MA Lukashenko, bác sĩ khoa học kinh tế, giáo sư, phó hiệu trưởng trường Đại học Tài chính và Công nghiệp Moscow "Synergy", chuyên gia tư vấn hàng đầu của công ty "Tổ chức Thời gian"

Chúng tôi lập kế hoạch của mình một cách hiệu quả thời gian làm việc

Khi đang nói chuyện với một người đang cực kỳ bận rộn... Tổng giám đốc, Tôi nghe được một câu nói tuyệt vời từ anh ấy: “Tôi không lãng phí một phút nào. Tôi thậm chí còn chỉ ăn trưa với kế toán trưởng để giải quyết mọi vấn đề tồn đọng.” Lúc đó trong tôi cảm thấy vừa thương vừa ngưỡng mộ người kế toán trưởng. Rốt cuộc, trong thời gian ăn trưa vất vả kiếm được, anh ấy không thể thư giãn và nghỉ ngơi.

Ai cũng biết công việc của một kế toán viên rất khó khăn, trách nhiệm và căng thẳng. Và, như một quy luật, có rất nhiều. Vì vậy, hầu hết các kế toán viên đều triết lý rằng họ thường phải thức khuya hoặc làm việc vào cuối tuần để có thời gian hoàn thành mọi việc. Nhưng trên đời không có phép màu nào cả, và theo thời gian, tình trạng quá tải liên tục khiến bản thân cảm thấy khó chịu. mệt mỏi mãn tính. Và đối với một người mệt mỏi, ngay cả công việc yêu thích cũng không phải là niềm vui.

Tuy nhiên, có những công cụ quản lý thời gian có thể giúp công việc của bạn dễ dàng hơn, dễ dự đoán và dễ quản lý hơn. Với sự giúp đỡ của họ, bạn có thể hoàn thành tất cả các công việc đã lên kế hoạch mà vẫn về nhà đúng giờ. Bài viết này là dành riêng cho họ.

Cách lập danh sách việc cần làm

Bạn đã bao giờ nghe câu nói “Trí nhớ sắc bén nhất còn ngu hơn cây bút chì cùn nhất” chưa? Nếu không, hãy chắc chắn đưa nó vào sử dụng vì nó phản ánh nguyên tắc then chốt quản lý thời gian - nguyên tắc hiện thực hóa. Nó nói: “Không giữ gì trong đầu, viết ra mọi thứ Và V. vị trí thuận tiện, để tìm thấy nó ngay lập tức, và V. mẫu đúng, để sau một thời gian bạn có thể hiểu được chính mình.” Theo đó, tất cả các công cụ lập kế hoạch đều dựa trên việc không cố gắng ghi nhớ các nhiệm vụ được yêu cầu mà ngay lập tức viết chúng ra.

biên soạn danh sách đơn giản nhiệm vụ - đáng tin cậy nhất và cách hiệu quảđừng quên bất cứ điều gì và làm mọi thứ cần thiết. Bạn lấy một tờ giấy và viết ra tất cả những việc bạn cần làm hôm nay. Đồng thời, bạn phải ưu tiên tất cả các nhiệm vụ - từ quan trọng nhất đến ít quan trọng nhất. Và chúng phải được thực hiện theo đúng thứ tự. Sau đó, vào cuối ngày làm việc, bạn được đảm bảo sẽ hoàn thành những việc quan trọng nhất và có thể quyết định xem liệu những nhiệm vụ còn lại có đáng để thức khuya làm việc hay không.

Chúng tôi xây dựng chính xác những gì cần phải làm

Khi lập danh sách việc cần làm, nên sử dụng hình thức ghi chép hướng tới kết quả. Hãy tưởng tượng rằng trong tuần tới bạn đã viết cho chính mình: “Ivanov, đồng ý”. Một tuần đã trôi qua với rất nhiều điều xảy ra với bạn sự kiện khác nhau. Và khi nhìn lại mục này, cả đời bạn sẽ không thể nhớ mình muốn nói gì, chúng ta đang nói về loại thỏa thuận nào và cần phải làm gì với nó: nhận, ký, ký, chấm dứt... Vì vậy, trong mục nhập của bạn, bạn phải là một động từ biểu thị chính hành động đó cộng với kết quả của nó. Trong trường hợp của chúng tôi, bạn cần viết ra: “Gửi hợp đồng vay số …” cho Ivanov để phê duyệt.

Chúng tôi lên kế hoạch cho tương lai

Với sự trợ giúp của danh sách "kinh doanh", bạn có thể sắp xếp không chỉ các kế hoạch ngắn hạn mà còn cả kế hoạch trung hạn và thậm chí dài hạn. Để làm được điều này bạn cần có ba danh sách khác nhau nhiệm vụ - trong ngày, trong tuần và trong tháng (quý, nửa năm, v.v.). Xin lưu ý Chúng ta đang nói về về những nhiệm vụ không bị ràng buộc vào một thời gian cụ thể. Ví dụ: bạn có thể thu thập báo cáo chuyến công tác vào bất kỳ ngày nào trong tuần tiếp theo; việc này không nhất thiết phải được thực hiện nghiêm ngặt vào thứ Hai trước 12 giờ.

Bí quyết chính của kỹ thuật này là thường xuyên xem lại danh sách và chuyển nhiệm vụ từ nhiệm vụ này sang nhiệm vụ khác. Đồng thời, bạn nên xem lại danh sách nhiệm vụ trong tuần hàng ngày. Bạn chuyển những công việc đã “chín muồi” cần hoàn thành vào ngày hôm sau vào danh sách công việc trong ngày. “Chưa chín” - hãy để chúng ở nguyên vị trí. Và bạn xem danh sách các nhiệm vụ dài hạn mỗi tuần một lần, chẳng hạn như vào thứ Sáu. Bạn chuyển những việc cần hoàn thành vào tuần sau vào danh sách phù hợp. Bằng cách này, bạn sẽ không quên những nhiệm vụ cần được hoàn thành không phải ngay lập tức mà sau này.

Nhân tiện, chuyển động ngược lại cũng đúng. Suy cho cùng, một kế toán viên siêng năng thường cố gắng nhồi nhét nhiều thứ hơn vào danh sách hàng ngày của mình. Đồng thời, anh ấy biết rằng về mặt thể chất anh ấy sẽ không thể hoàn thành tất cả, nhưng anh ấy hy vọng điều tốt nhất. Kết quả là gì? Một người rời bỏ công việc với công việc còn dang dở, hình thành mặc cảm thất bại trong mình. Nhưng bạn cần phải làm điều ngược lại - lên kế hoạch cho càng nhiều nhiệm vụ mà bạn có thể dễ dàng hoàn thành trong ngày và về nhà với cảm giác đã hoàn thành.

Kỹ thuật lập kế hoạch tốt nhất được triển khai bằng MS Outlook. Sử dụng bảng "Nhiệm vụ", bạn có thể tạo danh sách việc cần làm bằng cách chỉ định cho chúng một danh mục cụ thể - "Ngày", "Tuần" hoặc "Tháng". Và thiết lập nhóm các nhiệm vụ theo các danh mục này (xem hình minh họa bên dưới). Sau đó, bạn có thể dễ dàng chuyển nhiệm vụ từ danh sách này sang danh sách khác trong một giây, chỉ bằng cách thay đổi danh mục của chúng. Tuy nhiên, kỹ thuật này có thể được thực hiện một cách hoàn hảo trong nhật ký và trên bảng kế hoạch.

Mọi công việc đều có thời gian của nó

Bây giờ hãy nói cho tôi biết, có bao giờ bạn vô tình gặp được người mình cần, người mà bạn hẹn hò không? vấn đề quan trọng, nhưng chính vào thời điểm gặp mặt, may mắn thay, chúng đã bay ra khỏi đầu bạn? Và chắc hẳn đồng nghiệp của bạn thường gọi cho bạn với câu nói: “Tôi muốn nói với bạn một điều, nhưng tôi quên mất… Được rồi, tôi sẽ ghi nhớ và gọi lại cho bạn”.

Chúng tôi có nhiều nhiệm vụ cần phải hoàn thành ngoài thời gian nhất định, và trong những điều kiện nhất định. Ví dụ, khi chúng tôi bắt được giám đốc, chúng tôi cần ký tất cả các tài liệu với anh ta, thảo luận về báo cáo, giải quyết các vấn đề liên quan đến việc ngừng hoạt động của thiết bị, v.v. Nhưng đôi khi chúng tôi không biết khi nào chúng tôi mới có thể nói chuyện với anh ta. . Điều này có nghĩa là chúng tôi không hiểu nên viết ra những nhiệm vụ như vậy ở đâu, vì không thể gắn chúng vào một thời điểm cụ thể. Cần thiết ở đây theo ngữ cảnh kỹ thuật lập kế hoạch. Đây là khi một tập hợp các điều kiện được quan sát thấy thuận lợi cho việc thực hiện một nhiệm vụ cụ thể.

Một trong những bối cảnh của chúng tôi là địa điểm. Ví dụ khi tôi ở cơ quan thuế, tôi sẽ đăng ký đối chiếu. Khi tôi đi công tác, tôi sẽ ghé qua chi nhánh của chúng tôi cùng lúc. Nghĩa là, nhiệm vụ được gắn với một nơi nhất định.

Một bối cảnh khác là Mọi người. Tất cả chúng ta đều có những vấn đề liên quan đến một số người nhất định. Ví dụ, khi gặp khách hàng N, tôi cần thảo luận với anh ta về bảng giá mới và gia hạn hợp đồng. Các bối cảnh khác là trường hợp, bên ngoài và bên trong. Ví dụ về hoàn cảnh bên ngoài: khi sếp sẽ có tâm trạng tốt khi luật như vậy và như vậy xuất hiện. Ví dụ, hoàn cảnh bên trong là nguồn cảm hứng dâng trào mạnh mẽ hoặc ngược lại, sự miễn cưỡng làm việc.

Lập kế hoạch theo bối cảnh: các kỹ thuật khác nhau

Ở đây chúng ta quay lại danh sách nhiệm vụ của mình một lần nữa, chỉ bây giờ chúng ta nhóm chúng theo ngữ cảnh. Ví dụ: chúng tôi tạo các phần trong nhật ký cho các bối cảnh điển hình. Giả sử chúng ta gọi một trong các bộ phận là “Ngân hàng” và liệt kê tất cả các vấn đề cần giải quyết khi ở trong ngân hàng. Hoặc, ví dụ: “Dự án XXX” - và có một danh sách các câu hỏi cần được làm rõ về dự án. Điều chính là ở ngay bây giờđừng quên nhiệm vụ.

Và có rất nhiều phương pháp lập kế hoạch theo ngữ cảnh như vậy. Ví dụ, bạn viết ra một tờ giấy dán những câu hỏi mà bạn thực sự cần hỏi trong một cuộc họp và đặt mảnh giấy này vào hộp đựng kính của bạn. Đồng thời, bạn biết rằng điều đầu tiên bạn làm trong bất kỳ cuộc họp nào là lấy kính ra và đeo vào. Theo đó, các câu hỏi thảo luận sẽ tự nhắc nhở.

Bạn có thể chuẩn bị cho trường hợp khác nhau thư mục bối cảnh cuộc sống. Ví dụ, bạn biết rằng trong một năm, văn phòng của bạn sẽ được cải tạo bằng các cửa sổ thay thế. Tạo một thư mục “Sửa chữa” và cho vào đó tất cả các bài báo “kế toán”, thư từ Bộ Tài chính và Cục Thuế Liên bang về chủ đề này, v.v. Hãy tin tôi đi, khi đến lúc phải tính đến chi phí sửa chữa, nội dung của thư mục này sẽ giúp ích đáng kể cho bạn và sẽ tiết kiệm rất nhiều thời gian.

Bạn có thể tìm hiểu thêm về quản lý thời gian trong MS Outlook từ cuốn sách: G. Arkhangelsky. "Công thức thời gian". Sử dụng nó, bạn có thể dễ dàng định cấu hình máy tính của mình để tự động hóa nhỏ các hoạt động của mình. hệ thống cá nhân lập kế hoạch

Khi lập lịch bằng MS Outlook, các danh mục được gán cho nhiệm vụ có thể được sử dụng làm ngữ cảnh. Ví dụ: bạn có thể tạo các danh mục “Trưởng”, “Ngân hàng”, “Thuế”, “Dự án XXX”, v.v. Và khi phát sinh một số nhiệm vụ nhất định, hãy thêm chúng ngay vào danh mục mong muốn. Khi sếp gọi cho bạn, bạn có thể mở danh mục “của anh ấy”, xem tất cả các nhiệm vụ liên quan đến nó và nhanh chóng giải quyết chúng.

Kế toán viên, bạn đã sẵn sàng cho những thay đổi của hoàn cảnh chưa? Luôn luôn sẵn sàng!

Trong thực tế kinh doanh, sự thay đổi nhiệm vụ đột ngột - sự xuất hiện phổ biến, và điều này chắc chắn là đáng buồn. Tuy nhiên, chúng ta có thể lập kế hoạch cho mọi việc sao cho những thay đổi chỉ gây ra sự gián đoạn tối thiểu hoặc không gây gián đoạn cho kế hoạch của chúng ta. Để làm được điều này, sẽ thuận tiện hơn khi sử dụng thuật toán lập kế hoạch cứng nhắc-linh hoạt. Nó liên quan đến việc chia công việc hàng ngày của chúng tôi thành ba loại.

Loại đầu tiên- Cái này nhiệm vụ khó khăn việc thực hiện được gắn với một thời gian cụ thể. Việc lập kế hoạch của họ là bình thường - chúng tôi chỉ cần viết chúng vào lưới thời gian của nhật ký. Ví dụ: 10 giờ - họp, 12 giờ - gọi bảo hiểm xã hội, 17 giờ - họp.

Loại thứ hai - nhiệm vụ linh hoạt, không bị ràng buộc bởi thời gian. Ví dụ, bạn cần viết một lá thư xin việc để làm rõ. Và không quan trọng bạn làm điều đó vào lúc nào: lúc 11 giờ sáng hay lúc 3 giờ chiều. Điều chính là ngày hôm nay.

Và cuối cùng, loại thứ ba- Cái này nhiệm vụ dự toán,đòi hỏi một ngân sách thời gian. Ví dụ: lập bảng cân đối kế toán trong 9 tháng. Rõ ràng rằng đây không phải là vấn đề của một phút, bạn sẽ cần ít nhất một vài ngày.

Nguyên tắc của cách tiếp cận cứng nhắc-linh hoạt đối với việc lập kế hoạch trong ngày là không đưa vào lịch trình đồng hồ những nhiệm vụ không bị ràng buộc chặt chẽ với một thời gian cụ thể. Để làm điều này, chúng tôi chia trang nhật ký của mình làm đôi theo chiều dọc.

(1) Chúng tôi chỉ ghi lại các nhiệm vụ khó trong lưới đồng hồ. Chúng tôi cũng đặt các nhiệm vụ đã được lập ngân sách ở đây, phân bổ quỹ thời gian cần thiết cho chúng.

(2) Ở bên phải cuốn nhật ký, chúng tôi viết danh sách tất cả các nhiệm vụ linh hoạt, xếp hạng chúng theo mức độ ưu tiên.

Như vậy, chúng ta có được toàn bộ bức tranh của ngày trước mắt mình. Chúng tôi biết những trường hợp khó khăn nào đang ở phía trước và vào thời điểm nào. Chúng tôi hiểu những nhiệm vụ tốn thời gian nào cần phải thực hiện và chúng tôi có thời gian dành riêng cho chúng. Đồng thời, chúng ta thấy rõ thời gian rảnh rỗi và bình tĩnh giải quyết các công việc linh hoạt. Nếu có nhiệm vụ mới phát sinh, chúng ta có thể chỉ cần xem xét lại các ưu tiên và nếu cần, thay đổi trình tự nhiệm vụ. Nhưng nhìn chung kế hoạch không thay đổi.

Để tóm tắt kế hoạch trong ngày, hãy nêu bật các quy tắc cơ bản.

1. Đầu ngày làm việc, hãy dành 5-10 phút để lên kế hoạch công việc. Tốt nhất, họ nên được lên kế hoạch vào buổi tối. Nhưng điều này không phải lúc nào cũng thành công; hơn nữa, ngày hôm trước chúng ta có thể không biết về một số vấn đề khẩn cấp. Vì vậy, vào buổi tối bạn có thể ước tính kế hoạch táo bạo ngày, khi đến làm việc hãy bình tĩnh kiểm tra xem có việc gì gấp không.

2. Chúng tôi chỉ bao gồm các nhiệm vụ khó khăn trong lưới thời gian.

3. Một kế hoạch hàng ngày được soạn ra theo cách chiếm hết từng dòng nhật ký thì bản thân nó đã mệt mỏi và khó chịu rồi. Vì vậy, lượng thời gian dự kiến ​​không được vượt quá 70% tổng thời gian làm việc. TRÊN tình huống không thể nhìn thấy chúng tôi đặt vào 30%. Cố gắng có nhiều “không khí” hơn trong kế hoạch của bạn, tức là có thời gian dự trữ. Càng nhiều thì khả năng hoàn thành kế hoạch càng cao, đồng thời bạn vẫn có sức khỏe tốt và tâm trạng vui vẻ.

Từ bài viết này bạn sẽ học được:

• Nguyên nhân dẫn đến tình trạng thiếu thời gian làm việc là gì?
• Bạn nên tuân theo những quy tắc nào khi lập kế hoạch thời gian làm việc trong ngày?
• Những phương pháp nào được sử dụng khi lập kế hoạch thời gian làm việc?
• Cách kiểm tra tính hiệu quả của việc lập kế hoạch thời gian của nhân viên

Lập kế hoạch thời gian làm việc bao gồm quản lý hiệu quả thời gian và công nghệ của nó sử dụng hợp lý nhằm đạt được mục tiêu của tổ chức và nâng cao hiệu quả hoạt động. TRONG thế giới hiện đại còn được gọi là quản lý thời gian. Thời gian là nguồn tài nguyên quý giá và không thể thay thế nhất nên phải được sử dụng hết sức hợp lý. Bạn cũng cần phát huy khả năng lập kế hoạch thời gian làm việc của mình.

Tại sao việc sắp xếp thời gian làm việc của bạn lại quan trọng đến vậy?

Nói rằng thời gian có thể quản lý được là không hoàn toàn đúng. Thời gian không thể phụ thuộc vào bất kỳ quá trình nào; điều đó không có nghĩa là giá trị hiện có, nó không thể tăng tốc hoặc phanh.

Điều quan trọng là có thể sử dụng nhiều công cụ khác nhau để lập kế hoạch thời gian làm việc, bất kể vị trí của nhân viên trong doanh nghiệp. Đây là điều quan trọng cần được xem xét ở mọi cấp độ - từ cấp dưới đến cấp trên. Việc lập kế hoạch thời gian làm việc hiệu quả ảnh hưởng trực tiếp đến năng suất lao động và do đó ảnh hưởng đến lợi nhuận của doanh nghiệp.

Đối với mỗi nhân viên, việc lập kế hoạch thời gian làm việc hiệu quả sẽ ảnh hưởng đến việc hoàn thành tất cả các nhiệm vụ đã lên kế hoạch trước thời hạn yêu cầu.

Một trong những chỉ số phải được tính đến trong một tổ chức là quỹ thời gian làm việc. Nó xác định nguồn thời gian làm việc đã tiêu thụ và ảnh hưởng đến số lượng nhân viên đang làm việc, và do đó ảnh hưởng đến chi phí vật chất của tổ chức.

Khi nào cần lập kế hoạch thời gian làm việc?

Thâm hụt có nghĩa là thiếu một cái gì đó. Khi lập kế hoạch thời gian làm việc, thuật ngữ này đề cập đến việc thiếu thời gian làm việc để hoàn thành một nhiệm vụ nhất định của cá nhân nhân viên hoặc đơn vị cấu trúc và tổ chức nói chung.

Kết quả là, điều này có thể dẫn đến sự chậm trễ trong việc hoàn thành đơn hàng, có thể kéo theo Những hậu quả tiêu cực. Thông thường, việc lập kế hoạch thời gian làm việc không hợp lý có liên quan đến sự mù chữ của người đứng đầu tổ chức.

Những lý do dẫn đến thiếu thời gian được phân thành ba nhóm:

1. Phẩm chất cá nhân của ông chủ.
2. Hành động của người lãnh đạo.
3. Lý do độc lập.

Phẩm chất cá nhân của sếp, dẫn đến mất thời gian lao động và gắn liền với việc quy hoạch không đúng, được thể hiện như sau:

1. Sự phù phiếm, tức là những hành động mất cân bằng và căng thẳng, hiệu quả của chúng giảm xuống mức không có kết quả.
2. Sự vội vàng có hệ thống.
3. Thiếu nghỉ ngơi do trì hoãn công việc hoặc cải thiện nhà cửa cần thiết để khôi phục hiệu suất cao.

Nếu ông chủ hành động mù chữ và không hoạch định giờ làm việc, những dấu hiệu vô tổ chức sau sẽ xuất hiện:

1. Thiếu động lực trong nhân viên.
2. Sự phá hủy giao tiếp giữa các cá nhân Trong tổ chức.
3. Không có khả năng sắp xếp mọi thứ theo mức độ quan trọng của chúng.
4. Không giao một số quyền hạn cho cấp dưới.

Dưới góc độ hoạch định thời gian làm việc, những nguyên nhân không phụ thuộc vào ý muốn của người quản lý và dẫn đến tình trạng thiếu thời gian làm việc của bản thân và toàn thể nhân viên trong tổ chức là:

1. Một danh sách dài các nhiệm vụ, bài tập, việc cần làm.
2. Hành động không theo kế hoạch.

Trong hầu hết các trường hợp, những lý do trên không xuất hiện riêng lẻ. Thông thường cái này nối tiếp cái kia.

Cuối cùng nó cộng lại sự bế tắc, có thể được cải thiện lập kế hoạch hiệu quả giờ làm việc. Bạn cũng nên thiết lập quyền kiểm soát việc thực hiện các hoạt động đã lên kế hoạch và xác minh thời gian làm việc đã sử dụng.

Những nguyên tắc cơ bản để lập kế hoạch thời gian làm việc trong ngày

Quy tắc sắp xếp thời gian làm việc vào đầu ngày làm việc

• Ngay từ buổi sáng bạn cần điều chỉnh tâm trạng tích cực. Bạn nên cố gắng bắt đầu mỗi ngày chỉ với cảm xúc tích cực, bởi vì tâm trạng khi bạn bắt đầu giải quyết các nhiệm vụ sắp tới rất quan trọng để đạt được kết quả.
• Buổi sáng, bạn phải bổ sung năng lượng và “nạp chất dinh dưỡng”, tức là ăn sáng rồi đi làm.
• Tốt hơn là bắt đầu công việc cùng một lúc. Tính hệ thống như vậy ngày này qua ngày khác sẽ dẫn đến tính kỷ luật tự giác và giúp huy động sức mạnh của bạn.
• Vào buổi sáng, bạn nên kiểm tra lại kế hoạch trong ngày của mình. Để làm điều này, bạn có thể sử dụng phương pháp phân tích ABC hoặc nguyên tắc Eisenhower.
• Nhiệm vụ, hướng dẫn và công việc nên được bắt đầu ngay lập tức.
• Trước hết, bạn cần phải quyết định nhiều nhất nhiệm vụ quan trọng.
• Nếu bạn có trợ lý giám đốc hoặc thư ký, bạn cần điều phối kế hoạch hiện tại trong ngày với họ.

Quy tắc sắp xếp thời gian làm việc vào giữa ngày làm việc

• Nơi làm việc của bạn nên được chuẩn bị cho công việc hiệu quả. Bạn nên loại bỏ những tài liệu, giấy tờ khỏi màn hình mà bạn chưa cần để thực hiện những công việc quan trọng.
• Cần đặt ra thời hạn cụ thể để hoàn thành từng mục trong kế hoạch hàng ngày.
• Bạn nên hạn chế thực hiện các hành động có thể gây ra phản ứng dữ dội.
• Bạn cần có khả năng loại bỏ các tác vụ mới nổi bổ sung.
• Một nhà lãnh đạo không nên bốc đồng.
• Bạn cần nghỉ ngơi một cách có hệ thống. Trong bất kỳ công việc nào bạn cần cung cấp thời gian nghỉ giải lao. Tính đều đặn và thời gian của chúng phải mang tính cá nhân. Thời gian nghỉ ngắn cũng cần được tính đến khi lập kế hoạch giờ làm việc.
• Bạn nên nhóm các nhiệm vụ nhỏ, tương tự thành các nhóm và thực hiện chúng theo chuỗi.
• Điều xảy ra là một số nhân viên không hoàn thành một nhiệm vụ trong khi bắt đầu một nhiệm vụ khác - trước tiên họ nên hoàn thành những gì họ đã bắt đầu. Sự chuyển đổi hỗn loạn từ nhiệm vụ này sang nhiệm vụ khác và đôi khi làm nhiều việc cùng một lúc sẽ không dẫn đến kết quả tích cực.
• Biết cách sử dụng các khoảng thời gian.
• Nên có một giờ nghỉ ngơi trong ngày.
• Cần kiểm soát thời hạn hoàn thành nhiệm vụ và giám sát kế hoạch làm việc đã lập. Khi nhiệm vụ ưu tiên thay đổi, hãy thay đổi kế hoạch.

Quy tắc sắp xếp thời gian làm việc vào cuối ngày làm việc

• Đến cuối ngày làm việc, bạn cần hoàn thành mọi công việc theo kế hoạch. Không tuân thủ nhiệm vụ cá nhân dẫn đến nguy cơ không hoàn thành toàn bộ kế hoạch, dẫn đến tích tụ các vụ việc mà khi “giải quyết” sẽ cần thêm thời gian làm việc.
• Bạn phải theo dõi việc thực hiện kế hoạch, kiểm soát bản thân, so sánh danh sách những việc bạn đã lên kế hoạch với những việc bạn đã hoàn thành. Tìm hiểu lý do tại sao bạn đi chệch hướng. Đây là điều kiện tiên quyết cho hoạt động sản xuất.
• Sau khi phân tích, bạn cần lập kế hoạch cho ngày mới vào buổi tối và kiểm tra lại vào buổi sáng.

Ảnh hưởng của yếu tố cá nhân đến việc lập kế hoạch thời gian làm việc

Việc lập kế hoạch thời gian làm việc cũng bị ảnh hưởng đáng kể bởi cách bạn sắp xếp thời gian làm việc. Bản thân bạn có thể vô thức cản trở việc lập kế hoạch hiệu quả cho thời gian làm việc của mình. Chính xác thì điều gì có thể ngăn cản bạn:

1. Sự không chắc chắn của bạn mục tiêu cuộc sống. Nếu không phấn đấu vì điều gì đó, thật khó để quyết định bạn sẽ lấp đầy cuộc sống của mình bằng cách nào và với những gì.
2. Bạn thích cảm giác lái xe liên tục. Lên kế hoạch cho những điều thú vị để làm ngoài giờ làm việc để bạn có động lực hoàn thành ngày làm việc đúng hạn.
3. Việc thiếu bất kỳ hoạt động nào làm bạn sợ hãi. Bạn đang cố gắng chiếm dụng từng phút trong thời gian làm việc của mình để không bị bỏ lại một mình với những suy nghĩ của mình? Tốt hơn hết, hãy giải quyết vấn đề của bạn một lần và mãi mãi.
4. Bạn không biết cách từ chối và sẵn sàng đảm nhận bất kỳ nhiệm vụ nào. Điều này sẽ khiến bạn quên đi cuộc sống cá nhân của mình.
5. Bạn sợ thất bại. Hãy tự hỏi: “Điều tồi tệ nào có thể xảy ra nếu tôi thất bại?” Hãy nhớ rằng, thất bại giúp chúng ta bước tiếp.
6. Bạn lo sợ rằng bạn sẽ đạt được thành công mà bạn chưa sẵn sàng. Bạn có đang nghĩ về điều gì sẽ xảy ra trong trường hợp của mình không? phát triển nghề nghiệp, bạn sẽ không còn được ở bên gia đình, bạn bè thường xuyên nữa. Giao tiếp nhiều hơn với những người đã đạt được sự tự nhận thức, làm quen với cảm giác thành công.
7. Bạn chưa sẵn sàng cho sự thay đổi. Nỗi sợ thay đổi trong cuộc sống bắt nguồn từ nỗi sợ thất bại. Điều này có thể được khắc phục bằng cách di chuyển dần dần và có kế hoạch hướng tới mục tiêu của bạn.
8. Bạn sợ kết thúc - đối với cá nhân, bản thân hoạt động này quan trọng hơn kết quả của nó.

Bạn cần nhớ rằng sau khi giải quyết được một vấn đề, bạn có cơ hội giải quyết một vấn đề thú vị hơn.

Các phương pháp sắp xếp thời gian làm việc phổ biến nhất

Nguyên tắc Pareto (tỷ lệ 80:20)

Theo nguyên tắc này, 20% nỗ lực mang lại 80% kết quả, 80% nỗ lực còn lại chỉ tạo ra 20% kết quả. Ví dụ:

Nguyên tắc Pareto cũng được áp dụng trong công việc của người quản lý: một nhân viên dành 20% thời gian làm việc của mình để đạt được 80% kết quả, 80% thời gian làm việc còn lại chỉ tạo ra 20% kết quả. kết quả chung cuộc. Điều này có nghĩa là khi lập kế hoạch thời gian làm việc, bạn phải nhớ rằng tốt hơn hết bạn nên bắt đầu ngày làm việc bằng việc quyết định những việc quan trọng và quan trọng nhất. nhiệm vụ phức tạp, và để chuyện “chuyện vặt” sau cùng.

Việc áp dụng nhất quán nguyên tắc Pareto sẽ trở thành hiện thực nếu tất cả các nhiệm vụ được phân tích theo mức độ đóng góp của chúng vào kết quả cuối cùng và sắp xếp theo các loại ABC.

Việc sử dụng nguyên tắc Pareto thực sự trở nên khả thi nếu tất cả các nhiệm vụ được hệ thống hóa theo tầm quan trọng của chúng để đạt được kết quả và sắp xếp theo các danh mục ABC.

quy hoạch ABC

Mục đích chính của việc lập kế hoạch thời gian làm việc ABC là thực hiện việc sắp xếp thứ tự ưu tiên của các nhiệm vụ. Lập kế hoạch ABC có thể được thực hiện trong bất kỳ lĩnh vực hoạt động nào. Nếu phân tích ở phần trăm vấn đề quan trọng hơn và ít quan trọng hơn thì chúng ta sẽ thấy tỷ lệ này sẽ xấp xỉ nhau. Chúng tôi bắt đầu lập kế hoạch thời gian làm việc bằng cách chia tất cả các nhiệm vụ thành ba loại theo tầm quan trọng của chúng. Các chữ cái A, B và C được sử dụng cho việc này. Phương pháp sắp xếp thời gian làm việc này đã trở nên phổ biến đối với các nhà quản lý do nó mang lại kết quả rõ ràng.

Phương pháp lập kế hoạch ABC dựa trên các nguyên tắc sau:

• Loại A bao gồm các nhiệm vụ quan trọng nhất, chiếm 15% Tổng số nhiệm vụ của người quản lý. Nhưng đây thực sự là những nhiệm vụ quan trọng, chiếm tới 65% đóng góp vào việc thực hiện quy hoạch.
• Loại B chỉ bao gồm những nhiệm vụ quan trọng; chúng sẽ chiếm trung bình 20% Tổng số nhiệm vụ và có tầm quan trọng 20% ​​trong các hoạt động của người quản lý.
• Loại C gồm những nhiệm vụ ít quan trọng nhất, chúng sẽ chiếm 65% tổng số nhiệm vụ và chỉ có 15% tầm quan trọng của toàn bộ kết quả công việc.

Theo kỹ thuật này, trước tiên bạn phải giải quyết những nhiệm vụ quan trọng nhất, sau đó chuyển sang những nhiệm vụ ít quan trọng hơn một chút và cuối cùng để lại những nhiệm vụ nhỏ không ảnh hưởng nhiều đến kết quả công việc của bạn. Điều này phải được tính đến khi lập kế hoạch giờ làm việc.

Phương pháp Eisenhower

Để sắp xếp thứ tự ưu tiên chính xác khi lập kế hoạch thời gian làm việc, bạn có thể sử dụng phương pháp Eisenhower.

Hãy tự hỏi mình những câu hỏi:

• Tôi có thói quen lãng phí thời gian để thực hiện một nhiệm vụ khẩn cấp thay vì một nhiệm vụ khẩn cấp tương đương khác không?
• Chẳng phải nhiều nhiệm vụ quan trọng nhất vẫn chưa được giải quyết hoàn toàn vì thói quen này của tôi sao?

Theo nguyên tắc do Tướng Mỹ D. Eisenhower đề xuất, lợi ích của việc giải quyết vấn đề cần được xem xét dựa trên tầm quan trọng của chúng và thời gian quy định.

Tất cả những việc cần làm có thể được chia thành bốn nhóm:

1. Tất cả những nhiệm vụ cấp bách và quan trọng nhất cần phải được ưu tiên thực hiện.
2. Khẩn cấp nhưng không quá quan trọng. Vấn đề là vì chúng rất cấp bách nên chúng ta muốn đảm bảo giải quyết chúng nhanh chóng như thể chúng rất quan trọng, sử dụng tối đa năng lượng của mình. Nhưng nếu nó không quá quan trọng thì tốt hơn hết bạn nên hoãn lại hoặc chuyển quyền quyết định của mình cho người khác.
3. Quan trọng nhưng không quá khẩn cấp. Do nhóm vụ việc này không cấp bách nên hoãn lại sau. Nhưng đến một lúc nào đó chúng cũng trở nên rất quan trọng nhưng không còn thời gian để hoàn thành chúng nữa. Đã đến lúc giao chúng cho người khác để thực hiện cẩn thận. Khi bạn giao một nhiệm vụ quan trọng, nó sẽ tạo động lực và phát triển nhân viên.
4. Nhiệm vụ không khẩn cấp và không quan trọng. Các tác vụ thuộc nhóm này thường chiếm nhiều dung lượng trên màn hình của bạn. Nhiều người, không hiểu bản chất của việc lập kế hoạch thời gian làm việc, thực hiện những nhiệm vụ này, mặc dù thực tế là họ dành nhiều thời gian cho chúng. Nếu chúng phải được thực hiện, hãy cố gắng dành tối thiểu thời gian của bạn cho chúng.

Càng nhiều thời gian càng tốt sẽ được dành cho công việc hoặc bất kỳ công việc nào cũng được hoàn thành trong thời gian quy định. Những nguyên tắc và quy tắc lập kế hoạch cho ngày làm việc này hợp lý về mặt tâm lý và đã được chứng minh trong nhiều lĩnh vực khác nhau. tình huống cuộc sống.

Các chuyên gia quản lý biết mô hình này: càng dành nhiều thời gian cho công việc càng tốt, nghĩa là mọi công việc đều được hoàn thành trong thời gian được phân bổ cho nó.

Các nguyên tắc và quy tắc lập kế hoạch cho một ngày làm việc mà chúng tôi lưu ý với bạn không có tính ràng buộc. Nhiều người trong số họ có thể có vẻ phù phiếm đối với bạn. Tuy nhiên, họ có lý về mặt tâm lý và đã chứng tỏ được bản thân trong nhiều tình huống cuộc sống khác nhau. Không cần thiết phải sử dụng tất cả các nguyên tắc. Hãy thử áp dụng từng cái một, tìm ra phong cách của bạn - nó sẽ là thứ tốt nhất cho bạn.

Vì vậy, việc tổ chức thời gian làm việc phải tuân thủ nguyên tắc cơ bản: “Công việc phải tuân theo mình chứ không phải ngược lại”. Các quy tắc lập kế hoạch cho một ngày làm việc có thể được chia thành ba nhóm:

• quy tắc bắt đầu ngày mới;
• quy tắc giữa trưa;
• quy định cuối ngày.

Quy tắc bắt đầu ngày mới

1. Bắt đầu ngày mới với tâm trạng tích cực. Cố gắng tìm thứ gì đó cho mỗi ngày khởi đầu tích cực, bởi vì tư duy mà bạn sử dụng để tiếp cận những thử thách phía trước là điều cần thiết để đạt được thành công. Hãy tự hỏi bản thân ba câu hỏi vào mỗi buổi sáng:

1. Làm thế nào ngày này có thể đưa tôi đến gần hơn với việc đạt được mục tiêu của mình?
2. Tôi nên làm gì để có được nhiều niềm vui nhất có thể?
3. Tôi có thể làm gì hôm nay để duy trì lối sống của mình (để hỗ trợ sức khỏe của mình)?

Việc tạo ra một thái độ tích cực thường không mất quá hai phút. Hãy dành cho bản thân hai phút này trước khi bắt đầu “thói quen buổi sáng tiêu chuẩn” của bạn.

2. Ăn sáng ngon miệng và đi làm không vội vã. Không ngủ, không ăn sáng, đi làm càng nhanh càng tốt - sự khởi đầu như vậy có thể hủy hoại cả ngày! Đừng nói rằng bạn không có thời gian cho một bữa sáng nhàn nhã, bởi đây là vấn đề cần được ưu tiên (để ngủ đủ giấc và có thời gian ăn sáng thịnh soạn, bạn chỉ cần đi ngủ sớm hơn).

3. Bắt đầu công việc cùng lúc. Đây là một yếu tố của kỷ luật tự giác nhằm thúc đẩy việc huy động sức mạnh.

4. Kiểm tra kỹ kế hoạch hàng ngày của bạn. Sử dụng phương pháp phân tích ABC (ABC) hoặc nguyên lý Eisenhower. Người ta đã chứng minh rằng mười phút chuẩn bị cho ngày làm việc có thể tiết kiệm tới hai giờ làm việc. Vì vậy, hãy giành chiến thắng trong hai giờ này! Ngoài ra, khi lập kế hoạch cho ngày làm việc của mình, hãy lưu ý quy tắc sau: bạn cần lập kế hoạch không quá 60% thời gian của mình và 40% là quỹ dự phòng cho những việc đột xuất, cấp bách.

5. Bắt tay vào công việc mà không do dự. Bạn nên từ chối dứt khoát những “nghi lễ buổi sáng” như những lời chào hỏi lặp đi lặp lại, những cuộc thảo luận dài dòng. tin mới nhất v.v. Tất nhiên, cần có các mối liên hệ xã hội và bạn không phải là robot. Tuy nhiên, chúng có thể được sắp xếp lại vào những thời điểm ít căng thẳng hơn, chẳng hạn như bữa trưa và buổi chiều.

6. Đầu tiên là những nhiệm vụ trọng tâm. Bạn nên bắt đầu ngày làm việc của mình với những nhiệm vụ thuộc nhóm A, những nhiệm vụ khác có thể đợi. Đừng xem thư từ của bạn trước - thư kinh doanh đến hiếm khi đề cập đến những vấn đề có mức độ ưu tiên cao nhất và phải được hoàn thành ngay lập tức.

7. Phối hợp kế hoạch hàng ngày với thư ký. Một thư ký, nếu có, là đối tác quan trọng nhất của bạn khi tạo ra các điều kiện hoạt động tối ưu. Bạn nên dành thời gian đầu tiên trong ngày làm việc của mình cho việc đó, dù chỉ là vài phút. Thư ký nên biết về công việc của bạn. Đồng ý với anh ấy về mọi thời hạn, ưu tiên và kế hoạch trong ngày. Một thư ký giỏi sẽ tăng gấp đôi hiệu quả làm việc của sếp, còn một thư ký tồi sẽ làm hiệu quả làm việc của sếp giảm đi một nửa.

Quy tắc lập kế hoạch giữa ngày

1. Chuẩn bị bàn làm việc. Loại bỏ khỏi bảng tất cả các giấy tờ không cần thiết để giải các bài tập nhóm A. Không nên có nhiều hơn sáu tài liệu trên màn hình cùng một lúc. Điều này hợp lý về mặt tâm lý: thứ nhất, giấy tờ thừa tiêu tốn thời gian, và thứ hai, trật tự trên bàn kích thích trật tự trong suy nghĩ.

2. Đặt thời hạn. Đôi khi nhiệm vụ được giao cho bạn vì bạn cũng là cấp dưới của ai đó. Vì vậy, thời hạn đặt ra để giải quyết vấn đề thường được chấp nhận vô điều kiện, ngay cả khi chúng không phù hợp với kế hoạch của bạn. Nhưng chúng ta phải cố gắng điều chỉnh chúng cho phù hợp với sở thích của mình và “mặc cả về thời gian”. Tóm lại, hãy yêu cầu gấp đôi lượng thời gian cần thiết để hoàn thành một nhiệm vụ nhất định; điều này thường dễ dàng hơn bạn nghĩ. Đối với việc giao nhiệm vụ cho cấp dưới, tôi khuyên bạn nên giao cho họ ít hơn khoảng một phần ba thời gian mà bạn nghĩ là cần thiết để giải quyết vấn đề. Nếu đủ thì bạn sẽ tiết kiệm được thời gian, nếu không thì vẫn không thua.

3. Tránh những hành động gây phản ứng dữ dội. Nhiều nhà quản lý có xu hướng tham gia vào ngày càng nhiều hoạt động, vấn đề và ý tưởng mới, và do đó gây ra phản ứng thích hợp về hành động của họ và nó có thể ảnh hưởng đến lịch trình thời gian. Ví dụ, rất thường xuyên, sau khi tham gia một cuộc họp một lần (vì lợi ích thuần túy), người quản lý sẽ nhận được những trách nhiệm bổ sung không có trong kế hoạch của mình. Họ có thể giao phó cho anh ta một thứ gì đó, đưa anh ta vào sáng tác nhóm làm việc v.v. Vì vậy, tốt nhất là nên thực hiện mọi hành động (thư, cuộc trò chuyện qua điện thoại, điều phối thời hạn, v.v.) kiểm tra lại từ quan điểm về sự cần thiết của chúng và mức độ nguy hiểm của phản hồi.

4. Loại bỏ những vấn đề cấp bách phát sinh thêm. Tại mỗi doanh nghiệp, mỗi bộ phận đều có các loại những tình huống khẩn cấp hoặc những tình huống không lường trước được. Cần nhớ rằng sự phân tâm bởi cái gọi là tình huống khẩn cấp sẽ dẫn đến việc tạm thời quên đi những vấn đề quan trọng đã được lên kế hoạch. Việc này có đáng làm hay không - hãy quyết định trong từng trường hợp cụ thể, tùy thuộc vào hoàn cảnh.

5. Tránh những hành động bốc đồng ngoài kế hoạch. Theo quy luật, sự sai lệch bốc đồng so với kế hoạch đã vạch ra sẽ làm giảm năng suất. Vì vậy, nếu bạn muốn làm điều gì đó trong khi làm việc (ví dụ: gọi điện thoại), hãy suy nghĩ xem liệu việc đó có đáng làm hay không.

6. Nghỉ giải lao đúng giờ. Nghỉ làm ngắn ngày chắc chắn là cần thiết; tần suất và thời lượng của chúng khác nhau tùy theo từng người. Điều chính là làm chúng thường xuyên.

7. Nhóm các nhiệm vụ nhỏ đồng nhất và hoàn thành chúng theo chuỗi. Giải quyết các công việc thường ngày và những việc vặt bằng cách kết hợp các nhiệm vụ đồng nhất thành các khối công việc. Sáu khối 10 phút mỗi cuộc gọi điện thoại Nghịch lý thay, những cuộc họp ngắn lại tốn nhiều thời gian hơn một khối 60 phút. Tại sao? Bởi vì bạn chuẩn bị thích hợp cho các hoạt động đồng nhất sáu lần. Vì vậy, hãy nhóm các nhiệm vụ tương tự thành các khối, nhưng đừng thực hiện chúng quá dài (tốt nhất là 30-60 phút).

8. Hãy hoàn thành những gì bạn đã bắt đầu một cách hợp lý. Tránh nhảy việc và luôn cố gắng hoàn thành những gì bạn đã bắt đầu. Việc sao lãng công việc chính của bạn sẽ tốn thời gian, bởi vì khi quay lại, bạn phải lặp lại những gì bạn đã làm một lần.

9. Sử dụng các khe thời gian. Đừng để trống những khoảng thời gian không có kế hoạch (ví dụ như chờ đợi trong văn phòng sếp, một cuộc họp vô ích mà bạn phải tham dự). Khi chúng xuất hiện, hãy tự hỏi: “Làm cách nào tôi có thể tận dụng tối đa những phút này?”

10. Tìm thời gian yên tĩnh (thời gian cho chính mình). Bạn nên dành một giờ yên tĩnh hoặc đóng cửa mỗi ngày để không ai có thể làm phiền bạn. Đây là thời gian tập trung không ngừng nghỉ. Hãy đưa nó vào kế hoạch của bạn, nó sẽ làm tăng đáng kể năng suất của bạn. Hãy cách ly bản thân với thế giới bên ngoài trong thời gian này với sự giúp đỡ của thư ký, hoặc đơn giản là đóng cửa lại, trước đó đã cảnh báo rằng bạn không có ở đó. Sử dụng thời gian đóng cửa cho những vấn đề quan trọng nhưng không khẩn cấp có tính chất lâu dài hoặc cho những nhiệm vụ bị lãng quên trong nhịp sống hối hả và nhộn nhịp trong ngày.

11. Kiểm soát thời hạn và kế hoạch. Trong các cuộc họp và các hoạt động khác, theo nguyên tắc Pareto, 80% quyết định thường được đưa ra trong 20% ​​thời gian. Theo dõi thời gian của bạn và đừng lãng phí nó vào việc kiểm tra lại kế hoạch của bạn về việc thay đổi các ưu tiên.

Quy định kết thúc ngày làm việc

1. Hãy hoàn thành những việc chưa làm. Cố gắng hoàn thành tất cả các nhiệm vụ nhỏ mà bạn đã bắt đầu (xem thư từ, viết thư và ghi chú) trong vòng một ngày. Sự chậm trễ trong việc thực hiện chúng có thể dẫn đến chi phí lao động bổ sung khi bạn phải giải quyết “sự tắc nghẽn”.

2. Theo dõi kết quả và tự kiểm soát. Nếu không có sự kiểm soát và tự chủ thì việc tổ chức lao động là điều không thể tưởng tượng được. Chúng ta sẽ nói về việc kiểm soát chi tiết hơn ở một trong những bài viết sau. Hiện tại, tôi sẽ hạn chế nói: so sánh những gì đã lên kế hoạch với những gì đã hoàn thành và phân tích những sai lệch so với kế hoạch là điều kiện không thể thiếu đối với công việc bình thường.

3. Lập kế hoạch cho ngày hôm sau. Tốt nhất hãy lập kế hoạch cho ngày hôm sau vào đêm hôm trước. Không cần phải nói rằng điều này không phủ nhận việc bắt buộc phải kiểm tra lại vào buổi sáng.

___________________________________________________________

Tuân thủ những điều này quy tắc phức tạp quản lý thời gian sẽ cho phép bạn sử dụng thời gian một cách hiệu quả và bạn vẫn còn thời gian. Chà, nếu bạn bỏ bê thời gian của mình thì ngay cả phép thuật tốt cũng không giúp bạn lấy lại được những gì đã mất. Hãy trân trọng thời gian của bạn!

Chuyên gia quản lý nổi tiếng người Đức L. Seiwert đã phát triển các quy tắc nhất định để lập kế hoạch thời gian làm việc:

Lên kế hoạch cho ngày làm việc của bạn 60%, dành 20% để giải quyết các vấn đề không lường trước được và 20% cho các hoạt động sáng tạo (ví dụ: phát triển chuyên môn).

2. Ghi chép cẩn thận và kiểm soát mức tiêu thụ thời gian, điều này cho phép bạn hiểu rõ ràng về nó, xác định nhu cầu trong tương lai và phân bổ thời gian một cách chính xác.

3. Phân chia nhiệm vụ trong thời gian tới thành dài hạn, trung hạn và ngắn hạn, xác lập mức độ ưu tiên của các hành động để giải quyết.

4. Luôn hoàn thành những gì bạn bắt đầu một cách nhất quán.

5. Lập kế hoạch linh hoạt.

6.Lập kế hoạch khối lượng công việc thực tế, tính toán phù hợp với khả năng của nhóm.

7. Sử dụng các biểu mẫu và thẻ đặc biệt để lập kế hoạch thời gian.

8. Tự động chuyển các nhiệm vụ chưa hoàn thành sang kế hoạch của kỳ tiếp theo.

9. Phản ánh trong kế hoạch không chỉ các hành động mà còn cả kết quả mong đợi.

10. Đặt ra các tiêu chuẩn về thời gian chính xác và dành cho nhiệm vụ này hoặc nhiệm vụ kia chính xác lượng thời gian mà nó thực sự yêu cầu.

11. Thực hiện nguyên tắc tự giác, xác định thời hạn chính xác để hoàn thành các loại công việc.

12. Xác định các ưu tiên trong các vấn đề.

Thực tế cho thấy, nguyên nhân chính dẫn đến mất thời gian làm việc là: 1) thiếu rõ ràng trong việc đặt mục tiêu và xác định các ưu tiên; 2) thiếu kế hoạch về thời gian làm việc hoặc tổ chức kém; 3) cấp thấp kỷ luật cấp dưới; 4) khả năng lãnh đạo yếu kém, không có khả năng làm việc với cấp dưới, đối tác và du khách.

Lập kế hoạch thời gian làm việc là một trong những nhiệm vụ chính của người quản lý, cũng như lập kế hoạch cho các hoạt động của toàn bộ tổ chức. Ở nước ta, các nhà quản lý vẫn chưa học được cách làm điều này và dành thời gian cho quá trình này ít hơn 4 lần so với các đồng nghiệp Mỹ của họ. Như các nhà kinh tế phương Tây lưu ý, việc lập kế hoạch phải bắt đầu bằng việc xác định rõ ràng các mục tiêu. Để làm được điều này, một danh sách các nhiệm vụ và những trở ngại có thể xảy ra sẽ được lập ra và cần có thời gian đặc biệt để vượt qua. Phân tích danh sách này trong tương lai sẽ cho phép bạn điều chỉnh kế hoạch và loại bỏ những điểm không quan trọng. Ngoài ra, việc lập kế hoạch thời gian cho phép ban lãnh đạo suy nghĩ chín chắn về các ý tưởng của riêng họ và tìm ra những cách hiệu quả để giải quyết chúng đúng thời hạn, tạo ra một khoảng thời gian dự trữ nhất định. Việc lập kế hoạch cho phép người quản lý tập trung vào việc chính, có tính đến thời hạn và thời gian để giải quyết các nhiệm vụ chính. Kết quả của việc lập kế hoạch là cấu trúc của ngày làm việc được cải thiện và khả năng tạo ra một lịch trình sẽ nảy sinh.

Kế hoạch cung cấp giải pháp cho các vấn đề tồn tại trong trật tự hợp lý . Trước hết, hãy lên kế hoạch làm việc với thời hạn cố định hoặc công việc tốn nhiều công sức, thời gian nhất. Việc trì hoãn những điều khó chịu là điều không nên, tốt hơn là làm chúng trước những người khác. Tiếp theo, công việc thường lệ và nhiệm vụ hàng ngày được lên kế hoạch. Mục cuối cùng trong kế hoạch là những công việc nhỏ và không thường xuyên, không đòi hỏi nhiều thời gian (đọc thư từ hiện tại, đi dạo quanh nơi làm việc). Điều chính là trong quá trình lập kế hoạch, ngày hoàn thành chính xác sẽ được ấn định.

Nhưng sẽ xảy ra trường hợp khối lượng công việc dự kiến ​​sắp tới không thể hoàn thành đúng thời gian quy định và phải hoãn lại sang một thời điểm sau đó.

Việc ghi chép cẩn thận về thời gian và giám sát việc sử dụng nó là điều kiện tiên quyết để lập kế hoạch. Có một số loại kế hoạch sử dụng thời gian: dài hạn, trung hạn và ngắn hạn.

Bằng cách sử dụng lâu dài các kế hoạch Cấu trúc thời gian cần thiết để thực hiện các mục tiêu lớn của cuộc đời, được thiết kế trong nhiều năm, đôi khi nhiều thập kỷ, đã được xác định. Đây có thể là công việc liên quan đến việc có được một nền giáo dục, sự thăng tiến, v.v. Trung hạn các kế hoạch- hàng năm, trong đó thời gian được phân bổ để giải quyết các nhiệm vụ sản xuất cụ thể lớn.

Thời gian ngắn - bao gồm phân tích thời gian để giải quyết các vấn đề xác định kế hoạch trung và dài hạn. Bao gồm các: hàng quý, hàng tháng, mười ngày, hàng tuần và hàng ngày . Bắt đầu với kế hoạch hàng tháng, thời gian được tính bằng giờ. Trong số các kế hoạch ngắn hạn, quan trọng nhất là kế hoạch hàng ngày. Nó bao gồm không quá một chục vấn đề, trong đó một phần ba là những vấn đề chính, được thực hiện ngay từ đầu. Những điều này, cũng như những điều khó chịu nhất, thường được lên kế hoạch cho nửa đầu ngày (vào buổi sáng). Điều này cho phép chúng được hoàn thành vào buổi tối. Trong kế hoạch hàng ngày, các nhiệm vụ tương tự được nhóm thành một khối, giúp tiết kiệm đáng kể thời gian và cho phép bạn tránh chuyển từ nhiệm vụ này sang nhiệm vụ khác.

Việc nghỉ giải lao cũng được tính đến trong kế hoạch hàng ngày. Chúng được xác định dựa trên hiệu suất làm việc của người đó và thời gian đã trôi qua kể từ khi bắt đầu ngày làm việc. Sự mệt mỏi tăng lên khi thời gian bắt đầu ngày làm việc tăng lên, điều này đương nhiên làm giảm năng suất của người quản lý hoặc chuyên gia.

Trong thế giới hiện đại, khi xây dựng kế hoạch hàng ngày, chúng ta tính đến đặc thùnhịp sinh học cá nhân . Cần phải lập kế hoạch cho ngày làm việc sao cho những giờ phút khó khăn nhất rơi vào thời điểm “hiệu suất cao nhất”. “Đỉnh điểm” đối với “chiền chiện” là vào buổi sáng, “chim bồ câu” hoạt động mạnh nhất vào giữa ngày làm việc và “cú” hoạt động mạnh nhất vào buổi tối.

Kiến thức về tất cả các kỹ thuật và phương pháp lập kế hoạch cho phép bạn phân bổ chính xác các nhiệm vụ tùy thuộc vào mức độ phức tạp, khó khăn, trách nhiệm, căng thẳng trong ngày làm việc và luân phiên chúng một cách tối ưu.

Lựa chọn tốt nhất để ghi lại kế hoạch hàng ngày là trình bày nó bằng văn bản. Điều này không cho phép bạn bỏ qua các nhiệm vụ có trong đó, giải tỏa trí nhớ, kỷ luật bạn và khiến công việc của bạn tập trung hơn. Việc phân tích việc thực hiện kế hoạch bằng cách sử dụng hồ sơ cũng dễ dàng hơn.

Việc xây dựng (soạn thảo) kế hoạch diễn ra vào đêm hôm trước theo nhiều giai đoạn: nhiệm vụ được xây dựng (chuyển từ kế hoạch tháng hoặc kế hoạch 10 ngày, chuyển từ kế hoạch ngày hôm trước, chưa giải quyết đến nay), số giờ làm việc cần thiết để giải quyết. quyết tâm, để lại những “cửa sổ” trong trường hợp cần giải quyết những vấn đề cấp bách, lên kế hoạch nghỉ giải lao 5-10 phút sau mỗi giờ làm việc và nêu bật những nhiệm vụ ưu tiên.

Kế hoạch làm việc của người quản lý được làm rõ vào buổi sáng cùng với thư ký, có tính đến những tình huống mới đột ngột phát sinh. Nhìn chung, kế hoạch hàng ngày cần linh hoạt, đồng thời cần tuân thủ rõ ràng các quy định liên quan đến việc mời người (tiếp khách, tổ chức hội họp, v.v.).

Kết luận ngắn gọn về chủ đề

Giờ làm việc là yếu tố quan trọng nhất sản xuất, việc sử dụng cẩn thận có thể có tác dụng rất lớn. Nhưng thái độ này đối với thời gian làm việc dựa trên một nghiên cứu sâu sắc về cơ cấu chi phí và việc xác định các khoản dự trữ chưa sử dụng.

Phân tích chi phí thời gian làm việc được thực hiện bằng cách sử dụng máy chấm công và ảnh chụp thời gian làm việc, thường được gọi là chẩn đoán thời gian, giúp xác định những tổn thất đáng kể và xác định các cách để cải thiện việc sử dụng nó.

Việc lập kế hoạch đóng vai trò quan trọng trong việc cải thiện việc sử dụng thời gian làm việc, đây là một trong những nhiệm vụ chính của người quản lý. Chính việc hoạch định thời gian làm việc cho phép người quản lý tập trung vào việc chính, có tính đến thời hạn và thời gian để giải quyết các công việc chính.

Việc chuẩn hóa và lập kế hoạch thời gian làm việc của người thực hiện và người quản lý làm tăng đáng kể hiệu quả sử dụng và có tác động tốt nhất đến kết quả cuối cùng của các bộ phận.

Xin chào! Trong bài viết này, chúng tôi sẽ nói về việc lập kế hoạch cho ngày làm việc của bạn.

Hôm nay bạn sẽ học:

1. Tại sao phải lập kế hoạch cho ngày làm việc của bạn;
2. Ai cần nó?
3. Làm thế nào để lập kế hoạch ngày làm việc của bạn một cách chính xác

Lên kế hoạch cho ngày làm việc của bạn

Trong thế kỷ 21, nhịp sống đã tăng tốc rõ rệt và tiếp tục có đà. Nếu trước đây, để thành công, bạn chỉ cần làm một lượng công việc thì bây giờ bạn cần phải làm nhiều hơn thế để đạt được thành công. Và mọi người bắt đầu phải đối mặt với việc thiếu thời gian. Nếu chúng ta cứ theo đuổi tất cả những công việc hàng ngày mà cuộc sống ném vào chúng ta hàng ngày thì chẳng còn chút thời gian nào cả.

Lập kế hoạch ngày làm việc là một công cụ không chỉ giúp sử dụng thời gian làm việc hiệu quả mà còn giảm bớt thời gian. Đây không phải là một danh sách việc cần làm tầm thường cần được hoàn thành theo thứ tự nghiêm ngặt. Lập kế hoạch là khả năng lựa chọn những gì cần phải làm, tại sao và khi nào.

Đó là lý do tại sao việc lập kế hoạch phù hợp không chỉ sắp xếp mọi việc bạn làm trong ngày mà còn giải phóng thời gian của bạn. Trước hết, bạn cần làm những việc quan trọng nhất - đây là nguyên tắc chính. Nó rất hữu ích cho những người có thời gian rảnh tại nơi làm việc và không có lịch trình rõ ràng để phân bổ thời gian của mình một cách hợp lý.

Lập kế hoạch bao gồm những gì?

Lập kế hoạch thời gian làm việc bao gồm:

• Thiết lập các ưu tiên.
• Lựa chọn các nhiệm vụ quan trọng.
• Tìm kiếm những cách tốt hơn những quyết định của họ.
• Tìm việc làm trong thời gian rảnh rỗi.

Ưu tiên giúp bạn hiểu điều gì cần chú ý, điều gì có thể tự giải quyết và vấn đề nào nên bỏ qua. Thời gian và thông tin đã trở nên có giá trị hơn nhiều so với trước đây và việc phấn khích với một điều gì đó không mang lại kết quả là điều vô nghĩa.

Lựa chọn nhiệm vụ quan trọng- gần giống như ưu tiên, chỉ trong khuôn khổ một ngày làm việc. Bạn chọn những gì sẽ mang lại kết quả quan trọng việc gì cần làm gấp và việc gì có thể trì hoãn.

Tìm cách tốt hơn để giải quyết vấn đề- một điểm rất quan trọng. Khi lập kế hoạch, bạn phải xem xét không chỉ những gì bạn sẽ làm mà còn phải xem xét cách tốt nhất để thực hiện điều đó. Đồng thời, điều quan trọng không chỉ là tiết kiệm thời gian mà còn phải làm mọi thứ nhanh chóng và hiệu quả nhất có thể.

Làm việc với thời gian rảnh cũng cần được đưa vào kế hoạch làm việc. Bạn có 2 giờ rảnh rỗi mỗi ngày để có thể chi tiêu vào việc gì đó không? Bạn có thể nói với sếp về điều này, và ông ấy sẽ giao cho bạn công việc, bạn có thể tự đào tạo hoặc bạn có thể nỗ lực phát triển dự án của riêng mình.

Tại sao việc lập kế hoạch cho ngày làm việc của bạn lại quan trọng?

Bất kỳ ai đã từng làm việc tự do, kinh doanh hoặc “làm việc theo ý muốn” (như taxi) đều hiểu hoàn toàn tầm quan trọng của việc sắp xếp công việc trong ngày. Tuy nhiên, chẳng hạn, hầu hết nhân viên văn phòng không thấy cần thiết phải lập kế hoạch cho ngày làm việc của mình.

Trong thực tế, Lý do chính lập kế hoạch cho ngày làm việc - tăng hiệu quả làm việc của bản thân. Nếu bạn lắng nghe cơ thể mình, bạn có thể hiểu rằng một số thứ có tác dụng tốt hơn với bạn vào lúc này và những thứ khác có lợi cho bạn vào lúc khác. Ví dụ, sẽ thuận tiện hơn cho bạn khi gọi điện đến các công ty khác sau bữa trưa, vì bạn đã thức dậy nhưng chưa mệt và công việc đơn điệu được hoàn thành nhanh hơn vào buổi tối, vì vậy tốt hơn hết bạn nên hoãn nhập thông tin vào cơ sở dữ liệu cho đến 5 - 6 giờ.

Lập kế hoạch cho một ngày làm việc không chỉ tính đến các yếu tố cơ bản của việc giải quyết vấn đề mà còn tính đến sở thích cá nhân của mỗi người. Quản lý thời gian không được thiết kế để áp đặt cùng một khuôn mẫu làm việc hiệu quả cao cho tất cả mọi người. Bạn phải điều chỉnh nhiệm vụ của mình cho phù hợp với đặc điểm của cơ thể.

Việc tổ chức và lập kế hoạch cho ngày làm việc của bạn cho phép bạn làm được nhiều việc hơn trong thời gian ngắn hơn, có thời gian để làm những việc bạn thích.

Ai nên lên kế hoạch cho ngày làm việc của mình?

Mọi người đều có thể lập kế hoạch cho ngày làm việc của mình. Bằng cách này bạn có thể tiết kiệm thời gian và làm việc hiệu quả hơn. Nhưng có 3 loại người đơn giản phải tham gia vào việc lập kế hoạch cá nhân.

. Người làm việc vô kỷ luật nhất là người làm việc tự do. Anh ấy không có lịch trình rõ ràng và chỉ có thời hạn nhắc nhở anh ấy rằng đã đến lúc phải ngồi xuống để làm điều gì đó. Đó là lý do tại sao việc lập kế hoạch cho ngày làm việc của họ là rất quan trọng đối với những người làm việc tự do làm việc với nhiều khách hàng. Thường thì các đơn đặt hàng mới xuất hiện cách nhau một hoặc hai ngày và nếu bạn đợi đến phút cuối cùng, bạn có thể không có thời gian để làm hai dự án.

doanh nhân. Mọi thứ ở đây gần giống như khi làm việc tự do. Đặc biệt nếu đó là kinh doanh trực tuyến. Một mặt, bạn có thể thư giãn ở nhà trong khi nhân viên của mình đang làm việc, nhưng mặt khác, cách làm này chắc chắn sẽ thất bại. Ở phương Tây, sự sùng bái thói tham công tiếc việc phát triển mạnh trong giới doanh nhân. Họ tin rằng nếu bạn không làm việc 60 giờ một tuần, điều đó có nghĩa là bạn lười biếng và không có việc gì để làm trong kinh doanh.

Người quản lý. Một nhà lãnh đạo không phải lúc nào cũng là một doanh nhân. Chủ sở hữu công ty có thể không chấp nhận tham gia tích cực tham gia vào công việc của công ty mình nhưng giám đốc công ty phải chịu trách nhiệm về hoạt động của toàn bộ cơ chế. Đó là lý do tại sao lãnh đạo các công ty vừa và lớn phải sử dụng thời gian một cách hiệu quả, bởi những quyết định của họ quyết định tương lai lâu dài của công ty. Lập kế hoạch cho ngày làm việc của người quản lý là cách phân bổ thời gian hiệu quả nhất cho các nhiệm vụ quan trọng mang tính chiến lược.

Phương pháp lập kế hoạch ngày làm việc

phương pháp Kế hoạch phù hợp Có thể có nhiều ngày làm việc. Nhưng một trong những cách hiệu quả nhất là Ma trận Eisenhower. Bản chất của nó là như sau.

Có 4 hình vuông:

1. Ô A - Những việc khẩn cấp và quan trọng.
2. Hình vuông B - những vấn đề không khẩn cấp và quan trọng.
3. Ô C - vấn đề khẩn cấp và không quan trọng.
4. Hình vuông D - những vấn đề không khẩn cấp và không quan trọng.

Quảng trường A nên hầu như luôn luôn trống rỗng. Với kế hoạch phù hợp, tất cả các nhiệm vụ quan trọng sẽ được giải quyết ở ô B và được hoàn thành khi chúng tiếp cận A.

Quảng trường B là những điều quan trọng sẽ giúp bạn đạt được mục tiêu của mình. Điều này bao gồm tất cả các nhiệm vụ cần phải hoàn thành trong vòng 1 ngày làm việc.

Quảng trường C nghĩa là những công việc cấp bách và không quan trọng cần được giao cho người khác. Một ví dụ nổi bật những vấn đề khẩn cấp nhưng không quan trọng - hãy gọi cho khách hàng tiềm năng. Một nhân viên có thể làm được việc này, tốt hơn hết bạn nên tập trung vào những việc khác.

Quảng trường D, có nghĩa là có những việc không khẩn cấp và không quan trọng không đưa bạn đến gần mục tiêu hơn, đừng đưa ra cảm xúc tích cực và về nguyên tắc là không cần thiết. Tất cả những ý tưởng vô ích nên được viết ra trong ô vuông này.

Việc phân chia nhiệm vụ theo tầm quan trọng và mức độ cấp bách của chúng cho phép bạn hiểu những gì bạn cần chú ý trong ngày làm việc và những gì bạn có thể quên một cách an toàn. Ma trận không chỉ giúp ích trong quá trình làm việc mà còn trong Cuộc sống hàng ngày. Nếu bạn muốn học tiếng Anh, nó rất thú vị và sẽ giúp ích cho bạn trong sự nghiệp - đây là ô B. Nhưng nếu bạn muốn học tiếng Tây Ban Nha chỉ để biết nó thì đây là D, và bạn có thể yên tâm quên đi Nó.

Nguyên tắc lập kế hoạch giờ làm việc

Có một số quy tắc về cách tiến hành ngày làm việc của bạn một cách hiệu quả. Để thuận tiện, chúng tôi sẽ chia ngày thành 3 phần:

• Sự khởi đầu của ngày làm việc.
• Quy trình làm việc cơ bản.
• Hoàn thành.

Buổi sáng là nhất giai đoạn quan trọng. Tùy thuộc vào việc bạn ngủ được bao nhiêu, bạn thức dậy như thế nào và bạn làm gì, tâm trạng của bạn sẽ phụ thuộc vào, thái độ tâm lý và hiệu suất.

Nguyên tắc của một buổi sáng “đúng đắn” bao gồm:

• Thái độ tích cực. Nếu bạn thức dậy mỗi ngày với suy nghĩ rằng bạn ghét công việc của mình, năng suất của bạn sẽ giảm. Hãy cố gắng bắt đầu buổi sáng của bạn với những suy nghĩ dễ chịu.
• Cố gắng không "lắc lư". Bạn có nhận thấy rằng sau khi thức dậy vào buổi sáng, bạn cần thêm 30 - 40 phút nữa để tỉnh táo lại không? Đây là thời gian không đáng để lãng phí. Ngay sau khi thức dậy, hãy đi tắm, pha một ít cà phê và thay vì mất nửa tiếng đi đâu đó, bạn có thể yên tâm ăn sáng.
• Một bữa sáng nhàn nhã và đường đi làm. Bắt đầu ngày mới không vội vàng là điều rất quan trọng. Khi bạn đang vội, cơ thể sẽ tiêu tốn thêm sức lực và thần kinh có thể được sử dụng nhiều hơn. công việc hiệu quả. Nếu bạn không đủ tiền mua một bữa sáng thịnh soạn và một chuyến đi nhàn nhã, hãy đi ngủ muộn hơn và dậy sớm hơn.
• Những việc cốt yếu. Hầu hết các doanh nhân thành công đều có xu hướng nói rằng những nhiệm vụ quan trọng nhất nên được hoàn thành vào buổi sáng. Như người ta thường nói: “Nếu bạn muốn làm mọi việc, hãy ăn một con ếch vào bữa sáng”. Vai ếch là một nhiệm vụ mà bạn không muốn đảm nhận chút nào. Làm điều đó vào buổi sáng và thái độ tích cực cảm giác bị “ếch ăn thịt” sẽ kéo dài cả ngày.

Quy trình làm việc chính bao gồm các nhiệm vụ sau:

• Giải quyết các vấn đề cấp bách. Điều quan trọng là phải hiểu rằng nếu một số vấn đề khẩn cấp xảy đến với bạn trong ngày làm việc, bạn không cần phải tập trung toàn bộ sự chú ý vào nó. Đầu tiên bạn cần hiểu nó có quan trọng hay không. Nếu nó quan trọng thì bạn cần phải bắt tay vào thực hiện nó ngay lập tức. Nếu không, hãy chuyển trách nhiệm thực hiện cho người khác.
• Tới hạn. Hàng ngày, bạn nên đặt ra cho mình những thời hạn gần đúng mà trong đó bạn phải giải quyết toàn bộ khối lượng công việc. Điều quan trọng không phải là “Làm mọi việc trước 18 giờ”, mà là “14h - bắt đầu lập kế hoạch, 15h - phân tích các chỉ số, 16h - lập báo cáo", v.v.
• Đặt hàng tại nơi làm việc. Đây là một điểm ngầm nhưng rất quan trọng. Nếu bàn làm việc của bạn bừa bộn, mắt bạn sẽ liên tục bị lạc vào đó. Và nếu có tài liệu nước ngoài nào đó ở nơi làm việc, bạn có thể bắt đầu nghiên cứu nó và chỉ mất 20 - 30 phút.
• Đừng làm theo sự thôi thúc. Đó là điều quan trọng nhất. Có một số tác nhân khiến bạn chuyển sự chú ý từ công việc sang điều gì đó ít quan trọng hơn. Gọi cho một người bạn trong khi bạn đang xem xét kế hoạch bán hàng của mình? Tốt nhất bạn không nên làm điều này, nếu không bạn sẽ mất tập trung và dễ mất tinh thần làm việc.
• Nhóm thói quen của bạn. Rất quan trọng. Nếu bạn cần gọi 60 cuộc điện thoại trong ngày thì tốt hơn nên chia chúng thành nhiều nhóm nhỏ, 10 - 15 cuộc một lúc. Sau khi thực hiện cuộc gọi, bạn có thể thực hiện một tác vụ khác. Liên tục chuyển đổi từ thói quen sang công việc tích cực, bạn có thể làm được nhiều hơn thế.

Việc kết thúc ngày làm việc được thực hiện theo nguyên tắc sau:

• Hoàn thành những gì cần thiết. Có một nhóm việc rơi vào ô “quan trọng nhưng không khẩn cấp”. Tốt nhất bạn nên hoàn thành chúng trong ngày làm việc và luôn để trống ô “quan trọng và khẩn cấp”.
• Kiểm tra kết quả của bạn so với kế hoạch của bạn. Mọi việc bạn làm trong ngày cần được so sánh với những gì bạn đã lên kế hoạch. Nếu bạn mới bắt đầu lên kế hoạch cho ngày làm việc của mình thì sẽ có những sai lệch nhỏ so với kế hoạch. Cố gắng giữ chúng càng ít càng tốt.
• Lập kế hoạch cho ngày hôm sau. Tốt nhất nên thực hiện việc này vào cuối ngày làm việc hôm trước. Bằng cách này, bạn sẽ duy trì được tinh thần làm việc, đồng thời, điều quan trọng là phải vạch ra một chương trình công việc thực tế.

Nếu bạn là người quản lý thì trong ngày làm việc bạn phải phối hợp chặt chẽ với thư ký của mình.

Hãy nhớ rằng tất cả điều này Mẹo chung. Họ không tính đến bạn đặc điểm cá nhân. Nếu bạn làm việc khẩn cấp vào buổi chiều thuận tiện hơn buổi sáng thì đó là quyền của bạn. Nếu bạn muốn làm một nhiệm vụ lớn, khó khăn cuối cùng và nó không ảnh hưởng đến tâm trạng của bạn trong một ngày, hãy làm nó sau cùng.

Lập kế hoạch cho ngày làm việc của bạn nên mang tính cá nhân.

Những sai lầm cơ bản khi lập kế hoạch cho ngày làm việc của bạn

Mặc dù thực tế rằng việc quản lý thời gian đã được thiết lập vững chắc trong cuộc sống của chúng ta nhưng hầu hết mọi người đều cam kết những lỗi điển hình khi lên kế hoạch cho ngày làm việc của bạn. Dưới đây là một vài trong số họ.

Sai lầm 1. Ưu tiên sai.

Ma trận Eisenhower cho chúng ta biết rằng chúng ta cần làm những việc quan trọng. Nhưng nhiều người có thể dễ dàng nhầm lẫn về điều gì là quan trọng đối với họ. Quảng trường A, lẽ ra phải trống và chịu trách nhiệm về các vấn đề khẩn cấp và quan trọng, thường bị nhầm lẫn với Quảng trường C, nơi tích tụ những vấn đề không quan trọng cần được chú ý ngay lập tức.

Điều quan trọng cần nhớ là bạn chỉ nên dành năng lượng của mình cho những gì quan trọng đối với bạn. khoảnh khắc này thời gian. Bạn nên làm việc vì tương lai khi mọi thứ có thể được gác lại và lên kế hoạch một cách khôn ngoan.

Sai lầm 2: Dành quá nhiều thời gian cho những việc nhỏ nhặt

Để giải thích tại sao cần phải làm những việc “cơ bản” trước rồi mới đến những việc nhỏ, chúng ta sẽ sử dụng Luật Pareto. Người ta nói rằng 20% ​​nỗ lực sẽ tạo ra 80% kết quả. Tức là khi bạn làm việc quan trọng, bạn bỏ ra 20% công sức và đạt được 80% kết quả. Khi bạn làm những việc nhỏ nhặt, bạn sẽ nhận được ít kết quả hơn 4 lần và tốn nhiều công sức hơn 4 lần.

Hãy xem xét một ví dụ nhỏ. Bạn cần khởi động một chiến dịch quảng cáo. Nếu bạn tạo 10 quảng cáo, hãy kết hợp chúng từ khóa và các cụm từ, đồng thời khởi chạy trên các trang web đã chuẩn bị sẵn, thì đây sẽ là 20% công việc, mang lại 80% kết quả. Nhưng nếu bạn dành thời gian chỉnh sửa phông chữ và hình ảnh, chọn lọc và trau chuốt các cụm từ cũng như tìm kiếm các nền tảng bổ sung cho quảng cáo, bạn sẽ tốn nhiều công sức hơn. Tất cả điều này sẽ cần phải được thực hiện, nhưng sau khi bắt đầu chiến dịch quảng cáo, khi bạn đạt được kết quả đầu tiên.

Sai lầm 3. Thiếu thời gian cho việc cá nhân.

Mỗi người nên có cuộc sống cá nhân và quyền tự do lựa chọn nghề nghiệp. Nếu bạn có nhiều việc phải làm và không tìm được một hoặc hai giờ để thực hiện sở thích của mình thì đây là việc lập kế hoạch tồi trong ngày của bạn. Lập kế hoạch thời gian làm việc rất quan trọng không chỉ vì nó cho phép bạn làm được nhiều việc hơn. Nó cho bạn cơ hội để làm những gì bạn thích mà không cần vội vàng.