Aja juhtimine: tegevuste struktuur ja operatiivne planeerimine. Ajajuhtimise tüübid

Meie käsutuses on palju ajahaldussüsteeme. Tõhus süsteem on isikliku ajaplaneerimise edu üks olulisemaid komponente. Enamik inimesi vajab süsteemi, mis säästab ja kasutab aega tõhusalt ning see tuleb iseenesest. Lõppude lõpuks on võimatu kõike oma peas hoida!

Teie aja säästmiseks anname selles artiklis kokkuvõtte iga süsteemi põhisätetest (peame praegu kõige populaarsemat). Loodame, et see aitab teil valida, mis on teie jaoks parim, mis on tulevikus teie isikliku planeerimissüsteemi aluseks.
Niisiis, süsteemid, mille oleme analüüsiks valinud:

• David Alleni GTD-süsteem;
• Franklin Time Management, Stephen Covey;
• Time Power autor Brian Tracy;
• Aja juhtimine seestpoolt välja, autor Julia Morgenstern.

Alustuseks mõistame, miks peaksite mõnda tüüpi valima süsteem. Nagu ma varem kirjutasin, ei saa inimene füüsiliselt produktiivselt töötada, kui tal on peas kõik, mis tal on vaja teha, kõik plaanid, aruanded jne.

põhifunktsioon süsteemid- aitab salvestada olulist teavet. Hea ajaplaneerimise oskus seisneb selles, kuidas salvestate ja haldate olulist teavet kohtumiste, töö, märkmete, kontaktide, meeldetuletuste, plaanide ja eesmärkide kohta.

Järelikult hea ajajuhtimise süsteem peaks sisaldama:

1. Koht, kus katta kogu tööga seotud teave;

2. Koosolekute kalender;

3. Märkmete koht;

4. Kontaktide koht;

5. Ülesannete, eesmärkide ja unistuste ühendamine üheks tervikuks;

6. Süsteemi selge kirjeldus, et oleks selge, kuidas see kõik töötab.

On palju raamatuid, mis üritavad tiitlile pretendeerida ajajuhtimise süsteemid, kuid tegelikult on need vaid teemakohased ideed või näpunäited. Selles artiklis räägime süsteemist, mitte sellest päevik ja planeerija .

Ajajuhtimise süsteem ei tähenda, et kasutate seda sellisel kujul, nagu te sellega esimest korda tutvusite. Oluline on mõista, et see on vaid platvorm, mis aitab tulevikus välja töötada oma ajahaldussüsteemi, mis vastab sinu vajadustele.

Liigume edasi oma süsteemide analüüsi juurde.

See süsteem põhineb raamatul
Ajajuhtimine Franklini meetodi järgi on erinevalt David Alleni meetodist ülalt-alla lähenemine.

See tähendab, et keskendutakse suurtele eesmärkidele, mitte väikestele ülesannetele. Selle abil määratlete selgelt oma eesmärgid ja rollid oma elus. Ja seda kasutate oma elu, aasta, nädala või päeva planeerimiseks.

Süsteem kasutab kompassi kontseptsiooni, mis aitab teil alati olla kindel, et liigute õiges suunas. Kõik, mida teete, tehakse teie põhieesmärgi saavutamiseks, see aitab õigesti seada prioriteedid ja otsustada, mida järgmiseks sammuks teha.

Selle teine ​​aspekt ajajuhtimise süsteemid- nelja sektoriga maatriks: 1. Tähtis ja kiireloomuline, 2. Tähtis, kuid mitte kiireloomuline, 3. Pole oluline, kuid kiireloomuline, 4. Pole oluline ja mitte kiireloomuline.

Covey ütleb, et enamik inimesi keskendub kvadrantidele 1, 3 ja 4. Ja see süsteem keskendub teisele sektorile.
Kellele see süsteem mõeldud on?

Kui eelistate keskenduda peamistele elueesmärkidele, siis see süsteem sobib teile. Selle meetodi eeliseks on ka see, et selle sees saab kasutada palju muid täiendavaid planeerimistööriistu, mis muudab teie elu lihtsamaks.

Seda süsteemi võib nimetada taktikaliseks ajajuhtimiseks. Siin on fookus eesmärkidel, seega tuleb need enda jaoks enam-vähem selgeks teha ning ta annab ka praktilisi nõuandeid, et mõistaksime, kui tõhusalt me ​​oma aega kasutame.

See süsteem on keskendunud tulemustele. Tracy usub, et kui me mõistame oma tegevuse lõpptulemust, stimuleerib see meie tööd. Väga oluline on ka distsipliin.

Kellele see süsteem mõeldud on?

See süsteem on hea neile, kes otsivad praktilisi nõuandeid, kuidas venitamisest üle saada, kuidas vältida tegevusi, mis röövivad sinu väärtuslikku tööaega jne.

Aja juhtimine seestpoolt välja, autor Julia Morgenstern

See süsteem sobib hästi praktiliseks kasutamiseks. Morgenstern aitab meil mõista, kuidas me oma aega veedame, mis on meie motiivid selle tegemiseks või tegemata jätmiseks ning kuidas me oma aega juhime. Samuti aitab see süsteem teie ümber toimuvat korda teha.

See meetod võib anda selliseid kasulikke oskusi nagu planeerimine, konkreetse ülesande täitmiseks kuluva aja hindamine. Süsteemiga töö hõlbustamiseks on antud ka valemid.

Kes saavad sellest meetodist kasu?

See sobib neile, kes vajavad lihtsat, kuid tõhusat lähenemist ajajuhtimisele. Kui otsite süsteemi, mida on lihtne praktikas rakendada, kuid mille kasutamiseks pole palju reegleid, siis on see parim valik.

Peamine asi, mida meeles pidada, on see, et süsteem peab eelkõige vastama Sinu vajadustele ja saama tulevikus platvormiks oma ajahaldussüsteemi loomisel.

Sissejuhatus

Ajajuhtimise teoreetilised alused

1 Ajajuhtimise olemus ja põhimõtted

2 põhjust ajaplaneerimise kasutamiseks

3 Kaasaegsed ajaplaneerimise tehnikad

Ajajuhtimissüsteemi kodumaiste lähenemiste analüüs

1 Ajajuhtimise juurutamine ettevõttes

2 Aja juhtimine Venemaal

Ajajuhtimise süsteemi hindamine ja täiustamine ettevõttes

1 Analüüsitava ettevõtte üldtunnused

2 Ajajuhtimise süsteemi hindamine ettevõttes

3 Ajajuhtimise süsteemi täiustamine

Järeldus

Sissejuhatus

Kaasaegsetes tingimustes on ajaplaneerimine iga eduka ettevõtte lahutamatu osa. Ajajuhtimise all mõistetakse tehnoloogiat aja organiseerimiseks ja selle kasutamise efektiivsuse tõstmiseks.

Ajajuhtimine on toiming või protsess, mille käigus rakendatakse teadlikku kontrolli konkreetsetele tegevustele kulutatud aja üle, et konkreetselt tõsta tõhusust ja tootlikkust. Ajajuhtimine võib aidata erinevate oskuste, tööriistade ja tehnikatega, mida kasutatakse konkreetsete ülesannete, projektide ja eesmärkide täitmiseks. See komplekt sisaldab laia valikut tegevusi, nimelt: planeerimine, jaotamine, eesmärkide seadmine, delegeerimine, ajaanalüüs, monitooring, organiseerimine, loetlemine ja prioriteetide seadmine. Algselt omistati valitsemine ainult äri- või töötegevusele, kuid aja jooksul on mõiste laienenud, hõlmates sama põhjendusega isiklikku tegevust. Ajajuhtimissüsteem on protsesside, tööriistade, tehnikate ja meetodite kombinatsioon. Tavaliselt on ajaplaneerimine iga projekti väljatöötamisel vajalik, kuna see määrab projekti valmimise aja ja ulatuse.

Esitletava töö eesmärgiks on käsitleda ajajuhtimist kui ajajuhtimissüsteemi. Tööülesanded on järgmised:

ajajuhtimise kontseptsiooni ja funktsioonide arvestamine;

kaasaegsete ajajuhtimise tehnikate omadused;

ettevõtetes ajaplaneerimise rakendamise tunnuste väljaselgitamine;

Venemaa ettevõtete ajajuhtimise eduka rakendamise rakenduse analüüs;

ajahalduse kasutamise tunnuste tuvastamine Megafon OJSC tegevuses.

Töö objektiks on ajaplaneerimine. Töö teemaks on ajaplaneerimise kasutamise tunnused organisatsiooni tegevuses.

Töö ülesehitus sisaldab sissejuhatust, kolme peatükki, järeldust ja kirjanduse loetelu.

Esimeses peatükis tutvustatakse ajaplaneerimise olemust ja põhimõtteid, määratletakse ajaplaneerimise kaasaegsed meetodid ning põhjendatakse ajaplaneerimise kasutamise vajadust ettevõtte tegevuses.

Teises peatükis tutvustatakse ajajuhtimise juurutamise tunnuseid organisatsioonis, analüüsitakse edukaid ajajuhtimise käsitlusi Venemaa ettevõtetes.

Kolmandas ja viimases peatükis kirjeldatakse analüüsitavat ettevõtet üldiselt, antakse hinnang Megafon OJSC ajahaldussüsteemile ning määratakse suunad uuritava ettevõtte ajahaldussüsteemi täiustamiseks.

1. Ajajuhtimise teoreetilised alused

.1 Ajajuhtimise olemus ja põhimõtted

"Ajajuhtimine (Time management) on teaduse ja praktika interdistsiplinaarne osa, mis on pühendatud probleemide ja meetodite uurimisele erinevatel kutsetegevuse valdkondadel kulutatud aja optimeerimiseks." Aja juhtimine – inglise keelest tõlgituna tähendab "ajajuhtimine". Ajaplaneerimise ülesandeks on tõhustada päeva ja nädala ajakasutust (nii töö- kui ka isiklikku aega), et jõuaks kõige olulisema ära teha. Ajajuhtimine on ajaarvestus ja operatiivne ajaplaneerimine.

Ajajuhtimise põhiprintsiibid.

Hoolikalt iseseisev töö. Kvaliteetse ja tõhusa aja organiseerimise süsteemi saab juht välja töötada ainult üksinda. Seda tähtsat tööd ei saa jätta konsultandi või sekretäri hooleks. Ainult juht saab ise valida sobiva lahenduse ja selle oma vajadustele vastavaks ümber ehitada.

Lahenduse individuaalsus. Isikliku aja korralduses ei ole olulised üldised reeglid, vaid individuaalne stiil, mille juht enda jaoks leiab. Kui see on talle mugav, annab see maksimaalse efektiivsuse. Pigem tuleks keskenduda neile meetoditele, mis võimaldavad navigeerida ka ebakindluse tingimustes. Seetõttu on oluline määrata kindlaks sellised parameetrid nagu inimese temperament, sensoorsed eelistused, tema keha biorütmid, tööeesmärgid jne.

Vajadus jälgida oma jõudlust. Ajastuse abil saate tuvastada andestamatu ajaraiskamise hetked ja avastada selle varjatud varud. Saadud andmete analüüsimisel on soovitatav kasutada meetodit, kus võrreldakse saavutatut maksimaalse võimalikuga, mitte aga saavutatut planeerituga, nagu seda tehakse lääne ajajuhtimise tehnoloogiates. Kuid ajaarvestuse kasutamise peamine tulemus on teatud oskuse tekkimine pidevalt enda efektiivsust jälgida. Enda aja jälgimine mõne nädala jooksul arendab erilist tähelepanu ajale ja juht hakkab oma tegudele hoopis teistmoodi vaatama.

Mõeldes tõhususele. Esmane roll on otsesel muutusel mõtlemises. Inimene, kes on õppinud tuvastama ebaefektiivseid protsesse ja neid täiustama, püüdes optimeerida ja parandada tulemuslikkust - suudab rakendada olemasolevaid meetodeid, kohandada neid vastavalt oma vajadustele või arendada enda oma. Ja väga tehnilised aja ja isikliku töö korraldamise meetodid ja nende vahetu rakendamine elus on vaid tehnika küsimus. Kui teadvuses on toimunud muutus, hakkab see toimima ja mis tahes tegevuses vilja kandma.

Kättesaadavad ja ammendamatud efektiivsusvarud. Põhiprintsiip, mille kõrval pole võrreldamatud ükski tehnoloogiline probleem. Lähtudes eeldusest, et efektiivsuse, arengu ja enesetäiendamise reservid pole mitte ainult reaalselt saavutatavad, vaid ka potentsiaalselt ammendamatud, on õige lahenduse otsimine ja vajaliku meetodi väljatöötamine puhtalt taktikalised küsimused ja ilmselgelt lahendatavad.

1.2 Ajajuhtimise kasutamise põhjused

Isikliku aja ajastamine tuleks läbi viia mitmeks tööpäevaks, võimalusel nädalaks, et analüüsida oma tööstiili ja avastada tekkiva ajapuuduse põhjuseid. Ajutiste probleemide peatse ilmnemise murettekitavaid sümptomeid saab tuvastada järgmiste märkide järgi:

Prioriteetide puudumine juhtumite täitmisel (lisaülesannete lahendamine põhiülesannete regulaarse üleandmisega);

Kiirustus suurte ülesannete täitmisel (sageli põhjuseks on nende enneaegne alustamine);

Suur voog kõikvõimalikke rutiinseid asju (risk uppuda pisiasjadesse);

Ärikirjavahetuse mitteõigeaegne uurimine (jooksev dokumentatsioon);

Töö õhtuti ja nädalavahetustel (kontori ajal ei jätku aega);

Pidevalt kolleegide või alluvate heaks töötamine (tundub, et see on kiirem või usaldusväärsem);

Töötage mitte vastavalt oma profiilile (võimaluste ebaefektiivne kasutamine);

Pidev segamine tööl (lõputud telefonikõned ja külastajate sissevool);

Info täpsustamine, pidev uuesti küsimine (raske info tajumine, väsimuse tagajärjel).

Pärast ajastust on vaja analüüsida kõiki tegevusi, milles inimene osales. Selleks saate kasutada tabeleid töövaldkondade jaotuse kohta ajakulude suhtes - reaalne ja teoreetiliselt saavutatav, koostada takistuste loend.

Edasist analüüsi saab läbi viia kahe positsiooni seisukohalt: positiivne ja negatiivne, s.t. tuvastada tugevad ja nõrgad küljed esimese ratsionaalseks kasutamiseks ja viimaste vältimiseks.

"Ajasööjad" Kui analüüsite üksikasjalikult aja peamisi "näpunäiteid", saate oma töövoogu paremini kontrollida ja vältida segajaid. Tuvastatakse peamised põhjused, mis panevad meid asjata aega raiskama:

Telefonikõned on õigustatult auväärsel esikohal, rikkudes töömeeleolu ja takistades äritegevusele keskendumist. Mobiiltelefonide laialdase kasutamisega on probleem muutunud globaalseks.

Kontorisse saabuvad külastajad segavad rohkem kui telefonid, sest neid ei saa eirata või saab paralleelselt muid töid teha.

Kehv suhtlus osakondade vahel.

Probleemid arvutitehnika ja kontoritehnikaga.

Kolleegide poolt pealesunnitud tööjärjekorra muutmine.

Organisatsiooni planeerimise puudumine. Dist

Suutmatus teisi inimesi kuulata.

Mitterahuldav organisatsiooniline struktuur.

Posti segadus. Eriti aktuaalne on see juhtidele, kelle kirjavahetus on enneaegne või ei läbi üldse kirjade olulisuse määramise sekretärifiltrit.

Vigade parandamine, mida oleks saanud vältida. Eksimustest sünnib samasugune kiirustamine, tähelepanematus, soovimatus töötada jne.

Otsustamatus äriasjades.

Halvasti organiseeritud ja koordineeritud koosolekud, koosolekute planeerimine.

Häirivad tegurid töökohal. Hiiglaslik nimekiri pisiasjadest iga isiksuse eripära kohta.

Liigne kontoribürokraatia.

Kasutud arutelud enda ja teiste töö üle. Ja lihtsalt tühi jutt.

1.3 Kaasaegsed ajaplaneerimise tehnikad

Eesmärkide seadmine. Eesmärkide seadmine hõlmab isiklike eesmärkide analüüsi ja kujundamist. Eesmärk kirjeldab lõpptulemust, annab selgust, millises suunas liikuda. Eesmärgi seadmine on ajutine protsess. teatud parameetrite muutmisel toimub vajalik reguleerimine.

“Edumiseks tuleb valida õiged eesmärgid, vaheetapid aitavad õigelt teelt mitte maha keerata. Soovitav on eelnevalt läbi viia isiklike ressursside ja eesmärkide saavutamiseks vajalike vahendite register, et selgitada välja, milliseid oma tugevusi tuleks julgustada ja milliste nõrkuste kallal oma potentsiaali edasi arendada.

Eesmärk peaks olema selge, täpne ja arusaadav. Praktiliste eesmärkide konkreetne sõnastamine on oluline hilisemaks planeerimiseks. Pikaajalisi eesmärke püstitades ära võta endale liiga palju.

) Mitte ainult teha asju õigesti, vaid ka teha õigeid asju;

) Mitte ainult juhtumite lahendamiseks, vaid ka loominguliste perspektiivide loomiseks;

) Mitte niivõrd raha säästmiseks, kuivõrd nende kasutamise optimeerimiseks;

) Mitte ainult võlgade täitmiseks, vaid ka tulemuste saavutamiseks;

) Mitte ainult ei vähenda kulusid, vaid suurendab ka kasumit.

Klassikaline planeerimine. Klassikaline tehnika plaanide ja alternatiivsete tegevuste väljatöötamiseks. Tähendab ettevalmistust eesmärkide elluviimiseks ja aja järjestamist. Praktilised kogemused näitavad, et planeerimisele kulutatud minutid vähendavad otsese rakendamise tunde, mis viib kokkuvõttes aja kokkuhoiuni.

Oma ülesannete nõuetekohaseks täitmiseks ja eesmärkide saavutamiseks peab juht selgelt aru saama oma ajaeelarvest. Planeerimisel on mitu põhireeglit:

Päevaplaani koostamisel on parem jätta 40% tööajast vabaks. Need. 60% - planeeritud aeg, 20% - ettenägematu aeg, 20% - spontaanne aeg.

Dokumenteerige kulutatud aeg, näidates ära, kuidas ja mille tõttu see kaotsi läks, et saada aimu selle tarbimisest.

Kõigi ülesannete koondamiseks peab teil olema ettekujutus eelseisvatest juhtumitest, jaotage need vastavalt kiireloomulisusele.

Looge realistlikud plaanid, milles on vaid palju ülesandeid, millega saate hakkama.

Õppige määrama töötempot ja selle tegemiseks vajaliku teabe hulka.

Kui häired tekivad regulaarselt kiireloomuliste, spontaanselt tekkivate juhtumite näol, varuge plaani selliste juhtumite lahendamiseks aega.

Suure töömahu püüdmine ja energia hajutamine eraldi ebaolulisteks asjadeks viib selleni, et päeva lõpuks jäävad põhiprobleemid lahendamata. Prioriteedi seadmine tähendab kogu ülesannete voo jaotamist tähtsuse astme järgi, anda neile esmane, teisene jne. väärtused.

"Kuldsed" ajaplaneerimise proportsioonid. Aja planeerimine põhineb teatud põhimõtetel. Ühe kuulsaima sõnastas Itaalia majandusteadlane Vilfredo Pareto. See on mõeldud aja ratsionaalseks kasutamiseks ja ütleb: „Kui kõiki tööfunktsioone nende efektiivsuse kriteeriumi järgi vaadelda, siis selgub, et 80 protsenti lõpptulemustest saavutatakse vaid 20 protsendiga ajakulust, siis 80 protsenti lõpptulemusest saavutatakse vaid 20 protsendi ulatuses. ülejäänud 20 protsenti tulemusest neelab 80 protsenti tööajast”. Igapäevatöös tähendab see, et esmalt ei tohiks ette võtta kõige lihtsamaid ja huvitavamaid või kõige vähem aeganõudvaid ülesandeid. Planeerimisel tuleb ennekõike lahendada elulised probleemid ja alles siis - arvukad teisejärgulised.

Pareto printsiibi järjepidev rakendamine aitab ellu viia probleemide keerukuse analüüsi tehnikat ABC. See põhineb kogu ülesannete mahu jagamisel kolme rühma.

V. Olulisemad ülesanded – moodustavad ligikaudu 15 protsenti kõigi ülesannete ja juhtumite koguarvust. Nende ülesannete enesetähendus (eesmärgi saavutamine) on ligikaudu 65 protsenti.

B. Olulised ülesanded moodustavad keskmiselt 20 protsenti juhtumite koguarvust ja ka selle kategooria ülesannete olulisus on vastavalt 20 protsenti.

B. Vähemtähtsad ja mitteolulised ülesanded, vastupidi, moodustavad 65 protsenti ülesannete koguarvust, kuid nende osakaal on väike (umbes 15 protsenti kogu “kulust”).

ABC põhimõttel põhinevat ülesannete analüüsi tehnoloogiat saab rakendada järgmiselt:

Tehke nimekiri kõigist eelseisvatest ülesannetest sobival ajavahemikul (päev, kuu, kvartal, aasta).

Süstematiseerige ülesanded nende tähtsuse astme järgi, määrake juhtumite järjekord vastavalt nende tegevuse "kulule".

Numbriülesanded.

a) esimesed 15 protsenti kõigist A-kategooria ülesannetest ei ole delegeeritavad;

b) järgmised 20 protsenti - B-kategooria ülesanded;

c) ülejäänud 65 protsenti on B-kategooria ülesanded.

Ajaplaanis uuesti üle kontrollida eraldatud ajaeelarve vastavust ülesannete väärtusele: 65 protsenti planeeritud ajast - ülesanded A; 20 protsenti planeeritud ajast - ülesanded B; 15 protsenti planeeritud ajast moodustavad ülesanded B.

Tehke asjakohased kohandused, keskendudes plaanis ülesannetele A.

Hinnake ülesandeid B ja C nende delegeerimise võimalikkuse seisukohalt.

Volituste delegeerimine. “Delegeerimise üldine tähendus on ülesannete delegeerimine oma alluvatele või kolleegidele. Paljud juhid, kes peavad end kogenud ja tõhusaks, eelistavad teha seda, mida nad saaksid teistele töötajatele usaldada, viidates oma alluvate kogenematule, vähesele haridusele ja ebakompetentsusele. See nähtus viitab pigem kogemuste puudumisele volituste delegeerimisel ja suutmatusele koolitada töötajaid vajalike funktsioonide täitmiseks, mitte juhi kõrgeid teeneid.

Delegeerimise peamised eelised:

Juht vabastab aega olulisemate ülesannete jaoks;

Töötajate erialaste teadmiste ja oskuste kasutamine ja arendamine;

Stimuleerida alluvate võimete, iseseisvuse ja kompetentsuse avalikustamist;

Positiivne mõju töötajate motivatsioonile.

Õigeks delegeerimiseks peate järgima järgmisi reegleid:

Valige sobivad töötajad;

Jaotada vastutusalad;

Koordineerida antud ülesannete täitmist;

Julgustada ja nõustada alluvaid;

Kontrollida töövoogu ja tulemusi;

Hinda oma töötajaid;

Lõpetage katsed tühistada või sellele järgnev delegeerimine.

Delegeerida on vaja rutiinset tööd, eritegevusi, eraasju ja ettevalmistustöid. Ülesannete või tegevuste üleandmine võib toimuda pikka aega või piirduda ühekordsete ülesannetega. Juht ei anna mingil juhul üle oma juhtimisfunktsioone, kõrge riskitasemega ülesandeid ja vastutust juhtimise eest.

Tulemuste jälgimine ja eesmärkide korrigeerimine. Tulemuslikkuse jälgimise eesmärk on tööprotsessi optimeerimine, see hõlmab kolme ülesannet:

Füüsilise seisundi mõistmine. Kas planeerimine toob tulemusi, kas see aitab kaasa mugavusele;

Planeeritu võrdlus maksimaalse võimalikuga. On vaja regulaarselt analüüsida tegevusi, määrata ajakaotuse hetked, koostada häirelehed;

Kohandamine kindlaksmääratud kõrvalekallete järgi. Plaanid tuleb uuesti üle vaadata ja muuta, kui need ei ole teostatavad või ei võimalda eesmärki tähtajaks saavutada.

Eristage töötulemuste jälgimist ja konkreetsete ülesannete jälgimist, ei tohiks jätta tähelepanuta ei üht ega teist.

Seega on ajajuhtimine arvestus ja aja operatiivne planeerimine. Ajaplaneerimise ülesanne on päeva ja nädala ajakasutust (nii töö- kui ka isiklikku aega) sujuvamaks muuta, et jõuaks kõige olulisema ära teha. Ajaplaneerimise põhiprintsiibid: vaevarikas iseseisev töö, lahenduse individuaalsus, vajadus jälgida enda tulemuslikkust, efektiivsusele suunatud mõtlemine, saavutatavus ja efektiivsusreservide ammendamatus. Ajutiste probleemide peatse ilmnemise murettekitavaid sümptomeid saab tuvastada teatud märkide järgi ja tuvastada "ajaraiskamise" põhjused.

2. Ajajuhtimissüsteemi kodu- ja välismaiste lähenemiste analüüs

.1 Ajajuhtimise juurutamine ettevõttes

See, et aega tuleb ratsionaalselt juhtida, on praegu ilmselge tõsiasi. Kõik, alates madalama taseme juhtidest kuni juhtide ja ettevõtete omanikeni, seisavad silmitsi ajapuuduse või selle täieliku puudumisega.

Kuni viimase ajani käsitleti ajaplaneerimist peamiselt üksiku inimese suhtes. See tähendab, et iga spetsialist saab omal soovil oma aja osas ajaplaneerimise meetodeid rakendada.

Viimaseks trendiks on olnud ajajuhtimise süsteemi juurutamine ettevõtetes (corporate time management). Aja juhtimine on uus suund ettevõtte juhtimises. Enamikus Venemaa organisatsioonides ei mõtle juhtkond sellele, millistele tegevustele tema alluvad tööpäeva jooksul aega veedavad, kuidas nad oma töökohustuste raames oma tööd korraldavad.

On üsna loomulik, et ettevõtte juht või selle võtmetöötajad ei tule ajaplaneerimise juurutamise ülesandega ise toime. Reeglina kasutavad nad ajajuhtimise valdkonna spetsialistide abi. Ja on täiesti loomulik, et nõudlus loob pakkumise.

Nii et ajajuhtimise kursuste ja koolituste kestus on 2 kuni 10 päeva ja maksumus 5 tuhat rubla. kuni 25 tuhat rubla Ka pakutavad programmid on erinevad: need on seminari vormis läbiviidavad “Ajajuhtimise kursused tipptegijatele” ja kursused tavatöötajatele. Ajajuhtimise rakendamiseks ettevõtetes on tehnoloogiaid.

Kõiki neid kursusi ühendab üks – need kõik põhinevad lääne tehnoloogiatel ega ole alati korrelatsioonis Venemaa tegelikkusega. Pealegi on suurem osa ajajuhtimise teemalisi seminare ja koolitusi oma olemuselt individuaalne, see tähendab, et tegemist on rohkem isikliku kui ettevõtte ajaplaneerimisega.

Võrdleva ajajuhtimise osas tuleks meie arvates eristada kolme valdkonda:

Nii näiteks võimaldab MS Outlooki kasutamine vajaliku teabe edastamise protsessis oluliselt aega kokku hoida. See juhtub tänu võimalusele lühidalt ja selgemalt sõnastada probleemi olemus. Kirjalikku teavet tajutakse kiiremini ja täpsemalt kui suuliselt edastatut.

Lisaks on infotehnoloogia abil suhtlemise käigus võimalik teabe edastamise protsessis oluliselt aega kokku hoida. See on tingitud vajadusest liikuda kontorist kontorisse või ühest organisatsioonist teise.

Tänu olemasolevatele mustritele ja sümbolitele, mis asendavad viisaka suhtluse elementideks olevaid fraase, säästetakse palju aega isikliku suhtluse jaoks Interneti kaudu teabe edastamise protsessis.

Üldiselt on ettevõtte korporatiivne ajajuhtimine reeglite ja normide süsteem töötajate suhtlemiseks ettevõttes, teabe vahetamise reeglid ja mehhanismid. Selline ajaplaneerimine dubleerib paljuski suhtlusprotsessi ettevõttes. Ja vastavalt sellele on seda keeruline omistada täiesti uuele suunale ettevõtte juhtimise valdkonnas.

Kommunikatsiooni parandamise ja ettevõtte suhtlusprotsessi optimeerimise tehnikate kasutamine ajaplaneerimise raames saavutab suurema organisatsioonilise ja majandusliku efekti.

Selle ajajuhtimise valdkonna üks peamisi probleeme on suhteliselt väike töötajate arv, keda saab ühendada identseid ülesandeid täitvate inimeste rühmaks, ja üsna suur arv selliseid rühmi ühes ettevõttes. Seega on iga spetsialistide rühma töö õigeaegseks optimeerimiseks vaja välja töötada soovitused ja ajajuhtimise tehnikad, mis on sellele spetsialistide rühmale ainulaadsed. Ajajuhtimise spetsialistid seda reeglina kas lihtsalt ei tee, eelistades kasutada kollektiivseid seminare ja koolitusi, mis põhinevad individuaalsetel ajajuhtimise võtetel, või on ajajuhtimise süsteemi loomise teenus igale ettevõtte divisjonile üsna kulukas.

Tuleb märkida, et reeglina ei pea kõik ettevõtte osakonnad ajahaldussüsteemi juurutama. Ajajuhtimise probleem tekib seal, kus selle kasutamisele on alternatiiv. Nendes ettevõtte osakondades, kus töötajad teevad monotoonset mehaanilist tööd, on pigem vaja uurida inimese füsioloogilisi ja psühholoogilisi võimeid antud toimingute algoritmi täitmisel olemasolevate töö raskuse ja intensiivsuse tingimustes.

Sageli on põhjendamatu väide, et ettevõttes ei viida läbi juhtimisprotsesse ja töötajad ei ole huvitatud oma ametiülesannete kiiremast kvaliteetsest täitmisest. See tuleneb sellest, et igal töötajal on oma töökohustused, mis on fikseeritud ametijuhendis ja töölepingus. Töölepingus on reeglina fikseeritud ka tundide arv, mida ta peab töötama päevas, ja päevade arv, mida ta peab töötama nädalas. See tähendab, et on teatud töömaht (töölepingus fikseeritud tööülesanded) ja selle täitmise aeg (töölepingus fikseeritud töörežiim ja -graafik).

Reeglina ei pöörata ajaplaneerimise seminaride ja koolitusprogrammide väljatöötamisel tähelepanu inimese füsioloogilistele iseärasustele ning töö raskuse ja intensiivsuse tingimustele.

Mis puudutab juhtivspetsialistide individuaalset ajaplaneerimist, siis tegelikult on see juhi ja inimese individuaalne ajaplaneerimine. See suund on praegu praktilise kasutamise mõttes kõige arenenum ja tõhusam.

Üldiselt on ettevõtte ajajuhtimine ettevõtte juhtimises üsna paljutõotav suund, kuigi praegu on selle praktikas rakendamisel palju raskusi. Ettevõtte ajajuhtimise juurutamise vajaduse ja selle rakendamise ulatuse kindlaksmääramisel ühes ettevõttes tuleks:

millistes osakondades (või millistes tööüksustes) on ajaplaneerimise juurutamine asjakohane;

millise majandusliku ja organisatsioonilise efekti saavutab ettevõtte ajajuhtimise juurutamine ettevõttes. See tähendab, et me räägime kulude ja tulemuste suhtest;

kui suur on tõenäosus, et ettevõtte ajajuhtimise süsteemi juurutamise mõju ettevõttes on piisavalt pikk, et võimaldada majandusliku ja organisatsioonilise mõju avaldumist.

Ettevõtte ajajuhtimise süsteem tuleks välja töötada iga ettevõtte jaoks individuaalselt ja see peaks ühendama ettevõtte ajajuhtimise kõik kolm valdkonda: ettevõtte ajajuhtimine, üksikute osakondade ettevõtte ajajuhtimine ja juhtivate spetsialistide individuaalne ajajuhtimine. Pealegi peaks üksikute osakondade ettevõtte ajaplaneerimine mõnel juhul põhinema pigem inimese füsioloogilistel omadustel ning töö raskusastmel ja intensiivsusel, mitte aga pädeva ajajaotuse protsessil.

2.2 Aja juhtimine Venemaal

Vaevalt on tänapäeval võimalik leida Venemaa ettevõtet, mille juhtkond ei oleks hõivatud konkurentsivõime tõstmise küsimusega. Selle probleemi lahendamiseks on vaja teha tohutult tööd kõigi äriprotsesside optimeerimiseks: teadus- ja arendustegevusest logistikani. See on aga pikk ja raske ülesanne, mistõttu eelistavad paljud Venemaa ettevõtted töö efektiivsust tõsta "väikse verevalamisega". Näiteks ajajuhtimise kaudu. "Klassikaline" ajaplaneerimine on aga juba praegu hädas nende ülesannetega, mille kaasaegne äri talle ette seab. "Ta lakkab olemast imerohi kõigi juhtimisprobleemide vastu. Viimase viie aasta jooksul pole selles valdkonnas midagi põhimõtteliselt uut juhtunud ja huvi ajajuhtimise vastu on märgatavalt vähenemas, - ütleb ECOPSY Consultingu tegevdirektor Pavel Bezruchko. - Oma efektiivsuse tõstmiseks tegelevad kaasaegsed ettevõtted eelkõige äriprotsesside optimeerimisega. Nende meetmete taustal jääb ajaplaneerimine kasulikuks, kuid pigem lisaoskuseks: aja võitmise skaala on väike.

Levinud praktika Venemaa ettevõtetes on olukord, kus juht jagab "vabatahtlikul-kohustuslikul viisil" oma alluvate vahel mõne ajajuhtimise raamatu, mis talle meeldib või soovitab üht või teist "edasijõudnud" korraldajat. Jekaterinburgi ettevõtte Bank24.ru tegevdirektor Boriss Djakonov hakkas ajajuhtimise idee vastu huvi tundma umbes kolm aastat tagasi, kui temast sai väikese panga kaasomanik. "Ma rakendasin palju seda, mida lugesin, " ütleb ta. - Korraldasin pangas loenguid ajaplaneerimisest, tutvustasid koosolekute pidamise standardeid, parandasid suhtluskultuuri. Algul oldi uuendustele vastu, sest loengud jäädvustasid nädalavahetusi. Pangatöötajad pidasid ideed õpetada neile aega säästma, teiseks juhtkonna kapriisiks. Kuid hiljem, tänu ettevõtte tippametnike visadusele, kes andsid mõista, et nad hindavad inimesi, kes suudavad säästa aega, sai Bank24.ru-st üks esimesi Venemaa krediidiasutusi, mis võttis kasutusele ISO 9001:2000 kvaliteedijuhtimise standardid.

Jäikus ja järjekindlus määratud ülesannete lahendamisel on vajalik element iga personali motivatsiooniprogrammi elluviimisel. Tavaliselt läheb esialgne elavnemine pärast "heade raamatute" levitamist olematuks umbes kuu aja pärast. "Iga idee juurutamine meeskonda nõuab kohustuslikku kontrolli," kinnitab Business Trainers Clubi president Mihhail Molokanov. - Ja juhtimine vaikimisi hõlmab lisakulusid. See on peamine põhjus, miks kodumaistes ettevõtetes puudub süsteemne lähenemine ajaplaneerimisele.“

MC-Bauchemie-Russia ettevõtete grupi peadirektor Aleksander Mondrus lahendas ajajuhtimise abil konkreetse probleemi – eemaldas töövoost hulga komponente, mis olid peamised aja "sööjad". Lihtne näide: kõik tema organisatsioonisisesed telefonivestlused algavad nüüd küsimusega "Kas teile meeldib rääkida?" See võimaldab mõlemal vestluskaaslasel väärtuslikke minuteid säästa. «Sellest on möödunud mitu aastat. Enamik koolituse läbinud töötajatest jäi seejärel ettevõttesse, - ütleb Alexander Mondrus. "Algajatele pakume selleteemalisi materjale ja sisendame põhioskusi ajaga töötamiseks."

"Neile, kes on kunagi ajajuhtimise oskused omaks võtnud, piisab, kui neid mõnikord mälus värskendada," ütleb ajaorganisatsiooni peadirektor Gleb Arkhangelsky.<#"justify">"Ajajuhtimise põhiidee seisneb selles, et kõigepealt peate mõistma, mida sa tahad ja miks sa seda vajad, ning alles siis mõtlema, kuidas seda saavutada,“ ütleb Mihhail Molokanov. - Viimasel ajal ilmnevad ajajuhtimise vallas kõige silmatorkavamad uuendused just eesmärkide seadmise küsimuses. Minu tähelepanekute järgi panevad Venemaa ettevõtted sageli ja suure valmisolekuga paika tähtaegu ja vastutajaid, kuid samas ei kuluta piisavalt aega töötajani info toomisele, mida ja miks täpselt peaks tegema. Tulemuseks on see, et töö valmib õigeaegselt, kuid kellelgi pole seda vaja.

"Varem, kui sain järgmise ülesande, kirjutasin selle vaikselt vihikusse, sest pidasin ebavajalike küsimuste esitamist või professionaalselt rääkides eesmärkide täpsustamist, ametit, mis mulle au ei teinud," tunnistab üks Wimm-Bill. -Danni juhid, kes sai koolituse korporatiivettevõtte ülikoolis. "Pealegi väljendasin oma rahulolematust sellega, et liiga palju "kiireloomuliseks" märgitud ülesandeid visati mulle ainult endale. Tänapäeval ei otsi see juht mitte ainult ülemuselt selget ülesannete sõnastust, vaid teeb ka selgeks, milline neist on igal konkreetsel ajaperioodil kõige olulisem, ehitades seeläbi endale prioriteetide süsteemi. Kuna ka selle juhi ülemus sai vastava koolituse, suhtub ta alluva uutesse nõudmistesse mõistvalt ja kannatlikult.

"Meie koolitusprogrammide peamine saavutus on ühtse infovälja ja juhtimisvahendite kujundamine," ütleb Wimm-Bill-Danni personaliosakonna siseteadmiste haldamise projekti juht Natalia Bekker. „Õpilaste ootused on seotud eelkõige uute teadmiste ja oskuste omandamisega, mida neil on vaja erialaste probleemide efektiivseks lahendamiseks, samuti koolis ja kõrgkoolis omandatud põhiteadmiste ja ideede süstematiseerimisega. Tõsise ja läbimõeldud lähenemisega ajaplaneerimisele paneb ta mõtlema esmapilgul lihtsatele küsimustele, mille vastused on kohati hämmastavad. Näiteks saab lihtsate aritmeetiliste tehete abil arvutada, mitu tundi on inimene juba elanud ja mis tal on jäänud elada näiteks pensionini. Või proovige enda jaoks selgemalt määratleda, mis on teie elus igapäevane rutiin ja mis on tõeliselt olulised asjad.

Ajaplaneerimine on väga mitmekülgne oskus, millel üldiselt pole kultuurilisi piire. Nii lääne kui ka Venemaa koolitusprogrammides kasutatakse nüüd põhiliselt natiivseid lääne tehnoloogiaid: eesmärkide seadmine SMARTi järgi, prioriteetide seadmine Eisenhoweri meetodi järgi, Pareto printsiip jne (kuigi Vene teadlastel on õnnestunud anda oma panus TM-i teooriasse.

Traditsiooniline tööaja korraldamise oskuste koolituse vorm on kahepäevane koolitus. Selliste saadete kuulajateks on reeglina kesk- ja alaastme juhid (tagakontor, müügiosakond, tootmine jne). Koolitusel valdavad sellel osalejad prioritiseerimise ja planeerimise põhitööriistu, proovivad neid erinevates olukordades rakendada, lihvides oma oskusi mängudes ja harjutustes. Vaatamata sellele, et TM-il endal rahvuslikke eripärasid pole, pakutakse seda õppivatele venelastele aga mitmeid seotud kursusi. "Üks ajajuhtimisele lähedane teema on stressi juhtimine," ütleb Pavel Bezruchko. "See on äärmiselt oluline ja kasulik, sest üldiselt on Venemaa ärikeskkond palju muutlikum ja pingelisem kui lääne oma."

Kui üldise juhtimiskultuuri parandamise koolitused on Venemaa ettevõtetes muutunud juba üsna igapäevaseks, siis juhid on seni jätnud tähelepanuta töötajate eneseorganiseerumise küsimused. Paljud neist – ja võib-olla õigustatult – usuvad, et juhi isiklik korraldus on tema enda probleem. TM eeldab, et iga töötaja peaks saama panustada aega mitte ainult tööle, vaid ka oma isiklikesse eesmärkidesse: eneseareng, vaba aeg, tervis, perekond. Alles siis on see inimene rahul ja tõhus. Vaevalt on ettevõttel võimalik selles järjekorras probleeme lahendada – see on täielikult töötajate endi eesõigus. “Ainult töötundidega hakkama saada on võimatu. Kui ettevõte rakendab oma töötajate seas TM-i põhimõtteid, siis peab ta taht-tahtmata jäädvustama ka nende isiklikku aega. Siis aga tulevad silme ette assotsiatsioonid ajateenijate, vangide, sektantidega...,” räägib Mihhail Molokanov.

Lisaks selgub praktikas sageli, et mõne spetsialisti tööaega ei suudeta planeerida, teiste puhul on TM-ist tulenev kokkuhoid minimaalne. Näiteks ECOPSY Consultingu tütarettevõte Mainstream viis läbi küsitluse mitmete oma klientide töötajate seas. Selle kiirküsitluse tulemused näitasid, et uuritud ettevõtete töötajatel õnnestub reaalselt planeerida mitte rohkem kui pool oma ajast, sageli mitte rohkem kui 30%. Dünaamiliselt muutuvate prioriteetide kontekstis püsiv infopuudus ja nn juhtide puudus. helikopteri vaade (sõna otseses mõttes "helikopteri vaade" - vaadates olukorda ülalt, mõista selle juhtimismehhanisme ja sisemisi seoseid, mida igapäevarutiinis näha ei ole), traditsioonilised planeerimisvahendid ei tööta. Just sel põhjusel soovitavad kogenud ajaplaneerimise spetsialistid ettenägematute ülesannete lahendamiseks reserveerida kuni 40% tööajast ja ainult ülejäänud 60% otse juhtida. Kõik töötajad ei jõua aga isegi 60% planeerida. Seega, kui me räägime kasutajatoe režiimis töötamisest, see tähendab abistavate, näiteks sekretäriülesannete lahendamisest, siis saate sel juhul vähemalt kuidagi hakkama mitte rohkem kui 30–40% ajast. See suhtarv on tüüpiline paljudele erialadele, aga ka mõnele kliendile orienteeritud ärile üldiselt – näiteks vahendustegevus. Ja tõesti, kuidas sa käskisid suhtekorraldajal tegutseda nii olulise ajaplaneerimise soovitusega nagu kirjade lugemine ainult teatud kellaaegadel? Raske on ette kujutada suhtekorraldajat, kes sellest kinni peaks, sest nii kaotaks ta info, mis aitab tal olla efektiivne. Kui ta ei vasta õigeaegselt kiireloomulise kommentaari taotlusele, võib ta kahjustada ettevõtte mainet. Ja reageerida tähendab ajakava edasilükkamist ja plaanist kõrvalekaldumist. "Oluline on mitte unustada, et inimene ei ole arvuti, vaid olend, kellel on oma bioloogilised rütmid," lisab Rosinter Restaurantsi osaluse PR- ja turundusdirektor Valeria Silina. - Keegi on tõhus hommikul ja keegi saab maksimaalse efektiivsusega töötada ainult õhtul. Selge see, et selliste nüanssidega suure ettevõtte sees arvestada ei saa.»

Meridian Capital Managementi ettevõtte rahanduse direktor Sergei Trofimov kahtleb, kas TM konsultant suudab kogenud juhile soovitada viise, kuidas aega vähemalt 5-10% säästa. "Ajajuhtimise põhisõnum "aeg on ressurss, mida saab juhtida" on väga täpne," märgib ta. - 80% teabest TM-i kohta leian aga Internetist ja kohandan seda enda jaoks. Milleks on mul vaja seda ülejäänud 20%, mis on konsultandi karisma ja meeleolu?”

Paljud kogenud eksperdid on veendunud, et ajajuhtimise teooria õppimise vajaduseni peaks igaüks ise jõudma. Igasugune katse vägisi teemasse sukelduda, eriti terve ettevõtte mastaabis, lõhnab totalitarismi järgi. Omaette ja valus teema on loominguliste elukutsete inimesed, kes protesteerivad jõuliselt igasuguste oma vabaduse piiramise vastu. Samas vajavad “loojad” oma aja efektiivse kasutamise oskust mitte vähem kui “käsitöökoja” esindajad. "Sellise "vabaduse" tagajärjeks on sageli projektide elluviimise kohustuste ja tähtaegade mittejärgimine, mis põhjustab ülejäänud meeskonna rahulolematust," ütleb BBPG kaasomanik ja toimetaja Maria Timirbaeva. - ajakirja Restoraniäri peadirektor. "Ajajuhtimise oskused ei tapa inspiratsiooni, kuid võimaldavad töötajatel eluolukordi realistlikumalt hinnata." Loomeinimest nimetatakse loovaks, sest ta oskab arukalt läheneda olemasoleva kasuliku info kasutamisele ning luua, toetudes raamatutele, ajakirjanduses ilmunud publikatsioonidele ja mis kõige tähtsam – oma elu- ja töökogemusele, oma planeerimissüsteemi, mis talle isiklikult sobib.

"Enamik tänapäeva säravaid ärijuhte on välja töötanud enda jaoks optimaalse töörežiimi ilma koolituste ja seminarideta," ütleb ettevõtte Capital Taste omanik Igor Minevich. - Võtke näiteks Andrei Bilžo või Arkadi Novikov - nende tegevust ei saa ühendada ja nende projekte ei saa voolu panna. Kui Anna Ahmatova käiks ajaplaneerimise kursusel, kas meil oleks veel üks luuleköide?

“Iga ettevõte on kogukond erineva intelligentsi ja elukogemusega inimestest, kelle töö efektiivsus sõltub sageli juhi karismast ja andekusest,” lisab Minevich. - Ainult tõeliselt tõhusate spetsialistide ümber moodustub ärikeskkond, tekivad säravad inimesed ja projektid. Ja see, kuidas töötajad sellise efektiivsuse saavutavad, on nende enda asi.

Ja tõepoolest: iga populaarset ajaplaneerimise raamatut tasub isegi lehitseda, sest selles antud nõuannete ülimalt “maisus” hakkab silma. Nende suurima mõjuga rakendamiseks on töötajal kasulikum nendeni ise “jõuda”. Ütleme nii, et enamikesse kaasaegsetesse äritelefonidesse sisseehitatud elektroonilise planeerija kasutamise mugavuse kohta lugemisest ei piisa. See teave on ilmne ega ole ettevõtte jaoks eriti kasulik. Kui aga inimene saab kord ise lihtsast programmist aru, muutub ta kolleegide kadeduse tõttu kohe palju vähem “unustavaks”. Lihtne pragmaatika ja ei karda midagi uut. Ja mis ajaplaneerimisel sellega pistmist on?

Paljud tänapäeval populaarsed ajahaldustehnoloogiad töötati välja 1970. aastatel Lääne-Euroopas ja USA-s. Oleks aga viga tajuda ajajuhtimist 100% lääne tehnoloogiana. Vene töö ja isikliku aja teadusliku organiseerimise koolkond (NOT) uhkeldab mitmete oma saavutustega, millel pole lääne teaduses analooge. Üks teadusliku juhtimise "isadest", Frank Gilbreth, ütles pärast Keskinstituudi (CIT) väljaannete lugemist: "Venelased on sügavamad, kui me mõistame aja organiseerimise küsimusi."

Tõuke NOT-i arenguks Venemaal andsid kodumaise juhtimisteaduse kahe silmapaistvama esindaja arengud möödunud sajandi alguses. Näiteks CIT direktor Aleksey Gastev lükkas esimesena ümber ühe enamlevinud vastuväite tööprotsessi teaduslikule korraldusele, mille kohaselt see ei sobi kokku loova mõtlemisega. Tema hinnangul aitab tegevuste standardiseerimine ja automatismi areng kaasa sellele, et "närvienergia vabaneb üha rohkemate algatuslike stiimulite jaoks, suurendades indiviidi jõudu lõpmatuseni".

Vremja liikumise juht Platon Kerzhentsev seadis oma organisatsiooni peaeesmärgiks ebaefektiivse ajakulu vähendamise. Liikumine ise sai alguse 1923. aastal ajalehes Pravda ilmunud märkusest, mis andis andmeid tootmisaja andestamatu raiskamise kohta üldkoosolekutel. Eelkõige kirjeldas see juhtumit, kui suure hulga lennukitehase kvalifitseeritud töötajate kogu kõneleja ooteaeg oli samal ajal kohal olnud Ameerika spetsialistide hinnangul piisavaks mitme lennuki ehitamiseks.

Ajajuhtimise populaarsuse teine ​​laine meie riigis sai alguse Daniil Granini raamatu "See kummaline elu" ilmumisest 1970. aastate alguses. Selles oli ta esimene kodumaistest teadlastest, kes väljendas ajaarvestuse ideed isikliku ajahaldussüsteemi alusena ning tõi ka oma aja "eelarvestamise" teooria - palju paindlikuma tööriista kui traditsiooniline lääne planeerimine.

Niisiis, viimane trend oli ajajuhtimise süsteemi juurutamine ettevõtetes (ettevõtte ajajuhtimine). Aja juhtimine on uus suund ettevõtte juhtimises.

ettevõtte korporatiivne ajajuhtimine;

üksikute osakondade ettevõtte ajajuhtimine;

juhtivate spetsialistide individuaalne ajaplaneerimine.

Ettevõtte ajajuhtimine on keskendunud ennekõike tõhusa suhtlussüsteemi loomisele osakondade ja ettevõtte ametnike vahel. See hõlmab kohalike võrkude ja infotehnoloogia laialdast kasutamist suhtlusprotsessis.

Seega on ettevõtte ajahaldussüsteemi kasutamine ettevõttes efektiivne ainult siis, kui ajajuhtimise protsessile on integreeritud lähenemine ühes organisatsioonis.

3. OJSC Megafoni ajahaldussüsteemi hindamine ja täiustamine

.1 Analüüsitava ettevõtte üldtunnused

ajajuhtimise megafon

Megafon Open Joint Stock Company asutati 2002. aastal.

Organisatsiooni nimi: JSC "MegaFon".

Juriidiline aadress: 115035, Moskva, Kadaševskaja emb., 30

OJSC Megafoni peamine eesmärk on:

mobiilsideteenuste pakkumine (GSM<#"justify">MegaFon tegutseb kõigis 83 Vene Föderatsiooni subjektis<#"justify">Ametnike hulka kuuluvad:

Tegevjuht - Tavrin Ivan Vladimirovitš

Siseauditi direktor - Zheymo Juri Antonovitš

Avalike suhete direktor - Lidov Petr Aleksejevitš

Personalidirektor - Likhova Irina Borisovna

pearaamatupidaja - Strelkina Lyubov Nikolaevna

MegaFon, üks kolmest Venemaa suurimast mobiilioperaatorist, pakub täielikku valikut mobiilsideteenuseid kogu Venemaal. 2010. aasta juunis omandas MegaFon 100% osaluse ettevõttes Synterra, mis võimaldas tal tugevdada oma võrguinfrastruktuuri ja tugevdada oma positsioone kaugside, püsi- ja mobiilse lairiba Interneti-juurdepääsu ning konvergentsete teenuste turgudel. Ettevõtte aktiivsete tellijate arv ületab 62 miljonit. MegaFoni kaubamärgi atraktiivsust ei seleta aga ainult selle leviala, millel pole Venemaal analooge. Põhjendades loosungit “Tulevik sõltub sinust”, püüab ettevõte olla alati sammu võrra ees – turg, konkurendid, klientide soovid.

MegaFon on traditsiooniliselt rakendanud kõige arenenumaid tehnoloogiaid. Korraga sai ettevõttest esimene ülevenemaaline GSM 900/1800 standardi mobiilioperaator. Ja täna on MegaFon esimene ettevõte Venemaal, kes käivitab uue põlvkonna võrgu, 3G, kommertskasutuse kõige lootustandvamas UMTS-i sidestandardis, mis muudab mobiilse Interneti kasutajatele mugavaks ja tõhusaks tööriistaks. See võimaldas tõusta liidriks nii 3G-võrkude kasutajate arvu kui ka neis müüdavate teenuste tulude osas.

Kolmanda põlvkonna võrkude arendamine on lähitulevikus ettevõtte jaoks prioriteet. Samas ei seisa MegaFon paigal, valdades uusi tehnoloogiaid: 2010. aastal testiti edukalt LTE-protokolli alusel töötava neljanda põlvkonna (4G) traadita andmeedastusvõrgu tööd. Novembris 2010 sai MegaFon esimese operaatorina Venemaal, kes rakendas oma võrgus uuenduslikku HD-Voice tehnoloogiat, mis tagab kvaliteetse kõneedastuse ja suurendab oluliselt heli selgust.

MegaFoni aastatepikkuse tööga saavutatud ohutusvaru ning äärmiselt konservatiivne finants- ja laenujuhtimise poliitika võimaldasid ettevõttel mitte ainult enesekindlalt finantskriisi haripunkti üle elada, vaid ka tugevdada oma positsiooni turul, reageerides sellele. uutele väljakutsetele.

2010. aastal tuli MegaFon võitjaks kategoorias "Mobiilioperaator" üleriigilise hääletuse "Bränd nr 1 Venemaal 2010" tulemuste põhjal ning MegaFoni tegevjuht Ivan Vladimirovitš Tavrin tunnistati aastal parimaks telekommunikatsiooniettevõtete juhiks. Venemaa iga-aastases reitingus "TOP-1000 Venemaa juhti".

3.2 Ettevõtte ajajuhtimise süsteemi hindamineMegafon

Analüütikute ja operaatorite endi sõnul on mobiilsideturg Venemaal üks kiiremini kasvavaid. Samas on konkurents sellel, nagu arenenud turul olema peab, väga suur: põhitegijad käivad reeglina vastamisi ja seetõttu ei saa endale vähimatki järeleandmist anda. Te ei tohiks kasutamata jätta ühtki võimalust olla vähemalt midagi tõhusamat ja paremat kui teised. Tuleb leida ressursse, mida on võimalik juhtida, et saavutada tulemusi, hoida konkurentidest ees, kontrollida aega.

Ettevõtte juhtkond jõudis arusaamisele, et ressurssi – aega – tuleb kasutada võimalikult efektiivselt. See ressurss peaks olema suunatud eelkõige ettevõtte eesmärkide saavutamisele. OJSC "MegaFon" juht koos ettevõttega "Organization of Time" tegi mitmeid märkimisväärseid projekte, viis läbi koolitusi ja konsultatsioone, et tutvustada TM ideid organisatsioonis.

"Aega ei saa üksi hallata." Neid võtteid, ennekõike oma isikliku ajaplaneerimise seisukohalt, kaalus ettevõtte juht. Juhid seisavad iga päev silmitsi paljude väljakutsetega. Seetõttu pidas juht TM-i enda kohta rakendatuks, sest on nii isiklikke kui ka firmaasju, mis võtavad aega. Ja alles hiljem, kui selle süsteemi juurutama hakati, sai selgeks, et probleeme tuleb lahendada koos kogu töötava personaliga.

Seetõttu on väga oluline, et juht kontrolliks oma aega – ja samal ajal juhiks oma kolleegide ajasüsteemi. Mingisuguseid koosolekuid, koosolekuid või konverentse korraldades peab juht ette teadma, mis plaanid alluvatel on, et ühised asjaajamised oleksid kooskõlastatud, et protsessid ei kattuks. Ja vastupidi, kui töötajad oma päeva planeerivad, peaksid nad nägema juhi kalendrit ja sellega suhestuda. See on aksioom: kui soovite oma aega tõhusalt juhtida, saate seda teha ainult siis, kui teie kolleegid teiega sama tõhusalt suhtlevad.

Ettevõte Megafon kasutab Outlookis Microsoft Exchange Serverit ja kalendrit. Nüüd näeb juht, kus kolleegid on ja kus nad on järgmise kolme kuu jooksul, ning saab nendega kohtumise kokku leppida. Aeg on kategooria, kus üksi hakkama ei saa, kõik peavad koos tegutsema.

Tellimuse kontroll. Selleks, et ajahaldussüsteem töötaks kogu ettevõttes, oli ennekõike vaja juhi juhtumikorralduses Outlookis üles seada ülesannete haldamise süsteem. Tänaseks on ettevõttel selge juhiste ja kontrolli süsteem. Tellimused antakse suuliselt, e-posti teel või paberkandjal ning kõik mahuvad ühte nimekirja, mille järgi tähtaegu jälgitakse. Kui midagi ei valmi õigeaegselt, saab juht teateid ning nende põhjal küsib sekretariaat lisainfot, miks rike tekkis. Järgmiseks annab esineja juhtkonnale aru ja tehakse otsus: kas lükata tähtaeg edasi või teha midagi muud. Peaasi, et ükski ülesanne ei läheks kaotsi, ei ununeks – sest see on kontrolli all, mis on väga oluline.

Järgmise sammuna pärast tellimuste kontrollisüsteemi loomist on ettevõttes ühtsete ajahaldusstandardite juurutamine. Exchange serverisse salvestatud kalendrid ja ülesanded sünkrooniti mobiilsete terminalidega. Näiteks peab juht kokku leppima kohtumise. Ta võtab oma sideseadme, vaatab numbreid, leiab "akna" – ja helistab kellaaega. See teave läheb kohe Exchange'i serverisse. Kui koosolekut juhataja ei määra, siis sekretär planeerib selle, valides vaba aja ning juht näeb seda uuendust oma kalendris ning teab juba, millal ja kellega kohtuda. Sellest lähtuvalt saate juhendada oma alluvaid selleks koosolekuks materjale ette valmistama. Seega aega ei raisata. Kõik on selge, kõik on planeeritud, iga inimese aega kasutatakse võimalikult tõhusalt. Ja mis kõige tähtsam – kogu info salvestatakse serverisse. Kui varasemad kirjad kogunesid isiklikesse sülearvutitesse ja neid võidi kogemata kustutada, siis nüüd on kõik ühes kohas, Exchange'i serveris. See tähendab, et meil ei lähe kaduma – sellest on saanud täisväärtuslik dokument.

Seda juhtimismudelit saab illustreerida:

Juht jaotab ülesanded alluvate vahel, seades prioriteedid ja jagades need projektideks. Seega pole vaja kõike oma peas hoida; muudatused on lihtsad ja igal ajahetkel toimuvast on olemas ajakohane versioon.

Joonis 1 – ülesande oleku muudatuste logi mudel

Vajadusel näeb juht selgelt nii projekti kulgu kui ka konkreetse töötaja töökoormust. Tänu sellele hoitakse oluliselt kokku kõigi osapoolte, aga eelkõige juhi aega, ning tõuseb töö efektiivsus.

Joonis 2 – Ülesande muudatuste logi mudel

Üks kord sisestatud teavet saab korduvalt kasutada. Näiteks ühel kujul - projekti edenemise kindlakstegemiseks, teisel - töötajate töökoormuse analüüsimiseks, kolmandal - projekti aruannete koostamiseks.

Joonis 3 – Ülesande muudatuste logi mudel

Selle tulemusena väheneb ebaproduktiivse töö aeg ja rohkem ressursse jääb projekti enda jaoks.

Projekti kohta käiva teabe sisestamise ja esitamise lihtsaimate regulatsioonide kasutuselevõtt, samuti süsteemi poolt töö käigus automaatselt kogunev ajalugu muudavad töötajate tööülesannete vahel vahetamise, teostajate arvu vähendamise või suurendamise lihtsaks.

Sellist juhtimissüsteemi kasutades jaotab MegaFon ettevõtte juhtide ja töötajate tööaega kõige efektiivsemalt.

3.3 JSC ajajuhtimise süsteemi täiustamineMegafon

Megafonis tekivad ootamatud küsimused ja probleemid, mis segavad ajakava, segavad oluliste tööde sooritamist, sunnivad kaotama keskendumisvõimet, olles neist häiritud. Igaühele neist pakub autor välja mitu lahendust. Samas mitte ainult hädaolukorras reageerimine, vaid ennetavad protseduurid, mis tuleb eelnevalt läbi viia, et hiljem ootamatustega edukalt toime tulla.

Telefonikõned. Nende kõnede kiire kategoriseerimine on vajalik. Et kohe esimestest sekunditest teada saada, millist stsenaariumi "sissetuleva" puhul rakendada. Järgmisena pakume mitmeid sissetulevate kõnede kategooriaid ja vastamise stsenaariume.

Isiklikud kõned

Paluge lühidalt rääkida

Paluge teisel ajal tagasi helistada

Eraldage aega isiklikeks kõnedeks ja hoiatage kõiki lähedasi, et nad helistaksid ettenähtud akendest.

Installige automaatvastaja

Professionaalsed kõned

a. Kõned juhtkonnalt

Fraas: "Vabandust, ma räägin praegu kliendiga"

Fraas: "Ma räägin kaugelt"

Idee: automaatvastaja võtab graafikust hõivatud perioodid ja annab sellest teada hääle või tekstiga (SMS, e-post, ICQ)! Tehniliselt teostatav.

Vastuseks kõnele saadetakse SMS, kui saate tagasi helistada. Selle käigu säästmiseks peaksite esmalt konfigureerima SMS-i vastuse mallid. Kõned kolleegidelt

Lükka kõne edasi

Mõistke kiiresti teema olemust ja viige vestlus teisele ajale

Määrake suhtlustsoonid (millal on parem teile helistada)

Soovitatavad võimalused, kaks akent hommikul ja õhtul

Nõua essentsi struktureeritud esitlust. Kõned klientidelt

Tehke tagasihelistamistaotlus: "nad helistavad vaibal võimudele ..."

Kuulake struktureeritult, vastake kiiresti

"Saan ülesandest aru, helistan teile sellisel ja sellisel ajal tagasi..."

Võtke vastu kõne, fikseerige see sissetulevale vormile ja edastage see volitatud isikule

Järsku tuleb mees. See on avatud kontorites kõige levinum probleem. Kui pidevalt häirivad kõik, kes ei ole hõivatud ja kellel on igav, oma naabrite või nende kõrval istuvate inimeste tähelepanu. Vähendage ka ootamatult tühjalt kohalt tulnud külaliste efektiivsust. Nendele "ajavarastele" on võimalik rakendada järgmisi otsustusharusid.

Järsku tuleb inimene (külastaja).

Hõivatuse indikaatorid: lipud, sildid, mütsid jne.

Tee punane nupp, selle vajutamisel heliseb telefon minuti pärast ja vaja kiiresti välja tulla!

Looge külalistetuba, kus asub miniraamatukogu, videoteek, et külastaja ootaks kasu

Sissepääsu juures täidetakse küsimuste nimekiri. Kliendi teatud ankeet, kuhu ta märgib, millega ta tuli. Küsimuste vormistamine kiirendab suhtlemist

Tema tegevuse ümberorienteerimine teie suunas, teie eesmärkide poole

Suuna ümber teisele inimesele: "valvejuht", "kosmoseteenindaja"

Märkige visiitkaardile tööajad: alates ... kuni ... Seega piirates külastajate arvu teile ebasobival ajal

Vastuvõtu ajakava (mitmekanaliline telefon, et hõlpsasti läbida):

Ühendage kohtumised lõunaga. Ärilõunad, "reisi lõunaks"

Korraldage ettevõttes avatud koosolekute koht (läbirääkimiste ruumid)

Ettevõttesisesed probleemid. See jaotis sisaldab horisontaalseid ja vertikaalseid ülesannete katkestajaid. See tähendab, et räägime ülemustest, alluvatest ja kolleegidest. Traditsiooniliselt on Megafon välja töötanud plaanivälised kohtumised ja "strateegiliste koosolekute" istungid ning 15-minutilised küsimused, mis venivad tundideks. Regulaarse lõhestatud graafiku korral tööviljakus langeb ja plaanitut on peaaegu võimatu lõpuni viia.

Peale määrati "äkiline kohtumine".

Osalege koosolekul telefoni teel

Viige läbi alalisi koosolekuid. Näiteks Beeline'il on koosolekuruum, kus pole toole. Selle organisatsiooniga lahendatakse kõik probleemid kiiresti. Pole tahtmist kahvliga vee peal sõita, sest kõik tahavad võimalikult kiiresti, mugavamates tingimustes ära sõita.

Koostage nimekiri koosolekutest, mida flaierid ei lahenda. Selle tulemusena: koosolekute register, mille ees on nimekiri lahendatavatest küsimustest.

Segmenteerige koosoleku aeg. Seadke aja markerid, südamestimulaatorid taimeri kujul 10-15 minutiks. Kontrollige iga ajavahemikku päevakavast, et kiirendada edenemist eesmärgi poole.

Leppige kokku toimuvate koosolekute formaat. Näiteks fraktsioonis PPE ripuvad seintel plakatid: "10 koosolekureeglit". See aitab konverentsil osalejatel järgida kehtestatud regulatsioone, stimuleerides probleemide kvaliteetset ja kiiret lahendamist.

Ettevõtte juhendis märkige, et koosoleku päevakord saadetakse hiljemalt 24 tundi enne koosoleku algusaega. Definitsiooni järgi kaovad "kiirekoosolekud" ja teil on päev aega nendeks valmistuda.

Sisestage koosoleku kaitse reegel. Kirjeldage, millal teil on õigus koosolekukutse tagasi lükata

Koostage koosolekuid ja protokollige. Sel juhul peaks olema juht, kes jälgib tõstatatud probleemide reegleid.

Pidage koosolek enne lõunat: sel juhul püüab iga osaleja rääkida konstruktiivselt, kuna viivitus osutub tema jaoks hiljaks ja lühendab lõunasööki.

Ülemuste plaanivälised korraldused (juhtkonna sekkumine)

Organiseerige referent, kes jagab teatud akendel juhi juhiseid alluvatele

Andke juhile koolituse vormis tagasisidet, mis toob kaasa personali plaanivälise "tõmblemise".

Hankige juhilt "vastutusintervall". Ajavahemik, mille jooksul juht ei sega töötaja tööd. Näiteks hommikul anti töötajale ülesannete nimekiri – õhtul kontrolliti töö kvaliteeti. Sel juhul on vastutuse intervall võrdne tööpäevaga, 8 tundi. Kui ülesanded määrati esmaspäeval – ja me kontrollime reedel –, siis on vastutuse intervall nädal.

Tehnika rike. Megafonil on keeruline süsteem, mistõttu on väga tõenäoline, et see ebaõnnestub. Kuna tänapäevane elutempo ei võimalda tehnoloogiast loobuda, peate olema valmis ebaõnnestumisteks. Selles osas kirjeldatakse nende väiksemate ja suuremate tehniliste tüütuste lahendusi.

Seadmete rikked

Koostada seadmete kontrollimise ajakava (regulaarne ülevaatus).

Veaotsingu juhised

Kontoris peaks alati olema printeri varukassett

Mõelge dubleerivatele funktsioonidele (skanner, koopiamasin, digikaamera).

Viige läbi õppusi, töötage välja hädaolukordi

Looge kognitiivseid kaarte. Kontori raadiuses oleva infrastruktuuri kirjeldus. Kust saab midagi printimiseks osta jne.

Loo positiivne suhtlus naabritega, kelle abi saab häda korral kasutada

"Posti ei saa kätte"

Tehke reserv tasuta serverite kujul. Soovitatav mail.ru, yandex.ru

Määrake oma meiliklient viimati saadetud meilidele kiiresti juurde pääsema

Isiklikud probleemid. See jaotis sisaldab isiklikke põhjuseid "ootamatute" häirete jaoks töögraafikus. See hõlmab nii liiklusummikuid kui ka probleeme keha toonusega, sugulaste sissetungi ja looduskatastroofe. Tänapäeval on see ajakao vältimise kõige nõrgemini arenenud segment. Seetõttu oleme valmis aktsepteerima ja kaaluma iga teie uut otsust, mida allpool pole kirjeldatud. Leiud saab saata aadressile [e-postiga kaitstud] kirja teemas märkusega: "Ajavargad"

Hea lahendus – paralleelne tegevus

Tehke rida lühikesi kõnesid

Vabakäe kasutamine pikkade kõnede tegemiseks

Kuulake helikursusi: äri, võõrkeeled jne.

Kuulake audioraamatuid

Peate teadma liiklust. Mis kell on ummikud, ümbersõidu võimalused. Planeerige reise "korgivaba ajal"

Õppige kasutama veebikaameraid. Virtuaalsete koosolekute läbiviimine reiside asemel on suurusjärgu võrra odavam

Et vältida ummikuid hommikuti (enne tööd) – enne ummikuid võib vara tõusta

Kasutage linnas liikumiseks "segatud" viisi

Kui teil on vaja midagi tuua / võtta ja ei ole tingimata vaja isiklikku kohalolekut, siis võite kasutada kullerteenust

Äkilised isiklikud probleemid iseendaga (haige tunne, halb enesetunne)

Hoidke üks töötaja projektiga kursis. Paaris ehitamine (klastri mudel)

Pakkuge ette võimalus "virtuaalne töö, kodukontor

Võtke regulaarselt vitamiine, magage piisavalt, tegelege füüsilise tegevusega.

Sugulaste ja/või sõprade sissetung

Arutage lähedastega olukordi, millal tasub helistada ja millal on parem oodata

Märkige selgelt, mis on kiireloomuline ja mis oluline

Leppige hotelliga kokku: kuhu nad ümber paigutate

Osaline osalemine nendega suhtlemisel, suunamine teistele probleemide lahendamiseks. Osalemine muude ressurssidega kui aeg

Nii et Megafon OJSC juhtimissüsteemi üksikasjaliku analüüsi läbiviimiseks tuvastas autor töös ajajuhtimise eelised ja puudused, analüüsis ettevõtte juhi funktsioone. Juhtimisstruktuuri analüüs näitas, et see vastab kaasaegsetele nõuetele, s.o. töötajate tööülesanded ja vastutus on selgelt jaotatud, välja on toodud üksikute üksuste rühmitamise skeem ja nende juhtimise põhimõtted.

Lisaks kaaluti keskkonna analüüsimiseks Outbook meetodit ajajuhtimises.

Järeldus

Ajajuhtimine on ajaarvestus ja operatiivne ajaplaneerimine. Ajaplaneerimise ülesandeks on tõhustada päeva ja nädala ajakasutust (nii töö- kui ka isiklikku aega), et jõuaks kõige olulisema ära teha. Ajaplaneerimise põhiprintsiibid: vaevarikas iseseisev töö, lahenduse individuaalsus, vajadus jälgida enda tulemuslikkust, efektiivsusele suunatud mõtlemine, saavutatavus ja efektiivsusreservide ammendamatus. Ajutiste probleemide peatse ilmnemise murettekitavaid sümptomeid saab tuvastada teatud märkide järgi ja tuvastada "ajaraiskamise" põhjused.

Kaasaegsed ajaplaneerimise tehnikad: eesmärgi seadmine, klassikaline planeerimine, ajaplaneerimise "kuldsed" proportsioonid (Pareto põhimõte), volituste delegeerimine, tulemuste kontroll ja eesmärkide korrigeerimine. Uurides probleemide põhjuseid ajas ja kasutades põhilisi ajaplaneerimise võtteid, on juhil võimalik saavutada kvaliteetseid ja kiireid tulemusi.

Viimaseks trendiks on olnud ajajuhtimise süsteemi juurutamine ettevõtetes (corporate time management). Aja juhtimine on uus suund ettevõtte juhtimises.

Ettevõtte ajajuhtimises on kolm valdkonda:

ettevõtte korporatiivne ajajuhtimine;

üksikute osakondade ettevõtte ajajuhtimine;

juhtivate spetsialistide individuaalne ajaplaneerimine.

Ettevõtte ajajuhtimine on keskendunud ennekõike tõhusa suhtlussüsteemi loomisele osakondade ja ettevõtte ametnike vahel. See hõlmab kohalike võrkude ja infotehnoloogia laialdast kasutamist suhtlusprotsessis.

Seega on ettevõtte ajahaldussüsteemi kasutamine ettevõttes efektiivne ainult siis, kui ajajuhtimise protsessile on integreeritud lähenemine ühes organisatsioonis.

Vene Föderatsiooni ajaplaneerimine on endiselt kaugel globaliseerumise seatud parameetritest kõigil tasanditel: alates üksikust ettevõttest kuni ühiskonnani tervikuna. Nüüd arutavad juhtivad juhid aktiivselt võimalust arendada Venemaal ajajuhtimist ühe lääne "mudeli" alusel. Kuid arvestamata meie rahvuslikku mentaliteeti, ajaloolisi erinevusi juhtimisteoorias ja -praktikas, ei saa Venemaa oludele ratsionaalselt rakendada ühtegi ajakasutusmeetodit.

Megafon OJSC juhtimissüsteemi üksikasjaliku analüüsi läbiviimiseks tuvastas autor töös ajajuhtimise eelised ja puudused, analüüsis ettevõtte juhi funktsioone. Juhtimisstruktuuri analüüs näitas, et see vastab kaasaegsetele nõuetele, s.o. töötajate tööülesanded ja vastutus on selgelt jaotatud, välja on toodud üksikute üksuste rühmitamise skeem ja nende juhtimise põhimõtted.

Juhtimise korralduse hindamine uuritavas ettevõttes viidi läbi ettevõtte ajajuhtimise meetodite kasutamise alusel.

Lisaks kaaluti keskkonna analüüsimiseks Outbook meetodit ajajuhtimises.

* Käesolev töö ei ole teaduslik töö, ei ole lõplik kvalifitseeriv töö ning on kogutud teabe töötlemise, struktureerimise ja vormistamise tulemus, mis on mõeldud kasutamiseks õppematerjalide allikana õppetöö iseseisvaks ettevalmistamiseks.

Sissejuhatus...3

1 Ajajuhtimine kui ajajuhtimissüsteem..5

1.1 Ajajuhtimise elemendid…5

1.2 Ajapuuduse põhjused…6

2 Põhilised ajaplaneerimise tehnikad...11

2.1 Ajaressursi kasutamise analüüs ja ajaplaneerimine ..11

2.2 Tegevused, mis aitavad teil oma aega hallata...15

Järeldus…….21

Kasutatud allikate loetelu..22

Sissejuhatus

Tuntud tõde – "Aeg on raha" näib olevat hakanud oma tähendust muutma. Ühe parima brändingu analüütiku ja praktiku Mark Gobe’i sõnul muutub aeg rahast väärtuslikumaks. Ja temaga on raske mitte nõustuda.

Paljud tuntud eksperdid, eriti Moskva omad, kinnitavad seda tõde, öeldes, et aeg on nii spetsiifiline ressurss, mis on põhivara, tööjõu, toorainega organisatsioonis samas kohas, kuid sellel on eriline spetsiifiline omadus: see on pöördumatu. See tähendab, et kui seadmeid saab osta, tooraine ja materjalid pole samuti haruldased kaubad, mida tuleb pikka aega otsida, siis ei saa kaotatud aega tagastada, on võimatu tagastada praegusel ajal kasutamata võimalusi, pole võimalik lahendada juhtumeid, kui nende lahendamise tingimused on muutunud. Samas seisneb aja spetsiifilisus ka selles, et igale inimesele on antud see võrdselt, nimelt 1440 minutit ehk 86400 sekundit päevas - ei rohkem ega vähem.

Enamiku kaasaegsete juhtide tööaeg on viimse piirini täis, tööpäev ei ole normeeritud ja ometi pole sageli võimalik kõiki plaanitud ülesandeid ettenähtud tähtajaks täita. Samal ajal süveneb abitustunne kiirelt teie sekkumist vajavate probleemide laviini ees ja tunne, et ajapuudus, nagu ka õhupuudus, viib selleni, et probleemid lihtsalt muserdavad inimese. Kõik see toob kaasa stressiseisundi, mis olukorda veelgi süvendab.

Selline olukord kaasaegses ühiskonnas on laialt levinud ja mitte ainult juhtide seas. Kindlasti mäletab iga inimene palju juhtumeid, kui ta pidi ühe päeva jooksul lahendama palju probleeme, külastama paljusid kohti, samas kui ta ei suutnud otsustada, millises järjekorras oleks seda kõike kõige parem teha, ja arusaam, et seda pole võimalik kohe teha. ja kiiresti lahendada ajajaotuse probleem, et selle tõttu ei saa sa õigel ajal olla või millestki olulisest ilma jääda, see on väga masendav, ajab närvi, rikub tuju, mis kokkuvõttes mõjutab negatiivselt sinu heaolu, sooritusvõimet ja vähendab tõenäosus, et kõik selleks päevaks planeeritud saab teoks

Sellises olukorras saab ainsaks lahenduseks olla ainult spetsiaalsete võtete ja meetodite kasutamine, millel on ajaplaneerimise üldnimetus. Sõna "ajajuhtimine" ise on inglise keelest tõlgitud kui "ajajuhtimine", kuid tuleb märkida, et aega on võimatu juhtida. Tõepoolest, igal inimesel on rangelt määratletud aeg ja kõigi inimeste jaoks on see sama. Selle kogust või voolukiirust on võimatu kuidagi mõjutada. "Ajajuhtimine" on lihtsalt kõlav nimetus sellele, mis on sisuliselt enda, organisatsiooni, inimeste juhtimine, et kiirendada probleemide lahendamist, tegevuste elluviimist, tööde sooritamist, tegusid. See on kõige ratsionaalsema ajakasutuse juhtimine.

Sellel probleemil on suur praktiline tähtsus nii juhtide kui ka iga inimese jaoks.

1 Ajajuhtimine kui ajajuhtimissüsteem

1.1 Ajajuhtimise elemendid

Ajajuhtimine kui ajajuhtimissüsteem sisaldab mitmeid elemente, mis kooskasutades võimaldavad oluliselt vähendada erinevate tootmisprotsesside elluviimiseks kuluvat aega. Nendeks elementideks on: tööaja kasutamise analüüs, eesmärkide seadmine, mida juht ajaplaneerimise käigus saavutada soovib, tööaja planeerimine, erinevate meetodite väljatöötamine ajaressursside ebaratsionaalse kasutamise põhjustega tegelemiseks. Vaatamata sellisele küllaltki harmoonilisele ajajuhtimise süsteemile ei tasu seda aga võtta aksioomina, sest iga inimene suudab ainsana tema jaoks aja ratsionaalse kasutamise probleemi parimal viisil lahendada ja seetõttu on kõige tõhusam. isiklik ajaplaneerimine, mis igal üksikjuhul individuaalne. Üldjuhul saab aga ülaltoodud ajajuhtimise elemente rakendada.

Analüüs on protsess, mis võimaldab tuvastada ebaratsionaalset tööaja kasutamist, selle põhjuseid ning ka isoleerida kõigist peamistest põhjustest, mis ajakasutust kõige negatiivsemalt mõjutavad.

Eesmärkide seadmine on ajajuhtimise vajalik etapp, mille käigus tuleb vastata küsimusele, miks ajaplaneerimist konkreetse inimese või konkreetse ettevõtte jaoks üldse vaja on. Eesmärkide seadmine aitab teil paremini navigeerida, milliseid ajahaldusmeetodeid tuleks kasutada ja milliseid mitte.

Planeerimine on selline protsess, mille käigus koostatakse nimekiri ülesannetest, mis tuleb teatud aja jooksul ära teha. Tööaja planeerimisel on teatud eripärad.

Ajakaotuse põhjuste vastu võitlemise meetodite väljatöötamine viitab sellele, et eelanalüüsi käigus tehti need põhjused kindlaks ja need on vaja kõrvaldada. Tüüpiliste põhjuste puhul on nendega toimetulemiseks erinevaid tüüpilisi viise, kuid tuleb meeles pidada, et iga konkreetne juhtum on individuaalne ja iga põhjuse puhul on vaja individuaalset lähenemist.

Ajajuhtimine on terviklik struktuur ja seda tuleks kohaldada ilma ühtki selle elementi välja jätmata. Ajajuhtimise kasutamine eeldab, et inimene on selle kasutamisel loov.

1.2 Ajapuuduse põhjused

On palju erinevaid tegureid, mis võivad ajaraiskamist põhjustada. Mõned neist teguritest tulenevad juhi kirjaoskamatust tegevusest, mõned ilmnevad temast sõltumatult ja mõned on otseselt seotud juhi isiksusega, kuid juhil on võime enamikku neist mõjutada või vähemalt kahjusid vähendada. nende tegurite mõju tõttu. Vaatleme neid tegurite rühmi.

Esimesse rühma kuuluvad need tegurid, mis tulenevad juhi kirjaoskamatust tegevusest. Nende hulka kuuluvad planeerimata töö, halvasti organiseeritud teabevahetus organisatsioonis, tööde selge jaotuse puudumine nende tähtsuse järgi, alluvate poolt hästi täidetavate ülesannete täitmine ja nõrk töömotivatsioon. Juht saab need tegurid tuvastada ja proovida neid mingil viisil kõrvaldada.

Võtke arvesse järgmisi tegureid:

1) Plaaniväline töö. See on mitte ainult juhi enda, vaid ka organisatsiooni üldise elustiili tulemus. Plaaniväline töö toob kaasa pidevad pausid kõikvõimalikeks "selgitusteks", erinevate osakondade, allüksuste ja üksikute töötajate edasiseks tööks vajalikeks selgitusteks. Samas ei haju mitte ainult need, kes infot taotlevad, vaid ka need, kelle poole info saamiseks pöördutakse.

Kehv suhtlus organisatsiooni sees. Teavet edastades on iga inimene alati kindel, et selle saaja on täielikult teadlik ja mõistab selle tähendust, kuid see ei ole alati nii. Igaühel on oma tajupiirid, mis võivad saadavat infot moonutada. Mitte kõik kaasaegsed juhid pole seda probleemi enda ja oma töötajate jaoks lahendanud ning võtnud kasutusele ühtse teabe vastuvõtmise ja edastamise süsteemi oma ettevõtetes. Paljudes organisatsioonides toimub osakondadevaheline teabevahetus telefoni katki, sageli mitteametliku suhtluse käigus. Samuti on teabe edastamise standardite puudumise näiteks ühe standardi puudumine kliendile telefoni teel organisatsiooni asukoha selgitamiseks - "igaüks selgitab, kuidas saab".

Teoste selge jaotuse puudumine nende tähtsuse järgi. See viib sageli selleni, et juht teeb esmalt asju, millel pole tegelikult suurt tähtsust. Samal ajal kulutavad nad palju aega, mis on vajalik tõeliselt oluliste probleemide lahendamiseks.

Ülesannete täitmine, mida alluvad saaksid hästi täita. Enamasti täidab juht selliseid ülesandeid, kui ta ei usalda oma alluvaid, uskudes, et nad saavad selle ülesandega sama hästi hakkama kui tema ise, see tähendab, et me räägime usalduse puudumisest töötajate õige kvalifikatsiooni suhtes. organisatsioonist. Näitena võib tuua klientide vastuvõtmise juhi poolt, mitte ühelegi töötajale volituste andmine klientidega töötamiseks, posti isiklik analüüs, mitte aga sissetuleva kirjavahetuse sorteerimine sekretärile.

2) Nõrk töömotivatsioon. Nõrk töömotivatsioon toob kaasa madala tööviljakuse, suuremal määral ei puuduta see organisatsiooni juhti, vaid tema alluvaid, kuid see probleem võib ettevõttes tekkida ja madal tööviljakus toob kaasa ajapuuduse.

Teise rühma kuuluvad tegurid, mis ei sõltu juhist. See on töö kirjavahetusega, suur hulk rutiinseid, sageli kiireloomulisi juhtumeid, mille kallal töö võtab palju aega, aga ka “ajavargad”. Juht ei saa neist teguritest vabaneda ja saab ainult püüda minimeerida nende mõju ajakadudele.

Võtke arvesse järgmisi tegureid:

1) Töö kirjavahetusega. Uuringud näitavad, et juht kulutab 20-30% oma ajast kirjavahetuse sõelumisele, vaadates läbi kuni 100 dokumenti päevas, millest vaid 30 on reaalselt vaja. Hinnanguliselt ulatub ärikirjavahetuses mittevajaliku teabe hulk 15-20% ja kõigi kanalite kaudu sisemistest teabeallikatest 30% ja välistest allikatest 40%.

Suur hulk rutiinseid, sageli kiireloomulisi juhtumeid, mille kallal töötamine võtab palju aega. Näideteks on sellised juhtumid nagu ruumide projekteerimine, kus tehakse remonti, mööbli valik, vajadus isiklikult kontrollida organisatsiooni tegevuse erinevaid parameetreid, sageli on selle põhjuseks alluvate ebakompetentsus või soovimatus võtta vastutust. nad ise pöörduvad juhi poole "abipalvetega".

2) "Ajavargad". "Ajavargad" on ettenägematud juhtumid, millest enamik nõuavad kiiret lahendust ja mida ei saa alluvatele delegeerida. Kõik see võtab palju aega ja tõmbab tähelepanu tõeliselt olulistelt asjadelt kõrvale. Ajavargaid on palju erinevaid:

telefonikõned;

Inimesed vaatavad meid;

Probleemid arvutiseadmetega;

Kolleegide poolt pealesunnitud töökorralduse muutmine;

Organisatsiooni planeerimise puudumine;

Suutmatus kuulata teisi inimesi;

mitterahuldav organisatsiooniline struktuur;

Vigade parandamine, mida oleks saanud vältida;

Otsustamatus äriasjades;

Halvasti organiseeritud ja koordineeritud koosolekud;

Tähelepanu segavad tegurid töökohal;

Liigne kontoribürokraatia;

Kasutud arutelud enda ja teiste töö üle.

Kolmandasse rühma kuuluvad tegurid, mis sõltuvad otseselt juhi isiksusest. See on pidev kiirustamine, pidevad kodused täiustused, askeldamine. Et vähendada nende tegurite mõju tööajale, peab juht püüdma muutuda, vastasel juhul ei võimalda need tegurid tal oma tööaega ratsionaalselt kasutada. Minu arvates on see kõige tõsisem tegurite rühm, kuna oma arvamuse tõhusaks haldamiseks peate esmalt muutma iseennast ja seejärel püüdma muuta ümbritsevat reaalsust ning enda muutmine on väga raske, eriti inimese jaoks, kes juba on peab end igati iseseisvaks, kirjaoskajaks ja küpseks.

Võtke arvesse järgmisi tegureid:

1) Pidev kiirustamine. Pideva kiirustamise seisundis ei ole juhil aega keskenduda ülesandele, mida ta parasjagu täidab. Ta järgib seda teed, mis esmalt pähe tuli, selle asemel, et mõelda muudele, võib-olla ratsionaalsematele viisidele selle probleemi lahendamiseks.

2) Pidevad täiustused kodus. Pidev kodu täiustamine tekitab nõiaringi, kui inimesel ei ole aega tööajal oma äri lõpetada ja kõiki probleeme lahendada, mistõttu on ta sunnitud neid kodus oma vaba aja arvelt lahendama, puhkus ja isiklik elu. Inimesel puudub võimalus täisväärtuslikult elada, lõõgastuda ja selle tulemusena väheneb tema töövõime, mis toob kaasa vigu ja jällegi vajaduse kodus viimistleda. See nõiaring on ebaõigesti korraldatud tööaja tagajärg ja sellest võib olla väga raske lahti saada.

Rahulikkus. Rahulikkus on tööpäeva halva korralduse tagajärg, see sõltub ka inimese impulsiivsusest ja omadustest. Kiusaval inimesel on raske valida, millist äri ette võtta, ta “tormab” sageli kahe võrdselt kiireloomulise ja sama kaua otsustava juhtumi vahel, ta ei saa valida, kumba ette võtta ja seetõttu kulub aeg. raisatud.

2 Põhilised ajaplaneerimise tehnikad

2.1 Ajaressursi kasutamise analüüs ja aja planeerimine

Tööaja ratsionaalse kasutamisega seotud probleemide lahendamiseks on palju meetodeid, mis kannavad üldnimetust "ajajuhtimine". Samas ei saa öelda, et ajaplaneerimine oleks nii range reeglistik, mida järgides saab inimene oma tööpäeva ja alluvate tööaega võimalikult palju ratsionaliseerida. Ajajuhtimine on üldiste meetodite ja soovituste kogum ning iga inimese ja organisatsiooni jaoks tuleks need valida eraldi, individuaalselt.

Üks ajaplaneerimise rajajaid on teadusliku juhtimise koolkonna asutaja Frederick Taylor, kes viis läbi töötaja töö ajastamise. Mainida võib ka kuulsat Henry Fordi, kes tutvustas oma ettevõtetes koosteliini ja vähendas sellega autode kokkupanekuaega ja töötajatele kuluvat aega, muutes nende tegevuse spetsialiseeritumaks.

Praegu on Venemaal üks ajajuhtimise valdkonna tuntud spetsialiste Gleb Arkhangelsky, kes tegeleb selle probleemi teadusliku arendamisega.

Mõelge klassikalise ajajuhtimise meetoditele. Iga selle probleemiga tõsiselt tegelenud juhi esimene samm peaks olema ajutise ressursi kasutamise analüüs. Ajakasutuse analüüs aitab tuvastada ajakadusid, näidata harjutatava tööstiili tugevaid ja nõrku külgi. Selline analüüs on lihtsalt vajalik, kui pole teada, mille peale üldse aega kulub, pole teada, kui palju aega kulub teatud ülesannete täitmiseks, pole teada, millised tegurid sooritust stimuleerivad või piiravad.

Probleemi analüüsimiseks vajate usaldusväärset ajaarvestust. Kõige tõhusam viis aja jälgimiseks on arvestuse pidamine. Sel eesmärgil arvutit kasutades saab kasutada selliseid programme nagu Visual TimeAnalyzer. Selle abil saate säästa aega ja saada oma tööst graafilise kujutise. Samuti saab kulutatud aega arvesse võtta tabelites, milles tuleks märkida järgmised parameetrid:

Tegevuse liik – tegevuse liigi määramiseks;

vastava tegevuse algus- ja lõpuaeg;

Vastava tegevuse kestus – selleks tegevuseks kuluva aja määramiseks.

Kõige soodsam on töö käigus aega jälgida, sest aega “hiljem” salvestades võid mõned olulised detailid unustada.

Analüüsi käigus selguvad ajutise ressursi kasutamise tugevad ja nõrgad küljed. Selleks peate vastama mõnele küsimusele, näiteks:

Kas töö oli vajalik? (kui üle 10% tööajast kulus mittevajalikule tööle, viitab see probleemidele prioriseerimisel);

Kas aeg oli õigustatud? (kui üle 10% tööajast moodustasid juhud, mille puhul ajakulu ei olnud põhjendatud, tuleb analüüsida põhjuseid, miks aega kulus liiga palju ja püüda neid edaspidises töös arvesse võtta);

Kas töö oli tegemist väärt? (kui üle 10% tööajast läks ebasobivatele ülesannetele, siis tuleb tähelepanu pöörata planeerimisele, organiseerimisele)

Kas töö tegemise ajavahemik oli teadlikult määratud? (kui üle 10% tööajast kulus ülesannetele, mille ajaintervall määrati spontaanselt, siis on probleeme tööaja planeerimisega).

Analüüsi tulemusena tuvastatakse "ajavargad" ja erinevad vead tööaja kasutamises, on vaja välja selgitada nende põhjused, töötada välja meetodid nendega tegelemiseks, mis on konkreetsele töötajale kõige sobivamad.

Peamine meetod, mis aitab tööaega efektiivselt kasutada, on aja planeerimine. Planeerimine on aja struktureerimine selle kõige säästlikumaks kasutamiseks juhi või organisatsiooni ees seisvate eesmärkide ja eesmärkide saavutamiseks. Planeerimine võib olla pika-, keskmise- ja lühiajaline.

Peamine eelis, mis töö ajaplaneerimisega saavutatakse, on ajakasutamine. Kogemused näitavad, et planeerimisele kuluva aja suurendamine viib lõpuks aja kokkuhoiuni.

Ilmselgelt ei saa planeerimisele kuluv aeg lõputult suureneda, on optimum, mille järel planeerimisaja edasine suurendamine muutub ebaefektiivseks. Planeerimisele ei tohiks kulutada rohkem kui 1% kogu planeerimisajast.

Planeerimine toimub alati eesmärkidest lähtuvalt. Iga planeerimise aluseks on pikaajaline eesmärk või pikaajalised eesmärgid. Pikaajalistest eesmärkidest lähtuvalt püstitatakse kesk- ja lühiajalised eesmärgid. See toimub järgmiselt: lähtuvalt elueesmärgist või organisatsiooni missioonist eristatakse mitmeid alaeesmärke, mille saavutamine peaks kaasa aitama elu põhieesmärgi saavutamisele. Need on pikaajalised eesmärgid. Igas nimetatud eesmärgis tuuakse välja mitmeid, soovitavalt ajutisi alaeesmärke (mis tuleks ellu viia lähiaastatel, järgmistel), mille saavutamine peaks aitama kaasa pikaajaliste eesmärkide saavutamisele. Samamoodi jagatakse aasta eesmärkide põhjal kuu, kümnendi, päeva eesmärgid. Järgmisena analüüsitakse isiku või organisatsiooni tugevaid ja nõrku külgi, mis võivad olla eesmärkide saavutamisel olulised. Seda tehakse selleks, et julgustada tugevusi ja töötada nõrkade külgedega. See analüüs on keskmise ja lühiajalise planeerimise aluseks.

Planeerimisprotsess ise seisneb selles, et tulemused sõnastatakse ja nende saavutamiseks määratakse tähtajad. Tulemused peavad vastama eesmärkidele. Sel juhul on soovitav järgida mõningaid planeerimisreegleid.

1) Esiteks tuleks planeerimine teha kirjalikult. Selleks, et plaan ei oleks pelgalt päevaga täitmist vajavate ülesannete loetelu, tasub sellest teha ka motiveeriv tööriist – keskenduda tulemusele. Näiteks kirjutage loendisse mitte "seda teha", vaid "see on tehtud", nii et juhtumi lõpus saate selle kirje juurde teha paksu linnukese. See on üks tugevamaid motivaatoreid.

Teiseks tuleks arvesse võtta varasema tööaja kasutamise analüüsi tulemusi. Antud analüüsi käigus selguvad sellele juhile omased vead oma tööaja planeerimisel ja viisid, kuidas nende vigade tagajärgi neutraliseerida.

Kolmandaks ei tohiks tervet oma tööpäeva planeerida. Arvatakse, et te ei tohiks planeerida rohkem kui 60% oma ajast ja jätta 40% planeerimata: 20% ettenägematut aega ja 20% spontaanset aega.

Juhtumite läbiviimiseks ja probleemide lahendamiseks on vaja kehtestada selged ajanormid, mis ei võimaldaks pooleliolevat lõpetada ja pooleliolevat lahendada planeerimata ajal. Kui need juhtumid ja probleemid lahendataks ettenähtud ajal. Praktika näitab, et iga asja peale kulub täpselt nii palju aega, kui seda on, seetõttu tuleks paika panna selged ajaraamid, mis võimaldaksid vajaliku ära teha ja samas ei ületaks tegemisele kuluvat aega.

2) Juhtumite ümberjaotamise küsimuse lahendamiseks tuleks juhtumid jagada vastavalt nende kiireloomulisusele ja tähtsusele. Samal ajal peaks kõige pakilisemad ja olulisemad ülesanded juht lahendama kohe, olulised. Kuid mitte kiireloomulisi juhtumeid saab edasi lükata, samas kui ülejäänud 2 juhtumikategooriat (mitte olulised, vaid kiireloomulised ja ebaolulised ja mittekiireloomulised) tuleks otsustamiseks üle anda alluvatele. Mittekiireloomulised ülesanded tuleks reastada nende jaoks kuluva aja järgi ja vaba aja ilmumisel võib hakata seda nimekirja lühendama – selleks on soovitatav see alati käepärast hoida.

3) Plaanid tuleks regulaarselt üle vaadata, sest pidevalt muutuvat keskkonda silmas pidades võib selguda, et mõni organisatsiooni juhtkonna ja juhi plaan ei vasta enam organisatsiooni eesmärkidele ning vajab vastavalt korrigeerimist.

Plaanid peavad olema realistlikud ja kooskõlastatud ning kooskõlastatud mitte ainult omavahel, vaid ka kolleegide, alluvate, kõrgemate juhtimistasandite plaanidega.

2.2 Tegevused, mis aitavad teil oma aega hallata

Vaatleme mõningaid ajakadu viivaid tegureid, millest oli juttu eespool ja mida ülaltoodud tööaja planeerimise reeglites märgitud ei olnud.

Üks suur probleem, mis juhi ajal olulisi kaotusi toob, on see, et juht teeb sageli asju, mida tema alluvad saaksid edukalt teha. Tihti on see tingitud sellest, et juht pole kindel, et tema alluvad nii tõsiste kohustustega toime tulevad, ta kardab neile nii suurt vastutust peale panna. Teisisõnu on probleem volituste delegeerimisega.

Delegeerimine üldises tähenduses tähendab ülesannete üleandmist oma alluvale juhi enda tegevussfäärist. Ülesande või tegevuse üleandmine võib toimuda pikka aega või piirduda ühekordsete ülesannetega. Delegeerimine aitab juhil oluliste ülesannete jaoks aega vabastada ja veidi maha laadida.

Tuleb meeles pidada, et delegeerimine stimuleerib alluvate võimete, iseseisvuse ja pädevuse avalikustamist, mistõttu kui esialgu õnnestub juhi hirmudele kinnitust saada, siis vastava nõustamis-, juhtimis- ja koolitusabiga saab alluv, kellele volitused delegeeriti. suudab nendega nõutaval tasemel toime tulla.

Üldiselt peaksite delegeerima rutiinset tööd, eritegevusi, konkreetseid küsimusi ja ettevalmistustööd. Mitte mingil juhul ei tohi delegeerida selliseid töid nagu eesmärkide seadmine, töötajate juhtimine, kõrge riskiga ülesanded jms. Samuti peaksite koordineerima määratud ülesannete täitmist.

Palju aega kulutab ka väljatöötamata, mittestandardiseeritud infosüsteem, mis eeldab, et organisatsioonis toimub infovahetus piki vertikaalset hierarhiat juhi poolt valitud viisil ja viisil ning horisontaalselt nii, nagu on mugavam. mõlemad töötajad vastastikusel kokkuleppel. Kuid nagu praktika näitab, viib teabe vahetamise ja edastamise ühtsete standardite puudumine selleni, et üks inimene edastab teavet, mis tähendab üht, ja teine ​​​​isik, kes võtab teavet, tajub seda millegi muuna. See on suuresti tingitud sellest, et juhtimine on üks väheseid tegevusvaldkondi, millel pole välja kujunenud oma terminoloogiat, mille abil juhid saaksid suheldes kasutada väga konkreetse tähendusega sõnu, mis ei ole mitmetähenduslikud, praegu mitmel viisil. Näiteks sellised laused nagu "Ma käskisin teil lähiajal midagi ette võtta, on juba neljapäev, aga te pole mulle veel tulemusi toonud!" Selles näites näete kogu fraasi "lähitulevikus" tähendust sel juhul - on võimatu aru saada, mida fraasi autor tähendab, sest praegu tundub tema jaoks juba aeg "kuni neljapäevani". lubamatult pikk, kuid mõne muu asja puhul, näiteks nädal tagasi, võib fraas "lähiajal" tähendada 2-3 kuud.

Ettevõtete standardite väljatöötamine teabe edastamiseks võib oluliselt vähendada aega, mis läheb kaotsi saadud teabe töötlemise protsessis, s.o. öeldut “mõista püüdes”, samuti aega, mis kulub saadud teabe valesti tõlgendamise tulemusena tehtud vigade parandamiseks. Need standardid peaksid sisaldama organisatsiooni tegevuse käigus kasutatavate terminite täpseid tähendusi, samuti loetelu parameetritest, mida tuleks edastada mis tahes sündmusest, nähtusest, faktist või teemast teavitamisel, s.t. täielikkuse nõue. Samuti peab organisatsioonisiseselt edastatav teenuseinfo olema usaldusväärne, mida saab tagada edastavate isikute vastutus teabe kvaliteedi eest.

Juhataja töös kulub märkimisväärne osa ajast tööd kirjavahetusega. Töö kirjavahetusega koosneb järgmistest etappidest - esiteks kirjavahetuse sorteerimine ja teiseks kirjavahetuse uurimine ja sealt vajaliku info valimine, vastamist vajava osa kirjavahetusest vastamine. Kirjavahetusel on märkimisväärne potentsiaalne ajaressurss. Arvatakse, et juht vaatab päevas läbi kuni 100 dokumenti, millest reaalselt läheb vaja vaid 30. Kohe tuleks otsustada, kas saabuva kirjaga tegeleb sekretär või mõni muu isik või tegeleb sellega juhataja isiklikult. Ratsionaalne viis on usaldada kirjade töötlemine sekretärile. Samuti on vaja kindlaks teha, mis saab kirjavahetusest, mis pole ettevõtte ja juhi töös vajalik. Võib-olla hävitatakse see kohe või vaadatakse seda osaliselt või täielikult. Vastus tuleb kirjutada viivitamatult, viivitamata, võimalik on kasutada spetsiaalseid blankette või anda vastuse koostamine sekretärile üle.

Märkimisväärse osa ajast hõivavad nn "ajavargad". Nende hulgas on kestuse poolest ühel esikohal telefonikõned. Kõnedel on selline omadus, et need tekivad sageli ootamatult, sh sellistel hetkedel, kui juht on hõivatud olulise vastutusrikka tööga ning töökatkestused ja segamine on äärmiselt ebasoovitavad. Seetõttu tuleks sekretärile anda korraldus lauatelefonile sissetulevate kõnede vastuvõtmiseks. Mobiiltelefoninumbrit ei tohiks anda klientidele ja teistele isikutele, kes võivad tekkivate probleemide lahendamiseks lisaks juhtkonnale ühendust võtta ka ettevõtte teiste osakondadega. Vajadusel saavad nad sekretäri kaudu ühendust võtta ettevõtte juhiga, kes, hinnanud tähtsuse ja kiireloomulisust, saab juhiga ühendust võtta ja helistajast teavitada.

Sama kehtib ka selliste erinevate "ajavaraste" kohta nagu piiluvad inimesed. Inimestel ei tohiks lubada organisatsiooni juhtkonnaga otse ühendust võtta, kui nende probleemide lahendamiseks on olemas eriüksused või inimesed, kes vastutavad selliste probleemide lahendamise eest. Teist tüüpi “ajavarastel” puuduvad selged märgid, mis võimaldaksid nendeks ette valmistuda ning nende vastu võitlemiseks võib vaid soovitada tekkivate probleemide analüüsimist ja nende lahendamise või kahjude minimeerimise viiside väljatöötamist. esinemine.

Märkimisväärse osa ajast kuluvad juhile ja tema alluvatele mitmesugused koosolekud. Selleks kasutatava aja optimeerimiseks tuleks läbi viia koosolekute analüüs, võttes arvesse ajakulu, materiaalseid ressursse jms.

Päevakord on mõistlik koostada, märkides ära üksikute teemade arutamiseks kuluva aja. Planeerige iga üksuse jaoks aeg vastavalt selle tähtsusele. Pärast koosolekut on vaja jälgida, kas tehtud otsuseid viivad ellu kõik asjaosalised. Mahajäämised ja lahendamata küsimused peaksid olema järgmise päevakorra esimene punkt.

Kiirustamine, kodu parandamine ja askeldus – need on ajakaotuse põhjused, mis sõltuvad peamiselt inimese isiksusest. Kiirustamine on seisund, kus juht ei suuda pikka aega mõelda probleemi lahendamise viisidele ja valib viisi, mis esimesena pähe tuleb ning kõige tõhusam ja kiireim viis probleemi lahendamiseks ei tule alati esimesena. meelt. Lisaks on kiirustaval inimesel üsna raske töid tulemuslikult teha, paratamatud on mitmesugused parandamist vajavad vead ning vigade esinemine juba töös oleva inimese tööprotsessis. kiirustamine võib kergesti hakata inimest ärritama, tuju rikkuma ja isegi endast välja tuua, mis samuti ei lase tal alustatud tööd normaalselt lõpetada. Seetõttu on probleem, mis on seotud sellega, et inimene teeb paljusid asju kiirustades, üsna tõsine ja võib põhjustada märkimisväärset ajaraiskamist.

Veel üks oluline omadus, mis peaks olema igal juhil, eriti sellel, kes väärtustab oma aega: ta peab suutma öelda "ei". On palju olukordi, kus ei ole võimatu või väga raske öelda - see võib mõjutada organisatsiooni ja selle juhi mainet, mis mõjutab selle konkurentsivõimet, need on juhud, kui juht ei saa oma isiklike omaduste tõttu taotlusest keelduda, kui mõni oluline klient midagi küsib. Enamasti saab juht koheselt kindlaks teha, millist mõju avaldab nõusolek kellegi palve või nõudmise täitmiseks talle ja tema ettevõttele, kuid küsijad või nõudjad püüavad sageli panna juhti olukorda, kus ta peab lihtsalt nõustuma. tehke seda, mida ta tahab, mida nad ütlevad. Juhi jaoks on selline nõusolek aja ja raha raiskamine ning alati ei saa need kulud organisatsioonile käegakatsutavat kasu tuua. Seetõttu on nii oluline, et iga juht oskaks öelda "ei" ja adekvaatselt välja tulla olukordadest, kui peate selle sõna ütlema.

Kontroll hõlmab kolme ülesannet:

füüsilise seisundi mõistmine;

kavandatu võrdlus saavutatuga;

kindlakstehtud kõrvalekallete korrigeerimine.

Kontroll peaks olema regulaarne. Regulaarset monitooringut tuleks läbi viia eelkõige pärast ülesande täitmist ja tööpäeva lõpus, et selgitada välja, kas kõik sai tehtud, mis oli planeeritud ja kui mitte kõike, siis millega see seotud oli.

Üldiselt on ajajuhtimises konkreetsetest sündmustest üsna raske rääkida. Eespool käsitleti peamisi sageli esinevaid probleeme, mis on enamasti universaalsed, st võivad ilmneda igal inimesel, kes töötab organisatsioonis mis tahes ametikohal. Tuleb märkida, et hoolimata üsna üksikasjalikest probleemide kirjeldustest, mis sageli tekivad inimestel, kes ei ole huvitatud oma aja veetmisest, on tegelikus elus igal inimesel oma probleemid, oma "ajavargad", oma isikuomadused, mis segavad. tulemusliku tööga ja seetõttu on võimatu anda universaalseid näpunäiteid ja võtteid, mis sobiksid igaühele igal elujuhtumil. Igal juhul tuleks analüüsi kaudu otsida oma viise, kuidas ajaressursi raiskamisega toime tulla ja need meetodid on igal juhul individuaalsed.

Järeldus

Antud kursusetöös uuriti ajaplaneerimise peamisi võtteid ja võtteid, mis võimaldavad ratsionaliseerida töötaja tööaega üldiselt ja eelkõige juhi tööaega, vähendada ebaproduktiivseid ajaressursikulusid ning selle tulemusena tõsta personali tootlikkust. Ajajuhtimine on teadmiste kogum, millel on suur majanduslik ja isiklik tähtsus. Majanduslik tähendus seisneb selles, et tänu aja ratsionaalsele kasutamisele on võimalik nii üksikisiku kui ka kogu meeskonna kui terviku tööviljakuse oluline tõus. Isiklik tähtsus seisneb selles, et see võimaldab inimesel saada märkimisväärsel hulgal vaba aega, mis võimaldab tal tunda end vabalt, pöörata rohkem tähelepanu oma puhkusele, tervisele ja isiklikule elule.

Kasutatud allikate loetelu

1. Arhangelsky G. Aja korraldus: isiklikust efektiivsusest ettevõtte arenguni [Tekst]: õpik / G. Arhangelsky. - M.: AiST-M, 2003. - 231 lk.

2. Gamidullaev B.N. Aja kokkuhoid ja selle hindamise näitajad ettevõtte juhtimise protsessides [Tekst]: õppejuhend / B.N. Hamidullajev. - Penza,

3. Seivert L. Sinu aeg on Sinu kätes: nõuanded äriinimestele, kuidas tööaega efektiivselt kasutada [Tekst]: õppejuhend / L. Seivert. -M.: Interekspert, 1995. - 426 lk.

4. Tööaja korraldus [Tekst]: õpik / M: “DeKA”, 1994. - 297 lk.

Kuidas vastata järgmistele intervjuu küsimustele: Kuidas sa oma aega sisustad? Kuidas sa oma tööpäeva planeerid? Milliseid tehnikaid ja meetodeid te planeerimisel kasutate? Too näiteid, kuidas kasutad ajaplaneerimise oskust ülesande edukaks täitmiseks.

Kõik vastused neile küsimustele leiate selle artikli lugemisest.

Mis on ajajuhtimine?

Aja planeerimine on teadmiste, oskuste ja võimete kogum, tänu millele inimene oskab prioriseerida, planeerib täpselt oma aega, suurendades seeläbi oma isiklikku produktiivsust tööaja korraldamisel.

"Kuni te ei saa oma aega hallata, ei saa te juhtida midagi muud." Peter Drucker

1. perfektsionism
2. edasilükkamine
3. Teadmiste puudumine
4. Vajalike tööriistade ja ressursside puudumine

1. Perfektsionism muudab ülesannete õigeaegse täitmise väga keeruliseks. Paljud peavad seda omadust tugevuseks, kuid just pidev tipptaseme poole püüdlemine ja rahulolematus saavutatud tulemustega on üheks ebaefektiivse ajakasutuse põhjuseks. Leides võimalusi aktsepteerida "tegelikku" tulemust "ideaalse" tulemuse asemel, säästate oluliselt ressursse muude asjade jaoks. On selline väljend: “perfektsionism on kurja”, see kõik on muidugi pigem suhteline ja igas individuaalses olukorras saab seda isiksuseomadust erinevalt hinnata, aga kahtlemata ajaplaneerimise raames: perfektsionism on KURJ!

2. edasilükkamine- asjade pidev edasilükkamine hilisemaks, soovimatus täita teatud kohustusi. Viivitavate töötajate sõnavaras domineerib sõna "HOME". Selliste inimeste kohta ütles Steve Jobs väga hästi: "Vaene, ebaõnnestunud, õnnetu ja ebatervislik on see, kes kasutab sageli sõna "homme".

Ma ei saa teid päästa perfektsionismist ja venimisest, minu eesmärk on anda teadmisi, pakkuda parimaid tehnikaid ja meetodeid, tutvustada ressursse ja tööriistu ajaplaneerimise oskuse omandamiseks. Ja kas kasutate saadud teavet või mitte - kõik sõltub ainult teie soovist. Kuid pärast selle artikli lugemist ei ole te enam kunagi endine.

Alustuseks soovitan määratleda oma ajaplaneerimise oskused. Üle andma

Kognitiivne dissonants seisneb selles, et ühelt poolt ei saa me aega kui sellist juhtida. Lõppude lõpuks on aeg, mida me ei saa kontrollida, ja tundub, et aeg kontrollib meid, mitte meie. Oleme harjunud tajuma aega kui midagi igavest ja piiramatut. Tundub, et seda on alati palju. Teisest küljest on aeg üks väärtuslikumaid ressursse, mis meil kõigil on. Oluline on mõista, et ajal on omad piirid, iga päev on teatud mahutavusega anum, mille täidad tegudega. Saate selle täita kasutute asjadega või asjadega, mis töötavad teie eesmärkide nimel ja viivad teid ülima eesmärgini.

Saame kontrollida iseennast, seda, kuidas oma päeva planeerime ja kuidas oma tööaega veedame. Selle ressursi mõistlik, produktiivne ja säästlik kasutamine on töötajate hindamise oluline osa.

Aja tõhusust saab saavutada kahel viisil:

1. Saavutage aja säästmisega olulisi tulemusi. See tähendab, et teate, kuidas ülesannet minimaalse ajaga täita.
2. Tõhus tööaja planeerimine vähendab teie sooritatavate ülesannete arvu ja mahtu.

Selles artiklis olen läbi vaadanud kuus parimat ajajuhtimise tehnikat. Nende abiga saate õppida, kuidas planeerida ja kontrollida oma prioriteetseid ülesandeid igapäevaselt.

Kuidas õppida oma aega juhtima?

6 parimat ajajuhtimise tehnikat:

1. Pareto põhimõte
2. Eisenhoweri maatriks
3. Mõttekaardid või mõttekaardid
4. Franklini püramiid
5. ABCHD meetod
6. Söö kõigepealt konn

1. Pareto printsiip

Pareto põhimõte ütleb, et väike osa põhjustest, pingutustest ja investeeritud vahenditest vastutab suure osa tulemuste eest. Selle põhimõtte sõnastas Itaalia majandusteadlane Vilfredo Pareto 1897. aastal ja sellest ajast alates on seda kinnitanud kvantitatiivsed uuringud erinevates eluvaldkondades:

20% pingutustest annab 80% tulemustest

Pareto põhimõtet ajajuhtimise valdkonnas saab sõnastada järgmiselt: 80% tulemuse saamiseks piisab umbes 20% pingutusest ja ajast.
Kuidas täpselt kindlaks teha, milliseid jõupingutusi hea tulemuse saavutamiseks kulutada? Kujutage ette, et otsite oma küsimustele vastuseid raamatust. Vaadeldava põhimõtte kohaselt leiate 80% vajalikust teabest 20% tekstist. Kui teate täpselt, mis teid huvitab, saate raamatu kiiresti läbi sirvida ja lugeda hoolikalt ainult üksikuid lehekülgi. Nii säästate 80% oma ajast.

2. Eisenhoweri maatriks

See on ilmselt seni tuntuim ajajuhtimise kontseptsioon, mis võimaldab prioriseerida. See tehnika, mille autoriks on Ameerika kindral Dwight Eisenhower, võimaldab teil juhtumeid korraga sorteerida vastavalt nende kiireloomulisusele ja tähtsusele. Kõik mõistavad, et ühe aja jooksul saab täita vaid piiratud arvu ülesandeid. Mõnikord ilma et see piiraks ainult ühe tööd. Ja iga kord, kui peame otsustama, MIS TÄPSELT? Ameerika president Dwight Eisenhower kavandas oma asju, sorteerides need mitmesse tähtsasse kategooriasse.
Vastavalt nn Eisenhoweri maatriksile tuleb iga juhtum määrata ühele neljast diagrammil näidatud tüübist.

Eisenhoweri maatriks

Ülesande tähtsuse määrab see, kuidas selle elluviimise tulemus Sinu äri mõjutab. Ja kiireloomulisus on korraga kaks tegurit: esiteks, kui kiiresti see ülesanne tuleb täita, ja teiseks, kas selle ülesande täitmine on seotud konkreetse kuupäeva ja kellaajaga. Tähtsus ja kiireloomulisus, mida vaadeldakse koos, mõjutavad prioriteetide seadmist.

Mõelgem üksikasjalikumalt, milliseid juhtumeid võib igale neljale tüübile omistada.

I tüüp: "tähtis ja kiireloomuline".
Need on asjad, mis toovad teie ettevõttele kaasa märkimisväärse kahju, kui seda õigeaegselt ei lõpetata (näiteks litsentside uuendamine, maksudeklaratsioonide esitamine jne). Teatud osa selliseid juhtumeid on paratamatult iga inimese elus. Eelneva ettevalmistusega (II tüüpi juhtumid – "olulised, kuid mitte kiireloomulised") saab aga paljusid kriise ära hoida (nt õigust õppides, häid suhteid võimsate inimestega luues).

See võib olla ka "põleva" tähtajaga projekt, kiirabi. Näiteks terviseprobleemi tõttu arsti juurde minemine, artikli esitamine ajakirjale lühikeseks tähtajaks või uurimisaruande esitamine. Siin pole meil valikut. Selle grupi asjad tuleb ära ajada, punkt. Vastasel juhul tekivad tõsised probleemid.

II tüüp: "oluline, kuid mitte kiireloomuline".
Need on asjad, mis on suunatud tulevikule: koolitus, paljutõotavate äriarenduse valdkondade õppimine, seadmete täiustamine, tervise ja jõudluse taastamine. Tegevused, mis viivad teie strateegilise eesmärgini. Näiteks õppige võõrkeelt, et minna tööle teise, paljutõotavamasse organisatsiooni. See on ka probleemide ennetamine – enda heas füüsilises vormis hoidmine. Kahjuks jätame sellised juhtumid sageli tähelepanuta, jättes nende otsuse tahaplaanile. Tulemuseks on see, et keel on õppimata, sissetulekud ei kasva, vaid kahanevad, tervis on pagana.. Nendel juhtumitel on huvitav omadus - kui neid pikka aega tähelepanuta jätta, siis lähevad nad kategooriasse Tähtis - Kiireloomuline . Lõppude lõpuks, kui te vähemalt kord aastas hambaarsti juurde ei ilmu, muutub varem või hiljem kiireloomuline visiit tema juurde vältimatuks.

III tüüp: "pole oluline, kuid kiireloomuline."
Paljud neist asjadest ei too tegelikult elus erilist kasu. Valmistame neid lihtsalt sellepärast, et nad meid tabasid (pikk telefonikõne või posti teel kuulutuse lugemine) või harjumusest (messide külastamine, millel pole midagi uut). Just seesama igapäevane rutiin, mis võtab meilt palju aega ja vaeva.

IV tüüp: "pole oluline ega kiireloomuline."
Need on kõikvõimalikud viisid "aja surnuks löömiseks": alkoholi kuritarvitamine, "kerge lugemine", filmide vaatamine jne. Me kasutame seda sageli siis, kui meil pole enam jõudu tootlikuks tööks (mitte segi ajada tõelise puhkuse ja inimestega suhtlemisega). lähedased ja sõbrad – väga olulised asjad.) See on ööliblikas, kes sööb meie aega.

Püüdes oma ettevõtte edu poole, proovite kõigepealt täita ülesanded, mille määratlete kui "olulisi" – esmalt "kiireloomulised" (I tüüp) ja seejärel "mittekiireloomulised" (II tüüp). Ülejäänud aja saab pühendada "kiireloomulisele, kuid mitte olulisele" (III tüüp).
Tuleb rõhutada, et suurem osa töötaja tööajast tuleks kulutada "olulistele, kuid mitte kiireloomulistele" ülesannetele (II tüüp). Siis saavad paljud kriisiolukorrad ära hoitud ning uute äriarenguvõimaluste tekkimine ei ole teile enam ootamatu.

Kui hakkate esimest korda kasutama pakutud prioriteetide seadmise süsteemi, soovite tõenäoliselt liigitada paljud neist ülesannetest "olulisteks". Kogemuste omandades hakkate aga konkreetse juhtumi olulisust täpsemalt hindama. Prioriteedisüsteemi kasutamise õppimiseks kulub veidi aega. Kust seda saab? Tõenäoliselt liigitate oma aja juhtimise tehnikate omandamise töö "oluliseks, kuid mitte kiireloomuliseks".
Nagu Stephen Covey (rahvusvahelise bestselleri The 7 Habits of Highly Effective People autor) piltlikult ütleb, tuleb varuda aega “sae teritamiseks”, et küttepuud saaks kiiremini koristatud.

Tähendamissõna

Üks mees nägi metsas puuraiujat, kes suure vaevaga täiesti nüri kirvega puud raiumas. Mees küsis temalt:
- Kallis, miks sa ei terita oma kirvest?
"Mul pole aega kirvest teritada – ma pean hakkima!" oigas puuraidur...

Seetõttu peate oma tundide planeerimiseks "vabatahtlikult" eraldama teatud aja, keeldudes vähem oluliste asjade tegemisest. Kui saad seda teha, siis järgmisel korral saad uute oskustega veelgi rohkem aega vabastada ja kasutada seda millegi muu õppimiseks. Nii vabanete oma töö efektiivsuse tõstmise sihikindlusega järk-järgult aega isikliku tootlikkuse arendamiseks.

Prioriteetide määramise kriteeriumid
Tavaliselt peame konkreetse juhtumi olulisust hinnates oluliseks ennekõike neid asju, mis on vaja kiiremas korras (ehk "eile") ära teha. Täitmata juhtumite ja lubaduste kuhjumine tekitab teie ettevõttes probleeme ning tekitab ka teile isiklikult ebameeldivaid tundeid. Just selliste "kiireloomuliste" asjadega püüame esmajärjekorras tegeleda. Kuid kiireloomulisuse tegur ei tohiks olla ainus tegur ülesannete nimekirja koostamisel ja nende täitmise järjekorra määramisel.
Kogemus näitab, et paljude kiireloomuliste asjade tegemine (või tegemata jätmine) ei mõjuta teie ettevõtet kuigi palju, samas kui on palju mittekiireloomulisi asju, mis võivad tulevasele edule aluse panna. Seetõttu tuleb lisaks kiireloomulisusele arvestada ka sellega, kui palju see või teine ​​asi ettevõtte edukust mõjutab, st määrata ja arvestada selle tähtsust.

3. Mõttekaardid või mõttekaardid

See on Tony Buzani areng – tuntud kirjanik, lektor ja konsultant intelligentsuse, õppimispsühholoogia ja mõtlemisprobleemide alal. Väljendist "Mõttekaardid" on ka selliseid tõlkeid nagu "Mõttekaardid", "Mõtlemiskaardid", "Mõttekaardid".

mõttekaardid on meetod, mis võimaldab:

Infot tõhusalt struktureerida ja töödelda;
mõelge, kasutades oma loomingulist ja intellektuaalset potentsiaali.

See on väga ilus tööriist selliste ülesannete lahendamiseks nagu ettekannete pidamine, otsuste tegemine, oma aja planeerimine, suurte infomahtude meeldejätmine, ajurünnak, sisekaemus, keeruliste projektide arendamine, iseõppimine, areng jne.

Kasutusvaldkonnad:
1. Esitlused:
lühema ajaga annate rohkem teavet, samal ajal kui teid mõistetakse ja mäletatakse paremini;
ärikohtumised ja läbirääkimised.

2. Planeerimine:
ajaplaneerimine: päeva, nädala, kuu, aasta plaan…;
keeruliste projektide arendamine, uus äri…

3. Ajurünnak:
uute ideede genereerimine, loovus;
keeruliste probleemide kollektiivne lahendamine.

4. Otsuste tegemine:
selge nägemus kõigist plussidest ja miinustest;
tasakaalustatum ja läbimõeldum otsus.

4 Franklini püramiid

See on valmis planeerimissüsteem, mis aitab teil oma aega õigesti juhtida ja eesmärke saavutada. Benjamin Franklin (1706-1790) – Amer. poliit. kujund. B. Franklinit eristas fantastiline töövõime ja ainulaadne eesmärgitunne. Kahekümneaastaselt tegi ta plaani eesmärkide saavutamiseks kogu eluks ette. Kogu oma elu järgis ta seda plaani, planeerides selgelt iga päeva. Tema plaani eesmärkide saavutamiseks nimetatakse "Franklini püramiidiks" ja see näeb välja umbes selline:

1. Püramiidi alus on elu peamised väärtused. Võime öelda, et see on vastus küsimusele: "Mis missiooniga sa siia maailma tulite?" Mida sa elult tahad? Millise jälje tahaksid maa peale jätta? Arvatakse, et planeedil ei ela isegi 1% inimestest, kes sellele tõsiselt mõtleksid. Teisisõnu, see on teie unistuse suunas liikumise suuna vektor.

2. Eluväärtustest lähtuvalt seab igaüks endale globaalse eesmärgi. Kelleks ta siin elus saada tahab, mida plaanib saavutada?

3. Eesmärkide saavutamise üldplaan on konkreetsete vaheeesmärkide fikseerimine teel globaalse eesmärgi saavutamiseni.

4. Ühe, kolme, viie aasta plaani nimetatakse pikaajaliseks. Siin on oluline kindlaks määrata täpsed tähtajad.

5. Planeeri kuuks ja seejärel nädalaks – see on lühiajaline plaan. Mida läbimõeldum see on, mida sagedamini analüüsid ja parandad, seda tulemuslikum on töö.

6. Eesmärkide saavutamise osas on viimane punkt iga päeva plaan.

5. Meetod "ABVGD"

ABCD-meetod on tõhus viis igapäevaste ülesannete tähtsuse järjekorda seadmiseks. See meetod on lihtne ja nii tõhus, et kui seda regulaarselt ja asjatundlikult kasutada, võib see tõsta teid oma tegevusvaldkonna kõige produktiivsemate ja produktiivsemate inimeste hulka.
Meetodi tugevus seisneb selle lihtsuses. See toimib järgmiselt. Alustuseks koostate nimekirja kõigest, mida peate järgmisel päeval tegema. Mõelge paberile.
Pärast seda pange iga loendi üksuse ette tähed A, B, C, D või E.

Ülesande tüüp "A" on määratletud kui kõige olulisem asi selles etapis, mida peate tegema või riskite tõsiste tagajärgedega. A-ülesanne võib olla tähtsa kliendi külastamine või ülemusele aruande kirjutamine. Need ülesanded esindavad teie elu tõelisi küpseid konni.
Kui teie ees on rohkem kui üks "A" ülesanne, hindate nende prioriteeti, märkides A-1, A-2, A-3 jne. Ülesanne A-1 on kõige suurem ja koledam "konn". pead leppima.

Ülesande tüüp "B" määratletud nii, nagu oleksite pidanud tegema. Sellegipoolest on selle rakendamise või mittejärgimise tagajärjed üsna kerged. Sellised ülesanded pole midagi muud kui teie elu "kullesed". See tähendab, et kui sa ei tee õiget tööd, on keegi rahulolematu või seatud ebasoodsasse olukorda, kuid igal juhul ei vasta need ülesanded tähtsuse poolest kuigivõrd "A" tüüpi ülesannetele. B-tüüpi ülesande sisuks võib olla telefonikõne mitte nii kiireloomulise asja või e-kirjade mahajäämuse kohta.
Reegel, mida peate järgima, on järgmine: ärge kunagi alustage B-tüüpi ülesannet, kui A-ülesanne on veel lõpetamata. Ärge kunagi laske "kullestel" end segada, kui suur "konn" ootab söömist!

Ülesande tüüp "B" on määratletud kui midagi, mida oleks suurepärane teha, kuid millelt ei tohiks oodata tagajärgi, olenemata sellest, kas teete seda või mitte. B-ülesanne võib olla telefonikõne sõbrale, tass kohvi, lõunasöök kolleegiga või mõni isiklik tegevus tööajal. Seda tüüpi "sündmused" ei mõjuta teie tööd absoluutselt.

Ülesande tüüp "G" hinnatakse kui tööd, mille saad kellelegi teisele delegeerida. Sel juhul kehtib reegel, et peaksite usaldama teistele kõik, mis võimalik, vabastades sellega aega A-tüüpi ülesannete jaoks, mida saate täita ainult teie ise.

Ülesande tüüp "D" on töö, mille saab oma ülesannete nimekirjast täielikult eemaldada. See võib olla ülesanne, mis oli varem oluline, kuid pole enam teie ega teiste jaoks oluline. Sageli on see töö, mida teete päevast päeva kas harjumusest või selle tegemisest naudingut leides.

Pärast seda, kui olete kandideerinud meetod "ABVGD" oma päevaülesannete nimekirja, olete oma töö täielikult organiseerinud ja pannud aluse tähtsamatele asjadele, et kiiremini tehtud saaks.

Kõige olulisem tingimus, et ABCHD meetod teie jaoks tõesti toimiks, on järgmine nõue: alustage viivitamata ülesannet A-1 ja seejärel töötage selle kallal, kuni see on täielikult täidetud. Kasutage oma tahtejõudu, et alustada ja jätkata tööd oma hetkel kõige olulisema ülesandega. Võtke kinni oma suurimast "konnast" ja "sööge" seda peatumata kuni viimase ampsuni.
Võimalus analüüsida oma päevaülesannete nimekirja ja tõsta esile A-1 ülesanne on lähtepunktiks, et saavutada oma tegevustes tõeliselt suur edu, tõsta teie enesehinnangut, täita teid eneseaustuse ja uhkusega. oma saavutustes.
Kui teil tekib harjumus keskenduda täielikult oma kõige tähtsamale ülesandele, st ülesandele A-1 - teisisõnu oma peamise "konna" söömisele -, õpite tegema kaks või isegi kolm korda rohkem kui teie ümber olevad inimesed.

6. Söö kõigepealt konn ära

Raskest lihtsaks muutumine

Olete ilmselt kuulnud küsimust: "Kuidas sa sööksid elevanti?" Vastus on muidugi: "Tükkidena." Ja kuidas sa sööksid oma suurimat ja koledaimat "konna"? Samamoodi: jagaksid selle konkreetseteks samm-sammult tegevusteks ja alustaksid kõige esimesest.

Alustage oma tööpäeva kõige raskema ülesandega ja lõpetage see nii kiiresti kui võimalik. See aitab sul mõista, et sul on veel palju teha ja tööpäeva aeg on piiratud. Kui teete kõigepealt kõige raskema asja, tunnete end tohutult hästi. Kasutage seda reeglit iga päev ja näete, kui palju energiat saate ja kui tõhusalt teie tööpäev möödub. Pidevalt mõne probleemse ülesande edasilükkamine päeva lõpuni paneb sind niikuinii terve päeva sellele ülesandele mõtlema ja see ei lase sul keskenduda muudele ülesannetele! Sööge kõigepealt konn ja seejärel sööge elevanti tükkhaaval!

Aja planeerimise tööriistad

Planeerige oma päev enne tähtaega.
Planeerimise kaudu anname üle
tulevik olevikku ja seega ka meil
võimalus midagi ette võtta
temast nüüd

Alan Lakin

"Planeerijate" peamised põlvkonnad
Tänapäeval tuntud tööaja korraldamise tehnoloogiad ja vahendid võib jagada mitmeks põlvkonnaks - erinevused on siin info fikseerimise põhimõtetes ja kasutustehnikas.

Kuni 20. sajandini toimus tööaja planeerimine primitiivsete meetoditega: memod, ülesannete nimekirjad jne. Eelmise sajandi alguses hakati koos ettevõtluse arenguga laialdaselt kasutama uusi tööriistu juhi töö hõlbustamiseks. aja planeerimine.
Idee kohandada majapidamiskalender kontoritöö jaoks tekkis 19. sajandil ja realiseerus 1870. aastal klappkalendri kujul. Iga päeva kohta määrati üks kalendrileht, millele märgiti päev, kuu ja aasta. Märkmete jaoks vaba ruumi olemasolu võimaldas teha vajalikke märkmeid: läbirääkimised, koosolekud, kulud, koosolekud. Pea sajandi jooksul on lauakalender olnud juhtide peamine ajaplaneerimise tööriist.

Paberkalendri täiustamise tulemuseks oli päevik ja nädalaleht. Päevik on lahtiste lehtedega klappkalender, mis on erinevas vormingus mugava märkmiku kujul. Päeviku võiks koosolekutele ja tööreisidele kaasa võtta.
Juhi jaoks osutus veelgi mugavamaks iganädalane päevik, milles oli võimalik planeerida töönädalat ja -päeva, kontrollida salvestatud ülesannete täitmist, analüüsida kulutatud aega (kuna oli tööpäeva tunnijaotus) , ja kiirem infootsing (nüüd oli see ju grupeeritud 52 nädala ja mitte 365 päeva järgi). 1980. aastatel tõrjusid nädalalehed praktiliselt välja pöördkalendrid ja levisid nii laialt, et muutusid ettevõtete äristiili elemendiks.

Disainiidee ühendada kalender, märkmik ja telefoniraamat üheks mugavaks tööriistaks teostus edukalt juba 1921. aastal “organisaatori” näol (inglise keelest korraldajalt). Tööriista edasine täiustamine viidi läbi formaadi, disaini, paberi kvaliteedi ja välisviimistluse muutmise kaudu. Siin ühendati ühes tööriistas infosalvestusseadmed ja tehnilised vahendid (kalender, märkmik, aadressi- ja telefoniraamat, visiitkaardihoidja, pastakas, mikrokalkulaator). Samas puudus selge rekordite liigitus ja süstematiseerimine.

Kuulus "ajajuht" loodi Taanis 1975. aastal. See viis ellu isiklike tulemuste sihipärase planeerimise ideed, mis põhinevad tüüpilisel funktsioonide klassifikaatoril ("põhiülesanded") ja ülemaailmsete sündmuste rakendamise tehnoloogial ("elevantide ülesanded"). Samas osutus “ajajuhi” kasutamine vastuvõetavaks vaid loomult organiseeritud ja distsiplineeritutele inimestele ning peale selle nõudis koolituse ja omandamise eest olulisi rahalisi kulutusi.
Sellegipoolest on seda tüüpi "korraldaja" nimetus - "ajajuht" - muutunud üldnimetuseks ja tähistab tänapäeval üldist lähenemist aja kui juhtimisressursi aktiivsele kasutamisele.

Teaduse ja tehnika progressi areng viimastel aastakümnetel on viinud tehnoloogilisest aspektist põhimõtteliselt uute elektrooniliste ajaplaneerimisvahendite loomiseni: elektrooniline sülearvuti, erinevad arvutiteenindusprogrammid, mobiiltelefonid, nutitelefonid jne.

Parimad kaasaegsed ajajuhtimise tehnoloogiad:

1.Trello on tasuta veebirakendus väikese meeskonna projektijuhtimiseks. Trello võimaldab teil tihedamas koostöös produktiivsemalt töötada. Trello on tahvlid, loendid ja kaardid, mis võimaldavad teil projekte korraldada ja tähtsuse järjekorda seada lõbusal, paindlikul ja hõlpsasti kohandataval viisil.

2. Evernote on veebiteenus ja tarkvarakomplekt märkmete loomiseks ja salvestamiseks. Märkus võib olla rikastekst, terve veebileht, foto, helifail või käsitsi kirjutatud märge. Märkmed võivad sisaldada manuseid ka muud tüüpi failidega. Märkmeid saab sortida märkmikesse, sildistada, redigeerida ja eksportida.

"Me väsime ja kurname mitte sellepärast, et teeme kõvasti tööd, vaid sellepärast, et töötame halvasti, töötame organiseerimatult, töötame rumalalt."

Füsioloog N.E. Vvedenski

Aeg – juht t on ajaplaneerimise tehnika, mis sisaldab reegleid ja põhimõtteid, mis aitavad inimesel oma aega õigesti organiseerida ja saavutada igas äris maksimaalne efektiivsus. Ajaplaneerimise abil saab inimene teadlikult kontrollida erinevatele tegevustele kuluvat aega, suurendades samal ajal oma töö või vaba aja veetmise efektiivsust ja produktiivsust. Planeerimine, jaotamine, prioriseerimine, eesmärkide seadmine aitab inimesel toime tulla kaasaegse elu pöörase rütmiga. Ajaplaneerimine aitab inimesel teha kõike stressivabalt ja vältida kroonilist väsimust.

Algselt kasutati ajaplaneerimise võtteid ainult asjaajamisel, töö korraldamisel. Kuid nüüd kasutatakse ajaplaneerimise meetodeid ka inimese isiklikus elus, et tulla toime igapäevaelu probleemidega, korraldada õigesti oma vaba aega ja puhata.

Ajajuhtimise ajalugu

Veel 1920. aastatel ütles Tööteaduslik Organisatsioon, et ajakasutuse efektiivsus sõltub inimese enda isiklikust efektiivsusest. Ilmus Liiga "Aeg", mis avaldas ajalehtedes artikleid "Ajavõitluse" nime all. 70ndatel kogus populaarsust ajamõõtmise meetod, mille töötas välja bioloog Lyubishchev. See meetod on tööriist efektiivse inimmõtlemise arendamiseks, mis aitab kaasa isikliku aja ratsionaalsele juhtimisele ja isikliku efektiivsuse tõstmisele.

2007. aastal avati Moskvas Finants- ja Tööstusinstituudis esimene ajajuhtimise osakond. Tänapäeval on see suund muutunud väga populaarseks ja populaarseks. Palju on koolitusi, seminare planeerimisest ja aja ratsionaalsest jaotusest.

ajajuht see on inimene, kes võtab arvesse inimeste psühholoogilisi iseärasusi, töötingimusi ja pakub tõhusamaid töögraafikuid. Ta suudab paljastada inimeses kõik tema varjatud reservid ja soovitada, kuidas oma efektiivsust tõsta.

Ajajuhi ja kliendi suhtlusprotsess sarnaneb psühholoogilise konsultatsiooniga, mille käigus ta kuulab ära inimese, annab näpunäiteid ja nõuandeid, kuidas aega jaotada, kui palju aega puhkamisele pühendada, kuidas prioritiseerida. Kuidas planeerida oma päeva nii, et saaksid kõike stressivabalt teha.

Ajajuhid viivad läbi mitte ainult individuaalseid konsultatsioone. Sageli kutsuvad ettevõtted neid ekspertidena, et aidata tööprotsessi parandada. Kõigepealt õpetage juhile oma tööaega õigesti jaotama ja tööülesandeid meeskonnas õigesti jaotama. Uuritakse ettevõtte tegevust, teatud probleemide lahendamiseks kuluvat aega. Pärast info kogumist ja analüüsimist teeb ajajuht korrektiivid ettevõtte igapäevarutiini.

• Teatud ülesannetele kulunud aja analüüs.
• Eesmärgi väljaütlemine, sõnastamine ja määratlemine.
• Plaani koostamine eesmärgi saavutamiseks, samuti prioriteetide seadmine.
• Eesmärgi realiseerimine. Vihje, milliseid samme plaani järgi teha.
• Tehtavatest asjadest nimekirjade koostamine.
• Aja salvestus ajavõtuga.

Mis eelised on inimesel, kes on õppinud oma aega õigesti planeerima?

“Raisatud aeg on olemasolu; Kasutatud aeg on elu."

E.Jung

• Saavutab seatud eesmärgid.
• Saavutage oma eesmärgid palju kiiremini kui teised.
• Suudab saavutada edu igal tegevusalal.
• Tal jääb rohkem aega puhkamiseks, lähedaste ja sõpradega suhtlemiseks.
• Teatud aja jooksul saab teha palju rohkem asju.
• Suudab suurendada oma sissetulekut ja minna pensionile, jaotades õigesti kohustused töötajate vahel.
• Saab lahti kroonilisest väsimusest, ei allu stressile.
• Tal on alati selge tegevusplaan.
• Tal on sisemise vabaduse tunne ja ta kontrollib iseseisvalt oma elu.

Ajajuhtimise tüübid

Nüüd on ajajuhtimise probleemile palju erinevaid lähenemisviise. Eksperdid eristavad kolme peamist tüüpi:

• Isiklik (isiklik) ajaplaneerimine. Seda seostatakse inimese isikliku enesearenguga, oskusega oma päeva õigesti ja viljakalt korraldada.
• Professionaalne ajajuhtimine aitab inimesel oma tööd tulemuslikult teha, tööaega õigesti korraldada või vastutust meeskonnas mõistlikult jaotada.
• Sotsiaalne aeg – juhtimine reguleerib mitme inimese omavahelisi suhteid või ajajuhtimist. Näiteks korporatiivne.

Ajajuhtimise põhimõisted

Ajajuhtimise kontseptsioon - see on aja mõistmise ja tajumise viis. Ajajuhtimise mõiste aitab välja selgitada põhjuse ja eesmärgi, miks inimene peab õppima oma aega juhtima. Mõistke selle protsessi väärtust ja mõistke aja juhtimise põhiprintsiipe.

Ajajuhtimise tehnikad- teatud toimingute jada, mis aitab konkreetset probleemi lahendada.

Ajajuhtimise süsteem- kontseptsioonide ja meetodite kogum, mis võimaldab teil saavutada oma eesmärgi võimalikult kiiresti ja tõhusalt.

Juhtkonna ebaõige töökorraldus või kirjaoskamatu tegevuste korraldamine toob kaasa asjaolu, et ettevõtte töötajad tunnevad pidevat ajapuudust. See mõjutab kogu ettevõtte efektiivsust ja edukust.

Ajapuudus ilmneb siis, kui:

• Päevakava ei ole.
• Kui juhiabi ei ole kursis oma päevakavaga.
• Telefonikõned ja külastajad tõmbavad sageli tähelepanu põhitegevuselt.
• Kui juht ei tea, kuidas kohustusi jagada.
• Kui tööd tehakse pidevas kiirustades, mis toob kaasa kiire väsimuse.
• Kui töötajad ei vasta oma ametikohtadele.
• Kui töötajad hindavad ebaadekvaatselt oma võimeid, töö kiirust.
• Kui töötajate hulgas puudub motivatsioon (näiteks palk on liiga madal).

Ettevõtte efektiivsuse tõstmiseks on vaja õpetada töötajaid päevaseid töid planeerima. Plaani koostamisel tuleb pühendada 60% ajast põhiülesannetele, 20% ettenägematutele ja 20% spontaansetele juhtumitele. Peamine on harjutada meeskonda süstemaatiliselt ja korrapäraselt päevaplaane tegema.

Ajajuhtimise tõhusus juhtimises sõltub sellest, kuidas töötajaid koolitatakse planeerima, prioriseerima, kontrollima ülesannete täitmiseks kuluvat aega, aga ka õigest ülesannete järjestusest.

Nende probleemide lahendamiseks võite kutsuda ajajuhtimise eksperdi või koolitada oma ettevõtte juhti, kes väljastab töötajatele ülesandeid ja jälgib nende töö tulemuslikkust. Juht peab väljastama nii põhi- kui ka mitmed varuülesanded. Päeva lõpus esitab töötaja eduaruande.

Isiklik ajaplaneerimine ajaplaneerimises

Mis puudutab isiklikku ajajuhtimist, siis isiklikus elus kehtivad põhilised ajajuhtimise reeglid:

1. Ärge kunagi viige tööd koju.
2. Korralda oma elu nii, et see võtaks minimaalselt aega.
3. Planeeri vaba aeg ette. See peaks hõlmama emotsionaalset naudingut (kinos, teatris, kontserdil, muuseumis käimine). Nagu ka füüsilised (sport, tantsimine jne).
4. Puhkamiseks kasutage mitte ainult nädalavahetusi, vaid vähemalt ühte päeva keset nädalat. Näiteks sõita pärast tööd rattaga või minna sõpradega sauna.
5. Pühade ajal piirake kõnesid, e-posti, Internetti, et tõeliselt lõõgastuda.

1. Ajajuhtimise põhireegel on õige eesmärgi seadmine.

Kui õpite oma eesmärke selgelt määratlema ja määrama, millised ülesanded on teisejärgulised, säästate palju aega.

Kui kulutad oma aega millelegi, tähendab see, et sel hetkel arvad, et see on väga oluline. Aga kas on? Küsige endalt, kas selle tegevuse tulemus aitab teil eesmärgile lähemale jõuda? Mis on eesmärk? Eesmärk on inimese soov millegi järele, kui kogu protsess on suunatud lõpptulemusele.

Eesmärgi seadmisel tuleb esmalt kindlaks määrata peamised väärtused.

Tunnista oma võimeid ja motivatsiooni. Analüüsige probleeme, vajadusi ja raskusi, mis teel eesmärgi poole võivad tekkida. Esitage selgelt oma eesmärk väikseima detailiga, selle lõpptulemus. Planeerige oma tegevus, otsige ressursse ja alustage elluviimist.

Eesmärkide seadmiseks on erinevaid meetodeid. Kuid kõigil meetoditel on ühine eesmärkide seadmise algoritm:

1. Eesmärk peaks olema võimalikult konkreetne ja selge lõpptulemusega.
2. Eesmärgi saavutamise vajadus peab olema põhjendatud. Miks seda vaja on ja mida ma sellest saan?
3. Eesmärk peab olema realistlik ja selle saavutamise mehhanism selge.
4. On vaja selgelt määratleda tähtajad, mille jooksul eesmärk tuleb saavutada.

2. Ajajuhtimise teine ​​põhireegel on prioriteetide seadmine.

Teadmine, kuidas prioriteete seada, on väga oluline. On asju, mis on eesmärgi saavutamisel vähem olulised, ja on neid, millel on suur roll.

3. Kolmas ajaplaneerimise põhireegel on planeerimine.

Pärast eesmärgi seadmist on järgmine samm planeerimine. Planeerimine on ajajuhtimise lahutamatu osa. See koosneb järgmistest põhietappidest:

1. Ajaplaneerimise plaani koostamine.
2. Projekti koostamise etapp, kus saate manööverdada, mõelda eesmärgi saavutamiseks erinevaid võimalusi.
3. Vajalike ressursside väljaselgitamise etapp.
4. Inimeste tuvastamise etapp, kes saavad teid eesmärgi poole aidata.
5. Planeerimise tulemuste fikseerimise etapp äriprojekti, kaardi kujul.

Kui inimene hakkab tegelema planeerimisega, aktiveerub mõtlemine, lülitub sisse loovus. Plaani tehes muutub su eesmärk konkreetsemaks, hakkad aru saama, mida sa tegelikult tahad ja kuidas seda saavutada. See on omamoodi praktiline tegevusjuhend.

Kuni inimene ei koosta plaani selle elluviimiseks, mida ta tahab, on ta selle teema üle pidevas mõtiskluses. Kuid mitte mõtted, vaid teod viivad eesmärgile lähemale. Kui koostatakse detailplaneering, mis arvestab eesmärgi saavutamiseks erinevaid viise, annab see võimaluse manööverdamiseks. Mõne vahendi ja meetodiga see ei tööta, võite proovida teisi. Planeerimine arendab inimeses paindlikkust ja valmisolekut igasugusteks olukordadeks.

Plaani koostamine annab teile suure eduvõimaluse. Plaan annab teile kindlustunde enda ja oma võimete suhtes. Kõik edukad inimesed ja ettevõtjad planeerivad.

Põhilised planeerimistehnikad. Lühike kirjeldus

1. ABC planeerimine põhineb asjaolul, et kõigepealt peate tegema kõige olulisemad asjad (tähe A all) ja seejärel B ja C.

A-kategooria juhtumid on kõige olulisemad. Need moodustavad 15% kõigist juhtudest ja annavad 65% tulemustest. B - olulised juhtumid, mis moodustavad 20% kõigist juhtudest ja toovad 20% tulemustest. C-kategooria - need on kõige väiksema tähtsusega juhtumid, need moodustavad 65% ja annavad tulemuse - 15%.

2. Pareto reegel Või 80/20 põhimõte. See põhimõte kehtib iga igapäevase tegevuse kohta. 80% asjadest, mida teete päevas, annavad teile 20% soovitud tulemustest. Ja 20% planeeritud olulistest asjadest viivad tulemusele 80% lähemale.

Näiteks: 20% inimestest omab 80% kapitalist, 80% inimestest 20% kapitalist. 20% klientidest annab 80% kasumit ja 80% klientidest 20% kasumit.

3. Ajastus- see meetod seisneb selles, et peate salvestama iga minuti kõigist oma tegevustest ja sellele, kui palju aega neile kulutasite. See aitab teil mõista, kuhu ja millele teie aeg kulub ning kuidas oma ajakava kohandada.

4. Ülesannete nimekirja koostamine- See on kõige lihtsam planeerimisviis, mis võimaldab planeerida nii aega kui ka asju.

Kuidas koostada õiget ülesannete nimekirja ja seda järgida?

1. Alustuseks jälgige ennast. Kui palju aega kulub erinevate ülesannete täitmiseks.
2. Kirjutage õhtuks ülesannete nimekiri.
3. Kirjutage üles konkreetsed üksused. Näiteks: mine poodi. Lisage sellele kaubale ostunimekiri.
4. Planeerige kogu oma päev, mitte ainult töö.
5. Alustage oma päeva lihtsate ülesannetega. Kohe lahtritesse panna ja terveks päevaks tuju tõsta mõttega, et tööde nimekirja järgimine polegi nii keeruline .. Näiteks harjutuste tegemine ja hommikusöögi valmistamine.
6. Ülesannete nimekiri peaks alati silme ees olema.
7. Ärge kirjutage nimekirja rohkem kui 7 prioriteetset juhtumit, et te ei läheks hiljem närvi, et teil polnud aega midagi ette võtta.

• Proovige kõiki planeerimisviise ja valige sobivaim.
• Pea arvestust.
• Ärge proovige kõike teha. Tehke esmalt kõige olulisemad ja prioriteetsemad asjad.
• Planeerige oma iga päev. Ja teha ka nädalaks lisaplaan.
• Kandke alati kaasas pliiatsit ja märkmikku.
• Alusta edupäevikut, see motiveerib sind ja tuletab meelde, et oled õigel teel.
• Õppige ütlema "ei". See aitab vältida mittevajalike inimestega suhtlemist, mittevajalike asjade tegemist.
• Enne kui midagi ette võtate, mõelge, kui kiireloomuline see on, kui oluline see on ja kuidas see tegevus teid eesmärgile lähemale viib.
• Analüüsige oma harjumusi, tegevusi, mis raiskavad teie aega. Ajastuse järgi on lihtne jälgida neid toiminguid, millest peate vabanema.
• Ärge tehke teiste inimeste tööd. Ära ole tööriist kellegi teise eesmärkide saavutamiseks. Keskenduge oma eesmärgile.
• Võtke aega enesetäiendamiseks.
• Ärge lõpetage sellega. Kui olete ühe eesmärgi saavutanud, seadke järgmine.

1. Stephen Covey raamatus Väga tõhusate inimeste 7 harjumust peab ajaplaneerimist enesetäiendamise elemendiks. Siin on tema näpunäited:

• Tehke kõigepealt seda, mida peate tegema. Ärge lükake olulisi asju hilisemaks.
• Teie eesmärk peaks olema prioriteetne ja oluline. Liikuge tema poole.
• Tehke kõik toimingud prioriteetide alusel.
• Ärge kulutage palju pingutusi ebaolulise eesmärgi saavutamiseks. Kulutatud ressursid ja lõpptulemus peavad olema proportsionaalsed.
• Otsige kõiki viise, kuidas elu lihtsamaks teha.

2. David Allen soovitab töökohta korralikult korraldada, soetada kõik vajalikud kirjatarbed. Looge ka failikapp, iga juhtumi jaoks looge vastav kaust. Allen soovitab ka koostada 4 ülesannete nimekirja:

• Koostage nimekiri asjadest, mis tuleb lähiajal ära teha;
• Lisage eraldi nimekirja projektid, mis nõuavad integreeritud lähenemist;
• Koostage eraldi nimekiri projektidest, mida ühel või teisel põhjusel ei saa veel lõpule viia;
• "Ükskord" nimekiri.

3.Julia Morgenstern soovitab kõigepealt hinnata kui palju aega kulutate oma ülesannete täitmisele. Millised tegurid segavad teid. Teid võivad segada sotsiaalmeedia, lisakohustused, ebareaalsed tähtajad või psühholoogilised takistused.

• Iga toimingu jaoks tuleb määrata ajaraam.
• Kui te ei saa mõnda toimingut sooritada, siis analüüsige seda, võib-olla saab selle mõneks ajaks edasi lükata, teistele töötajatele delegeerida või täielikult loobuda.
• Sorteerige asju ja asju, vabastage ruum kõigest, ilma milleta saate hakkama. Andke igale asjale oma koht ja igale ülesandele oma aeg.

"Söö hommikusöögiks konna"

Et su mõtted ei pöörduks terve päeva tagasi ülesande juurde, mida sa teha ei taha või mis on sinu jaoks ebameeldiv, alusta päeva sellega. Nii vabanete emotsionaalsest stressist ja koormast, mida peaksite terve päeva kandma.

"Elevandi praad"

Kui seisate silmitsi globaalse ülesandega, mille lahendamiseks peate tegema palju toiminguid, jagage see töö osadeks. Ära tee sellest elevanti, vaid lõika tükkideks. See muudab ülesandega alustamise lihtsamaks. Ja ka see lähenemisviis aitab seda probleemi paremini mõista.

Õppige ütlema "ei"

Ajajuhtimine ei õpeta seda, kuidas teha nii palju kui võimalik, vaid kuidas teha seda, mida on vaja õigesti teha. Öelge "ei" mittevajalikele asjadele, inimesed. Ära muutu kellegi jaoks tööriistaks oma eesmärkide saavutamiseks. Keskenduge oma eesmärkidele.

Püüdke oma tegevuste automatiseerimise ja maksimaalse lihtsustamise poole.

Tehke sarnaseid asju järjest, kuna aju harjub teatud tegevusvaldkonnaga. Ja iga kord saab ta sellest kiiremini läbi.

Kuulake oma bioloogilisi rütme. Tehke tööd ajal, mil tunnete erilist jõu ja aktiivsuse tõusu. Väikseima aktiivsuse perioodil tehke endale puhkust. Kuulake oma keha vajadusi. Mõnikord piisab "teise tuule" avamiseks 15-minutilisest pausist.

Parimad ajajuhtimise raamatud lugemiseks:

• Tõhus ajajuhtimine. B. Tracy
• Ajasõit. Kuidas toime tulla elamise ja tööga. G. Arhangelski
• Raske ajaplaneerimine: haarake oma elu üle kontrolli. D. Kennedy
• Töötage vähem, tehke rohkem. C. Gleason
• Põrgusse selle kõigega! Võtke see ja tehke seda. R. Branson
• Ekstreemne aja juhtimine. N. Mrotškovski, A. Tolkatšov
• Ajajuhtimise praktiline kursus. I. Abramovski
• Kuidas teha 4 tundi nädalas tööd ja samal ajal mitte “kõnest kõneni” kontoris logeleda, elada kus iganes ja saada rikkaks. T. Ferris
• Asjade tegemine: stressivaba produktiivsuse kunst. D. Allen

Ajajuhtimise tõhusus sõltub sellest, kas järgite selle põhireegleid, aga ka selgest arusaamisest, miks seda vajate, kuidas oma aega juhtida ja mis kasu sellest saate.