Timemanagement: structuur en operationele planning van activiteiten. Soorten tijdbeheer

Er zijn veel tijdmanagementsystemen voor ons beschikbaar. Een effectief systeem is een van de belangrijkste componenten van succes in persoonlijk tijdbeheer. De meeste mensen hebben behoefte aan een systeem dat tijd bespaart en efficiënt gebruikt, en dat is vanzelfsprekend. Het is immers onmogelijk om alles in je hoofd te houden!

Om je tijd te besparen, zullen we in dit artikel een samenvatting geven van de belangrijkste bepalingen van elk systeem (we beschouwen de meest populaire op dit moment). We hopen dat dit u helpt bij het kiezen van wat het beste voor u is, wat in de toekomst als basis zal dienen voor uw persoonlijke planningssysteem.
Dus de systemen die we hebben gekozen voor analyse:

• GTD-systeem door David Allen;
• Franklin Time Management, Stephen Covey;
• Tijdmacht door Brian Tracy;
• Timemanagement van binnenuit door Julia Morgenstern.

Laten we eerst begrijpen waarom je een soort van zou moeten kiezen systeem. Zoals ik eerder schreef, kan een persoon fysiek niet productief werken als hij alles in zijn hoofd houdt wat hij moet doen, alle plannen, rapporten, enz.

hoofdfunctie systemen- Help belangrijke informatie op te slaan. Goede tijdmanagementvaardigheden gaan over hoe u belangrijke informatie over afspraken, werk, notities, contacten, herinneringen, plannen en doelen opslaat en verwerkt.

Daarom, goed tijdbeheersysteem zou moeten bevatten:

1. Plaats om alle informatie over de baan te dekken;

2. Agenda voor vergaderingen;

3. Plaats voor notities;

4. Plaats voor contacten;

5. Taken, doelen en dromen combineren tot één geheel;

6. Een duidelijke beschrijving van het systeem, zodat duidelijk is hoe het allemaal werkt.

Er zijn veel boeken die de titel proberen te claimen tijdmanagementsystemen, maar in feite zijn het slechts ideeën of tips over het onderwerp. In dit artikel hebben we het over het systeem, en niet over: agenda en planner .

Tijdbeheersysteem betekent niet dat u het zult gebruiken in de vorm waarin u er voor het eerst kennis mee heeft gemaakt. Het is belangrijk om te begrijpen dat dit alleen een platform is dat u zal helpen uw eigen tijdbeheersysteem te ontwikkelen dat in de toekomst aan uw behoeften voldoet.

Laten we verder gaan met de analyse van onze systemen.

Dit systeem is gebaseerd op het boek
Timemanagement volgens de Franklin-methode heeft, in tegenstelling tot de David Allen-methode, een top-down benadering.

Dat wil zeggen, de focus ligt op grote doelen, niet op kleine taken. Met zijn hulp definieert u duidelijk uw doelen en rollen in uw leven. En dat is wat je gebruikt om je leven, jaar, week of dag te plannen.

Het systeem maakt gebruik van het concept van een kompas, waardoor je altijd zeker weet dat je de goede kant op gaat. Alles wat je doet wordt gedaan om je hoofddoel te bereiken, het helpt om de juiste prioriteiten te stellen en te beslissen welke volgende stap je moet nemen.

Een ander aspect hiervan tijdmanagementsystemen- een matrix met vier sectoren: 1. Belangrijk en urgent, 2. Belangrijk, maar niet urgent, 3. Niet belangrijk, maar urgent, 4. Niet belangrijk en niet urgent.

Covey zegt dat de meeste mensen zich concentreren op kwadranten 1, 3 en 4. En dit systeem richt zich op de tweede sector.
Voor wie is dit systeem bedoeld?

Als u zich liever concentreert op de belangrijkste levensdoelen, dan past dit systeem bij u. Ook heeft deze methode als voordeel dat er nog vele andere aanvullende planningstools in gebruikt kunnen worden, wat uw leven gemakkelijker maakt.

Dit systeem kan tactisch tijdmanagement worden genoemd. De focus ligt hier op doelen, dus daar moet je voor jezelf min of meer duidelijk over zijn, en ze geeft ook praktische adviezen zodat we begrijpen hoe efficiënt we onze tijd gebruiken.

Dit systeem is resultaatgericht. Tracy gelooft dat wanneer we het eindresultaat begrijpen van wat we doen, dit ons werk stimuleert. Discipline is ook erg belangrijk.

Voor wie is dit systeem bedoeld?

Dit systeem is goed voor diegenen die op zoek zijn naar praktisch advies over het overwinnen van uitstelgedrag, het vermijden van activiteiten die uw kostbare werktijd stelen, enz.

Tijdmanagement van binnenuit door Julia Morgenstern

Dit systeem is goed voor praktische toepassing. Morgenstern helpt ons te begrijpen hoe we onze tijd besteden, wat onze motivaties zijn om te doen of niet te doen, en hoe we onze tijd beheren. Ook helpt dit systeem om orde te scheppen in wat er om je heen is.

Deze methode kan nuttige vaardigheden opleveren als planning, het inschatten van de tijd die nodig is om een ​​bepaalde taak te voltooien. Er worden ook formules gegeven om het werken met het systeem te vergemakkelijken.

Wie heeft er baat bij deze methode?

Dit is geschikt voor diegenen die behoefte hebben aan een eenvoudige maar effectieve benadering van tijdbeheer. Als u op zoek bent naar een systeem dat gemakkelijk in de praktijk te brengen is, maar tegelijkertijd niet veel regels heeft om te gebruiken, dan is dit de beste keuze.

Het belangrijkste om te onthouden is dat het systeem in de eerste plaats aan uw behoeften moet voldoen en in de toekomst een platform moet worden voor het creëren van uw eigen tijdbeheersysteem.

Invoering

Theoretische grondslagen van timemanagement

1 Essentie en principes van tijdmanagement

2 redenen om tijdmanagement te gebruiken

3 Moderne tijdmanagementtechnieken

Analyse van binnenlandse benaderingen van het tijdmanagementsysteem

1 Implementatie van timemanagement in het bedrijf

2 Tijdmanagement in Rusland

Evaluatie en verbetering van het tijdmanagementsysteem in het bedrijf

1 Algemene kenmerken van de geanalyseerde onderneming

2 Evaluatie van het tijdmanagementsysteem in het bedrijf

3 Verbetering van het tijdmanagementsysteem

Conclusie

Invoering

In moderne omstandigheden is timemanagement een integraal onderdeel van elk succesvol bedrijf. Tijdmanagement wordt gezien als een technologie om tijd te organiseren en de efficiëntie van het gebruik ervan te vergroten.

Timemanagement is de handeling of het proces van het uitoefenen van bewuste controle over de hoeveelheid tijd die aan specifieke activiteiten wordt besteed om specifiek de efficiëntie en productiviteit te verhogen. Tijdmanagement kan helpen met een reeks vaardigheden, hulpmiddelen en technieken die worden gebruikt om specifieke taken, projecten en doelen te voltooien. Deze set omvat een breed scala aan activiteiten, namelijk: planning, toewijzing, doelen stellen, delegeren, tijdanalyse, monitoren, organiseren, inventariseren en prioriteren. Bestuur werd oorspronkelijk alleen toegeschreven aan zakelijke of arbeidsactiviteiten, maar in de loop van de tijd is de term uitgebreid met persoonlijke activiteiten met dezelfde rechtvaardiging. Een tijdmanagementsysteem is een combinatie van processen, tools, technieken en methoden. Gewoonlijk is tijdbeheer een noodzaak bij de ontwikkeling van elk project, omdat het de doorlooptijd en reikwijdte van het project bepaalt.

Het doel van het gepresenteerde werk is om tijdmanagement te beschouwen als een tijdmanagementsysteem. De werkzaamheden zijn als volgt:

overweging van het concept en de functies van timemanagement;

kenmerken van moderne tijdmanagementtechnieken;

het identificeren van de kenmerken van de implementatie van tijdbeheer in bedrijven;

analyse van de toepassing van de succesvolle implementatie van timemanagement in Russische bedrijven;

het identificeren van de kenmerken van het gebruik van tijdmanagement in de activiteiten van Megafon OJSC.

Het doel van het werk is timemanagement. Het onderwerp van het werk is de kenmerken van het gebruik van tijdmanagement in de activiteiten van de organisatie.

De structuur van het werk omvat een inleiding, drie hoofdstukken, een conclusie en een literatuurlijst.

Het eerste hoofdstuk presenteert de essentie en principes van timemanagement, definieert moderne methoden van timemanagement en onderbouwt de noodzaak om timemanagement te gebruiken in de activiteiten van de onderneming.

Het tweede hoofdstuk onthult de kenmerken van de implementatie van tijdbeheer in de organisatie, analyseert de succesvolle benaderingen van tijdbeheer in Russische bedrijven.

In het derde en laatste hoofdstuk wordt een algemene beschrijving van de geanalyseerde onderneming gegeven, wordt een beoordeling gegeven van het tijdbeheersysteem van Megafon OJSC en worden aanwijzingen voor verbetering van het tijdbeheersysteem van de bestudeerde onderneming bepaald.

1. Theoretische grondslagen van tijdmanagement

.1 Essentie en principes van timemanagement

"Timemanagement (Timemanagement) is een interdisciplinair onderdeel van wetenschap en praktijk dat zich toelegt op de studie van problemen en methoden voor het optimaliseren van de tijd die wordt besteed aan verschillende gebieden van professionele activiteit." Time management - vertaald uit het Engels betekent "time management". De taak van timemanagement is om het gebruik van tijd (zowel werk- als privétijd) van de dag en de week te stroomlijnen om alle belangrijke dingen te kunnen doen. Timemanagement is de boekhouding en operationele planning van tijd.

Basisprincipes van timemanagement.

Nauwkeurig zelfstandig werk. Een manager kan alleen een hoogwaardig, effectief systeem ontwikkelen om zijn tijd in te delen. Deze belangrijke taak kan niet worden overgelaten aan een adviseur of secretaresse. Alleen de beheerder kan zelf de juiste oplossing kiezen en deze opnieuw opbouwen naar zijn wensen.

Oplossing individualiteit. Bij de organisatie van persoonlijke tijd zijn niet de algemene regels van belang, maar de individuele stijl die de leider voor zichzelf vindt. Als het voor hem comfortabel is, geeft het maximale efficiëntie. De nadruk zou eerder moeten liggen op die methoden waarmee u zelfs in onzekere omstandigheden kunt navigeren. Daarom is het belangrijk om parameters te bepalen zoals iemands temperament, zintuiglijke voorkeuren, bioritmen van zijn lichaam, werkdoelen, enz.

De noodzaak om je eigen prestaties bij te houden. Met behulp van timing kunt u momenten van onvergeeflijke tijdverspilling identificeren en de verborgen reserves ervan ontdekken. Bij het analyseren van de verkregen gegevens wordt aanbevolen om de methode te gebruiken om het bereikte te vergelijken met het maximaal mogelijke, en niet het bereikte met het geplande, zoals wordt gedaan in westerse tijdmanagementtechnologieën. Maar het belangrijkste resultaat van het gebruik van tijdwaarneming is het ontstaan ​​van een zeker vermogen om de eigen effectiviteit voortdurend te bewaken. Door je eigen tijd gedurende enkele weken bij te houden, ontwikkel je een speciaal soort aandacht voor tijd, en de leider begint op een heel andere manier naar zijn acties te kijken.

Denken voor efficiëntie. De primaire rol wordt gespeeld door een directe verandering in denken. Iemand die heeft geleerd inefficiënte processen te identificeren en te verbeteren, en streeft naar optimalisatie en verbetering van de prestaties, is in staat bestaande methoden toe te passen, aan zijn behoeften aan te passen of zijn eigen te ontwikkelen. En de zeer technische methoden om tijd en persoonlijk werk te organiseren en hun directe implementatie in het leven is slechts een kwestie van technologie. Zodra er een verandering in bewustzijn optreedt, begint het te werken en vrucht te dragen in elke vorm van activiteit.

Bereikbare en onuitputtelijke reserves aan efficiëntie. Een basisprincipe, waarbij geen enkel technologisch vraagstuk onvergelijkbaar is. Uitgaande van de veronderstelling dat de reserves aan efficiëntie, ontwikkeling en zelfverbetering niet alleen realistisch haalbaar, maar ook potentieel onuitputtelijk zijn, is het zoeken naar de juiste oplossing en het ontwikkelen van de benodigde methode puur tactische vraagstukken en uiteraard oplosbaar.

1.2 Redenen voor het gebruik van tijdmanagement

De timing van persoonlijke tijd moet worden uitgevoerd voor meerdere werkdagen, mogelijk weken, om uw werkstijl te analyseren en de oorzaken van opkomende tijdstekorten te achterhalen. Alarmerende symptomen van het dreigende optreden van tijdelijke problemen zijn te herkennen aan de volgende tekenen:

Gebrek aan prioriteiten bij de uitvoering van zaken (oplossen van secundaire taken met regelmatige overdracht van de belangrijkste);

Haast bij het voltooien van grote taken (vaak veroorzaakt door de vroegtijdige start van het werk eraan);

Een grote stroom van allerlei routinezaken (het risico te verdrinken in kleinigheden);

Voortijdige studie van zakelijke correspondentie (actuele documentatie);

Werk in de avonduren en in het weekend (tijdens kantooruren is er te weinig tijd);

Voortdurend werk doen voor je collega's of ondergeschikten (het lijkt erop dat dit sneller of betrouwbaarder zal zijn);

Werk niet volgens uw profiel (inefficiënt gebruik van kansen);

Voortdurende storing op het werk (eindeloze telefoontjes en toestroom van bezoekers);

Opheldering van informatie, constant opnieuw vragen (moeilijke perceptie van informatie, als gevolg van vermoeidheid).

Na de timing is het noodzakelijk om alle activiteiten te analyseren waaraan de persoon heeft deelgenomen. Om dit te doen, kunt u tabellen gebruiken over de verdeling van werkgebieden in relatie tot tijdkosten - reëel en theoretisch haalbaar, een lijst met obstakels opstellen.

Verdere analyse kan worden uitgevoerd vanuit het oogpunt van twee posities: positief en negatief, d.w.z. sterke en zwakke punten identificeren voor een rationeel gebruik van de eerste en het vermijden van de laatste.

"Tijdeters" Door een gedetailleerde analyse uit te voeren van de belangrijkste "putten" van de tijd, kunt u uw workflow beter beheersen en afleiding voorkomen. De belangrijkste redenen waarom we tevergeefs tijd verspillen, worden erkend:

Telefoongesprekken nemen terecht een eervolle eerste plaats in, verstoren de werksfeer en voorkomen dat u zich op zaken kunt concentreren. Met het wijdverbreide gebruik van mobiele telefoons is het probleem wereldwijd geworden.

Bezoekers die het kantoor binnenkomen, zijn meer afleiding dan telefoons, omdat ze niet kunnen worden genegeerd of ander werk parallel kan worden gedaan.

Slechte communicatie tussen afdelingen.

Problemen met computerapparatuur en kantoorapparatuur.

Door collega's opgelegde werkvolgorde wijzigen.

Gebrek aan organisatorische planning. Dist

Onvermogen om naar andere mensen te luisteren.

Onvoldoende organisatiestructuur.

Post rommel. Het is vooral relevant voor managers wiens correspondentie niet tijdig of helemaal niet door het secretariaatsfilter gaat voor het bepalen van het belang van brieven.

Correctie van fouten die voorkomen hadden kunnen worden. Fouten geven aanleiding tot dezelfde haast, onoplettendheid, onwil om te werken, enz.

Besluiteloosheid in zakelijke aangelegenheden.

Slecht georganiseerde en gecoördineerde vergaderingen, planningsvergaderingen.

Afleiding op de werkvloer. Een gigantische lijst met kleine dingen over de bijzonderheden van elke persoonlijkheid.

Overmatige bureaucratie op kantoor.

Nutteloze discussies over jouw werk en het werk van anderen. En gewoon loze praatjes.

1.3 Moderne tijdmanagementtechnieken

Doelstelling. Het stellen van doelen omvat de analyse en vorming van persoonlijke doelen. Het doel beschrijft het eindresultaat, geeft duidelijkheid over welke richting te gaan. Het stellen van doelen is een tijdelijk proces. bij het wijzigen van bepaalde parameters vindt de nodige aanpassing plaats.

“Om te slagen, moet je de juiste doelen kiezen, tussenfasen zullen je helpen om niet van het juiste pad af te wijken. Het is raadzaam om vooraf een register bij te houden van persoonlijke middelen en middelen om doelen te bereiken om erachter te komen welke van uw sterke punten gestimuleerd moeten worden en welke zwakke punten om aan te werken om uw potentieel verder te ontwikkelen.

Het doel moet duidelijk, nauwkeurig en begrijpelijk zijn. Het concreet formuleren van praktische doelen is belangrijk voor de verdere planning. Neem niet te veel op je als je langetermijndoelen stelt.

) Niet alleen om de dingen goed te doen, maar ook om de juiste dingen te doen;

) Niet alleen om zaken op te lossen, maar ook om creatieve perspectieven te creëren;

) Niet zozeer om geld te besparen als wel om het gebruik ervan te optimaliseren;

) Niet alleen om schulden te voldoen, maar ook om resultaten te boeken;

) Verlaag niet alleen de kosten, maar verhoog ook de winst.

Klassieke planning. De klassieke techniek voor het ontwikkelen van plannen en alternatieve mogelijkheden voor activiteiten. Betekent voorbereiding op de uitvoering van doelen en de ordening van de tijd. Zoals uit de praktijk blijkt, verminderen de minuten die aan planning worden besteed, de uren voor directe implementatie, wat uiteindelijk leidt tot tijdwinst in het algemeen.

Om hun functies naar behoren uit te voeren en hun doelen te bereiken, moet de manager zijn tijdsbudget duidelijk begrijpen. Er zijn verschillende basisplanningsregels:

Bij het opstellen van een dagplanning is het beter om 40% van de werktijd vrij te laten. Die. 60% - geplande tijd, 20% - onvoorziene tijd, 20% - spontane tijd.

Documenteer de bestede tijd, geef aan hoe en waaraan het verloren is gegaan, om een ​​idee te krijgen van het verbruik.

Om alle taken bij elkaar te brengen, moet u een idee hebben van de aankomende zaken, deze verdelen volgens de mate van urgentie.

Maak realistische plannen met alleen het aantal taken dat u aankunt.

Leer het tempo van het werk en de hoeveelheid informatie die nodig is om het te voltooien te bepalen.

Als er regelmatig interferentie optreedt in de vorm van dringende, spontaan optredende gevallen, geef dan in het plan de tijd om dergelijke gevallen op te lossen.

Proberen om een ​​grote hoeveelheid werk te doen en energie te verspreiden in afzonderlijke onbelangrijke dingen, leidt ertoe dat aan het eind van de dag de belangrijkste problemen onopgelost blijven. Prioriteiten stellen betekent de hele stroom van taken verdelen volgens de mate van belangrijkheid, ze primair, secundair, enz. waarden.

"Gouden" proporties van tijdplanning. Tijdsplanning is gebaseerd op bepaalde principes. Een van de meest bekende is geformuleerd door de Italiaanse econoom Vilfredo Pareto. Het is ontworpen voor een rationeel gebruik van tijd en stelt: "Als alle werkfuncties worden beschouwd in termen van het criterium van hun effectiviteit, dan blijkt dat 80 procent van de uiteindelijke resultaten wordt bereikt in slechts 20 procent van de bestede tijd, terwijl de resterende 20 procent van het resultaat 80 procent van de werktijd opslorpt”. In het dagelijkse werk betekent dit dat u niet eerst de gemakkelijkste, interessantste of minst tijdrovende taken op u moet nemen. Bij het plannen is het noodzakelijk om allereerst vitale problemen op te lossen, en pas daarna - talrijke secundaire.

Consistente toepassing van het Pareto-principe helpt om de techniek van het analyseren van de complexiteit van problemen ABC in de praktijk te brengen. Het is gebaseerd op de verdeling van het totale takenpakket in drie groepen.

A. De belangrijkste taken - vormen ongeveer 15 procent van het totaal aantal taken en cases. Het eigenbelang van deze taken (het bereiken van het doel) is ongeveer 65 procent.

B. Belangrijke taken maken gemiddeld 20 procent uit van het totaal aantal zaken en het belang van deze categorie taken is ook respectievelijk 20 procent.

B. Minder belangrijke en niet-essentiële taken daarentegen vormen 65 procent van het totaal aantal taken, maar hebben een klein aandeel (ongeveer 15 procent van de totale “kost”).

De technologie van taakanalyse volgens het ABC-principe kan als volgt worden geïmplementeerd:

Maak een lijst van alle komende taken in de juiste periode (dag, maand, kwartaal, jaar).

Systematiseer taken volgens hun mate van belangrijkheid, stel de volgorde van zaken vast in overeenstemming met hun "kosten" van activiteit.

Nummer taken.

a) de eerste 15 procent van alle taken in categorie A zijn niet-delegeerbaar;

b) de volgende 20 procent - categorie B-taken;

c) de overige 65 procent zijn taken van categorie B.

Controleer het tijdschema opnieuw op overeenstemming van het toegewezen tijdbudget met de waarde van de taken: 65 procent van de geplande tijd - taken A; 20 procent van de geplande tijd - taken B; 15 procent van de geplande tijd is taken B.

Breng de nodige aanpassingen aan en richt het plan op taken A.

Evalueer taken B en C in termen van de mogelijkheid van delegatie.

Delegatie van bevoegdheden. “De algemene betekenis van delegatie is om taken te delegeren aan uw ondergeschikten of collega's. Veel managers, die zichzelf ervaren en efficiënt vinden, geven er de voorkeur aan te doen wat ze andere werknemers zouden kunnen toevertrouwen, verwijzend naar de onervarenheid, het gebrek aan opleiding en de incompetentie van hun ondergeschikten. Dit fenomeen wijst eerder op het gebrek aan ervaring met het delegeren van bevoegdheden en op het onvermogen om personeel in de noodzakelijke functies op te leiden, dan op de hoge verdiensten van een manager.

Belangrijkste voordelen van delegatie:

De manager maakt tijd vrij voor belangrijkere taken;

Gebruik en ontwikkeling van professionele kennis en vaardigheden van medewerkers;

Stimuleren van de onthulling van capaciteiten, onafhankelijkheid en competentie van ondergeschikten;

Positieve invloed op de motivatie van medewerkers.

Voor een juiste delegatie moet u zich aan de volgende regels houden:

Selecteer geschikte medewerkers;

Wijs verantwoordelijkheidsgebieden toe;

Coördineren van de uitvoering van toegewezen taken;

Ondergeschikten aanmoedigen en adviseren;

Beheer de workflow en resultaten;

Evalueer uw medewerkers;

Stop pogingen om ongedaan te maken of daaropvolgende delegatie.

Het is noodzakelijk om routinewerk, gespecialiseerde activiteiten, privéaangelegenheden en voorbereidend werk te delegeren. Overdracht van taken of activiteiten kan voor een lange tijd of beperkt tot eenmalige opdrachten plaatsvinden. De manager draagt ​​in geen geval zijn managementfuncties, taken met een hoge mate van risico en verantwoordelijkheid voor het management over.

Bewaken van resultaten en bijstellen van doelen. Prestatiemonitoring dient om het werkproces te optimaliseren en omvat drie taken:

De fysieke toestand begrijpen. Levert planning resultaat op, draagt ​​het bij aan comfort;

Vergelijking van het geplande met het maximaal mogelijke. Het is noodzakelijk om regelmatig activiteiten te analyseren, de momenten van tijdverlies te bepalen, storingsbladen op te stellen;

Correctie voor vastgestelde afwijkingen. Plannen moeten opnieuw worden gecontroleerd en gewijzigd als ze niet haalbaar zijn of het doel niet binnen de gestelde termijn bereiken.

Maak onderscheid tussen het monitoren van de resultaten van arbeid en het monitoren van specifieke taken, men mag het een of het ander niet verwaarlozen.

Tijdbeheer is dus de boekhouding en operationele planning van tijd. De taak van timemanagement is om het gebruik van tijd (zowel werk- als privétijd) van de dag en de week te stroomlijnen om alle belangrijke dingen te kunnen doen. De basisprincipes van timemanagement: nauwgezet zelfstandig werken, eigenheid van de oplossing, de noodzaak om de eigen effectiviteit te bewaken, denken gericht op efficiëntie, haalbaarheid en onuitputtelijkheid van efficiëntiereserves. Alarmerende symptomen van het dreigende optreden van tijdelijke problemen kunnen worden geïdentificeerd door bepaalde tekenen en de oorzaken van "tijdverspillers" kunnen worden geïdentificeerd.

2. Analyse van binnenlandse en buitenlandse benaderingen van het tijdbeheersysteem

.1 Implementatie van timemanagement in het bedrijf

Dat tijd rationeel moet worden beheerd, is inmiddels een duidelijk feit. Iedereen, van managers op lager niveau tot managers en bedrijfseigenaren, wordt geconfronteerd met tijdgebrek of de volledige afwezigheid ervan.

Tot voor kort werd timemanagement vooral gezien in relatie tot één persoon. Dat wil zeggen dat elke specialist op zijn eigen verzoek tijdmanagementmethoden kan toepassen met betrekking tot zijn tijd.

De nieuwste trend is de introductie van een tijdmanagementsysteem in ondernemingen (corporate timemanagement). Time management is een nieuwe richting in enterprise management. In de meeste Russische organisaties denkt het management niet na over de acties waaraan zijn ondergeschikten tijdens de werkdag tijd besteden, hoe zij hun werk organiseren binnen het kader van hun functieverantwoordelijkheden.

Het is heel natuurlijk dat het hoofd van de onderneming of de belangrijkste medewerkers niet in staat zijn om de taak om tijdmanagement in te voeren op eigen kracht aan. In de regel doen ze een beroep op specialisten op het gebied van timemanagement. En het is heel natuurlijk dat de vraag het aanbod creëert.

Dus de duur van cursussen en trainingen over tijdbeheer varieert van 2 tot 10 dagen, en de kosten bedragen 5000 roebel. tot 25 duizend roebel Ook de aangeboden programma's zijn verschillend: dit zijn "Timemanagementcursussen voor Toppersonen", gegeven in de vorm van een seminar, en cursussen voor gewone werknemers. Er zijn technologieën voor het implementeren van timemanagement in ondernemingen.

Eén ding verenigt al deze cursussen - ze zijn allemaal gebaseerd op westerse technologieën en zijn niet altijd gecorreleerd met de Russische realiteit. Bovendien is het grootste deel van de seminars en trainingen over tijdbeheer immers individueel van aard, dat wil zeggen, het gaat meer om persoonlijk tijdbeheer dan om bedrijfstijdbeheer.

Wat betreft vergelijkend timemanagement zijn naar onze mening drie gebieden te onderscheiden:

Zo kunt u met het gebruik van MS Outlook bijvoorbeeld aanzienlijk tijd besparen bij het overbrengen van de benodigde informatie. Dit gebeurt vanwege de mogelijkheid om de essentie van het probleem beknopter en duidelijker te formuleren. Schriftelijke informatie wordt sneller en nauwkeuriger waargenomen dan mondelinge informatie.

Bovendien wordt het tijdens het communicatieproces met behulp van informatietechnologie mogelijk om aanzienlijk tijd te besparen bij het verzenden van informatie. Dit komt doordat het niet nodig is om van kantoor naar kantoor of van de ene organisatie naar de andere te verhuizen.

Ook wordt er veel tijd bespaard op persoonlijke communicatie tijdens het verzenden van informatie via internet, dankzij bestaande patronen en symbolen die zinnen vervangen die elementen zijn van beleefde communicatie.

Over het algemeen is het bedrijfstijdbeheer van een onderneming een systeem van regels en normen voor de interactie van werknemers in een onderneming, regels en mechanismen voor het uitwisselen van informatie. In veel opzichten dupliceert dergelijk tijdbeheer het communicatieproces in de onderneming. En dienovereenkomstig is het moeilijk om het toe te schrijven aan een geheel nieuwe richting op het gebied van enterprise management.

Het gebruik van technieken voor het verbeteren van de communicatie en het optimaliseren van het communicatieproces bij de onderneming in het kader van timemanagement zal een groter organisatorisch en economisch effect bereiken.

Een van de belangrijkste problemen van dit gebied van tijdbeheer is het relatief kleine aantal werknemers dat kan worden gecombineerd tot een groep mensen die identieke taken uitvoert, en een vrij groot aantal van dergelijke groepen in één onderneming. Om het werk voor elke groep specialisten op tijd te optimaliseren, is het dus noodzakelijk om aanbevelingen en timemanagementtechnieken te ontwikkelen die uniek zijn voor deze groep specialisten. In de regel doen specialisten op het gebied van tijdbeheer dit gewoon niet, ze geven er de voorkeur aan om collectieve seminars en trainingen te gebruiken op basis van individuele tijdbeheertechnieken, of de service om een ​​tijdbeheersysteem te creëren voor elke individuele afdeling van de onderneming is vrij duur.

Opgemerkt moet worden dat in de regel niet alle afdelingen van de onderneming een tijdbeheersysteem hoeven te implementeren. Het probleem van timemanagement ontstaat wanneer er een alternatief is voor het gebruik ervan. In die afdelingen van de onderneming waar werknemers monotoon mechanisch werk uitvoeren, is het eerder nodig om de fysiologische en psychologische capaciteiten van een persoon te bestuderen bij het uitvoeren van een bepaald algoritme van acties onder bestaande omstandigheden van ernst en intensiteit van de arbeid.

Het is vaak onterecht om te zeggen dat de managementprocessen bij de onderneming niet worden uitgevoerd en dat medewerkers niet geïnteresseerd zijn in de snelste kwaliteitsvolle uitvoering van hun officiële taken. Dit komt doordat iedere medewerker zijn eigen takenpakket heeft, vastgelegd in functiebeschrijvingen en een arbeidsovereenkomst. In de arbeidsovereenkomst staat in de regel ook het aantal uren dat hij per dag moet werken en het aantal dagen dat hij per week moet werken. Dat wil zeggen, er is een bepaalde hoeveelheid werk (taken vastgelegd in de arbeidsovereenkomst) en tijd voor de uitvoering ervan (werkwijze en werkschema vastgelegd in de arbeidsovereenkomst).

Bij het ontwikkelen van seminars en trainingsprogramma's over tijdbeheer wordt in de regel geen aandacht besteed aan de fysiologische kenmerken van een persoon en de omstandigheden van ernst en intensiteit van het werk.

Wat betreft het individuele tijdbeheer van vooraanstaande specialisten, het is in feite een individueel tijdbeheer van een manager en een persoon. Deze richting is momenteel het meest ontwikkeld en effectief in termen van praktisch gebruik.

Over het algemeen is corporate time management een redelijk veelbelovende richting in enterprise management, hoewel er op dit moment veel problemen zijn bij de toepassing ervan in de praktijk. Om de noodzaak van de introductie van bedrijfstijdbeheer en de reikwijdte van de toepassing ervan in een enkele onderneming te bepalen, moet men:

op welke afdelingen (of voor welke functie-eenheden) de invoering van timemanagement passend is;

welk economisch en organisatorisch effect zal worden bereikt door de introductie van corporate time management in de onderneming. Dat wil zeggen, we hebben het over de verhouding tussen kosten en resultaten;

wat is de kans dat het effect van de invoering van een corporate time management systeem bij de onderneming lang genoeg zal zijn om het economische en organisatorische effect te laten gelden.

Het systeem van bedrijfstijdbeheer moet voor elke onderneming afzonderlijk worden ontwikkeld en moet alle drie de gebieden van bedrijfstijdbeheer combineren: bedrijfstijdbeheer, bedrijfstijdbeheer van afzonderlijke afdelingen en individueel tijdbeheer van vooraanstaande specialisten. Bovendien moet het tijdbeheer van individuele afdelingen in sommige gevallen gebaseerd zijn op de fysiologische kenmerken van een persoon en de omstandigheden van ernst en intensiteit van het werk, in plaats van op het proces van competente tijdtoewijzing.

2.2 Tijdmanagement in Rusland

Het is tegenwoordig nauwelijks mogelijk om een ​​Russisch bedrijf te vinden waarvan het management niet bezig zou zijn met de kwestie van het vergroten van zijn concurrentievermogen. Om dit probleem op te lossen, moet er enorm veel werk verzet worden om alle bedrijfsprocessen te optimaliseren: van R&D tot logistiek. Dit is echter een lange en moeilijke taak, en daarom geven veel bedrijven in Rusland er de voorkeur aan om de werkefficiëntie "met weinig bloedvergieten" te verhogen. Bijvoorbeeld door timemanagement. Het 'klassieke' timemanagement worstelt echter al met de taken die het moderne bedrijfsleven ervoor stelt. "Hij is niet langer een wondermiddel voor alle managementproblemen. In de afgelopen vijf jaar is er op dit gebied niets fundamenteel nieuws gebeurd en de belangstelling voor timemanagement neemt merkbaar af, - zegt Pavel Bezruchko, uitvoerend directeur van ECOPSY Consulting. - Om hun efficiëntie te verhogen, houden moderne bedrijven zich vooral bezig met het optimaliseren van bedrijfsprocessen. Tegen de achtergrond van deze maatregelen blijft timemanagement een nuttige, maar eerder een extra vaardigheid: de schaal van tijdwinst is klein.”

Een veel voorkomende praktijk in Russische bedrijven is de situatie waarin de manager, op een "vrijwillig-verplichte" manier, onder zijn ondergeschikten een boek over tijdbeheer verspreidt dat hij leuk vindt, of een of andere "gevorderde" organisator aanbeveelt. De uitvoerend directeur van het bedrijf Ekaterinburg Bank24.ru Boris Dyakonov raakte ongeveer drie jaar geleden geïnteresseerd in het idee van timemanagement, toen hij mede-eigenaar werd van een kleine bank. "Ik heb veel van wat ik las geïmplementeerd", zegt hij. - Lezingen bij de bank over timemanagement georganiseerd, standaarden voor vergaderen ingevoerd, communicatiecultuur verbeterd. In het begin waren vernieuwingen tegen, omdat lezingen weekenden vastlegden. Bankmedewerkers overwogen het idee om hen te leren hoe ze tijd konden besparen een andere bevlieging van het management. Maar later, dankzij het doorzettingsvermogen van de topfunctionarissen van het bedrijf, die duidelijk maakten dat ze mensen waarderen die tijd kunnen besparen, werd Bank24.ru een van de eerste Russische kredietinstellingen die ISO 9001:2000-normen voor kwaliteitsbeheer implementeerde.

Stijfheid en consistentie bij het oplossen van de toegewezen taken is een noodzakelijk element bij de uitvoering van elk personeelsmotivatieprogramma. Meestal loopt de aanvankelijke opleving na de verspreiding van "goede boeken" na ongeveer een maand op niets uit. "De introductie van een idee in het team vereist verplichte controle", bevestigt Mikhail Molokanov, voorzitter van de Business Trainers Club. - Een standaardcontrole brengt extra kosten met zich mee. Dit is de belangrijkste reden voor het ontbreken van een systematische benadering van tijdbeheer in binnenlandse bedrijven.”

Alexander Mondrus, algemeen directeur van de bedrijvengroep MC-Bauchemie-Rusland, loste een specifiek probleem op met behulp van tijdbeheer - hij verwijderde een aantal componenten uit de workflow die de belangrijkste "vreters" van tijd waren. Een simpel voorbeeld: alle telefoongesprekken binnen zijn organisatie beginnen nu met de vraag 'Praat je lekker?' Hierdoor kunnen beide gesprekspartners kostbare minuten besparen. “Sindsdien zijn er een aantal jaren verstreken. De meeste medewerkers die de opleiding hebben doorstaan, zijn daarna in het bedrijf gebleven, zegt Alexander Mondrus. "Voor beginners bieden we materiaal over het onderwerp en leren we fundamentele vaardigheden om met de tijd om te gaan."

"Voor degenen die ooit tijdmanagementvaardigheden hebben aangenomen, is het voldoende om ze soms in hun geheugen op te frissen", zegt Gleb Arkhangelsky, algemeen directeur van de Organization of Time<#"justify">"Het belangrijkste idee van timemanagement is dat je eerst moet begrijpen wat je wilt en waarom je het nodig hebt, en pas daarna moet nadenken over hoe je dit kunt bereiken", zegt Mikhail Molokanov. - Onlangs verschijnen de meest opvallende innovaties op het gebied van tijdmanagement alleen in de kwestie van het stellen van doelen. Volgens mijn observaties stellen Russische bedrijven vaak en met grote bereidheid deadlines en verantwoordelijken, maar besteden ze tegelijkertijd te weinig tijd aan het informeren van de werknemer over wat er precies moet gebeuren en waarom. Hierdoor is het werk op tijd klaar, maar heeft niemand het nodig.

"Eerder, toen ik de volgende taak ontving, schreef ik het stilletjes in een notitieboekje, omdat ik overwoog onnodige vragen te stellen of, professioneel gesproken, doelen te verduidelijken, een bezigheid die me geen eer aandeed", geeft een van de Wimm-Bill toe. -Dann-managers, die zijn opgeleid aan de bedrijfsuniversiteit. “Bovendien sprak ik mijn ongenoegen uit over het feit dat er te veel taken met de aanduiding “dringend” op mij werden gegooid, alleen voor mezelf.” Tegenwoordig zoekt deze manager niet alleen naar een duidelijke taakformulering van de baas, maar verduidelijkt hij ook welke van de taken het belangrijkst is in elke specifieke periode, en bouwt zo een systeem van prioriteiten voor zichzelf op. Omdat ook de baas van deze leidinggevende een passende opleiding heeft genoten, gaat hij met begrip en geduld om met de nieuwe eisen van de ondergeschikte.

"De vorming van een uniform informatieveld en managementtools is de belangrijkste prestatie van onze trainingsprogramma's", zegt Natalia Bekker, manager van het Internal Knowledge Management-project van de HR-afdeling van Wimm-Bill-Dann. "De verwachtingen van studenten hebben voornamelijk betrekking op het verwerven van nieuwe kennis en vaardigheden die ze nodig hebben om professionele problemen effectief op te lossen, evenals op de systematisering van basiskennis en ideeën die op school en universiteit zijn opgedaan." Met een serieuze en doordachte benadering van tijdbeheer, laat hij je nadenken over eenvoudige, op het eerste gezicht vragen, waarvan de antwoorden soms verbluffend zijn. Met behulp van eenvoudige rekenkundige bewerkingen kunt u bijvoorbeeld het aantal uren berekenen dat een persoon al heeft geleefd en die hij nog heeft om te leven, bijvoorbeeld tot zijn pensioen. Of probeer voor jezelf duidelijker te definiëren wat een dagelijkse routine in je leven is en wat echt belangrijke dingen zijn.

Timemanagement is een zeer veelzijdige vaardigheid die over het algemeen geen culturele grenzen kent. Zowel westerse als Russische trainingsprogramma's maken nu vooral gebruik van inheemse westerse technologieën: doelen stellen volgens SMART, prioriteiten stellen volgens de Eisenhower-methode, het Pareto-principe, etc. (hoewel Russische onderzoekers erin geslaagd zijn om hun eigen bijdrage te leveren aan de theorie van TM.

De traditionele vorm van training in de vaardigheden van het organiseren van werktijd is een tweedaagse training. De luisteraars van dergelijke programma's zijn in de regel midden- en lagere managers (backoffice, verkoopafdeling, productie, enz.). Tijdens de training beheersen de deelnemers de basisinstrumenten van prioritering en planning, proberen ze toe te passen in verschillende situaties en verbeteren ze hun vaardigheden in games en oefeningen. Ondanks het feit dat TM zelf geen nationale kenmerken heeft, krijgen Russen die het bestuderen verschillende gerelateerde cursussen aangeboden. “Een van de onderwerpen die dicht bij timemanagement liggen, is stressmanagement”, zegt Pavel Bezruchko. "Het is buitengewoon belangrijk en nuttig, omdat de Russische zakelijke omgeving over het algemeen veel veranderlijker en stressvoller is dan de westerse."

Hoewel trainingen over het verbeteren van de algemene managementcultuur al heel gewoon zijn geworden in Russische bedrijven, hebben managers tot nu toe de problemen van zelforganisatie van werknemers verwaarloosd. Velen van hen zijn - en misschien terecht - van mening dat de persoonlijke organisatie van de manager zijn eigen probleem is. TM gaat ervan uit dat elke werknemer tijd moet kunnen investeren, niet alleen in werk, maar ook in zijn persoonlijke doelen: zelfontplooiing, vrije tijd, gezondheid, gezin. Alleen dan is die persoon tevreden en effectief. Het is voor een bedrijf nauwelijks mogelijk om problemen van deze orde op te lossen - dit is volledig het voorrecht van de werknemers zelf. “Het is onmogelijk om alleen werkuren te managen. Als een bedrijf de principes van TM implementeert bij zijn werknemers, dan zal het ook hun persoonlijke tijd moeten vastleggen. Maar dan denk ik aan associaties met dienstplichtigen, gevangenen, sektariërs...', zegt Mikhail Molokanov.

Daarnaast blijkt in de praktijk vaak dat de werktijd van sommige specialisten niet gepland kan worden, terwijl voor anderen de besparingen als gevolg van TM minimaal zijn. Zo heeft Mainstream, een dochteronderneming van ECOPSY Consulting, een enquête gehouden onder het personeel van een aantal van haar klanten. Uit de resultaten van deze flash-enquête bleek dat medewerkers van de onderzochte bedrijven er in slagen om daadwerkelijk niet meer dan de helft van hun tijd, en vaak niet meer dan 30%, daadwerkelijk te plannen. In het kader van dynamisch veranderende prioriteiten, een permanent gebrek aan informatie en het ontbreken van zogenaamde managers. helikopterview (letterlijk "helikopterview" - de situatie van bovenaf bekijken, de aandrijfmechanismen en interne verbindingen begrijpen die niet zichtbaar zijn in de dagelijkse routine), traditionele planningstools werken niet. Het is om deze reden dat ervaren tijdmanagementspecialisten aanbevelen om tot 40% van de werktijd te reserveren voor het oplossen van onvoorziene taken en alleen de resterende 60% direct te beheren. Niet alle medewerkers slagen er echter in om zelfs maar 60% te plannen. Dus als we het hebben over werken in de helpdesk-modus, dat wil zeggen over het oplossen van hulptaken, bijvoorbeeld secretariële taken, dan kun je in dit geval op de een of andere manier in dit geval niet meer dan 30 - 40% van de tijd beheren. Deze verhouding is typerend voor veel specialismen, maar ook voor sommige klantgerichte bedrijven in het algemeen - bijvoorbeeld makelaardij. En echt, hoe zou je een PR-persoon opdragen om te handelen met zo'n belangrijke aanbeveling voor het plannen van tijd als het lezen van post alleen op bepaalde uren? Het is moeilijk voor te stellen dat een PR-manager zich hieraan zou houden, omdat hij op deze manier de informatie zou verliezen die hem helpt om effectief te zijn. Door niet tijdig te reageren op een verzoek om dringend commentaar, riskeert hij het imago van het bedrijf in gevaar te brengen. En reageren betekent je planning uitstellen en afwijken van het plan. "Het is belangrijk om niet te vergeten dat een persoon geen computer is, maar een wezen met zijn eigen biologische ritmes", voegt Valeria Silina, PR en marketingdirecteur van de Rosinter Restaurants-holding, toe. - Iemand is 's ochtends effectief en iemand kan alleen' s avonds met maximale efficiëntie werken. Het is duidelijk dat met dergelijke nuances binnen een groot bedrijf geen rekening kan worden gehouden.”

Sergey Trofimov, directeur bedrijfsfinanciën bij Meridian Capital Management, betwijfelt of een TM-consultant een ervaren manager manieren kan voorstellen om tijd te besparen met ten minste 5-10%. "De belangrijkste boodschap van timemanagement "tijd is een hulpbron die kan worden beheerd" is zeer nauwkeurig", merkt hij op. - Ik zal echter 80% van de informatie over TM op internet vinden en deze voor mezelf aanpassen. Waarom heb ik die andere 20% nodig, namelijk het charisma en de stemming van de adviseur?”

Veel ervaren experts zijn ervan overtuigd dat iedereen tot de noodzaak zou moeten komen om de theorie van timemanagement alleen te bestuderen. Elke poging om met geweld in het onderwerp te duiken, vooral op de schaal van een heel bedrijf, riekt naar totalitarisme. Een apart en pijnlijk probleem zijn mensen met creatieve beroepen die fel protesteren tegen eventuele beperkingen van hun vrijheid. Tegelijkertijd hebben "makers" de mogelijkheid nodig om hun tijd effectief te gebruiken, niet minder dan vertegenwoordigers van de "handwerk" werkplaats. "Het resultaat van een dergelijke "vrijheid" is vaak het niet nakomen van de verplichtingen en deadlines voor de oplevering van projecten, wat leidt tot ontevredenheid bij de rest van het team", zegt Maria Timirbaeva, mede-eigenaar van BBPG en redacteur -hoofd van het tijdschrift Restaurant Business. "Timemanagementvaardigheden zullen inspiratie niet doden, maar het zal werknemers in staat stellen om levenssituaties realistischer in te schatten." Een creatief persoon wordt creatief genoemd omdat hij intelligent kan omgaan met het gebruik van beschikbare nuttige informatie en op basis van boeken, publicaties in de media en, belangrijker nog, zijn eigen leven en professionele ervaring, zijn eigen planningssysteem kan creëren dat bij hem persoonlijk past.

"De meeste slimme bedrijfsleiders van vandaag hebben een optimaal werkregime voor zichzelf ontwikkeld zonder enige training of seminars", zegt Igor Minevich, eigenaar van het bedrijf Stolichny Vkus. - Neem bijvoorbeeld Andrei Bilzho of Arkady Novikov - hun activiteiten kunnen niet worden verenigd en hun projecten kunnen niet op gang worden gebracht. Als Anna Achmatova een cursus tijdmanagement zou volgen, zouden we dan nog een poëziebundel hebben?

"Elk bedrijf is een gemeenschap van mensen met verschillende niveaus van intelligentie en levenservaring, wiens werkefficiëntie vaak afhangt van het charisma en het talent van de leider", voegt Minevich toe. - Alleen rond echt effectieve specialisten wordt een zakelijke omgeving gevormd, slimme mensen en projecten verschijnen. En hoe medewerkers die efficiëntie bereiken, is hun eigen zaak.”

En inderdaad: het is zelfs de moeite waard om door een populair boek over tijdmanagement te bladeren, aangezien het uiterst 'wereldse' karakter van de daarin gegeven adviezen je opvallen. Om ze met de meeste impact toe te passen, zal het nuttiger zijn voor de werknemer om ze zelf te “bereiken”. Laten we zeggen dat het niet voldoende is om te lezen over het gemak van het gebruik van de elektronische planner die in de meeste moderne zakelijke telefoons is ingebouwd. Deze informatie is voor de hand liggend en niet erg nuttig voor het bedrijfsleven. Als iemand echter zelf een eenvoudig programma eenmaal begrijpt, zal hij tot afgunst van zijn collega's onmiddellijk veel minder "vergeetachtig" worden. Eenvoudige pragmatiek en geen angst voor iets nieuws. En wat heeft timemanagement ermee te maken?

Veel van de huidige populaire tijdmanagementtechnologieën zijn in de jaren 70 ontwikkeld in West-Europa en de Verenigde Staten. Het zou echter een vergissing zijn om timemanagement te beschouwen als een 100% westerse technologie. De Russische school voor wetenschappelijke organisatie van arbeid en persoonlijke tijd (NOT) kan bogen op een aantal van zijn eigen prestaties, die geen analogen hebben in de westerse wetenschap. Een van de 'vaders' van wetenschappelijk management, Frank Gilbreth, zei na het lezen van de publicaties van het Central Institute of Labour (CIT): "Russen begrijpen de problemen van het organiseren van tijd beter dan wij."

De aanzet voor de ontwikkeling van NOT in Rusland werd gegeven door de ontwikkelingen van twee van de meest vooraanstaande vertegenwoordigers van de binnenlandse managementwetenschap aan het begin van de vorige eeuw. CIT-directeur Aleksey Gastev was bijvoorbeeld de eerste die een van de meest voorkomende bezwaren tegen de wetenschappelijke organisatie van het werkproces weerlegde, volgens welke het onverenigbaar is met creatief denken. Naar zijn mening dragen de standaardisatie van acties en de ontwikkeling van automatisme ertoe bij dat "nerveuze energie vrijkomt voor steeds meer initiatiefprikkels, waardoor de kracht van het individu tot in het oneindige wordt vergroot".

Platon Kerzhentsev, hoofd van de Vremya-beweging, stelde het hoofddoel van zijn organisatie om inefficiënte tijdkosten te verminderen. De beweging zelf ontstond in 1923 uit een notitie in de krant Pravda, die gegevens verschafte over de onvergeeflijke verspilling van productietijd op algemene vergaderingen. Het beschreef met name het geval waarin de totale wachttijd voor een spreker door een groot aantal gekwalificeerde arbeiders van een vliegtuigfabriek door de tegelijkertijd aanwezige Amerikaanse specialisten als voldoende werd ingeschat voor de bouw van meerdere vliegtuigen.

De tweede golf van populariteit van timemanagement in ons land begon met de publicatie van Daniil Granins boek This Strange Life in de vroege jaren zeventig. Daarin was hij de eerste van binnenlandse onderzoekers die het idee uitsprak van tijdregistratie als basis van een persoonlijk tijdbeheersysteem, en bracht hij ook zijn theorie van tijd "budgettering" - een veel flexibeler hulpmiddel dan traditionele westerse planning.

De nieuwste trend was dan ook de introductie van een timemanagementsysteem in ondernemingen (corporate timemanagement). Time management is een nieuwe richting in enterprise management.

corporate time management van de onderneming;

bedrijfstijdbeheer van individuele divisies;

individueel tijdbeheer van vooraanstaande specialisten.

Corporate time management van de onderneming is in de eerste plaats gericht op de vorming van een effectief systeem van interactie tussen afdelingen en ambtenaren van de onderneming. Het omvat het wijdverbreide gebruik van lokale netwerken en informatietechnologie in het communicatieproces.

Het gebruik van een bedrijfstijdbeheersysteem in een onderneming zal dus alleen effectief zijn in het geval van een geïntegreerde benadering van het tijdbeheerproces in een enkele organisatie.

3. Evaluatie en verbetering van het tijdmanagementsysteem bij OJSC Megafon

.1 Algemene kenmerken van de geanalyseerde onderneming

time management megafoon

Megafon Open Joint Stock Company werd opgericht in 2002.

Naam van de organisatie: JSC "MegaFon".

Wettelijk adres: 115035, Moskou, Kadashevskaya emb., 30

Het belangrijkste doel van OJSC Megafon is:

levering van mobiele diensten (GSM<#"justify">MegaFon is actief in alle 83 onderwerpen van de Russische Federatie<#"justify">De ambtenaren zijn onder meer:

CEO - Tavrin Ivan Vladimirovich

Directeur Interne Audit - Zheymo Yury Antonovich

Directeur Public Relations - Lidov Petr Alekseevich

HR-directeur - Likhova Irina Borisovna

hoofdaccountant - Strelkina Lyubov Nikolaevna

MegaFon, een van de drie grootste mobiele operators in Rusland, biedt een volledig scala aan mobiele diensten in heel Rusland. In juni 2010 verwierf MegaFon een belang van 100% in Synterra, waardoor het zijn eigen netwerkinfrastructuur kon versterken en zijn positie op de markten voor langeafstandscommunicatie, vaste en mobiele breedbandinternettoegang en convergente diensten kon versterken. Het aantal actieve abonnees van het bedrijf overschrijdt 62 miljoen. De aantrekkelijkheid van het merk MegaFon wordt echter niet alleen verklaard door het dekkingsgebied, dat geen analogen heeft in Rusland. Het bedrijf rechtvaardigt de slogan "De toekomst hangt van jou af" en probeert altijd een stap voor te zijn - de markt, concurrenten, wensen van de klant.

MegaFon heeft traditioneel de meest geavanceerde technologieën geïmplementeerd. Ooit werd het bedrijf de eerste volledig Russische mobiele operator van de GSM 900/1800-standaard. En vandaag is MegaFon het eerste bedrijf in Rusland dat de commerciële exploitatie lanceert van een netwerk van de nieuwe generatie, 3G in de meest veelbelovende UMTS-communicatiestandaard, wat mobiel internet tot een handig en efficiënt hulpmiddel voor gebruikers maakt. Dit maakte het mogelijk om leiders te worden in termen van het aantal gebruikers van 3G-netwerken, evenals in termen van inkomsten uit de diensten die erin worden verkocht.

De ontwikkeling van 3G-netwerken zal in de nabije toekomst een prioriteit zijn voor het bedrijf. Tegelijkertijd staat MegaFon niet stil bij het beheersen van nieuwe technologieën: in 2010 werd de werking van het vierde generatie (4G) draadloze datatransmissienetwerk dat werkt onder het LTE-protocol met succes getest. In november 2010 werd MegaFon de eerste operator in Rusland die in zijn netwerkondersteuning implementeerde voor de innovatieve HD-Voice-technologie, die spraakoverdracht van hoge kwaliteit biedt en de helderheid van het geluid aanzienlijk verhoogt.

Dankzij de veiligheidsmarge die MegaFon in de loop van de jaren van werk heeft verkregen en het uiterst conservatieve beleid van financieel en kredietbeheer, kon het bedrijf niet alleen het hoogtepunt van de financiële crisis vol vertrouwen overleven, maar ook zijn positie op de markt versterken. naar nieuwe uitdagingen.

In 2010 werd MegaFon de winnaar in de categorie "Cellular Operator" volgens de resultaten van de landelijke stemming "Brand No. 1 in Russia 2010", en de CEO van MegaFon Ivan Vladimirovich Tavrin werd erkend als het beste hoofd van Russische telecommunicatiebedrijven in de jaarlijkse beoordeling "TOP-1000 Russische managers".

3.2 Evaluatie van het tijdmanagementsysteem van het bedrijfMegafoon

Volgens analisten en operators zelf is de markt voor mobiele communicatie een van de snelst groeiende in Rusland. Tegelijkertijd is de concurrentie erop, zoals het hoort in een ontwikkelde markt, erg hoog: de belangrijkste spelers gaan in de regel het tegen elkaar op, en daarom kan men zichzelf niet de minste toegeeflijkheid geven. U mag geen enkele kans missen om op zijn minst iets effectiever en beter te zijn dan andere. U moet middelen vinden die kunnen worden beheerd om resultaten te behalen, concurrenten voor te blijven, tijd te beheersen.

Het management van het bedrijf kwam tot het inzicht dat het noodzakelijk is om de resource - tijd - zo efficiënt mogelijk te gebruiken. Deze hulpbron moet in de eerste plaats gericht zijn op het bereiken van de bedrijfsdoelstellingen. Het hoofd van OJSC "MegaFon" met het bedrijf "Organization of Time" heeft verschillende opmerkelijke projecten gedaan, trainingen gegeven en overleg gepleegd om de ideeën van TM in de organisatie te introduceren.

"Tijd kan niet alleen worden beheerd." Deze technieken werden in de eerste plaats vanuit het oogpunt van hun persoonlijk tijdbeheer overwogen door het hoofd van het bedrijf. Leiders staan ​​elke dag voor veel uitdagingen. Daarom beschouwde de manager TM als toegepast op zichzelf, omdat er zowel persoonlijke als zakelijke zaken zijn die tijd vergen. En pas later, toen de introductie van dit systeem begon, werd duidelijk dat het nodig was om problemen samen met al het werkende personeel op te lossen.

Daarom is het erg belangrijk voor een manager om zijn tijd te beheersen - en tegelijkertijd het tijdsysteem van zijn collega's te beheren. Bij het organiseren van een soort vergadering, vergadering of conferentie moet de leider van tevoren weten welke plannen de ondergeschikten hebben, zodat gezamenlijke zaken worden gecoördineerd, zodat de processen elkaar niet overlappen. Omgekeerd, wanneer werknemers hun dag plannen, moeten ze de agenda van de manager zien en zich ermee identificeren. Het is een axioma: als u uw tijd effectief wilt beheren, kunt u dat alleen doen als uw collega's net zo effectief met u omgaan.

Het bedrijf Megafon gebruikt Microsoft Exchange Server en agenda's in Outlook. Nu kan de manager zien waar collega's zijn en waar ze de komende drie maanden zullen zijn, en een afspraak met hen plannen. Tijd is een categorie waar je het niet alleen mee kunt doen, iedereen moet samen handelen.

Bestelling controle. Om het tijdbeheersysteem in het hele bedrijf te laten werken, was het allereerst noodzakelijk om het taakbeheersysteem op Outlook in het casebeheer van de manager op te zetten. Tegenwoordig heeft het bedrijf een duidelijk systeem van instructies en controle. Bestellingen worden mondeling, per e-mail of op papier gegeven en vallen allemaal in één lijst, volgens welke deadlines worden bijgehouden. Als iets niet op tijd klaar is, krijgt de beheerder meldingen en op basis daarvan vraagt ​​het secretariaat om aanvullende informatie waarom de storing is opgetreden. Vervolgens rapporteert de artiest aan het management en wordt een besluit genomen: ofwel de deadline uitstellen, ofwel iets anders doen. Het belangrijkste is dat er geen enkele opdracht verloren gaat, niet vergeten - omdat het onder controle is, wat erg belangrijk is.

De volgende stap na het opzetten van het orderbeheersysteem is de introductie van uniforme standaarden voor tijdbeheer in het bedrijf. Kalenders en taken die op de Exchange-server waren opgeslagen, werden gesynchroniseerd met mobiele terminals. Een manager moet bijvoorbeeld een afspraak maken. Hij pakt zijn communicator, kijkt naar de nummers, vindt een "venster" - en belt de tijd. Deze informatie gaat direct naar de Exchange-server. Als een vergadering niet door de manager wordt benoemd, plant de secretaris deze, kiest vrije tijd, en de manager ziet deze update in zijn agenda en weet al wanneer en met wie hij moet vergaderen. Dienovereenkomstig kunt u uw ondergeschikten opdracht geven om materialen voor deze vergadering voor te bereiden. Zo wordt er geen tijd verspild. Alles is duidelijk, alles is gepland, de tijd van elke persoon wordt zo efficiënt mogelijk gebruikt. En nog belangrijker: alle informatie wordt op de server opgeslagen. Als eerdere e-mail zich opstapelde in persoonlijke laptops en per ongeluk kon worden verwijderd, staat nu alles op één plek, op de Exchange-server. Dit betekent dat de e-mail niet verloren gaat - het is een volwaardig document geworden.

Dit managementmodel kan worden geïllustreerd:

De manager verdeelt taken over ondergeschikten, stelt prioriteiten en verdeelt deze in projecten. Het is dus niet nodig om alles in je hoofd te houden; wijzigingen zijn eenvoudig en er is een actuele versie van wat er op elk moment gebeurt.

Figuur 1 - Model van het taakstatuswijzigingslogboek

Indien nodig ziet de manager zowel de voortgang van het project als de werkdruk van een bepaalde medewerker duidelijk. Hierdoor wordt de tijd van alle partijen, maar vooral de manager, aanzienlijk bespaard en wordt de efficiëntie van het werk vergroot.

Figuur 2 - Model van het taakwijzigingslogboek

Eenmaal ingevoerde informatie kan herhaaldelijk worden gebruikt. Bijvoorbeeld in de ene vorm - om de voortgang van het project te bepalen, in een andere - om de werkdruk van medewerkers te analyseren, in de derde - om rapporten over het project op te stellen.

Figuur 3 - Model van het taakwijzigingslogboek

Als gevolg hiervan is er minder tijd voor onproductief werk en blijven er meer middelen over voor het project zelf.

De introductie van de eenvoudigste regels voor het invoeren en presenteren van informatie over het project, evenals de geschiedenis die automatisch door het systeem wordt verzameld tijdens het werk, maken het gemakkelijk om medewerkers van taak te wisselen, het aantal artiesten te verminderen of te vergroten.

Met behulp van een dergelijk managementsysteem verdeelt MegaFon de werktijd van de managers en medewerkers van het bedrijf op de meest efficiënte manier.

3.3 Verbetering van het JSC-tijdbeheersysteemMegafoon

Bij Megafon ontstaan ​​onverwachte vragen en problemen die de planning verstoren, de uitvoering van belangrijk werk verstoren, je dwingen je concentratie te verliezen, erdoor afgeleid worden. Voor elk van hen biedt de auteur verschillende oplossingen. Tegelijkertijd niet zomaar een calamiteit, maar proactieve procedures die vooraf doorlopen moeten worden om later succesvol met verrassingen om te gaan.

Telefoongesprekken. Het is nodig om een ​​snelle categorisering van deze oproepen te ontwikkelen. Om meteen, vanaf de eerste seconden, te weten welk scenario je moet toepassen op de “inkomende”. Vervolgens bieden we een aantal categorieën inkomende oproepen en responsscenario's aan.

Persoonlijke gesprekken

Vraag om kort te spreken

Vraag om op een ander tijdstip terug te bellen

Wijs tijd toe voor persoonlijke gesprekken en waarschuw alle nabije mensen om te bellen via de daarvoor bestemde vensters.

Installeer een autoresponder

Professionele gesprekken

a. Oproepen van het management

Zin: "Sorry, ik praat nu met een klant"

Zin: "Ik heb het over lange afstand"

Idee: het antwoordapparaat haalt drukke periodes uit de agenda en meldt dit via spraak of sms (sms, e-mail, ICQ)! Technisch haalbaar.

Als reactie op de oproep wordt er een sms gestuurd wanneer u kunt terugbellen. Om deze stap economisch te maken, moet u eerst SMS-antwoordsjablonen configureren. Oproepen van collega's

Oproep uitstellen

Begrijp snel de essentie van het onderwerp en verplaats het gesprek naar een ander moment

Wijs zones toe voor communicatie (wanneer is het beter om u te bellen)

Voorgestelde opties, twee ramen in de ochtend en in de avond

Vereisen een gestructureerde presentatie van de essentie. Oproepen van klanten

Doe een verzoek om terug te bellen: "ze bellen naar de autoriteiten op het tapijt ..."

Luister gestructureerd, reageer snel

"Ik begrijp de taak, ik bel je op die en die tijd terug ..."

Ontvang een oproep, bevestig het op het inkomende formulier en stuur het door naar een bevoegd persoon

Opeens komt er een man. Dit is het meest voorkomende probleem in open kantoren. Wanneer constant iedereen die het niet druk heeft en zich verveelt, wordt afgeleid door de buren, of door mensen die naast hen zitten. Verminder ook de efficiëntie van de bezoekers die onverwacht uit de lucht kwamen vallen. Op deze "tijddieven" is het mogelijk om de volgende beslissingstakken toe te passen.

Plots komt er een persoon (bezoeker)

Bezettingsindicatoren: vlaggen, borden, petten, enz.

Maak een rode knop, als je erop drukt, gaat de telefoon binnen een minuut en je moet er dringend uit!

Creëer een logeerkamer waar zich een minibibliotheek bevindt, een videotheek, zodat de bezoeker met voordeel wacht

Bij de ingang wordt een lijst met vragen ingevuld. Een bepaalde vragenlijst van de opdrachtgever, waarin hij aangeeft waar hij mee kwam. Formalisatie van vragen versnelt de communicatie

Heroriëntatie van zijn activiteit in uw richting, in de richting van uw doelen

Doorverwijzen naar een andere persoon: "manager van dienst", "space attendant"

Geef op het visitekaartje de openingstijden aan: van ... tot ... Zo voorkom je bezoekers op een voor jou ongelegen moment

Receptieschema (meerkanaalstelefoon om gemakkelijk door te komen):

Combineer vergaderen met lunch. Zakenlunches, "reizen voor lunch"

Organiseer een plek voor open vergaderingen in het bedrijf (onderhandelingsruimten)

Interne bedrijfsproblemen. Dit gedeelte bevat taakbrekers horizontaal en verticaal. Dat wil zeggen, we zullen praten over bazen, ondergeschikten en collega's. Traditioneel heeft MegaFon ongeplande vergaderingen en sessies van "strategische vergaderingen" en vragen van 15 minuten ontwikkeld, die uren aanslepen. Met een regelmatig, gescheurd schema neemt de arbeidsproductiviteit af en is het bijna onmogelijk om te voltooien wat was gepland.

Het hoofd kreeg een 'plotselinge ontmoeting' toegewezen.

Telefonisch deelnemen aan een meeting

Staande vergaderingen houden. Beeline heeft bijvoorbeeld een vergaderruimte waar geen stoelen staan. Met deze organisatie worden alle problemen snel opgelost. Er is geen wens om met een hooivork op het water te rijden, want iedereen wil zo snel mogelijk vertrekken, in comfortabelere omstandigheden.

Ontwikkel een lijst met vergaderingen die niet worden opgelost door de flyers. Met als resultaat: een vergaderverslag, met tegenover elk een lijst met op te lossen problemen.

Segmenteer de tijd van de vergadering. Stel tijdmarkeringen, pacemakers, in de vorm van een timer in voor 10-15 minuten. Controleer elk tijdsinterval met de agenda om de voortgang naar het doel te versnellen.

Maak afspraken over de vorm van de te houden bijeenkomsten. In de PPE Group hangen bijvoorbeeld posters aan de muren: “10 Rules for Meetings.” Dit helpt de conferentiedeelnemers om zich aan de vastgestelde regels te houden, wat een hoge kwaliteit en snelle oplossing van problemen stimuleert.

Vermeld in het corporate handboek dat de agenda voor de vergadering uiterlijk 24 uur voor aanvang van de vergadering wordt verzonden. Per definitie verdwijnen "snap meetings" en heb je een dag om je erop voor te bereiden.

Voer een regel voor vergaderingsbeveiliging in. Beschrijf wanneer u het recht heeft om "een uitnodiging voor een vergadering af te wijzen"

Notuleren en notuleren van vergaderingen. In dit geval zou er een leider moeten zijn die de regels van de aan de orde gestelde kwesties bewaakt.

Houd een vergadering voor de lunch: in dit geval streeft elke deelnemer ernaar om op een constructieve manier te spreken, aangezien de vertraging voor hem te laat blijkt en zijn lunch inkort.

Ongeplande bestellingen van leidinggevenden (inmenging van het management)

Organiseer een referent die instructies van de manager aan ondergeschikten verspreidt bij bepaalde vensters

Geef de manager feedback in de vorm van training, wat leidt tot ongeplande "trillingen" van het personeel

Zorg voor een "interval van verantwoordelijkheid" van de manager. De periode waarin de manager zich niet bemoeit met het werk van de werknemer. Zo kreeg een medewerker 's morgens een takenlijst mee - 's avonds controleerden ze de kwaliteit van het werk. In dit geval is het interval van verantwoordelijkheid gelijk aan een werkdag, 8 uur. Als taken op maandag waren ingesteld - en we controleren op vrijdag - dan is het verantwoordelijkheidsinterval een week.

Techniek mislukking. Megafon heeft een complex systeem, dus de kans is groot dat het faalt. Vanwege het feit dat het moderne tempo van het leven het niet toestaat technologie te verlaten, moet u voorbereid zijn op mislukkingen. Oplossingen voor deze kleine en grote technische ergernissen worden in dit deel beschreven.

Apparatuurstoringen

Stel een planning op voor de controle van apparatuur (reguliere inspectie).

Instructies voor het oplossen van problemen

Er moet altijd een reservecartridge voor de printer op kantoor zijn

Denk aan het dupliceren van functies (scanner, kopieerapparaat, digitale camera).

Uitvoeren van oefeningen, uitwerken van noodsituaties

Cognitieve kaarten maken. Beschrijving van de infrastructuur binnen de straal van het kantoor. Waar kan ik iets kopen om af te drukken, enz.

Breng positieve communicatie tot stand met buren, wiens hulp kan worden gebruikt in geval van nood

"Mail niet ontvangen"

Heb een reserve in de vorm van gratis servers. Aanbevolen mail.ru, yandex.ru

Stel uw e-mailclient in om snel toegang te krijgen tot recent verzonden e-mails

Persoonlijke problemen. Dit gedeelte bevat persoonlijke redenen voor "onverwachte" verstoringen van het werkschema. Dit omvat zowel files als problemen met de toon van het lichaam, de invasie van familieleden en natuurrampen. Tegenwoordig is het het meest slecht ontwikkelde segment van preventie van tijdverlies. Daarom zijn we klaar om elk van uw nieuwe beslissingen die hieronder niet worden beschreven te accepteren en in overweging te nemen. Vondsten kunnen worden gestuurd naar [e-mail beveiligd] met een aantekening in het onderwerp van de brief: "Thieves of time"

Goede oplossing - parallelle activiteit

Een reeks korte gesprekken voeren

Uit de vrije hand gebruiken om een ​​reeks lange gesprekken te voeren

Luister naar audiocursussen: zaken, vreemde talen, enz.

Luister naar audioboeken

Je moet het verkeer kennen. Hoe laat zijn er files, omleidingsmogelijkheden. Plan trips tijdens "kurkvrije tijd"

Leer webcams gebruiken. Virtueel vergaderen in plaats van reizen is een orde van grootte goedkoper

Om files in de ochtend (vóór het werk) te vermijden - je kunt vroeg opstaan ​​voor files

Gebruik een "gemengde" manier om door de stad te bewegen

Als je iets moet brengen / nemen en niet per se persoonlijke aanwezigheid nodig hebt, dan kun je gebruik maken van de koeriersdienst

Plotselinge persoonlijke problemen met zichzelf (zich ziek voelen, zich onwel voelen)

Houd één medewerker op de hoogte van het project. Bouw in tweetallen (clustermodel)

Zorg voor de mogelijkheid van “virtueel werk, thuiskantoor”

Neem regelmatig vitamines, slaap voldoende, doe aan lichaamsbeweging.

Invasie van familieleden en/of vrienden

Bespreek met dierbaren situaties wanneer het de moeite waard is om te bellen en wanneer het beter is om te wachten

Geef duidelijk aan wat urgent is en wat belangrijk is

Heb een overeenkomst met het hotel: waar ze te verhuizen

Gedeeltelijke deelname aan de communicatie met hen, doorverwijzing naar anderen om problemen op te lossen. Deelname met andere middelen dan tijd

Dus, om een ​​gedetailleerde analyse van het managementsysteem van Megafon OJSC uit te voeren, identificeerde de auteur in het werk de voor- en nadelen van tijdbeheer, analyseerde hij de functies van het hoofd van het bedrijf. Uit een analyse van de managementstructuur blijkt dat deze voldoet aan de moderne eisen, d.w.z. de taken en verantwoordelijkheden van medewerkers zijn duidelijk toegewezen, het schema voor het groeperen van afzonderlijke eenheden en de principes van hun management worden uiteengezet.

Om de omgeving te analyseren, werd bovendien de Outbook-methode in timemanagement overwogen.

Conclusie

Timemanagement is de boekhouding en operationele planning van tijd. De taak van timemanagement is om het gebruik van tijd (zowel werk- als privétijd) van de dag en de week te stroomlijnen om alle belangrijke dingen te kunnen doen. De basisprincipes van timemanagement: nauwgezet zelfstandig werken, eigenheid van de oplossing, de noodzaak om de eigen effectiviteit te bewaken, denken gericht op efficiëntie, haalbaarheid en onuitputtelijkheid van efficiëntiereserves. Alarmerende symptomen van het dreigende optreden van tijdelijke problemen kunnen worden geïdentificeerd door bepaalde tekenen en de oorzaken van "tijdverspillers" kunnen worden geïdentificeerd.

Moderne tijdmanagementtechnieken: doelen stellen, klassieke planning, "gouden" verhoudingen van tijdplanning (Pareto-principe), delegatie van autoriteit, controle van resultaten en bijstelling van doelen. Door de oorzaken van problemen in de loop van de tijd te bestuderen en de basistechnieken van timemanagement te gebruiken, kan de manager hoogwaardige en snelle resultaten behalen.

De nieuwste trend is de introductie van een tijdmanagementsysteem in ondernemingen (corporate timemanagement). Time management is een nieuwe richting in enterprise management.

Er zijn drie gebieden in corporate time management:

corporate time management van de onderneming;

bedrijfstijdbeheer van individuele divisies;

individueel tijdbeheer van vooraanstaande specialisten.

Corporate time management van de onderneming is in de eerste plaats gericht op de vorming van een effectief systeem van interactie tussen afdelingen en ambtenaren van de onderneming. Het omvat het wijdverbreide gebruik van lokale netwerken en informatietechnologie in het communicatieproces.

Het gebruik van een bedrijfstijdbeheersysteem in een onderneming zal dus alleen effectief zijn in het geval van een geïntegreerde benadering van het tijdbeheerproces in een enkele organisatie.

Het tijdbeheer van de Russische Federatie staat nog ver af van de parameters die door globalisering op alle niveaus worden gesteld: van een individueel bedrijf tot de samenleving als geheel. Nu bespreken vooraanstaande managers actief de mogelijkheid om timemanagement in Rusland te ontwikkelen op basis van een van de westerse "modellen". Echter, zonder rekening te houden met onze nationale mentaliteit, historische verschillen in de theorie en praktijk van management, kan geen enkele methode van tijdgebruik rationeel worden toegepast op Russische omstandigheden.

Om een ​​gedetailleerde analyse van het managementsysteem van Megafon OJSC uit te voeren, identificeerde de auteur in het werk de voor- en nadelen van tijdbeheer, analyseerde hij de functies van het hoofd van het bedrijf. Uit een analyse van de managementstructuur blijkt dat deze voldoet aan de moderne eisen, d.w.z. de taken en verantwoordelijkheden van medewerkers zijn duidelijk toegewezen, het schema voor het groeperen van afzonderlijke eenheden en de principes van hun management worden uiteengezet.

De beoordeling van de organisatie van het management bij de onderzochte onderneming is uitgevoerd op basis van het gebruik van timemanagementmethoden door het bedrijf.

Om de omgeving te analyseren, werd bovendien de Outbook-methode in timemanagement overwogen.

* Dit werk is geen wetenschappelijk werk, is geen definitief kwalificerend werk en is het resultaat van het verwerken, structureren en formatteren van de verzamelde informatie, bedoeld om te worden gebruikt als een bron van materiaal voor zelfvoorbereiding van educatief werk.

Inleiding..3

1 Tijdbeheer als tijdbeheersysteem..5

1.1 Elementen van tijdbeheer…..5

1.2 Redenen voor tijdgebrek….6

2 Basistechnieken voor tijdbeheer….11

2.1 Analyse van het gebruik van tijdsbronnen en tijdplanning ..11

2.2 Activiteiten om u te helpen uw tijd te beheren...15

Conclusie…….21

Lijst met gebruikte bronnen..22

Invoering

De bekende waarheid - "Tijd is geld" lijkt zijn betekenis te beginnen te veranderen. Volgens een van de beste analisten en beoefenaars van branding, Mark Gobe, "wordt tijd waardevoller dan geld." En het is moeilijk om het met hem oneens te zijn.

Veel bekende experts, met name die van Moskou, bevestigen deze waarheid en zeggen dat tijd zo'n specifieke hulpbron is die zich op dezelfde plaats bevindt in een organisatie met vaste activa, arbeid, grondstoffen, maar het heeft een speciale specifieke eigenschap: het is onomkeerbaar. Dat wil zeggen, als apparatuur kan worden gekocht, grondstoffen en materialen ook geen zeldzame goederen zijn waarnaar lang moet worden gezocht, dan kan verloren tijd niet worden geretourneerd, het is onmogelijk om gemiste kansen op dit moment terug te geven, het is onmogelijk om zaken op te lossen als de omstandigheden waarin ze worden opgelost zijn veranderd. Tegelijkertijd ligt de specificiteit van tijd ook in het feit dat elke persoon er evenveel mee wordt begiftigd, namelijk 1440 minuten of 86400 seconden per dag - niet meer en niet minder.

De werkuren van de meeste moderne managers zijn tot het uiterste verpakt, de werkdag is niet gestandaardiseerd en toch is het vaak niet mogelijk om alle geplande taken binnen de gestelde deadline af te ronden. Tegelijkertijd is er een groeiend gevoel van hulpeloosheid tegenover een lawine van problemen die dringend uw tussenkomst vereisen en een gevoel dat gebrek aan tijd, zoals gebrek aan lucht, ertoe leidt dat problemen een persoon gewoon verpletteren. Dit alles leidt tot een stressvolle toestand, die de situatie verder verergert.

Deze situatie in de moderne samenleving is wijdverbreid en niet alleen onder leiders. Iedereen kan zich ongetwijfeld veel gevallen herinneren waarin hij op één dag veel problemen moest oplossen, veel plaatsen moest bezoeken, terwijl hij niet kon beslissen in welke volgorde het het beste zou zijn om dit alles te doen en het besef dat het onmogelijk was om onmiddellijk en snel het probleem van tijdverdeling oplossen, dat je hierdoor niet op tijd kunt zijn of iets belangrijks mist, het erg deprimerend is, je nerveus maakt, je humeur bederft, wat uiteindelijk een negatief effect heeft op je welzijn, prestaties en vermindert de waarschijnlijkheid dat alles wat gepland is voor de dag zal worden uitgevoerd

In een dergelijke situatie kan de enige oplossing alleen het gebruik van speciale technieken en methoden zijn die de algemene naam tijdmanagement hebben. Het woord "time management" zelf is vertaald uit het Engels als "time management", maar er moet worden opgemerkt dat het onmogelijk is om tijd te beheren. Inderdaad, elke persoon heeft een strikt gedefinieerde hoeveelheid tijd, en voor alle mensen is het hetzelfde. Het is onmogelijk om op de een of andere manier de hoeveelheid of de snelheid van de stroom te beïnvloeden. "Timemanagement" is slechts een luide naam voor wat in wezen het management van zichzelf, een organisatie, mensen is om de oplossing van problemen, de uitvoering van activiteiten, de uitvoering van werk, acties te versnellen. Dit is het beheer van de meest rationele tijdsbesteding.

Dit probleem is van groot praktisch belang, zowel voor leiders als voor iedereen.

1 Tijdmanagement als tijdmanagementsysteem

1.1 Elementen van tijdmanagement

Tijdmanagement als tijdmanagementsysteem omvat een aantal elementen die, wanneer ze samen worden gebruikt, zorgen voor een aanzienlijke tijdsbesparing voor de uitvoering van verschillende productieprocessen. Deze elementen omvatten: analyse van het gebruik van werktijd, het stellen van doelen die de manager wil bereiken tijdens het gebruik van timemanagement, het plannen van werkuren, het ontwikkelen van verschillende methoden om de oorzaken van het irrationele gebruik van tijdbronnen aan te pakken. Ondanks zo'n nogal harmonieus systeem van tijdbeheer, moet het echter niet als een axioma worden beschouwd, omdat elke persoon de enige is die het probleem van rationeel tijdgebruik voor hem op de beste manier kan oplossen en daarom het meest effectief is. persoonlijk tijdbeheer, dat in elk individueel geval individueel is. In het algemene geval kunnen de bovenstaande elementen van tijdbeheer echter worden toegepast.

Analyse is een proces waarmee u het irrationele gebruik van werktijd en de oorzaken ervan kunt identificeren en ook kunt isoleren van alle hoofdoorzaken die het meest nadelige effect hebben op het gebruik van tijd.

Het stellen van doelen is een noodzakelijke fase in timemanagement, waarin het nodig is om de vraag te beantwoorden waarom timemanagement überhaupt nodig is voor een bepaalde persoon of bij een bepaalde onderneming. Het stellen van doelen helpt u verder te navigeren welke methoden voor tijdbeheer wel en niet moeten worden gebruikt.

Planning is zo'n proces waarbij een lijst met taken wordt samengesteld die in een bepaalde periode moeten worden afgerond. Werktijdplanning heeft een aantal specifieke kenmerken.

De ontwikkeling van methoden om de oorzaken van tijdverlies te bestrijden, suggereert dat tijdens de voorlopige analyse deze oorzaken werden geïdentificeerd en dat het noodzakelijk is ze te elimineren. Voor typische oorzaken zijn er verschillende typische manieren om ermee om te gaan, maar er moet aan worden herinnerd dat elk specifiek geval individueel is en dat in elk geval individuele benaderingen van elke oorzaak nodig zijn.

Tijdmanagement is een holistische structuur en moet worden toegepast zonder elementen uit te sluiten. Het gebruik van timemanagement gaat ervan uit dat een persoon creatief zal zijn in het gebruik ervan.

1.2 Redenen voor tijdgebrek

Er zijn veel verschillende factoren die kunnen leiden tot tijdverspilling. Sommige van deze factoren zijn het resultaat van ongeletterde acties van de leider, sommige komen onafhankelijk van hem voor en sommige houden rechtstreeks verband met de persoonlijkheid van de leider, maar de leider heeft het vermogen om de meeste van hen te beïnvloeden of op zijn minst het verlies te verminderen tijd als gevolg van de impact van deze factoren. Laten we eens kijken naar deze groepen factoren.

De eerste groep omvat die factoren die het gevolg zijn van de ongeletterde acties van de leider. Deze omvatten ongepland werk, slecht georganiseerde informatie-uitwisseling in de organisatie, het ontbreken van een duidelijke werkverdeling naar mate van belangrijkheid, het uitvoeren van taken die mogelijk door ondergeschikten worden uitgevoerd en een zwakke arbeidsmotivatie. De manager kan deze factoren identificeren en proberen ze op de een of andere manier te elimineren.

Overweeg deze factoren:

1) Ongepland werk. Het is het resultaat van de levensstijl van niet alleen de leider zelf, maar ook van de algemene levensstijl van de organisatie. Ongepland werk leidt tot constante pauzes voor verschillende soorten "ophelderingen", toelichtingen die nodig zijn voor het verdere werk van verschillende afdelingen, divisies en individuele medewerkers. Tegelijkertijd worden niet alleen degenen die informatie aanvragen afgeleid, maar ook degenen tot wie zij zich wenden voor informatie.

Slechte communicatie binnen de organisatie. Bij het verzenden van informatie is iedereen er altijd zeker van dat de ontvanger volledig op de hoogte is en de betekenis begrijpt, maar dit is niet altijd het geval. Iedereen heeft zijn eigen waarnemingslimieten, die de ontvangen informatie kunnen vervormen. Niet alle moderne managers hebben dit probleem voor zichzelf en hun werknemers opgelost en een uniform systeem ingevoerd voor het ontvangen en verzenden van informatie in hun bedrijf. In veel organisaties vindt de uitwisseling van informatie tussen afdelingen plaats in de vorm van een kapotte telefoon, vaak in het proces van informele communicatie. Een voorbeeld van het ontbreken van standaarden voor de overdracht van informatie is het ontbreken van één standaard om de klant telefonisch uit te leggen waar de organisatie zich bevindt - "iedereen legt uit hoe hij dat kan".

Gebrek aan een duidelijke verdeling van de werken naar mate van belangrijkheid. Dit leidt er vaak toe dat de leider eerst dingen doet die er eigenlijk niet zoveel toe doen. Tegelijkertijd besteden ze veel tijd die nodig is om echt belangrijke problemen op te lossen.

Taken uitvoeren die goed door ondergeschikten kunnen worden uitgevoerd. Meestal voert de manager dergelijke taken uit als hij zijn ondergeschikten niet vertrouwt, in de overtuiging dat zij deze taak net zo goed kunnen uitvoeren als hijzelf, dat wil zeggen, we hebben het over een gebrek aan vertrouwen in de juiste kwalificaties van de werknemers van de organisatie. Een voorbeeld is het ontvangen van klanten door de manager, en niet het machtigen van een medewerker met de bevoegdheid om met klanten te werken, de persoonlijke analyse van post, en niet de opdracht aan de secretaris om inkomende correspondentie te sorteren.

2) Zwakke arbeidsmotivatie. Zwakke arbeidsmotivatie leidt tot lage arbeidsproductiviteit, in sterkere mate betreft dit niet het hoofd van de organisatie, maar zijn ondergeschikten, dit probleem kan zich echter voordoen bij de onderneming en een lage arbeidsproductiviteit zal leiden tot tijdgebrek.

De tweede groep omvat factoren die niet afhankelijk zijn van de leider. Dit is werk met correspondentie, een grote stroom van routinezaken, vaak urgent, werk waaraan veel tijd moet worden besteed, evenals “tijddieven”. De manager kan deze factoren niet wegwerken en kan alleen proberen hun impact op tijdverlies te minimaliseren.

Overweeg deze factoren:

1) Werken met correspondentie. Studies tonen aan dat een manager 20-30% van zijn tijd besteedt aan het ontleden van correspondentie, het doorbladeren van maximaal 100 documenten per dag, waarvan er slechts 30 echt nodig zijn. Geschat wordt dat in zakelijke correspondentie de hoeveelheid onnodige informatie 15-20% bereikt, en via alle kanalen van interne informatiebronnen met 30%, en van externe bronnen - met 40%.

Een grote stroom routinezaken, vaak spoedeisend, waar veel tijd in gaat zitten. Voorbeelden hiervan zijn gevallen als het ontwerp van gebouwen waarin reparaties worden uitgevoerd, de keuze van meubilair, de noodzaak om persoonlijk verschillende parameters van de activiteiten van de organisatie te controleren, vaak is dit te wijten aan de incompetentie van ondergeschikten of hun onwil om verantwoordelijkheid te nemen wanneer ze wenden zich zelf tot de manager met “hulpvragen”.

2) "Dieven van de tijd". "Thieves of time" zijn onvoorziene gevallen, waarvan de meeste een dringende oplossing vereisen en niet kunnen worden gedelegeerd aan ondergeschikten. Dit alles kost veel tijd en leidt af van de echt belangrijke dingen. Er zijn veel verschillende soorten tijddieven:

Telefoongesprekken;

Mensen die naar ons kijken;

Problemen met computerapparatuur;

Door collega's opgelegde werkvolgorde wijzigen;

Gebrek aan organisatorische planning;

Onvermogen om naar andere mensen te luisteren;

onbevredigende organisatiestructuur;

Correctie van fouten die voorkomen hadden kunnen worden;

Besluiteloosheid in zakelijke aangelegenheden;

Slecht georganiseerde en gecoördineerde vergaderingen;

Afleiding op de werkvloer;

Overmatige kantoorbureaucratie;

Nutteloze discussies over jouw werk en het werk van anderen.

De derde groep omvat factoren die direct afhankelijk zijn van de persoonlijkheid van de leider. Dit is een constante haast, constante verbeteringen thuis, drukte. Om de invloed van deze factoren op de werktijd te verminderen, moet de manager proberen te veranderen, anders zullen deze factoren hem niet in staat stellen zijn werktijd rationeel te gebruiken. Naar mijn mening is dit de meest serieuze groep factoren, omdat om je mening effectief te beheren, je eerst jezelf moet veranderen en vervolgens moet proberen de omringende realiteit te veranderen, en jezelf veranderen is erg moeilijk, vooral voor iemand die al ziet zichzelf in elk opzicht als onafhankelijk, geletterd en volwassen.

Overweeg deze factoren:

1) Constante haast. In een staat van constante haast heeft de leider geen tijd om zich te concentreren op de taak die hij op dat moment uitvoert. Hij volgt het pad dat hem het eerst te binnen schoot, in plaats van na te denken over andere, misschien meer rationele manieren om dit probleem op te lossen.

2) Constante verbeteringen thuis. Constante verbeteringen thuis leiden tot een vicieuze cirkel, wanneer een persoon geen tijd heeft om zijn bedrijf af te ronden en alle problemen tijdens werkuren op te lossen, waardoor hij gedwongen wordt om ze thuis op te lossen ten koste van zijn vrije tijd, rust en persoonlijk leven. Een persoon heeft niet de mogelijkheid om volledig te leven, te ontspannen en als gevolg daarvan neemt zijn werkvermogen af, wat leidt tot gebreken en opnieuw tot de noodzaak om thuis te verfijnen. Deze vicieuze cirkel is het resultaat van een slecht georganiseerde werktijd en het kan heel moeilijk zijn om deze te doorbreken.

Fusie. Fussiness is het resultaat van een slechte organisatie van de werkdag, het hangt ook af van de impulsiviteit en kenmerken van de persoon. Het is moeilijk voor een kieskeurig persoon om te kiezen welk bedrijf hij op zich neemt, hij "haast" vaak tussen twee zaken die even urgent zijn en even lang in besluitvorming, hij kan niet kiezen welke hij op zich neemt, en daarom is de tijd stomdronken.

2 basistechnieken voor tijdbeheer

2.1 Analyse van het gebruik van tijdbronnen en tijdplanning

Om de problemen op te lossen die samenhangen met een rationeel gebruik van werktijd, zijn er veel methoden die de algemene naam "tijdbeheer" hebben. Er kan echter niet worden gezegd dat timemanagement zo'n strikte reeks regels is, waarna een persoon zijn werkdag en de werktijd van zijn ondergeschikten zoveel mogelijk kan rationaliseren. Tijdmanagement is een verzameling algemene methoden en aanbevelingen, en voor elke persoon en organisatie moeten ze afzonderlijk en afzonderlijk worden geselecteerd.

Een van de grondleggers van tijdmanagement is de oprichter van de school voor wetenschappelijk management, Frederick Taylor, die de timing van het werk van de werknemer uitvoerde. We kunnen ook de beroemde Henry Ford noemen, die de lopende band in zijn ondernemingen introduceerde en daardoor de assemblagetijd van auto's en de tijd die de arbeiders besteedden, verkortte, waardoor hun activiteiten meer gespecialiseerd werden.

Momenteel is in Rusland een van de bekende experts op het gebied van tijdmanagement Gleb Arkhangelsky, die zich bezighoudt met de wetenschappelijke ontwikkeling van dit probleem.

Overweeg de methoden van klassiek tijdmanagement. De eerste stap van elke manager die dit probleem serieus heeft aangepakt, zou een analyse moeten zijn van het gebruik van een tijdelijk hulpmiddel. Tijdsbestedingsanalyse zal helpen om tijdverlies te identificeren, de sterke en zwakke punten van de geoefende werkstijl aan te tonen. Zo'n analyse is gewoon nodig als helemaal niet bekend is aan welke tijd wordt besteed, niet bekend is hoeveel tijd het kost om bepaalde taken uit te voeren, niet bekend is welke factoren prestatie stimuleren of beperken.

Om het probleem te analyseren, heeft u een betrouwbaar tijdrecord nodig. De meest effectieve manier om de tijd bij te houden, is door records bij te houden. Bij gebruik van een computer voor dit doel kunnen programma's zoals Visual TimeAnalyzer worden gebruikt. Hiermee kunt u tijd besparen en een grafische weergave van uw werk krijgen. Ook kan de bestede tijd in rekening worden gebracht in de tabellen, waarin de volgende parameters moeten worden aangegeven:

Type activiteit - om het type activiteit te bepalen;

begin- en eindtijd van de betreffende activiteit;

De duur van de bijbehorende activiteit - om de tijd te bepalen die nodig is voor deze activiteit.

Het is het meest gunstig om de tijd tijdens het werk bij te houden, omdat u bij het "later" opnemen van de tijd enkele belangrijke details kunt vergeten.

Tijdens het analyseproces worden de sterke en zwakke punten van het gebruik van een tijdelijke hulpbron onthuld. Om dit te doen, moet u enkele vragen beantwoorden, zoals:

Was de baan nodig? (indien meer dan 10% van de werktijd werd besteed aan onnodig werk, duidt dit op problemen met prioritering);

Was de tijd gerechtvaardigd? (als meer dan 10% van de werktijd bestond uit gevallen waarvoor de bestede tijd niet gerechtvaardigd was, is het noodzakelijk om de redenen te analyseren waarom de tijd te veel werd besteed en om hiermee rekening te houden bij toekomstige werkzaamheden);

Was het werk de moeite waard? (als meer dan 10% van de werktijd ging naar taken die ongepast waren, dan moet je letten op planning, organisatie)

Is het tijdsinterval bewust ingesteld voor het uit te voeren werk? (indien meer dan 10% van de werktijd werd besteed aan taken waarvan het tijdsinterval spontaan werd bepaald, dan zijn er problemen met de planning van de werktijd).

Als resultaat van de analyse worden "tijddieven" en verschillende fouten in het gebruik van werktijd geïdentificeerd, het is noodzakelijk om hun oorzaken te bepalen, methoden te ontwikkelen om ermee om te gaan die het meest geschikt zijn voor een bepaalde werknemer.

De belangrijkste methode die helpt om de werktijd effectief te gebruiken, is tijdplanning. Planning is het structureren van tijd voor het meest economische gebruik ervan bij het bereiken van alle doelen en doelstellingen waarmee het hoofd of de organisatie wordt geconfronteerd. Planning kan op lange, middellange en korte termijn zijn.

Het grote voordeel van het inplannen van werk is dat het inroosteren tijdwinst oplevert. De ervaring leert dat het vergroten van de tijd die aan planning wordt besteed, uiteindelijk leidt tot besparingen in de totale tijd.

Uiteraard kan de planningstijd niet oneindig toenemen, er is een optimum, waarna een verdere toename van de planningstijd inefficiënt wordt. U mag niet meer dan 1% van de totale planningstijd aan planning besteden.

Planning wordt altijd uitgevoerd op basis van doelen. De basis voor elke planning is een langetermijndoel of langetermijndoelen. Op basis van langetermijndoelen worden middellange- en kortetermijndoelen vastgesteld. Dit gebeurt als volgt: op basis van het levensdoel of de missie van de organisatie wordt een aantal subdoelen onderscheiden, waarvan de realisatie moet bijdragen aan het bereiken van het hoofddoel van het leven. Dit zijn langetermijndoelen. Bij elk van deze doelen wordt een aantal subdoelen benoemd, bij voorkeur op tijdelijke basis (die in de komende jaren, in de komende jaren moeten worden gerealiseerd), waarvan de realisatie moet bijdragen aan het behalen van langetermijndoelen. Op dezelfde manier worden, op basis van de doelen voor het jaar, doelen voor de maand, het decennium en de dag toegewezen. Vervolgens wordt een analyse gemaakt van de sterke en zwakke punten van de persoon of organisatie die relevant kunnen zijn voor het bereiken van de doelen. Dit wordt gedaan om sterke punten aan te moedigen en te werken aan zwakke punten. Deze analyse dient als basis voor de planning op middellange en korte termijn.

Het planningsproces zelf ligt in het feit dat de resultaten worden geformuleerd en de deadlines voor het behalen ervan worden vastgesteld. De resultaten moeten overeenkomen met de doelen. In dit geval is het wenselijk om enkele planningsregels te volgen.

1) Ten eerste moet de planning schriftelijk worden gedaan. Om ervoor te zorgen dat het plan niet alleen een lijst met taken is die op een dag moeten worden voltooid, is het ook de moeite waard om er een motiverend hulpmiddel van te maken - het op het resultaat te richten. Schrijf bijvoorbeeld in de lijst niet "dit doen", maar "dit is gedaan", zodat u aan het einde van de casus een vetgedrukt vinkje naast dit item kunt zetten. Dit is een van de sterkste drijfveren.

Ten tweede moet rekening worden gehouden met de resultaten van de eerdere analyse van het gebruik van arbeidstijd. Tijdens deze analyse worden de fouten onthuld die inherent zijn aan deze manager bij het plannen van zijn werktijd en manieren om de gevolgen van deze fouten te neutraliseren.

Ten derde moet je niet je hele werkdag plannen. Er wordt aangenomen dat je niet meer dan 60% van je tijd moet plannen en 40% ongepland moet laten: 20% onvoorziene tijd en 20% spontane tijd.

Er moeten duidelijke tijdslimieten worden vastgesteld voor de uitvoering van zaken en de oplossing van problemen die het niet mogelijk zouden maken het onvoltooide af te werken en het onvoltooide op een ongepland tijdstip op te lossen. Als deze gevallen en problemen op het geplande tijdstip zouden worden opgelost. De praktijk leert dat er precies zoveel tijd aan een bedrijf wordt besteed als er beschikbaar is, daarom moeten er duidelijke tijdschema's worden vastgesteld die het mogelijk maken dat het nodige wordt voltooid en tegelijkertijd de tijd die nodig is voor voltooiing niet overschrijdt.

2) Om het probleem van het opnieuw toewijzen van zaken op te lossen, moeten zaken worden verdeeld volgens hun mate van urgentie en belangrijkheid. Tegelijkertijd moeten de meest urgente en belangrijke taken onmiddellijk door de manager worden opgelost, belangrijke. Maar niet-dringend kan worden uitgesteld, terwijl de overige 2 categorieën van zaken (niet belangrijk, maar dringend en onbelangrijk en niet-dringend) moeten worden overgedragen aan ondergeschikten voor beslissing. Niet-dringende taken moeten worden gerangschikt op basis van de benodigde tijd voor elk van hen, en wanneer vrije tijd verschijnt, kunt u beginnen met het inkorten van deze lijst - hiervoor is het raadzaam om deze altijd bij de hand te hebben.

3) Plannen dienen regelmatig te worden herzien, omdat het gezien de voortdurend veranderende omgeving kan blijken dat sommige plannen van het management en de manager van de organisatie niet meer overeenkomen met de doelstellingen van de organisatie en dienovereenkomstig moeten worden aangepast.

Plannen moeten realistisch en gecoördineerd zijn, en niet alleen met elkaar worden afgestemd, maar ook met de plannen van collega's, ondergeschikten, hogere managementniveaus.

2.2 Activiteiten om u te helpen uw tijd te beheren

Laten we eens kijken naar enkele van de factoren die tot tijdverlies leiden, die hierboven werden besproken en die niet werden vermeld in de bovenstaande regels voor het plannen van werktijd.

Een van de grote problemen die in de tijd van de leider tot aanzienlijke verliezen leiden, is dat de leider vaak dingen doet die zijn ondergeschikten met succes zouden kunnen doen. Vaak is dit te wijten aan het feit dat de leider niet zeker weet of zijn ondergeschikten zulke serieuze verantwoordelijkheden aankunnen, hij is bang om hen zo'n grote verantwoordelijkheid op te leggen. Met andere woorden, er is een probleem met de delegatie van bevoegdheden.

Delegeren in algemene zin verwijst naar de overdracht van taken aan uw ondergeschikte vanuit het werkterrein van de leider zelf. De overdracht van een taak of activiteit kan voor een lange tijd worden uitgevoerd of beperkt tot eenmalige opdrachten. Delegeren helpt de leider tijd vrij te maken voor belangrijke taken en een beetje te ontladen.

Er moet aan worden herinnerd dat delegatie de onthulling van capaciteiten, onafhankelijkheid en competentie van ondergeschikten stimuleert, daarom, als in eerste instantie de angsten van de manager kunnen worden bevestigd, zal de ondergeschikte aan wie de bevoegdheden zijn gedelegeerd, met passend advies, leiderschap en opleidingsondersteuning worden op het vereiste niveau ermee om kunnen gaan.

Over het algemeen moet u routinewerk, gespecialiseerde activiteiten, bepaalde zaken en voorbereidend werk delegeren. In geen geval mag u werk delegeren, zoals het stellen van doelen, het aansturen van medewerkers, risicovolle taken en dergelijke. Ook coördineer je de uitvoering van toegewezen taken.

Ook gaat er veel tijd zitten in een onontwikkeld, niet-gestandaardiseerd informatiesysteem, dat ervan uitgaat dat informatie langs de verticale hiërarchie in de organisatie wordt uitgewisseld op de door het hoofd gekozen manier en wijze, en horizontaal op de manier die voor de organisatie prettiger is. beide medewerkers in onderling overleg. Echter, zoals de praktijk laat zien, leidt het ontbreken van uniforme normen voor de uitwisseling en overdracht van informatie ertoe dat de ene persoon informatie doorgeeft, wat het ene betekent, en de andere persoon, die informatie accepteert, het als iets anders waarneemt. Dit is grotendeels te wijten aan het feit dat management een van de weinige activiteitsgebieden is die geen eigen terminologie heeft ontwikkeld, met behulp waarvan managers, wanneer ze communiceren, woorden kunnen gebruiken die een zeer specifieke betekenis hebben, en niet dubbelzinnig, zoals nu in veel opzichten. Een voorbeeld zijn zinnen als "Ik heb je gezegd om in de nabije toekomst iets te doen, het is al donderdag, maar je hebt me nog geen resultaten gebracht!" In dit voorbeeld kunt u in dit geval alle betekenis van de uitdrukking "in de nabije toekomst" zien - het is onmogelijk om te begrijpen wat de auteur van de uitdrukking betekent, omdat op dit moment voor hem de tijd "tot donderdag" al lijkt onaanvaardbaar lang, maar met betrekking tot een andere kwestie, bijvoorbeeld een week geleden, zou de uitdrukking "in de nabije toekomst" 2-3 maanden kunnen betekenen.

De ontwikkeling van bedrijfsstandaarden voor informatieoverdracht kan de tijd die verloren gaat bij het verwerken van de ontvangen informatie, d.w.z. in een "proberen te begrijpen" wat er is gezegd, evenals de tijd die nodig is om fouten te corrigeren die zijn gemaakt als gevolg van een verkeerde interpretatie van de ontvangen informatie. Deze normen moeten de exacte betekenis bevatten van de termen die worden gebruikt in de loop van de activiteiten van de organisatie, evenals een lijst van parameters die moeten worden doorgegeven bij het informeren over een gebeurtenis, fenomeen, feit of onderwerp, d.w.z. volledigheidsvereiste. Ook moet service-informatie die binnen de organisatie wordt verzonden betrouwbaar zijn, wat kan worden gegarandeerd door de verantwoordelijkheid van de personen die deze doorgeven voor de kwaliteit van de informatie.

Een aanzienlijke hoeveelheid tijd in het werk van het hoofd kost werk met correspondentie. Werken met correspondentie bestaat uit de volgende fasen: ten eerste het sorteren van correspondentie en ten tweede het bestuderen van de correspondentie en het selecteren van de benodigde informatie daaruit, het beantwoorden van het deel van de correspondentie dat moet worden beantwoord. Correspondentie heeft aanzienlijke potentiële bronnen van tijd. Naar schatting beoordeelt een manager tot 100 documenten per dag, waarvan er slechts 30 echt nodig zijn. U dient direct te beslissen of de inkomende post door de secretaris of een andere persoon wordt behandeld, of dat deze persoonlijk door de manager wordt behandeld. De rationele manier is om de postverwerking aan de secretaris toe te vertrouwen. Het is ook noodzakelijk om te bepalen wat er zal gebeuren met correspondentie die niet nodig is voor de activiteiten van de onderneming en het werk van het hoofd. Misschien wordt het meteen vernietigd, of misschien wordt het gedeeltelijk of volledig bekeken. Het antwoord moet onmiddellijk worden geschreven, zonder vertraging, het is mogelijk om speciale formulieren te gebruiken of de voorbereiding van het antwoord over te dragen aan de secretaris.

Een aanzienlijk deel van de tijd wordt ingenomen door de zogenaamde "tijddieven". Onder hen wordt een van de eerste plaatsen qua duur ingenomen door telefoontjes. Gesprekken hebben zo'n eigenschap dat ze vaak onverwachts plaatsvinden, ook op momenten dat de manager bezig is met belangrijk verantwoord werk en onderbrekingen en interferentie in het werk uiterst ongewenst zijn. Daarom moet u de secretaresse opdracht geven om inkomende oproepen naar een vaste telefoon te ontvangen. Het mobiele telefoonnummer mag niet worden gegeven aan klanten en andere personen die naast het management ook contact kunnen opnemen met andere afdelingen van de onderneming om nieuwe problemen op te lossen. Indien nodig kunnen zij contact opnemen met het bedrijfshoofd via de secretaris, die, na de mate van belangrijkheid en urgentie te hebben ingeschat, contact kan opnemen met het hoofd en hem kan informeren over de beller.

Hetzelfde geldt voor zo'n verscheidenheid aan "tijddieven" als glurende mensen. Mensen mogen niet rechtstreeks contact opnemen met het management van de organisatie als er speciale eenheden of mensen zijn die verantwoordelijk zijn voor het oplossen van dergelijke problemen om het probleem dat ze hebben op te lossen. Andere soorten "tijddieven" hebben geen duidelijke tekenen die het mogelijk zouden maken om zich van tevoren op hen voor te bereiden, en als een bestrijding ervan, kan men alleen maar aanraden om opkomende problemen te analyseren en manieren te ontwikkelen om ze op te lossen of verliezen door hun voorkomen.

Een aanzienlijke hoeveelheid tijd voor het hoofd en zijn ondergeschikten wordt ingenomen door verschillende soorten vergaderingen. Om de tijd die voor dit doel wordt gebruikt te optimaliseren, moet een analyse van de vergaderingen worden uitgevoerd, rekening houdend met de bestede tijd, materiële middelen, enz.

Het is rationeel om de agenda op te stellen met een indicatie van de tijd die nodig is om individuele onderwerpen te bespreken. Plan voor elk item een ​​tijd op basis van het belang ervan. Na de vergadering moet worden gecontroleerd of de genomen beslissingen door alle betrokkenen worden uitgevoerd. Achterstanden en onopgeloste problemen zouden het eerste punt op de volgende agenda moeten zijn.

Haast, verbeteringen aan het huis en drukte - dit zijn de redenen voor het tijdverlies, dat voornamelijk afhangt van de persoonlijkheid van de persoon. Haast is een toestand waarin de manager lange tijd niet kan nadenken over de manieren om het probleem op te lossen en de manier kiest die het eerst in je opkomt, en de meest effectieve en snelste manier om het probleem op te lossen is niet altijd de eerste die opkomt. verstand. Bovendien is het vrij moeilijk voor een persoon die haast heeft om het werk effectief uit te voeren, verschillende fouten zijn onvermijdelijk die moeten worden gecorrigeerd en het optreden van fouten in het werkproces van een persoon die al in een haast kan een persoon gemakkelijk gaan irriteren, zijn humeur bederven en hem zelfs uit zichzelf halen, waardoor hij ook niet het werk kan afmaken waaraan hij normaal is begonnen. Daarom is het probleem dat samenhangt met het feit dat een persoon veel dingen gehaast doet, behoorlijk ernstig en kan het een aanzienlijke tijdverspilling veroorzaken.

Een andere belangrijke eigenschap die elke manager zou moeten hebben, vooral iemand die waarde hecht aan zijn eigen tijd: hij moet "nee" kunnen zeggen. Er zijn veel situaties waarin het onmogelijk of erg moeilijk is om nee te zeggen - dit kan het imago van de organisatie en haar leider beïnvloeden, wat van invloed is op haar concurrentievermogen. Dit zijn gevallen waarin de manager een verzoek niet kan weigeren vanwege zijn eigen persoonlijke kwaliteiten, wanneer iets een belangrijke klant vraagt. In de meeste gevallen kan de manager onmiddellijk bepalen welk effect de toestemming om aan iemands verzoek of verzoek te voldoen zal hebben voor hem en haar onderneming, maar mensen die erom vragen of vragen, proberen de manager vaak in situaties te brengen waarin hij gewoon moet instemmen met doen wat hij wil, wat ze zeggen. Voor een manager is zo'n toestemming een verspilling van tijd en geld, en niet altijd kunnen deze kosten tastbare voordelen opleveren voor de organisatie. Daarom is het zo belangrijk voor elke leider om "nee" te kunnen zeggen en adequaat uit situaties te komen waarin je dit woord moet zeggen.

Controle omvat drie taken:

De fysieke toestand begrijpen;

vergelijking van wat was gepland met wat is bereikt;

correctie voor vastgestelde afwijkingen.

De controle moet regelmatig zijn. Er moet regelmatig toezicht worden gehouden, met name na de voltooiing van de taak en aan het einde van de werkdag, om uit te vinden of alles is voltooid, wat er gepland was en, zo niet alles, waar het mee te maken had.

Over het algemeen is het vrij moeilijk om over specifieke gebeurtenissen in timemanagement te praten. Hierboven werden de belangrijkste veelvoorkomende problemen beschouwd, die meestal universeel van aard zijn, dat wil zeggen dat ze kunnen voorkomen bij elke persoon die elke functie in de organisatie bekleedt. Opgemerkt moet worden dat ondanks de nogal gedetailleerde beschrijvingen van de problemen die vaak optreden bij mensen die niet geïnteresseerd zijn in het besteden van hun tijd, in het echte leven elke persoon zijn eigen problemen heeft, zijn eigen "tijddieven", zijn eigen persoonlijke kwaliteiten die interfereren met effectief werk en daarom is het onmogelijk om universele tips en technieken te geven die voor iedereen geschikt zijn in alle gevallen van het leven. In elk geval moet men, door middel van analyse, zoeken naar zijn eigen manieren om met de verspilling van tijdbronnen om te gaan, en deze methoden zullen in elk geval specifiek zijn voor elke persoon.

Conclusie

In deze cursus werden de belangrijkste technieken en technieken van tijdbeheer bestudeerd, waardoor de werktijd van een werknemer in het algemeen en van een manager in het bijzonder kan worden gerationaliseerd, de onproductieve kosten van tijdresources kunnen worden verlaagd en als gevolg daarvan de productiviteit van het personeel kan worden verhoogd. Timemanagement is een kennis die van groot economisch en persoonlijk belang is. De economische betekenis ligt in het feit dat door een rationeel gebruik van tijd een significante verhoging van de productiviteit van zowel een individu als het hele team als geheel mogelijk is. De persoonlijke betekenis ligt in het feit dat het een persoon in staat stelt een aanzienlijke hoeveelheid vrije tijd te krijgen, waardoor hij zich vrij kan voelen, meer aandacht kan besteden aan zijn rust, gezondheid en persoonlijk leven.

Lijst met gebruikte bronnen

1. Archangelsky G. Organisatie van de tijd: van persoonlijke effectiviteit tot de ontwikkeling van het bedrijf [Tekst]: leerboek / G. Archangelsky. - M.: AiST-M, 2003. - 231 p.

2. Gamidullaev B.N. Tijdwinst en indicatoren van de beoordeling ervan in de processen van bedrijfsbeheer [Tekst]: studiegids / B.N. Hamidullaev. -Penza,

3. Seivert L. Uw tijd ligt in uw handen: advies aan zakenmensen over hoe u uw werktijd effectief kunt besteden [Tekst]: studiegids / L. Seivert. -M.: Interexpert, 1995. - 426 p.

4. Organisatie van de arbeidstijd [Tekst]: leerboek / M: “DeKA”, 1994. - 297 p.

Hoe beantwoord je de volgende interviewvragen: Hoe ga je om met je tijd? Hoe plan jij je werkdag? Welke technieken en methoden gebruikt u bij het plannen? Geef voorbeelden van hoe u de vaardigheid van timemanagement gebruikt om de taak met succes te voltooien.

U vindt alle antwoorden op deze vragen door dit artikel te lezen.

Wat is timemanagement?

Tijdsbeheer is een reeks kennis, vaardigheden en capaciteiten, waardoor een persoon weet prioriteiten te stellen, zijn tijd nauwkeurig plant, waardoor zijn persoonlijke productiviteit bij het organiseren van zijn werktijd toeneemt.

"Totdat je je tijd kunt beheren, kun je niets anders beheren" Peter Drucker

1. perfectionisme
2. uitstelgedrag
3. Gebrek aan kennis
4. Gebrek aan noodzakelijke tools en middelen

1. Perfectionisme maakt het erg moeilijk om taken op tijd af te ronden. Velen beschouwen deze kwaliteit als een kracht, maar het is het constante streven naar uitmuntendheid en ontevredenheid over de behaalde resultaten die een van de redenen zijn voor het inefficiënte gebruik van tijd. Door kansen te vinden om het "echte" resultaat te accepteren in plaats van het "ideale" resultaat, bespaart u aanzienlijke middelen voor andere dingen. Er is zo'n uitdrukking: "perfectionisme is kwaad", natuurlijk, dit alles is nogal relatief en in elke individuele situatie kan dit persoonlijkheidskenmerk anders worden beoordeeld, echter ongetwijfeld binnen het kader van timemanagement: perfectionisme is KWAAD!

2. uitstelgedrag- voortdurend uitstellen van zaken voor later, onwil om bepaalde taken uit te voeren. In het vocabulaire van uitstellende werknemers domineert het woord "MORGEN". Over zulke mensen zei Steve Jobs heel goed: "Arm, onsuccesvol, ongelukkig en ongezond is degene die vaak het woord "morgen" gebruikt.

Ik kan je niet redden van perfectionisme en uitstelgedrag, mijn doel is om kennis te geven, de beste technieken en methoden te bieden, middelen en hulpmiddelen te introduceren om de vaardigheid van timemanagement onder de knie te krijgen. En of u de ontvangen informatie zult gebruiken of niet - het hangt allemaal alleen af ​​van uw wens. Na het lezen van dit artikel zul je echter nooit meer dezelfde zijn.

Om te beginnen stel ik voor om uw tijdmanagementvaardigheden te definiëren. Doorgang

Cognitieve dissonantie ligt enerzijds in het feit dat we de tijd als zodanig niet kunnen beheren. Het is tenslotte tijd die we niet kunnen beheersen en het lijkt erop dat het tijd is die ons controleert, en niet wij. We zijn gewend om tijd waar te nemen als iets eeuwigs en grenzeloos. Het lijkt alsof er altijd veel van is. Aan de andere kant is tijd een van de meest waardevolle hulpbronnen die we allemaal hebben. Het is belangrijk om te begrijpen dat tijd zijn grenzen heeft, elke dag is een vat met een bepaalde capaciteit die je vult met daden. Je kunt het vullen met nutteloze dingen, of je kunt het vullen met dingen die voor je doelen werken en je naar het uiteindelijke doel leiden.

We kunnen onszelf beheersen, hoe we onze dag plannen en hoe we onze werktijd besteden. Redelijk, productief en economisch gebruik van deze hulpbron is een belangrijk onderdeel van de evaluatie van werknemers.

Tijdefficiëntie kan op twee manieren worden bereikt:

1. Behaal zinvolle resultaten door tijd te besparen. Dit betekent dat u weet hoe u de taak in de minimale tijd kunt uitvoeren.
2. Effectieve werktijdplanning zal het aantal en het volume van de taken die u uitvoert verminderen.

In dit artikel heb ik zes van de beste tijdmanagementtechnieken verwerkt. Met hun hulp kunt u leren hoe u uw prioriteitstaken op een dagelijkse basis kunt plannen en controleren.

Hoe leer je omgaan met je tijd?

6 beste tijdmanagementtechnieken:

1. Pareto-principe
2. Eisenhower-matrix
3. Mindmaps of Mindmaps
4. Franklin Piramide
5. ABCHD-methode:
6. Eet eerst de kikker

1. Pareto-principe

Het Pareto-principe stelt dat een klein deel van de oorzaken, inspanningen en geïnvesteerde middelen verantwoordelijk is voor een groot deel van de resultaten. Dit principe werd in 1897 geformuleerd door de Italiaanse econoom Vilfredo Pareto en is sindsdien bevestigd door kwantitatieve studies op verschillende levensgebieden:

20% van de inspanningen geeft 80% van het resultaat

Het Pareto-principe op het gebied van timemanagement kan als volgt worden geformuleerd: ongeveer 20% van de inspanning en tijd is genoeg om 80% van het resultaat te krijgen.
Hoe precies bepalen welke inspanning voldoende is om een ​​goed resultaat te krijgen? Stel je voor dat je in een boek op zoek bent naar antwoorden op je vragen. Volgens het beschouwde principe vind je 80% van de informatie die je nodig hebt in 20% van de tekst. Als u precies weet wat u interesseert, kunt u snel door het boek bladeren en alleen afzonderlijke pagina's zorgvuldig lezen. Zo bespaart u 80% van uw tijd.

2. Eisenhower-matrix

Dit is waarschijnlijk het meest bekende timemanagementconcept tot nu toe, waarmee u prioriteiten kunt stellen. Deze techniek, die wordt toegeschreven aan de oprichting van de Amerikaanse generaal Dwight Eisenhower, stelt je in staat om zaken tegelijkertijd te sorteren op urgentie en belangrijkheid. Iedereen begrijpt dat er maar een beperkt aantal taken in één tijd kan worden voltooid. Soms zonder afbreuk te doen aan het werk van slechts één. En elke keer moeten we beslissen, WELKE PRECIES? De Amerikaanse president Dwight Eisenhower plande zijn zaken door ze in verschillende belangrijke categorieën te sorteren.
Volgens de zogenaamde Eisenhower-matrix moet elk geval worden toegewezen aan een van de vier typen die op het diagram zijn aangegeven.

Eisenhower-matrix

Het belang van een taak wordt bepaald door hoe het resultaat van de implementatie uw bedrijf beïnvloedt. En urgentie is tegelijkertijd twee factoren: ten eerste hoe snel deze taak moet worden voltooid, en ten tweede of de uitvoering van deze taak is gebonden aan een bepaalde datum en een bepaald tijdstip. Het is belang en urgentie, samen beschouwd, die de prioritering beïnvloeden.

Laten we in meer detail bekijken welke gevallen aan elk van de vier typen kunnen worden toegeschreven.

Type I: "belangrijk en urgent".
Dit zijn zaken die uw bedrijf aanzienlijke schade kunnen berokkenen als ze niet op tijd worden gedaan (bijvoorbeeld het verlengen van licenties, het indienen van belastingaangiften, enz.). Een bepaald deel van dergelijke gevallen zal onvermijdelijk aanwezig zijn in het leven van elke persoon. Echter, met voorbereiding vooraf (Type II zaken – “belangrijk maar niet urgent”) kunnen veel crises worden voorkomen (bijvoorbeeld door de wet te bestuderen, goede relaties op te bouwen met machtige mensen).

Het kunnen ook projecten zijn met een "brandende" deadline, ambulance. Bijvoorbeeld een dokter bezoeken vanwege een gezondheidsprobleem, een artikel binnen een strakke deadline inleveren bij een tijdschrift of een onderzoeksrapport inleveren. Hier hebben we geen keus. De zaken van deze groep moeten worden afgehandeld, punt uit. Anders ontstaan ​​er ernstige problemen.

Type II: "belangrijk maar niet urgent."
Dit zijn zaken die op de toekomst zijn gericht: training, studie van veelbelovende gebieden van bedrijfsontwikkeling, verbetering van apparatuur, herstel van gezondheid en prestaties. Acties die leiden naar uw strategische doel. Leer bijvoorbeeld een vreemde taal om bij een andere, meer kansrijke organisatie aan de slag te gaan. Het is ook het voorkomen van problemen - om jezelf in goede fysieke conditie te houden. Helaas negeren we dergelijke gevallen vaak, waardoor hun beslissing op een laag pitje staat. Als gevolg hiervan is de taal niet geleerd, inkomens groeien niet, maar dalen, gezondheid is naar de hel. Deze gevallen hebben een interessant kenmerk - als ze lange tijd worden verwaarloosd, vallen ze in de categorie Belangrijk - Dringend . Immers, als u minstens één keer per jaar niet bij de tandarts verschijnt, wordt vroeg of laat een dringend bezoek aan hem onvermijdelijk.

Type III: "niet belangrijk, maar urgent."
Veel van deze dingen brengen niet echt veel voordeel in het leven. We maken ze gewoon omdat ze ons raken (een lang telefoontje of het lezen van een advertentie in de mail), of uit gewoonte (beurzen bezoeken die niets nieuws hebben). Gewoon dezelfde dagelijkse routine die ons veel tijd en moeite kost.

Type IV: "niet belangrijk en niet urgent."
Dit zijn allerlei manieren om “de tijd te doden”: alcoholmisbruik, “light reading”, films kijken, enz. We nemen hier vaak onze toevlucht tot wanneer we geen kracht meer hebben voor productief werk (niet te verwarren met echte rust en communicatie met geliefden en vrienden - zeer belangrijke zaken) Dit is een "mot" die onze tijd opeet.

Terwijl u streeft naar het succes van uw bedrijf, probeert u eerst de taken uit te voeren die u definieert als "belangrijk" - eerst "dringend" (Type I) en vervolgens "niet-dringend" (Type II). De resterende tijd kan worden besteed aan de "dringende maar niet belangrijke" (type III).
Benadrukt moet worden dat het grootste deel van de werktijd van de werknemer moet worden besteed aan "belangrijke, maar niet urgente" taken (type II). Dan worden veel crisissituaties voorkomen en komt het ontstaan ​​van nieuwe business development kansen niet meer onverwacht voor u.

Wanneer u het voorgestelde systeem voor het stellen van prioriteiten voor het eerst gaat gebruiken, zult u waarschijnlijk veel van deze taken als "belangrijk" willen classificeren. Naarmate u echter ervaring opdoet, begint u het belang van een bepaald geval nauwkeuriger in te schatten. Het zal enige tijd duren om te leren hoe u het prioriteringssysteem moet gebruiken. Waar kun je het krijgen? Hoogstwaarschijnlijk zult u het werk van het beheersen van de technieken voor het beheren van uw tijd classificeren als 'belangrijk, maar niet urgent'.
Zoals Stephen Covey (auteur van de internationale bestseller The 7 Habits of Highly Effective People) het figuurlijk uitdrukt, moet je de tijd nemen om "de zaag te slijpen" zodat brandhout sneller kan worden geoogst.

Gelijkenis

Een zekere man zag in het bos een houthakker, die met grote moeite een boom omhakte met een geheel botte bijl. De man vroeg hem:
- Beste, waarom slijp je je bijl niet?
"Ik heb geen tijd om mijn bijl te slijpen - ik moet hakken!" kreunde de houthakker...

Daarom moet u "vrijwillig" een bepaalde tijd toewijzen voor het plannen van uw lessen en weigeren om minder belangrijke dingen uit te voeren. Als je dit kunt, kun je de volgende keer nog meer tijd vrijmaken met nieuwe vaardigheden en die gebruiken om iets anders te leren. Dus, door de vastberadenheid om de efficiëntie van uw werk te verbeteren, zult u geleidelijk tijd vrijmaken voor de ontwikkeling van uw persoonlijke productiviteit.

Prioriteitscriteria
Meestal beschouwen we bij het evalueren van het belang van een bepaald geval in de eerste plaats die dingen die dringend (of "gisteren") moeten worden gedaan. De opeenstapeling van onvervulde zaken en beloften zorgt voor problemen voor uw bedrijf, maar ook voor u persoonlijk. Het is met zulke "dringende" zaken die we in de eerste plaats proberen op te lossen. Maar de urgentiefactor mag niet de enige factor zijn bij het schrijven van een takenlijst en het bepalen van de volgorde waarin deze moeten worden voltooid.
De ervaring leert dat het doen (of niet doen) van veel urgente zaken uw business niet veel raakt, terwijl er veel niet-urgente zaken zijn die de basis kunnen leggen voor toekomstig succes. Daarom is het, naast de urgentie, noodzakelijk om rekening te houden met de mate waarin deze of gene kwestie het succes van het bedrijf beïnvloedt, dat wil zeggen om het belang ervan te bepalen en er rekening mee te houden.

3. Mindmaps of Mindmaps

Dit is de ontwikkeling van Tony Buzan - een bekende schrijver, docent en adviseur op het gebied van intelligentie, de psychologie van leren en de problemen van denken. Er zijn ook vertalingen van de uitdrukking "Mindmaps" als "Mental maps", "Thinking maps", "Mind maps".

Mind maps is een methode die het volgende mogelijk maakt:

Effectief informatie structureren en verwerken;
denk met behulp van uw creatieve en intellectuele potentieel.

Dit is een heel mooi hulpmiddel voor het oplossen van taken zoals het geven van presentaties, het nemen van beslissingen, het plannen van je tijd, het onthouden van grote hoeveelheden informatie, brainstormen, introspectie, het ontwikkelen van complexe projecten, zelflerend, ontwikkelen, etc.

Toepassingsgebieden:
1. Presentaties:
in minder tijd geeft u meer informatie, terwijl u beter begrepen en onthouden wordt;
zakelijke bijeenkomsten en onderhandelingen.

2. Plannen:
time management: plan voor de dag, week, maand, jaar…;
ontwikkeling van complexe projecten, new business…

3. Brainstormen:
generatie van nieuwe ideeën, creativiteit;
collectieve oplossing van complexe problemen.

4. Besluitvorming:
een heldere visie op alle voor- en nadelen;
een evenwichtiger en doordachter besluit.

4 Franklin-piramide

Dit is een kant-en-klaar planningssysteem dat u helpt uw ​​tijd goed te beheren en uw doelen te bereiken. Benjamin Franklin (1706-1790) - Amer. politiek. figuur. B. Franklin onderscheidde zich door een fantastisch werkvermogen en een uniek gevoel voor doelgerichtheid. Op twintigjarige leeftijd maakte hij een plan om doelen voor een heel leven te bereiken. Zijn hele leven volgde hij dit plan, duidelijk elke dag plannend. Zijn plan om doelen te bereiken werd de "Franklin-piramide" genoemd en ziet er ongeveer zo uit:

1. De basis van de piramide zijn de belangrijkste waarden van het leven. We kunnen zeggen dat dit het antwoord is op de vraag: "Met welke missie ben je naar deze wereld gekomen?" Wat wil je van het leven? Welk teken op aarde zou je willen achterlaten? Er is een mening dat er niet eens 1% van de mensen op de planeet zal zijn die hier serieus over zou nadenken. Met andere woorden, dit is de vector van de bewegingsrichting naar je droom.

2. Op basis van levenswaarden stelt iedereen zichzelf een globaal doel. Wat wil hij worden in dit leven, wat is hij van plan te bereiken?

3. Het masterplan voor het bereiken van doelen is het vastleggen van specifieke tussendoelen op weg naar het bereiken van het globale doel.

4. Een plan voor één, drie, vijf jaar wordt lange termijn genoemd. Hierbij is het belangrijk om de exacte deadlines te bepalen.

5. Plan voor een maand, en dan voor een week - dit is een plan voor de korte termijn. Hoe doordachter het is, hoe vaker je het analyseert en corrigeert, hoe effectiever het werk zal zijn.

6. Het laatste item in termen van het bereiken van doelen is een plan voor elke dag.

5. Methode "ABVGD"

De ABCD-methode is een effectieve manier om prioriteiten te stellen voor taken die u dagelijks kunt gebruiken. Deze methode is eenvoudig en zo effectief dat hij, indien regelmatig en vakkundig gebruikt, u kan verheffen tot de meest productieve en productieve mensen in uw werkgebied.
De kracht van de methode zit in de eenvoud. Dit is hoe het werkt. Je begint met het maken van een lijst van alles wat je de komende dag moet doen. Denk op papier.
Daarna plaats je de letter A, B, C, D of E voor elk item op je lijst.

Taaktype "A" wordt gedefinieerd als het belangrijkste in dit stadium, iets dat u moet doen of ernstige gevolgen riskeert. Een "A"-taak kan een bezoek aan een belangrijke klant zijn of een rapport schrijven voor je baas. Deze taken vertegenwoordigen de echte, volwassen kikkers van je leven.
Als je meer dan één "A"-taak voor je hebt, beoordeel je hun prioriteit door A-1, A-2, A-3, etc. te markeren. Taak A-1 is de grootste en lelijkste "kikker" van dat alles je hebt te maken met.

Taaktype "B" gedefinieerd als degene die u had moeten doen. Niettemin zijn de gevolgen, in het geval van implementatie of niet-naleving, vrij mild. Dergelijke taken zijn niets meer dan de "kikkervisjes" van je leven. Dit betekent dat als je niet het juiste werk doet, iemand ontevreden of benadeeld zal zijn, maar in elk geval komen deze taken qua belangrijkheid niet goed overeen met de taken van het type "A". Een telefoontje over een niet zo dringende zaak of een achterstand in de e-mail kan de essentie zijn van een Type B-taak.
De regel die u moet volgen is: start nooit een taak van het type "B" terwijl u nog een taak "A" onvoltooid hebt. Laat je nooit afleiden door de "kikkervisjes" terwijl de grote "kikker" wacht om te worden gegeten!

Taaktype "B" wordt gedefinieerd als iets dat geweldig zou zijn om te doen, maar waarvan geen gevolgen te verwachten zijn, of je het nu doet of niet. Een B-taak kan een telefoontje zijn naar een vriend, een kopje koffie, een lunch met een collega of een persoonlijke activiteit tijdens werkuren. Dit soort "gebeurtenissen" hebben absoluut geen invloed op je werk.

Taaktype "G" wordt gewaardeerd als een taak die u aan iemand anders kunt delegeren. De regel in dit geval is dat u anderen alles moet toevertrouwen wat ze kunnen, zodat u tijd voor uzelf vrijmaakt voor taken van het type "A", die u en alleen u kunt uitvoeren.

Taaktype "D" is een klus die volledig van je to-do-lijst kan worden geschrapt. Het kan een taak zijn die vroeger belangrijk was, maar niet meer relevant is voor jou of voor anderen. Vaak is dit werk dat u dag in, dag uit doet, hetzij uit gewoonte, hetzij omdat u er plezier aan beleeft.

Nadat je hebt gesolliciteerd methode "ABVGD" aan je to-do-lijst voor vandaag, je hebt je werk volledig georganiseerd en hebt de weg geëffend zodat belangrijkere dingen sneller gedaan kunnen worden.

De belangrijkste voorwaarde om de ABCHD-methode echt voor jou te laten werken, is de volgende eis: start taak A-1 zonder vertraging en werk er vervolgens aan totdat deze volledig is voltooid. Gebruik je wilskracht om te beginnen en te blijven werken aan je belangrijkste taak op dit moment. Pak je grootste "kikker" vast en "eet" hem op zonder te stoppen tot de allerlaatste hap.
Het vermogen om uw lijst met taken voor de dag te analyseren en de A-1-taak te markeren, zal dienen als een startpunt voor het bereiken van echt groot succes in uw activiteiten, uw zelfrespect vergroten, u vullen met zelfrespect en een gevoel van trots in je prestaties.
Wanneer je de gewoonte aanleert om je volledig te concentreren op je belangrijkste taak, d.w.z. taak A-1 - met andere woorden, op het eten van je belangrijkste "kikker" - leer je twee of zelfs drie keer meer te doen dan de mensen om je heen.

6. Eet eerst de kikker

Van moeilijk naar gemakkelijk gaan

Je hebt waarschijnlijk de vraag gehoord: "Hoe zou je een olifant eten?" Het antwoord is natuurlijk: "In stukken." En hoe zou jij je grootste en lelijkste "kikker" eten? Op dezelfde manier: je zou het opsplitsen in specifieke stapsgewijze acties en bij de allereerste beginnen.

Begin uw werkdag met de moeilijkste taak en voltooi deze zo snel mogelijk. Het zal u helpen te beseffen dat u nog veel te doen heeft en dat de tijd van de werkdag beperkt is. Als je het moeilijkste eerst doet, krijg je een enorm gevoel van voldoening. Gebruik deze regel dagelijks en je ziet hoeveel energie je binnenkrijgt en hoe efficiënt je werkdag verloopt. Als je een problematische taak constant uitstelt tot het einde van de dag, zul je sowieso de hele dag aan die taak denken, en het zal voorkomen dat je je op andere taken concentreert! Eet eerst de kikker en ga dan verder om de olifant stuk voor stuk op te eten!

Hulpmiddelen voor tijdplanning

Plan je dag van tevoren.
Door te plannen, dragen we over
de toekomst in het heden en dus hebben we
kans om iets te doen
nu over hem

Alan Lakin

De belangrijkste generaties "planners"
De technologieën en middelen om de arbeidstijd te organiseren die tegenwoordig bekend zijn, kunnen worden onderverdeeld in verschillende generaties - de verschillen hier zitten in de principes van het vastleggen van informatie en de gebruikstechniek.

Tot de 20e eeuw werd werktijdplanning uitgevoerd met behulp van primitieve methoden: memo's, takenlijsten, enz. Aan het begin van de vorige eeuw werden, samen met de ontwikkeling van het bedrijf, nieuwe hulpmiddelen op grote schaal gebruikt om het werk van de manager te vergemakkelijken tijd plannen.
Het idee om een ​​huishoudkalender aan te passen voor kantoorwerk ontstond in de 19e eeuw en kreeg in 1870 vorm in de vorm van een flipkalender. Voor elke dag werd één pagina van de kalender toegewezen, waarop de dag, de maand en het jaar werden aangegeven. De beschikbaarheid van vrije ruimte voor aantekeningen maakte het mogelijk om de nodige aantekeningen te maken: onderhandelingen, vergaderingen, uitgaven, vergaderingen. Al bijna een eeuw is de bureaukalender de belangrijkste tool voor tijdbeheer voor managers.

Het resultaat van de verbetering van de flip-kalender was de agenda en het weekblad. De agenda is een losbladige omslagkalender in de vorm van een handig notitieblok in verschillende formaten. U kunt de agenda meenemen naar vergaderingen en zakenreizen.
Het weekjournaal bleek nog handiger voor de manager, waarin het mogelijk was om de werkweek en -dag te plannen, de uitvoering van vastgelegde taken te controleren, de bestede tijd te analyseren (aangezien er een uuroverzicht van de werkdag verscheen), en sneller informatie ophalen (nu was het immers gegroepeerd per 52 weken, en niet voor 365 dagen). In de jaren tachtig vervingen weekbladen praktisch de flip-kalenders en werden ze zo wijdverbreid dat ze een onderdeel werden van de zakelijke stijl van ondernemingen.

Het ontwerpidee om een ​​kalender, een notitieblok en een telefoonboek in één handig hulpmiddel te combineren, kwam in 1921 met succes tot stand in de vorm van een "organizer" (van de Engelse organizer). De daaropvolgende verbetering van de tool werd uitgevoerd door het formaat, het ontwerp, de papierkwaliteit en de buitenafwerking te wijzigen. Hier werden in één tool informatieopslagmiddelen en technische middelen (kalender, notitieblok, adres- en telefoonboek, visitekaarthouder, pen, microcalculator) gecombineerd. Tegelijkertijd was er geen duidelijke classificatie en systematisering van records.

De beroemde "time manager" werd in 1975 in Denemarken opgericht. Het implementeerde het idee van gerichte planning van persoonlijke resultaten op basis van een typische classificatie van functies ("sleuteltaken") en technologie voor de implementatie van wereldwijde evenementen ("olifantentaken"). Tegelijkertijd bleek het gebruik van een 'tijdmanager' alleen acceptabel voor mensen die van nature georganiseerd en gedisciplineerd waren, en bovendien waren er aanzienlijke financiële kosten voor training en acquisitie.
Desalniettemin is de naam van dit soort "organisator" - "tijdmanager" - een begrip geworden en staat vandaag voor een algemene benadering van het actieve gebruik van tijd als managementhulpmiddel.

De ontwikkeling van wetenschappelijke en technische vooruitgang in de afgelopen decennia heeft geleid tot de creatie van elektronische tijdplanningstools die fundamenteel nieuw zijn vanuit technologisch oogpunt: een elektronische notebook, verschillende pc-serviceprogramma's, mobiele telefoons, smartphones, enz.

De beste moderne tijdmanagementtechnologieën:

1.Trello is een gratis webapplicatie voor projectmanagement van kleine teams. Met Trello kun je productiever werken in nauwere samenwerking. Trello bestaat uit borden, lijsten en kaarten waarmee je projecten op een leuke, flexibele en gemakkelijk aanpasbare manier kunt organiseren en prioriteren.

2. Evernote is een webservice en een set software voor het maken en opslaan van notities. Een notitie kan een stuk tekst met opmaak zijn, een hele webpagina, een foto, een audiobestand of een handgeschreven notitie. Notities kunnen ook bijlagen met andere soorten bestanden bevatten. Notities kunnen worden gesorteerd in notitieblokken, gelabeld, bewerkt en geëxporteerd.

"We worden moe en uitgeput, niet omdat we hard werken, maar omdat we slecht werken, we werken op een ongeorganiseerde manier, we werken dom."

Fysioloog N.E. Vvedenski

Tijd - manager Het is een tijdmanagementtechniek die regels en principes bevat die een persoon helpen zijn tijd goed te organiseren en maximale efficiëntie te bereiken in elk bedrijf. Met behulp van tijdmanagement kan een persoon de tijd die hij aan verschillende activiteiten besteedt bewust beheersen, terwijl hij de efficiëntie en productiviteit van zijn werk of vrije tijd verhoogt. Planning, distributie, prioriteiten stellen, doelen stellen helpt een persoon om te gaan met het gekke ritme van het moderne leven. Timemanagement helpt een persoon om alles zonder stress te doen en chronische vermoeidheid te voorkomen.

Aanvankelijk werden technieken voor tijdbeheer alleen gebruikt bij het zakendoen, het organiseren van werk. Maar nu worden timemanagementmethoden ook gebruikt in het persoonlijke leven van een persoon om alledaagse problemen het hoofd te bieden en hun vrije tijd en rust goed te organiseren.

De geschiedenis van timemanagement

In de jaren twintig zei de Wetenschappelijke Organisatie van Arbeid dat de efficiëntie van het gebruik van tijd afhangt van de persoonlijke efficiëntie van de persoon zelf. De League "Time" verscheen, die artikelen in kranten publiceerde onder de naam "Struggle for Time". In de jaren 70 won de tijdwaarnemingsmethode, ontwikkeld door de bioloog Lyubishchev, aan populariteit. Deze methode is een hulpmiddel voor het ontwikkelen van effectief menselijk denken, dat bijdraagt ​​aan een rationeel beheer van persoonlijke tijd en het vergroten van persoonlijke efficiëntie.

In 2007 werd de eerste afdeling tijdmanagement geopend in Moskou bij het Financial and Industrial Institute. Tegenwoordig is deze richting erg populair en populair geworden. Er zijn veel trainingen, seminars over planning en rationele tijdsverdeling.

tijd manager dit is iemand die rekening houdt met de psychologische kenmerken van mensen, arbeidsomstandigheden en efficiëntere werkschema's biedt. Hij is in staat om in een persoon al zijn verborgen reserves te onthullen en te suggereren hoe hij zijn efficiëntie kan verhogen.

Het communicatieproces tussen een tijdmanager en een cliënt is vergelijkbaar met een psychologisch consult waarin hij naar een persoon luistert, tips en advies geeft over hoe tijd te besteden, hoeveel tijd te besteden aan rust, hoe prioriteiten te stellen. Hoe u uw dag indeelt zodat u alles zonder stress kunt doen.

Tijdmanagers voeren niet alleen individuele consulten. Vaak worden ze door bedrijven uitgenodigd als experts om het arbeidsproces te helpen verbeteren. Leer de manager allereerst hoe hij zijn werktijd correct kan verdelen en de taken in het team correct kan verdelen. Ze bestuderen de activiteiten van het bedrijf, de hoeveelheid tijd die nodig is om bepaalde problemen op te lossen. Na het verzamelen van informatie en analyse past de tijdmanager de dagelijkse routine van het bedrijf aan.

• Analyse van de tijd besteed aan bepaalde taken.
• Verklaring, formulering en definitie van het doel.
• Het maken van een plan om het doel te bereiken, evenals het stellen van prioriteiten.
• Realisatie van het doel. Een hint over de te nemen stappen volgens het plan.
• Lijstjes maken met dingen om te doen.
• Opnametijd met tijdwaarneming.

Wat zijn de voordelen van iemand die heeft geleerd zijn tijd goed te plannen?

“Verspilde tijd is het bestaan; Tijd die goed wordt gebruikt, is leven."

E.Jung

• Bereikt gestelde doelen.
• Bereik je doelen veel sneller dan anderen.
• In staat om succes te behalen op elk gebied van activiteit.
• Hij heeft meer tijd voor rust, communicatie met familie en vrienden.
• Kan veel meer dingen doen in een bepaalde tijd.
• Kan zijn inkomen verhogen en met pensioen gaan door verantwoordelijkheden goed te verdelen tussen werknemers.
• Kan zich ontdoen van chronische vermoeidheid, is niet onderhevig aan stress.
• Heeft altijd een duidelijk plan van aanpak.
• Het heeft een gevoel van innerlijke vrijheid en bestuurt zelfstandig zijn leven.

Soorten tijdbeheer

Nu zijn er veel verschillende benaderingen van het probleem van timemanagement. Experts onderscheiden drie hoofdtypen:

• Persoonlijk (persoonlijk) tijdbeheer. Het wordt geassocieerd met de persoonlijke zelfontwikkeling van een persoon, het vermogen om zijn dag goed en vruchtbaar te organiseren.
• Professioneel tijdbeheer helpt een persoon om zijn werk effectief uit te voeren, zijn werktijd correct te organiseren of verantwoordelijkheden redelijk in een team te verdelen.
• Sociale tijd - beheer regelt interpersoonlijke relaties of time management van meerdere mensen. Bijvoorbeeld zakelijk.

Basisconcepten van tijdmanagement

Time management concept- het is een manier om tijd te begrijpen en waar te nemen. Het concept van tijdmanagement helpt om de reden en het doel te bepalen waarom een ​​persoon moet leren hoe hij zijn tijd moet beheren. Realiseer u de waarde van dit proces en begrijp ook de basisprincipes van timemanagement.

Tijdmanagementtechnieken- een bepaalde reeks acties die een specifiek probleem helpen oplossen.

Tijdbeheersysteem- een reeks concepten en methoden waarmee u uw doel zo snel en efficiënt mogelijk kunt bereiken.

Onjuiste werkorganisatie of ongeletterde organisatie van activiteiten door het management leidt ertoe dat medewerkers van het bedrijf een constant tijdgebrek ervaren. Dit beïnvloedt de efficiëntie en het succes van de onderneming als geheel.

Tijdgebrek treedt op wanneer:

• Er is geen dagindeling.
• Als de assistent-manager zich niet bewust is van zijn dagelijkse routine.
• Telefoongesprekken en bezoekers leiden vaak af van de hoofdactiviteit.
• Als de manager niet weet hoe hij verantwoordelijkheden moet verdelen.
• Als het werk in een constante haast wordt gedaan, wat leidt tot snelle vermoeidheid.
• Als medewerkers niet overeenkomen met hun functie.
• Als medewerkers hun capaciteiten onvoldoende inschatten, neemt de snelheid van het werk af.
• Als er geen motivatie is bij medewerkers (bijvoorbeeld een te laag salaris).

Om de efficiëntie van de onderneming te verbeteren, is het noodzakelijk om werknemers te leren hoe ze het werk voor de dag kunnen plannen. Bij het opstellen van een plan dient u 60% van de tijd te besteden aan de hoofdtaken, 20% aan onvoorziene en 20% spontane gevallen. Het belangrijkste is om het team te laten wennen aan het systematisch en regelmatig plannen van de dag.

De effectiviteit van timemanagement in management hangt af van hoe medewerkers zijn getraind in planning, prioritering, controle van de tijd voor het voltooien van taken, evenals de juiste volgorde van taken.

Om deze problemen op te lossen, kunt u een expert in tijdbeheer uitnodigen of de manager van uw onderneming opleiden, die taken aan werknemers zal geven en de effectiviteit van hun werk zal bewaken. De manager moet zowel basistaken als een aantal reservetaken afgeven. Aan het einde van de dag levert de medewerker een voortgangsrapportage in.

Persoonlijk tijdbeheer in tijdbeheer

Wat persoonlijk tijdbeheer betreft, zijn er basisregels voor tijdbeheer die van toepassing zijn in het persoonlijke leven:

1. Neem nooit werk mee naar huis.
2. Organiseer je leven zo dat het een minimum aan tijd kost.
3. Plan vrije tijd van tevoren. Dit moet emotioneel genieten omvatten (naar de bioscoop, theater, concert, museum gaan). Evenals fysiek (sporten, dansen, etc.).
4. Gebruik voor rust niet alleen het weekend, maar minstens één dag in het midden van de week. Fiets bijvoorbeeld na het werk of ga met vrienden naar de sauna.
5. Beperk tijdens de vakanties bellen, mailen, internetten om echt tot rust te komen.

1. De basisregel van tijdmanagement is het stellen van de juiste doelen.

Als je leert om je doelen duidelijk te definiëren, en ook bepaalt welke taken secundair zijn, dan bespaar je veel tijd.

Als je ergens je tijd aan besteedt, betekent dat dat je het op dat moment heel belangrijk vindt. Maar is het? Vraag jezelf af, zal het resultaat van deze actie je helpen om dichter bij je doel te komen? Wat is een doel? Het doel is iemands verlangen naar iets, wanneer het hele proces gericht is op het eindresultaat.

Bij het stellen van een doel moet je eerst de belangrijkste waarden bepalen.

Erken je capaciteiten en motivatie. Analyseer de problemen, behoeften en moeilijkheden die zich kunnen voordoen op weg naar het doel. Presenteer duidelijk uw doel tot in het kleinste detail, het eindresultaat. Plan uw acties, zoek naar middelen en begin met implementeren.

Er zijn verschillende methoden om doelen te stellen. Maar alle methoden hebben een gemeenschappelijk algoritme voor het stellen van doelen:

1. Het doel moet zo specifiek mogelijk zijn met een duidelijk eindresultaat.
2. De noodzaak om het doel te bereiken moet gerechtvaardigd zijn. Waarom is dit nodig en wat krijg ik ervan?
3. Het doel moet realistisch zijn en het mechanisme om het te bereiken moet duidelijk zijn.
4. Het is noodzakelijk om duidelijk de termijnen te definiëren waarbinnen het doel moet worden bereikt.

2. De tweede basisregel van timemanagement is het stellen van prioriteiten.

Weten hoe je prioriteiten moet stellen, is erg belangrijk. Er zijn zaken die minder belangrijk zijn om het doel te bereiken, en er zijn zaken die een grote rol spelen.

3. De derde basisregel van timemanagement is planning.

Na het stellen van een doel is de volgende stap het plannen. Planning is een integraal onderdeel van timemanagement. Het bestaat uit de volgende hoofdstappen:

1. Opstellen van een timemanagementplan.
2. De fase van het opstellen van een project, waarin je kunt manoeuvreren, nadenken over verschillende opties om het doel te bereiken.
3. De fase van het identificeren van de benodigde middelen.
4. De fase van het identificeren van mensen die je kunnen helpen op weg naar het doel.
5. De fase van het vastleggen van de resultaten van planning in de vorm van een zakelijk project, een kaart.

Wanneer een persoon begint te plannen, wordt het denken geactiveerd, creativiteit ingeschakeld. Door een plan te maken, wordt je doel specifieker, begin je te begrijpen wat je echt wilt en hoe je dit kunt bereiken. Dit is een soort praktische handleiding voor actie.

Totdat een persoon een plan maakt voor de uitvoering van wat hij wil, is hij constant in reflectie over dit onderwerp. Maar niet gedachten, maar daden brengen je dichter bij het doel. Wanneer er een gedetailleerd plan wordt opgesteld, waarin rekening wordt gehouden met verschillende manieren om het doel te bereiken, geeft dit u de mogelijkheid om te manoeuvreren. Met sommige middelen en methoden werkt het niet, je kunt andere proberen. Planning ontwikkelt in een persoon flexibiliteit en bereidheid voor alle situaties.

Het maken van een plan geeft je een grote kans van slagen. Het hebben van een plan geeft je vertrouwen in jezelf en je kunnen. Alle succesvolle mensen en ondernemers zijn van plan.

Basis planningstechnieken. Korte beschrijving

1. ABC-planning is gebaseerd op het feit dat je eerst de belangrijkste dingen moet doen (onder de letter A), en dan B en C.

Categorie A-gevallen zijn het belangrijkst. Ze vormen 15% van alle gevallen en brengen 65% van de resultaten. B - belangrijke gevallen die 20% van alle gevallen uitmaken en 20% van de resultaten opleveren. Categorie C - dit zijn de minst belangrijke gevallen, ze vormen 65% en geven een resultaat - 15%.

2. Pareto-regel Of het 80/20-principe. Dit principe is van toepassing op elke dagelijkse activiteit. 80% van de dingen die je op een dag doet, geven je 20% van de resultaten die je wilt. En 20% van de geplande belangrijke dingen brengt je 80% dichter bij het resultaat.

Bijvoorbeeld: 20% van de mensen bezit 80% van het kapitaal, 80% van de mensen bezit 20% van het kapitaal. 20% van de klanten geeft 80% winst en 80% van de klanten geeft 20% winst.

3. timing- deze methode ligt in het feit dat je elke minuut van al je acties moet registreren en hoeveel tijd je eraan hebt besteed. Dit zal u helpen begrijpen waar en waaraan uw tijd wordt besteed en hoe u uw planning kunt aanpassen.

4. Een lijst met taken maken- Dit is de eenvoudigste planningsmethode waarmee u zowel tijd als zaken kunt plannen.

Hoe maak je een goede to-do lijst en volg je deze op?

1. Observeer jezelf om te beginnen. Hoeveel tijd heb je nodig om verschillende taken uit te voeren.
2. Schrijf een to-do lijst voor de avond.
3. Schrijf specifieke items op. Bijvoorbeeld: ga naar de winkel. Voeg een boodschappenlijst toe aan dit item.
4. Plan je hele dag, niet alleen je werk.
5. Begin uw dag met eenvoudige taken. Om meteen de vakjes aan te vinken en de hele dag op te vrolijken met de gedachte dat het volgen van een to-do lijst niet zo moeilijk is.. Bijvoorbeeld oefeningen doen en het ontbijt klaarmaken.
6. De takenlijst moet altijd in zicht zijn.
7. Schrijf niet meer dan 7 prioriteitsgevallen op de lijst zodat je later niet zenuwachtig wordt dat je geen tijd had om iets te doen.

• Probeer alle planningsmethoden en kies de meest geschikte.
• Houd verslagen bij.
• Probeer niet alles te doen. Doe de belangrijkste en belangrijkste dingen eerst.
• Plan je elke dag. En maak ook een extra planning voor de week.
• Neem altijd een pen en notitieblok mee.
• Begin een succesdagboek, het zal je motiveren en je eraan herinneren dat je op de goede weg bent.
• Leer ‘nee’ zeggen. Dit zal helpen voorkomen dat u met onnodige mensen communiceert en onnodige dingen doet.
• Overweeg voordat u iets doet, hoe urgent het is, hoe belangrijk het is en hoe deze actie u dichter bij uw doel zal brengen.
• Analyseer uw gewoonten, activiteiten die uw tijd verspillen. Door timing is het gemakkelijk om die acties bij te houden waarvan u af moet.
• Doe geen andermans werk. Wees geen hulpmiddel om de doelen van iemand anders te bereiken. Concentreer je op je doel.
• Neem de tijd voor zelfverbetering.
• Stop daar niet. Zodra je een doel hebt bereikt, stel je het volgende doel.

1. Stephen Covey in De 7 eigenschappen van zeer effectieve mensen beschouwt timemanagement als een element van zelfverbetering. Dit zijn zijn tips:

• Doe eerst wat je moet doen. Stel belangrijke dingen niet uit tot later.
• Uw doel moet een prioriteit en belangrijk zijn. Beweeg naar haar toe.
• Voer alle acties uit op basis van prioriteiten.
• Besteed niet veel moeite aan het bereiken van een onbeduidend doel. De bestede middelen en het eindresultaat moeten in verhouding zijn.
• Zoek naar alle manieren om het leven gemakkelijker te maken.

2. David Allen adviseert om de werkplek goed in te richten, om al het benodigde briefpapier aan te schaffen. Maak ook een archiefkast, maak voor elk geval een bijbehorende map aan. Allen adviseert ook om 4 to-do-lijsten te schrijven:

• Maak een lijst van dingen die in de nabije toekomst moeten gebeuren;
• Projecten die een integrale aanpak vereisen in een aparte lijst opnemen;
• Maak een aparte lijst van projecten die om de een of andere reden nog niet kunnen worden afgerond;
• "Op een dag" lijst.

3.Julia Morgenstern adviseert eerst te evalueren hoeveel tijd u aan uw taken besteedt. Welke factoren je afleiden. Je wordt misschien afgeleid door sociale media, extra verantwoordelijkheden, onrealistische deadlines of psychologische obstakels.

• Voor elke actie moet een tijdsbestek worden ingesteld.
• Als u een actie niet kunt uitvoeren, analyseer deze dan, misschien kan deze een tijdje worden uitgesteld, worden gedelegeerd aan andere werknemers of volledig worden verlaten.
• Sorteer dingen en zaken, maak de ruimte vrij van alles waar je zonder kunt. Geef elk ding zijn plaats en elke taak zijn tijd.

"Eet een kikker als ontbijt"

Zodat je gedachten de hele dag niet terugkeren naar de taak die je niet wilt doen of die onaangenaam voor je is, begin er de dag mee. Zo bent u verlost van de emotionele stress en last die u de hele dag met zich mee zou moeten dragen.

"Olifant Biefstuk"

Staat u voor een globale taak, voor de oplossing waarvan u veel handelingen moet verrichten, verdeel dit werk dan in delen. Maak er geen olifant van, snij hem in stukjes. Dit maakt het gemakkelijker om aan de taak te beginnen. En ook deze aanpak draagt ​​bij aan een beter begrip van dit probleem.

Leer 'nee' zeggen

Timemanagement leert je niet hoe je zoveel mogelijk moet doen, maar hoe je doet wat correct moet worden gedaan. Zeg "nee" tegen onnodige dingen, mensen. Word voor niemand een hulpmiddel om hun doelen te bereiken. Concentreer je op je doelen.

Streef naar automatisering en maximale vereenvoudiging van uw activiteiten.

Doe soortgelijke dingen achter elkaar, omdat de hersenen wennen aan een bepaald activiteitsgebied. En elke keer is hij er sneller doorheen.

Luister naar je biologische ritmes. Werk op een moment dat u een speciale golf van kracht en activiteit voelt. Gun uzelf een pauze tijdens de periode van de minste activiteit. Luister naar de behoeften van je lichaam. Soms is een pauze van 15 minuten voldoende om een ​​"tweede wind" op gang te brengen.

De beste tijdmanagementboeken om te lezen:

• Effectief timemanagement. B. Tracy
• Tijd rijden. Hoe om te gaan met wonen en werken. G. Archangelsky
• Tough time management: neem de controle over je leven. D. Kennedy
• Minder werken, meer doen. C. Gleason
• Naar de hel met alles! Neem het en doe het. R. Branson
• Extreem timemanagement. N. Mrochkovsky, A. Tolkachev
• Praktijkcursus timemanagement. I. Abramovsky
• Hoe je 4 uur per week werkt en tegelijkertijd niet op kantoor blijft hangen "van oproep tot oproep", overal woont en rijk wordt. T. Ferris
• Dingen gedaan krijgen: de kunst van stressvrije productiviteit. D. Allen

De effectiviteit van timemanagement hangt af van het volgen van de basisregels, evenals van een duidelijk begrip van waarom u het nodig heeft, hoe u uw tijd kunt beheren en welke voordelen u zult hebben.