Vniidad službenik. Tečaj, seminar, edukacija Organizacija arhiva u poduzećima različitih oblika vlasništva

Godine 1966. u sustavu Glavne arhivske uprave pri Vijeću ministara SSSR-a (GAU SSSR) osnovan je Svesavezni znanstveno-istraživački institut za dokumentaciju i arhivske poslove (VNIIDAD). Službeni rođendan instituta je 2. ožujka 1966., kada je izdana relevantna naredba Vijeća ministara SSSR-a.
VNIIDAD je pozvan da provede istraživački rad (R&D) u području arhiviranja i upravljanja dokumentima te da na temelju dobivenih rezultata izradi metodološke preporuke za organizaciju arhivskog i uredskog rada u svim organizacijama Sovjetskog Saveza.
Od 1991. godine počinje novo razdoblje u djelovanju instituta. Formiranje ruske državnosti, tržišni odnosi, arhivska reforma koja je u tijeku i novo arhivsko zakonodavstvo zahtijevali su ozbiljnu znanstvenu analizu stanja ruskog arhivskog sustava, njegovih problema i utvrđivanje mogućih smjerova daljnjeg razvoja. U tim uvjetima značajno je porasla uloga VNIIDAD-a, kao jedinog specijaliziranog znanstvenog centra u industriji.
Nakon raspada SSSR-a i formiranja Ruske Federacije, sve funkcije arhivskog upravljanja u zemlji prebačene su na posebno stvoreno tijelo - Federalni arhiv. Njegova struktura, zajedno s drugim saveznim arhivskim ustanovama, uključivala je VNIIDAD, koji je dobio naziv Sveruski istraživački institut za dokumentaciju i arhiviranje. Istodobno, kratica se nije promijenila - VNIIDAD, ali je institut postupno promijenio svoje lice.
Trenutno je Zavod u sastavu Federalne arhivske agencije (Rosarhiv). Njegovi glavni zadaci ostaju razvoj teorijskih i metodoloških problema arhiviranja i upravljanja dokumentima, arhivske i dokumentacijske potpore menadžmentu.
Institut ima istraživačke odjele u glavnim područjima djelatnosti: Odjel za arhivistiku (sastoji se od: Sektora za ustroj znanstveno-referentnog aparata i računovodstva arhivske dokumentacije, Sektora za sastavljanje i ispitivanje vrijednosti dokumenata, Sektora za korištenje arhivske građe dokumente), odjel za dokumentologiju (sastoji se od: Sektora za upravljanje dokumentima, Sektora standardizacije i upravljanja dokumentacijom), Odsjeka za ekonomsko-tehnološku potporu arhivskog poslovanja (u sastavu: laboratorija za osiguranje sigurnosti arhivske građe). dokumenti, sektor ekonomije arhiviranja, laboratorij automatiziranih arhivskih tehnologija). Među 88 zaposlenika Instituta (od 01.01.2013.) nalazi se 1 dopisni član Ruske akademije znanosti, 6 doktora znanosti i 30 kandidata znanosti.
Zavod je izradio pravila, metode i propise za rad državnih arhiva i arhiva organizacija. Izrađen je niz popisa dokumenata koji reguliraju odabir dokumenata za arhivsku pohranu. Najvažniji pravci istraživačkog rada instituta su rješavanje pitanja teorije i prakse ispitivanja vrijednosti dokumenata i nabave arhivske građe, stvaranje i razvoj sustava znanstvenog i referentnog aparata i njegovog teorijsko-metodološkog. baza, te klasifikacija arhivskih podataka. Stručnjaci instituta uspješno se bave pitanjima ekonomije arhiviranja, osiguravajući sigurnost arhivskih dokumenata i njihovu uporabu.
U području upravljanja dokumentima i upravljanja dokumentima instituta provode se teorijska istraživanja vezana uz proučavanje informacijske biti dokumenta, njegovih svojstava i funkcija, procesa formiranja dokumenata, kao i formiranja dokumentacijskih sustava. Provode se istraživanja o povijesti uredskog rada i terminologiji upravljanja dokumentima i dokumentacijskoj podršci menadžmentu.Primijenjeni studiji usmjereni su na generaliziranje praktičnog iskustva u razvoju i implementaciji tehnologija za rad s dokumentima, uključujući elektroničke, te sustava za elektroničko upravljanje dokumentima (korporativni informacijski sustavi), razvijajući organizacijske temelje za izgradnju sustava za upravljanje dokumentima.
Institut uspješno surađuje s Međunarodnom organizacijom za standardizaciju, sudjeluje u razvoju najvažnijih međunarodnih standarda za upravljanje dokumentima i predoči svjetskoj struci temeljna stajališta ruskih stručnjaka za dokumente o upravljanju dokumentima i standardizaciji ove vrste djelatnosti. zajednica.
Problemi znanstveno-istraživačkog rada instituta posljednjih su godina usko povezani s promjenama koje se događaju na području informacijske tehnologije, sve širim širenjem elektroničkih dokumenata i značajnim širenjem upravljanja elektroničkim dokumentima. Značajno mjesto zauzima rad na području unapređenja upravljanja dokumentacijom, osiguranja sigurnosti arhivskih dokumenata, razvoja automatiziranih arhivskih tehnologija, funkcioniranja elektroničkih arhiva.
Institut ima Industrijski centar za znanstvene i tehničke informacije o arhiviranju i upravljanju dokumentima (obuhvata: Sektor informacijske podrške i održavanja FSU, Sektor inozemnih znanstvenih i tehničkih informacija za arhiviranje i upravljanje dokumentima, Sektor elektroničkih izvora znanstvenih i tehničkih informacija) koja arhivima i drugim zainteresiranim organizacijama pruža informacije iz područja upravljanja dokumentima i arhiviranja. Djeluje Podružni centar za napredne studije arhivistike i upravljanja dokumentacijom, koji obavlja prekvalifikaciju i usavršavanje kadrova u ovim područjima. Godine 2003., odlukom Vijeća šefova vlada država članica ZND-a, institut je dobio status temeljne organizacije za prekvalifikaciju i usavršavanje kadrova za arhivistiku, upravljanje dokumentima i dokumentarnu potporu upravi država članica. Zajednice nezavisnih država.
U akademsko vijeće Instituta nalaze se vodeći stručnjaci iz Federalne arhivske agencije, VNIIDAD-a i drugih organizacija. Postoje poslijediplomski studiji.

Opće informacije o VNIIDAD-u

Godine 1966. u sustavu Glavne arhivske uprave pri Vijeću ministara SSSR-a (GAU SSSR) osnovan je Svesavezni znanstveno-istraživački institut za upravljanje dokumentima i arhivima (VNIIDAD). Službeni rođendan Instituta je 2. ožujka 1966. godine, kada je donijeta odgovarajuća Uredba Vijeća ministara SSSR-a.
VNIIDAD je trebao obavljati znanstveno-istraživački rad (NIR) u arhivskoj djelatnosti i upravljanju dokumentima. I kao rezultat svog rada Institut je morao izraditi metodičke preporuke o arhivskoj djelatnosti i vođenju dokumentacije u svim institucijama Sovjetskog Saveza.
Od 1991. godine došlo je do novog razdoblja djelovanja u VNIIDAD-u. Formiranje ruske državnosti, tržišni odnosi, poduzeta arhivska reforma i novo arhivsko zakonodavstvo zahtijevali su ozbiljnu znanstvenu analizu stanja ruskog arhivskog sustava, njegovih problema, mogućih sfera razvoja. U takvoj situaciji značajno je porasla uloga VNIIDAD-a kao jedinstvenog znanstvenog središta ovog područja.
Nakon raspada SSSR-a i formiranja Ruske Federacije sve funkcije upravljanja arhivskom djelatnošću u zemlji prebačene su na posebno stvoreno tijelo - Rosarhiv. VNIIDAD, preimenovan u Sveruski znanstveno-istraživački institut za upravljanje dokumentima i arhivima, uključen je u njegovu strukturu, zajedno s drugim saveznim arhivskim institucijama. Kratica se nije promijenila - VNIIDAD, međutim, Institut je postupno mijenjao svoj identitet.
Sada je Zavod dio sustava Federalne arhivske agencije (Rosarkhiv). Njegovi su glavni ciljevi isti: razvoj teorijskih i metodičkih problema arhivistike i arhivskog upravljanja, arhivska djelatnost i dokumentarna potpora menadžmentu.
Institut ima znanstveno-istraživačke odjele po osnovnim funkcijama: Zavod za arhivistiku (u sastavu: Sektor ustroja pomagala i nadzora arhivske dokumentacije, Sektor nabave i vrednovanja dokumenata, Sektor korištenja arhivske dokumentacije), Odjel dokumentarne znanosti (u sastavu: sektor dokumentarne potpore upravljanja, sektor standardizacije i upravljanja dokumentima), odjel za ekonomsku i tehnološku potporu arhivske djelatnosti (u sastavu: laboratorij za čuvanje arhivskih dokumenata, sektor ekonomije arhivske djelatnosti, laboratorij automatiziranih arhivskih tehnologija). Među osamdeset i osam djelatnika Instituta (za 01. 01. 2013.) jedan je dopisni član RAN-a, šest doktora i trideset doktora znanosti. Zavod je izradio pravila, metode i propise o radu arhiva državnih organizacija. Formuliran je niz popisa dokumenata koji reguliraju odabir dokumenata za arhivsku pohranu. Najvažnija područja istraživačkog rada Instituta su sljedeća: rješavanje teorije i prakse o procjeni dokumenata i nabavi arhivske građe, izrada i razvoj sustava pomagala za pronalaženje i njegove teorijske i metodičke osnove, klasifikacija arhivskih podataka. Stručnjaci VNIIDAD-a uspješno se bave rješavanjem pitanja koja se tiču ​​ekonomije arhivske djelatnosti, očuvanja arhivskih dokumenata i njihove uporabe.
U dokumentarstvu i dokumentarističkoj potpori upravljanja Institut radi na teorijskim istraživanjima vezanim uz proučavanje informacijske biti dokumenta, njegovih svojstava i funkcija, procesa nastajanja dokumenta te formiranja dokumentacijskih sustava. Provode se istraživanja o povijesti evidencije i nazivlju spisateljstva i dokumentarnoj potpori upravljanja. Također, istraživanja primijenjenog karaktera usmjerena su na generalizaciju praktičnih iskustava u razradi i implementaciji tehnologija rada s dokumentima, uključujući elektroničke zapise i sustave cirkulacije elektroničkih zapisa (korporativni informacijski sustavi), razvoj organizacijskih osnova za kreiranje sustava upravljanja dokumentima.
Institut uspješno surađuje s Međunarodnom organizacijom za standardizaciju, sudjeluje u izradi značajnih međunarodnih standarda za upravljanje dokumentima i informira međunarodnu stručnu javnost o svojim načelnim stavovima ruskih upravitelja dokumentacije u pogledu upravljanja i standardizacije dokumentacije.
U posljednje vrijeme teme znanstvenih istraživanja Instituta usko su povezane s promjenama koje se događaju u informacijskim tehnologijama, sve širim širenjem elektroničkih zapisa i značajnim širenjem cirkulacije elektroničkih zapisa. Vrlo su važni radovi na poboljšanju dokumentarne potpore upravljanja, čuvanja arhivske dokumentacije, razvoja automatiziranih arhivskih tehnologija, funkcioniranja elektroničkih arhiva.
Institut uključuje Centar znanstvenih i tehničkih informacija iz arhivistike i upravljanja dokumentima (u svom sastavu: Sektor informacijske potpore i usluga fonda potpore (FSI), Sektor inozemnih znanstvenih i tehničkih informacija o arhivistici i vođenju spisa, Sektor elektroničkih izvora znanstvenih i tehničkih informacija). Centar osigurava arhivima i drugim zainteresiranim organizacijama informacije o vođenju evidencije i arhivskoj djelatnosti. U VNIIDAD-u uspješno djeluje Centar za stručno usavršavanje arhivske djelatnosti i dokumentarne potpore menadžmentu, koji pruža prekvalifikaciju i usavršavanje kadrova u navedenim područjima. Od 2003. godine Institut ima status temeljne organizacije za prekvalifikaciju i stručno usavršavanje kadrova za arhivsku i znanstvenu evidenciju, dokumentarnu potporu menadžmenta zemalja ZND-a odlukom Vijeća šefova vlada Zajednice Neovisnih Država (CIS). Vodeći stručnjaci iz Federalne arhivske agencije, VNIIDAD-a i drugih organizacija članovi su Naučnog vijeća Instituta. Poslijediplomski tečajevi aktivno djeluju u VNIIDAD-u.

Datumi početka

Datumi nisu utvrđeni.

Dmitrieva Anna Pavlovna

učitelj, nastavnik, profesor

: Predavač u Industrijskom centru za napredne studije Sveruskog istraživačkog instituta za dokumentaciju i arhiviranje, iskustvo u vođenju korporativnih seminara.

iskustvo: Aeroflot JSC, Tactical Missiles Corporation JSC, Ruska pošta Federalno državno jedinstveno poduzeće, VNIIDAD.

Djelatnost autora: Autor članaka u znanstveno-praktičnim i povijesno-arhivskim časopisima ("Uredski rad", "Bilten arhivista"), izvješća i govora na stručnim ruskim i međunarodnim konferencijama o upravljanju dokumentima.

Završeni projekti i radovi primijenjeni karakter: Izrada uzorne nomenklature predmeta za savezne izvršne vlasti (Rosokhrakultura Rusije) Nomenklatura predmeta za Ministarstvo poljoprivrede Ruske Federacije; Odjelni popisi dokumenata koji ukazuju na razdoblja čuvanja za Federalnu poreznu službu, Federalni trezor, Višu ekonomsku školu.

Sudjelovanje u projektnim grupama o razvoju glavnih regulatornih i metodoloških dokumenata koji su na snazi ​​u Ruskoj Federaciji: pravila, GOST-ovi, upute, popisi, metodološki priručnici koji reguliraju dokumentarnu potporu upravljanja u državnim tijelima, lokalnim samoupravama, državnim i nedržavnim organizacijama;

Sudjelovanje u istraživanju Sveruskog istraživačkog instituta za dokumentaciju i arhiviranje u sljedećim znanstvenim područjima: - praćenje tijeka dokumenata u tijelima javne vlasti; - obavljanje poslova u području objedinjavanja i standardizacije dokumentacije, oblika i metoda rada s dokumentima: - proučavanje nazivlja upravljanja dokumentima i vođenja dokumentacije, izrada rječnika pojmova i terminoloških standarda;

: VNIIDAD savjetnik za izradu nomenklature predmeta, formiranje predmeta, papirologiju itd.

Nastavna djelatnost: Predavač u Industrijskom centru za napredne studije Sveruskog istraživačkog instituta Docu...

Doronina Larisa Aleksejevna

učitelj, nastavnik, profesor

• Kandidat ekonomskih znanosti, visokokvalificirani nastavnik, specijalist iz područja upravljanja dokumentima

regalije:

• Izvanredni profesor Katedre za dokumentaciju i upravljanje dokumentacijom
• Zamjenik ravnatelja Instituta za informacijske sustave upravljanja
• Vodeći stručnjak u području upravljanja dokumentacijom
• Član Nacionalne udruge profesionalnih tajnika i voditelja ureda
• Član uredništva časopisa "Kadrovik", "Kadrovski uredski rad".
• Autor udžbenika "Dokumentoznanost" (GUU, 2012.) i koautor udžbenika "Dokumentarni menadžment: praktikum".
• Vodeći nastavnik centra za obuku "Gazprom" i Državnog koordinacionog centra za informacijske tehnologije Ministarstva obrazovanja Rusije.
• Sudionik projekata automatizacije upravljanja dokumentima tvrtke IKT, tvrtke IBS, tvrtke Vest Meta-technologies.

Vodeći seminare i edukacije u Centru za razvoj poslovanja "Profi-Career":

• Dokumentacija
• Organizacija i tehnologija potpore upravljanja dokumentacijom
• Informacijske tehnologije upravljanja osobljem
• Uredski rad u kadrovskoj službi
• Informacijska tehnologija u službi predškolskih odgojno-obrazovnih ustanova
• Elektronsko upravljanje dokumentima
• Elektronska arhiva
• Administrativni sustavi i uredske tehnologije
• Poslovni sustavi temeljeni na SAP rješenjima
• Arhiviranje

"Ljudski potencijali, ljudski potencijali"

"Dobra tajnica"

"Uredski rad i tijek dokumenata u poduzeću"

"Ljudski potencijali i osoblje"

"Priručnik tajnika i voditelja ureda"

"HR priručnik"

"Uredski posao"

"Tajnica"

"Upravljanje osobljem"

"Kadrovska služba"

"Traži: od projekta do ključa"

Za djelatnost u publikacijama nagrađena je diplomom časopisa "Kadrovoe delo".

Kandidat ekonomskih znanosti, visokokvalificirani nastavnik, specijalist iz područja dokumentologije Regalia: izvanredni profesor Katedre za dokumentoslovlje...

Zaripova Ljudmila Igorevna

učitelj, nastavnik, profesor

• Stručnjak praktičar u području upravljanja dokumentacijom.
• Zamjenik Glava Područni centar za napredne studije Sveruskog istraživačkog instituta za dokumentaciju i arhiviranje (VNIIDAD)
• Voditeljica Centra za obrazovanje na daljinu iz područja uredskog rada i upravljanja dokumentima i Tajništva Centra za razvoj poslovanja "Profi-Career"

Vodi seminare i majstorske tečajeve na sljedeće teme:

• Dokumentacija organizacijskih i administrativnih dokumenata
• Sustav za praćenje izvršenja dokumenata i uputa u organizaciji
• Priprema i vođenje zapisnika sa sastanaka i sastanaka
• Poslovna korespondencija
• Upravljanje kadrovskim zapisima
• Usklađivanje sa zahtjevima profesionalnih standarda lokalnih propisa poslodavca
• Elektronsko upravljanje dokumentima

Nastavna aktivnost:

• Predavač u Industrijskom centru za napredne studije
• Sveruski istraživački institut za dokumentaciju i arhiviranje, iskustvo u održavanju korporativnih seminara.
• Umjetnost. Predavač odjela "Automatizirani sustavi dokumentacijske potpore za upravljanje" Povijesno-arhivskog instituta RGGUOTsPK VNIIDAD

• U Centru za napredne studije Sveruskog istraživačkog instituta za dokumentaciju i arhiviranje (VNIIDAD)
• Centar za razvoj poslovanja "Profi-Career"
• U izdavačkoj kući Aktion i ICFR na webinarima u organizaciji časopisa "Moderne tehnologije uredskog rada i upravljanja dokumentima" i "Priručnik tajnika i voditelja ureda"

• Autorica praktičnog vodiča "Jezične značajke i principi oblikovanja tekstova poslovnih radova"
• Autor časopisa"Uredski rad" i "Uredski rad i upravljanje dokumentima u poduzeću", Imenik tajnika i voditelja ureda"

Završeni projekti

• Sudjelovanje u razvoju i implementaciji automatiziranih sustava za upravljanje dokumentima za OAO Gazprom i Medicinsku akademiju Sechenov
• Izrada upravljačkih dokumenata, poslovnih pisama, izvješća za OAO Gazprom

Klijenti:

• Korporativni institut OAO Gazprom
• Vlada Moskve (napredna obuka za državne i općinske službenike
• OJSC Norilsk Nickel
• OJSC Avtovaz
• FSUE "Rosenergoatom"
• Federalno državno jedinstveno poduzeće Ruska pošta
• UPDK Ministarstva vanjskih poslova Ruske Federacije itd.

Stručnjak praktičar u području upravljanja dokumentacijom. Zamjenik Glava Industrijski centar za napredne studije Sveruskog istraživačkog instituta za dokumentaciju i...

Kuznjecov Sergej Lvovič

učitelj, nastavnik, profesor

Vodeći specijalist Federalne arhivske agencije (Rosarchiv) dr. sc.

Glavni i odgovorni urednik časopisa Deloproizvodstvo Član uredništva časopisa Deloproizvodstvo i Sekretarski poslovi.

iskustvo

Vodeći stručnjak Federalne arhivske agencije (Rosarchiv)

Od 1985. radio je na raznim poslovima u Državnom arhivu Ruske Federacije od arhivista I. kategorije, znanstvenog novaka do zamjenika voditelja. odjel odjelne arhive

Od 1992. do 2001. voditelj arhiva Znanstveno-informativnog centra Zaklade Gorbačov

Obrazovanje: Moskovski državni institut za povijest i arhive

Nastavna djelatnost

Predaje na Ruskom državnom sveučilištu za humanističke znanosti (RGGU) te na tečajevima i seminarima o vođenju evidencije i arhivu

Teme seminara

automatizacija poslovanja.

automatizirane tehnologije u upravljanju

Elektronsko i Cloud upravljanje dokumentima

Savjetodavne aktivnosti

savjetnik Odjela za organizacijski, znanstveni i metodološki rad i automatizirane arhivske tehnologije Federalne arhivske agencije

Neovisni analitičar u provedbi složenih projekata automatizacije.

Vodeći specijalist Federalne arhivske agencije (Rosarchiv) dr. sc. Glavni i odgovorni urednik časopisa Deloproizvodstvo Član uredništva časopisa Delo...

Pšenko Aleksandar Vladimirovič

učitelj, nastavnik, profesor

Kandidat povijesnih znanosti

Voditelj Odsjeka „Dokumentoslovlje i predškolski odgojno-obrazovni zavod» Institut za informacijske sustave upravljanja SUM

Član Ceha rekordera»

PRAKTIČNO ISKUSTVO-

VNIIDAD - glava sektor “Unaprjeđenje dokumentacijske potpore menadžmentu (DOE); -

voditelj Odjela"Dokumentoznanost i DOW" Instituta za informacijske sustave upravljanja Državnog sveučilišta za menadžment

Nastavna djelatnost

Vodi seminare na tečajevima naprednog usavršavanja o temama

"Dokumentacija i dokumentacija upravljačkih aktivnosti"

"Tehnologije dokumentarne potpore upravljanja",

"Upravni sustavi i uredske tehnologije";

"Upravljanje osobljem"

"Organizacija kadrovske službe";

"Arhiva",

"Državni i resorni arhiv",

"Arhivsko poslovanje u komercijalnim, istraživačkim institutima i drugim upravljačkim strukturama"

Ima PRIZNANJA: Počasna svjedodžba Federalne arhivske službe Rusije (Rosarchive) Počasna svjedodžba Federalne arhivske agencije Član Ceha upravitelja dokumenata

Kandidat povijesnih znanosti Voditelj Odjela "Dokumentoslovlje i predškolski odgoj" Instituta za upravljačke informacijske sustave člana SUM-a "Ceha menadžmenta...

Datumi i mjesta

Datumi početka treninga nisu određeni.

Savezna proračunska institucija "Sve-ruski istraživački institut za evidenciju i arhive" (u daljnjem tekstu - VNIIDAD), u skladu s Uredbom Vlade Ruske Federacije od 24. lipnja 1992. br. 430, ovlaštenik je prethodno postojećeg All - Sindikalni istraživački institut za dokumente i arhiviranje, osnovan naredbom Vijeća ministara SSSR-a od 03.02.1966. br. 407r.

Sudjelovanje u interakciji s Federalnim arhivom, znanstvenim i metodološkim vijećima arhivskih ustanova federalnih okruga i zainteresiranim organizacijama u znanstvenom predviđanju razvoja arhivske djelatnosti, oblikovanju prioriteta znanstveno-tehničke politike arhivske industrije, odabiru perspektivnih područja znanstvenog rada. istraživanja u području arhiviranja i upravljanja dokumentima, VNIIDAD objektivno djeluje kao jedan od glavnih integratora arhivske zajednice u zemlji.

1. Organizacija aktivnosti

Kao znanstvena organizacija, VNIIDAD djeluje u skladu sa Saveznim zakonom od 23. kolovoza 1996. br. 127-FZ „O znanosti i državnoj znanstvenoj i tehničkoj politici“.

Prema Statutu, odobrenom naredbom Federalnog arhiva od 31. svibnja 2011. broj 40, Institut obavlja istraživačku, znanstveno-informacijsku i obrazovnu djelatnost.

Osnivački i vlasnički dokumenti VNIIDAD-a (Povelja, Potvrda o registraciji pravne osobe, Potvrda o registraciji kod poreznog tijela i dr.) sastavljaju se na propisan način.

Organizacijska struktura instituta, koja uključuje 7 odjela (4 odjela, laboratorij i 2 centra (uključujući Industrijski centar za napredne studije koji djeluje na temelju samodostatnosti)), u cjelini osigurava rješavanje zadataka koji se postavljaju to. Istodobno, čini se nužnim revidirati raspodjelu osoblja između strukturnih jedinica, imajući u vidu povećanje broja ljudi koji su izravno uključeni u istraživački rad.

Sve ustrojne jedinice imaju pravilnik, zaposlenici - opis poslova; utvrđena je raspodjela dužnosti između ravnatelja zavoda i njegovih zamjenika.

Za razvoj znanstvenih tema, kao i za pripremu najozbiljnijih regulatornih i metodoloških dokumenata, prakticira se korištenje tako fleksibilnog oblika organizacije rada kao što je stvaranje privremenih kreativnih timova, čiji su sastav i dužnosti članova regulirani. po relevantnim naredbama.

Uprava i Akademsko vijeće djeluju kao glavna savjetodavna tijela u VNIIDAD-u.

Uprava se, postupajući na temelju Pravilnika donesenog naredbom br. 57 od 19. studenog 2010., sastaje redovito 1-2 puta mjesečno i uglavnom obavlja poslove koji su joj dodijeljeni, iako ne postoji plan njezina rada predviđen Zakonom. Pravilnika. Uprava razmatra pitanja organizacije rada Zavoda u cjelini i pojedinih strukturnih odjela, financijske i administrativno-gospodarske djelatnosti, kontrolira napredak u ispunjavanju državne zadaće i državnih ugovora sklopljenih u sklopu provedbe saveznih ciljnih programa, kao i kao i rezultati posebno važnog istraživačkog rada.

Akademsko vijeće (nedostaje Pravilnik o kojem i plan rada) sastaje se 2-3 puta godišnje kako bi raspravljalo o godišnjim rezultatima instituta, pojedinačnim, znanstveno najintenzivnijim rezultatima istraživanja itd.

Kršeći vlastitu Statut i usprkos opetovanim uputama Federalnog arhiva, zavod ne izrađuje godišnji plan rada, zbog čega se uglavnom rukovodi državnim zadatkom, ugovorima (ugovorima) o obavljanju poslova i pružanje usluga, kao i planove rada strukturnih odjela.

Izvješća o provedbi državne zadaće (tromjesečna i godišnja) pravovremeno se dostavljaju Federalnom arhivu.

U svrhu provedbe Uredbe predsjednika Ruske Federacije br. 597 od 07.05.2012. „O mjerama za provedbu državne socijalne politike“, naredbom Federalnog arhiva od 07.07.2014. br. 51, izrađen je akcijski plan ( "karta puta") odobrena je "Promjene u društvenim sektorima usmjerene na znanost u odnosu na saveznu proračunsku instituciju podređenu Federalnoj arhivskoj agenciji "Sve-ruski istraživački institut za dokumentaciju i arhiviranje"". Pokazatelji koje je on postavio općenito su ispunjeni, s izuzetkom pokazatelja o visini plaća, što je prvenstveno posljedica značajnog nedovoljnog financiranja instituta od strane ruskog Ministarstva obrazovanja i znanosti. U tom smislu, uz kontinuiranu interakciju Federalnog arhiva s Ministarstvom obrazovanja i znanosti Rusije po pitanju izdvajanja dodatnih sredstava za povećanje plaća, institut treba pronaći vlastite mogućnosti za povećanje protoka sredstava iz prihoda- generiranje aktivnosti, koncentrirati organizacijske, kadrovske i intelektualne napore u tom smjeru.

Informacije o Institutu objavljuju se i redovito ažuriraju na službenoj web stranici državnih i općinskih institucija (http://www.bus.gov.ru), portalu Arhiva Rusije () i vlastitoj službenoj web stranici (http://www. .vniidad.ru) .

U razdoblju 2014.-2016 radilo se na proširenju mogućnosti učinkovitijeg korištenja web stranice VNIIDAD u aktivnostima instituta kao alata za informiranje i oglašavanje te na upoznavanju potencijalnih potrošača s njegovim znanstvenim razvojem i područjima istraživanja koja su u tijeku. Konkretno, 2016. godine stranica je ponovno nadograđena prelaskom na Joomla 1.5.26 verziju sustava za upravljanje informacijama (CMS).

Relevantni tematski dijelovi stranice pružaju informacijsku podršku glavnim djelatnostima Instituta tako što potencijalnim potrošačima donose popis usluga, informacije o novim informacijama koje dolaze u referentni fond, oglašavanje novih publikacija Instituta, informacije o planovima znanstvenih događanja , objavljivanje ažurnih vijesti o upravljanju i arhiviranju dokumenata, programima i rasporedima tečajeva usavršavanja i dokvalifikacije osoblja itd.

2. Osoblje

Iz objektivnih razloga, posljednjih godina broj zaposlenih u VNIIDAD-u je smanjen i u vrijeme revizije iznosio je 100 ljudi, od čega je 5 osoba vanjskih radnika na nepuno radno vrijeme, 8 internih. Naime, na platnom spisku zavoda je 59 osoba, od kojih je 37 starijih od 50 godina, uklj. dob umirovljenja - 28 godina. Radno iskustvo u zavodu ili u arhivskim ustanovama preko 15 godina ima 33 djelatnika.

52 osobe imaju visoko obrazovanje, od toga 48% (25 osoba) - povijesno-arhivsko i povijesno; 9 - dokumentacija; 4 djelatnika imaju dvije visoke stručne spreme. U institutu rade 4 doktora znanosti i 18 kandidata znanosti.

Naredbom br. 15 VNIIDAD-a od 04.04.2016. odobren je Pravilnik o postupku certificiranja znanstvenih radnika instituta, ali njihovo certificiranje nije provedeno u posljednje tri godine.

Sa svim zaposlenicima Zavoda sklapaju se ugovori o radu. Po potrebi se sastavljaju dodatni sporazumi uz njih. Istodobno, u skladu s Programom postupnog poboljšanja sustava nagrađivanja u državnim (općinskim) institucijama za 2012.-2018., odobrenim naredbom Vlade Ruske Federacije od 26. studenog 2012. br. 2190-r , institut nije krenuo s prelaskom na “djelotvorni ugovor”.

Usavršavanje djelatnika odvija se prema planovima koje godišnje odobrava ravnatelj zavoda. Obuhvaća sva područja djelatnosti instituta, uključujući informacijsku tehnologiju, računovodstvo i protupožarnu sigurnost. Zaposlenici instituta prolaze naprednu obuku na Akademiji civilne zaštite Ministarstva za izvanredne situacije, Zavodu za javnu nabavu RANEPA, na temelju OTsPK VNIIDAD.

Rad na zapošljavanju obavlja se na tradicionalan način. Oglasi za posao objavljuju se na službenim stranicama Zavoda. Pričuva za rukovodeće pozicije trenutno je u izradi.

Poduzimaju se mjere po pitanjima antikorupcijske politike. Konkretno, Naredbom broj 6 od 28. siječnja 2015. godine imenovana je odgovorna osoba za rad na suzbijanju korupcije i drugih kaznenih djela; Naredba br. 9 od 03.02.2015. „Postupak izvješćivanja djelatnika VNIIDAD-a o primanju dara u svezi s protokolarnim događajima, službenim putovanjima i drugim službenim događajima, uručenju i ocjenjivanju dara, prodaji (otkupu) i priznavanju prihoda od njegove prodaje ”s prilozima”; Naredbom broj 36 od 12. listopada 2016. godine donesen je Pravilnik o sukobu interesa; antikorupcijska politika; Etički kodeks i službeno ponašanje zaposlenika.

Organizacija rada kadrovske službe i organizacija vođenja kadrovske evidencije općenito su u skladu sa zahtjevima zakona, uključujući iu pogledu zaštite osobnih podataka zaposlenika. Prostori kadrovskog odjela omogućuju vam da osigurate posebne uvjete za pohranu osobnih zapisa u vatrostalni sef, obavite razgovore o kadrovskim pitanjima.

Zavod organizira praksu studenata sveučilišta i visokih škola koju godišnje završi oko 3-5 studenata.

3. Istraživački rad

Udio zaposlenika koji su izravno uključeni u istraživački rad iznosi oko 70% stvarnog broja instituta. Zbog nedovoljne kadrovske popunjenosti VNIIDAD je ograničen u svojoj sposobnosti da razvije čitav niz znanstvenih tema relevantnih za arhivsku industriju. Konkretno, ispitivanjem znanstvenih aktivnosti instituta koje je provela Ruska akademija znanosti, uočavajući potencijal inovativnih projekata za stvaranje bloka metodoloških preporuka u području kao što su elektronički dokumenti, elektronički arhivi, digitalizacija dokumenata, navedeno je da "ovaj smjer nije vodeći u aktivnostima organizacije."

Znanstveni rad obavlja se u skladu s godišnjim planovima istraživačko-razvojnog rada koji se obavlja na temelju državnog zadatka (u daljnjem tekstu: Plan istraživanja i razvoja), kao i na teme koje planira Federalna agencija za arhiv u sklopu provedba Saveznog ciljanog programa "Kultura Rusije".

Institut je u protekle tri godine izradio više od 60 znanstvenih radova, od kojih je većina (67%) informacijsko-analitičke prirode. Udio radova normativne i metodološke prirode iznosi 19,6%, odnosno 14,7%. Analiza dinamike ukazuje na smanjenje broja dovršenih znanstvenih radova: 39 - u 2014., 14 - u 2015., 17 - u 2016. godini.

Ukupno za 2014-2016. Djelatnici Instituta objavili su šest monografija, dvije referentne i bibliografske publikacije i dvadeset i tri članka u publikacijama uključenim u Popis publikacija koje je preporučila Visoka atestacijska komisija Ministarstva obrazovanja i znanosti Rusije. Ukupan broj objavljenih (uključujući deponiranih) radova zaposlenika VNIIDAD-a za 2014.-2016. iznosio je 290 naslova.

Tijekom protekle tri godine Ruski indeks znanstvenog citiranja (RSCI) zabilježio je 75 publikacija zaposlenika instituta. VNIIDAD ima prilično solidan Hirschov indeks (h-indeks) - 6; i dobar i-indeks - 5.

Rezultati znanstvenih istraživanja VNIIDAD-a u pravilu se prihvaćaju bez značajnih primjedbi ili nakon manje revizije, uzimajući u obzir komentare iznesene tijekom rasprava na sastancima savjetodavnih tijela Saveznog arhiva (odbora, povjerenstava za istraživački i metodološki rad itd.). ). Istodobno, unatoč činjenici da istraživački rad, koji rezultira metodološkim priručnicima, institut provodi uredno i na propisan način, njihova provedba je ponekad otežana zbog nedovoljno bliske povezanosti s praktičnim radom arhivskih ustanova.

Državnu registraciju znanstvenoistraživačkih radova Institut provodi prema utvrđenom postupku. VNIIDAD godišnje šalje izvještajne materijale Federalnom sustavu za praćenje rada znanstvenih organizacija koje obavljaju istraživačke, razvojne i tehnološke radove.

Izvješća o istraživanju i razvoju koje provodi VNIIDAD nisu uvijek u potpunosti u skladu sa zahtjevima za njihovu strukturu i prezentaciju GOST 7.32-2001 „Izvješće o istraživanju. Struktura i pravila registracije” (ne obrađuju se relevantnost i predmeti istraživanja, metodologija i metode rada, značaj i sl.).

No, glavni problem u organizaciji istraživačkog rada je primjetan i stalan pad kadrovskog potencijala, kako kvantitativno, tako i kvalitativno. Komparativna analiza rezultata istraživačkih aktivnosti pokazala je da je u 2014. – 2016. specijalisti koji su iz raznih razloga otišli u posljednje tri godine objavili su 204 rada (ne računajući kolektivne studije i tri zbirke materijala skupova „Dokumentacija u informacijskom društvu“), a samo 86 zaposlenika koji nastavljaju raditi. tempom: ako su u 2015. objavila 33 rada, u 2016. njihov je broj smanjen na 25.

Dakle, kreativni potencijal istraživača VNIIDAD-a u cjelini nije dovoljno ostvaren, a za oko polovice zaposlenika ostaje neočit u obliku znanstvenih publikacija, što naglo smanjuje ukupnu ocjenu rada Instituta.

4. Znanstvena i informacijska djelatnost

Znanstvene i informacijske usluge za arhivske ustanove, pravna i fizička lica sa specijaliziranom regulatornom i znanstvenom i metodološkom literaturom VNIIDAD pruža putem Industrijskog centra za znanstvene i tehničke informacije o arhiviranju i upravljanju dokumentima (u daljnjem tekstu OCNTI), koji godišnje ispunjava prosjek od više od 600 zahtjeva za informacijama pravnih i fizičkih osoba.

Referentno-informativni fond (CIF) OCNTI-ja ima oko 54,0 tisuće objavljenih i neobjavljenih radova, godišnje se povećava za prosječno 500 novih pristiglih radova. Za njihovo obračunavanje i korištenje sastavljen je i održavan u tradicionalnom obliku referentno-informativni karton, a povremeno se objavljuju popisi novih primitaka. Elektronička verzija kataloga objavljena na web stranici VNIIDAD sadrži 42 000 bibliografskih opisa materijala SIF-a.

Zbog slabe tehničke i softverske opremljenosti instituta (nedostatak skenera visokih performansi, računalnih programa za optičko prepoznavanje teksta i uređivanje PDF datoteka, uređivač fotografija), proces prevođenja SIF materijala izravno u elektronički oblik prilično je spor, a izrađeni elektronički izvor nije slobodno dostupan na web stranici instituta.

5. Obrazovne aktivnosti

Posjedovanje trajne dozvole za pravo obavljanja odgojno-obrazovne djelatnosti AAA br. 000821, ur. broj 0809, izdanog od strane Rosobrnadzora 09.03.2011., Institut ga provodi u okviru programa poslijediplomskih istraživanja i usavršavanja nastavnog osoblja, te dodatnih stručnih programa i programa stručnog osposobljavanja.

U skladu s odlukom Vijeća šefova vlada ZND-a od 18. rujna 2003., VNIIDAD ima status temeljne organizacije za preobuku i usavršavanje osoblja za arhiviranje, upravljanje dokumentima i dokumentarnu podršku za upravljanje ZND-om državama članicama, što se provodi kroz aktivnosti Industrijskog centra za napredne studije arhiviranja i dokumentacijske potpore upravljanju (u daljnjem tekstu – OCPC).

Institut pruža poslijediplomsku izobrazbu iz specijalnosti 25.05.02 - dokumentarstvo, dokumentologija, arhivarstvo. Međutim, u suprotnosti s Procedurom za organizaciju i provedbu obrazovnih aktivnosti u obrazovnim programima visokog obrazovanja - programi za osposobljavanje znanstvenog i pedagoškog osoblja na poslijediplomskom studiju (dodatak), odobren naredbom Ministarstva obrazovanja i znanosti Rusije od 19. studenog 2013. br. 1259, odgovarajući obrazovni program VNIIDAD-a nije prošao državnu akreditaciju.

Trenutačno na poslijediplomskom studiju studiraju tri osobe u punom radnom vremenu (uključujući jednu na plaćenoj osnovi) i jedna osoba na nepuno radno vrijeme. U 2015-2016 nema upisa na postdiplomski studij.

Zbog nemogućnosti da se osigura rad disertacijskog vijeća u skladu sa zahtjevima naredbe Ministarstva obrazovanja i znanosti Rusije od 12. prosinca 2011. br. 2817 „O odobravanju Pravilnika o Vijeću za obranu disertacije za zvanje kandidata znanosti, za zvanje doktora znanosti” i nedostatkom potrebnog broja doktora znanosti, prestao je rad disertacijskog vijeća (naredba Ministarstva obrazovanja i znanosti Rusije od 07.07. .2015. br. 729 / NK), što ipak nije dovoljno opravdanje za nedostatak disertacija koje je izradio institut, budući da su se poslijediplomski diplomci mogli braniti u disertacijskom vijeću RSUH-a.

OCPC provodi stručnu prekvalifikaciju i usavršavanje kadrova za arhiviranje i vođenje dokumentacije na ugovornoj osnovi s pravnim i fizičkim osobama. Osposobljavanje u OCTC-u provodi se u redovnom, izvanrednom i izvanrednom obliku u glavnim područjima stručne prekvalifikacije, usavršavanja u kratkoročnom i dugoročnom formatu, a također u nekim slučajevima - u sklopu individualne prakse .

Rad OCTC-a izgrađen je na temelju tematskih planova edukativnih događanja i rasporeda izvođenja tečajeva. Za koordinaciju rada OCTC-a formirano je metodičko vijeće čije su funkcije usklađivanje tematskih planova i nastavnih planova i programa, rasporeda predmeta, popisa objavljene nastavne i metodičke literature, kontrola kvalitete nastavnih planova i programa, te optimalna metodologija zapošljavanja studenata. Trenutno je potrebno bitno ažurirati sastav vijeća zbog razrješenja većine njegovih članova.

Osim vodećih stručnjaka VNIIDAD-a, najkvalificiranijih djelatnika državnih arhiva, programera softverskih proizvoda u području informacijske i dokumentacijske potpore za upravljanje i arhiviranje, u obrazovni proces su uključeni i nastavnici specijaliziranih visokoškolskih ustanova, iako je ovaj praksa nije osobito česta zbog nedostatka dovoljnih financijskih sredstava za Institut koji bi ih uključio u obuku.

Tijekom protekle tri godine OCTC je obučio više od 2,5 tisuće ljudi, uklj. značajan broj arhivista iz zemalja ZND-a i EURASIC-a (Kazahstan, Tadžikistan, Mongolija, Vijetnam itd.).

Glavni nedostatak obrazovnih aktivnosti VNIIDAD-a je nedostatak državne akreditacije obrazovnih programa profesionalne prekvalifikacije i usavršavanja koje provodi. Iako to formalno nije potrebno za takve ustanove, to ipak smanjuje konkurentske prednosti VNIIDAD-a u odnosu na visoka učilišta koja imaju državnu akreditaciju i aktivno proširuju praksu provedbe programa dodatnog obrazovanja, što bi u budućnosti moglo dovesti do izbacivanja VNIIDAD-a. tržišta pružanja obrazovnih usluga.u području izobrazbe stručnjaka za dokumentaciju i arhivista budući da u nedostatku akreditacije ne može izdavati diplome i državno priznate svjedodžbe po završetku školovanja.

Nedostatak aktivne stručne interakcije između instituta i jednoprofilnih visokih učilišta ne pridonosi obrazovnoj djelatnosti.

6. Međunarodna suradnja

Međunarodni odnosi instituta usmjereni su na poboljšanje kvalitete znanstvene djelatnosti temeljene na suradnji s međunarodnom arhivskom zajednicom kroz razvoj zajedničkih programa, korištenje arhivskih i arhivskih inovacija i informacijskih tehnologija, sudjelovanje u međunarodnim znanstvenim projektima i znanstvenim mobilnost znanstvenika.

Donedavno, najplodonosniji profesionalni odnosi razvijali su se u okviru sporazuma između VNIIDAD-a, Bjeloruskog istraživačkog instituta za dokumentoslovlje i arhivistiku i Ukrajinskog istraživačkog instituta za arhivistiku i dokumentologiju. Međutim, nakon poznatih događaja, kontakti s ukrajinskom stranom su zamrznuti, dok se odnosi s bjeloruskim kolegama nastavljaju prilično aktivno razvijati. VNIIDAD je redoviti sudionik zajedničkih znanstvenih događaja koji se provode u okviru Zajedničkog akcijskog plana Federalne arhivske agencije i Odjela za upravljanje arhivima i dokumentima Ministarstva pravosuđa Republike Bjelorusije za 2014.-2016.

Važno područje međunarodnog djelovanja Instituta je sudjelovanje u radu Međunarodnog arhivskog vijeća i njegovog Euro-azijskog regionalnog ogranka (EURASICA). Predstavnici VNIIDAD-a sudjelovali su na većini nedavnih međunarodnih arhivskih kongresa i na gotovo svim EURASIC događajima. Ovdje treba istaknuti godišnju organizaciju pod pokroviteljstvom EURASIK-a i Saveznog arhiva međunarodnih konferencija "Dokumentacija u informacijskom društvu".

Korisno je i sudjelovanje VNIIDAD-a u aktivnostima Međunarodnog instituta za arhivistiku u Trstu i Mariboru, kao jednog od autoritativnih foruma stručnjaka za arhivistiku.

Od 2016. VNIIDAD je partner međunarodnog projekta InterPARES Trust i dio je njegove europske grupe.

7. Logistika i financijska potpora

VNIIDAD nema nekretnine u svojoj bilanci. Na temelju Ugovora o besplatnom korištenju prostora i imovine od 11. siječnja 2011. godine broj BP 3/11, koristi radni prostor ukupne površine 1731,7 m2. metara u zgradi Ruskog državnog arhiva znanstvene i tehničke dokumentacije na adresi: Profsoyuznaya st., 82.

Opremljenost djelatnika računalnom opremom je 85% (50 radnih mjesta, od čega je 8 jedinica starije od 8 godina).

Financiranje VNIIDAD-a, kao savezne proračunske institucije, vrši se na teret:

savezni proračun, koji se dodjeljuje u obliku subvencije za provedbu državne zadaće koja se utvrđuje godišnje;

savezni ciljni program "Kultura Rusije", primljen na natjecateljskoj osnovi;

iz djelatnosti koje stvaraju prihod.

Dinamika omjera proračunskog i izvanproračunskog financiranja u posljednje tri godine ukazuje na smanjenje izvanproračunskih prihoda, kako u apsolutnom iznosu tako iu udjelima u odnosu na proračunsku komponentu. Istodobno, proračunsko financiranje u apsolutnom iznosu ostalo je praktički nepromijenjeno u ovom razdoblju:

Pritom treba posebno istaknuti da neposrednu znanstvenu djelatnost institut provodi isključivo na teret proračunskih sredstava u sklopu provedbe državnih zadaća i državnih ugovora u okviru Saveznog ciljanog programa "Kultura Rusije". Za razdoblje 2014.-2016 VNIIDAD nije proveo niti jedan istraživački projekt naručen od strane nevladinih organizacija ili uz pomoć bespovratnih sredstava.

Sredstva dodijeljena za razvoj instituta, uklj. za materijalno-tehničku opremu, čine relativno mali dio njegovih izvanproračunskih prihoda: u 2014. - 814.616,0 rubalja. (6,8% izvanproračunskog prihoda), u 2015. - 1.080.855,0 rubalja. (10,4%), 2016. - 1.128.901,0 RUB (7,6%).

U 2014-2016 nije dopušteno neprimjereno (neučinkovito) trošenje proračunskih sredstava od strane zavoda. Poštuje se postupak trošenja sredstava na službena putovanja.

Proračunsko računovodstvo prihoda i rashoda provodi se u skladu s planom rada računa proračunskog računovodstva. Provjera ispravnosti pripreme VNIIDAD-a "Izvješće o provedbi plana svojih financijskih i gospodarskih aktivnosti od strane institucije" za 2016. i ostalih proračunskih izvješća otkrila je niz kršenja. Izvještaji se podnose uz kršenje utvrđenih rokova, što dovodi do kašnjenja u dostavljanju konsolidiranih izvještaja Rosarhiva Federalnom trezoru

Radi racionalizacije izvanproračunskih aktivnosti, standardni obrasci ugovora o pružanju plaćenih obrazovnih usluga (dopisni tečajevi, izvanredni tečajevi, kratkoročni redoviti tečajevi s pravnim/fizičkim osobama), ugovori o pružanju usluga za naknada (za privlačenje nastavnika na tečajeve usavršavanja za predavanja, provjeru kontrolnih i drugih radova itd.), ugovore o pružanju plaćenih usluga za pripremu i pružanje informativnih materijala (za OCNTI).

Popis gotovine, zaliha, dugotrajne imovine i financijskih obveza nije proveden u 2016. godini.

Nasumičnom provjerom ispravnosti utvrđivanja službenih plaća i njihovog obračuna za 2016. godinu nisu utvrđeni prekršaji. U revidiranom razdoblju potpunost i pravodobnost iskazivanja financijsko-gospodarskih transakcija za plaće, obračunavanje i uplatu premija osiguranja u registrima proračunskog računovodstva nisu utvrđene povrede.

Naknada se vrši u skladu s ugovorima o radu i radnim vremenom.

dodatak
na potvrdu o rezultatima sveobuhvatne provjere
FBU „Sve-ruska istraživanja
Zavod za dokumentaciju i arhivistiku"

Preporuke za poboljšanje aktivnosti VNIIDAD-a

Izraditi dugoročni plan (koncept ili program) razvoja instituta;

prijeći na izradu godišnjih planova rada Zavoda;

optimizirati broj strukturnih jedinica koje nisu izravno uključene u istraživački rad i/ili obrazovne aktivnosti;

provesti atestiranje istraživača koji imaju manje od četiri objavljena rada u 2014.-2016.;

vratiti vojni upis u skladu s Pravilnikom o vojnom upisu;

organizirati rad na formiranju kadrovske pričuve;

osigurati vođenje kadrovske evidencije u skladu s važećim zakonom;

proširiti praksu stvaranja privremenih kreativnih timova za provedbu istraživačkih projekata, uključujući uključivanje stručnjaka iz znanstvenih i obrazovnih organizacija;

osigurati prethodno razmatranje svih, bez iznimke, rezultata istraživačkog rada od strane posebno formiranog savjetodavnog tijela (stručno vijeće, stručni dio Nastavnog vijeća i dr.);

osigurati obvezno uključivanje u ciklus izrade metodičkih pomagala za njihovu eksperimentalnu provedbu;

aktivirati postavljanje znanstvenih publikacija u publikacije indeksirane na Web of Science i Scopusu;

razmotriti pitanje provođenja državne (ili barem javne) akreditacije obrazovnih programa VNIIDAD u području profesionalne prekvalifikacije i usavršavanja stručnjaka;

produbiti suradnju u području obrazovne djelatnosti s visokim učilištima koja osposobljavaju kadrove u području upravljanja dokumentima i arhiviranja;

izvršiti modernizaciju internetske stranice, uključujući izradu mape stranice, instaliranje funkcije pretraživanja stranice; odjeljak za kontakte treba dopuniti podacima o voditeljima strukturnih odjela, navodeći brojeve telefona i e-mail adrese; izraditi rubriku "Objavljena djela VNIIDAD-a"; proširiti broj partnerskih stranica;

povećati broj prijevoda institutskih djela na strane jezike; izraditi englesku verziju web stranice Instituta;

razmotriti pitanje ulaska instituta u članstvo Međunarodnog arhivskog vijeća u kategoriji “C”;

intenzivirati rad na pronalaženju izvora dodatnog financiranja, kako traženjem narudžbi za razvoj znanstvenih tema, tako i komercijalizacijom rezultata vlastite istraživačke aktivnosti;

poduzeti mjere za racionalizaciju ugovornog rada, uključujući izradu i odobravanje dokumenata kojima se regulira postupak ugovaranja, potpisivanja i izvršavanja ugovora (državnih ugovora);

osigurava poštivanje zahtjeva zakona u pogledu registracije i rokova za podnošenje proračunskih izvješća, kao i izdavanje/primanje sredstava iz blagajne ustanove;

ažurirati nalog o računovodstvenoj politici;

provesti popis sredstava, inventara, dugotrajne imovine i financijskih obveza zavoda.

Grad: Moskva

Program događaja

Podružnica VNIIDAD-a za usavršavanje otvara skup tečajeva za stručnu prekvalifikaciju i usavršavanje u arhivi.

Tečajevi stručne prekvalifikacije omogućuju vam stjecanje potrebnih znanja i vještina na daljinu za obavljanje nove vrste profesionalne djelatnosti ili poboljšanje profesionalne razine u okviru postojećih kvalifikacija.

Diplomanti kolegija mogu obavljati poslove arhivista, voditelja arhiva, voditelja ureda, nastavnika (na fakultetima, fakultetima), pomoćnika voditelja, referenta za osnovnu djelatnost i dr.

Oblici studija: na pola radnog vremena i na pola radnog vremena.

Trajanje studija - 1 godina.

Autori i učitelji: vodeći stručnjaci VNIIDAD-a - programeri glavnih regulatornih dokumenata koji su na snazi ​​u Ruskoj Federaciji: zakoni, pravila, GOST-ovi, upute, popisi i autori metodoloških priručnika za organiziranje rada s dokumentima u suvremenim uvjetima.

U programu stručne prekvalifikacije u arhivisti:

1. Organizacija arhiviranja u Rusiji

1.1. Pravna osnova za organizaciju arhiva u Ruskoj Federaciji. Organi upravljanja arhivima u Rusiji

1.2. Povijest organizacije arhivske građe u Rusiji

1.3. Povijest državnih institucija i javnih organizacija Rusije, SSSR-a, Ruske Federacije - glavni tvorci fondova Arhivskog fonda Ruske Federacije

1.4. Suvremeni sastav Arhivskog fonda Ruske Federacije i njegova klasifikacija

1.5. Mreža i funkcije državnih arhiva

1.6. Arhivi organizacija, njihove funkcije, prava i nadležnosti

1.7. Organizacija dokumenata unutar arhiva po fondovima, zajedničkim arhivskim fondovima, zbirkama

2. Ispitivanje vrijednosti dokumenata i nabava arhivske građe

2.1. Formiranje Arhivskog fonda Ruske Federacije

2.2. Ciljevi i zadaci ispitivanja vrijednosti dokumenata. Načela, kriteriji, metode vrednovanja dokumenata

2.3. Sustav normativno-metodoloških priručnika za odabir dokumenata

2.4. Postupak provođenja i obrade rezultata ispitivanja vrijednosti dokumenata

2.5. Ciljevi i zadaci nabave arhivskoga gradiva. Popisi izvora arhivske nabave

2.6. Prihvaćanje dokumenata u državnom, općinskom arhivu

2.7. Sustav stručnih tijela

3. Obračun dokumenata u arhivima

3.1. Ciljevi, zadaci i načela centraliziranog državnog računovodstva arhivskih dokumenata

3.2. Sustav knjigovodstvenih dokumenata arhiva, njihova namjena

3.3. Postupak knjiženja skladišnih jedinica i dokumenata u arhivu

3.4. Obračun jedinstvenih i posebno vrijednih dokumenata u arhivu. Računovodstvo fonda osiguranja i fonda korištenja

3.5. Značajke računovodstva u arhivima organizacija

3.6. Implementacija automatiziranih arhivskih tehnologija za evidentiranje arhivskih dokumenata

4. Osiguravanje sigurnosti arhivskih dokumenata

4.1. Uređenje i opremanje državnih arhiva

4.2.Fizičko-kemijski i biološki čimbenici uništavanja arhivskih dokumenata

4.3. Kontrola prisutnosti i fizičkog stanja arhivskih dokumenata

4.4. Načini posebne obrade dokumenata

4.5. Zaštita arhivske dokumentacije od krađe i neovlaštenog pristupa

5. Znanstveni i referentni aparat za dokumente Arhivskog fonda Ruske Federacije

5.1. Diferencirani opis osnova je za stvaranje znanstvenog referentnog aparata za dokumente Arhivskog fonda Ruske Federacije

5.2. Sustav znanstvenog i referentnog aparata za dokumente Arhivskog fonda Ruske Federacije

5.3. Arhivski inventar - osnovni imenik državnog arhiva

5.4. Arhivski imenici

5.5. Vodiči

5.6. Indeksi (arhivski imenici)

5.7. Pregledi arhivskih fondova i dokumenata

5.8. Automatizirani znanstveno referentni aparat državnog arhiva

6. Korištenje dokumenata iz Arhivskog fonda Ruske Federacije

6.1. Formiranje jedinstvenog arhivskog i informacijskog prostora

6.2. Svrhe i oblici korištenja dokumenata arhivskog fonda Ruske Federacije

6.3. Organizacija korištenja dokumenata u državnim arhivima

6.4. Vrste informativnih dokumenata

6.5. Objavljivanje dokumenata državnog arhiva

6.6. Izložbe dokumenata, njihove vrste, namjena i organizacija

6.7. Sastavljanje tematskih zbirki arhivskih dokumenata

6.8. izvršenje zahtjeva

6.9. Davanje dokumentacije za proučavanje u čitaonici arhiva

6.10. Organizacija suradnje s pravnim i fizičkim osobama na korištenju dokumenata državnog arhiva pod ugovornim uvjetima

6.11. Računovodstvo korištenja dokumenata u državnom arhivu

7. Upravljanje u arhivima

7.1. Organizacija rada u državnom arhivu

7.2. Normiranje radova u državnom arhivu

7.3. Suvremeni oblici gospodarske djelatnosti državnog arhiva

V.F. Yankovaya, dr. sc. n. zamjenik. Direktor VNIIDAD-a

Posljednjih godina Sveruski istraživački institut za dokumentaciju i arhiviranje (VNIIDAD) u više je navrata obavljao poslove koji se odnose na proučavanje elektroničkih dokumenata, razvoj regulatornih i metodoloških temelja za organiziranje rada s elektroničkim dokumentima u uredskom radu i organiziranje njihove arhivske pohrane. .

Još 2005. godine objavljen je znanstveno-metodološki priručnik M. V. Larina i O. V. Ryskova “Elektronski dokumenti u upravljanju” u kojem se razmatra priroda elektroničkog dokumenta, iskustvo regulatorne regulacije rada s elektroničkim dokumentima i iskustvo korištenja automatizirani sustavi bili su sažeti upravljanje dokumentima.

Najznačajnijem istraživačkom radu Instituta u proteklom razdoblju valja pripisati razvoj regulatornih, metodoloških i tehnoloških osnova za stvaranje, pohranu i korištenje arhivskih elektroničkih informacijskih izvora. Svrha rada bila je izrada standardnog regulatornog i softverskog modela sustava za upravljanje elektroničkim arhivom tijela javne vlasti. Uz ovaj rad, institut je 2007.-2008. nacionalni standardi pripremljeni su na temelju ISO standarda:

GOST R ISO 15489-1-2007 „Sustav standarda za informiranje, knjižničarstvo i izdavaštvo. Upravljanje dokumentima. Opći zahtjevi";
GOST R ISO 23081-1-2008 „Sustav standarda za informiranje, knjižničarstvo i izdavaštvo. Upravljanje dokumentima. Procesi upravljanja dokumentima. Metapodaci za dokumente.
Zapravo, standardi se odnose na upravljanje elektroničkim dokumentima i sadrže zahtjeve za sustave upravljanja dokumentima, procese upravljanja, elektroničke dokumente i njihove metapodatke.
Godine 2009. Uredbom Vlade Ruske Federacije od 15. lipnja 2009. br. 477 odobrena su pravila za uredski rad u saveznim izvršnim tijelima, u čijoj je pripremi projekta VNIIDAD izravno sudjelovao.
Pravila su izrađena u skladu sa Saveznim zakonom od 27. srpnja 2006. "O informacijama, informacijskim tehnologijama i zaštiti informacija" (članak 11.) i postala su prvi regulatorni dokument koji je postavio temeljna načela organizacije rada s elektroničkim dokumentima u uredu. rad tijela javne vlasti (odjeljak VI "Osobitosti rada s elektroničkim dokumentima").
Trenutno su Pravila jedini normativni dokument koji utvrđuje opće uvjete za organizaciju rada s elektroničkim dokumentima u uredskom radu saveznih izvršnih vlasti. Prilikom izrade odjeljka VI Pravilnika formulirano je i provedeno važno metodološko načelo prema kojem se organizacija rada s dokumentima na papirnatim i elektroničkim dokumentima kako u uredskom radu tako iu arhivu temelji na jedinstvenoj metodologiji, ali različitim tehnologijama.
Najvažnije odredbe Pravilnika, koje su metodološke prirode, uključuju sljedeće odredbe:
- elektronički dokumenti se izrađuju, obrađuju i pohranjuju u sustavu elektroničkog upravljanja dokumentima saveznog tijela izvršne vlasti;
- elektronički digitalni potpisi se koriste za potpisivanje elektroničkih dokumenata saveznog tijela izvršne vlasti ovjerena na propisani način;
- za evidentiranje i traženje dokumenata u sustavu elektroničkog upravljanja dokumentima saveznog tijela izvršne vlasti koriste se obvezni podaci o dokumentima (popis obveznih podataka o dokumentima koji se nalaze u EDMS-u dat je u prilogu Pravila), a dodatne informacije o dokumentima se mogu koristiti;
- prilikom prijenosa primljenih elektroničkih dokumenata na razmatranje čelniku saveznog tijela izvršne vlasti, slanja elektroničkih dokumenata strukturnim odjelima i odgovornim izvršiteljima federalnog izvršnog tijela, slanja elektroničkih dokumenata i pohranjivanja elektroničkih dokumenata, podaci o njihovoj registraciji se prenose (pohranjuju) zajedno s elektronički dokumenti;
- primanje i slanje elektroničkih dokumenata obavlja služba za vođenje evidencije saveznog tijela izvršne vlasti;
- izvršeni elektronički dokumenti sistematizirani su u predmete u skladu s nomenklaturom predmeta saveznog tijela izvršne vlasti; pri sastavljanju nomenklature predmeta naznačeno je da se predmet vodi u elektroničkom obliku (uvjeti za pohranu elektroničkih dokumenata odgovaraju uvjetima utvrđenim za slične dokumente na papiru).
Od 2009. godine do danas institut, u okviru Federalnog ciljanog programa "Kultura Rusije", svake godine prati tijek rada u saveznim tijelima izvršne vlasti. U sklopu ovog rada prikupljaju se i analiziraju podaci o dinamici opticaja dokumenata u državnim tijelima, te se analiziraju promjene kvalitativnih parametara prometa dokumenata: sastav dokumenata (na papiru i elektroničkim dokumentima), korištenje elektroničkih potpisa, identificirani su i proučavani problemi prijelaza na bezpapirni promet dokumenata, međuresorna elektronička interakcija, kao i problemi povezani s korištenjem sustava za elektroničko upravljanje dokumentima.
Konkretno, podaci dobiveni 2013. (za 2012.) pokazuju da je prvi put tijekom cijelog razdoblja promatranja došlo do smanjenja broja dokumenata na papiru, dobivenih uglavnom zbog interakcije saveznih izvršnih vlasti s višim tijelima ( Predsjednička uprava Ruske Federacije, aparat Vlade Ruske Federacije) i interakcija središnjih ureda saveznih izvršnih tijela s njihovim teritorijalnim odjelima u sastavnim jedinicama Ruske Federacije. Istodobno, značajno je povećanje količine elektroničkih dokumenata koji se prenose putem MEDO sustava u interakciji federalnih tijela s podređenim jedinicama u sastavnim jedinicama Ruske Federacije i u organizaciji internih aktivnosti. Od 63 savezna tijela izvršne vlasti čiji su podaci korišteni u istraživanju, njih 17 je u internoj djelatnosti potpuno prešlo na bezpapirno upravljanje dokumentima, čime je eliminirano interno dopisivanje u obliku papirnatih dokumenata. Tako su elektronički dokumenti već postali značajan čimbenik koji utječe na smanjenje količine papirnate dokumentacije.
Značajan za Institut i važan za sve stručnjake iz područja uredskog posla i arhivistike je pojmovnik „Upravljanje dokumentima“ koji je izradio Institut. i nacrt GOST R 7…. „Sustav standarda o informiranju, knjižničarstvu i nakladništvu. Uredski rad i arhiviranje. Termini i definicije”, koji odobrava Rosstandart. Oba dokumenta sadrže terminologiju u području upravljanja dokumentima, uključujući i onu koja odražava procese upravljanja elektroničkim dokumentima. Ovo su pojmovi poput elektronički dokument, metapodaci, konverzija, migracija, format datoteke, upravljanje elektroničkim dokumentima i dr. Za razliku od standarda koji uključuje samo osnovnu terminologiju predmetnog područja, rječnik sadrži glavni korpus pojmova koje aktivno koriste stručnjaci.
Godine 2007., naredbom Ministarstva kulture Rusije od 18. siječnja 2007. br. 19, donesena su Pravila za organiziranje pohrane, nabave, računovodstva i korištenja dokumenata Arhivskog fonda Ruske Federacije i drugih arhivskih dokumenata u državnim i odobreni su općinski arhivi, muzeji i knjižnice, organizacije Ruske akademije znanosti, koje su postale normativna osnova djelatnosti državnih i općinskih arhiva.
Arhivi organizacija još uvijek nemaju regulatorni akt kojim se utvrđuje postupak pohrane isprava i postupak prijenosa dokumenata na trajnu pohranu u državne i općinske arhive. Iz tog razloga, u 2010.-2012. VNIIDAD je pripremio nacrt pravila za organiziranje pohrane, nabave, računovodstva i korištenja dokumenata iz Arhivskog fonda Ruske Federacije i drugih arhivskih dokumenata u državnim tijelima, jedinicama lokalne samouprave i organizacijama. Godine 2013. dovršen je nacrt ovog dokumenta, uzimajući u obzir komentare arhivskih institucija Ruske Federacije. Pretpostavlja se da će nakon finalizacije projekta, uzimajući u obzir one izrađene u 2012.-2013. preporuke o organiziranju pohrane elektroničkih dokumenata u arhivima organizacija, o kojima će biti riječi u nastavku, ova pravila bit će dostavljena na odobrenje Ministarstvu kulture Rusije.

Rezultat rada VNIIDAD-a 20012-2013. su nacrti dvaju dokumenata:
preporuke o nabavi, računovodstvu i organizaciji pohrane elektroničkih arhivskih dokumenata u arhivima organizacija;
preporuke o nabavi, računovodstvu i organizaciji pohrane elektroničkih arhivskih dokumenata u državnim i općinskim arhivima.
Svrha izrade preporuka je stvaranje jedinstvene metodološke i metodološke osnove za organiziranje rada s arhivskim elektroničkim dokumentima u arhivima državnih tijela, jedinica lokalne samouprave, državnih i nedržavnih organizacija, kao iu državnim i općinskim arhivima, uključujući organizaciju pohranjivanja, nabave i računovodstva elektroničkih dokumenata, na temelju zahtjeva ruskog zakonodavstva u području arhiviranja, uzimajući u obzir trendove u razvoju informacijskih tehnologija u kontekstu prijelaza na međuodjelsku elektroničku interakciju.
Preporuke se odnose na administrativne elektroničke dokumente koji se kreiraju, obrađuju i pohranjuju u informacijskim sustavima organizacije, podliježu pohrani u arhivu organizacije na način iu rokovima utvrđenim za slične dokumente na papiru, kao i na elektroničke dokumente do predati na pohranu državnim tijelima.(općinski) arhiv.
Preporuke su razvijene uzimajući u obzir odredbe Federalnog zakona od 22. listopada 2004. br. 125-FZ „O arhiviranju u Ruskoj Federaciji“, Pravila uredskog rada u saveznim izvršnim tijelima odobrena Uredbom Vlade Ruske Federacije Federacije od 15. lipnja 2009. broj 477, te drugi podzakonski akti iz područja informacija, dokumentacije, arhiva.
Prilikom izrade preporuka uzete su u obzir odredbe nacionalnih standarda Ruske Federacije i standarda Međunarodne organizacije za standardizaciju (ISO):
GOST R ISO 15489-1-2007. Sustav standarda o informiranju, knjižničarstvu i nakladništvu. Upravljanje dokumentima. Opći zahtjevi.
GOST R ISO 23081-1-2008. Sustav standarda o informiranju, knjižničarstvu i nakladništvu. Upravljanje dokumentima. Procesi upravljanja dokumentima. Metapodaci za dokumente.
GOST R 53898-2010. Sustavi elektroničkog upravljanja dokumentima. Interakcija sustava za upravljanje dokumentima. Zahtjevi za e-poštu.
GOST R 54471-2011/ISO/TR 15801:2009. Sustavi elektroničkog upravljanja dokumentima. Upravljanje dokumentacijom. Informacije pohranjene elektronički. Preporuke za osiguranje pouzdanosti i pouzdanosti.
GOST R 54989-2012/ISO/TR 18492:2005. Osiguravanje dugoročnog očuvanja elektroničkih dokumenata.
ISO 19005-1:2005. Upravljanje dokumentacijom. Format datoteke elektroničkog dokumenta za dugoročno čuvanje. Upravljanje dokumentima - Format datoteke elektroničkog dokumenta za dugoročno čuvanje - 1. dio: Korištenje PDF-a 1.4 (PDF/A-1).
Nacrt preporuka predlaže dva pristupa organiziranju prijenosa i pohrane arhivskih elektroničkih dokumenata u arhivima organizacija, državnim i općinskim arhivima: prijenos i pohranu elektroničkih dokumenata na fizički odvojenim materijalnim medijima i prijenos elektroničkih dokumenata putem informacijskih i telekomunikacijskih kanala. s naknadnom pohranom na arhivske poslužitelje organizacije, državni (općinski) arhiv.
Značajka arhivske pohrane elektroničkih dokumenata je da se u arhivu organizacije, državnom ili općinskom arhivu elektronički dokumenti pohranjuju u dva istovjetna primjerka, koji se u preporukama nazivaju glavnim i radnim primjerkom. Glavna instanca je referentna instanca i koristi se u iznimnim slučajevima, na primjer, za stvaranje radne instance koja zamjenjuje neuspjelu instancu. Radnik je, kako mu i naziv govori, kopija koja se koristi u arhivi u svim slučajevima kada je potrebno reproducirati elektronički dokument ili napraviti kopije elektroničkog dokumenta radi pružanja korisnicima.
Preporuke predviđaju da se prilikom pripreme elektroničkih dokumenata za pohranu u arhivu organizacije oni pretvaraju u format arhivske pohrane PDF/A-1, nakon čega se formiraju spremnici elektroničkih dokumenata.
Spremnik elektroničkih dokumenata je komprimirana mapa (zip arhiva) koja uključuje:
elektronički dokument u PDF/A-1 formatu;
metapodaci dokumenta u XML formatu;
datoteka(e) odvojenih elektroničkih potpisa.
Budući da će elektronički potpisi u trenutku prijenosa elektroničkih dokumenata na pohranu u arhiv organizacije, a nakon navedenog vremena - u državni ili općinski arhiv, biti nevažeći i neće moći osigurati integritet dokumenta, preporuke predlažu korištenje tehnologije hash kodiranja za izračunavanje kontrolnog zbroja spremnika elektroničkih dokumenata.

Preporuke također predviđaju da u slučaju promjene softverskog i hardverskog okruženja i zastarjelosti računalnih formata, oštećenja medija, arhiv organizacije (državni ili općinski arhiv) radi na pretvaranju elektroničkih dokumenata u nove formate i/ ili migrirati na nove medije.

Osim toga, odjeljci preporuka sadrže odredbe o organizaciji pohrane elektroničkih dokumenata u arhivu, osiguravanju sigurnosti elektroničkih dokumenata pohranjenih u arhivu, evidentiranju i korištenju elektroničkih dokumenata, kao i postupku prijenosa dokumenata iz arhive organizaciju državnom ili općinskom arhivu. Važno je da arhivi koji pohranjuju elektroničke dokumente moraju imati odgovarajuću opremu i softver za obavljanje potrebnih poslova: provjeru reproducibilnosti elektroničkih dokumenata, pretvaranje i migraciju, kopiranje elektroničkih dokumenata i sl., kao i arhiviste s posebnom obukom za područje informacijskih tehnologija.

Druga tema koju je institut završio 2013. godine bila je tema „Funkcionalni zahtjevi arhivističkog i dokumentacijskog upravljanja za informacijske sustave koji omogućuju elektroničko upravljanje dokumentima u procesu internih poslova federalnih tijela izvršne vlasti“. Poznato je da trenutno na tržištu softverskih proizvoda za uredski rad postoji nekoliko desetaka različitih sustava koji omogućuju elektroničko upravljanje dokumentima; razni sustavi se koriste i u saveznim tijelima izvršne vlasti. Zahtjevi za informacijske sustave elektroničkog upravljanja dokumentima federalnih izvršnih tijela, uzimajući u obzir, između ostalog, potrebu za obradom službenih informacija ograničene distribucije kroz ove sustave, odobreni naredbom Ministarstva telekomunikacija i masovnih komunikacija Rusije od 2. rujna, 2011. br. 221, u odjeljku II „Opis procesa dokumentarne potpore upravljanja u EDMS-u savezne izvršne vlasti » sadrži daleko od potpunog opisa zahtjeva za funkcionalnost sustava, izostavljajući zahtjeve za sastav metapodataka dokumenata potrebnih za upravljanje vjerodostojnim, potpunim, pouzdanim i upotrebljivim dokumentima tijekom njihovog životnog ciklusa u uredskom radu i u fazi arhivske pohrane (od arhivske organizacije do državnog ili općinskog arhiva).

Kao rezultat implementacije ove teme, dan je opis glavnih procesa upravljanja dokumentima u EDMS-u unutar životnog ciklusa dokumenata, formulirani su opći principi i zahtjevi za EDMS, te je data klasifikacijska shema i organizacija predmeta. , utvrđuju se zahtjevi za aplikacijske funkcije EDMS-a, zahtjevi za informacijsku podršku EDMS-a. , zahtjevi za korištenje elektroničkog potpisa, za dohvat informacija i prezentiranje informacija i izvješćivanje, zahtjevi za kontrolu informacija u EDMS-u, za organizaciju pohrane informacija u EDMS-u, za administraciju i upravljanje ovlastima u EDMS-u, zahtjeve za funkcioniranje EDMS-a, za uzor i obuku korisnika.

U posebnom prilogu izvješća o temi dat je opis sastava polja ulaznih obrazaca (registracijskih i kontrolnih kartica dokumenata, klasifikacijskih kartica i priručnika koji su dio sustava koji se projektira), koji osiguravaju identifikacija različitih skupina dokumenata i njihovo upravljanje tijekom životnog ciklusa dokumenata u EDMS-u, funkcionalna dodjela informacija o dokumentima uključenim u EDMS. Prilikom opisivanja polja ulaznih obrazaca moguće je dokument integrirati u informacijski sustav arhiva organizacije, a zatim u informacijski sustav državnog ili općinskog arhiva, ako je dokument podložan trajnoj pohrani u odgovarajućem arhivu.

VNIIDAD već niz godina surađuje s programerima softvera za uredski rad i arhive, posebno s AltSoft CJSC (Sankt Peterburg) i AS-Archive LLC (Moskva), čiji su stručnjaci uključeni u istraživačke radove.
Osim toga, 2013. godine VNIIDAD je zajedno s AS-Archive pokrenuo projekt stvaranja kompleksa informacijskih sustava koji osiguravaju upravljanje elektroničkim dokumentima tijekom aktivnosti VNIIDAD-a i pohranu arhivskih elektroničkih dokumenata (na temelju arhive VNIIDAD-a). ).

Kao rezultat proučavanja suvremenih pristupa upravljanju, klasifikaciji i pohranjivanju dokumenata u elektroničkom obliku, formuliran je koncept stvaranja digitalnog repozitorija elektroničkih dokumenata (TSKED) kao organizacijske i pravne strukture formirane s ciljem stvaranja jedinstvenog prostora pravno značajne elektroničke dokumente, uključujući njihovo fizičko postavljanje i osiguranje nepromjenjivosti, sigurnosti, dostupnosti u okviru odobrene sigurnosne politike.

Trenutno su utvrđeni zahtjevi za funkcionalnost kompleksa automatiziranih informacijskih sustava, provedena je tehničko-ekonomska procjena tehničkih sredstava, formiran je softversko-hardverski kompleks za implementaciju funkcioniranja automatiziranih sustava, zajednički razvoj provedeni su u glavnim pravcima i zadacima implementacije EDMS-a i arhiva organizacije.

U sklopu zajedničkog rada planira se puštanje u rad automatiziranih sustava za organizaciju kolektivnog rada na nacrtima upravljačkih dokumenata i dokumenata koji nastaju tijekom istraživačkog rada; organizacija odgojno-obrazovnog i odgojno-metodičkog rada u sustavu dodatnog obrazovanja i usavršavanja; organizacija informatičkog rada; organiziranje rada web stranice instituta.

Larin M.V. Elektronički dokumenti u menadžmentu: Znanstvena metoda. dodatak / M. V. Larin, O.I. Ryskov - M.: VNIIDAD, 2005.

U skladu s važećim Saveznim zakonom od 6. travnja 2011. br. 63-FZ "O elektroničkom potpisu" - elektronički potpisi.

Upravljanje dokumentima. Uvjeti i definicije. Rječnik. - M.: VNIIDAD, 2013.

Kontrolni zbroj (spremnika elektroničkog dokumenta) je vrijednost izračunata iz skupa podataka primjenom određenog algoritma (hash funkcija) i koristi se za provjeru integriteta podataka tijekom prijenosa ili pohranjivanja, kao i za brzu usporedbu dva skupa podataka za ne- ekvivalentnost, uključujući određivanje prisutnosti računalnih virusa.