрежение, като същевременно останем спокойни и концентрирани.

Всеки има своя история на опознаване на GTD. Добре си спомням как един ден преди около десет години имах много повече задължения, отколкото можех да се справя тогава. В същото време всички обстоятелства в живота ми бяха доста приятни: раждането на дете, излитане в кариерата, преместване в Москва. Чувствах, че не мога да се справя и мога да загубя всичко, което съм постигнал. Беше необходимо да се поеме контрол над живота, спешно беше необходим нов подход към самоуправлението. Тогава се запознах с книгата на Дейвид Алън. За първи път го прочетох на английски, а когато излезе на руски, го препрочетох няколко пъти, всеки път откривайки нещо ново и полезно за себе си. Системата, предложена от автора, ме закачи с факта, че описва естествен процес„привеждане на нещата в ред“, в същото време беше универсален, помогна да се поеме контрол над всички области на живота и фундаментално промени мисленето.

GTD не учи управление на времето, а контрол на ума. Системата ви позволява да постигнете състояние на висока производителност - пълно включване в процеса, много подобно на състоянието на потока на бойните изкуства. Неслучайно самият Дейвид има черен колан по карате и не крие, че източните учения и бойните изкуства са повлияли върху създаването на неговата методика. GTD може да се разглежда като един от видовете съвременни бойни изкуства, който позволява на човек успешно да побеждава в свят, пълен със стрес, богати информационни потоци и всякакви разсейвания.

Новото издание на книгата е самостоятелна работа. Добавени са две нови глави и много информация, като се вземат предвид днешните реалности на света информационни технологии. Преводът е преработен от нулата. Особено внимание беше отделено на уеднаквяването на терминологията. За всички спорни въпроси при превода на руски се обърнахме директно към Дейвид. Преводът се оказа максимално автентичен и близък до оригинала по същество.

Откакто усвоих GTD и направих живота си много по-лесен, моята мечта беше да помагам на другите да научат и приемат системата Allen. След много години самообучение преминах през всички етапи на сертифициране на системата от самия Дейвид, след като получих статут на майстор треньор по неговата методология. Тази година Дейвид и аз стигнахме до решението, че Русия заслужава да се запознае и да научи методологията на GTD по същия начин, както се случва във всички цивилизовани страни - не чрез еднократни и, за съжаление, много редки в Русия, авторски речи, но чрез систематично обучение по официални лицензирани програми за обучение.

Книгата на Дейвид Алън Как да свършим нещата. Изкуството на продуктивността без стрес” може да осигури значителна подкрепа. Тази работаРадвам се, че съдържа не само някои теоретични изчисления, които описват ситуацията като цяло, но и доста конкретни съвети. Простият и лесен за разбиране език на разказа ще улесни навигацията в тази книга дори за тези, които изобщо не са запознати с теориите за управление на времето. В допълнение, напълно житейските ситуации, които писателят цитира, помагат да се ориентирате по-добре в причинно-следствените връзки, които могат да бъдат проследени в творбата. Тази книга е страхотна подходящи за тезикойто постоянно е в състояние на вечна заетост.

Обръщайки се директно към читателя в книгата си "Как да подредим нещата", авторът като че ли го прави съучастник в целия процес на разказване. Всеки от нас поне веднъж в живота си е изправен пред пълна заетост, а някои са постоянно в това състояние. Нещо повече, изглежда, че нещата трябва някак да се подредят, защото не напразно се отделя толкова много време за решаването им, а вместо това те са още по-големи. С какво е свързано? Защо хората са склонни да трупат проблеми? Възможно ли е да увеличите ефективността на работата си, като отделяте по-малко време за нея? Методологията на автора ви позволява да научите как бързо и ефективно да решавате всички казуси и трудности, когато възникнат, и това се отнася не само за работните моменти, но и личен животзащото също е неразделна част от нашето съществуване. Какво представлява системата GTD? Защо е това голям бройхората предпочитат ли го? Как работи тази техника и подходяща ли е за всеки? Авторът с готовност отговаря на тези и много други въпроси, които възникват в хода на четенето.

Това е актуализирано издание на най-известната книга за личната ефективност, преведена на десетки езици. С негова помощ плетениците на вашите проблеми ще се разплитат много по-бързо: ще придобиете яснота на съзнанието и подреденост на мислите, ще се научите да отделяте важните неща от второстепенните, да си поставяте цели и да подреждате правилно приоритетите, да доведете започнатото до края, а също и напълно се отпуснете. В новото издание се обръща много внимание на работата с електронна поща и друга цифрова информация, така че сега методологията Getting Things Done е наистина универсална. 8-мо издание, преработено.

* * *

Следващият откъс от книгата Как да подредим нещата. Изкуството на производителност без стрес (Дейвид Алън, 2015 г.)предоставена от нашия книжен партньор – фирма ЛитРес.

Getting Things Done Методология Добре дошли

ДОБРЕ ДОШЛИ в истинските златни мини, където ще намерите безценна информациякак да намерите резервни източници на енергия, спокойствие и яснота за това, което правите във всеки един момент и как да постигнете повече с по-малко усилия. Ако вие и аз си приличаме, тогава и вие обичате да се занимавате различни задачии го направи добре. В същото време искате да се наслаждавате на живота, което изглежда почти невъзможно, ако работите твърде много. Изборът обаче не трябва да е или-или. Напълно възможно е да работите ефективно и все още да сте страстни към ежедневната си работа.

Ефективността е много важен фактор. Може би това, което правите, е наистина важно, интересно или полезно; или може би не е, но тази работа все още трябва да се свърши. В първия случай се стремите да извлечете максимума от времето и усилията си. И във втория - бързо преминете към други неща, без да оставяте "опашки".

Изкуството за отпускане на ума и способността да го освободите от всички тревоги и тревоги е може би едно от най-големите тайнистрахотни хора.
Капитан Дж. Хетфийлд

Въпреки това, без значение какво правите, най-вероятно искате да се чувствате по-спокойни и уверени от това този моменттрябва да правите точно това, което правите: да пиете бира с колеги след работа, да се любувате на спящо бебе в люлка през нощта, да отговаряте на имейл или да разменяте няколко думи с потенциален клиент в неформална обстановка след среща - това е точно какво трябва да направите в момента, в който го правите.

Когато написах тази книга, целта ми беше да ви науча как да бъдете възможно най-ефективни и спокойни, когато е необходимо. През годините съм споделял тази информация с всякакви хора, живеещи в различни условияпо целия свят и сега мога да кажа с цялата отговорност: моята методология работи.

Откъде знаеш, че трябва да правиш точно това, което правиш във всеки един момент? Никакъв софтуер, семинар, страхотен тефтер, смартфон или дори лична мисия няма да добави допълнителен час към деня ви, да опрости задачата и да направи този понякога труден избор за вас.

Що се отнася до методите, може да има милион от тях, но винаги има само няколко принципа. Човек, който е усвоил принципите, може лесно да избира собствени методи. Човек, който опитва методи, като същевременно пренебрегва принципите, непременно ще има проблеми.
Ралф Уолдо Емерсън, философ, писател

Когато се използват правилно, тези инструменти могат да осигурят подкрепа за вашите решения, но сами по себе си няма да ви дадат фокус или контрол. Нещо повече, след като разберете как да увеличите производителността си на едно ниво, ще преминете към следващото с нов набор от отговорности и творчески цели, където новите предизвикателства няма да ви позволят да се измъкнете с проста формула, новомодна джаджа или мобилно устройство, за да се върнете „в играта.“, но на следващото ниво в работата и личния живот. Може да сте създали набор от лични инструменти и поведение, които са били много ефективни за известно време, но големите промени, като голяма промяна в работата, пристигането на първо дете или покупката на къща, ще тестват техните сила и много вероятно да създаде сериозно неудобство (ако не и хаос!).

Въпреки че няма универсална проста техника или инструмент за подобряване на организацията и производителността, има много конкретни действия, които могат да бъдат предприети, за да ги подобрите. През годините открих прости процеси, които значително подобряват способността на човек да управлява конструктивно и проактивно ежедневието си, като същевременно има предвид своите приоритети. Те могат да се използват, ако се задълбочавате в домашните си на дванадесетгодишна възраст и ако трябва да се реорганизирате в съответствие с корпоративната стратегия след неотдавнашния борд на директорите ... те ще работят за всички ситуации между тях.

Книгата, която държите в ръцете си, е резултат от повече от тридесет години опит в изследването на личната и организационна продуктивност. Това е ръководство за постигане на максимални резултати и минимизиране на усилията в свят, в който работата непрекъснато се увеличава и естеството ѝ непрекъснато се променя. Аз и много мои колеги сме прекарали стотици хиляди часове в консултации с най-умните и най-умните заети хорамодерност "на преден план" - в офисите им, в домовете им зад затворени врати, помагайки им да съберат, обработят и организират цялата си работа и задължения. Методите, които формулирах, се оказаха ефективни във всички видове организации, на всички нива на работа, в различни културни контексти и дори у дома и в училище. След дълги години консултиране и обучение на най-напредналите и продуктивни професионалисти (и техните деца!) съм убеден, че светът има нужда от тези методи.

Безпокойството е причинено от липса на контрол, организация, подготовка и действие.
Дейвид Кекич, основател на фондация MaxLife

Лидерите на най-високо ниво се стремят да постигнат „пределна производителност“ – собствената, на своите подчинени, на своите компании, но в същото време да не нарушават баланса между работа и личен живот. Те знаят, както и аз, че след работен ден има неотговорени телефонни обаждания, задачи, които трябва да бъдат делегирани, нерешени проблеми, останали от срещи и дискусии, ангажименти на високо ниво, които все още не са изяснени и взети под контрол, неизпълнени лични задължения и десетки потенциално важни имейли сред стотиците (или дори хилядите), които предстои да бъдат прочетени. Много от тези бизнес хорауспеят, защото проблемите, които решават, и възможностите, които реализират, са по-важни от недостатъците в техните офиси, домове и портфейли. Но при сегашния ритъм на живот и развитие на бизнеса този баланс често става нестабилен.

По-важното е, че хората са спрели да обръщат нужното внимание на училищните пиеси на децата си, на спортните им състезания, на разговорите за живота преди лягане. Те просто вече не са в състояние да бъдат „сега и тук“, каквото и да е то. Нашето общество е пронизано от страх и несигурност: хората смятат, че вероятно трябва да правят нещо точно сега, което не правят. Това създава напрежение, от което няма измъкване и решение.

От една страна, имаме нужда от доказани инструменти, които ще помогнат на хората да съсредоточат своите стратегически и тактически усилия и няма да пропуснат нищо. От друга страна е необходимо да се създадат такива модели на мислене и работна среда, които да спестят най-запалените ентусиасти от професионално прегарянепод натиска на стреса. Необходими са положителни стандарти между работата и личния живот, за да привлечем и задържим най-добрите хора в нашите компании. Освен това са необходими методи, които в личния ни живот ще осигурят яснота, усещане за контрол и креативност за нашите близки и, най-важното, за нас самите.

Ние знаем това различни организацииимат остра нужда от това знание. Те са необходими и в училищата, където по-голямата част от децата все още не са научени как да анализират информация, да се фокусират върху резултатите или да предприемат действия за постигането им. Всеки от нас има нужда от тях, за да може да се възползва от възможностите пред нас и непрекъснато да подобрява света около нас.

Силата, простотата и ефективността на методите, представени в тази книга, могат да бъдат изпитани най-добре на собствен опит, в реално време, в конкретни ситуации. Докато четете или просто прелиствате тази книга, несъмнено ще се изкушите да приложите това, за което говоря. Ще ви помогне много, ако правите това, за което четете и се опитате да разберете същността на тези модели, а тяхното приложение несъмнено ще промени живота ви.

Здравословният скептицизъм често е най-добрият начин да осъзнаете стойността на това, което ви е казано: опровергайте това, което чувате, докажете, че не е истина, ако можете. Това ще създаде ангажираност, която е ключът към разбирането.

Целта на тази книга е да представи същността на динамичното изкуство за управление на работния процес и личната продуктивност в линеен формат. Опитах се да организирам материала по такъв начин, че да ви дам вдъхновяваща гледна точка и в същото време да усетите незабавния резултат, докато четете книгата.

Книгата се състои от три части. Първата част описва общата картина, съдържа кратък прегледсистема и обяснение защо тя е уникална и уместна, а след това в кратка и достъпна форма е дадено описание на самите основни методи. Втората част разказва как да приложите принципите на системата. Това е вашата лична практика за поетапно прилагане на описаните модели в ежедневието. Третата част описва още по-фини и значими резултати, които можете да постигнете, като превърнете тези методи и модели в неразделна част от вашата работа и личен живот.

Искам да се присъедините, да опитате всичко за себе си и дори да предизвикате! Искам сами да видите, че това, което обещавам, е не само възможно, но и незабавно достъпно за всеки от вас. И искам да знаете, че всичко е много лесно за изпълнение. Не изисква нови умения. Вече знаете как да се концентрирате, да записвате информация, да решавате желаните резултати и следващите действия, да анализирате различни варианти и да правите избор. Ще видите, че много от вашите интуитивни действия наистина са правилни. Ще ви кажа как да повишите тези основни умения до ново нивоефективност. Искам да ви вдъхновя да прегърнете всичко това като ваш нов начин да правите неща, които ще преобърнат живота ви.

На страниците на тази книга периодично се позовавам на работата си с клиенти, които използват тази методология. През последните тридесет години съм работил като консултант по управление, изпълнителен коуч и бизнес коуч: сам, с партньори и като основател на международна обучителна компания. Работата ми се състои предимно от лични консултации, семинари и презентации, базирани на методите, описани в тази книга. Моите колеги и аз натрупахме опит, работейки индивидуално с хиляди хора и обучихме стотици хиляди в нашите вътрешни семинари и открити семинари в много страни. Продължаваме да общуваме с някои от най-необикновените и интелигентни хора по света. Това е източникът, от който почерпих опит и примери за тази книга.

В същото време и аз съм ученик като теб. Понякога губя контрол над ситуацията и не мога да се концентрирам, като всеки човек. Трябва също така постоянно да използвам методите, описани в тази книга, за да поддържам яснота на мисълта и оптимално настроение. Както посочвам в глава 15, трябва да развиете навик за цял живот, за да преминете към по-високо и по-зряло ниво. В тази книга говоря изключително за това, което съм изпитал върху себе си, в чиято ефективност съм се убедил и продължавам да прилагам под една или друга форма.

Тази книга ще ви даде това, което един от моите клиенти много точно описа: „Когато започнах да прилагам принципите на тази програма, те спасиха живота ми... Когато повярвах в тях, те промениха живота ми. Това е ваксина срещу постоянните бързи работни места и противоотрова за дисхармонията, която много хора сами внасят в живота си.

1. Нови методи за нова реалност

ВСЕКИ ОТ НАС, ако се научи да се справя ефективно с различни случаи, като същевременно запази яснота на ума, спокойствие и контрол над ситуацията, ще придобие способността да живее и работи по пълна мощност. то По най-добрия начинотдайте се с цялото си сърце на работата, която вършите в момента. Времето внезапно изчезва и вие напълно контролирате потока на вашето внимание. Вие правите точно това, което трябва, като се съобразявате с целия спектър от задължения и интереси. Вие сте напълно фокусирани върху настоящия момент.

Има само едно нещо, което можем да направим и най-щастливите хора са тези, които го правят с пълна отдаденост. Можем да се фокусираме изцяло върху настоящия момент. И обърнете внимание на възможността пред нас.
Марк ван Дорен, писател

В съвременните условия така трябва да действат професионалистите, за да бъдат успешни и ефективни. Само такъв начин на действие помага да се запази спокойствието на хората, склонни към претоварване и стрес, и дава свобода да се посветят изцяло на важни неща.

Да предположим, че вече знаете как да постигнете такова разумно и продуктивно състояние. Повечето хора обаче трябва да се научат как да прилагат тези умения по-навременно, цялостно и систематично, за да контролират ситуацията, а не да тънат под игото на недовършена работа. Въпреки че методът и техниките, описани в тази книга, са чисто практически и се основават на здравия разум, повечето читатели ще трябва да променят поведенческите си навици, преди да изпитат напълно предимствата на тази система. Тези промени са свързани с начина, по който хората разбират и организират задачите, които изискват тяхното внимание. Малки, на пръв поглед, промени могат значително да променят подхода към някои основни аспекти на ежедневните дейности. И често се казва, че резултатите променят самия мироглед.

Всички методи, предложени в тази книга, са насочени към постигане на три основни цели: 1) да се определи всичкозадачи, които трябва да бъдат изпълнени или които могат да бъдат полезни - сега, по-късно, някой ден; големи, малки или средни; фиксирайте ги в система, която е логична и удобна лично за вас и повече не ги дръжте в главата си; 2) бъдете готови да вземате конкретни решения, така че винаги да имате работещ план за действие, който можете да предприемете или преразгледате на момента; 3) изберете и координирайте цялото това съдържание, разпознавайки различни ниваотговорност към себе си и другите по всяко време.

Тази книга предлага ефективен методуправление на работния процес: ефективни инструменти, съвети, техники и трикове за прилагане на практика. Описаните принципи и методи могат незабавно да бъдат приложени във всички области на вашия личен живот и професионална дейност. Можете да внедрите описаната тук система като основен курс на действие в професионално направлениеи в личния живот, както мнозина вече направиха преди вас. Или можете да използвате тази книга като ръководство за това как да поемете контрола, когато имате нужда от него.

Проблем: нови изисквания и липса на ресурси

Почти всеки човек, с когото съм общувал последно време, изглежда, че има твърде много задачи и абсолютно недостатъчно време, за да ги изпълни. Само за седмица имах два такива случая. Съветвах партньор в голяма международна инвестиционна компания, който се притесняваше, че професионалните отговорности на предложената му нова позиция няма да му оставят никакво време да общува със семейството си. Втората консултация, която имах, беше със среден мениджър по човешки ресурси, който се опитваше да премине през ежедневната си рутина от 150 имейла, тъй като имаше задача да увеличи персонала на регионалния офис на компанията от 1100 на 2000 за една година и тя искаше уикендът да е времето за личния й живот.

Парадоксът на новото хилядолетие е, че качеството на живот на хората се е подобрило, но в същото време нивата на стрес са се увеличили, защото поемат повече задължения, отколкото могат да изпълнят. Вижда окото, но зъбът е изтръпнал. Разнообразието от опции и възможности се превръща в стрес от вземането на решение и избор. Повечето хора са изгубени и не знаят как да променят ситуацията.

Работата вече няма ясни граници

Основната причина за повишаване на нивата на стрес е, че естеството на работата се е променило в по-голяма степен и много по-бързо от нашите умения и способности. През втората половина на ХХ век понятието "работа" в индустриално обществосе трансформира от механична работа на поточната линия до това, което Питър Дракър по-късно изрази толкова кратко като термин „информационна (интелектуална) работа“.

Преди работата се разбираше от само себе си. Нивите трябва да бъдат изорани, машините ремонтирани, кашоните опаковани, кравите издоени, колетите изпратени. Знаехте точно каква работа да свършите: видяхте я. Беше съвсем очевидно кога работата е свършена и кога не. Начинът за увеличаване на производителността беше да се увеличи ефективността на работния процес - с други думи, просто да работите повече или по-дълго.

Почти всяка работа може да се свърши по-добре и днес има огромно количество налична информация как да го направите.

Днес повечето проекти нямат конкретни граници. Много хора, които познавам, имат поне половин дузина задачи, които се опитват да овладеят точно сега, но дори да ги вършат до края на живота си, никога няма да успеят да ги доведат до съвършенство. Може би и вие сте изправени пред същия проблем? Колко успешна може да бъде тази конференция? Колко ефективна е тази програма за обучение или структурата на компенсационния пакет на вашите висши ръководители? Колко добро е образованието, което давате на децата си? Колко добър е блогът, който имате? Колко ефективна беше срещата на персонала, която проведохте? Колко здрав можеш да бъдеш? Колко функционална е реорганизацията на вашия отдел? И накрая, колко информация е налична, за да ви помогне да „подобрите“ всички тези аспекти? Отговорът е прост: безкрайно количество информация, лесно достъпна, поне потенциално, чрез Интернет.

От друга страна, липсата на граници увеличава количеството работа за всички. Днес решаването на много проблеми в организацията изисква кръстосана комуникация, взаимодействие и участие. Границите на нашето лично работно пространство се разпадат (или би трябвало да се) и с тях губим лукса да не четем копия на имейли от маркетинговия отдел, или от отдела за човешки ресурси, или от някаква временна комисия по някакъв въпрос. Добавете към това увеличеното време, което прекарвате с приятели и семейство, тъй като разстоянието между вас избледнява, тъй като днес дори възрастните хора активно използват интернет и смартфони, за да „поддържат връзка“ с пораснали деца.

Нов комуникационни технологиив геометрична прогресияразмиват границите на ангажиментите и живота ни. През второто десетилетие на новия век изпитваме повишена тревожност поради факта, че сме принудени да сме винаги свързани, особено в контекста на глобализацията („половината от моите служители работят в Хонг Конг, а друг ключов специалист в Естония“ ), дистанционна работа и с всички възможности за поддържане на взаимоотношения. Не последна роля в това играе манията ни по различни джобни и китни джаджи, които имат относноповече функции от цяла зала с компютри през 1975 г.

По този начин не само работата и границите на нейното възприятие са по-размити и несигурни, но и времето и пространството, в които можем да вършим тази работа, заедно с нарастващото количество потенциално значима и достъпна информация, която може да донесе добавена стойност в живота ни .

Нашата работа (и живот) продължават да се променят

Размиването на границите на нашите проекти и работата като цяло може само по себе си да създаде проблеми за всеки. Сега към това се добавя постоянната промяна в самата дефиниция на работата, както и честите промени в отговорностите и интересите.

Повечето от нас са получили повече импулси да стимулират промяната, да създават нови проекти и да сменят приоритетите през последните 72 часа, отколкото родителите ни са получавали преди това за месец, а може би и за цяла година.

На семинари често питам: „Кой от вас на работа върши само това, за което е нает? И колко от вас не са имали значителни промени в личния си живот от миналата година? Много малко от участниците вдигат ръка. Въпреки цялата несигурност на работните граници, ако можете да се придържате към ясен набор от отговорности за достатъчно дълго време, има вероятност да разберете какво точно трябва да правите, колко и на какво ниво, за да не полудеете. И ако имахте по-голям контрол над живота си като цяло (без премествания, без промени в отношенията, без здравословни или домашни проблеми за вас и вашите близки, без финансови сътресения, без мотивационни програми, които отварят нови хоризонти, без промени в кариерата, наложени от вас ), бихте могли да организирате един вид ритъм и система за управление на живота си, като по този начин осигурите известна степен на спокойствие и стабилност.

Никога не можем наистина да сме готови за нещо напълно ново. Трябва да се адаптираме и всеки опит за радикална промяна е криза на идентичността. Издържаме теста, трябва да покажем на какво сме способни. Изисква се голямо самочувствие, за да приемеш промяната без колебание.
Ерик Хофер

Такива късметлии обаче са малко. Има три причини за това.

1. Днес почти всички компании работят в режим на промяна: постоянно променят своите цели, продуктова гама, партньори, клиенти, пазари, технологии и собственици. Всичко това, разбира се, се отразява на структурата, формата, ролите и отговорностите.

2. Неспециалистът сега е повече от всякога свободен агент и сменя работата си толкова често, колкото родителите му някога. Дори служителите на четиридесет и петдесет имат стандарт на постоянен растеж. Техните цели са много повече сегашните тенденции"непрекъснато развитие на специалисти, линейни мениджъри и топ мениджъри" - това просто означава, че те няма да останат на позицията си твърде дълго.

3. Поради относителната скорост на промяна в културата, начина на живот и технологиите модерни хорамного по-често трябва да поемете контрола над живота си. Неочакваната нужда да се грижите за застаряващите родители, да помагате на безработни възрастни, да се справяте с внезапни здравословни проблеми или да се опитвате да приемете значителни промени в живота, които вашата половинка внезапно решава да направи - тези неща изглежда се случват по-често днес и имат по-сериозни последици от всякога .

Вече не можем да сме сигурни в нищо, особено в дългосрочен план: какво да правим на работа, у дома, в самолет, шофиране на кола, в местно кафене, какво да правим през уикенда, в понеделник сутринта, изведнъж събуждане в три през нощта, по време на празници... и колко усилия трябва да положите, за да направите всичко добре. Ние сме бомбардирани с огромен поток от информация и комуникация от външния свят и в същото време в нашия вътрешен святгенерират се огромен брой идеи и споразумения с другите и със себе си. И се оказва, че изобщо не сме готови за такъв брой вътрешни и външни задължения.

Това не е нищо ново в нашия високотехнологичен, глобално свързан свят - с изключение на скоростта, с която се извършва промяната. Когато темпът на промяна в живота и работата беше много по-бавен, хората преодоляха неизбежния дискомфорт, свързан с промяната, и за известно време животът им стана премерен и подреден. В днешната среда повечето от нас нямат лукса на период на стабилност. Светът се променя в момента, в който прочетете това. И ако, докато четете това, едновременно с това мислите за други неща, които се случват в живота ви или чувствате непреодолимо желаниепроверка на имейла за потенциално полезна нова информация, имайте предвид, че това е проява на синдрома, наречен „Искам да направя всичко“.

Предишните методи и умения не са достатъчни

Нито класическото образование, нито традиционните модели за управление на времето, нито много дигитални и хартиени инструменти за планиране са достатъчни, за да се справят с днешните изисквания. Ако сте пробвали някой от тези инструменти, вероятно сте стигнали до извода, че те не отговарят на скоростта, сложността и промяната на приоритетите на вашия бизнес. За да останем концентрирани, спокойни и контролирани в нашето продуктивно, но забързано и забързано време, е необходим нов подход към начина на мислене и работа. Необходими са нови методи, технологии и умения за постигане на успех и висока ефективност.

Имаше време, когато традиционният подход към управлението на времето и самоорганизацията работеше. Полезни насоки бяха предложени на служители, които преминаваха от ера на механична поточна линия към нов тип работа, която включваше необходимостта да избират каква работа да вършат и кога. След като самото време се превърна в производствен фактор, личните дневници се превърнаха в основен работен инструмент. (Дори през 80-те години на миналия век много служители смятаха джобния дневник за върха на самоорганизацията, въпреки че мнозина днес го смятат за свой основен контролен инструмент, заедно с може би имейла.) правилен изборза това какво да правя. Ключовите техники за подпомагане на това бяха методът за приоритизиране ABC и създаването на ежедневни списъци със задачи. Със свободата да избирате какво да правите, вие трябваше да направите правилния избор въз основа на вашите приоритети.

Вероятно сте установили - поне до известна степен - че дневникът ви помага да организирате ефективно само малка част от това, което трябва да имате предвид, за да контролирате ситуацията. Ежедневните списъци със задачи и опростената система за приоритизиране се оказаха неефективни при справянето с обема от различни задачи, с които се занимава средният служител. всичко повече хора, чиято работа и живот се състои от стотици имейли и съобщения дневно; в същото време те не могат да пренебрегнат нито една молба, жалба, поръчка или новина, независимо дали са свързани с професионалния или личния живот. Много малко хора са в състояние да приоритизират задачите си или да се придържат към предварително съставен списък със задачи, без първото телефонно обаждане, текстово съобщение или разговор с техния шеф или съпруг безнадеждно да нарушат този план.

Голяма картина или ежедневни задачи?

От друга страна, много бизнес книги, модели, семинари и гурута като решения на проблеми в нашия сложен свят предлагат поглед към голямата картина. Осъзнаването на основните цели и ценности трябва да стимулира мисленето, което ще рационализира работата, ще й придаде смисъл и посока. За съжаление, на практика мисленето за ценности, логически обосновано, много често не носи желания резултат. Бил съм свидетел много пъти на тези опити, които се провалят, обикновено поради следните причини.

Вятърът и вълните винаги са на страната на най-опитния навигатор.
Едуард Гибън, историк

1. В ежедневието има твърде много разсейващи фактори, които не ви позволяват да се концентрирате върху бъдещето.

2. Неефективните системи за лично планиране създават огромно подсъзнателно нежелание да се започват по-големи проекти и да се поставят по-големи цели, защото е малко вероятно те да бъдат управлявани добре и това ще провокира още повече разсейване и стрес.

3. Когато си изясняваме сами по-високи целии ценности, това повдига летвата на нашите стандарти, принуждавайки ни да обърнем внимание на много други неща, които също трябва да бъдат променени. В този момент вече сме безумно изнервени от непосилния брой неща, които трябва да направим. И откъде идват всички тези задачи, които съставят нашите списъци със задачи? Възникна от нашите ценности!

Хаосът не е проблем. Важното е колко време отнема установяването на взаимоотношения.
Док Чайлдър и Брус Крайър, бизнес треньори, консултанти

Има значителна празнина в нашата култура на интелектуална работа: няма система от логически свързани поведенчески модели и инструменти, които ефективно да работят на самото ниво, където действително се извършва работата. Такава система трябва да включва както глобална перспектива, така и най-малките налични детайли. Трябва да вземе предвид много нива на приоритети. Трябва да осигури контрол над стотици единици нова информацияежедневно. Трябва да спести значително повече време и усилия, отколкото е необходимо за поддържането му. Трябва да опрости процеса на изпълнение на задачи.

Перспектива: пълната готовност на майстора на бойните изкуства

Представете си за момент какво би било, ако можете да контролирате напълно ситуацията на всички нива във всеки един момент. Ами ако умът ви е напълно свободен и нищо не ви тласка към непродуктивни дейности? Ако можехте да отделите цялото си внимание на каквото решите да правите, без никакво разсейване?

Отказваме се от живота, ако не му отделяме вниманието, което заслужава, независимо дали става въпрос за почистване на прозорци или опит да напишем шедьовър.
Надя Буланже, композитор

И това е възможно. Има начин да поемете контрола, да останете спокойни и да свършите нещата с минимални усилия, както в професионален, така и в личен план. В условията на нашите сложен святможете сами да изпитате състоянието, което майсторите на бойните изкуства оприличават на вода, а изключителните атлети - на поток. Вероятно сте изпитвали нещо подобно от време на време.

Това е състояние, когато съзнанието не е замъглено и можете да действате конструктивно във всички сфери на живота. Всеки може да го постигне, за да поддържа баланс, да постига стабилно положителни резултатиработете и бъдете оптимисти за живота. Гребецът от световна класа Крейг Ламбърт описа усещането по следния начин:

„Гребците наричат състоянието на липса на съпротива люлка... Спомнете си детската радост от люлеенето на люлка в двора: лекотата на движение, инерцията от движението на самата люлка. Люлката ни носи: не полагаме усилия. Ние ги люлеем с крака, за да летим по-високо, но гравитацията върши основната работа. Ние не толкова помпаме, колкото ни разтърсва. Лодката те носи. Тя иска да се движи по-бързо, скоростта е нейната същност. Нашата задача е да работим с лодката по двойки, да спрем да се намесваме в движението й, опитвайки се да я накараме да плува по-бързо. Прекаленото старание само ще забави нещата. Опитите се превръщат в конвулсивни усилия, които се самоунищожават. Някои хора, които искат да се изкачат по социалната стълбица, правят отчаяни опити да станат аристократи, но самите им усилия доказват обратното. Аристократите не се опитват да постигнат нещо - техният статус вече им принадлежи. Също така суингът е състоянието на постигнатата цел.

Когато "съзнанието е като вода"

Има една метафора в карате, която определя състоянието на перфектна готовност: „умът е като водата“. Представете си, че сте хвърлили камък в спокойно езеро. Какво ще се случи с водната повърхност? Отговорът е прост: зависи единствено от силата на хвърлянето и масата на камъка, тогава повърхността на водата отново ще се успокои. Нито повече, нито по - малко.

Способността за създаване на сила е правопропорционална на способността за отпускане.

Водата си е вода, с всичките й свойства и качества. Тя може да покрие главата си, но това не може да се направи с нея. Тя може да бъде спокойна, но не е нетърпелива. Тя може да бъде принудена да промени курса, но това не я засяга по никакъв начин. разбираш ли какво имам предвид

В карате ефективността на удара се определя от неговата скорост, а не от неговата сила. Това е като пукот на камшик. Ето защо хората, които не се отличават с едро телосложение, могат да се научат да чупят дъски и тухли с голи ръце: това изисква не грубо физическа сила, но способността да нанасяте удари с правилната скорост. Въпреки това, напрегнатите мускули не могат да изпълняват бързо действие. Така че на най-високите нива на обучение в бойните изкуства те преподават баланс и релаксация и в по равноизискват проявата на тези качества, както всички други умения. Въпросът е да изчистите съзнанието, така че да стане отворено и готово да реагира адекватно.

Всичко, което ви кара да реагирате прекалено или слабо, може да ви засегне и в повечето случаи е така. Ако не отговорите адекватно на имейл, на собствените си мисли за това какво трябва да направите, на децата или шефа си, това ще намали ефективността на резултатите. Повечето хора обръщат на много неща повече или по-малко внимание, отколкото заслужават, просто защото не достигат състоянието на „съзнание като вода“.

Възможно ли е да се влезе в „продуктивно състояние“ по желание?

Помислете за последния път, когато се почувствате, че работите много ефективно. Най-вероятно сте чувствали, че контролирате ситуацията, не сте изпитвали стрес, били сте напълно съсредоточени върху работата, не сте забелязали часа (как, обяд ли е?) и сте чувствали, че сте значително по-близо до желания резултат . Бихте ли искали да изпитвате това състояние по-често?

Ако вашето съзнание е чисто, то винаги е готово за всичко, то е отворено за всичко.
Sbanry Suzuki

И ако чувствате, че ситуацията е извън контрол, стресирани сте, не можете да се концентрирате, отегчени сте, времето сякаш е спряло – възможно ли е да промените всичко и да се върнете към продуктивно състояние? Системата GTD ще ви помогне да се върнете към състоянието на "ум като вода" и да използвате всичките си ресурси и възможности с максимална ефективност. Мнозина не забелязват в кой точно момент си тръгват продуктивно състояние. Повечето хора съществуват в полустресово състояние толкова често и толкова дълго, че вече са забравили, че може да бъде различно, че можете да взаимодействате със света в позитивен режим. Надявам се, че тази книга ще ви насърчи да определите какво ниво на стрес съзнателно приемате, знаейки, че разполагате с техники за намаляването му.

Принцип: ефективно управление на вътрешните задължения

След няколко десетилетия на съветване и преподаване, през които имах възможността да общувам с хиляди хора, стигнах до една проста истина: главната причинастресът се крие в лошото управление на задълженията, които хората поемат. Дори тези, които не са стресирани, неизменно се чувстват по-спокойни, по-добре фокусирани и по-продуктивни, след като се научат да управляват ефективно „отворените въпроси“ в живота си.

Може би имате много повече задължения, отколкото предполагате, и всяко от тях, голямо или малко, се проследява от подсъзнателната част на мозъка ви. Това са така наречените „отворени въпроси“ или „непълни цикли“, тоест всичко, което отвлича вниманието и не е свързано със задачата, която изпълнявате. „Отворен въпрос“ може да бъде всичко – от наистина амбициозни цели като „прекратяване на глада по света“ до по-скромни цели като „наемане на нов помощник“ или дори светски задачи като „смяна на електрическа крушка на верандата“.

За да се справите ефективно с всичко това, първо трябва да идентифицирате всичко, което ви притеснява; разберете какво точно означава това за вас и след това решете как да се справите с него. Изглежда нищо сложно, но на практика повечето хора не могат да правят това систематично и последователно. Липсват им знания или мотивация, а понякога и двете, главно защото не са наясно Ю t, каква цена ще трябва да се плати за пренебрегването на това правило.

Основни изисквания за управление на задълженията

За ефективно управлениеангажиментите изискват някои основни действия и поведения.

Първо, ако държите всичките си дела в главата си, тогава вашето съзнание вече не е „като вода“. Всяка незавършена задача трябва да бъде фиксирана в удобната за вас система за планиране, която постоянно използвате, и впоследствие завършена.

Второ, трябва да сте наясно какъв е вашият ангажимент и да решите какво трябва да се направи, за да го изпълните.

Трето, след като сте решили действията, които трябва да предприемете, трябва да създадете система за напомняне за себе си, към която периодично да се връщате.

Мислете с главата си, за да изхвърлите всичко от главата си.

Важно упражнениеза тестване на този модел

Предлагам да запишете в писмена форма ситуацията или проекта, които ви вълнуват най-много напоследък. Какво най-много ви тревожи, обърква, интересува или по някакъв друг начин грабва вниманието ви? Може да е проект или проблем, с който трябва да се справите точно сега, или ситуация, с която неизбежно ще трябва да се сблъскате в бъдеще.

Може би планирате ваканция и трябва да разрешите редица важни въпроси, както винаги в последния момент. Или току-що сте получили имейл с важен и спешен въпрос за вашия отдел. Или може би току-що сте наследили шест милиона долара и не знаете какво да правите с парите. Може да е всичко.

Очертан? Отлично! Сега формулирайте в едно изречение желания успешен резултат от решаването на този проблем или ситуация. С други думи, какво трябва да се случи, за да зачеркнете този проект от списъка си със задачи като завършен? Това може да са най прости изречения, например: „Почивка в Хавай“, „Сделка с клиент X“, „Разрешете училищни проблемиСюзън“, „Изяснете нова структурауправление в отдела”, „Прилагане на нова инвестиционна стратегия” или „Намерете решения на проблемите с четенето на Мануел”. Всичко е ясно? Чудесен!

Сега запишете какво конкретно физическо действие трябва да извършите първо, за да се доближите с една крачка до разрешаването на ситуацията. Ако не правите нищо друго в живота си, освен да решите този проблем, какво бихте правили в момента? Може би ще се обадите на някого или ще напишете SMS? Изпратихте ли имейл? Вземете лист хартия и химикал и обмислете? Започнахте ли да търсите информация в интернет? Купихте нокти в строителен магазин? Разговаряли сте лично с партньор, асистент, адвокат или шеф? Какво би направил?

Отговорихте ли на този въпрос? Добре.

Колко полезни бяха тези две минути за размисъл за вас? По-голямата част от хората, които са правили това упражнение в нашите семинари, са почувствали, че имат поне някакъв контрол над ситуацията; напрежението им намаля и концентрацията им се увеличи. Това също увеличи мотивацията да се направи нещо конкретно за решаване на проблем, за който досега са мислили само абстрактно. Сега си представете, че тази мотивация, само хиляди пъти по-силна, е начин да живеете и работите.

Мислете като човек на действието, действайте като човек на разума.
Анри Бергсон, философ

Ако сте изпитали положителни промени, след като сте направили това малко упражнение, помислете защо тревожността ви е намаляла. В края на краищата всъщност нищо не се е променило: ситуацията все още не е завършена. Но вероятно имате по-ясна представа за желания резултат и конкретното действие, което трябва да предприемете, за да започнете. Най-важната съставка за постигане на яснота, фокус и спокойствие се промени: вашето взаимодействие с вашия вътрешен свят.

Но какво го накара да се случи? Не че сте се "организирали" или сте си "подредили приоритети" - започнахте да мислите. От вас се изискваше много малко: да определите ангажимента си към определен проблем или възможностите и ресурсите за решаване на този проблем. Обикновено хората много мислят. Но проблемът е, че те мислят за проблемите, а не за решенията на тези проблеми. Ако сте изпълнили вярно предложеното упражнение, трябва да организирате мисленето си по отношение на резултат и действие, а това обикновено се случва само със съзнателна концентрация на усилия. Физическата реакция може да е автоматична - но не и процесът на мислене.

Същността на интелектуалния труд

Добре дошли в реалния святинтелектуален труд с неговия основен принцип на действие: ще трябва да мислите за вашите дела повече, отколкото се надявате, но по-малко, отколкото се страхувате. Както пише Питър Дракър: „В интелектуалната работа задачата трябва да бъде формулирана от самия човек. „Какви са очакваните резултати от тази работа?“ - това е основният въпрос, който определя ефективността на интелектуалния работник. Този въпрос изисква рисковани решения. Обикновено няма правилен отговор на него - има само различни варианти за действие. Трябва ясно да разберете крайния резултат, за да бъдете ефективни при постигането му.“

Всяко действие се предхожда от мисъл.
Ралф Уолдо Емерсън

Повечето хора не са склонни да влагат усилия и енергия, за да разберат какво наистина се случва с тях и да решат какво да правят по въпроса. Никога не са ни учили, че преди да започнете работа, трябва да я обмислите. Значителна част от ежедневието е предопределено и когато идваме на работа, просто се заемаме с несвършени задачи. По същия начин и в личния живот: знаем, че семейството трябва да бъде нахранено, бельото да се изпере, децата да бъдат облечени. Малко хора разбират, че трябва да се концентрират, за да определят желан резултати необходимите действия за постигането му. Въпреки това, честно казано, това е най-много ефективен методсбъдвай мечти.

Защо някои мисли не излизат от главата ви

Най-често не можете да спрете да мислите за неща, които не ви харесват в сегашния им вид и които искате да промените, докато:

Все още не сте решили какъв точно да бъде желаният резултат;

Не сте решили каква трябва да бъде следващата стъпка или конкретно действие; и/или

Не сте въвели напомняния за резултата и необходимото действие в удобната за вас система за планиране.

Постоянното непродуктивно мислене за неща, които трябва да се направят, е най-голямата загуба на време и усилия.
Кери Глисън, консултант

Затова тези неща не ти излизат от главата. Докато не подредите ситуацията за себе си, вземете решение и не запишете тази информация в система за планиране, до която абсолютно винаги имате достъп, мозъкът ви няма да се откаже от тази задача. Можете да излъжете всеки, но не и собственото си съзнание. Той знае със сигурност дали сте стигнали до окончателно решение и поставя информацията за резултата и напомнянията за действие в система за планиране, на която може да се вярва, така че „съзнателният ум“ да може правилно да я използва. Докато не направите това, съзнанието няма да спре да се връща към него отново и отново. Дори ако вече сте решили следващата стъпка, необходима за разрешаване на проблема, умът ви няма да си почине, докато напомнянето не изпълни напълно функцията си. Умът ви ще продължи да ви тежи да не предприемете следващата стъпка, особено когато не можете да направите нищо, а това само увеличава нивата на стрес.

Вашият ум няма собствен ум

Ако нашето съзнание се ръководеше от вътрешна логика и разумни аргументи, то би ни напомняло какво трябва да се направи само когато имаме реална възможност за това.

Случайно да имате някъде фенерче с изтощени батерии? Кога мислите, че съзнанието ще ви напомни да си купите нови батерии? Като видиш, че старите не стават! Не е много умно: ако съзнанието имаше вътрешен ум, то щеше да ви напомня за изтощени батерии само когато минавате покрай витрина за батерии в магазин. Също така какъв размер батерии са ви необходими?

Спомнете си, от момента, в който се събудихте сутринта до сега, мислили ли сте за нещо, което трябва да направите, но все още не сте направили? Мисълта за това посещавала ли ви е повече от веднъж? За какво? В крайна сметка е загуба на време и енергия да продължавате да мислите за това, което не правите правилно в този момент. Освен това само засилва безпокойството за това какво трябва да правите, но не правите.

Контролирайте ума си или той ще ви контролира.
Хорас

Повечето хора напълно контролират своя мисловен процес, който реагира на външни стимули, особено когато са изправени пред синдрома на "прекалено-твърде-твърде-да-да-да-да-да". Най-вероятно имате твърде много незавършени ситуации и отворени въпросипредадени на тяхното съзнание, което не е в състояние да се справи ефективно с тях. Според резултатите от изследванията човешката психика просто не може да не следи недовършените ситуации и това се случва не от позицията на умен, позитивен мотиватор (както се смяташе в началото), а от позицията на критик, който ви отвлича от други мисли, намалявайки способността Ви за активно действие.

За всички неща и ситуации, които попадат в категорията „разни“, мога да дам следната дефиниция: това е всичко, което допускате във вашето физическо или психологически свят, но това, което не е намерило адекватно място там, а вие все още не сте разбрали точно какво означава това за вас, какъв трябва да бъде желаният резултат и следващата конкретна стъпка. Повечето системи за планиране не работят за повечето хора, защото хората все още не са трансформирали всички неща, които се опитват да планират. Докато тези неща остават "различни", те са неконтролируеми.

Почти всички списъци със задачи, които съм виждал през годините (ако изобщо имаше такива списъци), бяха просто списък с различни неща, а не списък с реални действия, ориентирани към резултати, които трябваше да бъдат извършени. Това беше един вид напомняне за много недовършена работа, неразложена на резултати и конкретни стъпки, тоест не беше реален план какво трябва да направи съставителят на този списък.

Трябва да трансформираме всички задачи, които попадат в категорията „разни“, в ясна последователност от смислени действия, проекти и информация, готова за използване.

Ето какво обикновено виждаме в стандартен списък със задачи: „Мама“, „Банка“, „Доктор“, „Бавачка“, „Вицепрезидент по маркетинг“ и т.н. Четенето на такива списъци често причинява повече стрес, а не облекчение. Да, това е ценно напомняне, че трябва да направите нещо или да вземете някакво решение. Но чисто психологически това си остава призив: „Вземете решение!“ И ако в момента нямате силата или възможността да помислите и да вземете това решение, такъв списък със задачи просто ще ви напомни, че имате твърде много работа.

Край на уводния сегмент.

В ежедневната си работна среда често се хващам да се чудя колко бързо забравям нечие обаждане или имейл, ако се отклоня от собствената си GTD (свършване на нещата) рутина. Запознах се с GTD чрез преводна статия в началото на 2000-те. Хареса ми идеята и измислих моя собствена система. С две думи: (1) улавя цялата входяща информация, (2) извършва действия, които изискват не повече от няколко минути; (3) сортирайте останалата информация. Така че, пробиви ми се случват, ако не коригирам информацията на входа. И навикът ми да се доверявам на бележките е толкова силен, че не „ровя“ в паметта си в търсене на пропуснати букви ... което води до пропускане на важна буква. Подреждането на нещата ще ви помогне да подобрите ефективността си, като поставите рутината си на автопилот. Ще се научите да отделяте незначителните от важните неща, да си поставяте правилно целите и да приоритизирате, да работите с входящата информация и задачи. През 2015 г. беше публикувано второто английско издание, което беше преведено на руски през 2016 г. В новото издание се обръща голямо внимание на работата с електронна поща и друга цифрова информация.

Дейвид Алън. Как да подредим нещата. - М .: Ман, Иванов и Фербер, 2010. - 368 с.

Изтеглете резюме във формат или

Част I. Изкуството да постигаш резултати

Глава 1

Всички методи, представени в моята книга, се основават на две основни цели: 1) да се комбинират всички задачи, които трябва да бъдат извършени - сега, по-късно или някой ден, сериозни, малки или средни - в логично подредена и надеждна система, която надхвърля границите на вашето съзнание и вашия ум, и 2) обучете се да вземате фронтални решения относно всички входящи данни, които срещате в живота, така че винаги да имате план по-нататъшни действиякоито могат да бъдат приложени или преразгледани по всяко време.

Списъците с приоритети и ежедневните списъци със задачи са се превърнали в основните инструменти, които хората са разработили, за да рационализират по някакъв начин своя избор на възможни следващи действия. Календарът, при цялата си важност, помага за ефективното организиране само на малка част от задачите, които трябва да бъдат решени. Предварително планиран работен план може да бъде зачеркнат още с първото телефонно обаждане или намесата на началниците.

Има начин да поемете пълен контрол над ситуацията, като запазите спокойствие. Това състояние на бойните изкуства се нарича "течност на съзнанието". Това е състояние на работа, действие и битие, в което съзнанието запазва яснота и генерира конструктивни идеи (виж).

Най-важното за вътрешния мир е освобождаването на ума и готовността за всичко.

Повечето стресови ситуации се дължат на неадекватна реакция на ангажиментите, които хората поемат или приемат. Всичко, което не ви подхожда и според вас не е на мястото си, е отворени контуриотвлича вниманието ви. Ако нещо занимава мислите ви, значи съзнанието ви не е свободно. Каквото и да смятате за непълно, трябва да бъде организирано в система извън ума ви (наричам го кошче), към която ще трябва да се връщате редовно, за да организирате съдържанието ѝ. Трябва да решите какво трябва да направите (ако има смисъл да правите нещо), за да изпълните всяка от задачите. Трябва да консолидирате напомнянията за действия в система, към която ще се обръщате редовно.

Упражнение за тестване на модела.Опишете на хартия ситуацията, която в момента занимава най-много ума ви. Сега с едно изречение опишете успешния резултат, който ще ви донесе решение на този проблем или изход от тази ситуация. Сега запишете незабавните действия, които трябва да предприемете, за да задвижите нещата. Ако по време на това малко упражнение във вас са настъпили някакви промени по-добра страна, помислете за тях.

Глава 8. Ревизия на данни: как да поддържате системата в работно състояние

Вашата система не трябва да остава статична - тя трябва да съдържа само актуална информацияи в допълнение, за насърчаване на периодично и подходящо оценяване на вашия живот и работа на няколко нива. Често ме питат: "Колко време прекарвате в преглед на вашата система?" Отговорът е прост: „Точно толкова, колкото ми трябва, за да си върша спокойно работата.“ Всъщност това са няколко секунди два пъти на ден.

Първо погледнете календара си, а след това списъците със задачи. Магическият ключ за поддържане на ефективността на процеса е седмичният преглед. Седмичният преглед е всичко, което трябва да направите, за да изчистите главата си и да съсредоточите дейностите си през следващите няколко седмици. Той включва всички стъпки на управление на работния процес: събиране, обработка, организиране и преглед на всички ваши ангажименти и намерения, така че да можете честно да кажете: „Знам точно целия списък със задачи, които не правя сега, но които бих могъл да направя ако сметна за необходимо."

Съветвам Ви да отделите два часа за преглед около обяд в последния работен ден от седмицата. Този момент може да се нарече оптимален поради три причини:

събитията от изминалата седмица все още не са избледнели от паметта и можете да извършите подробен анализ („О, да, трябва да запомните да се свържете с нея относно ...“);
когато (със сигурност) откриете дейности, които изискват да контактувате с хора на работа, все още ще имате време да направите това, преди всички да заминат за уикенда;
страхотно е да изчистите всички нива на съзнанието, за да се отпуснете и да се отпуснете през уикендите, когато нищо не занимава мислите ви.

Независимо от начина ви на живот, имате нужда от седмичен ритуал за пренареждане на задачите.

Най-добрите идеи за работа няма да ви хрумнат, докато работите.

Глава 9. Действие: Как да изберем най-добрия вариант

Вашият избор на текущи действия се определя от критерии в този ред: контекст, времеви резерв, енергиен резерв, приоритет. Създавайте напомняния за действие по контекст: Обаждания, У дома, Компютър, Пътуване, Дневен ред за среща за Джо, Дневен ред за среща за срещата и т.н. Сортираните по контекст списъци избягват ненужното повторение, когато мислите какво да правите.

По време на работния ден, по всяко време, вие сте ангажирани с един от трите вида дейности: извършване на планирана работа, извършване на работа, когато стане налична, и планиране на по-нататъшна работа. За съжаление, много хора си позволяват да се увличат в решаването на непланирани спонтанни проблеми, оставяйки другите два вида работа да поемат по свой собствен път, което неизбежно създава проблеми. Често е много по-лесно да се потопите в спешни въпроси, отколкото да се справите с входящата си поща, имейла и останалите ви отворени въпроси.

Вашите системи готови ли са да ви помогнат най-добре в подобна ситуация в 10:26 сутринта в понеделник? Ако все още държите всички задачи в главата си и се опитвате да изброите само "критичните" неща, мога да предположа, че отговорът е не.

Забелязах, че хората са много по-добри в непредвидени обстоятелстваи кризи, отколкото с обработката, организирането, прегледа и оценката на тази част от тяхната работа, която не е толкова очевидна. По-лесно е да се захванете с това, което е „спешно“, особено когато има много незавършени и относително неуправляеми задачи на вашия работен плот, във входящата ви електронна поща и в главата ви. За много хора безкрайният поток от очевидно спонтанни дейности се превръща в удобно извинение да избегнат отговорността да планират дейностите си и да управляват списъците си със задачи.

Глава 10

Винаги е добре да имате под ръка ефективни инструменти, за да улавяте идеи за проекти веднага щом ви хрумнат. Ако не записвате или използвате цифрови устройства, е изключително трудно да останете фокусирани върху която и да е задача за повече от няколко минути, особено когато работите сами. Но ако използвате физически инструменти, за да уловите мислите си, тогава можете да работите градивно върху задача с часове (предпочитам Word и Excel като такива инструменти - Забележка. Багузина).

Част III. Силата на ключовите принципи

Глава 11

Когато хората, с които работите, видят, че винаги може да се разчита на вас за това как получавате, обработвате и организирате информацията и ангажиментите си, тяхното доверие във вас нараства.

Ако негативни емоциивъзникнат в резултат на нарушаване на вътрешни договорености, има три възможни варианта за отстраняване Отрицателни последици: не сключвайте споразумение, изпълнявайте споразумение, преразглеждайте споразумение.

Качеството на всяка холистична система се определя от нейното най-слабо звено. И често ахилесовата пета на организацията е лидерът, неспособен да осигури активна и навременна комуникация в системата. Виждам това особено често в компании, където входящите кутии или изобщо не съществуват, или са пълни и е очевидно, че никой не е работил по тях твърде дълго. Такива компании обикновено страдат от сериозни комуникационни повреди, защото системата им е ненадеждна. Консултирах се с ръководители, чиито календари бяха пълни със срещи. Въпреки това, веднага щом започнаха да отговарят на имейли своевременно, ситуацията се промени драматично. Когато служителите и другите започнаха да получават това, от което се нуждаят от мениджъра чрез имейл, под формата на обратна връзка или някакви решения, вече не им се налагаше да се опитват да стигнат до лична среща, за да изяснят тези проблеми.

Глава 12

Няколко много опитни висши ръководители ми признаха, че въвеждането на въпроса "Какво трябва да бъде следващото действие?" като оперативен стандарт в тяхната компания драстично подобрена измерена производителност. Този подход промени завинаги тяхната корпоративна култура към по-добро. Защо? Защото този въпрос внася яснота, насърчава отчетността, повишава продуктивността и дава сила.

Глава 14 GTD методология и когнитивна наука

Изследванията в подкрепа на методологията GTD се появиха в няколко посоки: позитивна психология, разпределено познание, облекчаване на когнитивното натоварване от отворени въпроси, теория на потока, теория за самонасочване, преследване на цел чрез намерение за упражняване, психологически капитал.

Мартин Селигман, президент на Американската психологическа асоциация, призова колегите си да изместят фокуса си от простото описание, изучаване и диагностициране на психични разстройства към онези черти на характера и характеристики на човешкото поведение, които са характерни за удовлетворените, щастливи хора, които не са обременени с психични проблеми. разстройства. Разбира се, посланието му беше просто разширено представяне на идеи. Ейбрахам Маслоуизложено в средата на двадесети век за личната самоактуализация като най-богатият регионизследвания в психологията. Въпреки това, след призива на Селигман за действие, тя се превърна в пълноправен подраздел на психологическата наука.

Разпределено познание: стойност външна система. Учените са показали, че човешки мозъкпредназначен да генерира идеи въз основа на дефиницията на модели и мостри, но не е предназначен да съхранява цялата тази информация!

Популярна концепция, която често се свързва с методологията на GTD, е състоянията на оптимална работа и ангажираност. Състоянието на потока, като правило, е придружено от пълна концентрация върху дадена задача, чувство за контрол над ситуацията и ясно съзнаниецели. Хората в потока обикновено знаят какво трябва да се случи след това и получават незабавна обратна връзка с напредването на задачата.

Теорията за самоуправление включва три стратегии. Стратегиите, ориентирани към поведението, се фокусират върху извършването на това, което трябва да се направи, но неприятна работа. Стратегиите, ориентирани към възнаграждението, са предназначени за ситуации, в които наградата или мотивацията за дадено лице е самото изпълнение на тази дейност. Стратегиите на моделите на конструктивно мислене допринасят за създаването на начин на мислене, който ще има положително въздействие върху представянето. Този набор от стратегии включва вътрешен разговор, умствена визуализация, заменяйки неефективни вярвания и предположения.

Психологическият капитал се състои от четири аспекта: самоефективност, оптимизъм, психологическа стабилност и надежда.

Глава 15. Пътят към съвършенство в GTD

В моите много години разговори с хора, които практикуват GTD методологията, идентифицирах три етапа на зрялост, които те са демонстрирали при прилагането на тази методология:

използвайте основите на управление на работния процес;
по-сложни и интегрирана системауправление на жизнения цикъл;
подобряване на GTD уменията за създаване на чисто пространство и подреждане на нещата за още по-смислено себеизразяване.

Някои основни методи, дори ако са били първоначално използвани, могат лесно да загубят своята пълнота, уместност и да станат напълно безполезни; те включват следните настройки:

избягвайте вземането на решение за следните действия;
контролирайте напълно списъка на чакащите, въведете в него всеки резултат, който очаквате от другите или който трябва да бъде проследен след известно време;
използвайте списъци с дневния ред на срещата, за да управлявате комуникацията с други хора;
поддържа проста, лесно достъпна система за съхранение на справочна информация;
поддържайте календара в такова състояние, че задачите в него да са задължителни и да не се претоварва с ненужни записи;
Извършвайте седмичен преглед, за да поддържате системата актуална и работеща.

Дори ако човек е използвал само няколко отделни концепции на GTD или не прилага системата редовно, той все още може да направи очевидни подобрения. Ако не можете да понесете нищо друго освен правилото за две минути, само това ще ви плати. Ако напишете няколко повече задачи на хартия, отколкото бихте направили преди, вече ще спите по-добре. Ако поне от време на време напълно изпразните имейл кутията си, това е повод за празнуване. И ако просто попитате себе си или другите какво трябва да бъде следващото действие, въпреки че не сте го правили преди, ще бъдете една стъпка по-близо до това да бъдете продуктивни без стрес.

Когато работех в седмичния издател, имахме контролен списък за промяна на текущия шаблон с нов. Това направи възможно избягването на грешки в долните колонтитули, изходните данни и т.н. - Забележка. Багузина

Глави 14 и 15 се появиха през 2015 г. във второто издание на книгата на английски език. - Забележка. Багузин.