Вніїдад офіційний. Курс, семінар, тренінг Організація архіву на підприємствах різних форм власності

У 1966 р. у системі Головного архівного управління при Раді Міністрів СРСР (ДАУ СРСР) було створено Всесоюзний науково-дослідний інститут документознавства та архівної справи (ВНДІДАД). Офіційним днем народження інституту вважається 2 березня 1966, коли було видано відповідне розпорядження Радміну СРСР.
ВНДІДАД був покликаний здійснювати науково-дослідну роботу (НДР) у сфері архівної справи та документознавства та виробляти на основі отриманих результатів методичні рекомендації щодо організації архівної справи та діловодства у всіх організаціях Радянського Союзу.
З 1991 р. у діяльності інституту настав новий період. Становлення російської державності, ринкових відносин, проведена архівна реформа та нове архівне законодавство зажадали серйозного наукового аналізу стану архівної системи Росії, її проблем, визначення можливих напрямів подальшого розвитку. У умовах роль ВНИИДАД, як єдиного спеціального наукового центру галузі, значно зросла.
Після розпаду СРСР та освіти Російської Федерації всі функції з управління архівною справою в країні були передані спеціально створеному органу – Росархіву. У його структуру, разом з іншими федеральними архівними установами, увійшов і ВНІІДАД, який отримав назву Всеросійський науково-дослідний інститут документознавства та архівної справи. Абревіатура при цьому не змінилася – ВНІІДАД, проте інститут поступово змінював своє обличчя.
Нині інститут входить у систему Федерального архівного агентства (Росархіва). Його основними завданнями залишаються розробка теоретичних та методичних проблем архівознавства та документознавства, архівної справи та документаційного забезпечення управління.
В інституті є науково-дослідні підрозділи за основними напрямками діяльності: відділ архівознавства (у його складі: сектор організації науково-довідкового апарату та обліку архівних документів, сектор комплектування та експертизи цінності документів, сектор використання архівних документів), відділ документознавства (в його складі: сектор документаційного забезпечення управління, сектор стандартизації та управління документацією), відділ економічного та технологічного забезпечення архівної справи (у його складі: лабораторія забезпечення безпеки архівних документів, сектор економіки архівної справи, лабораторія автоматизованих архівних технологій). Серед 88 співробітників інституту (станом на 01.01.2013 р.) працюють 1 член-кореспондент РАН, 6 докторів наук та 30 кандидатів наук.
Інститутом розроблено правила, методики та регламенти роботи державних архівів та архівів організацій. Створено низку переліків документів, що регулюють відбір документів на архівне зберігання. Найважливішими напрямами науково-дослідної роботи інституту є вирішення питань теорії та практики експертизи цінності документів та комплектування архівів, створення та розвиток системи науково-довідкового апарату та її теоретико-методичної бази, класифікації архівної інформації. Фахівці інституту успішно займаються вирішенням питань економіки архівної справи, забезпечення безпеки архівних документів та їх використання.
У сфері документознавства та документаційного забезпечення управління інститутом ведуться теоретичні дослідження, пов'язані з вивченням інформаційної сутності документа, його властивостей та функцій, процесів документоутворення, а також формування систем документації. Проводяться дослідження з історії діловодства та термінології документознавства та документаційного забезпечення управління.Дослідження прикладного характеру спрямовані на узагальнення практичного досвіду розробки та впровадження технологій роботи з документами, у тому числі електронними, та систем електронного документообігу (корпоративних інформаційних систем), розроблення організаційних засад побудови систем управління документами.
Інститут успішно співпрацює з Міжнародною організацією зі стандартизації, бере участь у розробці найважливіших міжнародних стандартів з управління документами та доводить принципові позиції російських документознавців з питань управління документами та стандартизації цього виду діяльності до світової професійної спільноти.
В останні роки проблематика наукових досліджень інституту тісно пов'язана із змінами, що відбуваються в галузі інформаційних технологій, дедалі ширшим поширенням електронних документів та суттєвим розширенням електронного документообігу. Значне місце займають роботи в галузі вдосконалення документаційного забезпечення управління, забезпечення безпеки архівних документів, розвитку автоматизованих архівних технологій, функціонування електронних архівів.
В інституті діють Галузевий центр науково-технічної інформації з архівознавства та документознавства (у його складі: сектор інформаційного забезпечення та ведення СІФ, сектор зарубіжної науково-технічної інформації з архівознавства та документознавства, сектор електронних ресурсів науково-технічної інформації), який забезпечує архіви та інші зацікавлені організації інформацією у галузі документознавства та архівної справи. Функціонує Галузевий центр підвищення кваліфікації з архівної справи та документаційного забезпечення управління, який забезпечує перепідготовку та підвищення кваліфікації кадрів у зазначених галузях. У 2003 році рішенням Ради Глав Урядів держав – учасниць СНД інституту надано статусу базової організації з перепідготовки та підвищення кваліфікації кадрів з архівознавства, документознавства та документаційного забезпечення управління держав – учасниць Співдружності Незалежних Держав.
До Вченої ради інституту входять провідні фахівці Федерального архівного агентства, ВНІІДАД та інших організацій. Діють аспірантура.

General information o VNIIDAD

У 1966 році Всесвітня академія і архітектура інституту для повідомлень і архівів управління (VNIIDAD) була створена в системі Main Archival Administration at Council of Ministers of USSR (GAU USSR). На офіційний день Institute is on March 2, 1966, коли відповідність Правління USSR Council of Ministers був issued.
VNIIDAD був спрямований на наукову та наукову роботу (NIR) в архівній діяльності і записах управління. І як результат його роботи Institute має на меті розвитку методичних перерахувань на архівна діяльність і записи управління в всіх інститутах Soviet Union.
Since 1991 там був новий період діяльності в VNIIDAD. Формування російської державної структури, ринкові відносини, підданий архівної реформи і нове архівне правозалежність спрямовані на серйозну наукову analysis of state of Russia's archival system, його проблеми, можливі сфери розвитку. У такому значенні роль ВНІІДАТ є як унікальний історичний центр краю, що був значно розвинений.
Після скасування USSR і формування Російської Федерації всі функції на архівна діяльність управління в країні були transferred to a specially created body - Rosarkhiv. ВНІІДАТ, що залучив до Всеросійського академічного та архітектурного інституту для записів і архівів управління, був включений до його структури, разом з іншими федеральними архівними інститутами. The abbreviation did not change – VNIIDAD, however, the Institute поступово changed its identity.
Новий інститут є частиною Federal Archival Agency (Rosarkhiv) system. Це основна objectives є те ж саме: розробка теоретичних і методичних проблем архівної природи і рекордов управління, архівна діяльність і documentary support of management.
Університет має наукові та розвідувальні відділи на основних функціях: відділ архівної академії (в ньому структури: сектор фінансування ідей' організації та архівних документів' управління, сектор архітектури та appraisal documents, сектор архівальних документів'), відділ реферати природничо-технічного мистецтва (в ньому структури: сектор документації, архітектури, структури архіву документів, структури of automated archival technologies). Вони є одним з відповідних членів RAN, шести докторів і тридцятих PhD дослідників серед вісім вісім працівників інституту (на 01.01.2013). The Institute має розробку правил, методів і регулювань work of state organizations’ archives. Номери документів' листів, регулюючий вибір документів для архівованого будинку було зроблено. Найважливіші сфери дослідження праці в Institute є наступні: розв'язання теорії і практики на документах appraisal and acquisition of archives, створення і розробка finding aids system and its theoretical and methodical base, classification of archival information. Спеціалісти з VNIIDAD є успішно охоплені питаннями, відтворення архівної діяльності економіки, збереження архівних документів і використання їх.
У записах природи і documentary підтримка управління Institute is working at theoretical researches, connected with studying of information essence of document, its properties and functions, process of document's creation and also formation of documentation systems. Researches on history of recordkeeping and terminology of records science and documentary support of management are carried out. Крім того, дослідження, які використовуються в матеріалах, спрямовані на генерацію практичних випробувань на розробку і реалізацію технологій роботи з документами, включаючи електронні записи і електронні записи циркуляційних систем (corporate information systems), розробка організаційних основ створення повідомлень менеджменту систем.
Institute успішно cooperates з International Organization for Standardization, беруть участь у розробці major international standards on records management and informs international professional community of its principled positions of the Russian records managers, concerning records management and standardization.
Recently themes of Institute's scientific researches є closely connected with the changes, happening in information technologies, more and more wide dissemination of electronic records and significant expansion of electronic records circulation. Роботи в виконанні документальної підтримки управління, розширення архівних документів, розвиток автоматизованих архівних технологій, функціонування електронних архівів є дуже важливими.
Institute includes the Center of scientific and technical information on archival science and records management (в ньому структура: сектор інформації support and services of finding aids fund (SIF), sector of foreign scientific and technical information on archival science and records management, sector of electronic resources of scientific and technical information). Центр забезпечує архіви та інші зацікавлені організації з інформацією в управлінні управління та архівної діяльності. Будівництво центру професійного розвитку на архівній діяльності і документального сприяння управлінню, яке забезпечує відновлення і розширене навчання особистості в конкретних областях, є успішним функціонуванням в VNIIDAD. У 2003 році Institute має статую основної організації для відтворення і професійного розвитку особи на архіві та записах природи, documentary support of management of CIS countries by decision of Council of Government Heads of Commonwealth of Independent States (CIS). Лікування експертів від Federal Archival Agency, VNIIDAD та інших організацій є членами Акадімічного університету. Postgraduate курси є активно функціонують в VNIIDAD.

Дата початку навчання

Дати не визначено.

Дмитрієва Ганна Павлівна

викладач

: викладач Галузевого центру підвищення кваліфікації Всеросійського науково-дослідного інституту документознавства та архівної справи, досвід проведення корпоративних семінарів.

Досвід роботи: ВАТ «Аерофлот», ВАТ «Корпорація тактичне ракетне озброєння», ФГУП «Пошта Росії», ВНДІДАД.

Авторська діяльність: Автор статей у науково-практичних та історико-архівознавчих журналах («Діловодство», «Вісник архівіста»), доповідей та виступів на професійних російських та міжнародних конференціях з управління документами.

Виконані проекти та роботиприкладного характеру: Розробка зразкової номенклатури справ для федеральних органів виконавчої влади (Росохоронкультура Росії) Номенклатура справ для Міністерства сільського господарства Російської Федерації; Відомчі переліки документів із зазначенням термінів зберігання Федеральної податкової служби, Федерального казначейства, Вищої школи економіки.

Участь у проектних групахз розробки основних діючих у Російській Федерації нормативних та методичних документів: правил, ГОСТів, інструкцій, переліків, методичних посібників, що регламентують документаційне забезпечення управління в органах державної влади, органах місцевого самоврядування, державних та недержавних організаціях;

Участь у дослідженнях ВНДІ документознавствата архівної справи за такими науковими напрямами: - моніторинг документообігу в органах державної влади; - проведення робіт у галузі уніфікації та стандартизації документації, форм та методів роботи з документами: - дослідження термінології документознавства та документаційного забезпечення управління, розробка словників термінів та термінологічних стандартів;

: консультант ВНІІДАД з питань розробки номенклатури справ, формування справ, оформлення документів та ін.

Викладацька діяльність: викладач Галузевого центру підвищення кваліфікації Всеросійського науково-дослідного інституту.

Дороніна Лариса Олексіївна

викладач

Кандидат економічних наук, висококваліфікований викладач, спеціаліст у галузі документознавства

Регалії:

Доцент кафедри документознавства та документаційного забезпечення управління
Заступник директора інституту інформаційних систем управління
Провідний спеціаліст у галузі документаційного забезпечення управління
Член національної Асоціації професійних секретарів та офіс-менеджерів
Член редакційної ради журналів "Кадровик", "Кадрове діловодство".
Автор навчального посібника «Документознавство» (ГУУ, 2012) та співавтор навчального посібника «Документаційне забезпечення управління: Практикум».
Провідний викладач навчального центру "Газпром" та Державного координаційного центру інформаційних технологій Міносвіти Росії.
Учасник проектів з автоматизації документообігу компанії IKT, компанії IBS, компанії "Весть Мета-технології".

Ведучий семінарів та тренінгів у Центрі Ділового Розвитку «Профі-Кар'єра»:

Документування
Організація та технологія документаційного забезпечення управління
Інформаційні технології управління персоналом
Діловодство у кадровій службі
Інформаційні технології у службі ДНЗ
Електронний документооберт
Електронний архів
Адміністративні системи та офісні технології
Корпоративні системи на основі рішень SAP
Архізнавство

«Кадровик, кадрове діловодство»

«Гарний секретар»

«Діловодство та документообіг на підприємстві»

«Служба кадрів та персонал»

"Довідник секретаря та офіс-менеджера"

"Довідник кадровика"

"Діловодство"

"Секретарська справа"

"Управління персоналом"

"Служба кадрів"

"Пошук: від проекту до ключа"

Нагороджена грамотою журналу «Кадрова справа» за активність у публікаціях.

Кандидат економічних наук, висококваліфікований викладач, спеціаліст у галузі документознавства Регалії: Доцент кафедри документознавства.

Заріпова Людмила Ігорівна

викладач

Експерт-практик у сфері документаційного забезпечення управління.
Зам. Зав. Галузевого центру підвищення кваліфікації ВНДІ документознавства та архівної справи (ВНДІДАД)
Керівник центру дистанційної освіти у сфері Діловодства та Документообігу та Секретаріату Центру ділового розвитку «Профі-Кар'єра»

Проводить семінари та майстер-класи з тем:

Документування організаційно-розпорядчих документів Діловодство та Документообіг
Система контролю виконання документів та доручень в організації
Складання та оформлення протоколу зборів та нарад
Ділова переписка
Кадрове діловодство
Приведення у відповідність до вимог професійних стандартів локальних нормативних актів роботодавця
Електронний документооберт

Викладацька діяльність:

Викладач Галузевого центру підвищення кваліфікації
Всеросійського науково-дослідного інституту документознавства та архівної справи, досвід проведення корпоративних семінарів.
Ст. викладач кафедри «Автоматизовані системи документаційного забезпечення управління» Історико-архівного інституту РДГУОЦПК ВНІІДАД

У Центрі підвищення кваліфікації ВНДІ документознавства та архівної справи (ВНДІДАД)
Центрі ділового розвитку «Профі-Кар'єра»
У видавництві Актіон та МЦФР у вебінарах, організованих журналами "Сучасні технології діловодства та документообігу" та "Довідник секретаря та офіс-менеджера"

Автор практичного посібника « Мовні особливості та принципи оформлення текстів ділових паперів»
Автор журналів«Діловодство» та «Діловодство та Документообіг на підприємстві», Довідник секретаря та офіс-менеджера»

Реалізовані проекти

Участь у розробці та впровадженні автоматизованих систем документообігу ВАТ «Газпром» та Медичної академії ім.
Розробка управлінських документів, ділових листів звітів для ВАТ "Газпром"

Клієнти:

Корпоративний інститут ВАТ "Газпром"
Уряд Москви (підвищення кваліфікації для державних та муніципальних службовців
ВАТ «Норильський нікель»
ВАТ «АвтоВАЗ»
ФГУП «Росенергоатом»
ФГУП «Пошта Росії»
УПДК МЗС РФ та ін.

Експерт-практик у сфері документаційного забезпечення управління. Зам. Зав. Галузевого центру підвищення кваліфікації ВНДІ документознавства та ...

Кузнєцов Сергій Львович

викладач

Провідний спеціаліст Федеральної архівної агенції (Росархів) к.і.н.

Головний редактор журналу “Діловодство” Член редколегій журналів “Діловодство”, “Секретарська справа”.

Досвід роботи

Провідний спеціаліст Федерального архівного агентства (Росархів)

З 1985 р. працював на різних посадах у Державному архіві РФ від архівіста I категорії, молодшого наукового співробітника до зам.зав. відділом відомчих архівів

З 1992 р. по 2001 р. Керівник архіву науково-інформаційного центру Горбачов-фонду

Освіта: Московський державний історико-архівний інститут

Викладацька діяльність

Викладає у Російському державному гуманітарному університеті (РДГУ) та на курсах та семінарах з Діловодства та архіву

Тематика семінарів

автоматизація діловодства.

автоматизовані технології в управлінні

Електронний та Хмарний документообіг

Консультаційна діяльність

консультант відділу організаційної, науково-методичної роботи та автоматизованих архівних технологій Федерального архівного агентства

Незалежний аналітик під час впровадження проектів комплексної автоматизації.

Провідний спеціаліст Федеральної архівної агенції (Росархів) к.і.н. Головний редактор журналу “Діловодство” Член редколегій журналів «Дело...

Олександр Володимирович Пшенко

викладач

Кандидат історичних наук

Завідувач кафедри «Документознавства та ДНЗ» інституту інформаційних систем управління ГУУ

член «Гільдії керуючих документацією»

ДОСВІД ПРАКТИЧНОЇ РОБОТИ-

ВНІІДАД -зав. сектором «Удосконалення документаційного забезпечення управління (ДНЗ); -

Завідуючий кафедри«Документознавство та ДНЗ» інституту інформаційних систем управління ГУУ

Викладацька діяльність

Проводить семінари на курсах підвищення кваліфікації на теми

«Документознавство та документування управлінської діяльності»

«Технології документаційного забезпечення управління»,

«Адміністративні системи та офісні технології»;

"Кадрове діловодство",

"Організація кадрової служби";

«Архівознавство»,

«Державні та відомчі архіви»,

«Архівна справа у комерційних, НДІ та ін. структурах управління»

Має ПОДЯКИ: Почесна грамота Федеральної архівної служби Росії (Росархіва) Почесна грамота Федерального Архівного агентства член «Гільдії керуючих документацією»

Кандидат історичних наук Завідувач кафедри «Документознавства та ДНЗ» інституту інформаційних систем управління ГУУ член «Гільдії керує...

Дати та місця проведення

Дати початку навчання не визначено.

Федеральне бюджетне установа «Всеросійський науково-дослідний інститут документознавства та архівної справи» (далі - ВНИИДАД) відповідно до постанови Уряду Російської Федерації від 24.06.1992 № 430 є правонаступником раніше чинного Всесоюзного науково-дослідного інституту документознавства та архіву СРСР від 02.03.1966 № 407р.

Беручи участь у взаємодії з Росархівом, науково-методичними радами архівних установ федеральних округів та зацікавленими організаціями у науковому прогнозуванні розвитку архівної справи, формуванні пріоритетів науково-технічної політики архівної галузі, виборі перспективних напрямків наукових досліджень у галузі архівознавства та документознавства, ВНИИДА інтеграторів архівної спільноти країни

1. Організація діяльності

Будучи науковою організацією, ВНИИДАД функціонує відповідно до Федеральним законом від 23.08.1996 № 127-ФЗ «Про науку та державну науково-технічну політику».

Згідно зі Статутом, затвердженим наказом Росархіву від 31.05.2011 № 40, інститут здійснює науково-дослідну, науково-інформаційну та освітню діяльність.

Установчі та правовстановлюючі документи ВНІІДАД (Статут, Свідоцтво про реєстрацію юридичної особи, Свідоцтво про постановку на облік у податковому органі та ін.) оформлені в установленому порядку.

Організаційна структура інституту, що включає 7 підрозділів (4 відділи, лабораторія і 2 центри (в т.ч. діючий на основі самоокупності Галузевий центр підвищення кваліфікації)), в цілому забезпечує вирішення завдань, що стоять перед ним. У той самий час представляється необхідним переглянути розподіл штатної чисельності між структурними підрозділами, маю на увазі збільшення кількості зайнятих безпосередньо науково-дослідницькою роботою.

Усі структурні підрозділи мають положення, працівники – посадові інструкції; встановлено розподіл обов'язків між директором інституту та його заступниками.

Для розробки наукових тем, а також підготовки найсерйозніших нормативних та методичних документів практикується застосування такої гнучкої форми організації праці як створення тимчасових творчих колективів, склад та обов'язки членів яких регламентуються відповідними наказами.

Як основні дорадчі органи у ВНІІДАД функціонують дирекція та Вчена рада.

Дирекція, що діє на підставі затвердженого наказом від 19.11.2010 № 57 Положення, збирається регулярно 1-2 рази на місяць та загалом виконує покладені на неї функції, хоча план її роботи, передбачений Положенням, відсутній. Дирекція розглядає питання організації роботи інституту в цілому та окремих структурних підрозділів, фінансової та адміністративно-господарської діяльності, контролює хід виконання державного завдання та державних контрактів, укладених у рамках реалізації федеральних цільових програм, а також результати особливо важливих науково-дослідних робіт.

Вчена рада (Положення про яку і план роботи відсутні) збирається 2-3 рази на рік для обговорення річних результатів діяльності інституту, окремих, найбільш наукомістких результатів НДР та ін.

Порушуючи свого ж Статуту і, незважаючи на неодноразові вказівки Росархіву, інститут річний план роботи не формує, внаслідок чого керується переважно державним завданням, контрактами (договорами) на виконання робіт та надання послуг, а також планами роботи структурних підрозділів.

Звіти щодо виконання державного завдання (квартальні та річні) надсилаються до Росархіву своєчасно.

З метою реалізації Указу Президента Російської Федерації від 07.05.2012 № 597 «Про заходи щодо реалізації державної соціальної політики» наказом Росархіву від 07.07.2014 № 51 затверджено план заходів ("дорожня карта") «Зміни у галузях соціальної сфери, спрямовані на підвищення ефективності науки щодо підвідомчого Федеральному архівному агентству федеральної бюджетної установи «Всеросійський науково-дослідний інститут документознавства та архівної справи». Встановлені ним показники загалом виконуються, крім показника за рівнем заробітної плати, що, насамперед, пов'язано зі значним недофінансуванням інституту з боку Міносвіти Росії. У цьому, поряд з продовженням взаємодії Росархіву з Міносвіти Росії з питання виділення додаткових коштів на підвищення оплати праці, інституту необхідно шукати власні можливості для збільшення надходження коштів від діяльності, що приносить дохід, концентрації організаційних, кадрових та інтелектуальних зусиль на цьому напрямку.

Інформація про Інститут розміщена і регулярно оновлюється на офіційному сайті державних та муніципальних установ (http://www.bus.gov.ru), порталі «Архіви Росії» () та власному офіційному сайті (http://www.vniidad.ru) .

У період 2014 – 2016 рр. була проведена робота з розширення можливостей більш ефективного використання сайту ВНІІДАД у діяльності інституту як інструменту інформаційно-рекламної роботи та ознайомлення потенційних споживачів з його науковими розробками та напрямками проведених досліджень. Зокрема, у 2016 р. було проведено чергову модернізацію сайту за рахунок переходу на версію на Joomla 1.5.26 системи управління інформацією (CMS).

Відповідними тематичними розділами сайту забезпечується інформаційна підтримка основної діяльності інституту шляхом доведення до потенційних споживачів переліку послуг, відомостей про нові інформаційні надходження до довідково-інформаційного фонду, реклами нових публікацій інституту, інформації про плани проведення наукових заходів, розміщення актуальної новинної інформації з документознавства та архів , програм та графіків навчальних курсів підвищення кваліфікації та перепідготовки кадрів тощо.

2. Кадрове забезпечення

З об'єктивних причин протягом останніх років штатна чисельність ВНІІДАД скорочувалася і на момент перевірки становила 100 осіб, з яких 5 осіб є зовнішніми сумісниками, 8 – внутрішніми. Фактично у списковому складі інституту 59 осіб, 37 з яких – віком понад 50 років, у т.ч. пенсійного віку – 28. Стаж роботи в інституті або в архівних установах понад 15 років має 33 працівники.

Вищу освіту мають 52 особи, з них 48% (25 осіб) – історико-архівна та історична; 9 – документознавче; 4 працівники мають дві вищі освіти. В інституті працюють 4 доктори наук та 18 кандидатів наук.

Наказом ВНІІДАД від 04.04.2016 № 15 затверджено Положення про порядок атестації науковців інституту, але їхня атестація протягом останніх трьох років не проводилася.

Трудові договори укладено з усіма працівниками інституту. Додаткові угоди до них складаються за необхідності. Разом про те, до переведення на «ефективний договір» відповідно до Програмою поетапного вдосконалення системи оплати праці державних (муніципальних) установах на 2012 - 2018 роки, затвердженої розпорядженням Уряди Російської Федерації від 26.11.2012 № 2190-р, інститут не приступав.

Підвищення кваліфікації працівників відбувається за планами, які щорічно затверджуються директором інституту. Воно охоплює всі напрямки діяльності інституту, зокрема питання інформаційних технологій, бухобліку, пожежної безпеки. Працівники інституту проходять підвищення кваліфікації в Академії цивільного захисту МНС, Інституті державних закупівель РАНХіГС, на базі ВЦВК ВНДІДАД.

Робота з підбору кадрів ведеться у традиційному порядку. Оголошення про вакансії публікуються на офіційному сайті інституту. Резерв на керівні посади нині перебуває в стадії розробки.

Здійснюються заходи з питань антикорупційної політики. Зокрема, наказом від 28.01.2015 № 6 призначено відповідального за роботу з профілактики корупційних та інших правопорушень; наказом від 03.02.2015 № 9 «Порядок повідомлення працівниками ВНІІДАД про отримання подарунку згідно з протокольними заходами, службовими відрядженнями та іншими офіційними заходами, здавання та оцінки подарунка, реалізації (викупу) та зарахування коштів, виручених від його реалізації» з додатками»; наказом від 12.10.2016 № 36 затверджено Положення про конфлікт інтересів; антикорупційна політика; Кодекс етики та службової поведінки працівників.

Організація роботи відділу кадрів та постановка кадрового діловодства загалом відповідає вимогам законодавства, у тому числі щодо захисту персональних даних працівників. Приміщення кадрової служби дозволяє забезпечити особливі умови зберігання в сейфі, що не згорає, документів персонального обліку, проводити співбесіди з кадрових питань.

В інституті організована практика студентів ВНЗ та коледжів, яку щорічно проходять близько 3-5 учнів.

3. Науково-дослідна робота

Частка працівників, які безпосередньо займаються науково-дослідною роботою, становить приблизно 70% від фактичної чисельності інституту. Внаслідок недостатнього кадрового забезпечення ВНИИДАД обмежений своїх можливостях розробки всього спектра актуальних для архівної галузі наукових тем. Зокрема, проведена РАН експертиза наукової діяльності інституту, наголошуючи на потенціалі інноваційних проектів щодо створення блоку методичних рекомендацій у такій галузі як електронні документи, електронний архів, оцифрування документів, констатувала, що «даний напрямок не є провідним у діяльності організації».

Наукова робота ведеться відповідно до щорічних планів науково-дослідних та дослідно-конструкторських робіт, що виконуються на основі державного завдання (далі - План НДДКР), а також за темами, запланованими Росархівом у рамках реалізації ФЦП «Культура Росії».

За останні три роки інститутом завершено понад 60 наукових розробок, основна частина яких (67%) має інформаційно-аналітичний характер. Частка робіт нормативного та методичного характеру становить відповідно 19,6% та 14,7%. Аналіз динаміки свідчить про зниження кількості виконаних наукових праць: 39 – у 2014 р., 14 – у 2015 р., 17 – у 2016 р.

Загалом за 2014 – 2016 роки. працівниками інституту було опубліковано шість монографій, два довідково-бібліографічні видання та двадцять три статті у виданнях, що входять до Переліку видань, рекомендованих ВАК Міносвіти Росії. Загальна кількість опублікованих (у тому числі депонованих) робіт співробітників ВНІІДАД за 2014 – 2016 роки становила 290 найменувань.

За останні три роки у Російському індексі наукового цитування (РІНЦ) зафіксовано 75 публікацій працівників інституту. ВНІІДАД має досить солідний індекс Хірша (h-index) – 6; та непоганий i-Індекс – 5.

Як правило, результати наукових досліджень ВНІІДАД приймаються без суттєвих зауважень або після незначного доопрацювання з урахуванням висловлених під час обговорень на засіданнях дорадчих органів Росархіву (колегії, комісії з науково-дослідної та методичної роботи та ін.) зауважень. У той же час, незважаючи на те, що науково-дослідні роботи, результатом яких є методичні посібники, виконуються інститутом належним чином та в установленому порядку, їхнє впровадження інколи утруднене через недостатньо тісний зв'язок із практичною роботою архівних установ.

Державна реєстрація науково-дослідницьких робіт проводиться інститутом у встановленому порядку. ВНИИДАД щорічно спрямовує звітні матеріали у Федеральну систему моніторингу результативності діяльності наукових організацій, виконують науково-дослідні, дослідно-конструкторські та технологічні роботи.

Звіти про НДР, виконані ВНІІДАД, не завжди повною мірою відповідають вимогам до їх структури та оформлення ГОСТ 7.32-2001 «Звіт про науково-дослідну роботу. Структура та правила оформлення» (не висвітлено актуальність та об'єкти дослідження, методологія та методи проведення робіт, значимість тощо).

Однак основною проблемою організації науково-дослідної роботи є помітне та неухильне зниження його кадрового потенціалу як у кількісному, так і якісному відношенні. Порівняльний аналіз результатів науково-дослідної діяльності показав, що у 2014 – 2016 роках. спеціалістами, що звільнилися з різних причин в останні три роки, було опубліковано 204 роботи (не враховуючи колективних досліджень і трьох збірників матеріалів конференцій «Документація в інформаційному суспільстві»), а співробітниками, що продовжують роботу, лише 86. При цьому динаміка науково-публікаційної активності продовжуючих роботу співробітників показує зниження темпів: якщо у 2015 р. ними було опубліковано 33 роботи, то у 2016 р. їх кількість скоротилася до 25.

Отже, творчий потенціал наукових співробітників ВНИИДАД загалом реалізується недостатньо, а приблизно половини співробітників взагалі залишається виявленим як наукових публікацій, що різко знижує загальну оцінку результативності інституту.

4. Науково-інформаційна діяльність

Науково-інформаційне обслуговування архівних установ, юридичних та фізичних осіб профільною нормативною та науково-методичною літературою ВНІІДАД здійснює через Галузевий центр науково-технічної інформації з архівознавства та документознавства (далі - ОЦНТІ), який щорічно виконує в середньому понад 600 інформаційних запитів юридичних та .

Довідково-інформаційний фонд (СІФ) ОЦНТІ становить близько 54,0 тис. опублікованих та неопублікованих робіт, щорічно збільшуючись у середньому на 500 нових надходжень. З метою обліку та використання на них складено та ведеться у традиційному вигляді довідково-інформаційна картотека, а також періодично видаються переліки нових надходжень. В електронну версію каталогу, розміщену на сайті ВНІІДАД, запроваджено 42,0 тис. бібліографічних описів матеріалів СІФ.

В силу слабкої технічної та програмної оснащеності інституту (відсутність сканерів з високою продуктивністю, комп'ютерних програм оптичного розпізнавання тексту та редагування файлів PDF, фоторедактора) процес переведення безпосередньо матеріалів СІФ в електронний вигляд йде досить повільно, а створений електронний ресурс у вільному доступі на сайті інституту розміщується.

5. Освітня діяльність

Маючи безстрокову ліцензію на право провадження освітньої діяльності ААА № 000821, реєстр. № 0809, видану Рособрнаглядом 09.03.2011, інститут веде її за програмами підготовки науково-педагогічних кадрів в аспірантурі, а також за додатковими професійними програмами та програмами професійного навчання.

Відповідно до рішення Ради глав урядів СНД від 18.09.2003 ВНІІДАД має статус базової організації з перепідготовки та підвищення кваліфікації кадрів з архівознавства, документознавства та документаційного забезпечення управління держав - країн-учасниць СНД, який реалізується через діяльність Галузевого центру підвищення кваліфікації з архіву документаційне забезпечення управління (далі - ОЦПК).

Інститут здійснює навчання в аспірантурі за спеціальністю 05.25.02 – Документалістика, документознавство, архівознавство. Однак порушуючи Порядок організації та здійснення освітньої діяльності за освітніми програмами вищої освіти - програмами підготовки науково-педагогічних кадрів в аспірантурі (ад'юнктурі), затвердженого наказом Міносвіти України від 19.11.2013 № 1259, відповідна освітня програма ВНІІДАД державну.

В даний час в аспірантурі навчаються три особи на очній формі навчання (в т.ч. одна - на платній основі) та одна людина на заочній формі. У 2015 – 2016 рр. прийом до аспірантури не проводився.

У зв'язку з неможливістю забезпечити функціонування спеціалізованої вченої ради відповідно до вимог наказу Міністерства освіти та науки України від 12.12.2011 № 2817 «Про затвердження Положення про раду із захисту дисертацій на здобуття наукового ступеня кандидата наук, на здобуття наукового ступеня доктора наук» та відсутністю в інституті необхідно докторів наук робота спеціалізованої вченої ради припинено (наказ Міносвіти Росії від 07.07.2015 № 729/НК), що, тим не менш, не є достатнім виправданням відсутності підготовлених інститутом дисертантів, оскільки випускники аспірантури могли б захищатися у спеціалізованій раді РДГУ.

ОЦПК здійснює професійну перепідготовку та підвищення кваліфікації кадрів у архівній справі та документаційному забезпеченні управління на договірній основі з юридичними та фізичними особами. Навчання в ОЦПК проводиться в очній, очно-заочній та заочній формах за основними напрямками професійної перепідготовки, підвищення кваліфікації у короткостроковому та довгостроковому форматі, а також в окремих випадках – у рамках індивідуальних стажувань.

Робота ОЦПК будується з урахуванням тематичних планів освітніх заходів та графіків проведення навчальних курсів. Для координації роботи ОЦПК створено методичну раду, до функцій якої входять узгодження тематичних планів та навчальних програм, графіків проведення курсів, переліків навчально-методичної літератури, контролю якості навчальних програм, оптимальної методики набору слухачів. В даний час склад ради потребує суттєвого оновлення через звільнення більшості його членів.

До навчального процесу крім провідних фахівців ВНІІДАД залучаються також найбільш кваліфіковані працівники державних архівів, розробники програмних продуктів у сфері інформаційно-документаційного забезпечення управління та архівної справи, викладачі профільних вищих навчальних закладів, хоча така практика не є особливо поширеною через відсутність у інституту достатніх фінансових коштів залучення їх до проведення занять.

За останні три роки ОЦПК навчив понад 2,5 тисячі осіб, у т.ч. значне число архівістів із країн СНД та ЄВРАЗИКА (Казахстан, Таджикистан, Монголія, В'єтнам та ін.).

Основним недоліком освітньої діяльності ВНІІДАД є відсутність державної акредитації освітніх програм професійної перепідготовки та підвищення кваліфікації, що реалізуються. Хоча для таких цього формально не потрібно, проте знижує конкурентні переваги ВНІІДАД у порівнянні з вищими навчальними закладами, які мають державну акредитацію і активно розширюють практику реалізації програм додаткової освіти, що в перспективі може спричинити витіснення ВНІІДАД з ринку надання освітніх послуг. у сфері підготовки документознавців та архівістів, оскільки за відсутності акредитації він не може видавати після закінчення навчання дипломи та сертифікати державного зразка.

Не сприяє освітній діяльності та відсутність активної професійної взаємодії інституту з однопрофільними вищими навчальними закладами.

6. Міжнародне співробітництво

Міжнародні зв'язки інституту спрямовані на підвищення якості наукової діяльності на основі кооперації з міжнародною архівною спільнотою через розвиток спільних програм, використання архівознавчих та діловодних новацій та інформаційних технологій, участь у міжнародних наукових проектах, наукову мобільність науковців.

Донедавна найбільш плідно професійні зв'язки розвивалися в рамках договору між ВНДІДАД, Білоруським НДІ документознавства та архівної справи та Українським НДІ архівної справи та документознавства. Проте після відомих подій контакти з українською стороною були заморожені, тоді як зв'язки з білоруськими колегами продовжують розвиватись досить активно. ВНІІДАД - постійний учасник спільних наукових заходів, що реалізуються в рамках Плану спільних дій Федерального архівного агентства та Департаменту з архівів та діловодства Міністерства юстиції Республіки Білорусь на 2014-2016 роки.

Важливим напрямом міжнародної діяльності інституту є участь у роботі Міжнародної ради архівів та її Євро-Азіатського регіонального відділення (ЄВРАЗИКА). Представники ВНІІДАД брали участь у більшості Міжнародних конгресів архівів останнього часу та практично у всіх заходах ЄВРАЗИКА. Тут слід зазначити щорічну організацію під егідою ЄВРАЗИКА та Росархіву міжнародних конференцій «Документація в інформаційному суспільстві».

Корисною є і участь ВНІІДАД у діяльності Міжнародного інституту архівознавства у Трієсті та Маріборі як одного з авторитетних форумів фахівців у галузі архівознавства.

З 2016 р. ВНІІДАД є партнером міжнародного проекту InterPARES Trust та входить до складу його Європейської групи.

7. Матеріально-технічне та фінансове забезпечення

Нерухомого майна ВНІІДАД на балансі не має. На підставі договору безоплатного користування приміщеннями та майном від 11.01.2011 № БП 3/11 він займає робочі приміщення загальною площею 1731,7 кв. метрів у приміщенні Російського державного архіву науково-технічної документації за адресою: Профспілкова вул., д. 82.

Забезпеченість працівників комп'ютерним устаткуванням становить 85% (50 робочих станцій, у тому числі 8 од. старше 8 років).

Фінансування ВНИИДАД, як федеральної бюджетної установи, здійснюється рахунок коштів:

федерального бюджету, виділених як субсидії виконання встановлюваного щорічно державного завдання;

федеральної цільової програми «Культура Росії», одержуваних на основі;

вступників від діяльності, що приносить дохід.

Динаміка співвідношення бюджетного та позабюджетного фінансування за останні три роки свідчить про зниження позабюджетних доходів, як у абсолютному вираженні, так і у частках по відношенню до бюджетної складової. При цьому бюджетне фінансування в абсолютному вираженні за цей період практично не змінювалося:

При цьому слід особливо відзначити, що наукова діяльність здійснюється інститутом виключно за рахунок бюджетних коштів у рамках виконання державних завдань та державних контрактів з ФЦП «Культура Росії». За період 2014 – 2016 рр. ВНІІДАД не реалізував жодного дослідницького проекту на замовлення недержавних організацій або із залученням грантової підтримки.

Кошти, спрямовані в розвитку інституту зокрема. на матеріально-технічне оснащення, становлять порівняно невелику частину його позабюджетних доходів: у 2014 р. – 814 616,0 руб. (6,8% від позабюджетних доходів), у 2015 р., - 1080855,0 руб. (10,4%), 2016 р. – 1 128 901,0 руб. (7,6%).

У 2014-2016 роках. нецільового (неефективного) витрачання бюджетних коштів інститутом не допущено. Порядок витрачання коштів на службові відрядження дотримується.

Бюджетний облік доходів та видатків ведеться відповідно до робочого плану рахунків бюджетного обліку. Перевіркою правильності складання ВНДІДАД «Звіту про виконання установою плану його фінансово-господарської діяльності» за 2016 р. та іншої бюджетної звітності виявлено низку порушень. Звіти надаються з порушенням встановлених термінів, що призводить до запізнень у складання консолідованої звітності Росархівом до Федерального казначейства.

З метою впорядкування позабюджетної діяльності розроблено типові форми договору на надання платних освітніх послуг (заочні курси, очно-заочні, короткострокові очні з юридичними/фізичними особами), договори надання послуг (для залучення викладачів на курси підвищення кваліфікації для читання лекцій та перевірки) інших робіт і т.д.), договору надання послуг з підготовки та надання інформаційних матеріалів (для ОЦНТІ).

Інвентаризація грошових коштів, товарно-матеріальних цінностей, основних засобів та фінансових зобов'язань у 2016 році не проводилася.

Вибірковою перевіркою правильності встановлення посадових окладів та їх нарахування за 2016 р. порушень не встановлено. У періоді, що перевіряється, повнота та своєчасність відображення фінансово-господарських операцій з оплати праці, нарахування та сплати страхових внесків у регістрах бюджетного обліку, порушень не виявлено.

Оплата праці провадиться відповідно до трудових договорів та табеля обліку робочого часу.

додаток
до довідки за підсумками комплексної перевірки
ФБУ «Всеросійський науково-дослідний
інститут документознавства та архівної справи»

Програма заходу

Галузевий центр підвищення кваліфікації ВНІІДАД відкриває набір на курси професійної перепідготовки та підвищення кваліфікації з архівної справи.

Курси професійної перепідготовки дозволяють дистанційно набути необхідних знань та навичок для ведення нового виду професійної діяльності або підвищення професійного рівня в рамках наявної кваліфікації.

Випускники курсів можуть виконувати обов'язки архівіста, завідувача архіву, завідувача канцелярії, викладача (в коледжах, вузах), помічника керівника, референта з основної діяльності та ін.

Форми навчання: заочна та заочно-очна.

Тривалість навчання - 1 рік.

Автори та викладачі: провідні спеціалісти ВНИИДАД - розробники основних чинних РФ нормативних документів: законів, правил, ГОСТів, інструкцій, переліків і автори методичних посібників з організації роботи з документами в сучасних умовах.

У програмі професійної перепідготовки у архівній справі:

1. Організація архівної справи у Росії

1.1. Правова основа організації архівної справи Російської Федерації. Органи управління архівною справою у Росії

1.2. Історія організації архівної справи у Росії

1.3. Історія державних установ та громадських організацій Росії, СРСР, Російської Федерації - основних фондоутворювачів Архівного фонду РФ

1.4. Сучасний склад Архівного фонду РФ та його класифікація

1.5. Мережа та функції державних архівів

1.6. Архіви організацій, їх функції, права та компетенція

1.7. Організація документів у межах архіву за фондами, об'єднаними архівними фондами, колекціями

2. Експертиза цінності документів та комплектування архівів

2.1. Формування Архівного фонду РФ

2.2. Цілі та завдання експертизи цінності документів. Принципи, критерії, методи оцінки документів

2.3. Система нормативно-методичних посібників з відбору документів

2.4. Порядок проведення та оформлення результатів експертизи цінності документів

2.5. Цілі та завдання комплектування архівів. Списки джерел комплектування архіву

2.6. Прийом документів до державного, муніципального архіву

2.7. Система експертних органів

3. Облік документів в архівах

3.1. Цілі, завдання та принципи централізованого державного обліку архівних документів

3.2. Система облікових документів архіву, їх призначення

3.3. Порядок проведення роботи з обліку одиниць зберігання та документів в архіві

3.4. Облік унікальних та особливо цінних документів в архіві. Облік страхового фонду та фонду користування

3.5. Особливості обліку в архівах організацій

3.6. Впровадження автоматизованих архівних технологій обліку архівних документів

4. Забезпечення безпеки архівних документів

4.1. Влаштування та обладнання державних архівів

4.2.Фізико-хімічні та біологічні фактори руйнування архівних документів

4.3. Контроль наявності та фізичного стану архівних документів

4.4. Способи спеціальної обробки документів

4.5. Захист архівних документів від розкрадання та несанкціонованого доступу

5. Науково-довідковий апарат до документів Архівного фонду Російської Федерації

5.1. Диференційований опис – основа створення науково-довідкового апарату до документів Архівного фонду РФ

5.2. Система науково-довідкового апарату до документів Архівного фонду РФ

5.3. Архівний опис - базовий довідник державного архіву

5.4. Архівні каталоги

5.5. Путівники

5.6. Вказівники (архівні довідники)

5.7. Огляди архівних фондів та документів

5.8. Автоматизований науково-довідковий апарат державного архіву

6. Використання документів Архівного фонду РФ

6.1. Формування єдиного архівно-інформаційного простору

6.2. Цілі та форми використання документів архівного фонду РФ

6.3. Організація використання документів у державних архівах

6.4. Види інформаційних документів

6.5. Публікація документів державного архіву

6.6. Виставки документів, їх види, призначення та організація

6.7. Складання тематичних добірок архівних документів

6.8. виконання запитів

6.9. Надання документів для вивчення у читальній залі архіву

6.10. Організація співробітництва з юридичними та фізичними особами щодо використання документів державного архіву на договірних умовах

6.11. Облік використання документів у державному архіві

7. Менеджмент в архівах

7.1. Організація праці у державному архіві

7.2. Нормування робіт у державному архіві

7.3. Сучасні форми господарської діяльності державного архіву

В.Ф. Янкова, к. в. н., заст. директора ВНІІДАД

Всеросійський науково-дослідний інститут документознавства та архівної справи (ВНИИДАД) в останні роки неодноразово виконував роботи, пов'язані з вивченням електронних документів, розробкою нормативних та методичних засад організації роботи з електронними документами у діловодстві та організації їхнього архівного зберігання.

Ще в 2005 р. було видано науково-методичний посібник М. В. Ларіна та О. В. Рискова «Електронні документи в управлінні», в якому було розглянуто природу електронного документа, узагальнено досвід нормативного регулювання роботи з електронними документами та досвід застосування автоматизованих систем управління документами.

До найбільш значущих науково-дослідних робіт, виконаних інститутом у попередній період, слід віднести розробку нормативних, методичних і технологічних основ створення, зберігання та використання архівних електронних інформаційних ресурсів - тему, виконану за федеральною цільовою програмою «Електронна Росія» у 2007-2008 рр. . Метою роботи було створення типового нормативного та програмного забезпечення модельної системи управління електронним архівом органів державної влади. Окрім цієї роботи інститутом у 2007–2008 роках. були підготовлені національні стандарти на базі стандартів ISO:

ДСТУ ISO 15489-1-2007 «Система стандартів з інформації, бібліотечної та видавничої справи. Управління документами. Загальні вимоги";
ГОСТ Р ІСО 23081-1-2008 «Система стандартів з інформації, бібліотечної та видавничої справи. Управління документами. Процеси керування документами. Метадані для документів».
Фактично стандарти поширюються на управління електронними документами та містять вимоги до систем управління документами, процесів управління, електронних документів та їх метаданих.
У 2009 р. постановою Уряду Російської Федерації від 15 червня 2009 р. № 477 було затверджено правила діловодства у федеральних органах виконавчої влади, у підготовці проекту яких безпосередню участь брав ВНІІДАД.
Правила розроблялися відповідно до Федерального закону від 27 липня 2006 р. «Про інформацію, інформаційні технології та захист інформації» (ст. 11) і стали першим нормативним документом, в якому були викладені основні принципи організації роботи з електронними документами у діловодстві органів державної влади (розділ VI "Особливості роботи з електронними документами").
Нині Правила - єдиний нормативний документ, який встановлює загальні вимоги до роботи з електронними документами у діловодстві федеральних органів виконавчої. При розробці VI розділу Правил було сформульовано та реалізовано важливий методологічний принцип, відповідно до якого організація роботи з документами на паперовому носії та електронними документами як у діловодстві, так і в архіві базується на єдиній методології, але різних технологіях.
До найважливіших положень Правил, що мають методологічний характер, належать такі положення:
- електронні документи створюються, обробляються і зберігаються у системі електронного документообігу федерального органу виконавчої;
- для підписання електронних документів федерального органу виконавчої використовуються електронні цифрові підписи , Сертифіковані в установленому порядку;
- для обліку та пошуку документів у системі електронного документообігу федерального органу виконавчої використовуються обов'язкові відомості про документи (перелік обов'язкових відомостей про документи, що включаються до СЕД, наведено у додатку до Правил), і можуть використовуватися додаткові відомості про документи;
- при передачі електронних документів, що надійшли на розгляд керівника федерального органу виконавчої влади, направленні електронних документів у структурні підрозділи і відповідальним виконавцям федерального органу виконавчої влади, відправці електронних документів і зберіганні електронних документів разом з електронними документами передаються (зберігаються) їх реєстраційні дані;
- прийом та відправлення електронних документів здійснюються службою діловодства федерального органу виконавчої;
- виконані електронні документи систематизуються у справи відповідно до номенклатури справ федерального органу виконавчої влади; при складанні номенклатури справ зазначається, що справа ведеться в електронному вигляді (терміни зберігання електронних документів відповідають термінам, встановленим для аналогічних документів на паперовому носії).
З 2009 р. до теперішнього часу інститут у рамках ФЦП «Культура Росії» щорічно проводить роботу з моніторингу документообігу у федеральних органах виконавчої влади. В рамках виконання цієї роботи здійснюється збір та аналіз даних про динаміку обсягів документообігу в органах влади, а також аналізуються зміни якісних параметрів документообігу: склад документів (на паперовому носії та електронних документів), застосування електронного підпису, виявляються та вивчаються проблеми переходу на безпаперовий документообіг, міжвідомча електронна взаємодія, а також проблеми, пов'язані із застосуванням систем електронного документообігу.
Зокрема, дані, отримані в 2013 р. (за 2012 р.), показують, що вперше за весь період спостереження відбулося скорочення кількості документів на паперовому носії, отримане головним чином за рахунок взаємодії федеральних органів виконавчої влади з органами влади (адміністрація Президента). Російської Федерації, апарат Уряду Російської Федерації) та взаємодії центральних апаратів федеральних органів виконавчої влади з їх територіальними підрозділами у суб'єктах Російської Федерації. При цьому відзначається істотне збільшення обсягів електронних документів, що передаються за системою МЕДО, при взаємодії федеральних органів з підвідомчими підрозділами в суб'єктах Російської Федерації та організації внутрішньої діяльності. З 63 федеральних органів виконавчої, дані яких використовувалися у дослідженні, 17 повністю перейшли на безпаперовий документообіг у внутрішній діяльності, виключивши цим внутрішнє листування у вигляді документів на паперовому носії. Таким чином, електронні документи вже стали суттєвим фактором, що впливає на скорочення обсягів документації на паперовому носії.
Важливими для інституту та важливими для всіх фахівців у сфері діловодства та архівної справи є підготовлені інститутом словник термінів «Управління документами» та проект ГОСТ Р 7…. «Система стандартів з інформації, бібліотечної та видавничої справи. Діловодство та архівна справа. Терміни та визначення», що знаходиться на затвердженні в Росстандарті. Обидва документи містять термінологію в галузі управління документами, у тому числі відображає процеси управління електронними документами. Це такі терміни, як електронний документ, метадані, конвертація, міграція, формат файлу, електронний документообігта ін На відміну від стандарту, що включає лише основну термінологію предметної області, словник містить основний корпус активно вживаних фахівцями термінів.
У 2007 р. наказом Мінкультури Росії від 18.01.2007 № 19 було затверджено Правила організації зберігання, комплектування, обліку та використання документів Архівного фонду Російської Федерації та інших архівних документів у державних та муніципальних архівах, музеях та бібліотеках, організаціях Російської академії наук, які стали нормативною основою діяльності державних та муніципальних архівів.
Архіви організацій досі немає нормативного документа, визначального порядок зберігання документів і порядок передачі документів на постійне зберігання державні та муніципальні архіви. З цієї причини у 2010–2012 роках. ВНИИДАД було підготовлено проект правил організації зберігання, комплектування, обліку та використання документів Архівного фонду Російської Федерації та інших архівних документів у державних органах, органах місцевого самоврядування та організаціях. У 2013 р. проводилося доопрацювання проекту цього документа з урахуванням зауважень, висловлених архівними установами Російської Федерації. Передбачається, що після доопрацювання проекту з урахуванням підготовлених у 2012–2013 роках. рекомендацій щодо організації зберігання електронних документів в архівах організацій, про які буде сказано нижче, ці правила будуть представлені на затвердження в Мінкультури Росії.

Результатом роботи ВНДІДАД у 20012–2013 роках. є проекти двох документів:
рекомендації щодо комплектування, обліку та організації зберігання електронних архівних документів в архівах організацій;
рекомендації з комплектування, обліку та організації зберігання електронних архівних документів у державних та муніципальних архівах.
Мета розробки рекомендацій - створення єдиної методичної та методологічної основи організації роботи з архівними електронними документами в архівах органів державної влади, органів місцевого самоврядування, державних та недержавних організацій, а також у державних та муніципальних архівах, включаючи організацію зберігання, комплектування та обліку електронних документів, ґрунтуючись на вимогах російського законодавства у сфері архівної справи, з урахуванням тенденцій розвитку інформаційних технологій в умовах початку міжвідомчої електронної взаємодії.
Рекомендації поширюються на управлінські електронні документи, що створюються, обробляються та зберігаються в інформаційних системах організації, підлягають зберіганню в архіві організації в порядку та протягом термінів, встановлених для аналогічних документів на паперовому носії, а також на електронні документи, що підлягають передачі на зберігання до державних (муніципальні) архіви.
Рекомендації розроблені з урахуванням положень Федерального закону від 22 жовтня 2004 року № 125-ФЗ «Про архівну справу в Російській Федерації», Правил діловодства у федеральних органах виконавчої влади, затверджених постановою Уряду Російської Федерації від 15 червня 2009 р. № 477 та інших нормативних правових актів у сфері інформації, документації, архівної справи
При розробці рекомендацій враховувалися положення національних стандартів Російської Федерації та стандартів Міжнародної організації стандартизації (ІСО):
ДСТУ ISO 15489-1-2007. Система стандартів з інформації, бібліотечної та видавничої справи. Управління документами. Загальні вимоги.
ДСТУ ISO 23081-1-2008. Система стандартів з інформації, бібліотечної та видавничої справи. Управління документами. Процеси керування документами. Метадані для документів.
ДЕРЖСТАНДАРТ Р 53898-2010. Системи електронного документообігу. Взаємодія систем керування документами. Вимоги до електронного повідомлення.
ДЕРЖСТАНДАРТ Р 54471-2011/ISO/TR 15801:2009. Системи електронного документообігу. Управління документацією. Інформація, що зберігається в електронному вигляді. Рекомендації щодо забезпечення достовірності та надійності.
ДЕРЖСТАНДАРТ Р 54989-2012/ISO/TR 18492:2005. Забезпечення довгострокової безпеки електронних документів.
ISO 19005-1:2005. Управління документацією. Формат файлів електронних документів для довгострокового збереження. Частина 1: Використання формату PDF 1.4 (PDF/A-1).
У проектах рекомендацій запропоновано два підходи до організації передачі та зберігання архівних електронних документів в архівах організацій, державних та муніципальних архівах: передача та зберігання електронних документів на фізично відокремлених матеріальних носіях та передача електронних документів по інформаційно-телекомунікаційним каналам з подальшим зберіганням на серверах державного (муніципального) архіву.
Особливістю архівного зберігання електронних документів і те, що у архіві організації, державному чи муніципальному архіві електронні документи зберігаються у двох ідентичних примірниках, які у рекомендаціях позначаються як основний і робочий екземпляри. Основний екземпляр є еталонним і використовується у виняткових випадках, наприклад, для створення робочого екземпляра замість екземпляра, що вийшов з ладу. Робочий, як це й випливає з його назви, є тим екземпляром, який використовується в архіві у всіх випадках, коли необхідно відтворити електронний документ або виготовити копії електронного документа для надання користувачам.
Рекомендаціями передбачено, що при підготовці електронних документів до передачі на зберігання до архіву організації проводиться їх конвертація у формат архівного зберігання PDF/A-1, після чого формуються контейнери електронних документів.
Контейнер електронного документа - це стисла папка (zip-архів), що включає:
електронний документ у форматі PDF/A-1;
метадані документа у форматі XML;
файл (файли) від'єднаних електронних підписів.
Оскільки електронні підписи на момент передачі електронних документів на зберігання до архіву організації, а після закінчення встановленого часу, - до державного або муніципального архіву, будуть недійсні та не зможуть забезпечити цілісність документа, рекомендаціями пропонується використання технології хеш-кодування для обчислення контрольної суми контейнера електронного документа .

Рекомендаціями також передбачено, що у разі зміни програмно-апаратного середовища та виходу з використання комп'ютерних форматів, пошкодження носія архів організації (державний або муніципальний архів) проводить роботу з конвертації електронних документів у нові формати та/або міграції на нові носії.

Крім того, в розділах рекомендацій містяться положення про організацію зберігання електронних документів в архіві, забезпечення збереження електронних документів, що зберігаються в архіві, обліку та використання електронних документів, а також порядок передачі документів з архіву організації до державного або муніципального архіву. Важливо, що архіви, що здійснюють зберігання електронних документів, повинні мати відповідне обладнання та програмні засоби для проведення необхідних робіт: перевірки відтворюваності електронних документів, проведення конвертації та міграції, копіювання електронних документів та ін., а також спеціалістів-архівістів, які мають спеціальну підготовку в області інформаційних технологій.

Ще однією темою, виконаною інститутом у 2013 р., була тема «Архівознавчі та документознавчі функціональні вимоги до інформаційних систем, які забезпечують електронний документообіг у процесі внутрішньої діяльності федеральних органів виконавчої влади». Відомо, що на ринку програмних продуктів для діловодства представлено кілька десятків різних систем, що забезпечують електронний документообіг; Різні системи застосовуються й у федеральних органах виконавчої. Вимоги до інформаційних систем електронного документообігу федеральних органів виконавчої влади, що враховують у тому числі необхідність обробки за допомогою даних систем службової інформації обмеженого поширення, затверджені наказом Мінкомзв'язку Росії від 2 вересня 2011 р. № 221, у розділі II «Опис процесів документаційного забезпечення управління в СЕД ФО » містять далеко не повний опис вимог до функціональних можливостей систем, залишаючи за рамками вимоги до складу метаданих документів, необхідних для управління автентичними, цілісними, достовірними та придатними для використання документами протягом їх життєвого циклу у діловодстві та на стадії їх архівного зберігання (від архіву організації до державного чи муніципального архіву).

В результаті виконання даної теми дано опис основних процесів управління документами в СЕД у рамках життєвого циклу документів, сформульовані загальні принципи та вимоги, що пред'являються до СЕД, а також дана схема класифікації та організація справ, встановлені вимоги до прикладних функцій СЕД, вимоги до інформаційного забезпечення СЕД. , вимоги до використання електронного підпису, до пошуку інформації та подання інформації та звітності, вимоги до контролю інформації у СЕД, до організації зберігання інформації у СЕД, до адміністрування та управління повноваженнями у СЕД, вимоги до функціонування СЕД, до рольової моделі та навчання користувачів.

В окремому додатку до звіту на тему дано опис складу полів вхідних форм (реєстраційно-контрольних карток документів, карток класифікаторів та довідників, що входять до складу проектованої системи), що забезпечують ідентифікацію різних груп документів та управління ними протягом життєвого циклу документів у СЕД, визначається функціональним призначення відомостей про документи, що включаються до СЕД. При описі полів вхідних форм передбачається можливість інтеграції документа до інформаційної системи архіву організації, та був у інформаційну систему державного чи муніципального архіву, якщо документ підлягає постійному зберіганню у відповідному архіві.

ВНІІДАД протягом ряду років співпрацює з фірмами-розробниками програмного забезпечення для діловодства та архівів, зокрема, це ЗАТ «АльтСофт» (Санкт-Петербург) та ТОВ «АС-Архів» (Москва), фахівці яких залучаються для участі у науково-дослідних роботах.
Крім того, у 2013 р. ВНДІДАД спільно з фірмою «АС-Архів» розпочато реалізацію проекту створення комплексу інформаційних систем, що забезпечують управління електронними документами в процесі діяльності ВНДІДАД та зберігання архівних електронних документів (на базі архіву ВНДІДАД).

В результаті вивчення сучасних підходів до управління, класифікації та зберігання документів в електронному вигляді сформульована концепція створення цифрового сховища електронних документів (ЦХЕД) як організаційно-правової структури, що формується з метою створення єдиного простору юридично значущих електронних документів, включаючи їх фізичне розміщення та забезпечення безпеку, доступність у рамках затвердженої політики безпеки.

Наразі визначено вимоги до функціоналу комплексу автоматизованих інформаційних систем, проведено техніко-економічну оцінку технічних засобів, сформовано програмно-апаратний комплекс для реалізації функціонування автоматизованих систем, виконано спільні розробки за основними напрямками та завданнями впровадження СЕД та архіву організації.

У рамках спільних робіт планується введення в дію автоматизованих систем з організації колективної роботи над проектами управлінських документів та документів, що створюються під час науково-дослідної роботи; організації освітньої та навчально-методичної роботи в системі додаткової освіти та підвищення кваліфікації; організації інформаційної роботи; організацію роботи сайту інституту.

Ларін М. В.Електронні документи в управлінні: Наук.-метод. посібник/М. В. Ларін, О.І. Ризиків - М: ВНИИДАД, 2005.

Відповідно до чинного в даний час Федерального закону від 6 квітня 2011 р. № 63-ФЗ «Про електронний підпис» - електронні підписи.

Управління документами. Терміни та визначення. Словник. - М: ВНІІДАД, 2013.

Контрольна сума (контейнера електронного документа) - значення, розраховане за набором даних шляхом застосування певного алгоритму (хеш-функції) та використовуване для перевірки цілісності даних при їх передачі або зберіганні, а також для швидкого порівняння двох наборів даних на нееквівалентність, у тому числі для визначення наявності комп'ютерних вірусів

Вніїдад офіційний. Курс, семінар, тренінг Організація архіву на підприємствах різних форм власності

Дата початку навчання

Дати та місця проведення

1. Організація діяльності

2. Кадрове забезпечення

3. Науково-дослідна робота

4. Науково-інформаційна діяльність

5. Освітня діяльність

6. Міжнародне співробітництво

7. Матеріально-технічне та фінансове забезпечення

Рекомендації щодо вдосконалення діяльності ВНІІДАД

Програма заходу