Planiranje i organiziranje rada ključ je daljnjeg samorazvoja. O osnovnim načelima i pravilima dnevnog planiranja pročitajte u članku.

Iz članka ćete naučiti:

Zašto vam je potrebno dnevno planiranje?

Ne razumiju svi zašto trebate planirati svoj radni dan. Uostalom, svaka osoba, čak i bez planiranja, zna koje funkcije obavlja i koje stvari mora raditi. Mnogi ne vide smisao u planiranju dana, jer uvijek ima neočekivanih zadataka koji mogu zbuniti sve unaprijed planirane stavke.

Preuzmite povezane dokumente:

Usporedimo li dva radnika koji obavljaju iste funkcije i imaju iste sposobnosti, možemo utvrditi da je obim i kvaliteta njihovog rada drugačiji. Jedan zaposlenik uspijeva riješiti i tekuće i strateške zadatke, drugi nema vremena ni za izvršavanje hitnih zadataka i prisiljen je stalno ostati nakon posla. Najbolje rezultate pokazat će oni kojih je više . To jest, onaj kome je proces planiranja svakodnevna dužnost i potreba. Imati plan, čak i na psihološkoj razini, čini osobu mobiliziranom. On ima fiksni cilj i postoji unutarnja potreba da ga postigne.

Kako učinkovito planirati?

Planiranje i organizaciju rada obavlja zaposlenik. Ne menadžer, nego zaposlenik sebi treba postaviti zadatke. U ovom slučaju, on sam postavlja sebi ciljeve, djeluje u smjeru koji odabere. U pravilu je postotak izvršenih zadataka kod samostalnog planiranja veći nego kod provedbe općeg razvijen od strane vođe.

Postoji sustav rasporeda rada koji je provjeren u praksi i osigurava optimalno korištenje radnog vremena. To je skup načela prema kojima osoba može napraviti kompetentan, realan i izvediv plan.

Prije svega odredite što trebate uključiti u svoj dnevni plan. Treba ga izraditi uzimajući u obzir strateški plan izrađen za šest mjeseci ili godinu dana. Planiranje za svaki dan uzima u obzir sve zadaće predviđene za provedbu, kako izravno vezane uz posao, tako i sporedne. Na primjer, čestitati kolegi rođendan. Uz one stavke koje voditelj čeka, u plan moraju biti uključeni i osobni poslovi. Ovo je neophodno za osobni razvoj i stvaranje pozitivne slike.

Prilikom planiranja posla, velike zadatke za koje će biti potrebno nekoliko dana ili tjedana da se dovrše trebaju se raščlaniti na faze i izvoditi ih uzastopno. Postavite rok za svaku prekretnicu. Napravite plan za sljedeći dan, uključujući podzadatke u njemu. Za izradu plana možete koristiti obični papirnati dnevnik ili poseban program.

Svrha planiranja rada nije ispunjenje planskih stavki pod svaku cijenu, već pravovremeno i kvalitetno izvršenje prioritetnih i hitnih zadataka. Stoga se popis zadataka predviđenih za provedbu mora razvrstati i poredati silaznim redoslijedom prioriteta. U procesu Možete koristiti više metoda u isto vrijeme.

Na primjer, zadaci s fiksnim rokom i zadaci koji zahtijevaju više truda za rješavanje imaju najveći prioritet. Drugi po važnosti bit će dnevni obvezni zadaci i oni zadaci čiji su rokovi predviđeni idućih dana. Najniži prioritet u dnevnom planiranju su manje stvari, čiji neuspjeh neće imati značajnije negativne posljedice.

Pravila planiranja dana

Kao i planiranje rada poduzeća, planiranje radnog dana pojedinog zaposlenika mora se pridržavati pravila. Njihovo praćenje pomoći će vam osigurati provedbu planova u ugodnom načinu rada.

1. Planirajte ne više od 70% svog radnog vremena. To će vam omogućiti da mirno obavljate hitne neplanirane zadatke i ne budete nervozni ako morate biti ometeni od izvršenja. .
2. U dnevni plan nemojte istovremeno uključivati ​​više od tri važna i hitna zadatka. Ograničite ukupan broj stavki plana na deset.
3. Formirajte istu vrstu slučajeva u blokove. To će pomoći da se izvrše pomoću jednog algoritma, što će smanjiti vrijeme izvršenja.
4. Premjestite proces planiranja na večer prethodnog dana. Imat ćete vremena za prilagodbu plana, ako je potrebno.
5. Planirajte složene slučajeve u skladu sa svojim bioritmom. Netko se odlikuje povećanom učinkovitošću ujutro, netko - poslijepodne, a netko najproduktivnije radi navečer.
6. Nemojte započeti novi zadatak prije nego što završite posao koji ste već započeli. Ako ste morali prekinuti – vratite se i dovršite ono što ste započeli.
7. Nemojte odgađati obavljanje neplaniranog zadatka ako ga možete obaviti za nekoliko minuta.
8. Pravite pauze svakih sat vremena bez zadržavanja na poslu. Pauze posvetite laganom zagrijavanju, to će vam pomoći da "osvježite" glavu.
9. Nemojte zbuniti s postizanjem ciljeva, ne postavljajte si ciljeve i ne ocrtajte količine s kojima ćete se teško nositi.
10. Ako postoje nedovršeni zadaci koji nisu izgubili na važnosti, prenesite ih u plan za sljedeći dan.
11. Organizirajte svoje radno mjesto tako da vam je ugodno za rad.

Zaključak

Planiranje za svaki dan korisna je i neophodna vještina. Ovo je način samoorganizacije i samorazvoja, jamstvo da možete učinkovito raditi. Predloženi sustav planiranja rada pomoći će razumjeti osnovna načela Upravljanje vremenom i uspješno primijeniti to znanje u praksi.

M.A. Lukašenko, doktor ekonomije, profesor, potpredsjednik Moskovskog financijsko-industrijskog sveučilišta "Synergy", vodeći stručni konzultant tvrtke "Organizacija vremena"

Učinkovito planirajte svoje vrijeme

Dok sam razgovarao s jednim iznimno zaposlenim izvršnim direktorom, čuo sam od njega divnu rečenicu: „Ne gubim ni minute uzalud. Čak i večeram samo s glavnim računovođom kako bih riješio sva nagomilana pitanja. U tom trenutku doživio sam pomiješani osjećaj suosjećanja i divljenja prema glavnom knjigovođi. Doista, u vrijeme svog krvavog ručka ne može se opustiti i odmoriti.

Poznato je da je posao računovođe vrlo težak, odgovoran, stresan. A obično ga ima puno. Stoga većina računovođa filozofski gleda na činjenicu da često morate ostati do kasno ili raditi vikendom kako biste imali vremena obaviti sve što trebate. Ali na svijetu nema čuda, a s vremenom se stalna preopterećenja osjećaju kroničnim umorom. A umornoj osobi ni najdraži posao nije radost.

Međutim, postoje alati za upravljanje vremenom koji mogu uvelike olakšati posao, učiniti ga predvidljivijim i upravljivijim. Uz njihovu pomoć možete uspjeti obaviti sve planirane stvari i pritom otići kući na vrijeme. Njima je posvećen ovaj članak.

Kako napraviti popis obaveza

Jeste li ikada čuli izreku "Najoštrije sjećanje je gluplje od najtuplje olovke"? Ako ne, onda ga svakako uzmite u službu, jer odražava ključni princip upravljanja vremenom – princip materijalizacije. Kaže: "Ne drži ništa u glavi, sve zapiši i na prikladnom mjestu odmah pronaći, i u ispravnom obliku da shvatiš sebe nakon nekog vremena. Sukladno tome, svi alati za planiranje temelje se na tome da ne pokušavate zapamtiti tražene zadatke, već ih odmah zapisati.

Izrada jednostavnih popisa zadataka najsigurniji je i najučinkovitiji način da ništa ne zaboravite i obavite sve što trebate. Uzmite list papira i zapišete sve što danas treba učiniti. Istodobno, morate odrediti prioritet svih zadataka – od najvažnijih do najmanje važnih. I treba ih raditi po redu. Tada ćete do kraja radnog dana zajamčeno obaviti ono najvažnije i već možete odlučiti jesu li preostali zadaci vrijedni ostati na poslu.

Artikulirajte što treba učiniti

Prilikom sastavljanja popisa zadataka, preporučljivo je koristiti obrazac za unos usmjeren na rezultate. Zamislite da ste sljedeći tjedan sami sebi zapisali: "Ivanov, ugovor." Prošao je tjedan dana, tijekom kojeg vam se dogodilo mnogo različitih događaja. A kad opet vidite ovaj unos, za života ne možete se sjetiti što ste mislili, o kakvom ugovoru govorite i što s njim treba učiniti: podići, sastaviti, potpisati, raskinuti . .. Dakle, u svom unosu morate biti glagol koji označava samu radnju plus njezin rezultat. U našem slučaju, trebate zapisati: "Dostaviti ugovor o zajmu br. ..." Ivanovu na odobrenje.

Planiramo za budućnost

Uz pomoć "poslovnih" lista možete organizirati ne samo kratkoročno, već i srednjoročno, pa čak i dugoročno planiranje. Da biste to učinili, trebate imati tri različita popisa zadataka - za dan, za tjedan i za mjesec (tromjesečje, polugodište itd.). Napominjemo da govorimo o zadacima koji nisu vezani uz određeno vrijeme. Primjerice, izvješća o putovanjima možete prikupljati bilo kojeg dana u sljedećem tjednu, to ne mora biti učinjeno strogo ponedjeljkom u 12.00.

Glavni fokus ove tehnike je redovito pregledavanje popisa i prijenos zadataka s jednog na drugi. Ujedno biste trebali svaki dan pregledavati popis zadataka za tjedan. One zadatke koji su "zreli" da budu dovršeni sljedeći dan, prebacujete na popis zadataka za taj dan. "Nije zrelo" - ostavite gdje su bili. A popis dugoročnih zadataka pregledavate jednom tjedno, na primjer, u petak. Zadatke koje treba obaviti sljedeći tjedan prenosite na odgovarajući popis. Dakle, nećete zaboraviti na one zadatke koje je potrebno izvršiti ne odmah, već kasnije.

Inače, vrijedi i obrnuto. Uostalom, vrijedni računovođa obično pokušava "ugurati" više predmeta na dnevni popis. Pritom je svjestan da ih fizički ne može sve ispuniti, ali se nada najboljem. Što je rezultat? Osoba napušta posao s nedovršenim poslom, stvarajući u sebi kompleks gubitnika. Ali naprotiv, morate planirati onoliko zadataka koliko možete lako obaviti u jednom danu i otići kući s osjećajem postignuća.

Tehnika planiranja najbolje je implementirana pomoću MS Outlooka. Pomoću ploče "Zadaci" možete kreirati popise obveza tako što ćete im dodijeliti određenu kategoriju - "Dan", "Tjedan" ili "Mjesec". A za te kategorije konfigurirajte grupiranje zadataka (pogledajte ilustraciju u nastavku). Tada možete jednostavno prenijeti zadatke s jednog popisa na drugi u sekundi, samo promjenom njihove kategorije. Međutim, ova tehnika je savršeno implementirana i u dnevniku i na pločama za planiranje.

Svaki zadatak ima svoje vrijeme

E sad mi reci da li ti se ikad dogodilo da slučajno sretneš osobu koja ti treba, za koju imaš par važnih pitanja, ali u trenutku susreta su ti kao zlo izletjeli iz glave ? I sigurno, kolege vas često zovu riječima: "Htio sam ti nešto reći, ali zaboravio... Dobro, zapamtit ću - nazvat ću te."

Imamo mnogo zadataka koje treba obaviti ne u određeno vrijeme, već pod određenim uvjetima. Na primjer, kada uspijete uhvatiti direktora, trebate s njim potpisati sve dokumente, raspraviti izvješće, ukloniti pitanja o razgradnji opreme itd. Ali ponekad ne možemo zamisliti kada možemo razgovarati s njim. To znači da ne razumijemo gdje zapisati takve zadatke, jer ih je nemoguće vezati za određeno vrijeme. Ovdje je potrebno kontekstualne tehnika planiranja. To je kada postoji niz uvjeta pogodnih za obavljanje određenog zadatka.

Jedan od naših konteksta je mjesto. Primjerice, kad sam u poreznoj, prijavit ću se na mirenje. Kad idem na službeni put, ujedno ću posjetiti i našu poslovnicu. Odnosno, zadaci su vezani za određeno mjesto.

Drugi kontekst je narod. Svi mi s vremena na vrijeme imamo slučajeve koji su vezani uz neku osobu. Na primjer, kada vidim klijenta N, moram s njim razgovarati o novom cjeniku i produljenju ugovora. Više je konteksta okolnosti, vanjski i unutarnji. Primjeri vanjskih okolnosti: kad je gazda dobro raspoložen, kad izađe taj i taj zakon. Unutarnje okolnosti su, na primjer, oštar nalet inspiracije ili, obrnuto, nespremnost na rad.

Kontekstualno planiranje: razne tehnike

Ovdje se ponovno vraćamo na naše popise zadataka, samo što ih sada grupiramo po kontekstima. Na primjer, počinjemo u odjeljcima dnevnika o tipičnim kontekstima. Recimo da nazovemo jednu od rubrika "Banka" i navedemo sve probleme koje treba riješiti dok ste u banci. Ili, na primjer, "Projekt XXX" - i postojao je popis pitanja koja je potrebno razjasniti za projekt. Glavna stvar je ne zaboraviti na zadatak u pravo vrijeme.

I postoji mnogo takvih metoda kontekstualnog planiranja. Na primjer, na ljepljivu ceduljicu zapišete pitanja koja apsolutno trebate snimiti na sastanku i stavite ovaj komad papira u kutiju za naočale. I znate da je prvo što učinite na svakom sastanku izvadite i stavite naočale. Sukladno tome, pitanja za raspravu podsjetit će se sama na sebe.

Možete pripremiti kontekstualne mape za različite prilike. Na primjer, znate da će vam se za godinu dana urediti ured sa zamjenom prozora. Uzmite mapu "Popravak" i u nju stavite sve "računovodstvene" članke, dopise Ministarstva financija i Federalne porezne službe na ovu temu itd. Vjerujte mi, kada dođe vrijeme da uzmete u obzir troškove popravka, sadržaj mape bit će vam od velike pomoći i uštedjeti puno vremena.

Više o upravljanju vremenom u MS Outlooku možete saznati iz knjige: G. Arkhangelsky. "Formula vremena". Može jednostavno postaviti vaše računalo za mini-automatizaciju vašeg osobnog sustava planiranja.

Prilikom planiranja pomoću MS Outlooka, kategorije dodijeljene zadacima mogu se koristiti kao konteksti. Na primjer, možete stvoriti kategorije "Šef", "Banka", "Porez", "Projekt XXX" itd. A kada se pojave određeni zadaci, odmah ih dodajte u željenu kategoriju. Kada vas šef nazove, možete otvoriti "njegovu" kategoriju, vidjeti sve zadatke koji su joj priloženi i brzo ih riješiti.

Računovođe, jeste li spremni za promjenu okolnosti? Uvijek spreman!

U poslovnoj praksi nagla promjena zadataka je česta pojava, a svakako je depresivna. Međutim, možemo planirati stvari tako da promjene nanesu malu ili nikakvu štetu našim planovima. Za to je prikladno koristiti kruto-fleksibilni algoritam raspoređivanja. To uključuje podjelu naših dnevnih zadataka u tri vrste.

Prva vrsta- ovo je teški zadaci,čije je izvršenje vezano za određeno vrijeme. Njihovo planiranje je uobičajeno - samo ih zapisujemo na vremensku mrežu dnevnika. Na primjer, u 10 sati - sastanak, u 12 sati - poziv socijalnog osiguranja, u 17 sati - sastanak.

Druga vrsta - fleksibilni zadaci, nije vezan za vrijeme. Na primjer, trebate napisati propratno pismo za pojašnjenje. I nije važno kada to radite: u 11 sati ujutro ili u 3 sata poslijepodne. Glavna stvar je danas.

I konačno treći tip- ovo je proračunski zadaci zahtijevaju vremenski proračun. Na primjer, sastaviti saldo za 9 mjeseci. Jasno je da to nije pitanje jedne minute, trebat će vam barem par dana.

Načelo kruto-fleksibilnog pristupa planiranju dana je da ne uključuje one zadatke koji nisu striktno vezani za određeno vrijeme u satnoj mreži. Da bismo to učinili, stranicu našeg dnevnika podijelimo na pola okomito.

(1) U mreži sata bilježimo samo teške zadatke. Ovdje također postavljamo proračunske zadatke, dodjeljujući za njih potreban vremenski proračun.

(2) Na desnoj strani dnevnika ispisujemo popis svih fleksibilnih zadataka, redajući ih po prioritetu.

Tako imamo pred očima cjelokupnu sliku dana. Znamo što su teške stvari i koliko vremena moramo učiniti. Razumijemo koje dugotrajne zadatke treba obaviti i za njih imamo rezervirano vrijeme. Pritom jasno vidimo slobodno vrijeme i mirno se nosimo s fleksibilnim zadacima. Ako se pojave novi zadaci, samo moramo ponovno odrediti prioritete i, ako je potrebno, promijeniti redoslijed obavljanja stvari. Općenito, plan se ne mijenja.

Sumirajući planiranje dana, ističemo osnovna pravila.

1. Na početku radnog dana izdvajamo 5-10 minuta za planiranje zadataka. U idealnom slučaju, treba ih planirati navečer. Ali to ne uspijeva uvijek, osim toga, uoči možda ne znamo za neke hitne stvari. Stoga navečer možete smisliti okvirni plan za dan, a kada dođete na posao, mirno razjasnite ima li hitnih stvari.

2. U vremensku mrežu unosimo samo teške zadatke.

3. Plan dana, sastavljen na način da je svaki redak dnevnika zauzet, sam po sebi već zamara i uznemiruje. Stoga količina planiranog vremena ne smije prelaziti 70% ukupnog radnog vremena. 30% za nepredviđene okolnosti. Pokušajte u svom planu imati više "zraka", odnosno vremena u rezervi. Što je više, veća je vjerojatnost da će se plan ispuniti, a pritom ćete ostati dobrog zdravlja i dobrog raspoloženja.

Vrlo često možete sresti ljude koji se stalno žale, kažu, imaju jako malo slobodnog vremena, sve je isplanirano do minute. Postaje zanimljivo: ljudi bi se mogli žaliti na nedostatak vremena, ali nema načina da se nađe pola sata za predah. Postoji neka vrsta rezonancije, zar ne? Da, ponekad smo jako zauzeti i ne možemo ni prestati raditi, želimo sve napraviti, trudimo se brzo zatvoriti raspored za mjesec dana. A ponekad ljudi jednostavno ne znaju kako pravilno rasporediti svoje vrijeme, koje je, usput rečeno, zlata vrijedno. Razgovarajmo o planiranju rada.

Zašto nam često ponestane vremena?

Nedostatak vremenskih resursa može se pronaći gotovo posvuda. Vrlo često možemo raditi jednu stvar, ali apsolutno nemamo vremena za drugu. Kako biti? Zašto uvijek nedostaje vremena?

1. Žuriti. Jedan od glavnih razloga njegovog izostanka je stalna žurba. Istina je da ako vam se negdje žuri, vrijeme prolazi nezapaženo, ali zapravo se ništa nije dogodilo da završi. Ljudi su zaboravili da će, ako se ponašate odmjereno, ovo biti najbolji pametan potez za praćenje vremena i ispravno ga planiranje.
2. Ishitreno donošenje odluka.Čini se da je dovoljno vremena za obavljanje posla, ali nešto ipak nije u redu. Činjenica je da ponekad možete sresti ljude koji ne razmišljaju i odmah su na licu mjesta. Često se takve nestalne radnje uopće ne promišljaju. A ovo je jako loše. Gužva oko donošenja odluke vrlo je loše ponašanje. Zato nam se čini da vremena gotovo da i nema, jer treba odlučiti da, treći, deseti – kamo da idemo!
3. Previše stvari. Ljudi često preuzmu ogromnu količinu stvari koje žele učiniti odmah, ali u isto vrijeme ništa ne uspijeva. Čini se da posla ima, ali ga ima toliko da je jednostavno nemoguće izaći na kraj. Vrijeme jako nedostaje, morate sve učiniti maksimalno: lijepo, izvrsno, na vrijeme. Čovjek počinje paničariti, izmišljati si milijun "isprika" da se mnogo toga nakupilo, potvrđujući time da je vrijeme izgubljeno i da mu to jako nedostaje.
4. Kršenje rangiranja predmeta po važnosti. Neki rade sljedeće: preuzimaju ono što se čini prioritetom, ali obavljati ovaj posao je lako kao ljuštenje krušaka; možete to preuzeti malo kasnije. Dakle, odgađajući najvažnije, teške i ozbiljne trenutke za kasnije, ljudi rade ono što je lako. Najteže ostaje na kraju radnog dana. Naravno, vrijeme neće biti dovoljno. Zato treba krenuti obrnutim redoslijedom kako ne bi nedostajalo vremena: prvo najteže, a onda na kraju – ono lako.
5. Pogrešan početak dana. Da, može čak i pokvariti cijeli dan. Čini se, ali kako to uopće može utjecati na planove? Jako jednostavno! Na primjer, probudili ste se s izgorjelim doručkom, pas je pojeo bilježnicu, a vaš sin je odbio ići u školu. Mislite li da ćete nakon takvog nečega imati želju pristupiti poslu s entuzijazmom? Naravno da ne. Štoviše, odgodit ćete trenutak, razmišljati jako dugo, reakcija će postati inhibirana, pojavit će se divlja želja za spavanjem, a razne misli će vam pasti na pamet samo da vas odvrate od ozbiljnih stvari. Zato, kao rezultat, postoji užasan nedostatak vremena za planiranje i pravilno građenje radnog dana.

Osnovna pravila planiranja na samom početku dana

Odlično raspoloženje za cijeli dan. Točno kažu, kojom nogom ustaneš - i proći će cijeli dan. Ako ste ujutro dobro raspoloženi, ali vas naboj pozitivnih emocija neće tjerati na čekanje. Oni koji imaju šik raspoloženje odmah postižu uspjeh. Neka vam postane navika buditi se u odličnom raspoloženju da vam to nitko i ništa ne pokvari. Možete čak započeti dan s tri važna pitanja koja ćete morati riješiti u jednom danu:

• Kako me točno današnji dan može približiti mom cilju?
• Što trebam učiniti kako bih izvukao maksimum iz današnjeg dana?
• što trebam učiniti da uvijek zadržim svoje tijelo u ovakvom stanju uma?

Dobar obilan doručak i bez žurbe. 90% ljudi je sretno samo zato što imaju priliku, tijesno, nigdje u isto vrijeme polako. Vjerujte, takav početak novog dana ne samo da vas razbudi za ostatak dana, već vas nabije i neopisivim emocijama. Da biste dobro jeli i nikuda ne žurili, samo trebate ranije ići u krevet. To je glavna tajna uspjeha i vrhunac planiranja radnog dana.

Počnite raditi u isto vrijeme. Kako biste što točnije isplanirali svoj raspored rada i uspješno započeli dan, jutro morate započeti u isto vrijeme. Tijelo postupno postaje disciplinirano, a onda će tražiti ono što ste ga naučili činiti. Isto je i s poslom: pokušajte svom tijelu objasniti u koje vrijeme treba započeti moždana aktivnost i radna gužva da bude spremno. Nakon nekog vremena i sam će početi biti aktivan i tražiti početak radnog razdoblja.

Bez preterivanja prije posla. Vrlo često su mnogi spremni učiniti sve, samo ne ono glavno. Kako ne bi došlo do takvog nakupljanja i da biste mogli odmah krenuti s poslom, ne zaboravite si reći čvrsto "stani". Planiranje dana odmah zaluta čim osoba počne izbjegavati glavne stvari. Kao rezultat toga, sve što je bilo prioritetno je samo napola napravljeno. Pokušajte prvo učiniti sve što je prijeko potrebno, a tek onda rješavajte sporedne probleme.

Princip 70/30. Obavezno unesite 70% podataka u svoje: to uključuje točno vrijeme, što ćete točno raditi i koliko dugo. 30% ostaje u vašoj glavi: na primjer, mjesto gdje se trebate naći ili ime prijatelja kojem želite poslati poruku. Živčani sustav uvijek treba biti maksimalno zaštićen od preopterećenja. Ako 100% unesete sve što vam treba u svoju bilježnicu, onda vam mozak može doslovno proključati. Stoga postavite određene granice za planiranje svog radnog dana.

Osnovna pravila za planiranje usred dana

Priprema za rad. Recimo da imate veliki stol na kojem je, zapravo, sav posao u punom jeku. Prvo što trebate učiniti je ukloniti sve nepotrebne papire i ostalo iz njega. Ostavite na stolu samo ono što vam je potrebno. Dodatne informacije pred vama neće dovesti do ničega dobrog i samo će apsorbirati vaše vrijeme. Pripremite se za posao da sve bude besprijekorno spremno.

Postavljanje rokova. Zadatak koji vam je povjeren mora biti dovršen na vrijeme, o čemu jednostavno morate razgovarati. Djelujte u svoju korist i “cjenkajte” vrijeme kako biste i vi i druga osoba koja povjerava zadatak bili što ugodniji. Ako želite moći sami planirati svoje vrijeme, onda jednostavno ne možete bez zadanih rokova za rješavanje zadataka i njihovo izvršavanje. Ako mislite da se nećete nositi s poslom – samo tražite još malo vremena, neka bude rezerva. Recimo da trebate pripremiti zanimljiv projekt, koji će zapravo trajati nešto više od mjesec dana. Postavite rok od 1,5-2 mjeseca, uzimajući vrijeme s marginom.

Odbijanje svih "hitnih" manjih pitanja.Često se događaju nepredviđene situacije, jednostavno je nemoguće ne obratiti pažnju na njih. No, ponekad su hitni trenuci toliko sitni da mogu pričekati dok se ne odluči neka ozbiljnija i globalnija stvar na kojoj, inače, radite. Sve, naravno, ovisi o okolnostima, ali poštujte svoje planiranje, u mogućnosti ste ispravno i taktično odbiti apsolutno ne hitne odluke.

Pauze su važne. Raditi bez pauze je vrlo pogrešna stvar. Pauze su u svakom slučaju vrlo važne i potrebne da se tijelo odmori. Držite se redovitog rasporeda tijekom vaših radnih aktivnosti, redovito se zaustavljajte barem na par minuta kada osjetite da vam je potreban odmor. Planiranje radnog dana ne znači samo stalan rad, neumorno. Plan uključuje sve zajedno: i aktivnost i odmor.

Svaki predmet voli svoje mjesto. Ovdje je sve vrlo jednostavno: nakon rada s nečim, ne zaboravite staviti predmet na svoje mjesto. Stvar se uvijek mora vratiti tamo odakle je uzeta. Takav zanimljiv pristup pomoći će uštedjeti vrijeme u daljnjem radu, nećete nekoliko sati tražiti ono što vam je potrebno, jer je potrebna stvar odavno na svom mjestu.

Glatka završna obrada. Nemojte sve ispustiti čim vidite cilj. Započeti posao uvijek mora biti dovršen do kraja. Štoviše, cilj bi trebao biti spor, s glatkim pristupom. Ako sve bacite naglo, onda od toga neće biti ništa dobro. Planiranje radnog dana smatra se idealnim kada je svaki zadatak uredno obavljen, a kao rezultat se izvlače mali zaključci.

Isplativi minuti. Ako imate slobodnu minutu tijekom cijelog dana, nemojte je gubiti uzalud. Radije otvorite svoje planiranje i razmislite o tome što još morate učiniti, kako ćete se točno prihvatiti posla i tako dalje. Drugim riječima, korisno provedite slobodno vrijeme ispunjavajući neplaniranu prazninu nekom zabavnom aktivnošću.

1 sat za sebe. Među užurbanim radnim rasporedom, koji je raspoređen po satu, svakako nađite vremena za sebe. To se zove "zatvoreni" sat, kada se osoba ograđuje od bilo kojeg posla, ma koliko hitnog bio, i koristi individualno vrijeme za bilo koju svoju aktivnost. Želiš li jesti? Dobro, daj sat vremena. Želiš li samo odspavati? Zašto ne leći, dobivajući snagu? Čovjeku treba samo 1 sat da sabere misli i nastavi raditi.

Provjera planova. Kako bi radni dan bio izgrađen u lancu, ne zaboravite da je potrebno i sami sebe provjeriti. Na primjer, na kraju radnog dana možete se na kraju zbuniti i prestati razumjeti neke stvari. Stoga se uvijek još jednom provjerite kako biste bili sigurni da sve ide po vašem planu.

Osnovna pravila za planiranje na kraju dana

Poništeno - dovršeno. Sada možete nastaviti s onim trenucima koje još niste dotakli, ali ste znali da je to lako učiniti. Nakon završetka glavnog tijeka posla, svakako prijeđite na sporedne zadatke koji se odmah rješavaju. Vidite, dan počinje s najtežim i najvažnijim, a završava sporednim, ali jasno izvedenim trenucima.

Planiranje za sljedeći dan. Možda najosnovnija stvar kada završavate svoj dan i započinjete novi. Razmislite o svom radnom danu, koji će biti sutra, prvo zapišite sve što treba učiniti, a tek onda upišite dodatne točke. I općenito, neka vam bude velika navika da sve radite unaprijed, naime, planirate svoj radni dan prije spavanja tako da ujutro sve bude spremno.

Važnost aktivnog načina života

Usput, vrlo je važno voditi zdrav način života kako bi sve bilo na policama. Vidite, čak i u planiranju radnog dana sport pomaže živjeti i kretati se prema uspjehu. Uključivanjem fitnesa u svoj život, ili, možete se zauvijek osjećati loše i "labav" neredoviti raspored. Kako kažu, sport disciplinira čovjeka u svakom smislu. Planiranje radnog dana sada će postati ne samo ugodna navika, već i sastavni dio života, bez kojeg je nemoguće krenuti dalje.

Vidite kako je svima lako i jednostavno planirati svoje vrijeme. Dovoljno je samo sastaviti shemu rada prema kojoj ćete ići dalje. Svakako slijedite sve gore navedene točke, već su testirane u praksi. Učinkovitost metoda je 100%. Planirajte svoj radni dan što točnije, probudite se u odličnom raspoloženju, ujutro napunite baterije i ne dopustite da se vaše tijelo umori i preumori.

Siguran sam da je svatko od vas mnogo puta primijetio sebe: čini se da cijeli dan oreš kao pakao, nevjerojatno zauzet nečim, ali do kraja dana, razmišljajući o tome što si danas uspio, shvatiš s velikim iznenađenjem da nema značajnijeg rezultata.

Kako prosječnom Rusu obično prolazi dan? Probudio se, jeo (ako već imaš nešto za jelo). Krenuo sam na posao s mislima: “Danas je važan dan. Sve treba učiniti danas! Stigao sam, sjeo za svoj stol i pogledao u monitor: Dakle, gdje bi bilo bolje početi...?. Bilo bi potrebno provjeriti poštu ..., dobro, u kontaktu na putu ići na minutu ... Prošla su dva sata. Sjetio sam se da moram raditi. Taman sam počeo raditi, odjednom su muškarci pozvali na dim, otišli s njima, pola sata je prošlo nezapaženo uz razgovor. A onda će ručak biti uskoro, zašto se mučiti s natezanjem, jer nakon ručka ima puno vremena, imat ćete vremena za sve. Nakon večere, šef me iznenada poslao na sastanak s partnerima. Dođeš u ured navečer, shvatiš da nisi napravio ništa, ostaješ na poslu da sve završiš. Odjednom se sjetiš da je danas rođendan nekom bliskom čovjeku, nazoveš ga, čestitaš mu i kažeš da nećeš doći, jer. puno posla. Dođeš s posla, nema raspoloženja, umoran kao pas, uzmeš par boca piva da popraviš raspoloženje. Nema želje za igranjem s djecom, sa ženom (mužem) sada također nije najbolje vrijeme za provod. Upalio je TV i ubrzo se onesvijestio u stolici, a da nije ni dopio pivo. I tako dan za danom...

Nadam se da ćete maksimalno iskoristiti svoj dan. Međutim, puno ljudi tako živi svaki dan. Naravno, ovo što sam naveo kao primjer je mali dio onoga što se stvarno događa ljudima. Postoji i hrpa drugih nuspojava. A sve zbog činjenice da čovjek živi za danas i troši ga kako se okolnosti razvijaju. Stoga je produktivnost, kako u planu rada, tako i u obitelji, blizu nule. Srećom, postoji izlaz. Svakodnevno planiranje vašeg dana pomoći će povećati vašu produktivnost.

Svakodnevno planiranje vašeg vremena sastavni je dio svake uspješne osobe. Uostalom, kada čovjek uvijek zna što želi i što treba učiniti u određenom trenutku, uspijeva učiniti puno više od nekoga tko svoj dan provodi “kako ide”.

Dat ću vam deset osnovnih pravila, pridržavajući se kojih možete stvoriti vlastita radni rasporedšto učinkovitije. Naravno, ovo nije lijek i svatko može uređivati ​​svoj dnevnik u skladu sa svojim snagama, opterećenjem, brzinom zadatka, spavanjem, odmorom itd.

PLANIRANJE VRIJEME. 10 PRAVILA.

1. Pokušajte se držati principa 70/30.
Planirati apsolutno sve svoje vrijeme je nepraktično, jer. u ovom slučaju, vaši će postupci biti potpuno u suprotnosti s vašim rasporedom. Da, i potpuno "zatvaranje" vašeg vremena u dnevniku dovest će do činjenice da ćete biti u preuskim granicama i stalno se osjećati kao neka vrsta robota, čiji je cijeli život zakazan svake minute.

Optimalno rješenje je planiranje 70% vlastitog vremena. Slažete se, neke je događaje teško predvidjeti, a gotovo svaki dan postoji neka vrsta "efekta iznenađenja", tako da uvijek trebate ostaviti malo slobodnog vremena. Ili, alternativno, napravite određenu zalihu u svakom vremenskom razdoblju.

2. Večeras napravite plan za sljedeći dan.
Planiranje sljedećeg dana na kraju današnjeg dana je pohvalno, ali kako ne biste ništa zaboravili, svakako zapišite sve što radite. Odvojite zadatke po važnosti tako da bilježnicu podijelite u dva stupca. U prvom napišite što treba odmah učiniti. U drugom – što je manje bitno i u slučaju više sile može se pomaknuti za neki drugi dan.

Prekrižite zadatke i zadatke koje ste dovršili, jedan po jedan. To će vam poslužiti kao dodatni poticaj i dodati novu snagu za rješavanje preostalih zadataka. Što vam je manje zadataka preostalo, to ćete dobiti više povjerenja da ćete se nositi s njima.

Na kraju svakog dana, na samom dnu, možete dodati natpis poput: „Ura! Uspio sam”, “Bravo! Ali ovo je tek početak!”, “Sve sam uspio! Ja sam cool! Ali ima još puno toga za napraviti!”. Ovaj natpis će vas i ujutro stimulirati da ostvarite svoje ciljeve, a da se pritom ne opustite.

3. Pokušajte završiti većinu planiranog prije ručka.
Kada usred dana shvatite da je ono najvažnije za danas gotovo i da je već iza, puno je lakše izvršiti preostale zadatke. Iskoristite stanku za ručak da riješite svoj osobni posao (nazovite rodbinu, odgovorite na propuštene pozive, razgovarajte o kreditnim pitanjima s bankom, platite račune itd.). Ostavite minimum za večer (pregovori s developerom, odlazak u salon, kupnja namirnica, vježbanje u teretani).

4. U svaki radni sat dodajte minute odmora.
Obavezno pravilo za sve. Što se češće odmarate, to će vaše aktivnosti biti produktivnije. Svatko bira najprikladniju shemu za sebe, ali dvije sheme rade posebno dobro: 50 minuta rada / 10 minuta odmora ili 45 minuta rada / 15 minuta odmora.

Dok se opuštate, uopće nije potrebno pušiti bambus i pljuvati u strop dok ležite na kauču. Uostalom, ovo vrijeme se može dobro iskoristiti. Zagrijte se: radite sklekove, povucite se, stanite na glavu (ako prostor dopušta), radite vježbe za vrat i oči. Uredite svoj radni prostor, očistite kuću ili ured, pročitajte knjigu, prošetajte vani, obavite zakazane pozive, pomozite kolegama (obitelj ako radite od kuće) itd.

5. Pokušajte stvoriti realno planiranje.
Nemojte se zatrpavati poslom s kojim se ne možete nositi. Nemojte ići u krajnost s pretjeranim planiranjem (kao da ste za sve planine) i planirajte samo onoliko posla koliko možete realno podnijeti.

Molimo nemojte brkati planiranje s ciljevima. Vaši ciljevi mogu biti super-veliki, oni bi, u principu, trebali biti takvi. Ali da bi se ti ciljevi postigli u najkraćem mogućem roku, mora postojati realno i kompetentno planiranje postavljenih zadataka. To apsolutno ne znači da morate raditi svaki dan dok ne izgubite puls kako biste što prije postigli svoj cilj. Bolje je raditi jednu stvar u malim porcijama postojano svaki dan nego raditi istu stvar od početka do kraja dana kaotično i na brzinu. Tada nećete biti iscrpljeni, a postizanje ciljeva odvijat će se sustavno.

Osim toga, na kraju svakog dana dodajte stupac "Plan dovršen do ____%" i tamo unesite postotak vaših dovršenih zadataka za danas. To će vam poslužiti kao dodatna stimulacija, kao i prilika za usporedbu rezultata i naknadno odgovarajuće prilagodbe prilikom planiranja vremena.

Pokušaj svaki dan, barem ne puno, ali preispuni plan. Oni. pokušajte dodatno zatvoriti one zadatke koji nisu bili naznačeni u planu. Naravno, njihovo rješenje treba poduzeti tek nakon što su svi planirani zadaci već dovršeni. Slažem se, lijepo je gledati svoju super-produktivnost, gledajući brojke 105%, 110%, 115% na kraju svakog radnog dana.

6. Radite velike zadatke u malim dijelovima.
Ova se taktika naziva i taktikom "rezanja salame". To je primijetio i Einstein većina ljudi uživa u cijepanju drva jer radnju odmah slijedi rezultat. Podijelite svoje ciljeve i projekte na male porcije i dovršite ih prilično dugo, svaki dan posvećujući ovom poslu oko dva sata. Postizanju prvog međucilja također će se identificirati određeni rezultati koji će potaknuti provedbu preostalih zadataka.

Na primjer, uzmimo stvaranje nekog proizvoda: svaki dan možete glupo dodati redak "Kreiraj video tečaj" u svoj dnevnik i raditi na ovom tečaju. Ali u ovom slučaju postoji nekoliko velikih minusa:

• nemate mogućnost unaprijed predvidjeti trajanje svog tečaja
• svaki dan ne znaš kako nastaviti raditi na tečaju
• ne osjećate se zadovoljni obavljenim radom dok u potpunosti ne završite svoj tečaj

Ako se, međutim, stvaranje tečaja podijeli na mnogo malih dijelova i postupno zatvori, onda se svi navedeni nedostaci mogu lako izbjeći.

Oni zadaci čije obavljanje kod Vas izaziva, najblaže rečeno, nezadovoljstvo ili u kojima ste nesposobni, slobodno delegirajte drugim stručnjacima koji takve zadatke obavljaju iz zabave. Uštedjet ćete puno vremena, a planirani posao obavit ćete profesionalnije.

7. Šutite neko vrijeme.
Često se događa da su televizor u susjednoj sobi, radio koji radi danima, nečiji glasovi, ljudi koji prolaze pored vas, zgrada u izgradnji u susjednoj ulici, kao rezultat toga, toliko dosadni da je jednostavno nemoguće normalno se koncentrirati na važne stvari. Umjesto rješavanja konkretnih problema u glavi mi se vrte najlonke za 574 rublje koje je danas kupio vaš zaposlenik ili posljednji super-mega hit Justina Biebera koji se sada vrti na radiju.

Za obavljanje iznimno važnih zadataka potrebno je moći raditi tiho, bez ikakvih smetnji izvana. U tom slučaju možete, uz maksimalnu koncentraciju, postići najveću produktivnost i učinkovitost.

8. Odložite stvari kada ih završite s upotrebom.
To će vam uštedjeti puno vremena u budućnosti, a također će vam pomoći da izbjegnete nered. Ne uzalud kažu: „Ako želite znati o svom budućem partneru, pogledajte njegovu radnu površinu. Kakav je red na njegovom stolu - takav je red u njegovim poslovima.

Savjetujem vam da općenito izbacite sve svoje stare i nepotrebne stvari, riješite se viška smeća kako bi na stolu ležale samo najnužnije stvari za posao.

Držite stvari na dobro definiranim mjestima. Na primjer, sve dokumente držite u zasebnoj mapi ili kutiji, račune i račune također čuvajte u čipovima na određenom mjestu, olovke i olovke na najprikladnijem mjestu za korištenje. Srećom, sada možete jednostavno kupiti posebne komplete, kutije, kutije za rješavanje ovog problema.

Učinite to i osjetite nevjerojatan učinak!

9. Riješite se stvari koje vam ne trebaju.
Sve zalihe starih stvari koje su ostavljene u slučaju da vam “što ako vam dobro dođe” neće donijeti ništa osim dodatne prašine i nereda. Osim toga, vjeruje se da stvari koje šaljemo "u otpad" na polukatu, u koferima, ispod sofe, u smočnici, na kuhinjskom setu, nose negativnu energiju.

To se, kao što razumijete, odnosi ne samo na radnu površinu, već i na radni i kućni prostor općenito. Stoga se nemilosrdno riješite ovih “vrlo potrebnih stvari koje vam je žao baciti”. Skupite sve dobro u kamion, odvezite ga na deponiju i spalite. Ako je stvarno šteta, onda sve stavite pored ulaza, potrebiti će to brzo riješiti. Odjeća i obuća mogu se dostaviti u sirotišta i staračke domove. Bit ćete samo zahvalni.

10. Vodite aktivan i zdrav način života.
Ako još niste baš raspoloženi za sport, gimnastiku, vodene postupke, pravilnu prehranu i sl., savjetujem vam da nešto od toga dodate u svoju svakodnevicu. Dajem vam 100% jamstvo da ćete biti vrlo zadovoljni rezultatima. Glavna stvar je da se ne zajebavate i da se striktno pridržavate svog sportskog rasporeda. Nećete ni primijetiti kako će se vaše zdravlje i opće tjelesno stanje brzo poboljšati. Loših se navika također lako možete riješiti ako postavite cilj i izgradite dobre navike umjesto loših navika.

Treba imati na umu da je najbolji san prije ponoći, jer. u tom periodu vaše tijelo odmara i dobiva snagu na najbolji mogući način. Drugim riječima, idi spavati danas, ne sutra.

Dovoljno spavajte, vježbajte, jedite ispravno. Vaše tijelo će vam zahvaliti dobrim zdravljem, visokom razinom pozitivne energije i spremnošću za produktivne aktivnosti.

Na kraju ću dati primjer svoje rutine kako biste imali s čime usporediti. Ne mogu reći da je savršena svestrana raspored za sve, ali meni osobno u potpunosti odgovara. U odnosu na moju prvu rutinu, više puta je prilagođavana i trenutno izgleda ovako…

SAVRŠENO PLANIRANJE VAŠEG DANA IZ MOJEG GLEDIŠTA

06:00-07:00	Ustajanje, vježbanje, tuširanje, jutarnje trčanje, jutarnje procedure, tuširanje
07:00-07:30	Doručak
07:30-08:30	Odmor, provjeravanje pošte, ostalo
08:30-09:00	idem u ured
09:00-12:00	Tijek rada (upisani su najvažniji zadaci za danas)
12:00-12:30	Večera
12:30-13:00	Odmor, ostalo
13:00-14:00	Čitanje književnosti
14:00-18:00	Tijek rada (upisuju se manji zadaci za danas)
18:00-18:30	Večera
18:30-19:00	Preispunjenje plana, planiranje za sljedeći dan
19:00-19:30	Odlazak kući
19:30-22:00	Kućanski poslovi, teretana, aktivnosti na otvorenom, šetnje, zabava, susreti s prijateljima
22:00-22:30	Sumiranje, konačna prilagodba rasporeda za sljedeći dan, priprema za spavanje
22:30-06:00	San

Nekoliko napomena o planu:

• The rutinski obračunava se radnim danima (radnim danima) i ne odnosi se na vikende. Za vikend bi trebao postojati plan, ali je skrojen posebno za odmor (sve ostaje isto, ugrubo govoreći, samo se Workflow mijenja u Odmor), u ekstremnim slučajevima neki radni trenuci se prebacuju na slobodan dan (ako nešto nije bilo učinjeno ili nešto smrtonosno).
• Svako vremensko razdoblje uzima se s određenom marginom. Odstupanje od rutine u trajanju od 30 minuta je normalno.
• Svako jutro može početi u različito vrijeme. Samo sam prešao na ranije vrijeme kako bih mogao učiniti više i to je dalo pozitivne rezultate.
• Vrijeme polaska od kuće do posla i natrag također može biti različito za svakoga. Odabrao sam za sebe optimalno vrijeme – kada se u gradu već popuštaju prometne gužve.
• Svakodnevno čitanje literature smatram obveznim pravilom za sve. Ako vrijeme ne dopušta čitanje na poslu, čitajte za ručkom, u autobusu, nakon posla, prije spavanja.
• Događa se da u vezi s dodatnim slučajevima morate ići u krevet mnogo kasnije. U svakom slučaju, pokušajte se probuditi prema svom rasporedu, inače će vam se dnevna rutina stalno pomicati, a to nije dobro.
• Vikendom možete kasno ustati i kasno ići spavati, ali se i pridržavati rasporeda tako da se budite i spavate u isto vrijeme (primjerice, sat-dva kasnije nego radnim danom).

Za planiranje vremena možete koristiti organizator, bilježnicu, običan list papira, bilježnicu, razne posebne programe i aplikacije. Osobno koristim Google kalendar koji je vrlo jednostavan za korištenje. Osim što ima niz korisnih funkcija, sinkroniziran je s mobilnim uređajima, što znači da je uvijek pri ruci, gdje god se nalazili. Općenito, na području sinkronizacije aplikacija, Google čini goleme korake. To uvelike olakšava rad kada su sve vrste pomoćnika pri ruci na jednom računu, koji su također međusobno sinkronizirani. Više ne mogu zamisliti rad na računalu i telefonu bez Google Chromea, Kalendara, YouTubea, Drivea, Translatora, Google+, Karta, Analitike, Picase i mnogih drugih korisnih usluga. Također vam savjetujem da koristite Wunderlist Super Scheduler

To je sve što sam ti danas htio reći. Ako već ne vodite svoj dnevnik i ne postavljate sebi ciljeve, počnite to činiti odmah i nastavite to raditi cijelo vrijeme! Nadam se da će vam gornjih 10 zlatnih pravila pomoći u planiranju vremena i da ćete početi raditi mnogo više.

Menadžer (specijalist) svaki dan mora donositi odluke o tome kako najbolje iskoristiti svoje radno vrijeme. Planiranje je projekt radnih procesa za nadolazeće vremensko razdoblje. I vrlo je važno organski povezati planiranje radnog vremena i željene rezultate aktivnosti. To se može postići primjenom u praksi osnovnih načela i pravila planiranja radnog vremena.

Osnovna načela i pravila planiranja:

1. Pravilo 60:40 ("zlatno" pravilo planiranja).

2. Analiza aktivnosti i utroška vremena.

3. Spajanje zadataka. Izrada akcijskog plana. Određivanje prioriteta.

4. Pravilnost, dosljednost i dosljednost planiranja.

5. Realno planiranje..

6. Naknada za izgubljeno vrijeme.

7. Pisani oblik.

8. Prenošenje onoga što nije učinjeno.

9. Popravljanje rezultata umjesto akcije. Bolje je bilježiti rezultate, odnosno ciljeve (krajnje stanje) u planovima, a ne bilo kakve akcije. “Nemoj zvati”, nego “slažem se”.

10. Uspostavljanje privremenih normi.

11. Rok.

12. Određivanje prioriteta (stupanj važnosti).

13. Riješiti se "tiranije" žurbe. Ono što je najhitnije nije uvijek najvažnije.

14. Delegiranje (preraspodjela) predmeta.

15. "Upijači vremena" i rezerve vremena.

16. Recikliranje - dvostruka provjera.

17. Slobodno vrijeme, vrijeme za planiranje i kreativnost.

18. Alternative. Odabir najboljeg načina rješavanja problema.

19. Raznolikost.

20. Vremensko usklađivanje s x planova.

Sustav planiranja radnog vremena.

Za postizanje najboljih mogućih rezultata pri planiranju radnog vremena, menadžer (specijalist) treba koristiti koncept kao što su „razdoblja planiranja“: dan, tjedan, mjesec, godina. Svako razdoblje planiranja mora se razmatrati zasebno.

U poslovnom životu opravdala su se sljedeća razdoblja planiranja:

dugoročni ciljevi - 3-5 godina (ili više) - planovi za nekoliko godina;

srednjoročni ciljevi - 1-3 godine - godišnji plan;

trenutni planovi - 1 tjedan - 3 mjeseca - mjesečni, desetodnevni planovi.

razdoblja planiranja.

Godišnji plan. Na kraju odlazeće godine potrebno je postaviti najznačajnije zadatke i ciljeve za sljedećih 12 mjeseci. Istodobno, u većini slučajeva dovoljna je raščlamba na četvrtine.

Tromjesečni plan. Služi kao alat za praćenje provedbe godišnjeg plana. Tijekom godine, u redovitim razmacima, treba razmotriti događaje iz proteklog razdoblja i po potrebi promijeniti ili odgoditi datume (privremena kontrola). Na kraju svakog tromjesečja moguće je postaviti mjerila za sljedeća tri mjeseca i odrediti koje zadatke u sljedećem tromjesečju treba precrtati, koje premjestiti, a koje dodati.

Mjesečni plan. Zadaci i ciljevi uzeti u obzir u mjesečnom planu prenose se iz tromjesečnog plana, a po potrebi i iz plana za prošli mjesec. Budući da se točnost planiranja povećava kako se vremenski horizont približava, u mjesečnom planu zadaci se uzimaju u obzir detaljnije (utrošak vremena se vodi u satima).

Desetljetni plan. Pretpostavlja još detaljniju, točniju prognozu za nadolazeće razdoblje.

Dnevni plan. Gradi se na temelju desetodnevnog plana. Utvrđuje koji se zadaci i predmeti moraju završiti tijekom odgovarajućeg radnog dana, a nepredviđeni se dodaju prethodno planiranim.

Dnevni plan je posljednji i ujedno najvažniji korak u sustavu planiranja vremena, konkretno utjelovljenje (provedba) postavljenih ciljeva.

Na primjeru dnevnog plana, razmotrimo pet faza sustavnog planiranja vremena.

Izrada planova za radni dan metodom Alpe.

Pet faza alpske metode.

Ova metoda je relativno jednostavna i lako se pamti, jer se temelji na memotehnici: početna slova simboliziraju predmetne koncepte.

Metoda uključuje pet faza:

1. Izrada popisa radnih aktivnosti i aktivnosti predviđenih za izvršenje.

2. Preliminarna procjena trajanja planiranih radnih aktivnosti i aktivnosti.

3. Rezervacija radnog vremena po pravilu 60:40.

4. Donošenje odluka o određivanju prioriteta, preraspodjelu ili odustajanju od nekih radnih aktivnosti i aktivnosti predviđenih za izvršenje.

Kontrola i prijenos poništenog.

Razmotrimo svaku od faza detaljnije.

1. Izrada popisa radnih aktivnosti i aktivnosti predviđenih za izvršenje.

Zabilježite pod odgovarajućim naslovima "Plana dana" sve što je potrebno učiniti sljedeći dan:

zadaci s popisa obveza ili iz tjednika (mjesečni plan);

neispunjen dan prije;

dodani slučajevi;

rokovi koje treba ispuniti;

ponavljajućih zadataka.

Istodobno, treba koristiti kratice koje odgovaraju vrsti aktivnosti ili naslovima u obrascu "Plan dana": V - posjeti, sastanci, D - delegiranje predmeta, K - kontrola itd.

Popis obaveza trebao bi izgledati ovako:

u prvom aproksimaciji, rasporedite ih po prioritetu;

podijelite ih na dugotrajne i "kratke", kratke;

ponovno provjerite zadatke koji se odnose na osobni kontakt radi mogućnosti da ih izvršite na racionalniji način (na primjer, korištenjem telefona).

Međutim, ovo je tek početak planiranja dana. Realan dnevni plan uvijek treba biti ograničen na ono što je zapravo moguće učiniti.

2. Preliminarna procjena trajanja planiranih radnih aktivnosti i aktivnosti.

Sada, uz svaki zadatak, trebate zapisati približno vrijeme za njegov završetak, zbrojiti ga i odrediti približno ukupno vrijeme. Moguće je procijeniti trajanje bilo kojeg slučaja nakon promatranja i stjecanja iskustva.

3. Rezervacija radnog vremena po pravilu 60:40.

Kada planirate svoj dan, morate se pridržavati osnovnog pravila planiranja vremena prema kojem plan ne smije pokrivati ​​više od 60% vremena, a otprilike 40% treba ostaviti kao rezervno vrijeme za neočekivane stvari.

4. Donošenje odluka o određivanju prioriteta, preraspodjelu ili odustajanju od nekih radnih aktivnosti i aktivnosti predviđenih za izvršenje.

5. Kontrola i prijenos poništenog.

Praćenje napretka plana omogućuje menadžeru (specijalistu) da dobije potrebne informacije za analizu i određivanje načina za poboljšanje svog rada.

Prednosti korištenja metode „Alpe“: bolje raspoloženje za nadolazeći radni dan; planiranje za sljedeći dan; jasna predstava o dnevnim zadacima; racionaliziranje tijeka dana; prevladavanje zaborava; koncentracija na najbitnije; postizanje ciljeva dana; isticanje važnijih i manje važnih slučajeva; odlučivanje o određivanju prioriteta i preraspodjelu; racionalizacija kroz grupiranje zadataka; smanjenje smetnji i neželjenih prekida; samodisciplina pri obavljanju zadataka; smanjenje stresa i živčanog naprezanja; smirena percepcija nepredviđenih događaja; poboljšanje samokontrole; povećano zadovoljstvo i motivacija; osjećaj uspjeha na kraju radnog dana; rast osobnih rezultata; dobitak na vremenu zbog metodičke organizacije rada.