Vniidad ametnik. Kursus, seminar, koolitus Arhiivi korraldamine erinevate omandivormidega ettevõtetes

1966. aastal loodi NSV Liidu Ministrite Nõukogu (GAU USSR) alluvuses oleva Peaarhiividirektoraadi süsteemis Üleliiduline Dokumentatsiooni ja Arhiiviasjade Teaduslik Uurimise Instituut (VNIIDAD). Instituudi ametlik sünnipäev on 2. märts 1966, mil anti välja NSVL Ministrite Nõukogu vastav korraldus.
VNIIDAD kutsuti läbi arhiveerimise ja dokumendihalduse alast uurimistööd (T&A) ning saadud tulemuste põhjal välja töötama metoodilisi soovitusi arhiivi- ja kontoritöö korraldamiseks kõigis Nõukogude Liidu organisatsioonides.
Alates 1991. aastast on instituudi tegevuses alanud uus periood. Venemaa riikluse kujunemine, turusuhted, käimasolev arhiivireform ja uued arhiiviseadused nõudsid Venemaa arhiivisüsteemi olukorra, selle probleemide tõsist teaduslikku analüüsi ning edasise arengu võimalike suundade väljaselgitamist. Nendel tingimustel on VNIIDADi kui tööstuse ainsa spetsialiseeritud teaduskeskuse roll oluliselt suurenenud.
Pärast NSV Liidu lagunemist ja Vene Föderatsiooni moodustamist anti kõik arhiivihalduse funktsioonid riigis üle spetsiaalselt loodud organile - föderaalarhiivile. Selle struktuur koos teiste föderaalsete arhiiviasutustega hõlmas VNIIDAD, mis sai ülevenemaalise dokumentatsiooni ja arhiveerimise uurimisinstituudi nime. Samal ajal ei muutunud lühend - VNIIDAD, kuid instituut muutis järk-järgult oma nägu.
Praegu on instituut föderaalse arhiiviagentuuri (Rosarchive) osa. Selle põhiülesanneteks jääb arhiveerimise ja dokumendihalduse teoreetiliste ja metoodiliste probleemide arendamine, arhiveerimine ja juhtimise dokumentatsiooni tugi.
Instituudil on uurimisosakonnad põhitegevusaladel: arhiiviteaduse osakond (koosneb: teadusliku teatmeaparaadi korraldamise ja arhiividokumentide arvestuse sektor, dokumentide koostamise ja väärtuse uurimise sektor, arhiiviteaduse osakond arhiividokumente kasutav), dokumenditeaduse osakond (koosneb: juhtimise dokumentaalse toe sektorist, dokumentatsiooni standardimise ja haldamise sektorist), arhiivimajanduse majandusliku ja tehnoloogilise toe osakond (siia kuuluvad: ohutuse tagamise labor arhiividokumendid, arhiivinduse majandussektor, automatiseeritud arhiivitehnoloogia labor). Instituudi 88 töötaja hulgas (seisuga 01.01.2013) on 1 Venemaa Teaduste Akadeemia korrespondentliige, 6 teaduste doktorit ja 30 teaduste kandidaati.
Instituut on välja töötanud riigiarhiivide ja organisatsioonide arhiivide töö reeglid, meetodid ja eeskirjad. Loodud on hulk dokumentide loetelusid, mis reguleerivad arhiivihoiule kuuluvate dokumentide valikut. Instituudi teadustöö olulisemateks suundadeks on dokumentide väärtuse uurimise ja arhiivide hankimise teooria ja praktika küsimuste lahendamine, teadusliku teatmeaparaadi süsteemi ning selle teoreetilise ja metoodilise baasi loomine ja arendamine. ja arhiiviteabe klassifikatsioon. Instituudi spetsialistid tegelevad edukalt arhiveerimise ökonoomika küsimustega, arhiividokumentide ja nende kasutamise ohutuse tagamisega.
Instituudi dokumendihalduse ja dokumendihalduse valdkonnas toimuvad teoreetilised õppetööd, mis on seotud dokumendi infoolemuse, selle omaduste ja funktsioonide, dokumentide moodustamise protsesside, aga ka dokumentatsioonisüsteemide moodustamisega. Teostatakse bürootöö ajaloo ning dokumendihalduse terminoloogia ja juhtimise dokumentatsioonitoe uurimist.Rakendusõpe on suunatud dokumentidega, sealhulgas elektrooniliste, ja elektrooniliste dokumendihaldussüsteemide (ettevõtte infosüsteemide) töötamise tehnoloogiate väljatöötamise ja juurutamise praktiliste kogemuste kokkuvõtmiseks, dokumendihaldussüsteemide ehitamise organisatsiooniliste aluste väljatöötamiseks.
Instituut teeb edukalt koostööd Rahvusvahelise Standardiorganisatsiooniga, osaleb olulisemate dokumendihalduse rahvusvaheliste standardite väljatöötamises ning toob maailma professionaalide tähelepanu Venemaa dokumendispetsialistide põhiseisukohtadele dokumendihalduse ja seda tüüpi tegevuse standardimise vallas. kogukond.
Instituudi teadusliku uurimistöö probleemid on viimastel aastatel tihedalt seotud infotehnoloogia vallas toimuvate muutustega, elektrooniliste dokumentide üha laiemalt leviva ning elektroonilise dokumendihalduse olulise laienemisega. Märkimisväärsel kohal on töö dokumentatsioonihalduse täiustamise, arhiividokumentide ohutuse tagamise, automatiseeritud arhiivitehnoloogiate arendamise ja elektrooniliste arhiivide toimimise vallas.
Instituudis on arhiveerimise ja dokumendihalduse teadusliku ja tehnilise teabe tööstuskeskus (siia kuuluvad: SIF-i teabetoe ja -hoolduse sektor, arhiveerimise ja dokumendihalduse välisteadusliku ja tehnilise teabe sektor, elektrooniliste ressursside sektor of Scientific and Technical Information), mis annab arhiividele ja teistele huvitatud organisatsioonidele teavet dokumendihalduse ja arhiveerimise valdkonnas. Seal on arhiveerimise ja dokumentatsioonihalduse süvaõppe harukeskus, mis pakub nendes valdkondades personali ümber- ja täiendõpet. SRÜ liikmesriikide valitsusjuhtide nõukogu otsusega anti instituut 2003. aastal personali arhiivinduse, dokumendihalduse ja liikme asjaajamise dokumentaalse toe alal personali ümber- ja täiendõppe põhiorganisatsiooni staatus. Sõltumatute Riikide Ühenduse osariigid.
Instituudi akadeemilisse nõukogusse kuuluvad juhtivad eksperdid föderaalsest arhiiviametist, VNIIDADist ja teistest organisatsioonidest. Seal on kraadiõppe kursused.

Üldinfo VNIIDAD kohta

1966. aastal loodi NSV Liidu Ministrite Nõukogu (GAU NSVL) Peaarhiiviameti süsteemi raames Üleliiduline Arhivaalide ja Arhiivihalduse Teadus- ja Uurimisinstituut (VNIIDAD). Instituudi ametlik sünnipäev on 2. märtsil 1966, mil anti välja vastav NSVL Ministrite Nõukogu määrus.
VNIIDAD pidi tegema teadus- ja uurimistööd (NIR) arhiivitegevuses ja dokumendihalduses. Ja oma töö tulemusena pidi instituut välja töötama metoodilised soovitused arhiivitegevuse ja dokumendihalduse kohta kõigis Nõukogude Liidu institutsioonides.
Alates 1991. aastast on VNIIDADis uus tegevusperiood. Vene riikluse kujunemine, turusuhted, ette võetud arhiivireform ja uued arhiiviseadused nõudsid tõsist teaduslikku analüüsi Venemaa arhiivisüsteemi seisukorrast, selle probleemidest, võimalikest arengusfääridest. Sellises olukorras on oluliselt suurenenud VNIIDADi roll valdkonna ainulaadse teaduskeskusena.
Pärast NSV Liidu lagunemist ja Vene Föderatsiooni moodustamist viidi kõik arhiivitegevuse juhtimise funktsioonid riigis üle spetsiaalselt loodud organile - Rosarkhivile. VNIIDAD, mis nimetati ümber Ülevenemaaliseks dokumentide ja arhiivide haldamise teadus- ja uurimisinstituudiks, kaasati koos teiste föderaalsete arhiiviasutustega selle struktuuri. Lühend ei muutunud – VNIIDAD, instituut muutis aga järk-järgult oma identiteeti.
Nüüd on instituut föderaalse arhiiviameti (Rosarkhiv) süsteemi osa. Selle põhieesmärgid on samad: arhiiviteaduse ja dokumendihalduse teoreetiliste ja metoodiliste probleemide arendamine, arhiivitegevus ja juhtimise dokumentaalne toetamine.
Instituudil on põhiülesannete täitmisel teadus- ja uurimisosakonnad: arhiiviteaduse osakond (struktuuris: abivahendite korraldamise ja arhiividokumentide kontrolli sektor, dokumentide hankimise ja hindamise sektor, arhiividokumentide kasutamise sektor), osakond. dokumenditeadus (oma struktuuris: juhtimise dokumentaaltoe sektor, standardimise ja dokumendihalduse sektor), arhiivitegevuse majandusliku ja tehnoloogilise toe osakond (struktuuris: arhiividokumentide säilitamise labor, arhiivindustegevuse sektor majandus, laboratoorium automatiseeritud arhiivitehnoloogiad). Instituudi kaheksakümne kaheksa töötaja hulgas on üks RANi korrespondentliige, kuus doktorit ja kolmkümmend doktorikraadi (seisuga 01.01.2013). Instituut on välja töötanud riiklike organisatsioonide arhiivide tööreeglid, meetodid ja eeskirjad. Koostati hulk dokumentide loetelusid, mis reguleerivad arhiivi säilitatavate dokumentide valikut. Olulisemad instituudi uurimistöö valdkonnad on: dokumentide hindamise ja arhiivide komplekteerimise teooria ja praktika lahendamine, leiuabisüsteemi ning selle teoreetilise ja metoodilise baasi loomine ja arendamine, arhiiviteabe liigitamine. VNIIDAD spetsialistid tegelevad edukalt küsimuste lahendamisega, mis puudutavad arhiivitegevuse ökonoomsust, arhiividokumentide säilitamist ja kasutamist.
Instituut tegeleb dokumenditeaduse ja juhtimise dokumentaalse toega teoreetiliste uurimistöödega, mis on seotud dokumendi infoolemuse, selle omaduste ja funktsioonide, dokumendi loomise protsesside ja ka dokumentatsioonisüsteemide moodustamisega. Teostatakse asjaajamise ajaloo ja dokumenditeaduse terminoloogia ning juhtimise dokumentaalse toe uuringuid. Samuti on rakenduslikud uuringud suunatud praktiliste kogemuste üldistamisele dokumentidega töötamise tehnoloogiate, sh elektrooniliste dokumentide ja elektrooniliste dokumentide ringlussüsteemide (ettevõtte infosüsteemide) väljatöötamisel ja rakendamisel, dokumendihaldussüsteemide loomise organisatsiooniliste aluste arendamisel.
Instituut teeb edukalt koostööd Rahvusvahelise Standardiorganisatsiooniga, osaleb oluliste rahvusvaheliste dokumendihalduse standardite väljatöötamises ning teavitab rahvusvahelist erialaringkonda oma Venemaa dokumendihaldurite põhimõttelistest seisukohtadest dokumendihalduse ja standardimise osas.
Instituudi teadusuuringute teemad on viimasel ajal tihedalt seotud infotehnoloogias toimuvate muutustega, elektrooniliste dokumentide üha laialdasema leviku ja elektrooniliste dokumentide ringluse olulise laienemisega. Väga olulised on tööd juhtimise dokumentaalse toe täiustamisel, arhiividokumentide säilitamisel, automatiseeritud arhiivitehnoloogiate arendamisel, elektrooniliste arhiivide toimimisel.
Instituudi koosseisu kuulub arhiiviteaduse ja dokumendihalduse teadus- ja tehnikainfo keskus (struktuuris: infotugi ja leiuabifondi (SIF) teenuste sektor), välisriigi arhiiviteaduse ja dokumendihalduse teadus- ja tehnikainfo sektor, sektor teadusliku ja tehnilise teabe elektroonilised vahendid). Keskus annab arhiividele ja teistele huvitatud organisatsioonidele teavet dokumendihalduse ja arhiivitegevuse kohta. VNIIDADis töötab edukalt arhiivitegevuse ja juhtkonna dokumentaalse toe erialase täiendusõppe keskus, mis pakub personali ümber- ja täiendõpet nimetatud valdkondades. 2003. aastal on Instituudil Sõltumatute Riikide Ühenduse (SRÜ) valitsusjuhtide nõukogu otsusega arhiivi- ja teadusdokumentide, SRÜ riikide juhtimise dokumentaalse toe personali ümberõppe ja erialase arendamise baasorganisatsiooni staatus. Instituudi akadeemilise nõukogu liikmed on juhtivad eksperdid föderaalsest arhiiviametist, VNIIDADist ja teistest organisatsioonidest. VNIIDADis tegutsevad aktiivselt kraadiõppe kursused.

Alguskuupäevad

Kuupäevi pole määratud.

Dmitrieva Anna Pavlovna

õpetaja

: Ülevenemaalise dokumentatsiooni ja arhiveerimise uurimisinstituudi süvauuringute tööstuskeskuse õppejõud, kogemus ettevõtte seminaride läbiviimisel.

töökogemus: Aeroflot JSC, Tactical Missiles Corporation JSC, Venemaa Posti föderaalne ühtne ettevõte, VNIIDAD.

Autori tegevus: Artiklite autor teaduslik-praktilistes ja ajaloolis-arhiiviajakirjades ("Kontoritöö", "Arhivaari bülletään"), ettekannete ja sõnavõttude autor Venemaa ja rahvusvahelistel dokumendihalduse teemalistel erialastel konverentsidel.

Valminud projektid ja tööd rakenduslik iseloom: Näitliku kohtuasjade nomenklatuuri väljatöötamine föderaalsete täitevvõimude jaoks (Venemaa Rosokhrakultura) Venemaa Föderatsiooni Põllumajandusministeeriumi kohtuasjade nomenklatuur; Osakondade loetelud dokumentidest, mis näitavad föderaalse maksuteenistuse, föderaalse riigikassa ja kõrgema majanduskooli säilitustähtaegu.

Projektirühmades osalemine Vene Föderatsioonis kehtivate peamiste regulatiivsete ja metoodiliste dokumentide väljatöötamise kohta: reeglid, GOST-id, juhised, nimekirjad, metoodilised juhendid, mis reguleerivad riigiasutuste, kohalike omavalitsuste, riiklike ja valitsusväliste organisatsioonide juhtimisdokumentatsiooni toetamist;

Osalemine Ülevenemaalise Dokumentatsiooni Uurimise Instituudi uurimistöös ja arhiveerimine järgmistes teadusvaldkondades: - riigiasutuste dokumendiringluse jälgimine; - dokumentatsiooni, dokumentidega töötamise vormide ja meetodite ühtlustamise ja standardiseerimise alaste tööde teostamine: - dokumendihalduse ja dokumendihalduse terminoloogia uurimine, terminite sõnastike ja terminoloogiastandardite väljatöötamine;

: VNIIDAD konsultant kohtuasjade nomenklatuuri väljatöötamise, kohtuasjade vormistamise, paberimajanduse jms alal.

Õppetegevus: lektor Ülevenemaalise Doku...

Doronina Larisa Alekseevna

õpetaja

• Majandusteaduste kandidaat, kõrgelt kvalifitseeritud õpetaja, dokumendihalduse valdkonna spetsialist

Regaliad:

• Dokumentatsiooni ja dokumentatsioonihalduse osakonna dotsent
• Juhtimisinfosüsteemide instituudi direktori asetäitja
• Juhtiv spetsialist dokumentatsioonihalduse alal
• Professionaalsete sekretäride ja büroojuhtide riikliku ühingu liige
• Ajakirjade "Kadrovik", "Personali kontoritöö" toimetuse liige.
• Õpiku "Dokumenditeadus" (GUU, 2012) autor ja õpiku "Dokumendihaldus: praktikum" kaasautor.
• Koolituskeskuse "Gazprom" ja Venemaa Haridusministeeriumi Infotehnoloogia Riikliku Koordineerimiskeskuse juhtivõpetaja.
• IKT ettevõtte, IBS ettevõtte, Vest Meta-tehnoloogiate ettevõtte dokumendihalduse automatiseerimise projektides osaleja.

Ettevõtlusarenduskeskuses "Profi-Karjäär" seminaride ja koolituste juhtimine:

• Dokumentatsioon
• Dokumentatsioonihalduse toe korraldus ja tehnoloogia
• Personalijuhtimise infotehnoloogiad
• Bürootöö personaliosakonnas
• Infotehnoloogia koolieelsete haridusasutuste teenistuses
• Elektrooniline dokumendihaldus
• Elektrooniline arhiiv
• Haldussüsteemid ja kontoritehnoloogiad
• SAP-lahendustel põhinevad ettevõttesüsteemid
• Arhiveerimine

"Inimressursid, inimressursid"

"Hea sekretär"

"Kontoritöö ja dokumendivoog ettevõttes"

"Inimressursid ja personal"

"Sekretäri ja büroojuhi käsiraamat"

"HR käsiraamat"

"Kontoritöö"

"Sekretär"

"Personali juhtimine"

"Personali teenindus"

"Otsing: projektist võtmeni"

Tegevuse eest väljaannetes pälvis ta ajakirja Kadrovoe delo diplomi.

Majandusteaduste kandidaat, kõrgelt kvalifitseeritud õpetaja, dokumenditeaduse valdkonna spetsialist Regalia: Dokumenditeaduse osakonna dotsent...

Zaripova Ludmila Igorevna

õpetaja

• Dokumentatsioonihalduse valdkonna ekspert.
• asetäitja Pea Ülevenemaalise dokumentatsiooni ja arhiveerimise uurimisinstituudi (VNIIDAD) süvauuringute harukeskus
• Bürootöö ja dokumendihalduse valdkonna kaugõppekeskuse ja Ettevõtlusarenduskeskuse "Profi-Karjäär" sekretariaadi juhataja

Viib läbi seminare ja meistriklasse järgmistel teemadel:

• Organisatsiooni- ja haldusdokumentide dokumenteerimine
• Süsteem dokumentide ja juhiste täitmise jälgimiseks organisatsioonis
• Koosolekute ja koosolekute protokollide koostamine ja vormistamine
• Ärikirjavahetus
• HR dokumentide haldamine
• Tööandja kohalike eeskirjade kutsestandardite nõuetega vastavusse viimine
• Elektrooniline dokumendihaldus

Õppetegevus:

• Tööstuse süvaõppe keskuse õppejõud
• Ülevenemaaline dokumentatsiooni ja arhiivinduse uurimisinstituut, kogemus ettevõtte seminaride läbiviimisel.
• Art. RGGUOTsPK VNIIDAD Ajaloo- ja Arhiivinstituudi osakonna "Halduse dokumentatsiooni toe automatiseeritud süsteemid" lektor

• Ülevenemaalise dokumentatsiooni ja arhiveerimise uurimisinstituudi (VNIIDAD) süvauuringute keskuses
• Ettevõtlusarenduskeskus "Profi-Karjäär"
• Kirjastuses Aktion ja ICFR ajakirjade "Kaasaegsed kontoritöö ja dokumendivoo tehnoloogiad" ja "Sekretäri ja büroojuhi teatmik" korraldatud veebiseminaridel

• Praktilise juhendi "Äridokumentide tekstide kujundamise keelelised iseärasused ja põhimõtted" autor
• Ajakirja autor"Kontoritöö" ja "Kontoritöö ja dokumendihaldus ettevõttes", sekretäri ja büroojuhi kataloog

Lõpetatud projektid

• Osalemine OAO Gazpromi ja Sechenovi meditsiiniakadeemia automatiseeritud dokumendihaldussüsteemide väljatöötamises ja juurutamises
• OAO Gazpromi juhtimisdokumentide, ärikirjade, aruannete väljatöötamine

Kliendid:

• OAO Gazpromi korporatiivne instituut
• Moskva valitsus (täiendkoolitus riigi- ja munitsipaaltöötajatele
• OJSC Norilski Nikkel
• OJSC Avtovaz
• FSUE "Rosenergoatom"
• Föderaalne Ühtne Ettevõte Vene Post
• Vene Föderatsiooni välisministeeriumi UPDK jne.

Dokumentatsioonihalduse valdkonna ekspert. asetäitja Pea Ülevenemaalise dokumentatsiooni ja teadusuuringute instituudi süvauuringute tööstuskeskus...

Kuznetsov Sergei Lvovitš

õpetaja

Föderaalse Arhiiviameti (Rosarchiv) juhtivspetsialist Ph.D.

Ajakirja Deloproizvodstvo peatoimetaja Ajakirjade Deloproizvodstvo ja Secretarial Affairs toimetuskolleegiumi liige.

töökogemus

Föderaalse Arhiiviameti (Rosarchiv) juhtivspetsialist

Alates 1985. aastast on ta töötanud erinevatel ametikohtadel Vene Föderatsiooni Riigiarhiivis 1. kategooria arhivaarist nooremteadurist juhataja asetäitjani. osakonnaarhiivi osakond

Aastatel 1992–2001 Gorbatšovi Fondi Teadusliku Teabe Keskuse arhiivi juhataja

Haridus: Moskva Riiklik Ajaloo Instituut ja Arhiiv

Õppetegevus

Ta õpetab Venemaa Riiklikus Humanitaarülikoolis (RGGU) ning arhivaalide ja arhiivide kursustel ja seminaridel.

Seminari teemad

äri automatiseerimine.

automatiseeritud tehnoloogiad juhtimises

Elektrooniline ja pilvepõhine dokumendihaldus

Nõustamistegevus

föderaalse arhiiviameti organisatsioonilise, teadusliku ja metoodilise töö ning automatiseeritud arhiivitehnoloogia osakonna konsultant

Sõltumatu analüütik keerukate automatiseerimisprojektide elluviimisel.

Föderaalse Arhiiviameti (Rosarchiv) juhtivspetsialist Ph.D. Ajakirja Deloproizvodstvo peatoimetaja Ajakirjade Delo... toimetuskolleegiumi liige...

Pšenko Aleksander Vladimirovitš

õpetaja

ajalooteaduste kandidaat

Osakonna juhataja "Dokumenditeadus ja alusharidusasutus» Juhtimisinfosüsteemide instituut SUM

Dokumentide haldajate gildi liige»

PRAKTILINE KOGEMUS-

VNIIDAD - pea sektor „Juhtimise dokumentatsioonitoe täiustamine (DOE); -

Osakonna juhataja Riikliku Juhtimisülikooli Juhtimisinfosüsteemide Instituudi "Dokumenditeadus ja DOW".

Õppetegevus

Viib läbi seminare teemadel täiendkoolituskursustel

"Juhtimistegevuse dokumenteerimine ja dokumenteerimine"

"Juhtimise dokumentaalse toetamise tehnoloogiad",

"Haldussüsteemid ja kontoritehnoloogiad";

"Personali juhtimine"

"Personaliteeninduse korraldamine";

"Arhiiv",

"Riigi- ja osakondade arhiivid",

"Arhiivindus äri-, uurimisinstituutides ja muudes juhtimisstruktuurides"

ON TUNNUSTUS: Venemaa Föderaalse Arhiiviteenistuse autunnistus (Rosarhiiv) Föderaalse Arhiiviagentuuri Dokumendihaldurite Gildi liikme autunnistus

SUM-i juhtimisinfosüsteemide instituudi ajalooteaduste kandidaat Juhtimisgildi liikme...

Kuupäevad ja toimumiskohad

Koolituse alguskuupäevi pole määratud.

Föderaalne eelarveasutus "Ülevenemaaline dokumentide ja arhiivinduse uurimisinstituut" (edaspidi VNIIDAD) on vastavalt Vene Föderatsiooni valitsuse 24. juuni 1992. a määrusele nr 430 varasemate dokumentide volitajaks. olemasolev Üleliiduline Dokumentide ja Arhiivinduse Uurimise Instituut, mis loodi NSVL Ministrite Nõukogu korraldusega 03.02.1966 nr 407r.

Osalemine koostöös föderaalarhiivide, föderaalringkondade arhiiviasutuste teadus- ja metoodiliste nõukogude ning huvitatud organisatsioonidega arhiivinduse arengu teaduslikus prognoosimises, arhiivitööstuse teadus- ja tehnikapoliitika prioriteetide kujundamises, perspektiivsete teadusvaldkondade valimisel. arhiivinduse ja dokumendihalduse valdkonna uurimistööga tegutseb VNIIDAD objektiivselt riigi arhiivikogukonna ühe peamise integreerijana.

1. Tegevuse korraldamine

Teadusliku organisatsioonina toimib VNIIDAD vastavalt 23. augusti 1996. aasta föderaalseadusele nr 127-FZ “Teaduse ning riikliku teadus- ja tehnikapoliitika kohta”.

Vastavalt hartale, mis on kinnitatud föderaalarhiivi 31. mai 2011. aasta korraldusega nr 40, teostab instituut uurimis-, teadus- ja haridustegevust.

VNIIDAD asutamis- ja omandiõiguse dokumendid (harta, juriidilise isiku registreerimise tõend, maksuhalduris registreerimise tõend jne) vormistatakse ettenähtud korras.

Instituudi organisatsiooniline struktuur, mis hõlmab 7 osakonda (4 osakonda, laboratoorium ja 2 keskust (sealhulgas iseseisvuse baasil tegutsev süvaõppe tööstuskeskus)), tervikuna tagab eesseisvate ülesannete lahendamise. seda. Samas tundub olevat vajalik üle vaadata ka personali jaotus struktuuriüksuste vahel, pidades silmas teadustööga otseselt seotud inimeste arvu kasvu.

Kõikidel struktuuriüksustel on määrused, töötajatel - ametijuhendid; kehtestati tööülesannete jaotus instituudi direktori ja tema asetäitjate vahel.

Teadusteemade arendamiseks, aga ka kõige tõsisemate regulatiivsete ja metoodiliste dokumentide koostamiseks kasutatakse sellist paindlikku töökorralduse vormi nagu ajutiste loomemeeskondade loomine, mille liikmete koosseis ja ülesanded on reguleeritud. vastavate korraldustega.

VNIIDADis tegutsevad peamiste nõuandeorganitena direktoraat ja akadeemiline nõukogu.

Direktoraat, tegutsedes 19.11.2010 korraldusega nr 57 kinnitatud määruse nr 57 alusel, koguneb regulaarselt 1-2 korda kuus ja täidab üldjuhul talle pandud ülesandeid, kuigi tema tööplaan puudub. määrusega ette nähtud. Direktoraat käsitleb instituudi kui terviku ja üksikute struktuuriüksuste töö korraldamise, finants- ja haldus- ja majandustegevuse korraldamise küsimusi, kontrollib föderaalsete sihtprogrammide elluviimise osana sõlmitud riigiülesannete ja riigilepingute täitmise edenemist. samuti eriti olulise uurimistöö tulemused.

Õppenõukogu (mille eeskiri ja tööplaan puudub) koguneb 2-3 korda aastas, et arutada instituudi aastatulemusi, üksikisikuid, teadusmahukamaid uurimistulemusi jne.

Oma põhikirja rikkudes ja vaatamata föderaalarhiivi korduvatele juhistele ei koosta instituut iga-aastast tööplaani, mille tulemusel juhindub ta peamiselt riiklikust ülesandest, tööde teostamise lepingutest (lepingutest) teenuste osutamine, samuti struktuuriüksuste tööplaanid.

Riigiülesande täitmise aruanded (kvartaalsed ja aastased) saadetakse õigeaegselt föderaalarhiivile.

Vene Föderatsiooni presidendi 07.05.2012 dekreedi nr 597 "Riigi sotsiaalpoliitika rakendamise meetmete kohta" rakendamiseks föderaalarhiivi 07.07.2014 korraldusega nr 51 tegevuskava ( “Teekaart”) kinnitati “Teadusse suunatud sotsiaalsektorite muudatused seoses föderaalsele arhiiviagentuurile “Ülevenemaaline dokumentatsiooni ja arhiivinduse uurimisinstituut” alluva föderaalse eelarveasutusega”. Tema seatud näitajad on üldjoontes täidetud, välja arvatud palgataseme näitaja, mis on eelkõige tingitud instituudi olulisest alarahastamisest Venemaa haridus- ja teadusministeeriumi poolt. Sellega seoses peab instituut koos föderaalarhiivi jätkuva suhtlusega Venemaa haridus- ja teadusministeeriumiga palkade tõstmiseks täiendavate vahendite eraldamise küsimuses leidma oma võimalused tulu teenivate vahendite voo suurendamiseks. tegevused, koondada organisatsioonilised, personali- ja intellektuaalsed jõupingutused selles suunas.

Teavet instituudi kohta postitatakse ja ajakohastatakse regulaarselt riigi- ja munitsipaalasutuste ametlikul veebisaidil (http://www.bus.gov.ru), Venemaa arhiivide portaalis () ja tema enda ametlikul veebisaidil (http://www. .vniidad.ru) .

Perioodil 2014 - 2016 tehti tööd VNIIDAD veebilehe efektiivsema kasutamise võimaluste laiendamiseks instituudi tegevuses info- ja reklaamitöö vahendina ning potentsiaalsete tarbijate tutvustamiseks selle teaduslike arengute ja käimasolevate uurimisvaldkondadega. Eelkõige 2016. aastal uuendati saiti uuesti, lülitudes üle infohaldussüsteemi (CMS) versioonile Joomla 1.5.26.

Saidi vastavad temaatilised jaotised pakuvad teavet instituudi põhitegevuse kohta, tuues potentsiaalsetele tarbijatele teenuste loendi, teabe võrdlusfondi saabuva uue teabe kohta, reklaamides instituudi uusi väljaandeid, teavet teadusürituste plaanide kohta. , ajakohase uudisteabe postitamine dokumendihalduse ja arhiveerimise kohta , personali täiend- ja ümberõppe koolituskursuste programmid ja ajakavad jne.

2. Töötajate komplekteerimine

Objektiivsetel põhjustel on viimastel aastatel VNIIDADi personali vähendatud ja see ulatus auditi hetkel 100 inimeseni, kellest 5 inimest on osalise tööajaga välistöötajad, 8 ettevõttesisesed töötajad. Tegelikult on instituudi palgal 59 inimest, kellest 37 on üle 50-aastased, sh. pensioniiga - 28. Töökogemus instituudis või arhiiviasutustes üle 15 aasta on 33 töötajat.

Kõrgharidus on 52 inimesel, neist 48% (25 inimest) - ajaloolis-arhiivi- ja ajalooline; 9 - dokumentatsioon; 4 töötajal on kaks kõrgharidust. Instituudis töötab 4 teaduste doktorit ja 18 teaduste kandidaati.

VNIIDAD 04.04.2016 korraldusega nr 15 kinnitati Instituudi teadustöötajate atesteerimise korra eeskiri, kuid nende atesteerimist ei ole viimase kolme aasta jooksul tehtud.

Kõigi instituudi töötajatega sõlmitakse töölepingud. Vajadusel koostatakse neile täiendavad lepingud. Samal ajal vastavalt Vene Föderatsiooni valitsuse 26. novembri 2012. aasta korraldusega nr 2190-r kinnitatud riiklike (omavalitsuslike) asutuste töötasusüsteemi järkjärgulise täiustamise programmile aastateks 2012-2018 , ei hakanud instituut „jõulisele lepingule“ üle minema.

Töötajate täiendõpe toimub vastavalt instituudi direktori poolt igal aastal kinnitatud plaanidele. See hõlmab kõiki instituudi tegevusvaldkondi, sealhulgas infotehnoloogiat, raamatupidamist ja tuleohutust. Instituudi töötajad läbivad täiendõppe Hädaolukordade Ministeeriumi Kodanikukaitse Akadeemias, RANEPA Riigihangete Instituudis OTsPK VNIIDAD alusel.

Värbamistööd tehakse traditsioonilisel viisil. Töökuulutused avaldatakse instituudi ametlikul veebisaidil. Kõrgemate ametikohtade reserv on praegu väljatöötamisel.

Korruptsioonivastase poliitika küsimustes võetakse meetmeid. Eelkõige määrati 28. jaanuari 2015 korraldusega nr 6 korruptsiooni- ja muude õigusrikkumiste tõkestamise töö eest vastutav isik; 03.02.2015 korraldus nr 9 „VNIIDAD töötajate poolt protokolliliste sündmuste, töölähetuste ja muude ametlike sündmustega seotud kingituse saamisest, kingituse kättetoimetamisest ja hindamisest, müügist (väljaostmisest) ja selle müügist saadud tulu krediteerimisest aruandmise kord. ” koos lisadega ”; 12.10.2016 korraldusega nr 36 kinnitati huvide konflikti eeskiri; korruptsioonivastane poliitika; Töötajate eetika- ja teenistuskäitumise koodeks.

Personaliosakonna töökorraldus ja personalidokumentide haldamise korraldus vastavad üldjuhul seaduse nõuetele, sealhulgas töötajate isikuandmete kaitsmise osas. Personaliosakonna ruumid võimaldavad luua eritingimused isiklike dokumentide hoidmiseks tulekindlas seifis, viia läbi intervjuusid personaliküsimustes.

Instituut korraldab ülikoolide ja kolledžite üliõpilaste praktikat, mida igal aastal läbib ca 3-5 üliõpilast.

3. Uurimistöö

Otseselt teadustööga seotud töötajate osakaal on ligikaudu 70% instituudi tegelikust arvust. Ebapiisava personali tõttu on VNIIDAD piiratud oma suutlikkuses arendada kogu arhiivitööstuse jaoks oluliste teadusteemade ringi. Eelkõige väitis Venemaa Teaduste Akadeemia instituudi teadustegevuse uurimine, milles märgiti uuenduslike projektide potentsiaali luua metoodiliste soovituste blokk sellises valdkonnas nagu elektroonilised dokumendid, elektroonilised arhiivid, dokumentide digiteerimine, et "See suund ei ole organisatsiooni tegevuses juhtiv."

Teadustöö toimub vastavalt riikliku ülesande alusel tehtavate teadus- ja arendustööde aastaplaanidele (edaspidi teadus- ja arendustegevuse plaan), samuti Föderaalse Arhiiviameti poolt kavandatavatele teemadele. föderaalse sihtprogrammi "Venemaa kultuur" rakendamine.

Viimase kolme aasta jooksul on instituudis valminud üle 60 teadusarendustöö, millest suurem osa (67%) on informatiivse ja analüütilise iseloomuga. Normatiivse ja metoodilise iseloomuga tööde osakaal on vastavalt 19,6% ja 14,7%. Dünaamika analüüs näitab valminud teadustööde arvu vähenemist: 39 - 2014. aastal, 14 - 2015. aastal, 17 - 2016. aastal.

Kokku 2014 - 2016.a. Instituudi töötajad avaldasid kuus monograafiat, kaks teatme- ja bibliograafilist väljaannet ning kakskümmend kolm artiklit Venemaa Haridus- ja Teadusministeeriumi Kõrgema Atesteerimiskomisjoni soovitatud väljaannete nimekirja kantud väljaannetes. VNIIDAD-i töötajate avaldatud (sh deponeeritud) teoste koguarv aastatel 2014-2016 oli 290 nimetust.

Viimase kolme aasta jooksul on Russian Science Citation Index (RSCI) registreerinud 75 instituudi töötajate publikatsiooni. VNIIDADil on üsna kindel Hirschi indeks (h-indeks) - 6; ja hea i-indeks – 5.

Reeglina võetakse VNIIDAD-i teadusuuringute tulemused vastu ilma oluliste kommentaarideta või pärast väiksemat läbivaatamist, võttes arvesse föderaalarhiivi nõuandeorganite (nõukogud, uurimis- ja metoodilise töö komisjonid jne) aruteludel tehtud kommentaare. ). Samas, vaatamata sellele, et uurimistööd, mille tulemuseks on metoodilised käsiraamatud, tehakse instituudis nõuetekohaselt ja ettenähtud korras, on nende elluviimine kohati raskendatud ebapiisavalt tiheda seotuse tõttu arhiiviasutuste praktilise tööga.

Teaduslike uurimistööde riiklikku registreerimist teostab instituut vastavalt kehtestatud korrale. VNIIDAD saadab igal aastal aruandematerjalid föderaalsele uurimis-, arendus- ja tehnoloogilist tööd tegevate teadusorganisatsioonide tulemuslikkuse järelevalve süsteemile.

VNIIDAD-i läbiviidud teadus- ja arendustegevuse aruanded ei vasta alati täielikult nende struktuuri ja esituse nõuetele GOST 7.32-2001 “Uurimisaruanne. Registreerimise struktuur ja reeglid” (ei käsitleta asjakohasust ja uurimisobjekte, metoodikat ja töömeetodeid, olulisust jne).

Peamiseks probleemiks teadustöö korralduses on aga selle personalipotentsiaali märgatav ja pidev kahanemine nii kvantitatiivselt kui ka kvalitatiivselt. Uurimistegevuse tulemuste võrdlev analüüs näitas, et 2014. - 2016.a. viimasel kolmel aastal avaldasid erinevatel põhjustel lahkunud spetsialistid 204 ettekannet (arvestamata kollektiivseid uuringuid ja kolme konverentside "Dokumentatsioon infoühiskonnas" materjalide kogumikku) ning ainult 86 töötajat, kes jätkavad tööd. tempo: kui 2015.a. neil ilmus 33 teost, 2016. aastal vähenes nende arv 25-le.

Seega ei realiseeru VNIIDAD teadlaste loominguline potentsiaal tervikuna piisavalt ning ligikaudu poolte töötajate jaoks jääb see avaldumata teaduspublikatsioonide näol, mis vähendab järsult üldist hinnangut instituudi tegevusele.

4. Teadus- ja teabealane tegevus

VNIIDAD pakub arhiiviasutustele, juriidilistele ja eraisikutele spetsiaalset regulatiivset ja teaduslikku ja metoodilist kirjandust omavaid teadus- ja teabeteenuseid arhiveerimise ja dokumendihalduse teadus- ja tehnikateabe tööstuskeskuse (edaspidi - OCNTI) kaudu, mis täidab aastas keskmiselt rohkem kui 600 juriidiliste ja eraisikute teabepäringut .

OCNTI teatme- ja teabefond (CIF) on umbes 54,0 tuhat avaldatud ja avaldamata teost, mis kasvab igal aastal keskmiselt 500 uue tulija võrra. Nende arvestamiseks ja kasutamiseks on koostatud ja peetud traditsioonilisel kujul viite- ja infokaardifaili ning perioodiliselt avaldatakse uute laekumiste nimekirjad. VNIIDAD-i veebisaidile postitatud kataloogi elektrooniline versioon sisaldab 42 000 SIF-i materjalide bibliograafilist kirjeldust.

Instituudi nõrga tehnilise ja tarkvara varustuse tõttu (kõrge jõudlusega skannerite, optilise tekstituvastuse ja PDF-failide redigeerimise arvutiprogrammide, fototöötlusprogrammide puudumine) on SIF-i materjalide otse elektroonilisele vormingusse teisendamine üsna aeglane ning loodud elektrooniline ressurss on vabalt kättesaadav instituudi kodulehel on paigutatud.

5. Õppetegevus

Haridustegevuse õiguse tähtajalise litsentsi omamine AAA nr 000821, reg. Rosobrnadzori poolt 03.09.2011 välja antud nr 0809 viib instituut seda läbi kõrgkoolide teadus- ja pedagoogilise personali koolitamise programmide, samuti täiendavate kutseprogrammide ja erialaste koolitusprogrammide raames.

Vastavalt SRÜ valitsusjuhtide nõukogu 18. septembri 2003. aasta otsusele on VNIIDADil põhiorganisatsiooni staatus, mis tegeleb personali arhiivinduse, dokumendihalduse ja SRÜ juhtimise dokumentaalse toega ümber- ja täiendõppega. liikmesriikides, mida viiakse ellu Tööstuskeskuse arhiveerimise ja dokumentatsiooni toetamise (edaspidi - OCPC) tegevuse kaudu.

Instituut pakub kraadiõpet erialal 05.25.02 - Dokumentalistika, dokumenditeadus, arhiivindus. Kuid rikkudes Venemaa Haridus- ja Teadusministeeriumi korraldusega heaks kiidetud kõrghariduse haridusprogrammides õppetegevuse korraldamise ja läbiviimise korda - teadusliku ja pedagoogilise personali koolitamise programmid kraadiõppes (lisakursus). 19.11.2013 nr 1259, VNIIDAD vastav haridusprogramm riiklikku akrediteeringut ei läbinud.

Hetkel õpib aspirantuuris täiskoormusega (sh üks tasustatud) ja osakoormusega üks inimene. Aastatel 2015-2016 aspirantuuri ei lubata.

Seoses suutmatusega tagada väitekirjade nõukogu toimimine vastavalt Venemaa Haridus- ja Teadusministeeriumi 12. detsembri 2011. a korralduse nr 2817 „Dissertatsioonide kaitsmise nõukogu määruse kinnitamise kohta teaduste kandidaadi kraad, teaduste doktori kraadi saamiseks” ja vajaliku arvu teaduste doktorite puudumisel lõpetati väitekirja nõukogu töö (Venemaa Haridus- ja Teadusministeeriumi korraldus 07.07.2015 nr 729 / NK), mis siiski ei ole piisav põhjendus instituudis koostatud lõputööde puudumisele, kuna magistrandid said end kaitsta RSUH lõputööde nõukogus.

OCPC viib läbi lepingulistel alustel juriidiliste ja eraisikutega töötajate erialast ümber- ja täiendõpet arhiveerimise ja dokumentatsioonihalduse alal. Õpe OCTC-s toimub täistööajaga, osalise tööajaga ja osalise tööajaga vormis erialase ümberõppe põhivaldkondades, täiendõppe lühi- ja pikaajalises vormis ning mõnel juhul ka individuaalse praktika osana. .

OCTC töö on üles ehitatud õppetegevuse teemaplaanide ja koolituste läbiviimise ajakavade alusel. OCTC töö koordineerimiseks on loodud metoodiline nõukogu, mille ülesanneteks on teemaplaanide ja õppekavade kooskõlastamine, kursuste ajakava, avaldatud õppe- ja metoodilise kirjanduse loetelud, õppekavade kvaliteedikontroll, õpilaste värbamise optimaalne metoodika. Praegu vajab volikogu koosseis enamiku liikmete koondamise tõttu sisulist uuendamist.

Lisaks VNIIDAD juhtivatele spetsialistidele, riigiarhiivide kvalifitseerituimatele töötajatele, haldamise ja arhiveerimise teabe- ja dokumentatsioonitoe valdkonna tarkvaratoodete arendajatele, spetsialiseeritud kõrgkoolide õppejõududele on õppeprotsessi kaasatud, kuigi praktika ei ole eriti levinud, kuna instituudil puuduvad piisavad rahalised vahendid nende koolitusse kaasamiseks.

Viimase kolme aasta jooksul on OCTC koolitanud üle 2,5 tuhande inimese, sh. märkimisväärne hulk arhivaare SRÜ ja EURASIC riikidest (Kasahstan, Tadžikistan, Mongoolia, Vietnam jne).

VNIIDADi haridustegevuse peamiseks puuduseks on selle poolt rakendatavate erialase ümberõppe ja täiendõppe haridusprogrammide riikliku akrediteerimise puudumine. Kuigi formaalselt seda sellistele asutustele ei nõuta, vähendab see siiski VNIIDADi konkurentsieeliseid võrreldes riikliku akrediteeringuga kõrgkoolidega, mis laiendavad aktiivselt lisaõppeprogrammide elluviimise praktikat, mis võib tulevikus kaasa tuua VNIIDADi väljatõrjumise. haridusteenuste osutamise turult.dokumendispetsialistide ja arhivaaride koolituse valdkonnas, kuna akrediteeringu puudumisel ei saa ta koolituse läbimisel väljastada diplomeid ja riiklikult tunnustatud tunnistusi.

Aktiivse professionaalse suhtluse puudumine instituudi ja üheprofiililiste kõrgkoolide vahel ei aita kaasa õppetegevusele.

6. Rahvusvaheline koostöö

Instituudi rahvusvahelised suhted on suunatud rahvusvahelise arhiivikogukonnaga koostööl põhineva teadustegevuse kvaliteedi tõstmisele ühisprogrammide väljatöötamise, arhiivi- ja arhivaalinnovatsioonide ning infotehnoloogiate kasutamise, rahvusvahelistes teadusprojektides osalemise ning teadusuuringute kaudu. teadlaste liikuvus.

Kuni viimase ajani kujunesid kõige viljakamad ametialased sidemed VNIIDADi, Valgevene Dokumentide ja Arhiivide Uurimise Instituudi ning Ukraina Arhiivi- ja Dokumendiuuringute Instituudi vahelise lepingu raames. Pärast tuntud sündmusi aga kontaktid Ukraina poolega külmusid, samas kui suhted Valgevene kolleegidega arenevad jätkuvalt üsna aktiivselt. VNIIDAD on regulaarne osaleja ühistel teadusüritustel, mida viiakse ellu Föderaalse Arhiiviagentuuri ja Valgevene Vabariigi Justiitsministeeriumi arhiivi- ja dokumendihalduse osakonna ühise tegevuskava raames aastateks 2014-2016.

Instituudi rahvusvahelise tegevuse oluliseks suunaks on osalemine Rahvusvahelise Arhiivinõukogu ja selle Euro-Aasia regionaalse filiaali (EURASICA) töös. VNIIDAD-i esindajad võtsid osa enamikest viimastest rahvusvahelistest arhiivide kongressidest ja peaaegu kõikidest EURASIC üritustest. Siinkohal tuleb märkida iga-aastast EURASIK-i ja föderaalarhiivi egiidi all toimuvat rahvusvaheliste konverentside "Dokumentatsioon infoühiskonnas" korraldamist.

Kasuks tuleb ka VNIIDADi osalemine Triestes ja Mariboris asuva Rahvusvahelise Arhiivistika Instituudi kui ühe autoriteetse arhiivindusvaldkonna spetsialistide foorumi tegevuses.

Alates 2016. aastast on VNIIDAD rahvusvahelise projekti InterPARES Trust partner ja kuulub selle Euroopa kontserni.

7. Logistika ja rahaline toetus

VNIIDAD bilansis kinnisvara ei ole. 11. jaanuaril 2011 sõlmitud ruumide ja vara tasuta kasutamise lepingu nr BP 3/11 alusel kasutab ta tööruume üldpinnaga 1731,7 ruutmeetrit. meetrit Venemaa riikliku teadusliku ja tehnilise dokumentatsiooni arhiivi hoones aadressil: Profsoyuznaya tn., 82.

Töötajate varustamine arvutitehnikaga on 85% (50 töökohta, millest 8 ühikut on vanemad kui 8 aastat).

VNIIDADi kui föderaalse eelarveasutuse rahastamine toimub:

föderaaleelarve, mis eraldatakse subsiidiumi kujul igal aastal kehtestatud riikliku ülesande täitmiseks;

föderaalne sihtprogramm "Venemaa kultuur", mis on saadud konkursi alusel;

tulu teenivast tegevusest.

Eelarvelise ja eelarvevälise rahastamise suhte dünaamika viimase kolme aasta jooksul viitab eelarveväliste tulude vähenemisele nii absoluutarvudes kui ka osakaaludes eelarvekomponendi suhtes. Samal ajal jäi eelarveline rahastamine absoluutarvudes sel perioodil praktiliselt muutumatuks:

Samal ajal tuleb eraldi märkida, et otsest teadustegevust teostab instituut eranditult eelarveliste vahendite arvelt riiklike ülesannete ja riiklike lepingute täitmise raames föderaalse sihtprogrammi "Venemaa kultuur" raames. . Perioodiks 2014 - 2016 VNIIDAD ei ole ellu viinud ühtegi vabaühenduste tellimusel või toetusraha kaasamisega uurimisprojekti.

Instituudi arendamiseks eraldatud vahendid, sh. materiaal-tehniliste seadmete osas moodustavad eelarvevälisest tulust suhteliselt väikese osa: 2014. aastal - 814 616,0 rubla. (6,8% eelarvevälistest tuludest), 2015. aastal - 1 080 855,0 rubla. (10,4%), 2016 - 1 128 901,0 RUB (7,6%).

Aastatel 2014-2016 eelarveliste vahendite ebaotstarbekat (ebaefektiivset) kulutamist instituudi poolt ei lubatud. Järgitakse töölähetustele raha kulutamise korda.

Tulude ja kulude eelarvearvestus toimub vastavalt eelarve raamatupidamisarvestuse tööplaanile. VNIIDAD "Asutuse finantsmajandusliku tegevuskava täitmise aruande" 2016. aasta eelarve koostamise ja muu eelarve aruandluse õigsuse kontrollimisel tuvastati mitmeid rikkumisi. Aruanded esitatakse kehtestatud tähtaegu rikkudes, mis põhjustab viivitusi Rosarkhivi koondaruannete edastamisel föderaalsele riigikassale

Eelarveväliste tegevuste sujuvamaks muutmiseks kehtestatakse tasuliste haridusteenuste osutamise lepingu tüüpvormid (korrespondentkursused, osalise tööajaga kursused, lühiajalised täiskoormusega kursused juriidiliste isikute / üksikisikutega), tasuliste teenuste lepingud (õpetajate meelitamiseks). loengute pidamise, kontrolli kontrolli ja muude tööde jms täiendõppe kursustele, infomaterjalide koostamise ja pakkumise tasuliste teenuste osutamise lepingutele (OCNTI jaoks).

Raha, inventuuri, põhivara ja finantskohustuste inventuuri 2016. aastal ei tehtud.

2016. aasta ametipalkade kehtestamise ja nende arvestamise õigsuse pistelise kontrolli käigus rikkumisi ei tuvastatud. Auditeeritud perioodil finantsmajanduslike tehingute töötasu, tekke ja kindlustusmaksete tasumisel kajastamise täielikkuse ja õigeaegsuse osas eelarve raamatupidamise registrites rikkumisi ei tuvastatud.

Töötasu makstakse vastavalt töölepingutele ja tunniplaanile.

Rakendus
igakülgse kontrolli tulemuste tõendile
FBU "Ülevenemaalised uuringud
dokumentatsiooni ja arhiivinduse instituut"

Soovitused VNIIDAD tegevuse parandamiseks

Töötada välja instituudi arengu pikaajaline plaan (kontseptsioon või programm);

liikuda edasi instituudi iga-aastaste tööplaanide koostamise juurde;

optimeerida teadus- ja/või õppetegevusega otseselt mitteseotud struktuuriüksuste arvu;

viib läbi vähem kui nelja avaldatud teoste atesteerimist aastatel 2014-2016;

taastada sõjaväeline registreering vastavalt sõjaväelise registreerimise määrusele;

korraldada tööd personalireservi moodustamisel;

tagama personalidokumentide haldamise läbiviimise vastavalt kehtivatele seadustele;

laiendada ajutiste loomemeeskondade loomise praktikat uurimisprojektide elluviimiseks, sealhulgas kaasates teadus- ja haridusorganisatsioonide spetsialiste;

tagab kõikide eranditeta uurimistöö tulemuste eelkäsitluse spetsiaalselt loodud nõuandeorganis (ekspertnõukogu, õppenõukogu ekspertsektsioon jne);

näha ette metoodiliste abivahendite kohustuslik kaasamine nende eksperimentaalseks rakendamiseks väljatöötamise tsüklisse;

aktiveerida teaduspublikatsioonide paigutamine Web of Science'is ja Scopuses indekseeritud väljaannetes;

kaaluma VNIIDAD haridusprogrammide riikliku (või vähemalt avaliku) akrediteerimise läbiviimist erialase ümberõppe ja spetsialistide täiendõppe valdkonnas;

süvendada õppetegevuse alast koostööd dokumendihalduse ja arhiveerimise valdkonna personali koolitavate kõrgkoolidega;

teostada veebilehe kaasajastamist, sealhulgas koostada saidi kaart, paigaldada saidi otsingufunktsioon; kontaktide rubriiki tuleks täiendada infoga struktuuriüksuste juhtide kohta, märkides ära telefoninumbrid ja e-posti aadressid; luua rubriik "VNIIDAD avaldatud teosed"; laiendada partnersaitide arvu;

suurendada instituudi teoste võõrkeeltesse tõlgete arvu; luua instituudi veebilehe ingliskeelne versioon;

kaaluda instituudi saamist Rahvusvahelise Arhiivinõukogu liikmeks kategoorias “C”;

tõhustada tööd lisafinantseerimisallikate leidmisel nii teadusteemade arendamiseks tellimusi otsides kui ka oma teadustegevuse tulemusi kommertsialiseerides;

rakendab meetmeid lepingulise töö tõhustamiseks, sealhulgas lepingute (riiklike lepingute) kokkuleppimise, allkirjastamise ja täitmise korda reguleerivate dokumentide väljatöötamiseks ja kinnitamiseks;

tagama seaduse nõuete täitmise eelarve aruandluse täitmise ja esitamise aja, samuti rahaliste vahendite väljastamise/laekumise asutuse kassast;

ajakohastada raamatupidamispoliitika korraldust;

viia läbi instituudi rahaliste vahendite, inventuuri, põhivara ja rahaliste kohustuste inventuuri.

Linn: Moskva

Ürituse programm

VNIIDAD täienduskoolituse harukeskus avab kursuste komplekti erialaseks ümberõppeks ja arhiivinduse täiendõppeks.

Tööalased ümberõppekursused võimaldavad teil kaugjuhtimisega omandada vajalikke teadmisi ja oskusi uut tüüpi kutsetegevuse läbiviimiseks või oma kutsetaseme tõstmiseks olemasoleva kvalifikatsiooni raames.

Kursuse lõpetanud saavad täita arhivaari, arhiivijuhataja, büroojuhataja, õppejõu (kõrgkoolides, ülikoolides), juhataja abi, põhitegevuste referendi jm ülesandeid.

Õppevormid: osalise tööajaga ja osalise tööajaga.

Õppetöö kestus - 1 aasta.

Autorid ja õpetajad: VNIIDADi juhtivad spetsialistid - Vene Föderatsioonis kehtivate peamiste regulatiivsete dokumentide väljatöötajad: seadused, reeglid, GOST-id, juhised, nimekirjad ja metoodiliste juhendite autorid dokumentidega töö korraldamiseks tänapäevastes tingimustes.

Arhiivinduse erialase ümberõppe programmis:

1. Arhiivinduse korraldus Venemaal

1.1. Vene Föderatsiooni arhiivide korraldamise õiguslik alus. Arhiivihaldusorganid Venemaal

1.2. Arhiivinduse korralduse ajalugu Venemaal

1.3. Venemaa, NSV Liidu, Vene Föderatsiooni riigiasutuste ja avalike organisatsioonide ajalugu - Vene Föderatsiooni arhiivifondi peamised fondiloojad

1.4. Vene Föderatsiooni arhiivifondi kaasaegne koosseis ja selle klassifikatsioon

1.5. Riigiarhiivide võrgustik ja funktsioonid

1.6. Organisatsioonide arhiivid, nende funktsioonid, õigused ja pädevus

1.7. Arhiivisiseste dokumentide korrastamine fondide, ühisarhiivifondide, kogude kaupa

2. Dokumentide väärtusega tutvumine ja arhiivi hankimine

2.1. Vene Föderatsiooni arhiivifondi moodustamine

2.2. Dokumentide väärtuse uurimise eesmärgid ja eesmärgid. Dokumentide hindamise põhimõtted, kriteeriumid, meetodid

2.3. Dokumentide valiku normatiiv- ja metoodiliste juhendite süsteem

2.4. Dokumentide väärtuse ekspertiisi läbiviimise ja tulemuste töötlemise kord

2.5. Arhiivide komplekteerimise eesmärgid ja eesmärgid. Arhiivi hankimise allikate loendid

2.6. Dokumentide vastuvõtmine riigi-, vallaarhiivis

2.7. Ekspertorganite süsteem

3. Dokumentide arvestus arhiivis

3.1. Arhiividokumentide tsentraliseeritud riikliku arvestuse eesmärgid, eesmärgid ja põhimõtted

3.2. Arhiivi raamatupidamisdokumentide süsteem, nende otstarve

3.3. Säilitusühikute ja dokumentide arvestuse kord arhiivis

3.4. Unikaalsete ja eriti väärtuslike dokumentide arvestus arhiivis. Kindlustusfondi ja kasutusfondi arvestus

3.5. Raamatupidamise tunnused organisatsioonide arhiivides

3.6. Automatiseeritud arhiivitehnoloogiate rakendamine arhiividokumentide salvestamiseks

4. Arhiividokumentide ohutuse tagamine

4.1. Riigiarhiivide korrastamine ja varustus

4.2.Arhiividokumentide hävitamise füüsikalis-keemilised ja bioloogilised tegurid

4.3. Arhiividokumentide olemasolu ja füüsilise seisundi kontroll

4.4. Dokumentide eritöötluse viisid

4.5. Arhiividokumentide kaitsmine varguse ja volitamata juurdepääsu eest

5. Vene Föderatsiooni Arhiivifondi dokumentide teadus- ja võrdlusaparatuur

5.1. Erinev kirjeldus on aluseks Vene Föderatsiooni Arhiivifondi dokumentide teadusliku võrdlusaparaadi loomisele.

5.2. Vene Föderatsiooni Arhiivifondi dokumentide teadus- ja võrdlusaparatuuri süsteem

5.3. Arhiivinventuur - riigiarhiivi põhikataloog

5.4. Arhiivi kataloogid

5.5. Juhendid

5.6. Indeksid (arhiivikataloogid)

5.7. Arhiivifondide ja dokumentide ülevaated

5.8. Riigiarhiivi automatiseeritud teaduse teatmeteos

6. Vene Föderatsiooni arhiivifondi dokumentide kasutamine

6.1. Ühtse arhiivi- ja inforuumi kujunemine

6.2. Vene Föderatsiooni arhiivifondi dokumentide kasutamise eesmärgid ja vormid

6.3. Riigiarhiivis olevate dokumentide kasutamise korraldamine

6.4. Teabedokumentide liigid

6.5. Riigiarhiivi dokumentide avaldamine

6.6. Dokumentide näitused, nende liigid, eesmärk ja korraldus

6.7. Temaatiliste arhiividokumentide kogude koostamine

6.8. taotluste täitmine

6.9. Dokumentide andmine õppimiseks arhiivi lugemissaalis

6.10. Lepingulistel tingimustel riigiarhiivi dokumentide kasutamise alase koostöö korraldamine juriidiliste ja eraisikutega

6.11. Riigiarhiivis olevate dokumentide kasutamise arvestus

7. Haldamine arhiivides

7.1. Töökorraldus riigiarhiivis

7.2. Riigiarhiivis olevate tööde normeerimine

7.3. Riigiarhiivi kaasaegsed majandustegevuse vormid

V.F. Yankovaya, Ph.D. n., asetäitja. VNIIDAD direktor

Ülevenemaaline dokumentatsiooni ja arhiveerimise instituut (VNIIDAD) on viimastel aastatel korduvalt teinud töid, mis on seotud elektrooniliste dokumentide uurimisega, regulatiivsete ja metoodiliste aluste väljatöötamisega bürootöös elektrooniliste dokumentidega töö korraldamiseks ja nende arhiivihoiu korraldamiseks. .

Veel 2005. aastal ilmus M. V. Larini ja O. V. Ryskovi teaduslik ja metoodiline käsiraamat “Elektroonilised dokumendid juhtimises”, milles käsitleti elektroonilise dokumendi olemust, elektrooniliste dokumentidega töötamise regulatiivse reguleerimise kogemust ja kasutamise kogemust. automatiseeritud süsteemid olid kokkuvõtlikud dokumendihaldus.

Instituudi eelmisel perioodil tehtud kõige olulisemate uurimistööde hulgas peaks olema regulatiivsete, metoodiliste ja tehnoloogiliste aluste väljatöötamine arhiivi elektrooniliste teaberessursside loomiseks, säilitamiseks ja kasutamiseks - teema, mis viidi läbi föderaalse sihtprogrammi raames. Elektrooniline Venemaa" aastatel 2007-2008. Töö eesmärgiks oli luua standardne regulatiivne ja tarkvaraline mudelsüsteem ametiasutuste elektroonilise arhiivi haldamiseks. Lisaks sellele tööle on instituut 2007.-2008. riiklikud standardid koostati ISO standardite alusel:

GOST R ISO 15489-1-2007 “Teabe, raamatukogunduse ja kirjastamise standardite süsteem. Dokumendihaldus. Üldnõuded”;
GOST R ISO 23081-1-2008 “Teabe, raamatukogunduse ja kirjastamise standardite süsteem. Dokumendihaldus. Dokumendihaldusprotsessid. Dokumentide metaandmed.
Tegelikult kehtivad standardid elektrooniliste dokumentide haldamisel ja sisaldavad nõudeid dokumendihaldussüsteemidele, haldusprotsessidele, elektroonilistele dokumentidele ja nende metaandmetele.
2009. aastal kinnitati Vene Föderatsiooni valitsuse 15. juuni 2009 dekreediga nr 477 föderaalsete täitevvõimude kontoritöö reeglid, mille eelnõu ettevalmistamisse VNIIDAD otseselt kaasati.
Reeglid töötati välja vastavalt 27. juuli 2006. aasta föderaalseadusele "Info, infotehnoloogia ja teabekaitse kohta" (artikkel 11) ja neist sai esimene regulatiivne dokument, mis sätestas kontoris elektrooniliste dokumentidega töö korraldamise aluspõhimõtted. riigiasutuste ametiasutuste töö (VI jagu "Elektrooniliste dokumentidega töötamise iseärasused").
Praegu on eeskirjad ainus normatiivdokument, mis kehtestab föderaalsete täitevasutuste kontoritöös elektrooniliste dokumentidega töö korraldamise üldnõuded. Eeskirja VI jao väljatöötamisel sõnastati ja rakendati oluline metoodiline põhimõte, mille kohaselt paberkandjal ja elektrooniliste dokumentidega dokumentidega töö korraldus nii kantseleitöös kui ka arhiivis lähtub ühtsest metoodikast, kuid erinevatel tehnoloogiatel.
Reeglite olulisemad sätted, mis on oma olemuselt metoodilised, sisaldavad järgmisi sätteid:
- elektroonilisi dokumente luuakse, töödeldakse ja säilitatakse föderaalse täitevorgani elektroonilises dokumendihaldussüsteemis;
- föderaalse täitevorgani elektrooniliste dokumentide allkirjastamiseks kasutatakse elektroonilisi digitaalallkirju ettenähtud korras sertifitseeritud;
- dokumentide salvestamiseks ja otsimiseks föderaalse täitevorgani elektroonilises dokumendihaldussüsteemis kasutatakse dokumentide kohta kohustuslikku teavet (EDMS-is sisalduvate dokumentide kohta kohustusliku teabe loetelu on toodud reeglite lisas) ja lisateavet umbes dokumente saab kasutada;
- vastuvõetud elektrooniliste dokumentide üleandmisel föderaalse täitevorgani juhile arutamiseks, elektrooniliste dokumentide saatmisel föderaalse täitevorgani struktuuriüksustele ja vastutavatele täitjatele, elektrooniliste dokumentide saatmisel ja elektrooniliste dokumentide säilitamisel edastatakse (salvestatakse) nende registreerimisandmed koos elektroonilised dokumendid;
- elektrooniliste dokumentide vastuvõtmise ja saatmise viib läbi föderaalse täitevorgani dokumendihaldusteenistus;
- vormistatud elektroonilised dokumendid süstematiseeritakse kohtuasjadeks vastavalt föderaalse täitevorgani kohtuasjade nomenklatuurile; kohtuasjade nomenklatuuri koostamisel märgitakse, et asja menetletakse elektroonilisel kujul (elektrooniliste dokumentide säilitamise tähtajad vastavad paberkandjal sarnaste dokumentide jaoks kehtestatud tähtaegadele).
Alates 2009. aastast kuni praeguseni on instituut föderaalse sihtprogrammi "Venemaa kultuur" raames igal aastal jälginud föderaalsete täitevorganite töövoogu. Selle töö raames kogutakse ja analüüsitakse andmeid dokumentide ringluse mahu dünaamika kohta valitsusasutustes, samuti analüüsitakse dokumentide ringluse kvalitatiivsete parameetrite muutusi: dokumentide koosseisu (paber- ja elektroonilised dokumendid), Tuvastatakse ja uuritakse elektroonilise allkirja kasutamist, paberivabale dokumendiringlusele ülemineku probleeme, osakondadevahelist elektroonilist suhtlust, samuti elektrooniliste dokumendihaldussüsteemide kasutamisega seotud probleeme.
Eelkõige näitavad 2013. aastal (2012. aasta kohta) saadud andmed, et esimest korda kogu vaatlusperioodi jooksul vähenes paberkandjal dokumentide arv, mis saadi peamiselt föderaalsete täitevvõimude ja kõrgemate asutuste suhtlemise tõttu ( Vene Föderatsiooni presidendi administratsioon, Vene Föderatsiooni valitsuse aparaat) ja föderaalsete täitevorganite keskasutuste suhtlemine nende territoriaalsete üksustega Vene Föderatsiooni moodustavates üksustes. Samal ajal suureneb oluliselt MEDO-süsteemi kaudu edastatavate elektrooniliste dokumentide maht föderaalorganite suhtlemisel Vene Föderatsiooni moodustavate üksuste alluvate üksustega ja sisemiste tegevuste korraldamisel. 63 föderaalsest täitevorganist, kelle andmeid uuringus kasutati, läks 17 sisetegevuses täielikult üle paberivabale dokumendihaldusele, kaotades seeläbi paberdokumentide vormis sisekirjavahetuse. Seega on elektroonilised dokumendid muutunud juba oluliseks teguriks, mis mõjutab paberdokumentatsiooni mahtude vähendamist.
Instituudile oluline ja kõigile kontoritöö ja arhiivinduse valdkonna spetsialistidele oluline on instituudi koostatud mõistete sõnastik „Dokumendihaldus“. ja mustand GOST R 7…. "Teabe, raamatukogunduse ja kirjastamise standardite süsteem. Kontoritöö ja arhiveerimine. Mõisted ja määratlused”, mille Rosstandart kinnitab. Mõlemad dokumendid sisaldavad dokumendihalduse valdkonna terminoloogiat, sealhulgas elektrooniliste dokumentide haldamise protsesse kajastavat. Need on terminid nagu elektrooniline dokument, metaandmed, teisendamine, migratsioon, failivorming, elektrooniline dokumendihaldus Erinevalt standardist, mis sisaldab ainult ainevaldkonna põhiterminoloogiat, sisaldab sõnastik põhiterminite, mida spetsialistid aktiivselt kasutavad.
2007. aastal kehtestati Venemaa Kultuuriministeeriumi 18. jaanuari 2007 korraldusega nr 19 Vene Föderatsiooni Arhiivifondi dokumentide ja muude arhiividokumentide säilitamise, soetamise, arvestuse ja kasutamise korraldamise eeskirjad riigi- ja kinnitati munitsipaalarhiivid, muuseumid ja raamatukogud, Venemaa Teaduste Akadeemia organisatsioonid, mis said riigi- ja munitsipaalarhiivide tegevuse normatiivseks aluseks.
Endiselt puudub organisatsioonide arhiividel normatiivdokument, mis määrab kindlaks dokumentide säilitamise korra ja dokumentide alaliseks säilitamiseks riigi- ja vallaarhiivi üleandmise korra. Sel põhjusel 2010.-2012. VNIIDAD koostas Vene Föderatsiooni Arhiivifondi dokumentide ja muude arhiividokumentide säilitamise, soetamise, arvestuse ja kasutamise korraldamise eeskirjade eelnõu riigiorganites, kohalikes omavalitsustes ja organisatsioonides. 2013. aastal viidi selle dokumendi kavand lõplikult välja, võttes arvesse Vene Föderatsiooni arhiiviasutuste kommentaare. Eeldatakse, et pärast projekti lõppu, võttes arvesse 2012.–2013. soovitused elektrooniliste dokumentide säilitamise korraldamiseks organisatsioonide arhiivides, mida arutatakse allpool, esitatakse need eeskirjad kinnitamiseks Venemaa Kultuuriministeeriumile.

VNIIDAD 20012–2013 töö tulemus. on kahe dokumendi mustandid:
soovitused elektrooniliste arhiividokumentide hankimise, arvestuse ja säilitamise korraldamise kohta organisatsioonide arhiivides;
soovitused elektrooniliste arhiivide dokumentide hankimise, arvestuse ja säilitamise korraldamise kohta riigi- ja vallaarhiivis.
Soovituste väljatöötamise eesmärk on luua ühtne metoodiline ja metoodiline alus arhiivi elektrooniliste dokumentidega töö korraldamiseks riigiasutuste, kohalike omavalitsuste, riigi- ja valitsusväliste organisatsioonide arhiivides, samuti riigi- ja munitsipaallastearhiivides, sh korralduses. elektrooniliste dokumentide säilitamine, hankimine ja arvestus, lähtudes Venemaa arhiivindusalaste õigusaktide nõuetest, võttes arvesse infotehnoloogia arengu suundumusi osakondadevahelisele elektroonilisele suhtlusele ülemineku kontekstis.
Soovitused kehtivad elektroonilistele haldusdokumentidele, mis luuakse, töödeldakse ja säilitatakse organisatsiooni infosüsteemides, kuuluvad säilitamisele organisatsiooni arhiivis paberkandjal sarnastele dokumentidele kehtestatud viisil ja tähtaegadel, samuti elektroonilistele dokumentidele anda hoiule riigiasutustele.(valla)arhiivi.
Soovitused on välja töötatud, võttes arvesse 22. oktoobri 2004. aasta föderaalseaduse nr 125-FZ “Arhiivimise kohta Vene Föderatsioonis” sätteid, Venemaa valitsuse määrusega kinnitatud föderaalsete täitevasutuste paberimajanduse eeskirju. Föderatsiooni 15. juuni 2009 nr 477 ja muud reguleerivad õigusaktid teabe, dokumentatsiooni ja arhiivide valdkonnas.
Soovituste väljatöötamisel võeti arvesse Vene Föderatsiooni riiklike standardite ja Rahvusvahelise Standardiorganisatsiooni (ISO) standardite sätteid:
GOST R ISO 15489-1-2007. Teabe, raamatukogunduse ja kirjastamise standardite süsteem. Dokumendihaldus. Üldnõuded.
GOST R ISO 23081-1-2008. Teabe, raamatukogunduse ja kirjastamise standardite süsteem. Dokumendihaldus. Dokumendihaldusprotsessid. Dokumentide metaandmed.
GOST R 53898-2010. Elektroonilised dokumendihaldussüsteemid. Dokumendihaldussüsteemide koostoime. E-posti nõuded.
GOST R 54471-2011/ISO/TR 15801:2009. Elektroonilised dokumendihaldussüsteemid. Dokumentatsiooni haldamine. Elektrooniliselt salvestatud teave. Soovitused töökindluse ja töökindluse tagamiseks.
GOST R 54989-2012/ISO/TR 18492:2005. Elektrooniliste dokumentide pikaajalise säilimise tagamine.
ISO 19005-1:2005. Dokumentatsiooni haldamine. Elektrooniline dokumendifailivorming pikaajaliseks säilitamiseks. Dokumendihaldus – Elektrooniline dokumendifailivorming pikaajaliseks säilitamiseks – 1. osa: PDF 1.4 (PDF/A-1) kasutamine.
Soovituste eelnõus pakutakse välja kaks lähenemist arhiivi elektrooniliste dokumentide üleandmise ja säilitamise korraldamiseks organisatsioonide arhiivides, riigi- ja vallaarhiivides: elektrooniliste dokumentide edastamine ja säilitamine füüsiliselt eraldiseisvatel materiaalsetel andmekandjatel ning elektrooniliste dokumentide edastamine teabe- ja sidekanalite kaudu. koos hilisema säilitamisega organisatsiooni arhiiviserverites, riigi (omavalitsuse) arhiivis.
Elektrooniliste dokumentide arhiivisäilitamise tunnuseks on see, et organisatsiooni arhiivis, riigi- või vallaarhiivis säilitatakse elektroonilisi dokumente kahes identses eksemplaris, mida soovitustes nimetatakse põhi- ja tööeksemplarideks. Peamine eksemplar on võrdluseksemplar ja seda kasutatakse erandjuhtudel, näiteks töötava eksemplari loomiseks ebaõnnestunud eksemplari asendamiseks. Töötaja on nimetuse kohaselt see koopia, mida kasutatakse arhiivis kõigil juhtudel, kui on vaja elektroonilist dokumenti reprodutseerida või teha elektroonilisest dokumendist kasutajatele edastamiseks koopiaid.
Soovitused näevad ette, et elektrooniliste dokumentide ettevalmistamisel organisatsiooni arhiivis säilitamiseks teisendatakse need PDF / A-1 arhiivisalvestusvormingusse, mille järel moodustatakse elektrooniliste dokumentide konteinerid.
Elektrooniline dokumendikonteiner on tihendatud kaust (zip-arhiiv), mis sisaldab:
elektrooniline dokument PDF/A-1 formaadis;
dokumendi metaandmed XML-vormingus;
eraldatud elektrooniliste allkirjade fail(id).
Kuna elektrooniliste allkirjade andmine elektrooniliste dokumentide säilitamiseks organisatsiooni arhiivi üleandmisel ja pärast määratud aja möödumist riigi- või omavalitsuse arhiivi on kehtetu ega suuda tagada dokumendi terviklikkust, soovitused soovitavad kasutada elektroonilise dokumendimahuti kontrollsumma arvutamiseks räsikodeerimise tehnoloogiat.

Samuti näevad soovitused ette, et tarkvara- ja riistvarakeskkonna muutumise ning arvutivormingute vananemise, andmekandja kahjustamise korral töötab organisatsiooni arhiiv (riigi- või vallaarhiiv) elektrooniliste dokumentide teisendamiseks uutesse vormingutesse ja/ või migreeruda uude meediasse.

Lisaks sisaldavad soovituste punktid sätteid elektrooniliste dokumentide arhiivis säilitamise korraldamise, arhiivis säilitatavate elektrooniliste dokumentide ohutuse tagamise, elektrooniliste dokumentide salvestamise ja kasutamise ning dokumentide arhiivist üleandmise korra kohta. korraldus riigi- või vallaarhiivi. Oluline on, et elektroonilisi dokumente säilitavatel arhiividel peab olema vastav varustus ja tarkvara vajalike tööde tegemiseks: elektrooniliste dokumentide reprodutseeritavuse kontrollimiseks, teisendamiseks ja migreerimiseks, elektrooniliste dokumentide kopeerimiseks jne, samuti eriväljaõppega arhiivitöötajatel. infotehnoloogia valdkond.

Teine 2013. aastal instituudis valminud teema oli teema „Arhiivi- ja dokumendihalduse funktsionaalsed nõuded infosüsteemidele, mis pakuvad elektroonilist dokumendihaldust föderaalsete täitevorganite sisetegevuses“. On teada, et praegu on kontoritööks mõeldud tarkvaratoodete turul mitukümmend erinevat süsteemi, mis pakuvad elektroonilist dokumendihaldust; erinevaid süsteeme kasutatakse ka föderaalsetes täitevorganites. Nõuded föderaalsete täitevorganite elektroonilise dokumendihalduse infosüsteemidele, võttes muu hulgas arvesse vajadust töödelda nende süsteemide kaudu piiratud ametlikku teavet, mis on heaks kiidetud Venemaa telekommunikatsiooni- ja ma2. septembri korraldusega, 2011 nr 221, II jaotis "Föderaalse täitevvõimu EDMS-i haldusdokumentide toetamise protsesside kirjeldus" sisaldab kaugeltki mitte täielikku süsteemide funktsionaalsuse nõuete kirjeldust, jättes väljapoole koosseisu nõudeid dokumentide metaandmetest, mis on vajalikud autentsete, terviklike, usaldusväärsete ja kasutuskõlblike dokumentide haldamiseks kogu nende elutsükli vältel kontoritöös ja nende arhiivi säilitamise etapis (arhiivikorraldusest riigi- või vallaarhiivini).

Antud teema tulemusena kirjeldatakse peamisi dokumentide haldamise protsesse EDMS-is dokumentide elutsükli piires, sõnastatakse EDMS-ile esitatavad üldpõhimõtted ja nõuded ning toodud liigitusskeem ja juhtumite korraldus, nõuded. EDMS-i rakendusfunktsioonide jaoks kehtestatakse nõuded EDMS-i teabetoele. , nõuded elektroonilise allkirja kasutamisele, teabe hankimiseks ja teabe esitamiseks ning aruandluseks, nõuded teabe juhtimiseks EDMS-is, organisatsioonile EDMS-is teabe salvestamine, EDMS-i volituste haldamine ja haldamine, nõuded EDMS-i toimimiseks, eeskujuks ja kasutajakoolituseks.

Teemakohase aruande eraldi lisas on kirjeldatud sisestusvormide (projekteeritavasse süsteemi kuuluvate dokumentide registreerimis- ja kontrollkaardid, klassifikaatorikaardid ja teatmeteosed) väljade koosseis, mis tagavad, erinevate dokumendirühmade tuvastamine ja nende haldamine kogu dokumentide elutsükli jooksul EDMS-is, teabe funktsionaalne määramine EDMS-is sisalduvate dokumentide kohta. Sisestusvormide väljade kirjeldamisel on võimalik dokument integreerida organisatsiooni arhiivi infosüsteemi ning seejärel riigi- või vallaarhiivi infosüsteemi, kui dokument kuulub alalisele säilitamisele vastavas kohas. arhiiv.

VNIIDAD on aastaid teinud koostööd kontoritöö ja arhiivide tarkvaraarendajatega, eelkõige AltSoft CJSC (Peterburi) ja AS-Archive LLC (Moskva), kelle spetsialistid on seotud uurimistöödega.
Lisaks käivitas VNIIDAD 2013. aastal koos AS-Arhiiviga projekti infosüsteemide kompleksi loomiseks, mis tagavad VNIIDAD tegevuse käigus elektrooniliste dokumentide haldamise ja arhiivi elektrooniliste dokumentide säilitamise (VNIIDAD arhiivi alusel). ).

Dokumentide elektroonilisel kujul haldamise, klassifitseerimise ja säilitamise kaasaegsete lähenemisviiside uurimise tulemusena sõnastati elektrooniliste dokumentide digitaalse hoidla (TSKED) loomise kontseptsioon organisatsioonilise ja juriidilise struktuurina, mis moodustati ühtse ruumi loomiseks. juriidiliselt olulised elektroonilised dokumendid, sealhulgas nende füüsiline paigutamine ning muutumatuse, ohutuse ja kättesaadavuse tagamine kinnitatud turvapoliitika raames.

Käesolevaks hetkeks on välja selgitatud nõuded automatiseeritud infosüsteemide kompleksi funktsionaalsusele, teostatud tehniliste vahendite tehniline ja majanduslik hindamine, moodustatud tarkvara- ja riistvarakompleks automatiseeritud süsteemide toimimise juurutamiseks, ühisarendused. on läbi viidud EDMSi ja organisatsiooni arhiivi juurutamise põhisuundades ja ülesannetes.

Ühistöö raames on kavas kasutusele võtta automatiseeritud süsteemid kollektiivse töö korraldamiseks juhtimisdokumentide eelnõude ja uurimistöö käigus loodud dokumentide osas; õppe- ja kasvatusmetoodilise töö korraldamine täiendõppe ja täiendõppe süsteemis; teabetöö korraldamine; instituudi kodulehe töö korraldamine.

Larin M.V. Elektroonilised dokumendid juhtimises: Teaduslik meetod. toetus / M. V. Larin, O.I. Ryskov - M.: VNIIDAD, 2005.

Vastavalt kehtivale 6. aprilli 2011. aasta föderaalseadusele nr 63-FZ "Elektroonilise allkirja kohta" - elektroonilised allkirjad.

Dokumendihaldus. Tingimused ja määratlused. Sõnastik. - M.: VNIIDAD, 2013.

Kontrollsumma (elektroonilise dokumendikonteiner) on väärtus, mis arvutatakse andmekogumist teatud algoritmi (räsifunktsiooni) abil ja mida kasutatakse andmete terviklikkuse kontrollimiseks edastamise või salvestamise ajal, samuti kahe andmekogumi kiireks võrdlemiseks samaväärsust, sealhulgas arvutiviiruste olemasolu kindlakstegemiseks.