Αξιωματούχος του Vniidad. Μάθημα, σεμινάριο, εκπαίδευση Οργάνωση αρχείου σε επιχειρήσεις διαφόρων μορφών ιδιοκτησίας

Το 1966, δημιουργήθηκε το Πανενωσιακό Επιστημονικό Ερευνητικό Ινστιτούτο Τεκμηρίωσης και Αρχειοθέτησης (VNIIDAD) στο σύστημα της Διεύθυνσης Κύριων Αρχείων υπό το Συμβούλιο Υπουργών της ΕΣΣΔ (GAU USSR). Τα επίσημα γενέθλια του ινστιτούτου είναι στις 2 Μαρτίου 1966, όταν εκδόθηκε η σχετική διαταγή του Υπουργικού Συμβουλίου της ΕΣΣΔ.
Η VNIIDAD κλήθηκε να πραγματοποιήσει ερευνητικές εργασίες (Ε&Α) στον τομέα της αρχειοθέτησης και της διαχείρισης εγγράφων και, με βάση τα αποτελέσματα που προέκυψαν, να αναπτύξει μεθοδολογικές συστάσεις για την οργάνωση της αρχειοθέτησης και των εργασιών γραφείου σε όλους τους οργανισμούς της Σοβιετικής Ένωσης.
Από το 1991 ξεκίνησε μια νέα περίοδος στις δραστηριότητες του ινστιτούτου. Η διαμόρφωση του ρωσικού κράτους, οι σχέσεις αγοράς, η συνεχιζόμενη αρχειακή μεταρρύθμιση και η νέα αρχειακή νομοθεσία απαιτούσαν μια σοβαρή επιστημονική ανάλυση της κατάστασης του ρωσικού αρχειακού συστήματος, των προβλημάτων του και τον προσδιορισμό πιθανών κατευθύνσεων για περαιτέρω ανάπτυξη. Υπό αυτές τις συνθήκες, ο ρόλος του VNIIDAD, ως του μοναδικού εξειδικευμένου επιστημονικού κέντρου στον κλάδο, έχει αυξηθεί σημαντικά.
Μετά την κατάρρευση της ΕΣΣΔ και το σχηματισμό της Ρωσικής Ομοσπονδίας, όλες οι λειτουργίες της διαχείρισης αρχείων στη χώρα μεταφέρθηκαν σε ένα ειδικά δημιουργημένο όργανο - τα Ομοσπονδιακά Αρχεία. Η δομή του, μαζί με άλλα ομοσπονδιακά αρχειακά ιδρύματα, περιελάμβανε το VNIIDAD, το οποίο έλαβε το όνομα του Πανρωσικού Ερευνητικού Ινστιτούτου Τεκμηρίωσης και Αρχειοθέτησης. Ταυτόχρονα, η συντομογραφία δεν άλλαξε - VNIIDAD, αλλά το ινστιτούτο άλλαξε σταδιακά το πρόσωπό του.
Επί του παρόντος, το Ινστιτούτο ανήκει στην Ομοσπονδιακή Αρχειακή Υπηρεσία (Rosarchive). Τα κύρια καθήκοντά της παραμένουν η ανάπτυξη θεωρητικών και μεθοδολογικών προβλημάτων αρχειοθέτησης και διαχείρισης εγγράφων, αρχειοθέτησης και υποστήριξης τεκμηρίωσης για τη διαχείριση.
Το ινστιτούτο διαθέτει ερευνητικά τμήματα στους κύριους τομείς δραστηριότητας: το τμήμα αρχειοθέτησης (αποτελείται από: τον τομέα οργάνωσης επιστημονικών συσκευών αναφοράς και λογιστικής αρχειακών εγγράφων, τον τομέα κατάρτισης και εξέτασης της αξίας των εγγράφων, τον τομέα χρήσης αρχειακού εγγράφων), το τμήμα επιστήμης εγγράφων (αποτελείται από: τον τομέα διαχείρισης εγγράφων, τον τομέα τυποποίησης και διαχείρισης τεκμηρίωσης), το τμήμα οικονομικής και τεχνολογικής υποστήριξης των αρχειακών επιχειρήσεων (περιλαμβάνει: το εργαστήριο διασφάλισης της ασφάλειας του αρχειακού έγγραφα, τον τομέα της οικονομίας της αρχειοθέτησης, το εργαστήριο αυτοματοποιημένων αρχειακών τεχνολογιών). Μεταξύ των 88 υπαλλήλων του Ινστιτούτου (από 01.01.2013) υπάρχουν 1 Αντεπιστέλλον Μέλος της Ρωσικής Ακαδημίας Επιστημών, 6 Διδάκτωρ Επιστημών και 30 Υποψήφιοι Επιστήμες.
Το Ινστιτούτο έχει αναπτύξει κανόνες, μεθόδους και κανονισμούς για το έργο των κρατικών αρχείων και των αρχείων οργανισμών. Έχει δημιουργηθεί ένας αριθμός καταλόγων εγγράφων που ρυθμίζουν την επιλογή εγγράφων για αρχειακή αποθήκευση. Οι σημαντικότερες κατευθύνσεις του ερευνητικού έργου του ινστιτούτου είναι η επίλυση θεμάτων θεωρίας και πρακτικής εξέτασης της αξίας των εγγράφων και η απόκτηση αρχείων, η δημιουργία και ανάπτυξη ενός συστήματος επιστημονικής και συσκευής αναφοράς και η θεωρητική και μεθοδολογική του βάση και την ταξινόμηση των αρχειακών πληροφοριών. Οι ειδικοί του ινστιτούτου αντιμετωπίζουν με επιτυχία τα θέματα της οικονομίας της αρχειοθέτησης, διασφαλίζοντας την ασφάλεια των αρχειακών εγγράφων και τη χρήση τους.
Στον τομέα της διαχείρισης εγγράφων και της διαχείρισης εγγράφων του ινστιτούτου, διεξάγεται θεωρητική έρευνα σχετικά με τη μελέτη της πληροφοριακής ουσίας του εγγράφου, των ιδιοτήτων και των λειτουργιών του, των διαδικασιών σχηματισμού εγγράφων, καθώς και του σχηματισμού συστημάτων τεκμηρίωσης. Γίνεται έρευνα για την ιστορία της εργασίας γραφείου και την ορολογία της διαχείρισης εγγράφων και την υποστήριξη τεκμηρίωσης για τη διαχείριση.Οι εφαρμοσμένες μελέτες στοχεύουν στη σύνοψη της πρακτικής εμπειρίας ανάπτυξης και εφαρμογής τεχνολογιών για εργασία με έγγραφα, συμπεριλαμβανομένων των ηλεκτρονικών, και ηλεκτρονικών συστημάτων διαχείρισης εγγράφων (εταιρικά συστήματα πληροφοριών), αναπτύσσοντας τα οργανωτικά θεμέλια για τη δημιουργία συστημάτων διαχείρισης εγγράφων.
Το Ινστιτούτο συνεργάζεται επιτυχώς με τον Διεθνή Οργανισμό Τυποποίησης, συμμετέχει στην ανάπτυξη των πιο σημαντικών διεθνών προτύπων για τη διαχείριση εγγράφων και φέρνει στην προσοχή του παγκόσμιου επαγγελματία τις θεμελιώδεις θέσεις των Ρώσων ειδικών εγγράφων σχετικά με τη διαχείριση εγγράφων και την τυποποίηση αυτού του τύπου δραστηριότητας. κοινότητα.
Τα τελευταία χρόνια, τα προβλήματα της επιστημονικής έρευνας του ινστιτούτου συνδέονται στενά με τις αλλαγές που συντελούνται στον τομέα της πληροφορικής, τη διαρκώς διευρυνόμενη διάδοση των ηλεκτρονικών εγγράφων και τη σημαντική επέκταση της διαχείρισης ηλεκτρονικών εγγράφων. Σημαντική θέση καταλαμβάνουν οι εργασίες στον τομέα της βελτίωσης της διαχείρισης τεκμηρίωσης, της διασφάλισης της ασφάλειας των αρχειακών εγγράφων, της ανάπτυξης αυτοματοποιημένων τεχνολογιών αρχειοθέτησης και της λειτουργίας των ηλεκτρονικών αρχείων.
Το Ινστιτούτο διαθέτει Βιομηχανικό Κέντρο Επιστημονικής και Τεχνικής Πληροφόρησης για την Αρχειοθέτηση και τη Διαχείριση Αρχείων (περιλαμβάνει: τον Τομέα Υποστήριξης και Συντήρησης Πληροφοριών του SIF, τον Τομέα Ξένων Επιστημονικών και Τεχνικών Πληροφοριών για την Αρχειοθέτηση και τη Διαχείριση Αρχείων, τον Τομέα Ηλεκτρονικών Πόρων Επιστημονικής και Τεχνικής Πληροφόρησης), η οποία παρέχει στα αρχεία και σε άλλους ενδιαφερόμενους οργανισμούς πληροφορίες στον τομέα της διαχείρισης και αρχειοθέτησης εγγράφων. Υπάρχει Παράρτημα Κέντρου Προηγμένων Σπουδών στη Διαχείριση Αρχειοθέτησης και Τεκμηρίωσης, το οποίο παρέχει επανεκπαίδευση και προηγμένη εκπαίδευση του προσωπικού σε αυτούς τους τομείς. Το 2003, με απόφαση του Συμβουλίου των Αρχηγών Κυβερνήσεων των κρατών μελών της ΚΑΚ, δόθηκε στο ινστιτούτο το καθεστώς του βασικού οργανισμού για την επανεκπαίδευση και την προηγμένη εκπαίδευση του προσωπικού σε θέματα αρχειοθέτησης, διαχείρισης εγγράφων και υποστήριξης εγγράφων για τη διοίκηση των κρατών μελών της Κοινοπολιτείας Ανεξάρτητων Κρατών.
Το Ακαδημαϊκό Συμβούλιο του Ινστιτούτου περιλαμβάνει κορυφαίους ειδικούς από την Ομοσπονδιακή Αρχειακή Υπηρεσία, το VNIIDAD και άλλους οργανισμούς. Υπάρχουν μεταπτυχιακά μαθήματα.

Γενικές πληροφορίες για το VNIIDAD

Το 1966 δημιουργήθηκε το Πανενωσιακό Επιστημονικό και Ερευνητικό Ινστιτούτο για τη Διαχείριση Αρχείων και Αρχείων (VNIIDAD) στο πλαίσιο του συστήματος της Κύριας Αρχειακής Διοίκησης στο Συμβούλιο Υπουργών της ΕΣΣΔ (GAU USSR). Επίσημα γενέθλια του Ινστιτούτου είναι στις 2 Μαρτίου 1966, όταν εκδόθηκε ο αντίστοιχος Κανονισμός του Υπουργικού Συμβουλίου της ΕΣΣΔ.
Η VNIIDAD επρόκειτο να πραγματοποιήσει επιστημονική και ερευνητική εργασία (NIR) σε θέματα αρχειακής δραστηριότητας και διαχείρισης αρχείων. Και ως αποτέλεσμα της δουλειάς του το Ινστιτούτο έπρεπε να αναπτύξει μεθοδικές συστάσεις σχετικά με την αρχειακή δραστηριότητα και τη διαχείριση αρχείων σε όλα τα ιδρύματα της Σοβιετικής Ένωσης.
Από το 1991 υπάρχει μια νέα περίοδος δραστηριότητας στο VNIIDAD. Η διαμόρφωση του ρωσικού κρατιδίου, οι σχέσεις της αγοράς, η αναληφθείσα αρχειακή μεταρρύθμιση και η νέα αρχειακή νομοθεσία απαιτούσαν σοβαρή επιστημονική ανάλυση της κατάστασης του αρχειακού συστήματος της Ρωσίας, των προβλημάτων του, των πιθανών σφαιρών ανάπτυξης. Σε μια τέτοια κατάσταση, ο ρόλος του VNIIDAD ως μοναδικό επιστημονικό κέντρο του χώρου έχει αυξηθεί σημαντικά.
Μετά την κατάρρευση της ΕΣΣΔ και τον σχηματισμό της Ρωσικής Ομοσπονδίας, όλες οι λειτουργίες διαχείρισης αρχειακών δραστηριοτήτων στη χώρα μεταφέρθηκαν σε ένα ειδικά δημιουργημένο όργανο - το Rosarkhiv. Το VNIIDAD, που μετονομάστηκε σε Πανρωσικό Επιστημονικό και Ερευνητικό Ινστιτούτο για τη Διαχείριση Αρχείων και Αρχείων, συμπεριλήφθηκε στη δομή του, μαζί με άλλα ομοσπονδιακά αρχειακά ιδρύματα. Η συντομογραφία δεν άλλαξε – VNIIDAD, ωστόσο, το Ινστιτούτο άλλαξε σταδιακά την ταυτότητά του.
Τώρα το Ινστιτούτο αποτελεί μέρος του συστήματος της Ομοσπονδιακής Αρχειακής Υπηρεσίας (Rosarkhiv). Οι κύριοι στόχοι του είναι οι ίδιοι: ανάπτυξη θεωρητικών και μεθοδικών προβλημάτων της αρχειακής επιστήμης και διαχείρισης αρχείων, αρχειακή δραστηριότητα και τεκμηριωτική υποστήριξη της διαχείρισης.
Το Ινστιτούτο διαθέτει επιστημονικά και ερευνητικά τμήματα με τις κύριες λειτουργίες: τμήμα αρχειακής επιστήμης (στη δομή του: τομέας οργάνωσης βοηθημάτων εύρεσης και ελέγχου αρχειακών εγγράφων, τομέας απόκτησης και αξιολόγησης εγγράφων, τομέας χρήσης αρχειακών εγγράφων), τμήμα επιστήμης αρχείων (στη δομή του: τομέας υποστήριξης τεκμηρίωσης διαχείρισης, τομέας τυποποίησης και διαχείρισης αρχείων), τμήμα οικονομικής και τεχνολογικής υποστήριξης αρχειακής δραστηριότητας (στη δομή του: εργαστήριο συντήρησης αρχειακών εγγράφων, τομέας αρχειακής δραστηριότητας οικονομία, εργαστήριο αυτοματοποιημένων αρχειακών τεχνολογιών). Μεταξύ ογδόντα οκτώ υπαλλήλων του Ινστιτούτου (για 01/01/2013) υπάρχει ένα αντεπιστέλλον μέλος του RAN, έξι Ιατροί και τριάντα διδάκτορες ερευνητές. Το Ινστιτούτο έχει αναπτύξει κανόνες, μεθόδους και κανονισμούς εργασίας των αρχείων κρατικών οργανισμών. Διατυπώθηκε ένας αριθμός καταλόγων εγγράφων που ρυθμίζουν την επιλογή εγγράφων για αρχειακή αποθήκευση. Οι σημαντικότεροι τομείς του ερευνητικού έργου του Ινστιτούτου είναι οι εξής: επίλυση θεωρίας και πράξης στην αξιολόγηση εγγράφων και απόκτηση αρχείων, δημιουργία και ανάπτυξη συστήματος βοηθημάτων εύρεσης και της θεωρητικής και μεθοδικής βάσης του, ταξινόμηση αρχειακών πληροφοριών. Οι ειδικοί του VNIIDAD δραστηριοποιούνται με επιτυχία στην επίλυση ερωτημάτων σχετικά με την οικονομία της αρχειακής δραστηριότητας, τη διατήρηση αρχειακών εγγράφων και τη χρήση τους.
Στην επιστήμη των αρχείων και την τεκμηριωτική υποστήριξη της διαχείρισης, το Ινστιτούτο εργάζεται σε θεωρητικές έρευνες που σχετίζονται με τη μελέτη της πληροφοριακής ουσίας ενός εγγράφου, των ιδιοτήτων και των λειτουργιών του, των διαδικασιών δημιουργίας εγγράφων αλλά και του σχηματισμού συστημάτων τεκμηρίωσης. Πραγματοποιούνται έρευνες για την ιστορία της τήρησης αρχείων και την ορολογία της επιστήμης των αρχείων και την τεκμηριωτική υποστήριξη της διαχείρισης. Επίσης, έρευνες εφαρμοσμένου χαρακτήρα στοχεύουν στη γενίκευση της πρακτικής εμπειρίας στην επεξεργασία και εφαρμογή τεχνολογιών εργασίας με έγγραφα, συμπεριλαμβανομένων ηλεκτρονικών αρχείων και συστημάτων κυκλοφορίας ηλεκτρονικών αρχείων (εταιρικά συστήματα πληροφοριών), ανάπτυξη οργανωτικών βάσεων δημιουργίας συστημάτων διαχείρισης αρχείων.
Το Ινστιτούτο συνεργάζεται επιτυχώς με τον Διεθνή Οργανισμό Τυποποίησης, συμμετέχει στην ανάπτυξη σημαντικών διεθνών προτύπων για τη διαχείριση αρχείων και ενημερώνει τη διεθνή επαγγελματική κοινότητα για τις βασικές του θέσεις των Ρώσων διαχειριστών αρχείων σχετικά με τη διαχείριση και τυποποίηση αρχείων.
Πρόσφατα, τα θέματα των επιστημονικών ερευνών του Ινστιτούτου συνδέονται στενά με τις αλλαγές που συμβαίνουν στις τεχνολογίες της πληροφορίας, την ολοένα και ευρύτερη διάδοση των ηλεκτρονικών αρχείων και τη σημαντική διεύρυνση της κυκλοφορίας των ηλεκτρονικών αρχείων. Πολύ σημαντικές είναι οι εργασίες βελτίωσης της τεκμηριωτικής υποστήριξης της διαχείρισης, διατήρησης αρχειακών εγγράφων, ανάπτυξης αυτοματοποιημένων αρχειακών τεχνολογιών, λειτουργίας ηλεκτρονικών αρχείων.
Το Ινστιτούτο περιλαμβάνει το Κέντρο επιστημονικής και τεχνικής πληροφόρησης για την αρχειακή επιστήμη και τη διαχείριση αρχείων (στη δομή του: τομέας υποστήριξης πληροφοριών και υπηρεσιών του ταμείου ανεύρεσης βοηθημάτων (SIF), τομέας ξένων επιστημονικών και τεχνικών πληροφοριών για την αρχειακή επιστήμη και τη διαχείριση αρχείων, τομέας ηλεκτρονικών πόρων επιστημονικής και τεχνικής πληροφόρησης). Το Κέντρο παρέχει στα αρχεία και σε άλλους ενδιαφερόμενους οργανισμούς πληροφορίες σχετικά με τη διαχείριση αρχείων και την αρχειακή δραστηριότητα. Στο VNIIDAD λειτουργεί με επιτυχία το Εκπαιδευτικό Κέντρο επαγγελματικής ανάπτυξης για την αρχειακή δραστηριότητα και την τεκμηριωτική υποστήριξη της διαχείρισης, το οποίο παρέχει επανεκπαίδευση και προηγμένη εκπαίδευση του προσωπικού στους καθορισμένους τομείς. Το 2003 το Ινστιτούτο έχει την ιδιότητα του βασικού οργανισμού για την επανεκπαίδευση και την επαγγελματική ανάπτυξη του προσωπικού σε αρχεία και επιστημονικά αρχεία, τεκμηριωμένη υποστήριξη της διαχείρισης των χωρών της ΚΑΚ με απόφαση του Συμβουλίου των Αρχηγών Κυβερνήσεων της Κοινοπολιτείας Ανεξάρτητων Κρατών (CIS). Κορυφαίοι ειδικοί από την Ομοσπονδιακή Αρχειακή Υπηρεσία, το VNIIDAD και άλλους οργανισμούς είναι μέλη του Ακαδημαϊκού Συμβουλίου του Ινστιτούτου. Στο VNIIDAD λειτουργούν ενεργά μεταπτυχιακά προγράμματα.

Ημερομηνίες έναρξης

Οι ημερομηνίες δεν έχουν καθοριστεί.

Ντμίτριεβα Άννα Παβλόβνα

δάσκαλος

: Λέκτορας στο Industry Center for Advanced Studies του Πανρωσικού Ερευνητικού Ινστιτούτου Τεκμηρίωσης και Αρχειοθέτησης, εμπειρία στη διεξαγωγή εταιρικών σεμιναρίων.

εμπειρία: Aeroflot JSC, Tactical Missiles Corporation JSC, Russian Post Federal State Unitary Enterprise, VNIIDAD.

Δραστηριότητα συγγραφέα: Συγγραφέας άρθρων σε επιστημονικά-πρακτικά και ιστορικά-αρχειακά περιοδικά ("Office Work", "Bulletin of the archivist"), εκθέσεων και ομιλιών σε επαγγελματικά ρωσικά και διεθνή συνέδρια για τη διαχείριση εγγράφων.

Ολοκληρωμένα έργα και εργασίεςεφαρμοσμένος χαρακτήρας: Ανάπτυξη μιας υποδειγματικής ονοματολογίας υποθέσεων για ομοσπονδιακές εκτελεστικές αρχές (Rosokhrakultura της Ρωσίας) Ονοματολογία υποθέσεων για το Υπουργείο Γεωργίας της Ρωσικής Ομοσπονδίας. Τμηματικοί κατάλογοι εγγράφων που υποδεικνύουν τις περιόδους διατήρησης για την Ομοσπονδιακή Φορολογική Υπηρεσία, το Ομοσπονδιακό Υπουργείο Οικονομικών, την Ανώτατη Σχολή Οικονομικών Επιστημών.

Συμμετοχή σε ομάδες έργουσχετικά με την ανάπτυξη των κύριων κανονιστικών και μεθοδολογικών εγγράφων που ισχύουν στη Ρωσική Ομοσπονδία: κανόνες, GOST, οδηγίες, λίστες, μεθοδολογικά εγχειρίδια που ρυθμίζουν την τεκμηριωμένη υποστήριξη της διαχείρισης σε κρατικές αρχές, τοπικές κυβερνήσεις, κρατικούς και μη κρατικούς οργανισμούς.

Συμμετοχή στην έρευνα του Πανρωσικού Ερευνητικού Ινστιτούτου Τεκμηρίωσηςκαι αρχειοθέτηση στους ακόλουθους επιστημονικούς τομείς: - παρακολούθηση της ροής εγγράφων στις δημόσιες αρχές. - εκτέλεση εργασιών στον τομέα της ενοποίησης και τυποποίησης της τεκμηρίωσης, των μορφών και των μεθόδων εργασίας με έγγραφα: - μελέτη της ορολογίας της διαχείρισης εγγράφων και της διαχείρισης τεκμηρίωσης, ανάπτυξη λεξικών όρων και ορολογικών προτύπων.

: Σύμβουλος VNIIDAD για την ανάπτυξη της ονοματολογίας των υποθέσεων, τη διαμόρφωση υποθέσεων, τη γραφειοκρατία κ.λπ.

Διδακτική δραστηριότητα: Λέκτορας στο Βιομηχανικό Κέντρο Προηγμένων Σπουδών του Πανρωσικού Ερευνητικού Ινστιτούτου Docu...

Doronina Larisa Alekseevna

δάσκαλος

Υποψήφιος Οικονομικών Επιστημών, καθηγητής υψηλής ειδίκευσης, ειδικός στον τομέα της διαχείρισης εγγράφων

Εμβλήματα:

Αναπληρωτής Καθηγητής του Τμήματος Τεκμηρίωσης και Διαχείρισης Τεκμηρίωσης
Αναπληρωτής Διευθυντής του Ινστιτούτου Πληροφοριακών Συστημάτων Διοίκησης
Κορυφαίος ειδικός στον τομέα της διαχείρισης τεκμηρίωσης
Μέλος της Εθνικής Ένωσης Επαγγελματιών Γραμματέων και Διευθυντών Γραφείων
Μέλος της συντακτικής επιτροπής των περιοδικών «Kadrovik», «Personnel office work».
Συγγραφέας του σχολικού βιβλίου «Document Science» (GUU, 2012) και συν-συγγραφέας του σχολικού βιβλίου «Documentary Management: Practicum».
Κορυφαίος δάσκαλος του εκπαιδευτικού κέντρου "Gazprom" και του Κρατικού Συντονιστικού Κέντρου Τεχνολογιών Πληροφορικής του Υπουργείου Παιδείας της Ρωσίας.
Συμμετέχοντας σε έργα αυτοματοποίησης διαχείρισης εγγράφων της εταιρείας ΙΚΤ, της εταιρείας IBS, της εταιρείας Vest Meta-technologies.

Κορυφαία σεμινάρια και εκπαιδεύσεις στο Κέντρο Επιχειρηματικής Ανάπτυξης «Profi-Career»:

Τεκμηρίωση
Οργάνωση και τεχνολογία υποστήριξης διαχείρισης τεκμηρίωσης
Τεχνολογίες πληροφοριών διαχείρισης προσωπικού
Εργασία γραφείου στο τμήμα προσωπικού
Η πληροφορική στην υπηρεσία των ιδρυμάτων προσχολικής εκπαίδευσης
Ηλεκτρονική διαχείριση εγγράφων
Ηλεκτρονικό αρχείο
Διοικητικά συστήματα και τεχνολογίες γραφείου
Εταιρικά συστήματα βασισμένα σε λύσεις SAP
Αρχειοθέτηση

«Ανθρώπινο Δυναμικό, Ανθρώπινο Δυναμικό»

«Καλή γραμματέας»

"Εργασίες γραφείου και ροή εγγράφων στην επιχείρηση"

«Ανθρώπινο Δυναμικό και Προσωπικό»

"Εγχειρίδιο γραμματέα και διευθυντή γραφείου"

"Εγχειρίδιο HR"

"Δουλειά γραφείου"

"Γραμματέας"

"Διαχείριση προσωπικού"

"Εξυπηρέτηση Προσωπικού"

"Αναζήτηση: από έργο σε κλειδί"

Της απονεμήθηκε το δίπλωμα του περιοδικού «Kadrovoe delo» για τη δραστηριότητά της στις εκδόσεις.

Υποψήφιος Οικονομικών Επιστημών, καθηγητής υψηλής ειδίκευσης, ειδικός στον τομέα της επιστήμης εγγράφων Regalia: Αναπληρωτής Καθηγητής του Τμήματος Επιστήμης Εγγράφων...

Zaripova Ludmila Igorevna

δάσκαλος

Ειδικός επαγγελματίας στον τομέα της Διαχείρισης Τεκμηρίωσης.
Αναπληρωτής Κεφάλι Παράρτημα Κέντρου Προηγμένων Σπουδών του Πανρωσικού Ερευνητικού Ινστιτούτου Τεκμηρίωσης και Αρχειοθέτησης (VNIIDAD)
Υπεύθυνος Κέντρου Εξ Αποστάσεως Εκπαίδευσης στον τομέα της Εργασίας Γραφείου και Διαχείρισης Εγγράφων και της Γραμματείας του Κέντρου Επιχειρηματικής Ανάπτυξης «Profi-Career»

Διεξάγει σεμινάρια και master classes με τα ακόλουθα θέματα:

Τεκμηρίωση οργανωτικών και διοικητικών εγγράφων
Το σύστημα παρακολούθησης της εκτέλεσης εγγράφων και οδηγιών στον οργανισμό
Σύνταξη και εκτέλεση πρακτικών συνεδριάσεων και συνεδριάσεων
Επαγγελματική αλληλογραφία
Διαχείριση αρχείων ανθρώπινου δυναμικού
Συμμόρφωση με τις απαιτήσεις των επαγγελματικών προτύπων των τοπικών κανονισμών του εργοδότη
Ηλεκτρονική διαχείριση εγγράφων

Διδακτική δραστηριότητα:

Λέκτορας στο Industry Center for Advanced Studies
Πανρωσικό Ερευνητικό Ινστιτούτο Τεκμηρίωσης και Αρχειοθέτησης, εμπειρία στη διοργάνωση εταιρικών σεμιναρίων.
Τέχνη. Λέκτορας του τμήματος «Αυτοματοποιημένα συστήματα υποστήριξης τεκμηρίωσης για διαχείριση» του Ιστορικού και Αρχειακού Ινστιτούτου του RGGUOTsPK VNIIDAD

Στο Κέντρο Προηγμένων Μελετών του Πανρωσικού Ερευνητικού Ινστιτούτου Τεκμηρίωσης και Αρχειοθέτησης (VNIIDAD)
Κέντρο Επιχειρηματικής Ανάπτυξης "Profi-Career"
Στον εκδοτικό οίκο Aktion και ICFR σε διαδικτυακά σεμινάρια που διοργανώνουν τα περιοδικά «Σύγχρονες τεχνολογίες γραφείου και ροή εγγράφων» και «Βιβλίο αναφοράς γραμματέα και υπευθύνου γραφείου»

Ο συγγραφέας του πρακτικού οδηγού "Γλωσσικά χαρακτηριστικά και αρχές για το σχεδιασμό κειμένων επιχειρηματικών εγγράφων"
Συγγραφέας περιοδικού"Εργασία γραφείου" και "Εργασία γραφείου και διαχείριση εγγράφων στην επιχείρηση", Κατάλογος γραμματέα και διευθυντή γραφείου"

Ολοκληρωμένα έργα

Συμμετοχή στην ανάπτυξη και εφαρμογή αυτοματοποιημένων συστημάτων διαχείρισης εγγράφων για την OAO Gazprom και την Ιατρική Ακαδημία Sechenov
Ανάπτυξη εγγράφων διαχείρισης, επιχειρηματικές επιστολές, εκθέσεις για την OAO Gazprom

Πελάτες:

Εταιρικό Ινστιτούτο του OAO Gazprom
Κυβέρνηση της Μόσχας (προχωρημένη κατάρτιση για κρατικούς και δημοτικούς υπαλλήλους
OJSC Norilsk Nickel
OJSC Avtovaz
FSUE "Rosenergoatom"
Ομοσπονδιακή κρατική ενιαία επιχείρηση Russian Post
UPDK του Υπουργείου Εξωτερικών της Ρωσικής Ομοσπονδίας κ.λπ.

Ειδικός επαγγελματίας στον τομέα της Διαχείρισης Τεκμηρίωσης. Αναπληρωτής Κεφάλι Βιομηχανικό Κέντρο Προηγμένων Μελετών του Πανρωσικού Ερευνητικού Ινστιτούτου Τεκμηρίωσης και Αρ...

Κουζνέτσοφ Σεργκέι Λβόβιτς

δάσκαλος

Κορυφαίος Ειδικός της Ομοσπονδιακής Αρχειακής Υπηρεσίας (Rosarchiv) Ph.D.

Αρχισυντάκτης του περιοδικού Deloproizvodstvo Μέλος των συντακτικών επιτροπών των περιοδικών Deloproizvodstvo και Secretarial Affairs.

εμπειρία

Κορυφαίος ειδικός της Ομοσπονδιακής Αρχειακής Υπηρεσίας (Rosarchiv)

Από το 1985 εργάζεται σε διάφορες θέσεις στα Κρατικά Αρχεία της Ρωσικής Ομοσπονδίας από αρχειονόμος 1ης κατηγορίας, κατώτερος ερευνητής έως αναπληρωτής προϊστάμενος. τμήμα τμηματικών αρχείων

Από το 1992 έως το 2001 Επικεφαλής του Αρχείου του Κέντρου Επιστημονικής Πληροφόρησης του Ιδρύματος Γκορμπατσόφ

Εκπαίδευση: Κρατικό Ινστιτούτο Ιστορίας και Αρχείων της Μόσχας

Διδακτική δραστηριότητα

Διδάσκει στο Ρωσικό Κρατικό Πανεπιστήμιο για τις Ανθρωπιστικές Επιστήμες (RGGU) και σε μαθήματα και σεμινάρια για την τήρηση αρχείων και τα αρχεία

Θέματα σεμιναρίων

αυτοματοποίηση επιχειρήσεων.

αυτοματοποιημένες τεχνολογίες στη διαχείριση

Ηλεκτρονική και Cloud Διαχείριση Εγγράφων

Συμβουλευτικές δραστηριότητες

σύμβουλος του τμήματος οργανωτικής, επιστημονικής και μεθοδολογικής εργασίας και αυτοματοποιημένων αρχειακών τεχνολογιών της Ομοσπονδιακής Αρχειακής Υπηρεσίας

Ανεξάρτητος αναλυτής στην υλοποίηση σύνθετων έργων αυτοματισμού.

Κορυφαίος Ειδικός της Ομοσπονδιακής Αρχειακής Υπηρεσίας (Rosarchiv) Ph.D. Αρχισυντάκτης του περιοδικού Deloproizvodstvo Μέλος των συντακτικών επιτροπών των περιοδικών Delo...

Pshenko Alexander Vladimirovich

δάσκαλος

Υποψήφιος Ιστορικών Επιστημών

Προϊστάμενος Τμήματος «Επιστήμη Εγγράφων και Εκπαιδευτικό Ίδρυμα Προσχολικής ηλικίας» Institute of Management Information Systems SUM

Μέλος του Guild of Record Managers»

ΠΡΑΚΤΙΚΗ ΕΜΠΕΙΡΙΑ-

VNIIDAD -κεφάλι τομέας «Βελτίωση της υποστήριξης τεκμηρίωσης για τη διαχείριση (DOE). -

επικεφαλής του τμήματος«Document Science and DOW» του Ινστιτούτου Πληροφοριακών Συστημάτων Διοίκησης του Κρατικού Πανεπιστημίου Διοίκησης

Διδακτική δραστηριότητα

Διεξάγει σεμινάρια για προχωρημένα μαθήματα κατάρτισης σε θέματα

«Τεκμηρίωση και τεκμηρίωση των δραστηριοτήτων διαχείρισης»

«Τεχνολογίες τεκμηρίωσης υποστήριξης της διαχείρισης»,

"Διοικητικά συστήματα και τεχνολογίες γραφείου"·

"Διαχείριση προσωπικού"

"Οργάνωση της υπηρεσίας προσωπικού"

"Αρχεία",

"Κρατικά και νομαρχιακά αρχεία",

«Αρχειακή επιχείρηση σε εμπορικά, ερευνητικά ιδρύματα και άλλες δομές διαχείρισης»

ΕΧΕΙ ΕΥΧΑΡΙΣΤΙΕΣ: Πιστοποιητικό τιμής της Ομοσπονδιακής Αρχειακής Υπηρεσίας της Ρωσίας (Rosarchive) Πιστοποιητικό τιμής της Ομοσπονδιακής Αρχειακής Υπηρεσίας Μέλος του Guild of Document Managers

Υποψήφιος Ιστορικών Επιστημών Προϊστάμενος του Τμήματος «Επιστήμης Τεκμηρίωσης και Προσχολικής Αγωγής» του Ινστιτούτου Πληροφοριακών Συστημάτων Διοίκησης του SUM μέλος της «Συντεχνίας Διοίκησης...

Ημερομηνίες και τόποι διεξαγωγής

Οι ημερομηνίες έναρξης των προπονήσεων δεν έχουν καθοριστεί.

Το Ομοσπονδιακό Δημοσιονομικό Ίδρυμα "Παλορωσικό Ερευνητικό Ινστιτούτο Αρχείων και Αρχείων" (στο εξής - VNIIDAD), σύμφωνα με το διάταγμα της κυβέρνησης της Ρωσικής Ομοσπονδίας της 24ης Ιουνίου 1992 αριθ. -Ενωσιακό Ερευνητικό Ινστιτούτο Εγγράφων και Αρχειοθέτησης, που δημιουργήθηκε με εντολή του Υπουργικού Συμβουλίου ΕΣΣΔ της 03/02/1966 Αρ. 407r.

Συμμετοχή σε αλληλεπίδραση με τα Ομοσπονδιακά Αρχεία, επιστημονικά και μεθοδολογικά συμβούλια αρχειακών ιδρυμάτων των ομοσπονδιακών περιφερειών και ενδιαφερόμενους οργανισμούς στην επιστημονική πρόβλεψη της ανάπτυξης της αρχειοθέτησης, διαμόρφωση των προτεραιοτήτων της επιστημονικής και τεχνικής πολιτικής της αρχειακής βιομηχανίας, επιλογή πολλά υποσχόμενων τομέων επιστημονικής έρευνα στον τομέα της αρχειοθέτησης και της διαχείρισης εγγράφων, η VNIIDAD λειτουργεί αντικειμενικά ως ένας από τους κύριους ενοποιητές της αρχειακής κοινότητας της χώρας.

1. Οργάνωση δραστηριοτήτων

Ως επιστημονικός οργανισμός, ο VNIIDAD λειτουργεί σύμφωνα με τον Ομοσπονδιακό Νόμο της 23ης Αυγούστου 1996 Νο. 127-FZ «Σχετικά με την Επιστήμη και την Κρατική Επιστημονική και Τεχνική Πολιτική».

Σύμφωνα με τον Χάρτη, που εγκρίθηκε με εντολή του Ομοσπονδιακού Αρχείου της 31ης Μαΐου 2011 Νο. 40, το Ινστιτούτο ασκεί ερευνητικές, επιστημονικές πληροφορίες και εκπαιδευτικές δραστηριότητες.

Τα έγγραφα ίδρυσης και ιδιοκτησίας της VNIIDAD (Καταστατικό, Πιστοποιητικό εγγραφής νομικού προσώπου, Πιστοποιητικό εγγραφής σε φορολογική αρχή κ.λπ.) συντάσσονται με τον προβλεπόμενο τρόπο.

Η οργανωτική δομή του ινστιτούτου, που περιλαμβάνει 7 τμήματα (4 τμήματα, ένα εργαστήριο και 2 κέντρα (συμπεριλαμβανομένου του Βιομηχανικού Κέντρου Προηγμένων Σπουδών που λειτουργεί με βάση την αυτάρκεια)), στο σύνολό του, διασφαλίζει την επίλυση των καθηκόντων που αντιμετωπίζει το. Ταυτόχρονα, φαίνεται απαραίτητο να αναθεωρηθεί η κατανομή του προσωπικού μεταξύ των διαρθρωτικών μονάδων, λαμβάνοντας υπόψη την αύξηση του αριθμού των ατόμων που εμπλέκονται άμεσα στο ερευνητικό έργο.

Όλες οι δομικές μονάδες έχουν κανονισμούς, υπαλλήλους - περιγραφές θέσεων εργασίας. καθιερώθηκε η κατανομή των καθηκόντων μεταξύ του διευθυντή του ινστιτούτου και των αναπληρωτών του.

Για την ανάπτυξη επιστημονικών θεμάτων, καθώς και για την προετοιμασία των πιο σοβαρών κανονιστικών και μεθοδολογικών εγγράφων, εφαρμόζεται η χρήση μιας τέτοιας ευέλικτης μορφής οργάνωσης εργασίας όπως η δημιουργία προσωρινών δημιουργικών ομάδων, η σύνθεση και τα καθήκοντα των μελών των οποίων ρυθμίζονται με σχετικές εντολές.

Η Διεύθυνση και το Ακαδημαϊκό Συμβούλιο λειτουργούν ως τα κύρια συμβουλευτικά όργανα στο VNIIDAD.

Η Διεύθυνση, ενεργώντας με βάση τους Κανονισμούς που εγκρίθηκαν με το Διάταγμα Αρ. τους Κανονισμούς. Η Διεύθυνση εξετάζει τα θέματα οργάνωσης του έργου του ινστιτούτου στο σύνολό του και μεμονωμένων διαρθρωτικών τμημάτων, χρηματοοικονομικών και διοικητικών και οικονομικών δραστηριοτήτων, ελέγχει την πρόοδο στην εκπλήρωση του κρατικού καθήκοντος και των κρατικών συμβάσεων που συνάπτονται ως μέρος της υλοποίησης ομοσπονδιακών προγραμμάτων-στόχων, όπως καθώς και τα αποτελέσματα ιδιαίτερα σημαντικών ερευνητικών εργασιών.

Το Ακαδημαϊκό Συμβούλιο (οι Κανονισμοί για τους οποίους απουσιάζουν και το πρόγραμμα εργασίας) συνεδριάζει 2-3 φορές το χρόνο για να συζητήσει τα ετήσια αποτελέσματα του ινστιτούτου, μεμονωμένα, τα πιο επιστημονικά εντατικά ερευνητικά αποτελέσματα κ.λπ.

Κατά παράβαση του Καταστατικού του και παρά τις επανειλημμένες οδηγίες των Ομοσπονδιακών Αρχείων, το ινστιτούτο δεν καταρτίζει ετήσιο πρόγραμμα εργασίας, με αποτέλεσμα να καθοδηγείται κυρίως από το κρατικό καθήκον, τις συμβάσεις (συμβάσεις) για την εκτέλεση εργασιών και την παροχή υπηρεσιών, καθώς και τα σχέδια εργασίας των δομικών τμημάτων.

Οι εκθέσεις για την εκτέλεση της πολιτειακής αποστολής (τριμηνιαία και ετήσια) αποστέλλονται εγκαίρως στα Ομοσπονδιακά Αρχεία.

Για την εφαρμογή του διατάγματος του Προέδρου της Ρωσικής Ομοσπονδίας αριθ. "οδικός χάρτης") εγκρίθηκε "Οι αλλαγές στους κοινωνικούς τομείς που στοχεύουν στην επιστήμη σε σχέση με τον ομοσπονδιακό δημοσιονομικό ίδρυμα που υπάγεται στην Ομοσπονδιακή Αρχειακή Υπηρεσία "Παλορωσικό Ινστιτούτο Ερευνών Τεκμηρίωσης και Αρχειοθέτησης"". Οι δείκτες που θέτει σε γενικές γραμμές ικανοποιούνται, με εξαίρεση τον δείκτη για το επίπεδο των μισθών, ο οποίος οφείλεται κατά κύριο λόγο στη σημαντική υποχρηματοδότηση του ινστιτούτου από το ρωσικό Υπουργείο Παιδείας και Επιστημών. Από αυτή την άποψη, παράλληλα με τη συνεχή αλληλεπίδραση των Ομοσπονδιακών Αρχείων με το Υπουργείο Παιδείας και Επιστημών της Ρωσίας σχετικά με το θέμα της διάθεσης πρόσθετων κεφαλαίων για την αύξηση των μισθών, το ινστιτούτο πρέπει να βρει τις δικές του ευκαιρίες για να αυξήσει τη ροή κεφαλαίων από το εισόδημα- δημιουργία δραστηριοτήτων, για τη συγκέντρωση οργανωτικών, προσωπικού και πνευματικών προσπαθειών προς αυτή την κατεύθυνση.

Πληροφορίες σχετικά με το Ινστιτούτο δημοσιεύονται και ενημερώνονται τακτικά στον επίσημο ιστότοπο των κρατικών και δημοτικών ιδρυμάτων (http://www.bus.gov.ru), στην πύλη Archives of Russia () και στον δικό του επίσημο ιστότοπο (http://www. .vniidad.ru) .

Την περίοδο 2014 - 2016 πραγματοποιήθηκαν εργασίες για τη διεύρυνση των δυνατοτήτων για αποτελεσματικότερη χρήση του ιστότοπου VNIIDAD στις δραστηριότητες του ινστιτούτου ως εργαλείου ενημέρωσης και διαφήμισης και για την εξοικείωση των δυνητικών καταναλωτών με τις επιστημονικές του εξελίξεις και τους τομείς συνεχούς έρευνας. Συγκεκριμένα, το 2016, ο ιστότοπος αναβαθμίστηκε ξανά με μετάβαση στην έκδοση Joomla 1.5.26 του συστήματος διαχείρισης πληροφοριών (CMS).

Οι σχετικές θεματικές ενότητες του ιστότοπου παρέχουν ενημερωτική υποστήριξη για τις κύριες δραστηριότητες του Ινστιτούτου, φέρνοντας σε δυνητικούς καταναλωτές λίστα υπηρεσιών, πληροφορίες σχετικά με νέες πληροφορίες που έρχονται στο ταμείο αναφοράς, διαφήμιση νέων εκδόσεων του Ινστιτούτου, πληροφορίες σχετικά με σχέδια επιστημονικών εκδηλώσεων , ανάρτηση ενημερωμένων ειδήσεων σχετικά με τη διαχείριση και αρχειοθέτηση εγγράφων, προγράμματα και χρονοδιαγράμματα εκπαιδευτικών μαθημάτων για προχωρημένη εκπαίδευση και επανεκπαίδευση προσωπικού κ.λπ.

2. Στελέχωση

Για αντικειμενικούς λόγους, τα τελευταία χρόνια, η στελέχωση της VNIIDAD έχει μειωθεί και κατά τον έλεγχο ανερχόταν σε 100 άτομα, εκ των οποίων τα 5 άτομα είναι εξωτερικοί μερικώς απασχολούμενοι, τα 8 είναι εσωτερικοί. Μάλιστα, στο μισθολόγιο του ινστιτούτου είναι 59 άτομα, εκ των οποίων τα 37 είναι άνω των 50 ετών, συμπ. ηλικία συνταξιοδότησης - 28. Εργασιακή εμπειρία στο ινστιτούτο ή σε αρχειακά ιδρύματα άνω των 15 ετών έχει 33 υπαλλήλους.

52 άτομα έχουν τριτοβάθμια εκπαίδευση, το 48% από αυτά (25 άτομα) - ιστορική-αρχειακή και ιστορική. 9 - τεκμηρίωση. 4 υπάλληλοι έχουν δύο ανώτερες σπουδές. Στο ινστιτούτο εργάζονται 4 διδάκτορες επιστημών και 18 υποψήφιοι θετικών επιστημών.

15 του VNIIDAD της 04.04.2016 εγκρίθηκε ο Κανονισμός για τη διαδικασία πιστοποίησης των επιστημονικών εργαζομένων του ινστιτούτου, αλλά η πιστοποίησή τους δεν έχει πραγματοποιηθεί τα τελευταία τρία χρόνια.

Συνάπτονται συμβάσεις εργασίας με όλους τους υπαλλήλους του ινστιτούτου. Καταρτίζονται πρόσθετες συμφωνίες σε αυτές, όπως απαιτείται. Ταυτόχρονα, σύμφωνα με το Πρόγραμμα για τη σταδιακή βελτίωση του συστήματος αμοιβών σε κρατικούς (δημοτικούς) φορείς για την περίοδο 2012-2018, που εγκρίθηκε με την εντολή της κυβέρνησης της Ρωσικής Ομοσπονδίας της 26ης Νοεμβρίου 2012 αριθ. 2190-r , το ινστιτούτο δεν άρχισε να μεταβαίνει σε «ισχύουσα σύμβαση».

Η προηγμένη εκπαίδευση των εργαζομένων πραγματοποιείται σύμφωνα με σχέδια που εγκρίνονται ετησίως από τον διευθυντή του ινστιτούτου. Καλύπτει όλους τους τομείς των δραστηριοτήτων του ινστιτούτου, συμπεριλαμβανομένης της τεχνολογίας πληροφοριών, της λογιστικής και της πυρασφάλειας. Οι υπάλληλοι του ινστιτούτου υποβάλλονται σε προηγμένη εκπαίδευση στην Ακαδημία Πολιτικής Προστασίας του Υπουργείου Καταστάσεων Έκτακτης Ανάγκης, στο Ινστιτούτο Δημοσίων Προμηθειών του RANEPA, βάσει του OTsPK VNIIDAD.

Οι εργασίες πρόσληψης γίνονται με τον παραδοσιακό τρόπο. Οι αγγελίες εργασίας δημοσιεύονται στην επίσημη ιστοσελίδα του Ινστιτούτου. Το αποθεματικό για ανώτερες θέσεις βρίσκεται επί του παρόντος υπό ανάπτυξη.

Λαμβάνονται μέτρα σε θέματα πολιτικής κατά της διαφθοράς. Ειδικότερα, με την υπ' αριθμ. 6 Διάταγμα της 28ης Ιανουαρίου 2015, ορίστηκε υπεύθυνος για τις εργασίες για την πρόληψη της διαφθοράς και άλλων αδικημάτων. 9 της 03.02.2015 «Διαδικασία αναφοράς υπαλλήλων της VNIIDAD σχετικά με τη λήψη δώρου σε σχέση με εκδηλώσεις πρωτοκόλλου, επαγγελματικά ταξίδια και άλλες επίσημες εκδηλώσεις, παράδοση και αξιολόγηση δώρου, πώληση (εξαγορά) και πίστωση των εσόδων από την πώλησή του «με παραρτήματα»· 36 της 12ης Οκτωβρίου 2016 ενέκρινε τους Κανονισμούς για τη Σύγκρουση Συμφερόντων. πολιτική κατά της διαφθοράς· Κώδικας Δεοντολογίας και Υπηρεσιακής Συμπεριφοράς Εργαζομένων.

Η οργάνωση της εργασίας του τμήματος προσωπικού και η οργάνωση της διαχείρισης αρχείων προσωπικού συμμορφώνονται γενικά με τις απαιτήσεις του νόμου, μεταξύ άλλων όσον αφορά την προστασία των προσωπικών δεδομένων των εργαζομένων. Οι εγκαταστάσεις του τμήματος προσωπικού σάς επιτρέπουν να παρέχετε ειδικούς όρους για την αποθήκευση προσωπικών αρχείων σε πυρίμαχο χρηματοκιβώτιο, να διεξάγετε συνεντεύξεις για θέματα προσωπικού.

Το ινστιτούτο οργανώνει την πρακτική άσκηση φοιτητών πανεπιστημίων και κολεγίων, η οποία ολοκληρώνεται ετησίως από περίπου 3-5 φοιτητές.

3. Ερευνητική εργασία

Το μερίδιο των εργαζομένων που εμπλέκονται άμεσα στην ερευνητική εργασία είναι περίπου το 70% του πραγματικού αριθμού του ινστιτούτου. Λόγω της ανεπαρκούς στελέχωσης, η VNIIDAD είναι περιορισμένη στην ικανότητά της να αναπτύξει ολόκληρο το φάσμα των επιστημονικών θεμάτων που σχετίζονται με τη βιομηχανία αρχείων. Συγκεκριμένα, η εξέταση των επιστημονικών δραστηριοτήτων του ινστιτούτου που διεξήγαγε η Ρωσική Ακαδημία Επιστημών, σημειώνοντας τη δυνατότητα καινοτόμων έργων για τη δημιουργία ενός μπλοκ μεθοδολογικών συστάσεων σε έναν τομέα όπως ηλεκτρονικά έγγραφα, ηλεκτρονικά αρχεία, ψηφιοποίηση εγγράφων, ανέφερε ότι «Αυτή η κατεύθυνση δεν οδηγεί στις δραστηριότητες του οργανισμού».

Η επιστημονική εργασία διεξάγεται σύμφωνα με τα ετήσια σχέδια για εργασίες έρευνας και ανάπτυξης που εκτελούνται βάσει της κρατικής ανάθεσης (εφεξής «Σχέδιο Ε&Α»), καθώς και για θέματα που σχεδιάζονται από την Ομοσπονδιακή Υπηρεσία Αρχείων ως μέρος της την εφαρμογή του Ομοσπονδιακού Προγράμματος Στόχου «Πολιτισμός της Ρωσίας».

Τα τελευταία τρία χρόνια, το ινστιτούτο έχει ολοκληρώσει περισσότερες από 60 επιστημονικές εξελίξεις, οι περισσότερες από τις οποίες (67%) είναι πληροφοριακού και αναλυτικού χαρακτήρα. Το μερίδιο των εργασιών κανονιστικού και μεθοδολογικού χαρακτήρα είναι 19,6% και 14,7%, αντίστοιχα. Μια ανάλυση της δυναμικής δείχνει μείωση στον αριθμό των ολοκληρωμένων επιστημονικών εργασιών: 39 - το 2014, 14 - το 2015, 17 - το 2016.

Συνολικά για το 2014 - 2016. Οι υπάλληλοι του Ινστιτούτου δημοσίευσαν έξι μονογραφίες, δύο αναφορές και βιβλιογραφικές δημοσιεύσεις και είκοσι τρία άρθρα σε δημοσιεύσεις που περιλαμβάνονται στον Κατάλογο των δημοσιεύσεων που προτείνει η Ανώτατη Επιτροπή Πιστοποίησης του Υπουργείου Παιδείας και Επιστημών της Ρωσίας. Ο συνολικός αριθμός δημοσιευμένων (συμπεριλαμβανομένων των κατατεθειμένων) εργασιών των εργαζομένων της VNIIDAD για την περίοδο 2014-2016 ανήλθε σε 290 τίτλους.

Τα τελευταία τρία χρόνια, το Russian Science Citation Index (RSCI) έχει καταγράψει 75 δημοσιεύσεις από υπαλλήλους του ινστιτούτου. Το VNIIDAD έχει έναν αρκετά σταθερό δείκτη Hirsch (h-index) - 6. και ένα καλό i-Index - 5.

Κατά κανόνα, τα αποτελέσματα της επιστημονικής έρευνας του VNIIDAD γίνονται δεκτά χωρίς σημαντικά σχόλια ή μετά από μικρή αναθεώρηση, λαμβάνοντας υπόψη τα σχόλια που έγιναν κατά τη διάρκεια συζητήσεων σε συνεδριάσεις των συμβουλευτικών οργάνων των Ομοσπονδιακών Αρχείων (συμβούλια, επιτροπές για έρευνα και μεθοδολογική εργασία κ.λπ. ). Ταυτόχρονα, παρά το γεγονός ότι η ερευνητική εργασία, η οποία καταλήγει σε μεθοδολογικά εγχειρίδια, εκτελείται από το ινστιτούτο σωστά και με τον προβλεπόμενο τρόπο, η υλοποίησή τους μερικές φορές είναι δύσκολη λόγω της ανεπαρκούς στενής σύνδεσης με το πρακτικό έργο των αρχειακών ιδρυμάτων.

Η κρατική εγγραφή των επιστημονικών ερευνητικών εργασιών διενεργείται από το Ινστιτούτο σύμφωνα με την καθορισμένη διαδικασία. Το VNIIDAD αποστέλλει ετησίως υλικό αναφοράς στο Ομοσπονδιακό Σύστημα Παρακολούθησης της Απόδοσης Επιστημονικών Οργανισμών που Εκτελούν Έρευνα, Ανάπτυξη και Τεχνολογική Εργασία.

Οι εκθέσεις για την Ε&Α που πραγματοποιούνται από τη VNIIDAD δεν συμμορφώνονται πάντα πλήρως με τις απαιτήσεις για τη δομή και την παρουσίασή τους του GOST 7.32-2001 «Έρευνα έκθεσης. Δομή και κανόνες εγγραφής» (δεν καλύπτονται η συνάφεια και τα αντικείμενα έρευνας, η μεθοδολογία και οι μέθοδοι εργασίας, η σημασία κ.λπ.).

Ωστόσο, το κύριο πρόβλημα στην οργάνωση της ερευνητικής εργασίας είναι η αισθητή και σταθερή μείωση του δυναμικού του προσωπικού της, τόσο ποσοτικά όσο και ποιοτικά. Η συγκριτική ανάλυση των αποτελεσμάτων των ερευνητικών δραστηριοτήτων έδειξε ότι το 2014 - 2016. ειδικοί που έφυγαν για διάφορους λόγους τα τελευταία τρία χρόνια δημοσίευσαν 204 εργασίες (χωρίς να υπολογίζονται συλλογικές μελέτες και τρεις συλλογές υλικού συνεδρίων «Τεκμηρίωση στην Κοινωνία της Πληροφορίας») και μόνο 86 εργαζόμενοι που συνεχίζουν να εργάζονται. Ταυτόχρονα, η δυναμική της επιστημονικής και εκδοτικής δραστηριότητας των εργαζομένων που συνεχίζουν να εργάζονται παρουσιάζει ρυθμό μείωσης: αν το 2015 δημοσίευσαν 33 εργασίες, το 2016 ο αριθμός τους μειώθηκε σε 25.

Έτσι, το δημιουργικό δυναμικό των ερευνητών του VNIIDAD στο σύνολό του δεν αξιοποιείται επαρκώς και για τους μισούς περίπου εργαζομένους παραμένει ανεκδήλωτο με τη μορφή επιστημονικών δημοσιεύσεων, γεγονός που μειώνει σημαντικά τη συνολική αξιολόγηση της απόδοσης του Ινστιτούτου.

4. Επιστημονικές και ενημερωτικές δραστηριότητες

Επιστημονικές και πληροφοριακές υπηρεσίες για αρχειακά ιδρύματα, νομικά πρόσωπα και φυσικά πρόσωπα με εξειδικευμένη κανονιστική και επιστημονική και μεθοδολογική βιβλιογραφία Η VNIIDAD παρέχει μέσω του Industry Center for Scientific and Technical Information on Archiving and Records Management (εφεξής OCNTI), το οποίο πληροί ετησίως κατά μέσο όρο περισσότερα από 600 αιτήματα πληροφοριών νομικών και φυσικών προσώπων .

Το Ταμείο Αναφοράς και Πληροφοριών (CIF) του OCNTI είναι περίπου 54,0 χιλιάδες δημοσιευμένες και αδημοσίευτες εργασίες, αυξάνοντας ετησίως κατά μέσο όρο 500 νέες αφίξεις. Προκειμένου να λογιστικοποιηθούν και να χρησιμοποιηθούν, έχει καταρτιστεί και διατηρείται αρχείο αναφοράς και κάρτας πληροφοριών στην παραδοσιακή μορφή και δημοσιεύονται περιοδικά λίστες με νέες αποδείξεις. Η ηλεκτρονική έκδοση του καταλόγου που αναρτήθηκε στον ιστότοπο VNIIDAD περιέχει 42.000 βιβλιογραφικές περιγραφές υλικού SIF.

Λόγω του αδύναμου τεχνικού και λογισμικού εξοπλισμού του ινστιτούτου (έλλειψη σαρωτών υψηλής απόδοσης, προγράμματα ηλεκτρονικών υπολογιστών για οπτική αναγνώριση κειμένου και επεξεργασία αρχείων PDF, πρόγραμμα επεξεργασίας φωτογραφιών), η διαδικασία μετάφρασης του υλικού SIF απευθείας σε ηλεκτρονική μορφή είναι μάλλον αργή και η δημιουργημένος ηλεκτρονικός πόρος δεν διατίθεται ελεύθερα στον ιστότοπο του ινστιτούτου.

5. Εκπαιδευτικές δραστηριότητες

Κατοχή άδειας αορίστου χρόνου για το δικαίωμα άσκησης εκπαιδευτικών δραστηριοτήτων ΑΑΑ Αρ. 000821, αρ. 0809, που εκδόθηκε από τη Rosobrnadzor στις 03/09/2011, το Ινστιτούτο το διεξάγει στο πλαίσιο μεταπτυχιακών προγραμμάτων έρευνας και κατάρτισης διδακτικού προσωπικού, καθώς και πρόσθετων επαγγελματικών προγραμμάτων και προγραμμάτων επαγγελματικής κατάρτισης.

Σύμφωνα με την απόφαση του Συμβουλίου των Αρχηγών Κυβερνήσεων της CIS της 18ης Σεπτεμβρίου 2003, η VNIIDAD έχει την ιδιότητα του βασικού οργανισμού για την επανεκπαίδευση και την προηγμένη εκπαίδευση του προσωπικού στην αρχειοθέτηση, τη διαχείριση εγγράφων και την υποστήριξη εγγράφων για τη διοίκηση του CIS των κρατών μελών, η οποία υλοποιείται μέσω των δραστηριοτήτων του Industry Center for Advanced Studies in Archiving και τεκμηρίωσης για τη διαχείριση (εφεξής - OCPC).

Το Ινστιτούτο παρέχει μεταπτυχιακή εκπαίδευση στην ειδικότητα 25.05.02 - Ντοκιμαντέρ, επιστήμη εγγράφων, αρχειοθέτηση. Ωστόσο, κατά παράβαση της Διαδικασίας για την οργάνωση και υλοποίηση εκπαιδευτικών δραστηριοτήτων σε εκπαιδευτικά προγράμματα τριτοβάθμιας εκπαίδευσης - προγράμματα για την κατάρτιση επιστημονικού και παιδαγωγικού προσωπικού σε μεταπτυχιακό σχολείο (επικουρική), εγκεκριμένα με εντολή του Υπουργείου Παιδείας και Επιστημών της Ρωσίας με ημερομηνία 19 Νοεμβρίου 2013 αρ. 1259, το αντίστοιχο εκπαιδευτικό πρόγραμμα του VNIIDAD δεν πέρασε από την κρατική διαπίστευση.

Αυτή τη στιγμή, στο μεταπτυχιακό φοιτούν τρία άτομα με πλήρη φοίτηση (συμπεριλαμβανομένου ενός επί πληρωμή) και ένα άτομο με μερική απασχόληση. Το 2015 - 2016 καμία εισαγωγή στο μεταπτυχιακό.

Λόγω της αδυναμίας διασφάλισης της λειτουργίας του συμβουλίου της διατριβής σύμφωνα με τις απαιτήσεις της εντολής του Υπουργείου Παιδείας και Επιστημών της Ρωσίας της 12ης Δεκεμβρίου 2011 αριθ. 2817 «Σχετικά με την έγκριση των κανονισμών του Συμβουλίου για την υπεράσπιση διατριβές για το πτυχίο του υποψηφίου επιστήμης, για το πτυχίο του διδάκτορα των επιστημών» και την έλλειψη του απαιτούμενου αριθμού Διδακτόρων Επιστημών, οι εργασίες του συμβουλίου διατριβής τερματίστηκαν (εντολή του Υπουργείου Παιδείας και Επιστημών της Ρωσίας με ημερομηνία 07.07 .2015 Αρ. 729 / ΝΚ), το οποίο, ωστόσο, δεν δικαιολογεί επαρκή την έλλειψη διπλωματικών εργασιών που εκπονούνται από το ινστιτούτο, αφού οι μεταπτυχιακοί απόφοιτοι μπορούσαν να υπερασπιστούν τον εαυτό τους στο συμβούλιο διατριβής του RSUH.

Το OCPC παρέχει επαγγελματική επανεκπαίδευση και προηγμένη εκπαίδευση του προσωπικού σε θέματα αρχειοθέτησης και διαχείρισης τεκμηρίωσης σε συμβατική βάση με νομικά και φυσικά πρόσωπα. Η εκπαίδευση στο OCTC πραγματοποιείται σε μορφές πλήρους, μερικής και μερικής απασχόλησης στους κύριους τομείς της επαγγελματικής επανεκπαίδευσης, της προηγμένης κατάρτισης σε βραχυπρόθεσμη και μακροπρόθεσμη μορφή, καθώς και σε ορισμένες περιπτώσεις - ως μέρος ατομικού Πρόγραμμα Πρακτικής Άσκησης.

Το έργο του OCTC βασίζεται σε θεματικά σχέδια για εκπαιδευτικές δραστηριότητες και χρονοδιαγράμματα για τη διεξαγωγή μαθημάτων κατάρτισης. Για τον συντονισμό των εργασιών του OCTC, έχει δημιουργηθεί ένα μεθοδολογικό συμβούλιο, του οποίου οι λειτουργίες περιλαμβάνουν τον συντονισμό θεματικών σχεδίων και προγραμμάτων σπουδών, χρονοδιαγράμματα μαθημάτων, καταλόγους δημοσιευμένης εκπαιδευτικής και μεθοδολογικής βιβλιογραφίας, ποιοτικό έλεγχο των προγραμμάτων σπουδών και τη βέλτιστη μεθοδολογία για την πρόσληψη φοιτητών. Επί του παρόντος, η σύνθεση του συμβουλίου πρέπει να επικαιροποιηθεί ουσιαστικά λόγω της απόλυσης των περισσότερων μελών του.

Εκτός από τους κορυφαίους ειδικούς του VNIIDAD, στην εκπαιδευτική διαδικασία συμμετέχουν και οι πιο καταρτισμένοι υπάλληλοι των κρατικών αρχείων, οι προγραμματιστές προϊόντων λογισμικού στον τομέα της υποστήριξης πληροφοριών και τεκμηρίωσης για διαχείριση και αρχειοθέτηση, καθηγητές εξειδικευμένων ανώτατων εκπαιδευτικών ιδρυμάτων, αν και αυτό Η πρακτική δεν είναι ιδιαίτερα συνηθισμένη λόγω της έλλειψης επαρκών οικονομικών πόρων για τη συμμετοχή του Ινστιτούτου στην εκπαίδευση.

Τα τελευταία τρία χρόνια, το OCTC έχει εκπαιδεύσει περισσότερα από 2,5 χιλιάδες άτομα, συμπεριλαμβανομένων. σημαντικός αριθμός αρχειονόμων από τις χώρες της ΚΑΚ και της ΕΥΡΑΣΙΚΗΣ (Καζακστάν, Τατζικιστάν, Μογγολία, Βιετνάμ κ.λπ.).

Το κύριο μειονέκτημα των εκπαιδευτικών δραστηριοτήτων του VNIIDAD είναι η έλλειψη κρατικής πιστοποίησης των εκπαιδευτικών προγραμμάτων επαγγελματικής επανεκπαίδευσης και προηγμένης κατάρτισης που εφαρμόζει. Αν και αυτό δεν απαιτείται επίσημα για τέτοια ιδρύματα, εντούτοις μειώνει τα ανταγωνιστικά πλεονεκτήματα του VNIIDAD σε σύγκριση με τα ιδρύματα τριτοβάθμιας εκπαίδευσης που έχουν κρατική διαπίστευση και επεκτείνουν ενεργά την πρακτική της εφαρμογής επιπρόσθετων εκπαιδευτικών προγραμμάτων, τα οποία στο μέλλον ενδέχεται να οδηγήσουν στην εκτόπιση του VNIIDAD από την αγορά παροχής εκπαιδευτικών υπηρεσιών στον τομέα κατάρτισης ειδικών εγγράφων και αρχειονόμων, αφού ελλείψει διαπίστευσης δεν μπορεί να εκδώσει διπλώματα και πιστοποιητικά αναγνωρισμένα από το κράτος μετά την ολοκλήρωση της εκπαίδευσης.

Η έλλειψη ενεργού επαγγελματικής αλληλεπίδρασης μεταξύ του ινστιτούτου και των ιδρυμάτων τριτοβάθμιας εκπαίδευσης ενός προφίλ δεν συμβάλλει στις εκπαιδευτικές δραστηριότητες.

6. Διεθνής συνεργασία

Οι διεθνείς σχέσεις του Ινστιτούτου στοχεύουν στη βελτίωση της ποιότητας της επιστημονικής δραστηριότητας που βασίζεται στη συνεργασία με τη διεθνή αρχειακή κοινότητα μέσω της ανάπτυξης κοινών προγραμμάτων, της χρήσης καινοτομιών και τεχνολογιών πληροφοριών αρχείων και τήρησης αρχείων, συμμετοχή σε διεθνή επιστημονικά έργα και επιστημονική κινητικότητα Επιστήμονες.

Μέχρι πρόσφατα, οι πιο γόνιμες επαγγελματικές σχέσεις αναπτύχθηκαν στο πλαίσιο μιας συμφωνίας μεταξύ του VNIIDAD, του Λευκορωσικού Ερευνητικού Ινστιτούτου Επιστήμης Εγγράφων και Αρχειοθέτησης και του Ουκρανικού Ερευνητικού Ινστιτούτου Αρχειονομικής Επιστήμης και Επιστήμης Εγγράφων. Ωστόσο, μετά τα γνωστά γεγονότα, οι επαφές με την ουκρανική πλευρά πάγωσαν, ενώ οι σχέσεις με Λευκορώσους συναδέλφους συνεχίζουν να αναπτύσσονται αρκετά ενεργά. Το VNIIDAD συμμετέχει τακτικά σε κοινές επιστημονικές εκδηλώσεις που υλοποιούνται στο πλαίσιο του Κοινού Σχεδίου Δράσης της Ομοσπονδιακής Αρχειακής Υπηρεσίας και του Τμήματος Διαχείρισης Αρχείων και Αρχείων του Υπουργείου Δικαιοσύνης της Δημοκρατίας της Λευκορωσίας για την περίοδο 2014-2016.

Σημαντική κατεύθυνση των διεθνών δραστηριοτήτων του Ινστιτούτου είναι η συμμετοχή στις εργασίες του Διεθνούς Συμβουλίου Αρχείων και του Ευρωασιατικού Περιφερειακού Παραρτήματος του (EURASICA). Εκπρόσωποι του VNIIDAD συμμετείχαν στα περισσότερα από τα πρόσφατα Διεθνή Συνέδρια Αρχείων και σε όλες σχεδόν τις εκδηλώσεις της EURASIC. Εδώ να σημειωθεί η ετήσια διοργάνωση υπό την αιγίδα της EURASIK και των Ομοσπονδιακών Αρχείων των διεθνών συνεδρίων «Τεκμηρίωση στην Κοινωνία της Πληροφορίας».

Χρήσιμη είναι επίσης η συμμετοχή του VNIIDAD στις δραστηριότητες του Διεθνούς Ινστιτούτου Αρχειονομικών Σπουδών στην Τεργέστη και το Μάριμπορ, ως ένα από τα έγκυρα φόρουμ ειδικών στον τομέα της αρχειοθέτησης.

Από το 2016, η VNIIDAD είναι συνεργάτης του διεθνούς έργου InterPARES Trust και αποτελεί μέρος του ευρωπαϊκού ομίλου της.

7. Επιμελητεία και οικονομική υποστήριξη

Η VNIIDAD δεν έχει ακίνητα στον ισολογισμό της. Βάσει της σύμβασης χαριστικής χρήσης χώρων και ακινήτου της 11ης Ιανουαρίου 2011 Αρ. ΒΠ 3/11, καταλαμβάνει χώρο εργασίας συνολικής επιφάνειας 1731,7 τ. μέτρα στο κτίριο του Ρωσικού Κρατικού Αρχείου Επιστημονικής και Τεχνικής Τεκμηρίωσης στη διεύθυνση: Profsoyuznaya st., 82.

Η παροχή των εργαζομένων με μηχανογραφικό εξοπλισμό είναι 85% (50 θέσεις εργασίας, εκ των οποίων οι 8 μονάδες είναι άνω των 8 ετών).

Η χρηματοδότηση του VNIIDAD, ως ομοσπονδιακού δημοσιονομικού ιδρύματος, πραγματοποιείται με έξοδα:

ο ομοσπονδιακός προϋπολογισμός, που διατίθεται με τη μορφή επιδότησης για την εκτέλεση της κρατικής αποστολής που καθορίζεται ετησίως ·

ομοσπονδιακό πρόγραμμα στόχου "Πολιτισμός της Ρωσίας", που ελήφθη σε ανταγωνιστική βάση.

από δραστηριότητες που παράγουν εισόδημα.

Η δυναμική της αναλογίας δημοσιονομικής και εξωδημοσιονομικής χρηματοδότησης τα τελευταία τρία χρόνια δείχνει μείωση των εξωδημοσιονομικών εσόδων, τόσο σε απόλυτες τιμές όσο και σε μερίδια σε σχέση με τη δημοσιονομική συνιστώσα. Ταυτόχρονα, η χρηματοδότηση του προϋπολογισμού σε απόλυτες τιμές παρέμεινε ουσιαστικά αμετάβλητη κατά τη διάρκεια αυτής της περιόδου:

Ταυτόχρονα, πρέπει να σημειωθεί ιδιαίτερα ότι η άμεση επιστημονική δραστηριότητα πραγματοποιείται από το ινστιτούτο αποκλειστικά σε βάρος των δημοσιονομικών κονδυλίων ως μέρος της εκτέλεσης κρατικών αναθέσεων και κρατικών συμβάσεων στο πλαίσιο του Ομοσπονδιακού Προγράμματος Στόχου "Πολιτισμός της Ρωσίας". Για την περίοδο 2014 - 2016 Η VNIIDAD δεν έχει υλοποιήσει ούτε ένα ερευνητικό έργο που να έχει ανατεθεί από μη κυβερνητικές οργανώσεις ή με τη συμμετοχή επιχορήγησης.

Τα κονδύλια που διατέθηκαν για την ανάπτυξη του ινστιτούτου, συμπεριλαμβανομένου για υλικό και τεχνικό εξοπλισμό, αποτελούν ένα σχετικά μικρό μέρος των εσόδων εκτός προϋπολογισμού: το 2014 - 814.616,0 ρούβλια. (6,8% του εκτός προϋπολογισμού εισοδήματος), το 2015 - 1.080.855,0 ρούβλια. (10,4%), 2016 - 1.128.901,0 RUB (7,6%).

Το 2014-2016 δεν επιτρεπόταν ακατάλληλη (αναποτελεσματική) δαπάνη δημοσιονομικών πόρων από το ινστιτούτο. Τηρείται η διαδικασία για τη δαπάνη κεφαλαίων για επαγγελματικά ταξίδια.

Η λογιστική του προϋπολογισμού των εσόδων και εξόδων πραγματοποιείται σύμφωνα με το σχέδιο εργασίας των λογαριασμών της λογιστικής του προϋπολογισμού. Η επαλήθευση της ορθότητας της προετοιμασίας του VNIIDAD "Έκθεση σχετικά με την εφαρμογή από το ίδρυμα του σχεδίου των χρηματοοικονομικών και οικονομικών δραστηριοτήτων του" για το 2016 και άλλων δημοσιονομικών εκθέσεων αποκάλυψε μια σειρά παραβιάσεων. Οι αναφορές υποβάλλονται κατά παράβαση των καθορισμένων προθεσμιών, γεγονός που οδηγεί σε καθυστερήσεις στην παράδοση των ενοποιημένων εκθέσεων από τη Rosarkhiv στο Ομοσπονδιακό Υπουργείο Οικονομικών

Για τον εξορθολογισμό των εκτός προϋπολογισμού δραστηριοτήτων, τυποποιημένες μορφές σύμβασης για την παροχή εκπαιδευτικών υπηρεσιών επί πληρωμή (μαθήματα αλληλογραφίας, μαθήματα μερικής απασχόλησης, βραχυπρόθεσμα μαθήματα πλήρους φοίτησης με νομικά πρόσωπα / φυσικά πρόσωπα), συμβάσεις παροχής υπηρεσιών για αμοιβή (για την προσέλκυση δασκάλων σε μαθήματα προηγμένης κατάρτισης για διαλέξεις, έλεγχοι ελέγχου και άλλες εργασίες κ.λπ.), συμβάσεις για την παροχή υπηρεσιών επί πληρωμή για την προετοιμασία και την παροχή πληροφοριακού υλικού (για το OCNTI).

Η απογραφή μετρητών, αποθεμάτων, παγίων και χρηματοοικονομικών υποχρεώσεων δεν πραγματοποιήθηκε το 2016.

Από τον τυχαίο έλεγχο της ορθότητας της βεβαίωσης των επίσημων μισθών και των δεδουλευμένων τους για το 2016 δεν διαπιστώθηκαν παραβάσεις. Κατά την ελεγχόμενη περίοδο, η πληρότητα και η επικαιρότητα της απεικόνισης των χρηματοοικονομικών συναλλαγών για μισθούς, δεδουλευμένες και πληρωμές ασφαλίστρων στα λογιστικά βιβλία του προϋπολογισμού, δεν εντοπίστηκαν παραβάσεις.

Οι αποδοχές γίνονται σύμφωνα με τις συμβάσεις εργασίας και το χρονοδιάγραμμα.

παράρτημα
στο πιστοποιητικό σχετικά με τα αποτελέσματα ενός ολοκληρωμένου ελέγχου
FBU "Παλορωσική Έρευνα
Ινστιτούτο Τεκμηρίωσης και Αρχειοθέτησης»

Συστάσεις για τη βελτίωση των δραστηριοτήτων του VNIIDAD

Αναπτύξτε ένα μακροπρόθεσμο σχέδιο (έννοια ή πρόγραμμα) για την ανάπτυξη του ινστιτούτου.

να προχωρήσει στην κατάρτιση των ετήσιων σχεδίων εργασίας του Ινστιτούτου·

βελτιστοποίηση του αριθμού των δομικών μονάδων που δεν εμπλέκονται άμεσα σε ερευνητικές εργασίες ή/και εκπαιδευτικές δραστηριότητες·

διεξαγωγή βεβαίωσης ερευνητών που έχουν λιγότερες από τέσσερις δημοσιευμένες εργασίες το 2014-2016·

επαναφορά της στρατιωτικής εγγραφής σύμφωνα με τους κανονισμούς για τη στρατιωτική εγγραφή·

να οργανώσει εργασίες για το σχηματισμό αποθεματικού προσωπικού ·

διασφαλίζει τη διεξαγωγή της διαχείρισης αρχείων προσωπικού σύμφωνα με την ισχύουσα νομοθεσία·

να επεκτείνει την πρακτική της δημιουργίας προσωρινών δημιουργικών ομάδων για την υλοποίηση ερευνητικών έργων, μεταξύ άλλων με τη συμμετοχή ειδικών από επιστημονικούς και εκπαιδευτικούς οργανισμούς·

διασφαλίζει την προκαταρκτική εξέταση όλων, χωρίς εξαίρεση, των αποτελεσμάτων της ερευνητικής εργασίας από ένα ειδικά δημιουργημένο συμβουλευτικό όργανο (συμβούλιο εμπειρογνωμόνων, τμήμα εμπειρογνωμόνων του Ακαδημαϊκού Συμβουλίου κ.λπ.)·

προβλέπουν υποχρεωτική ένταξη στον κύκλο ανάπτυξης μεθοδολογικών βοηθημάτων για την πειραματική τους εφαρμογή·

ενεργοποίηση της τοποθέτησης επιστημονικών δημοσιεύσεων σε δημοσιεύσεις που ευρετηριάζονται στο Web of Science και στο Scopus.

εξετάσει το ζήτημα της διεξαγωγής κρατικής (ή τουλάχιστον δημόσιας) διαπίστευσης των εκπαιδευτικών προγραμμάτων VNIIDAD στον τομέα της επαγγελματικής επανεκπαίδευσης και της προηγμένης κατάρτισης ειδικών·

να εμβαθύνει τη συνεργασία στον τομέα των εκπαιδευτικών δραστηριοτήτων με ιδρύματα τριτοβάθμιας εκπαίδευσης που εκπαιδεύουν προσωπικό στον τομέα της διαχείρισης και αρχειοθέτησης εγγράφων·

να πραγματοποιήσει τον εκσυγχρονισμό του ιστότοπου στο Διαδίκτυο, συμπεριλαμβανομένης της κατάρτισης χάρτη τοποθεσίας, της εγκατάστασης της λειτουργίας αναζήτησης ιστότοπου· το τμήμα επαφών θα πρέπει να συμπληρωθεί με πληροφορίες σχετικά με τους επικεφαλής των διαρθρωτικών τμημάτων, αναφέροντας αριθμούς τηλεφώνου και διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου· δημιουργήστε μια ρουμπρίκα "Δημοσιευμένα έργα του VNIIDAD". να επεκτείνει τον αριθμό των τοποθεσιών συνεργατών.

αύξηση του αριθμού των μεταφράσεων των έργων του ινστιτούτου σε ξένες γλώσσες· δημιουργήστε μια αγγλική έκδοση του ιστότοπου του Ινστιτούτου·

να εξετάσει το ζήτημα να γίνει το ινστιτούτο μέλος του Διεθνούς Συμβουλίου Αρχείων στην κατηγορία «Γ»·

να εντατικοποιήσουμε τις εργασίες για την εξεύρεση πηγών πρόσθετης χρηματοδότησης, τόσο με την αναζήτηση εντολών για την ανάπτυξη επιστημονικών θεμάτων όσο και με την εμπορευματοποίηση των αποτελεσμάτων των δικών μας ερευνητικών δραστηριοτήτων·

λαμβάνει μέτρα για τον εξορθολογισμό των συμβατικών εργασιών, συμπεριλαμβανομένης της ανάπτυξης και έγκρισης εγγράφων που ρυθμίζουν τη διαδικασία σύναψης, υπογραφής και εκτέλεσης συμφωνιών (κρατικές συμβάσεις)·

διασφαλίζει τη συμμόρφωση με τις απαιτήσεις του νόμου όσον αφορά την εγγραφή και τις προθεσμίες για την υποβολή εκθέσεων προϋπολογισμού, καθώς και την έκδοση / λήψη κεφαλαίων από το ταμείο του ιδρύματος·

ενημέρωση της παραγγελίας σχετικά με τη λογιστική πολιτική·

διενεργεί απογραφή κεφαλαίων, ειδών απογραφής, παγίων περιουσιακών στοιχείων και οικονομικών υποχρεώσεων του ινστιτούτου.

Πόλη:Μόσχα

Πρόγραμμα εκδήλωσης

Το υποκατάστημα VNIIDAD κέντρο προχωρημένης εκπαίδευσης ανοίγει μια σειρά μαθημάτων για επαγγελματική επανεκπαίδευση και προχωρημένη εκπαίδευση στην αρχειοθέτηση.

Τα μαθήματα επαγγελματικής επανεκπαίδευσης σάς επιτρέπουν να αποκτήσετε εξ αποστάσεως τις απαραίτητες γνώσεις και δεξιότητες για να διεξάγετε έναν νέο τύπο επαγγελματικής δραστηριότητας ή να βελτιώσετε το επαγγελματικό σας επίπεδο στο πλαίσιο των υφιστάμενων προσόντων σας.

Οι απόφοιτοι μαθημάτων μπορούν να εκτελούν καθήκοντα αρχειονόμου, αρχειοφύλακα, επικεφαλής γραφείου, δασκάλου (σε κολέγια, πανεπιστήμια), βοηθού διευθυντή, αναφοράς για βασικές δραστηριότητες κ.λπ.

Μορφές σπουδών: μερικής και μερικής απασχόλησης.

Διάρκεια σπουδών - 1 χρόνος.

Συγγραφείς και δάσκαλοι: κορυφαίοι ειδικοί του VNIIDAD - προγραμματιστές των κύριων κανονιστικών εγγράφων που ισχύουν στη Ρωσική Ομοσπονδία: νόμοι, κανόνες, GOST, οδηγίες, λίστες και συντάκτες μεθοδολογικών εγχειριδίων για την οργάνωση εργασίας με έγγραφα σε σύγχρονες συνθήκες.

Στο πρόγραμμα επαγγελματικής επανεκπαίδευσης στην αρχειοθέτηση:

1. Οργάνωση αρχειοθέτησης στη Ρωσία

1.1. Νομική βάση για την οργάνωση αρχείων στη Ρωσική Ομοσπονδία. Φορείς διαχείρισης αρχείων στη Ρωσία

1.2. Ιστορία της οργάνωσης της αρχειοθέτησης στη Ρωσία

1.3. Ιστορία κρατικών ιδρυμάτων και δημόσιων οργανισμών της Ρωσίας, της ΕΣΣΔ, της Ρωσικής Ομοσπονδίας - οι κύριοι δημιουργοί του Αρχειακού Ταμείου της Ρωσικής Ομοσπονδίας

1.4. Η σύγχρονη σύνθεση του Αρχειακού Ταμείου της Ρωσικής Ομοσπονδίας και η ταξινόμησή του

1.5. Δίκτυο και λειτουργίες κρατικών αρχείων

1.6. Αρχεία οργανισμών, οι λειτουργίες, τα δικαιώματα και οι αρμοδιότητές τους

1.7. Οργάνωση εγγράφων εντός του αρχείου κατά ταμεία, κοινά αρχειακά ταμεία, συλλογές

2. Εξέταση της αξίας των εγγράφων και απόκτηση αρχείων

2.1. Δημιουργία Αρχειακού Ταμείου της Ρωσικής Ομοσπονδίας

2.2. Στόχοι και στόχοι της εξέτασης της αξίας των εγγράφων. Αρχές, κριτήρια, μέθοδοι αξιολόγησης εγγράφων

2.3. Το σύστημα κανονιστικών και μεθοδολογικών εγχειριδίων για την επιλογή εγγράφων

2.4. Η διαδικασία διεξαγωγής και επεξεργασίας των αποτελεσμάτων της εξέτασης της αξίας των εγγράφων

2.5. Στόχοι και στόχοι απόκτησης αρχείων. Λίστες πηγών απόκτησης αρχείων

2.6. Παραλαβή εγγράφων στο κρατικό, δημοτικό αρχείο

2.7. Σύστημα εμπειρογνωμόνων

3. Λογιστική για έγγραφα σε αρχεία

3.1. Στόχοι, στόχοι και αρχές της κεντρικής κρατικής λογιστικής των αρχειακών εγγράφων

3.2. Το σύστημα των λογιστικών εγγράφων του αρχείου, ο σκοπός τους

3.3. Η διαδικασία λογιστικής για μονάδες αποθήκευσης και έγγραφα στο αρχείο

3.4. Λογιστική για μοναδικά και ιδιαίτερα πολύτιμα έγγραφα στο αρχείο. Λογιστική για το ασφαλιστικό ταμείο και το ταμείο χρήσης

3.5. Χαρακτηριστικά της λογιστικής στα αρχεία των οργανισμών

3.6. Εφαρμογή αυτοματοποιημένων αρχειακών τεχνολογιών καταγραφής αρχειακών εγγράφων

4. Διασφάλιση της ασφάλειας των αρχειακών εγγράφων

4.1. Τακτοποίηση και εξοπλισμός των κρατικών αρχείων

4.2.Φυσικοχημικοί και βιολογικοί παράγοντες καταστροφής αρχειακών εγγράφων

4.3. Έλεγχος παρουσίας και φυσικής κατάστασης αρχειακών εγγράφων

4.4. Τρόποι ειδικής επεξεργασίας εγγράφων

4.5. Προστασία αρχειακών εγγράφων από κλοπή και μη εξουσιοδοτημένη πρόσβαση

5. Επιστημονική και συσκευή αναφοράς για τα έγγραφα του Αρχειακού Ταμείου της Ρωσικής Ομοσπονδίας

5.1. Μια διαφοροποιημένη περιγραφή είναι η βάση για τη δημιουργία μιας επιστημονικής συσκευής αναφοράς για έγγραφα του Αρχειακού Ταμείου της Ρωσικής Ομοσπονδίας

5.2. Το σύστημα επιστημονικής και συσκευής αναφοράς για έγγραφα του Αρχειακού Ταμείου της Ρωσικής Ομοσπονδίας

5.3. Αρχειακό απόθεμα - ο βασικός κατάλογος του κρατικού αρχείου

5.4. Αρχειοθέτηση καταλόγων

5.5. Οδηγοί

5.6. Ευρετήρια (αρχειακοί κατάλογοι)

5.7. Ανασκοπήσεις αρχειακών κεφαλαίων και εγγράφων

5.8. Αυτοματοποιημένη επιστημονική συσκευή αναφοράς του κρατικού αρχείου

6. Χρήση εγγράφων από το Αρχειακό Ταμείο της Ρωσικής Ομοσπονδίας

6.1. Διαμόρφωση ενιαίου αρχειακού και πληροφοριακού χώρου

6.2. Σκοποί και μορφές χρήσης των εγγράφων του αρχειακού ταμείου της Ρωσικής Ομοσπονδίας

6.3. Οργάνωση χρήσης εγγράφων σε κρατικά αρχεία

6.4. Τύποι πληροφοριακών εγγράφων

6.5. Δημοσίευση εγγράφων του κρατικού αρχείου

6.6. Εκθέσεις εγγράφων, είδη, σκοπός και οργάνωση

6.7. Σύνταξη θεματικών συλλογών αρχειακών εγγράφων

6.8. εκτέλεση αιτημάτων

6.9. Παροχή εγγράφων για μελέτη στο αναγνωστήριο του αρχείου

6.10. Οργάνωση συνεργασίας με νομικά και φυσικά πρόσωπα για τη χρήση εγγράφων του κρατικού αρχείου με συμβατικούς όρους

6.11. Λογιστική για τη χρήση εγγράφων στο κρατικό αρχείο

7. Διαχείριση σε αρχεία

7.1. Οργάνωση της εργασίας στο κρατικό αρχείο

7.2. Οριοθέτηση έργων στο κρατικό αρχείο

7.3. Σύγχρονες μορφές οικονομικής δραστηριότητας του κρατικού αρχείου

V.F. Yankovaya, Ph.D. ν., αναπληρωτής. Διευθυντής της VNIIDAD

Τα τελευταία χρόνια, το Πανρωσικό Ερευνητικό Ινστιτούτο Τεκμηρίωσης και Αρχειοθέτησης (VNIIDAD) έχει πραγματοποιήσει επανειλημμένα εργασίες σχετικά με τη μελέτη ηλεκτρονικών εγγράφων, την ανάπτυξη κανονιστικών και μεθοδολογικών βάσεων για την οργάνωση εργασίας με ηλεκτρονικά έγγραφα σε εργασίες γραφείου και την οργάνωση της αρχειακής τους αποθήκευσης .

Το 2005, δημοσιεύτηκε ένα επιστημονικό και μεθοδολογικό εγχειρίδιο των M. V. Larin και O. V. Ryskov "Ηλεκτρονικά έγγραφα στη διαχείριση", στο οποίο εξετάστηκε η φύση ενός ηλεκτρονικού εγγράφου, η εμπειρία της κανονιστικής ρύθμισης της εργασίας με ηλεκτρονικά έγγραφα και η εμπειρία χρήσης Τα αυτοματοποιημένα συστήματα συνοψίστηκαν στη διαχείριση εγγράφων.

Η ανάπτυξη ρυθμιστικών, μεθοδολογικών και τεχνολογικών βάσεων για τη δημιουργία, αποθήκευση και χρήση αρχειακών ηλεκτρονικών πληροφοριακών πόρων θα πρέπει να αποδοθεί στο σημαντικότερο ερευνητικό έργο που πραγματοποίησε το Ινστιτούτο την προηγούμενη περίοδο. Σκοπός της εργασίας ήταν η δημιουργία ενός τυπικού ρυθμιστικού συστήματος και μοντέλου λογισμικού για τη διαχείριση του ηλεκτρονικού αρχείου των δημόσιων αρχών. Εκτός από αυτή την εργασία, το ινστιτούτο το 2007-2008. Τα εθνικά πρότυπα ετοιμάστηκαν με βάση τα πρότυπα ISO:

GOST R ISO 15489-1-2007 «Σύστημα προτύπων για πληροφορίες, βιβλιοθηκονομία και εκδόσεις. Διαχείρηση αρχείων. Γενικές Προϋποθέσεις";
GOST R ISO 23081-1-2008 «Σύστημα προτύπων για πληροφορίες, βιβλιοθηκονομία και εκδόσεις. Διαχείρηση αρχείων. Διαδικασίες διαχείρισης εγγράφων. Μεταδεδομένα για έγγραφα.
Στην πραγματικότητα, τα πρότυπα ισχύουν για τη διαχείριση ηλεκτρονικών εγγράφων και περιέχουν απαιτήσεις για συστήματα διαχείρισης εγγράφων, διαδικασίες διαχείρισης, ηλεκτρονικά έγγραφα και τα μεταδεδομένα τους.
Το 2009, το διάταγμα της κυβέρνησης της Ρωσικής Ομοσπονδίας της 15ης Ιουνίου 2009 αριθ. 477 ενέκρινε τους κανόνες για την εργασία γραφείου στα ομοσπονδιακά εκτελεστικά όργανα, στην προετοιμασία του έργου στο οποίο συμμετείχε άμεσα η VNIIDAD.
Οι Κανόνες αναπτύχθηκαν σύμφωνα με τον Ομοσπονδιακό Νόμο της 27ης Ιουλίου 2006 "Περί Πληροφοριών, Τεχνολογιών Πληροφοριών και Προστασίας Πληροφοριών" (άρθρο 11) και έγιναν το πρώτο κανονιστικό έγγραφο που καθόρισε τις βασικές αρχές για την οργάνωση της εργασίας με ηλεκτρονικά έγγραφα στο γραφείο έργο των δημόσιων αρχών (τμήμα VI «Ιδιαιτερότητες της εργασίας με ηλεκτρονικά έγγραφα»).
Προς το παρόν, οι Κανόνες είναι το μόνο κανονιστικό έγγραφο που καθορίζει γενικές απαιτήσεις για την οργάνωση της εργασίας με ηλεκτρονικά έγγραφα στο γραφείο των ομοσπονδιακών εκτελεστικών αρχών. Κατά την ανάπτυξη του Τμήματος VI των Κανόνων, διατυπώθηκε και εφαρμόστηκε μια σημαντική μεθοδολογική αρχή, σύμφωνα με την οποία η οργάνωση της εργασίας με έγγραφα σε χαρτί και ηλεκτρονικά έγγραφα τόσο στην εργασία γραφείου όσο και στο αρχείο βασίζεται σε μια ενιαία μεθοδολογία, αλλά σε διαφορετικές τεχνολογίες.
Οι σημαντικότερες διατάξεις των Κανόνων, οι οποίες είναι μεθοδολογικού χαρακτήρα, περιλαμβάνουν τις ακόλουθες διατάξεις:
- τα ηλεκτρονικά έγγραφα δημιουργούνται, υποβάλλονται σε επεξεργασία και αποθηκεύονται στο ηλεκτρονικό σύστημα διαχείρισης εγγράφων του ομοσπονδιακού εκτελεστικού οργάνου.
- Οι ηλεκτρονικές ψηφιακές υπογραφές χρησιμοποιούνται για την υπογραφή ηλεκτρονικών εγγράφων του ομοσπονδιακού εκτελεστικού οργάνου πιστοποιημένο με τον προβλεπόμενο τρόπο·
- για την καταγραφή και αναζήτηση εγγράφων στο ηλεκτρονικό σύστημα διαχείρισης εγγράφων του ομοσπονδιακού εκτελεστικού οργάνου, χρησιμοποιούνται υποχρεωτικές πληροφορίες σχετικά με έγγραφα (η λίστα υποχρεωτικών πληροφοριών σχετικά με έγγραφα που περιλαμβάνονται στο EDMS δίνεται στο παράρτημα των Κανόνων) και πρόσθετες πληροφορίες σχετικά με έγγραφα μπορούν να χρησιμοποιηθούν.
- κατά τη μεταφορά των ληφθέντων ηλεκτρονικών εγγράφων για εξέταση από τον επικεφαλής του ομοσπονδιακού εκτελεστικού οργάνου, την αποστολή ηλεκτρονικών εγγράφων σε διαρθρωτικά τμήματα και τους υπεύθυνους εκτελεστές του ομοσπονδιακού εκτελεστικού οργάνου, την αποστολή ηλεκτρονικών εγγράφων και την αποθήκευση ηλεκτρονικών εγγράφων, τα δεδομένα εγγραφής τους διαβιβάζονται (αποθηκεύονται) μαζί με ηλεκτρονικά έγγραφα·
- η αποδοχή και η αποστολή ηλεκτρονικών εγγράφων πραγματοποιείται από την υπηρεσία διαχείρισης αρχείων του ομοσπονδιακού εκτελεστικού οργάνου.
- τα εκτελούμενα ηλεκτρονικά έγγραφα συστηματοποιούνται σε περιπτώσεις σύμφωνα με την ονοματολογία των υποθέσεων του ομοσπονδιακού εκτελεστικού οργάνου. κατά την κατάρτιση της ονοματολογίας των υποθέσεων, επισημαίνεται ότι η υπόθεση διεξάγεται σε ηλεκτρονική μορφή (οι όροι αποθήκευσης ηλεκτρονικών εγγράφων αντιστοιχούν στους όρους που καθορίζονται για παρόμοια έγγραφα σε χαρτί).
Από το 2009 έως σήμερα, το ινστιτούτο, στο πλαίσιο του Ομοσπονδιακού Προγράμματος Στόχου «Πολιτισμός της Ρωσίας», παρακολουθεί ετησίως τη ροή εργασιών στα ομοσπονδιακά εκτελεστικά όργανα. Στο πλαίσιο αυτής της εργασίας, συλλέγονται και αναλύονται δεδομένα σχετικά με τη δυναμική των όγκων κυκλοφορίας εγγράφων σε κρατικούς φορείς, καθώς και οι αλλαγές στις ποιοτικές παραμέτρους της κυκλοφορίας εγγράφων: η σύνθεση των εγγράφων (σε έντυπα και ηλεκτρονικά έγγραφα), η χρήση των ηλεκτρονικών υπογραφών, εντοπίζονται και μελετώνται τα προβλήματα μετάβασης στην κυκλοφορία εγγράφων χωρίς χαρτί, η διυπηρεσιακή ηλεκτρονική αλληλεπίδραση, καθώς και προβλήματα που σχετίζονται με τη χρήση ηλεκτρονικών συστημάτων διαχείρισης εγγράφων.
Συγκεκριμένα, τα στοιχεία που ελήφθησαν το 2013 (για το 2012) δείχνουν ότι για πρώτη φορά σε ολόκληρη την περίοδο παρατήρησης, υπήρξε μείωση στον αριθμό των εγγράφων σε χαρτί, που ελήφθησαν κυρίως λόγω της αλληλεπίδρασης των ομοσπονδιακών εκτελεστικών αρχών με ανώτερες αρχές ( Προεδρική Διοίκηση της Ρωσικής Ομοσπονδίας, Γραφείο της Κυβέρνησης της Ρωσικής Ομοσπονδίας) και η αλληλεπίδραση των κεντρικών γραφείων των ομοσπονδιακών εκτελεστικών οργάνων με τα εδαφικά τους τμήματα στις συνιστώσες οντότητες της Ρωσικής Ομοσπονδίας. Ταυτόχρονα, παρατηρείται σημαντική αύξηση του όγκου των ηλεκτρονικών εγγράφων που μεταδίδονται μέσω του συστήματος MEDO στην αλληλεπίδραση ομοσπονδιακών φορέων με υφιστάμενες μονάδες στις συνιστώσες οντότητες της Ρωσικής Ομοσπονδίας και στην οργάνωση εσωτερικών δραστηριοτήτων. Από τα 63 ομοσπονδιακά εκτελεστικά όργανα των οποίων τα δεδομένα χρησιμοποιήθηκαν στη μελέτη, τα 17 άλλαξαν πλήρως τη διαχείριση εγγράφων χωρίς χαρτί σε εσωτερικές δραστηριότητες, εξαλείφοντας έτσι την εσωτερική αλληλογραφία με τη μορφή εγγράφων σε χαρτί. Έτσι, τα ηλεκτρονικά έγγραφα έχουν ήδη γίνει ένας σημαντικός παράγοντας που επηρεάζει τη μείωση του όγκου των έντυπων εγγράφων.
Σημαντικό για το Ινστιτούτο και σημαντικό για όλους τους ειδικούς στον τομέα της εργασίας γραφείου και της αρχειοθέτησης είναι το γλωσσάρι όρων «Διαχείριση Εγγράφων» που εκπονήθηκε από το Ινστιτούτο. και σχέδιο GOST R 7…. «Σύστημα προτύπων για την πληροφόρηση, τη βιβλιοθηκονομία και τις εκδόσεις. Εργασίες γραφείου και αρχειοθέτηση. Όροι και ορισμοί», το οποίο εγκρίνεται από τη Rosstandart. Και τα δύο έγγραφα περιέχουν ορολογία στον τομέα της διαχείρισης εγγράφων, συμπεριλαμβανομένων εκείνων που αντικατοπτρίζουν τις διαδικασίες διαχείρισης ηλεκτρονικών εγγράφων. Αυτοί είναι όροι όπως ηλεκτρονικό έγγραφο, μεταδεδομένα, μετατροπή, μετεγκατάσταση, μορφή αρχείου, διαχείριση ηλεκτρονικών εγγράφωνΣε αντίθεση με το πρότυπο, το οποίο περιλαμβάνει μόνο τη βασική ορολογία της θεματικής περιοχής, το λεξικό περιέχει το κύριο σώμα όρων που χρησιμοποιούνται ενεργά από ειδικούς.
Το 2007, με εντολή του Υπουργείου Πολιτισμού της Ρωσίας της 18ης Ιανουαρίου 2007 Νο. 19, οι Κανόνες για την οργάνωση της αποθήκευσης, απόκτησης, λογιστικής και χρήσης εγγράφων του Αρχειακού Ταμείου της Ρωσικής Ομοσπονδίας και άλλων αρχειακών εγγράφων σε κρατικό και Εγκρίθηκαν δημοτικά αρχεία, μουσεία και βιβλιοθήκες, οργανισμοί της Ρωσικής Ακαδημίας Επιστημών, τα οποία έγιναν κανονιστική βάση των δραστηριοτήτων των κρατικών και δημοτικών αρχείων.
Τα αρχεία των οργανισμών εξακολουθούν να μην διαθέτουν κανονιστικό έγγραφο που να καθορίζει τη διαδικασία αποθήκευσης εγγράφων και τη διαδικασία μεταφοράς εγγράφων για μόνιμη αποθήκευση σε κρατικά και δημοτικά αρχεία. Για το λόγο αυτό, το 2010-2012. Η VNIIDAD ετοίμασε ένα σχέδιο κανόνων για την οργάνωση της αποθήκευσης, απόκτησης, λογιστικής και χρήσης εγγράφων από το Αρχειακό Ταμείο της Ρωσικής Ομοσπονδίας και άλλων αρχειακών εγγράφων σε κρατικούς φορείς, τοπικές κυβερνήσεις και οργανισμούς. Το 2013, το προσχέδιο αυτού του εγγράφου οριστικοποιήθηκε, λαμβάνοντας υπόψη τα σχόλια που έγιναν από τα αρχειακά ιδρύματα της Ρωσικής Ομοσπονδίας. Υποτίθεται ότι μετά την ολοκλήρωση του έργου, λαμβάνοντας υπόψη αυτά που εκπονήθηκαν το 2012-2013. συστάσεις για την οργάνωση της αποθήκευσης ηλεκτρονικών εγγράφων στα αρχεία των οργανισμών, οι οποίες θα συζητηθούν παρακάτω, αυτοί οι κανόνες θα υποβληθούν για έγκριση στο Υπουργείο Πολιτισμού της Ρωσίας.

Το αποτέλεσμα της δουλειάς της VNIIDAD το 20012–2013. είναι προσχέδια δύο εγγράφων:
συστάσεις για την απόκτηση, τη λογιστική και την οργάνωση της αποθήκευσης ηλεκτρονικών αρχειακών εγγράφων στα αρχεία των οργανισμών·
συστάσεις για την απόκτηση, λογιστική και οργάνωση αποθήκευσης ηλεκτρονικών αρχειακών εγγράφων σε κρατικά και δημοτικά αρχεία.
Σκοπός της ανάπτυξης συστάσεων είναι η δημιουργία μιας ενιαίας μεθοδολογικής και μεθοδολογικής βάσης για την οργάνωση της εργασίας με αρχειακά ηλεκτρονικά έγγραφα στα αρχεία των κρατικών αρχών, των τοπικών κυβερνήσεων, των κρατικών και μη κρατικών οργανισμών, καθώς και σε κρατικά και δημοτικά αρχεία, συμπεριλαμβανομένου του οργανισμού αποθήκευσης, απόκτησης και λογιστικής ηλεκτρονικών εγγράφων, με βάση τις απαιτήσεις της ρωσικής νομοθεσίας στον τομέα της αρχειοθέτησης, λαμβάνοντας υπόψη τις τάσεις στην ανάπτυξη των τεχνολογιών πληροφοριών στο πλαίσιο της μετάβασης στη διυπηρεσιακή ηλεκτρονική αλληλεπίδραση.
Οι συστάσεις ισχύουν για διοικητικά ηλεκτρονικά έγγραφα που δημιουργούνται, επεξεργάζονται και αποθηκεύονται στα πληροφοριακά συστήματα του οργανισμού, υπόκεινται σε αποθήκευση στο αρχείο του οργανισμού με τον τρόπο και εντός των προθεσμιών που καθορίζονται για παρόμοια έγγραφα σε χαρτί, καθώς και σε ηλεκτρονικά έγγραφα προς να μεταφερθεί για αποθήκευση στις κρατικές αρχές.(δημοτικά) αρχεία.
Οι συστάσεις αναπτύχθηκαν λαμβάνοντας υπόψη τις διατάξεις του ομοσπονδιακού νόμου της 22ας Οκτωβρίου 2004 αριθ. Ομοσπονδία της 15ης Ιουνίου 2009 Αρ. 477, και άλλες κανονιστικές νομικές πράξεις στον τομέα της ενημέρωσης, της τεκμηρίωσης, των αρχείων.
Κατά την ανάπτυξη συστάσεων, ελήφθησαν υπόψη οι διατάξεις των εθνικών προτύπων της Ρωσικής Ομοσπονδίας και τα πρότυπα του Διεθνούς Οργανισμού Τυποποίησης (ISO):
GOST R ISO 15489-1-2007. Σύστημα προτύπων πληροφόρησης, βιβλιοθηκονομίας και εκδόσεων. Διαχείρηση αρχείων. Γενικές Προϋποθέσεις.
GOST R ISO 23081-1-2008. Σύστημα προτύπων πληροφόρησης, βιβλιοθηκονομίας και εκδόσεων. Διαχείρηση αρχείων. Διαδικασίες διαχείρισης εγγράφων. Μεταδεδομένα για έγγραφα.
GOST R 53898-2010. Ηλεκτρονικά συστήματα διαχείρισης εγγράφων. Αλληλεπίδραση συστημάτων διαχείρισης εγγράφων. Απαιτήσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
GOST R 54471-2011/ISO/TR 15801:2009. Ηλεκτρονικά συστήματα διαχείρισης εγγράφων. Διαχείριση τεκμηρίωσης. Οι πληροφορίες αποθηκεύονται ηλεκτρονικά. Συστάσεις για την εξασφάλιση αξιοπιστίας και αξιοπιστίας.
GOST R 54989-2012/ISO/TR 18492:2005. Διασφάλιση μακροχρόνιας διατήρησης ηλεκτρονικών εγγράφων.
ISO 19005-1:2005. Διαχείριση τεκμηρίωσης. Μορφή αρχείου ηλεκτρονικού εγγράφου για μακροχρόνια διατήρηση. Διαχείριση εγγράφων - Μορφή αρχείου ηλεκτρονικού εγγράφου για μακροχρόνια διατήρηση – Μέρος 1: Χρήση PDF 1.4 (PDF/A-1).
Το σχέδιο συστάσεων προτείνει δύο προσεγγίσεις για την οργάνωση της μεταφοράς και αποθήκευσης αρχειακών ηλεκτρονικών εγγράφων στα αρχεία οργανισμών, κρατικών και δημοτικών αρχείων: τη μεταφορά και αποθήκευση ηλεκτρονικών εγγράφων σε φυσικά ξεχωριστά μέσα υλικού και τη μεταφορά ηλεκτρονικών εγγράφων μέσω διαύλων πληροφοριών και τηλεπικοινωνιών με επακόλουθη αποθήκευση στους διακομιστές αρχείων του οργανισμού, κρατικό (δημοτικό) αρχείο.
Ένα χαρακτηριστικό της αρχειακής αποθήκευσης ηλεκτρονικών εγγράφων είναι ότι στο αρχείο ενός οργανισμού, κρατικού ή δημοτικού αρχείου, τα ηλεκτρονικά έγγραφα αποθηκεύονται σε δύο πανομοιότυπα αντίγραφα, τα οποία αναφέρονται στις συστάσεις ως κύρια και λειτουργικά αντίγραφα. Η κύρια παρουσία είναι η παρουσία αναφοράς και χρησιμοποιείται σε εξαιρετικές περιπτώσεις, για παράδειγμα, για τη δημιουργία μιας λειτουργικής παρουσίας για την αντικατάσταση μιας αποτυχημένης παρουσίας. Ο εργαζόμενος, όπως υποδηλώνει το όνομά του, είναι το αντίγραφο που χρησιμοποιείται στο αρχείο σε όλες τις περιπτώσεις που απαιτείται η αναπαραγωγή ηλεκτρονικού εγγράφου ή η δημιουργία αντιγράφων ηλεκτρονικού εγγράφου για παροχή στους χρήστες.
Οι συστάσεις προβλέπουν ότι κατά την προετοιμασία ηλεκτρονικών εγγράφων για αποθήκευση στο αρχείο του οργανισμού, μετατρέπονται σε μορφή αρχείου αποθήκευσης PDF / A-1, μετά την οποία σχηματίζονται δοχεία ηλεκτρονικών εγγράφων.
Ένα ηλεκτρονικό κοντέινερ εγγράφων είναι ένας συμπιεσμένος φάκελος (αρχείο zip) που περιλαμβάνει:
ηλεκτρονικό έγγραφο σε μορφή PDF/A-1·
μεταδεδομένα εγγράφου σε μορφή XML.
αρχείο(α) αποσπασμένων ηλεκτρονικών υπογραφών.
Δεδομένου ότι οι ηλεκτρονικές υπογραφές κατά τη μεταφορά των ηλεκτρονικών εγγράφων για αποθήκευση στο αρχείο του οργανισμού και μετά την καθορισμένη ώρα - στο κρατικό ή δημοτικό αρχείο, θα είναι άκυρες και δεν θα μπορούν να διασφαλίσουν την ακεραιότητα του εγγράφου, Οι συστάσεις προτείνουν τη χρήση τεχνολογίας κωδικοποίησης κατακερματισμού για τον υπολογισμό του αθροίσματος ελέγχου του κοντέινερ ηλεκτρονικών εγγράφων.

Οι συστάσεις προβλέπουν επίσης ότι σε περίπτωση αλλαγής του περιβάλλοντος λογισμικού και υλικού και απαξίωσης των μορφών υπολογιστή, βλάβης στα μέσα, το αρχείο του οργανισμού (κρατικό ή δημοτικό αρχείο) λειτουργεί για τη μετατροπή ηλεκτρονικών εγγράφων σε νέες μορφές και/ ή μετεγκατάσταση σε νέα μέσα.

Επιπλέον, οι ενότητες των συστάσεων περιέχουν διατάξεις σχετικά με την οργάνωση της αποθήκευσης ηλεκτρονικών εγγράφων στο αρχείο, τη διασφάλιση της ασφάλειας των ηλεκτρονικών εγγράφων που αποθηκεύονται στο αρχείο, την καταγραφή και τη χρήση ηλεκτρονικών εγγράφων, καθώς και τη διαδικασία μεταφοράς εγγράφων από το αρχείο ο οργανισμός στο κρατικό ή δημοτικό αρχείο. Είναι σημαντικό τα αρχεία που αποθηκεύουν ηλεκτρονικά έγγραφα να διαθέτουν τον κατάλληλο εξοπλισμό και λογισμικό για την εκτέλεση των απαραίτητων εργασιών: έλεγχος της αναπαραγωγιμότητας ηλεκτρονικών εγγράφων, μετατροπή και μετεγκατάσταση, αντιγραφή ηλεκτρονικών εγγράφων κ.λπ., καθώς και αρχειονόμοι με ειδική εκπαίδευση στο τομέα των τεχνολογιών της πληροφορίας.

Ένα άλλο θέμα που ολοκληρώθηκε από το ινστιτούτο το 2013 ήταν το θέμα «Αρχειολογικές και λειτουργικές απαιτήσεις διαχείρισης εγγράφων για συστήματα πληροφοριών που παρέχουν ηλεκτρονική διαχείριση εγγράφων στη διαδικασία εσωτερικών δραστηριοτήτων των ομοσπονδιακών εκτελεστικών οργάνων». Είναι γνωστό ότι επί του παρόντος στην αγορά προϊόντων λογισμικού για εργασίες γραφείου υπάρχουν πολλές δεκάδες διαφορετικά συστήματα που παρέχουν ηλεκτρονική διαχείριση εγγράφων. διάφορα συστήματα χρησιμοποιούνται επίσης σε ομοσπονδιακά εκτελεστικά όργανα. Απαιτήσεις για συστήματα πληροφοριών ηλεκτρονικής διαχείρισης εγγράφων ομοσπονδιακών εκτελεστικών οργάνων, λαμβάνοντας υπόψη, μεταξύ άλλων, την ανάγκη επεξεργασίας επίσημων πληροφοριών περιορισμένης διανομής μέσω αυτών των συστημάτων, που εγκρίθηκαν με εντολή του Υπουργείου Τηλεπικοινωνιών και Μαζικών Επικοινωνιών της Ρωσίας στις 2 Σεπτεμβρίου, 2011 No. 221, στην ενότητα II «Περιγραφή των διαδικασιών υποστήριξης εγγράφων για τη διαχείριση στο EDMS της ομοσπονδιακής εκτελεστικής αρχής» περιέχει μια πολύ από πλήρη περιγραφή των απαιτήσεων για τη λειτουργικότητα των συστημάτων, παραλείποντας τις απαιτήσεις για τη σύνθεση των μεταδεδομένων των εγγράφων που είναι απαραίτητα για τη διαχείριση αυθεντικών, πλήρων, αξιόπιστων και χρησιμοποιήσιμων εγγράφων καθ' όλη τη διάρκεια του κύκλου ζωής τους στην εργασία γραφείου και στο στάδιο της αρχειακής τους αποθήκευσης (από την οργάνωση του αρχείου μέχρι το κρατικό ή δημοτικό αρχείο).

Ως αποτέλεσμα της εφαρμογής αυτού του θέματος, δίνεται μια περιγραφή των κύριων διαδικασιών διαχείρισης εγγράφων στο EDMS εντός του κύκλου ζωής των εγγράφων, διατυπώνονται γενικές αρχές και απαιτήσεις για το EDMS και δίνεται ένα σχήμα ταξινόμησης και οργάνωση υποθέσεων. , θεσπίζονται απαιτήσεις για τις λειτουργίες εφαρμογής του EDMS, απαιτήσεις για την υποστήριξη πληροφοριών του EDMS. , απαιτήσεις για τη χρήση ηλεκτρονικής υπογραφής, για ανάκτηση πληροφοριών και παρουσίαση πληροφοριών και αναφορά, απαιτήσεις για έλεγχο πληροφοριών στο EDMS, για την οργάνωση αποθήκευσης πληροφοριών στο EDMS, για τη διαχείριση και διαχείριση εξουσιών στο EDMS, απαιτήσεις για τη λειτουργία του EDMS, για το πρότυπο και την εκπαίδευση των χρηστών.

Σε χωριστό παράρτημα της έκθεσης για το θέμα, δίνεται περιγραφή της σύνθεσης των πεδίων των εντύπων εισαγωγής (κάρτες εγγραφής και ελέγχου εγγράφων, κάρτες ταξινομητή και βιβλία αναφοράς που αποτελούν μέρος του συστήματος που σχεδιάζεται), τα οποία διασφαλίζουν την ταυτοποίηση διαφόρων ομάδων εγγράφων και η διαχείρισή τους καθ' όλη τη διάρκεια του κύκλου ζωής των εγγράφων στο EDMS, η λειτουργική ανάθεση πληροφοριών σχετικά με τα έγγραφα που περιλαμβάνονται στο EDMS. Κατά την περιγραφή των πεδίων των εντύπων εισαγωγής, είναι δυνατή η ενσωμάτωση του εγγράφου στο σύστημα πληροφοριών του αρχείου του οργανισμού και, στη συνέχεια, στο σύστημα πληροφοριών του κρατικού ή δημοτικού αρχείου, εάν το έγγραφο υπόκειται σε μόνιμη αποθήκευση στο κατάλληλο αρχείο.

Επί σειρά ετών, η VNIIDAD συνεργάζεται με προγραμματιστές λογισμικού για εργασίες γραφείου και αρχεία, ιδίως με την AltSoft CJSC (Αγία Πετρούπολη) και την AS-Archive LLC (Μόσχα), οι ειδικοί της οποίας ασχολούνται με ερευνητικές εργασίες.
Επιπλέον, το 2013, η VNIIDAD, μαζί με την AS-Archive, ξεκίνησε ένα έργο για τη δημιουργία ενός συγκροτήματος πληροφοριακών συστημάτων που διασφαλίζουν τη διαχείριση ηλεκτρονικών εγγράφων κατά τη διάρκεια των δραστηριοτήτων του VNIIDAD και την αποθήκευση αρχειακών ηλεκτρονικών εγγράφων (με βάση το αρχείο VNIIDAD ).

Ως αποτέλεσμα της μελέτης σύγχρονων προσεγγίσεων για τη διαχείριση, ταξινόμηση και αποθήκευση εγγράφων σε ηλεκτρονική μορφή, η έννοια της δημιουργίας ενός ψηφιακού αποθετηρίου ηλεκτρονικών εγγράφων (TSKED) διατυπώθηκε ως μια οργανωτική και νομική δομή που διαμορφώθηκε με σκοπό τη δημιουργία ενός ενιαίου χώρου νομικά σημαντικά ηλεκτρονικά έγγραφα, συμπεριλαμβανομένης της φυσικής τοποθέτησής τους και της διασφάλισης του αμετάβλητου, της ασφάλειας και της διαθεσιμότητας εντός της εγκεκριμένης πολιτικής ασφαλείας.

Επί του παρόντος, έχουν καθοριστεί οι απαιτήσεις για τη λειτουργικότητα του συγκροτήματος αυτοματοποιημένων συστημάτων πληροφοριών, έχει πραγματοποιηθεί τεχνική και οικονομική αξιολόγηση των τεχνικών μέσων, έχει δημιουργηθεί ένα συγκρότημα λογισμικού και υλικού για την υλοποίηση της λειτουργίας αυτοματοποιημένων συστημάτων, κοινές εξελίξεις έχουν πραγματοποιηθεί στις κύριες κατευθύνσεις και εργασίες εφαρμογής του EDMS και του αρχείου του οργανισμού.

Ως μέρος της κοινής εργασίας, σχεδιάζεται να τεθούν σε λειτουργία αυτοματοποιημένα συστήματα για την οργάνωση συλλογικής εργασίας σε σχέδια εγγράφων διαχείρισης και εγγράφων που δημιουργούνται κατά τη διάρκεια της ερευνητικής εργασίας. οργάνωση της εκπαιδευτικής και εκπαιδευτικής-μεθοδικής εργασίας στο σύστημα πρόσθετης εκπαίδευσης και προηγμένης κατάρτισης · οργάνωση της εργασίας πληροφόρησης· οργάνωση των εργασιών της ιστοσελίδας του ινστιτούτου.

Larin M.V.Ηλεκτρονικά έγγραφα στη διαχείριση: Επιστημονική μέθοδος. επίδομα / M. V. Larin, O.I. Ryskov - M.: VNIIDAD, 2005.

Σύμφωνα με τον ισχύοντα ομοσπονδιακό νόμο της 6ης Απριλίου 2011 αριθ. 63-FZ "Σχετικά με την ηλεκτρονική υπογραφή" - ηλεκτρονικές υπογραφές.

Διαχείρηση αρχείων. Οροι και ορισμοί. Λεξιλόγιο. - M.: VNIIDAD, 2013.

Το άθροισμα ελέγχου (ενός ηλεκτρονικού κοντέινερ εγγράφων) είναι μια τιμή που υπολογίζεται από ένα σύνολο δεδομένων εφαρμόζοντας έναν συγκεκριμένο αλγόριθμο (συνάρτηση κατακερματισμού) και χρησιμοποιείται για τον έλεγχο της ακεραιότητας των δεδομένων κατά τη μετάδοση ή την αποθήκευση, καθώς και για τη γρήγορη σύγκριση δύο συνόλων δεδομένων για μη ισοδυναμία, συμπεριλαμβανομένου του προσδιορισμού της παρουσίας ιών υπολογιστών.