M.A. Lukašenka, liječnik ekonomske znanosti, profesor, potpredsjednik Moskovskog financijsko-industrijskog sveučilišta "Sinergija", vodeći stručni konzultant tvrtke "Organizacija vremena"

Učinkovito planiramo svoje radno vrijeme

Jednom sam razgovarao s vrlo zaposlenim direktor tvrtke, od njega sam čuo divnu rečenicu: „Ne gubim ni minutu uzalud. Čak i večeram samo s glavnim računovođom kako bih riješio sva nagomilana pitanja. U tom sam trenutku iskusio pomiješan osjećaj suosjećanja i divljenja prema glavnom računovodstvu. Doista, u svom krvavom vremenu ručka, ne može se opustiti i odmoriti.

Poznato je da je posao računovođe vrlo težak, odgovoran, stresan. A toga je obično jako puno. Stoga većina računovođa filozofski gleda na činjenicu da često morate ostati do kasno ili raditi vikendom kako biste stigli obaviti sve što trebate. Ali u svijetu nema čuda, a s vremenom se osjećaju stalna preopterećenja kronični umor. A za umornu osobu ni najdraži posao nije radost.

Međutim, postoje alati za upravljanje vremenom koji mogu uvelike olakšati posao, učiniti ga predvidljivijim i upravljivijim. Uz njihovu pomoć možete uspjeti obaviti sve planirane stvari i pritom otići kući na vrijeme. Ovaj je članak posvećen njima.

Kako napraviti popis obaveza

Jeste li ikada čuli izreku "Najoštrije pamćenje je gluplje od najtuplje olovke"? Ako nije, onda ga obavezno odnesite u servis, jer reflektira ključno načelo upravljanje vremenom – princip materijalizacije. Kaže: "Nemoj ništa držati u glavi, zapiši sve i u pogodan položaj, odmah pronaći, i u ispravan oblik, shvatiti sebe nakon nekog vremena. Sukladno tome, svi alati za planiranje temelje se na tome da se potrebni zadaci ne pokušavaju sjetiti, već ih odmah zapisuju.

Izrada nacrta jednostavne liste zadaci – najpouzdaniji i učinkovit način ne zaboravi ništa i učini sve što je potrebno. Uzmete list papira i napišete sve što danas treba obaviti. Istovremeno, morate odrediti prioritete svih zadataka – od najvažnijih do najmanje važnih. I treba ih raditi po redu. Tada ćete do kraja radnog dana zajamčeno obaviti najvažniju stvar i već moći odlučiti jesu li preostali zadaci vrijedni ostanka na poslu.

Artikulirajte što treba učiniti

Prilikom sastavljanja popisa obaveza preporučljivo je koristiti obrazac za unos usmjeren na rezultate. Zamislite da ste sljedećih tjedan dana napisali za sebe: "Ivanov, ugovor." Prošao je tjedan u kojem vam se mnogo toga dogodilo različite događaje. A kada opet vidite ovaj unos, ni za živu glavu, ne možete se sjetiti što ste imali na umu, o kakvom ugovoru govorite i što s njim treba učiniti: pokupiti, sastaviti, potpisati, raskinuti. .. Stoga, u svom unosu morate biti glagol koji označava samu radnju plus njen rezultat. U našem slučaju potrebno je napisati: „Ugovor o kreditu br. ...“ dostaviti Ivanovu na odobrenje.

Planiramo budućnost

Uz pomoć "poslovnih" lista možete organizirati ne samo kratkoročno, već i srednjoročno, pa čak i dugoročno planiranje. Da biste to učinili, morate imati tri drugačiji popis zadaci - za dan, za tjedan i za mjesec (tromjesečje, polugodište itd.). Obavijest pričamo o zadacima koji nisu vezani uz određeno vrijeme. Na primjer, možete prikupljati izvješća o putovanjima bilo kojeg dana sljedećeg tjedna, to ne mora biti učinjeno striktno u ponedjeljak u 12.00.

Glavni fokus ove tehnike je redovito pregledavanje popisa i prijenos zadataka s jednog na drugi. U isto vrijeme, trebali biste svaki dan pregledavati popis zadataka za tjedan. One zadatke koji su “zreli” za dovršetak sljedeći dan, prebacujete na popis zadataka za taj dan. "Nije zrelo" - ostavite gdje su bili. A popis dugoročnih zadataka pregledavate jednom tjedno, na primjer, petkom. Zadatke koje trebate izvršiti idući tjedan prebacujete na odgovarajuću listu. Dakle, nećete zaboraviti na one zadatke koje treba izvršiti ne odmah, već kasnije.

Usput, vrijedi i obrnuto. Na kraju krajeva, marljivi računovođa obično pokušava "ugurati" više predmeta u dnevni popis. Pritom je svjestan da ih fizički ne može ispuniti sve, ali se nada najboljem. Kakav je rezultat? Osoba napušta posao nedovršenog posla, stvarajući u sebi kompleks gubitnika. Ali naprotiv, morate isplanirati što više zadataka koje možete lako obaviti u danu i otići kući s osjećajem postignuća.

Tehniku ​​planiranja najbolje je implementirati pomoću MS Outlooka. Pomoću ploče "Zadaci" možete izraditi popise obaveza dodjeljujući im određenu kategoriju - "Dan", "Tjedan" ili "Mjesec". A za ove kategorije konfigurirajte grupiranje zadataka (pogledajte ilustraciju u nastavku). Tada možete jednostavno prebaciti zadatke s jednog popisa na drugi u sekundi, samo promjenom njihove kategorije. Međutim, ova tehnika je savršeno implementirana iu dnevniku i na pločama za planiranje.

Svaki zadatak ima svoje vrijeme

Sad mi reci da li ti se ikada dogodilo da slučajno sretneš osobu koja ti treba, s kojom imaš par važna pitanja, ali baš u trenutku susreta one su ti, kao zle, izletjele iz glave? I svakako, kolege vas često zovu riječima: "Htio sam vam nešto reći, ali sam zaboravio ... Dobro, sjetiti ću se - nazvat ću vas."

Imamo mnogo zadataka koje moramo obaviti ne u Određeno vrijeme, ali pod određenim uvjetima. Na primjer, kada uspijete uhvatiti direktora, trebate s njim potpisati sve dokumente, raspraviti izvješće, ukloniti pitanja o opremi za razgradnju itd. Ali ponekad ne možemo zamisliti kada možemo razgovarati s njim. To znači da ne razumijemo gdje zapisati takve zadatke, jer ih je nemoguće vezati uz određeno vrijeme. Potreban ovdje kontekstualni tehnika planiranja. To je kada postoji skup uvjeta koji su povoljni za obavljanje određenog zadatka.

Jedan od naših konteksta je mjesto. Recimo, kad sam na poreznoj, prijavit ću se za mirenje. Kada idem na službeni put, u isto vrijeme ću posjetiti našu poslovnicu. Odnosno, zadaci su vezani za određeno mjesto.

Drugi kontekst je narod. Svi mi s vremena na vrijeme imamo slučajeve koji su vezani uz neku osobu. Na primjer, kada vidim klijenta N, moram s njim razgovarati o novom cjeniku i produljenju ugovora. Više konteksta je okolnosti, vanjski i unutarnji. Primjeri vanjskih okolnosti: kada će gazda imati dobro raspoloženje kad izađe takav i takav zakon. Unutarnje okolnosti su, na primjer, oštar val inspiracije ili, obrnuto, nespremnost za rad.

Kontekstualno planiranje: razne tehnike

Ovdje se ponovno vraćamo našim popisima zadataka, samo što ih sada grupiramo prema kontekstu. Na primjer, u odjeljcima dnevnika započinjemo s tipičnim kontekstima. Recimo da nazovemo jedan od odjeljaka "Banka" i navedemo sva pitanja koja trebamo riješiti dok smo u banci. Ili, na primjer, "Projekt XXX" - i tu je bio popis pitanja koja je potrebno razjasniti za projekt. Glavna stvar je unutra pravi trenutak ne zaboravite na zadatak.

A postoji mnogo takvih metoda kontekstualnog planiranja. Na primjer, na ceduljicu zapišete pitanja koja morate snimiti na sastanku i stavite taj komad papira u futrolu za naočale. I znate da prva stvar koju napravite na svakom sastanku je da izvadite i stavite naočale. Sukladno tome, pitanja za raspravu podsjetit će sama na sebe.

Možete se pripremiti za različiti slučajevi mape životnog konteksta. Na primjer, znate da će vaš ured za godinu dana biti renoviran sa zamjenom prozora. Nabavite mapu "Popravak" i u nju stavite sve "računovodstvene" članke, dopise Ministarstva financija i Federalne porezne službe o ovoj temi, itd. Vjerujte mi, kada dođe vrijeme da uzmete u obzir troškove popravka, sadržaj mapa će vam biti od velike pomoći i uštedjeti puno vremena.

Više o upravljanju vremenom u MS Outlooku možete saznati iz knjige: G. Arhangelski. "Formula vremena". Pomoću njega možete jednostavno konfigurirati svoje računalo za mini-automatizaciju osobni sustav planiranje

Prilikom raspoređivanja pomoću MS Outlooka, kategorije dodijeljene zadacima mogu se koristiti kao konteksti. Na primjer, možete kreirati kategorije "Šef", "Banka", "Porez", "Projekt XXX", itd. A kada se pojave određeni zadaci, odmah ih dodajte u željenu kategoriju. Kada vas šef nazove, možete otvoriti “njegovu” kategoriju, vidjeti sve zadatke koji su joj priloženi i brzo ih riješiti.

Računovođa, jeste li spremni za promjenu okolnosti? Uvijek spreman!

U poslovnoj praksi iznenadna promjena zadataka - uobičajena pojava a to je definitivno depresivno. Međutim, možemo planirati stvari tako da promjene uzrokuju malo ili nimalo štete našim planovima. Za to je prikladno koristiti kruto-fleksibilni algoritam raspoređivanja. To uključuje podjelu naših dnevnih zadataka u tri vrste.

Prva vrsta- ovo je teške zadatke,čije je izvršenje vezano za određeno vrijeme. Njihovo planiranje je uobičajeno - samo ih zapisujemo na vremensku rešetku dnevnika. Na primjer, u 10 sati - sastanak, u 12 sati - nazovite socijalno osiguranje, u 17 sati - sastanak.

Druga vrsta - fleksibilni zadaci, nije vezan za vrijeme. Na primjer, trebate napisati propratno pismo za pojašnjenje. I nije važno kada to radite: u 11 sati ujutro ili u 15 sati poslijepodne. Glavno je danas.

I konačno treći tip- ovo je proračunskim zadacima zahtijevaju vremenski proračun. Na primjer, sastaviti bilancu za 9 mjeseci. Jasno je da ovo nije stvar jedne minute, trebat će vam barem nekoliko dana.

Načelo rigidno-fleksibilnog pristupa planiranju dana je ne uključivati ​​one zadatke koji nisu striktno vezani za određeno vrijeme u mreži sata. Da bismo to učinili, stranicu našeg dnevnika podijelimo okomito na pola.

(1) U satnu mrežu bilježimo samo teške zadatke. Ovdje također postavljamo proračunske zadatke, izdvajajući potreban vremenski proračun za njih.

(2) Na desnoj strani dnevnika ispisujemo popis svih fleksibilnih zadataka poredajući ih po prioritetu.

Tako imamo pred očima cijelu sliku dana. Znamo što su teške stvari i koliko vremena moramo napraviti. Shvaćamo koje dugotrajne zadatke treba obaviti i za njih imamo rezervirano vrijeme. U isto vrijeme jasno vidimo slobodno vrijeme i mirno se nosimo s fleksibilnim zadacima. Ako se pojave novi zadaci, samo moramo ponovno odrediti prioritete i, ako je potrebno, promijeniti redoslijed obavljanja stvari. Općenito, plan se ne mijenja.

Rezimirajući planiranje dana, ističemo osnovna pravila.

1. Na početku radnog dana izdvajamo 5-10 minuta za planiranje zadataka. Idealno bi bilo planirati ih navečer. Ali to ne uspije uvijek, osim toga, uoči možda nećemo znati za neke hitne stvari. Tako da navečer možete pogoditi grubi plan dan, a kada dođete na posao, mirno razjasnite ima li hitnih stvari.

2. U vremensku rešetku unosimo samo teške zadatke.

3. Plan dana, sastavljen na takav način da je svaki redak dnevnika zauzet, sam po sebi je već naporan i nervozan. Stoga količina planiranog vremena ne bi trebala prelaziti 70% ukupnog radnog vremena. Na neviđene okolnosti staviti 30%. Pokušajte imati više “zraka” u svom planu, odnosno vremena u rezervi. Što ga je više, to je veća vjerojatnost da će se plan ispuniti, a da ćete pritom ostati dobrog zdravlja i dobrog raspoloženja.

Iz ovog članka ćete naučiti:

• Koji su razlozi nedostatka radne snage?
• Koja pravila treba poštovati pri planiranju radnog vremena tijekom dana
• Koje se metode koriste pri planiranju radnog vremena
• Kako provjeriti učinkovitost rasporeda radnog vremena zaposlenika

Planiranje radnog vremena uključuje učinkovito upravljanje vrijeme i tehnologija racionalno korištenje kako bi se postigli ciljevi bilo koje organizacije i poboljšala izvedba. NA moderni svijet naziva se i upravljanje vremenom. Vrijeme je najnezamjenjiviji i najvrjedniji resurs, stoga ga je potrebno koristiti vrlo racionalno. Također je potrebno poraditi na sposobnosti planiranja radnog vremena.

Zašto je planiranje toliko važno

Reći da se vrijeme može kontrolirati nije sasvim točno. Vrijeme ne može ovisiti ni o kakvim procesima, ne znači konstantna vrijednost, ne može ubrzati niti usporiti.

Važno je moći koristiti različite alate za planiranje radnog vremena, bez obzira na poziciju zaposlenika u poduzeću. Ovo je važno uzeti u obzir na svim razinama – od podređenih do nadređenih. Učinkovito planiranje radnog vremena izravno utječe na produktivnost rada, a time i na dobit poduzeća.

Za svakog zaposlenika učinkovito planiranje radnog vremena utječe na završetak svih planiranih zadataka do traženog datuma.

Jedan od pokazatelja koji se mora uzeti u obzir u organizaciji je fond radnog vremena. On određuje resurse utrošenog radnog vremena i utječe na broj zaposlenih, a time i na materijalne troškove organizacije.

Kada je potrebno planiranje vremena?

Nedostatak znači nedostatak nečega. Kod planiranja radnog vremena pod ovim pojmom podrazumijeva se nedostatak radnog vremena za obavljanje određenog zadatka pojedinog zaposlenika ili strukturna jedinica i organizacije u cjelini.

Kao rezultat toga, to može dovesti do kašnjenja u ispunjenju naloga, što može rezultirati Negativne posljedice. Najčešće je nevješto planiranje radnog vremena povezano s nepismenošću voditelja organizacije.

Razlozi koji dovode do nedostatka vremena svrstavaju se u tri skupine:

1. Liderove osobne kvalitete.
2. Radnje voditelja.
3. neovisni razlozi.

Liderove osobne kvalitete, koji dovode do gubitaka radnog vremena i povezani su s njegovim pogrešnim planiranjem, izražavaju se kako slijedi:

1. Taština, odnosno neuravnotežene i nervozne radnje, čija je učinkovitost svedena na nulu.
2. Sustavna žurba.
3. Nedostatak odmora zbog kašnjenja na poslu ili prilagodbi kod kuće nužnih za vraćanje visokih performansi.

Nepismenim postupcima šefa i bez planiranja radnog vremena pojavljuju se sljedeći znakovi neorganiziranosti:

1. Nedostatak motivacije osoblja.
2. Uništenje Međuljudska komunikacija U organizaciji.
3. Nemogućnost poredanja stvari prema njihovoj razini važnosti.
4. Nemogućnost prijenosa dijela ovlasti na podređene.

Razlozi koji ne ovise o volji rukovoditelja i dovode do manjka radnog vremena za njega i sve zaposlenike organizacije, sa stajališta planiranja radnog vremena su:

1. Dug popis zadataka, zadataka, slučajeva.
2. neplanirane akcije.

U većini slučajeva gore navedeni uzroci ne pojavljuju se zasebno. Obično jedno slijedi iz drugog.

U konačnici, razvija se pat, koji se može poboljšati učinkovito planiranje radno vrijeme. Također je potrebno uspostaviti kontrolu nad provedbom planiranih aktivnosti i provjeriti utrošeno vrijeme rada.

Osnovna pravila planiranja radnog vremena tijekom dana

Pravila planiranja radnog vremena na početku radnog dana

• Od samog jutra morate se uključiti pozitivno raspoloženje. Pokušajte započeti svaki dan s pozitivne emocije, jer je za postizanje rezultata važno raspoloženje s kojim počinjete rješavati nadolazeće zadatke.
• Ujutro je imperativ nadoknaditi količinu energije i „napuniti se hranjivim tvarima“, odnosno doručkovati, a zatim krenuti na posao.
• Bolje je započeti s radom u isto vrijeme. Ovaj sustavni dan za danom vodi do samodiscipline i pomaže mobilizirati vaše snage.
• Ujutro biste trebali još jednom provjeriti plan za dan. Da biste to učinili, možete koristiti metodu analize ABC ili Eisenhowerovo načelo.
• Za izvršavanje zadataka, zadataka i predmeta treba započeti bez odlaganja.
• Prije svega, trebate odlučiti najviše važne zadatke.
• Ako imate pomoćnika upravitelja ili tajnicu, morate s njima uskladiti trenutni plan za taj dan.

Pravila za planiranje radnog vremena u sredini radnog dana

• Vaše radno mjesto treba pripremiti za produktivan rad. S radne površine trebate ukloniti dokumente i papire koji vam još nisu potrebni za obavljanje važnih zadataka.
• Potrebno je odrediti određeni rok za provedbu svake stavke plana za taj dan.
• Trebali biste se suzdržati od izvođenja radnji koje mogu izazvati povratnu reakciju.
• Morate biti u mogućnosti ukloniti dodatne zadatke koji se pojavljuju.
• Vođa ne bi trebao biti impulzivan.
• Redovito morate raditi kratke pauze. Svaki posao treba pauze. Njihova redovitost i trajanje trebaju biti individualni. Pri planiranju radnog vremena treba voditi računa i o malim pauzama.
• Male, po značenju slične zadatke potrebno je spajati u grupe i izvoditi ih u serijama.
• Događa se da neki zaposlenici ne završe jednu stvar, preuzimajući drugu - prvo biste trebali dovršiti ono što ste započeli. Neuredan prijelaz u radu sa zadatka na zadatak, a ponekad i obavljanje nekoliko zadataka odjednom neće dovesti do pozitivnog rezultata.
• Znati koristiti vremenske odsječke.
• Tijekom dana mora postojati sat vremena odmora.
• Potrebno je kontrolirati rokove izvršenja zadataka i pratiti izrađen plan rada. Napravite izmjene u planu kako se prioriteti mijenjaju.

Pravila za raspored radnog vremena na kraju radnog dana

• Do kraja radnog dana trebate završiti sve planirane poslove. Neuspjeh pojedinačni zadaci dovodi do rizika od neispunjavanja cjelokupnog plana, a posljedično i do gomilanja predmeta, koji će, kada se „razgrabuju“, zahtijevati dodatni utrošak radnog vremena.
• Morate pratiti provedbu plana, kontrolirati se.Usporedite popis onoga što ste planirali s onim što ste dovršili. Shvatite zašto ste skrenuli "s kursa". To je preduvjet za produktivnu aktivnost.
• Nakon analize potrebno je navečer napraviti plan za novi dan, a ujutro još jednom provjeriti.

Utjecaj osobnih čimbenika na planiranje radnog vremena

Način na koji se postavljate također ima značajan utjecaj na to kako planirate svoje radno vrijeme. Vi sami podsvjesno možete ometati učinkovito planiranje radnog vremena. Što bi vas točno moglo mučiti:

1. Neizvjesnost vaše životna svrha. Ne težeći nečemu, teško je odlučiti kako i čime ispuniti svoj život.
2. Volite osjećaj stalne vožnje. Planirajte zanimljive stvari izvan posla kako biste imali želju završiti radni dan na vrijeme.
3. Plaši vas nedostatak bilo kakve aktivnosti. Pokušavate li okupirati svaku minutu svog radnog vremena, samo da ne ostanete sami sa svojim mislima? Bolje, riješite svoje probleme jednom zauvijek.
4. Ne znate odbiti i spremni ste preuzeti rješenje bilo kojeg problema. To će dovesti do činjenice da zaboravite na svoj osobni život.
5. Bojite se neuspjeha. Zapitajte se: “Što je tako loše što se može dogoditi ako ne uspijem?”. Imajte na umu da nam neuspjeh pomaže da nastavimo dalje.
6. Bojite se da ćete postići uspjeh za koji još niste spremni. Mislite li da u slučaju vašeg razvoj karijere Nećete više moći tako često biti sa svojom obitelji i prijateljima. Više komunicirajte s ljudima koji su se već ostvarili, naviknite se na osjećaj uspjeha.
7. Niste spremni za promjene. Strah od promjene u životu proizlazi iz straha od neuspjeha. To se može prevladati postupnim planiranim kretanjem prema cilju.
8. Bojite se finala – pojedincima je važnija sama aktivnost nego njezin rezultat.

Morate imati na umu da nakon rješavanja jednog problema imate priliku prihvatiti se još zanimljivijeg.

Najčešći načini planiranja radnog vremena

Paretovo načelo (omjer 80:20)

Prema ovom principu, 20% uloženog truda dovodi do 80% rezultata, a preostalih 80% napornog rada daje samo 20% rezultata. Na primjer:

Paretovo načelo primjenjivo je iu radu menadžera: zaposlenik potroši 20% radnog vremena da bi postigao 80% rezultata, preostalih 80% radnog vremena daje samo 20% ukupni rezultat. To znači da se prilikom planiranja radnog vremena mora zapamtiti da je radni dan bolje započeti odlukom o najvažnijim i izazovne zadatke, a “sitnicu” ostavite za kraj.

Dosljedna primjena Paretovog načela postaje stvarna ako se svi zadaci analiziraju prema njihovom udjelu u doprinosu konačnom rezultatu i poredaju prema ABC kategorijama.

Korištenje Paretovog načela postaje stvarno moguće ako su svi zadaci sistematizirani prema njihovoj važnosti za postizanje rezultata i raspoređeni prema ABC kategorijama.

ABC planiranje

Glavna svrha ABC rasporeda vremena je dosljedno određivanje prioriteta zadataka. ABC planiranje može se provesti u bilo kojem području djelatnosti. Ako se analizira u postotak važnijih i manje važnih stvari, onda ćemo vidjeti da će taj omjer biti približno isti. Planiranje radnog vremena započinjemo raspodjelom svih zadataka u tri kategorije prema važnosti. Za to se koriste slova A, B i C. Ova metoda planiranja radnog vremena postala je popularna među menadžerima zbog činjenice da daje opipljive rezultate.

Metodologija ABC planiranja temelji se na sljedećim načelima:

• U kategoriju A spadaju najznačajniji zadaci, koji čine 15 % ukupno zadaci menadžera. Ali to su zaista značajni zadaci koji čine 65% doprinosa realizaciji plana.
• Kategorija B uključuje jednostavno značajne zadatke, oni će u prosjeku iznositi 20%. ukupni broj zadataka i imaju 20% važnosti u aktivnostima menadžera.
• Kategorija C uključuje najmanje značajne zadatke, oni će činiti 65% ukupnog broja zadataka i imati samo 15% važnosti cjelokupnog rezultata rada.

Prema ovoj tehnici, najprije morate riješiti najvažnije zadatke, zatim prijeći na malo manje važne i na kraju ostaviti manje zadatke koji nemaju osobit utjecaj na rezultate rada. To se mora uzeti u obzir pri planiranju radnog vremena.

Eisenhowerova metoda

Kako biste ispravno odredili prioritete pri planiranju radnog vremena, možete koristiti Eisenhowerovu metodu.

Postavite sebi pitanja:

• Jesam li navikao gubiti svoje radno vrijeme, rješavajući jedan hitan zadatak umjesto drugog jednako hitnog?
• Je li moguće da zbog ove moje navike mnogi od najvažnijih zadataka ostaju općenito neriješeni?

Prema načelu koje je predložio američki general D. Eisenhower, prednost rješavanja problema treba razmatrati na temelju njihove važnosti i dodijeljenog vremena.

Sve stvari koje treba učiniti mogu se podijeliti u četiri skupine:

1. Sve hitne i najznačajnije poslove koje je potrebno prioritetno obaviti.
2. Hitno, ali ne tako važno. Poanta je da, budući da su hitni, želimo biti sigurni da ćemo ih riješiti što brže kao da su vrlo važni, ulažući maksimum svoje energije. Ali ako to nije toliko važno, bolje ih je odgoditi ili njihovu odluku prenijeti na drugu osobu.
3. Značajno, ali ne tako hitno. S obzirom na to da ova skupina predmeta nije hitna, odgađaju se za kasnije. Ali u jednom trenutku i oni postanu vrlo važni, ali nema vremena da ih se završi. Vrijeme je da ih predate nekom drugom na brižljivo izvršenje. Kada date važan zadatak, to motivira i razvija osoblje.
4. Nehitni i nevažni poslovi. Zadaci iz ove skupine često zauzimaju puno prostora na radnoj površini. Mnogi, ne shvaćajući bit planiranja radnog vremena, obavljaju te poslove, unatoč tome što na njih troše dosta vremena. Ako se moraju obaviti, pokušajte potrošiti što manje vremena na njih.

Na posao se troši onoliko vremena koliko ga ima na raspolaganju, odnosno bilo koji posao se obavlja u zadanom roku. Ova načela i pravila planiranja radnog dana psihološki su opravdana i dokazala su se u raznim životne situacije.

Menadžeri su svjesni sljedećeg obrasca: na posao se troši onoliko vremena koliko je raspoloživo, odnosno svaki se posao obavlja u vremenu koje je za to određeno.

Načela i pravila za planiranje radnog dana, koja vam predstavljamo, nisu obvezujuća. Mnogi od njih mogu vam se učiniti neozbiljnima. Međutim, oni su psihološki opravdani i dokazali su se u raznim životnim situacijama. Nije potrebno koristiti sve principe. Pokušajte primijeniti svaki od njih, pronađite svoj stil - bit će najbolje za vas.

Dakle, organizacija radnog vremena mora biti u skladu s osnovnim načelom: "Rad mora slušati mene, a ne obrnuto." Pravila za planiranje radnog dana mogu se podijeliti u tri skupine:

• pravila za početak dana;
• sredinska pravila;
• pravila za kraj dana.

Pravila za početak dana

1. Započnite dan s pozitivnim stavom. Pokušajte pronaći nešto za svaki dan. pozitivan početak jer je način razmišljanja s kojim se upuštate u izazove koji su pred vama bitan za vaš uspjeh. Postavite si tri pitanja svako jutro:

1. Kako me ovaj dan može približiti ostvarenju mojih ciljeva?
2. Što trebam učiniti da izvučem što više radosti iz toga?
3. Što mogu učiniti danas da zadržim svoj način života (da podržim svoje zdravlje)?

Stvaranje pozitivnog stava obično ne traje više od dvije minute. Dajte si te dvije minute prije nego započnete svoju "standardnu ​​jutarnju rutinu".

2. Dobar doručak i bez žurbe – na posao. Bez sna, bez doručka, što prije na posao - takav početak može samo pokvariti dan! Nemojte reći da nemate vremena za lagani doručak, to je stvar prioriteta (samo morate rano otići u krevet kako biste se dovoljno naspavali i obilno doručkovali).

3. Počnite s radom u isto vrijeme. Ovo je element samodiscipline koji pridonosi mobilizaciji snaga.

4. Provjerite svoje planove za dan. Koristite metodu analize ABC (ABC) ili Eisenhowerov princip. Utvrđeno je da desetominutna priprema za radni dan štedi do dva sata radnog vremena. Osvoji ova dva sata! Osim toga, kada planirate radni dan, uzmite u obzir sljedeće pravilo: ne morate planirati više od 60% svog vremena, a 40% je rezervni fond za neočekivane i hitne stvari.

5. Bacite se na posao bez nagomilavanja. Trebali biste kategorički odbiti takav "jutarnji ritual" kao što su višekratni pozdravi, dugotrajne rasprave najnovije vijesti itd. Društveni kontakti su, naravno, potrebni, a vi niste robot. Međutim, mogu se pomaknuti u manje stresno vrijeme, poput ručka i poslijepodneva.

6. Prvo - ključni zadaci. Radni dan trebate započeti zadacima skupine A, sve ostalo može pričekati. Nemojte prvo pregledavati korespondenciju - dolazna poslovna pošta rijetko se bavi slučajevima koji imaju najviši prioritet i moraju se odmah dovršiti.

7. Uskladite plan dana s tajnicom. Tajnica, ako je imate, vaš je najvažniji partner kada je u pitanju stvaranje optimalnih uvjeta za rad. Trebali biste mu posvetiti prvo vrijeme radnog dana, pa makar to bilo i nekoliko minuta. Tajnica bi trebala biti upoznata s vašim poslovima. Uskladite s njim sve datume, prioritete i planove za taj dan. Dobra tajnica udvostručuje učinkovitost svog šefa, a loša tajnica upola je smanjuje.

Pravila rasporeda do sredine dana

1. Pripremite svoj stol za rad. Uklonite iz tablice sve nepotrebne papire za rješavanje zadataka skupine A. Na radnoj površini ne smije biti više od šest dokumenata u isto vrijeme. To je psihološki opravdano: prvo, dodatni papiri gutaju vrijeme, a drugo, red na stolu potiče red u mislima.

2. Postavite rokove. Ponekad se vama dodjeljuju zadaci, jer ste i vi nečiji podređeni. Dakle, rokove postavljene za rješavanje problema vrlo često prihvaćate bezuvjetno, čak i ako se ne uklapaju dobro u vaše planove. I moramo ih pokušati prilagoditi našim interesima i "vremenu cjenkanja". Ukratko, zatražite dvostruko više vremena nego što je potrebno za izvršenje zadanog zadatka; ovo je često lakše nego što mislite. Što se tiče dodjele zadataka podređenima, savjetujem vam da im date oko trećinu manje vremena nego što je, po vašem mišljenju, potrebno za rješavanje problema. Ako je to dovoljno, uštedjet ćete vrijeme, ako nije, ipak nećete izgubiti.

3. Izbjegavajte radnje koje izazivaju povratnu reakciju. Mnogi lideri skloni su se angažirati u sve više i više novih slučajeva, problema i ideja, a time i uzrokovati odgovarajuću reakciju na njihove radnje i može utjecati na vremenski raspored. Na primjer, vrlo često, nakon što je jednom (iz čistog interesa) sudjelovao na sastanku, menadžer dobiva dodatne dužnosti koje nisu predviđene njegovim planom. Može mu se nešto povjeriti, uključiti u sastav radna skupina itd. Stoga su sve radnje najbolje (pisma, telefonski razgovori, dogovor o rokovima i sl.) ponovno provjeriti u smislu njihove nužnosti i opasnosti od odgovora.

4. Odbacite dodatna goruća pitanja koja se pojave. U svakom poduzeću, u svakom odjelu, postoje drugačija vrsta hitne okolnosti ili nepredviđene situacije. Treba imati na umu da rastresenost takozvanim hitnim okolnostima dovodi do zaboravljanja planiranih važnih stvari na neko vrijeme. Isplati li se to učiniti - odlučite od slučaja do slučaja, ovisno o okolnostima.

5. Izbjegavajte neplanirane impulzivne akcije. U pravilu, impulzivno odstupanje od zacrtanog plana smanjuje produktivnost. Dakle, ako tijekom posla želite nešto učiniti (primjerice telefonirati), razmislite isplati li se to učiniti.

6. Pravite pauze na vrijeme. Kratke pauze u radu su svakako neophodne, njihova učestalost i trajanje su individualni. Glavna stvar je raditi ih redovito.

7. Grupirati male homogene zadatke i izvoditi ih u serijama. Rutinski posao i sitnice rješavajte spajanjem homogenih zadataka u radne blokove. Šest blokova po 10 minuta Telefonski pozivi, kratki sastanci traju, paradoksalno, više vremena od jednog bloka od 60 minuta. Zašto? Zato što pravite odgovarajuću pripremu za homogenu aktivnost šest puta. Stoga grupirajte slične zadatke u blokove, ali nemojte ih predugačiti (bolje je 30-60 minuta).

8. Racionalno dovršite ono što ste započeli. Izbjegavajte skokove u poslu i uvijek pokušajte započeti posao dovesti do kraja. Odvraćanje pažnje od glavnog posla oduzima vrijeme, jer kada se vratite na njega, morate ponovno ponoviti ono što ste već jednom učinili.

9. Koristite vremenske odsječke. Ne ostavljajte nepopunjene neplanirane termine (npr. čekanje u šefovoj čekaonici, beskoristan sastanak na koji morate doći). Kada to učine, zapitajte se: "Kako mogu maksimalno iskoristiti ove minute?"

10. Izradite miran sat (vrijeme za sebe). Dobro je funkcioniralo rezervirati jedan tihi ili zatvoreni sat svaki dan, tijekom kojeg vas nitko ne može ometati. Ovo je vrijeme nesmetane koncentracije. Stavite to u plan, značajno će povećati vašu produktivnost. Izolirajte se od vanjskog svijeta za to vrijeme, bilo uz pomoć tajnice, ili jednostavno zatvorite vrata, nakon upozorenja da vas nema. Iskoristite zatvoreno vrijeme za važne, ali ne hitne, dugotrajne poslove ili za one poslove koji se izgube u dnevnoj gužvi.

11. Kontrola rokova i planova. Tijekom sastanaka i drugih aktivnosti, u skladu s Paretovim načelom, često se 80% odluka donosi u 20% vremena. Vodite računa o svom vremenu i ne štedite ga za provjeru planova u smislu mijenjanja prioriteta.

Pravila za kraj radnog dana

1. Dovršite poništeno. Sve male stvari koje ste započeli (pregled korespondencije, diktiranje pisama i bilješki) pokušajte dovršiti u roku od jednog dana. Odgađanje njihove provedbe može dovesti do dodatnih troškova rada kada morate ukloniti "blokadu".

2. Praćenje rezultata i samokontrola. Bez kontrole i samokontrole nezamisliva je organizacija rada. O kontroli ćemo detaljnije govoriti u jednom od sljedećih članaka. U međuvremenu ću se ograničiti na ono što ću reći: uspoređivanje planiranog s učinjenim i analiza odstupanja od planova neizostavan je uvjet za normalan rad.

3. Planirajte sljedeći dan. Najbolje je večer prije napraviti plan za sljedeći dan. Nije potrebno spominjati da to ne poništava njegovu obaveznu ponovnu jutarnju kontrolu.

___________________________________________________________

Usklađenost s ovim komplicirana pravila upravljanje vremenom omogućit će vam da učinkovito koristite svoje vrijeme i da ćete ga i dalje imati na zalihi. Pa, ako zanemarite svoje vrijeme, onda vam čak ni dobra magija neće pomoći da vratite izgubljeno. Cijenite vrijeme!

Poznati njemački stručnjak u području menadžmenta L. Seivert razvio je određena pravila za planiranje radnog vremena:

Planirajte radni dan za 60%, ostavljajući 20% za rješavanje nepredviđenih zadataka i 20% za kreativne aktivnosti (na primjer, profesionalni razvoj).

2. Pažljivo dokumentirajte i kontrolirajte utrošak vremena, što vam omogućuje jasnu predodžbu o njemu, određivanje budućih potreba za njim i njegovu pravilnu raspodjelu.

3. Zadaće nadolazećeg razdoblja razlikovati na dugoročne, srednjoročne i kratkoročne, postavljajući prioritet djelovanja za njihovo rješavanje.

4. Uvijek dosljedno završavajte ono što ste započeli.

5. Napravite fleksibilne planove.

6.Planirovat pravi iznos zadataka, izračunat u skladu s mogućnostima tima.

7. Koristite posebne obrasce i kartice za planiranje vremena.

8. Automatski prenesite otvorene zadatke u planove za sljedeće razdoblje.

9. Odrazite u planovima ne samo same akcije, već i očekivane rezultate.

10. Postavite precizne vremenske rokove i predvidite za ovaj ili onaj slučaj točno onoliko vremena koliko je stvarno potrebno.

11. Provoditi načelo samodiscipline, određivanje točnih rokova za izvođenje svih vrsta poslova.

12. Odredite prioritete u slučajevima.

Kao što praksa pokazuje, glavni razlozi gubitka radnog vremena su: 1) nedostatak jasnoće u postavljanju ciljeva i postavljanju prioriteta; 2) nedostatak planiranja radnog vremena ili njegova slaba organizacija; 3) niska razina disciplina podređenih; 4) slabo vodstvo, nesposobnost rada s podređenima, partnerima, posjetiteljima.

Planiranje radnog vremena jedan je od glavnih zadataka menadžera, kao i planiranje aktivnosti organizacije u cjelini. U našoj zemlji menadžeri još nisu naučili kako se nositi s tim i tom procesu posvećuju 4 puta manje vremena od američkih kolega. Kao što primjećuju zapadni ekonomisti, potrebno je započeti planiranje s jasnom izjavom zadataka. Da biste to učinili, sastavlja se popis slučajeva i mogućih prepreka, za čije će prevladavanje biti potrebno posebno vrijeme. Analiza ovog popisa u budućnosti omogućit će vam da prilagodite plan i uklonite nebitne točke. Osim toga, upravljanje vremenom omogućuje menadžmentu da kritički razmišlja o vlastitim idejama i pronađe učinkovite načine za njihovo rješavanje na vrijeme, stvarajući određenu količinu vremena. Planiranje omogućuje menadžeru da se koncentrira na glavnu stvar, uzimajući u obzir vrijeme i vrijeme rješavanja glavnih zadataka. Kao rezultat planiranja poboljšava se struktura radnog dana i otvara se mogućnost rasporeda.

Plan predviđa rješavanje postojećih problema u racionalni poredak . Prije svega, planira se rad s fiksnim rokom ili najzahtjevniji, vremenski najzahtjevniji posao. Nepoželjno je odgađati neugodne stvari, bolje ih je učiniti prije drugih. Zatim se planira rutinski rad i provedba dnevnih obveza. Zadnji u planu su sekundarni i epizodni slučajevi koji ne zahtijevaju puno vremena (čitanje tekuće korespondencije, obilazak radnih mjesta). Glavna stvar - u procesu planiranja postavlja se točan rok za dovršetak predmeta.

No događa se da se nadolazeća planirana količina posla ne može dovršiti u određeno vrijeme, pa ih je potrebno odgoditi za kasniji datum.

Pažljivo evidentiranje vremena i kontrola njegove upotrebe preduvjet je planiranja. Postoji nekoliko vrsta planova korištenja vremena: dugoročni, srednjoročni i kratkoročni.

Pomoću dugoročno planovi utvrđuje se struktura vremena potrebnog za realizaciju velikih životnih ciljeva, osmišljenih na više godina, ponekad desetljeća. To može biti posao vezan uz obrazovanje, napredovanje itd. srednjoročno planovi- godišnji, u kojem se vrši raspodjela vremena za rješavanje velikih specifičnih zadataka proizvodne prirode.

Kratkoročno - uključiti vremenski raspored za rješavanje zadataka koji specificiraju srednjoročne i dugoročne planove. To uključuje: kvartalno, mjesečno, desetodnevno, tjedno i dnevno . Počevši od mjesečnih planova, vrijeme se računa već u satima. Među kratkoročnim planovima najvažniji je dnevni. Uključuje ne više od desetak problema, među kojima je trećina onih glavnih koji se uopće provode. Ove stvari, kao i one najneugodnije, obično se planiraju za prvu polovicu dana (ujutro). To im omogućuje da budu dovršeni do večeri. U dnevnom planu, homogeni zadaci grupirani su u blok, što značajno štedi vrijeme i omogućuje vam da ne skačete s jednog zadatka na drugi.

Uzeti u obzir u dnevnom planu i pauzama. Određuju se na temelju učinka osobe i vremena proteklog od početka radnog dana. Umor se povećava s povećanjem vremenskog razdoblja od početka radnog dana, što naravno smanjuje produktivnost menadžera ili stručnjaka.

U modernom svijetu, prilikom izrade dnevnih planova, osobitostiindividualni bioritmovi . Potrebno je planirati radni dan tako da najteži sati padnu na "vršni učinak". Ovaj "vrhunac" za "ševe" je ujutro, "golubovi" su najaktivniji sredinom radnog dana, a "sove" - ​​navečer.

Poznavanje svih tehnika i metoda planiranja omogućuje pravilnu raspodjelu zadataka ovisno o njihovoj složenosti, težini, odgovornosti, napetosti unutar radnog dana te ih optimalno izmjenjivati.

Najbolja opcija za utvrđivanje dnevnog plana je njegova pisana prezentacija. To vam ne dopušta da zanemarite stvari koje ste stavili u njega, rasterećuje memoriju, disciplinira, čini rad fokusiranijim. Također je lakše analizirati provedbu plana pisanjem.

Izrada (izrada) plana odvija se noć prije u nekoliko faza: formuliraju se zadaci (prebačeni iz mjesečnog ili dekadnog plana, prebačeni iz plana prethodnog dana, neriješeni do danas), potrebno radno vrijeme. za njihovo rješavanje određuju se, ostavljaju se „prozori“ u slučaju potrebe rješavanja hitnih problema, planiraju se pauze od 5-10 minuta nakon svakog sata rada, ističu se prioritetni zadaci.

Plan rada voditelja utvrđuje ujutro zajedno s tajnicom, uzimajući u obzir iznenadne novonastale okolnosti. Općenito, dnevni plan trebao bi biti fleksibilan, au isto vrijeme trebao bi se jasno pridržavati pravila vezanih uz pozivanje ljudi (posjetitelji, sastanci itd.).

Kratki zaključci o temi

Radno vrijeme je najvažniji faktor proizvodnje, čija pažljiva uporaba može imati ogroman učinak. Ali u središtu takvog odnosa prema radnom vremenu je duboko proučavanje strukture njegovih troškova i identifikacija neiskorištenih rezervi.

Analiza troškova radnog vremena provodi se uz pomoć mjerenja vremena i fotografiranja radnog vremena, što se često naziva i vremenskom dijagnostikom, čime se mogu uočiti njegovi značajni gubici i odrediti načini poboljšanja njegovog korištenja.

Veliku ulogu u poboljšanju korištenja radnog vremena ima njegovo planiranje, što je jedan od glavnih zadataka menadžera. Upravo planiranje radnog vremena omogućuje menadžeru da se koncentrira na glavnu stvar, uzimajući u obzir vrijeme i vrijeme rješavanja glavnih zadataka.

Racioniranje i planiranje radnog vremena izvršitelja i rukovoditelja značajno povećava učinkovitost njegovog korištenja i najbolje utječe na konačne rezultate rada odjela.

Zdravo! U ovom članku ćemo govoriti o planiranju radnog dana.

Danas ćete naučiti:

1. Zašto planirati svoj radni dan;
2. Kome treba;
3. Kako planirati svoj radni dan.

Planiranje radnog dana

U 21. stoljeću ritam života osjetno se ubrzao i nastavlja dobivati ​​na zamahu. Ako je prije za uspjeh bila potrebna jedna količina posla, sada je za uspjeh potrebno puno više. I ljudi se počinju suočavati s nedostatkom vremena. Ako jurite za svim dnevnim zadacima koje nam život svakodnevno stavlja, nema vremena.

Planiranje radnog dana je alat koji pomaže ne samo učinkovito koristiti radno vrijeme, već i smanjiti ga. Ovo nije banalna lista obaveza koju je potrebno ispuniti po strogom redoslijedu. Planiranje je mogućnost odabira što treba učiniti, zašto i kada.

Zato dobro planiranje ne samo da strukturira sve što radite u danu, već i oslobađa vaše vrijeme. Prije svega, morate učiniti najvažnije - ovo je glavno pravilo. Korisno je za svaku osobu koja ima slobodnog vremena na poslu i nema jasan raspored da pravilno rasporedi svoje vrijeme.

Što uključuje planiranje?

Planiranje radnog vremena uključuje:

• Određivanje prioriteta.
• Odaberite važne zadatke.
• traži bolje načine njihove odluke.
• Potražite posao u slobodno vrijeme.

Određivanje prioriteta pomaže vam razumjeti na što treba obratiti pozornost, što se može riješiti samo od sebe, a koji problem treba jednostavno zanemariti. Vrijeme i informacije postali su puno vrjedniji nego prije, a ljutiti se na nešto što ne daje rezultat je besmislena stvar.

Odabir važnih zadataka- gotovo isto kao prioritizacija, samo unutar jednog radnog dana. Vi birate što ćete donijeti važan rezultatšto treba učiniti hitno, a što se može odgoditi.

Pronalaženje najboljih načina za rješavanje problema je vrlo važna točka. Prilikom planiranja trebali biste razmotriti ne samo što ćete učiniti, već i kako to najbolje učiniti. Istodobno, važno je ne samo uštedjeti vrijeme, već učiniti sve što je moguće brže i učinkovitije.

Raditi sa slobodno vrijeme također treba uključiti u plan rada. Imate li slobodna 2 sata dnevno koje možete potrošiti na nešto? Možete reći svom šefu o tome i on će vas opteretiti poslom, možete se educirati ili se možete potruditi razviti vlastiti projekt.

Zašto je važno planirati svoj radni dan?

Svatko tko se ikada bavio freelancerom, poslom ili "poslom po volji" (poput taksija) razumije važnost dogovaranja stvari tijekom dana. No, na primjer, većina uredskih radnika ne smatra potrebnim planirati svoj radni dan.

Zapravo, glavni razlog planiranje radnog dana - povećanje vlastite učinkovitosti. Ako osluškujete vlastito tijelo, shvatit ćete da su vam neke stvari bolje u jednom trenutku, a neke u drugom. Na primjer, prikladnije vam je telefonirati drugim tvrtkama nakon ručka, budući da ste se već probudili, ali se još niste stigli umoriti, a monotoni se posao obavlja brže navečer, pa je bolje odgoditi informacije o vožnji u bazu podataka do 5-6 sati.

Planiranje radnog dana uzima u obzir ne samo osnovne elemente rješavanja problema, već i osobne sklonosti svake osobe. Upravljanje vremenom nije napravljeno tako da svima nametne isti obrazac visokog učinka. Svoje zadatke morate prilagoditi karakteristikama svog tijela.

Organiziranje i planiranje dana omogućuje vam da učinite više u manje vremena, ostavljajući vremena za stvari koje volite.

Tko treba planirati svoj radni dan

Svatko bi trebao moći planirati svoj radni dan. Na taj način možete uštedjeti vrijeme i raditi učinkovitije. Ali postoje 3 kategorije ljudi koji su jednostavno dužni baviti se osobnim planiranjem.

. Najnediscipliniraniji radnik je honorarac. Nema jasan raspored, a samo ga rok podsjeća da je vrijeme da sjedne i nešto napravi. Zato je za freelancere koji rade s više klijenata vrlo važno isplanirati svoj radni dan. Često se zna dogoditi da se nove narudžbe pojave s razmakom od jedan ili dva dana, a ako odugovlačite do posljednje, možda nećete imati vremena raditi na dva projekta.

gospodarstvenici. Ovdje je sve gotovo isto kao u freelanceru. Pogotovo ako se radi o online poslovanju. S jedne strane, možete biti mirni kod kuće dok vaši zaposlenici rade, ali s druge strane, ovaj pristup će se neizbježno pokazati neuspješnim. Na Zapadu među poslovnim ljudima cvjeta kult radoholizma. Smatraju da ako ne radite 60 sati tjedno, onda ste lijeni i nemate što raditi u poslu.

Voditelji. Vođa neće uvijek biti poslovni čovjek. Vlasnik tvrtke možda neće prihvatiti aktivno sudjelovanje u poslovima svoje firme, ali njen direktor preuzima odgovornost za rad cijelog mehanizma. Zato čelnici srednjih i velikih poduzeća moraju učinkovito koristiti svoje vrijeme jer o njihovim odlukama na dugi rok ovisi budućnost poduzeća. Planiranje radnog dana menadžera način je da najučinkovitije rasporedite svoje vrijeme između strateški važnih zadataka.

Metode planiranja radnog dana

metode pravilno planiranje može biti mnogo radnih sati. Ali jedan od najučinkovitijih Eisenhowerova matrica. Njegova suština je sljedeća.

Postoje 4 kvadrata:

1. Kvadrat A - Hitne i važne stvari.
2. Kvadrat B - nehitne i važne stvari.
3. Kvadrat C - hitne i nevažne stvari.
4. Kvadrat D - nehitne i nevažne stvari.

Trg A gotovo uvijek treba biti prazan. Uz pravilno planiranje, svi važni zadaci trebali bi se smjestiti u kvadrat B i izvršavati kako se približavaju A.

Trg B Ovo su važne stvari koje će vam pomoći da postignete svoj cilj. Ovo uključuje sve zadatke koje je potrebno izvršiti u roku od 1 radnog dana.

Kvadrat C znači hitne i nevažne slučajeve koje je potrebno prenijeti na druge osobe. Eklatantan primjer hitne ali nevažne stvari - nazovite potencijalnog klijenta. Zaposlenik to može, bolje se usredotočite na druge stvari.

Kvadrat D, znači da postoje nehitne i nevažne stvari koje vas ne približavaju cilju, ne daju pozitivne emocije i uglavnom nisu potrebni. U ovaj okvir trebate zapisati sve beskorisne ideje.

Ova podjela zadataka prema njihovoj važnosti i hitnosti omogućuje vam da shvatite na što treba obratiti pozornost tijekom radnog dana, a što se može sigurno zaboraviti. Matrica pomaže ne samo u radnim procesima, već iu Svakidašnjica. Ako želite učiti engleski, zanimljiv vam je i pomoći će vam u karijeri - ovo je kvadratić B. Ali ako želite učiti španjolski samo radi znanja - ovo je D, a možete slobodno zaboraviti to.

Pravila za raspored radnog dana

Postoji nekoliko pravila kako učinkovito organizirati svoj radni dan. Radi lakšeg snalaženja, dan ćemo podijeliti u 3 dijela:

• Početak radnog dana.
• Glavni tijek rada.
• Završetak.

Jutro je najbolje prekretnica. Ovisno o tome koliko ste spavali, kako ste ustali i što ste radili ovisit će vaše raspoloženje, mentalni stav i performanse.

Načela "pravog" jutra uključuju sljedeće:

• Pozitivan stav. Ako se svaki dan budite misleći da mrzite svoj posao, vaša će se produktivnost smanjiti. Pokušajte jutro započeti ugodnim mislima.
• Pokušajte se ne "ljuljati". Jeste li primijetili da vam nakon ustajanja ujutro treba još 30-40 minuta da se konačno oporavite? Ovo je vrijeme koje ne vrijedi gubiti. Odmah nakon buđenja, istuširajte se, skuhajte kavu i umjesto pola sata “nigdje”, možete u miru doručkovati.
• Lagani doručak i put na posao. Vrlo je važno započeti dan polako. Kad ste u žurbi, tijelo troši dodatnu energiju i živce koji bi se mogli iskoristiti za više produktivan rad. Ako si ne možete priuštiti obilan doručak i opuštenu vožnju, idite kasnije u krevet i probudite se ranije.
• Ključni zadaci. Većina uspješnih poslovnih ljudi sklona je tvrditi da najvažnije zadatke treba obaviti ujutro. Kao što izreka kaže: "Ako želiš sve učiniti, pojedi žabu za doručak." Uloga žabe je slučaj koji uopće ne želite preuzeti. Napravite ga ujutro i Pozitivan stav od toga da je "žaba pojedena" trajat će cijeli dan.

Glavni tijek rada sastoji se od sljedećih zadataka:

• Riješite hitne probleme. Važno je shvatiti da ako vam se tijekom radnog dana naloži hitan posao, ne morate svu svoju pozornost usmjeriti isključivo na njega. Prvo morate razumjeti je li to važno ili ne. Ako je važno, morate odmah pristupiti tome. Ako nije, prenesite odgovornost za njegovu provedbu na drugu osobu.
• Držite se rokova. Svaki dan si morate zadati okvirne rokove u kojima se morate nositi s cjelokupnim obimom zadataka. Važno je da nije "Učinite sve prije 18:00", već "U 14:00 - počnite s izradom plana, u 15:00 - analizirajte pokazatelje, u 16:00 - napišite izvještaj" itd.
• Red na radnom mjestu. Ovo je implicitna, ali vrlo važna točka. Ako je vaš radni stol u neredu, oči će vam se stalno gubiti u njemu. A ako se neki strani dokument pojavi na radnom mjestu, možete ga početi proučavati i samo izgubiti 20-30 minuta.
• Ne slijedite impulse. To je najvažnije. Postoje neki okidači koji vas tjeraju da pomaknete fokus s posla na nešto manje važno. Nazvati prijatelja dok pregledavate plan prodaje? Bolje je to ne činiti, tada ćete izgubiti koncentraciju i lako možete izgubiti radno raspoloženje.
• Grupirajte svoju rutinu. Vrlo je važno. Ako trebate obaviti 60 telefonskih poziva tijekom dana, onda je bolje da ih podijelite u nekoliko manjih grupa, 10 do 15 odjednom. Nakon poziva možete obaviti još jedan zadatak. Stalno se prebacuju iz rutine u snažna aktivnost, možete učiniti mnogo više.

Završetak radnog dana temelji se na sljedećim načelima:

• Dovršite što je potrebno. Postoji skupina slučajeva koji spadaju u kvadrat "važno, ali ne i hitno". Najbolje ih je ispuniti tijekom radnog dana, a kvadrat "važno i hitno" uvijek je prazan.
• Provjerite svoje rezultate u odnosu na plan. Sve što ste napravili u danu treba usporediti s onim što ste planirali. Ako ste tek počeli planirati svoj radni dan, onda će mala odstupanja od plana biti redoslijed stvari. Pokušajte ih zadržati što je moguće manje.
• Napravite plan za sljedeći dan. Najbolje je to učiniti na kraju prethodnog radnog dana. Tako ćete zadržati radno raspoloženje i, ali važno je sastaviti pravi program poslova.

Ako ste vođa, tada biste tijekom radnog dana trebali blisko surađivati ​​sa svojom tajnicom.

Upamtite da je to sve opći savjeti. Ne uzimaju u obzir vaše individualne karakteristike. Ako vam više odgovara da hitne poslove obavljate popodne, a ne ujutro, to je vaše pravo. Ako više volite da veliki i težak zadatak obavite zadnji, a to ni na koji način ne utječe na vaše raspoloženje za jedan dan, neka traje.

Planiranje radnog dana treba biti individualno.

Glavne greške pri planiranju radnog dana

Unatoč činjenici da je praksa upravljanja vremenom čvrsto ukorijenjena u našim životima, većina ljudi se obvezuje tipične greške kada planiraju svoj radni dan. Evo nekoliko njih.

Pogreška 1. Netočno određivanje prioriteta.

Eisenhowerova matrica nam govori da imamo važne stvari za obaviti. Ali mnogi ljudi lako mogu pobrkati što im je važno. Kvadrat A, koji bi trebao ostati prazan i odgovoran za hitne i važne stvari, često brkaju s C, gdje su se nakupile nevažne stvari koje zahtijevaju trenutnu pozornost.

Važno je zapamtiti da energiju trebate trošiti samo na ono što vam je važno ovaj trenutak vrijeme. Trebali biste raditi za budućnost kada se stvari mogu odgoditi i ispravno planirati.

Greška 2. Previše vremena se troši na sitnice.

Kako bismo objasnili zašto je prije svega potrebno napraviti “bazu”, a tek onda sitnice, poslužit ćemo se Paretovim zakonom. Kaže da 20% truda daje 80% rezultata. Odnosno, kada radite na nečem važnom, uložite 20% truda i postignete 80% rezultata. Kada radite na malim stvarima, dobijete 4 puta manje rezultata, a potrošite 4 puta više energije.

Razmotrimo mali primjer. Morate pokrenuti reklamnu kampanju. Ako izradite 10 oglasa, spojite ih s ključne riječi i fraze, te pokrenuti na pripremljenim stranicama, tada će 20% posla dati 80% rezultata. Ali ako trošite vrijeme na uređivanje fontova i slika, odabiranje i poliranje izraza i pronalaženje dodatnih platformi za oglašavanje, uložit ćete mnogo više truda. Sve će to trebati učiniti, ali nakon početka reklamna kampanja kada postignete prvi rezultat.

Pogreška 3. Nedostatak vremena za osobne stvari.

Svaka osoba bi trebala imati osobni život i slobodu izbora. Ako imate puno posla, a ne nađete sat ili dva za svoj hobi, onda je ovo loše planiranje vlastitog dana. Raspoređivanje radnog vremena važno je ne samo zato što vam omogućuje da učinite više. Daje vam priliku da bez žurbe radite ono što volite.