Mis on ajajuhtimine. Kodu planeerimise kuldreeglid

"Hoidke aega: see on kangas, millest elu tehakse."

S. Richardson

Meile on lapsepõlvest peale õpetatud distsipliini ja nii või teisiti oleme sunnitud terve elu teatud piirangutest kinni pidama. Söömine ja magamine vastavalt päevakavale, tunnid, töö ja puhkus ettenähtud ajal. Järgime kergesti kellegi teise mängureegleid, aidates tegelikult kellelgi teisel oma eesmärki saavutada. Aga kui rääkida enesedistsipliinist, siis paljud ei ole valmis loobuma isegi väikestest nõrkustest, näiteks harjumusest magada hommikul 10 lisaminutit.

Oskus piirata ennast teatud eesmärkide saavutamiseks- väärtuslik oskus, mida paljudel inimestel ei ole. Kuid ainult neil õnnestub lõpuks. Tuntud poliitikud, ärimehed, näitlejad on oma tee kuulsuseni jõudnud vaid tänu igapäevasele tööle oma eesmärgi nimel. Võimed, anne, isegi geniaalsus on vaid üks protsent edust, ülejäänud üheksakümmend üheksa on raske töö.

Enesedistsipliin on esimene samm isikliku vabaduse poole

Aja juhtimine on iga ambitsioonika inimese isikliku efektiivsuse süsteemi põhikomponent. Vahet pole, mis on eesmärk: kaalust alla võtta, punane diplom, oma äri teha... ükski neist asjadest pole võimalik ilma eneseorganiseerumisoskuseta. Ajajuhtimine on praktiline tegevusjuhend, tänu millele saad ise määrata oma elu prioriteedid, luua oma nägemuse edust. Tõhusate motivatsioonide väljatöötamine võimaldab teil mitte ainult aega säästa, vaid ka inimesena areneda. Enesedistsipliin – elamine rangete reeglite järgi, mille inimene seab endale, enda huvides. Sellised jäigad raamid, kummalisel kombel, ei piira isiksust. vastu, see on ainus tee tõelisele vabadusele.

Aja juhtimine on parim vahend enesetäiendamiseks. Eelkõige õpetab planeerimine kontrolli väliste sündmuste, keskkonna, aja ja ruumi üle. Enese kallal töötamise tulemusena omandatud enesekontrollioskused võimaldavad juhtida enda tundeid, hetkesoove, halbu harjumusi. Ja enesevalitsemine on märk tugevast, tahtejõulisest loomusest. Keskendumisoskuse arendamine võimaldab saavutada tööl paremaid tulemusi, kulutades samal ajal vähem pingutusi. Nii vabaneb aeg intellektuaalse ja vaimse täiustamiseks. Kas see pole mitte inimese elu mõte?

Enesedistsipliini oskusi ei omandata üleöö. Pealegi saate neid endas arendada ainult pideva tahtejõu treenimisega. Sama kehtib ka ajajuhtimise süsteemi kohta. Igaüks, kes soovib elus edu saavutada, on lihtsalt kohustatud aega hoolikalt käsitlema.

7 kõige populaarsemat ajajuhtimise tehnikat

"Kui mul oleks männi raiumiseks aega 9 tundi, kulutaks ma kirve teritamiseks 6 tundi."

Abraham Lincoln

Aja tõhusaks kasutamiseks on palju tehnikaid. Juhime teie tähelepanu kõige populaarsematele tehnikatele, ilma milleta ei saa hakkama ükski ajajuhtimissüsteem.

Eisenhoweri maatriks

Tehnika sai oma nime USA presidendi D. Eisenhoweri auks, kes jagas kõik tema ees seisvad ülesanded 4 kategooriasse, lähtudes nende kiireloomulisusest ja tähtsusest.

Selle põhjal paigutati juhtumid kõige lihtsama maatriksi lahtritesse järgmiselt:

• A-kategooria – kiireloomuline ja oluline, mis tuleb kohe lahendada;
• B-kategooria - nende otsust saab teatud perioodi võrra edasi lükata, kuid nendega ei tasu viivitada;
• B-kategooria - ülesanded, mille täitmist on võimalik delegeerida kolmandatele isikutele;
• D-kategooria – asjad, mis on parem kohe prügikasti saata, sest need pole aega ja vaeva väärt.

Ekspertide arvates on enamiku inimeste viga vale prioritiseerimine. Nad on rohkem valmis võtma enda peale viimase kahe kategooria ülesandeid, kuna neid asju on palju lihtsam teha. Kiired tulemused aitavad kaasa isikliku efektiivsuse ebaõige hinnangu kujunemisele. Selgub, et mees kulutab jõupingutusi kõrvaltegevustele jättes maha selle, mis tegelikult on oluline.

Ajastustehnika

Töötajate aja arvestust töödistsipliini parandamiseks on kasutatud juba üle tosina aasta. Automatiseerimis- ja raamatupidamisprogrammid fikseerivad õigeaegse saabumise ja lahkumise, töötaja tööpäeva kestuse. Kuid kaasaegne tehnoloogia on läinud veelgi kaugemale. Täna saate mitte ainult teada saada, kas inimene viibib töökohal, vaid ka kontrollida, mida ta teeb.

Selliseid juhtimissüsteeme on praeguseks välja töötatud sadu. Programmid suudavad automaatselt registreerida: haiguse tõttu puudumine, tööreisid, puhkused, puhkused, töö paindliku graafiku alusel. Süsteem võtab arvesse lõunapausi kestust, enneaegset lahkumist või hilinemist, töölt puudumist.

Vaatamata oma täiuslikkusele pakuvad kohalolekumoodulid ainult pealiskaudset ajastust, samas kui nuhkvara nagu "Maxapt QuickEye" aitab arvutis tööd jälgida. Nende abiga saab juht kohe aru, et Maria Ivanovna raamatupidamisosakonnast on hõivatud mitte aruande kallal töötamisega, vaid suhtleb Odnoklassniki veebisaidil. Muidugi pole isegi selliste programmide abil võimalik minuti kaupa ajastamist teha, võttes arvesse suitsupause, teeõhtuid, muu “prügiaja” siirast jutuajamist, kuid enamasti puudub see. vajadus selle järele.

Pareto meetod

Vilfredo Pareto seadus ütleb: "20% teie pingutustest annab 80% tulemusest, ülejäänud 80% aga ainult 20% tulemusest." Saate seda tõlgendada ka teisiti: "20% töötajatest toovad ettevõttele 80% kasumist." Lihtsamalt öeldes töötab tõhusalt vaid 1/5 meeskonnast. Enamiku töötajate efektiivsus on väga madal. Nende töö on lihtsalt vägivaldse tegevuse imitatsioon. Kui suunate selle energia õiges suunas, tõuseb üldine tootlikkus oluliselt.

Pareto meetod on isoleerida kogu massist 20% põhijuhtumitest ja keskenduda neile. Otsus selle kohta, mida peetakse oluliseks ja mis teisejärguliseks, on igal juhul individuaalne. Eisenhoweri maatriks ehk ABC analüüsimeetod, mida kasutatakse kõige sagedamini koos Pareto meetodiga, võimaldab juhtumeid kategoriseerida. ABC-analüüs on lihtsaim viis juhtumite järjestamiseks nende praeguse tähtsuse järgi.

ABC – analüüs

Seda meetodit peetakse juhtumite sortimiseks kõige produktiivsemaks ja visuaalsemaks viisiks. See võimaldab teil välja rookida kõik ebavajalikud, keskenduda põhieesmärkide saavutamisele. Selle meetodi kohaselt on kõik juhtumid jagatud kategooriatesse:

• A-rühmal on kõrgeim prioriteet, need on olulised ja kiireloomulised asjad. Sellised probleemid tuleb lahendada võimalikult kiiresti. Nende juhtumite panus lõppeesmärgi saavutamisse on 65%, kuigi nende täitmiseks kulub vaid 15% ajast. See tähendab, et üle poole kõigist töödest tehakse võimalikult lühikese ajaga.
• B-rühma kuuluvad juhtumid, mis ei ole kiireloomulised, kuid vajalikud täitmiseks. Selliste ülesannete lahendamise võib usaldada kolmandatele isikutele. Tähtis on kontrollida nende täitmise aega, kuna B-grupi juhtumid kipuvad tähtaegade rikkumisel A-kategooriasse minema.
• Rühm C – ülesanded, mida tavaliselt nimetatakse "kontorirutiiniks". Just neile kulub lõviosa personali ja juhi tööajast. Kuigi madala kvalifikatsiooniga inimene saab aruandluse, kirjatarvete ostmise ja muude rutiinsete töödega hõlpsasti hakkama.

Iseseisev tööaja korraldus

Enesejuhtimine on kõigist ajajuhtimise taktikatest kõige tõhusam. See on rakendatav nii ühele teemale kui ka kogu kollektiivile. Tagamaks, et töötaja töötaks tulemuslikult, võimaldab materiaalsete soodustuste ja karistuste süsteem. Tavapäraselt öeldes trahvid või lisatasud stimuleerida inimest talle määratud ülesannet täitma. Tuleb märkida, et ka töötaja ise peaks olema huvitatud tööprotsessi pädevast korraldusest.

Enesejuhtimise kõige olulisem eesmärk on iga inimese potentsiaali maksimaalne realiseerimine töös, loovuses ja isiklikus elus. Selle meetodi kasutamine annab järgmised eelised:

• Väheneb aeg ja pingutus tööülesannete täitmiseks;
• Suurenenud tootlikkus;
• Kaotatakse stressi, hädaabitöö, kiirustamise põhjused;
• Suureneb moraalne rahulolu töötegevusega;
• Kvalifikatsioon tõuseb, tekib stiimul isiklikuks kasvuks.

Enesejuhtimine algab tööstiili analüüsist, mis sisaldab täielikku aja inventuuri. See võimaldab teil tuvastada tööprotsessi korraldamise tugevad ja nõrgad küljed, kohandada neid õiges suunas. Kõigi tegevuste kirjeldus sisaldab järgmist:

1. Peamised tööülesanded;
2. "Interference" ehk sunnitud pausid, nn "prügiaeg".

Ajaraiskamise põhjused võivad olla isiklikud tegurid, nagu organiseerimatus, tööülesannete eiramine, enesedistsipliini puudumine, soov teha kõike kiiresti, kiirustades. Kuid ka liigne innukus, soov kõik juhtumid korraga ette võtta, annab harva positiivse tulemuse.

Tuntud Ameerika äritreener Dan Kennedy usub, et telefonikõned, plaanivälised külastajad, venivad kohtumised on juhi jaoks kõige hullemad ajaraiskajad. Võimaluse korral tuleks need kõrvaldada või minimeerida.

Pomodoro meetod

Selle naljaka nimega taktikalise tehnika leiutas eelmise sajandi 80ndatel itaallane Francesco Cirillo. Olles üks mahajäänud tudengeid, otsustas noormees õppeedukuse parandamiseks hakata enda kallal tööd tegema. Pärast üksikasjalikku "arutelu" mõistis ta, et ta ei saa keskenduda õpingutele, kuna teda segasid paljud väikesed asjad. Siis tõi Francesco köögist tomatikujulise taimeri, sättis selle enda ette ja võttis tunni aja.

Praktiliselt selgus, et ta suutis keskendunult loodusteadusi õppida 25 minutit. Sel perioodil ei olnud õpilase tähelepanu raamatust kunagi segatud. Pärast seda otsustati jagage kogu tundideks eraldatud aeg plokkideks. Pooletunnine intervall sisaldas maksimaalse keskendumise aega - 25 minutit, aga ka puhkeaega, mis on ette nähtud just nende väga väikeste asjade jaoks. "Pomodoro" meetod on oma lihtsuse, ligipääsetavuse ja tõhususe tõttu tänapäeval laialt levinud.

Rütmi, milles enamik meist elab, ei saa nimetada rahulikuks ja mõõdetuks. Ajapuudus, kiire töö ja pingeline ajasurve on proovikivid, millega kõik toime ei tule. Pidev olek „Ma ei tea, millest haarata” on isikliku tõhususe seisukohalt vaevalt asjakohane.

Emotsionaalne stress blokeerib tootlikkust, põhjustab väsimust ja apaatsust. Seega, et mitte sattuda stressi või, mis veelgi hullem, kroonilise väsimussündroomi ohvriks, tegelegem ajaplaneerimise ehk ajaplaneerimisega.

Kõik edukad inimesed teevad seda.

Kõik edukad inimesed on väga produktiivsed. Nad töötavad kõvasti ja neil on palju aega, kuid see pole sama asi. Tootlikkus tähendab ennekõike tulemust, mitte protsessi. Kui olete otsustanud oma tootlikkust suurendada, tehke seda kindlalt. Inimesed raiskavad aega, sest nad pole kunagi otsustanud oma tootlikkust parandada.

Ja kui olete oma otsuse teinud, siis ärge taganege ja korrake seda, mida kõik edukad inimesed teevad, kuni see muutub teie jaoks teiseks. Isikliku efektiivsuse peamine saladus peitub aja õiges jaotuses. Ajaplaneerimine aitab vältida kadestamisväärset saatust olla oma ettevõtte või karjääri pantvangis.

Planeerimine vabastab aega

Need, kes on oma elus edu saavutanud, pühendavad palju aega planeerimisele. Igapäevane planeerimine on oluline tootlikkuse tõstmiseks ja aja tõhusaks haldamiseks.

Reegel 6 "P" ütleb: korralik eelplaneerimine hoiab ära halva soorituse.

Planeerimine ja mõtlemine peaksid alati olema paberil. Kui eesmärki pole paberil, siis seda pole olemas. Ülesannete loend on omamoodi kaart, mis ei lase teil kavandatud eesmärgi poole eksida. Peter F. Drucker pakub raamatus The Effective Manager hea analoogia, et julgustada asju paberile panema:

“Pimedas ruumis hoitud inimesed kaotavad kiiresti ajataju. Kuid isegi täielikus pimeduses säilitab enamik inimesi ruumitaju. Olles valgustatud, kuid kinnises ruumis, ei tunneta sa enam mõne tunni pärast aja liikumist. Ja kui soovite arvutada, kui kaua te sellises ruumis viibite, eksite oma arvutustes suuresti. Seetõttu, kui toetume oma mälule, ei märka me, millele meie aeg kulub ... "

Esimesel päeval ülesannete nimekirjaga töötamine tõstab tootlikkust 25%. Õhtul koosta nimekiri ülesannetest, mis tuleb homme ära teha. Tööle tulles tead alati, kust oma päeva alustada.

Jätkake loendiga töötamist kogu päeva: kui ilmub uus ülesanne, lisage see loendisse, võttes arvesse prioriteeti varem planeeritud ülesannete suhtes. Kui täidate loendis oleva ülesande, kriipsutage see kindlasti maha. See annab teile oma tööga rahulolutunde, lisab entusiasmi ja annab energiat.

Planeerige suurest väikeseks, pikaajalisest lühiajaliseks, elueesmärkidest kuni päevaplaanini. Andke igale ülesandele kindel tähtaeg.

Jagage keeruline ülesanne alati väikesteks alamülesanneteks. Siin aitab palju otsustuspuu, kus võtmeülesandeks on puu ja selle teostamise alamülesanneteks on harud. Jätkake hargnemist, kuni kogu ülesande täitmise protsess muutub lihtsaks ja läbipaistvaks.

Enne kui hakkate midagi tegema, pidage meeles 10/90 reeglit: 10% ajast, mis kulub planeerimisele enne ülesande alustamist, säästab 90% selle lahendamise ajast.

Kõige tähtsam on kindlaks määrata peamine

Ajajuhtimise ülesanne on õigel ajal kindlaks määrata peamine. Prioriteetide seadmine võimaldab teil oma ülesannete loendit tõhusalt hallata, määrates igale ülesandele oma tähtsuse.

ABCD meetod sobib hästi prioritiseerimiseks. See on väga lihtne viis planeerimiseks ja see seisneb ülesannete loendis igale ülesandele prioriteedi määramises.

Seega tähistab A-tähega tähistatud ülesanne kõige olulisemat juhtumit, mille täitmata jätmisel on kõige raskemad tagajärjed. Meetodi põhireegel on, et juhtumit B ei kasutata enne, kui ülesanne A on täidetud, vaid juhtumit C, kui ülesanne B on avatud jne.

D-täht tähendab "maha sellega!". Seda tähte tuleks kasutada ebaoluliste ülesannete tähistamiseks, mis ei mõjuta midagi. Iga ülesannete rühma prioriteediks seadmiseks kasutage numbreid, mis näitavad ülesannete järjekorda. Nii et kõige olulisem asi teie loendis peaks olema A1.

Sunnitud tõhususe seadus

Ajajuhtimise peamine saladus peitub fookuses ja keskendumises. Alustage prioriteetsete ülesannete lahendamisest ja tehke kõike järjest, st ühte asja teatud aja jooksul. Juhtumit visates ja selle juurde ikka ja jälle tagasi pöördudes vähendate oma efektiivsust 5 korda.

Mozart võis töötada korraga kolme kompositsiooni kallal ja luua tõelisi meistriteoseid. Kuid see on rohkem erand kui reegel. Bach, Haydn või Verdi said korraga töötada ainult ühe teose kallal. Nad ei alustanud tööd järgmise töö kallal ilma eelnevat lõpetamata.

Kasutage sunnitud efektiivsuse seadust, mis ütleb, et kõige jaoks pole kunagi piisavalt aega, kuid kõige olulisema jaoks on alati piisavalt aega. Seetõttu on oluline kokku saada ja sundida end tegema eelkõige seda, mis toob suurimat kasu ja tulemust.

Kõik juhtumid võib jagada 4 rühma:

1. Kiireloomuline ja oluline;
2. Tähtis, kuid mitte kiireloomuline;
3. Kiireloomuline, kuid mitte oluline;
4. Pole kiireloomuline ega oluline.

See klassifikatsioon kannab Ameerika presidendi nime ja seda nimetatakse Eisenhoweri meetodiks (aken, põhimõte).

1. Prioriteetsed ülesanded on kiireloomulised ja olulised asjad. Katse selliseid asju hilisemaks lükata tekitab teile tarbetuid probleeme – peate nende eest ise ja kohe hoolt kandma.
2. Järgmiseks tulevad asjad, mis on olulised, kuid mitte kiireloomulised. Selliseid ülesandeid saab edasi lükata, kuid neil võib olla pikas perspektiivis tugev mõju. Mittekiireloomulised ja olulised asjad kipuvad muutuma kiireloomuliseks ja oluliseks, kui neid pidevalt edasi lükata. Et seda ei juhtuks, varuge neile eelnevalt ajutine reserv.
3. Kiireloomulised, kuid mitte olulised ülesanded mõjutavad teie edu vähe. Kiireloomuliste, kuid mitte oluliste asjade tegemine ei anna tulemusi ja võib teie efektiivsust oluliselt mõjutada. Sellised juhtumid võtavad suurema osa teie ajareservist. Just need ülesanded tuleb võimalusel delegeerida või nende arvu vähendada.
4. Loogiline on eeldada, et mittekiireloomulised ja ebaolulised asjad ei oma põhimõtteliselt tähtsust ega kanna tagajärgi, kui neid ei tehta. Sellised juhtumid võib julgelt nimekirjast maha kriipsutada.

Mida tähendab "konn ära süüa"?

Vanasõna ütleb, et kui sa pead hommikul esimese asjana elusa konna ära sööma, siis lohutuseks on see, et see on halvim, mis sinuga terve päeva juhtuda saab.

Edukas ärikonsultant Brian Tracy võrdleb konna tänapäeval kõige ebameeldivama ja tähtsaima asjaga. Seda edasi lükates tekitate tarbetut emotsionaalset stressi ja soovimatuid tagajärgi. On vaja tegutseda ilma asjatu mõtlemise ja viivituseta – lihtsalt võta ja tee. See annab energiat kogu päevaks.

Sõna "ei" säästab ootamatult palju aega.

Kõige olulisem sõna enda aja organiseerimiseks on viisakas “ei”. Õppige keelduma ja ütlema "ei" ülesannetele, mis ei kuulu teie valitud prioriteetide hulka. Ole taktitundeline ja keeldu, et inimene mõistaks, et sa ei lükka tagasi teda isiklikult, vaid ülesannet.

Jälgige, millele oma tööd ja vaba aega kulutate. Pange tähele tegevusi, mis teie aega röövivad (näiteks kolleegidega uudiste arutamine, sihitu telekanalite vahetamine või flaierite ja ajalehtede lugemine).

3 küsimust teie tõhususe kohta

Küsige endalt alati, millised on antud ülesande pikaajalised tagajärjed ja mis juhtub, kui te seda üldse ei tee. Küsige endalt kogu päeva jooksul järgmised 3 küsimust:

1. Mis on kõige olulisemad ja väärtuslikumad asjad?
2. Mida mina ja ainult mina saan teha, et olukord oluliselt paraneks?
3. Kuidas saate oma aega maksimaalselt ära kasutada?

Nendele küsimustele vastamine kahekordistab teie tootlikkust.

Milleks on prügikast võimeline?

Head tegijad töötavad puhta laua taga. Ebaproduktiivsete ja kogumata inimeste jaoks valitseb laual metsik kaos. Kujundada harjumust pabereid õigel ajal sorteerida, mittevajalikud välja visata ja töötada puhta laua taga. On märgatud, et kuni 30% tööajast kulub õige paberi otsimisele. Prügikast on üks tõhusamaid ajahaldusvahendeid.

Tasakaalu põhimõte

Lihtsaim viis paanikat vältida üha suureneva töömahu nähes on hingata sügavalt sisse ja öelda: "Ma saan teha ainult seda, mida suudan" ning asuda rahulikult nimekirja koostama. Teie ees seisvaid ülesandeid analüüsides näete alati, et teil on piisavalt aega eluliste probleemide lahendamiseks.

Olge ettevaatlik, et hoida oma elus tasakaalu. Kurnatuseni tööd tehes ei suuda sa keha petta, see võtab ikka omajagu ja kui sa ei lõpeta, siis sunniviisiliselt. Ja see ei kuulu ilmselgelt teie plaanidesse.

Kuid selleks, et olla tõhus, ei piisa ainult ajaplaneerimisest. Oluline on hoolitseda oma tervise eest ja hoida end heas füüsilises vormis. Sinu elu peaks olema sündmusterohke, alati peaks jääma aega perele ja puhkusele.

Tasakaalu aluspõhimõte on kodus veedetud aja hulk ja tööl veedetud aja kvaliteet.

Esiteks peaksite alati olema teie ja oma elu peamised inimesed - selle nimel tasub töötada oma efektiivsuse kallal.

©

Paljud meie kaasaegsed püüdlevad hüpertootlikkuse poole.

Kindlasti teate inimesi, kes sibavad ülesandelt ülesandele, kontrollivad pidevalt e-kirju, korraldavad midagi, helistavad kuhugi, ajavad asju jne.

Inimesed, kes seda teevad, jagavad sageli arusaama, et "hoia end hõivatud" tähendab, et töötate kõvasti ja muutute üha edukamaks.

Selline usk saab tõele vastata vaid teatud piirini ja viib sageli mõttetu “tootlikkuseni”, st pideva vajaduseni midagi ära teha ja kalduvusele raisata aega pisiülesannete peale. Kuid parem on võtta teistsugune lähenemine.

Töötage targemalt, mitte rohkem

Vana kõnekäänd ütleb, et tööta targemalt, mitte rohkem. Seda väidet tuleks võtta aluseks igasugusele tööle lähenemisel.

Robotilise lähenemise asemel probleemide lahendamisele tuleb endalt küsida, mida saaks ratsionaalsemalt teha või mida saaks ülesandeloendist täielikult välja jätta.

Tõhusalt oma aega hallates ei imesta sa, kuidas saad päevaga rohkem ülesandeid tehtud, vaid püüad protsessi lihtsustada ja kiirendada, et vältida ülepinget.

See seisneb selles, et teete oma elus ruumi lõõgastumiseks ja lõbutsemiseks.

Päevas on tõepoolest piisavalt tunde, et teha kõike, mida tahad, kuid see aeg tuleb kindlaks teha.

Loodame, et see 21 näpunäidete loend tõukab teid õiges suunas.

Pidage meeles, et oma aja tõhusaks planeerimiseks on lugematu arv nippe ja nippe. Leiame, et need näpunäited on kasulikud, kuigi teil võib olla selles küsimuses oma arvamus.

Olgu see loend katalüsaatoriks, et saaksite regulaarselt mõelda, kuidas oma tootlikkust suurendada.

1. Põhitähelepanu peamistele asjadele.

Tehke esmalt kõige olulisemad ülesanded. See on ajaplaneerimise kuldreegel. Määrake iga päev kaks või kolm prioriteetset ülesannet ja tehke need esimesena.

Kui oled need läbi teinud, võib päeva juba kordaläinuks lugeda. Liikuge muude asjade juurde või lükake ülejäänu mõneks päevaks edasi, sest olete kõige olulisema juba teinud.

2. Õppige ütlema ei.

Suure hulga ülesannete lahendamine piiratud aja jooksul võib õpetada erinevate projektidega žongleerima ja oma aega juhtima. Ja see on suurepärane.

3. Maga vähemalt 7-8 tundi.

Mõned inimesed arvavad, et une ohverdamine on hea viis tootlikkuse tõstmiseks ja paar lisatundi päevast vabastamiseks. Kuid see pole nii.

Enamik meist vajab 7-8 tundi und, et nii keha kui ka vaim optimaalselt toimiks. Te tunnete seda, kuulake oma keha. Ärge alahinnake une tähtsust.

4. Keskenduge täielikult käsilolevale ülesandele.

Sulgege kõik muud brauseriaknad. Pange oma telefon silme alt välja vaikse režiimi. Otsige töötamiseks vaikne privaatne koht või lülitage muusika sisse, kui see aitab (mulle meeldib mõnikord kuulata näiteks klassikalist muusikat või loodushääli).

Keskenduge ühele ülesandele, sukelduge sellesse. Midagi muud ei tohiks praegu eksisteerida.

5. Alusta varakult.

Peaaegu kõik meist kannatavad edasilükkamise sündroomi all. Tundub, et ülesanne on nii lihtne, et sul on alati aega selle täitmiseks ja lõpuks raiskad aega.

Vabane kroonilisest edasilükkamisest, sest planeeritud ülesandeid eelnevalt täites on palju meeldivam vältida ülepinget. See pole nii raske, piisab teie kindlast sihikindlusest.

6. Ära lase end segada pisiasjadest.

Tihti venitame projekte liiga pikalt pisidetailidel peatudes. See on tüüpiline perfektsionistidele.

Kuid palju tõhusam on edasi liikuda, projekti suurema ulatusega lõpule viia, jättes kõrvale senise soovi pidevalt millessegi süvitsi minna. Parem on kõik võimalikult kiiresti lõpule viia ja lõpus üksikud punktid üle vaadata.

7. Muuda regulaarsed ülesanded harjumuseks.

Kui teil on regulaarseid kohustusi (nt oma ajaveebi artiklite kirjutamine jne), saate need planeerida ja harjumuseks muuta. Tehke seda iga päev ja ärge muutke oma rutiini, siis on teie aju distsiplineeritud ja tegevus muutub harjumuseks. See muutub üsna loomulikuks ja meeldivaks. Proovi seda!

8. Kontrollige teleris / Internetis / mängudes veedetud aega.

Sotsiaalmeedias, mängides või telerivaatamises veedetud aega saab ja tuleb jälgida. Proovige ise kindlaks määrata loetletud tegevustele kulutatud tundide arv. Reeglina hajutavad nad teie tähelepanu palju rohkem, kui soovite.

9. Määra igale ülesandele ajalimiit.

Selle asemel, et lihtsalt projekti peal istuda ja mõelda: "Ma istun siin, kuni kõik on tehtud" proovi ümber sõnastada: "Ma töötan selle ülesandega kolm tundi".

Ajaline piiratus sunnib teid keskenduma ja olema tõhusam, isegi kui tulete veidi hiljem tagasi ja täpsustate.

10. Jätke ülesannete vahele ajavahe.

Kui me kiirustame ülesandelt ülesandele, on meil raske oma tegevust hinnata ning keskenduda ja motiveerida.

Ülesannete vahel paus võib olla meie ajule värske õhu sõõm. Võite teha väikese jalutuskäigu, mediteerida või teha midagi muud vaimse leevendamiseks.

11. Ära mõtle oma ülesannete nimekirja tervikuna.

Üks kindlamaid viise enda üle pingutamiseks on mõelda oma ülesannete nimekirja tohutule suurusele. Ükskõik kui palju sa sellele mõtled, see ei muutu lühemaks.

Konkreetsel ajahetkel peate keskenduma ühele asjale. See on üks ja ainus ülesanne. Tehke kõike samm-sammult. Ole rahulik.

12. Treening ja toitumine.

Paljud uuringud seovad töö tootlikkust tervisliku eluviisiga. Piisav magamine, treenimine ja tervislik toitumine tõstavad teie energiataset, puhastavad meelt ja muudavad teid keskendunumaks.

13. Tee vähem.

« Tee vähem"on teine ​​viis öelda" teha seda, mis on kõige olulisem". See taktika hõlmab jällegi keskendumist asjadele, mis on kõige olulisemad.

Peatage, seadke ülesanded tähtsuse järjekorda ja pöörake neile tähelepanu. Tehke vähem asju, kuid need peaksid olema prioriteetsed ja väärtuslikumad kui ülejäänud.

14. Kasuta nädalavahetust, aga ära pinguta sellega üle.

Kui järele mõelda, avastad üllatusega, kui palju on võimalik nädalavahetusel veidi töötades nädala koormust vähendada. Ainult 2-4 tundi päevas. Teie vaba aeg vaevalt kannatab.

15. Süstematiseeri protsess.

Organiseeritud olemine säästab palju aega ja selleks ei pea olema maailma kõige organiseeritum inimene. Töö korraldamine pole sugugi keeruline.

Looge süsteem dokumentide registreerimisel. Veenduge, et kõik esemed oleksid korralikult hoiustatud. Loobuge soovimatute meilide tellimusest ja laadige oma meilid välja. Optimeerige, sujuvamaks muutke ja sujuvamaks muutke.

16. Täida vaba aeg.

Reeglina on kõigil aega täitmata. Need on ootesaalides, toidupoodides, ühistranspordis, elliptilistes trenažöörides jne veedetud tunnid.
Leidke asju, mida saate seda tehes teha. Enamasti sobib lugemine ja ärge unustage ka audioraamatuid, mida ootate kuulata.

17. Isoleeri end.

Ei mingeid segajaid ega vabandusi. Mõnikord on ainus viis midagi ette võtta, kui lukustada end oma tuppa. Isolatsioon aitab palju.

18. Pea kinni tegevusplaanist.

Osaliselt mainisime seda, kuid seda pole üleliigne korrata. Ärge kalduge oma plaanist kõrvale!

Pidage otsustavalt kinni kavandatud juhtumitest, olge professionaal ja minge lõpuni. Tugev tahe ja vankumatus viivad teid seatud eesmärgini.

19. Tehke koos seotud ülesandeid.

Oletame, et nädalavahetusel peate täitma kaks programmeerimisülesannet, kirjutama kolm esseed ja filmima kaks videot. Selle asemel, et spontaanselt tööle asuda, tuvastage sarnaste ülesannete rühmad ja tehke neid järjestikku.

Erinevad ülesanded nõuavad erinevat tüüpi mõtlemist, seega on mõttekas lasta oma ajul jätkata tüüpiliste ülesannete täitmist, selle asemel, et lülituda millelegi muule.

20. Leia aega vaikuseks.

Tänapäeva maailmas on liiga palju inimesi pidevalt liikvel ega võta aega, et lihtsalt peatuda. Vaikimise praktikal on aga hämmastav mõju. Nii tegevus kui ka tegevusetus peavad mängima meie elus võtmerolli.

Ma pole siia peaaegu nädal aega kirjutanud, see pole mingil juhul tingitud vastumeelsusest või laiskusest, vaid palju tühisematest asjadest. Iga õpilase elus tuleb seanss ja paradoksaalsel kombel mõjutas see ka mind. Täna esitan konkursile artikli esimese osa, millest allpool kirjutasin. Niisiis artikkel:

Mis on GTD, ajahaldus ja kuidas seda õigesti kirjutada?
- Teoreetiline ajaplaneerimise kursus.
- Isiklik ajaplaneerimine või reaalsed näited.
- Näpunäiteid aja juhtimiseks.
- Järeldus.

Artiklis tutvustan ajaplaneerimise lühikursust, erinevaid viise, kuidas oma aega efektiivselt ja tulusalt veeta, näitan välja peamised vead ja puudujäägid igapäevases ajaplaneerimises ning pakun välja meetodeid esilekerkivate probleemide lahendamiseks. Artikli osas käsitlen ainult kahte esimest punkti, ülejäänud - artikli teises osas. Seda tehakse kahel põhjusel, kuna minu arvates pole blogi kirjutamata jätmine eriti hea ja ma saan teada ka reaktsiooni artikli esimesele osale.

Mis on GTD, ajahaldus ja kuidas seda õigesti kirjutada?

Ajajuhtimine (inglise keeles time management) on oskus oma aega efektiivselt jaotada, et tõsta töö efektiivsust ja saada sellest maksimum.

GTD – asjade tegemine – minu vabas tõlkes „kõikide asjade tegemine”. Umbes sama, mis populaarsem ajajuhtimine.

Küsimus juba vene keelde jõudnud, kuid sõnaraamatutesse veel ilmumata ingliskeelsete sõnade kirjutamise kohta on mulle alati lahtiseks jäänud. Seetõttu ei tea ma täpselt selliste sõnade õiget kirjapilti nagu ajajuhtimine.

Isikliku ajaplaneerimise teoreetiline kursus.

Selles jaotises:

Vead või vale GTD.

Mida teha või õige ajaplaneerimine.

Mis on halb ajaplaneerimine? Oletame, et inimesel on nädal aega ja 10 lahendamata juhtumit, millest üks on näiteks oma ettevõtte loomine. Tavainimestel on probleemi lahendamisel 3 lähenemist: jäta kõik viimase päevani (nimetagem seda meetodit "tudengiks", kõik õppisid ülikoolides ja teavad, kuidas õpilased õpivad), tehke nädala alguses võimalikult palju asju ja jagage laiali. ülesandeid terveks nädalaks.

Vaatleme iga lähenemisviisi eraldi.

Esimesel lähenemisel on ainuke pluss: nädala alguses on palju vaba aega. Miinusteks on nädalavahetuse suur töökoormus, oht, et ei jõua plaanitut lõpuni teha, kulub töötegemisele rohkem aega kui kolmanda meetodi puhul. Teine meetod on esimese peegelpilt ning selle plussid ja miinused on samad, välja arvatud tähtaegade mittejärgimise riski puudumine. Kolmas viis kirjeldab kõige täpsemalt minu arusaamist õige ajajuhtimise kontseptsioonist. Selle eelised on iga üksiku päeva väike töökoormus, suurim tootlikkus ja tähtaegadest mittejärgimise riski puudumine.

Olles selgitanud õige ajajaotuse ligikaudset vormi, käsitleme kahte olulist mõistet, mis aitavad mul selgitada minu ajajuhtimise mõistmise põhipunkte.

Siit jõuame selle osa lõpuni. Konkreetseid nõuandeid leiate järgmisest jaotisest, kuid siinkohal rõhutan vaid seda, et õige ajaplaneerimine hõlmab ülalkirjeldatud vigade kõrvaldamist ja pidevat enda kallal töötamist.

Erinevad vidinad ja mobiilsed nutitelefonid dikteerivad meie elurütmi. Ja just see rütm muutub kiiremaks. Iga inimest saab hoiatada 5-minutilise hilinemise eest ning ühegi probleemi lahendamiseks pole vaja isiklikult kohtuda ega isegi helistada. Paar sõnumit Watsi rakenduses – ja kõik on otsustatud. Ülesannete maht kasvab. Inimene muutub liikuvamaks ja produktiivsemaks. Igaüks tahab, et päevaks jääks aega mitte ainult töö tegemiseks, vaid ka enda jaoks meeldivaks ajaveetmiseks. Ja enda aja efektiivseks jaotamiseks on olemas selline termin nagu ajajuhtimine.

Mis on ajajuhtimine?

Ajajuhtimine on aja õige jaotamine selle tõhusamaks ja produktiivsemaks kasutamiseks.

Varem kasutati ajaplaneerimist ainult ärivaldkonnas töötavate inimeste puhul ja see oli mõiste, mis seostus ainult ettevõtlusega. Nüüd saab iga elukutse esindaja ja iga hõivatud inimene oma päeva kompetentselt ja produktiivsemalt planeerida. Ajajuhtimine hõlmab kõiki eluvaldkondi, olgu selleks siis kinno või hommikune kohtumine.

Aja juhtimine on pikka aega olnud teaduslik mõiste ja seetõttu tuleb sellele läheneda teaduslikult. Probleemide lahendamiseks on teatud meetodid. Tänu päeva (nädal, kuu) pädevale planeerimisele saate vabastada osa oma ajast ja korraldada palju suuremat hulka olulisi asju. Ja kõige tähtsam on saavutada soovitud tulemus.

Itaalia kirjaniku ja teadlase Alberti 15. sajandil välja pakutud vanim tehnika nägi välja umbes selline:

• Koostage päeva algusest ülesannete nimekiri;
• Juhtumid tuleks järjestada tähtsuse kahanevas järjekorras.

Muidugi pole kõigil vaja ajaplaneerimist. Kui sa ei tea, mida täna endaga peale hakata ja mida oma ajaga peale hakata, siis pole sul vaja aega planeerida ja prioriteete seada. Kõigile teistele, olenemata sellest, kas olete suure ettevõtte juht, osakonnajuhataja või kunstnik, on kogu järgnev teave äärmiselt kasulik.

Ajajuhtimise põhikomponendid on järgmised:

• Määratud aja täpne arvestus;
• Ressursside eneseoptimeerimine;
• Kindla ajaperioodi (päev, nädal, kuu) kujundamine;
• Motivatsiooni korrastatus.

Inimesed, kes korraldavad oma päeva asjatundlikult, on õnnelikumad, tervemad ja edukamad. Mõiste "isiklik tõhusus" ei ole nende jaoks lihtsalt sõnad, vaid eesmärk omaette.

Ülesannete lahendamise meetodid

Ajajuhtimise teemal on viimasel ajal kirjutatud piisaval hulgal raamatuid, artikleid ja teoseid. Selle artikli lõpus on loetelu viidetest, mille raamatud kirjeldavad mitmeid tehnikaid ja nende rakendamist.

Gleb Arhangelski

Gleb Arkhangelsky on äritreener, ajajuhtimise ekspert ja ajaorganisatsiooni direktor. Töötas välja oma meetodi aja koordineerimiseks.

Gleb Arhangelski koolitused on tohutult edukad. Oma seminaridel selgitab ta, et aeg on ainulaadne ressurss, mida ei saa täiendada. Raha saab alati teenida, kuid aega tagasi ei saa. Gleb Aleksejevitši meetodi kohaselt on oluline eraldada see ressurss mitte kõige meeldivamate ülesannete täitmiseks ja seejärel liikuda ülejäänu juurde. Sellised juhtumid nihutatakse sageli "hilisemaks". Tavapäraselt nimetatakse selliseid väikeseid probleeme "konnadeks". Kuid pärast sellise "konna" lahenduse korduvat ülekandmist muutub ülesanne "elevandiks", mis võtab inimese elus üha rohkem ruumi. Elevandi suuruse probleemi lahendamiseks kulub rohkem aega ja vaeva. Ja selle kõrvaldamiseks teeb Gleb Arkhangelsky ettepaneku lõigata elevant "praadideks" ja lahendada probleem järk-järgult. Ehk siis jaga suur probleem väiksemateks ja tegele sellega etappide kaupa.

Gleb Aleksejevitši seminarid õpetavad suhtuma oma aega terviklikult ja objektiivselt. Kindlaks perioodiks planeerimine ei hõlma ainult tööülesandeid, vaid ka eraelulisi ülesandeid, mille jõudude kuludega tuleb samuti arvestada ja nende tähtsusega arvestada.

Päeva planeerimisel on oluline ka puhkamine. Olenevalt ülesannete liigist pakutakse vastavat vaheaega. "Istuvate" elukutsete esindajatele, näiteks programmeerijatele, on vajalik aktiivne vaba aeg, spordialadega seotud inimeste jaoks, näiteks jalgpallur, on vajalik "istuv" puhkus.

Ei saa mainimata jätta, et parim puhkus on ikkagi unistus. Päeval magamine on maksimaalse jõudluse saavutamiseks füüsiline vajadus. Tõhusamaks uinumiseks tuleks teha iga päev sama konkreetset rituaali.

Konkreetse ülesande olulisuse määramisel on kolm põhitegurit: , ja . Eesmärgiga on kõik tavaliselt lihtne – igaüks teab, mida tahab. Selle saavutamiseks on kavandatud teatud meetmed. Ja rakendamiseks on vaja motivatsiooni – ja sellega seoses võivad tekkida teatud probleemid. Selle loomiseks on vaja arusaamist inimese režiimist ja võimetest. Ja siis luuakse tingimused ülesande täitmiseks.

Pareto põhimõte

Pareto printsiibil on ka teisi nimetusi: Pareto seadus või 20/80 printsiip. See sai nime Itaalia inseneri, majandusteadlase ja sotsioloogi Vilfredo Pareto järgi. Selle termini pakkus välja Joseph Juran 18 aastat pärast Pareto enda surma.

Lihtsustatud kujul kõlab põhimõte nii: 20% pingutustest annab 80% tulemusest, kui ülejäänud 80% pingutustest annab vaid 20% tulemusest. Seda põhimõtet saab rakendada kõigis eluvaldkondades. Iga edukas inimene, mitte alati teadlikult, ühel või teisel määral rakendas seda põhimõtet praktikas. Kuigi 20/80 seaduse täies ulatuses kohaldamine on ebareaalne, on arvud ise tinglikud ja võivad praktikas kõikuda. Kuigi üldreegel säilib.

Pareto seadusele on erinevates valdkondades palju kinnitusi. Alustades majandusest ja lõpetades iga inimese harjumustega. Selle põhimõtte tähtsus murrab stereotüüpe, et mida rohkem tööd teed, seda parem on tulemus ja suurem tasu. Millest järeldub, et maksimaalse tulemuse saavutamiseks tuleb keskenduda kõige olulisematele ülesannetele.

Ajajuhtimises kehtib 20/80 seadus nii: 20% teie ajast toob parima kvaliteediga tulemuse ja ülejäänud 80% segab tähelepanu eesmärgi saavutamiselt või kulutatakse ebaefektiivselt. See tähendab, et peate mõistma, millistel tegevustel on kõige suurem mõju ja millele peate oma tähelepanu pöörama.

Pareto seadust kasutama hakates tekib psühholoogiline barjäär. Põhimõttega töötamist tuleks alustada pisiasjadest, lõpuks minna üle olulisematele ja suurematele plaanidele.

Eisenhoweri maatriks

Eisenhoweri maatriks on oma nime saanud Ameerika Ühendriikide 34. presidendi järgi. Pikka aega pidi Dwight Eisenhower ühe päevaga lahendama palju ülesandeid, probleeme ja juhtumeid ning ta mõtles probleemide lahendamiseks välja oma skeemi. Tema otsustuspõhimõtet peetakse siiani üheks kõige tõhusamaks lühiajalise planeerimise meetodiks.

Kuidas Eisenhoweri maatriks töötab? Ameerika Ühendriikide 34. president tuli välja ideega jagada 4 punkti:

• oluline ja kiireloomuline;
• Mitte-kiireloomuline ja oluline;
• Kiireloomuline ja ebaoluline;
• Pole kiireloomuline ega oluline.

Esimesel väljakul toome olulised ja kiireloomulised asjad, millega ei saa viivitada. Sageli olid need ülesanded varem olulised ja mitte kiireloomulised, kuid laiskus, ajapuudus ja lähenev tähtaeg tõstsid need ülesanded esimesse nimekirja. Need asjad tuleb enne ära teha.

Teises ruudus sisestatakse olulised ja mitte kiireloomulised asjad. Sellised ülesanded on oluline kohe ära tunda. Selliste juhtumite õige ja õigeaegne läbiviimine toob kokkuvõttes häid tulemusi ja mõjutab kogu elukvaliteeti. Oluline on pühendada sellele lõigule iga päev teatud aeg ja mitte teha kõike viimasel hetkel. Eisenhower pidas seda nimekirja kõige olulisemaks ja produktiivsemaks.

Kiireloomulised, kuid mitte olulised asjad saadetakse kolmandasse ruutu. Ükskõik, kui väga te praegu sellist ülesannet teha tahaksite, peamine on mõista, et see ei kanna iseenesest mingit tulemust ja ainult segab tööd. Väga oluline on teha vahet olulistel ja mitte nii olulistel probleemidel, muidu on päev tegus, kuid kasu ei too. Mõnikord tasub esitada küsimus: "Mis juhtub, kui ma seda ei tee?" ja kohe selgub, kui vajalik ülesanne on.

Neljandal väljakul on nn "ajasööjad". See on telesaadete vaatamine, mõttetu kirjavahetus, arvutis mängude mängimine jne. Saate sellistest juhtumitest keelduda ja päeva produktiivsus ei muutu. Selliseid tegevusi ei saa tegelikult nimetada isegi heaks puhkuseks, sest neist pole mingit kasu. Sa ei hinga värsket õhku, ei õpi midagi uut, ei tee sporti, ei maga. Selliseid asju tuleks rangelt kontrollida.

Kui päev möödub kiirustamata ja kõik väljamõeldud ei ole riiulil, siis teete kõik õigesti. Rahulikkus on kvalitatiivne näitaja selle kohta, kuidas haldate oma kõige väärtuslikumat ressurssi – aega.

Ajajuhtimise raamatud

Nende aja jaotamise haldamise kohta on tohutult palju kirjandust. Ainult Gleb Arhangelskil on üle 10 teose. Tuntuimad neist: Ajavalem, Töö 2:0, Ajahaldus Outlookis.

Pareto seaduse kohta on suurepärane raamat Richard Koachilt "Principle 20 by 80". See paljastab oskused oma tegevuse tõhususe suurendamiseks madalaima hinnaga.

Samuti on juhtumite tähtsuse jaotuse ruudu järgi raamat “Eisenhoweri maatriksi järgi üliefektiivne ajajuhtimine”, mille autoriks on Anatoli Geenius.

Huvitavad allikad ajajuhtimise õppimiseks on Alan Lakeini teosed The Art of Keeping Up ja Daniil Granin It's a Strange Life ning Brian Tracy suurepärane raamat Getting Out of Your Comfort Zone. 21 viisi isikliku efektiivsuse parandamiseks” tuleks kõigepealt käsitleda. Selline töö võib inimese elus palju muuta ja seda paremuse poole.