Σωστός προγραμματισμός του χρόνου εργασίας. Αποτελεσματικός προγραμματισμός και οργάνωση της εργάσιμης ημέρας: μέθοδοι, κανόνες και γιατί είναι σημαντικό

Ο προγραμματισμός και η οργάνωση της εργασίας είναι το κλειδί για την περαιτέρω αυτο-ανάπτυξη. Διαβάστε για τις βασικές αρχές και κανόνες του καθημερινού προγραμματισμού στο άρθρο.

Από το άρθρο θα μάθετε:

Γιατί χρειάζεστε καθημερινό προγραμματισμό;

Δεν καταλαβαίνουν όλοι γιατί πρέπει να προγραμματίσετε την εργάσιμη ημέρα σας. Άλλωστε, κάθε άνθρωπος, ακόμα και χωρίς προγραμματισμό, ξέρει τι λειτουργίες επιτελεί και τι πράγματα πρέπει να κάνει. Πολλοί δεν βλέπουν το νόημα να κάνουν σχέδια για την ημέρα, γιατί πάντα υπάρχουν απροσδόκητες αναθέσεις που μπορεί να μπερδέψουν όλα τα προσχεδιασμένα αντικείμενα.

Λήψη σχετικών εγγράφων:

Αν συγκρίνουμε δύο εργαζόμενους που εκτελούν τις ίδιες λειτουργίες και έχουν τις ίδιες ικανότητες, μπορούμε να βρούμε ότι ο όγκος και η ποιότητα της εργασίας τους διαφορετικός. Ένας υπάλληλος καταφέρνει να λύσει τόσο τρέχουσες όσο και στρατηγικές εργασίες, ο δεύτερος δεν έχει καν χρόνο να εκπληρώσει επείγουσες εργασίες και αναγκάζεται να μένει μετά τη δουλειά όλη την ώρα. κορυφαίες βαθμολογίεςθα δείξει αυτός που είναι περισσότερο . Αυτόν δηλαδή για τον οποίο η διαδικασία σχεδιασμού είναι καθημερινό καθήκον και ανάγκη. Έχοντας ένα σχέδιο ακόμη και για ψυχολογικό επίπεδοκάνει έναν άνθρωπο να κινητοποιηθεί. Έχει σταθερό στόχο και υπάρχει εσωτερική ανάγκη να τον πετύχει.

Πώς να προγραμματίσετε αποτελεσματικά;

Ο προγραμματισμός και η οργάνωση της εργασίας πραγματοποιείται από έναν υπάλληλο. Όχι ο διευθυντής, αλλά ο υπάλληλος πρέπει να θέτει καθήκοντα στον εαυτό του. Σε αυτή την περίπτωση, θέτει μόνος του στόχους, ενεργεί προς την κατεύθυνση που επιλέγει. Κατά κανόνα, το ποσοστό των ολοκληρωμένων εργασιών με ανεξάρτητο σχεδιασμό είναι υψηλότερο από ό,τι με την υλοποίηση του γενικού που αναπτύχθηκε από τον ηγέτη.

Υπάρχει ένα σύστημα προγραμματισμού εργασιών που έχει δοκιμαστεί στην πράξη και εξασφαλίζει τη βέλτιστη χρήση του χρόνου εργασίας. Είναι ένα σύνολο αρχών με τις οποίες ένα άτομο μπορεί να κάνει ένα ικανό, ρεαλιστικό και εφικτό σχέδιο.

Πρώτα απ 'όλα, καθορίστε τι πρέπει να συμπεριλάβετε στο καθημερινό σας πρόγραμμα. Θα πρέπει να καταρτιστεί λαμβάνοντας υπόψη το στρατηγικό σχέδιο που αναπτύχθηκε για έξι μήνες ή ένα χρόνο. Ο προγραμματισμός για κάθε μέρα λαμβάνει υπόψη όλες τις εργασίες που έχουν προγραμματιστεί για υλοποίηση, τόσο άμεσα σχετιζόμενες με την εργασία όσο και δευτερεύουσες. Για παράδειγμα, συγχαίροντας έναν συνάδελφο για τα γενέθλιά του. Εκτός από εκείνα τα στοιχεία που περιμένει ο ηγέτης, στο σχέδιο πρέπει να περιλαμβάνονται και προσωπικές υποθέσεις. Αυτό είναι απαραίτητο για προσωπική ανάπτυξηκαι δημιουργώντας μια θετική εικόνα.

Κατά τον προγραμματισμό της εργασίας μεγάλα καθήκοντα, το οποίο θα χρειαστούν αρκετές ημέρες ή εβδομάδες για να επιλυθεί, θα πρέπει να αναλυθεί σε στάδια και να εκτελεστεί διαδοχικά. Ορίστε μια ημερομηνία λήξης για κάθε ορόσημο. Κάντε ένα πλάνο για την επόμενη μέρα, συμπεριλαμβανομένων των δευτερευουσών εργασιών σε αυτό. Για να καταρτίσετε ένα σχέδιο, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ένα κανονικό ημερολόγιο χαρτιού ή ένα ειδικό πρόγραμμα.

Σκοπός του προγραμματισμού εργασιών δεν είναι η εκπλήρωση των στοιχείων του σχεδίου με οποιοδήποτε κόστος, αλλά η έγκαιρη και ποιοτική εκτέλεση των εργασιών προτεραιότητας και των επειγουσών εργασιών. Επομένως, η λίστα των εργασιών που έχουν προγραμματιστεί για υλοποίηση πρέπει να ταξινομηθεί και να ταξινομηθεί με φθίνουσα σειρά προτεραιότητας. Σε εξέλιξη Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε πολλές μεθόδους ταυτόχρονα.

Για παράδειγμα, οι εργασίες με καθορισμένη προθεσμία και οι εργασίες που απαιτούν περισσότερη προσπάθεια για να επιλυθούν έχουν την υψηλότερη προτεραιότητα. Το δεύτερο πιο σημαντικό θα είναι οι καθημερινές υποχρεωτικές εργασίες και εκείνες οι προθεσμίες για τις οποίες έχουν προγραμματιστεί για τις επόμενες ημέρες. Η χαμηλότερη προτεραιότητα στον καθημερινό προγραμματισμό είναι τα δευτερεύοντα θέματα, η αποτυχία των οποίων δεν θα έχει σημαντικές αρνητικές συνέπειες.

Κανόνες προγραμματισμού ημέρας

Ακριβώς όπως ο προγραμματισμός της εργασίας μιας επιχείρησης, έτσι και ο προγραμματισμός της εργάσιμης ημέρας ενός μεμονωμένου εργαζομένου πρέπει να ακολουθεί τους κανόνες. Η τήρησή τους θα σας βοηθήσει να διασφαλίσετε την υλοποίηση των σχεδίων σε μια άνετη λειτουργία για εσάς.

1. Προγραμματίστε όχι περισσότερο από το 70% του χρόνου εργασίας σας. Αυτό θα σας επιτρέψει να εκτελέσετε ήρεμα επείγουσες απρογραμμάτιστες εργασίες και να μην είστε νευρικοί εάν πρέπει να αποσπαστείτε από την εκτέλεση. .
2. Μην εντάξετε στο καθημερινό πλάνο περισσότερες από τρεις σημαντικές και επείγουσες εργασίες ταυτόχρονα. Οριο σύνολοδέκα σημεία του σχεδίου.
3. Σχηματίστε τον ίδιο τύπο θηκών σε μπλοκ. Αυτό θα βοηθήσει στην εκτέλεσή τους χρησιμοποιώντας έναν μόνο αλγόριθμο, ο οποίος θα μειώσει τον χρόνο εκτέλεσης.
4. Μεταφέρετε τη διαδικασία σχεδιασμού στο απόγευμα της προηγούμενης ημέρας. Θα έχετε χρόνο να κάνετε προσαρμογές στο σχέδιο, αν χρειαστεί.
5. Σχεδιάστε πολύπλοκες περιπτώσεις σύμφωνα με τους βιορυθμούς σας. Κάποιος διακρίνεται από αυξημένη αποτελεσματικότητα το πρωί, κάποιος - το απόγευμα και κάποιος εργάζεται πιο παραγωγικά το βράδυ.
6. Μην ξεκινήσετε μια νέα εργασία πριν ολοκληρώσετε την εργασία που έχετε ήδη ξεκινήσει. Εάν έπρεπε να διακόψετε - επιστρέψτε και ολοκληρώστε αυτό που ξεκινήσατε.
7. Μην αναβάλλετε να κάνετε μια απρογραμμάτιστη εργασία εάν μπορεί να γίνει σε λίγα λεπτά.
8. Κάντε διαλείμματα κάθε ώρα χωρίς να μένετε στη δουλειά. Αφιερώστε διαλείμματα σε ένα ελαφρύ ζέσταμα, αυτό θα σας βοηθήσει να «φρεσκάρετε» το κεφάλι σας.
9. Μην μπερδεύεστε με την επίτευξη των στόχων, μην θέτετε στόχους και μην σκιαγραφείτε όγκους που θα είναι δύσκολο να αντιμετωπίσετε.
10. Εάν υπάρχουν ημιτελείς εργασίες που δεν έχουν χάσει τη συνάφειά τους, μεταφέρετέ τις στο σχέδιο για την επόμενη μέρα.
11. Οργανώστε το δικό σας ΧΩΡΟΣ ΕΡΓΑΣΙΑΣγια να μπορείς να δουλεύεις άνετα.

συμπέρασμα

Ο προγραμματισμός για κάθε μέρα είναι μια χρήσιμη και απαραίτητη δεξιότητα. Αυτός είναι ένας τρόπος αυτοοργάνωσης και αυτο-ανάπτυξης, εγγύηση ότι μπορείτε να εργαστείτε αποτελεσματικά. Το προτεινόμενο σύστημα προγραμματισμού εργασίας θα βοηθήσει στην κατανόηση των βασικών αρχών διαχείριση χρόνουκαι να εφαρμόσουν με επιτυχία αυτή τη γνώση στην πράξη.

Η διαχείριση χρόνου, ο προγραμματισμός του χρόνου εργασίας ή η διαχείριση του χρόνου εργασίας είναι μια σημαντική δεξιότητα επιχειρηματίας. Η επιτυχία συνήθως εκλαμβάνεται ως υψηλή απόδοση και ως επίτευξη σημαντικών στόχων. Αλλά μην ξεχνάτε: ο χρόνος που δαπανάται με μεγάλη απόδοση είναι άλλος βασικό κριτήριοεπιτυχία.

Στόχοι διαχείρισης χρόνου

Η διαχείριση του χρόνου εργασίας μπορεί να λύσει πολλούς στόχους και στόχους, ο σύγχρονος ρυθμός ζωής μας κάνει να αντιμετωπίζουμε τον χρόνο με μεγάλη προσοχή και οι μοντέρνοι και επιτυχημένοι προπονητές αναπτύσσουν πολλές μεθόδους που υποτάσσουν τον χρόνο στον επιχειρηματικό ρυθμό της ζωής. Αλλά αυτό που προκαλεί έκπληξη: πολλοί από τους νόμους της υποταγής του χρόνου ανακαλύφθηκαν και διατυπώθηκαν στα μέσα του 20ου αιώνα, μερικοί ακόμη νωρίτερα - πριν από εκατό ή και περισσότερα χρόνια, όταν η επιχείρηση μόλις άρχιζε να επιβάλλει τον εαυτό της και ο ρυθμός η ζωή μόλις είχε αρχίσει να επιταχύνεται.

Ο νόμος του Πάρκινσον δηλώνει: «Η εργασία γεμίζει τον χρόνο που της δίνεται». Αυτός ο αφορισμός είναι ειρωνικός, αλλά η ορθότητά του αποδεικνύεται από την άμεση ζωή. Παρατηρώντας τον εαυτό του, τους αγαπημένους του και στη συνέχεια το έργο των κυβερνητικών φορέων και των επίσημων θεσμών, ο Άγγλος ιστορικός παρατήρησε ότι τόσο στην καθημερινή ζωή όσο και στην δημόσια ζωήένα άτομο είναι έτοιμο να χάσει χρόνο σε άχρηστα πράγματα.

Ο νόμος του Πάρκινσον διατυπώθηκε από τον ιστορικό Cyril Northcote Parkinson σε ένα άρθρο που δημοσιεύτηκε στο βρετανικό περιοδικό The Economist το 1955.

Εάν ένα άτομο δεν περιορίζεται σε χρονικά πλαίσια, μπορεί να κάνει τη δουλειά ξανά και ξανά, διορθώνοντας ατελείωτα κάτι, διορθώνοντας, αναζητώντας ελαττώματα, σαν να προσπαθεί να φέρει το θέμα στην απόλυτη τελειότητα, ενεργώντας όχι με βάση το αποτέλεσμα, αλλά βυθίζοντας στο η διαδικασία.

Ωστόσο, η τήρηση αυτού του νόμου δεν είναι δόγμα. Αντίθετα, καθήκον κάθε επιτυχημένου ανθρώπου είναι να ξεπεράσει την αδράνεια αυτού του κανόνα, να υποτάξει αυτόν τον νόμο στα σχέδια και τις συμπεριφορές του.

Ο σκοπός της διαχείρισης χρόνου είναι να οργανώσει τον χρόνο εργασίας, να ιεραρχήσει, να ελέγξει τον χρόνο και να τον ξοδέψει ορθολογικά.

Αρχές προγραμματισμού

Ο προγραμματισμός αποτελείται πάντα από πολλά επίπεδα:

• στρατηγικός παγκόσμιος (σχεδιασμός για αρκετά χρόνια, αυτός είναι ένας υπερ-στόχος ή υπερ-στόχοι που ένα άτομο θέτει για τον εαυτό του)
• στρατηγικό σχεδιασμό για ένα έτος ή έξι μήνες (αυτά γενικές εργασίες, που αργά αλλά σίγουρα θα φέρει ένα άτομο πιο κοντά στο κύριο, κύριος στόχος)
• τακτικός προγραμματισμός για τον μήνα και για την εβδομάδα,
• τακτικός προγραμματισμός της ημέρας.

Κάθε ένα από αυτά έχει διαφορετικές απαιτήσεις, οι μέθοδοι διαχείρισης χρόνου είναι επίσης αισθητά διαφορετικές. Είναι πολύ ατομικά και σχηματίζονται σε μεγάλο βαθμό από το άτομο ανεξάρτητα.

Μήτρα του Αϊζενχάουερ

Ο προγραμματισμός για την ημέρα είναι επίσης, φυσικά, ατομικός, αλλά σε αυτήν την περίπτωση, έχει συσσωρευτεί μεγάλη εμπειρία διαχείρισης χρόνου στον επιχειρηματικό τομέα. Κύρια αρχήκαθημερινή διαχείριση χρόνουμε βάση τη λεγόμενη μήτρα του Αϊζενχάουερ.

36 Ο πρόεδρος των ΗΠΑ Ντουάιτ Ντέιβιντ Αϊζενχάουερ ανέπτυξε μια μήτρα προτεραιότητας για να βελτιστοποιήσει τον φόρτο εργασίας του. ώρα εργασίας. Κατάλαβε: όλα τα πράγματα που χρειάζεται να κάνει ένα άτομο σε μια μέρα μπορούν να χωριστούν υπό όρους σε σημαντικά και ασήμαντα, επείγοντα και όχι επείγοντα. Ως αποτέλεσμα, α επόμενο τετράγωνομε 4 ζώνες:

Το πιο δύσκολο είναι να κατανείμετε όλες τις ευθύνες και τις ανησυχίες σε αυτές τις 4 ομάδες: να καταλάβετε ποια πράγματα είναι πραγματικά σημαντικά και ποια είναι ασήμαντα. Σύμφωνα με προπονητές, σημαντικά πράγματα είναι αυτά που μας φέρνουν πιο κοντά στον επιδιωκόμενο στόχο και συνδέονται με τον προγραμματισμό της χρονιάς.

Το πρώτο τετράγωνο, ιδανικά, θα έπρεπε να είναι ελεύθερο, γιατί αν είναι απασχολημένο, τότε λέει ότι τα σημαντικά πράγματα δεν ολοκληρώθηκαν στην ώρα τους και ήρθε το πρόβλημα. Ασήμαντα και μη επείγοντα πράγματα (κατά κανόνα, αυτά είναι κοινωνικά δίκτυα, άσκοπα τηλεφωνικές συνομιλίες, παιχνίδια στον υπολογιστήκ.λπ.), ιδανικά, μπορείτε επίσης να παραμερίσετε με ασφάλεια και να συγκεντρωθείτε σε σημαντικά και μη επείγοντα, καταλαμβάνοντας μια βασική θέση στο πρόγραμμα της εργάσιμης ημέρας. Για επείγοντα και ασήμαντα θέματα, μπορείτε να βρείτε τον υπόλοιπο χρόνο ή να αναθέσετε την εκτέλεσή τους σε συναδέλφους ή υφισταμένους.

Αρχή Pareto

Η δεύτερη σημαντική αρχήσυνεπής με τη μήτρα του Αϊζενχάουερ και πήρε το όνομά του από τον κοινωνιολόγο Βιλφρέντο Παρέτο. Το δεύτερο όνομα της αρχής είναι η αρχή 20/80, Pareto τον 19ο αιώνα. σημείωσε: «Το 20% της προσπάθειας δίνει το 80% του αποτελέσματος και το υπόλοιπο 80% της προσπάθειας - μόνο το 20% του αποτελέσματος». Είναι πραγματικά δύσκολο να διαφωνήσεις με αυτό: τα περισσότερα απόδεν δίνει προσπάθεια επιθυμητά αποτελέσματα. Ωστόσο, η λήψη αυτού του γεγονότος ως δεδομένη και η εφαρμογή του όχι μόνο στα αποτελέσματα, αλλά και στον χρόνο που αφιερώθηκε, θα αποδειχθεί πολύ αποτελεσματική. Το κύριο πράγμα είναι να βρείτε αυτά τα 20% σημαντικές πληροφορίεςαπό μια επιστολή ή επαγγελματική συνομιλία που θα φέρει αυτό το 80% του αποτελέσματος. Κατά τη διάρκεια της ημέρας, ανάμεσα στον κύκλο των υποθέσεων, απομονώστε αυτό το 20% των σχεδίων σας, η εφαρμογή των οποίων θα φέρει το 80% της επιτυχίας.

Συνέπεια του νόμου Pareto: Είναι συνήθως πολύ δύσκολο και κουραστικό να καταλάβεις τι συμβαίνει και συχνά δεν είναι απαραίτητο - το μόνο που χρειάζεται να κάνεις είναι να ξέρεις αν η ιδέα σου λειτουργεί ή όχι και να την αλλάξεις έτσι ώστε να λειτουργεί και μετά να διατηρήσεις η κατάσταση μέχρι να σταματήσει να λειτουργεί η ιδέα.

Μια άλλη αρχή διαχείρισης χρόνουβασίζεται στην ανθρώπινη φυσιολογία και λαμβάνοντας υπόψη τους βιορυθμούς της. Κατά τη διάρκεια της ημέρας ανθρώπινο σώμαλειτουργεί άνισα, η καμπύλη βιορυθμού μοιάζει κάπως έτσι:

Όταν σχεδιάζετε την εργάσιμη ημέρα σας, είναι σημαντικό να λαμβάνετε υπόψη την ώρα της υψηλής απόδοσης και φροντίστε να αφήσετε χρόνο για ξεκούραση και ευκαιρίες για χαλάρωση και αποσύνδεση, αυτό θα σας επιτρέψει να απαλλαγείτε από τις αρνητικές επιπτώσεις του άγχους κατά τη διάρκεια της ημέρας.

Τέταρτη αρχή σχεδίασημπορεί να φαίνεται αντίθετο με όλα όσα περιγράφηκαν παραπάνω, αλλά η τήρησή του θα συμβάλει σε μια απαλή, ήρεμη αίσθηση του χρόνου, μια αίσθηση ότι υπόκειται σε ένα άτομο. Ένα σχέδιο δεν μπορεί να κυριαρχήσει σε ένα άτομο: η μεταβλητότητα και η ευελιξία του προγραμματισμού είναι ίσως το πιο σημαντικό πλαίσιο διαχείρισης χρόνου. Αυτή η αρχή συνεπάγεται την ικανότητα να αλλάζεις έγκαιρα σχέδια, να χτίζεις νέες αλυσίδες συνδέσεων μεταξύ γεγονότων. Στην πράξη, αυτό σημαίνει να διορθώσουμε σημαντικά και επείγοντα θέματα ως τα κύρια που αποτελούν τη ραχοκοκαλιά της ημέρας, αφήνοντας τις λεγόμενες ζώνες προστασίας για πιθανές αλλαγές, νέες συνθήκες, απρόβλεπτα επείγοντα θέματα.

Με μια λέξη, η παραγωγικότητα και η απασχόληση δεν μπορούν να αναμειχθούν, ο προγραμματισμός θα σας επιτρέψει να αποφύγετε καταστάσεις έλλειψης χρόνου και να ορίσετε σωστά προτεραιότητες, από τις οποίες η παραγωγικότητα της εργάσιμης ημέρας θα αυξηθεί σημαντικά.

10 κανόνες για τον προγραμματισμό του χρόνου εργασίας

Στην πραγματικότητα, μπορεί να υπάρχουν τόσοι κανόνες όσοι μπορεί να επιλέξει κάθε άτομο από την παρακάτω λίστα.

• κανόνα απορρήτου. Στη δουλειά, είναι επιθυμητό να μπορείτε να είστε μόνοι: για να το κάνετε αυτό, κλείστε τις πόρτες, ορίστε ώρες μη λήψης, ενεργοποιήστε τον αυτόματο τηλεφωνητή, ζητήστε από τη γραμματέα σιωπή. Η ώρα για μια τέτοια εργασία μπορεί να οριστεί το πρωί ή προς το τέλος της εργάσιμης ημέρας, όταν η εργασιακή διάθεση του γραφείου είναι μειωμένη.
• Κανόνας μπλοκ εργασίας. Όλες οι εργασίες στο γραφείο μπορούν να χωριστούν υπό όρους σε μπλοκ: τηλεφωνικές συνομιλίες και επαγγελματική αλληλογραφία, συναντήσεις και συναντήσεις με συναδέλφους, γραφειοκρατία και εργασία με έγγραφα. Κάνοντας εργασία με παρόμοια μπλοκ, εξοικονομούμε προσπάθεια, μην μεταβαίνουμε από το ένα είδος δραστηριότητας στο άλλο.
• Ο κανόνας των μικρών εξαρτημάτων είναι οι σωστές φέτες. Ένα μεγάλο, δύσκολο έργο, ένα στρατηγικό έργο δεν μπορεί να επιτευχθεί με μια μόνο εφαρμογή προσπάθειας, επομένως, καθημερινά και μεθοδικά εκτελώντας μικρά κομμάτια μεγάλο έργο, πλησιάζουμε τακτικά στον παγκόσμιο στόχο.
• Κανόνας αντιπροσωπειών. Η ικανότητα ανάθεσης εξουσίας είναι επίσης μέρος της διαχείρισης χρόνου.
• Ο Κανονισμός Κανονισμού και ο Κανόνας Προθεσμιών. Ο καθορισμός ενός σαφούς χρονικού πλαισίου για μια επαγγελματική συνάντηση, συνάντηση ή συνέντευξη, καθώς και ένα πλαίσιο για την εκτέλεση της εργασίας, σημαίνει σκόπιμη και παραγωγική παραβίαση του νόμου του Πάρκινσον, καθιστώντας τον συνάδελφό σας.

Βολταίρος: Ο χρόνος είναι μάλλον μεγάλος για αυτόν που τον χρησιμοποιεί. όποιος δουλεύει και που σκέφτεται διευρύνει τα όριά του.

• Κανόνας ιεράρχησης. Σταδιακά, μπορείτε να αναπτύξετε την ικανότητα, όταν προκύπτουν νέες περιπτώσεις και καταστάσεις, να αποδίδετε νοερά σε καθεμία από αυτές μια κατάσταση από τη μήτρα του Eisenhower: επείγουσα - μη επείγουσα, σημαντική - ασήμαντη. Στη συνέχεια, οι προτεραιότητες θα ευθυγραμμιστούν αυτόματα.
• Ο κανόνας της λογιστικής για την ώρα της ημέρας και τους βιορυθμούς. Σχεδιάστε σημαντικά και επείγοντα θέματα καλύτερα το πρωί. Η εφαρμογή τους θα δημιουργήσει μια κατάσταση επιτυχίας κατά τη διάρκεια της εργάσιμης ημέρας. Ο προγραμματισμός γίνεται καλύτερα το βράδυ: σύμφωνα με ψυχολόγους και προπονητές, τότε ο ίδιος ο υποσυνείδητος νους χτίζει βέλτιστα το πρόγραμμα για την επόμενη μέρα κατά τη διάρκεια της νύχτας.

• Κανόνας τήρησης αρχείων: «Σκέψου στα χαρτιά». Οι ηχογραφήσεις είναι απαραίτητες: οργανώνουν το μυαλό, σχηματίζουν μια οπτική εικόνα στο κεφάλι, βοηθούν στον έλεγχο του εαυτού του κατά τη διάρκεια της ημέρας.
• Κανόνας αποτελέσματος. Μια περίληψη στο τέλος της εργάσιμης ημέρας μπορεί να δημιουργήσει μια αίσθηση επιτυχίας, παραγωγικότητας και να βοηθήσει στον συντονισμό των ενεργειών και των σχεδίων σας για τις επόμενες ημέρες.

Μέθοδοι προγραμματισμού χρόνου εργασίας

Οι κύριες μέθοδοι διαχείρισης χρόνου είναι η τήρηση αρχείων, ημερολογίων, καρτών εργάσιμων ημερών. Σε αυτήν την περίπτωση, λαμβάνονται ως βάση μία ή περισσότερες αρχές διαχείρισης χρόνου: γενικό σχέδιο, χρησιμοποιείται ένα πρότυπο που μπορεί να προσαρμοστεί συγκεκριμένο άτομογια το πρόγραμμα και τη ρουτίνα σας.

Μία από τις μεθόδους του συγγραφέα περιγράφεται στο βιβλίο της Tracy Brian και ονομάζεται "Leave the disgust, eat the frog!", Υπονοεί τη διαίρεση των σχεδίων σε θετικά χρωματισμένα, ευχάριστα καθήκοντα και δυσάρεστα. Εάν αναλύσετε προσεκτικά και συνειδητά τα σχέδια για την ημέρα, τότε σίγουρα θα υπάρχουν πράγματα που δεν θέλετε να κάνετε (μπορούν να ονομαστούν υπό όρους βάτραχοι ή φρύνοι). Είναι αυτά τα πράγματα που πρέπει να γίνουν εξαρχής: απορρίψτε την αηδία και μεταφορικά «φάτε αυτό το βάτραχο στην πρώτη θέση».

Μπράιαν Τρέισι: Τέλος, αυτή η παρατήρηση: αν πρέπει να «φάς» έναν ζωντανό βάτραχο, δεν πρέπει να κάθεσαι να τον κοιτάς για πολλή ώρα. Διαδρομή προς το Επίτευγμα υψηλό επίπεδοο επαγγελματισμός και η παραγωγικότητα της εργασίας έγκειται στην απόκτηση μιας σταθερής συνήθειας να λύνεις τα περισσότερα σημαντικά καθήκοντατο πρωί, χωρίς να χάνουμε χρόνο σε άλλα προβλήματα. Πρέπει να μάθετε πώς να "τρώτε τον βάτραχο" πρώτα, χωρίς να μπείτε σε προκαταρκτικό, συχνά αδρανές, συλλογισμό.

Εκτός από αυτήν την τεχνική, μια ακόμη συμβουλή: για να κάνετε την επίγευση ακόμα πιο ευχάριστη, μετά τον βάτραχο, μπορείτε να «φάτε μια πράξη-επιδόρπιο»: κάντε κάτι ευχάριστο, αγαπημένο, φέρνοντας ευχαρίστηση και χαρά στο χώρο εργασίας.

Μια ενδιαφέρουσα μέθοδος προγραμματισμού μιας εργάσιμης ημέρας προτάθηκε από τους Alexander και Dmitry Tsyglins, εκπροσώπους της σχολής Franklin:

Βίντεο σχετικά με τη δημιουργία ενός χάρτη για την ημέρα

Ο Βενιαμίν Φραγκλίνος, ο συγγραφέας του γνωστού αφορισμού «Ο χρόνος είναι χρήμα», σημείωσε επίσης τα εξής: Ο πλούτος εξαρτάται κυρίως από δύο πράγματα: την επιμέλεια και το μέτρο, με άλλα λόγια, μην σπαταλάτε ούτε χρόνο ούτε χρήμα και χρησιμοποιήστε και τα δύο στο καλύτερο πιθανός τρόπος.

Μια σύγχρονη μορφή προγραμματισμού για την ημέρα - ειδικά προγράμματα για smartphone και PDA (διοργανωτές), τα οποία βασίζονται σε ημερολόγιο ή ευκαιρίες υπολογιστικό φύλλο, που σας επιτρέπει να αντικατοπτρίζετε την ημερομηνία, την ώρα, να υποδεικνύετε το χρονικό πλαίσιο κάθε εκδήλωσης, να αφήνετε σημειώσεις και σχόλια και επίσης να δημιουργείτε όχι μόνο τακτικά σχέδια για την ημέρα, αλλά και να βλέπετε τη στρατηγική κίνηση προς τον κύριο στόχο. Είναι κινητά, βολικά και, το πιο σημαντικό, αποτελεσματικά σύγχρονες συνθήκεςΖΩΗ.

Δείγματα προγραμμάτων

Συνδυάζοντας πολλές τεχνικές και λαμβάνοντας υπόψη όσο το δυνατόν περισσότερες αρχές και κανόνες διαχείρισης χρόνου, μπορείτε να δημιουργήσετε ένα πρότυπο προγράμματος.

Είναι σημαντικό να κατανοήσετε το κύριο πράγμα: μια λίστα υποχρεώσεων δεν είναι σχέδιο. Θα γίνει σχέδιο μόνο όταν μπορέσει να ανταποκριθεί στον κανόνα του Brian Tracy: «Ο προγραμματισμός προηγείται του να κάνεις το σωστό και να αποτρέψεις το κακό».

Αν αφιερώσετε λίγα λεπτά, θα είναι σαφές ποια πράγματα μπορούν να συνδυαστούν σε μπλοκ, ποια πράγματα είναι πολύ παγκόσμια, αλλά σημαντικά και όχι επείγοντα (αντίθετα, θα πρέπει να χωριστούν σε "ομαλές φέτες"), ποια πράγματα μπορούν θεωρούνται «βατράχια», τα οποία θα γίνουν ευχάριστο και νόστιμο επιδόρπιο. Μπορείτε να τα απεικονίσετε με τη μορφή διαγραμμάτων ή διαγραμμάτων, μπορείτε να τα βάψετε σε διάφορα χρώματα.

Γειά σου! Σε αυτό το άρθρο, θα μιλήσουμε για τον προγραμματισμό της εργάσιμης ημέρας.

Σήμερα θα μάθετε:

1. Γιατί να προγραμματίσετε την εργάσιμη ημέρα σας;
2. Ποιος το χρειάζεται?
3. Πώς να προγραμματίσετε την ημέρα της εργασίας σας.

Προγραμματισμός εργάσιμης ημέρας

Στον 21ο αιώνα, ο ρυθμός της ζωής έχει επιταχυνθεί αισθητά και συνεχίζει να κερδίζει δυναμική. Αν νωρίτερα, για να πετύχεις, χρειαζόταν να κάνεις μια ποσότητα δουλειάς, τώρα, για να πετύχεις, πρέπει να κάνεις πολύ περισσότερα. Και οι άνθρωποι αρχίζουν να αντιμετωπίζουν την έλλειψη χρόνου. Αν κυνηγάς όλες τις καθημερινές εργασίες που μας ρίχνει η ζωή καθημερινά, δεν υπάρχει καθόλου χρόνος.

Ο προγραμματισμός της εργάσιμης ημέρας είναι ένα εργαλείο που βοηθά όχι μόνο στην αποτελεσματική χρήση του χρόνου εργασίας, αλλά και στη μείωση του. Αυτή δεν είναι μια συνηθισμένη λίστα υποχρεώσεων που πρέπει να συμπληρωθεί με αυστηρή σειρά. Ο προγραμματισμός είναι η ικανότητα να επιλέγεις τι πρέπει να γίνει, γιατί και πότε.

Γι' αυτό ο καλός προγραμματισμός όχι μόνο δομεί όλα όσα κάνετε σε μια μέρα, αλλά απελευθερώνει και χρόνο. Πρώτα απ 'όλα, πρέπει να κάνετε τα πιο σημαντικά πράγματα - αυτός είναι ο κύριος κανόνας. Είναι χρήσιμο για κάθε άτομο που έχει ελεύθερο χρόνο στη δουλειά και δεν έχει ξεκάθαρο πρόγραμμα να κατανέμει σωστά τον χρόνο του.

Τι περιλαμβάνει ο προγραμματισμός;

Ο προγραμματισμός του χρόνου εργασίας περιλαμβάνει:

• Προτεραιότητα.
• Επιλέξτε σημαντικές εργασίες.
• Αναζήτηση καλύτερους τρόπουςτις αποφάσεις τους.
• Αναζητήστε εργασία στον ελεύθερο χρόνο σας.

Προτεραιότητασας βοηθά να κατανοήσετε τι χρειάζεται προσοχή, τι μπορεί να επιλυθεί από μόνο του και ποιο πρόβλημα πρέπει απλώς να αγνοηθεί. Ο χρόνος και οι πληροφορίες έχουν γίνει πολύ πιο πολύτιμοι από πριν και το να θυμώνεις με κάτι που δεν δίνει αποτέλεσμα είναι κάτι χωρίς νόημα.

Επιλογή σημαντικών εργασιών- σχεδόν ίδια με την ιεράρχηση, μόνο εντός μίας εργάσιμης ημέρας. Εσείς επιλέγετε τι θα φέρει σημαντικό αποτέλεσματι πρέπει να γίνει επειγόντως και τι μπορεί να αναβληθεί.

Βρίσκοντας τους καλύτερους τρόπους επίλυσης προβλημάτωνείναι ένα πολύ σημαντικό σημείο. Όταν σχεδιάζετε, θα πρέπει να σκεφτείτε όχι μόνο τι θα κάνετε, αλλά και πώς να το κάνετε καλύτερα. Ταυτόχρονα, είναι σημαντικό όχι μόνο να εξοικονομήσετε χρόνο, αλλά να κάνετε τα πάντα όσο το δυνατόν πιο γρήγορα και αποτελεσματικά.

Δουλεύοντας με ελεύθερος χρόνος πρέπει επίσης να περιλαμβάνονται στο σχέδιο εργασίας. Έχετε 2 ώρες την ημέρα ελεύθερες που μπορείτε να αφιερώσετε σε κάτι; Μπορείτε να το πείτε στον προϊστάμενό σας και θα σας φορτώσει με δουλειά, μπορείτε να εκπαιδεύσετε τον εαυτό σας ή μπορείτε να κάνετε προσπάθειες για να αναπτύξετε το δικό σας έργο.

Γιατί είναι σημαντικό να προγραμματίζετε την εργάσιμη ημέρα σας;

Όποιος έχει ασχοληθεί ποτέ με ελεύθερους επαγγελματίες, επιχειρήσεις ή «εργασία κατά βούληση» (όπως ένα ταξί) καταλαβαίνει τη σημασία της τακτοποίησης των πραγμάτων κατά τη διάρκεια της ημέρας. Αλλά, για παράδειγμα, οι περισσότεροι υπάλληλοι γραφείου δεν θεωρούν απαραίτητο να προγραμματίσουν την εργάσιμη ημέρα τους.

Στην πραγματικότητα, κύριος λόγοςπρογραμματισμός της εργάσιμης ημέρας - αύξηση της δικής σας αποτελεσματικότητας. Αν ακούς το σώμα σου, μπορείς να καταλάβεις ότι κάποια πράγματα είναι καλύτερα για σένα τη μια στιγμή και κάποια την άλλη. Για παράδειγμα, είναι πιο βολικό για εσάς να πραγματοποιείτε κλήσεις σε άλλες εταιρείες μετά το μεσημεριανό γεύμα, καθώς έχετε ήδη ξυπνήσει, αλλά δεν έχετε ακόμη χρόνο να κουραστείτε και η μονότονη εργασία γίνεται πιο γρήγορα το βράδυ, επομένως είναι καλύτερο να αναβάλετε τις πληροφορίες οδήγησης στη βάση δεδομένων για 5-6 ώρες.

Ο προγραμματισμός μιας εργάσιμης ημέρας λαμβάνει υπόψη όχι μόνο τα βασικά στοιχεία επίλυσης προβλημάτων, αλλά και τις προσωπικές προτιμήσεις κάθε ατόμου. Η διαχείριση χρόνου δεν έγινε για να επιβάλει το ίδιο μοτίβο υψηλής απόδοσης σε όλους. Πρέπει να προσαρμόσετε τις εργασίες σας στα χαρακτηριστικά του σώματός σας.

Η οργάνωση και ο προγραμματισμός της ημέρας σας σάς επιτρέπει να κάνετε περισσότερα σε λιγότερο χρόνο, αφήνοντας χρόνο για τα πράγματα που αγαπάτε.

Ποιος πρέπει να προγραμματίσει την εργάσιμη ημέρα του

Όλοι πρέπει να μπορούν να προγραμματίζουν την εργάσιμη ημέρα τους. Με αυτόν τον τρόπο μπορείτε να εξοικονομήσετε χρόνο και να εργαστείτε πιο αποτελεσματικά. Υπάρχουν όμως 3 κατηγορίες ανθρώπων που είναι απλά υποχρεωμένοι να ασχοληθούν με τον προσωπικό προγραμματισμό.

. Ο πιο απείθαρχος εργαζόμενος είναι ο ελεύθερος επαγγελματίας. Δεν έχει ξεκάθαρο πρόγραμμα, και μόνο η προθεσμία του υπενθυμίζει ότι είναι ώρα να καθίσει να κάνει κάτι. Γι' αυτό είναι πολύ σημαντικό για τους ελεύθερους επαγγελματίες που εργάζονται με πολλούς πελάτες να προγραμματίζουν την εργάσιμη ημέρα τους. Συχνά αποδεικνύεται ότι οι νέες παραγγελίες εμφανίζονται με διαφορά μίας ή δύο ημερών και αν καθυστερήσετε μέχρι την τελευταία, μπορεί να μην έχετε χρόνο να εργαστείτε σε δύο έργα.

επιχειρηματίες. Όλα εδώ είναι σχεδόν τα ίδια όπως και στον ελεύθερο επαγγελματία. Ειδικά αν πρόκειται για διαδικτυακή επιχείρηση. Από τη μία πλευρά, μπορείτε να είστε ήσυχοι στο σπίτι όταν οι υπάλληλοί σας εργάζονται, αλλά από την άλλη, αυτή η προσέγγιση αναπόφευκτα θα αποδειχθεί αποτυχημένη. Στη Δύση, η λατρεία της εργασιομανίας ανθεί στους επιχειρηματίες. Πιστεύουν ότι αν δεν δουλεύεις 60 ώρες την εβδομάδα, τότε είσαι τεμπέλης και δεν έχεις τίποτα να κάνεις στις επιχειρήσεις.

ηγέτες. Ο ηγέτης δεν θα είναι πάντα επιχειρηματίας. Ο ιδιοκτήτης της εταιρείας μπορεί να μην δεχτεί ενεργή συμμετοχήστις υποθέσεις της εταιρείας του, αλλά ο διευθυντής της αναλαμβάνει την ευθύνη για τη λειτουργία όλου του μηχανισμού. Γι' αυτό οι ηγέτες μεσαίων και μεγάλων εταιρειών πρέπει να χρησιμοποιούν αποτελεσματικά το χρόνο τους, γιατί το μέλλον της εταιρείας εξαρτάται από τις αποφάσεις τους μακροπρόθεσμα. Ο προγραμματισμός της εργάσιμης ημέρας ενός διευθυντή είναι ένας τρόπος για να κατανείμετε αποτελεσματικότερα τον χρόνο σας μεταξύ στρατηγικά σημαντικών εργασιών.

Μέθοδοι προγραμματισμού εργάσιμης ημέρας

Υπάρχουν πολλοί τρόποι για να προγραμματίσετε σωστά την ημέρα της εργασίας σας. Αλλά ένα από τα πιο αποτελεσματικά Μήτρα του Αϊζενχάουερ. Η ουσία του είναι η εξής.

Υπάρχουν 4 τετράγωνα:

1. Τετράγωνο Α - Επείγοντα και σημαντικά θέματα.
2. Τετράγωνο Β - μη επείγοντα και σημαντικά πράγματα.
3. Τετράγωνο Γ - επείγοντα και ασήμαντα θέματα.
4. Τετράγωνο Δ - μη επείγοντα και ασήμαντα πράγματα.

Πλατεία Απρέπει σχεδόν πάντα να είναι άδειο. Με σωστό προγραμματισμό, όλες οι σημαντικές εργασίες θα πρέπει να εγκατασταθούν στο τετράγωνο Β και να εκτελούνται καθώς πλησιάζουν το Α.

Τετράγωνο ΒΑυτά είναι σημαντικά πράγματα που θα σας βοηθήσουν να πετύχετε τον στόχο σας. Αυτό περιλαμβάνει όλες τις εργασίες που πρέπει να ολοκληρωθούν εντός 1 εργάσιμης ημέρας.

Τετράγωνο Γσημαίνει επείγουσες και ασήμαντες περιπτώσεις που πρέπει να μεταφερθούν σε άλλα άτομα. Ένα εντυπωσιακό παράδειγμαεπείγοντα αλλά ασήμαντα θέματα - καλέστε έναν πιθανό πελάτη. Ένας υπάλληλος μπορεί να το κάνει αυτό, καλύτερα να επικεντρωθείτε σε άλλα πράγματα.

Εις το τετραγωνο,σημαίνει ότι υπάρχουν μη επείγοντα και ασήμαντα πράγματα που δεν σε φέρνουν πιο κοντά στον στόχο, μην δίνεις θετικά συναισθήματακαι γενικά δεν χρειάζονται. Σε αυτό το πλαίσιο, θα πρέπει να γράψετε όλες τις άχρηστες ιδέες.

Αυτή η κατανομή των εργασιών ανάλογα με τη σημασία και τον επείγοντα χαρακτήρα τους σάς επιτρέπει να κατανοήσετε τι πρέπει να δοθεί προσοχή κατά τη διάρκεια της εργάσιμης ημέρας και τι μπορεί να ξεχαστεί με ασφάλεια. Η μήτρα βοηθά όχι μόνο σε διαδικασίες εργασίας, αλλά και σε Καθημερινή ζωή. Αν θέλετε να μάθετε αγγλικά, είναι ενδιαφέρον για εσάς και θα σας βοηθήσει στην καριέρα σας - αυτό είναι το τετράγωνο Β. Αλλά αν θέλετε να μάθετε ισπανικά μόνο και μόνο για να τα γνωρίζετε - αυτό είναι το D, και μπορείτε να το ξεχάσετε με ασφάλεια το.

Κανόνες για τον προγραμματισμό της εργάσιμης ημέρας

Υπάρχουν αρκετοί κανόνες για το πώς να διαχειριστείτε αποτελεσματικά την εργάσιμη ημέρα σας. Για ευκολία, θα χωρίσουμε την ημέρα σε 3 μέρη:

• Η έναρξη της εργάσιμης ημέρας.
• Κύρια ροή εργασίας.
• Ολοκλήρωση.

Το πρωί είναι το καλύτερο ορόσημο. Ανάλογα με το πόσο κοιμηθήκατε, πώς σηκωθήκατε και τι κάνατε, η διάθεσή σας θα εξαρτηθεί, νοητική στάσηκαι απόδοση.

Οι αρχές του «σωστού» πρωινού περιλαμβάνουν τα εξής:

• Θετική στάση. Εάν ξυπνάτε κάθε μέρα νομίζοντας ότι μισείτε τη δουλειά σας, η παραγωγικότητά σας θα μειωθεί. Προσπαθήστε να ξεκινήσετε το πρωί με ευχάριστες σκέψεις.
• Προσπάθησε να μην «κουνιέσαι». Έχετε παρατηρήσει ότι αφού σηκωθείτε το πρωί, χρειάζεστε άλλα 30-40 λεπτά για να συνέλθετε επιτέλους; Αυτός ο χρόνος δεν αξίζει να χάσετε. Αμέσως μετά το ξύπνημα, κάντε ένα ντους, φτιάξτε καφέ και αντί για μισή ώρα «στο πουθενά», μπορείτε να πάρετε το πρωινό σας με την ησυχία σας.
• Ένα χαλαρό πρωινό και ο δρόμος για τη δουλειά. Είναι πολύ σημαντικό να ξεκινάει η μέρα αργά. Όταν βιάζεστε, το σώμα ξοδεύει επιπλέον ενέργεια και νεύρα που θα μπορούσαν να χρησιμοποιηθούν για περισσότερα παραγωγική εργασία. Εάν δεν μπορείτε να αντέξετε οικονομικά ένα πλούσιο πρωινό και μια χαλαρή βόλτα, πηγαίνετε για ύπνο αργότερα και ξυπνήστε νωρίτερα.
• Βασικά καθήκοντα. Οι περισσότεροι επιτυχημένοι επιχειρηματίες τείνουν να υποστηρίζουν ότι οι πιο σημαντικές εργασίες πρέπει να γίνονται το πρωί. Όπως λέει και η παροιμία, «Αν θέλεις να κάνεις τα πάντα, φάε ένα βάτραχο για πρωινό». Ο ρόλος του βατράχου είναι η περίπτωση για την οποία δεν θέλετε να αναλάβετε καθόλου. Φτιάξτε το το πρωί και θετική στάσηαπό το ότι «ο βάτραχος τρώγεται» θα κρατήσει για όλη την ημέρα.

Η κύρια ροή εργασίας αποτελείται από τις ακόλουθες εργασίες:

• Λύστε επείγοντα προβλήματα. Είναι σημαντικό να καταλάβετε ότι εάν κατά τη διάρκεια της εργάσιμης ημέρας έχει πέσει πάνω σας κάποια επείγουσα δουλειά, δεν χρειάζεται να στρέψετε όλη την προσοχή σας αποκλειστικά σε αυτήν. Πρώτα πρέπει να καταλάβετε αν είναι σημαντικό ή όχι. Εάν είναι σημαντικό, τότε πρέπει να προχωρήσετε αμέσως σε αυτό. Εάν όχι, μεταβιβάστε την ευθύνη για την εφαρμογή του σε άλλο άτομο.
• Τηρήστε προθεσμίες. Κάθε μέρα πρέπει να ορίζετε στον εαυτό σας κατά προσέγγιση προθεσμίες για τις οποίες πρέπει να αντεπεξέλθετε σε ολόκληρο τον όγκο των εργασιών. Είναι σημαντικό να μην είναι "Κάντε τα πάντα πριν τις 18:00", αλλά "Στις 14:00 - ξεκινήστε να κάνετε ένα σχέδιο, στις 15:00 - αναλύστε τους δείκτες, στις 16:00 - γράψτε μια αναφορά" κ.λπ.
• Παραγγελία στο χώρο εργασίας. Αυτό είναι ένα σιωπηρό αλλά πολύ σημαντικό σημείο. Αν το γραφείο σας είναι χάλια, τα μάτια σας θα χάνονται συνεχώς ανάμεσά του. Και αν εμφανιστεί κάποιο ξένο έγγραφο στον χώρο εργασίας, μπορείτε να αρχίσετε να το μελετάτε και απλά να χάσετε 20-30 λεπτά.
• Μην ακολουθείτε παρορμήσεις. Είναι το πιο σημαντικό. Υπάρχουν ορισμένα ερεθίσματα που σας κάνουν να μετατοπίσετε την εστίασή σας από την εργασία σε κάτι λιγότερο σημαντικό. Καλέστε έναν φίλο όταν εξετάζετε ένα σχέδιο πωλήσεων; Είναι καλύτερα να μην το κάνετε αυτό, τότε θα χάσετε τη συγκέντρωση και μπορείτε εύκολα να χάσετε τη διάθεση εργασίας.
• Ομαδοποιήστε τη ρουτίνα σας. Είναι πολύ σημαντικό. Εάν χρειάζεται να κάνετε 60 τηλεφωνικές κλήσεις κατά τη διάρκεια της ημέρας, τότε είναι καλύτερα να τις χωρίσετε σε πολλές μικρές ομάδες, 10 έως 15 τη φορά. Μετά την κλήση, μπορείτε να εκτελέσετε μια άλλη εργασία. Συνεχής εναλλαγή από τη ρουτίνα σε έντονη δραστηριότητα, μπορείτε να κάνετε πολλά περισσότερα.

Το τέλος της εργάσιμης ημέρας βασίζεται στις ακόλουθες αρχές:

• Συμπληρώστε ότι χρειάζεται. Υπάρχει μια ομάδα υποθέσεων που εμπίπτουν στο τετράγωνο «σημαντικών αλλά όχι επειγόντων». Ολοκληρώνονται καλύτερα κατά τη διάρκεια της εργάσιμης ημέρας και το «σημαντικό και επείγον» τετράγωνο παραμένει πάντα άδειο.
• Ελέγξτε τα αποτελέσματά σας σύμφωνα με το σχέδιο. Όλα όσα κάνατε σε μια μέρα πρέπει να συγκρίνονται με αυτά που σχεδιάζατε. Αν μόλις ξεκινήσατε να προγραμματίζετε την εργάσιμη ημέρα σας, τότε οι μικρές αποκλίσεις από το πλάνο θα μπουν στη σειρά των πραγμάτων. Προσπαθήστε να τα κρατήσετε όσο το δυνατόν λιγότερα.
• Κάντε ένα σχέδιο για την επόμενη μέρα. Είναι καλύτερο να το κάνετε στο τέλος της προηγούμενης εργάσιμης ημέρας. Έτσι διατηρείτε τη διάθεση εργασίας και, αλλά είναι σημαντικό να καταρτίσετε ένα πραγματικό πρόγραμμα υποθέσεων.

Εάν είστε αρχηγός, τότε κατά τη διάρκεια της εργάσιμης ημέρας θα πρέπει να συνεργαστείτε στενά με τη γραμματέα σας.

Να θυμάστε ότι είναι όλο γενικές συμβουλές. Δεν λαμβάνουν υπόψη σας ατομικά χαρακτηριστικά. Αν σας βολεύει περισσότερο να κάνετε επείγουσες εργασίες το απόγευμα, και όχι το πρωί, αυτό είναι δικαίωμά σας. Αν προτιμάτε να κάνετε ένα μεγάλο και δύσκολο έργο τελευταίο και αυτό δεν επηρεάζει τη διάθεσή σας για μια μέρα με κανέναν τρόπο, κάντε το να διαρκέσει.

Ο προγραμματισμός της εργάσιμης ημέρας πρέπει να είναι ατομικός.

Τα κύρια λάθη κατά τον προγραμματισμό μιας εργάσιμης ημέρας

Παρά το γεγονός ότι η πρακτική της διαχείρισης χρόνου έχει σταθεροποιηθεί στη ζωή μας, οι περισσότεροι άνθρωποι δεσμεύονται τυπικά λάθηόταν σχεδιάζουν την ημέρα εργασίας τους. Εδώ είναι μερικά από αυτά.

Λάθος 1. Λανθασμένη ιεράρχηση.

Το Matrix του Eisenhower μας λέει ότι έχουμε σημαντικά πράγματα να κάνουμε. Αλλά πολλοί άνθρωποι μπορούν εύκολα να μπερδέψουν τι είναι σημαντικό για αυτούς. Το τετράγωνο Α, το οποίο πρέπει να παραμένει κενό και υπεύθυνο για επείγοντα και σημαντικά θέματα, συχνά συγχέουν με το Γ, όπου έχουν συσσωρευτεί ασήμαντα πράγματα που απαιτούν άμεση προσοχή.

Είναι σημαντικό να θυμάστε ότι πρέπει να ξοδεύετε ενέργεια μόνο σε ό,τι είναι σημαντικό για εσάς αυτή τη στιγμήχρόνος. Θα πρέπει να εργαστείτε για το μέλλον όταν τα πράγματα μπορούν να αναβληθούν και να προγραμματιστούν σωστά.

Λάθος 2. Ξοδεύεται πολύς χρόνος σε μικροπράγματα.

Για να εξηγήσουμε γιατί πρώτα απ 'όλα είναι απαραίτητο να κάνουμε μια «βάση», και μόνο τότε τα μικρά πράγματα, θα χρησιμοποιήσουμε τον νόμο Pareto. Λέει ότι το 20% των προσπαθειών δίνει το 80% των αποτελεσμάτων. Δηλαδή, όταν δουλεύεις σε κάτι σημαντικό, ξοδεύεις το 20% της προσπάθειας και πετυχαίνεις το 80% του αποτελέσματος. Όταν εργάζεστε σε μικρά πράγματα, έχετε 4 φορές λιγότερο αποτέλεσμα και ξοδεύετε 4 φορές περισσότερη ενέργεια.

Ας εξετάσουμε ένα μικρό παράδειγμα.Πρέπει να ξεκινήσετε μια διαφημιστική καμπάνια. Αν δημιουργήσετε 10 δημιουργικά, αντιστοιχίστε τα λέξεις-κλειδιάκαι φράσεις, και τρέξτε σε προετοιμασμένους ιστότοπους, τότε θα είναι το 20% της εργασίας που θα δώσει το 80% του αποτελέσματος. Αλλά αν αφιερώσετε χρόνο στην επεξεργασία γραμματοσειρών και εικόνων, επιλέγοντας και γυαλίζοντας φράσεις και βρίσκοντας πρόσθετες πλατφόρμες για διαφήμιση, θα ξοδέψετε πολύ περισσότερη προσπάθεια. Όλα αυτά θα πρέπει να γίνουν, αλλά μετά την έναρξη διαφημιστική καμπάνιαόταν φτάσετε στο πρώτο αποτέλεσμα.

Λάθος 3. Έλλειψη χρόνου για προσωπικά θέματα.

Κάθε άτομο πρέπει να έχει προσωπική ζωήκαι ελευθερία επιλογής. Εάν έχετε πολλά πράγματα να κάνετε και δεν βρίσκετε μία ή δύο ώρες για να κάνετε το χόμπι σας, τότε αυτό κακός προγραμματισμόςδική μου μέρα. Ο προγραμματισμός του χρόνου εργασίας είναι σημαντικός όχι μόνο επειδή σας επιτρέπει να κάνετε περισσότερα. Σου δίνει την ευκαιρία να κάνεις αυτό που αγαπάς χωρίς βιασύνη.

• Γιατί χρειάζεται προγραμματισμός

Σε αυτό το άρθρο θα μιλήσουμεσχετικά με τα οφέλη, τα οφέλη και τα πλεονεκτήματα του προγραμματισμού. Ο προγραμματισμός μιας εργάσιμης ημέρας είναι ένα εργαλείο που χρησιμοποιείται από κάθε επιτυχημένο άτομο που θα κάνει τη δουλειά σας καλύτερη και πιο παραγωγική. Όταν κάνετε σχέδια, ένα άτομο καθορίζει το εύρος της εργασίας για τον εαυτό του. Ξέρει τι πρέπει να κάνει, πότε και γιατί. Ας ρίξουμε μια πιο προσεκτική ματιά τα οφέλη του προγραμματισμού.

Γιατί χρειάζεται προγραμματισμός

1. Σχέδιο της εργάσιμης ημέρας: και κανένα πράγμα δεν θα περάσει απαρατήρητο

Ανεξάρτητα από το πόσο καλή θα ήταν η μνήμη σας, αν τα πράγματα είναι πάνω από την οροφή, δεν θα θυμάστε τα πάντα. Ένα σχέδιο εργασίας γραμμένο σε χαρτί θα διευκολύνει τη μνήμη και θα απελευθερώσει την προσοχή για πιο σημαντικά πράγματα. Και δεν θα σας ενοχλεί η ερώτηση: «Έχω κάνει τα πάντα;», γιατί πάντα θα υπάρχει η ευκαιρία να κοιτάξετε το ημερολόγιο. Τα οφέλη του προγραμματισμού σε αυτή την περίπτωση είναι προφανή!

2. Όταν αφιερώνουμε χρόνο στον προγραμματισμό της εργάσιμης μας ημέρας, γίνεται μεγαλύτερη.

Εμπειρία ζωής ένας μεγάλος αριθμός επιτυχημένους ανθρώπουςδείχνει ότι η αύξηση του χρόνου προγραμματισμού οδηγεί σε μείωση του χρόνου εκτέλεσης και, ως εκ τούτου, σε εξοικονόμηση χρόνου γενικότερα. Οφέλη του Σχεδιασμούείναι ότι κάθε 100 λεπτά που αφιερώνετε στο σχεδιασμό μιας δραστηριότητας εξοικονομούν 10 λεπτά υλοποίησης. Δηλαδή, δίνει 1000% απόδοση στην επενδυμένη ψυχική, συναισθηματική και σωματική ενέργεια.

Η κατάρτιση ενός σχεδίου για την ημέρα θα διαρκέσει 10-12 λεπτά. Αυτή η μικρή επένδυση 10-12 λεπτών θα σας εξοικονομήσει 100-120 λεπτά εκτέλεσης, γεγονός που παρέχει αύξηση του παραγωγικού χρόνου κατά δύο ώρες την ημέρα, δηλαδή 25% αύξηση της ημερήσιας παραγωγικότητάς σας από την ίδια μέρα που ξεκινάτε να προγραμματίζετε εργάσιμη ημέρα εκ των προτέρων. Σε ένα μήνα βγαίνουν 2000-2400 λεπτά δηλαδή 4-5 ολόκληρες εργάσιμες!!! Και όχι χάσιμο χρόνου!

3. Ένα σχέδιο εργασίας θέτει προτεραιότητες.

Κατανέμοντας τη σειρά των εργασιών που έχετε μπροστά σας, θα γνωρίζετε με ποια σειρά και τι πρέπει να κάνετε. Δεν θα υπάρχει πλέον μια κατάσταση μαζί σας όταν πιο σημαντικά και απαραίτητα πράγματα ξεχνιούνται ή αφήνονται για αργότερα, όπως συχνά συμβαίνει όταν ένα άτομο υποφέρει αναβλητικότητα.

4. Το σχέδιο για την ημέρα παρέχει μια ήρεμη συναισθηματική κατάσταση

Οφέλη του ΣχεδιασμούΒρίσκεται επίσης στο γεγονός ότι ένα άτομο καθορίζει το εύρος της εργασίας για τον εαυτό του. Ξέρει τι πρέπει να κάνει, πότε και γιατί. Δεδομένου ότι η διατύπωση των κύριων εργασιών είναι μπροστά στα μάτια σας και οι προσεγγίσεις για τη λύση τους περιγράφονται, η νέα πολυάσχολη μέρα δεν φαίνεται πλέον γκρίζα και βαριά, αλλά ορατή, προγραμματισμένη και διαχειρίσιμη. Ο φόβος για το άγνωστο και η αβεβαιότητα εξαφανίζονται. Ένα άτομο κατέχει πληροφορίες, επομένως είναι ήρεμο και συναισθηματικά έτοιμο να εκτελέσει αυτό ή εκείνο το έργο.

Μερικοί άνθρωποι καταφέρνουν να κάνουν τόσα πολλά σε μια μέρα όσο άλλοι σε τρεις. Το μυστικό, όπως μπορούμε να δούμε, είναι απλό: προγραμματισμός μιας εργάσιμης ημέρας, ένα άτομο που έχει χρόνο να ολοκληρώσει μια μεγάλη ποσότητα εργασίας, ξέρει πώς να προγραμματίσει το χρόνο του, να αναδείξει τις κύριες εργασίες και τις δευτερεύουσες. Δεν είναι δυνατόν να δράσουμε χωρίς να κάνουμε σχέδια για την ημέρα στην εποχή μας, αν και οι στατιστικές δείχνουν ότι μόνο το 20% του πληθυσμού συνθέτει ένα σχέδιο δράσης. Αν δεν έχετε καν προγραμματίσει ποτέ την επόμενη εργάσιμη ημέρα, σας διαβεβαιώνω, θα πρέπει να την κάνετε συνήθεια. Και θα μάθετε πώς να το κάνετε σωστά από το παρακάτω άρθρο: "Μέθοδοι προγραμματισμού του χρόνου εργασίας".

Εάν βρείτε κάποιο σφάλμα, επισημάνετε ένα κομμάτι κειμένου και κάντε κλικ Ctrl+Enter.

Διευθύνων Σύμβουλος

Κάντε σχέδια για τη χρονιά την άνοιξη, σχέδια για την ημέρα - το πρωί

Κινέζικη παροιμία

σε ποιον:ιδιοκτήτες, κορυφαία στελέχη, στελέχη

Όταν δεν έχεις σχέδιο, οι πράξεις σου είναι χαοτικές

Καθένας από εμάς, διαχειριστές, σκέφτεται: πόσο μπορεί να αυξηθεί η παραγωγικότητα; Τα δεδομένα που ελήφθησαν εμπειρικά στην εταιρεία μου έδειξαν ότι μετά την εισαγωγή του ημερήσιου προγραμματισμού και αναφοράς, η αποτελεσματικότητα της ομάδας αυξήθηκε κατά ~ 40%.

Δεν είναι μυστικό ότι σε μια μέση ρωσική εταιρεία, οι εργαζόμενοι ξοδέψτε στη δουλειά καλύτερη περίπτωση 3-4 ώρες την ημέρα από τις 8.Ωστόσο, όλοι προσποιούνται ότι έτσι πρέπει να είναι. Ο ηγέτης αρκείται σε παραστάσεις με τη μορφή βίαιης δραστηριότητας μόλις κοιτάξει στο γραφείο κάποιου.

Και οι υφιστάμενοι... Και τι γίνεται με τους υφιστάμενους; Είναι περισσότερο από ικανοποιημένοι με αυτή την κατάσταση: κατά τη διάρκεια των ωρών εργασίας, μπορείτε να λύσετε ένα σωρό προσωπικά προβλήματα, να κάνετε παραγγελίες σε ηλεκτρονικά καταστήματα, να μιλήσετε στο τηλέφωνο και στο στα κοινωνικά δίκτυαμε φίλους και οικογένεια. Δεν είναι περίεργο που λένε ότι το 80% των ανθρώπων εργάζονται τόσο αποτελεσματικά όσο και ικανά.

Το συμπέρασμα είναι κοινότοπο και ταυτόχρονα τρομερό στην απλότητά του: για να αυξηθεί η αποτελεσματικότητα της εταιρείας κατά 40%, αρκεί να κάνουμε τους υπαλλήλους να δουλεύουν τουλάχιστον 6,5 - 7 ώρες την ημέρα(ναι, το οκτώ είναι ήδη ακροβατικό!).

Ημερήσιο πλάνο και αναφορά - συνεχές τεστ επάρκειας για υπαλλήλους

Αλλά πώς να καταλάβετε: ποιος από τους υπαλλήλους συνομιλεί στα κοινωνικά δίκτυα και ποιος παράγει συνεχώς αποτελέσματα; Μένετε πίσω σας όλη την ώρα; Αδύνατο! Εδώ έρχονται σε βοήθεια καθημερινά σχέδια και αναφορές για την εργασία που έχει γίνει, που είναι υποχρεωτικά για κάθε εργαζόμενο.

Με λίγα λόγια το νόημα καθημερινά σχέδιακαι οι αναφορές έχουν ως εξής: ο εργαζόμενος καταρτίζει ένα πρόγραμμα εργασίας για κάθε ημέρα με βάση το 8ωρο και αναφέρει στο τέλος της εργάσιμης ημέρας για κάθε ολοκληρωμένη εργασία (χρόνος που δαπανήθηκε, αποτέλεσμα κ.λπ.).

Οποιαδήποτε καλή τεχνολογία έχει οφέλη και για τα δύο μέρη. Ας το συζητήσουμε.

Οφέλη από ένα ημερήσιο πρόγραμμα για μια εταιρεία

• Οι εργασίες επιλύονται από τους εργαζόμενους σύμφωνα με αποδεκτές προτεραιότητες (λαμβάνοντας υπόψη τις επιχειρηματικές απαιτήσεις της εταιρείας) και όχι σύμφωνα με την αρχή του «θέλω», «ευκολότερο» και «πιο ενδιαφέρον».
• Η πιθανότητα «διακοπής λειτουργίας» ενός εργαζομένου τείνει στο μηδέν. Υπάρχουν πάντα εργασίες στο αποθεματικό. Εάν εμφανίζεται το "απλό", τότε είναι ορατό εκ των προτέρων.
• Έχοντας εξετάσει τα σχέδια, μπορείτε να αφαιρέσετε αμέσως τις εργασίες "που ρουφήχτηκαν από το δάχτυλό σας" και να τις αντικαταστήσετε με χρήσιμες, επίκαιρες και σχετικές.
• Όταν ένα άτομο σχεδιάζει πράγματα με βάση τις 8 ώρες εργασίας και γνωρίζει ότι θα υπάρξει ζήτηση κατά τη διάρκεια αυτής της περιόδου, η πιθανότητα «σπατάλης χρόνου» μειώνεται αισθητά.

Οφέλη από ένα ημερήσιο πρόγραμμα για έναν εργαζόμενο

Μια σημαντική προσωπική και επαγγελματική αναβάθμιση: Η ικανότητα του προγραμματισμού είναι απαραίτητη σε όλους τους τομείς και η ζωή εκτός εργασίας δεν αποτελεί εξαίρεση.

• Ο διευθυντής θα είναι ευχαριστημένος μαζί σας, γιατί όλες οι τεχνολογικές εργασίες υψηλής προτεραιότητας εμπίπτουν στο καθημερινό σας πρόγραμμα. Και ανοίγει το «να είσαι σε καλή κατάσταση». Επιπρόσθετα χαρακτηριστικάσε μια κάθετη καριέρα.
• Η κατάργηση της «σκλαβιάς», όταν ένα άτομο κάθεται στη δουλειά μέχρι τη «νύχτα» (τώρα διατίθενται 8 ώρες για την ολοκλήρωση εργασιών, επομένως, ο διευθυντής δεν θα τις προγραμματίζει πλέον για δώδεκα ώρες).

Ημερήσια διάταξη

Στο μέλλον, θα μιλήσουμε μόνο για τις αρχές του ημερήσιου και εβδομαδιαίου προγραμματισμού και τις απαιτήσεις για σχέδια. Ξεχωριστά άρθρα είναι αφιερωμένα σε:

• Η τεχνολογία ανάλυσης από τον επικεφαλής των ημερήσιων και εβδομαδιαίων σχεδίων των υφισταμένων - άρθρο σε εξέλιξη.
• Απαιτήσεις για εκθέσεις εργασίας, μεθοδολογία για τη δημιουργία τους - ένα άρθρο υπό ανάπτυξη.
• Η τεχνολογία ανάλυσης από τον επικεφαλής των ημερήσιων και εβδομαδιαίων αναφορών υφισταμένων. Δείτε το άρθρο "".

Η προσωπική αποτελεσματικότητα του ηγέτη

Χρησιμοποιώ επίσης καθημερινή τεχνολογία προγραμματισμού και αναφοράς στην εργασία μου. Αναφέρω στον εαυτό μου - βάλτε το σε υπηρεσία εάν δεν έχετε κανέναν να αναφέρετε. Εκ τούτου η προσωπική μου αποτελεσματικότητα έχει διπλασιαστεί(Είναι αστείο!). Συμπεριλαμβανομένης της εκτέλεσης εργασιών υψηλότερης προτεραιότητας, γιατί πριν αναλάβω αυτά που μου ήρθαν πρώτα στο μυαλό.

Και μια πολύ χρήσιμη εικόνα. Όταν ξεκινάτε να σχεδιάζετε, είναι πολύ πιο εύκολο να σκεφτείτε στο στάδιο του σχεδιασμού: είναι αυτό το καθήκον σας, δεν είναι καλύτερο να το αναθέσετε; Όταν έχω ήδη ξεκινήσει την εργασία και στη μέση της υλοποίησής της συνειδητοποίησα ότι θα ήταν ωραίο να την αναθέσω, είναι ήδη πολύ πιο δύσκολο να την «απελευθερώσεις» από τον εαυτό σου.

Τεχνολογία υλοποίησης και υλοποίησης ημερήσιων σχεδίων

Εφιστώ την προσοχή σας στο γεγονός ότι είναι απαραίτητο να ελέγχεται η εφαρμογή του σχεδίου, ο χρόνος των εργασιών που έχουν ολοκληρωθεί και η ποιότητα των αποτελεσμάτων.

Πολλοί ηγέτες έχουν σπάσει τα δόντια τους όταν προσπαθούν να εφαρμόσουν καθημερινά σχέδια και αναφορές, και να γιατί:

• Η εισαγωγή θα συναντήσει σκληρή αντίσταση από υπαλλήλους γραφείου. Ταπεινωθείτε, αυτό είναι φυσικό, αλλά πρέπει να προετοιμαστείτε για αυτό. Ίσως το άρθρο "" να σας φανεί χρήσιμο.
• Η υλοποίηση ημερήσιων σχεδίων και αναφορών, καθώς και περαιτέρω εργασία για τη διατήρηση της τεχνολογίας σε λειτουργία, απαιτεί επένδυση χρόνου, χρήματος, διοικητικής προσπάθειας και θέλησης του ηγέτη. Και το πιο σημαντικό, μια αστραπιαία αντίδραση σε κάθε παράβαση των εργαζομένων.
• Η εφαρμογή θα επιφέρει επιπλέον πλήρη διαφάνεια των σχεδίων και των εκθέσεων. Ο επικεφαλής οποιουδήποτε ανώτερου επιπέδου θα πρέπει να μπορεί να δει την αναφορά οποιουδήποτε κατώτερου επικεφαλής και των υφισταμένων του. Ο άμεσος προϊστάμενος είναι υπεύθυνος για τα σχέδια των υφισταμένων του. Γιατί δεν αρέσει στους εργαζόμενους; Δεν ενδιαφέρεται κάθε μεσαίο στέλεχος να έχει ένα «μάτι που βλέπει τα πάντα» στην ανώτατη διοίκηση.

Συστάσεις για την οργάνωση ημερήσιου προγραμματισμού: έτοιμοι κανονισμοί εφαρμογής

Οργάνωση της διαδικασίας επεξεργασίας της εισερχόμενης ροής εργασιών από την πλευρά του εργαζομένου

• Μόλις εμφανιστεί μια εργασία, καταχωρείται στο πρόγραμμα εργασίας για τις τρέχουσες ή τις επόμενες ημέρες (ανεξάρτητα από τη μορφή με την οποία ορίστηκε) με εκτιμώμενη ημερομηνία προγραμματισμένης ολοκλήρωσης.
• Εάν η εργασία ανήκει στην κατηγορία των περιπτώσεων «μη επείγουσες και ασήμαντες», καταγράφεται στο λεγόμενο STACK (αποθήκευση) εργασιών. Ένας υπάλληλος στρέφεται στο STACK όταν σχεδιάζει την επόμενη εβδομάδα ή όταν έχει χρόνο διακοπής στη δουλειά.

Η καθορισμένη εργασία, η οποία διαρκεί περισσότερες από 3 ώρες (εκτός από τη συμμετοχή σε εκδηλώσεις και συναντήσεις), χωρίζεται σε μικρότερες, στις οποίες η αρχική ανατίθεται ως η βασική.

• Για κάθε εργασία, επιλέγεται μια προτεραιότητα και ορίζεται από την τυπική λίστα

Μπόνους: Παράδειγμα πίνακα προτεραιότητας εργαζομένων

Για παράδειγμα πίνακα προτεραιοτήτων που βοηθά τους υπαλλήλους να διαχειρίζονται τον δικό τους προγραμματισμό, ακολουθήστε 2 απλά βήματα:

1) Γράψτε ένα λεπτομερές σχόλιο για το άρθρο(η φόρμα σχολίων βρίσκεται στο κάτω μέρος του άρθρου, δείτε στιγμιότυπο οθόνης https://yadi.sk/i/QHQ2_R4oiWjkV). Μοιραστείτε την εμπειρία σας από την εφαρμογή του δευτερεύοντος σχεδιασμού (όχι απαραίτητα επιτυχής).

2) Υποβάλετε μια ερώτησηγια να λάβω ένα παράδειγμα πίνακα προτεραιότητας μέσω των προσωπικών μου λογαριασμών στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης:

Απαιτήσεις για τη μορφή εισαγωγής εργασιών στο σχέδιο

• Κάθε υπάλληλος προσθέτει μια ενδεικτική λίστα με τα καθήκοντά του στο πρόγραμμα ( Σύντομη περιγραφήεργασίες + εκτιμώμενος χρόνος για την ολοκλήρωση). Το σχέδιο περιλαμβάνει τις ακόλουθες εργασίες:
• Σχεδιασμένο στο πλαίσιο των έργων?
• Λήφθηκε νωρίτερα στη φόρμα ατομικές εργασίες(προφορικά, ταχυδρομικώς, skype κ.λπ.). Εάν η εργασία είναι μέσα εξωτερικό σύστημαορίζοντας εργασίες, τότε πρέπει να προσθέσετε έναν σύνδεσμο url σε αυτήν την εργασία. κατά την παραλαβή της εργασίας (προφορικά, ταχυδρομικά, skype), πρέπει να εισαχθεί μόνοι σας στο πρόγραμμα εργασίας σας. Ταυτόχρονα, ισχύουν όλες οι απαιτήσεις για τη μορφή εισαγωγής εργασιών.
• Προγραμματίστηκε από τον εργαζόμενο για υλοποίηση με δική του πρωτοβουλία.
• Για κάθε εργασία, πρέπει να καθορίσετε:
• Ονομα εργασίας. Θα πρέπει να αντικατοπτρίζει ποιες ενέργειες πρέπει να εκτελεστούν και με ποιο αντικείμενο. Συνιστάται να χρησιμοποιείται για αυτό για ουσιαστικά Ονομαστική περίπτωσηΚαι επιτακτική διάθεσηρήμα. Αυτό διευκολύνει πολύ την επακόλουθη αναζήτηση μεταξύ όλων των εργασιών. Παράδειγμα:Ανάπτυξη κανονισμών: προγραμματισμός ("ανάπτυξη" - επιτακτική; "ρύθμιση: προγραμματισμός" - ονομαστική περίπτωση).
• Εκτιμώμενος χρόνος ολοκλήρωσης. Παράδειγμα: Κάντε μια εμπορική προσφορά: 2 ώρες 30 λεπτά
• Προθεσμία(η προθεσμία εντός της οποίας πρέπει να ολοκληρωθεί η εργασία). Εάν δεν μπορείτε να προσδιορίσετε την προθεσμία για μια εργασία, επικοινωνήστε με τον άμεσο προϊστάμενό σας.
• Σύντομο σχέδιο για την ολοκλήρωση αυτής της εργασίας. Προσθέστε συνδέσμους στους αλγόριθμους στους οποίους σκοπεύετε να ενεργήσετε ή/και ένα σύντομο σχέδιο δράσης. Απουσία σύντομο σχέδιοστο σώμα εργασιών δημιουργεί πολλές ερωτήσεις κατά τη συζήτηση του σχεδίου εργασίας και τον κίνδυνο η εργασία να εκτελεστεί με αναποτελεσματικό / μη βέλτιστο τρόπο ή να μην γίνει 100% ή/και να απαιτήσει εκ νέου εργασία.
• Μια προτεραιότητα. Ο ανάδοχος το καθορίζει ανεξάρτητα σύμφωνα με χωριστά επισημοποιημένους κανόνες. Εάν δεν μπορείτε να προσδιορίσετε, πρέπει να επικοινωνήσετε με τον άμεσο προϊστάμενό σας.
• Εάν ένας υπάλληλος διαπιστώσει την «ανεπάρκεια» των πόρων του για την εργασία που του έχει ανατεθεί, είναι υποχρεωμένος να ενημερώσει αμέσως σχετικά τον υπεύθυνο εργασιών και τον άμεσο προϊστάμενό του.

Καθημερινό πρόγραμμα εργασίας

• Το σχέδιο πρέπει να δημιουργηθεί με βάση το εβδομαδιαίο σχέδιο και τις εισερχόμενες επιχειρησιακές εργασίες (πριν από την εισαγωγή του εβδομαδιαίου προγραμματισμού: με βάση τις εργασίες που είναι γνωστές για εκείνη την ημέρα).
• Το σχέδιο της επόμενης ημέρας καταρτίζεται πριν από τη λήξη της τρέχουσας εργάσιμης ημέρας.
• Ο προγραμματισμένος χρόνος για τις καθημερινές εργασίες υπολογίζεται:
• για υπαλλήλους γραφείου με βάση τις 8 ώρες μείον τον συνήθη χρόνο για την επίλυση επιχειρησιακών εργασιών και εργασιών ανωτέρας βίας (για διαχειριστές έργου: 7 ώρες - προγραμματισμένες· 1 ώρα - για επίλυση εισερχόμενων εργασιών). Η προγραμματισμένη ώρα για εργασίες μπορεί να διαφέρει ανάλογα με την ημέρα της εβδομάδας και άλλες συνθήκες.
• για ελεύθερους επαγγελματίες - το ημερήσιο χρονικό όριο που συμφωνήθηκε κατά τη συζήτηση των όρων συνεργασίας.
• Το σχέδιο για τη νέα ημέρα τοποθετείται πάνω από το σχέδιο για την προηγούμενη ημέρα (εάν χρησιμοποιούνται έγγραφα κειμένου για σχέδια).
• Εάν δαπανώνται περισσότερες από 4 ώρες την ημέρα σε απρογραμμάτιστες (σε σχέση με σχέδια έργου) εργασίες ή γίνεται σαφές ότι τα σχέδια έργου ΔΕΝ μπορούν να εκπληρωθούν με το τρέχον φορτίο, η διοίκηση ενημερώνεται αμέσως σχετικά (το αργότερο την επόμενη ημέρα) .

Ένα παράδειγμα ημερήσιου προγράμματος (στιγμιότυπο οθόνης από το Bitrix24)

Το παράδειγμα δείχνει ένα σχέδιο που δημιουργεί ένας υπάλληλος στο σύστημα Bitrix24. Το στιγμιότυπο οθόνης δείχνει μόνο τις πρώτες έξι εργασίες, οι υπόλοιπες δεν χωρούσαν στην οθόνη. Επιλεγμένες στήλες: 1 - όνομα εργασίας. 2 - προθεσμία. 3 - προγραμματισμένος χρόνος εκτέλεσης.

Μετάβαση στον εβδομαδιαίο προγραμματισμό

Αφού κατακτήσουν τα ημερήσια σχέδια, οι εργαζόμενοι μεταφέρονται στον εβδομαδιαίο προγραμματισμό. Ταυτόχρονα, ο ημερήσιος προγραμματισμός διατηρείται, αλλά απλοποιείται πολύ, γιατί. στο εβδομαδιαίο πρόγραμμα, οι εργασίες χωρίζονται ανά ημέρα. Εάν δεν κάνετε ημερήσιο προγραμματισμόμε τους υφισταμένους, ίσως σχεδιάζουν την εβδομάδα τους όπως στην παρακάτω εικόνα.

Βασικά οφέλη του εβδομαδιαίου προγραμματισμού:

• μεγαλύτερος ορίζοντας προγραμματισμού σε σύγκριση με μία ημέρα
• εξοικονόμηση χρόνου για τον εργαζόμενο και σημαντική εξοικονόμηση χρόνου για τον διευθυντή

Εβδομαδιαίο πρόγραμμα εργασίας

• Πώς να κάνετε ένα σχέδιο;
• Ανατρέξτε σε όλα τα μηνιαία σχέδια έργων, πάρτε από αυτά μια λίστα εργασιών με προθεσμία μέχρι το τέλος της εβδομάδας + 5 ημέρες.
• Ανοίξτε το μηνιαίο πρόγραμμα εργασίας σας και γράψτε μέρος της εργασίας από εκεί.
• Προσθήκη στο εβδομαδιαίο πρόγραμμα επιχειρησιακά καθήκοντα(παλαιότερα γνωστό ή ρυθμισμένο από το κεφάλι).
• Το σχέδιο για τη νέα εβδομάδα πρέπει να γίνει τελευταία εργάσιμη ημέρα της προηγούμενης εβδομάδας(συνήθως Παρασκευή).
• Οι εργασίες πρέπει να προγραμματίζονται καθ' όλη τη διάρκεια εβδομάδα εργασίαςλαμβάνοντας υπόψη το χρονικό περιθώριο για εισαγωγή (καθορίζεται για κάθε θέση ξεχωριστά).
• Το καταρτισμένο σχέδιο για την εβδομάδα πρέπει να διευκρινιστεί (με βάση τις πληροφορίες που ελήφθησαν το Σαββατοκύριακο και το πρωί της πρώτης εργάσιμης ημέρας) την πρώτη εργάσιμη ημέρα της εβδομάδας, έως τις 12:00(συνήθως Δευτέρα)
• Για τους ειδικούς που έχουν μικρό επίπεδο «απρόβλεπτης» εργασίας (εργασίες συντήρησης χώρου, διαχείριση έργου προώθησης), η εβδομάδα θα πρέπει να προγραμματιστεί χωρίς να λαμβάνεται υπόψη απρόβλεπτη εργασία.
• Άλλωστε, τα καθήκοντα και τα «απρόβλεπτα» μπορεί να είναι ή να μην είναι.
• εάν το σχέδιο δεν εκπληρωθεί λόγω του γεγονότος ότι ολοκληρώθηκαν οι «πρόσφατες» εργασίες, τότε μέρος των εργασιών από το σχέδιο μπορεί να μεταφερθεί στην επόμενη εβδομάδα.

Αυτοματοποίηση ημερήσιων και εβδομαδιαίων προγραμμάτων

Η πιο δημοφιλής ερώτηση: «Με ποια μορφή πρέπει οι υφιστάμενοι να κάνουν σχέδια;»Στην ιδανική περίπτωση, θα πρέπει να κάνετε σχέδια με τη μορφή εργασιών στο σύστημα, όπου στο μέλλον θα παρακολουθούνται ο χρόνος εκτέλεσης και θα δημιουργούνται αναφορές. Κατά τη γνώμη μου, σήμερα το σύστημα Bitrix24 είναι το πιο κατάλληλο για αυτό.

Τι γίνεται αν η εταιρεία σας έχει διαφορετικό σύστημα για τον καθορισμό εργασιών; Σκεφτείτε πώς να οργανώσετε τον προγραμματισμό με τη βοήθειά του με βάση τις απαιτήσεις για τα σχέδια που έχω διατυπώσει. Και ακόμη κι αν δεν έχετε καθόλου σύστημα για τον καθορισμό και τη λογιστική για εργασίες, δεν έχει σημασία. Στην παρέα μου πολύς καιρόςΤα σχέδια για την ημέρα και την εβδομάδα έγιναν σε ξεχωριστά αρχεία κειμένου σε μορφή GoogleDocs (πολύ βολικό για επεξεργασία και συζήτηση). Και μόνο μετά από κάποιο χρονικό διάστημα αλλάξαμε εντελώς στη δουλειά στο Bitrix24.

Απαντήσεις σε συχνές ερωτήσεις σχετικά με τα καθημερινά σχέδια

Πώς να ορίσετε καθήκοντα εάν ο εκτελεστικός υπάλληλος δεν είναι άμεσος υφιστάμενος του διευθυντή;

Είτε αποκτήστε την εξουσία να ορίσετε τέτοια καθήκοντα στο πλαίσιο της υπαγωγής του έργου, είτε συμφωνήστε για την προσθήκη μιας εργασίας με τον άμεσο επόπτη του αναδόχου.

Είναι σημαντικό να θυμάστε: ο χρόνος δεν είναι καουτσούκ. Όταν φτάσει νέα εργασία, «σπρώχνει» άλλο ένα έργο εκτός σχεδίου. Οι προτεραιότητες στην ανάθεση καθηκόντων είναι θέμα αρμοδιότητας του άμεσου προϊσταμένου.

Αποδεικνύεται ότι αυτό το σύστημα εισάγει «απόλυτο έλεγχο» στην εργασία ενός υφισταμένου; Αυτό πρέπει να το κάνει ο αρχηγός του. Και αυτός ο ηγέτης πρέπει να ελέγχεται από τον αρχηγό του;

Ο διευθυντής ελέγχει τον προγραμματισμό των άμεσων υφισταμένων του (παράδειγμα: ο επικεφαλής του τμήματος αναλύει τα σχέδια των υπαλλήλων του τμήματος), αλλά όχι απαραίτητα κάθε μέρα. Για πιστούς υπαλλήλους (1 έτος μετά την έναρξη της εφαρμογής της τακτικής διαχείρισης, δεν θα μείνουν άλλοι στην εταιρεία σας) η συχνότητα επαλήθευσης μπορεί να είναι 1 φορά σε 3 ημέρες, 1 φορά την εβδομάδα.

Πολλά εξαρτώνται από τη θέση και την εμπειρία ενός συγκεκριμένου υπαλλήλου. Και επίσης σχετικά με τον τύπο προγραμματισμού που χρησιμοποιείται εκτός από τα ημερήσια και εβδομαδιαία σχέδια: μηνιαίος προγραμματισμός για έργα, στρατηγικά σχέδιααπό έργα. Εάν ένας από τους υπαλλήλους χρειάζεται συνεχή «απόλυτο έλεγχο», κάντε στον εαυτό σας την ερώτηση: «Χρειάζεστε έναν τέτοιο υπάλληλο;»

Ορισμένοι ηγέτες οι ίδιοι δεν θέλουν να ελέγχουν καθημερινά. θέλει χρόνο και προσοχή

Ο προγραμματισμός της εργασίας για τους υφισταμένους τους και η παρακολούθηση της εφαρμογής τους είναι άμεσες ευθύνες του ηγέτη. Για να κατακτήσετε αυτή τη λειτουργία, σας συνιστώ να εμπλακείτε στην «άντληση» των διευθυντικών σας ικανοτήτων. Για να βοηθήσετε το άρθρο "".

Είναι σημαντικό να αξιολογήσετε εάν η εταιρεία σας έχει μια «λοξή» για τους διευθυντές στην εργασία προς την «παραγωγή του αποτελέσματος». Πρώτα απ 'όλα, ο ηγέτης πρέπει να διαθέσει χρόνο για να διαχειριστεί τους υφισταμένους., η παραγωγή των ίδιων αποτελεσμάτων - στη δεύτερη στροφή και σύμφωνα με υπολειμματική αρχήχρόνος. Εάν αφιερώσετε αρκετό χρόνο στον διευθυντή για διαχείριση, και ταυτόχρονα προσπαθεί να παράγει αποτελέσματα με τα χέρια του, ενώ οι υφισταμένοι του κρυώνουν, αυτό είναι καλός ειδικόςαλλά κακός ηγέτης.

Οι αναγνώστες αυτού του άρθρου διαβάζουν επίσης

Πώς να αξιολογήσετε την απόδοση των εργαζομένων στο τέλος της εργάσιμης ημέρας χρησιμοποιώντας ημερήσιες αναφορές: η μέθοδος "ανάλυσης και σχολίων"

Πώς να εφαρμόσετε τακτική διαχείριση στην εταιρεία σας (μέρος 1): στόχοι, βασικές αρχές, προετοιμασία πριν από την κυκλοφορία