Kako obaviti stvari bez gubljenja živaca. Naše se profesionalne odgovornosti i dalje mijenjaju

Kako završiti stvari: Umijeće produktivnosti bez stresa David Allen

(ocjene: 1 , prosječno: 5,00 od 5)

Naslov: Završiti stvari: Umijeće produktivnosti bez stresa
Autor: David Allen
Godina: 2015
Žanr: traženje posla, karijera, menadžment, zapošljavanje, korporativna kultura, strani poslovna literatura

O obavljanju poslova: Umijeće produktivnosti bez stresa Davida Allena

Pušten je stručnjak i konzultant o pitanju ispravne raspodjele vremena - David Allen najbolji udžbenik o upravljanju vremenom - "Kako dovesti stvari u red: umjetnost produktivnosti bez stresa." Većina ljudi zna situaciju kada stvari rastu kao gruda snijega, morate ostaviti po strani ono što ste započeli i uhvatiti se za nešto novo. Kao rezultat toga, ništa od planiranog ne ispada neispunjeno, živci, stres, neugodne posljedice.

Pametna knjiga "Kako dovesti stvari u red" uči vas kako pravilno koristiti svoje vrijeme. Priručnik se ne preporučuje samo zaposlenim menadžerima, već i širokoj publici čitatelja koji su suočeni s brdom neriješenih problema.

Na stranicama udžbenika Davida Allena prostim jezikom govori kako naučiti odvojiti glavno od sporednog. Ispravno planirajte svoje aktivnosti razvrstavanjem hitnih slučajeva prema jednostavnoj i razumljivoj shemi. “Zadatak se može obaviti za nekoliko minuta? Učini to!" - savjetuje autor, inače delegirajte ili odgodite za neko drugo vrijeme kada se može lako izvesti.

Knjiga "Kako dovesti stvari u red" prepuna je živopisnih primjera iz života autora, kada je bio suočen s problemom nagomilanih slučajeva, pojačanih obvezama prema drugim ljudima. David Allen dijeli učinkovite tehnike distribucije vlastitim snagama i postupno prevladavanje gomile hitnih stvari.

Ljudski mozak uređen je tako da će svi nedovršeni poslovi i obveze da ih ispuni stalno podsjećati na sebe, tvrdi autor. Mozak će biti zauzet traženjem izlaza, proganjajući osobu čak i tijekom spavanja, a bolnički krevet može postati tužan rezultat. David Allen tvrdi da redoviti dnevnik može pomoći u suočavanju s takvim uvjetima. Zapišite sve svoje zadatke na papir, i nemojte ih držati u glavi, strukturirajte svoje zadatke prema važnosti i hitnosti izvršenja i izbjeći ćete stres.

Autor savjetuje korištenje njegove metode ne samo u rutinskom radu u tvrtki, već iu svakodnevnom životu. Knjiga poučava uspjeti obaviti sve potrebne radnje planiranjem i preraspodjelom zadataka prema važnosti i hitnosti.

Većina čitatelja dobro reagira na sadržaj vodiča za upravljanje vremenom Davida Allena. Dijele dojmove o tome kako je knjiga pozitivno utjecala na njihovu produktivnost i kvalitetu života.

Na našoj stranici o knjigama možete besplatno preuzeti stranicu bez registracije ili čitati online knjigu Davida Allena "Dovođenje stvari u red: umjetnost produktivnosti bez stresa" u epub, fb2, txt, rtf, pdf formatima za iPad , iPhone, Android i Kindle. Knjiga će vam pružiti puno ugodnih trenutaka i pravog užitka za čitanje. Kupiti Puna verzija možete imati našeg partnera. Također, ovdje ćete pronaći najnovije vijesti iz književni svijet, saznajte biografiju svojih omiljenih autora. Za pisce početnike postoji poseban odjeljak s korisni savjeti i preporuke, zanimljive članke, zahvaljujući kojima se i sami možete okušati u pisanju.

Citati iz knjige David Allen Kako završiti stvari: Umijeće produktivnosti bez stresa

Trebali biste biti u mogućnosti napraviti popis u pokretu i lako ga koristiti onoliko često koliko vam je potrebno.

Prema mom iskustvu, kada ljudi planiraju uglavnom u prirodnom i neformalnom okruženju, oni se riješe unutarnji stres i postići najbolje rezultate.

Redovito pregledavajte svoje popise obaveza kako biste ih izbacili iz glave.

Uzrok zabrinutosti je nedostatak kontrole situacije, organizacije, pripreme i aktivnosti.

Kako bi prihvatili ispravno rješenje, trebate poduzeti samo dva glavna koraka - odrediti: 1) kakav bi trebao biti rezultat; 2) što točno treba učiniti za to. Nažalost, većini ljudi to nije očito.

Ključ za upravljanje svime je upravljanje vlastitim postupcima.

Za upravljanje problemima koji zahtijevaju neku akciju s vaše strane, trebat će vam popis projekata, datoteke ili mape za planove i materijale projekta, kalendar, popis podsjetnika za neposredne radnje i popis podsjetnika za očekivane događaje.

Sada u jednoj rečenici opišite uspješan ishod koji će vam donijeti rješenje ovog problema ili izlaz iz ove situacije. Drugim riječima, što se treba dogoditi da biste mogli smatrati da je projekt završen i označite kvadratić?

Malo ljudi vjeruje da bi se trebali usredotočiti na željene rezultate. Zapravo, razmišljanje usmjereno na rezultate jedan je od najučinkovitijih dostupnih alata za ostvarenje snova.

Glavne komponente unutarnjeg povjerenja i kontrole nad situacijom su: 1) jasno artikulirani rezultati (projekti) i prioritetne radnje potrebne kako bi se krenulo prema njihovoj provedbi, te 2) podsjetnici, integrirani u pouzdan sustav na koji se redovito pozivate. Ja to zovem koncentracijom horizontalna ravnina. Iako se proces na prvi pogled može činiti jednostavnim, ipak stvarna primjena omogućuje postizanje dubokih rezultata.

Besplatno preuzmite Kako završiti stvari: Umijeće produktivnosti bez stresa Davida Allena

(Fragment)

U formatu fb2: Preuzimanje datoteka
U formatu rtf: Preuzimanje datoteka
U formatu epub: Preuzimanje datoteka
U formatu txt:

Obavljati stvari

Umijeće produktivnosti bez stresa

KUTIJA ZA PINGVINE

David Allen

Kako dovesti stvari u red

Umijeće produktivnosti bez stresa

8. izdanje, revidirano

"Mann, Ivanov i Ferber"

Informacija

od izdavača

Objavljeno uz dopuštenje: Penguin Books, otisak Penguin Publishing Group, odjela Penguin Random House LLC i Andrew Nurnberg Literary Agency

Allen, David

Kako dovesti stvari u red. Umjetnost produktivnosti bez stresa / David Allen po. s engleskog. Julija Konstantinova. - M. : Mann, Ivanov i Ferber, 2016 (monografija).

ISBN 978-5-00057-691-5

Ovo je ažurirano izdanje poznata knjiga o osobnoj učinkovitosti, prevedeno na desetke jezika. Uz nju će se zavrzlame vaših problema razmrsiti mnogo brže: steći ćete jasnoću svijesti i urednost misli, naučiti odvajati važne stvari od sporednih, ispravno postaviti ciljeve i prioritete, privesti ono što ste započeli do kraja, a također i potpuno se opustite.

U novom se izdanju puno pažnje posvećuje radu s e-poštom i ostalim digitalnim informacijama, pa je sada metodologija Getting Things Done uistinu univerzalna.

Sva prava pridržana.

Nijedan dio ove knjige ne smije se reproducirati u bilo kojem obliku bez pisanog dopuštenja nositelja autorskih prava.

Pravnu podršku izdavačkoj kući pruža odvjetničko društvo "Vegas-Lex"

GTD - NOVA BORILAČKA VJEŠTINA

David Allen i njegov sustav Getting Things Done (GTD) odavno su poznati u Rusiji i imaju širok raspon obožavatelja. Svi želimo biti produktivni, odnosno sposobni postići željeni rezultat bez prenaprezanja, a pritom ostati smireni i usredotočeni.

Svatko ima svoju povijest upoznavanja GTD-a. Dobro se sjećam kako sam jednog dana prije desetak godina imala puno više obaveza nego što sam u to vrijeme mogla podnijeti. U isto vrijeme, sve okolnosti mog života bile su prilično ugodne: rođenje djeteta, uzlet karijere, preselio se u Moskvu. Osjećao sam da se ne mogu nositi i da mogu izgubiti sve što sam postigao. Trebalo je preuzeti kontrolu nad životom, hitno je bio potreban novi pristup samoupravljanju. Tada sam se upoznao s knjigom Davida Allena. Prvi put sam ga pročitao na engleskom, a kada je izašao na ruskom, pročitao sam ga nekoliko puta, svaki put otkrivajući nešto novo i korisno za sebe. Sustav koji je predložio autor zavukao me činjenicom da je opisan prirodni proces"dovođenje stvari u red", ujedno je bilo univerzalno, pomoglo je u preuzimanju kontrole nad svim područjima života i iz temelja promijenilo razmišljanje.

GTD ne podučava upravljanje vremenom, već kontrolu uma. Sustav vam omogućuje da postignete stanje visoke produktivnosti - potpunu uključenost u proces, vrlo slično stanju toka borilačkih vještina. Nije slučajno da sam David ima crni pojas u karateu i ne krije da su istočnjačka učenja i borilačke vještine utjecali na stvaranje njegove metodologije. GTD se može smatrati jednom od vrsta modernih borilačkih vještina, koja omogućuje osobi da uspješno pobjeđuje u svijetu punom stresa, bogatih tokova informacija i svih vrsta smetnji.

Novo izdanje knjige je samostalan rad. Dodana su dva nova poglavlja i puno informacija, uzimajući u obzir današnju stvarnost svijeta informacijske tehnologije. Prijevod je prepravljen od nule. Posebna je pozornost posvećena ujednačavanju terminologije. Za sva kontroverzna pitanja pri prevođenju na ruski, obratili smo se izravno Davidu. Prijevod se pokazao što autentičnijim i u biti bliži originalu.

Otkad sam savladao GTD i uvelike si olakšao život, moj je san pomoći drugima da uče i prihvate Allenov sustav. Nakon dugogodišnjeg samostalnog studiranja, prošao sam sve faze certificiranja sustava od samog Davida, dobivši status master trenera po njegovoj metodologiji. Ove godine David i ja smo došli do odluke da Rusija zaslužuje da se upoznamo i naučimo GTD metodologiju na isti način kao što se to događa u svim civiliziranim zemljama – ne kroz jednokratne i, nažalost, vrlo rijetke autorske govore u Rusiji, već kroz sustavnu obuku na službenim licenciranim programima osposobljavanja.

Knjiga Davida Allena Kako stvari završiti. Umijeće produktivnosti bez stresa” može pružiti značajnu podršku. Ovaj posao Drago mi je da sadrži ne samo neke teorijske izračune koji opisuju situaciju u cjelini, već i sasvim konkretne savjete. Jednostavan i lako razumljiv jezik pripovijesti olakšat će navigaciju ovom knjigom čak i onima koji uopće nisu upoznati s teorijama upravljanja vremenom. Osim toga, potpuno životne situacije koje spisateljica navodi pomažu boljem snalaženju u uzročno-posljedičnim odnosima koji se mogu pratiti u djelu. Ova knjiga je super pogodan za one koji je stalno u stalnom zaposlenju.

Okrećući se izravno čitatelju u svojoj knjizi "Kako dovesti stvari u red", autor ga, takoreći, čini suučesnikom u cijelom procesu pripovijedanja. Svatko od nas se barem jednom u životu suočio s totalnom zaposlenošću, a neki su stalno u ovakvom stanju. Štoviše, čini se da bi stvari trebalo nekako posložiti, jer nije uzalud toliko puno vremena posvećeno njihovom rješavanju, nego ih je još veći broj. S čime je to povezano? Zašto ljudi imaju tendenciju gomilati probleme? Je li moguće povećati učinkovitost svog rada trošenjem manje vremena na njega? Autorova metodologija omogućuje vam da naučite kako brzo i učinkovito riješiti sve slučajeve i poteškoće kako se pojave, a to se ne odnosi samo na radne trenutke, već i osobni život jer je i sastavni dio našeg postojanja. Što je GTD sustav? Zašto je ovo veliki broj da li ljudi to više vole? Kako ova tehnika funkcionira i je li prikladna za sve? Autorica spremno odgovara na ova i mnoga druga pitanja koja se nameću tijekom čitanja.

Ovo je ažurirano izdanje najpoznatije knjige o osobnoj učinkovitosti, prevedene na desetke jezika. Uz nju će se zavrzlame vaših problema razmrsiti mnogo brže: steći ćete jasnoću svijesti i urednost misli, naučiti odvajati važne stvari od sporednih, ispravno postaviti ciljeve i prioritete, privesti ono što ste započeli do kraja, a također i potpuno se opustite. U novom se izdanju puno pažnje posvećuje radu s e-poštom i ostalim digitalnim informacijama, pa je sada metodologija Getting Things Done uistinu univerzalna. 8. izdanje, revidirano.

* * *

Sljedeći ulomak iz knjige Kako dovesti stvari u red. Umijeće produktivnosti bez stresa (David Allen, 2015.) osigurao naš partner za knjige - tvrtka LitRes.

Getting Things Done Metodologija Dobrodošli

DOBRO DOŠLI u prave rudnike zlata gdje ćete ih pronaći neprocjenjive informacije kako pronaći rezervne izvore energije, smirenosti i jasnoće o tome što radite u bilo kojem trenutku i kako postići više uz manje truda. Ako smo ti i ja slični, onda i ti voliš imati posla različite zadatke i učini to dobro. U isto vrijeme želite uživati u životu, što se čini gotovo nemogućim ako previše radite. Međutim, izbor ne bi trebao biti ili-ili. Sasvim je moguće raditi učinkovito i pritom biti strastven u svom svakodnevnom poslu.

Učinkovitost je vrlo važan faktor. Možda je ono što radite zaista važno, zanimljivo ili korisno; ili možda i nije, ali ovaj posao još treba obaviti. U prvom slučaju nastojite izvući maksimum iz svog vremena i truda. A u drugom - brzo prijeđite na druge stvari, ne ostavljajući "repove".

Umijeće opuštanja uma i sposobnost oslobađanja od svih briga i briga je vjerojatno jedna od njih najveće tajne odlični ljudi.
kapetan J. Hatfield

Međutim, bez obzira što radite, najvjerojatnije se želite osjećati smirenije i sigurnije u tome ovaj trenutak trebao bi raditi upravo ono što radiš: to ispijanje piva s kolegama nakon posla, divljenje usnulom bebi u kolijevci noću, odgovaranje na e-mail ili razmjenu nekoliko riječi s potencijalnim klijentom u neformalnom okruženju nakon sastanka - upravo to što biste trebali učiniti u trenutku kada to učinite.

Kada sam pisala ovu knjigu, cilj mi je bio naučiti vas kako biti što učinkovitiji i smireniji kada je to potrebno. Tijekom godina dijelio sam ove informacije sa svim vrstama ljudi koji žive u njima različitim uvjetima diljem svijeta, a sada sa svom odgovornošću mogu reći: moja metodologija funkcionira.

Kako znate da biste trebali raditi upravo ono što radite u bilo kojem trenutku? Nijedan softver, seminar, cool prijenosno računalo, pametni telefon ili čak osobna misija neće dodati dodatni sat vašem danu, pojednostaviti zadatak i učiniti ovaj ponekad teškim izborom za vas.

Što se tiče metoda, možda ih ima milijun, ali uvijek postoji samo nekoliko principa. Osoba koja je savladala principe može lako izabrati vlastite metode. Osoba koja isprobava metode, ignorirajući principe, sigurno će imati problema.
Ralph Waldo Emerson, filozof, pisac

Kada se pravilno koriste, ovi alati mogu pružiti podršku za vaše odluke, ali sami po sebi neće vam dati fokus ili kontrolu. Štoviše, nakon što shvatite kako povećati svoju produktivnost na jednoj razini, prijeći ćete na sljedeću s novim skupom odgovornosti i kreativnih ciljeva, gdje vam novi izazovi neće dopustiti da se izvučete s jednostavnom formulom, novonastalom gadget ili mobilni uređaj za povratak "u igru."", ali na sljedećoj razini u poslu i privatnom životu. Možda ste postavili skup osobnih alata i ponašanja koji su već neko vrijeme bili vrlo učinkoviti, ali velike promjene, poput velike promjene na poslu, dolaska vašeg prvog djeteta ili kupnje kuće, testirat će njihovu snagu i vrlo vjerojatno stvoriti ozbiljne neugodnosti (ako ne i kaos!).

Iako ne postoji univerzalna jednostavna tehnika ili alat za poboljšanje organizacije i produktivnosti, postoje vrlo specifične radnje koje se mogu poduzeti za njihovo poboljšanje. Tijekom godina otkrio sam jednostavne procese koji uvelike poboljšavaju sposobnost osobe da konstruktivno i proaktivno upravlja svojom dnevnom rutinom, imajući na umu svoje prioritete. Mogu se koristiti ako s dvanaest godina proučite domaću zadaću, a ako se nakon nedavnog upravnog odbora morate reorganizirati u skladu s korporativnom strategijom ... oni će raditi za sve situacije između.

Knjiga koju držite u rukama rezultat je više od trideset godina iskustva u proučavanju osobne i organizacijske produktivnosti. Ovo je vodič za maksimiziranje rezultata i minimiziranje napora u svijetu u kojem se rad stalno povećava, a njegova se priroda stalno mijenja. Ja i mnogi moji kolege proveli smo stotine tisuća sati konzultirajući se s najpametnijima i najpametnijima zaposleni ljudi suvremenost "na čelu" - u svojim uredima, u svojim domovima iza zatvorenih vrata, pomažući im u prikupljanju, procesuiranju i organizaciji svih njihovih poslova i obveza. Metode koje sam formulirao pokazale su se učinkovitima u svim vrstama organizacija, na svim razinama rada, u različitim kulturnim kontekstima, pa čak i kod kuće i u školi. Nakon mnogo godina savjetovanja i podučavanja najnaprednijih i najproduktivnijih stručnjaka (i njihove djece!) uvjeren sam da su svijetu potrebne ove metode.

Anksioznost je uzrokovana nedostatkom kontrole, organizacije, pripreme i djelovanja.
David Kekić, osnivač zaklade MaxLife

Čelnici na najvišim razinama nastoje postići "graničnu produktivnost" - svoju, svoje podređene, svoje tvrtke, ali u isto vrijeme ne narušavaju ravnotežu između posla i osobnog života. Oni znaju, kao i ja, da nakon cjelodnevnog rada ima neodgovorenih telefonskih poziva, zadataka koje treba delegirati, neriješenih pitanja koja su ostala sa sastanaka i rasprava, obveza na visokoj razini koje još nisu razjašnjene i uzete pod kontrolu, neispunjene osobne obveze i deseci potencijalno važnih e-mailova među stotinama (ili čak tisućama) koje tek treba pročitati. Mnogi od ovih Poslovni ljudi uspjeti jer su problemi koje rješavaju i prilike koje shvate važniji od nedostataka u njihovim uredima, domovima i portfeljima. Ali pri sadašnjem tempu života i poslovnog razvoja, ta ravnoteža često postaje klimava.

Što je još važnije, ljudi su prestali obraćati dužnu pažnju na školske predstave svoje djece, njihova sportska natjecanja, razgovore o životu prije spavanja. Jednostavno više nisu u stanju biti "sada i ovdje" što god to bilo. Naše je društvo prožeto strahom i neizvjesnošću: ljudi smatraju da bi vjerojatno trebali raditi nešto upravo sada što ne rade. Time se stvara napetost iz koje nema izlaza i rješenja.

S jedne strane, potrebni su nam provjereni alati koji će pomoći ljudima da usmjere svoje strateške i taktičke napore i da im ništa ne nedostaje. S druge strane, potrebno je stvoriti takve obrasce razmišljanja i radnog okruženja koji će i najvatrenije entuzijaste spasiti od profesionalno izgaranje pod pritiskom stresa. Za privlačenje i zadržavanje najboljih ljudi u našim tvrtkama potrebni su pozitivni standardi rada i života. Osim toga, potrebne su metode koje će u našem osobnom životu pružiti jasnoću, osjećaj kontrole i kreativnosti za naše voljene i, što je najvažnije, za nas same.

Mi to znamo različite organizacije prijeko trebaju ovo znanje. Potrebni su i u školama, gdje velika većina djece još uvijek nije naučena kako analizirati informacije, usredotočiti se na rezultate ili poduzeti mjere za njihovo postizanje. Svatko od nas ih treba kako bismo mogli iskoristiti prilike koje su pred nama i neprestano poboljšavati svijet oko sebe.

Moć, jednostavnost i djelotvornost metoda predstavljenih u ovoj knjizi najbolje se mogu doživjeti vlastitog iskustva, u stvarnom vremenu, u određenim situacijama. Dok budete čitali ili jednostavno prelistavali ovu knjigu, bez sumnje ćete biti u iskušenju primijeniti ono o čemu govorim. Puno će vam pomoći ako učinite ono o čemu ste čitali i pokušate razumjeti bit ovih modela, a njihova primjena će vam nedvojbeno promijeniti život.

Zdrav skepticizam često je najbolji način da shvatite vrijednost onoga što vam se govori: opovrgnite ono što čujete, dokažite da nije istina ako možete. To će stvoriti angažman, što je ključ razumijevanja.

Svrha ove knjige je predstaviti bit dinamičke umjetnosti upravljanja tijekom rada i osobne produktivnosti u linearnom formatu. Pokušao sam organizirati materijal na takav način da vam pružim inspirativnu perspektivu i da vam u isto vrijeme pružim okus neposrednog rezultata dok čitate knjigu.

Knjiga se sastoji od tri dijela. Prvi dio opisuje opću sliku, sadrži kratki pregled sustav i objašnjenje zašto je jedinstven i relevantan, a zatim se u sažetom i pristupačnom obliku daje opis samih glavnih metoda. Drugi dio govori kako primijeniti principe sustava. Ovo je vaša osobna praksa korak-po-korak primjene opisanih modela u svakodnevnom životu. Treći dio opisuje još suptilnije i značajnije rezultate koje možete postići čineći ove metode i modele sastavnim dijelom svog radnog i osobnog života.

Želim da se pridružite, isprobate sve sami, pa čak i izazovete! Želim da se i sami uvjerite da je ono što obećavam ne samo moguće, već odmah dostupno svakome od vas. I želim da znate da je sve to vrlo lako implementirati. Ne zahtijeva nove vještine. Već znate kako se koncentrirati, zapisivati informacije, odlučiti o željenim rezultatima i sljedećim akcijama, analizirati različite opcije i birati. Vidjet ćete da su mnoge vaše intuitivne radnje doista bile točne. Reći ću vam kako podići ove osnovne vještine do nova razina učinkovitosti. Želim vas inspirirati da sve ovo prihvatite kao svoj novi način rada koji će vam preokrenuti život.

Na svim stranicama ove knjige povremeno se osvrćem na svoj rad s klijentima koji koriste ovu metodologiju. Zadnjih trideset godina radila sam kao savjetnik za menadžment, izvršni trener i poslovni coach: sam, s partnerima i kao osnivač međunarodne tvrtke za obuku. Moj rad prvenstveno se sastoji od osobnog savjetovanja, seminara i prezentacija temeljenih na metodama opisanim u ovoj knjizi. Moji kolege i ja stekli smo iskustvo u individualnom radu s tisućama ljudi i obučili stotine tisuća na našim internim radionicama i otvorenim radionicama u mnogim zemljama. Nastavljamo komunicirati s nekim od najneobičnijih i najinteligentnijih ljudi diljem svijeta. Ovo je izvor iz kojeg sam crpio iskustvo i primjere za ovu knjigu.

U isto vrijeme i ja sam student kao i ti. Ponekad izgubim kontrolu nad situacijom i ne mogu se koncentrirati, kao svaka osoba. Također moram stalno koristiti metode opisane u ovoj knjizi za održavanje jasnoće misli i optimalnog raspoloženja. Kao što sam istaknuo u 15. poglavlju, morate razviti doživotnu naviku kako biste prešli na višu i zreliju razinu. U ovoj knjizi govorim isključivo o onome što sam doživio na sebi, u čiju sam se učinkovitost uvjerio i nastavljam primjenjivati u ovom ili onom obliku.

Ova knjiga će vam dati ono što je jedan od mojih klijenata vrlo precizno opisao: „Kada sam tek počeo primjenjivati principe ovog programa, spasili su mi život... Kad sam vjerovao u njih, promijenili su mi život. To je cjepivo protiv stalnih poslova u žurbi i protuotrov za nesklad koji mnogi ljudi sami unose u svoje živote.

1. Nove metode za nova stvarnost

SVAKO OD NAS, naučimo li se učinkovito nositi s raznim slučajevima, zadržavajući jasnoću uma, smirenost i kontrolu nad situacijom, steći će sposobnost živjeti i raditi na puna moć. Ovo je Najbolji način posvetite se svim srcem poslu koji trenutno radite. Vrijeme iznenada nestaje i vi u potpunosti kontrolirate tok svoje pažnje. Radite upravo ono što morate, uzimajući u obzir cijeli niz vaših dužnosti i interesa. Potpuno ste usredotočeni na sadašnji trenutak.

Postoji samo jedna stvar koju možemo učiniti, a najsretniji ljudi su oni koji to mogu učiniti s punom predanošću. Možemo se u potpunosti usredotočiti na sadašnji trenutak. I obratite pozornost na priliku koja je pred nama.
Mark van Doren, pisac

U suvremenim uvjetima tako moraju djelovati profesionalci da bi bili uspješni i učinkoviti. Samo takav način djelovanja pomaže u održavanju duševnog mira za osobe sklone preopterećenju i stresu te daje slobodu da se u potpunosti posvete važnim stvarima.

Pretpostavimo da već znate kako postići tako razumno i produktivno stanje. Međutim, većina ljudi treba naučiti kako primijeniti te vještine na pravodobniji, potpuniji i sustavniji način kako bi kontrolirali situaciju, a ne čamiti pod jarmom nedovršenih poslova. Iako su metoda i tehnike opisane u ovoj knjizi isključivo praktične i temeljene na zdravom razumu, većina čitatelja morat će promijeniti svoje navike ponašanja prije nego što u potpunosti iskuse prednosti ovog sustava. Te se promjene odnose na način na koji ljudi razumiju i organiziraju zadatke koji zahtijevaju njihovu pozornost. Male, na prvi pogled, promjene mogu značajno promijeniti pristup nekim osnovnim aspektima svakodnevnih aktivnosti. A često se kaže da rezultati mijenjaju i sam svjetonazor.

Sve metode predložene u ovoj knjizi usmjerene su na postizanje tri glavna cilja: 1) odrediti svi zadaci koje treba dovršiti ili koji bi mogli biti korisni - sada, kasnije, jednog dana; veliki, mali ili srednji; popravite ih u sustavu koji je logičan i prikladan za vas osobno i nemojte ih više držati u glavi; 2) biti spreman donositi konkretne odluke tako da uvijek imate radni plan djelovanja koji možete poduzeti ili preispitati u ovom trenutku; 3) odabrati i koordinirati sav ovaj sadržaj, prepoznajući različite razine odgovornost prema sebi i drugima u svakom trenutku.

Ova knjiga nudi učinkovita metoda upravljanje tijekom rada: učinkoviti alati, savjeti, tehnike i trikovi za primjenu u praksi. Opisani principi i metode mogu se odmah primijeniti u svim područjima vašeg osobnog života i profesionalna djelatnost. Ovdje opisani sustav možete implementirati kao osnovni smjer djelovanja u profesionalno polje i u osobnom životu, kao što su mnogi već učinili prije vas. Ili možete koristiti ovu knjigu kao vodič o tome kako preuzeti kontrolu kada vam je potrebna.

Problem: novi zahtjevi i nedostatak sredstava

Gotovo svaka osoba s kojom sam komunicirao novije vrijeme, čini se da ima previše zadataka i apsolutno nema dovoljno vremena da ih sve izvrši. U samo tjedan dana imao sam dva takva slučaja. Savjetovao sam partnera u velikoj međunarodnoj investicijskoj tvrtki koji je bio zabrinut da mu profesionalne odgovornosti nove pozicije koja mu se nudi neće ostaviti vremena za komunikaciju s obitelji. Druga konzultacija bila je sa srednjim menadžerom za ljudske resurse koji je pokušavao proći kroz svoju dnevnu rutinu od 150 e-poruka jer je imala zadatak povećati broj osoblja regionalnog ureda tvrtke s 1100 na 2000 u godini, a željela je da vikend bude vrijeme za njezin osobni život.

Paradoks novog tisućljeća je da se poboljšala kvaliteta života ljudi, ali se istovremeno povećala razina stresa, jer preuzimaju više obveza nego što su u stanju ispuniti. Vidi oko, ali zub je utrnuo. Raznolikost opcija i mogućnosti pretvara se u stres donošenja odluka i izbora. Većina ljudi je izgubljena i ne zna kako promijeniti situaciju.

Rad više nema jasne granice

Glavni razlog povećanja razine stresa je taj što se priroda posla promijenila u većoj mjeri i mnogo brže od naših vještina i sposobnosti. U drugoj polovici dvadesetog stoljeća koncept "rad" u industrijsko društvo transformirao se iz mehaničkog rada na montažnoj traci u ono što je Peter Drucker kasnije tako jezgrovito izrazio pojam "informacijski (intelektualni) rad".

Prije je posao bio samorazumljiv. Polja se moraju preorati, strojevi popraviti, kutije spakirati, krave pomuzeti, paketi poslati. Točno ste znali što raditi: vidjeli ste. Bilo je sasvim očito kada je posao obavljen, a kada nije. Način povećanja produktivnosti bio je povećanje učinkovitosti tijeka rada—drugim riječima, jednostavno raditi više ili duže.

Gotovo svaki posao može se obaviti bolje, a danas postoji ogromna količina informacija o tome kako se to radi.

Danas većina projekata nema određene granice. Mnogi ljudi koje poznajem imaju barem pola tuceta zadataka koje pokušavaju svladati upravo sada, ali čak i da su ih radili do kraja života, nikada ih ne bi mogli dovesti do savršenstva. Možda se i vi suočavate s istim problemom? Koliko ova konferencija može biti uspješna? Koliko je učinkovit ovaj program obuke ili struktura kompenzacijskog paketa vaših najviših rukovoditelja? Koliko je dobro obrazovanje koje dajete svojoj djeci? Koliko je dobar blog koji imate? Koliko je učinkovit sastanak osoblja koji ste imali? Koliko možete biti zdravi? Koliko je funkcionalna reorganizacija vašeg odjela? I konačno, koliko je informacija dostupno da vam pomognu da "poboljšate" sve ove aspekte? Odgovor je jednostavan: beskonačna količina informacija lako dostupna, barem potencijalno, putem Interneta.

S druge strane, nepostojanje granica povećava količinu posla za sve. Danas rješenje mnogih problema u organizaciji zahtijeva međusobnu komunikaciju, interakciju i uključenost. Granice našeg osobnog radnog prostora se (ili bi trebale) ruše, a s njima gubimo luksuz da ne čitamo kopije e-mailova odjela marketinga, ili odjela ljudskih resursa, ili nekog privremenog povjerenstva po nekom pitanju. Dodajte tome i povećano vrijeme koje provodite s prijateljima i obitelji kako nestaje udaljenost između vas, jer danas čak i starije osobe aktivno koriste internet i pametne telefone kako bi “održale kontakt” s odraslom djecom.

Novi komunikacijske tehnologije u geometrijska progresija zamagljuju granice naših obveza i života. U drugom desetljeću novog stoljeća doživljavamo povećanu tjeskobu zbog činjenice da smo prisiljeni biti uvijek povezani, posebno u kontekstu globalizacije („polovica mojih zaposlenika radi u Hong Kongu, a još jedan ključni stručnjak u Estoniji ”), rad na daljinu i sa svim mogućnostima za održavanje odnosa. Ne posljednju ulogu u tome igra naša opsjednutost raznim džepnim i ručnim napravama koje imaju oko više mogućnosti od cijele sobe računala 1975.

Dakle, ne samo da su rad i granice njegove percepcije zamagljenije i nesigurnije, nego i vrijeme i prostor u kojem možemo raditi taj posao, uz sve veću količinu potencijalno značajnih i dostupnih informacija koje mogu donijeti dodanu vrijednost našim životima. .

Naš posao (i život) nastavlja se mijenjati

Zamagljivanje granica naših projekata i rada općenito može samo po sebi uzrokovati probleme svakome. Sada se tome pridodaje i stalna promjena u samoj definiciji posla, kao i česte promjene odgovornosti i interesa.

Većina nas je u posljednja 72 sata primila više impulsa za pokretanje promjena, kreiranje novih projekata i promjenu prioriteta nego što su naši roditelji prethodno dobili u mjesecu, a možda i cijeloj godini.

Na seminarima često pitam: „Tko od vas na poslu radi samo ono za što ste primljeni? A za koliko od vas nije došlo do značajnih promjena u svom osobnom životu prošle godine? Vrlo malo sudionika digne ruku. Uz svu nesigurnost radnih granica, kada biste se dovoljno dugo mogli držati jasnog skupa odgovornosti, velike su šanse da biste točno shvatili što trebate raditi, koliko i na kojoj razini, kako ne biste poludjeli. I da ste imali više kontrole nad svojim životom općenito (bez selidbe, bez promjena u vezi, bez zdravstvenih ili obiteljskih problema za vas i vaše najmilije, bez financijskih šokova, bez motivacijskih programa koji otvaraju nove horizonte, bez prisilnih promjena u karijeri ), mogli biste organizirati svojevrsni ritam i sustav upravljanja svojim životom i tako osigurati određeni stupanj smirenosti i stabilnosti.

Nikada zapravo ne možemo biti spremni za nešto potpuno novo. Moramo se prilagoditi, a svaki pokušaj radikalne promjene je kriza identiteta. Prolazimo ispit, moramo pokazati za što smo sposobni. Potrebno je puno samopouzdanja da biste prihvatili promjenu bez oklijevanja.
Eric Hoffer

Međutim, malo je takvih sretnika. Za to postoje tri razloga.

1. Danas gotovo sve tvrtke posluju u načinu promjene: stalno mijenjaju svoje ciljeve, asortiman proizvoda, partnere, kupce, tržišta, tehnologije i vlasnike. Sve to, naravno, utječe na strukturu, formu, uloge i odgovornosti.

2. Laik je sada više nego ikad slobodan igrač i mijenja poslove onoliko često koliko su to nekada činili njegovi roditelji. Čak i zaposleni u četrdesetima i pedesetima imaju standard stalnog rasta. Njihovi ciljevi su mnogo više trenutni trendovi"kontinuirani razvoj stručnjaka, linijskih menadžera i top menadžera" - to jednostavno znači da se neće predugo zadržati na svojim pozicijama.

3. Zbog relativne brzine promjena u kulturi, načinu života i tehnologiji moderni ljudi mnogo češće morate preuzeti kontrolu nad svojim životom. Neočekivana potreba da se brinete o ostarjelim roditeljima, pomažete nezaposlenim odraslim osobama, nosite se s iznenadnim zdravstvenim problemima ili pokušavate prihvatiti značajne životne promjene na koje se vaš partner iznenada odluči učiniti - čini se da se ove stvari danas događaju češće i imaju ozbiljnije posljedice nego ikad. .

Više ne možemo biti sigurni ni u što, pogotovo dugoročno: što raditi na poslu, kod kuće, u avionu, voziti auto, u lokalnom kafiću, što raditi vikendom, u ponedjeljak ujutro, iznenada buđenje u tri ujutro, za vrijeme praznika... i koliko truda trebaš uložiti da sve bude dobro. Bombardirani smo ogromnim protokom informacija i komunikacija iz vanjskog svijeta, a ujedno i iz našeg unutrašnji svijet generira se ogroman broj ideja i dogovora s drugima i sa samim sobom. A ispada da uopće nismo spremni na toliki broj unutarnjih i vanjskih obveza.

To nije ništa novo u našem visokotehnološkom, globalno povezanom svijetu - osim brzine kojom se promjene događaju. Kada je tempo promjena u životu i radu bio znatno sporiji, ljudi su prevladali neizbježnu nelagodu povezanu s promjenom, te je za neko dugo razdoblje njihov život postao odmjeren i uredan. U današnjem okruženju većina nas nema luksuz razdoblja stabilnosti. Svijet se mijenja u trenutku kada ovo pročitate. A ako, dok ovo čitate, istovremeno razmišljate o drugim stvarima koje se događaju u vašem životu ili osjećate neodoljiva želja provjeravajući e-poštu za potencijalno korisne nove informacije, budite svjesni da je to manifestacija sindroma zvanog "Želim učiniti sve".

Prethodne metode i vještine nisu dovoljne

Ni klasično obrazovanje, ni tradicionalni modeli upravljanja vremenom, niti brojni digitalni i papirnati alati za planiranje nisu dovoljni da se nose s današnjim zahtjevima. Ako ste isprobali bilo koji od ovih alata, vjerojatno ste došli do zaključka da ne odgovaraju brzini, složenosti i promjeni prioriteta vašeg poslovanja. Kako bismo ostali usredotočeni, smireni i pod kontrolom u našim produktivnim, ali užurbanim i užurbanim vremenima, potreban je novi pristup načinu razmišljanja i rada. Za postizanje uspjeha i visoke učinkovitosti potrebne su nove metode, tehnologije i vještine.

Bilo je vrijeme kada je funkcionirao tradicionalni pristup upravljanju vremenom i samoorganizaciji. Ponuđene su korisne upute zaposlenicima koji su prelazili iz ere rada na mehaničkoj montažnoj liniji na novu vrstu posla koja je uključivala potrebu odabira posla i vremena. Nakon što se samo vrijeme pretvorilo u faktor proizvodnje, osobni dnevnici postali su glavni radni alat. (Čak i 1980-ih, mnogi zaposlenici su džepni dnevnik smatrali vrhuncem samoorganizacije, iako ga mnogi danas smatraju svojim primarnim kontrolnim alatom, uz možda e-poštu.) pravi izbor o tome što učiniti. Ključne tehnike koje su u tome pomogle bile su ABC metoda određivanja prioriteta i kreiranje dnevnih popisa zadataka. Uz slobodu izbora što ćete učiniti, morali ste napraviti pravi izbor na temelju svojih prioriteta.

Vjerojatno ste otkrili – barem donekle – da vam dnevnik pomaže učinkovito organizirati samo mali dio onoga što trebate imati na umu kako biste kontrolirali situaciju. Dnevni popisi obveza i pojednostavljeni sustav određivanja prioriteta pokazali su se neučinkovitima kada se radi o obimu raznolikih zadataka s kojima se prosječni zaposlenik bavi. svi više ljudi, čiji se rad i život sastoji od stotina e-mailova i poruka dnevno; pritom ne smiju zanemariti niti jedan zahtjev, pritužbu, nalog ili vijest, bilo da se odnose na profesionalni ili osobni život. Vrlo malo ljudi može odrediti prioritete svoje zadatke ili se držati unaprijed napravljenog popisa obaveza, a da prvi telefonski poziv, tekstualna poruka ili razgovor sa svojim šefom ili supružnikom beznadno poremete taj plan.

Velika slika ili svakodnevni zadaci?

S druge strane, mnoge poslovne knjige, modeli, seminari i gurui kao rješenja problema u našem složenom svijetu nude pogled na veliku sliku. Svijest o glavnim ciljevima i vrijednostima trebala bi potaknuti razmišljanje koje će pojednostaviti rad, dati mu smisao i smjer. Nažalost, u praksi razmišljanje o vrijednostima, logično opravdanim, vrlo često ne donosi željeni rezultat. Svjedočio sam da ti pokušaji nisu uspjeli mnogo puta, obično iz sljedećih razloga.

Vjetar i valovi uvijek su na strani najiskusnijeg navigatora.
Edward Gibbon, povjesničar

1. U dnevnoj rutini ima previše smetnji koje vam ne dopuštaju da se koncentrirate na budućnost.

2. Neučinkoviti sustavi osobnog planiranja stvaraju golemu podsvjesnu nevoljkost pokretanju većih projekata i postavljanju većih ciljeva jer nije vjerojatno da će se njima pravilno upravljati, a to će izazvati još više ometanja i stresa.

3. Kad sami sebi razjasnimo višim ciljevima i vrijednosti, podiže ljestvicu naših standarda, tjerajući nas da obratimo pažnju na mnoge druge stvari koje također treba promijeniti. U ovom trenutku već nas ludo nervira preveliki broj stvari koje moramo učiniti. A odakle su svi ti zadaci koji čine naše popise obveza? Nastao iz naših vrijednosti!

Kaos nije problem. Važno je koliko je vremena potrebno za uspostavljanje odnosa.
Doc Childr i Bruce Cryer, poslovni treneri, konzultanti

Postoji značajan jaz u našoj kulturi intelektualnog rada: ne postoji sustav logički povezanih modela ponašanja i alata koji učinkovito djeluju na samoj razini na kojoj se posao zapravo obavlja. Takav bi sustav trebao integrirati i globalnu perspektivu i najsitnije dostupne detalje. Mora uzeti u obzir mnoge razine prioriteta. Trebao bi osigurati kontrolu nad stotinama jedinica nove informacije dnevno. Trebalo bi uštedjeti znatno više vremena i truda nego što je potrebno za njegovo održavanje. Trebalo bi pojednostaviti proces izvršavanja zadataka.

Perspektiva: puna spremnost borilačkog umjetnika

Zamislite na trenutak kako bi bilo kada biste u svakom trenutku mogli potpuno kontrolirati situaciju na svim razinama. Što ako je vaš um bio potpuno slobodan i ništa vas nije tjeralo na neproduktivne aktivnosti? Kad biste mogli posvetiti svoju nepodijeljenu pažnju na ono što odaberete učiniti, bez ikakvih ometanja?

Odustajemo od života ako mu ne posvetimo pažnju koju zaslužuje, bilo da se radi o čišćenju prozora ili pokušaju pisanja remek-djela.
Nadia Boulanger, skladateljica

I moguće je. Postoji način da preuzmete kontrolu, ostanete smireni i obavite stvari uz minimalan napor, kako profesionalno tako i osobno. U uvjetima naših složeni svijet možete sami doživjeti stanje koje borilački umjetnici uspoređuju s vodom, a izvrsni sportaši s potokom. Vjerojatno ste s vremena na vrijeme doživjeli nešto slično.

Ovo je stanje kada svijest nije zamagljena i kad ste u stanju djelovati konstruktivno u svim sferama života. Svatko to može postići kako bi održao ravnotežu, kako bi se postigao postojano pozitivni rezultati radite i budite optimistični u pogledu života. Veslač svjetske klase Craig Lambert opisao je osjećaj na sljedeći način:

“Stanje bez otpora veslači nazivaju klackalicama... Sjetite se dječje radosti ljuljanja na ljuljački u dvorištu: lakoća kretanja, zamah od samog pokreta ljuljačke. Zamah nas nosi: ne trudimo se. Zamahnemo ih nogama kako bismo poletjeli više, ali gravitacija obavlja glavni posao. Ne pumpamo toliko koliko nas ljulja. Brod te nosi. Želi se kretati brže, brzina je njezina bit. Naš je zadatak raditi s čamcem u paru, prestati ometati njegovo kretanje, pokušavajući ga natjerati da brže pliva. Previše truda samo će usporiti stvari. Pokušaji postaju grčeviti napori koji sami sebe uništavaju. Neki ljudi koji se žele popeti na društvenoj ljestvici očajnički pokušavaju postati aristokrati, ali sami njihovi napori dokazuju suprotno. Aristokrati ne pokušavaju nešto postići – njihov status već pripada njima. Također, zamah je stanje postignutog cilja.

Kada je "svijest kao voda"

U karateu postoji metafora koja definira stanje savršene spremnosti: "um je kao voda". Zamislite da ste bacili kamen u mirno jezero. Što će se dogoditi s površinom vode? Odgovor je jednostavan: ovisi isključivo o snazi bacanja i masi kamena, tada će se površina vode ponovno smiriti. Ni više ni manje.

Sposobnost stvaranja sile izravno je proporcionalna sposobnosti opuštanja.

Voda je voda, sa svim svojim svojstvima i kvalitetama. Može pokriti glavu, ali to se ne može učiniti s njom. Može biti mirna, ali nije nestrpljiva. Može biti prisiljena promijeniti kurs, ali to ni na koji način ne utječe na nju. Shvaćate li što mislim?

U karateu je učinkovitost udarca određena njegovom brzinom, a ne snagom. To je kao prasak biča. Zato ljudi koji se ne odlikuju velikom građom mogu naučiti lomiti daske i cigle golim rukama: za to nije potrebno grubo fizička snaga, ali sposobnost udaranja pravom brzinom. Međutim, napeti mišići ne mogu raditi brzo djelovanje. Dakle, na najvišim razinama treninga u borilačkim vještinama podučavaju ravnotežu i opuštanje i in jednako zahtijevaju očitovanje ovih kvaliteta, kao i sve druge vještine. Poanta je očistiti um kako bi postao otvoren i spreman adekvatno reagirati.

Sve što vas tjera da pretjerano ili nedovoljno reagirate može utjecati na vas, a većinu vremena i jest. Ako ne odgovorite adekvatno na e-mail, na vlastita razmišljanja o tome što trebate učiniti, svojoj djeci ili svom šefu, to će smanjiti učinkovitost rezultata. Većina ljudi mnogim stvarima pridaje više ili manje pažnje nego što zaslužuju, jednostavno zato što ne dosegnu stanje “svijesti poput vode”.

Može li se po volji ući u „produktivno stanje“?

Razmislite o posljednji put kada ste se osjećali kao da radite vrlo učinkovito. Najvjerojatnije ste osjećali da kontrolirate situaciju, niste doživjeli stres, bili ste potpuno fokusirani na posao, niste primijetili vrijeme (kako, je li već ručak?) i osjećali ste da ste znatno bliže željenom rezultatu . Želite li češće doživljavati ovo stanje?

Ako je vaša svijest čista, uvijek je spremna na sve, otvorena je za sve.
Sbanry Suzuki

A ako osjećate da je situacija izmakla kontroli, pod stresom ste, ne možete se koncentrirati, dosadno vam je, vrijeme kao da je stalo – je li moguće sve promijeniti i vratiti se u produktivno stanje? GTD sustav će vam pomoći da se vratite u stanje "um kao voda" i iskoristite sve svoje resurse i mogućnosti s maksimalnom učinkovitošću. Mnogi ne primjećuju u kojem točno trenutku odlaze produktivno stanje. Većina ljudi toliko često i dugo postoji u polustresnom stanju da su već zaboravili da može biti drugačije, da možete pozitivno komunicirati sa svijetom. Nadam se da će vas ova knjiga potaknuti da odredite koju razinu stresa svjesno prihvaćate, znajući da imate na raspolaganju tehnike za njegovo smanjenje.

Načelo: učinkovito upravljanje internim obvezama

Nakon nekoliko desetljeća savjetovanja i podučavanja, tijekom kojih sam imao priliku komunicirati s tisućama ljudi, došao sam do jednostavne istine: glavni razlog stres leži u lošem upravljanju obvezama koje ljudi preuzimaju. Čak i oni koji nisu pod stresom uvijek se osjećaju opuštenije, bolje usredotočeni i produktivniji kada nauče učinkovito kontrolirati "otvorena pitanja" u svom životu.

Možda imate mnogo više obaveza nego što mislite, a svaku od njih, veliku ili malu, prati podsvjesni dio vašeg mozga. To su takozvana “otvorena pitanja”, odnosno “nepotpuni ciklusi”, odnosno sve ono što odvlači pažnju i nije vezano uz zadatak koji radite. “Otvoreno pitanje” može biti bilo što, od istinski ambicioznih ciljeva poput “ukidanja gladi u svijetu” do skromnijih ciljeva poput “unajmljivanja novog pomoćnika” ili čak svakodnevnih zadataka poput “mjenjanja žarulje na trijemu”.

Kako biste se učinkovito nosili sa svime ovim, prvo morate identificirati sve što vas brine; shvatite što vam to točno znači, a zatim odlučite kako ćete se nositi s tim. Čini se da nije ništa komplicirano, ali u praksi većina ljudi to ne može činiti sustavno i dosljedno. Nedostaje im znanja ili motivacije, ili ponekad oboje, uglavnom zato što nisu svjesni Yu t, koju će cijenu morati platiti za zanemarivanje ovog pravila.

Osnovni zahtjevi za upravljanje obvezama

Za učinkovito upravljanje obveze zahtijevaju neke osnovne radnje i ponašanja.

Prije svega, ako sve svoje poslove držite u glavi, tada vaša svijest više nije "kao voda". Svaki nedovršeni zadatak potrebno je fiksirati u sustavu planiranja koji vam odgovara, koji stalno koristite i naknadno dovršen.

Drugo, morate biti jasni o tome koja je vaša obveza i odlučiti što je potrebno učiniti da biste je ispunili.

Treće, nakon što se odlučite za radnje koje trebate poduzeti, morate za sebe stvoriti sustav podsjetnika kojem ćete se povremeno vraćati.

Mislite svojom glavom da izbacite sve iz glave.

Važna vježba za testiranje ovog modela

Predlažem da u pisanom obliku zapišete situaciju ili projekt koji vam je u posljednje vrijeme najviše pao na pamet. Što vas najviše brine, zbunjuje, zanima ili na bilo koji drugi način privlači pažnju? To može biti projekt ili problem s kojim se trenutno trebate pozabaviti ili situacija s kojom ćete se neizbježno morati suočiti u budućnosti.

Možda planirate godišnji odmor i trebate riješiti niz važnih pitanja, kao i uvijek u zadnji čas. Ili ste upravo primili e-poštu s važnom i hitnom stvari za vaš odjel. Ili ste možda upravo naslijedili šest milijuna dolara i ne znate što učiniti s gotovinom. Može biti bilo što.

Ocrtano? Fino! Sada u jednoj rečenici formulirajte željeni uspješan ishod rješavanja ovog problema ili situacije. Drugim riječima, što se treba dogoditi da biste ovaj projekt prekrižili s popisa obveza kao dovršen? Ovih je možda najviše jednostavne rečenice, na primjer: "Odmor na Havajima", "Posao s klijentom X", "Riješi školski problemi Susan", "Razjasni nova struktura menadžment u odjelu”, “Primijenite novu strategiju ulaganja” ili “Pronađite rješenja za Manuelove probleme čitanja”. Sve jasno? Nevjerojatno!

Sada zapišite koju konkretnu fizičku radnju prvo trebate izvesti kako biste se približili rješenju situacije. Da niste učinili ništa drugo u svom životu osim rješavanja ovog problema, što biste radili upravo sada? Možda biste nekoga nazvali ili napisali SMS? Jeste li poslali e-mail? Zgrabiti komad papira i olovku i razmišljati? Jeste li počeli tražiti informacije na internetu? Kupili ste nokte u željezari? Razgovarali ste osobno s partnerom, pomoćnikom, odvjetnikom ili šefom? Što bi ti napravio?

Jeste li odgovorili na ovo pitanje? Dobro.

Koliko su vam bile korisne ove dvije minute razmišljanja? Velika većina ljudi koji su radili ovu vježbu na našim radionicama osjetila je da barem ima kontrolu nad situacijom; smanjila im se napetost i povećala koncentracija. To je također povećalo motivaciju da učine nešto konkretno kako bi riješili problem o kojem su do sada razmišljali samo apstraktno. Sada zamislite da je ta motivacija, samo tisuću puta jača, način života i rada.

Razmišljajte kao čovjek od akcije, ponašajte se kao čovjek razuma.
Henri Bergson, filozof

Ako ste nakon ove male vježbe doživjeli pozitivne promjene, razmislite zašto se vaša tjeskoba smanjila. Uostalom, zapravo se ništa nije promijenilo: situacija još nije potpuna. Ali vjerojatno ste dobili jasniju ideju o željenom rezultatu i konkretnim radnjama koje trebate poduzeti da biste započeli. Najvažniji sastojak za postizanje jasnoće, usredotočenosti i mira uma se promijenio: vaša interakcija s vašim unutarnjim svijetom.

Ali što je to dovelo do toga? Nije da ste se “organizirali” ili “postavili prioritete” – počeli ste razmišljati. Od vas se zahtijevalo da učinite vrlo malo: da definirate svoju predanost određenom problemu ili mogućnosti i resurse za rješavanje ovog problema. Obično ljudi puno razmišljaju. Ali problem je u tome što oni razmišljaju o problemima, a ne o rješenjima tih problema. Ako ste vjerno dovršili predloženu vježbu, trebali ste organizirati svoje razmišljanje u smislu rezultata i djelovanja, a to se obično događa samo uz svjesnu koncentraciju napora. Fizička reakcija može biti automatska - ali ne i proces razmišljanja.

Bit intelektualnog rada

Dobrodošli u stvarnom svijetu intelektualni rad sa svojim osnovnim principom djelovanja: morat ćete razmišljati o svojim poslovima više nego što se nadate, ali manje nego što se bojite. Kao što je Peter Drucker napisao: „U intelektualnom radu zadatak mora formulirati sam. "Kakvi su očekivani rezultati ovog rada?" - to je glavno pitanje koje određuje učinkovitost intelektualnog radnika. Ovo pitanje zahtijeva rizične odluke. Obično nema pravog odgovora na to - postoje samo različite mogućnosti djelovanja. Morate jasno razumjeti krajnji rezultat kako biste bili učinkoviti u njegovom postizanju.”

Svakoj radnji prethodi misao.
Ralph Waldo Emerson

Većina ljudi nerado ulaže trud i energiju kako bi shvatila što im se zapravo događa i odlučila što učiniti u vezi s tim. Nikada nas zapravo nisu učili da prije nego što počneš raditi, moraš dobro razmisliti. Značajan dio dnevne rutine je unaprijed određen, a kada dođemo na posao jednostavno preuzimamo nedovršene poslove. Na isti način u osobnom životu: znamo da obitelj treba nahraniti, oprati posteljinu, odjenuti djecu. Malo ljudi razumije da se moraju koncentrirati kako bi odredili željeni rezultat i potrebne radnje da se to postigne. Međutim, iskreno, ovo je najviše učinkovita metoda ostvariti snove.

Zašto vam neke misli ne izlaze iz glave

Najčešće ne možete prestati razmišljati o stvarima koje vam se u sadašnjem obliku ne sviđaju i koje želite promijeniti, dok:

Još niste odlučili koji bi točno željeni rezultat trebao biti;

Niste odlučili koji bi trebao biti sljedeći korak ili određena radnja; i/ili

Niste unijeli podsjetnike na rezultat i potrebnu radnju u sustav planiranja koji vam odgovara.

Konstantno neproduktivno razmišljanje o stvarima koje treba učiniti najveći je gubitak vremena i truda.
Kerry Gleason, konzultant

Zato vam te stvari ne izlaze iz glave. Sve dok sami ne sredite situaciju, ne donesete odluku i zabilježite te podatke u sustav planiranja kojemu apsolutno uvijek imate pristup, vaš mozak neće odustati od ovog zadatka. Možete prevariti bilo koga, ali ne i vlastitu svijest. Ono sigurno zna jeste li donijeli konačnu odluku i stavili informacije o rezultatu i podsjetnicima na akciju u sustav planiranja kojemu se može vjerovati kako bi ga "svjesni um" mogao ispravno koristiti. Dok to ne učinite, svijest joj se neće prestati vraćati uvijek iznova. Čak i ako ste se već odlučili za sljedeći korak neophodan za rješavanje problema, vaš um se neće odmoriti sve dok podsjetnik ne bude tamo gdje apsolutno ispuni svoju funkciju. Vaš um će vas i dalje opterećivati da ne poduzmete sljedeći korak, pogotovo kada ne možete ništa učiniti, a to samo povećava razinu stresa.

Vaš um nema svoj um

Kada bi naša svijest bila vođena unutarnjom logikom i razumnim argumentima, to bi nas podsjetilo na ono što treba učiniti tek kada za to imamo pravu priliku.

Da li vam slučajno negdje leži baterijska svjetiljka kojoj su se ispraznile baterije? Što mislite kada će vas svijest podsjetiti da kupite nove baterije? Kad vidiš da stari ne rade! Nije baš pametno: kada bi svijest imala unutarnji um, podsjetila bi vas na istrošene baterije samo kad prođete pored izložaka baterija u trgovini. Također, koje veličine su vam baterije potrebne?

Zapamtite, jeste li od trenutka kada ste se ujutro probudili do sada razmišljali o nečemu što biste trebali učiniti, ali još niste? Je li vas pomisao na ovo posjetila više puta? Za što? Uostalom, gubljenje je vremena i energije nastaviti razmišljati o tome što u ovom trenutku ne radite kako treba. Osim toga, to samo povećava tjeskobu oko toga što biste trebali raditi, ali ne radite.

Kontrolirajte svoj um ili će on kontrolirati vas.
Horacije

Većina ljudi u potpunosti kontrolira svoj misaoni proces, koji reagira na vanjske podražaje, posebno kada se suoče sa sindromom "previše-previše-za-učiniti". Najvjerojatnije imate previše nedovršenih situacija i otvorena pitanja predati njihovoj svijesti, koja nije u stanju učinkovito se nositi s njima. Prema rezultatima istraživanja, ljudska psiha jednostavno ne može a da ne prati nedovršene situacije, a to se ne događa iz pozicije pametnog, pozitivnog motivatora (kako se u početku vjerovalo), već iz pozicije kritičara koji odvlači pažnju. vas od drugih misli, smanjujući vašu sposobnost aktivnog djelovanja.

Za sve stvari i situacije koje spadaju u kategoriju “razno” mogu dati sljedeću definiciju: to je sve što puštate u svoj fizički ili psihološki svijet, ali ono što tu nije našlo odgovarajuće mjesto, a još niste shvatili što točno znači za vas, kakav bi trebao biti željeni rezultat i sljedeći konkretan korak. Većina sustava planiranja ne funkcionira za većinu ljudi jer ljudi još nisu transformirali sve stvari koje pokušavaju planirati. Sve dok te stvari ostaju "drugačije", one su nekontrolirane.

Gotovo svi popisi zadataka koje sam vidio tijekom godina (ako ih je uopće bilo) bili su samo popis različitih stvari, a nikako popis stvarnih radnji usmjerenih na rezultate koje je potrebno izvesti. Bio je to svojevrsni podsjetnik na puno nedovršenih poslova, nerazloženih na rezultate i konkretne korake, odnosno nije bio pravi plan što bi sastavljač ovog popisa trebao napraviti.

Sve zadatke koji spadaju u kategoriju "razno" moramo pretvoriti u jasan slijed smislenih radnji, projekata i informacija, spremnih za korištenje.

Evo što obično vidimo na standardnom popisu zadataka: "mama", "banka", "liječnik", "dadilja", "potpredsjednik marketinga" itd. Čitanje takvih popisa često uzrokuje veći stres, a ne olakšanje. Da, ovo je vrijedan podsjetnik da morate nešto učiniti ili donijeti neku odluku. Ali čisto psihološki, i dalje ostaje poziv: "Donesi odluku!" A ako trenutno nemate snage ili sposobnosti razmišljati i donijeti ovu odluku, takav popis zadataka jednostavno će vas podsjetiti da imate previše posla.

Kraj uvodnog segmenta.

U svom svakodnevnom radnom okruženju često se pitam koliko brzo zaboravim nečiji poziv ili e-poštu ako odstupim od vlastite GTD (Getting Things Done) rutine. S GTD-om sam se upoznao kroz prevedeni članak na prijelazu iz 2000-ih. Svidjela mi se ideja i smislio sam svoj sustav. Ukratko: (1) uhvatite sve dolazne informacije, (2) izvršite radnje koje ne zahtijevaju više od nekoliko minuta; (3) sortirati ostale informacije. Dakle, događaju mi se ubodi ako nisam popravio informaciju na ulazu. A moja navika vjerovanja bilješkama je toliko jaka da ne “preturam” po sjećanju u potrazi za propuštenim slovima... što dovodi do propuštanja važnog slova. Dovođenje stvari u red pomoći će vam da poboljšate svoju učinkovitost stavljajući svoju rutinu na autopilot. Naučit ćete odvajati manje od važnih stvari, pravilno postavljati ciljeve i prioritete, raditi s pristiglim informacijama i zadacima. Godine 2015. izašlo je drugo englesko izdanje koje je prevedeno na ruski 2016. U novom izdanju velika se pozornost posvećuje radu s e-poštom i drugim digitalnim informacijama.

David Allen. Kako dovesti stvari u red. - M.: Mann, Ivanov i Ferber, 2010. - 368 str.

Preuzmite sažetak u formatu ili

Dio I. Umijeće postizanja rezultata

Poglavlje 1

Sve metode predstavljene u mojoj knjizi temelje se na dva glavna cilja: 1) spojiti sve zadatke koje je potrebno obaviti - sada, kasnije ili jednog dana, ozbiljne, male ili srednje važnosti - u logički uređen i pouzdan sustav koji nadilazi granice vaše svijesti i vašeg uma, i 2) osposobite se za donošenje frontalnih odluka u vezi sa svim inputima s kojima se susrećete u životu tako da uvijek imate plan daljnje djelovanje koji se u bilo kojem trenutku može implementirati ili revidirati.

Popisi prioriteta i dnevni popisi obveza postali su glavni alati koje su ljudi razvili kako bi nekako pojednostavili svoj izbor mogućih sljedećih radnji. Kalendar, uz svu svoju važnost, pomaže učinkovito organizirati samo mali dio zadataka koje treba riješiti. Unaprijed planirani plan rada može se precrtati već prvim telefonskim pozivom ili intervencijom nadređenih.

Postoji način da preuzmete potpunu kontrolu nad situacijom, a da pritom ostanete mirni. Ovo stanje borilačkih vještina naziva se "fluidnost svijesti". Ovo je stanje rada, djelovanja i bića, u kojem svijest zadržava jasnoću i stvara konstruktivne ideje (vidi).

Najvažnija stvar za unutarnji mir je oslobođenje uma i spremnost na sve.

Većina stresnih situacija nastaje zbog neodgovarajućeg odgovora na obveze koje ljudi preuzimaju ili prihvaćaju. Sve što Vama ne odgovara i, po Vašem mišljenju, nije na svom mjestu je otvorene petlje odvlačeći vašu pažnju. Ako nešto okupira vaše misli, onda vaša svijest nije slobodna. Sve što mislite da je nepotpuno trebalo bi organizirati u sustav izvan vašeg uma (ja to zovem kantom) kojem ćete se morati redovito vraćati kako biste organizirali njegov sadržaj. Morate odlučiti što trebate učiniti (ako ima smisla učiniti nešto) da biste izvršili svaki od zadataka. Trebali biste objediniti podsjetnike na akciju u sustav na koji ćete se redovito obraćati.

Vježba za testiranje modela. Opišite na papiru situaciju koja vam trenutno najviše zaokuplja um. Sada u jednoj rečenici opišite uspješan ishod koji će vam donijeti rješenje ovog problema ili izlaz iz ove situacije. Sada zapišite trenutne radnje koje trebate poduzeti da se stvari pokrenu. Ako su se tijekom ove male vježbe u vama dogodile bilo kakve promjene u bolja strana, razmislite o njima.

Poglavlje 8. Revizija podataka: kako održavati sustav u radnom stanju

Vaš sustav ne bi trebao ostati statičan - trebao bi samo sadržavati ažurne informacije a uz to potaknuti periodično i primjereno vrednovanje vašeg života i rada na više razina. Često me pitaju: "Koliko vremena provodite pregledavajući svoj sustav?" Odgovor je jednostavan: "Točno onoliko koliko mi je potrebno da se mirno bavim svojim poslom." Zapravo, to je nekoliko sekundi dvaput dnevno.

Prvo pogledajte svoj kalendar, a zatim svoje popise obaveza. Čarobni ključ za održavanje učinkovitosti procesa je tjedni pregled. Tjedni pregled je sve što trebate učiniti da razbistrite glavu i usredotočite svoje aktivnosti sljedećih nekoliko tjedana. Uključuje sve korake upravljanja tijekom rada: prikupljanje, obradu, organiziranje i pregled svih vaših obveza i namjera kako biste mogli iskreno reći: „Znam točno cijeli popis zadataka koje sada ne radim, ali koje bih mogao obaviti ako bih smatrao da je to potrebno."

Savjetujem vam da zadnjeg radnog dana u tjednu oko podneva odvojite dva sata za pregled. Ovo vrijeme može se nazvati optimalnim iz tri razloga:

događaji prošlog tjedna još nisu izblijedjeli iz sjećanja i možete provesti detaljnu analizu ("O, da, morate se sjetiti da je kontaktirate o ...");
kada (sigurno) otkrijete aktivnosti koje zahtijevaju da kontaktirate ljude na poslu, još ćete imati vremena za to prije nego svi odu na vikend;
super je očistiti sve razine svijesti da se opustiš i opustiš vikendom kada ništa ne okupira tvoje misli.

Bez obzira na vaš način života, potreban vam je tjedni ritual za preuređivanje zadataka.

Najbolje ideje o poslu neće vam pasti na pamet dok radite.

Poglavlje 9. Radnja: Kako odabrati najbolju opciju

Vaš izbor trenutnih radnji određen je kriterijima ovim redoslijedom: kontekst, rezerva vremena, rezerva energije, prioritet. Stvorite podsjetnike za akciju prema kontekstu: Pozivi, Dom, Računalo, Putovanja, Dnevni red sastanka za Joea, Dnevni red sastanka za sastanak, itd. Kontekstualno sortirani popisi izbjegavaju nepotrebno ponavljanje razmišljanja o tome što učiniti.

Tijekom radnog dana, u bilo koje vrijeme, bavite se jednom od tri vrste aktivnosti: planiranim radom, obavljanjem posla po mogućnosti i planiranjem daljnjeg rada. Nažalost, mnogi se ljudi dopuštaju zanositi u rješavanju neplaniranih spontanih problema, puštajući druge dvije vrste posla da idu svojim tijekom, što neminovno stvara probleme. Često je puno lakše zaroniti u hitne stvari nego se baviti pristiglom poštom, e-poštom i ostalim otvorenim pitanjima.

Jesu li vaši sustavi spremni pružiti vam najbolju podršku u sličnoj situaciji u ponedjeljak u 10:26? Ako sve zadatke još uvijek držite u glavi i pokušavate nabrajati samo “kritične” stvari, mogu pretpostaviti da je odgovor ne.

Primijetio sam da su ljudi puno bolji u tome nepredviđene okolnosti i krizama nego s obradom, organiziranjem, recenziranjem i evaluacijom onog dijela njihova rada koji nije toliko očit. Lakše je nastaviti s onim što je "hitno", pogotovo kada na radnoj površini, u pretincu e-pošte i u glavi ima puno nedovršenih i relativno neizvodljivih zadataka. Za mnoge ljude beskrajni niz naizgled spontanih aktivnosti postaje prikladan izgovor da izbjegnu odgovornost planiranja svojih aktivnosti i upravljanja svojim popisima obveza.

Poglavlje 10

Uvijek je dobro imati pri ruci učinkovite alate za hvatanje projektnih ideja čim vam padnu na pamet. Ako ne snimate ili koristite digitalnih uređaja, iznimno je teško ostati usredotočen na bilo koji zadatak dulje od nekoliko minuta, pogotovo kada radite sami. Ali ako koristite fizičke alate da uhvatite svoje misli, tada možete satima konstruktivno raditi na zadatku (više volim Word i Excel kao takve alate - Bilješka. Baguzina).

dio III. Snaga temeljnih principa

Poglavlje 11

Kada ljudi s kojima radite vide da se na vas uvijek možete osloniti u načinu na koji primate, obrađujete i organizirate svoje informacije i obveze, njihovo povjerenje u vas raste.

Ako je a negativne emocije nastaju kao posljedica kršenja internih sporazuma, postoje tri mogućnosti za uklanjanje Negativne posljedice: ne zaključiti sporazum, ispuniti dogovor, revidirati sporazum.

Kvalitetu svakog holističkog sustava određuje njegova najslabija karika. A često je Ahilova peta organizacije vođa, nesposoban osigurati aktivnu i pravovremenu komunikaciju u sustavu. To posebno često viđam u tvrtkama u kojima inboxovi ili uopće ne postoje, ili su puni i očito je da ih nitko predugo ne radi. Takve tvrtke obično pate od ozbiljnih komunikacijskih kvarova jer im je sustav nepouzdan. Konzultirao sam se s rukovoditeljima čiji su kalendari bili puni sastanaka. No, čim su na e-mailove počeli na vrijeme odgovarati, situacija se dramatično promijenila. Kada su zaposlenici i drugi počeli dobivati od menadžera ono što im je potrebno putem e-pošte, u obliku povratnih informacija ili neke vrste odluke, više nisu morali pokušavati doći na osobni sastanak kako bi razjasnili ta pitanja.

Poglavlje 12

Nekoliko vrlo iskusnih viših rukovoditelja priznalo mi je da uvodeći pitanje "Koja bi trebala biti sljedeća akcija?" kao operativni standard u njihovoj tvrtki dramatično poboljšao izmjerene performanse. Ovaj pristup zauvijek je promijenio njihovu korporativnu kulturu na bolje. Zašto? Jer ovo pitanje donosi jasnoću, potiče odgovornost, povećava produktivnost i osnažuje.

Poglavlje 14 GTD metodologija i kognitivna znanost

Istraživanja koja podupiru GTD metodologiju pojavila su se u nekoliko smjerova: pozitivna psihologija, distribuirana kognicija, oslobađanje kognitivnog opterećenja od otvorenih pitanja, teorija toka, teorija samonavođenja, potraga za ciljem kroz namjeru vježbanja, psihološki kapital.

Martin Seligman, predsjednik Američkog udruženja psihologa, pozvao je svoje kolege da prebace fokus s jednostavnog opisivanja, proučavanja i dijagnosticiranja mentalnih poremećaja na one karakterne crte i karakteristike ljudskog ponašanja koje su karakteristične za zadovoljne, sretne ljude koji nisu opterećeni mentalnim poremećajima. poremećaji. Naravno, njegova je poruka bila samo prošireni prikaz ideja. Abraham Maslow iznio sredinom dvadesetog stoljeća, o osobnoj samoaktualizaciji kao najbogatija regija istraživanja u psihologiji. Međutim, nakon Seligmanovog poziva na akciju, razvio se u punopravni pododjeljak psihološke znanosti.

Distribuirana kognicija: vrijednost vanjski sustav. Znanstvenici su to pokazali ljudski mozak dizajniran za generiranje ideja na temelju definicije modela i uzoraka, ali nije namijenjen za pohranjivanje svih ovih informacija!

Popularan koncept koji se često povezuje s GTD metodologijom su stanja optimalnog rada i angažmana. Stanje tijeka u pravilu prati potpuna koncentracija na zadani zadatak, osjećaj kontrole nad situacijom i jasna svijest ciljeve. Ljudi u toku obično znaju što se sljedeće treba dogoditi i primaju trenutnu povratnu informaciju kako zadatak napreduje.

Teorija samoupravljanja uključuje tri strategije. Strategije usmjerene na ponašanje usmjerene su na to da se učini ono što treba učiniti, ali neugodan posao. Strategije orijentirane na nagrađivanje osmišljene su za situacije u kojima je nagrada ili motivacija za osobu samo izvođenje ove aktivnosti. Strategije modela konstruktivnog mišljenja doprinose stvaranju načina razmišljanja koji će imati pozitivan utjecaj na izvedbu. Ovaj skup strategija uključuje interni razgovor, mentalna vizualizacija, zamjenjujući neučinkovita uvjerenja i pretpostavke.

Psihološki kapital sastoji se od četiri aspekta: samoučinkovitosti, optimizma, psihološke stabilnosti i nade.

Poglavlje 15. Put do izvrsnosti u GTD-u

U svom dugogodišnjem razgovoru s ljudima koji prakticiraju GTD metodologiju, identificirao sam tri stupnja zrelosti koje su pokazali u primjeni ove metodologije:

koristiti osnove upravljanja tijekom rada;
složeniji i integrirani sustav upravljanje životnim ciklusom;
poboljšanje GTD vještina za stvaranje čistog prostora i dovođenje stvari u red za još smislenije samoizražavanje.

Neke osnovne metode, čak i ako su bile izvorno korištene, mogu lako izgubiti svoju cjelovitost, relevantnost i postati potpuno beskorisne; to uključuje sljedeće postavke:

izbjegavajte donošenje odluke o sljedećim radnjama;
potpuno kontrolirajte listu čekanja, unesite u nju svaki rezultat koji očekujete od drugih ili koji treba pratiti tijekom vremena;
koristiti popise dnevnog reda sastanka za upravljanje komunikacijom s drugim osobama;
održavati jednostavan, lako dostupan sustav za pohranu referentnih informacija;
održavati kalendar u takvom stanju da su zadaci u njemu obvezni za izvršenje, te da ne bi bio preopterećen nepotrebnim unosima;
Izvršite tjedni pregled kako bi sustav bio ažuran i operativan.

Čak i ako je osoba koristila samo nekoliko pojedinačnih koncepata GTD-a ili ne primjenjuje sustav redovito, još uvijek može napraviti očita poboljšanja. Ako ne možete podnijeti ništa osim pravila dvije minute, samo to će se isplatiti. Zapišete li na papir nekoliko zadataka više nego što biste radili prije, već ćete bolje spavati. Ako barem s vremena na vrijeme potpuno ispraznite pretinac e-pošte, to je razlog za slavlje. A ako jednostavno zapitate sebe ili druge koja bi trebala biti vaša sljedeća akcija, kada to niste učinili prije, bit ćete korak bliže tome da budete produktivni bez stresa.

Kad sam radio u tjednom izdavaču, imali smo kontrolni popis za promjenu trenutnog predloška u novi. To je omogućilo izbjegavanje pogrešaka u podnožjima, izlaznim podacima i tako dalje. - Bilješka. Baguzina

Poglavlja 14 i 15 pojavila su se 2015. u drugom izdanju knjige na engleskom jeziku. - Bilješka. Baguzin.