Töö planeerimine ja organiseerimine on edasise enesearengu võti. Igapäevase planeerimise põhiprintsiipide ja reeglite kohta lugege artiklist.

Artiklist saate teada:

Miks on vaja igapäevast planeerimist?

Mitte igaüks ei saa aru, miks peate oma tööpäeva planeerima. Iga inimene ju teab ka ilma planeerimata, mis funktsioone ta täidab ja mis asju peab tegema. Paljud ei näe päevaplaanide tegemisel mõtet, sest alati tuleb ette ootamatuid ülesandeid, mis võivad kõik etteplaneeritud esemed segamini ajada.

Laadige alla seotud dokumendid:

Kui võrrelda kahte töötajat, kes täidavad samu funktsioone ja on samade võimetega, saame teada, et nende töö maht ja kvaliteet erinev. Üks töötaja saab hakkama nii jooksvate kui ka strateegiliste ülesannete lahendamisega, teine ​​ei jõua isegi kiireloomuliste ülesannete täitmiseks ning on sunnitud kogu aeg peale tööd jääma. Parimaid tulemusi näitavad need, kes on rohkem . Ehk selline, kelle jaoks on planeerimisprotsess igapäevane kohustus ja vajadus. Plaani omamine isegi psühholoogilisel tasandil paneb inimese mobiliseeruma. Tal on kindel eesmärk ja selle saavutamiseks on sisemine vajadus.

Kuidas tõhusalt planeerida?

Töö planeerimise ja korraldamise viib läbi töötaja. Mitte juht, vaid töötaja peaks endale ülesandeid seadma. Sel juhul seab ta endale eesmärgid iseseisvalt, tegutseb valitud suunas. Reeglina on iseseisva planeerimisega täidetud ülesannete osakaal suurem kui üldise elluviimisel juhi poolt välja töötatud.

Olemas on praktikas testitud töögraafiku süsteem, mis tagab optimaalse tööaja kasutamise. See on põhimõtete kogum, mille järgi inimene saab koostada pädeva, realistliku ja teostatava plaani.

Kõigepealt määrake kindlaks, mida peate oma päevakavasse lisama. See tuleks koostada kuueks kuuks või aastaks koostatud strateegilist plaani arvestades. Iga päeva planeerimisel võetakse arvesse kõiki elluviimiseks kavandatud ülesandeid, nii otseselt tööga seotud kui ka teisejärgulisi. Näiteks kolleegi sünnipäeva puhul õnnitlemine. Lisaks nendele asjadele, mida juht ootab, tuleb plaani lisada ka isiklikud asjad. See on vajalik selleks isiklik areng ja positiivse kuvandi loomine.

Tööde planeerimisel tuleks suured ülesanded, mille täitmine võtab aega mitu päeva või nädalat, jagada etappideks ja sooritada järjestikku. Määrake igale verstapostile tähtaeg. Koostage järgmise päeva plaan, kaasates sellesse alamülesanded. Plaani koostamiseks võite kasutada tavalist paberpäevikut või spetsiaalset programmi.

Tööde planeerimise eesmärk ei ole plaani punktide täitmine iga hinna eest, vaid prioriteetsete ja kiireloomuliste ülesannete õigeaegne ja kvaliteetne täitmine. Seetõttu tuleb elluviimiseks kavandatud ülesannete loend sorteerida ja järjestada prioriteedi kahanevas järjekorras. ajal Saate kasutada mitut meetodit korraga.

Näiteks seatakse esikohale fikseeritud tähtajaga ülesanded ja ülesanded, mille lahendamine nõuab rohkem pingutust. Tähtsuselt teiseks jäävad igapäevased kohustuslikud ülesanded ja need ülesanded, mille täitmise tähtajad on planeeritud lähipäevadele. Madalaim prioriteet igapäevases planeerimises on pisiasjad, mille ebaõnnestumisel ei ole olulisi negatiivseid tagajärgi.

Päeva planeerimise reeglid

Nii nagu ettevõtte töö planeerimine, tuleb ka üksiku töötaja tööpäeva planeerimisel järgida reegleid. Nende järgimine aitab tagada plaanide elluviimise teile mugavas režiimis.

1. Planeerige mitte rohkem kui 70% oma tööajast. See võimaldab teil rahulikult täita kiireloomulisi plaaniväliseid ülesandeid ja mitte olla närvis, kui peate täitmisest segama. .
2. Ära võta päevaplaani korraga rohkem kui kolm olulist ja kiireloomulist ülesannet. Piirake plaani üksuste koguarvu kümneni.
3. Vormige sama tüüpi juhtumid plokkideks. See aitab neid täita ühe algoritmi abil, mis vähendab täitmise aega.
4. Liigutage planeerimisprotsess eelmise päeva õhtusse. Sul on aega vajadusel plaanis muudatusi teha.
5. Planeerige keerukaid juhtumeid vastavalt oma biorütmidele. Keda eristab suurenenud tõhusus hommikul, keegi - pärastlõunal ja keegi töötab kõige produktiivsemalt õhtul.
6. Ärge alustage uut ülesannet enne, kui olete juba alustatud töö lõpetanud. Kui pidite katkestama – tulge tagasi ja viige alustatu lõpule.
7. Ärge lükake plaanivälise ülesande täitmist edasi, kui see saab tehtud mõne minutiga.
8. Tehke pause iga tund ilma tööl viibimata. Pühendage pausid kergele soojendusele, see aitab teie pead "värskendada".
9. Ärge ajage segadusse eesmärkide saavutamisel ärge seadke endale eesmärke ega visandage mahtusid, millega on raske toime tulla.
10. Kui on lõpetamata ülesandeid, mis pole oma aktuaalsust kaotanud, kandke need järgmise päeva plaani.
11. Korraldage oma töökoht nii, et seal oleks mugav töötada.

Järeldus

Iga päeva planeerimine on kasulik ja vajalik oskus. See on eneseorganiseerumise ja -arengu viis, garantii, et saate tõhusalt töötada. Kavandatav tööplaneerimise süsteem aitab mõista põhiprintsiipe aja planeerimine ja neid teadmisi edukalt praktikas rakendada.

M.A. Lukašenka, majandusdoktor, professor, Moskva finants- ja tööstusülikooli "Synergy" asepresident, ettevõtte "Ajakorraldus" juhtiv ekspertkonsultant

Planeerige oma aega tõhusalt

Ühe äärmiselt hõivatud tegevjuhiga vesteldes kuulsin temalt imelist lauset: “Ma ei raiska minutitki asjata. Ma isegi einestan ainult pearaamatupidaja juures, et kõik kuhjunud probleemid lahendada. Sel hetkel kogesin pearaamatupidaja vastu segast kaastunnet ja imetlust. Tõepoolest, oma verisel lõunaajal ei saa ta lõõgastuda ja puhata.

Teatavasti on raamatupidaja töö väga raske, vastutusrikas, pingeline. Ja seda on tavaliselt palju. Seetõttu suhtub enamik raamatupidajaid filosoofiliselt sellesse, et sageli tuleb nädalavahetustel hiljaks jääda või töötada, et jõuaks kõige vajalikuga tegeleda. Kuid maailmas pole imesid ja aja jooksul annavad pidevad ülekoormused tunda kroonilise väsimuse. Ja väsinud inimese jaoks ei paku rõõmu ka kõige armastatum töö.

Siiski on ajaplaneerimise tööriistu, mis võivad tööd oluliselt hõlbustada, muuta selle etteaimatavamaks ja juhitavamaks. Nende abiga saad hakkama kõigi planeeritud asjadega ja samal ajal õigeks ajaks koju. See artikkel on neile pühendatud.

Kuidas teha ülesannete nimekirja

Kas olete kunagi kuulnud ütlust "Kõige teravam mälu on nõmedam kui kõige tuhmim pliiats"? Kui ei, siis võtke see kindlasti kasutusele, sest see peegeldab ajajuhtimise põhiprintsiipi – materialiseerimise põhimõtet. See ütleb: "Ära hoia midagi oma peas, kirjuta kõik üles ja mugavas kohas kohe leida ja õigel kujul et mõne aja pärast ennast mõista. Sellest lähtuvalt põhinevad kõik planeerimisvahendid sellel, et mitte ei püüta vajalikke ülesandeid meelde jätta, vaid need kohe kirja panna.

Lihtsate ülesannete loendite koostamine on kindlaim ja tõhusaim viis veendumaks, et te ei unusta midagi ja saate kõik vajaliku tehtud. Võtad paberilehe ja kirjutad üles kõik, mis täna ära teha tuleb. Samal ajal peate seadma prioriteediks kõik ülesanded - kõige olulisemast kuni kõige vähem oluliseni. Ja neid tuleb teha järjekorras. Siis oled tööpäeva lõpuks garanteeritult kõige olulisema ära teinud ja juba suuteline otsustama, kas ülejäänud ülesanded on seda väärt, et tööle jääda.

Sõnastage, mida on vaja teha

Ülesannete nimekirja koostamisel on soovitav kasutada tulemusele orienteeritud sisenemisvormi. Kujutage ette, et kirjutasite järgmiseks nädalaks enda jaoks kirja: "Ivanov, leping." Möödunud on nädal, mille jooksul on sinuga juhtunud palju erinevaid sündmusi. Ja kui näete seda kirjet uuesti, ei suuda te eluks ajaks enam meenutada, mida silmas pidasite, millisest lepingust te räägite ja mida sellega tegema peab: korja üles, vormista, allkirjasta, lõpeta . .. Seetõttu peate oma kirjes olema tegusõna, mis tähistab tegevust ennast ja selle tulemust. Meie puhul peate Ivanovile kinnitamiseks üles kirjutama: “Esita laenuleping nr ...”.

Planeerime tulevikku

"Ärinimekirjade" abil saate korraldada mitte ainult lühiajalist, vaid ka keskmist ja isegi pikaajalist planeerimist. Selleks peab sul olema kolm erinevat ülesannete nimekirja – päeva, nädala ja kuu kohta (kvartal, pool aastat jne). Pange tähele, et me räägime ülesannetest, mis ei ole seotud konkreetse ajaga. Näiteks saad reisiaruandeid koguda igal järgmise nädala päeval, seda ei pea tegema rangelt esmaspäeval kell 12.00.

Selle tehnika põhirõhk on loendite korrapärasel ülevaatamisel ja ülesannete ülekandmisel ühelt teisele. Samal ajal peaksite iga päev vaatama nädala ülesannete loendit. Ülesanded, mis on järgmisel päeval "küpsed", teisaldate selle päeva ülesannete loendisse. "Pole küps" - lahkuge seal, kus nad olid. Ja pikaajaliste ülesannete nimekirja vaatad kord nädalas, näiteks reedel. Järgmisel nädalal täitmist vajavad ülesanded kannad vastavasse nimekirja. Nii et te ei unusta neid ülesandeid, mis tuleb täita mitte kohe, vaid hiljem.

Muide, tõsi on ka vastupidine. Püüab ju hoolas raamatupidaja enamasti rohkem juhtumeid päevanimekirja “toppida”. Samas on ta teadlik, et ei suuda neid kõiki füüsiliselt täita, kuid loodab parimat. Mis on tulemus? Inimene lahkub töölt tegemata asjadega, moodustades endas luuserikompleksi. Kuid vastupidi, peate planeerima nii palju ülesandeid, kui saate päeva jooksul hõlpsasti täita, ja minema koju saavutustundega.

Planeerimistehnikat on kõige parem rakendada MS Outlooki abil. Paneeli "Tasks" abil saate koostada ülesannete loendeid, määrates neile kindla kategooria - "Päev", "Nädal" või "Kuu". Ja nende kategooriate jaoks seadistage ülesannete rühmitamine (vt allolevat illustratsiooni). Seejärel saate hõlpsasti ülesandeid sekundiga ühest loendist teise teisaldada, muutes vaid nende kategooriat. Seda tehnikat on aga suurepäraselt rakendatud nii päevikus kui ka planeerimistahvlitel.

Igal ülesandel on oma aeg

Räägi nüüd, kas sinuga on kunagi juhtunud, et kohtad kogemata inimest, keda vajad, kellele sul on paar olulist küsimust, aga just kohtumise hetkel lendasid need justkui kurjad peast välja ? Ja kindlasti helistavad kolleegid teile sageli sõnadega: "Ma tahtsin teile midagi öelda, aga unustasin ... Olgu, ma mäletan - ma helistan teile tagasi."

Meil on palju ülesandeid, mida tuleb teha mitte kindlal ajal, vaid teatud tingimustel. Näiteks kui teil õnnestub direktor tabada, peate temaga allkirjastama kõik dokumendid, arutama aruannet, eemaldama küsimused seadmete mahakandmise kohta jne. Kuid mõnikord ei kujuta me ette, millal saame temaga rääkida. . See tähendab, et me ei saa aru, kuhu selliseid ülesandeid kirja panna, sest neid on võimatu konkreetse ajaga siduda. Siin on vaja kontekstuaalne planeerimise tehnika. See on siis, kui teatud ülesande täitmiseks on soodsad tingimused.

Üks meie kontekstidest on koht. Näiteks kui ma olen maksuametis, siis registreerin end leppimiseks. Kui lähen tööreisile, siis samal ajal külastan ka meie esindust. See tähendab, et ülesanded on seotud kindla kohaga.

Teine kontekst on inimesed. Meil kõigil on aeg-ajalt juhtumeid, mis on seotud mõne inimesega. Näiteks kui näen klienti N, pean temaga läbi rääkima uue hinnakirja ja lepingu pikendamise. Rohkem kontekste on asjaolud, välised ja sisemised. Näited välistest asjaoludest: kui ülemusel on hea tuju, millal tuleb välja selline ja selline seadus. Sisemised asjaolud on näiteks inspiratsiooni järsk tõus või vastupidi, soovimatus töötada.

Kontekstuaalne planeerimine: mitmesugused tehnikad

Siin pöördume jälle tagasi oma ülesannete loendite juurde, alles nüüd rühmitame need konteksti järgi. Näiteks alustame päeviku osadest tüüpilistest kontekstidest. Oletame, et kutsume ühte jaotisest "Pank" ja loetleme kõik probleemid, mis tuleb pangas viibides lahendada. Või näiteks "Projekt XXX" - ja seal oli nimekiri küsimustest, mis vajavad projekti jaoks täpsustamist. Peaasi, et õigel ajal ülesannet ei unustataks.

Ja selliseid kontekstuaalse planeerimise meetodeid on palju. Näiteks kirjutate kleepuvale sedelile küsimused, mida peate kindlasti koosolekul pildistama, ja paned selle paberi oma prillitoosse. Ja teate, et esimene asi, mida te igal koosolekul ette võtate, on prillid välja võtta ja ette panna. Sellest tulenevalt meenutavad aruteluküsimused iseennast.

Saate valmistada kontekstipõhiseid kaustu erinevateks puhkudeks. Näiteks tead, et aasta pärast on Sinu kontor renoveeritud koos akende vahetusega. Hankige kaust "Remont" ja pange sinna kõik "raamatupidamise" artiklid, rahandusministeeriumi ja föderaalse maksuteenistuse kirjad sellel teemal jne. Uskuge mind, kui on aeg arvestada remondikuludega, kausta sisu on teile suureks abiks ja säästab palju aega.

Ajajuhtimise kohta MS Outlookis saate lisateavet raamatust: G. Arhangelski. "Aja valem". Selle abil saate hõlpsalt seadistada teie arvuti isikliku planeerimissüsteemi mini-automatiseerimiseks.

MS Outlooki abil ajastades saab kontekstidena kasutada ülesannetele määratud kategooriaid. Näiteks saate luua kategooriad "Juhataja", "Pank", "Maks", "Projekt XXX" jne. Kui teatud ülesanded tekivad, lisage need kohe soovitud kategooriasse. Kui ülemus teile helistab, saate avada "tema" kategooria, vaadata kõiki sellega seotud ülesandeid ja need kiiresti lahendada.

Raamatupidaja, kas olete olude muutumiseks valmis? Alati valmis!

Ettevõtluspraktikas on ülesannete järsk vahetus tavaline nähtus ja see on kindlasti masendav. Küll aga saame asju planeerida nii, et muudatused kahjustavad meie plaane vähe või üldse mitte. Selleks on mugav kasutada jäik-paindliku ajastamise algoritmi. See hõlmab meie igapäevaste ülesannete jagamist kolme tüüpi.

Esimene tüüp- See rasked ülesanded, mille täitmine on seotud kindla ajaga. Nende planeerimine on harjumuspärane – paneme need lihtsalt päeviku ajaruudustikule kirja. Näiteks kell 10 - koosolek, kell 12 - helistada sotsiaalkindlustusele, kell 17 - koosolek.

Teine tüüp - paindlikud ülesanded, pole ajaga seotud. Näiteks tuleb selgituse saamiseks kirjutada kaaskiri. Ja pole vahet, millal sa seda teed: kell 11 hommikul või kell 3 päeval. Peaasi on täna.

Ja lõpuks kolmas tüüp- See eelarvelised ülesanded nõuab ajaeelarvet. Näiteks 9 kuu saldo koostamiseks. On selge, et see ei ole ühe minuti küsimus, selleks on vaja vähemalt paar päeva.

Jäiga-paindliku lähenemise põhimõte päeva planeerimisel on see, et neid ülesandeid, mis ei ole rangelt seotud kindla ajaga, ei lisata kella ruudustikule. Selleks jagame oma päeviku lehe vertikaalselt pooleks.

(1) Kella ruudustikus salvestame ainult raskeid ülesandeid. Siia paigutame ka eelarvestatud ülesanded, eraldades neile vajaliku ajaeelarve.

(2) Päeviku paremale küljele kirjutame kõigi paindlike ülesannete loendi, reastades need prioriteedi järgi.

Seega on meie silme ees kogu päevapilt. Me teame, mis on rasked asjad ja mis aega peame tegema. Saame aru, millised aeganõudvad ülesanded tuleb ära teha ja meil on nende jaoks aega reserveeritud. Samas näeme selgelt vaba aega ja tegeleme rahulikult paindlike ülesannetega. Kui tekivad uued ülesanded, tuleb lihtsalt prioriteedid ümber seada ja vajadusel tegemise järjekorda muuta. Üldiselt plaan ei muutu.

Päeva planeerimist kokku võttes toome välja põhireeglid.

1. Tööpäeva alguses eraldame planeerimisülesannete tegemiseks 5-10 minutit. Ideaalis tuleks need planeerida õhtul. Kuid see ei õnnestu alati, lisaks ei pruugi me eelõhtul mõnest kiireloomulisest asjast teadagi. Seetõttu saate õhtul umbkaudse päevaplaani välja mõelda ja tööle tulles rahulikult täpsustada, kas pole kiireloomulisi asju.

2. Sisestame ajavõrgustikku ainult rasked ülesanded.

3. Päevaplaan, mis on koostatud nii, et päeviku iga rida on hõivatud, on juba iseenesest väsitav ja närveeriv. Seetõttu ei tohiks planeeritud aja maht ületada 70% kogu tööajast. 30% ettenägematute asjaolude korral. Proovige oma plaanis rohkem "õhku" ehk aega varuda. Mida rohkem seda on, seda suurem on tõenäosus, et plaan täitub ja samas püsib tervis ja tuju hea.

Väga sageli võite kohata inimesi, kes pidevalt kurdavad, nad ütlevad, et neil on väga vähe vaba aega, kõik on minutilise ajakava järgi. Asi läheb huvitavaks: ajapuuduse üle võis kurta, aga pausiks poolt tundi ei leia kuidagi. Mingi resonants on ju? Jah, mõnikord oleme tõesti hõivatud ega suuda isegi töötamist lõpetada, tahame kõike teha, püüame kuu aja pärast graafiku kiiresti sulgeda. Ja mõnikord inimesed lihtsalt ei tea, kuidas oma aega õigesti jaotada, mis, muide, on kulda väärt. Räägime töö planeerimisest.

Miks meil sageli aeg otsa saab?

Ajaressursi puudust võib leida peaaegu kõikjal. Väga sageli saame ühe asjaga hakkama, aga teiseks pole meil absoluutselt aega. Kuidas olla? Miks alati aega napib?

1. Kiirustage. Tema puudumise üks peamisi põhjusi on pidev kiirustamine. Tõsi, kui kuhugi on kiire, siis aeg möödub märkamatult, aga tegelikult ei juhtunudki päriselt midagi lõpuni. Inimesed on unustanud, et kui tegutseda mõõdetult, on see parim nutikas käik aja jälgimiseks ja õigeks planeerimiseks.
2. Kiire otsuste tegemine. Tundub, et töö tegemiseks on aega piisavalt, kuid midagi on ikkagi valesti. Fakt on see, et mõnikord võib kohata inimesi, kes ei mõtle ja on kohe kohapeal. Tihti pole sellised heitlikud tegevused üldse läbi mõeldud. Ja see on väga halb. Otsuse tegemisel kära on väga halb käitumine. Seetõttu tundub meile, et aega peaaegu pole, sest on vaja otsustada, et kolmas, kümnes - kuhu me saame minna!
3. Liiga palju asju. Tihti võtavad inimesed enda peale tohutult palju asju, mida tahaks kohe teha, aga samas ei tule tegelikult midagi välja. Tundub, et tööd on, aga seda on nii palju, et lihtsalt ei saa hakkama. Aega napib, tuleb teha kõik maksimaalselt: ilus, suurepärane, õigel ajal. Inimene hakkab paanikasse sattuma, leiutab enda jaoks miljon “vabandust”, et palju asju on kuhjunud, kinnitades sellega, et aeg on raisatud ja tal on sellest metsikult puudus.
4. Juhtumite tähtsuse järjestuse rikkumine. Mõned teevad järgmist: nad võtavad endale selle, mis tundub olevat prioriteet, kuid selle äri tegemine on sama lihtne kui pirnide koorimine; saate seda veidi hiljem üles võtta. Seega, lükates kõige olulisemad, kaalukamad ja tõsisemad hetked hilisemaks, teevad inimesed seda, mis on lihtne. Kõige raskem jääb alles tööpäeva lõpuks. Ajast loomulikult ei piisa. Sellepärast peaksite alustama vastupidises järjekorras, et aega ei puuduks: kõigepealt kõige raskem ja seejärel kõige lihtsam.
5. Päeva vale algus. Jah, see võib isegi terve päeva ära rikkuda. Näib, aga kuidas see üldse plaane mõjutada saab? Väga lihtne! Näiteks ärkasite hommikusöögiga põlenud, koer sõi märkmiku ja teie poeg keeldus kooli minemast. Kas arvate, et pärast sellist asja tekib teil soov tööle entusiastlikult läheneda? Muidugi mitte. Veelgi enam, viivitate hetke, mõtlete väga kaua, reaktsioon pidurdub, ilmub metsik soov magada ja pähe tulevad mitmesugused mõtted, et teid tõsistest asjadest eemale juhtida. Seetõttu jääbki sellest hirmus ajapuudus tööpäeva planeerimiseks ja õigeks ülesehitamiseks.

Põhilised planeerimisreeglid juba päeva alguses

Suurepärane tuju terveks päevaks. Nad ütlevad õigesti, millise jalaga sa tõused - ja terve päev möödub. Kui olete hommikul heas tujus, kuid positiivsete emotsioonide laeng ei pane teid ootama. Need, kellel on šikk tuju, saavutavad kohe edu. Tehke harjumuseks ärgata suurepärase tujuga, et keegi ega miski seda teie eest ära ei rikkuks. Võite isegi alustada oma päeva kolme olulise küsimusega, mis tuleb päeva jooksul lahendada:

• Kuidas saab tänane päev mind eesmärgile lähemale tuua?
• Mida ma pean tegema, et tänasest päevast maksimumi võtta?
• mida ma pean tegema, et oma keha alati sellises meeleseisundis hoida?

Hea rikkalik hommikusöök ja ei kiirusta. 90% inimestest on õnnelikud ainult sellepärast, et neil on võimalus, kitsas, mitte kusagil samal ajal aeglaselt. Uskuge mind, selline uue päeva algus mitte ainult ei ärata teid ülejäänud päevaks, vaid laeb teid ka kirjeldamatute emotsioonidega. Et hästi süüa ja mitte kuhugi kiirustada, tuleb lihtsalt varem magama minna. See on edu peamine saladus ja tööpäeva planeerimise tipphetk.

Alusta tööd samal ajal. Töögraafiku võimalikult täpseks planeerimiseks ja päeva edukaks alustamiseks tuleb hommikut alustada samal ajal. Keha muutub järk-järgult distsiplineeritud ja siis küsib ta seda, mida olete talle õpetanud. Tööga on sama lugu: proovige oma kehale selgitada, mis kell peaks algama ajutegevus ja töökära, et see valmis saaks. Mõne aja pärast hakkab ta ise aktiivne olema ja palub tööperioodi algust.

Ei mingeid satsutusi enne tööd. Väga sageli on paljud valmis kõigeks, kui mitte peamiseks. Selleks, et sellist kogunemist ei tekiks ja saaksite kohe asja kallale asuda, ärge unustage endale kindlalt öelda "stopp". Päeva planeerimine läheb kohe käest ära niipea, kui inimene hakkab põhiasjadest kõrvale hiilima. Selle tulemusena oli kõik, mis oli prioriteediks, alles pooleldi tehtud. Proovige kõigepealt teha kõike, mis on väga vajalik, ja alles seejärel lahendage teiseseid probleeme.

70/30 põhimõte. Sisestage kindlasti 70% oma teabest: see sisaldab täpset aega, mida täpselt teete ja kui kaua. 30% jääb pähe: näiteks koht, kus peate kohtuma, või sõbra nimi, kellele soovite sõnumi saata. Närvisüsteem peaks olema alati maksimaalselt kaitstud ülekoormuse eest. Kui sisestate 100% kõik vajaliku oma märkmikusse, võivad teie ajud sõna otseses mõttes keema minna. Seetõttu seadke oma tööpäeva planeerimisel teatud piirid.

Põhireeglid keset päeva planeerimiseks

Ettevalmistus tööks. Oletame, et teil on suur laud, mille kallal tegelikult kogu töö käib. Esimese asjana tuleb sealt eemaldada kõik mittevajalikud paberid ja muu. Kõigepealt jätke lauale ainult see, mida vajate. Teie ees olev lisateave ei too kaasa midagi head ja neelab ainult teie aja. Valmistuge tööks, et kõik oleks laitmatult valmis.

Tähtaegade seadmine. Sulle usaldatud ülesanne peab olema õigeaegselt täidetud, mida pead lihtsalt läbi arutama. Tegutse enda kasuks ja “kauple” aega, et nii endal kui ka teisel ülesande usaldajal oleks võimalikult mugav olla. Kui soovid oma aega ise planeerida, siis lihtsalt ei saa ilma ülesannete lahendamise ja täitmise tähtaegadeta. Kui arvate, et te ei tule tööga toime - küsige lihtsalt veidi rohkem aega, jäägu see varuks. Oletame, et peate koostama huvitava projekti, mis võtab tegelikult veidi rohkem kui kuu. Määrake tähtajaks 1,5-2 kuud, võttes aega varuga.

Kõigi "kiireloomuliste" pisiprobleemide tagasilükkamine. Tihti juhtub ettenägematuid olukordi, neile on lihtsalt võimatu mitte tähelepanu pöörata. Kuid mõnikord on kiireloomulised hetked nii väiklased, et võivad oodata, kuni otsustatakse mõni tõsisem ja globaalsem asi, mille kallal, muide, tegelete. Kõik sõltub muidugi asjaoludest, kuid austage oma planeerimist, suutma õigesti ja taktitundeliselt keelduda absoluutselt mitte kiireloomulistest otsustest.

Pausid on olulised. Ilma vaheajata töötamine on väga vale asi. Pausid on igal juhul väga olulised ja vajalikud, et keha saaks puhata. Pidage oma töötegevuse ajal regulaarset ajakava, peatuge regulaarselt vähemalt paariks minutiks, kui tunnete, et vajate puhkust. Tööpäeva planeerimine ei tähenda ainult pidevat, väsimatut tööd. Kavas on kõik koos: nii tegevus kui puhkus.

Iga ese armastab oma kohta. Siin on kõik väga lihtne: pärast millegagi töötamist ärge unustage objekti oma kohale asetada. Asi peab alati tagasi tulema sinna, kust see võeti. Selline huvitav lähenemine aitab säästa aega edasises töös, te ei otsi mitu tundi seda, mida vajate, kuna vajalik asi on juba ammu omal kohal.

Sile viimistlus.Ärge visake kõike maha niipea, kui näete finišijoont. Alustatud tööd tuleb alati lõpuni teha. Pealegi peaks finišijoon olema aeglane ja sujuva lähenemisega. Kui kõik järsult viskad, siis ei tule sellest midagi head. Tööpäeva planeerimist peetakse ideaalseks siis, kui iga ülesanne on korralikult täidetud ja sellest tehakse väikesed järeldused.

Kasumlikud minutid. Kui sul on terve päeva jooksul vaba minut, siis ära raiska seda asjata. Pigem ava oma plaanid ja mõtle, mis sul veel tegemata on, kuidas täpselt selle töö vastu võtad jne. Teisisõnu veeda oma vaba aega kasulikult, täites planeerimata tühimiku meelelahutusliku tegevusega.

1 tund iseendale. Tiheda töögraafiku hulgast, mis on tunde järgi planeeritud, leia kindlasti aega ka enda jaoks. Seda nimetatakse "kinniseks tunniks", mil inimene eraldab end igast äritegevusest, olenemata sellest, kui kiireloomuline see on, ja kasutab oma aega mis tahes tegevuse jaoks. Kas sa tahad süüa? Olgu, andke tund aega. Kas sa tahaksid lihtsalt uinakut teha? Miks mitte pikali heita, kogudes jõudu? Mõtete kogumiseks ja töö jätkamiseks vajab inimene vaid 1 tund.

Plaanide kontrollimine. Selleks, et tööpäev oleks ahelas üles ehitatud, ärge unustage, et on vaja ka ennast topelt kontrollida. Näiteks võite tööpäeva lõpus segadusse sattuda ja mõnest asjast arusaamise lakata. Seetõttu kontrollige end alati üle, et olla kindel, et kõik läheb teie plaani järgi.

Põhireeglid päeva lõpuks planeerimiseks

Tagasi võetud – lõpetatud. Nüüd saate jätkata nende hetkedega, mida te pole veel puudutanud, kuid teadsite, et seda on lihtne teha. Pärast peamise töövoo lõpetamist liikuge kindlasti edasi sekundaarsete ülesannete juurde, mis koheselt lahendatakse. Näete, päev algab kõige raskema ja olulisemaga ning lõpeb teisejärguliste, kuid selgelt teostatud hetkedega.

Järgmise päeva planeerimine. Võib-olla kõige elementaarsem asi, mida teha oma päeva lõpetamisel ja uue alustamisel. Mõtle läbi oma tööpäev, mis on homme, pane kirja kõik, mis tuleb enne ära teha ja alles siis lisa punktidesse. Ja üleüldse, olgu sul suurepärane harjumus teha kõik ette, nimelt planeerida oma tööpäev enne magamaminekut nii, et hommikuks oleks kõik valmis.

Aktiivse elustiili tähtsus

Muide, on väga oluline järgida tervislikku eluviisi, et kõik oleks riiulitel. Näete, ka tööpäeva planeerides aitab sport kaasa elada ja edu poole liikuda. Kaasates oma ellu fitnessi või võite end igavesti halvasti tunda ja "lõdvalt" ebaregulaarse ajakava. Nagu öeldakse, sport distsiplineerib inimest igas mõttes. Tööpäeva planeerimine ei muutu nüüd mitte ainult meeldivaks harjumuseks, vaid ka elu lahutamatuks osaks, ilma milleta on võimatu edasi liikuda.

Näete, kui lihtne ja lihtne on igaühel oma aega planeerida. Piisab lihtsalt tööskeemi koostamisest, mille järgi edasi liigute. Järgige kindlasti kõiki ülaltoodud punkte, neid on praktikas juba katsetatud. Meetodite efektiivsus on 100%. Planeeri oma tööpäev võimalikult täpselt, ärgake suurepärase tujuga, laadige hommikul akusid ning ärge laske kehal väsida ja üle väsida.

Olen kindel, et igaüks teist on end korduvalt märganud: näib, et sa kündad terve päeva nagu paganama, oled millegagi uskumatult hõivatud, kuid päeva lõpuks, mõeldes sellele, millega sa täna hakkama said, saad suure üllatusega aru. et märkimisväärset tulemust pole.

Kuidas kulgeb tavalise venelase päev? Ärkas üles, sõi (kui sul juba midagi süüa on). Läksin tööle mõtetega: “Täna on tähtis päev. Kõik tuleb ära teha täna! Jõudsin kohale, istusin laua taha ja vaatasin monitori: Nii, kust oleks parem alustada...?. Oleks vaja post kontrollida ... noh kontaktis teel minnes minutiks ... Möödus kaks tundi. Mulle meenus, et pean töötama. Olin just tööle hakanud, kui järsku kutsusid mehed suitsu tegema, läksid kaasa, pool tundi möödus jutule märkamatult. Ja siis on varsti lõuna, milleks vaeva näha, sest peale lõunat on ju palju aega, kõigeks jääb aega. Pärast õhtusööki saatis boss mind ootamatult partneritega kohtumisele. Jõuad õhtul kontorisse, saad aru, et sa pole midagi kuradit teinud, jääd tööle, et kõik ära teha. Järsku meenub, et täna on mõne lähedase inimese sünnipäev, helistad talle, õnnitled ja ütled, et ei tule, sest. palju tööd. Tuled töölt koju, tuju pole, väsinud nagu koer, võtad paar pudelit õlut tuju parandamiseks. Pole tahtmist lastega mängida, naisega (abikaasaga) pole praegu ka parim aeg ajaveetmiseks. Ta lülitas televiisori sisse ja minestas peagi toolil, isegi õlut joomata. Ja nii päevast päeva...

Loodan, et kasutate oma päevast maksimumi. Paljud inimesed aga elavad niimoodi iga päev. Loomulikult on see, mida ma näitena tõin, väike osa sellest, mis inimestega tegelikult juhtub. Samuti on hunnik muid kõrvaltoimeid. Ja kõik tänu sellele, et inimene elab tänasele päevale ja kulutab seda nii, nagu olud arenevad. Seega on tootlikkus nii tööplaanis kui ka peres nullilähedane. Õnneks on väljapääs. Igapäevane oma päeva planeerimine aitab tõsta tootlikkust.

Igapäevane aja planeerimine on iga eduka inimese lahutamatu osa. Lõppude lõpuks, kui inimene teab alati, mida ta tahab ja mida teatud ajahetkel tegema peab, jõuab ta teha palju rohkem kui see, kes veedab oma päeva “kuidas läheb”.

Annan kümme põhireeglit, millest kinni pidades saate ise luua töögraafik võimalikult tõhusalt. Loomulikult pole see imerohi ja igaüks saab oma päevikut toimetada vastavalt oma tugevustele, töökoormusele, ülesannete kiirusele, unele, puhkusele jne.

OMA AJA PLANEERIMINE. 10 REEGLI.

1. Püüa jääda 70/30 põhimõtte juurde.
Absoluutselt kogu oma aja planeerimine on ebapraktiline, sest. sel juhul on teie tegevus ajakavaga täielikult vastuolus. Jah, ja teie aja täielik "vangistamine" päevikusse viib selleni, et olete liiga kitsastes piirides ja tunnete end pidevalt mingi robotina, kelle kogu elu on planeeritud iga minuti tagant.

Optimaalne lahendus on planeerimine 70% oma ajast. Nõus, mõnda sündmust on raske ennustada ja peaaegu iga päev on omamoodi "üllatusefekt", seega peaksite alati jätma natuke aega vabaks. Või teise võimalusena tehke igal ajaperioodil teatud varu.

2. Tee täna õhtul plaan järgmiseks päevaks.
Tänase päeva lõpus järgmise päeva planeerimine on kiiduväärt, kuid selleks, et midagi ei ununeks, pane kõik tegemised kindlasti kirja. Eraldage ülesanded tähtsuse järgi, jagades märkmiku kahte veergu. Esimeses kirjutage üles, mida tuleb kohe teha. Teises - mis on vähem oluline ja vääramatu jõu korral saab selle ajastada mõneks muuks päevaks.

Kriipsutage ükshaaval läbi tehtud ülesanded ja ülesanded. See on teile täiendavaks stiimuliks ja annab uut jõudu ülejäänud ülesannete lahendamiseks. Mida vähem ülesandeid jääb, seda rohkem kindlustunnet, et tulete nendega toime, saate.

Iga päeva lõpus saate allserva lisada sildi, näiteks: "Hurraa! Sain hakkama“, „Tubli! Aga see on alles algus!”, “Sain kõigega hakkama! Ma olen lahe! Aga teha on veel palju!”. See kiri stimuleerib teid ka hommikul oma eesmärke saavutama ja samal ajal mitte lõõgastuma.

3. Püüa suurem osa plaanitust täita enne lõunat.
Kui keset päeva mõistad, et tänaseks kõige olulisem asi on tehtud ja juba seljataga, on palju lihtsam järelejäänud ülesandeid täita. Kasutage lõunapausi isiklike asjadega tegelemiseks (sugulastele helistamiseks, vastamata kõnedele vastamiseks, laenuküsimuste arutamiseks pangaga, arvete tasumiseks jne). Õhtuks jäta miinimum (läbirääkimised arendajaga, salongis käimine, toidukaupade ostmine, jõusaalis treenimine).

4. Lisa igasse töötundi puhkeminutid.
Kohustuslik reegel kõigile. Mida sagedamini puhkate, seda produktiivsemad on teie tegevused. Igaüks valib endale kõige mugavama skeemi, kuid eriti hästi töötavad kaks skeemi: 50 minutit tööd / 10 minutit puhkust või 45 minutit tööd / 15 minutit puhkust.

Lõõgastudes pole üldse vaja diivanil lesides bambust suitsetada ja lakke sülitada. Seda aega saab ju hästi ära kasutada. Soojendus: tee kätekõverdusi, tõmba end püsti, seisa pea peal (kui ruumi lubab), tee harjutusi kaelale ja silmadele. Korrasta oma tööruum, korista oma maja või kontorit, loe raamatut, jaluta õues, tee plaanipäraseid kõnesid, aita kolleege (perekonda, kui töötad kodus) jne.

5. Püüdke luua realistlik planeerimine.
Ära koorma end üle tööga, millega sa hakkama ei saa. Ärge laskuge üleplaneerimise äärmusesse (nagu oleksite igas mägedes) ja planeerige ainult nii palju tööd, kui suudate reaalselt hakkama saada.

Palun ärge ajage planeerimist eesmärkidega segi. Teie eesmärgid võivad olla ülisuured, põhimõtteliselt peaksid need nii olema. Kuid selleks, et need eesmärgid võimalikult lühikese ajaga saavutada, peab olema püstitatud ülesannete realistlik ja asjatundlik planeerimine. See ei tähenda absoluutselt seda, et oma eesmärgi võimalikult kiireks saavutamiseks peate iga päev töötama seni, kuni pulss langeb. Parem on teha üht asja pidevalt iga päev väikeste portsjonitena, kui teha sama asja päeva algusest lõpuni kaootiliselt ja kiirustades. Siis ei kurnata ja eesmärkide saavutamine toimub süstemaatiliselt.

Lisaks lisage iga päeva lõpus veerg "Plaan on täidetud ____% võrra" ja sisestage sinna oma tänaste ülesannete protsent. See on teile täiendavaks stimulatsiooniks, samuti annab võimaluse tulemusi võrrelda ja seejärel aja planeerimisel asjakohaseid kohandusi teha.

Proovige iga päev, vähemalt mitte palju, kuid täitke plaan üle. Need. proovige täiendavalt sulgeda need ülesanded, mida plaanis ei näidatud. Loomulikult tuleks nende lahendus ette võtta alles pärast seda, kui kõik kavandatud ülesanded on juba täidetud. Nõus, tore on jälgida oma ülitootlikkust, vaadates iga tööpäeva lõpus numbreid 105%, 110%, 115%.

6. Tehke suuri ülesandeid väikeste osadena.
Seda taktikat nimetatakse ka salaami viilutamise taktikaks. Seda märkis ka Einstein enamik inimesi naudib puidu hakkimist, sest tegevusele järgneb kohe tulemus. Jagage oma eesmärgid ja projektid väikesteks osadeks ja viige need lõpule üsna pika aja jooksul, pühendades sellele tööle iga päev umbes kaks tundi. Esimese vaheeesmärgi saavutamisel tuvastatakse ka teatud tulemused, mis stimuleerivad ülejäänud ülesannete elluviimist.

Näiteks võtame mõne toote loomise: Iga päev võid rumalalt lisada päevikusse rea “Loo videokursus” ja selle kursusega tegeleda. Kuid antud juhul on paar suurt miinust:

• sul pole võimalust oma kursuse kestust ette ennustada
• iga päev ei tea, kuidas kursusel edasi töötada
• te ei tunne tehtud tööga rahulolu enne, kui olete kursuse täielikult lõpetanud

Kui aga raja loomine on jagatud paljudeks väikesteks osadeks ja suletakse järk-järgult, siis on kõik loetletud puudused kergesti välditavad.

Need ülesanded, mille täitmine tekitab sinus pehmelt öeldes rahulolematust või milles sa oled ebakompetentne, delegeerige julgelt teistele spetsialistidele kes selliseid ülesandeid lõbu pärast täidavad. Säästate palju aega ja planeeritud tööd tehakse professionaalsemalt.

7. Ole mõnda aega vait.
Tihti juhtub, et kõrvaltoas olev teler, päevad läbi töötav raadio, kellegi hääled, sinust mööduvad inimesed, kõrvaltänaval ehitusjärgus olev hoone on selle tulemusena nii häirivad, et seda on lihtsalt võimatu. keskenduge tavaliselt olulistele asjadele. Konkreetsete probleemide lahendamise asemel keerlevad peas 574 rubla eest sukkpüksid, mille teie töötaja täna ostis, või Justin Bieberi viimane supermegahitt, mis nüüd raadios kõlab.

Äärmiselt oluliste ülesannete täitmiseks on vaja töötada vaikselt, ilma välise sekkumiseta. Just sel juhul saate maksimaalse kontsentratsiooniga saavutada suurima tootlikkuse ja tõhususe.

8. Pane asjad ära, kui oled nende kasutamise lõpetanud.
See säästab tulevikus palju aega ja aitab vältida ka segadust. Ega asjata öeldakse: "Kui soovite oma tulevase partneri kohta teada, vaadake tema töölauda. Milline kord on tema laual – selline kord on tema asjades.

Soovitan üldiselt kõik oma vanad ja mittevajalikud asjad välja visata, liigsest prügist lahti saada, et lauale lamaksid vaid tööks kõige vajalikumad asjad.

Hoidke asju täpselt määratletud kohtades. Näiteks pane kõik dokumendid eraldi kausta või karpi, hoia kviitungid ja kviitungid kindlasse kohta kinni kinnitatuna, pastakad ja pliiatsid kasutamiseks mugavaimas kohas. Õnneks saate selle probleemi lahendamiseks nüüd hõlpsasti osta spetsiaalseid komplekte, karpe, ümbriseid.

Tehke seda ja tunnetage uskumatut mõju!

9. Vabane asjadest, mida sa ei vaja.
Kõik allesjäänud vanade asjade varud juhuks, kui “mis siis, kui kasuks tuleb” ei too sulle midagi peale lisatolmu ja jama. Lisaks arvatakse, et meie poolt "praagiks" saadetud asjad poolkorrusele, kohvrites, diivani alla, sahvrisse, köögikomplektile kannavad endas negatiivset energiat.

Nagu aru saate, ei kehti see mitte ainult töölaua, vaid ka töö- ja koduruumi kohta üldiselt. Seetõttu vabane halastamatult neist "väga vajalikest asjadest, mille äraviskamise pärast on kahju". Koguge kõik hea veoautosse, viige see prügimäele ja põletage ära. Kui tõesti kahju, siis pange kõik sissepääsu kõrvale, abivajajad lahendavad selle kiiresti. Riideid ja jalanõusid saab toimetada lastekodudesse ja hooldekodudesse. Oled ainult tänulik.

10. Juhtige aktiivset ja tervislikku eluviisi.
Kui sa ei ole veel väga sõbralik spordi, võimlemise, veeprotseduuride, õige toitumise jms suhtes, siis soovitan sul sellest osa oma päevakavasse lisada. Annan teile 100% garantii, et jääte tulemusega väga rahule. Peaasi, et te ei lollaks ja järgiksite rangelt oma spordigraafikut. Te ei märkagi, kui kiiresti teie tervis ja üldine füüsiline seisund paranevad. Ka halbadest harjumustest saad kergesti vabaneda, kui seate eesmärgi ja kujundate halbade harjumuste asemel head harjumused.

Tuleb meeles pidada, et parim uni on enne südaööd, sest. sel perioodil teie keha puhkab ja kogub jõudu parimal võimalikul viisil. Teisisõnu, mine magama täna, mitte homme.

Maga piisavalt, treeni, söö õigesti. Teie keha tänab teid hea tervise, kõrge positiivse energia taseme ja valmisolekuga produktiivseks tegevuseks.

Lõpetuseks toon näite oma rutiinist, et oleks, millega võrrelda. Ei saa öelda, et see on ideaalne universaalseade ajakava kõigile, aga mulle isiklikult sobib täitsa. Võrreldes minu kõige esimese rutiiniga, on seda rohkem kui korra kohandatud ja hetkel näeb see välja selline…

TEIE PÄEVA TÄIUSLIK PLANEERIMINE MINU VALMIS

06:00-07:00	Tõusmine, võimlemine, loputamine, hommikujooks, hommikused protseduurid, dušš
07:00-07:30	Hommikusöök
07:30-08:30	Puhka, posti vaatamine, muud asjad
08:30-09:00	Ma lähen kontorisse
09:00-12:00	Töövoog (sisestatud on tänase päeva olulisemad ülesanded)
12:00-12:30	õhtusöök
12:30-13:00	Puhka, muud asjad
13:00-14:00	Kirjanduse lugemine
14:00-18:00	Töövoog (tänased pisiülesanded on sisestatud)
18:00-18:30	õhtusöök
18:30-19:00	Plaani ületäitmine, järgmise päeva planeerimine
19:00-19:30	Lähen koju
19:30-22:00	Majapidamistööd, jõusaal, tegevused õues, jalutamine, meelelahutus, kohtumine sõpradega
22:00-22:30	Kokkuvõtete tegemine, järgmise päeva ajakava lõplik korrigeerimine, magamaminekuks valmistumine
22:30-06:00	Unistus

Paar märkust plaani kohta:

• The rutiin arvestatakse tööpäevadel (tööpäevadel) ja ei kehti nädalavahetustele. Nädalavahetusel peaks plaan olema, aga see on spetsiaalselt puhkamiseks kohandatud (jämedalt öeldes jääb kõik samaks, ainult Workflow muutub puhkuseks), äärmisel juhul kanduvad mõned tööhetked üle vabale päevale (kui midagi ei olnud tehtud või midagi surmavat).
• Iga ajaperiood võetakse teatud varuga. 30 minutiline rutiinist kõrvalekaldumine on normaalne.
• Igaühe hommik võib alata erineval ajal. Lülitasin lihtsalt varasemale ajale, et saaksin rohkem teha ja see andis positiivseid tulemusi.
• Ka kodust tööle ja tagasi sõitmise aeg võib olla igaühe jaoks erinev. Valisin enda jaoks optimaalse aja - kui ummikud linnas juba lahustuvad.
• Pean igapäevast kirjanduse lugemist kõigile kohustuslikuks reegliks. Kui aeg ei võimalda tööl lugeda, lugege lõuna ajal, bussis, pärast tööd, enne magamaminekut.
• Juhtub, et seoses lisajuhtumitega tuleb palju hiljem magama minna. Igal juhul proovige ärgata oma ajakava järgi, vastasel juhul nihkub teie igapäevane rutiin pidevalt ja see pole hea.
• Nädalavahetustel võid hilja ärgata ja hilja magama minna, aga ka graafikust kinni pidada, ärgates ja magama minnes samal ajal (näiteks tund või paar hiljem kui argipäeviti).

Aja planeerimiseks saab kasutada korraldajat, märkmikku, tavalist paberilehte, märkmikku, erinevaid eriprogramme ja rakendusi. Isiklikult kasutan väga lihtsalt kasutatavat Google'i kalendrit. Lisaks sellele, et sellel on mitmeid kasulikke funktsioone, on see sünkroonitud mobiilseadmetega, mis tähendab, et see on alati käepärast, kus iganes te ka poleks. Üldiselt teeb Google rakenduste sünkroonimise vallas suuri edusamme. See hõlbustab oluliselt tööd, kui ühel kontol on käepärast kõikvõimalikud abilised, mis on ka omavahel sünkroonitud. Ma ei kujuta enam ette arvutis ja telefonis töötamist ilma Google Chrome'i, kalendri, YouTube'i, Drive'i, tõlkija, Google+, Mapsi, Analiticsi, Picasa ja paljude muude kasulike teenusteta. Samuti soovitan teil kasutada Wunderlist Super Scheduleri

See on kõik, mida ma teile täna öelda tahtsin. Kui sa veel päevikut ei pea ja endale eesmärke ei sea, siis hakka seda kohe tegema ja tee seda kogu aeg! Loodan, et ülaltoodud 10 kuldreeglit aitavad teil aega planeerida ja hakkate palju rohkem tegema.

Iga päev peab juht (spetsialist) tegema otsuseid, kuidas oma tööaega kõige paremini kasutada. Planeerimine on tööprotsesside projekt eelseisvaks perioodiks. Ja väga oluline on orgaaniliselt siduda tööaja planeerimine ja soovitud tegevuse tulemused. Seda on võimalik saavutada tööaja planeerimise põhiprintsiipe ja reegleid praktikas kasutades.

Planeerimise põhiprintsiibid ja reeglid:

1. 60:40 reegel (planeerimise "kuldne" reegel).

2. Tegevuste ja ajakulu analüüs.

3. Ülesannete kokkuviimine. Tegevuskava koostamine. Prioriteetide seadmine.

4. Planeerimise korrapärasus, järjepidevus ja järjepidevus.

5. Realistlik planeerimine.

6. Kaotatud aja hüvitamine.

7. Kirjalik vorm.

8. Tehmata jäänu ülekandmine.

9. Tegevuse asemel tulemuste fikseerimine. Parem on plaanidesse salvestada tulemused või eesmärgid (lõppseisund), mitte lihtsalt tegevused. "Ära helista", vaid "nõus".

10. Ajutiste normide kehtestamine.

11. Tähtaeg.

12. Prioriteetide seadmine (olulisuse aste).

13. Kiirustamise "türanniast" vabanemine. Kõige pakilisem ei ole alati kõige olulisem.

14. Juhtumite delegeerimine (ümbermääramine).

15. "Aja neelajad" ja ajavarud.

16. Taaskasutus – topeltkontroll.

17. Vaba aeg, aeg planeerimiseks ja loovuseks.

18. Alternatiivid. Parima viisi valimine probleemide lahendamiseks.

19. Mitmekesisus.

20. Aja joondamine s x plaanid.

Tööaja planeerimise süsteem.

Parimate võimalike tulemuste saamiseks tööaja planeerimisel peab juht (spetsialist) kasutama sellist mõistet nagu "planeerimisperioodid": päev, nädal, kuu, aasta. Iga planeerimisperioodi tuleb käsitleda eraldi.

Ärielus on end õigustanud järgmised planeerimisperioodid:

pikaajalised eesmärgid - 3-5 aastat (või rohkem) - plaanid mitmeks aastaks;

keskpika perioodi eesmärgid - 1-3 aastat - aastaplaan;

praegused plaanid - 1 nädal - 3 kuud - kuu, kümne päeva plaanid.

planeerimisperioodid.

Aastaplaan. Lahkuva aasta lõpus on vaja seada järgmise 12 kuu olulisemad ülesanded ja eesmärgid. Samal ajal piisab enamikul juhtudel jaotusest kvartaliteks.

Kvartali plaan. Toimib aastaplaani täitmise jälgimise vahendina. Aasta jooksul tuleks regulaarsete ajavahemike järel arvestada möödunud perioodi sündmustega ja vajadusel teha muudatusi või kuupäevi edasi lükata (vahekontroll). Iga kvartali lõpus on võimalik seada mõõdupuud järgmiseks kolmeks kuuks ning määrata, millised järgmise kvartali ülesanded tuleb läbi kriipsutada, millised teisaldada ja millised lisada.

Kuu plaan. Kuuplaanis arvestatud ülesanded ja eesmärgid kantakse üle kvartaliplaanist, vajadusel ka möödunud kuu plaanist. Kuna planeerimise täpsus suureneb ajahorisondi lähenedes, on kuuplaanis ülesanded juba detailsemalt arvesse võetud (ajakulu hoitakse tundides).

Kümnendiplaan. Eeldab veelgi üksikasjalikumat ja täpsemat prognoosi eelseisvaks perioodiks.

Päevaplaan. See on ehitatud kümne päeva plaani alusel. See kehtestab, millised ülesanded ja juhtumid tuleb vastava tööpäeva jooksul ära teha ning varem planeeritutele lisanduvad ettenägematud.

Päevaplaan on ajaplaneerimise süsteemi viimane ja samas kõige olulisem samm, püstitatud eesmärkide konkreetne kehastus (elluviimine).

Vaatleme päevaplaani näitel viit süsteemse ajaplaneerimise etappi.

Tööpäeva plaanide koostamine Alpide meetodil.

Alpide meetodi viis etappi.

See meetod on suhteliselt lihtne ja seda on piisavalt lihtne meeles pidada, kuna see põhineb memotehnikal: algustähed sümboliseerivad teema mõisteid.

Meetod sisaldab viit etappi:

1. Töötegevuste ja teostamiseks kavandatud tegevuste nimekirja koostamine.

2. Eelhinnang kavandatavate töötegevuste ja tegevuste kestvuse kohta.

3. Tööaja reserveerimine 60:40 reegli alusel.

4. Prioriteetide seadmise, mõne töötegevuse ja teostamisele määratud tegevuse ümberjaotamise või ärajätmise otsuste tegemine.

Tagasivõetud kontrollimine ja üleandmine.

Vaatleme iga etappi üksikasjalikumalt.

1. Töötegevuste ja teostamiseks kavandatud tegevuste nimekirja koostamine.

"Päevaplaani" vastavate rubriikide alla salvestamine moodustab kõik, mida on vaja järgmisel päeval teha:

ülesanded ülesannete nimekirjast või nädalaplaanist (kuuplaan);

eelmisel päeval täitmata;

lisatud juhtumid;

tähtajad, millest tuleb kinni pidada;

korduvad ülesanded.

Samal ajal tuleks kasutada lühendeid, mis vastavad tegevuse tüübile või pealkirjadele vormil “Päevaplaan”: V - visiidid, koosolekud, D - juhtumite delegeerimine, K - kontroll jne.

Ülesannete loend peaks välja nägema selline:

esimeses lähenduses jaotage need prioriteedi järgi;

jagada need pikaleveninud ja "lühikeseks", lühikeseks;

kontrollige isikliku kontaktiga seotud ülesandeid uuesti, et oleks võimalik neid ratsionaalsemalt täita (näiteks telefoni kasutades).

See on aga alles päeva planeerimise algus. Realistlik päevaplaan peaks alati piirduma sellega, mida on tegelikult võimalik teha.

2. Eelhinnang kavandatavate töötegevuste ja tegevuste kestvuse kohta.

Nüüd peate iga ülesande juurde panema selle täitmise ligikaudse aja, selle kokku võtma ja määrama ligikaudse koguaja. Iga juhtumi kestust on võimalik hinnata pärast vaatlusi ja kogemuste omandamist.

3. Tööaja reserveerimine 60:40 reegli alusel.

Päeva planeerimisel tuleb kinni pidada elementaarsest ajaplaneerimise reeglist, mille kohaselt peaks plaan katma mitte rohkem kui 60% ajast ja ligikaudu 40% tuleks jätta reservajaks ootamatuteks asjadeks.

4. Prioriteetide seadmise, mõne töötegevuse ja teostamisele määratud tegevuse ümberjaotamise või ärajätmise otsuste tegemine.

5. Tühistatud kontrollimine ja üleandmine.

Plaani edenemise jälgimine võimaldab juhil (spetsialistil) hankida vajalikku informatsiooni, et analüüsida ja määrata võimalusi oma töö parandamiseks.

"Alpide" meetodi kasutamise eelised: parem tuju eelseisvaks tööpäevaks; järgmise päeva planeerimine; selge ettekujutus päevaülesannetest; päeva voolu sujuvamaks muutmine; unustamise ületamine; keskendumine kõige olulisemale; päeva eesmärkide saavutamine; olulisemate ja vähemtähtsate juhtumite esiletõstmine; prioriteetide seadmise ja ümberjaotamise otsustamine; ratsionaliseerimine ülesannete rühmitamise kaudu; häirete ja soovimatute katkestuste vähendamine; enesedistsipliin ülesannete täitmisel; stressi ja närvipinge vähendamine; ettenägematute sündmuste rahulik tajumine; enesekontrolli parandamine; suurenenud rahulolu ja motivatsioon; edutunne tööpäeva lõpus; isiklike tulemuste kasv; ajavõit tänu metoodilisele töökorraldusele.