М.А. Лукашенко, лікар економічних наук, професор, віце-президент Московського фінансово-промислового університету "Синергія", провідний експерт-консультант компанії "Організація часу"

Ефективно плануємо своє робочий час

Розмовляючи якось із одним надзвичайно зайнятим генеральним директором, Почула від нього чудову фразу: «Я ні хвилини не марную. Навіть обідаю я тільки з головбухом, щоб вирішити всі питання». У цей момент я зазнала головного бухгалтера змішаного почуття співчуття і захоплення. Адже у свій кревний обідній час він не може розслабитися та відпочити.

Загальновідомо, робота бухгалтера дуже непроста, відповідальна, напружена. І її зазвичай дуже багато. Тому більшість бухгалтерів філософськи ставляться до того, що доводиться часто затримуватись або працювати у вихідні, щоб встигнути зробити все необхідне. Але чудес на світі не буває, і згодом постійні навантаження дають про себе знати хронічною втомою. А людині, яка втомилася, навіть найулюбленіша робота не в радість.

Однак є інструменти тайм-менеджменту, які можуть значно полегшити роботу, зробити її більш передбачуваною та керованою. З їхньою допомогою можна встигати робити всі намічені справи і при цьому вчасно йти додому. Їм і присвячено цю статтю.

Як скласти список робочих справ

Ви коли-небудь чули приказку «Найгостріша пам'ять тупіша за тупіший олівець»? Якщо ні, то обов'язково візьміть її на озброєння, бо вона відбиває ключовий принципТайм-менеджменту - принцип матеріалізації. Він говорить: «Нічого не пам'ятай, все записуй,причому в зручному місці, щоб відразу знайти, і в правильній формі, щоб згодом зрозуміти самого себе». Відповідно всі інструменти планування базуються на тому, щоб не намагатися пам'ятати про необхідні справи, а відразу ж записувати їх.

Складання простих списківзавдань - найнадійніший і дієвий спосібнічого не забути та виконати все необхідне. Ви берете аркуш паперу та пишете все, що треба сьогодні зробити. При цьому всі завдання ви повинні розставити за пріоритетом - від найважливішого до найменш важливого. І виконувати їх потрібно по порядку. Тоді до кінця робочого дня ви гарантовано зробите найважливіше і вже зможете вирішити, чи стоять справи того, щоб затримуватися на роботі.

Грамотно формулюємо, що потрібно зробити

Складаючи список справ, бажано використовувати форму запису, орієнтовану результат. Уявіть, що наступного тижня ви собі записали: «Іванов, договір». Минув тиждень, за який у вас трапилося багато різних подій. І коли ви знову бачите цей запис, то, хоч убий, не можете згадати, що мали на увазі, про який договір йдеться і що з ним потрібно зробити: забрати, скласти, підписати, розірвати... Тому у вашому записі обов'язково маємо бути дієслово, що означає саму дію плюс його результат. У нашому випадку слід записати: «Передати Іванову на погодження кредитний договір №...».

Плануємо на перспективу

З допомогою «ділових» списків можна організувати як короткострокове, а й середньострокове і навіть довгострокове планування. Для цього потрібно завести три різних спискузавдань - на день, тиждень і місяць (квартал, півріччя тощо. буд.). Зауважте, мова йдепро завдання, які не прив'язані до певного часу. Наприклад, зібрати звіти про відрядження ви можете будь-якого дня наступного тижня, це не обов'язково робити строго в понеділок до 12.00.

Головний фокус цієї техніки в тому, щоб регулярно переглядати списки та переносити завдання з одного до іншого. При цьому список завдань на тиждень ви маєте переглядати щодня. Ті завдання, які дозріли до виконання наступного дня, ви переносите в список завдань на день. "Не дозріли" - залишаєте там, де вони були. А список довгострокових завдань ви переглядаєте один раз на тиждень, наприклад, у п'ятницю. Справи, які слід виконати вже наступного тижня, ви переносите до відповідного списку. Так ви не забудете про ті завдання, які потрібно виконати не відразу, а пізніше.

До речі, справедливе та зворотне переміщення. Адже старанний бухгалтер зазвичай намагається «запхати» у щоденний список більше справ. При цьому він усвідомлює, що фізично не зможе їх все виконати, але сподівається на краще. Що в результаті виходить? Людина йде з роботи з недоробленими справами, формуючи у собі комплекс невдахи. А треба навпаки - планувати стільки завдань, скільки ви встигнете спокійно виконати за день, і йти додому з почуттям виконаного обов'язку.

Найкраще техніка планування реалізується за допомогою MS Outlook. Скориставшись панеллю "Завдання", ви можете складати списки справ, присвоюючи їм певну категорію - "День", "Тиждень" або "Місяць". І за цими категоріями налаштувати угруповання завдань (ілюстрацію див. нижче). Тоді ви легко зможете за секунду переносити завдання з одного списку до іншого лише змінюючи їх категорію. Однак ця техніка чудово реалізується і в щоденнику, і на планках.

Кожному завданню - свій час

Тепер скажіть, чи бувало у вас таке, що ви випадково зустрічаєте потрібну вам людину, до якої у вас є пара важливих питаньале саме в момент зустрічі вони, як на зло, вилетіли у вас з голови? І, напевно, вам частенько дзвонять колеги зі словами: «Щось я хотів тобі сказати, але забув... Гаразд, згадаю - передзвоню».

У нас є безліч завдань, які треба робити не в певний час, а за певних умов. Наприклад, коли вдасться спіймати директора, треба підписати у нього всі документи, обговорити звіт, зняти питання щодо списання техніки тощо. Але ми часом не уявляємо, коли зможемо з ним переговорити. Отже, не розуміємо, куди записувати подібні завдання, адже до конкретного часу їх прив'язати неможливо. Тут потрібна контекстнатехніка планування. Це коли спостерігається сукупність умов, сприятливих до виконання тієї чи іншої завдання.

Один наш контекст – це місце.Наприклад, коли я буду в податковій інспекції, запишуся на звіряння. Коли поїду у відрядження, заразом заїду до нашої філії. Тобто завдання прив'язані до якогось місця.

Інший контекст – це люди.У всіх нас періодично виникають справи, прив'язані до якихось персон. Наприклад, коли побачу клієнта N, треба обговорити з ним новий прейскурант та пролонгацію договору. Ще контексти – це обставини,зовнішні та внутрішні. Приклади зовнішніх обставин: коли у шефа буде гарний настрій, коли вийде такий закон. Обставини внутрішні - це, наприклад, гострий приплив натхнення чи, навпаки, небажання працювати.

Контекстне планування: різні прийоми

Тут ми знову повертаємося до наших списків завдань, тільки тепер їх групуємо за контекстами. Наприклад, заводимо у щоденнику розділи на типові контексти. Припустимо, називаємо один із розділів «Банк» і перераховуємо всі питання, які треба вирішити, перебуваючи у банку. Або, наприклад, «Проект XXX» – і пішов перелік питань, які потрібно з'ясувати у проекті. Головне - у потрібний моментне забути про завдання.

І таких способів контекстного планування багато. Наприклад, ви записуєте на стікер питання, які вам неодмінно треба зняти на зустрічі, і кладете цей папірець у футляр для окулярів. При цьому ви знаєте, що перш за все на будь-якій зустрічі ви виймаєте і надягаєте окуляри. Відповідно питання для обговорення самі нагадають про себе.

Ви можете підготувати на різні випадкижиття контекстні папки. Наприклад, ви знаєте, що через рік у вашому офісі буде ремонт із заміною вікон. Заведіть папку «Ремонт» і складайте в неї всі «облікові» статті, листи Мінфіну та ФНП на цю тему і т. д. Повірте, коли настане час враховувати ремонтні витрати, вміст папки стане для вас істотною підмогою і заощадить багато часу.

Докладніше про тайм-менеджмент на MS Outlook ви можете дізнатися з книги: Р. Архангельський. "Формула часу". По ній можна легко налаштувати свій комп'ютер на міні-автоматизацію вашої персональної системипланування

При плануванні з використанням MS Outlook категорії, які присвоюються завданням, можуть використовуватися як контексти. Наприклад, ви можете створити категорії "Шеф", "Банк", "Податкова", "Проект XXX" і т. д. І при виникненні тих чи інших завдань відразу ж заносити їх у потрібну категорію. Коли вам зателефонує шеф, ви зможете відкрити його категорію, побачити всі прив'язані до неї завдання і оперативно їх вирішити.

Бухгалтере, до змін обставин готовий? Завжди готовий!

У діловій практиці раптова зміна завдань - звичайне явище, і це, безумовно, пригнічує. Однак ми можемо планувати справи так, щоб зміни завдавали мінімальної шкоди нашим планам або не завдавали її зовсім. Для цього зручно використовувати алгоритм жорсткого планування. Він передбачає поділ наших щоденних завдань на три типи.

Перший тип- це жорсткі завдання,виконання яких прив'язане до конкретного часу. Їхнє планування звичне - ми просто записуємо їх на тимчасовій сітці щоденника. Наприклад, о 10 годині - нарада, о 12 годині - дзвонити в соцстрах, о 17 годині - зустріч.

Другий тип - гнучкі завдання,не прив'язані до часу. Наприклад, треба написати супровідний лист до уточнені. І неважливо, коли ви це зробите: об 11 годині ранку або о 3 годині дня. Головне – сьогодні.

І наостанок, третій тип- це бюджетовані завдання,що вимагають бюджету часу. Наприклад, скласти баланс за 9 місяців. Зрозуміло, що це справа не однієї хвилини, вам знадобиться щонайменше кілька днів.

Принцип жорстко-гнучкого підходу до планування дня полягає в тому, щоб у сітку годинника не вписувати ті завдання, які жорстко не прив'язані до певного часу. Для цього сторінку нашого щоденника ми ділимо навпіл по вертикалі.

(1) У сітці годинника ми записуємо лише жорсткі завдання. Тут же розміщуємо і бюджетні завдання, виділивши під них необхідний бюджет часу.

(2) У правій частині щоденника пишемо список усіх гнучких завдань, вишикувавши їх за пріоритетом.

Таким чином у нас перед очима вся картина дня. Ми знаємо, які жорсткі справи і скільки нам чекають. Нам зрозуміло, які задачі необхідно зробити, і під них у нас зарезервований час. При цьому ми чітко бачимо вільний час і займаємося спокійно вирішенням гнучких завдань. Якщо виникають нові завдання, нам залишається просто переглянути пріоритети та за необхідності змінити послідовність виконання справ. А загалом план не змінюється.

Підсумовуючи планування дня, виділимо основні правила.

1. На початку робочого дня виділяємо 5-10 хвилин на планування завдань. В ідеалі їх слід запланувати з вечора. Але це не завжди виходить, крім того, напередодні ми можемо не знати про якісь термінових справах. Тому ввечері можна прикинути зразковий пландня, а прийшовши працювати, спокійно уточнити, чи виникло якихось термінових справ.

2. У тимчасову сітку заносимо лише жорсткі завдання.

3. План дня, складений отже зайнята кожен рядок щоденника, сам собою вже втомлює і нервує. Тому кількість спланованого часу має перевищувати 70% від усього робочого дня. на непередбачені обставинизакладаємо 30%. Намагайтеся, щоб у вашому плані було більше «повітря», тобто часу в резерві. Чим його більше, тим вища ймовірність того, що план буде виконаний і при цьому ви залишитеся в доброму здоров'ї та хорошому настрої.

З цієї статті ви дізнаєтесь:

• З яких причин виникає дефіцит робочого часу
• Яких правил потрібно дотримуватись при плануванні робочого часу протягом дня
• Які методи застосовуються при плануванні робочого часу
• Як перевірити ефективність планування робочого часу працівників

Планування робочого часу включає в себе ефективне управліннячасом і технологію його раціонального використаннядля того, щоб досягти мети будь-якої організації та підвищити результативність діяльності. У сучасному світітакож називається тайм-менеджментом. Час є найбільш непоправним та цінним ресурсом, тому використовувати його необхідно дуже раціонально. Також потрібно працювати над умінням планувати свій робочий час.

Чому так важливе планування робочого часу

Стверджувати, що часом можна керувати – не зовсім правильно. Час не може залежати від якихось процесів, що не позначає постійну величину, воно може прискорюватися чи гальмувати.

Важливо вміти використовувати різні інструменти планування робочого дня незалежно з посади співробітника підприємства. Це важливо враховувати всіх рівнях – від підлеглих до начальників. Результативне планування робочого дня безпосередньо впливає продуктивність праці, отже, і прибуток підприємства.

До кожного співробітника ефективне планування робочого дня впливає завершення необхідного терміну всіх намічених справ.

Одним із показників, який обов'язково враховується в організації, є фонд робочого часу. Він визначає споживані ресурси робочого дня і впливає кількість працюючих співробітників, отже, і матеріальні витрати організації.

Коли необхідне планування робочого часу

Дефіцит – це означає нестача чогось. При плануванні робочого дня цей термін означає нестачу робочого дня для виконання певного завдання окремим співробітником або структурним підрозділомта організацією в цілому.

В результаті це може призвести до зриву терміну виконання замовлення, який може спричинити негативні наслідки. Найчастіше невміле планування робочого дня пов'язані з безграмотністю керівника організації.

Причини, що призводять до нестачі часу, класифікуються на три групи:

1. Особисті якості начальника.
2. Дії керівника.
3. Незалежні причини.

Особисті якості начальника, які призводять до втрат робочого часу та пов'язані з неправильним його плануванням, виражаються в наступному:

1. Суєта, тобто неврівноважені та нервозні дії, ефективність яких зводиться до нульового результату.
2. Систематичний поспіх.
3. Недолік відпочинку через затримки на роботі або доробки будинку, необхідного для відновлення високої працездатності.

При безграмотних діях начальника і планування робочого дня з'являються такі ознаки неорганізованості:

1. Відсутність мотивації у персоналу.
2. Руйнування міжособистісної комунікаціїв організації.
3. Невміння впорядкувати справи за рівнем їхньої важливості.
4. Нездатність передати частину повноважень підлеглим.

Причинами, які не залежать від волі керівника та ведуть до дефіциту робочого часу в нього самого та всіх співробітників організації, з погляду планування робочого часу є:

1. Довгий перелік завдань, доручень, справ.
2. Позапланові події.

Найчастіше вищевикладені чинники не виникають порізно. Зазвичай одна випливає з іншої.

Зрештою, складається тупикова ситуація, покращити яку можна ефективним плануваннямробочого часу. Також слід встановити контроль за здійсненням планових заходів та перевірку витраченого робочого часу.

Основні правила планування робочого часу протягом дня

Правила планування робочого часу на початку робочого дня

• З самого ранку необхідно налаштуватися на позитивний настрій. Потрібно намагатися щодня починати тільки з позитивних емоційоскільки настрій, з яким ви почнете вирішувати майбутні завдання, важливий для досягнення результату.
• З ранку треба обов'язково заповнити обсяг енергії та «зарядитися поживними речовинами», тобто поснідати, а потім йти на роботу.
• Роботу краще починати в один і той самий час. Така систематичність день у день призводить до самодисципліни та сприяє мобілізації ваших сил.
• З ранку слід перевіряти ще раз план на день. І тому можна скористатися шляхом АБВ-аналізу чи принципом Эйзенхауэра.
• До виконання завдань, доручень та справ слід приступати невідкладно.
• Насамперед потрібно вирішити самі важливі завдання.
• За наявності помічника керівника чи секретаря слід узгоджувати із нею поточний план щодня.

Правила планування робочого часу у середині робочого дня

• Ваше робоче місце має бути підготовлене до продуктивної роботи. З робочого столу слід прибрати документи та папери, які вам поки що не потрібні для виконання важливих завдань.
• Необхідно встановити конкретний термін виконання кожного пункту плану на день.
• Слід утримуватися від виконання дій, які можуть спричинити зворотну реакцію.
• Потрібно вміти усувати завдання, що додатково з'являються.
• Керівник має бути імпульсивним.
• Систематично потрібно робити короткочасні паузи. У будь-якій роботі потрібно передбачати перерви. Їх регулярність та тривалість мають бути індивідуальними. Невеликі перерви також треба враховувати під час планування робочого дня.
• Слід об'єднувати групи невеликі, схожі за змістом завдання, і виконувати їх серіями.
• Буває, що частина співробітників не доводять до кінця одну справу, приймаючись за іншу – слід спочатку завершити розпочату. Безладний перехід у роботі від завдання до завдання, а іноді й виконання кількох справ відразу не призведе до позитивного результату.
• Вмійте скористатися тимчасовими проміжками.
• Протягом дня має бути передбачена година відпочинку.
• Необхідно контролювати терміни виконання завдань та відстежувати складений план робіт. У разі зміни пріоритетних завдань вносьте зміни до плану.

Правила планування робочого часу наприкінці робочого дня

• До кінця робочого дня потрібно закінчити усі заплановані справи. Невиконання окремих завданьпризводить до ризику невиконання всього плану, і, як наслідок, до накопичення справ, які за «розгрібання» вимагатимуть додаткових витрат робочого дня.
• Ви повинні стежити за виконанням плану, контролювати себе. Порівняйте список того, що ви намітили з тим, що виконали. Розберіться, чому відхилилися від курсу. Це обов'язкова умова продуктивної діяльності.
• Після проведеного аналізу необхідно з вечора скласти план на новий день, вранці – перевіряти ще раз.

Вплив особистісних чинників планування робочого дня

На планування робочого часу також суттєво впливає те, як ви налаштуєте себе. Ви самі підсвідомо можете перешкоджати результативному плануванню робочого часу. Що саме може вам заважати:

1. Невизначеність вашої життєвої мети. Без прагнення чогось важко вирішити, як і чим ви будете наповнювати ваше життя.
2. Вам подобається відчуття постійного драйву. Плануйте цікаві справи, окрім роботи, щоб у вас з'явилося прагнення вчасно закінчити робочий день.
3. Вас лякає відсутність будь-якої діяльності. Ви намагаєтеся зайняти кожну хвилину робочого часу, аби не залишитися наодинці зі своїми думками? Краще вирішіть свої проблеми раз і назавжди.
4. Ви не вмієте відмовляти та готові взятися за вирішення будь-якого завдання. Це призведе до того, що ви забудете про особисте життя.
5. Ви боїтеся зазнати невдачі. Запитайте себе: «Що таке погане може статися у разі моєї невдачі?». Майте на увазі, невдачі допомагають нам рухатися далі.
6. Ви побоюєтеся, що досягнете успіху, до якого ви ще не готові. Ви думаєте про те, що у випадку вашого кар'єрного росту, ви вже не зможете так часто бути з родиною та друзями. Більше спілкуйтеся з людьми, які вже самореалізувалися, звикайте відчуття успіху.
7. Ви не готові до змін. Боязнь змін у житті випливає зі страху невдачі. Це можна подолати запланованим поступовим поступом до своєї мети.
8. Ви побоюєтеся фіналу – для окремих осіб безпосередньо діяльність важливіша, ніж її результат.

Потрібно пам'ятати, що після вирішення одного завдання, у Вас є можливість взятися за цікавішу.

Найбільш поширені методи планування робочого часу

Принцип Парето (співвідношення 80:20)

Відповідно до цього принципу, 20% доданих старань ведуть до 80%-ного результату, а 80% від напруженої праці, що залишилися, видають лише 20% результату. Наприклад:

Принцип Парето також застосуємо у роботі менеджера: отримання 80 % результату співробітник витрачає 20 % робочого дня, решта 80 % робочого дня дають лише 20 % від загального результату. Це означає, що при плануванні робочого часу треба пам'ятати, що робочий день краще починати з вирішення найважливіших і складних завдань, А «дрібниця» залишити наостанок.

Послідовне застосування принципу Парето стає реальним, якщо аналізувати всі завдання відповідно до їх частки вкладу в кінцевий результат і розташовувати їх за категоріями АВС.

Використання принципу Парето стає справді можливим, якщо всі завдання систематизувати за важливістю задля досягнення результату і розташувати по АВС категоріям.

АВС-планування

Основна мета АВС-планування робочого часу у тому, щоб виконати послідовну розстановку завдань пріоритету. ABC-планування можна проводити у будь-якій сфері діяльності. Якщо проаналізувати в процентному співвідношенніНайважливіші і менш важливі справи, ми побачимо, що це співвідношення буде приблизно однаковим. Планування робочого часу починаємо з того, що всі завдання розподіляємо за трьома категоріями відповідно до їх важливості. Для цього використовуються літери A, B та C. Цей метод планування робочого часу став популярним серед менеджерів у зв'язку з тим, що дає відчутний результат.

В основі методики ABC-планування лежать такі принципи:

• До категорії А відносять найважливіші завдання, які становлять 15 % від загальної кількостізадач менеджера. Але це справді значущі завдання, які становлять 65 % за вкладом під час виконання плану.
• До категорії В відносимо просто значущі завдання, вони становитимуть у середньому 20 % від загальної кількостізадач і мати 20% важливість у діяльності менеджера.
• До категорії З відносимо найменш значущі завдання, вони становитимуть 65 % від загальної кількості завдань і лише 15 % від важливості всього результату праці.

За цією методикою треба спочатку вирішувати найважливіші завдання, потім переходити до трохи менш важливих і насамкінець залишити незначні завдання, які не мають особливого впливу на результати роботи. Це треба враховувати під час планування робочого дня.

Метод Ейзенхауера

Для того, щоб правильно розставити пріоритети при плануванні робочого часу, можна використовувати метод Ейзенхауера.

Поставте собі запитання:

• Чи звик я розкидатися своїм робочим часом, вирішуючи одне термінове завдання замість іншого такого ж термінового?
• Чи не виходить так, що багато найбільш значущих завдань залишаються взагалі невирішеними через цю мою звичку?

Згідно з принципом, запропонованим американським генералом Д. Ейзенхауером, перевагу вирішення завдань треба розглядати виходячи з їхньої значущості та відведеного часу.

Усі справи, які потрібно зробити, можна розподілити на чотири групи:

1. Усі невідкладні та найбільш значущі завдання, які потрібно зробити у першочерговому порядку.
2. Невідкладні, але не такі важливі. Справа в тому, що оскільки вони є невідкладними, ми хочемо обов'язково вирішити їх настільки швидко, ніби вони дуже важливі, додаючи максимум своєї енергії. Але якщо це не так вже й важливо, то краще їх відкласти або їхнє рішення передати іншому.
3. Значні, але не такі термінові. Внаслідок того, що ця група справ не є терміновою, вони відсуваються на потім. Але одного разу вони теж стають дуже важливими, але часу на їх виконання вже немає. Саме час передати їх для ретельного виконання комусь іншому. Коли ви даєте важливе завдання, це мотивує та розвиває персонал.
4. Нестрокові та неважливі завдання. Завдання з цієї групи часто займають багато місця на робочому столі. Багато хто, не розуміючи суть планування робочого часу, виконує дані завдання, незважаючи на те, що витрачають на них багато часу. Якщо їх треба зробити обов'язково, постарайтеся витратити на них щонайменше свого часу.

На роботу витрачається стільки часу, скільки його є у розпорядженні, або будь-яка робота виконується протягом відпущеного часу. Ці принципи та правила планування робочого дня психологічно виправдані та зарекомендували себе у різних життєвих ситуаціях.

Фахівцям з управління відома така закономірність: на роботу витрачається стільки часу, скільки його є у розпорядженні, тобто будь-яка робота виконується протягом відпущеного на неї часу.

Принципи та правила планування робочого дня, які ми пропонуємо до вашої уваги, не мають обов'язкового характеру. Багато хто з них може здатися вам несерйозним. Однак вони психологічно виправдані та зарекомендували себе у різних життєвих ситуаціях. Необов'язково використовувати усі принципи. Спробуйте застосувати кожен із них, знайдіть свій стиль - він для вас буде найкращим.

Отже, організація робочого дня має відповідати основному принципу: «Робота має підпорядковуватися мені, а чи не навпаки». Правила планування робочого дня можна поділити на три групи:

• правила початку дня;
• правила середини дня;
• правила закінчення дня.

Правила початку дня

1. Починати день із позитивним настроєм. Намагайтеся для кожного дня знаходити якесь позитивний початокоскільки той настрій, з яким ви приступите до вирішення майбутніх завдань, має важливе значення для досягнення успіху. Щоранку ставте собі три запитання:

1. Як цей день може наблизити мене до досягнення цілей?
2. Що я маю зробити, щоб отримати від нього якомога більше радості?
3. Що я можу зробити сьогодні для збереження свого способу життя (для підтримки свого здоров'я)?

Створення позитивного настрою не займає більше двох хвилин. Дайте собі ці дві хвилини перед початком "стандартної ранкової програми".

2. Добре поснідати і без поспіху – на роботу. Не виспавшись, без сніданку, якнайшвидше на роботу - такий старт може просто зіпсувати день! Не кажіть, що у вас немає часу для повільного сніданку, адже це - питання встановлення пріоритетів (для того, щоб виспатися і встигнути щільно поснідати, потрібно просто раніше лягати).

3. Починати роботу одночасно. Це елемент самодисципліни, що сприяє мобілізації сил.

4. Перевірити ще раз плани дня. Скористайтеся методом АБВ(АВС)-аналізу чи принципом Ейзенхауера. Встановлено, що десятихвилинна підготовка до робочого дня дозволяє заощаджувати до двох годин робочого часу. Тож виграйте ці дві години! Крім того, складаючи план робочого дня, враховуйте таке правило: планувати потрібно не більше 60% вашого часу, а 40% – це резервний фонд для несподіваних та невідкладних справ.

5. Приступати до справи без розгойдування. Слід категорично відмовитися від такого «ранкового ритуалу», як багаторазові вітання, розлогі обговорення останніх новині т. д. Соціальні контакти, звичайно, потрібні, та й ви – не робот. Однак їх можна перенести на менш напружений час, наприклад, обідній та післяобідній.

6. Спочатку – ключові завдання. Починати робочий день слід із завдань групи А, решта справ можуть почекати. Не варто передусім переглядати кореспонденцію - у вхідній діловій пошті мова рідко йде про справи, які мають найвищий пріоритет і мають бути виконані негайно.

7. Узгоджувати план дня із секретарем. Секретар, якщо він у вас є, є найважливішим вашим партнером, коли йдеться про створення оптимальних умов діяльності. Йому ви повинні присвятити перший час робочого дня, навіть якщо це пара хвилин. Секретар повинен бути у курсі ваших справ. Погодьте з ним усі терміни, пріоритети та плани дня. Хороший секретар подвоює ефективність роботи свого шефа, а поганий – зменшує її наполовину.

Правила планування середини дня

1. Підготуйте письмовий стіл до роботи. Заберіть зі столу всі непотрібні для вирішення завдань групи паперу. На робочому столі має бути одночасно не більше шести документів. Це психологічно виправдано: по-перше, зайві папери поглинають час, а по-друге, порядок на столі стимулює порядок у думках.

2. Встановлюйте терміни. Іноді завдання доручаються і вам, адже ви теж підпорядкований чийсь. Так от, терміни, встановлені для вирішення завдання, дуже часто приймаються беззастережно, навіть якщо вони погано вкладаються у ваші плани. А треба намагатися пристосовувати їх до своїх інтересів та «виторговувати час». Коротше кажучи, просіть удвічі більше часу, ніж потрібно для вирішення цього завдання; це часто виходить легше, ніж ви вважаєте. Щодо доручення справ підлеглим, то раджу вам давати їм приблизно на третину менше часу, ніж, на вашу думку, необхідно для вирішення завдання. Якщо цього вистачить, ви заощадите час, якщо ні, ви все одно не програєте.

3. Уникайте дій, які викликають зворотну реакцію. Багато керівників схиляються до того, щоб займатися все новими та новими справами, проблемами та ідеями, і цим викликають відповідну реакціюна свої дії, а вона може вплинути на тимчасовий розпорядок. Наприклад, дуже часто, прийнявши участь один раз (з чистого інтересу) в будь-якій нараді, керівник отримує додаткові, не передбачені його планом обов'язки. Йому можуть щось доручити, включити до складу робочої групиі т. д. Тому найкраще всі дії (листи, телефонні розмови, погодження термінів і т. д.) перевіряти ще раз з точки зору їх необхідності та небезпеки реакції у відповідь.

4. Відхиляйте невідкладні проблеми, що додатково виникають. На кожному підприємстві, у кожному підрозділі виникають різного родуневідкладні обставини чи непередбачені ситуації. Слід пам'ятати, що відволікання на так звані термінові обставини призводить до забуття запланованих важливих справ. Чи варто робити це – вирішуйте у кожному конкретному випадку залежно від обставин.

5. Уникайте незапланованих імпульсних дій. Як правило, імпульсивне відхилення від складеного плану знижує продуктивність. Так що якщо під час роботи ви захотіли зробити щось (наприклад, зателефонувати), подумайте, чи варто це робити.

6. Вчасно робіть паузи. Короткі перерви у роботі, безумовно, необхідні, їх періодичність та тривалість індивідуальні. Головне – робіть їх регулярно.

7. Невеликі однорідні завдання групуйте та виконуйте серіями. Розправляйтеся з рутинною роботою та дрібницями, поєднуючи однорідні завдання у робочі блоки. Шість блоків по 10 хвилин на телефонні дзвінки, короткі наради займають, як це не парадоксально, більше часу, ніж один блок у 60 хвилин. Чому? Тому що ви шість разів проводите відповідну підготовку до однорідної діяльності. Так що групуйте однорідні відносини в блоки, але не робіть їх дуже довгими (краще 30-60 хвилин).

8. Раціонально завершуйте розпочате. Уникайте стрибків у роботі і завжди намагайтеся доводити розпочату справу до кінця. Відволікання від основної роботи поглинає час, оскільки при поверненні до неї вам доводиться знову повторювати вже зроблене одного разу.

9. Використовуйте часові проміжки. Не залишайте незаповненими незаплановані проміжки часу (наприклад, очікування у приймальні боса, марна нарада, на якій доводиться бути присутнім). Коли вони з'являються, запитуйте себе: «Як я можу використовувати ці хвилини з максимальною користю?».

10. Викроюйте спокійну годину (час для себе). Добре зарекомендувало себе щоденне резервування однієї спокійної, або закритої, години, протягом якої вам ніхто не зможе перешкодити. Це час непорушної сконцентрованості. Занесіть його в план, воно суттєво підвищить продуктивність вашої праці. Відгородіть себе на цей час від зовнішнього світу або за допомогою секретаря, або просто зачиніть двері, попередивши попереду, що вас немає на місці. Використовуйте закриту годину для важливих, але нетермінових справ, які мають довготривалий характер, або для тих завдань, які губляться в метушні дня.

11. Контролюйте терміни та плани. Під час нарад та інших видів діяльності, відповідно до принципу Парето, найчастіше 80% рішень приймаються за 20% часу. Відслідковуйте свій час і не шкодуйте його на повторну перевірку планів з погляду зміни пріоритетів.

Правила завершення робочого дня

1. Завершити незроблене. Усі розпочаті невеликі справи (перегляд кореспонденції, диктування листів та записок) намагайтеся завершити протягом одного дня. Відстрочка у їх виконанні може призвести до додаткових витрат праці, коли вам доведеться усувати завал.

2. Контроль за результатами та самоконтроль. Без контролю та самоконтролю немислима організація праці. Про контроль ми більш детально поговоримо в одній із наступних статей. А поки що обмежуся тим, що скажу: порівняння наміченого з виконаним та аналіз відхилень від планів - неодмінна умова нормальної роботи.

3. План наступного дня. Найкраще план наступного дня складати напередодні увечері. Само собою зрозуміло, що це не скасовує його обов'язкової повторної перевірки вранці.

___________________________________________________________

Дотримання цих не складний правилТайм менеджменту дозволить вам ефективно використати свій час і у вас він ще буде в запасі. Ну а якщо ви нехтуєте своїм часом, то навіть добра магія вам не допоможе повернути втрачене. Цінуйте час!

Відомий німецький фахівець у галузі менеджменту Л. Зайверт розробив певні правила планування робочого часу:

Планувати робочий день на 60%, залишаючи 20% на вирішення непередбачених завдань та 20% на творчу діяльність (наприклад, підвищення кваліфікації).

2. Ретельно документувати та контролювати витрату часу, що дозволяє мати про нього чітке уявлення, визначаючи майбутні потреби у ньому та правильний його розподіл.

3. Диференціювати завдання майбутнього періоду на довго-, середньо- та короткострокові, встановлюючи пріоритет дій щодо їх вирішення.

4. Завжди послідовно остаточно доводити розпочату справу.

5.Складати гнучкі плани.

6. Планувати реальний обсяг завдань, розрахованих відповідно до можливостей колективу.

7. Використовувати для планування часу спеціальні бланки та картки.

8. Переносити невиконані завдання автоматично до планів наступного періоду.

9. Відбивати у планах як самі дії, а й очікувані результати.

10. Задавати точні тимчасові норми та передбачати на ту чи іншу справу рівно стільки часу, скільки на неї справді потрібно.

11. Реалізувати принцип самодисципліни, який визначає точні терміни виконання всіх видів работ.

12. Визначати пріоритети у справах.

Як показує практика, головними причинами втрат робочого дня є: 1) відсутність чіткості у постановці цілей та визначенні пріоритетів; 2) відсутність планування робочого дня або його слабка організація; 3) низький рівеньдисципліни підлеглих; 4) слабке керівництво, невміння працювати із підлеглими, партнерами, відвідувачами.

Планування робочого дня є одним із головних завдань керівника, як і і здійснення планування діяльності організації загалом. У нашій країні менеджери ще не навчилися цим займатися і приділяють цьому процесу вчетверо менше часу, ніж американські колеги. Як зазначають західні економісти, розпочинати планування необхідно з чіткої постановки завдань. Для цього складається перелік справ та можливих перешкод, які вимагатимуть окремого часу на їх подолання. Аналіз цього переліку надалі дозволить скоригувати план та виключити несуттєві моменти. Крім того, планування часу дозволяє керівництву критично осмислювати власні ідеї та знаходити ефективні засоби їх вирішення вчасно, створюючи певний резерв часу. Планування дозволяє керівнику сконцентруватися на головному з урахуванням термінів та часу вирішення основних завдань. В результаті планування покращується структура робочого дня та виникає можливість складання розкладу.

План передбачає вирішення проблем, що стоять у раціональної черговості . Насамперед плануються роботи з фіксованим терміном виконання або найбільш трудомісткі, що потребують великих витрат часу. Небажано відкладати і неприємні справи, краще їх зробити раніше за інших. Далі планується рутинна робота та виконання повсякденних обов'язків. Останніми у плані значаться другорядні та епізодичні відносини, які потребують багато часу (читання поточної кореспонденції, обхід робочих місць). Головне – у процесі планування встановлюється точний термін закінчення справ.

Але трапляється, що майбутній запланований обсяг робіт не може бути виконаний у заданий час і тоді потрібне перенесення їх на пізніший термін.

Ретельне документування часу та контроль за його використанням є передумовою планування. Розрізняють кілька типів планів використання часу: довгострокові, середньострокові та короткострокові.

За допомогою довгострокових планіввизначається структура часу, який буде необхідний реалізації великих життєвих цілей, розрахованих багато років, часом на десятиліття. Це може бути робота, пов'язана з здобуттям освіти, просуванням по службі тощо. Середньострокові плани- річні, у яких здійснюється розподіл часу на вирішення великих конкретних завдань виробничого характеру.

Короткострокові - Включають розбивку часу для вирішення завдань, що конкретизують середньо-і довгострокові плани. До них відносяться: квартальні, місячні, декадні, тижневі та денні . Починаючи з місячних планів, розрахунок часу йде вже в годинах. Серед короткострокових планів найважливішим є денний. У нього включається трохи більше десятка проблем, серед яких третина - головних, здійснюваних насамперед. Ці справи, а також найнеприємніші, прийнято планувати на першу половину дня (з ранку). Це дозволяє надвечір їх завершити. У денному плані однорідні відносини групуються в блок, що значно економить час і дозволяє не перескакувати з одного завдання на інше.

Враховуються в денному плані та перерви. Вони визначаються виходячи з працездатності людини та часу, що минув з початку робочого дня. Втома наростає із збільшенням проміжку часу від початку робочого дня, природно, це знижує продуктивність праці менеджера чи фахівця.

У сучасному світі при розробці денних планів враховуються особливостііндивідуальних біоритмів . Необхідно планувати робочий день так, щоб найважчий годинник потрапляв на «пік працездатності». Цей «пік» у «жайворонків» – ранковий годинник, «голуби» найбільш активні в середині робочого дня, а «сови» – до вечора.

Знання всіх прийомів і методів планування дозволяє правильно розподіляти завдання залежно від їхньої складності, труднощі, відповідальності, напруженості в рамках робочого дня та оптимально їх чергувати.

Найкращим варіантом фіксації денного плану є письмовий його виклад. Не дозволяє ігнорувати закладені у нього справи, розвантажує пам'ять, дисциплінує, робить роботу цілеспрямованою. Аналіз виконання плану також легше провести за записом.

Розробка (складання) плану відбувається напередодні ввечері у кілька етапів: формулюються завдання (перенесені з місячного або декадного плану, що переходять із плану попереднього дня, невирішені на цей час), визначаються необхідні для їх вирішення витрати робочого часу, залишаються «вікна» на випадок необхідності вирішити термінові проблеми, плануються 5-10-хвилинні перерви після кожної години роботи, вирізняються пріоритетні завдання.

План роботи менеджера уточнюється вранці спільно з секретарем, враховуючи нові обставини, що раптово виникли. У цілому нині денний план має бути гнучким, одночасно у ньому має чітко витримуватися регламент, пов'язані з запрошенням людей (відвідувачі, проведення нарад тощо. буд.).

Короткі висновки на тему

Робочий час – це найважливіший факторвиробництва, дбайливе використання якого може дати величезний ефект. Але в основі такого ставлення до робочого часу лежить глибоке вивчення структури його витрат та виявлення невикористаних резервів.

Аналіз витрат робочого часу проводиться за допомогою хронометражу та фотографії робочого часу, які часто називають діагностикою часу, що дозволяє виявити його суттєві втрати та визначити шляхи покращення його використання.

p align="justify"> Велика роль у поліпшенні використання робочого часу відводиться його плануванню, що є одним з головних завдань керівника. Саме планування робочого часу дозволяє керівнику сконцентруватися на головному з урахуванням термінів та часу вирішення основних завдань.

Нормування і планування робочого дня виконавців і керівників значно підвищує ефективність його використання і найкраще позначається кінцевих результатах діяльності підрозділів.

Доброго дня! У цій статті ми поговоримо про планування робочого дня.

Сьогодні ви дізнаєтесь:

1. Навіщо планувати свій робочий день;
2. Кому це потрібно;
3. Як правильно планувати робочий день

Планування робочого дня

У 21 столітті ритм життя помітно прискорився і продовжує набирати обертів. Якщо раніше для того, щоб бути успішним, потрібно виконувати один обсяг роботи, то зараз для досягнення успіху потрібно виконувати набагато більше. І люди починають стикатися з нестачею часу. Якщо гнатися за виконанням всіх повсякденних завдань, які щодня підкидає нам життя, часу не залишається.

Планування робочого дня – інструмент, який допомагає не лише ефективно використовувати робочий час, а й скорочувати його. Це не банальний список справ, який потрібно виконати у суворій черговості. Планування - здатність вибирати, що потрібно зробити, чому і коли.

Саме тому грамотне планування не лише структурує все, що ви робите за день, а й звільняє ваш час. Насамперед потрібно виконувати найголовніші справи — це головне правило. Кожній людині, яка має на роботі вільний час і не має чіткого розкладу, корисно розподіляти свій час правильно.

Що включає планування

Планування робочого часу включає:

• Розміщення пріоритетів.
• Вибір важливих завдань.
• Пошук кращих шляхівїх вирішення.
• Пошук зайнятості у вільний час.

Розміщення пріоритетівдопомагає вам зрозуміти, що вимагає уваги, що може вирішитися саме, а яке питання потрібно просто проігнорувати. Час та інформація стали набагато ціннішими, ніж раніше, і розпалюватися на те, що не дає результату — безглузда справа.

Вибір важливих завдань— майже те саме, що й розстановка пріоритетів, лише в рамках одного робочого дня. Ви вибираєте, що принесе важливий результатщо потрібно зробити терміново, а що можна відкласти.

Пошук найкращих шляхів вирішення завдань- Дуже важливий пункт. При плануванні ви повинні враховувати не тільки те, що зробите, а й те, як це найкраще зробити. При цьому важливо не просто економити час, а робити все максимально швидко та якісно.

Робота зі вільним часом також має входити до плану роботи. У вас звільнилося 2 години на день, які ви можете витратити на щось? Можна сказати про це босу, ​​і він навантажить вас роботою, можна зайнятися самоосвітою, а можна докласти зусиль до розвитку власного проекту.

Чому важливо планувати робочий день

Кожен, хто хоч раз стикався з фрілансом, бізнесом або «роботою за бажанням» (на зразок таксі), чудово розуміє важливість розстановки справ протягом дня. Але, наприклад, більшість офісних працівників не вважають за потрібне планувати свій робочий день.

Насправді, Головна причинапланування робочого дня – підвищення власної ефективності. Якщо ви прислухаєтеся до власного організму, то зможете зрозуміти, що якісь справи вам даються краще одночасно, а якісь — в інший. Наприклад, дзвінки в інші компанії вам зручніше здійснювати після обіду, тому що ви вже прокинулися, але ще не встигли втомитися, а монотонна робота швидше виконується ввечері, тому вбивання інформації в БД краще відкласти до 5-6 годин.

Планування робочого дня враховує як базові елементи вирішення завдань, а й особисті переваги кожної людини. Тайм-менеджмент був зроблений не для того, щоб нав'язати всім той самий шаблон високоефективної роботи. Ви повинні підлаштовувати свої завдання особливо свого організму.

Організація та планування свого робочого дня дозволяють вам робити більше, ніж менше часу, залишаючи час на те, що вам подобається.

Хто має планувати свій робочий день

Планувати свій робочий день має вміти кожна людина. Так ви зможете економити час і ефективніше працюватимете. Але є 3 категорії людей, які мають займатися особистим плануванням.

. Найнедисциплінованіший працівник — фрілансер. У нього немає чіткого графіка, а про те, що настав час сідати щось робити, нагадує тільки дедлайн. Саме тому фрілансерам, які працюють з кількома клієнтами, дуже важливо планувати свій робочий день. Часто виявляється, що нові замовлення з'являються з різницею в один-два дні, і якщо тягнути до останнього, можна не встигнути попрацювати за двома проектами.

Бізнесмени. Тут все практично так само, як і у фрілансі. Особливо якщо це бізнес у мережі. З одного боку – ви можете спокійно відпочивати вдома, коли ваші співробітники працюють, але з іншого – такий підхід неминуче виявиться провальним. На Заході серед бізнесменів процвітає культ трудоголізму. Там вважають, що якщо ти не працюєш 60 годин на тиждень, значить, ти лінивий і тобі нема чого робити в бізнесі.

Керівники. Керівник не завжди буде бізнесменом. Власник компанії може не приймати активної участіу справах своєї фірми, та її директор перебирає відповідальність за роботу цілого механізму. Саме тому лідери середніх та великих компаній мають ефективно використати свій час, адже від їхніх рішень залежить майбутнє компанії у довгостроковій перспективі. Планування робочого дня керівника – спосіб найефективніше розподілити свій час між стратегічно важливими завданнями.

Методи планування робочого дня

методів правильного плануванняробочого дня може бути багато. Але один із найефективніших — Матриця Ейзенхауера. Суть їх у наступному.

Є 4 квадрати:

1. Квадрат А - Термінові та важливі справи.
2. Квадрат В - нетермінові та важливі справи.
3. Квадрат С - термінові та неважливі справи.
4. Квадрат D - нетермінові та неважливі відносини.

Квадрат Амайже завжди має залишатися порожнім. При грамотному плануванні всі важливі справи повинні осідати в квадраті і виконуватися в міру їх наближення до А.

Квадрат Вце важливі справи, які допоможуть вам досягти вашої мети. Сюди включають усі справи, які слід виконати протягом 1 робочого дня.

Квадрат Созначає термінові та погані справи, які необхідно передати виконання іншим особам. Яскравий прикладтермінових, але поганих справ — зателефонувати потенційному клієнту. Це може зробити співробітник, який вам краще зосередитися на інших справах.

Квадрат D,означає, що є нетермінові та погані справи, які не наближають вас до мети, не дають позитивних емоційі, в принципі, не потрібні. У цей квадрат варто записувати всі марні ідеї.

Такий поділ справ щодо їх важливості та терміновості дозволяє вам розуміти, чому потрібно приділити увагу протягом робочого дня, а про що можна забути. Матриця допомагає у робочих процесах, а й у повсякденному житті. Якщо ви хочете вчити англійську, вона вам цікава і допоможе в кар'єрі — це квадрат В. Але якщо ви хочете вчити іспанську просто заради того, щоб знати її — це D, і про неї можна забути.

Правила планування часу робочого дня

Існує кілька правил того, як необхідно ефективно вести свій робочий день. Для зручності, розіб'ємо день на 3 частини:

• Початок робочого дня.
• Основний робочий процес.
• Завершення.

Ранок – самий важливий етап. Залежно від того, наскільки ви виспалися, як встали і що робили, залежатиме ваш настрій, психологічний настрійта працездатність.

До принципів «правильного» ранку належать такі:

• Позитивний настрій. Якщо прокидатися щодня з думкою про те, що ненавидиш свою роботу, продуктивність знижуватиметься. Постарайтеся починати ранок із приємних думок.
• Намагайтеся не «розгойдуватися». Ви помічали за собою, що після того, як ви піднімаєтеся вранці, вам потрібно ще 30-40 хвилин на те, щоб остаточно прийти до тями? Це час, який не варто гаяти. Відразу після пробудження прийміть душ, заваріть каву і замість півгодини «в нікуди» ви можете спокійно поснідати.
• Неспішний сніданок та шлях на роботу. Починати день без поспіху дуже важливо. Коли ви поспішаєте, організм витрачає зайві сили та нерви, які могли б піти на більш продуктивну роботу. Якщо не можете дозволити собі щільний сніданок і неквапливу поїздку - лягайте пізніше і вставайте раніше.
• Ключові завдання. Більшість успішних бізнесменів схильні стверджувати, що найважливіші завдання потрібно вирішувати вранці. Як то кажуть «Хочеш усе встигати – їж жабу на сніданок». У ролі жаби виступає справа, яку ви зовсім хочете братися. Зробіть його вранці, і позитивний настрійвід того, що «жаба з'їдена», збережеться на весь день.

Основний робочий процес складається з наступних завдань:

• Вирішуйте невідкладні завдання. Важливо розуміти, що якщо протягом робочого дня на вас впала якась невідкладна справа, не потрібно переключати всю увагу виключно на неї. Спочатку треба зрозуміти, важливе воно чи ні. Якщо важливе, потрібно негайно приступити до нього. Якщо ні, передайте відповідальність за його виконання іншій людині.
• Дотримуйтесь термінів. Щодня ви повинні встановлювати собі зразкові терміни, за які повинні впоратися з усім обсягом завдань. Важливо, щоб це було не «Зробити все до 18 години», а «О 14:00 — розпочати план, о 15:00 — проаналізувати показники, о 16:00 — скласти звіт» тощо.
• Порядок робочому місці. Це неявний, але дуже важливий пункт. Якщо на вашому столі бардак, ваш погляд постійно губиться серед нього. І якщо на робочому місці опиниться якийсь сторонній документ, ви можете почати вивчати його і просто втратите 20-30 хвилин.
• Не слідуйте імпульсам. Це найважливіше. Є деякі тригери, які змушують вас переключати увагу з роботи на щось менш важливе. Зателефонувати другові, коли ви аналізуєте план продажу? Краще цього не робити, тоді ви втратите концентрацію і зможете легко упустити робочий настрій.
• Групуйте рутину. Це дуже важливо. Якщо вам потрібно зробити 60 телефонних дзвінків протягом дня, краще розбити їх на кілька дрібних груп, по 10 — 15 штук за раз. Після того, як зателефонували, можете виконувати інше завдання. Постійно перемикаючись з рутини на активну діяльністьВи зможете зробити набагато більше.

Завершення робочого дня ґрунтується на наступних принципах:

• Доробляйте необхідне. Є група справ, які входять до квадрата «важливе, але нетермінове». Їх краще доробляти протягом робочого дня, а квадрат «важливе і термінове» тримати завжди порожнім.
• Звіряйте результати із планом. Все, що ви зробили за день, потрібно порівняти із задуманим. Якщо ви почали планувати свій робочий день, то невеликі відхилення від плану будуть у порядку речей. Намагайтеся, щоб їх було якнайменше.
• Складайте план наступного дня. Найкраще це робити після завершення попереднього робочого дня. Так ви збережете робочий настрій і, але при цьому важливо скласти реальну програму справ.

Якщо ви керівник, то протягом робочого дня маєте щільно працювати зі своїм секретарем.

Пам'ятайте, що все це загальні поради. Вони не враховують ваші індивідуальні особливості. Якщо вам зручніше робити термінову роботу вдень, а не вранці це ваше право. Якщо ви волієте робити велику і складну справу останнім, і це ніяк не впливає на ваше настроювання протягом одного дня — зробіть його останнім.

Планування робочого дня має бути індивідуальним.

Основні помилки під час планування робочого дня

Незважаючи на те, що практика тайм-менеджменту міцно осідає в нашому житті, більшість людей роблять типові помилкиколи планують свій робочий день. Ось кілька із них.

Помилка 1. Неправильне розташування пріоритетів.

Матриця Ейзенхауера говорить нам про те, що ми маємо виконувати важливі справи. Але багато людей можуть легко переплутати, що для них є важливим. Квадрат А, який повинен залишатися порожнім, і відповідальний за термінові та важливі справи, вони часто плутають із С, де скупчилися неважливі справи, що потребують негайного втручання.

Важливо пам'ятати, що ви повинні витрачати сили виключно на те, що вам важливо. Наразічасу. Працювати на перспективу слід, коли справи можна відкласти та грамотно їх розпланувати.

Помилка 2. Занадто багато часу приділяється дрібницям.

Щоб пояснити, чому в першу чергу треба робити «базу», а лише потім дрібниці, скористаємося Законом Парето. Він свідчить, що 20% зусиль дають 80% результату. Тобто коли ви працюєте над чимось важливим, ви витрачаєте 20% зусиль і досягаєте 80% результату. Коли ви працюєте над дрібницями, ви отримуєте результат у 4 рази менше, а витрачаєте сил у 4 рази більше.

Розглянемо невеликий приклад.Вам потрібно запустити рекламну кампанію. Якщо ви створите десять креативів, підберете до них ключові словаі фрази, і запустіть на підготовлених майданчиках, це буде 20% роботи, які дадуть 80% результату. Але якщо ви приділятимете час на виправлення шрифтів та зображень, добірку та шліфування фраз, пошук додаткових платформ для реклами, то витратите значно більше сил. Все це потрібно буде зробити, але вже після початку рекламної кампанії, коли ви досягнете першого результату.

Помилка 3. Відсутність часу особисті справи.

У кожної людини має бути особисте життята свобода вибору заняття. Якщо у вас багато справ, і ви не знаходите одну-дві години для того, щоб зайнятися своїм хобі, то це погане планування власного дня. Планувати робочий час важливо не тільки тому, що дозволяє робити більше. Воно дає можливість займатися без поспіху тією справою, яка вам до вподоби.